Smartsieve Anleitung

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Fachhochschule Köln
Cologne University of Applied Sciences
Campus IT
Tel.
+49 221 / 8275 - 2323
Fax
+49 221 / 8275 - 2660
Fachhochschule Köln Betzdorfer
Strasse 2
D 50679 Köln
[email protected]
http://www.fh-koeln.de
Smartsieve
Inhaltsverzeichnis:
1. Einleitung……………………………………………………………………………………… 1
2. Einloggen/Anmelden………………………………………………………………………… 2
3. Weiterleiten von E-Mail……………………………………………………………………… 3
4. Abwesenheitsbenachrichtigungen…………………………………………………………. 3
5. Filtern von E-Mails…………………………………………………………………………… 5
6. Deaktivieren und Löschen von Filterregeln……………………………………………….. 6
7. Editieren von Filterregeln……………………………………………………………………. 7
1. Einleitung
Was ist Smartsieve und wofür brauchen Sie es?
Smartsieve ist eine Weboberfläche/Web-Front-End für die komfortable Erstellung und
Verwaltung von Mailfiltern, Abwesenheitsbenachrichtigungen (z.B. sie sind im Urlaub) und
E-Mail-Weiterleitungen. Die durch Smartsieve konfigurierten Filter laufen direkt auf dem
Mailserver und arbeiten unabhängig von ihrem verwendeten Mailclient. Die Verarbeitung der
Mails über die Filter erfolgt bereits beim Eintreffen einer neuen Mail in Ihrem Postfach.
Wo finde ich Smartsieve?
Sie finden Smartsieve auf ihrer Webmail-Seite:
http://webmail.fh-koeln.de/smartsieve/login.php
Über einen weiterführenden Link gelangen Sie auf die Smartsieve-Seite.
Wie bekommen Sie Ihre Smartsieve Zugangsdaten?
Der Login in das Smartsieve-System erfolgt mit dem campusID-Benutzernamen und dem
Passwort.
Wer kann Smartsieve nutzen?
Dieser Dienst steht allen Nutzern zur Verfügung, die einen Account auf dem zentralen
Mailsystem der FH Köln haben.
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Stand: 2014-07-09 , Version 1.0
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2. Einloggen/Anmelden:
Unter: http://webmail.fh-koeln.de/smartsieve/login.php gelangen Sie über einen
weiterführenden Link auf die Smartsieve Login-Seite.
Dort können Sie sich mit ihren Benutzerdaten der campusID anmelden. (Username und
Passwort sind identisch mit denen Ihres E-Mail-Zugangs) Weiter können Sie hier mittels
eines Pull-Down-Menüs zwischen verschiedenen Sprachen wählen.
Nach dem ersten Einloggen erscheint folgendes Fenster mit einer Menüleiste am oberen
Rand:
Zu diesem Zeitpunkt sind noch keine Regeln definiert.
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3. Weiterleiten von E-Mail:
Um alle E-Mails an eine andere E-Mailadresse automatisch weiterzuleiten, klickt man den
Menüpunkt "Mail-Weiterleitung" in der Menüleiste am oberen Rand der Seite an. Es
erscheint eine neue Seite mit der Überschrift "Mail Weiterleitung einrichten".
Dort gibt man die E-Mail-Adresse ein, an welche die E-Mails weitergeleitet werden sollen.
Falls eine Kopie der Mail im Posteingang behalten werden soll, aktiviert man die Checkbox
"Eine Kopie im Posteingang behalten". Anschließend klickt man auf "Änderungen
speichern". Die Weiterleitung wird dann eingerichtet und sofort aktiviert.
4. Abwesenheits-/Urlaubsbenachrichtigung:
Möchte man ankommende Mails mit einer Abwesenheitsnotiz beantworten, steht einem
hierfür die Vacation-Regel zur Verfügung. Um eine solche Regel zu erstellen, klickt man in
der Menüleiste auf "Abwesenheitsbenachrichtigung".
In das Eingabefeld "Nachricht" trägt man die Nachricht ein, die man dem Absender
während der Abwesenheit zukommen lassen möchte.
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Beispiel für eine Standard-Abwesenheitsnachricht:
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der Zeit von XX.XX bis YY.YY bin ich nicht an meinem Arbeitsplatz.
Bitte wenden Sie sich an meine Vertretung Frau X oder Herr Y per
Mail unter [email protected] oder telefonisch unter der
Durchwahl xxxx.
Mit freundlichen Grüßen,
Vorname Nachname
*************************************************************
Fachhochschule Koeln / Cologne University of Applied Sciences
Dezernat xxxxxxxxxxx
Vorname Nachname
Adresse
D-50679 Koeln/Germany
Raum: xxx
eMail: [email protected]
Telefon: +49 221 8275 - xxxx
Fax: +49 221 8275 - 7xxxx
Sie können diesen Standardtext einfach kopieren und die fehlenden Angaben ergänzen.
Wenn Sie diese Abwesenheitsnachricht einmal erstellt haben, müssen Sie diese nach der
Rückkehr an ihren Arbeitsplatz nicht wieder löschen, sondern können sie deaktivieren und
bei der nächsten Abwesenheit einfach wieder aktivieren. Weitere Informationen hierzu finden
Sie unter dem Punkt 7 in dieser Anleitung.
Im Pull-Down-Menü "Tage zwischen zwei Benachrichtigungen" kann man auswählen, wie
viele Tage gewartet werden soll, bevor erneut eine Nachricht als Antwort auf eine
eintreffende E-Mail desselben Absenders geschickt werden soll.
Achtung: Es handelt sich hier nicht um die Anzahl der Tage, für die die
Abwesenheitsnachricht generiert werden soll. Bei Rückkehr an den Arbeitsplatz muss die
Abwesenheitsnachricht eigenhändig wieder deaktiviert werden.
Bei "E-Mail-Adressen für die eine Benachrichtigung erstellt werden soll" trägt man
seine eigene(n) E-Mail-Adresse(n) ein. Nur für die hier eingetragenen Adressen greift die
Vacation-Regel.
Zusätzlich kann man auch ein Häkchen bei der vorgeschlagenen E-Mail-Adresse machen.
Hier ist dringend die Richtigkeit dieser Adresse(n) zu prüfen. Weitere Adressen können dann
zusätzlich im Eingabefeld darunter eingetragen werden.
Mehrere Adressen werden durch Kommata getrennt.
Zum Speichern der Regel auf "Änderungen speichern" klicken.
Wenn Sie beim Einrichten der Abwesenheitsregel die Antwort testen wollen, beachten Sie
bitte, dass auf eine z.B. durch einen Kollegen gesendete Mail, nur einmal geantwortet wird.
Erst nach Ablauf der von Ihnen gewählten Anzahl der „Tage“ wird dann die nächste
Abwesenheitsmail erzeugt.
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5. Filtern von E-Mails:
Smartsieve bietet eine komfortable Benutzeroberfläche zur Erstellung von Filterregeln.
Es können Regeln erstellt werden, um z.B. E-Mails von einem bestimmten Absender oder
mit einem bestimmten Begriff in der Betreffzeile in einen Ordner zu verschieben,
unerwünschte Email zu löschen, E-Mails weiterzuleiten, usw. Beachten Sie, dass Ordner, die
Sie verwenden möchten, auf dem E-Mailserver vorhanden sein müssen.
Falls Ordner noch nicht vorhanden sind, müssen Sie diese in ihrem Mailclient anlegen.
Man gelangt in das entsprechende Menü durch Klicken auf "Neue Regel".
Durch Auswahl der jeweiligen Kriterien werden zusätzliche Eingabefelder in der Maske
geöffnet.
Unter "Bedingungen für die Filterregel" werden die Bedingungen festgelegt, die erfüllt sein
müssen, damit die Filterregel angewendet wird. Hierbei kann man zunächst mittels eines
Pull-Down-Menüs festlegen, ob alle Bedingungen erfüllt sein müssen ("Zutreffend: alle"),
oder nur eine der angegebenen.
Bedingungen für die Filterregeln:
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•
•
•
•
"Wenn der Absender:" : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben,
die im Adressfeld "From:"/"Von:" erscheinen müssen, damit die Regelbedingung
erfüllt ist.
"Wenn To:/An: " : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben, die im
Adressfeld "To:"/"An:" enthalten sein müssen, damit die Filteraktion ausgeführt wird.
"Wenn To:/An: oder Cc:" : In diesem Eingabefeld kann man die Adressen angeben,
die im Adressfeld "To:"/"An:" oder im Feld "Cc:" enthalten sein müssen, damit die
Filteraktion ausgeführt wird.
"Wenn der Betreff:" : In diesem Eingabefeld kann angegeben werden, was in der
Betreffzeile (Subject) der Mail enthalten sein soll, damit die Aktion der Filterregel
ausgeführt wird.
"Wenn die Nachrichtengröße:" Eine weitere mögliche Bedingung ist die Angabe
der Größe (in KiloBytes), die eine E-Mail unter,- bzw. überschreiten muss, wenn die
Aktion ausgeführt werden soll. So können beispielsweise E-Mails mit großen
Attachments (Datei-Anhänge) herausgefiltert werden. Dazu wählt man im Pull-DownMenü eine der beiden Möglichkeiten aus ("kleiner als" bzw. "größer als") und gibt im
Texteingabefeld rechts daneben die Größe (in KB) an.
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•
" Wenn die Kopfzeile:" Hier kann man ein eigenes Header-Feld (Nachrichten-Kopf)
angeben und im Eingabefeld rechts neben "enthält:", was darin stehen soll, um die
Filterbedingung zu erfüllen. Die Kopfzeile einer E-Mail enthält den Verbindungsweg
vom Absender zum Empfänger. Dieser Punkt sollte nur von fortgeschrittenen
Anwendern genutzt werden.
Für die erfahren Nutzer ist auch das Filtern durch sogenannte Reguläre Ausdrücke
möglich. Es gilt die allgemeine Perl-Syntax für reguläre Ausdrücke. Verwenden Sie
hierzu den Punkt "Nutzerdefinierte Regel" unter dem Menüpunkt „Filterregeln“.
Anschließend muss die Aktion festgelegt werden, die ausgeführt werden soll, wenn die
Filterbedingung(en) zutreffen. Es können auch mehrere Aktionen ausgewählt werden.
Aktion(en) bei erfüllter Bedingung:
•
•
•
•
•
•
•
•
"Verschieben nach:" : Speichert die E-Mail in einem bestimmten Ordner, der mittels
eines Pull-Down-Menüs ausgewählt werden kann. Dieser Ordner muss schon
vorhanden sein (anderenfalls legen Sie bitte zuerst den entsprechenden Ordner an).
"Weiterleiten an:" : Leitet die E-Mail an die im nebenstehenden Feld angegebene
E-Mail-Adresse weiter.
"Ablehnungsmitteilung schicken:" : Schickt die Mail inklusive einer Nachricht an
den Absender zurück, ohne dass Sie in der INBOX (Posteingang) landet. Die
Nachricht (Text), die mit der E-Mail zusammen zurückgeschickt werden soll, trägt
man in das nebenstehende Eingabefeld ein.
"Nachricht löschen:" : Löscht die Nachricht. Achtung!: E-Mails, die auf diesem Weg
ausgefiltert werden, können nicht wieder hergestellt werden.
"Abwesenheitsnachricht zuschicken" : Siehe Punkt 4 dieser Anleitung.
"Nachrichtenmarkierung setzen" : Hier kann mittels nebenstehendem Pull-DownMenüs zum Beispiel ausgewählt werden, dass die Nachrichten, auf die die gesetzte
Regel zutrifft, als „gelesen“ markiert werden.
"Eine Kopie in der Inbox behalten" : Wenn dieser Punkt ausgewählt ist, bleibt eine
Kopie der Mail in der Inbox. Sinnvoll, wenn zum Beispiel über andere Regeln
Weiterleitungen eingerichtet sind.
"Regelverarbeitung abbrechen": Wird die Bedingung erfüllt, wird bei Auswahl
dieser Aktion die Regelverarbeitung abgebrochen.
Die neue Filterregel wird durch Klicken auf "Änderungen speichern" gespeichert und
aktiviert.
6. Aktivieren, Deaktivieren und Löschen von Filterregeln, bzw. Skripten:
Unter dem Menüpunkt "Filterregeln" kann man sich alle erstellten Regeln des
ausgewählten Skriptes auflisten lassen.
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Stand: 2014-07-09 , Version 1.0
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Links neben den Regeln finden Sie eine Checkbox und den Status der Regel. Durch
Anklicken der Checkbox und anschließendes Klicken auf "Aktivieren" kann man die Regel
aktivieren, durch Klicken auf "Deaktivieren" deaktivieren, bzw. durch Klicken auf "Löschen"
löschen Sie die Regel. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Gelöschte Regeln können nicht
wiederhergestellt werden.
Ebenso kann die Reihenfolge durch klicken auf die Dreiecke/Pfeile in der rechten Spalte
geändert werden. Die Regeln werden der Reihe nach von oben nach unten abgearbeitet.
7. Skripte verwalten
Man kann seine Skripte unter dem Menüpunkt "Skripte verwalten“ bearbeiten und
verwalten,
d.h. aktivieren oder deaktivieren, umbenennen, löschen oder neu erstellen. Es kann immer
nur ein Skript (das aber mehrere Regeln enthalten kann) aktiv sein. Das erste mit Smartsieve
angelegte Skript erhält automatisch den Namen "smartsieve". Derzeit sind 5 verschiedene
Skripte zulässig. Z.B. eins während dem Urlaub, eins während einer Dienstreise, eins
während Feiertagen und so weiter.
Abschließendes:
Bitte bedenken Sie, dass sich die Filterregel immer direkt auf dem Server und dort direkt auf
Ihr Postfach auswirkt. Es ist unerheblich mit welchem Mailclient Sie dann auf Ihr Postfach
zugreifen, sie sehen immer nur das Ergebnis der Regelausführung.
Sollte einmal eine Regel nicht so greifen wie Sie es beabsichtigt hatten kontrollieren Sie bitte
zuerst die Syntax der Bedingung. Oft sind Leerzeichen oder falsche Groß-Klein-Schreibung
die Ursache für ein falsches Ergebnis. Auch die Reihenfolge der Regeln selbst ist wichtig, da
ggf. schon vorher eine andere Bedingung gegriffen hat.
Für weitere Fragen steht Ihnen die Campus IT weiterhin gerne zur Verfügung. Sie erreichen
uns unter der Telefonnummer 0221/8275-2323 zu den folgenden Sprechzeiten:
http://www.campus-it.fh-koeln.de/support/standort_service/index.html
Außerdem sind wir per Mail für Sie unter [email protected] zu erreichen.
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