An Ecological Framework for Building Successful Collaboration

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Collaboration
An Ecological Framework for
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EFFECTIVE
COMMUNICATION
• Willingness to collaborate
• Responsiveness to patient
and community needs
• Exchange of information
• Facilitated, engaged dialogue
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SYSTEMIC
CLEAR MANDATES, VISION, AND GOALS
FOR COLLABORATION
GOVERNMENTAL AND REGULATORY POLICIES AND
MANDATES FOR COLLABORATION
• Clear mandate for collaboration
• Congruent focus
• Formal agreements
• Organizational structures that
enable collaboration
• Role delineation
• Expectation that partnerships are essential
• Clear government policies, mandates for collaboration
• Consistency of standards around collaboration for PC and PH
• Expectations/accountability for reporting on
collaborations using common quality indicators
STRATEGIC COORDINATION AND
COMMUNICATION MECHANISMS
BETWEEN PARTNERS
HARMONIZED INFORMATION AND
COMMUNICATION INFRASTRUCTURE
• Formalized communication processes
• Strategic plan development by partners
• Coordinated clinical/administrative services
• Exchange of client/health information
• Clear and effective information and
communication infrastructures
• Interoperable PC and PH communication systems
and electronic record systems (Electronic
Medical Record; Electronic Health Record)
TRUSTING AND INCLUSIVE
RELATIONSHIPS
FORMAL ORGANIZATIONAL LEADERS AS
COLLABORATION CHAMPIONS
FORMAL SYSTEMS LEADERS AS COLLABORATIVE
CHAMPIONS
• Positive relationship
development and maintenance
• Collaborative working styles
• Trust and respect of others
• Ability to motivate towards common goal
• Leadership buy-in to collaboration
• Transformative leadership qualities and skills
• Identification and formalization of systems leader
• Leadership for collaboration
• Long-term strategy for collaboration
• Leadership understanding of benefits of collaboration
SHARED VALUES, BELIEFS,
AND ATTITUDES
COLLABORATIVE ORGANIZATIONAL
CULTURE
EFFECTIVE DECISION-MAKING FRAMEWORK
• Openness and belief
in collaboration
• Values, attitudes, and
philosophies related to change
• Valuing work of the other sector
• Organizational readiness for collaboration
• Avoiding turf protection
EFFECTIVE CLINICAL
DECISION PROCESSES
OPTIMAL USE OF RESOURCES
• Practitioner problem solving
• Practitioner decision making
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ORGANIZATIONAL
• Investment of resources to initiate collaboration
• Funding mechanisms
• Geographic proximity of partners
• Time for working on collaboration
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ROLE CLARITY
• Understanding/agreement
of roles and mandates
• Flexible roles/adaptability
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• Experience/knowledge
in collaboration
• Leadership skills in
collaboration
• Health professionals’
and other individuals’
personal characteristics
INTERPERSONAL
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• Inclusive, transparent decision-making processes
• Effective governance that defines the rules
of engagement for collaboration
• Optimal process for resource allocation
• Effective mechanisms for resolving
conflict between PH and PC
FUNDING MODELS AND FINANCIAL INCENTIVES
SUPPORTING COLLABORATION
• Increased/sufficient allocation of financial
resources for collaboration
• Alignment of funding models for PC and PH collaboration
• Potential strategies of funding collaboration
(e.g., secondments, fee codes)
OPTIMAL USE OF HUMAN RESOURCES
TARGETED PROFESSIONAL EDUCATION
• Matched professional skills to needs
• Professionals work to full scope of practice
• Organizational mandates enable
full scope of practice
• Flexible, accommodating
application of skill sets
• Educating new professionals for
collaboration between PC and PH
• Continuous professional development for
collaboration between PC and PH
• Education accreditation standards
that include collaboration
COLLABORATIVE APPROACHES TO
PROGRAMS AND SERVICES DELIVERY
HEALTH SERVICE STRUCTURES THAT PROMOTE
COLLABORATION
• Engaged community
• Inter-professional teams
• Client-centered approach
• Integrated or coordinated programs
and services between PC and PH
• Infrastructure to support collaboration
(e.g. Information Technology, physical space)
• Opportunities for PC and PH to transcend silos
(e.g.inter-branch/divisions/department committees)
• Shared PC PH portfolios
PC = Primary Care; PH = Public Health
Authors: 1,4Ruta Valaitis, 2*Marjorie MacDonald, 3*Ruth Martin-Misener, 3*Donna Meagher-Stewart, 4*Linda O’Mara, 2*Sabrina T. Wong; 5**Paula Brauer,
5
**Michael Green, 5**Janusz Kaczorowski, 5**Rachel Savage, 6Patricia Austin, 7+Kristin MacLellan, 7+Karen McNeil, 7+Nancy Murray, 7+Leena Wu.
Acknowledgements: §Strengthening Primary Health Care through Primary Care and Public Health Collaboration Team; ^Sylvie Gendron, Faculty of Nursing, University
of Montreal Note: 1Overall Project Lead, 2British Columbia co-lead, 3Nova Scotia co-lead, 4Ontario co-lead, 5Co-investigator authors, 6Overall Project Research Coordinator, 7Research Assistant authors: *All co-leads contributed equally and are listed alphabetically: **Co-investigators are listed alphabetically: +Research staff are listed
alphabetically: §Names are listed at http://strengthenPHC.mcmaster.ca/index.php/project-team: ^Assistance with French translation.
© 2012
Funding Support: This four year program of research gratefully acknowledges funding support provided by the Canadian Health Services Research
Foundation (Grant RC2-1604), the Michael Smith Foundation for Health Research HSPRN Partnership Program, McMaster University (School of Nursing,
Faculty of Health Sciences), the Public Health Agency of Canada, Huron County Health Unit, VON Canada, Registered Nurses’ Association of Ontario, Capital
District Health Authority (Nova Scotia), Somerset West Community Health Centre, Canadian Association of Community Health Centres, Canadian Public
Health Association Hamilton Niagara Haldimand Brant LHIN.
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LES SOINS
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PAR LA COLLABORATION ENTRE
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LES SERVICES DE PREMIÈRE LIGN
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ET LA SANTÉ PUBLIQUE
Une perspective écologique pour construire
une collaboration réussie entre les services
de première ligne et la santé publique
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INTRAPERSONNEL
INTERPERSONNEL
POLITIQUES ET MANDATS GOUVERNEMENTAUX OU
RÉGLEMENTAIRES SUR LA COLLABORATION
• Expérience / connaissances
en matière de collaboration
• Habiletés de leadership en
matière de collaboration
• Caractéristiques personnelles
des professionnels de la santé
et des autres intervenants
accord mutuel quant
aux rôles et mandats
• Souplesse et capacité
d’adaptation dans
l’exercice des rôles
MANDATS, VISION ET OBJECTIFS DE
COLLABORATION CLAIRS
• Mandat de collaboration explicite
• Partage des finalités
• Ententes formelles
• Structures organisationnelles
facilitant la collaboration
• Rôles distinctement établis
• Le partenariat comme condition essentielle
• Politiques et mandats gouvernementaux
explicites en faveur de la collaboration
• Cohérence des normes de pratique et des critères de
qualité en matière de collaboration entre les SPL et la SP
• Attentes/exigences d’imputabilité pour rendre
compte de la collaboration au moyen d’indicateurs
de qualité définis conjointement
VALEURS, CROYANCES ET
ATTITUDES PERSONNELLES
COMMUNICATION
EFFICACE
• Volonté assumée de collaborer
• Réactivité aux besoins des
patients et de la communauté
• Échange d’information
• Dialogue réciproque,
soutenu par la création de
conditions favorables
MÉCANISMES DE COORDINATION ET DE INFRASTRUCTURE D’INFORMATION ET DE
COMMUNICATION STRATÉGIQUES
COMMUNICATION HARMONISÉE
• Infrastructures d’information et de
ENTRE LES PARTENAIRES
• Formalisation des processus
de communication
• Élaboration de plans stratégiques
par les partenaires
• Coordination des services
cliniques/administratifs
• Partage d’information sur les clients/
l’état de santé de la population
communication claires et efficaces
• Interopérabilité des systèmes de communication et des
dossiers électroniques entre les SPL et la SP (dossier
médical électronique; dossier de santé électronique)
RELATIONS DE
CONFIANCE ET
D’ACCUEIL
DES CHAMPIONS DE LA
COLLABORATION PARMI LES LEADERS
FORMELS DE L’ORGANISATION
DES CHAMPIONS DE LA COLLABORATION PARMI
LES LEADERS FORMELS DES SYSTÈMES
• Culture de relations positives
• Approche centrée sur
la collaboration
• Confiance et respect d’autrui
• Capacité de mobiliser les partis autour
de l’atteinte d’un but commun
• Adhésion soutenue à la collaboration
• Qualités et habiletés de
leadership transformationnel
VALEURS, CROYANCES ET
ATTITUDES PARTAGÉES
CULTURE ORGANISATIONNELLE DE
COLLABORATION
• Ouverture d’esprit et
conviction à l’égard
de la collaboration
• Valeurs, attitudes et
philosophies favorables
au changement
• Valorisation du travail des
intervenants de l’autre secteur
• Préparation adéquate de l’organisation
• Évitement des pièges de la territorialité
• Processus décisionnel transparent et pluraliste
• Gouvernance efficace balisant les lignes
de conduite pour la collaboration
• Processus optimal d’allocation des ressources
• Mécanismes efficaces de résolution de conflits
entre les intervenants des SPL et de la SP
PROCESSUS
DÉCISIONNELS
CLINIQUES EFFICACES
DES INTERVENANTS
UTILISATION OPTIMALE DES
RESSOURCES
MODÈLES DE FINANCEMENT ET MESURES
INCITATIVES SOUTENANT LA COLLABORATION
• Investissement de ressources consacrées
pour initier la collaboration
• Mécanismes de financement
• Proximité géographique des partenaires
• Temps de travail dédié à la collaboration
• Allocation accrue/suffisante de ressources
financières destinées à la collaboration
• Alignement des modèles de financement des
SPL et de la SP en matière de collaboration
• Diversité de stratégies de financement pour
faciliter la collaboration (par ex.: Affectations
provisoires, tarification de codes)
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• Habiletés professionnelles
correspondant aux besoins
• Utilisation optimale de toutes les
compétences des professionnels
• Mandats organisationnels facilitant l’exercice
intégral des compétences professionnelles
• Application souple, accommodante
des compétences disponibles
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Auteurs: 1,4Ruta Valaitis, 2*Marjorie MacDonald, 3*Ruth Martin-Misener, 3*Donna Meagher-Stewart, 4*Linda O’Mara, 2*Sabrina T. Wong; 5**Paula Brauer, 5**Michael Green, 5**Janusz
Kaczorowski, 5**Rachel Savage, 6Patricia Austin, 7+Kristin MacLellan, 7+Karen McNeil, 7+Nancy Murray, 7+Leena Wu.
Remerciements: §Équipe sur la collaboration entre la santé publique et les services de première ligne pour renforcer les soins de santé primaires; ^Sylvie Gendron - Faculté des sciences
infirmières, Université de Montréal. Note: 1Responsable du projet, 2coresponsable Colombie-Britannique, 3coresponsable Nouvelle-Écosse, 4coresponsable Ontario, 5cochercheures,
6
coordonnatrice du projet de recherche, 7agentes de recherche: *les coresponsables sont énumérées par ordre alphabétique, leur apport a été d’égale valeur; **les cochercheures sont
énumérées par ordre alphabétique; le personnel de recherche est énuméré par ordre alphabétique; §la liste des noms est accessible au lien suivant :
http://strengthenPHC.mcmaster.ca/index.php/project-team; ^appui à la traduction en français
© 2012
• Résolution de problèmes
• Prise de décisions cliniques ES
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ET HABILETÉS PERSONNELLES • Compréhension et
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ORGANISATIONNEL
PRESTATION DE PROGRAMMES ET
SERVICES MARQUÉS PAR LA
COLLABORATION
• Participation de la communauté
• Équipes interprofessionnelles
• Approche centrée sur la clientèle
• Programmes et services intégrés ou
coordonnés entre les SPL et la SP
• Identification et désignation formelle d’un ou de
plusieurs leaders dans les systèmes concernés
• Leadership tourné vers la collaboration
• Stratégie de collaboration à long terme
• Des leaders qui comprennent les
avantages de la collaboration
CADRE DÉCISIONNEL EFFICACE
• Formation initiale des professionnels en matière
de collaboration entre les SPL et la SP
• Formation continue des professionnels en matière
de collaboration entre les SPL et la SP
• Normes d’agrément de programmes de
formation incluant la collaboration
STRUCTURES DES SERVICES DE SANTÉ FAVORISANT
LA COLLABORATION
• Une infrastructure qui soutient la collaboration (par
ex. : technologies de l’information, espace physique)
• Des occasions de décloisonnement entre les SPL et
la SP (par ex. : des comités interdépartementaux,
inter-directions, intersectoriels, interministériels)
• La mobilisation des SPL et de la SP
autour de dossiers communs
SPL : services de première ligne; SP : santé publique
Soutien financier: Ce programme de recherche, s’échelonnant sur quatre ans, a été rendu possible grâce au soutien financier de la Fondation canadienne de la recherche sur les services de
santé (subvention RC2-1604), la Michael Smith Foundation for Health Research HSPRN Partnership Program, l’Université McMaster (School of Nursing, Faculty of Health Sciences), l’Agence
de la santé publique du Canada, la Huron County Health Unit, VON Canada (les Infirmières de l’Ordre de Victoria du Canada), l’Association des infirmières et infirmiers autorisés de l’Ontario, la
Capital District Health Authority (Nouvelle-Écosse), le Somerset West Community Health Centre, l’Association canadienne des centres de santé communautaires, l’Association canadienne de
santé publique et le Hamilton Niagara Haldimand Brant LHIN. Nous tenons à vivement remercier tous les organismes ayant soutenu cette recherche.