leitfaden für videokonferenzprofis

LEITFADEN FÜR VIDEOKONFERENZPROFIS
Optimale Nutzung Ihres Videokonferenzsystems
Kurzanleitung
In dieser Kurzanleitung finden Sie wesentliche Informationen, die dazu beitragen sollen, die Anwendung und Durchführung von Videokonferenzen so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Hinterlegen Sie diese Kurzanleitung in den
Konferenzräumen sowie auf der Intranet-Seite der Videoschulung und verteilen Sie eine Druckversion in den Seminaren.
Um diesen Leitfaden Ihrer Unternehmenskommunikation anzupassen, empfiehlt es sich, grundlegende Informationen
über Teilnehmerverzeichnis, Wählhinweise zu IP und ISDN und für nationale und internationale Anrufe sowie Besonderheiten bei der Verwendung bestimmter Geräte hinzuzufügen. Fügen Sie auch die Kontaktinformationen und Sprechzeiten
der „Video Superuser“ hinzu, um in Ihrem Unternehmen bestmöglichen Support für die Anwender zu garantieren.
LEITFADEN FÜR VIDEOKONFERENZPROFIS
So beginnen sie Ihre Videokonferenz
1. Steuern Sie Ihre Konferenz mit Hilfe der Fernbedienung.
2.Falls Sie sich in einem Konferenzraum befinden, stellen Sie das Mikrofon auf die vordere Seite
des Tisches, damit wirklich jedes Wort problemlos erfasst wird.
3. Zum Einschalten des Mikrofons drücken Sie die Umschalttaste Mic-Off auf der Fernbedienung.
So führen Sie einen Punkt-zu-Punkt-Anruf durch
1. Drücken Sie eine beliebige Taste der Fernbedienung, um den Endpunkt zu aktivieren.
2. Drücken Sie die Taste Telefonbuch, die sich zwischen der grünen und der roten Taste befindet,
um das Verzeichnis aufzurufen.
3. Blättern Sie mit den Pfeiltasten bis zum gewünschten Telefonbuch oder zu Meine Kontakte und
drücken Sie danndie Taste OK/Menu.
4. Blättern Sie nach oben oder unten, um die Person auszuwählen, die Sie anrufen möchten.
5. Drücken Sie die grüne Taste Anrufen, um eine Verbindung zur gewünschten Person herzustellen.
6. Drücken Sie zweimal die rote Taste Auflegen, um die Verbindung zu beenden.
So starten Sie eine Präsentation
1. Schließen Sie den Laptop oder ein anderes Peripheriegerät mit Hilfe des VGAKabels, das sich
in der Mitte des Konferenztisches befindet, an.
2. Beginnen Sie einen Live-Videokonferenzanruf.
3. Wählen Sie auf Ihrem Computer den Präsentationsmodus.
4. Betätigen Sie die blaue Taste Präsentation, um die Präsentation während des Videoanrufes zu aktivieren.
5. Betätigen Sie erneut die blaue Taste Präsentation, um die Präsentation vom Videoanruf zu trennen.
So regulieren Sie die Lautstärke
1. Wenn Sie die Lautstärke anpassen möchten, betätigen Sie Vol + oder -. Der aktuelle Lautstärkepegel
wird auf dem Bildschirm angezeigt.
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So benutzen Sie das Mikrofon, während einer Videokonferenz
1. Schalten Sie das Mikrofon stumm, wenn Sie nicht sprechen. Drücken Sie Mikrofon aus, um das
Mikrofon ein- oder auszuschalten. Auf dem Bildschirm wird angezeigt, wenn das Mikrofon ausgeschaltet ist.
2. Sobald Ihr Mikrofon stumm geschaltet ist, erscheint auf den Bildschirmen am anderen Ende der Leitung
die Meldung Mikrofon Gegenseite aus.
3. Das Symbol Mikrofon aus blinkt, sobald in Ihrem Raum eine akustische Aktivität festgestellt wurde.
Kamerasteuerung mit Schwenken- / Zoomen- / Neigen-Funktionalität
(sofern das Gerät diese Funktionalität besitzt)
1. Um die Kamera anzupassen, drücken Sie Zoom + oder -. Verwenden Sie die Pfeiltasten für
Schwenk- und Neigebewegungen der Kamera nach oben, unten, links oder rechts.
So starten Sie einen Mehrteilnehmer-Anruf
1. Drücken Sie eine beliebige Taste der Fernbedienung, um den Endpunkt zu aktivieren.
2. Drücken Sie die Taste Telefonbuch, die sich zwischen der grünen und der roten Taste befindet,
um das Verzeichnis aufzurufen.
3. Blättern Sie mit den Pfeiltasten bis zum gewünschten Telefonbuch oder zu Meine Kontakte und drücken
Sie dann die Taste OK/Menu.
4. Blättern Sie nach oben oder unten, um die Person auszuwählen, die Sie anrufen möchten.
5. Drücken Sie die grüne Taste Anrufen, um eine Verbindung zur gewünschten Person herzustellen.
6. Führen Sie die Schritte 2–5 für jeden weiteren Teilnehmer aus, der angerufen werden soll.
7. Falls Sie einen Teilnehmer hinzufügen, der lediglich per Telefon teilnimmt, drücken Sie OK/Menu.
Wählen Sie die Rufnummer und drücken Sie dann die rechte Pfeiltaste, bis Sie das Videosystem-Symbol
erreicht haben.
Drücken Sie OK/ Menu. Der Video Call wird als Standardvorgabe gewählt. Betätigen Sie Pfeiltaste unten
und anschließend OK/Menu, um Telefon zu wählen. Durch ein Symbol auf dem Bildschirm wird angezeigt,
wenn ein Telefonteilnehmer zugeschaltet wurde.
8. Betätigen Sie die rote Taste Auflegen zweimal, um alle Verbindungen sofort zu beenden.
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Die Cisco (TANDBERG) Fernbedienung
Mic off (Mikrofon aus):
Mit dieser Taste wird das Mikrofon ein- und ausgeschaltet.
Phone Book (Telefonbuch):
Drücken Sie die Telefonbuchtaste, um gespeicherte Kontakte anzurufen.
Home (Hauptmenü):
Mit dieser Taste gelangen Sie zurück ins Hauptmenü.
Layout:
Die „Layout“-Taste ändert das Bildschirm-Layout. Durch erneutes drücken wechseln
Sie zu anderen Layouts.
Cancel (Abbrechen):
Mit „Abbrechen“ schließen Sie das Hauptmenü oder gelangen zurück in die Untermenüs. Wenn Sie diese Taste länger gedrückt halten, werden alle Menüs geschlossen.
OK and arrow keys (OK und Pfeiltasten):
Mit OK wird ein Menü geöffnet. Mit den Pfeiltasten können Sie navigieren.
Bei geschlossenem Menü wird mit den Pfeiltasten die Kamera bewegt.
Zoom:
Drücken Sie Zoom „+“ oder „–“, um das Kamerabild hinein oder heraus zuzoomen.
Volume (Lautstärke):
Mit Volume + und – wird die Systemlautstärke eingestellt.
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Die Cisco (TANDBERG) Fernbedienung
End Call (Auflegen):
Drücken Sie Auflegen, um einen Anruf zu beenden. Ist kein Anruf aktiv,
so können Sie mit Auflegen den Standby-Modus aufrufen.
Funktionstasten:
Diese Tasten ermöglichen shortcuts und erweiterte Funktionen.
Jede Funktionstaste entspricht einem Symbol auf dem Bildschirm
Call (Anrufen):
Durch das Drücken von Anrufen, tätigen Sie einen Anruf.
Zum PC wechseln:
Drücken Sie diese Taste erneut, um zur Main-Camera zurück zu schalten.
Halten Sie „Zum Pc wechseln“ gedrückt, um im Menü den Punkt „Präsentation“ zu
öffnen, um andere Quellen auszuwählen.
Pound key and A/a key (Nummernzeichen und A/a Taste):
Mit der Rautetaste rufen Sie (während einer bestehenden Verbindung) den Tonwahlmodus (DTMF) auf. Anschließend drücken Sie auf „OK“.
A/a:
Während der Texteingabe schalten Sie hiermit zwischen Klein- und Großschreibung
um.
Halten Sie diese Taste gedrückt, um zwischen dem Buchstaben-/Nummernmodus
umzuschalten.
Nummerntasten:
Benutzen Sie diese Tasten um Nummern und Buchstaben einzugeben.
0-9 , a-z , (.) , @ , Leertaste, : , * :
Mit wiederholtem Drücken auf die jeweilige Taste, werden Ihnen die Optionen
dahinter gezeigt.
abc/123 #:
Wenn Sie die „#“-Taste drücken und gedrückt halten, können Sie damit Tastentöne
einstellen.
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Häufig gestellte Fragen
Fernbedienung
Kann ich die Videokonferenz ohne Fernbedienung steuern?
Nein. Videokonferenzen werden ausschließlich über die Fernbedienung gesteuert.
Kann ich mit der Fernbedienung andere Seiten einer Präsentation aufrufen?
Nein. Die Fernbedienung steuert nur das Videosystem.
Mikrofon und Lautstärkenregelung
Wo befindet sich das Mikrofon?
Abhängig vom System und von der Raumeinrichtung kann sich das Mikrofon an einer der folgenden Stellen befinden:
direkt im Endpunkt eingebaut, auf dem Tisch, oder an der Decke angebracht.
Was erfasst das Mikrofon?
Das Mikrofon ist sehr empfindlich und kann daher sogar ein Räuspern am anderen Ende des Raums erfassen.
Daher ist es empfehlenswert, das Mikrofon abzuschalten, wenn nicht gesprochen wird.
Kann ich die anderen Teilnehmer noch hören, wenn ich mein Mikrofon abschalte?
Ja, aber die anderen können Sie nicht hören.
Wird mit dem Lautstärkeregler die Lautstärke der Signale verändert, die ich höre, oder die Lautstärke dessen,
was die Teilnehmer am anderen Ende hören?
Es wird nur die Lautstärke dessen verändert, was Sie hören.
Bildschirmkapazität
Wie viel Personen oder Standorte kann ich gleichzeitig auf dem Bildschirm darstellen?
Diese Frage lässt sich nicht exakt beantworten. Die Anzahl der Teilnehmer hängt von dem verwendeten Endpunkt ab,
und davon, ob der Teilnehmer über eine MCU zugeschaltet wurde, und davon, wie viele Anrufe die MCU verarbeiten
kann.
Wenn mehr als eine Person an der Konferenz teilnimmt, wessen Bild wird auf dem Bildschirm angezeigt?
In den meisten Fällen werden alle Teilnehmer auf dem Bildschirm dargestellt. Bei großen Konferenzen können Sie auch
eine Sprachaktivierung einstellen, bei der stets der jeweilige Sprecher im Vollbild dargestellt wird.
Wozu dient die SelfView-Taste?
Sie platziert bei Betätigung das eigene Bild im Konferenzbildschirm.
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Häufig gestellte Fragen
Bildschirmanordnung
Wozu dient die Layout-Taste?
Mit der Layout-Taste wird die Anordnung aller offenen Fenster Ihres Videokonferenz-Bildschirms umge
schaltet.
Kann ich mit der Layout-Taste die Fensteranordnung für alle Teilnehmer ändern?
Nein. Diese Taste verändert nur die Anordnung auf Ihrem Bildschirm.
Präsentation
Wozu dient die Presentation-Taste?
Sie zeigt den Inhalt Ihres PC-Bildschirms als Bild in der Videokonferenz.
Kann ich abgesehen von Präsentationen auch andere Dateien zeigen?
Ja. Mit der Presentation-Taste können Sie jede beliebige Anwendung zeigen, die auf Ihrem PC geöffnet ist. Sie können
alternativ auch andere Audio/Videogeräte anschließen und deren Inhalt anderen zeigen.
Wie schalte ich zwischen Präsentationen um?
Im Presentation Modus wird einfach nur der aktuelle Inhalt Ihres PCs angezeigt oder des per VGA-Kabel angeschlossenen Gerätes. Wenn Sie zwischen Präsentationen oder anderen Dateien auf Ihrem PC umschalten, wird automatisch
die aktive Datei in der Videokonferenz gezeigt.
as passiert, wenn ich die Presentation-Taste betätige, während ein anderer Teilnehmer eine Präsentation
W
zeigt?
Auf dem Konferenzbildschirm wird dann die Datei Ihres PC angezeigt und ersetzt die Datei, die vorher vom anderen
Teilnehmer gezeigt wurde.
ann ich verhindern, dass ein bestimmter Teilnehmer während der Konferenz meine Präsentation oder meine
K
Datei sieht?
Nein.
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Privatsphäre
Werden Videokonferenzen auf einem externen Netzwerk bereitgestellt?
Nein. Videokonferenzen werden im Netzwerk Ihres Unternehmens gespeichert.
Können Unbefugte meine Videokonferenz abhören?
Nein. Sie können einstellen, dass Ihre Videokonferenz verschlüsselt übertragen wird, was durch ein Verriegelungssymbol
auf Ihrem Bildschirm angezeigt wird.
Kann sich jemand ohne mein Wissen zu meiner Videokonferenz zuschalten?
Nein. Sämtliche zugeschalteten Standorte werden auf dem Bildschirm angezeigt.
Wussten Sie schon?
Videokonferenzsysteme gehören heute zu einer wirtschaftlich fundierten Unternehmensausrichtung und dürfen weder in einer Kostenoptimierungsstrategie noch in der ökologischen
Außendarstellung fehlen.
KONTAKT
DEKOM AG
Kellerbleek 3
D-22529 Hamburg
Die Kosteneinsparungen und die Reduzierung der fossilen Ressourcen sind erheblich und ein wesentlicher Faktor der Wirtschaftlichkeitsplanung von Unternehmen
jeder Größe. Dies führt zu einer höheren Rentabilität und einer höheren langfristigen
Wertsteigerung für alle Beteiligte.
Tel:+49-40-808181-100
Fax:
+49-40-808181-199 Video IP: [email protected]
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