la gestion du magasin

LA GESTION DU MAGASIN
Sommaire
Sommaire ................................................................................................................................... 2 1 Choix du client a facturer ................................................................................................... 4 1.1 Client déjà enregistré dans la base ............................................................................ 4 1.2 Nouveau client ........................................................................................................... 4 1.3 Client de passage ........................................................................................................ 5 2 Création d’un devis, bon de livraison ou d’une facture client ........................................... 5 2.1 Informations générales sur la facture ........................................................................ 6 2.2 Détail de la facture ..................................................................................................... 7 2.2.1 Saisie de la référence ......................................................................................... 7 2.2.2 Saisie de la quantité ........................................................................................... 8 2.2.3 Prix de vente ....................................................................................................... 8 2.2.4 Validation de la ligne de saisie ........................................................................... 8 2.2.5 Fin de la saisie du document .............................................................................. 8 2.2.6 Autres opérations sur une ligne de saisie. ......................................................... 9 2.2.7 Intégration d’une nomenclature ........................................................................ 9 2.2.8 Incidence sur les quantités en stock .................................................................. 9 2.2.9 Changement du client sur la facture non imprimé .......................................... 10 2.3 En tête du document ................................................................................................ 10 2.4 Edition du document ................................................................................................ 10 2.4.1 Message publicitaire ........................................................................................ 10 2.4.2 Recherche d’un document ............................................................................... 11 2.4.3 Edition d’un devis ............................................................................................. 11 2.4.4 Modification d’un devis en bon de livraison ou facture .................................. 12 2.4.5 Edition d’un bon de livraison ou d’une facture ................................................ 12 2.5 Paiement d’une facture ............................................................................................ 12 3 Avoir/Refacturation .......................................................................................................... 14 3.1 Recherche de la facture ........................................................................................... 14 3.2 Génération de l’avoir total ....................................................................................... 14 3.3 Refacturation ............................................................................................................ 15 3.4 Génération de l’avoir partiel .................................................................................... 15 4 Facturation fin de mois (groupée) ................................................................................... 16 5 Commande réservation .................................................................................................... 18 5.1 Commande réservation à partir de la fiche client.................................................... 18 5.1.1 Réservation d’une pièce en stock .................................................................... 18 5.1.2 Réservation d’une pièce sur une commande en cours .................................... 19 5.1.3 Réservation d’une pièce avec une commande fournisseur ............................. 19 5.2 Clôture et impression ............................................................................................... 20 5.3 Commande réservation à partir du bon de livraison ............................................... 20 6 Saisie de pièce dans un OR. .............................................................................................. 21 6.1 A partir de la fiche client .......................................................................................... 21 6.2 A partir d’un OR ........................................................................................................ 21 7 Commandes fournisseurs ................................................................................................. 23 7.1 Création d’une commande fournisseur ................................................................... 24 7.2 Transmission d’une commande fournisseur ............................................................ 25 7.3 Réception totale ou partielle d’une commande fournisseur ................................... 26 7.3.1 Réception de la totalité de la commande ........................................................ 27 7.3.2 Réception partielle d’une commande .............................................................. 27 7.3.3 Modification du prix de base et du prix de vente ............................................ 27 7.3.4 Ajout d’une pièce ou suppression d’une pièce en réception. ......................... 28 Gestion du magasin 2/41 7.3.5 Numéro de livraison ......................................................................................... 28 7.4 Confirmation d’une réception .................................................................................. 28 7.5 Informations sur les commandes pièces .................................................................. 29 7.5.1 Commandes clients .......................................................................................... 29 7.5.2 Réservations disponibles .................................................................................. 29 7.6 Proposition de commandes automatiques fournisseur........................................... 30 8 Cession interstock de pièces ............................................................................................ 32 9 Inventaire ......................................................................................................................... 34 9.1 Inventaire par listing ................................................................................................ 34 9.1.1 Préparation des listes de comptage ................................................................. 35 9.1.2 Comptage physique .......................................................................................... 36 9.1.3 Saisie des quantités comptées ......................................................................... 37 9.2 Inventaire par douchette ou saisie référence .......................................................... 39 9.2.1 Avec douchette ................................................................................................ 39 9.2.2 Par saisie de références ................................................................................... 41 9.3 Validation de l’inventaire ......................................................................................... 41 Gestion du magasin 3/41 1 Choix du client a facturer
1.1 Client déjà enregistré dans la base
Saisir les premières lettres du nom Recherche par le nom ou l’adresse approximative Saisir la ou les informations dans les champs de recherche et taper sur la touche « Entrée » du clavier. Une fois la liste affichée cliquer sur le client concerné et cliquer sur la touche 1.2 Nouveau client
Consulter la documentation « gestion des clients ». Gestion du magasin 4/41 1.3 Client de passage
Le client de passage est une personne dont on ne souhaite pas garder ses coordonnées ni son historique. La coche permet de notifier son nom et son adresse pour personnaliser sa facture. Le client de passage peut être appelé par une touche de fonction paramétrée dans le menu « paramétrage – Information sur la société – paramétrage de la société – Onglet Commandes / Mag ». 2 Création d’un devis, bon de livraison ou d’une facture
client
( Si l’on souhaite rattacher le document au véhicule Gestion du magasin 5/41 2.1 Informations générales sur la facture
Par défaut la facture est à la date du jour. Il est possible de la modifier si vos droits de profils vous le permettent. .( La date doit être comprise dans l’intervalle des deux mois non clôturés. Création d’un devis ( Un devis n’a aucune incidence sur les quantités en stock et lors de la saisie des pièces aucun contrôle sur le stock disponible ne sera effectué. par défaut le vendeur est le nom de la personne identifié à l’entrée du logiciel, pour le changer le vendeur. par défaut vous créez une facture client, pour un autre type de documents. Les codes internes sont créés dans le menu « paramétrage – codes internes » et rattaché au département magasin « Paramétrage – Information sur la société – Département ». ( Une gestion TTC peut générer un écart d’arrondi entre le net à payer et le montant TTC car le total HT sert de base pour le calcul de la TVA et le net à payer est la somme des lignes TTC du document. Gestion du magasin 6/41 2.2 Détail de la facture
2.2.1 Saisie de la référence
Saisie de la référence + « Entrée » sinon pour le rechercher par le libellé taper sur la touche « Entrée » du clavier et saisir le début du libellé. Recherche en tant que référence interne. Recherche en tant que référence fournisseur.
Recherche dans le catalogue. Accès à la référence d’équivalence. Consultation de la fiche pièce. Recherche du libellé par un mot clé. Création d’une pièce (hors catalogue). Recherche alphabétique Accès à la référence de remplacement. Modification du libellé. Gestion du magasin 7/41 2.2.2 Saisie de la quantité
la quantité disponible est affichée pour les pièces gérées en stock. Si la quantité saisie est supérieure à la quantité disponible une génération de commande fournisseur sera proposée (voir chapitre commande réservation) ainsi qu’un forçage de la quantité négative. ( Si la pièce manquante est générée en commande fournisseur, il est conseillé de ne pas l’intégrer dans le document. Lors de la réception de la pièce, elle pourra être intégrée dans le document. Affiche les commandes en cours pour cette référence. 2.2.3 Prix de vente
Le prix de vente est calculé grâce au code tarification de la pièce (voir chapitre gestion des pièces), il est modifiable si le profil de l’utilisateur l’y autorise. La remise est en pourcentage, suivant la catégorie remise du client et de la remise pièce elle est proposée par défaut. Elle est paramétrée dans le menu « paramétrage – affectation des remises ». Le prix d’achat sera saisi dans le cas d’une pièce non gérée en stock afin d’avoir une marge exacte du document. Consultation du montant de la marge par rapport au Prix d’achat Moyen Pondéré et au dernier prix d’achat ainsi que son pourcentage
. 2.2.4 Validation de la ligne de saisie
2.2.5 Fin de la saisie du document
Gestion du magasin 8/41 2.2.6 Autres opérations sur une ligne de saisie.
Une ligne du document peut être modifiée
, ou ajoutée ou supprimée
. Une pièce peut être ventilée (exemple d’une prise en charge partielle en garantie)
. Code interne et pourcentage de prise en compte. La répartition doit correspondre à 100% de la quantité de la pièce. Annulation de la ventilation. 2.2.7 Intégration d’une nomenclature
Pour arrêter la saisie. La nomenclature est un lot de pièces qui sera intégré dans le corps du document. Elle est définie dans le menu « Paramétrage ‐ Forfaits / Nomenclatures ». 2.2.8 Incidence sur les quantités en stock
A la validation d’une ligne, la quantité en stock est débitée à la date système (c’est à dire la date du jour). Si la ligne est modifiée, une annulation de la sortie est enregistrée et une nouvelle entrée est constatée à la date de la modification. Lors de la suppression d’une ligne, la quantité en stock de la pièce est réintégrée à la date de la suppression. La quantité disponible varie en fonction des commandes réservations client. Gestion du magasin 9/41 2.2.9 Changement du client sur la facture non imprimé
2.3 En tête du document
Affiche les différentes adresses de livraison saisies dans la fiche client (voir documentation « gestion des clients ». 2.4 Edition du document
2.4.1 Message publicitaire
Le message publicitaire est propre à chaque site. Gestion du magasin 10/41 Mettre une coche en face des départements (magasin – atelier – commercial) pour lesquels vous souhaitez faire apparaître le message. Le message apparaîtra automatiquement à partir de la date de début. Le message ne sera plus imprimé le lendemain de la date indiquée. Saisir le texte puis 2.4.2 Recherche d’un document
A partir de la fiche client Liste des documents non facturés. Sélectionner le document puis Ou
Saisir le numéro puis « Entrée » 2.4.3 Edition d’un devis
Le texte de garantie est saisi dans le menu « Paramétrage – Texte garantie BL ». si elle est active, cela signifie qu’un message publicitaire est paramétré dans la période actuelle (« Paramétrage – Informations sur la société – message publicitaire »). Aperçu à l’écran Gestion du magasin 11/41 2.4.4 Modification d’un devis en bon de livraison ou facture
bascule le devis en Bon de Livraison et mouvemente le stock. 2.4.5 Edition d’un bon de livraison ou d’une facture
pour un BL non chiffré. Le texte de garanti est saisi dans le menu « Paramétrage – Texte garantie BL ». si elle est active, cela signifie qu’un message publicitaire est paramétré dans la période actuelle (« Paramétrage – Informations sur la société – message publicitaire »). Aperçu à l’écran Seuls les clients en compte (voir documentation « gestion des clients ») auront un bon de livraison. Le document aura le statut « imprimé » et sera inclus dans la facturation groupée. 2.5 Paiement d’une facture
( La date de facture sera la date de la pièce comptable. La modification de cette date n’a aucun effet sur la date de sorties des pièces. Solde comptable du client. permet de récupérer des factures ou acomptes à régulariser. A faire avant de saisir le mode Gestion du magasin 12/41 de règlement. Sélectionner l’un des modes de règlement qui sont des paiements immédiats. Suivant le paramétrage des journaux l’écriture comptable sera générée. accès aux modes de paiements différés (LCR, prélèvement,…). si le client règle plus tard. si règlement en plusieurs échéances, saisir le montant de la première échéance. date de l’échéance, fonctionne aussi pour les règlements chèques. Affiche les différents règlements saisis. Il est possible de saisir plusieurs règlements (5 maxi). Il suffit de saisir le montant correspond au règlement. édite une Proforma. Cette édition ne valide pas la facture, elle sera alors toujours en bon de livraison et donc modifiable. Aperçu de la facture. ( Une facture éditée en aperçu écran ou sur imprimante est définitive, donc aucune modification ou suppression ne sera autorisée. Seul un avoir et une re‐facturation permettront de corriger le document. Gestion du magasin 13/41 3 Avoir/Refacturation
3.1 Recherche de la facture
Sélectionner la facture puis 3.2 Génération de l’avoir total
Le stock de pièces sera crédité. Vous devez éditer l’avoir Gestion du magasin 14/41 Sélectionner le mode de règlement. 3.3 Refacturation
Si vous répondez OUI, un nouveau BL sera créé à l’identique de la facture d’origine. Vous pourrez par la suite le modifier. 3.4 Génération de l’avoir partiel
Il suffit de faire une vente classique en saisissant la quantité négative
La (les) référence(s) Lorsque vous imprimerez le document, en entête vous aurez Gestion du magasin . 15/41 4 Facturation fin de mois (groupée)
Avant de pouvoir lancer la facturation fin de mois il faut impérativement que certaines conditions soient remplies → Dans la fiche client, le statut doit être en compte et un mode de paiement doit être renseigné par défaut → Les bons de livraison doivent être en statut « imprimé » et les ordres de réparation en statut « Prêt à facturer ». Si vous cochez « tous les documents », cela génèrera une facture groupée pour les BL et une autre pour les OR. Affiche tous les clients en compte affiche les documents d’un client précis lie sur le document indique que le document sera traité. Si vous voulez l’exclure, faites un double clic sur la ligne Date à laquelle sera généré la facture Affiche le de chaque document et calcule le Lance le traitement de la facturation groupée. Tout le monde doit sortir du logiciel Gestion du magasin 16/41 A faire impérativement
Oui
Répondre oui. Les gens pourront à nouveau aller dans le logiciel Si vous répondez non, l’impression des factures pourra être faite ultérieurement Gestion du magasin 17/41 5 Commande réservation
5.1 Commande réservation à partir de la fiche client
Les réservations pièces peuvent être rattachées au client et à son véhicule. Saisie de la référence. Liste des fournisseurs à qui on a déjà passé une commande pour cette pièce avec le dernier prix d’achat chez ce fournisseur. 5.1.1 Réservation d’une pièce en stock
. A la saisie de la référence la quantité disponible s’affiche et par défaut on a affiche la liste des types de commandes chez ce fournisseur. Si on désire conserver cette quantité en stock on peut générer une commande fournisseur de cette pièce réservée pour ce client. Valide la réservation
Gestion du magasin 18/41 5.1.2 Réservation d’une pièce sur une commande en cours
Affiche nombre de pièces commandées. le 5.1.3 Réservation d’une pièce avec une commande fournisseur
Renseigner le type de commande (stock, dépannage), ceci à une influence dans les conditions de remise fournisseur et la remise client. Supprime la ligne réservée ( Lors de la création ou d’une modification d’un bon de livraison, les pièces réservées seront proposées pour être intégrées dans le document si elles sont réceptionnées. Sur la fiche client les réservations seront affichées avec le statut : « En attente » pour les pièces non réceptionnées. « Disponible » pour les pièces réceptionnées. Gestion du magasin 19/41 5.2 Clôture et impression
Clôture le document Vous pourrez remettre un document au client Informations dans la fiche client Supprime la ligne réservée 5.3 Commande réservation à partir du bon de livraison
saisie de la référence (Voir chapitre 4.1) Gestion du magasin 20/41 6 Saisie de pièce dans un OR.
6.1 A partir de la fiche client
6.2 A partir d’un OR
Gestion du magasin 21/41 Sélectionner l’ordre de réparation Gestion du magasin 22/41 7 Commandes fournisseurs
Gestion du magasin 23/41 7.1 Création d’une commande fournisseur
Saisir le nom et valider par la touche Entrée Par défaut la date du jour influe sur les conditions d’achat. N° de commande chez le fournisseur, important lors de la réception des pièces. permet de gérer les retards de livraison Référence précédente suivante ou Recherche dans le catalogue Recherche fournisseur par la référence Consultation de la fiche pièce Liste des commandes dans lesquelles cette pièce est reprise. Réservation d’une pièce pour un client Gestion du magasin 24/41 7.2 Transmission d’une commande fournisseur
Gestion du magasin 25/41 Transmettre à nouveau une commande 7.3 Réception totale ou partielle d’une commande fournisseur
Rattachement d’une ou plusieurs commandes pour cette réception. Double clic sur les commandes à sélectionner Gestion du magasin 26/41 7.3.1 Réception de la totalité de la commande
Une coche rouge (
de chaque ligne. ) apparaît au début 7.3.2 Réception partielle d’une commande
7.3.3 Modification du prix de base et du prix de vente
Gestion du magasin 27/41 Modification du prix de base sur cette commande. des conditions commande d’achat Correction sur cette Accès à la fiche pièce pour modifier le prix catalogue ou le prix de vente. 7.3.4 Ajout d’une pièce ou suppression d’une pièce en réception.
Rajout d’une pièce non commandée mais livrée. Suppression d’une pièce commandée mais qui ne sera jamais réceptionnée (suppression de reliquat). 7.3.5 Numéro de livraison
Lors du contrôle de la facture, il sera plus facile de faire le lien entre la facture et le bon de livraison du fournisseur. 7.4 Confirmation d’une réception
doit être identique au BL chiffré. Suivant la réponse le prix d’achat moyen pondéré sera calculé à la réception (valorisation immédiate) ou lors du contrôle de la facture (valorisation ultérieure). ( la valorisation immédiate fige le PMP à la réception. Si lors du contrôle de la facture le prix d’achat n’était pas correct, le PMP ne pourra être modifié. Le dernier prix d’achat est mis à jour. Gestion du magasin 28/41 7.5 Informations sur les commandes pièces
7.5.1 Commandes clients
Affiche les réservations clients non réceptionnées Impression de la liste 7.5.2 Réservations disponibles
Affiche les réservations clients non facturées lien sur le document si la réservation est générée sur celui‐ci (chapitre 5). Suppression de la réservation sur ce client. Impression de la liste Gestion du magasin 29/41 7.6 Proposition de commandes automatiques fournisseur
Choix du constructeur
Les commandes automatiques sont en fonction du stock mini saisie dans la fiche pièce ou du stock maxi ou de la méthode ABC. Edition de la proposition Gestion du magasin 30/41 Si coché, cela permet de générer la commande chez un fournisseur bien précis. Génère la ou les Sinon commandes non transmises. Dans les 2 cas, vous pourrez modifier les quantités avant de générer la commande. Pour visualiser la liste des références du fournisseur suivants, cliquer sur génère la commande fournisseur (voir chapitre 5).
Gestion du magasin 31/41 8 Cession interstock de pièces
Vous pouvez céder des pièces à un autre site. Pour cela il faut d’abord créer en tant que client le site de destination. (Voir « Gestion des clients »). Sélectionner dans « Cession interstock » Saisir les références (voir chapitre création d’un devis, BL ou facture) imprime le document que vous pouvez joindre aux pièces. Réception sur le site de destination Vous pouvez visualiser le contenu de la cession avant de l’importer. Gestion du magasin 32/41 Double clic sur la cession à importer. Votre stock a été mouvementé. Gestion du magasin 33/41 9 Inventaire
Si vous avez plusieurs sites, chaque site doit ouvrir son inventaire. Vous avez la possibilité de faire un inventaire avec listing de comptage ou avec douchette tout en continuant à facturer. Dans les deux cas, vous devez impérativement ouvrir l’inventaire avant le jour du comptage. 9.1 Inventaire par listing
Coché par défaut. les date et heure d’inventaire doivent être inférieures à la date et heure de comptage. Si vous avez déjà un inventaire ouvert il faut impérativement l’annuler. ( La date d’inventaire sera la date de référence lors de l’édition du stock chiffré. Gestion du magasin 34/41 9.1.1 Préparation des listes de comptage
Permet de créer vos listes de comptage en fonction de plusieurs critères. Permet de créer une nouvelle liste Gestion du magasin 35/41 Nommer la liste. Reprend toutes les familles statistiques. Sélectionner votre constructeur. Permet de faire un inventaire par casier Permet d’exclure les références en quantité 0 Il est important de cocher l’option de tri lors de l’impression. Une fois la liste créée, il n’est pas possible de revenir sur cette option. Valide la liste Sélectionner la liste puis Cocher les options d’impression puis Vous devez impérativement imprimer toutes les listes de comptage car cette étape permet de calculer la quantité théorique. Cette information apparaît sur la pièce lorsque vous la consultez. 9.1.2 Comptage physique
Si le magasin reste ouvert vous devez saisir la date et heure de comptage sur chaque page afin que le logiciel puisse recalculer les mouvements de stock lors de la validation définitive de l’inventaire. Gestion du magasin 36/41 9.1.3 Saisie des quantités comptées
Vous pouvez saisir à plusieurs, à condition de ne pas être sur la même page. Sélectionner la liste puis Pour chaque page sélectionnée, vous devrez saisir la date et heure de comptage qui a été notée sur le listing papier. La quantité théorique sera calculée entre les dates et heure de l’édition de la liste et les dates et heure de comptage de la liste en prenant en compte les mouvements de stock entre ces deux bornes. Gestion du magasin 37/41 Saisir la quantité comptée dans la zone bleue en surbrillance puis Vous pouvez également saisir la quantité et faire 2 fois « Entrée » au clavier pour valider la ligne. Si la quantité comptée est identique à la quantité vérifiée, vous n’êtes pas obligé de valider la ligne. Les lignes modifiées apparaîtront en rouge et celles que ne l’ont pas été seront en vert. Une fois la page validée, vous pouvez passer à la page suivante en cliquant sur . Sinon saisir le n° de page puis « Entrée ». Si vous avez compté une pièce qui ne figure pas dans la liste, il est possible de la créer puis de l’intégrer à votre inventaire. permet de visualiser le détail de la pièce. Permet aussi d’accéder à la création. Affiche les pièces créées après l’édition des listes. Permet d’éditer la liste des écarts Gestion du magasin 38/41 9.2 Inventaire par douchette ou saisie référence
Cocher l’option Votre douchette doit être paramétrée par votre prestataire technique. En revanche, pour activer la gestion en lecteur code barre dans le Winxxx, merci de contacter le SAV. Douchez le code barre, mettre la quantité et valider par ENTREE. Il est possible de doucher jusqu’à 500 références. Ensuite lancer Systool (START) puis poser la douchette sur le socle. Dès que le statut est CONNECTED, le fichier a été récupéré. 9.2.1 Avec douchette
Permet de faire l’inventaire soit par la douchette, soit par saisie de références. Gestion du magasin 39/41 Liste des références scannées et inexistantes dans le stock. Donc elles ne seront pas prises en compte lors de la validation.
Cliquez sur Validation de la table à chaque intégration sinon toutes les données seront perdues. Permet d’éditer la liste des écarts.
Gestion du magasin 40/41 9.2.2 Par saisie de références
Saisir la référence + « Entrée » Renseigner les date et heure de comptage Saisir la quantité comptée Valide la saisie Modifie la saisie Supprime la ligne 9.3 Validation de l’inventaire
Il est préférable que tout le monde sorte pour lancer le traitement. Attention : si vous n’imprimer pas vos listes d’écarts, il ne sera plus possible de le faire après la clôture de l’inventaire. La validation a pour effet de : - mettre le stock à jour - créer un mouvement d’inventaire à la date et heure de l’inventaire - de supprimer toutes les listes en cours Gestion du magasin 41/41