Guide Accompagnement Mariage

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Mariage
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Pour bien préparer votre journée de Mariage
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33, route de Templeuve - 59710 Ennevelin - Tél : +33(0)3 20 34 14 18 - Fax : +33(0)3 20 84 12 16 - [email protected]
Capital de 8 000€ - TVA : FR 12 434 052 205 - SIRET : 434 052 205 000 11 - APE : 8230 Z
GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
SOMMAIRE
I. Bienvenue
II. Organisation du Mariage
1. Introduction
2. Choix du Traiteur
3. Dégustation Traiteur
4. Rendez-Vous récapitulatif
5. Dernier rendez-vous au Carré du Hélin
6. Lendemain, Rebond et Facturation
7. Divers
III. Annexes
1. Photographes
2. Animateurs pour les Enfants
3. Sonorisateurs
4. Chambres d’Hôtes et Hôtels
Tous ces établissements sont situés à 10/15 minutes en voiture du Carré du
Hélin.
5. Plan pour le Dîner
Les informations contenues dans cette documentation sont données à titre indicatif et peuvent évoluer à tout moment, sans préavis.
Les prestataires recommandés dans ce document sont référencés par nos soins parce qu’ils offrent des services à la hauteur de nos exigences. .
Photos non contractuelles - © Carré du Hélin & Aurélie EVRARD
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
I. Bienvenue
Mesdames, Messieurs,
Vous avez fait le choix du Carré du Hélin pour organiser une réception de Mariage,
entourés de vos familles, vos amis, vos proches…
Toute l’équipe Carré du Hélin et ses partenaires se réjouissent à l’idée de vous offrir
les plus belles prestations pour ce jour particulier.
Au Carré du Hélin, vous êtes dans de bonnes mains !
Notre expérience est le gage d’une journée réussie.
Soyez assurés dès aujourd’hui du dévouement et de l’engagement de tous, pour faire
de ce jour…
Le plus beau jour de votre vie !
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
II. Organisation du Mariage
1. Introduction
Pour vous aider dans l’organisation de votre journée de Mariage au Carré du Hélin,
nous vous proposons de procéder selon le planning ci-dessous.
DATE
ACTION
12 à 6 mois avant votre Mariage
Choix du Traiteur
8 à 4 mois avant votre Mariage
Dégustation Traiteur
A l’issue de la dégustation
Rendez-vous récapitulatif
1 ou 2 jours avant votre Mariage
Dernier rendez-vous au Carré du Hélin
Votre Mariage
Laissez vous bercer, on s’occupe de tout !
Le présent livret développe chacun de ces points dans l’ordre chronologique afin
de vous faciliter la tâche.
En annexes, vous trouverez des contacts de photographes, sonorisateurs,
animateurs pour les enfants, hôtels…
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
2. Choix du Traiteur
Le choix du Traiteur doit idéalement se décider entre 1 an et 6 mois avant la date
de votre mariage.
Le Carré du Hélin vous propose les prestations de ses deux traiteurs partenaires :
MAISON CAQUANT - Créée en avril 1956, la Maison Caquant, implantée à MOUVAUX
est l’une des plus anciennes Maisons de Traiteurs de la Métropole Lilloise. Vous avez affaire
à une entreprise familiale ou la tradition et le savoir-faire se cultivent et se transmettent
depuis 2 générations.
HAZELAERE TRAITEUR - Implantée à LAMBERSART, Hazelaere Traiteur est une entreprise
créée en 2001. Ce partenaire, sélectionné par le Carré du Hélin pour son sérieux et sa
créativité, vous surprendra par son approche basée sur l’association du Design et de la
Gastronomie au service d’une cuisine raffinée et gourmande.
En choisissant de travailler exclusivement avec
ces deux partenaires, le Carré du Hélin vous
permet d’accéder à un choix de styles, de goûts
et d’approches de l’art culinaire tout en vous
garantissant une excellente qualité gustative et
visuelle de la première à la dernière assiette
que vous ayez 100 ou 350 convives au dîner.
Quelque soit le traiteur sélectionné, le service
est géré par le Carré du Hélin sous la
responsabilité de son Maître d’Hôtel.
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
3. Dégustation Traiteur
Le traiteur retenu et le Carré du Hélin sont heureux de vous offrir une dégustation.
Celle-ci est habituellement prévue pour 6 personnes (les mariés et leurs parents).
Elle consiste à choisir 3 entrées et 3 plats parmi les menus de la plaquette mariage.
Le traiteur prépare ces plats et les tient à votre disposition à sa boutique le jour de la
dégustation. Les cuisiniers vous expliqueront notamment comment remettre en
température les plats chauds chez vous.
15 jours avant la date choisie pour votre dégustation, vous communiquez par
mail au Carré du Hélin le nom du traiteur, les entrée et les plats choisis.
Si vous choisissez un forfait incluant les vins du Carré du Hélin, ceux-ci vous sont
également proposés à la dégustation, en même temps que vos plats. L’accord entre
les mets choisis et nos vins est bien sûr respecté.
Les bouteilles sont tenues à votre disposition au Carré du Hélin la semaine qui
précède votre dégustation. Vous pouvez venir les retirer sur rendez-vous.
Aïe ! Nous ne savons pas nous décider…
Pas d’inquiétude ! Il est vrai que choisir un Traiteur sur le papier peut s’avérer
difficile surtout si l’on ne connait pas spécialement les traiteurs en question. Dans
ce cas là, nous vous offrons la possibilité d’effectuer une dégustation avec chacun
des deux traiteurs selon les mêmes conditions que décrit ci-dessus. Le traiteur qui
ne sera pas retenu à l’issue des dégustations vous facturera sa prestation.
NOTA BENE :
La MAISON CAQUANT étant fermée le lundi, et HAZELAERE TRAITEUR étant fermé le
dimanche, les dégustations ne sont respectivement pas possibles ces jours-là.
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
4. Rendez-Vous récapitulatif
Dans les quinze jours qui suivent votre dégustation, nous vous invitons à prendre
contact avec le Carré du Hélin pour faire le point sur la dégustation.
Ce rendez-vous avec l’équipe commerciale du Carré du Hélin est également
l’occasion de visiter le «showroom vaisselle et nappage» dans lequel vous pourrez
découvrir les collections de couverts, d’assiettes et de verres, ainsi que les différents
coloris de nappes et de serviettes, que nous vous proposons pour votre repas.
Vous aurez également l’occasion d’évoquer le déroulement de votre journée de
mariage :
- Heure d’arrivée des invités au Vin d ‘Honneur
- Heure d’arrivée des invités au Dîner,
- Heure d’arrivée des invités à la Soirée.
- Organisation du dîner, des éventuels discours, de la soirée dansante…
Nous sommes conscients que tous les détails de
votre journée de mariage ne seront sans doute pas
encore connus à ce moment là de votre préparation.
Ce rendez-vous est justement l’occasion de faire le
point sur tous ces aspects qui, s’ils sont bien
anticipés, feront la réussite de votre événement le
jour J.
Si vous souhaitez rencontrer votre traiteur pour
personnaliser votre menu ou obtenir des précisions sur sa
prestation, nous vous prions de bien vouloir passer par
l’équipe CARRÉ DU HÉLIN. Cela permet à toutes les
parties d’être au courant d’éventuelles spécificités ou
modifications.
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
5. Dernier rendez-vous au Carré du Hélin
Un dernier rendez-vous au Carré du Hélin s’impose un ou deux jours avant le
Grand Jour afin de valider le déroulement de la journée, le plan des tables (à
retrouver en annexe), l’éventuelle décoration des tables et autres petits détails.
Avec le Maître d’Hôtel, le déroulement de la journée sera bien défini.
L’accès aux espaces réceptifs est possible dès le matin de votre mariage. Lors de ce rendez-vous,
vous allez définir le plan des tables et la décoration de celles-ci. Les serveurs se chargeront
d’installer la décoration lors du dressage du couvert. Vous pouvez également faire appel à un
fleuriste ou un décorateur.
Lors de ce rendez-vous, vous avez la
possibilité d’apporter le champagne
et les vins si vous avez choisi de vous
en charger. Les bouteilles seront
mises en chambre froide ou stockées
à température ambiante selon les
besoins. Il vous est également
possible de livrer ou de faire livrer les
bouteilles, par un transporteur, par
exemple, sur rendez-vous, dans la
semaine qui précède votre mariage.
PLAN DE TABLES
Vous trouverez un plan de tables vierge
en Annexe. Nos tables standards
mesurent 150cm de diamètre et
peuvent accueillir jusqu’à 10
personnes. Néanmoins, nous disposons
de 4 tables de 180cm pouvant
accueillir jusqu’à 12 convives.
ATTENTION
Prévoyez des protections si vous
comptez utiliser des bougies, des fleurs
ou d’autre substances susceptibles de
tâcher les tables. Toute nappe tachée et
irrécupérable vous serait facturée 60
8
euros TTC.
GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
6. Lendemain, Rebond et Facturation
LENDEMAIN
En fonction des éléments de décoration des espaces apportés, il vous est demandé
de venir les récupérer ou de les faire récupérer à l’issue de la soirée de mariage ou
le lendemain avant 11h ou au plus tard le lundi matin.
REBOND
Pour les mariages du samedi, vous avez l’opportunité d’organiser un «rebond» le
dimanche.
Vous pouvez obtenir sur simple demande des proposition de rebonds : Brunch,
Baraque à frites, Buffet froid… Le prix de la salle est forfaitaire.
FACTURATION
La Facture finale de votre mariage, payable à réception vous sera remise en main
propre ou envoyée par mail, la semaine suivante.
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
7. Divers
a. Un Petit Grain de Folie
Le site du Carré du Hélin vous permet de concrétiser vos envies les plus folles
comme :
- atterrissage ou décollage en hélicoptère, en montgolfière,
- lancer d’un feu d’artifice,
- lâcher de lanternes…
Certaines de ces envies nécessitent néanmoins des autorisations spéciales,
notamment de la part de l’Aéroport, de la Mairie ou de la Préfecture. Aussi, nous
vous prions de bien vouloir nous faire part de vos projets afin qu’ensemble nous
puissions les envisager dans les meilleures conditions.
b. Stationnement
Nous disposons d’un parking pouvant accueillir, 300 véhicules et nous pouvons, en
complément, consacrer une pâture au stationnement.
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
III. Annexes
1. Photographes
Bernard HAZEBROUCQ
06 79 82 48 09
Laurent WARIN
06 85 39 37 86
2. Animateurs pour les Enfants
OXYMORON
Laurent TAVERNIERS - 06 99 00 11 69
www.oxymoron-solutions.com
MA FÊTE À MOI
Kevin DAPVRIL - 06 20 10 19 74
www.mafeteamoi.fr
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GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
3. Sonorisateurs
Indépendants
Franck MOERMAN
06 14 49 80 79
Frédéric DELPOMDOR
06 09 64 39 06
Lucien MASSE
06 03 32 59 17
Philippe RICHARD
06 13 25 05 34
David MULLIEZ
06 09 60 10 73
Sociétés
PUBLIC ADRESS
Augustin DUBAR
06 11 30 37 95
XXL ORGANISATION
Sébastien LEMAIRE
06 78 77 00 60
Nous tenons à votre disposition d’autres
contacts pour des animations musicales,
des voitures avec ou sans chauffeur, des
société d’autocars pour la mise en place
de navettes, etc.
N’hésitez pas à nous solliciter !
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4. Chambres d’Hôtes et Hôtels
Tous ces établissements sont situés à 10/15 minutes en voiture du Carré du Hélin.
Chambres d’Hôtes
BOUVINES
La Ferme de la Place
Nadine et François DERVAUX 03 03
03 20 41 12 13
TEMPLEUVE
Gîtes du Moulin de Vertain
Marie-Christine LESPAGNOL
03 20 34 68 14
LESQUIN
Entre cour et jardin
Mme DESEINE
06 71 05 80 16
MÉRIGNIES
L’Orée de la Source
Mme BOURGEOIS
09 81 60 34 07
SAINGHIN-EN-MÉLANTOIS
La Verdière
M. et Mme DELESALLE
03 20 05 05 61
13
V
IBIS STYLES*** à Lesquin
03 28 54 24 24
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Hôtels
MERCURE*** à Lesquin
03 20 87 46 46
NOVOTEL*** à Lesquin
03 20 62 53 53
DOMAINE DES CIGOGNES***
à Ennevelin
03 20 34 37 44
LA HOWARDERIE*** à Emmerin
Mme COURCOL
03 20 10 31 00
FAST HOTEL* à Lesquin
03 20 87 64 64
ETAP HOTEL à Lesquin
08 92 68 32 18
FORMULE 1 à Lesquin
08 92 68 56 85
GUIDE ACCOMPAGNEMENT MARIAGE
5. Plan pour le Dîner
Numérotez sur le plan les tables que
vous souhaitez conserver.
Pour une table d’honneur d’une
vingtaine d’invités entourez 2 tables
ensemble (3 tables pour 30 invités).
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Télécharger un plan vierge sur : www.carreduhelin.com/plan-salle-mariage.pdf
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