VERSeau Candidature pour l`implantation de l`Association

VERSeau Candidature pour l’implantation de l’Association Internationale de
Ressources en Eau (IWRA) à Montpellier
1. Contexte
Le succès du XIIIème Congrès Mondial de l’Eau de l’IWRA en septembre 2008 a conforté la
reconnaissance internationale de l’Association VERSeau Développement, l’Institut
Languedocien de recherche sur l’Eau et l’Environnement (ILEE), Enjoy Montpellier et le
secteur eau de Montpellier et la région.
L’IWRA, société savante dans le domaine de l’eau, est une association de loi des Etats Unis,
crée en 1972. Elle a pour objectif d’améliorer la gestion de l’eau partout dans le monde au
travers du dialogue, de l’éducation et de la recherche (voir annexe).
L’IWRA est gérée par un Comité de Directeurs s’appuyant sur un bureau exécutif qui en
assure le fonctionnement. Ce dernier est basé en Afrique du Sud au sein du WISA (Water
Institute of Southern Africa). Actuellement, l’IWRA est dans une situation critique, surtout suite
à la démission du directeur du bureau exécutif (celui-ci ne remplissant plus ses fonctions).
Par conséquent, la Présidente de l’IWRA, Cecilia Tortajada, a contacté VERSeau
Développement afin d’héberger éventuellement le bureau exécutif au sein de VERSeau.
Suite à des échanges, des réunions et des discussions entre l’IWRA, VERSeau, la communauté
scientifique, le Cluster Eau et les collectivités locales, VERSeau a soumis une candidature au
Comité de Directeurs de l’IWRA pour héberger son bureau exécutif au sein de VERSeau
Développement à Montpellier, France.
2. L’implantation de l’IWRA se justifie en région Languedoc-Roussillon pour plusieurs
raisons :
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
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Une puissante capacité de recherche dans le domaine de l’eau. l’ILEE (Institut
Languedocien de Recherche sur l’Eau et l’Environnement) réunit environ 600 scientifiques
de 12 établissements de recherche et de hautes études. ILEE est le seul institut français
qui couvre tous les domaines de recherche scientifique sur l’eau et l’environnement ;
Languedoc Roussillon est une force émergente du secteur eau. Le cluster eau, structure
préfigurant du Pôle de Compétitivité Eau, a pour objectif de faire de la région, une
référence mondiale dans le domaine de l’eau;
Un tissu économique très importante dans le domaine de l’eau : ex. SWELIA (groupement
de plus de 60 entreprises régionales impliquant les grandes groupes et les PMEs);
Une situation géographique stratégique, donnant une ouverture vers l’Europe, le bassin
méditerranéen, l’Afrique, et l’Orient où les questions liées à l’eau sont particulièrement
importantes dans le domaine de la recherche, de la gestion et des politiques;
Des collectivités territoriales (Région, Département, Agglomération) impliquées dans la
bonne gestion et le développement de bons politiques de l’eau; et
La présence d’associations d’interface comme VERSeau Développement ou Transfert LR.
3. Les avantages d’une implantation de l’IWRA dans la région :
L’IWRA serait un excellent partenaire pour la communauté scientifique et les acteurs de l’eau
pour les raisons suivantes :
 D’un point de vue scientifique, elle donnera plus de possibilités d’interaction avec des
acteurs au niveau mondial, concernés par la création, la diffusion et l’application des
connaissances sur l’eau.
-1-
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

L’IWRA donnera accès à ses propres réseaux ainsi que les organismes de recherche,
de formation et de développement au niveau régional et international.
L’IWRA fournira une plateforme pour la promotion de l’expertise et des technologies
français dans le monde entier.
Aider le Cluster Eau/Pôle Eau à atteindre son objectif de devenir une référence
mondiale en renforçant sa position dans les réseaux internationaux. Par exemple, le
marché de l’eau en Asie est très important et depuis quelques années la Chine (où
l’IWRA a une forte présence, surtout avec le nouveau Président pour 2010-2012 qui est
chinois) s’est ouvert aux entreprises et autres parties-prenantes pour participer dans
presque tous les secteurs de l’eau.
L’IWRA est l’un des fondateurs du Conseil Mondial de l’Eau (CME) qui a été établi en
1996 à Marseille en France ; et elle a été élue au Board de Gouverneurs du CME en
octobre 2009. Le Conseil Mondial de l’Eau s’attache à « la sensibilisation, au
développement d’une mobilisation politique et à la mise en place de stratégies
efficaces sur les problématiques de l’eau, à tous les niveaux, incluant les plus hautes
sphères du processus décisionnel ». Le CME organise tous les 3 ans le Forum Mondial
de l’Eau, dont le dernier était à Istanbul (2009). L’IWRA pourra jouer un rôle intéressant
dans le prochain Forum qui aura lieu à Marseille en 2012.
L’IWRA pourrait travailler avec les structures existantes françaises, notamment le
Partenariat Français pour l’Eau pour aider la fédération de connaissances et
capacités scientifiques françaises et dans le monde. De plus, des liens seraient à
établir avec les entités régionales voisines (pôle Ea éco entreprises).
Il existe une croissance importante du pouvoir économique, politique et scientifique
de l’Asie (notamment en Chine et en Inde), qui a été mise en évidence au sein de
l’IWRA par une hausse du nombre des membres asiatiques, passant de 25% du
nombre total de membres en 2002 à 50% aujourd’hui.
Dans ce contexte
international, un Bureau Exécutif basé à Montpellier permettra à la France de profiter
au mieux des opportunités économiques, politiques et scientifiques qui se
présenteront; ainsi que de garder un contrepoids européen.
4. Pourquoi implanter
Développement
le
bureau
exécutif
au
sein
de
l’Association
VERSeau
VERSeau est une association à but non lucratif (loi 1901) fondée en 1983 afin de rassembler et
faire travailler ensemble chercheurs, industriels et collectivités territoriales sur le thème de la
maîtrise de l’eau (aspects institutionnels, techniques et juridiques).
Les quatre axes des
activités de l’association sont de :
 promouvoir et diffuser les moyens et les capacités de ses membres et de la
communauté française de l'eau, dans les domaines institutionnels, techniques et
juridiques de la gestion quantitative et qualitative des eaux;
 Assurer une veille sur l'état et l'évolution des techniques, des législations, des systèmes
institutionnels et des modes de gestion de la ressource en eau aux niveaux national et
international;
 Diffuser une information fiable, actualisée et adaptée aux besoins de ses différents
partenaires;
 Réunir les compétences et développer les partenariats entre organismes publics et
privés afin d'initier et de conduire des actions d'expertise, de conseil et de formation
et des projets d'intérêt commun qui valorisent à l'international le savoir-faire français
dans le domaine de l'eau;
 Animer et participer dans des réseaux nationaux et internationaux.
En 2008, VERSeau à reçu le statut spécial d’organisation consultative auprès du Conseil
Economique et Social des Nations Unies.
VERSeau héberge également le Cluster
Compétitivité Eau qui a pour objectif :
Eau,
-2-
structure
préfigurant
du
Pôle
de
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

Développer une offre globale de produits et services innovants en matière de gestion
concertée des ressources en eau, en visant principalement les marchés institutionnels
au plan national et international.
Être reconnu au niveau mondial comme un centre d’expertise dans la connaissance
et la maîtrise
des ressources en milieu discontinu. Développer
l’offre de service associée, de l’étude du milieu à l’exploitation des ressources.
Être un pôle d’excellence, ouvert à toutes les nationalités, dans le domaine de la
formation aux métiers de l’eau à tous ces niveaux.
5. Pourquoi maintenant ?
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L’opportunité qui se présente aujourd’hui est unique et ne doit pas être manquée.
L’actuel Comité de Directeurs de l’IWRA (2007-2009) termine son mandat à la fin de
l’année. La candidature de Montpellier est fortement soutenue par l’actuelle présidente
et le Comité de Directeurs de l’IWRA accorde une grande confiance aux acteurs
Montpelliérains dont ils connaissent à présent le professionnalisme et la qualité de travail
depuis le grand succès du XIIIème Congrès Mondial de l’Eau qui a eu lieu à Montpellier
en 2008. Si nous laissons passer l’opportunité de déposer une candidature en 2009, il y a
un fort risque que le nouveau Comité de Directeurs de 2010-2012 ne donne pas autant
de soutien.
Avec le renouvellement du Comité de Directeurs en 2010, une réelle opportunité de
démarrer une coopération entre le Comité de Directeurs et le Bureau Exécutif sur de
nouvelles bases se présente, ce qui permettrait de moderniser le fonctionnement de
l’IWRA et de lui redonner toute sa place au niveau international.
Les deux années restantes avant le prochain congrès mondial nous permettront de
redresser la situation pour mieux réussir et profiter du plus important événement du
calendrier de l’IWRA.
Un an après le dernier Congrès Mondial de l’Eau en 2008 qui a été organisé à Montpellier,
VERSeau et les acteurs du domaine de l’eau dans la région sont à présent sensibilisés aux
objectifs de l’IWRA et pourront être mobilisés plus facilement.
2 ans et demi avant la tenue du 6ème Forum Mondial de l’Eau qui aura lieu à Marseille en
mars 2012.
Montpellier attend la labellisation du Pôle de Compétitivité Eau en 2009 dont l’un des
objectifs est de devenir une référence mondiale dans le domaine de l’eau. Dans ce
cadre, la présence à Montpellier de l’IWRA serait un atout important pour renforcer
rapidement la présence internationale de Montpellier dans le domaine de l’Eau.
6. Quelle orientation stratégique pour l’IWRA ?
Aujourd’hui le paysage international est dominé par les nombreuses organisations du secteur
eau. Certains organismes sont très puissants et en pleine croissance (ex. International Water
Association (IWA)), d’autres sont plus stables (ex. Association Internationale Sciences
Hydrologiques (IAHS)), alors que l’IWRA est actuellement dans une position de relative
faiblesse due au mauvais fonctionnement de son bureau exécutif dans les dernières années
(par rapport au nombre de membres, à l’impact scientifique de son journal et au niveau
financier). Par contre, l’IWRA demeure une société savante crédible avec une bonne
réputation pour la qualité scientifique de ses réseaux et attire toujours les personnalités
scientifiques internationalement reconnues au sein de leur direction. Comment l’IWRA peutelle se positionner dans ce contexte?
Au niveau international, il existe actuellement une lacune entre la recherche, les
connaissances, la gestion de l’eau et les politiques de l’eau. Cette liaison est une nécessité
et une structure telle que l’IWRA est bien placée pour assurer cette fonction.
Par exemple, l’IWA cherche depuis des années à remplir cet espace mais n’y arrive pas
puisque ses membres sont intéressés par les services (alimentation et assainissement) et non
pas par la gestion ni les politiques de l’eau.
-3-
VERSeau propose que le Bureau Exécutif de l’IWRA soit fortement impliqué dans l’élaboration
d’une nouvelle stratégie détaillée en collaboration avec le Comité de Directeurs de l’IWRA
afin de redresser la situation de l’IWRA.
VERSeau estime que la stratégie pour 2010 pourrait prendre en compte :
 Un positionnement de l’association en tant que structure promouvant la relation entre
la recherche, les connaissances, la gestion de l’eau et les politiques de l’eau avec un
accent sur la qualité des connaissances à partager.
 Un appui à rechercher auprès du Partenariat Français pour l’Eau
 Un redressement de l’état financier de l’association au travers de l’augmentation des
membres, la recherche de subventions et sponsors et petits événements et/ou autres
activités.
 Une réorganisation du bureau exécutif qui travaillera étroitement avec le Comité de
Directeurs de l’IWRA afin d’assurer le bon fonctionnement à long terme de l’IWRA.
7. L’organisation du bureau exécutif
L’Association VERSeau Développement propose d’héberger le bureau exécutif de l’IWRA
dans ses locaux à :Domaine de Lavalette - 859 rue Jean-François Breton - 34093 Montpellier
Cedex 5 – France.
VERSeau assurera le fonctionnement du bureau exécutif en mobilisant deux personnes (sous
forme de prestation de service):
 (1 ETP) Cadre Dirigeant ;
 (0.5 ETP) Secrétariat
Le rôle du bureau exécutif est d’assurer le bon fonctionnement quotidien de l’IWRA tel que
définit dans la constitution de l’association (voir article VI en annexe).
8. Risques
Les risques auxquels l’IWRA est exposée :
1. Le manque du soutien du Comité de Directeurs de l’IWRA au bureau exécutif. Les
membres du Comité doivent être activement engagés dans la recherche de fonds
et des nouveaux membres. Il y aura un nouveau Comité en janvier 2010.
2. Position financière précaire (voir budget).
3. Le besoin de personnels permanents et rémunérés pour le fonctionnement du bureau
exécutif requiert des financements importants.
Ces postes nécessiteront des
subventions fiables surtout dans les premières années.
4. La chute de membres que l’IWRA a connue en 2006-2009 a entrainé un fort baisse des
revenus de l’association. L’IWRA doit arriver à récupérer ces membres et augmenter
les adhésions afin de garantir la viabilité de l’association à long terme.
5. La concurrence avec d’autres organismes internationaux comme l’IWA ou l’IAHS pour
jouer des rôles qui s’approchent au niveau international pourrait provoquer des
problèmes concernant la pertinence et l’utilité de l’IWRA.
Note : Il ne devrait pas y avoir de risque financier pour l’association VERSeau Développement
puisque les responsabilités financières de l’IWRA seront dissociées des comptes de VERSeau.
VERSeau assurera le fonctionnement du bureau exécutif de l’IWRA en tant que prestataire
de service.
9. Mécanismes pour faire face aux risques
1. Engagement du Comité de Directeurs dans les activités de l’association. VERSeau
Développement a été invité à participer à une première réunion le 8 novembre 2009
pour rencontrer et discuter avec le Comité de Directeurs de l’IWRA. L’animation du
réseau de membres de ce Comité sera une activité clé du bureau exécutif de l’IWRA.
-4-
Sachant qu’il y aura un changement du Comité de l’IWRA (2010-2012), la présidente
actuelle, Cecilia Tortajada, nous a assuré que le nouveau président pour 2010, Dr Jun Xia
(Chine) est très actif dans les affaires de l’association, ayant été membre du Comité de
Directeurs et vice président (2000-2006) avant les problèmes de l’IWRA.
2. Une stratégie de développement agressive doit être adoptée pour redresser la situation
financière de l’IWRA. Ceci dépend dans les premières années d’un soutien financier des
collectivités qui seront sollicitées pour financer les ressources humaines nécessaires. Cette
stratégie doit renforcer les ressources existantes de l’IWRA (adhésions, congrès,
publications) mais aussi diversifier les sources de revenu (organisation de colloques,
recherche de subventions internationales…). L’IWRA n’a pas encore pu exploiter ces
dernières ressources car le bureau exécutif ne fonctionne pas. Une équipe dédiée au
fonctionnement du bureau exécutif doit normalement pouvoir démarcher d’autres
sources de revenu et renforcer les ressources existantes.
3. Le soutien des collectivités locales et/ou autres institutions devrait correspondre au
financement des postes de Directeur Exécutif (ETP 1,00) et le secrétariat (ETP 0,5) soit
environ 90 000 € / an pendant les trois premières années. Ceci fournira les ressources
humaines pour redresser la situation financière de l’IWRA et pour construire la plateforme
nécessaire pour la croissance de l’association.
4. L’augmentation de nombre de membres de l’IWRA pourrait être redressée par une
action concertée (avec les membres du Comité de Directeurs de l’IWRA) pour retrouver
les membres perdus lors des changements internes à l’IWRA pendant les dernières
années. Cette action pourrait contribuer à une augmentation importante des membres,
visant une croissance de 40% de 2009 à 2012.
5. La concurrence avec d’autres organismes internationaux pourrait être réduite seulement
par le positionnement de l’IWRA en tant que société savante spécialisée dans la
vulgarisation de la recherche pour la gestion de l’eau et les politiques de l’eau. Ceci
évitera les conflits et devra contribuer à la création des possibilités de collaboration avec
d’autres organismes internationaux comme l’IWA (alimentation et assainissement) et
l’IAHS (sciences d’hydrologie), renforçant ainsi le rôle de l’IWRA et le réseau international
des acteurs de l’eau de Montpellier.
10. Dates importantes
12 Octobre 2009
30 Octobre 2009
08 novembre 2009
01 janvier 2010
Soumission de la candidature de VERSeau au Comité de
Directeurs de l’IWRA
Décision du Comité de Directeurs de l’IWRA
Réunion du Comité de Directeurs de l’IWRA à Zaragoza
Nouveau Comité de Directeurs de l’IWRA se met en place
-5-
ANNEXE 1 : PRESENTATION DE L’IWRA
A propos de l’IWRA
L’IWRA est une association non gouvernementale, apolitique, à but non lucratif et du
domaine éducatif orientée vers le développement. Elle a été reconnue et estimée comme
un éminent avocat pour l’avancement de la compréhension et de la gestion des ressources
mondiales en eau depuis sa création en 1972. Les membres de l’IWRA, issus de toutes les
parties du monde, représentent toutes les professions et disciplines académiques dédiées à
la gestion durable des ressources en eau dans le monde.
Les objectifs de l’IWRA sont de construire et de renforcer les mécanismes et les partenariats
afin d’aborder les problèmes de ressources en eau partout dans le monde. Le rôle unique de
l’IWRA est de servir de passerelle pour les informations en créant des réseaux entre les acteurs
de l’eau et les organisations, sans frontières géographiques, disciplinaires et professionnelles.
L’Association soutient et promeut fortement la formation sur les ressources en eau et la
recherche basée sur des principes scientifiques, sociaux et éthiques, partout dans le monde,
et dans tous les secteurs de la société. En résumé, l’Association vise à être internationale,
interdisciplinaire et intéressante.
Objectifs de l’IWRA
Spécifiquement, l’Association vise à :
• Mettre à disposition des forums nationaux, régionaux et internationaux autour des
problématiques de l’eau;
• Accroître la qualité des connaissances utilisées dans la prise de décision;
• Promouvoir les dernières recherches qui améliorent la compréhension des problématiques
de ressources en eau et les stratégies;
• Améliorer l’accès global à des informations sur l’eau;
• Faciliter les échanges d’information et d’expertise entre pays et professions;
• Développer les relations avec les autres organisations.
Activités de l’IWRA
• Le parrainage du Congrès Mondial triennal;
• La publication de Water International, la revue officielle de l’Association (depuis 2008,
coéditée avec Taylor & Francis);
• La publication des livres sur divers aspects de la gestion de l’eau;
• Le co-parrainage d’importants colloques, conférences, séminaires, ateliers et formations;
• Le maintien d’un site web interactif (http://www.iwrahome.org).
Les membres de l’IWRA
En août 2009 l’association compte 262 membres venant de plus de 45 pays différents.
-6-
La répartition des membres par région :
Note sur les membres de l’IWRA en 2002
Dans la période 2005-2007, L’IWRA a rencontré des problèmes liés à de nombreux
changements internes ainsi qu’à sa gestion. Ceci a entraîné une chute importante du
nombre de ses membres.
VERSeau estime qu’un Bureau Exécutif efficace basé à Montpellier pourrait remobiliser les
membres perdus, redémarrer des activités et restaurer la confiance, entraînant ainsi une
croissance importante de nouveaux membres dans le monde. Afin de pouvoir mieux
comprendre ce potentiel, VERSeau a étudié la composition de membres de l’IWRA en 2002.
-7-
Le nombre de membres en 2002 : 830 membres venant de 77 pays différents. Le top 10 pays :
La répartition des membres par région en 2002 :
Les Congrès de l’IWRA
L’IWRA organise un Congrès Mondial de l’Eau tous les trois ans.
Congrès
XV, 2014
XIV, 2011
XIII, 2008
XII, 2005
Lieu
Environ 10 candidats
intéressés
Recife, Brésil
Montpellier, France
New Delhi, Inde
XI, 2003
X, 2000
…
I, 1973
Madrid, Espagne
Melbourne, Australie
…
Chicago, Etats Unis
Thématique
A confirmer
A confirmer
Changements Globaux et les Ressources en Eau
Water for sustainable development– Towards innovative
solutions
Water Resources Management in the 21st Century
Sharing and Caring for Water
…
Water for the Human Environment
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En 2009, l’IWRA co-organise d’autres événements (à venir) :
Date
17-18 Sep
2009
22-24 Sep
2009
20-23 Oct
2009
26-28 Oct
2009
11-13 Nov
2009
18-19 Nov
2009
Evénement
International Workshop on Water Demand Management
Beijing, Chine
International Conference on Water Resources and Sustainable Development
Wuhan University, Chine
International Yellow River Forum
Zhengzhou, Chine
Hydro 2009 - International Conference and Exhibition
Lyon, France
The 2nd Water Tech Asia 2009
Shanghai Marriott Hotel Hongqiao, Chine
International Workshop on Governance of Transboundary Water Bodies of
Latin America (Rivers, Lakes and Aquifers)
Campo Grande, Brésil
La situation de la trésorerie de l’IWRA estimée à fin 2009
Total de disponibilités s’élevant à : 5 096 USD
Total d’avoirs indisponibles1 de : 98 072,06 USD
L’association n’ayant pas de dettes par ailleurs, et disposant d’un capital bloqué d’environ
98 000 USD, sa situation ne semble donc pas être inquiétante outre mesure. En effet, sa
situation à fin 2009 pourrait être considérée d’un point de vue financier comme un nouveau
départ à zéro, mais avec le sérieux avantage d’avoir déjà une notoriété à travers le monde,
des adhérents, et bientôt, un nouveau bureau exécutif motivé, compétent et performant, qui
pourra accompagner au mieux le Comité de Directeurs dans sa gestion de l’IWRA.
Cependant, les prochaines années seront difficiles, et devront nécessiter des soutiens
financiers fiables pour pouvoir relancer l’activité et asseoir la renommée mondiale de l’IWRA.
Gouvernance et Gestion de l’IWRA
Le Comité de Directeurs de l’IWRA est élu tous les trois ans. Les membres sont typiquement
des scientifiques internationalement reconnus.
Le Comité de Directeurs actuel (2007-2009) :
Président :
Cecilia Tortajada (Mexique)
Ancien Président :
Aly M. Shady (Canada)
Vice Présidents :
Dogan Altinbilek (Turquie)
Hussam Fahmy (Égypte)
Olli Varis (Finlande)
Secrétaire Générale :
Trésorier :
Lilian del Castillo-Laborde (Argentine)
Carl Bruch (USA)
Président de la commission des prix :
Ismail Najjar (Canada)
1
L’IWRA a deux comptes bloqués (donateurs qui ont fait un don mais qui ont fixé des conditions pour l’utilisation du dit don)
-9-
Président de la commission des adhésions :
Gunilla Bjorklund (Suède)
Président de la commission des publications et Editeur en Chef, Water International Journal :
James Nickum (Japon)
Directeurs :
Jennifer McKay (Australie)
Anthony Turton (Afrique du Sud)
Rui Carlos da Silva (Brésil)
Undala Alam (Royaume-Uni)
Shaofeng Jia (Chine)
Victor Dukhovny (Ouzbékistan)
Salman Salman (Soudan)
Atef Kassem (Canada)
Alexandra Pres (Allemagne)
Zebediah Phiri (Zambie)
Directeur Honoraire : V. K. Kanjlia (Inde)
Les candidats pour le prochain Comité de Directeurs de l’IWRA (2010-2012) sont :
Président :
Jun Xia (Chine)
Secrétaire Général : James E. Nickum (Japon)
Vice-présidents (3) :
Giuseppe Rossi (Italie)
Anthony Turton (Afrique du Sud)
Rui Vieira (Brésil)
Trésorier (1) :
à confirmer
Président de la commission des prix (1) :
Victor Dukhovny (Ukraine)
Muhammad Mizanur Rahaman (Finlande/Bangladesh)
Président de la commission des publications (1) :
Lilian del Castillo-Laborde (Argentine)
Christopher Scott (USA)
Président de la commission des adhésions (1) :
Ismail Najjar (Canada)
Shi Guoqing (China)
Directeurs (10) :
Murad Bino (Jordanie)
Simon Cook (Colombie)
Carmen de Jong (France)
Ngai Weng Chan (Malaisie)
Pierre Chevallier (France)
Rafael Izquierdo (Spain)
Madiodio Niasse (Sénégal/Rome)
Adelina C. Santos-Borja (Philippines)
Paula Silva (Mexique)
Kaoru Takara (Japon)
Marcia Valiante (Canada)
Raquel Zabala (Argentine)
- 10 -
Mark Zeitoun (Royaume Uni)
L’article VI de la constitution de l’association sur le rôle du bureau exécutif de l’IWRA :
« I. The Executive Director shall, under the general supervision of the President:
(1) supervise directly the operations and other functions of the Association Headquarters
Office or Executive Office, including
(a) personnel relations,
(b) conducting and caring for correspondence in the name of the Association,
(c) managing the Association records and
(d) approving the obligation of budgeted funds for office transactions;
(2) maintain a proper account of the general business of the Association, including
(a) preparing and maintaining records of all Executive Board meetings,
(b) safekeeping in accessible form the records of receipts and disbursements of the
Association and
(c) maintaining copies of the Association committee reports filed with the Association
Headquarters Office or Executive Office;
(3) receive applications for membership in the Association, acknowledge their receipt if
action on them is not likely within a short period and refer them to the President for
action;
(4) notify members of dues and fees payable, receive such payments and take actions on
delinquent dues specified in the Constitution and By-laws;
(5) observe the procedures and time schedules prescribed in the Constitution and By-laws:
(a) for elections and
(b) for amendments to the Constitution and to the By-laws;
(6) negotiate and, on behalf of the Association, with the concurrence of the President and
the Treasurer, enter into contracts for Association activities;
(7) stimulate, in cooperation with the appropriate committees and the Executive Board, the
organization and functioning of National or Geographical Committees and other
appropriate
and timely publishing of Association publications and
(8) Provide such other management services and reports as required by the President and
the
Executive Board.
J. The Executive Director shall report on his/her activities to the President, and shall
keep the President updated regarding all communication taking place with members,
whether received or sent. The President shall report periodically to the VicePresidents, the Treasurer and the Secretary-General on the activities of the Executive
Director’s office.
K. When the Association enters into an agreement with another institution to host the offices
of
the Executive Director and of the Association, the above-mentioned functions shall remain
unchanged. »
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