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Guide d’introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Introduction Cliquez sur le lien disponible dans l'écran d'accueil Prêt entre bibliothèques WorldShare pour accéder à l'interface Configuration des services OCLC. Le service Prêt entre bibliothèques WorldShare® d'OCLC fournit de nouvelles fonctionnalités qui accélèrent le traitement des demandes tant pour le personnel que pour les utilisateurs de bibliothèques. Consulter la section Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare pour plus de détails. Préparation et planification Vous pouvez vous préparer à utiliser les Prêt entre bibliothèques WorldShare en effectuant certaines tâches. Répertoire des politiques OCLC® Fournissez ou mettez à jour les informations relatives à votre bibliothèque dans le Répertoire des politiques OCLC. Vous devez notamment revoir certains points clés comme les coordonnées et les règles concernant les copies, les prêts et les réorientations. Pour plus d'informations, voir le Guide de référence du Répertoire des politiques OCLC. Babillard Une fois connecté au service Prêt entre bibliothèques WorldShare, cliquez sur le lien disponible sur la page d'accueil du service afin d'accéder au Répertoire des politiques OCLC. Configuration requise pour le navigateur Sous la section des liens apparaît le Babillard du Prêt entre bibliothèques WorldShare. Cet espace, régulièrement mis à jour par le personnel d’OCLC, contient des détails sur les entretiens système prévus, les formations, les webinaires et d’autres informations utiles sur le système de PEB. Remarque : les fonctionnalités du service Prêt entre bibliothèques WorldShare sont mises à jour périodiquement. Lors de ces mises à jour, le service est testé sur les versions de différents navigateurs afin de garantir qu'il fonctionne correctement avec ces navigateurs. Données fixes Les paramètres d'administration du service Prêt entre bibliothèques WorldShare, tels que les données fixes, sont conservés dans l'interface Configuration des services OCLC. Assurez-vous d'ajouter vos données fixes dans le module Prêt entre bibliothèques WorldShare sous Données de l'emprunteur et Données du prêteur. Veuillez vérifier les dernières exigences techniques pour votre navigateur dans cette page Web. Configuration des services OCLC® Voir aussi la section OCLC WorldShare® Interlibrary Loan Support pour de la documentation complémentaire et des ressources de formation utiles. Les paramètres d'administration du service Prêt entre bibliothèques WorldShare sont conservés dans l'interface Configuration des services OCLC. Pour de l’assistance technique, contactez le service d’assistance technique OCLC de votre région. 1 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® établissement pour revenir à l'écran d'accueil. Création d'un compte Si vous utilisez déjà les Services de gestion WorldShare, le gestionnaire de collections WorldShare ou le Gestionnaire de licences WorldShare, vous avez déjà un compte pour les Services OCLC qui vous donne accès plusieurs services de la nouvelle plate-forme. Avant d’ouvrir une session pour la première fois dans le module Prêt entre bibliothèques WorldShare, vous devrez demander à un administrateur de système de votre établissement d’ajouter les autorisations nécessaires à votre compte. Si vous avez besoin d’aide, veuillez contacter le service d’assistance technique OCLC de votre région. Si vous possédez un code d’autorisation de 9 chiffres et un mot de passe, mais n’avez pas de compte pour les Services OCLC sur la plate-forme WorldShare, suivez les instructions ci-dessous. Créer un compte : Étape Action 1 2 3 Résultat Allez dans OCLC Services. Note.– Les lettres majuscules et minuscules doivent être respectées dans l’URL. L'écran de Bienvenue s'affiche. Cliquez sur Créer un nouveau compte. L'écran d'autorisation s'affiche. Cliquez sur Suivant. 5 Confirmez votre établissement et le ou les services utilisés. 6 Cliquez sur Confirmer. Remarque : s'il ne s'agit pas de votre établissement, cliquez sur Pas mon Remplissez tous les champs. Remarque : si le nom d'utilisateur que vous choisissez existe déjà, un message d'erreur sera affiché. 8 Cliquez sur Créer un compte. Un message de confirmation s'affiche ainsi qu’une liste des services disponibles. 9 Cliquez sur Prêt entre bibliothèques WorldShare. Vous êtes redirigé vers l’écran d’ouverture de session de votre établissement. 10 Inscrivez le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous venez de créer. 11 Cliquez sur Ouvrir une session. Vous êtes connecté au service Prêt entre bibliothèques WorldShare. Si vous ne possédez pas de code d’autorisation de 9 chiffres et de mot de passe et n’avez pas de compte pour les Services OCLC sur la plate-forme WorldShare, veuillez contacter le service d’assistance technique OCLC de votre région. Inscrivez votre code d'autorisation de 9 chiffres pour le Partage de ressources WorldCat et votre mot de passe. 4 7 Meilleures pratiques pour la création de comptes : • Chaque utilisateur doit posséder un compte personnel pour garantir une sécurité renforcée et permettre l'ajout d'autres services à venir. • Les adresses électroniques doivent correspondre à une adresse personnelle, et non à l'adresse électronique de l'établissement. L'écran Confirmez votre établissement s'agrandit. Une fois dans l'interface, créer un signet pour cette page pour utilisation future. L'écran Créer un nouveau compte s'agrandit. 2 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Créer des comptes pour d'autres utilisateurs de votre établissement : (Vous devriez d’abord obtenir les noms d'utilisateurs et adresses électroniques souhaités par les utilisateurs de votre établissement.) Étape Action Résultat 1 L'écran Gestion des usagers s'affiche. 2 3 4 Cliquez sur l'onglet Administration dans le haut de l'écran. Cliquez sur Nouvel usager. Remplissez les champs à l'écran. Remarque : les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*). Vous devez également indiquer une adresse postale, une adresse électronique ou un numéro de téléphone. Cliquez sur Créer. Niveaux de privilèges utilisateur du service Prêt entre bibliothèques WorldShare : Niveau de Description privilèges Tous Il s'agit du niveau de compte par défaut, qui ne permet pas d'accéder au service Prêt entre bibliothèques WorldShare. Remarque : cette case devrait rester cochée. WORLDSHARE_ILL Ce type de compte est conçu pour le personnel de bibliothèque _ADMIN chargé de la création ou de la modification des comptes des autres employés pour le service Prêt entre bibliothèques WorldShare. WORLDSHARE_ILL Ce type de compte est conçu pour la plupart des employés de _USER bibliothèque qui utilisent le service Prêt entre bibliothèques WorldShare. L'écran s'agrandit. Définir/réinitialiser les mots de passe Cliquez sur Définir/Réinitialiser mot de passe sous Données utilisateur de base pour cet utilisateur, afin d'envoyer un courriel contenant des instructions relatives à la création d'un nouveau mot de passe. Un message de confirmation s'affiche, et des menus supplémentaires apparaissent à l'écran. Une fois que vous avez créé un compte utilisateur, servez-vous des écrans supplémentaires pour configurer d'autres paramètres. Lorsque l'utilisateur reçoit le courriel, il doit procéder comme suit : Étape Action Résultat 1 Modifier les privilèges utilisateurs : Étape Action Résultat 1 2 3 Cliquez sur Modifier à côté du menu Rôles. Pour modifier les privilèges, cliquez sur la case à cocher correspondant au niveau de privilèges. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications, ou sur Annuler pour recommencer. L'écran s'agrandit. 2 3 Un message de confirmation s'affiche. 3 Cliquer sur le lien fourni dans le courriel. Remarque : ce lien expirera 24 heures après son envoi. Remplir les champs Nom d'utilisateur, Nouveau mot de passe et Confirmer nouveau mot de passe. Cliquer sur Modifier mot de passe. L'écran Modifier mot de passe s'affiche. Un écran de confirmation s'affiche. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Accès au système de Prêt entre bibliothèques WorldShare Pour accéder au site, utilisez l'URL que vous avez enregistrée dans vos signets après avoir créé votre compte, puis connectez-vous à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe. Vous serez dirigé vers le service Prêt entre bibliothèques WorldShare (il peut y avoir un court délai avant l'actualisation de l'écran). Une fenêtre contextuelle de sélection de succursales peut également s'afficher. Sélectionnez votre succursale puis cliquez sur OK pour continuer. Chercher des documents : Étape Action Remarque : si vous n'êtes pas redirigé immédiatement vers l'écran du service Prêt entre bibliothèques WorldShare, cliquez sur l'onglet Prêt entre bibliothèques (voir image ci-dessous). 1 2 3 L'écran d'accueil répertorie toutes vos demandes d'emprunt, de prêt et autres. Il vous permet également de chercher des demandes existantes, de chercher des documents dans WorldCat et de créer des demandes. 4 Navigation dans le système Afin d'obtenir des performances optimales, n'utilisez PAS le bouton Précédent du navigateur. Cliquez plutôt sur un lien à l'écran pour revenir à la page précédente. a) Création de demandes Recherche de documents pour créer des demandes b) Vous pouvez chercher des documents et créer une demande dans la section Recherche de documents du service Prêt entre bibliothèques WorldShare. La fonctionnalité Recherche de documents génère un formulaire de demande pré-rempli. 4 Résultat Sélectionnez le type de recherche dans les listes déroulantes. Inscrivez les termes de recherche dans la zone de texte prévue à cet effet. Cliquez sur Chercher. Les résultats correspondants Remarque : Lorsque apparaissent, ainsi vous cliquez sur que des options Chercher, la boîte de Recherche avancée se d'affichage des fonds. ferme dans le haut de l’écran. Cliquez sur Recherche avancée pour ouvrir ou fermer cette boîte de recherche. Dans l'écran des résultats, vous pouvez chercher ou voir des documents en utilisant l'une des options ci-dessous. Si disponible, cliquez La ressource est sur le lien Voir ouverte dans une maintenant pour fenêtre distincte. ouvrir une ressource en libre accès. Vous pouvez chercher Une nouvelle pour d'autres versions recherche, basée sur avec le même auteur le titre et l'auteur, et et le même titre en lancée. cliquant sur le lien à cet effet. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® 5 a) b) 6 a) b) c) d) 7 8 9 Pour afficher les fonds, sélectionnez l'une des options ci-dessous. Cliquez sur Fonds L'écran des fonds état/province, Fonds s'affiche. régionaux ou Tous les fonds. 10 Filtrez les résultats par L'écran des fonds Liste de groupes, s'affiche. Groupe profilé, Année ou Volume, puis cliquez sur OK. Dans l'écran des fonds, les options ci-dessous sont disponibles. Cliquez sur Oui dans la Ce prêteur est ajouté colonne Prêteur pour à votre Chaîne de choisir un prêteur. prêteurs. Cliquez sur l'icône Le profil du prêteur, bleue "Informations" conservé dans le pour voir les politiques Répertoire des politiques d'OCLC, du prêteur. est présenté dans une nouvelle fenêtre. Cliquez sur le nom de Le catalogue de la la bibliothèque pour bibliothèque s'ouvre accéder à son dans une nouvelle catalogue en ligne. fenêtre. Regardez le nombre de jours pour répondre des prêteurs. Cliquez sur Créer Le formulaire de demande. demande s'ouvre. Sélectionnez votre Les champs du bordereau de données formulaire de fixes dans la liste demande sont déroulante Appliquer remplis avec vos données fixes. données fixes. Remarque : lorsque Remarque : les des données fixes valeurs fournies dans différentes les champs du s'appliquent, les bordereau de champs touchés sont données fixes brièvement affichés en remplacent toujours vert pour indiquer la celles indiquées dans modification. la demande. Indiquez une Date limite. Sous Bibliothèque 11 12 emprunteuse le champ Adresse est requis pour l'expédition et la facturation. Sous Bibliothèques prêteuses, les politiques des prêteurs sont répertoriées pour tous les prêteurs que vous avez sélectionnés dans l'écran des fonds. Pour ajouter des prêteurs, inscrivez le ou les symboles (séparés par des virgules) d'un maximum de 15 prêteurs parmi vos préférés dans le champ Chaîne de prêteurs. Facultatif. Fournissez des informations sur l'usager. Cliquez sur Envoyer demande. Remarque : si vous souhaitez sauvegarder la demande pour la soumettre ultérieurement, cliquez sur Enregistrer pour révision. Facultatif. Si des liens pour libre accès sont disponibles, le lien Voir maintenant sera affiché. Si vous voulez remplir une demande avec une ressource en libre accès, cliquez sur le lien Voir maintenant pour vérifier si la ressource est disponible. Cliquez ensuite sur Libre accès pour fermer la 5 La demande est envoyée et un message de confirmation s'affiche. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® 13 demande avec l'état Fermée/Libre accès. Remarque : Les demandes remplies avec une ressource en libre accès seront incluses dans les statistiques mensuelles. Cliquez sur ID de la demande dans le message de confirmation pour chercher l'identifiant de la demande. Critères de recherche supplémentaires : Critère Description La demande s'affiche de nouveau. Format Format du document que vous cherchez. Exemples : livre, livre audio. Pour la liste complète des formats, voir Formats de documents. Langue La langue du document. Année(s) Les années de publication. Exemple : année unique (1980) Source de catalogage Indique si le document a été catalogué ou non par la Library of Congress. Langue de catalogage Langue dans laquelle le document a été catalogué à l'origine. Faire une recherche avancée : Étape Action Recherche avancée Lorsque vous cliquez sur l’option Recherche de documents, la boîte de Recherche avancée est présentée dans la section centrale de l’écran. Lorsque vous effectuez une recherche de base, les champs de la boîte de Recherche avancée sont remplis avec les critères de votre recherche initiale. Vous pouvez également faire une recherche en utilisant uniquement la Recherche avancée. Dans le sous-menu de l'option Recherche de documents, cliquez sur Recherche avancée pour afficher l'écran de recherche avancée. La recherche avancée vous permet d'effectuer les actions suivantes : utiliser plusieurs zones de recherche pour effectuer des recherches avec des opérateurs booléens; utiliser davantage de types d'index que lors d'une recherche de base. 6 1 Limitez votre recherche à : Ma bibliothèque : cherche les notices dans vos fonds locaux. Mon groupe de bibliothèques : cherche les notices dans les fonds de votre groupe. Tout WorldCat : cherche les notices dans WorldCat. 2 Sélectionnez l'un des types d'index. 3 En fonction du type d'index sélectionné, entrez le texte approprié dans la boîte de recherche. 4 Sélectionnez jusqu'à trois combinaisons de termes de recherche, d'opérateurs booléens et de types d'index. Cliquez sur le signe (+) pour ajouter des critères de recherche. 5 Sélectionnez les autres critères pertinents : Format Langue Année(s) Source de catalogage Langue de catalogage 6 Lorsque vous cliquez sur Chercher, la boîte de Recherche avancée se ferme dans le haut de l’écran. Cliquez sur Recherche avancée pour ouvrir ou fermer cette boîte de recherche. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® inscrire les mots en majuscules ou en minuscules ; inscrire plusieurs mots dans n'importe quel ordre. Numéro Une recherche numérique combine généralement une étiquette d'index, exemples : deux points (:) et un numéro contenu dans la notice du document. gn: Pour les numéros uniquement, bn: utilisez les deux points (:) in: nl: Pour les numéros-phrases, utilisez le signe égal (=) Dans les recherches d'indice de classification : o Utilisez les points. Évitez tous les autres signes de ponctuation dans les indices de classification o Évitez les espaces Exemple : gn:dd:616.46 NuméroUne phrase numérique combine généralement une étiquette d'index, le phrase signe égal (=) et des numéros qui sont exemples : contenus dans la notice du document. Dans les recherches d'indice de bn= classification : in= o Utilisez les points. Évitez tous les nl= autres signes de ponctuation dans les indices de classification o Évitez les espaces Exemple : bn=dd:616.46 Recherche spécialisée La recherche spécialisée correspond à une recherche de texte complet dans une chaîne unique. Elle consiste en une combinaison d'étiquette d'index et de termes de recherche. Vous pouvez associer ces combinaisons à des opérateurs booléens. Ces opérateurs booléens doivent être en majuscules et en anglais (AND, NOT, OR). Pour des exemples de recherches avec opérateurs booléens et pour un lien vers des instructions, placez votre curseur sur l’icône au bout de la boîte de recherche de base. Inscrivez l'énoncé de recherche dans la boîte de recherche de base : Types d'index : Type Description Mot Une recherche par mot combine généralement une étiquette d'index, exemples : deux points (:) et un mot unique complet contenu n'importe où dans la notice du au: document, y compris dans les titres, su: notes, abrégés, résumés, descriptions et ti: sujets. Lors d'une recherche par mot, vous pouvez inscrire le mot en majuscules ou en minuscules. MotUne recherche par mot-phrase combine généralement une étiquette d'index, le phrase signe égal (=) et plusieurs mots complets exemples : contenus n'importe où dans la notice du document, y compris dans les titres, au= notes, abrégés, résumés, descriptions et su= sujets. ti= Lors d'une recherche par mot-phrase, vous pouvez : Opérateurs booléens Utilisez les opérateurs booléens pour combiner des termes de recherche. Opérateur AND OR 7 Description Trouve les documents contenant tous les termes inscrits (équivalent de « et »). Trouve les documents contenant l'un ou l'autre ou tous les termes inscrits (équivalent de « ou »). Exemples femme AND histoire AND 1970- claudel, camille OR claudel, paul AND 1900 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® NOT Exclut le terme qui suit NOT (équivalent de « sauf »). Créer une demande : Étape Action guerre civile NOT bataille NOT états unis Création d'une demande (à partir d'un formulaire de demande vierge) Vous pouvez également créer des demandes en cliquant sur l'option Créer demande dans la barre de navigation de gauche. Lorsque vous cliquez sur Créer demande, un formulaire de demande vierge s'ouvre. 1 Inscrivez les informations sur la demande dans les champs appropriés. 2 Sélectionnez une option pour Type et Format. 3 Indiquez une Date limite. 4 Appliquez votre bordereau de données fixes. 5 Cliquez sur Créer. Un message de confirmation s'affiche et la demande apparaît sous Demandes d'emprunts > Nouvelles demandes pour révision. 6 Cliquez sur Demandes d'emprunts dans la barre de navigation de gauche. La liste des catégories d'emprunts se déroule. 7 Cliquez sur Nouvelles demandes pour révision. 8 Cliquez sur l'ID de votre demande. La demande s'ouvre. 9 Cliquez sur Envoyer demande. Un message de confirmation s'affiche. 10 8 Résultat Votre demande est envoyée au prêteur et vous êtes redirigé vers l'écran de votre choix. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Recherche de demandes 5 Dans l’écran d'accueil du service Prêt entre bibliothèques, vous pouvez chercher des Demandes actives avec les critères suivants : ID de la demande Symbole de l'emprunteur Symbole du prêteur Auteur Titre Titre de l'article Nom de l’usager ID de l’usager (demandes actives de l’emprunteur uniquement) Département de l’usager (demandes actives de l’emprunteur uniquement) ID local (demandes actives de l’emprunteur uniquement) Demandes fermées : pour l’instant seul le critère de recherche ID de la demande est disponible pour les Demandes fermées. D’autres critères de recherche seront bientôt ajoutés. Chercher des demandes : Étape Action 1 Choisissez une option de recherche dans la liste déroulante. 2 Inscrivez un mot-clé ou un numéro dans le champ fourni. 3 Cliquez dans le cercle Demandes actives ou Demandes fermées. Remarque : Pour l’instant, seul le critère de recherche ID de la demande est disponible pour les Demandes fermées. D’autres critères de recherche seront bientôt ajoutés. 4 Cliquez sur OK. Cliquez sur une demande. Gestion des demandes Cliquez sur Demandes d'emprunts ou Demandes de prêts dans la barre de navigation de gauche pour voir toutes les demandes de l'une ou l'autre de ces catégories. Remarque : voir Catégories (ci-dessous) pour une description détaillée de chaque catégorie. Révision des demandes Les catégories principales sont listées en premier, suivies des sous-catégories pour une organisation simplifiée. Pour les Demandes d'emprunts, les catégories initiales Non révisée et Révisée sont listées sous Nouvelles demandes pour révision dans la barre de navigation de gauche. Si une demande contient une Alerte AE elle est également listée. Résultat Pour les demandes de prêts, les catégories initiales Nouvelle, Évaluation en cours et Conditions acceptées sont listées sous Pouvez-vous fournir le document? dans la barre de navigation de gauche. Le système retourne les demandes Emprunteur et Prêteur correspondantes. 9 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Cliquez sur l'action à appliquer. Modification des demandes Dans certains cas, il est possible de modifier les demandes après leur envoi. Voici les situations dans lesquelles la modification est autorisée. Nouvelles demandes pour révision Pour modifier des données bibliographiques via WorldCat : Étape Action Résultat Cliquez sur un nom de catégorie pour voir toutes les demandes de cette catégorie. Remarque : les catégories ne contenant aucune demande active ne figurent pas dans la liste. Répondre aux demandes 1 Cliquez sur Nouvelles demandes pour révision sous Demandes d'emprunts. 2 Cliquez sur l'identifiant de la demande. La demande s'ouvre. 3 Cliquez sur l'icône représentant une loupe à côté de la zone Titre, Auteur, ou des zones de numéros standardisés pour faire une recherche correspondante dans WorldCat via la Recherche de document. La recherche sera effectuée et les résultats présentés. 4 Cliquez sur le titre du document. La notice bibliographique s'affiche. 5 Cliquez sur Appliquer données. Un message de confirmation apparaît et la demande est mise à jour. Les catégories principales s'affichent en haut, suivies des sous-catégories pour une organisation simplifiée. Répondre à une demande : Étape Action 1 2 3 4 Résultat Cliquez sur une catégorie ou une demande. Remarque : il est possible de trier les résultats. Cliquez sur le titre de la colonne pour trier les demandes : l'écran s'agrandit pour afficher les demandes de cette catégorie. S'il y a plus de 10 demandes, cliquez sur Page suivante pour voir les autres demandes. Cliquez sur un ID ou un titre pour afficher la demande complète. Les détails de la demande s'affichent. Remarque : certaines informations s'affichent dans des listes déroulantes. Ajouter des prêteurs selon les fonds disponibles : Étape Action Résultat Remplissez les champs appropriés. Les actions possibles apparaissent dans le haut de la demande. 1 Un message de confirmation s'affiche. 10 Cliquez sur Nouvelles demandes pour révision sous Demandes d'emprunts. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® 2 Cliquez sur l'ID de la demande. La demande s'ouvre. 3 Cliquez sur le lien Voir les fonds. L'écran des fonds s'affiche. 4 Cliquez sur Oui dans la colonne Prêteur pour ajouter un prêteur. Ce prêteur est ajouté à votre Chaîne de prêteurs. 5 Cliquez sur Mettre à jour demande. La demande est mise à jour. 3 Un message de confirmation apparaît et la demande est mise à jour. Remarque : les demandes fermées ne peuvent pas être fermées. Traitement en lot Utilisez le traitement en lot pour recevoir, retourner et terminer des demandes. Remarque : La limite est de 100 demandes à la fois. Demandes produites Vous pouvez modifier les Demandes produites qui n'ont pas encore été expédiées par le prêteur dans les files d'attente suivantes : En attente d'une réponse Produite directement Conditionnelle Remarque : l’icône apparaît dans la barre de navigation à gauche dans les files d'attente que vous pouvez traiter en lot. Emprunteurs Utiliser le traitement en lot pour recevoir des documents : Étape Action Résultat Demandes de prêts Les prêteurs peuvent modifier certains détails des demandes après avoir répondu Oui. Les champs suivants peuvent être modifiés : Type (Prêt/Copie) Date limite (une date est requise pour ce champ) ID local ILL Fee Management (IFM) Frais de prêt Montant de l'assurance Notes sur le prêt Restrictions de prêt Retourner via Adresse de retour Article Exchange Remarque : Les autres champs peuvent être modifiés au besoin. 1 Cliquez sur Demandes d'emprunts dans la barre de navigation de gauche. 2 Cliquez sur En transit. 3 Dans le haut de l'écran suivant, cliquez sur Recevoir en lot documents "En transit". 4 Indiquez une date pour le champ Date de réception. 5 Facultatif : cliquez sur Imprimer banderoles de livres. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la File d'impression. 6 Dans le champ ID de la demande, vous pouvez entrer manuellement un identifiant de demande, numériser un code-barres ou cliquer sur le symbole La demande est ajoutée à la liste. Modifier des champs dans une demande de prêt : Étape Action Résultat 1 Ouvrez une demande de prêt. 2 Modifiez les informations dans les champs appropriés. Cliquez sur Enregistrer. Le bouton Enregistrer dans le haut de l'écran devient actif. 11 La liste des catégories d'emprunts se déroule. L'écran est actualisé afin d'inclure les champs supplémentaires du traitement en lot. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® plus (+) en vert pour ajouter une demande. 7 Cliquez sur Recevoir documents. à jour avec l'état Retourné. Un message de confirmation s'affiche et les demandes sont mises à jour avec l'état Reçu. Prêteurs Utiliser le traitement en lot pour terminer des demandes : Étape Action Résultat Utiliser le traitement en lot pour retourner des documents : Étape Action Résultat 1 Cliquez sur Demandes d'emprunts dans la barre de navigation de gauche. 2 Cliquez sur Documents reçus. 3 Dans le haut de l'écran suivant, cliquez sur Retourner en lot documents "Reçu". La liste des catégories d'emprunts se déroule. L'écran est actualisé afin d'inclure les champs supplémentaires du traitement en lot. Remarque : La date du jour est inscrite par défaut dans le champ Date retourné. 4 Facultatif : cliquez sur Imprimer étiquettes de retour. Les documents sélectionnés sont ajoutés à la File d'impression. 5 Dans le champ ID de la demande, vous pouvez entrer manuellement un identifiant de demande, numériser un code-barres ou cliquer sur le symbole plus (+) en vert pour ajouter une demande. La demande est ajoutée à la liste. Cliquez sur Retourner documents. Un message de confirmation s'affiche et les demandes sont mises 6 1 Cliquez sur Demandes de prêts dans la barre de navigation de gauche. La liste des catégories de prêts se déroule. 2 Cliquez sur Documents retournés. 3 Dans le haut de l'écran suivant, cliquez sur Terminer en lot documents "Retourné". L'écran est actualisé afin d'inclure les champs supplémentaires du traitement en lot. 4 Dans le champ ID de la demande, vous pouvez entrer manuellement un identifiant de demande, scanner un code-barres ou cliquer sur le symbole plus (+) en vert. La demande est ajoutée à la liste. 5 Cliquez sur Terminer documents. Un message de confirmation s'affiche et les demandes sont mises à jour avec l'état Fermée. Utiliser le traitement en lot pour répondre Oui ou Non en lot : Étape Action Résultat 12 1 Cliquez sur Demandes de prêts dans la barre de navigation de gauche. La liste des catégories de prêt se déroule. 2 Cliquez sur Pouvezvous fournir le document? L'écran Pouvez-vous fournir le document? s'affiche. 3 En haut de l'écran L'écran est actualisé suivant, cliquez sur Oui afin d'inclure les ou Non à côté de champs Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Répondre en lot pour "Pouvez-vous fournir le document?". 4 5 6 supplémentaires du traitement en lot. certaines demandes, des options d’impression supplémentaires sont présentées (par exemple, Imprimer banderoles de livres/autocollants ou Imprimer étiquettes d'expédition/étiquett es de retour). 2 Imprimez la demande La demande est en utilisant les icônes imprimée. d'imprimante ou les liens. Remarque : vous ne pouvez imprimer qu'une demande par page. Facultatif pour la réponse Oui. Cliquez sur les options souhaitées pour l'impression et pour Appliquer données fixes. Facultatif pour la réponse Non. Sélectionnez une raison dans la liste déroulante Raison du refus. Remarque : cette raison s'appliquera à toutes les demandes que vous traiterez avec la réponse Non. Imprimer des demandes plus tard : Étape Action Résultat Dans le champ ID de la demande, vous pouvez entrer manuellement un identifiant de demande, numériser un code-barres ou cliquer sur le symbole plus (+) en vert pour ajouter une demande. La demande est ajoutée à la liste. Cliquez sur Oui ou Non. Un message de confirmation s'affiche et les demandes sont mises à jour. Impression Vous pouvez imprimer tous les documents d'une file d'attente ou certains d'entre eux uniquement. Imprimer maintenant : Étape Action 1 Dans une demande ouverte, cliquez sur Imprimer dans le haut de l'écran. Dans Résultat L'écran Aperçu avant impression s'affiche. 13 1 Dans une demande ouverte, cliquez sur la flèche au bout du bouton Imprimer dans le haut de l'écran. Une liste déroulante contenant des options est présentée. 2 Dans la liste déroulante, sélectionnez Ajouter à la liste d'impression. Un message de confirmation s'affiche, et la demande est ajoutée à la file d'impression appropriée. 3 Cliquez sur File d'impression dans la barre de navigation de gauche. Les files d'impression Emprunts, Prêts et Achats sont affichées ainsi que l'option Toutes (voir les instructions cidessous). 4 Cliquez sur la file d'impression souhaitée pour dérouler la liste. Les demandes marquées pour ce type d'impression sont affichées. 5 Cochez les cases des demandes que vous voulez imprimer. 6 Si vous imprimez des demandes, vous pouvez choisir Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® d'imprimer 1 ou 2 demandes par page. Si vous imprimez des étiquettes, choisissez 5 les informations à inclure ou un Format d'étiquette. 7 Cliquez sur Imprimer. L'écran Aperçu avant impression s'affiche. 8 Imprimez la demande en utilisant les icônes d'imprimante ou les liens. La demande est imprimée. 9 catégories et recommencer. sélectionnées » s'affiche. Cliquez sur le bouton Imprimer approprié pour imprimer les listes sélectionnées. L'écran « Aperçu avant impression » s'affiche. 6 Imprimez les Les demandes sont demandes en utilisant imprimées et un les icônes message de d'imprimante ou les confirmation liens. s'affiche. Remarque : l'impression est limitée à 500 demandes à la fois. Après avoir confirmé que l'impression a réussi, vous pouvez choisir de supprimer les demandes de la File d'impression. Pour ce faire, sélectionnez les cases appropriées puis cliquez sur Supprimer. Remarque : les demandes restent dans la file d'impression indéfiniment à moins qu'elles ne soient supprimées. Supprimer toutes les demandes dans une file d’impressions : Imprimer toutes les demandes d'une file d'impression : Étape Action Résultat 1 Cliquez sur File d'impression dans la barre de navigation de gauche. Les files d'impression Emprunts, Prêts et Achats sont affichées, ainsi que Toutes. 2 Cliquez sur Toutes. L'écran « Impression : Listes de demandes » s'affiche, 3 Cochez sur les cases des demandes que vous voulez imprimer. 4 Cliquez sur Suivante ou cliquez sur Effacer pour effacer les L'écran « Impression : Listes 14 Étape Action Résultat 1 Cliquez sur File d'impression dans la barre de navigation de gauche. 2 Cliquez sur le lien Tout effacer de la file d’impression appropriée (Emprunts, Prêts ou Achats). 3 Cliquez sur le bouton Tout effacer pour effacer toutes les demandes de la file d’impression. Les files d'impression Emprunts, Prêts et Achats sont affichées, ainsi que Toutes. Un message vous demande de confirmer que vous voulez vraiment supprimer toutes les demandes dans la file d’impression. Toutes les demandes sont supprimées et le nombre de demandes dans la file revient à 0. Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Remarque : Lorsqu'une bibliothèque envoie un courriel, une copie de ce courriel est également envoyée à l'adresse électronique inscrite dans le champ De (expéditeur). Mise à jour automatique lors de l’impression avec Toutes L’option de mise à jour automatique vous permet de contrôler l’état des demandes d’emprunt Non révisée ou des demandes de prêt Nouvelle – Copie et Nouvelle – Prêt après leur impression. Après l’impression de Toutes les demandes, le système met à jour l’état de ces demandes par défaut: 1) les demandes Non révisée passeront à l’état Révisée; 2) les demandes Nouvelle – Copie et Nouvelle – Prêt passeront à l’état Évaluation en cours. Si vous ne voulez pas que l’état des demandes passe à Révisée ou à Évaluation en cours, décochez la case de mise à jour automatique. Achats/Demandes d'achat L'option d'achat vous permet d'effectuer le suivi des documents que vous envisagez d'acheter, plutôt que de les emprunter par le biais des PEB. Avec cette fonctionnalité, vous pouvez conserver des données pertinentes sur le document que vous allez acheter, puis effectuer le suivi de son utilisation dans les Statistiques d'utilisation OCLC. Remarque : pour le moment, cette fonctionnalité est limitée au suivi, mais des améliorations seront apportées. Acheter des documents : Étape Action 1 2 3 4 Remarque : le système ne conserve pas les paramètres pour l’impression précédente. Si vous ne voulez pas que l’état des demandes soit mis à jour automatiquement, vous devez décocher cette option à chaque nouvelle impression. 5 Autres fonctions Envoi d'une copie de demande par courrier électronique Cliquez sur Nouvelles demandes pour révision sous Demandes d'emprunts. Cliquez sur l'ID de la demande. Cliquez sur Demande d'achat. Remplissez les champs souhaités. Remarque : le champ Fournisseur est obligatoire. Cliquez sur Enregistrer. Résultat La demande s'ouvre. Une fenêtre contextuelle s'affiche. Un message de confirmation s'affiche et la demande apparaît sous Demandes d'achat > En commande. À mesure qu'ils deviennent disponibles, des liens vers les fournisseurs partenaires apparaissent sous Options d'achat. Des liens vers des fournisseurs tels Amazon.com, Barnes & Noble ou Better World Books seront disponibles. Vous pouvez envoyer les détails d'une demande dans un courriel à n'importe quelle adresse électronique, en utilisant le bouton Courriel disponible dans le coin supérieur droit de chaque demande. 15 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Temps de réponse pour les prêteurs OCLC calcule les jours ouvrables habituels (du lundi au vendredi) comme des jours systèmes/ouvrables. OCLC ne considère pas les samedis et dimanches comme des jours systèmes/ouvrables. État de la demande Expirée Tout état problématique (Terminer?, Doc non reçu, etc.) Révision Non remplie De Retourné à Terminer? De Reçu à En retard (applicable uniquement aux prêts) De En transit à Doc reçu? (Copie) De En transit à Doc reçu? (Prêt) De En commande à Doc reçu? Conditionnelle Réponse à une demande habituelle : Oui, Non ou Conditionnelle Demandes traitées le samedi ou le dimanche (jours non ouvrables) Demandes traitées lors de jours fériés (jours non ouvrables) Jours pour répondre 7 180 14 7 30 14 jours après la Date d’échéance 7 14 automatiquement la demande au prochain prêteur de la file ou, s’il n’y en a pas, l’état de la demande passera à Non remplie. Prochain jour système/ouvrable. Prochain jour système/ouvrable. Remarque : OCLC ne considère pas les jours fériés suivants comme des jours systèmes/ouvrables : Jour de l’An Jour et lendemain de la Thanksgiving (ÉtatsUnis) Veille de Noël Jour de Noël Veille du jour de l’An Statistiques d’utilisation OCLC Utilisez les Statistiques d'utilisation OCLC pour accéder aux statistiques d'utilisation de votre établissement. Une fois connecté au service Prêt entre bibliothèques WorldShare, cliquez sur le lien disponible dans l’écran d'accueil du service pour accéder aux Statistiques d'utilisation OCLC. 21 4 Remarque : L’envoi d’une réponse Conditionnelle réinitialise le compteur et alloue quatre jours à la bibliothèque pour répondre. Nombre de jours indiqué pour le paramètre Jours pour répondre. Remarque : Le service de PEB WorldShare n’acheminera pas la demande au prochain prêteur de la file avant que le délai pour répondre (jours pour répondre) du prêteur actuel ne soit échu. Si vous n’effectuez aucun traitement de la demande durant cette période, le système acheminera 16 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Demandes d'emprunts Catégorie Description Alerte AE La catégorie Alertes AE pour l'emprunteur est présente lorsqu'un prêteur a entré du texte dans le champ Alerte AE (Article Exchange) dans le formulaire de demande. NOUVELLES DEMANDES POUR RÉVISION Non révisée Toutes les demandes qui sont nouvelles pour le système. Personne n'a encore vu ces demandes dans votre bibliothèque. Remarque : Lorsqu'un utilisateur consulte une demande dans cette catégorie, son état est remplacé par Révisée. Remarque : lorsque vous utilisez l’option Toutes pour l’impression des demandes Non révisée, vous laissez l’option par défaut afin que toutes ces demandes soient passent automatiquement à l’état Révisée, ou encore désactiver l’option de mise à jour automatique pour que ces demandes conservent leur état Non révisée. Pour plus d’informations sur cette option, voir Mise à jour automatique lors de l'impression avec Toutes. Révisée Toutes les demandes qui sont nouvelles, mais qui ont été examinées (révisées) par votre personnel. Ces demandes sont générées par voie électronique et sont en attente d'évaluation et/ou de traitement. Action(s) de l'emprunteur Identifier comme reçu Doc non reçu Envoyer demande Identifier comme « Non lue » Annuler demande Envoyer demande Demande d'achat Libre accès Annuler demande DEMANDES PRODUITES En attente d'une La demande a été envoyée par la bibliothèque emprunteuse et réponse attend une réponse d'un prêteur potentiel. Produite directement Ces demandes ont bien été envoyées par demande directe pour un traitement direct dans le profil lors des 4 derniers jours système. Conditionnelle Le prêteur a défini des conditions pour le prêt dans les Notes sur le prêt. En transit Le prêteur a envoyé le document. Doc non reçu L'emprunteur n'a pas reçu un document et a répondu Non à la question Doc reçu? Aucun prêteur n'a pu fournir le document. Non remplie Doc reçu? L'emprunteur n'a pas encore identifié un document comme reçu et le système demande s'il s'agit d'un oubli. Expirée Aucun prêteur n'a pu fournir le document avant la date Requis avant. 17 Annuler demande Dépend de l'état de la demande. Oui Non Annuler demande Identifier comme reçu Doc non reçu Identifier comme reçu Nouvelle Annuler demande Identifier comme reçu Doc non reçu Annuler demande Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® DOCUMENTS REÇUS Doc reçu/utilisé L'emprunteur a reçu le document du prêteur, et le document a été remis à l'usager qui l'avait demandé. Retourner document Renouveler prêt Perdu Renouvellement L'emprunteur souhaite renouveler le prêt et attend une réponse du Retourner document demandé prêteur. Perdu Renouvellement Le prêteur a accepté de renouveler un prêt. Retourner document accepté Renouveler prêt Perdu Renouvellement Le prêteur n'a pas renouvelé le prêt. Retourner document refusé Perdu En retard Le document est en retard de 14 jours système au moins. Retourner document Renouveler prêt Perdu Doc rappelé Le prêteur veut que le document lui soit immédiatement ou a Retourner document répondu Oui par erreur. Perdu Doc reçu mais Le prêteur a identifié ce document comme manquant. La demande vieillira au bout de manquant 180 jours. DOCUMENTS RETOURNÉS Doc retourné L'emprunteur a retourné le document. Doc retourné mais L'emprunteur a retourné le document, mais le prêteur ne l'a pas reçu. manquant Demandes de prêts Catégorie Description POUVEZ-VOUS FOURNIR LE DOCUMENT? Nouvelle - Copie Demandes de copies qui ont été créées lorsqu'un emprunteur a soumis un formulaire de demande complété et que la demande a suivi la chaîne de prêteurs de façon séquentielle. Remarque : Lorsqu'un utilisateur consulte une demande dans cette catégorie, l'état de la demande devient Évaluation en cours. Remarque : lorsque vous utilisez l’option Toutes pour l’impression des demandes Nouvelle - Copie, vous laissez l’option par défaut afin que toutes ces demandes soient passent automatiquement à l’état Évaluation en cours, ou encore désactiver l’option de mise à jour automatique pour que ces demandes conservent leur état Nouvelle. Pour plus d’informations sur cette option, voir Mise à jour automatique lors de l'impression avec Toutes. 18 Action(s) du prêteur Oui Non Conditionnelle Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Nouvelle - Prêt Demandes de prêt qui ont été créées lorsqu'un emprunteur a soumis un formulaire de demande complété et que la demande a suivi la chaîne de prêteurs de façon séquentielle. Remarque : lorsqu'un utilisateur consulte une demande dans cette catégorie, l'état de la demande devient Évaluation en cours. Remarque : lorsque vous utilisez l’option Toutes pour l’impression des demandes Nouvelle - Prêt, vous laissez l’option par défaut afin que toutes ces demandes soient passent automatiquement à l’état Évaluation en cours, ou encore désactiver l’option de mise à jour automatique pour que ces demandes conservent leur état Nouvelle. Pour plus d’informations sur cette option, voir Mise à jour automatique lors Oui Non Conditionnelle de l'impression avec Toutes. Évaluation en cours Copie Demandes de copies que vous avez déjà examinées. Évaluation en cours Prêt Demandes de prêt que vous avez déjà examinées. Conditions acceptées L'emprunteur a accepté les conditions stipulées. DOCUMENTS FOURNIS Expédié/En transit Le prêteur a envoyé le document. Doc non reçu L'emprunteur n'a pas reçu un document envoyé par le prêteur et a répondu Non à la question Doc reçu? Doc rappelé Le prêteur veut que le document lui soit retourné immédiatement ou il vous a répondu Oui par erreur. En retard Le document est en retard de 14 jours système au moins. Renouvellement demandé L'emprunteur veut renouveler le prêt. Doc reçu/utilisé La demande a été mise à jour avec l'état Documents reçus à l'intérieur des 7 jours suivant la Date d'expédition pour les copies, et des 14 jours pour les prêts. L'emprunteur a reçu le document, mais l'usager l'a perdu. Doc reçu mais manquant DOCUMENTS RETOURNÉS Retourné/En transit L'emprunteur a retourné le document. Retourné/Terminer? La demande a l'état Retourné depuis 30 jours système ou plus. 19 Oui Non Conditionnelle Oui Non Conditionnelle Oui Non Rappeler document Accepter renouvellement Refuser renouvellement Rappeler document Retourner document Accepter renouvellement Refuser renouvellement Rappeler document Rappeler document Retourner document Renouveler prêt Retourné/Terminer Non retourné Retourné/Terminer Non retourné Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Doc retourné mais manquant L'emprunteur a retourné le document, mais le fournisseur ne l'a pas reçu. Retourné/Terminer Demandes d'achat Catégorie ACHAT Révision des demandes d'achat En commande Description Action(s) du prêteur Doc reçu? L'emprunteur n'a pas reçu un document envoyé par le prêteur et a répondu Non à la question Doc reçu? Liste des documents que l’Emprunteur songe à acheter. Répertorie les documents que l'emprunteur souhaite acheter. Identifier comme reçu Annuler demande Oui Non Formats de document Format Documents d'archives Article Livre audio Livre Fichier d’ordinateur Jeu Image Multimédia interactif Ressource Internet Revue/Périodique Trousse Exemples Documents sous deux ou trois formes différentes qui sont généralement liés par le fait qu'ils ont été collectés par ou concernent une même personne ou entité. Cette catégorie inclut des archives et des collections manuscrites complètes regroupant différents formats de supports, tels les textes, photographies et enregistrements audio. Texte faisant partie d'un document plus important, tel que des notes de conférence, chapitres ou articles. Livres destinés à une utilisation sur un appareil audio. Inclut les CD, livres audio électroniques, 33 tours et cassettes. Livres, brochures, rapports techniques, textes dactylographiés, thèses, dissertations, manuscrits et autres œuvres écrites. Inclut les œuvres en braille, les ressources mises à jour de façon continue, les livres électroniques, les gros caractères, les microformes et les thèses/dissertations. Éléments des classes de ressources électroniques suivantes : logiciels (y compris les programmes, jeux, images, fichiers graphiques, sons et polices), données numériques, supports multimédias informatiques, supports multimédias interactifs, documents informatiques. Éléments ou ensembles d'éléments conçus pour le jeu selon les règles prescrites, et pour le divertissement ou l'instruction. Inclut les jeux vidéo, les puzzles et les simulations. Représentation physique au format imprimé ou électronique. Système multimédia dans lequel des éléments d'information connexes sont reliés et peuvent être présentés ensemble. Sites Web contenant des documents, fichiers graphiques, systèmes ou services en ligne. Inclut les images téléchargeables. Publications périodiques telles que les albums, les journaux, les mémoires, les rapports, les monographies et les journaux ou revues électroniques. Mélange de divers composants regroupés en tant qu'unité et conçus principalement pour l'enseignement. Aucun des composants n'est identifiable en tant que composant prédominant pour l'élément. Exemples : packs de documents assortis, tels qu'un 20 Guide d'introduction au service Prêt entre bibliothèques OCLC WorldShare® Carte géographique Musique Partition musicale Journal Objet Jouet Vidéo Document visuel Certifié ISO 9001 ensemble de supports de cours pour la classe de terminale économique (livres, manuels, guides, activités, etc.), ou packs de supports de tests éducatifs (tests, fiches de réponses, guide d'évaluation, tableaux d'évaluation, manuels d'interprétation, etc.). Cartes, manuscrits cartographiques, mappemondes, atlas, cartes aéronautiques, cartes de navigation, cartes du ciel, images de télédétection, cartes générées par ordinateur, cartes électroniques et autres supports cartographiques. Formats musicaux tels que les CD, musiques électroniques, 33 tours ou cassettes. Supports de musique, dont les partitions musicales téléchargeables, les partitions d'orchestre, les livres de chœur, partitions réduites, partitions de poche, parties, manuscrits de musique, livres d'études musicales et d'exercices. Publications de journaux périodiques. Inclut les journaux électroniques. Élément physique, tangible ou visible. Objets matériels pour les enfants ou les plus grands, avec lesquels jouer, et qui imitent souvent un objet familier (ou quelque chose inventé pour l'amusement plutôt que pour une utilisation pratique). Usage de marionnettes. Inclut les formats Bluray, de vidéo électronique, DVD, film et VHS. Éléments des catégories suivantes : films cinématographiques, enregistrements vidéo, supports graphiques, objets en trois dimensions, supports visuels téléchargeables. ©2014 OCLC Online Computer Library Center, Inc. Tous droits réservés. Les noms de produits et de services OCLC suivants sont des marques de commerce ou des marques de service d’OCLC Online Computer Library Center, Inc. : FirstSearch, OCLC, WorldCat, WorldShare, WorldShare Interlibrary Loan, WorldShare Platform et « The world’s libraries. Connected.» Les symboles OCLC, WorldCat et WorldShare sont des marques de services d’OCLC. Les noms de produits et de services tiers sont des marques de commerce ou des marques de service de leurs propriétaires respectifs. OCLC autorise la reproduction de cette publication au besoin. 21 Révision 1412, OCLC