Commande et réception des achats (hors travaux DPI) Gestionnaire

Commande et réception des achats (hors travaux DPI)
Gestionnaire SIFAC
Classification :
Public :
Non
Diffusion Université : Oui
Référence
PR_03_2
Désignation
Version
Cette procédure concerne la commande et la réception de tous les achats de
l’université à l’exception des achats de travaux faits par la DPI lorsque le
gestionnaire dispose de l’outil SIFAC.
1
Mots clés
Commande, réception, service fait, achat, gestionnaire SIFAC
Nom Prénom Signature
Service
Date
Rédigé par
Sophie Margnat
DAF
01/01/2012
Validé par
Laurence Sorret
DAF
01/01/2012
Isabelle Leclercq
AC
Validation à venir
Diane Piclet
DDCP
Validation à venir
Historique des mises à jour
Responsable de l’actualisation
(Nom, Prénom, Service)
Périodicité d’actualisation
Annuelle
Date
Modifié par
Description du changement
1
Sommaire
OBJECTIFS DE LA PROCEDURE
Respect du code des marchés publics et de la politique
d’achat de l’université
Exhaustivité des charges et des dettes
Respect des délais de paiement fournisseur
LANCEMENT DE LA PROCEDURE
Expression du besoin d’achat
CLOTURE DE LA PROCEDURE
Paiement des factures fournisseurs
I.
Procédure rédigée ............................................................................. 3
1. Expression du besoin ....................................................................................... 3
2. Mise en concurrence ........................................................................................ 3
3. Saisie du bon de commande ............................................................................ 4
3.1
3.2
Quand faut-il saisir une commande d’achat ? ..................................................................... 4
La saisie du bon de commande ........................................................................................... 4
4. Edition, signature et envoi du bon de commande ............................................. 5
5. Réception des marchandises ou des prestations ............................................. 6
6. Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses ............................... 7
7. Réception et paiement des factures ................................................................. 8
II. Logigramme de la procédure ............................................................. 9
III. Annexes .......................................................................................... 11
1. Documents standards de la procédure ............................................................ 11
1.1
1.2
1.3
Réceptions ..........................................................................................................................11
Investissements ..................................................................................................................11
Autres documents standards ..............................................................................................11
2. Modes opératoires relatifs à la procédure ........................................................ 11
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
Saisie d’une commande .....................................................................................................11
Edition d’un bon de commande ..........................................................................................11
Autres modes opératoires liés à la commande ..................................................................11
Service fait ..........................................................................................................................11
Modes opératoires hors SIFAC ......................................................................................... 12
3. Autres documents annexes à la procédure..................................................... 12
2
Remarques liminaires :
Les annexes sont référencées entre parenthèses dans la procédure rédigée (§I).
Le nom de chaque annexe est présenté dans la partie III.
Les documents annexes sont disponibles avec les procédures les référençant dans le guide des
procédures du site de la DAF : http://daf.univ-amu.fr/
Les deux premières lettres de la codification de l’annexe permettent d’identifier sa nature :
- FO : Formulaire ou document standards de la procédure
- MO : Mode opératoire
- AU : Autre document (textes, notes….)
Le terme ENT vise dans cette procédure l’application de l’ENT (plateforme SIFAC) qui permet
l’émission de tickets vers la DAF-Campus ou la cellule Tiers.
I.
Procédure rédigée
Cette procédure concerne tous les achats faits par l’Université à l’exception des achats de travaux
effectués par la direction du patrimoine.
NB : Sur P2, les travaux effectués en composantes ne doivent pas dépasser 20 K€, ne doivent
concerner que de la maintenance, de l’entretien ou de la réparation et seront par conséquent
systématiquement imputés en fonctionnement.
Les immobilisations autres que travaux inférieures à 800 euros doivent être imputées en
fonctionnement.
1. Expression du besoin
L’acheteur exprime son besoin auprès de son gestionnaire SIFAC. Le gestionnaire SIFAC recherche
l’existence d’un marché sur SIFAC correspondant à l’achat demandé :
- Si un marché existe, passez au paragraphe 3
- Sinon, mettre en œuvre la procédure de mise en concurrence cf paragraphe 2
2. Mise en concurrence
La procédure de mise en concurrence est décrite dans la politique d’achat élaborée par le SMP
(Service des marchés publics) et votée par le conseil d’administration et dans les procédures
« marchés publics » diffusées sur le site du SMP.
L’application de la politique d’achats de l’université peut donner lieu à 3 types de mises en
concurrence :
- Marché formalisé : le gestionnaire SIFAC doit attendre que le marché soit créé sur SIFAC pour
pouvoir passer à l’étape suivante.
- MAPA: le gestionnaire SIFAC, selon le cas, crée ou attend que le marché soit créé sur SIFAC
pour pouvoir passer à l’étape suivante
- 3 devis : le gestionnaire SIFAC retient un devis parmi les 3 minimums demandés en suivant
les procédures « marchés publics » de l’université. Si le fournisseur du devis sélectionné
n’existe pas sur SIFAC, il procède à une demande de création de fournisseur auprès de la
cellule Tiers (cf procédure création fournisseur PR_02_1). Si le fournisseur existe déjà, ou dès
qu’il est créé, le gestionnaire SIFAC peut passer à l’étape suivante.
La mise en concurrence a des spécificités pour les unités de recherche labellisées (cf site du SMP).
3
3. Saisie du bon de commande
3.1
Quand faut-il saisir une commande d’achat ?
La commande est indispensable dans SIFAC pour pouvoir effectuer un paiement à un fournisseur.
La saisie d’une commande doit donc avoir lieu :
-
-
Pour les besoins ponctuels : commande simple ou sur marché à bon de commande. Dans ce
cas l’engagement juridique est la commande : Nous parlerons dans ce cas de commande
PONCTUELLE.
Pour représenter les engagements juridiques de type contrat ou marché signés par
l’ordonnateur ou par l’ordonnateur délégué et qui ne prévoient pas d’émission de bon de
commande. Dans ces cas, il convient de saisir une commande qui sera uniquement
technique : Nous parlerons dans ce cas de commande TECHNIQUE.
Les commandes TECHNIQUES concernent :
1) Les prestations récurrentes pour lesquelles l’université est liée juridiquement par un contrat
ou un marché sans bon de commande (ex : nettoyage mensuel, fluides….)
2) Les achats via un marché ponctuel sans nécessité d’émettre un bon de commande (ex :
acquisition d’un matériel scientifique)
3) Les achats sur marchés pluriannuels sans nécessité d’émettre un bon de commande (ex :
travaux)
3.2
La saisie du bon de commande
NB : ce paragraphe est en attente de validation du SMP.
Lors de cette étape, le gestionnaire SIFAC:
- Connait le fournisseur
- Connait l’existence ou non d’un marché
En l’absence de marché, le gestionnaire SIFAC s’est assuré lors de la mise en concurrence qu’il n’y a
pas de dépassement de seuil sur le groupe de marchandises concerné par l’achat et pour son niveau
d’appréciation des seuils.
Le gestionnaire SIFAC vérifie sur SIFAC que le disponible budgétaire est suffisant sur le centre
financier sur lequel il souhaite saisir la commande.
Il saisit la commande dans SIFAC (MO_03_1/ MO_03_2/ MO_03_3) en prenant en compte les
remarques suivantes :
 Le fonds doit être renseigné uniquement s’il s’agit d’une dépense financée par la taxe
d’apprentissage. Dans ce cas mettre Fonds = 35 « Taxe d’apprentissage ». Sinon, mettre
« NA » dans le champ Fonds.
 Les commandes imputées sur le fonds « Taxe d’apprentissage » ne doivent être imputées sur
aucun éotp.
 La devise de facturation est automatiquement dérivée du fournisseur dans la commande.
 Les informations suivantes ne sont pas obligatoires mais doivent être renseignées si elles sont
connues du gestionnaire ou si elles sont indispensables pour le fournisseur:
o Date de livraison souhaitée
o Adresse de livraison
 Le groupe de marchandise correspond au référentiel d’achat inter EPST disponible sur le site
du SMP
 Renseigner la correcte l’imputation :
 Fonctionnement : à choisir si l’achat est du fonctionnement et ne se rattache à
aucun Eotp
4
Investissement : à choisir si l’achat est de l’investissement et ne se rattache à
aucun Eotp
 Fonctionnement sur opération : l’achat est du fonctionnement sur Eotp
 Investissement sur opération: l’achat est de l’investissement sur Eotp
 Prestations internes intrasociété
 Prestations internes intersociété
 La désignation du bien ou du service commandé doit être explicite :
o Indiquer les références des produits,
o Préciser clairement les quantités dans le libellé si vous faites une commande en
valeur
o Préciser clairement la période couverte par les prestations : cette information
permettra le rattachement des charges au bon exercice. Ex : abonnement mars
N à février N+1
 Le cas échéant, ne pas omettre une ligne de poste pour les frais de livraison.
 Pour les commandes TECHNIQUES
o De prestations récurrentes :
 prévoir une ligne par échéance de facturation (mensuelle, trimestrielle…)
 prévoir une ligne par centre de coût pour les fluides
 le montant de chaque ligne doit correspondre au montant contractuel de
l’échéance s’il est fixe, au montant estimé sinon.
o Marché ponctuel se réalisant à 100% sur l’exercice en cours
 Le montant est égal au montant convenu dans le marché
o Marché ponctuel se réalisant sur plusieurs exercices
 Le montant de la commande doit correspondre au montant estimé de la partie
du marché qui se réalisera sur l’exercice en cours.

Il vérifie lors de la saisie le compte budgétaire et général et contacte la cellule d’assistance SIFAC en
cas d’incohérence observée.
Il attache à la commande dans SIFAC les documents nécessaires pour l’agence comptable :
- L’annexe AU_03_1 recense toutes les pièces à produire au comptable et précise à quel
moment les communiquer. Les pièces à joindre à la commande sont donc indiquées dans ce
document.
- L’annexe AU_03_2 précise l’intitulé que doit porter le fichier attaché dans SIFAC selon la
nature des pièces.
Les pièces suivantes devront être archivées par le gestionnaire SIFAC :
- Annexes du SMP. Adresser l’annexe dûment visée par le service des marchés et signée soit
par l’Ordonnateur Principal (Président) ou Délégué (Directeur ou Doyen) et le devis du
fournisseur retenu au gestionnaire de la Plateforme. NB : une copie des 3 devis doit être
obligatoirement archivée par le gestionnaire SIFAC.
- Le cas échéant, copie de l’ordre de mission signé
4. Edition, signature et envoi du bon de commande
Le gestionnaire SIFAC édite le bon de commande (1 original et 1 copie) (MO_03_6).
Le gestionnaire SIFAC remet l’original à la signature de l’ordonnateur. Une fois signée, il fait deux
copies de la commande signée:
- l’une qu’il conserve dans un classeur de « commandes en attente de service fait »
- l’autre qu’il remet à la personne en charge de la réception, dans le cas où cette personne est
différente du gestionnaire SIFAC
COMMANDES PONCTUELLES :
Afin d’informer les fournisseurs du changement d’adresse de facturation, il colle sur l’original de la
commande l’étiquette d’information du fournisseur prévue à cet effet.
Il envoie l’original de la commande signée au fournisseur.
5
COMMANDES TECHNIQUES :
Ces commandes reflètent un engagement juridique déjà existant (contrat, marché). Par conséquent,
elles ne doivent pas être envoyées au fournisseur, ni signées par l’ordonnateur (l’engagement
juridique est déjà signé).
Par contre, le gestionnaire SIFAC doit communiquer au fournisseur :
- la nouvelle adresse de facturation, c'est-à-dire l’adresse du service facturier dont il dépend.
- Le numéro de référence à rappeler sur chaque facture. Ce numéro de référence est le numéro
de la commande technique de type 4500000XXX.
- Le fournisseur pouvant recevoir plusieurs numéro de références de plusieurs composantes
pour le même type de prestations, il convient de préciser au fournisseur à quel
contrat/machine/ lieu de livraison/compteur…. se rapporte la référence communiquée.
Cette communication peut être faite par mail, fax ou courrier. Un exemple de lettre est disponible dans
le document FO_03_20.
5. Réception des marchandises ou des prestations
La personne en charge de la réception et/ou le gestionnaire SIFAC réceptionne les fournitures ou
prestations.
Elle effectue un contrôle visuel de la conformité entre les marchandises livrées et le bon de livraison
avant de signer ce dernier.
Il procède ensuite aux vérifications qualitatives et quantitatives par rapport au bon de commande qui
lui a été remis par le gestionnaire SIFAC :
- Il mentionne toute anomalie constatée sur le bon de commande :
o Articles non livrés
o Articles défectueux
o Articles livrés non commandés
- Si la réception est partielle, il le mentionne clairement sur la copie de la commande sur
laquelle il indique également les quantités réceptionnées.
Il transmet immédiatement le bon de livraison signé et la copie de la commande annotée au
gestionnaire SIFAC.
Le gestionnaire SIFAC récupère auprès de l’acheteur les différentes pièces à produire pour justifier du
service fait: ces pièces sont détaillées dans la note AU_03_4.
A réception de ces documents, le gestionnaire SIFAC, si la commande contient une ou plusieurs
lignes d’investissement, remplit la fiche d’entrée d’immobilisation (FO_03_12). Les principales
informations contenues dans la fiche d’entrée de bien sont :
- La date de mise en service
- La désignation précise du bien
- La localisation du bien (Bâtiment à indiquer selon la codification DPI : AU_03_3)
- L’origine de financement du bien
Si l’achat vient en remplacement d’un bien à sortir de l’inventaire, il remplit également la fiche de sortie
d’inventaire (FO_03_13) et met en œuvre la procédure de remise de biens aux domaines (cf site de la
direction de la logistique)
Au vue de la commande annotée et du bon de livraison, si la livraison est conforme à la commande, le
gestionnaire SIFAC saisit immédiatement le « service fait » dans SIFAC (MO_03_8).
Si la réception est partielle, le gestionnaire SIFAC saisit la réception partielle à l’appui de la copie du
bon de livraison signé et de la copie du bon de commande annotée.
A chaque saisie de service fait dans SIFAC, il attache :
- Les documents nécessaires pour l’agence comptable recensés dans les annexes AU _03_1 et
AU_03_2 (cf supra) et concernant le service fait.
6
-
Les justificatifs du service fait conformément à la note AU_03_4
NB 1: En cas de livraison partielle, le gestionnaire SIFAC ne doit pas attendre d’avoir reçu la totalité
des marchandises pour saisir le service fait : il doit saisir un service fait partiel à chaque livraison afin
de pouvoir mettre en paiement les factures partielles éventuellement reçues par le service facturier.
NB 2 : Si les marchandises ou la prestation ne sont pas conformes à la commande, le gestionnaire
SIFAC ne doit pas saisir le service fait et doit prendre contact avec le fournisseur pour gérer le litige
(obtenir un remplacement, obtenir un avoir…).
NB 4 : Si la facture du fournisseur est déposée par le livreur ou reçue postérieurement au sein de la
composante, le gestionnaire SIFAC procède différemment selon les deux cas suivants :
- L’adresse de facturation apparaissant sur la facture est bien celle du service facturier auquel
la facture doit être adressée : Le gestionnaire envoie immédiatement la facture au service
facturier accompagnée d’un bordereau d’envoi, sans agrafe. Il conserve une copie du
bordereau d’envoi (papier ou scan).
- L’adresse de facturation n’est pas celle du service facturier alors que le fournisseur avait été
préalablement informé de la nouvelle adresse de facturation : le gestionnaire renvoie la
facture au fournisseur accompagnée du courrier standard de retour de facture (FO_03_11).
Cet envoi est fait en lettre recommandée avec accusé de réception. Le gestionnaire envoie
pour information une copie de la lettre et de la facture fournisseur par courrier au service
facturier. Il conserve une copie de cette facture afin de garder une traçabilité en cas de
réclamation ultérieure du fournisseur.
Il archive le bon de commande signé, le document justifiant le service fait et le cas échéant la fiche
d’entrée d’immobilisation et/ou de sortie d’inventaire. Ces pièces ne doivent en aucun cas être
détruites.
A ce stade, la facture pourra être liquidée par le service facturier.
En cas de problème identifié après saisie du service fait (article ne fonctionne pas…) le gestionnaire
saisit immédiatement une annulation de service fait (MO_03_9).
Cas spécifiques des prestations récurrentes :
-
Pour ce type d’achat, le gestionnaire SIFAC doit se rapprocher à chaque échéance du
demandeur pour obtenir l’attestation de service fait.
Le service fait doit être saisi dans les 3 jours qui suivent la date d’échéance. (cf AU_03_4 et
MO_03_100)
Exception : Dans le cas de prestations dont le montant n’est pas forfaitaire et non
évaluable avant réception de la facture, la demande de service fait est faite après la
réception de la facture. Celle-ci sera transmise au gestionnaire par le service facturier via un
work flow (ex : Fluides)
Cas spécifiques des paiements avant service fait :
Les cas de paiement avant service fait sont règlementés : ils sont précisés dans le document
Attestation de service fait (cadre général et portée) (AU_03_4)
6. Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses
Le gestionnaire SIFAC s’assurera régulièrement que les personnes en charge de la réception leur ont
communiqué la justification du service fait. Il fera donc une revue régulière des commandes anciennes
non réceptionnées.
7
Le gestionnaire peut extraire la liste des commandes non réceptionnées dans la transaction ZME2K
en utilisant la variante RAL « Analyse des restes à livrer ».
Ce contrôle permettra de déterminer pour chaque commande :
- Si elle est toujours en attente de service fait
- Si le service fait a été omis et doit être réalisé
- Si la commande est à solder ou à annuler
7. Réception et paiement des factures
La réception et le paiement des factures sont réalisées par les services facturiers de l’agence
comptable.
Les services facturiers sont responsables du suivi des services faits pour lesquels aucune facture n’a
été reçue. Ainsi, tout fournisseur ayant une réclamation au sujet d’un paiement non effectué sur une
commande dont le service fait a été saisi dans SIFAC, sera orienté vers le service facturier adéquat.
8
II.
Logigramme de la procédure
9
Logigramme procédure achats gestionnaire SIFAC
Fournisseur
Demandeur
Valideur
Gestionnaire SIFAC
Signataire
Cellule Tiers
Agence comptable
Service facturier
Contrôle du budget :
- vérifier la réalité du
financement
- vérifier la disponibilité
des crédits
Expression et formalisation du
besoin
oui
Corrections
éventuelles
Vérifications juridiques :
- mise en concurrence
-existence d’un marché...
Décision motivée :
- refus clair et net de
l’achat
- Dossier incomplet
- Problème sur les prix
non
Validation de
l’opportunité de la
demande, l’utilité de
l’achat et son coût
Choix du fournisseur
Fournisseur non créé
Création du
fournisseur
Fournisseur créé
Etablissement du bon de
commande
Copie BC signé pour
future attestation de
service fait
Exécution de la prestation
Information au
fournisseur si non
correspondance entre
commande et livraison
ou service
Copie
BC signé
BC signé
Original
Non
conforme
Réception et contrôle de la
conformité de la prestation
Conforme
Recensement et vérification
Demande de saisie du SF
Document attestant du service fait
Saisie du service fait
SIFAC
MIGO
Corrections éventuelles
- Vérification du détail de la facture
conformément aux dispositions du
marché et de la commande
- contrôles règlementaires et
d’usage
- vérification du caractère
libératoire
Facture
Informer l’ordonnateur dans
tous les cas où la facture ne
peut pas être rapprochée du
BC et envoi d’une copie de
facture
Non conforme
conforme
Copie du BC signé +
justificatif du service fait
Paiement effectif
MIRO / F110
10
III.
Annexes
L’ensemble des documents annexes mentionnés ci-dessous sont accessibles dans le guide des
procédures de la DAF (http://daf.univ-amu.fr/).
1. Documents standards de la procédure
1.1
Réceptions
FO_03_10 Attestation de service fait
FO_03_11 Courier de retour de facture
1.2
Investissements
FO_03_12 Fiche d’entrée d’immobilisations
FO_03_13 Fiche de sortie d’inventaire
1.3
Autres documents standards
FO_03_11 Courier de retour de facture
FO_03_20 Lettre fournisseur – référence à rappeler et service facturier (commandes
techniques)
2. Modes opératoires relatifs à la procédure
2.1
Saisie d’une commande
MO_03_1
MO_03_2
MO_03_3
2.2
Edition d’un bon de commande
MO_03_6
2.3
Edition d’un bon de commande
Autres modes opératoires liés à la commande
MO_03_4
MO_03_5
MO_03_7
2.4
Saisie d’une commande simple
Saisie d’une commande sur marché
Saisie d’une commande sur convention
Réactivation d’une commande
Suppression d’une commande
Consultation des listes de commandes
Service fait
MO_03_8
Saisie du service fait
MO_03_9 Annulation du service fait
MO_03_10 Visualisation du service fait
11
2.5
Modes opératoires hors SIFAC
MO_03_100 Suivi et attestation de service fait des prestations hors SIFAC
3. Autres documents annexes à la procédure
AU_03_1
AU_03_2
AU_03_3
AU_03_4
Liste des pièces justificatives à fournir au comptable
Libellé des pièces jointes dans SIFAC
Codification DPI des bâtiments
Note sur l’attestation de service fait
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