CR 1ère réunion kermesse - École maternelle Marie Curie Joué

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Ecole Maternelle Marie Curie de Joué-lès-Tours
Compte rendu de la réunion du 29 janvier 2014 de préparation de la kermesse du samedi 14 juin 2014
Etaient présents 18 personnes :
Directeur de l’école : Samuel Winandy,
Liste AIPE : Anne Jolly, Alexandra Nilly.
Liste FCPE : Fabien Villalon
Et les parents volontaires :
Mesdames ou Mesdemoiselles Natiez, Senturk, Yousfi, Lejeune, Sauvé, Jager, Delhaye et Taesch.
Messieurs : Péru, Le Doledec, Jeffard, Houllier, Chambonneau et Rambault
Rappel :
Environ 1450€ de bénéfice en 2013 (1100€ en 2012) qui ont servi pour des achats : matériels pédagogiques, spectacle,
sorties…
La kermesse est programmée le 14 juin 2014.
La kermesse peut être assurée par la FCPE, l’AIPE et l'OCCE. Pour des raisons pratiques, l’assurance sera prise en
charge par la FCPE.
L’organisation de la kermesse dépend de l’investissement des parents :
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avant la kermesse, pour la recherche des lots et la préparation,
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pendant la kermesse pour la tenue des stands et après pour le rangement.
Chaque parent qui prend part à l’organisation a un poste à tenir : pour répartir les rôles on prévoit un planning.
En 2013, des créneaux de stands ont dû être supprimés faute de volontaires.
Déroulement kermesse:
7h30 = arrivée des parents organisateurs pour la mise en place des stands. Les parents organisateurs sont identifiés
avec des T-shirts ou chasubles ? (ou sont les tee-shirts : Céline Paillard ?)
8h30 = arrivée des enfants dans les classes et de leur famille
9h15 = début spectacle
10h30-12h00 = kermesse (2 x 45 minutes pour le roulement des tenues de stand) sauf :
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caisse de 8h30 à 9h15, puis 10h30 à 13h00. Le premier créneau est ajouté pour diminuer l’affluence à la fin du
spectacle.
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Barbecue de 11h30 à 13h00
Cartes :
Deux types de cartes :
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Payantes : Des cartes à 4 cases (2€ l’année dernière) seront mises en vente par un stand « caisse ». Elles
ouvrent droit au tirage au sort pour lots (selon les lots récoltés).
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Gratuites pour bénévoles et enfants : Cartes à 3 cases. Nouveauté 2014, elles :
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seront en couleur pour les distinguer (elles n’ouvrent pas droit au tirage au sort).
o
auront 2 nouvelles mentions : « Offerte par l’école » et « non valable pour tirage au sort »
Chaque activité ainsi que chaque boisson ou part de gâteau vaut 1 case.
Tamponner date ou autre pour éviter « fraude » ?
Comptabiliser les cartes restantes pour en éditer au besoin (Samuel Winandy)
Édition au besoin (Fabien Villalon).
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Spectacle :
- prévoir un programme --> réalisé par les enfants en classe.
- Fermeture de l'école pendant la durée du spectacle (portail élémentaire+portes école)
Le spectacle sera plus longtemps suite ouverture de la 9 ème classe
Film du spectacle
M. Winandy s’est proposé pour monter le film. Il faudra voir avec un ou deux parents pour installer et filmer le
spectacle (prévoir aussi 3 ou 4 caméscopes)
Voir pour la reproduction des DVD
Le tarif du DVD vendu aux parents était de 2,50 € en 2012.
Buvette :
- les gâteaux (faits maison et/ou achetés) et boissons (sirop et jus de fruits) sont fournis par les familles
- pour être sûr que les plats soient récupérés par les familles : identification des propriétaires par scotch type « post it »
- prévoir gobelets + serviettes en quantité (à voir > à 1000)
- machine à café -> (M. Sourisseau ?)
- 3 paquets de café – sucre (reste du stock)
- accès toilettes élémentaire pour l'eau (+ robinet)--> M. Winandy voit avec M. Kulpa.
- accès cuisine pour les pichets (M. Winandy se renseigne auprès de la mairie pour récupérer les clés)
- fond de caisse (récupéré comme l’année dernière par M. Winandy)
La mise en place de la buvette (des gâteaux et boissons) devra se faire avant le spectacle.
Buvette = 9 personnes (5 au 1er créneau et 4 au second)
Déterminer qui va faire les courses avec le directeur.
Barbecue :
La mise en place du barbecue l’année précédente a été un succès. Il est reconduit pour 2014.
Carte 2013 :
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Sandwich saucisses, merguez avec sauce (moutarde ou mayonnaise ou ketchup) : 2 cases
-
Chips : 1 case
Le père de M. Péru et sa femme ont assurés avec succès la cuisson de la viande l’année dernière (à l’aide d’un
barbecue en forme de demi-tonneau).
A prévoir pour 2014 :
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Baguettes (année précédente : Super U)
-
Viande (M. Winandy)
-
Condiments (courses)
-
Barbecue : en permanence 6 personnes au service et 2 au barbecue (roulement ?).
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Fourniture de gants si possible de grande taille (Mme Sauvé)
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Stands :
- Nouveauté 2014 : Création d’un pool de bénévoles suppléants avec numéros de portables pour pallier aux absences
le jour J.
- Nouveauté 2014 : pour éviter le temps mort utilisé pour expliquer le fonctionnement des stands à la fin du spectacle,
distribution des pochettes aux bénévoles concernés contenant : les règles du stand, 2 stylos (qui fonctionnent !) et 1kg
de bonbons (sauf pêche à la ligne)
- mot à transmettre aux parents dès Mars pour connaître le taux de fréquentation et de participation (enfant présent ou
pas, participation des parents pour aider pour le démontage/tenue d’un stand), pour l’instant, on ne parle pas des
gâteaux et boissons à ramener.
- Après les vacances, une liste par classe et par stand sera établie (à revoir avec le directeur)
- Tableau de tenue de stand --> j’ai la maquette (il faudra faire apparaître le nom et prénom du bénévole, ainsi que la
classe et le prénom de l’enfant pour éviter toute confusion)
- un rappel personnalisé sera fait aux parents concernés environ 2 semaines avant la kermesse.
- prévoir 1kg de bonbons par stand (sauf pêche à la ligne) – voir pour la quantité restante
Nombre de personnes à prévoir pour 2 sessions de 45min (le nombre de stands sera révisé en fonction du nombre de
parents pour les tenir):
- tombola = 7 personnes (4 au 1er créneau et 3 au second)
- 4 jeux de chamboule tout = 4 personnes(les boites sont fournies par l’école)
- 4 pêche à la ligne = 8 personnes (2 parcs sur 4 fournis par l’école-> Qui peut en fournir 2 autres ?
- Prévoir achat des lots de pêche à la ligne (2013 : 600 lots écouler en 1h. Proposition d’acheter 1200 lots pour 2014)
- 2 pêches aux canards = 4 personnes (1 piscine fournie par l’école, l’autre par M. Saliceto ?- (il y a assez de canards à
l’école + cannes ?) ;
- 1 course de vélos = 4 personnes (vélos fournis par l’école)
- Nouveauté 2014 : Suite à une proposition de M. Péru, les tirs au but seront remplacés par du « Floorball » (= hockey
en salle). Il faudra 4 personnes (M. Péru fournit les buts et le matériel)
- 2 jeux de quilles = 4 personnes (quilles fournies par l’école)
- le jeu du prénom de la poupée (Romain Jeffard se renseigne auprès d’Aline Morin pour se procurer une poupée
Corolle) = 2 personnes
- caisse et vente de tickets = 5 personnes (3 au 1er créneau et 2 au 2nd) : M. Winandy a 2 caisses qui ferment à clefs).
Animation :
Animateur : Monsieur Peru est ok.
Matériel :
- voir pour les barnums dans la cour élémentaire --> M. Winandy voit avec M. Kulpa
- Sono --> M. Winandy voit avec M. Sourisseau (autre option possible : Le mari d’Alexandra Nilly)
- voir pour un tuyau pour remplir les piscines.
- Bancs + barnums + tables : Réservation déjà opérée par M. Winandy auprès de la mairie.
Partenaires :
- Envoyer courrier aux parcs et musées pour obtenir des entrées. Mlle Natiez l’année dernière. OK pour courrier type
et liste des partenaires. La liste n’est pas figée.
- Les enveloppes sont fournies par M. Winandy. Il faut que les courriers partent 1 ère quinzaine de février.
- Édition courriers (Mlle Natiez ou Fabien Villalon au besoin)
- Conception et édition affiches logos partenaires (Fabien Villalon)
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Tirage au sort :
Assouplissement des règles reconduit : dès lors qu’une carte est tirée au sort, même si la personne n’est pas présente
au moment du tirage, le lot est gagné et lui sera remis entre la kermesse et la fin de l’année.
Tombola :
Vente de tickets de tombola : (1 ticket = 2 cases) ou un euro directement à acheter au stand caisse.
- prévoir des lots neufs ou en bon état à récupérer (exemples : objets divers, jouets, livres, bons d’achats, cartes
cadeaux, stylos…).
- contacter M. Winandy pour ceux qui ont besoin d'attestation(s) de remise de lots pour démarcher les différentes
enseignes.
- les lots sont à déposer à l’école soit à l’occasion de la prochaine réunion soit tout au long de l’année auprès des
enseignants. Les lots sont actuellement stockés chez Freddy Foimou qui devra les ramener pour la mise en carton lors
de la 3ème réunion. Les nouveaux lots seront stockés dans l’école. Un inventaire sera fait au moment du stockage.
- 11 affiches d’appel aux lots seront affichées dans l’école. (Fabien Villalon). A afficher dès que possible.
- Nouveauté 2014 : Simplification de la règle du jeu
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Une seule couleur
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Chaque lot sera numéroté
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Regroupement de lots (= macro lots) pour diminuer leur nombre.
A voir pour la prochaine réunion du jeudi 20 mars 2014 à 20H00
Faire un inventaire des lots disponibles (ceux de 2013) et des lots récupérés, des courriers.
Faire un point de tout ce qui a été évoqué à la 1 er réunion.
Merci à Samuel Winandy et à tous les parents présents.