Erfolgreiches Lesson Learned aus Projekten

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Erfolgreiches Lesson Learned
aus Projekten
Joachim Kohl
J&M Management Consulting AG
25.04.2013
© Copyright J&M Management Consulting ▪ www.jnm.com ▪ Page 1
1 Wer ist J&M?
2 Integration von Lessons Learned in PRINCE2
3 Gestaltung eines Lessons Learned Workshops
4 Lessons Learned in der Organisation
Zahlen und Fakten auf einen Blick
J&M Management Consulting
1997
gegründet
482
Klienten
40
Länder
320
Mitarbeiter
17
Standorte
26
Nationalitäten
1,2 Mrd €
Operational Value*
J&M Umsatz
J&M Standorte
J&M Projekt-Standorte
In Mio €
50
24
2007
28
29
2008
2009
35
2010
2011
* Der von 2007-2011 durch J&M Management Consulting generierte Operational Value. Akkumulierter Umsatz
multipliziert mit dem Return on Consulting Faktor 7 aller gemessenen J&M Projekte
Transforming Supply Chains and Delivering Operational Value
Strategische
Ausrichtung
Prozesse &
Organisation
Management
of Change
Performance
Management
Management
Change
Management
of Change
IT & Enabling
Technologies
Innovation & Product Lifecycle Management
Lieferant
Supply Chain
Management
Kunde
AuftragsMgmt
Einkauf &
Beschaffung
Planung
QualitätsMgmt
Instandhaltung
Vertrieb &
Marketing
Supply Chain & Operations
Produktion
Lagerhaltung
Logistik
Distribution
Service &
Ersatzteil Mgmt
Finanzen & Controlling
Joachim Kohl ist zertifizierter PRINCE2 Trainer und
verantwortlich für den PRINCE2-Einsatz bei J&M
Hintergrund
Professional Experience
 Geschichte und politische Wissenschaft
an der Universität Mannheim
 Betriebswirt und Informatiker
 10 Jahre Consulting bei CSC Ploenzke
 3 Jahre Vertrieb bei SI Software
Innovation
 6 Jahre u.a.
Projektmanangemententwicklung bei
Main Focus
 Projektmanagement
 Projektmanagemententwicklung und coaching
 Vertriebs- und Vertragsmanagement
 Business Warehousing
Industries




Aerospace
Pharmaceuticals
Automotive
IT Services
1 Wer ist J&M?
Ohne Lernen aus Erfahrung ist Ihr Projekt kein PRINCE2-Projekt
PRINCE2 Prinzip:
Lernen aus
Erfahrung
Ein Projekt, das sich nicht an die sieben Grundprinzipien hält, ist kein PRINCE2 Projekt
Lernen aus Erfahrung ist integraler Bestandteil in allen PRINCE2
Projektprozessen
Vor dem
Projekt
Initiierungs
-Phase
Ausführungsphasen
Letzte
Phase
Lenken eines Projektes
Lenken
Vorbereiten
eines
Projektes
Managen des
Phasenübergangs
Managen des
Phasenübergangs
Abschließen eines
Projektes
Initiieren eines
Projektes
Steuern einer Phase
Steuern einer Phase
Managen der
Produktlieferung
Managen der
Produktlieferung
Managen
Liefern
Ein kontinuierlicher Lernprozess ist Grundlage einer
nachhaltigen Veränderung
Prozess
Aktivitäten
Vorbereiten eines Projektes
Sammeln von Erfahrungen aus Vorprojekten
Initiieren eines Projektes
Aufsetzen des Erfahrungsprotokolls und des Verfahrens
Steuern einer Phase
Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen
Managen der
Produktlieferung
Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen im Status
Managen des
Phasenübergangs
Aufbereiten der Phasenerfahrungen (evtl. Workshop)
Lenken
Sammeln und Dokumentieren der Erfahrungen auf
Leitungsebene
Abschließen eines Projektes Aufbereiten und Weitergeben der Projekterfahrungen
(Workshop)
PRINCE2: “Jeder Projektbeteiligte ist dafür verantwortlich, Erfahrungen zu sammeln, statt
darauf zu warten, dass andere sie ihm zur Verfügung stellen”
1 Wer ist J&M?
- Voraussetzungen
Nur in einer teamorientierten und fehlertoleranten Kultur
kann Lessons Learned seine Kraft ausspielen
Kleine Checkliste zur Bewertung der Kulturbasis für Lessons Learned:
1.
Gibt es ein Arbeitszeitkontingent zur thematischen und persönlichen
Weiterentwicklung für die Mitarbeiter, abseits der Trainings?
2.
Gibt es teamorientierte Themenentwicklungsgremien
3.
Ist der Führungsstil eher partizipativ oder eher autoritär?
4.
Gibt es Feedbackgespräche zwischen Mitarbeitern und Führungskraft?
5.
Gibt es erfolgsabhängige Vergütungskomponenten bei Projektmanagern und
Vertriebsbeauftragten?
6.
Gibt es ein Projektcontrolling?
7.
Sind die Projektverantwortlichen bereit, Budget für Lessons Learned in ihrem
Projekt einzuplanen?
8.
Gibt es Systeme zur Aufnahme und Abbildung der Lessons Learned Ergebnisse?
Lessons Learned sollten auf jeden Fall bei einem besonders guten oder besonders schlechten Projekt
durchgeführt werden.
1 Wer ist J&M?
- Vorbereitung
Die Zielrichtung entscheidet über einen offenen oder
geschlossenen Lessons Learned Workshop
Vor dem Aufsetzen eines Workshops sollten Sie wissen ob Sie
 einen breiten Erfahrungsschatz erarbeiten wollen oder
 auf einen spezifischen Aspekt fokussieren wollen (z.B. Projektmanagement,
Zusammenarbeit im Team, technische Inhalte)
Beide Vorgehensweisen haben Vor- und Nachteile:
Vorteil
Nachteil
Offener Workshop
Geschlossener Workshop
 Es können auch bisher unbekannte Aspekte
behandelt werden.
 Die Teilnehmer entscheiden über die
Prioritäten des Workshops
 Tiefere Analyse eines Aspektes im
Rahmen des gegebenen Zeitkontingentes
 Bei engem Zeitbudget schnelle
Ergebnisse
 Aspekte geringerer Priorität könnten im
Zeitkontingent nicht behandelt werden.
 Teilnehmer, die diese Aspekte aufgebracht
haben könnten sich nicht wichtig genommen
fühlen
 Die wirklich wichtigen Aspekte werde nicht
erkannt.
 Nicht alle Teilnehmer werden abgeholt
Ein Lessons Learned Workshop sollte durch Fokusinterviews vorbereitet werden.
Fokus-Interviews mobilisieren die Teilnehmer und sie helfen, die
richtigen Themen für den Workshop auszuwählen
 Fokus-Interviews werden für Workshops mit mehr als drei
Teilnehmern empfohlen
 Der Interviewte entscheidet ob ein genanntes Thema für den
Workshop geeignet ist oder ob es vertraulich behandelt werden
sollte
 Zunächst sollte eine rein intuitive Einschätzung des Interviewten
zu relevanten Themen abgefragt werden. Dies kann bspw. in
Form von Schulnoten erfolgen. Starke Abweichungen zwischen
den Interviewten deuten auf Konflikte hin.
Weitere Fragen dienen der Vertiefung:
 „Wenn du an das Projekt denkst, was empfindest du?“
 „Was genau meinst du damit? Gib ein Beispiel“
 Wenn du mehr Zeit gehabt hättest, was wäre passiert?
 Was wirst du das nächste Mal genauso machen?
 Was wirst du das nächste Mal definitiv anders machen?
Tip: Nicht “Warum…” fragen, sondern “wie…” vermeidet Rechtfertigungshaltung
Ein Lessons Learned Workshop benötigt eine gute Vorbereitung
Lessons Learned Workshops sollten in einer strukturierten Form organisiert werden. Diese
Struktur sollte jedoch eine Atmosphäre des Vertrauens und der Kreativität unterstützen.
Lessons Learned Workshops benötigen
 Ziele,
 Eine Agenda,
 Regeln und
 Einen neutralen Moderator dessen Rolle sich darauf beschränken sollte, die Teilnehmer
durch den Workshop zu leiten und sicher zu stellen, dass die Struktur und die Regeln
berücksichtigt werden
Bei gemeinsamen Workshops zwischen Projektteam und Kunden muss verstärkt auf die
spezifische Vertrauensbasis und „NO GOs“ geachtet werden.
Die folgenden Beschreibungen fokussieren sich auf offene Workshops in einer vertrauensvollen
Umgebung
Beispielhafte Agenda
 Diese Agenda wurde für einen Workshop mit fünf Teilnehmern erstellt
 Der Agendapunkt „Ankunft der Teilnehmer“ sollte zeitlich flexibel gestaltet sein
Agenda item
Time
(Arrival of participants)
Ca. 15 min
Introduction
15 min
Collection of topics & priorisation
30 + 15 min
Analysis of topics & development of recommendations
>120 min
Closure
15 min
Approximative overall workshop time: 3,5 hours
Die Agendapunkte werden im Folgenden erläutert.
1 Wer ist J&M?
- Durchführung
Holen Sie am Anfang des Workshops die Emotionen und
Erwartungen der Teilnehmer ab
 Die Teilnehmer füllen direkt beim Eintreffen einzeln das Brown Paper
Dieser Teil sollte ca. 15 Minuten benötigen
Geben Sie einen Überblick über den Workshop
1. Der Moderator sollte die Teilnehmer darüber informieren

Warum der Workshop durchgeführt wird

Wer der Initiator ist

Welche Vorarbeiten statt gefunden haben (z. B. FokusInterviews)

Welchen speziellen Fokus der Workshop evtl. hat
Vorsicht: Einführende Worte können die Eingangsatmosphäre
und den Ablauf des Workshops negativ beeinflussen oder in eine
ungewollte Richtung manipulieren
Die folgenden 4 Flipcharts benötigen ca. 15 Minuten
Rollen und Ziele sollten zu Anfang abgestimmt werden
Der Moderator informiert über Rollen und Ziele
 Moderator:
 Leitet den Workshop
 Stellt die Einhaltung der Regeln sicher
 Hinterfragt Aussagen
 Hilft bei der Strukturierung der Informationen
 Erstellt die Workshop Dokumentation (Fotoprotokoll)
 Beteiligt sich nicht an der Diskussion
 Teilnehmer: Sie sind die Experten, die die Dinge beurteilen
und Ihre Sichtweisen austauschen.
Die Ziele müssen von allen Teilnehmern verstanden werden und Zustimmung finden
Stimmen sie die Agenda ab
 Erzielen Sie Übereinstimmung zu den Zeitbudgets für die
Agendapunkte
 Themenspeicher: Es geht keine Idee verloren. Auch Themen
die nicht behandelt werden können, werden im Themenspeicher
(Brown Paper, Flipchart) aufgenommen
 Follow Up: Am Ende des Workshops wird vereinbart, wie mit
den nicht behandelten Themen weiter vorgegangen wird
Ein Fotoprotokoll hilft, den Dokumentationsaufwand zu minimieren
Vereinbaren Sie Workshopregeln
Der Moderator präsentiert die Regeln
 Wir arbeiten zielorientiert
 Nur einer spricht
 “Ich”-Statements
 Was habe ich erfahren?
 Welche Auswirkung hatte das aus meiner Sicht?
 Was würde mir zukünftig helfen?
 Keine Schuldzuweisungen, persönliche Attacken oder
Rechtfertigungen
 Keine “War Stories”
 Was gesagt wird, bleibt in diesem Raum
 Nur die Handlungsempfehlungen werden weiter gegeben
 Handies und Notebooks werden nicht benötigt
Holen Sie die Zustimmung zu den Regeln ein und hängen
Sie sie an die Wand
Zielorientierung bedeutet die Sicht nach vorne und nicht nach hinten
Erzeugen sie ein gemeinsames Problemverständnis
1. Der Moderator stellt die Fragen, die aus den Focus-Interviews
abgeleitet wurden. Sie sollten auf der Flipchart präsent sein
 Tipps für die post-its:
 Nur eine Idee je post-it
 Große Schrift mit dickem Stift
 Schreiben Sie Ihre Initialen auf das post-it. Das hilft bei
Rückfragen
 Nachdem alle post-its geschrieben wurden, stellen die
Teilnehmer ihre Beiträge nach einander dem Auditorium kurz
vor
 Keine Diskussion, nur Verständnisfragen sind erlaubt.
2. Der Teilnehmer gruppiert seine post-its zu passenden post-its
auf der Wand
3. Der Moderator beendet diese Gruppierungen, fasst
zusammen und holt die Zustimmung der Teilnehmer zu den
Ergebnissen ein
Der Moderator sollte die Zeit und/oder die Anzahl der post-its je Teilnehmer begrenzen. Rechnen Sie mit
ca. 6 Minuten pro Teilnehmer
Ermitteln Sie die Bearbeitungsreihenfolge der Themen
 Jeder Teilnehmer erhält die Hälfte der Anzahl
Themengruppen in Klebepunkten zur freien Verteilung der
Punkte auf die Themen
 Die Anzahl der Punkte je Themengruppe bestimmt die
Reihenfolge der Bearbeitung
 Die Teilnehmer entscheiden ob alle Themen mit einer
Bearbeitungszeit versehen werden sollen oder im
Gesamtrahmen nach Reihenfolge gearbeitet werden soll
 Für nicht bearbeitete Themen sollten Verantwortliche
gefunden werden, die die Themen nach dem Workshop
adressieren werden
Zeit: 10-15 Minuten
Analysieren sie die Themen und entwickeln sie
Handlungsempfehlungen
Dieser Prozess wird durch den Moderator geführt
1.
Lassen Sie für jede eingangs geschriebene Karte entscheiden ob sie ein Problem, eine Auswirkung,
Ursache oder Empfehlung beschreibt und ordnen Sie sie auf dem Brown Paper zu.
2.
Erarbeiten Sie die fehlenden Felder auf dem Weg von der Ursache zur Empfehlung durch kritisches
Hinterfragen
3.
Lassen Sie Verantwortliche für die Handlungsempfehlungen festlegen
Tips:
 Die Initialen auf den Karten helfen bei der Adressierung des Problems durch den Betroffenen („Was hat
Ihrer Meinung nach zu diesem Problem geführt?“)
 Es ist wichtig, darauf zu achten, dass alle Teilnehmer ihre persönliche Wahrnehmung schildern
 Zu jedem Punkt sollte eine Handlungsempfehlung für die Zukunft erarbeitet werden
Dieser Agendapunkt benötigt mindestens 120 Minuten
1 Wer ist J&M?
- Abschluss
Zum Abschluss des Workshops sollte jeder Teilnehmer inspiriert
werden, Erarbeitetes sofort umzusetzen
1. Bitten Sie alle Teilnehmer ein konkretes Beispiel zu nennen,
was sie im nächsten Projekt anders machen werden oder
als „Best Practice“ einbringen werden. Haken sie nach,
wenn die Antwort zu vage ist. Schreiben Sie die Antwort auf
ein post-it und übergeben Sie es dem Teilnehmer zur
Nachverfolgung
2. Fassen Sie die Ergebnisse zusammen (insbesondere die
Verantwortlichkeiten)
3. Regen sie ein Folgemeeting oder –telefonat nach einer
bestimmten Zeit an, um das bis dahin Umgesetzte zu
überprüfen und beenden Sie den Workshop
Zeit: 10-15 Minuten
1 Wer ist J&M?
Ein zentral betreutes Lessons Learned erhöht die Effizienz und
Effektivität
Projektende
Projekt 1
Projekt 2
Project Support Office
Projektmanagement
Lessons Learned
Projekt 3
...
Fach-Communities
Inhalte
Lessons Learned
Lösungen
Templates
Solutions
Q&A
Projektinitiierung
Projekt 4
Projekt 5
Projekt 6
...
Die Erkenntnisse des Lessons Learned sollten gleich in die direkte Verbesserung der Prozesse, Tools und
Techniken fließen (LL Reports werden eher selten gelesen)
Value Chain Champions
Olaf Hufen
Phone +49 621 124 769 0
Fax
+49 621 124 769 20
Mobile +49 174 347 09 53
Mail
[email protected]
Joachim Kohl
Phone +49 621 124 769 0
Fax
+49 621 124 769 20
Mobile +49 172 744 55 69
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Willy-Brandt-Platz 5
68161 Mannheim
www.jnm.com

Erfolgreiches Lesson Learned aus Projekten

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