bpm et approche métier

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Transformation IT de l’entreprise
BPM ET
APPROCHE
MÉTIER
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Trois questions à Joel
Milgram, BPM Techsales
- Technical Sales &
Solutions chez IBM
Pour mieux « vendre » le
BPM à sa direction
L’
amélioration des processus métiers se traduit
par des gains tangibles. Le BPM est devenu
une pièce angulaire du système d’information
des organisations.
Cet e-guide propose une rétrospective des gains offerts par le BPM et
permet de comprendre ce que le Cloud et la mobilité peuvent apporter au
management des processus métier de votre entreprise. Vous y trouverez
aussi une interview de Joel Milgram, BPM Techsales - Technical Sales
& Solutions chez IBM, délivrant de précieux conseils !
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TROIS QUESTIONS À JOEL MILGRAM, BPM TECHSALES TECHNICAL SALES & SOLUTIONS CHEZ IBM
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BPM à sa direction
LE BPM EST DEVENU UNE PIÈCE ANGULAIRE DU SYSTÈME D’INFORMATION DES
ORGANISATIONS. QU’EST-CE QU’APPORTE LE CLOUD À CE DERNIER ?
Joel Milgram: Les apports du cloud se déclinent sur plusieurs points. Aspect le plus
classique, comme pour d’autres briques applicatives, cette externalisation facilite
la mise en place de projet BPM sur le plan technique. Plus besoin d’étendre les
capacités de l’infrastructure. Autre point, si le BPM accompagne le développement
des organisations, sa mise en œuvre peut susciter la résistance au changement.
Le cloud permet de mettre facilement en place des réseaux sociaux ou des
applications collaboratives. Ces dernières facilitent la connaissance de l’entreprise,
la modélisation des processus et, surtout, l’adhésion des utilisateurs. Dernier point,
l’intégration dans des processus métiers de partenaires ou clients est facilitée par
le cloud. Si une société de retail a une forte activité en fin d’année impliquant des
franchisés, porter le BPM sur le cloud répond à ce besoin sans impacter l’architecture
physique ou logicielle de l’organisation.
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ET LA MOBILITÉ ?
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Joel Milgram: L’intégration des terminaux mobiles, smartphones ou tablettes,
dans le BPM facilite la mise en place de processus métier. Il s’agit notamment
d’envoyer des notifications aux utilisateurs sans se préoccuper de l’endroit ou ils
sont. Illustration parlante, dans un processus de commande, la prise en compte de
la localisation du collaborateur chargé de vérifier la disponibilité dans les stocks
si nécessaire, dans un contexte d’inventaire par exemple, n’est plus nécessaire. Le
BPM peut même inclure la lecture du code barre dans l’entrepôt. Cette utilisation
de la mobilité facilite également le suivi opérationnel. Globalement, la mobilité se
traduit par la possibilité de mettre en place des BPM de bout en bout.
IBM BPM EST-IL SPÉCIALEMENT DÉDIÉ À SAP ?
Joel Milgram: Non, IBM BPM n’est limité à SAP, cette solution fonctionne
également avec d’autres ERP comme JDE par exemple. Mais le lien est historique.
Cette solution a d’abord été construite à partir de cet ERP. A partir de 2010, IBM
a rationnalisé ses processus internes, ce qui s’est traduit par la modélisation de
ces derniers et, sur le plan technique, par la mise en place de BPM avec SAP. Une
synergie entre les laboratoires de cet éditeur et les nôtres a permis de transformer
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ce projet en produit. Très souvent, les entreprises doivent faire intervenir, outre
l’ERP, une batterie d’outils, de CRM, de GED, d’applications métiers, etc., dans le
lancement d’une campagne marketing par exemple. Des campagnes qui, en outre,
peuvent faire intervenir des acteurs externes à l’organisation. IBM BPM est chargé
d’orchestrer l’ensemble de ces processus. Ce qui simplifie le lancement comme le
suivi de ces projets. De plus, cette « surcouche » permet de faire abstraction des
montées de versions des outils.
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POUR MIEUX « VENDRE » LE BPM À SA DIRECTION
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Pour mieux « vendre » le
BPM à sa direction
L’AMÉLIORATION DES PROCESSUS MÉTIERS SE TRADUIT PAR DES GAINS
TANGIBLES. IBM PROPOSE UN LIVRE BLANC ÉTAYANT CE CONSTAT À PARTIR DE
NOMBREUX CAS RÉELS. LA DERNIÈRE PARTIE APPORTE DES ÉLÉMENTS POUR LE
CHOIX DE LA SOLUTION TECHNIQUE
20% de marge en plus, 12 à 18% de capacités en plus avec 12% d’employés en moins.
Voilà quelques chiffres qui illustrent les bénéfices de la mise en place de projets de
Business Process Management. Des projets qui impliquent la refonte des processus
métier et peuvent aller jusqu’à l’adoption de nouvelles méthodes de gestion
notamment basées sur la méthodologie Lean Six Sigma. Conscients de ces avantages,
les responsables informatiques à considèrent l’amélioration des processus métier
comme une priorité dans l’organisation de leur système d’information. Reste à
convaincre les directions générales. Pour aider les dsi à convaincre les décideurs,
IBM propose un livre blanc étayant les avantages du BPM.
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LE BPM AU CŒUR DE LA CULTURE D’ENTREPRISE
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Rien ne vaut la preuve par l’exemple. Dans cet esprit, le cas de Général Electric est
exemplaire. GE a fait du BPM le cœur de sa culture d’entreprise. Sans aller jusque là,
Gartner assure que le simple fait de formaliser les transferts, délais et responsabilités
se traduit par une amélioration de la productivité de 12%. Etape suivante, la mise en
place d’un logiciel de BPM créé une valeur additionnelle. Toujours selon Gartner,
78% des projets de BPM présentent une rentabilité supérieure à 15%. Et ce, avec
des délais de déploiement rapides, inférieurs à six mois pour les deux-tiers d’entre
eux. L’exemple de la logistique d’un grand constructeur informatique est parlant.
Les produits non livrés coutaient des millions de livres de chiffre d’affaires perdues
chaque trimestre. L’absence de fluidité dans les relations entre les départements
internes et les prestataires compliquait la visibilité sur les commandes en cours.
Le BPM s’est concrétisé entre autres par la mise en place de procédures standard et
de notifications automatisées. Conséquence, 70% des chargements sont récupérés
au lieu des 5% antérieurement. L’entreprise a décidé d’aller plus loin. A partir
des possibilités d’analyse et de simulation d’IBM Websphere Lombardi Edition,
les goulots d’étranglement sont mieux identifiés. Ce sont désormais 90% des
chargements qui devraient être récupérés. Autre exemple, l’utilisation des mêmes
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outils a permis à un acteur du domaine de la santé d’économiser l’équivalent de
dix postes à plein temps sur les processus d’intégration des employés au cours
de la première année. Dans un registre plus financier, un fournisseur de services
de télécommunications a réduit de 10% le montant payé pour les litiges liés à la
facturation. Un gain du notamment à une homogénéisation dans le règlement des
litiges. Le BPM se traduit également par plus d’agilité. Grâce à l’optimisation de ses
processus et à la mise en place d’un outil, une société d’assurances peut rapidement
adapter les seuils d’approbation des dossiers dans le cas d’une catastrophe naturelle.
Un aspect indispensable pour s’adapter à l’environnement actuel, même si, les
gains consécutifs à l’agilité demeurent difficiles à quantifier. Plus globalement, le
BPM apporte aux processus plus d’efficacité et d’agilité. Très concrètement, le livre
blanc énumère une liste de bénéfices constatés suite à la mise en place de BPM, de
la réduction de 9 heures à 10 minutes pour l’intégration du dossier RH d’un nouvel
employé à la réduction de 80% des activités manuelles nécessaires pour acheminer
les exceptions de facturation aux équipes ad hoc.
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COMMENCER PAR LE DÉPARTEMENTAL
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Le livre blanc brosse également un aperçu des risques inhérents à ce type de projet.
Premier risque, il importe d’associer les utilisateurs, ou si possible, de rendre le
BPM transparent en l’intégrant dans les outils quotidiens, Outlook notamment.
L’objectif est d’éviter la résistance au changement. Dans un registre plus technique,
plusieurs alternatives sont possibles quant au choix de la solution logicielle. L’ajout
d’un module de BPM est risqué en termes de coûts. Il impose souvent de faire appel
à des compétences pointues pour développer les interfaces nécessaires. Quid du
développement traditionnel. Ces deux alternatives se prêtent mal à la démarche
d’amélioration de processus métier. Cette dernière exige beaucoup de réactivité
dans la mise au point de nouvelles fonctions. En outre, un projet BPM repose plus
sur l’étape de conception que les projets classiques. Toutes ces raisons militent en
faveur des solutions dédiées de BPM capables de couvrir des besoins évolutifs à
travers des possibilités de paramétrage avancées comme IBM Websphere Lombardi
Edition. De plus, ces solutions peuvent être déployées sur un département et
généralisées progressivement à l’entreprise sans autre impact que la tarification.
Outre l’automatisation et l’amélioration, ce type de solution s’adapte en continu
à l’évolution des processus métier et à leur optimisation. Autant d’arguments qui
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devraient aider les projets de BPM à voir le jour.
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