Convention de Stage IFMSA-modifiée 16-09-2013

Annexe 2
Convention D’ECHANGE DANS LE CADRE DE SCOPE
La présente convention fixe les modalités des échanges cliniques et de recherche pour le Centre
Hospitalier Universitaire de Kremlin-Bicêtre entre :
L’Université Paris-Sud, ayant son siège 15 rue Georges Clémenceau 91405 Orsay cedex,
représentée par Monsieur Monsieur le Professeur Jacques BITTOUN.
Agissant pour le compte de la Faculté de Médecine Paris-Sud, située au 63 rue Gabriel Péri 94270 Le
Kremlin-Bicêtre, dirigée par Monsieur le Professeur Serge BOBIN en sa qualité de Doyen de la Faculté
de Médecine.
L'Association des Étudiants en Médecine du Kremlin-Bicêtre (OKB)
Représentée par Monsieur Adam CELIER, Président de l’association.
Le Centre Hospitalier Universitaire de la faculté de médecine Paris Sud
Représenté par :
- le CHU de Bicêtre, représenté par Mme Florence FAVREL-FEUILLADE
- le CHU Paul Brousse, représenté par M. Erik DOMAIN
- le CHU Antoine Béclère, représentée par Mme Marie-Anne RUDER
l'Institut Gustave Roussy, représenté par Mr. Alexander EGGERMONT
le Centre Chirurgical Marie Lannelongue, représenté par Mr. Arnaud GUYADER
Il a été arrêté et convenu ce qui suit :
1 – Dispositions générales
1.1 : Les échanges de stages hospitaliers et de recherche décrits dans cette convention s’inscrivent
respectivement dans le programme SCOPE (Standing Committee On Professional Exchange) de
l’IFMSA (International Federation of Medical Student’s Association) à laquelle l’OKB (Organisation des
Karabins de Bicêtre) adhère via l’ANEMF (Association Nationale des Étudiants en Médecine de
France), dont elle est membre.
L'OKB organise les échanges de stage hospitaliers sur Paris Sud par l'intermédiaire de ses VP IFMSA.
Ces derniers travaillent en collaboration avec l'ANEMF et l'IFMSA en qualité de Local Exchange Officer
(LEO).
1.2 : En adhérant à cette convention, la Faculté de Médecine Paris Sud entre, par l'intermédiaire
de l'OKB, en collaboration avec toutes les autres Universités de Santé qui y adhèrent déjà ou qui vont
y adhérer par l'intermédiaire de leur association étudiante locale.
1.3: La faculté de Médecine Paris Sud XI se doit d’accueillir autant d’étrangers qu’elle en autorise à
partir. Toute période de stage est ainsi compensée. L'OKB propose au Doyen, qui la valide, la liste
d'étudiants sortants et entrants.
Les échanges sont basés sur le principe de réciprocité. Les étudiants accueillis se voient offrir
logement, nourriture et découverte de leur ville à titre gratuit par l’association locale l’accueillant. De
part et d’autre, les étudiants hospitaliers sont pleinement intégrés à l’équipe médicale.
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Annexe 2
1.4:
Les échanges d'étudiants ainsi organisés auront pour but :
De favoriser, par le voyage et le stage ainsi réalisé, l'émancipation intellectuelle et culturelle
des étudiants en médecine du Kremlin-Bicêtre,
De faire découvrir la médecine française ainsi que Paris et sa région aux étudiants en
médecine étrangers,
De faire participer l’OKB à un projet culturel de grande ampleur, ce qui répond pleinement à
ses objectifs statutaires,
De promouvoir l’entente et la coopération internationale entre les étudiants en médecine en
leur donnant l’opportunité d’échanger et de partager leurs expériences de l’apprentissage de la
Médecine.
1.5 : Les stages SCOPE ne sont ouverts qu'en période d'été (juillet- août). Les étudiants s'assureront
de la compatibilité de ces stages avec leur présence aux examens et aux cours. Ils ne pourront en
aucun cas arguer de leur participation au stage à l'étranger pour s'en exonérer.
2 – Étudiants partants à l’étranger
2.1. : Sélection
2.1.1 : La sélection des étudiants participant aux échanges incombe aux VP international de l’OKB en
leur qualité de Local Exchange Officer (LEO) en accord avec le doyen de la faculté de médecine Paris
Sud XI après avis de la commission chargée de la mobilité étudiante de l'UFR.
Les critères retenus sont :
La rapidité de renvoi du dossier d'inscription,
Leur motivation à la préparation de l'accueil des étudiants étrangers,
Le niveau d'anglais minimum requis ou de la langue du pays d’accueil, attesté par le
professeur d’Anglais de la faculté de médecine de Paris Sud XI.
Leur mérite
En cas de compétences similaires, le hasard sera utilisé pour effectuer la sélection.
2.1.2 : Le nombre d'étudiants partant est fixé, en début de chaque année universitaire, d’un
commun accord entre le Doyen de la Faculté de Médecine, après avis de la commission chargée de la
mobilité étudiante de la faculté et le LEO, avec l’accord du CHU.
2.1.3 : Pour le programme SCOPE, leur niveau d'études sera compris entre le DFGSM3 et le DFASM 3.
2.1.4 : La durée d'un stage est de un mois à temps pleins ou deux mois à temps partiel. La période
de congés est fixée au mois de septembre.
2.1.5 : La liste provisoire des étudiants partant à travers les programmes est envoyée au plus tard
trois mois avant le début de leur stage au service de scolarité de la faculté de médecine Paris Sud XI.
2.1.6: La liste définitive des étudiants partants ainsi que leur pays et ville d'affectation est envoyée
au maximum un mois avant le début du stage au service de scolarité de la Faculté de Médecine.
2.2. : Choix du stage et accords
2.2.1 : Les étudiants sélectionnés complètent un dossier qu’ils rendent au LEO avant le 1er juin de
l’année universitaire précédant leur départ.
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Annexe 2
2.2.2 : Les dossiers complets sont transmis aux responsables nationaux des échanges de l'A.N.E.M.F.
(NEO), qui les remettent, lors du "March Meeting" de l'I.F.M.S.A aux NEO du pays d’accueil.
2.2.3: L'étudiant reçoit l'APPLICATION FORM, formulaire de candidature récapitulant diverses
informations générales ainsi que la période, les services hospitaliers et les villes désirées. Le
formulaire est soumis à l'acceptation des NEO et LEO du pays d’accueil.
2.2.4 : L'association du pays d'accueil ayant accepté l’étudiant lui envoie une CARTE D'ACCEPTATION,
au maximum 8 semaines avant le début du stage, lui précisant le service et la période à laquelle il est
accepté.
2.2.5 : Si ces conditions conviennent à l’étudiant, il renvoie à l'association de destination une CARTE
DE CONFIRMATION, au maximum 4 semaines avant son arrivée, en précisant les coordonnées de son
vol.
Si ces documents ne sont pas présentés, l'étudiant risque l’invalidation de son stage.
2.4. : Stage IFMSA
2.4.1 : Les étudiants ne payent aucun frais d’inscription à l’Université d’accueil lors de leur stage.
2.4.2 : Tout étudiant participant à un échange défini par SCOPE s’engage à respecter le règlement
intérieur de l'hôpital. Il s'engage également à respecter les principes régissant le service public
notamment la neutralité et la laïcité ainsi que les règles de déontologie médicale.
La présence en stage, une tenue correcte avec les patients, un niveau de connaissances médicales
suffisant sont exigés.
Tout manquement grave aux exigences du service ainsi que toute attitude non conforme aux
conditions ci-dessus explicitées, pourra exposer l'étudiant à son exclusion sans préavis et à la rupture
sans contrepartie du contrat.
2.4.3 : En fin de stage, l’étudiant est soumis à une évaluation par son chef de service. Le résultat est
reporté sur un certificat de stage I.F.M.S.A et un rapport de stage. Ils seront rapportés au service de la
scolarité de l'UFR de médecine de Paris Sud XI avant la date de délibération du jury de validation de
l'année. La validation du stage est de la compétence du Doyen de la Faculté de Médecine Paris Sud,
après avis de la commission chargée de la mobilité étudiante, sur la base des documents cités cidessus.
2.4.4 : Le stage SCOPE
2.4.4.1 : Le stage réalisé par l’étudiant partant dans le cadre de SCOPE fait partie intégrante des
stages hospitaliers obligatoires prévus au cursus du deuxième cycle des études médicales, au prorata
des heures effectuées (sous réserve de leur validation par le Chef de Service). Il donne lieu à signature
d'une convention individuelle de stage.
2.4.4.2 : Il est à noter que l’étudiant devra être en mesure de justifier, pour l’ensemble de son
stage trimestriel, d’une durée de présence effective minimale de 160 heures dans un service clinique
reconnu par la faculté, soit 2 mois à mi-temps ou 1 mois à plein temps. Le mois restant sera alors
utilisé pour le stage SCOPE.
2.4.5 :Gardes et astreintes
L’étudiant partant dois s’assurer qu’il est absent du tableau des gardes durant la période de son
absence.
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Annexe 2
Il reste à la charge de l’étudiant partant d’effectuer les 36 gardes obligatoires au cours du deuxième
cycle.
L’étudiant partant n’effectuera aucune garde à l’étranger.
L’étudiant arrivant ne peut effectuer de garde durant sa période de stage en France.
2.4.6 : Logement, repas et programme social
Le gîte et le couvert sont fournis gratuitement par l'association locale de destination, sur la base de la
réciprocité du service avec l’OKB.
Tout endommagement des installations dans le pays d'accueil par l’étudiant (outgoing) est à sa
charge. Pour éviter tout débordement, une caution à l’ordre de l’association locale de destination est
demandée à l’étudiant avant son départ.
Un programme social est organisé par l'association locale de destination, sur la base de la réciprocité
du service avec l’OKB.
2.4.7 : Rémunération
Les étudiants de la fac de médecine du Kremlin-Bicêtre ne sont pas rémunérés par l'hôpital d'accueil.
L’étudiant partant garde le bénéfice de ses cotisations sociales, de ses congés payés et de son salaire
de base du CHU durant toute la durée de son stage à l’étranger.
2.4.8 : Couverture «assurance maladie – accident de travail »
Accident de travail :
Avant son départ et afin de bénéficier de cette couverture, l’étudiant hospitalier doit transmettre
une copie de sa convention individuelle de stage hospitalier international à la CPAM du département.
En cas d’accident de travail, l’hôpital accueillant l’étudiant est responsable de tout
dédommagement.
Soins inopinés :
Dans les pays de l’Union Européenne, les droits du stagiaire sont maintenus. L’étudiant partant
devra se procurer un justificatif de son affiliation à la Sécurité Sociale (carte européenne d'assurance
maladie). Ce formulaire est à retirer auprès de la caisse de Sécurité Sociale dont l’étudiant dépend.
L’étudiant doit, avant son départ, fournir une attestation à la scolarité de la faculté de médecine Paris
Sud.
Pour les autres destinations, l’étudiant devra demander une extension d'assurance à la caisse
primaire d'assurance maladie ou à sa mutuelle pour pouvoir être couvert à l'étranger. L’étudiant doit,
avant son départ, fournir une attestation à la scolarité de la faculté de médecine Paris Sud.
Rapatriement :
L’étudiant doit selon sa volonté, contracter une assurance internationale auprès de l’organisme
de son choix couvrant un éventuel rapatriement sanitaire. L’étudiant doit alors, avant son départ,
fournir une attestation à la scolarité de la faculté de médecine Paris Sud
Assurance responsabilité civile :
Durant le séjour, l’étudiant stagiaire doit obligatoirement souscrire à une assurance couvrant sa
responsabilité civile (pertes et dommages causés à des personnes ou des biens) étendue aux activités
hospitalières. L’étudiant doit, avant son départ, fournir une attestation à la scolarité de la faculté de
médecine Paris Sud.
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Annexe 2
Il appartient également au Directeur du CHU du Kremlin-Bicêtre, d’assurer les étudiants
partants sur le plan professionnel.
La responsabilité de la Faculté de Médecine du Kremlin-Bicêtre et de l’OKB ne pourra en aucun
cas être engagée.
3- Accueil des étudiants étrangers
3.1. : Sélection
3.1.1. La sélection des étudiants étrangers venant à l'université Paris Sud XI de médecine se fait par
le responsable national des échanges SCOPE, reconnu par l'A.N.E.M.F. et l’IFMSA en qualité de
National Exchange Officer (NEO France).
3.1.2. Pour chaque année universitaire, la durée cumulée de présence des étudiants étrangers (en
mois entier) est égale à la durée cumulée des départs des étudiants du Kremlin-Bicêtre dans le cadre
de ce programme.
Les étudiants étrangers peuvent effectuer un stage toute l'année dans les hôpitaux signataires de la
présente convention.
3.1.3. Leurs possibilités linguistiques requièrent au minimum un niveau correct en français ou en
anglais, attesté par l'enseignant concerné , sauf accord du chef de service concerné.
Les étudiants accueillis en stage hospitalier doivent également posséder des connaissances de
séméiologie médicale équivalente à un niveau de DFGSM3 validé.
3.1.4. La liste provisoire des étudiants hospitaliers arrivant à Paris Sud XI sera communiquée par le
LEO de l'université au service de scolarité de l'UFR de médecine de Paris Sud XI, aux directions des
affaires médicales des hôpitaux concernés ainsi qu’aux chefs de services hospitalier concernés au
minimum quatre semaines avant leur intégration.
La liste devient définitive au plus tard une semaine avant le début du stage.
Les étudiants étrangers ne payent aucun frais d’inscription à l’Université Paris Sud XI lors de leur
stage.
3.2. : Accords
3.2.1. La liste des étudiants sélectionnés est connue au minimum 12 semaines à l'avance par le LEO
de l’OKB. Exceptionnellement, il pourrait refuser des étudiants si les possibilités locales d'accueil ne
permettaient pas de les satisfaire, le contrat d'échange devenant alors caduque.
3.2.2. Une fois le dossier de l'étudiant vérifié et accepté, une CARTE D'ACCEPTATION lui est
envoyée par le LEO, au maximum 8 semaines avant le début de son stage. Elle lui précise le service et
la période à laquelle il est accepté.
3.2.3. Si ces conditions lui conviennent, il renvoie à l’OKB une CARTE DE CONFIRMATION, au
maximum 4 semaines avant son arrivée en précisant les coordonnées de son vol.
3.2.4. L’étudiant étranger à l’obligation de fournir au Comité Local ainsi qu’ai bureau des affaires
médicales de l’hôpital concerné et au service de la scolarité de la faculté de médecine Paris Sud XI
une attestation de responsabilité civile professionnelle et de couverture sociale valable en France et
pour la durée de sa présence sur le territoire. Le non respect de cette obligation entraînera
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Annexe 2
l’annulation immédiate de l’accueil de cet étudiant. La Faculté de Médecine et l’OKB ne peuvent être
tenues responsables des dommages causés par l’étudiant.
3.2.5. Les étudiants accueillis devront fournir une attestation mentionnant les dates de vaccinations
obligatoires en France pour le personnel de santé, à savoir : diphtérie, tétanos, polio de moins de dix
ans, tests tuberculiniques et vaccination contre l'hépatite B.
3.3. : Logement, repas et programme social
3.3.1. Le gîte et le couvert sont fournis gratuitement par l’OKB, sur la base de la réciprocité du
service avec l'association locale de destination.
3.3.2. Les centres hospitaliers rattachés à l'Université Paris Sud XI prennent en charge gratuitement
le repas de midi de l’étudiant étranger pendant la durée de son stage. Afin de bénéficier de cette
gratuité, l’étudiant est tenu de présenter une pièce d’identité lors de son passage au self. Il est
convenu que l’OKB fournit au minimum un mois avant leur arrivée la liste des étudiants étrangers à la
cuisine centrale de leur site d’affectation.
3.3.3. Tout endommagement des installations par l'étudiant étranger est à sa charge.
3.3.4. Le programme social est organisé gratuitement par l’OKB, sur la base de la réciprocité du
service avec l'association locale de destination.
3.4.: Stage IFMSA
3.4.1. Durant leur séjour au Kremlin-Bicêtre, les étudiants étrangers doivent effectuer un stage
choisi par l’OKB en fonction des critères suivants :
Le chef de service a donné son accord pour l’accueil des étudiants.
Ses activités se rapprocheront, dans la mesure du possible, au maximum de celles d’un
étudiant hospitalier français.
3.4.2. Les étudiants étrangers sont tenus à une participation active au stage et ont les mêmes
devoirs et droits que leurs homologues de la faculté du Kremlin-Bicêtre.
Ils doivent ainsi assurer les fonctions et objectifs propres à leur service d’affectation. Ils sont soumis
aux mêmes contraintes horaires que les autres externes du service.
Toutefois, accueillis en qualité d’observateur, ils s'engagent à n'effectuer aucun geste clinique et à se
conformer strictement à un stage d'observation.
Ils peuvent bénéficier de deux jours de congés par mois de stage.
3.4.3. L’étudiant n’est pas rémunéré par le CHU accueillant.
3.4.4. La présence en stage, une tenue correcte avec les patients, un niveau de connaissance
médicales suffisant sont exigés. Le non-respect de ces conditions entraîne l'annulation de l'échange
sur le champ et la suppression de tous ses avantages fournis par l'association d'accueil.
3.4.5. Garde :
Les étudiants ne sont pas inclus dans le planning des gardes hospitalières.
3.4.6. Petit matériel :
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Annexe 2
Les tenues et le matériel nécessaire aux fonctions hospitalières de l'étudiant (blouse, tenues de bloc
opératoire...) leur sont gracieusement fournis et entretenus par le CHU pendant la seule durée de
leur stage.
3.4.7. En fin de stage, l’étudiant est soumis à une évaluation par son chef de service. Le résultat est
reporté sur un certificat de stage I.F.M.S.A. Le service pourra également, le cas échéant, être amené à
valider des objectifs pré-établis par l’Université d’origine de l’étudiant.
4 - Coopération avec les autres activités d'échange
4.1.
L’OKB s'engage à coopérer avec les différents programmes d'échange déjà mis en place pour
la Faculté de Médecine.
4.2.
Cette coopération aura pour but :
De participer, dans la mesure du possible, à l'accueil de l'ensemble des étudiants étrangers en
échange avec la Faculté de Médecine.
De mettre en place une structure de référence et d'information permanente au sein de l’OKB
pour les étudiants en échange.
De faire profiter aux étudiants en échange de l'organisation des différentes activités de loisirs
par l’OKB.
5 - Spécificités de cet accord
5.1.
La présente convention entrera en vigueur dès sa signature par les parties.
5.2.
Elle est conclue pour une durée de trois ans maximum, renouvelable chaque année par tacite
reconduction.
5.3.
Le retrait de l’une des parties sera possible sous la forme d’une lettre recommandée avec avis
de réception . Un préavis de trois mois sera nécessaire. En aucun cas cette convention ne peut cesser
au cours d'instruction d'un dossier. Les dossiers étant déposés en juin de l'année n pour un départ
l'été de l'année n+1.
Fait
au
Kremlin-Bicêtre,
en
quatre
exemplaires
identiques
Le Président de l’Université Paris-Sud
M. Jacques BITTOUN
Le Doyen de la Faculté de Médecine Paris-Sud
M. Serge BOBIN
Le Groupe Hospitalier « Hôpitaux Universitaires Paris Sud »
Mme. la Directrice
C. WELTY
L’Association des Étudiants en Médecine de Kremlin-Bicêtre
M. le Président
et les VP IFMSA
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