comptabilite sage ligne 30

Transcription

COMPTABILITE SAGE
LIGNE 30
Date : 25/09/2006
Auteur : Pascal VIGUIER
Réf.
: SAGE092006
SOMMAIRE
SOMMAIRE.................................................................................................................................. 1
1.
MENU FICHIER..................................................................................................................... 3
1.1
AUTORISATION D’ACCES............................................................................................. 3
1.2
A PROPOS DE VOTRE SOCIETE ........................................................................................ 4
1.2.1
Onglet Identification................................................................................................. 4
1.2.2
Onglet INITIALISATION........................................................................................... 4
1.2.3
Onglet PARAMETRES ............................................................................................ 5
1.2.4
Onglet ajustement lettrage....................................................................................... 5
1.2.4.1
1.2.4.2
2.
Client..............................................................................................................................................................................5
fournisseur.....................................................................................................................................................................6
MENU STRUCTURE ............................................................................................................. 6
2.1
PLAN COMPTABLE ....................................................................................................... 6
2.1.1
Paramétrage d’un compte........................................................................................ 6
2.1.2
Cas particulier des comptes chèques en attente et cartes bancaires en attente........... 6
2.1.3
Impression du plan comptable.................................................................................. 6
2.2
PLAN TIERS.................................................................................................................. 6
2.2.1
Identification ........................................................................................................... 6
2.2.2
Mode de règlement (onglet complément).................................................................. 6
2.2.3
Saisie du RIB.......................................................................................................... 6
2.2.4
Impression du plan tiers........................................................................................... 6
2.3
TAUX DE TAXES ........................................................................................................... 6
2.4
CODES JOURNAUX ...................................................................................................... 6
2.5
BANQUES..................................................................................................................... 6
2.5.1
Identification ........................................................................................................... 6
2.5.2
RIB ........................................................................................................................ 6
3.
MENU TRAI TEMENT ............................................................................................................ 6
3.1
SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE ........................................................ 6
3.2
SAISIE DES ACHATS..................................................................................................... 6
3.3
MODELES DE SAISIE .................................................................................................... 6
3.3.1
Création d’un modèle .............................................................................................. 6
3.3.2
Duplication d’un modèle .......................................................................................... 6
3.3.3
Utilisation du modèle dans le journal de saisie .......................................................... 6
3.4
SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE ....................................................................... 6
3.4.1
Affichage des soldes en saisie................................................................................. 6
3.4.2
Lettrage du compte lors de la saisie du règlement..................................................... 6
3.5
INTERROGATION DES COMPTES................................................................................. 6
3.5.1
Lettrage automatique .............................................................................................. 6
3.5.2
Lettrage manuel...................................................................................................... 6
3.5.3
Pré lettrage d’un compte.......................................................................................... 6
3.5.4
Délettrage :............................................................................................................. 6
3.5.5
Edition d’un extrait de compte.................................................................................. 6
3.6
RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL ...................................................................... 6
3.6.1
Rapprochement bancaire......................................................................................... 6
3.6.2
Annulation d’u n rapprochement bancaire.................................................................. 6
3.6.3
Mise en place du rapprochement bancaire................................................................ 6
3.7
RELANCES CLIENTS..................................................................................................... 6
3.8
CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L’EXERCICE............................................................ 6
3.8.1
Clôture des journaux............................................................................................... 6
3.8.2
Clôture de l’exercice................................................................................................ 6
3.9
CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE ...................................................................................... 6
3.10 M ISE A JOUR DES A-NOUVEAUX ........................................................................................... 6
3.11 S ELECTION D’UN EXERCICE COMPTABLE ............................................................................... 6
COMPTABILITE SAGE LIGNE 30
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4.
MENU ETAT ......................................................................................................................... 6
4.1
DECLARATION DE TAXES............................................................................................. 6
4.1.1
Paramétrage de l’é dition :........................................................................................ 6
4.1.2
Présentation de l’édition .......................................................................................... 6
4.2
CAS PARTICULIER DE L’ EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL ...................................................... 6
4.3
E DITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS ................................................................ 6
4.4
BALANCE AGEE ................................................................................................................. 6
4.4.1
Paramétrage de base.............................................................................................. 6
4.5
E DITION DU CONTROLE DE CAISSE ....................................................................................... 6
5.
SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMIER EXERCICE................................................... 6
5.1
5.2
S UPPRESSION ET ARCHIVAGE ............................................................................................. 6
OUVERTURE D’UN DOSSIER ARCHIVE ................................................................................... 6
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1. MENU FICHI ER
1.1 AUTORISATION D’ACCES
Créer un utilisateur avec les mêmes droits que l’administrateur.
Saisir le nouvel utilisateur et le mot de passe.
Interdit en suppression
Interdit en écriture
Interdit en lecture
Pour valider taper sur la touche Entrée
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1.2 A PROPOS DE VOTRE SOCIETE
1.2.1 ONGL ET IDENTIFICATION
Remplir les coordonnées de a société
qui seront imprimé dans divers
documents.
1.2.2 ONGL ET INITIALISATION
Vérifier les dates d’exercice
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1.2.3 ONGL ET PARAM ETRES
Paramétrage du report à nouveau
1.2.4 ONGL ET AJUST EM ENT L ETTRAGE
1.2.4.1
CLIENT
Paramétrage de l’écriture comptable
d’écart de règlement avec le seuil
maximum de l’automatisation
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1.2.4.2
FOURNISSEUR
Paramétrage de l’écriture comptable
d’écart de règlement avec le seuil
maximum de l’automatisation
Page 6/42
2. MENU STRUCTURE
2.1 PLAN COMPTABLE
Pour atteindre un compte, taper rapidement la racine du compte, exemple 607, le curseur de
la souris se positionnera directement sur le premier compte commençant par 607.
Comptes détails : comptes sur lesquels sont saisies les écritures
Comptes totalisateurs : classe et sous classe. Per met lors des éditions du grand livre et
de la balance (option à l’édition) d’éditer les sous totaux (la saisie sera interdite sur ce type
de comptes).
Création d’un compte comptable
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2.1.1 PARAM ETRAGE D’UN COMPTE
Visualisation d’un graphique.
Interrogation et lettrage
Détail pour les comptes 401, 411 et 511, aucun
pour les comptes 6 et 7, solde pour les autres comptes.
Reprend les 15 premiers caract. Permet de faire
un classement par ordre alphabétique.
A renseigner pour les comptes 6 et 7. A créer auparavant dans
menu : Structure – Taux de taxes.
Per met de regrouper ce compte en édition du Grand livre et balance si la
case Regroupement des écritures est cochée dans menu Etat / Grand livre : à l’édition il y
aura une seule ligne de totalisation par mois.
Oblige la saisie d’une section analytique à condition que saisie analytique
soit également cochée dans le journal
Case à cocher pour les comptes 401,411 et 511
Case à cocher pour les comptes 401, 411 et 511
Case à cocher pour les comptes collectifs 401 et 411
2.1.2 CAS PARTICULIER DES COMPTES CHEQUES EN ATT ENT E ET CART ES
BANCAIRES EN ATT ENT E
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2.1.3 IMPRESSION DU PLAN COMPTABL E
A partir du plan comptable
Rechercher
2.2 PLAN TIERS
Les clients et les fournisseurs seront créés de préférence dans le DMS. Avec le lien ODBC
les modifications (nom, prénom adresses téléphone et fax) apportées sur la fiche tiers du
DMS seront reporté sur la fiche tiers sage. Les RIB clients et fournisseurs seront renseigné
dans sage.
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2.2.1 IDENTIFICATION
Adresse à laquelle seront envoyé
certaine édition par mail (extrait tiers)
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2.2.2 MODE DE REGL EM ENT (ONGL ET COMPLEM ENT)
Le mode de règlement permettra une saisie rapide de l’écriture comptable en particulier dans
les modèle de saisie.
Cette option rend
possible le lettrage automatique des
écritures sur le compte en question
(lorsque vous en ferez la demande).
un type, sélectionné à partir d'une zone à liste déroulante : pourcentage, équilibre,
m ontant ;
une valeur : pourcentage ou montant suivant la sélection précédente ;
jour net : à partir de la date d'écriture ;
fin de mois civil : à partir de la date de fin de mois réel (28, 29, 30 ou 31) correspondant à
la date d'écriture ;
fin de m ois : à partir de la date d'écriture, après application du nombre de jours, la date
d'échéance correspond à la date de fin de mois (si pas de jour de tombée).
vide : le programme calcule la date de tombée en fonction du nombre de jours et de la
condition,
un jour précis saisi manuellement,
jusqu'à 6 jours séparés par des virgules : jj,jj,jj,jj,jj,jj.
mode de règlement
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2.2.3 SAISIE DU RIB
La saisie du RIB per mettra d’effectuer des virement magnétiques pour les fournisseurs et
des LCR magnétique avec lettre traite pour les clients.
Saisir les données et taper sur la touche
Entrée pour valider les informations.
2.2.4 IMPRESSION DU PLAN TIERS
A partir du plan tiers
Rechercher
Pour les comptes clients CLI00000 et
CLIZZZZZ
Pour les
comptes fournisseurs
F000000000 et FZZZZZZZZ
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2.3 TAUX DE TAXES
Assure le lien entre le compte de charge (6) ou produit (7) et le compte de TVA (4457 pour la
TVA collectée et 4456 pour la TVA déductible).
Pour les comptes exonérés de TVA, créer un code taxe à 0 qui servira à la préparation de la
déclaration de TVA (ainsi la base Exo apparaîtra dans la déclaration).
Compte
général
correspondant
de
TVA
Taux de TVA
Les comptes généraux rattachés
s’afficheront dans ce cadre
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Après la création des codes, il faut retourner sur le plan comptable pour renseigner le code
taxe sur chacun des comptes 6 et 7.
2.4 CODES JOURNAUX
Les journaux proviennent de la migration DMS
Pour créer un code journal
Achats
Ventes
Trésorerie : (Banques, CCP, Chèques en
attente, Cartes bancaires en attente et
Caisse)
Général : (OD, A nouveaux, Cessions
internes).
Situation, il per met de saisir des écritures
comptables de situation pour un arrêté
comptable inter médiaire. Si besoin le créer
dans Sage ;
Pour les journaux de ventes, cessions internes et reprises, ne pas modifier car les n° de
Page 14/42
pièces sont donnés par le DMS.
Mensuelle : les n° de pièces se réinitialisent tous les mois ;
Continue par journal : les n° de pièces se réinitialisent à chaque début d’exercice
(conseillé).
Cocher pour les journaux dont on désire saisir une répartition analytique.
uniquement pour les journaux de type trésorerie
Compte général de banque ou caisse
Cocher pour éviter les écritures centralisé ceci facilitera le
rapprochement bancaire.
Trésorerie pour un rapprochement sur le compte
de banque
2.5 BANQUES
Les banques permettront les remises en banque dans Moyens de paiement.
Pour créer une nouvelle banque
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2.5.1 IDENTIFICATION
Le code abrégé
obligatoires.
et
l’intitulé
sont
2.5.2 RIB
Saisie de l’abrégé et du RIB, ne pas
oublier le code journal associé à la
banque. Valider par la touche Entrée.
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3. MENU TRAITEMENT
3.1 SAISIE DES ECRITURES – JOURNAUX DE SAISIE
La saisie des écritures est identique dans les deux menus, seule la façon d’y accéder est
différente.
•
Saisie des écritures :
Sélectionner le code journal et la période
•
Journaux de saisie
Faire défiler la liste, sélectionner le journal et la période puis double clic sur le journal à
saisir.
Journal non imprimé
Ecritures présentes dans le journal
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3.2 SAISIE DES ACHATS
Rajouter la colonne code taxe sur le journal d’achats et de ventes et la déplacer
complètement a droite. Clic droit dans la fenêtre : Personnaliser la liste, sélection code taxe
et clic sur Ajouter.
Pour se déplacer d’une colonne à l’autre :
Touche TABULATION «
» pour changer de zone
Touche ENT REE « » pour valider la ligne.
Jour de la période (date d’écriture)
Le n° de pièce est géré par Sage
Dans cette colonne, on peut saisir le n° de facture fournisseur.
Attention la référence ne s’édite pas dans le journal, grand livre
et balance en ligne 30 (les éditions sont paramétrable en ligne
100).
N° Compte général et N° Compte tiers, à la saisie du compte
tiers ne pas renseigner la colonne n° compte général. La
recherche du tiers peut se faire en saisissant les premiers
caractères de la raison sociale et en appuyant sur la touche Cliquer sur l’intitulé du compte pour obtenir le nom du
fournisseur.
Le mode de règlement et la date d’échéance provienne de la
fiche tiers si ils sont renseignés.
Saisir le montant et appuyer sur la touche Entrée.
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3.3 MODELES DE SAISIE
Pour les achats, il est vivement recommandé de créer des modèles de saisie qui facilitent la
saisie des factures.
Page 19/42
3.3.1 CREATION D’UN MODEL E
Pour créer un nouveau modèle
Exemple location
Exemple achats m atériel avec frais port
Type de journal correspondant au modèle
Code journal auquel sera rattaché le modèle.
Explication des différents symboles :
Saisie manuelle (
Répéter (
)
Calculer (
)
)
Fonction (reprend ici le libellé tiers saisie en ligne 1)
Equilibre : on saisit le débit HT, la TVA est calculée, le crédit TTC équilibrera la pièce
comptable (
).
Page 20/42
3.3.2 DUPLICATION D’UN MODEL E
Renommer le modèle et modifier les lignes. Fer mer la fenêtre avec la croix pour l’enregistrer.
3.3.3 UTILISATION DU MODEL E DANS L E JOURNAL DE SAISIE
Valider par la touche Entrée.
Page 21/42
3.4 SAISIE DANS LE JOURNAL DE BANQUE
3.4.1 AFFICHAGE DES SOLDES EN SAISIE
Cocher les cases
Page 22/42
3.4.2 LETTRAGE DU COMPTE L ORS DE LA SAISIE DU REGL EM ENT
Se positionner sur l’écriture du tiers et cliquer sur l’icône
Un fenêtre s’ouvre dans laquelle apparaîtront les écritures non lettrées
Pour lettrer plusieurs factures pour un seul règlement, Il suffit de sélectionner les lignes
(touche CTRL appuyé).
. Et
S’il y a un écart (qui est défini dans le A propos), ne pas oublier de cocher.
Une écriture d’écart sera générée dans le journal des OD.
Page 23/42
3.5 INTERROGATION DES COMPTES
•
Interrogation et lettrage pour les comptes généraux
•
Interrogation tiers pour les clients et fournisseurs.
Sur ces deux menus, possibilité de lettrer automatiquement ou manuellement et d’éditer des
extraits de comptes.
Page 24/42
permet de revenir à la fiche du compte général ou tiers pour en modifier le
paramétrage..
Par défaut, affiche les écritures non lettrées.
permet d’affiner les critères de recherche (période, code journal, date échéance,
montant,…).
3.5.1 LETTRAGE AUTOMATIQUE
Montant, n° de
pièce ou n° de facture. Le seul à utiliser est
montant (sauf après migration : référence).
de Un à Neuf
(Nombre de factures pour x règlements)
attention plus la puissance est haute, plus le
traitement est long.
seul les tiers
soldés seront lettrés.
les tiers dont le
solde est inférieur ou égal au maximum
paramétré dans l’ajustement lettrage seront
lettrés.
3.5.2 LETTRAGE MANUEL
Sélectionner les lignes à lettrer (touche CTRL appuyée).
Page 25/42
Si un déséquilibre se présente dans le solde lettrage , le menu suivant apparaît :
3.5.3 PRE L ETTRAGE D’UN COMPT E
Le pré-lettrage (les lettres sont en minuscule) per met d’affecter des acomptes à une ou
plusieurs factures. Procédé de la même façon que le lettrage manuel.
3.5.4 DEL ETT RAGE :
Sélectionner les écritures lettrées et saisir la lettre à supprimer et cliquer sur la corbeille dans
la barre d’outils ou clic droit et supprimer.
ATTENTION :
Ne jamais utiliser le bouton Délettrer dans la
fenêtre de lettrage automatique.Tout le
compte sera délettré et pas seulement
l’écriture sélectionnée.
Aucune confirm ation
dem andée.
ne
vous
sera
Page 26/42
3.5.5 EDITION D’UN EXT RAIT DE COMPTE
Par défaut, Ecritures non lettrées , si l’on
sélectionne Ecritures lettrées, il est
possible de sélectionner un lettrage
particulier.
Situation du compte a une date donnée.
Décocher de préférence.
envoie de l’extrait par mail.
Sélection du modèle d’édition
Répertoire h:\sage\société\Documents comptables\Extraits
Extrait général base à utiliser en Interrogation et lettrage,
Extrait tiers base en Interrogation Tiers.
Ces modèles sont modifiables dans le menu Fichier – Mise en page.
Page 27/42
3.6 RAPPROCHEMENT BANCAIRE MANUEL
⌧ seules les écritures saisie dans le journal de banque apparaîtra dans le
rapprochement bancaire.
Il permet le pointage entre les écritures comptables et les opérations bancaires sur le relevé
de banque.
Touche Entrée pour valider la saisie.
Date
rapprochement à une date donnée.
de
rapprochement,
per mettra
de
rééditer
un
Touche Entrée pour valider la saisie.
Par défaut, les écritures non rapprochées sont affichées.
Le montant su Solde relevé correspond au montant du relevé bancaire.
Page 28/42
3.6.1 RAPPROCHEM ENT BANCAIRE
Sélectionner les lignes à rapprocher (touche CTRL appuyé) et
de pièce saisi précédemment, dans la colonne « pièce trésorerie».
, le logiciel inscrit le n°
Edite l’état de rapprochement
3.6.2 ANNULATION D’UN RAPPROCHEM ENT BANCAIRE
n° de pièce à annulé et touche Entrée pour valider
la saisie.
Sélectionner une ou plusieurs écritures rapprochées, clic droit pour afficher le menu et clic
gauche sur ‘supprimer les éléments sélectionnés. Les écritures peuvent être trié par pièce de
trésorerie.
3.6.3 MISE EN PLACE DU RAPPROCHEMENT BANCAIRE
Au début de la mise en place du dossier, le solde du relevé est différent du solde bancaire.
L’écart correspond aux règlements saisis en comptabilité sur l’exercice N -1, non enregistrés
dans la banque. Pour régular iser, il faut saisir le détail des opérations non pointées dans le
journal de banque au premier jour de l’exercice et en contrepartie saisir dans le journal d’OD
la même opération en sens inverse.
Ex : le solde de relevé dans Sage est de 11467.16 alors qu’au 31/12 le relevé bancaire est
de 12000. L’écart correspond à un chèque de 500 € et de 32.84 €.
Passer une écriture dans le journal de banque :
Libellé
471
(Commencer
par
saisir le 47XXXXX)
Débit
Ecritures non
rapprochées
exercice N-1
Crédit
532.84
512
500.00
512
32.84
Page 29/42
Passer une autre écriture dans le journal d’OD
Libellé
512
Débit
Ecritures non
rapprochées
exercice N-1
471
Crédit
532.84
532.84
3.7 RELANCES CLIENTS
Avant d’effectuer une relance, lettrer les comptes client.
Date limite d’échéance sur
écritures à prendre en compte.
les
Imprime les lettres de relance, le modèle d’édition sera à rechercher dans le répertoire
h:\sage\société\Documents comptable\Règlements rappels. Le niveau de relance
s’incrémentera.
Page 30/42
3.8 CLOTURE DES JOURNAUX ET DE L’EXERCICE
3.8.1 CLOTURE DES JOURNAUX
Une sauvegarde est recommandée avant de lancer cette opération. Une copie du fichier
société.mae dans le répertoire h:\sage\société suffit.
La clôturer les journaux nécessite une édition de ceux ci.
Sélectionner tous les journaux (clic droit pour afficher le menu et clic gauche sur sélectionner
tout), et cliquer sur les opérations à effectuer.
Edition des journaux s’ils ne sont pas édités. A cliquer en premier, sinon pas
d’activation possible du bouton ‘clôture’.
Clôture partielle : fige les écritures dans le journal mais n’interdit pas la saisie de
nouvelles pièces comptables dans ce journal. Cette clôture ne suffit pas pour
clôturer l’exercice.
Clôture totale : fige les écritures dans le journal et empêche toutes saisies
nouvelles dans ce journal.
Lance la clôture. La clôture des journaux est définitive.
Page 31/42
3.8.2 CLOTURE DE L’EXERCICE
ATTENTION : cette opération est
irréversible.
Page 32/42
3.9 CREATION D’UN NOUVEL EXERCICE
Avant la création, Menu Fenêtre et décocher le mode assistant
Vérifier les dates de début et de fin d’exercice
.
Les reports à nouveau provisoires seront générés. Ne pas oublier de bien paramétrer dans
les comptes si le report est Aucun, Solde ou Détail (voir le chapitre plan comptable).
Page 33/42
3.10 MISE A JOUR DES A-NOUVEAUX
Les reports à nouveau pourront être générés plusieurs fois dans le nouvel exercic e en
recommençant l’opération du paragraphe précédent à partir de l’exercice comptable
précédent.
3.11 SELECTION D’UN EXERCICE COMPTABLE
Page 34/42
4. MENU ETAT
4.1 DECLARATION DE TAXES
La déclaration de TVA permet d’éditer les bases taxables. Cette édition sera correcte si les
taux de TVA sont créés et tous les comptes de charges et produits sont rattachés aux
différents taux de TVA.
Page 35/42
4.1.1 PARAM ETRAGE DE L’EDITION :
Choisir le modèle
‘Déclaration de taxe CA3’
Double clic sur la ligne => ouverture de la
fenêtre « rubrique…. »
Lignes à contrôler :
Page 36/42
4.1.2 PRESENTATION DE L’EDITION
Base taxable HT
Base de chacun des comptes rattachés au différents taux de TVA
Taxes brute
Calcul du montant de la TVA par rapport à la base taxable HT
Solde du compte
Solde du compte de TVA dans la comptabilité sur la période
sélectionnée
Ecart
Ecart entre le solde TVA et la taxe brute (ne devrait correspondre
qu’aux seuls écarts d’arrondi)
Lors de l’édition de l’état préparatoire de TVA, répondre Non à la question « Voulez-vous
mettre à jour les écritures de taxes ? »
4.2 CAS PARTICULIER DE L’EDITION DU GRAND LIVRE GENERAL
Page 37/42
choix
des
écritures à éditer.
affiche des critères de sélection
plus approfondis.
le regroupent
prendra en compte les comptes généraux
qui auront cette option (voir chapitre
2.1.1).
4.3 EDITION DU GRAND LIVRE ET DE LA BALANCE TIERS
4.4 BALANCE AGEE
Page 38/42
4.4.1 PARAM ETRAGE DE BASE
Date écritures ou échéance
Paramétrage des délais des écritures
échues
4.5 EDITION DU CONTROLE DE CAISSE
Page 39/42
5. SUPPRESSION ET ARCHIVAGE DU PREMI ER EX ERCICE
Pour ouvrir un 4ème exercice, un archivage sera nécessaire. Le dossier archivé pourra être lu
par le logiciel comptable afin de consulter ou éditer les données. Cet exercice doit être
clôturé au préalable.
5.1 SUPPRESSION ET ARCHIVAGE
Page 40/42
Décocher la case
5.2 OUVERTURE D’UN DOSSIER ARCHIVE
Fer mer le dossier en cours
Ouverture du dossier
Sélectionner un dossier archivé
Page 41/42

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