Consultation portant sur la fourniture de prestations de communication

Orchestre de chambre de Paris
218, avenue Jean Jaurès
75019 Paris
www.orchestredechambredeparis.com
Consultation portant sur la fourniture de prestations de communication :
conseil et développement d’outils print et digital
Cahier des charges
Mardi 10 juin 2014
Contacts
Gilles Pillet : 01 41 05 72 50 / [email protected]
Directeur de la communication et du développement
Emilie Tachdjian : 01 41 05 72 51 / [email protected]
Chargée de communication
1. Objet de la consultation
Depuis 2010, l’Orchestre de chambre de Paris a réaffirmé avec succès une identité et une stratégie
avec un positionnement clair et identifiable. Dans le prolongement de cette réflexion, l’orchestre
s’est doté d’une image, d’une identité visuelle et d’une charte graphique pérennes.
Dans ce cadre, l’objet de la présente consultation est d’interroger des prestataires qui pourront
fournir des prestations de communication pour accompagner le développement et l’affirmation de
l’image de l’orchestre et la mise en cohérence des différents outils pour une période de 2015 à 2019.
Le prestataire retenu aura pour missions de :
•
Fournir une prestation de direction artistique et de conseil en dialogue avec l’équipe de
communication de l’orchestre pour :
- veiller au respect de l’image et de l’identité
- assurer la cohérence des outils de communication print, web et digitaux.
- suggérer des nouveaux axes de communication
• Fournir une prestation de création graphique dans les domaines suivants :
- création de visuels et assurer leur déclinaison sur tous supports print, web, digital,
média
- assurer la création ou l’évolution des outils (site web, newsletter, brochure et dépliant
saison, magazines, programmes, affiches)
• Fournir une prestation d’exécution graphique
- pour assurer l’exécution d’une brochure (100/120 pages), d’un dépliant annuels (36/40
pages), et de différents outils de communication
2. Contexte
L’Orchestre de chambre de Paris bénéficie d’une forte opportunité en rejoignant, dès son ouverture
début 2015, le complexe de la Philharmonie de Paris et en devenant un des orchestres associés.
Cette opportunité est aussi un chalenge dans la mesure où l’orchestre devra affirmer une identité
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forte aux côtés des formations musicales prestigieuses qui seront également résidentes ou associées
à l’établissement. Par ailleurs, l’Orchestre de chambre de Paris sera le seul grand orchestre parisien à
proposer des concerts régulièrement en tous points de la capitale : théâtre des Champs-Elysées,
Philharmonie de Paris 1 et 2, Centquatre, Salle Pleyel, Cathédrale Notre-Dame de Paris, Théâtre du
Châtelet, Théâtre 13 ou salle Cortot…
3. Réponse attendue
La réponse attendue est une proposition originale, argumentée et définie par :
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les éléments qui figurent dans ce document
le document joint et intitulé « Schéma de brief »
la charte graphique actuelle disponible sur le site internet de l’orchestre
(www.orchestredechambredeparis.com)
les différents matériels de communication existants mis à la disposition des candidats (sur
demande) : brochure, dépliant, programmes, publicités, flyers, papier à en-tête, etc…
Cette réponse devra tenir compte de la spécificité et de la singularité de l’Orchestre de chambre de
Paris, de sa nature, de son projet et de son positionnement, de son environnement concurrentiel…
Elle comportera obligatoirement la proposition d’un univers graphique et visuel reprenant la charte
graphique actuelle et proposant une évolution sans révolution.
Des maquettes seront demandées sur un certain nombre de supports détaillés au chapitre 4. Elles
pourront également suggérer la tonalité éditoriale à développer.
Critères d’évaluation
Compréhension de l’environnement et des enjeux, justesse et rigueur de l’approche, originalité,
efficacité marketing et durée de vie des déclinaisons sur les différents outils seront déterminantes.
Valeurs à véhiculer
Les valeurs qui devront être exprimées sont notamment : « Plaisir de faire de la musique
ensemble », « dimension humaine (proximité de l’orchestre/des musiciens avec le public) »,
« qualité artistiques et répertoire spécifique », « la dimension spectacle /show », « propositions de
concerts renouvelées, originalité et nouvelles formes participatives ».
Chaque candidat aura la possibilité de présenter sa recommandation au cours d’une rencontre.
Celles-ci se dérouleront du vendredi 5 septembre au vendredi 12 septembre 2014 à 14h. Le candidat
devra remettre sa recommandation écrite en deux exemplaires à l’issue de la présentation et au plus
tard le vendredi 12 septembre 2014 à 14h. (prise de rdv au 01 41 05 72 50)
Les candidats sont invités à présenter leur univers de références (liste de clients éventuellement
illustrée par les créations les plus représentatives) et à indiquer des données précises sur la structure
de leur société (type juridique, date de création, positionnement, domaine d’expertise,
compétences, effectif).
4. Projets à présenter :
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A partir des documents existants, un projet d’évolution de la ligne graphique qui s’exprimera au
travers des 6 créations ou déclinaisons suivantes :
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une proposition pour une première de couverture de la brochure saison 2015/2016. Format
laissé à la libre appréciation du candidat, sous contrainte d’envois postaux, de lisibilité et de
cohérence de présentation des informations
une double page type de cette brochure présentant 2 concerts dont un illustré par une
image (photos artiste, dessins…). Pour les contenus des pages concerts, prendre pour
exemple ceux des pages 8 et 22 de la brochure 2014/2015 (en téléchargement sur le site)
une affiche pour la façade du théâtre des Champs-Élysées, présentant le programme d’un
concert (Format 100 X 150) ; programme du concert à reprendre en page 30 de la brochure
14/15.
une proposition de couverture et de page intérieure du programme de salle diffusé lors des
concerts. Quadri, format imposé (11.5*21 cm) sous contrainte de lisibilité et de cohérence de
présentation des informations (programme du concert à reprendre en page 35 de la
brochure 14/15).
une transposition de cette ligne graphique à l’univers web avec une proposition d’évolution
de la home-page du site et d’une fiche concert.
une proposition d’un nouveau gabarit de newsletter basé sur les rubriques de la newsletter
actuelle
N. B. : plusieurs logotypes (soutiens, sponsors…) doivent figurer de manière hiérarchisée sur les
affiches et les annonces presse (cf documents existants pour modèle). La liste : (Mairie de Paris,
Ministère de la culture et de la communication, Crescendo, France musique, Mezzo). Fichiers
disponibles sur le site web de l’orchestre dans la rubrique kit de communication ou sur Internet.
5. Périmètre d’intervention de l’agence retenue
1. Création :
Affirmer et faire évoluer l’identité visuelle actuelle
Proposer un concept de communication distinctif (toutes fournitures comprises) pour la
saison 2015/2016 permettant une création renouvelée d’une saison à l’autre. Ce concept est
évolutif pour être décliné sur les 4 saisons de concerts qui suivront de 2015 à 2019.
2. Production technique :
Déclinaison technique opérationnelle sur l’ensemble des supports de communication
concernés. Le prestataire assure toute ou partie de leur création, réalisation dans les
conditions de remise définies ci-après.
Livrables avant le 20/12/2014
• carte de vœux et mini clip de vœux
• gabarit de newsletter mensuelle pour un envoi début janvier 2015
• intégration des évolutions graphiques à la maquette du Magazine n°3 de l’orchestre dont la
sortie est prévue mi-janvier 2015
Livrables avant le 15/02/2015
• création et exécution de la brochure saison 2015/16 (100/120 pages + couv, format actuel
(16.00 x 23.50 cm) ou autre format proposé par le candidat et retenu. Sortie fin février 2015
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affiches (déclinées à partir de la couverture de la brochure en 2 modèles) 120 x 174 et
Roll’up 85 x 200
e-invitation, déclinée à partir de la couverture de la brochure, à l’évènement de lancement
de saison 15/16
évolution et adaptation de la Home page et proposition de gabarit d’une fiche concert 15/16
du site web
évolution et adaptation des habillages vidéo
évolution et adaptation du gabarit bulletin abonnés
Livrables avant le 15/03/2015
• un modèle de fond Powerpoint
• un modèle de signature courriel
Livrables avant le 1/04/2015
• un dépliant saison 30/40 pages format 15.00 x 10.50 cm, quadri façonnage 2 agrafes
• un exemplaire n° 0 du programme de salle concert avec orchestre développé en 15/16 (à
partir de septembre 2015)
• gabarit de la feuille de salle Musique de chambre développée en 15/16 (à partir de
septembre 2015)
• 4 modèles d’annonces presse
Supports de communication divers gabarits (affiches, e-flyers, programmes…) sur les actions
culturelles à préciser par la suite.
6. Droits d’exploitation
Le candidat qui sera retenu devra proposer une évolution de l’identité visuelle et de la charte
graphique avec des préconisations de design et de maquettes types libres de droits. Il devra faire
vivre et évoluer cette identité au cours des 4 années suivantes.
Par conséquent, les droits relatifs à cette identité visuelle et à cette charte graphique seront la
propriété de l’Orchestre de chambre de Paris (avec engagement de la part de l’Orchestre de chambre
de Paris à respecter les modalités d’utilisation préalablement définies). L’Orchestre de chambre de
Paris se réserve la possibilité d’en confier l’exécution et la reproduction à d’autres prestataires.
- des gabarits, notamment sur InDesign, devront être fournis pour certains documents actualisés en
interne
- l’orchestre se réserve la possibilité de faire travailler les prestataires photos et vidéo avec lesquels il
a développé une relation
7. Enveloppe budgétaire et devis
Lot 1 : L’enveloppe budgétaire globale pour la création : proposition d’évolution de l’identité visuelle
dans le respect de la charte graphique existante. Proposition d’un concept de communication
distinctif pour la saison 2015/2016, déclinable sur 4 saisons (incluant tous les couts) est de 10 000 €
HT
Lot 2 : L’enveloppe budgétaire globale pour la réalisation selon planning des éléments listés dans le
point 5/rubrique « Production technique » est de 20 000 € HT
Le candidat fournira avec sa proposition graphique un cadre budgétaire de son intervention en
matière de création et d’exécution pour les documents quadri suivants à paraitre ultérieurement :
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journée de conseil
journée de création graphique
journée d’exécution graphique
exécution programme de salle de 12 à 24 pages + couverture (prix à la page)
brochure : coût d’exécution par page, cout pour 100 pages + couverture
déclinaison Affiches concert 40X60
déclinaison Affiches concert 80X240
déclinaison Affiches concert 100x150
déclinaison Affiches 120 X 176
déclinaison Affiches concert 120X350
déclinaison Annonce presse (préciser si différence selon format)
dossier thématique (mécénat, actions culturelles), base 24 pages
Le candidat fournira également un devis pour la création :
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d’un visuel saison 16/17 basé sur un concept et une iconographie originale
d’une évolution du design graphique pour l’univers digital (site, newletter, e-flyer) en basant
sa proposition sur une cohérence graphique de ces différents outils et sur une lecture
optimisée des informations du site web.
8. Calendrier de sélection et de mise en œuvre
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A partir du mardi 10 juin 2014 : communication et transmission aux candidats des
paramètres de la consultation
Mercredi 3 septembre au vendredi 12 septembre 2014 à 14h : entretiens de présentation et
remise des différentes propositions par les candidats
Du lundi 15 septembre au dimanche 28 septembre : phase de sélection
A partir du lundi 29 septembre : décision sur le choix du prestataire retenu et information
des candidats
Pour le prestataire retenu :
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A partir du 1er octobre : optimisations et début de la phase de production technique avec la
création des différents éléments de communication institutionnels et promotionnels listés au
chapitre 5 (phase « production technique »)
A partir du 1er novembre exécution des premiers éléments de communication 2015/2016 :
brochure annuelle, affiche saison
9. Pièces jointes au dossier de consultation et informations des candidats
Fichier Word : « Schéma de briefing identité visuelle »
Pièces consultables : Sites web : www.orchestredechambredeparis.com / RS/
http://www.orchestredechambredeparis.com/blog/
Pièces à disposition des candidats qui pourront être consultées et/ou retirées dans les locaux de
l’OCP : brochures, programme de salle, flyers, modèles d’affiches, papier en-tête.
Les candidats pourront obtenir tout complément d’information du 10 juin au 15 juillet auprès des
contacts cités au début de ce document.
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