INSTITUT DE BEAUTE

BEAUTE
INSTITUT DE BEAUTE
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TABLE DES MATIERES
PREMIERE PAGE ECRAN
CHOISIR LE FORMAT DES ETIQUETTES
VOTRE NUMERO DE LICENCE
REINDEXATION GENERALE DES FICHIERS
COMMENT EST ARTICULEE L'APPLICATION
LE MENU PRINCIPAL DEROULANT
LES FICHIERS DE BASE DE DONNEES
LE FICHIER SOCIETE
LE FICHIER COMPTES COLLECTIFS
LE FICHIER DES CODES ET TAUX TVA
LE FICHIER DES BANQUES ET CAISSE
LES CATEGORIES ET LES FAMILLES
LE FICHIER DES FOURNISSEURS
LE FICHIER DES ARTICLES PRODUITS
LE FICHIER DES SOINS / SERVICES
LE FICHIER DES PROFESSIONS
LE FICHIER DES CLIENTS
LE FICHIER DES COLLABORATEURS
LA DATE DE VOTRE CAISSE
LES STOCKS – INVENTAIRE - LES ACHATS –
EDITION ARTICLES EN RUPTURE DE STOCKS
ETAT DES MVTS DE STOCK DANS LE MOIS
INVENTAIRE EN QTE ET VALEUR
SAISIE DE L'INVENTAIRE
LES COMMANDES AUX FOURNISSEURS
LES ENTREES EN STOCK (réception m/ses)
INTERROGATION CDES
STAT ARTICLES ACHETES
(Sorties stocks utilisation interne salon)
LES PRETS DE PRODUITS
LES PRETS DE PRODUITS ENTRE SALONS
GESTION FACTURATION / ENCAISSEMENT
FACTURATION NORMALE
GESTION DES FACTURES EN ATTENTE
SAISIE DES AVOIRS
ENCAISSEMENTS DIFFERES
VOTRE CAISSE
RECTIFICATION ENCAISSEMENT
SAISIE DES CODES SECRETS
CHANGEMENT DES TAUX DE TVA
Page
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86
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1
REEDITION D'UN TICKET DE CAISSE
REEDITION DES TICKETS CAISSE d’1 PERIODE
LA GESTION DES CARTES
LA GESTION DES ARTICLES EN PROMO
LA GESTION DES CARTES DE FORFAIT
LA GESTION FORFAITS MULTI SOINS
LES CHEQUES CADEAUX - CARTE PASSEPORT
LA CARTE DE FIDELITE
INTERROGATIONS / EDITIONS
126
281
129
129
138
144
253
269
154
LE TABLEAU DE BORD
LES IMPAYES
LES FACTURES (en-tête et détail)
MAILING OU LISTE CLIENTS
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159
160
162
STATISTIQUES (quelques exemples)
165
FREQUENTATION SUR 3 ANNEES
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR 3 ANNEES
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR 3 ANNEES DES SOINS
C.A. VENTES DE PRODUITS SUR UNE ANNEE
C.A. COLLABORATEURS SUR 3 ANNEES
C.A. PAR VILLE PROVENANCE CLIENTS
CALCUL DE LA MARGE DE VOTRE SALON
LES RENDEZ-VOUS
166
167
168
170
171
172
174
176
SAISIE JOURS D'OUVERTURE DU SALON
SAISIE D'UN RENDEZ-VOUS COLLABORATEUR
SAISIE D'UN RENDEZ-VOUS CABINES
SUPPRESSION DES RENDEZ-VOUS ANCIENS
176
177
184
187
NOUVELLE GESTION DES RENDEZ-VOUS
283
COMPTABILITE
SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES ET EFFETS
SAISIE ECRITURES DE BANQUE
SAISIE DES ECRITURES DE CAISSE
SAISIE DES ECRITURES O.Diverses
EDITION DES FACTURES CREDITRICES
SOLDE AUTOMATIQUE sur certaines factures
INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE
MAJ FFF – COMPTEUR DE LETTRES
LES ETATS
RESTRUCTURATION DES IMPAYES
EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE
EDITION DES IMPAYES PAR ANCIENNETE
CLOTURE D'UN MOIS – FIN DE MOIS
189
191
194
197
200
203
206
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210
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212
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216
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2
EDITION DU GRAND LIVRE
EDITION BALANCE ET COMPTES COLLECTIFS
EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES
LES LETTRES DE RELANCE
SUPPRESSION ECRITURES + 5 ANS
RAPPEL DE CE QU'IL NE FAUT PAS OUBLIER
MODULES SPECIAUX
EXPORTATION ECRITURES VERS CIEL
VOTRE NUMERO DE VERSION
VOUS UTILISEZ CE LOGICIEL POUR LA 1ère FOIS
Confidentialité Le Fichier des Autorisations utilisation
SORTIE STOCKS POUR UTILISATION INTERNE
Vos Codes Secrets – Page à supprimer après lecture
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238
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242
248
252
AMELIORATIONS DANS LE LOGICIEL
AMELIORATION SAISIE NX RDV (journée Extra)
RENVOI PRODUITS RENDUS A UN FOURNISSEUR
INTERRO – STATS – NOUVEAUX CLIENTS
INTERRO – STATS – ANCIENS CLIENTS (perdus)
304
313
320
327
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PREMIER ECRAN DE L'APPLICATION
Lorsque vous accédez à l'application, un premier écran vous est proposé.
Cet écran a plusieurs fonctions :
Ces fonctions sont présentes sur la première ligne en haut de l'écan
Vous pourrez ainsi soit :
-
Enregistrer définitivement votre format d'étiquettes pour les codes à barres
Pouvoir consulter notre publicité de site
Pouvoir connaître votre numéro de licence de votre logiciel
Pouvoir effectuer le cadrage de vos tickets de caisse
Pouvoir réindexer les fichiers, etc..
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CHOIX DU FORMAT D'ETIQUETTES
Si vous souhaitez utiliser l'édition des étiquettes codes à barre pour vos produits ou pour
mailing clients, il faudra choisir le format d'étiquettes que vous souhaitez éditer.
La diversité des imprimantes utilisées sur le marché nous a conduit à utiliser un programme
standard qui permet de définir, une fois pour toutes, les paramètres de vos étiquettes auto
collantes format planche A4.
Lorsque vous validerez votre choix, l'ensemble des paramètres seront sauvegardés
automatiquement sur disque.
Le logiciel propose plusieurs choix d'étiquettes, préférez celui que nous donnant en exemple.
En effet, cet exemple est celui qui a le meilleur qualité / prix et taux de remplissage en
impression. Avec ce format la perte de place est limitée au maximum.
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REINDEXATION GENERALE DES FICHIERS
Les tables des indexes des fichiers est gérée automatiquement avec toutes les sécurités.
Cependant, un arrêt brutal de l'ordinateur (coupure de courant, arrêt provoqué manuellement)
peut, parfois, endommager les indexes.
Pour réindexer l'ensemble des fichiers, il est impératif qu'un seul poste de travail soit sur
l'application, les autres devront rester, tout le temps de la réindexation, sur l'écran de départ
de windows (bureau).
En effet, windows interdira automatiquement de réindexer un fichier qui est ouvert par un
poste ce qui risque de provoquer des désordres.
Répondre par OUI à la question posée. La réindexation s'effectuera sur l'ensemble de votre
base de données.
Le logiciel peut vous demander de réindexer si vous avez supprimé une ou plusieurs factures
sans la re-saisie immédiate des factures modifiées. Dans ce cas il faudra lancer la
réindexation obligatoirement.
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COMMENT EST ARTICULEE L'APPLICATION
L'application est articulée autour d'un écran principal qui est celui de la saisie de la facture.
Pour pouvoir commencer à saisir la première facture, bien entendu il faudra d'abord rentrer votre base
de données, c'est à dire :
-
le fichier de vos paramètres Salon
les comptes généraux
les taux de TVA
les codes Banques et Caisse
le fichier des Fournisseurs
les catégories de clients et les familles produits et soins
les produits que vous vendez
les soins que vous proposez
le fichier des Professions
le fichier des clients
le fichier de vos collaborateurs
Ces données devront être saisies dans cet ordre au début. Vous apprendrez ainsi à faire les saisies
par séquences. Plus tard vous pourrez vous permettre de saisir dans n'importe quel ordre vos
informations.
Lorsque vous allez saisir une facture, toutes les informations de la factures vont être mémorisées
-
en écritures comptables pour être traitées par le module comptable
en détail pour être repris lors de la sortie de toutes les statistiques
Chaque ligne facturée est imputée au collaborateur que vous aurez sélectionné
Tous les règlements seront imputés à la caisse; banques chèques ou banques cartes bancaires ou
encore, si vous acceptez que certains de vos clients vous règlent en retard, les factures seront mises
en attente, c'est à dire en impayé.
Une fois pour toutes, ces opérations sont stockées sur votre disque et vous pourrez y avoir accès à
tout moment (situation de votre caisse, statistiques de la journée, semaine, du mois, d'une période,
sur trois ans, etc..)
Vous aurez la possibilité, à tout instant, de connaître le chiffre d'affaires de chacun de vos
collaborateurs (pour préparation de la paie éventuelle)
Vous aurez la possibilité de saisir des avoirs (annulation de facture). Cette opération devrait être rare,
cependant elle existe si vous en avez besoin.
Vous aurez la possibilité de saisir des règlements différés, c'est à dire le règlement d'impayés de vos
clients bien après la saisie de la facture.
Vous aurez la possibilité de consulter les impayés globaux de vos clients.
Vous aurez la possibilité de consulter votre caisse à tout moment, d'éditer celle-ci quand vous le
souhaitez, pouvoir éditer des bordereaux de remise de chèques pour vos banques.
Avec le module comptabilité, vous pourrez, sans passer des journées à tout noter, éditer pour votre
comptable, en quelques secondes, tous les états comptables dont il a besoin ainsi que l'état de
ventilation de la TVA sur les facturations (pour déclaration TVA).
Avec le module lettre de relance, vous pourrez relancer vos clients par lettres.
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LES FICHIERS DE BASE
Cet écran principal va vous permettre, à tout moment, de créer ou mettre à jour les fichiers de votre
base de données.
Cette base de données correspond à tous les paramètres généraux nécessaires pour gérer chaque
jour.
Choisissez, en cliquant à l'aide de la souris, l'une des cases qui vous intéresse :
-
SOCIETE
COMPTES GENERAUX
BANQUES
CLIENTS
PROFESSION
COLLABORATEURS
TAUX DE TVA
PRODUITS
FOURNISSEURS
SOINS-SERVICES
CATEGORIES-FAMILLES
AUTORISATIONS
(paramètres généraux de votre Salon)
(comptes comptables de regroupement des écritures)
(pour imputer vos encaissements)
(pour facturer vos Clients)
(pour imputer la profession de chaque client)
(employés de votre Salon)
(pour facturer aux taux en vigueur)
(pour facturer et gérer les stocks)
(pour la chaîne Achats)
(pour facturer les soins et services proposés)
(pour créer les catég clients et familles produits-soins)
(pour créer les autorisations d'utilisation / fonctions)
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FICHIER SOCIETE
BUT
Le fichier Société va comporter un certain nombre de paramètres importants pour la suite des
traitements.
Nous vous invitons à bien définir vos options qui deviendront, pour la plupart définitives.
Une bonne partie des informations saisies vont être éditées sur des documents destinés à
votre Clientèle. La véracité de ces informations revête donc une très grande importance
commerciale et fiscale.
CIVILITE
CODE SECRET
Vous ne pouvez visiter cette fiche qu’après avoir composé votre Code Secret ou n’importe
quelle introduction. Seul le possesseur du Code Secret pourra mettre à jour cette fiche.
Ce code Secret vous a été communiqué en dernière page de la documentation. Ce code est
le même pour toutes le demandes de codes. En mode "réseau" ce code n'est pas demandé
NOM
Il s’agit de la Raison Sociale de votre Société. Ce nom sera imprimé sur certains documents
destinés à votre Clientèle. Cette zone comporte 30 Caractères
RUE 1 ET RUE2
Vous disposez de 2 lignes adresse Rue pour saisir clairement votre adresse (30 c chacune)
CODE POSTAL
5 caractères pour saisir votre Code Postal
VILLE
Votre adresse Ville sur 24 caractères
TELEPHONE
Vous disposez de 14 caractères pour saisir votre téléphone. Choisissez une méthode pour
saisir ce genre d’information qui va se généraliser par la suite. Nous vous conseillons, pour
une lecture aisée, de séparer TOUJOURS chaque groupe de 2 chiffres, par le même signe
(soit espace, soit un point, soit un tiret. Exemple : 01-25-69-42-10)
FAX
Idem cas précédent
FORME ET CAPITAL
Suivant la forme juridique de votre Société, taper par exemple :
SARL au Capital de 50.000 Frs
REGISTRE DE COMMERCE
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Vous disposez de 30 caractères pour mettre votre Registre de commerce (sans mettre les
lettres RC qui sont automatiques), et/ou votre Registre des Métiers (mettre devant les chiffres
les deux lettres RM) Exemple : 555 555 555 RM 666 666 666
SIRET ET APE
Vous disposez de 40 caractères. Saisir comme suit :
SIRET : xxxxxxxxxxx APE : xxx
NUMERO TVA EUROPEEN
Ce numéro est obligatoire et doit être précisé sur vos factures. Il commence toujours, en
France par les lettres FR ...... (20 caractères disponibles)
PARAMETRES
POURCENTAGE COMMISSION
Il s'agit ici du pourcentage à appliquer pour la pré paie des collaborateurs. Pour les salons de
coiffure, ce taux est de 13,04 %, pour les autres Sociétés, il est du taux de la commission que
vous voulez appliquer sur le TTC du C.A. de chaque collaborateur.
FORMULE IMPRESSION
Vous avez le choix entre 3 solutions :
-
Pouvoir éditer, chaque fois que vous le souhaitez, un ticket de caisse AVEC le
détail des Prix unitaires par articles facturés
Pouvoir éditer, chaque fois que vous le souhaitez, un ticket de caisse SANS le
détail des Prix unitaires par articles facturés
Ne jamais éditer de ticket de caisse
Pour satisfaire aux contrôles de l’administration, vous vous devez d’éditer tous les
tickets caisse en double exemplaires
- un à remettre à votre client(e)
- un à ranger, par N° de ticket, dans un classeur qui sera à disposition de
votre comptable et aux contrôleurs de l’administration.
Confidentialité des informations : LES AUTORISATIONS
Cliquez sur la touche "Explications", tout est détaillé sur 2 pages écran
NUMERO CLIENT AUTOMATIQUE
La numérotation des Clients est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro de Client
de départ. Ce numéro ne peut pas être inférieur à 4100001 (7 chiffres)
PREMIER NUMERO FACTURE
La numérotation des factures est automatique. Le préfixe « F » sera rajouté automatiquement
pour les Factures saisies.
Vous devez saisir ce numéro de facture (Ce numéro ne peut pas être inférieur à 100 000 ).
PREMIER NUMERO DE FOURNISSEUR
La numérotation des Fournisseurs est automatique. Il faudra renseigner le premier numéro à
utiliser. Ce numéro ne peut pas être inférieur à 90000001. (8 chiffres)
DATE CLOTURE MOIS ou EXERCICE
Cette date, sous la forme JJ/MM/AAAA correspond à la date de début de votre année fiscale
et comptable. Elle permet, en outre, de ne pas pouvoir utiliser par erreur, dans l'application,
une date inférieure à celle-ci (changement de date, etc..). Mettre 4 ans en arrière pour pouvoir
interroger vos statistiques sur 4 années.
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POUVOIR EDITER UN TEXTE EN BAS DE CHAQUE TICKET
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GESTION RESEAU OU NON et PARAMETRES NUMEROS FACTURES – BORDEREAUX …
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COMMENT CHANGER VOS BOUTONS DE RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES
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LES COMPTES COMPTABLES - Comptabilité Auxiliaire BUT
MEME SI VOUS NE TRAITEZ PAS LA COMPTABILITE SUR VOTRE ORDINATEUR,
cette phase est obligatoire. Le logiciel gère automatiquement la comptabilité Clients.
Il est impossible de tenir une comptabilité sans Plan Comptable.
Dans ce chapitre, vous devrez donc créer votre plan comptable par la saisie de tous les
comptes que nous appellerons, dans toute notre brochure, COLLECTIFS ou GENERAUX.
Ainsi, vous devrez créer tous vos collectifs Clients, Fournisseurs, TVA, Banques Caisse,
Ventes, Pertes et Profits, Profits exceptionnels, etc...
Les écritures de TVA, Ventes, Clients, etc.., seront centralisées à chaque clôture comptable
d’un mois, en cumul Débit et en cumul Crédit sur leur compte collectif respectif afin de
simplifier les écritures de la comptabilité générale.
EXPLICATION
Chaque fois que vous allez créer un compte collectif Auxiliaire, il doit être le reflet du plan
comptable de votre bilan (voir votre cabinet comptable)
Prenons un exemple très simple : lorsque vous facturez un Client, les écritures que sont
générées sont :
Débit du Client = le TTC de la facture
En contrepartie crédit : = le collectif TVA (avec le montant de la TVA)
le collectif Ventes (avec le montant HT de la facture)
Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères.
Vous pouvez décider de différencier les collectifs Clients, Fournisseurs, Ventes par nature
(Vente soins Coiffure, Esthétique, Produits .. etc.. ). Cette ventilation sera intéressante pour
vous, d'un point de vue comptable, pour prouver que votre salon génère un chiffre d'affaires
plus important sur la vente de produits, ou sur des services annexes, etc..
CODE COLLECTIF COMPTA AUXILIAIRE
Les collectifs doivent obligatoirement être codifiés sur 8 caractères.
Utilisez réellement le plan comptable car tous les états comptables utiliseront ces comptes
Le même compte collectif ne peut pas être créer plusieurs fois, il est unique
NOM ou LIBELLE DU COMPTE
Sur 25 caractères. Il faut qu’il soit clair et sans ambiguïté car vous allez vous en servir à
maintes reprises
(B O N
= VENTES COUPE CHEVEUX ou VENTES MASSAGE
(MAUVAIS = VENTES ou BANQUE (sans précision)
Tout ce qui est clair vous facilitera l’utilisation journalière.
NOTA IMPORTANTE :
Nous vous demandons d'utiliser les comptes :
44571000 pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux actuel
de 19,60 %)
70610000 pour la Vente de Produits
65800000 Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures)
75800000 Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures)
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FICHIER : TAUX DE TVA
BUT
Ce fichier va contenir tous les taux de TVA en vigueur actuellement ainsi que ceux que vous
avez utilisés en facturation et qui ne sont plus en vigueur.
Chaque taux de TVA est codifié par un code d’identification et est relié à un compte comptable
de centralisation.
CODE TVA
C’est un numéro que vous créez à votre choix. Il comporte 2 caractères. Nous vous
conseillons de prendre des chiffres (1,2....10,11.....)
Cette numérotation est obligatoire mais est libre.
Ne pas utiliser un code déjà utilisé pour créer un nouveau taux de TVA
(Exemple : le code TVA 1 était utilisé, jusqu'au 31/03/2000 pour la TVA à 20,60 %.
er
Le 1 Avril 2000, le taux général est de 19,60 %. IL FAUDRA CREER UN NOUVEAU TAUX
DE TVA ( 2 par exemple) pour le taux à 19,60 % et SURTOUT PAS MODIFIER LE CODE
DE TVA 1 qui doit rester en l'état pour les avoirs futurs)
Le code 99 est interdit – Le code 98 est réservée à l'exonération de TVA (ventes export
sans TVA)
TAUX DE TVA
C’est le taux de TVA à saisir sous la forme habituelle
Exemple : 20,60 pour 20,60 %, 19,60 pour 19,60 %
Il est nécessaire et obligatoire de créer le taux 0,00 % avec le code TVA 98 si vous
facturez certaines factures en exonéré de TVA
COMPTE COLLECTIF COMPTABILITE AUXILIAIRE
Il est nécessaire et obligatoire de relier le taux de TVA à un compte comptable. Ceci permettra
à cette application d’imputer automatiquement la TVA à ce compte lors de la facturation.
TOUS LES TAUX EN VIGUEUR DOIVENT ETRE SAISIS
Lorsqu'il y a "changement" de taux pour une TVA, ce "changement de taux" DOIT ETRE
CONSIDERE comme un NOUVEAU TAUX DE TVA. Il ne faudra pas modifier l'ancien taux et
appliquer le nouveau, CE SERAIT UNE GROSSE ERREUR. Il faudra créer un nouveau taux avec
son nouveau compte comptable collectif.
Il faudra également modifier tous les articles qui devront supporter ce nouveau taux, C'EST
TRES IMPORTANT.
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LE FICHIER DES BANQUES – LA CAISSE – LES O.D.
BUT
MEME SI VOUS NE TRAITEZ PAS LA COMPTABILITE SUR VOTRE ORDINATEUR,
Cette phase est obligatoire. Ce logiciel gère en automatique les écritures comptables.
Il est impossible d'imputer des encaissements sans avoir ouvert les Banques ou le code
Caisse (les OD ne servent uniquement qu'aux écritures spéciales)
Dans ce chapitre, vous devrez donc créer vos codes Banques (Chèques et Cartes) et vos
codes Caisse et éventuellement O.D.
Chacun de ces codes vont vous permettre :
- d'imputer les encaissements sur la caisse ou la banque de votre choix
en même temps, des écritures comptables vont se générer pour imputer ces dits
encaissements sur des comptes collectifs de trésorerie
NUMERO DE BANQUE (ou caisse)
Ce code doit être impérativement :
- 98 pour la Caisse
- 99 pour les Opérations Diverses
-
Commencer par la lettre H pour les banques où vous déposerez les chèques
HZ pour les encaissements par chèques (encaissement en attente)
Commencer par la lettre A pour les banques où vous affecterez les cartes bancaires
COMPTE COLLECTIF
C'est le compte comptable sur lequel l'opération d'encaissement sera ventilé
Cliquez sur la touche "COL". La liste de tous les collectifs vous sera proposée. Choisir de
compte collectif correspondant parfaitement à la banque (ces comptes commencent par le
chiffre 5). Produire un double clic sur la ligne choisie.
NOM de la BANQUE
C'est le nom réel de la banque tel qu'il est inscrit sur votre chéquier
CODE ETABLISSEMENT – GUICHET – COMPTE – RIB
Saisir ces informations, telles quelles sont imprimées sur votre Relevé Identité Bancaire. Ces
informations seront éditées sur les bordereaux de remise en banque de vos chèques.
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CATEGORIES - FAMILLES
BUT
Cette fonction va permettre de créer ou modifier :
-
-
Les catégories de Clients (Femmes, Hommes, Juniors)
Les Catégories de destination des produits ou soins (produits ou soins destinés aux
Femmes, aux Hommes, aux Juniors, toutes catégories)
Les Familles de Produits (ce sont les grands niveaux qui vont regrouper, sous eux, les
produits appartenant à la même famille).
Exemples :
Famille Bronzage avec tous les produits différents d'huile solaire etc..
Famille Crèmes avec ses produits des différentes marques de crèmes.
Les Familles Soins ou Services (ce sont les grands niveaux qui vont regrouper, sous
eux, les soins appartenant à la même famille).
Exemple : Famille Epilation qui regroupera tous les types d'épilation proposés, etc..
Songez à un tarif que vous affichez devant votre Institut.
Les grands titres (Epilation, Soins du Corps, Crèmes, etc..) sont des Familles sans prix.
Sous chaque grand titre vous allez détailler les articles d'une même famille (exemple : Pour le
Grand Titre Epilation, vous allez afficher tous les types d'épilation que vous proposez avec le
tarif de chaque type : Epilation ½ Jambes, Epilation Jambes, Epilation Lèvres, Epilation Bras,
etc.. Ce détail n'est pas une famille, il correspond aux articles Produits ou Soins que l'on
trouvera dans le fichier Produits ou dans le fichier SOINS-SERVICES)
CODE NATURE
Les codes suivants sont seuls autorisés :
C = pour définir la catégorie de clientèle (c'est une femme, c'est un homme, un junior, etc..
F = pour définir la catégorie pour laquelle tel soin ou tel produit est destiné ( ce soin
est destiné aux femmes, aux hommes, aux juniors, toutes catégories)
P = pour définir les Familles de Produits. Malgré que vous ayez, toujours sur l'écran principal
6 familles de produits différentes dans la caisse enregistreuse, rien ne vous empêche de
gérer d'autres familles qui n'apparaîtront pas sur l'écran.
S = pour définir les Familles de Soins. Mêmes indications que pour le paragraphe (P) , mais
12 familles pour les soins
CODE CATEGORIE
Laissé libre à votre appréciation. Pour les catégories Clients et Produits, il est peut-être
judicieux de prendre les lettres F , H , J pour définir les femmes, hommes, juniors
LIBELLE CATEGORIE
Laissé libre à votre appréciation. Pour Menu déroulant, si libellé commence par un point, la
famille ne sera pas affichée sur la caisse enregistreuse
IMPORTANT : après avoir saisi ce libellé, prenez l'habitue d'utiliser la touche TAB pour aller à
la zone suivante. Uniquement pour les codes familles P et S vous allez voir apparaître les
6 "Boutons Caisse" de la famille Produits ou et 12 pour les Soins
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CHOISIR LE BOUTON
-
Si c'est une mise à jour sans changer l'emplacement initial du bouton, validez sans rien
changer
Si vous souhaitez insérer une nouvelle famille, cliquez sur un des 6 ou 12 boutons libres à
droite. Cette nouvelle famille sera positionnée automatiquement à cet emplacement sur
les "Boutons Caisse" famille. (pour menu déroulant = pas utile)
Si vous souhaitez remplacer une ancienne famille déjà existante par cette nouvelle
famille, cliquez sur la touche de la famille qui doit disparaître. Après une demande de
validation, le programme mettra cette nouvelle famille à l'emplacement de l'ancienne.
Si vous souhaitez simplement changer de place la famille sur un des boutons disponibles,
cliquez sur l'un des boutons disponibles.
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FICHIER DES
FOURNISSEURS
BUT
Pour pouvoir passer des commandes à vos Fournisseurs et gérer les entrées en Stocks, il
vous faudra saisir préalablement les fiches Fournisseurs.
Il va comporter des zones obligatoires nécessaires à l’exploitation des commandes, à
l’exploitation des entrées en stocks, à l’exploitation de la saisie des Achats.
Une fiche Fournisseur contiendra aussi un certain nombre d’informations nécessaires à une
aisance de votre exploitation et interrogation (nom des contacts chez le Fournisseur).
CODE FOURNISSEUR
La codification de vos est automatique. Le code Fournisseur démarre à 90000001 afin de ne
pas mélanger ces comptes avec les Clients.
NOM DU FOURNISSEUR
Obligatoire, 26 caractères sont disponibles.
Commencez toujours par le Nom sur lequel le classement alphabétique doit être effectué.
N’utilisez pas de sigle (Mr, Mme....) devant le Nom mais le mettre en fin de Nom
ADRESSE RUE
2 lignes. Chacune comporte 32 caractères.
CODE POSTAL
Obligatoire, il comporte 5 caractères
VILLE
Obligatoire, c’est l’adresse ville du Fournisseur sur 26 caractères
TELEPHONE
Il comporte 25 caractères (pour les N° spéciaux)
Habituez-vous à saisir le N° Téléphone toujours de la même façon. Vous verrez plus tard que
vous pourrez rechercher un Fournisseur ou un Client à partir de son numéro de Téléphone. Si
vous avez la désagréable habitude de saisir cette information de multiple façons, cette facilité
d’interrogation ne vous servira pas.
NUMERO DE FAX
Sur 25 caractères, c’est le numéro de Fax de votre Fournisseur.
Veuillez à bien saisir cette donnée car elle vous sera utile pour l’émission des commandes de
réapprovisionnement par Fax.
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CONTACT TECHNIQUE
Sur 40 caractères, c’est le nom + tel éventuel de votre contact technique chez votre
Fournisseur. Cette information n’est pas obligatoire mais peut vous faire gagner du temps
CONTACT COMMERCIAL
Idem cas précédent pour contact commercial
Est éditée sur le Fax de Commande de réapprovisionnement
CONTACT ADMINISTRATIF
Idem contact technique
27
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ARTICLES - LE FICHIER PRODUITS
BUT
Le fichier de vos articles Produits va comporter l’ensemble des produits que vous pouvez
commander, commercialiser, utiliser pour les cabines de soins ou à facturer.
Comment organiser votre fichier Articles Produits ?
Chaque produit appartient à une FAMILLE PRODUITS. Cette organisation permet de
visualiser en permanence, sur les "Boutons Caisse", 18 produits différents pour une même
famille de produits.
Une famille de produits peut avoir plus de 18 produits. Seuls les 18 produits les plus courants
seront visualisés sur les "Boutons Caisse", les autres produits continuent d'exister et pourront
être facturés.
Si vous disposez d'une douchette code à barres, tous les produits avec codes barres sur
l'emballage pourront ne pas être présents sur les "Boutons Caisse". En effet, lors de la
facturation il suffira de lire le code barre et le logiciel reconnaîtra l'article vendu.
CODE ARTICLE
Obligatoire et unique, il doit obligatoirement comporter le nombre de caractères que vous
souhaitez. (7 caractères maximum)
FAMILLE DU PRODUIT :
OBLIGATOIRE. Cliquez sur la touche "FAM" pour sélectionner la famille d'appartenance du
produit. Une liste va vous être proposée. Sur la famille choisie, faites un double clic et la
famille choisie va apparaître sur votre écran de saisie. (rappelez-vous le tarif avec les Grands
Titres et le détail du tarif avec prix de vente)
LIBELLE
OBLIGATOIRE. Sur 30 caractères. C’est cette désignation qui sera affichée sur tous les
documents où l’article est présent. (pour Menu Déroulant : si le libellé commence par un point,
ce produit ne sera plus affiché sur la liste déroulante des produits). Soyez clair dans cette
désignation car les 19 premiers caractères iront sur le "Bouton Caisse"
LIBELLE 2
Vous disposez d'une seconde ligne pour définir la désignation du produit. Attention : Cette
deuxième ligne ne sera jamais éditée sur les tickets de caisse
CATEGORIE PRODUIT
C'est la destination d'utilisation du produit. Il est destiné qu'aux femmes, qu'aux hommes, etc..
Cliquez sur la touche "CAT" pour sélectionner la catégorie d'appartenance du produit. Une
liste va vous être proposée. Sur la catégorie choisie, faites un double clic et la catégorie
choisie va apparaître sur votre écran de saisie.
CONDITIONNEMENT
C'est le conditionnement du produit. Cette information est libre.
CONTENANCE
C'est la contenance du produit. Cette information est libre
29
CODE DU FOURNISSEUR
C'est le Fournisseur chez qui vous commandez votre produit.
Cliquez sur la touche "FOURN" pour sélectionner le Fournisseur du produit. Une liste va vous
être proposée. Sur le Fournisseur choisi, faites un double clic et le Fournisseur choisi va
apparaître sur votre écran de saisie.
REFERENCE ARTICLE CHEZ LE FOURNISSEUR
C'est le code article chez le Fournisseur. Ayez la prudence de saisir cette information, elle
vous sera très utile lors des commandes de réapprovisionnement.
Si vous disposez d'une douchette lecteur codes à barres, c'est ici que vous allez positionner le
code barres du produit. Il suffit de "lire" le code barres avec la douchette, le code en chiffres
et / ou lettres du code barres s'inscrit automatiquement dans la case Référence
DELAI APPROVISIONNEMENT
Cette information est libre
GERE EN STOCK OUI-NON
Est-ce que cet article doit être suivi et géré en stock ?
OUI : Toutes les opérations d’entrées et sorties vont modifier votre stock
NON : Les entrées et sorties n’ont aucune influence sur le stock (exemple les
Remises ne sont pas gérées) et ne génèrent pas la proposition de commandes aux
Fournisseurs. Non = pas d'inventaire sur ces produits ni en quantité ni en valeur
STOCK MAXI - STOCK MINI
C’est le stock maxi ou mini que vous devez toujours avoir en stock.
Cette information n’est à saisir que si le produit est géré en stock.
Cette information sera reprise pour vous proposer, une situation de vos prévisions de
réapprovisionnements et pour vous signaler les articles en rupture de stock.
CODE TVA SUR LES VENTES
Ce taux correspond aux Ventes que vous effectuez, il pourrait être différent de celui des
achats. Bien prendre le taux correspondant aux ventes.
Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction
de cette brochure, la vente de documentation supporte un taux réduit par rapport au taux
classique de 19,60 %. Il en est de même pour certains produits qui supportent 5,50 % de TVA
C’est une information importante à mettre à jour lorsqu’il y a changement de taux.
TOUS LES ARTICLES QUI CHANGENT DE TAUX DOIVENT ETRE
MODIFIES.
. Cliquez sur la touche "TVA" pour sélectionner la TVA S/VENTES d'appartenance du produit.
Une liste va vous être proposée. Sur la TVA S/VENTES choisie, faites un double clic et la TVA
choisie va apparaître sur votre écran de saisie.
CODE TVA SUR LES ACHATS
30
Ce taux correspond aux Achats que vous effectuez, il pourrait être différent de celui des
Ventes.
Bien prendre le taux correspondant aux Achats.
Chaque article peut supporter un taux de TVA différent des autres. Au moment de la rédaction
de cette brochure, la vente de documentation supporte un taux réduit par rapport au taux
classique de 19,60 %. Il en est de même pour certains produits qui supportent 5,50 % de TVA
C’est une information importante à mettre à jour lorsqu’il y a changement de taux.
TOUS LES ARTICLES QUI CHANGENT DE TAUX DOIVENT ETRE
MODIFIES.
. Cliquez sur la touche "TVA" pour sélectionner la TVA S/ Achats. d'appartenance du produit.
Une liste va vous être proposée. Sur la TVA S/ Achats. choisie, faites un double clic et la TVA
choisie va apparaître sur votre écran de saisie.
PRIX D’ACHAT
Semi Obligatoire, c’est le prix d’achat ou de revient du produit (999999,99)
Il sera utilisé pour les calculs de Marge ainsi que pour les commandes de
réapprovisionnement, pour vérifier les factures de ventes, etc.. C’est une information
importante à mettre à jour régulièrement.
PRIX D'ACHAT MOYEN PONDERE
C'est une rubrique automatique. L'ordinateur calcule les derniers achats par rapport aux
anciens tarifs Prix d'Achat et calcule un prix moyen
TAUX MULTIPLICATEUR
Si vous le souhaitez, vous pouvez appliquer, sur le prix d'achat HT un coefficient multiplicateur
qui calculera votre prix de vente TTC (Prix Vente TTC = Prix d'achat HT x Taux multiplicateur)
Ce taux n'est pas gardé en mémoire, il est remis à zéro après utilisation. Si vous n'appliquez
pas ce type de calcul pour votre Prix de Vente TTC, vous pouvez saisir votre PV directement.
PRIX DE VENTE TTC
Semi Obligatoire, c’est le Prix de Vente du produit.
Ce prix de vente ne peut pas être inférieur à votre prix d’achat. C'est lui qui apparaîtra sur les
lignes Factures. Si vous l'oubliez, il faudra saisir, à chaque ligne facture, le montant TTC
de l'article.
C’est une information importante à mettre à jour régulièrement car il est utilisé pour les
facturations et pour les marges.
COMPTE COLLECTIF VENTES
Obligatoire et important. C’est sur ce compte comptable que seront imputées vos écritures
de ventes et vos écritures d’avoirs.
Cette imputation est comptable, se renseigner auprès du Chef Comptable ou de l’Expert
Comptable si besoin. A chaque Article correspond une ventilation de Ventes (compte de
Ventes commençant par le chiffre 7)
CHOISIR LE BOUTON
-
31
Si c'est une mise à jour sans changer l'emplacement initial du bouton, validez sans rien
changer
Si vous souhaitez insérer un nouveau produit, cliquez sur un des 18 boutons libres à
droite. Ce nouveau produit sera positionné automatiquement à cet emplacement sur les
"Boutons Caisse" produit
Si vous souhaitez remplacer un ancien produit déjà existant par ce nouveau produit,
cliquez sur la touche du produit qui doit disparaître. Après une demande de validation, le
programme mettra ce nouveau produit à l'emplacement de l'ancien.
- Si vous souhaitez simplement changer de place le produit sur un des boutons disponibles,
cliquez sur l'un des boutons disponibles.
- Il est inutile de mettre, dans ces boutons, les produits "Cabines". En effet ces produits ne
sont pas vendus. Un programme spécial de sortie des "Produits Cabines" se trouve dans
les Autres Fonctions.
Ces « boutons caisse » ne sont pas utiles pour le Menu Déroulant
-
EN VISUALISATION SEULEMENT
EN COMMANDE
C'est la quantité commandée aux Fournisseurs et non encore livrée
STOCK THERIQUE
C'est le stock calculé par l'ordinateur qui devrait correspondre au stock en magasin
DATE DERNIER ACHAT
C'est la date de réception de livraison de la commande passée au Fournisseur
DATE DERNIERE SORTIE
Date de la dernière facture dans laquelle cet article a été facturé
STOCK DEBUT DE MOIS
Après inventaire, le stock Théorique fin de mois = Stock début de mois
ENTREES DU MOIS
C'est le cumul des quantités livrées par le Fournisseur dans le mois
SORTIES DU MOIS
C'est le cumul des qtés facturées et sorties du stock dans le mois
32
33
LES SOINS - LES SERVICES
BUT
Quelle est la signification de Soin ou Service ?
Ce sont toutes les prestations de service que vous apportez à votre clientèle et qui font partie
de votre métier ( par exemple : cure amincissement, massage, épilation, etc..)
Ce fichier des soins et services ne peut être assimilé au fichier des produits par le fait qu'il n'y
a pas de gestion de stock de vos services, aucun achat, uniquement des ventes de votre
prestation. C'est pourquoi nous avons considéré que ce devait être un fichier à part.
Cependant il va être traité, en facturation, comme un catalogue "d'articles facturables" sous la
rubrique "Soins Proposés".
Comme le fichier Produits, le fichier soins est constitué de Familles de Soins et, sous chaque
famille de soins, on trouve les soins individuels.
Comme le fichier Produits, vous avez droit à visualiser sur votre écran principal 6 familles de
soins différentes et pour chaque famille vous disposez de 18 boutons de soins reliés à la
famille. Rien ne vous empêche de gérer plus de 6 familles et plus de 18 soins par famille.
Même si ces autres familles ou soins ne se verront pas à l'écran d'un façon permanente, vous
pourrez les visualiser et les facturer sans aucun problème.
CODE SOIN
Le code soin est obligatoire et sur 5 caractères maxi. Sa codification est totalement libre.
Essayer d'en faire un code qui vous fera deviner le soin approprié
(exemple : 12345 MASSAGE
C'est mauvais
MASS MASSAGE
C'est mieux)
Ce code est unique, c'est à dire que 2 soins différents ne peuvent avoir le même code soin.
CODE FAMILLE SOINS
Obligatoire car il faut relié ce soin à une famille.
Cliquez sur la touche "FAM", une liste de famille de soins vous est proposée. Sur la famille
choisie, cliquez deux fois. Automatiquement cette famille arrivera sur votre écran de saisie.
(rappelez-vous le tarif avec les Grands Titres et le détail du tarif avec prix de vente)
LIBELLE DES SOINS
Obligatoire sur 30 caractères. N'oubliez pas que seuls les 21 premiers caractères apparaîtront
sur le bouton caisse ce qui signifie que ces 21 premiers caractères doivent être significatifs.
Pour le menu déroulant, si le libellé soin commence par un point, ce soin n’apparaîtra pas
dans la liste déroulante des articles
CATEGORIE DE SOINS
Obligatoire. A quelle catégorie d'individu ce soin est destiné ?
Cliquez sur la touche "CAT", une liste de catégorie de soins vous est proposée. Sur la
catégorie choisie, cliquez deux fois. Automatiquement cette catégorie arrivera sur votre écran
de saisie.
PRIX DE VENTE
Semi obligatoire. Cependant, si vous ne le précisez pas, vous risquez, soit de faire cadeau ce
soin à tous vos clients, ou encore devoir saisir le prix TTC à chaque fois que vous le
facturerez.
CODE TVA SUR LES VENTES
Obligatoire, c'est le taux de tva à appliquer lors de la facturation.
Cliquez sur la touche "TVA", une liste de codes TVA vous est proposée. Sur la TVA Sur
VENTES choisie, cliquez deux fois. Automatiquement cette TVA arrivera sur votre écran de
saisie.
34
TEMPS DE PRODUCTION
Information interne non traitée. Elle pourrait , si vous en faites la demande, être reprise pour le
calcul d'un planning par collaborateur ou autre statistique.
COMPTE COLLECTIF VENTES
Vous devrez choisir sur quelle ventilation comptable la vente de ce soin sera comptabilisée.
N'oubliez pas que pour valoriser votre salon, il est quelque fois excellent de démontrer la
provenance (ventilation) du chiffre d'affaires global en différents postes qui sont ces comptes
collectifs.
Cliquez sur la touche "CVE", une liste de tous les comptes généraux vous est proposée. Sur
la ligne compte de ventes (commençant par le chiffre 7) choisi, cliquez deux fois.
Automatiquement ce compte arrivera sur votre écran de saisie. Vérifiez l'authenticité du libellé
qui vous parvient à l'écran. Il faut impérativement que ce soit un compte de ventes.
CHOISIR LE BOUTON
Si c'est une mise à jour sans changer l'emplacement initial du bouton, validez sans rien
changer
- Si vous souhaitez insérer un nouveau soin, cliquez sur un des 18 boutons libres à droite.
Ce nouveau soin sera positionné automatiquement à cet emplacement sur les "Boutons
Caisse" soin
- Si vous souhaitez remplacer un ancien soin déjà existant par ce nouveau soin, cliquez sur
la touche du soin qui doit disparaître. Après une demande de validation, le programme
mettra ce nouveau soin à l'emplacement de l'ancien.
- Si vous ne souhaitez affecter aucun bouton à ce soin, ne pas sélectionner un bouton
- Si vous souhaitez simplement changer de place le soin sur un des boutons disponibles,
cliquez sur l'un des boutons disponibles
Ces boutons caisse ne sont pas utiles pour le MENU Déroulant
-
Pour les Forfaits Multisoins (jusqu'à 6 soins différents dans un même forfait), il ne faut surtout
pas mettre ces soins dans les boutons caisse. Voir exemples dans logiciel Démonstration.
35
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37
LE FICHIER DES PROFESSIONS
BUT
C’est de constituer et maintenir votre base de données de votre clientèle avec la profession de
chacun (permettra d'obtenir des statistiques).
CODE PROFESSION
La numérotation est entièrement libre
LIBELLE
Obligatoire sur 32 caractères .
C'est le nom de la profession. Ne pas tenter de mettre des dizaines de professions
différentes, vos stats ne voudront plus rien dire. Tentez plutôt, comme nous vous avons
donné dans notre fichier de base, de ne garder que des professions générales.
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39
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LE FICHIER DES CLIENTS
BUT
C’est de constituer et maintenir votre base de données de votre clientèle.
CODE CLIENT
La numérotation est automatique.
NOM CLIENT
Obligatoire sur 32 caractères .
Ne mettez pas de préfixe tels que Madame, Mme, Mademoiselle, Mlle, Monsieur, Mr
devant le nom, il ne vous sert à rien et surtout, il vous compliquerait singulièrement la vie car il
vous sera impossible de rechercher un Client par son nom.
DATE DE NAISSANCE
Cette information peut vous être importante pour votre gestion (cadeaux, mailing, etc..)
Dans les interrogations diverses, vous pourrez par exemple interroger les clients par date de
naissance
CATEGORIE CLIENT
Définir si c'est une femme, un homme, un junior. Appuyer sur la touche "CAT" et choisir
CODE PROFESSION
Définir la profession de votre clientèle. Intéressant pour les statistiques.
Appuyer sur la touche "PRO" et choisir la profession voulue.
ADRESSE RUE
sur 36 caractères. Si vous souhaitez faire plus tard des mailings, n'oubliez pas de saisir
l'adresse complète.
CODE POSTAL
Sur 5 caractères
VILLE
sur 26 caractères. Importante pour vos stats sur la localisation de votre clientèle. Si vous
habitez une très grande ville comme PARIS, LYON, MARSEILLE, etc.., vous avez intérêt à
mettre, après le nom de la ville, le N° arrondissement : exemples: PARIS 12, LYON 03,
MARSEILLE 14
PAYS
Uniquement si vous avez une clientèle majoritairement composée d'étrangers
NUMERO DE TELEPHONE DOMICILE
sur 25 caractères.
NOTA : Prendre l’habitude de saisir le numéro de téléphone toujours de la même façon sinon
vous ne pourrez pas utiliser les recherches Clients par leur N° Téléphone
Exemples de saisie : 01-52-85-96-35 ou 01.52.85.96.35 ou 01 52 85 96 35
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NUMERO DE TELEPHONE BUREAU
sur 25 caractères
NUMERO DE FAX ou PORTABLE
Non obligatoire, cette information peut vous être très utile pour bien gérer votre fichier Clients.
DATE PREMIERE VISITE
-
A saisir si ce client est un habitué et qu'il vient depuis longtemps (en création)
Si cette date n'est pas saisie, elle sera automatiquement mise à jour à la date de la
première facturation (visite) de ce client
DATE DERNIERE VISITE
Automatique. Elle vient de la dernière facture (visite) émise pour ce client
ANCIENNETE
Automatique. Elle compare la date de première visite à celle de la dernière visite
INFORMATIONS POUVANT ETRE INTERROGEES
DANS LE COMMENTAIRE
LES GOUTS DU CLIENT
Non obligatoire , vous disposez de 5 questions. Ces informations peuvent vous permettre un
meilleurs service (donner le journal préféré, la boisson préférée), proposer les produits ou
parfum préférés, alimenter la conversation sur les hobbies du client
LES EXIGENCES DU CLIENT
Quelles peuvent être ces exigences ?
Ce peut être la formule de couleur (coloration), ce peut être un type de produit qui ne convient
pas à votre client (allergie), ce peut être le nom d'un de vos collaborateurs qu'il exige pour le
soin (ou qu'il ne veut pas), etc.., etc..
VOIR HISTO
Vous pouvez, par simple clic sur la touche (VOIR HISTO), visualiser toutes les factures
(visites) émises pour ce client avec le détail de tous les soins ou produits qui lui ont été
vendus.
BOUTONS TECHNIQUES
Le titre de ces boutons peut être changé dans la fiche "Paramètres de la Société".
Chaque bouton permet de saisir les informations Techniques d'un type de soin, de résultats
de séances, etc.. En interrogation, le logiciel trie ces informations par date (la plus récente
d'abord) et vous permet d'obtenir, en permanence, les 180 derniers enregistrements sur
chacun des boutons.
STATISTIQUES ART
Pour une période que vous souhaitez sélectionner, le logiciel affiche, sur un tableau, tous les
produits qui lui ont été vendus (en quantité cumulée et en C.A.), et idem pour tous les soins
qui lui ont été facturés
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45
NOUVEAUTE
Vous pouvez rajouter les photos de vos clients. Leur format est identique à celui d’une photo de carte
d’identité et en JPEG.
Chaque photo doit être enregistrée sur le répertoire BEAUTE.
Le nom de la photo = N° de Client + jpg
4100015.jpg photo du client N° 4100015
4100368.jpg photo du client N° 4100368
Exemple :
46
SALARIES - FICHIER DES COLLABORATEURS
BUT
Ce fichier va contenir l’ensemble de vos salariés.
Chacun recevra un numéro d’identification.
Chaque collaborateur peut être amené à effectuer un service ou éventuellement à vendre
des produits.
CODE SALARIE
Ce code comporte 4 caractères et chaque code est unique (ne peut exister qu’une fois)
Si vous possédez déjà une codification, reprenez la même, sinon utilisez de préférence une
codification numérique qui sera plus aisée en saisie par la suite.
Ce code étant géré alphabétiquement prenez la précaution de différencier les catégories de
salariés en prenant par exemple :
Code début : 1 = Coiffeurs
2 = Masseurs
4 = Vendeurs
5 = Extra ( sous-traitance)
8 = Administratifs
9 = Dirigeants et Société
En classement alphabétique, n'oubliez pas que le code Coiffeur 1250 vient avant le code
Extra 50 et le code Société 9.
NOM
C’est le Nom + prénom éventuel de votre Salarié.
26 caractères sont disponibles. Ce nom sera affiché sur les documents de travail.
Lorsque vous sortirez de cette zone, vous verrez apparaître les douze touches caisse de tous
les Collaborateurs possédant un code "Bouton Caisse"
NOTA :
La prise de rendez-vous s'affiche par Nom des collaborateurs. Si un collaborateur
ne doit jamais avoir des RDV (ou s'il a quitté le salon), mettre la lettre Z devant son
nom (exemple : Z DUPONT). Ce collaborateur sera, soit tout à droite de l'écran des
RDV, soit aura disparu de cet écran.
INITIALES COLLABORATEUR
Ce sont les initiales Nom + Prénom sur 2 caractères. On ne peut pas créer 2 fois les mêmes
initiales pour 2 collaborateurs différents. Ces initiales sont importantes car elles serviront pour
la saisie des factures.
BOUTON
Si vous souhaitez affecter un "Bouton Caisse" à ce nouveau collaborateur :
-
Cliquer sur un bouton libre à droite s'il doit se rajouter aux autres boutons
Cliquer sur un bouton déjà utilisé (si le collaborateur du bouton déjà utilisé est parti ou n'a
plus le droit à un bouton caisse)
Cliquer sur "ENLEVER BOUTON" si le collaborateur est parti ou n'a plus le droit à un
bouton caisse
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D'après le choix que vous aurez effectué, ce collaborateur sera positionné ou non sur les
touches "Bouton Caisse"
NOUVEAUTE
Vous pouvez rajouter les photos de vos Collaborateurs. Leur format est identique à celui d’une photo
de carte d’identité et en JPEG.
Chaque photo doit être enregistrée sur le répertoire BEAUTE.
Le nom de la photo = N° de Collaborateur + jpg
Exemple :
1001.jpg photo du Collaborateur N° 1001
BART.jpg photo du Collaborateur N° BART
48
49
LA DATE DE VOTRE CAISSE
BUT
Chaque jour votre ordinateur change automatiquement de date à partir de minuit.
Pour des raisons de retard dans vos saisies ou pour toute autre raison spéciale vous
souhaitez changer la date de votre ordinateur.
Une fonction windows le permet. Nous avons reproduit cette fonction pour vous permettre de
changer votre date.
ATTENTION :
Toutes les opérations que vous ferez, après avoir changer cette date, auront
la nouvelle date comme date de mouvement.
DATE
Cliquez sur la touche DATE.
Comme cette opération n'est pas commune, le système vous demandera de composer le code
secret qui vous a été donné (voir fichier Société).
Si ce code secret est bon, le système vous donnera l'ancienne date du jour et vous
demandera de saisir la nouvelle date du jour
NOUVELLE DATE
Composer la nouvelle date que vous aurez choisie
VALIDATION
Si votre nouvelle date est cohérente, le système vous proposera de confirmer votre
changement de date. Cliquez sur OUI ou NON suivant que vous acceptez ou non ce
changement
QUITTER SANS MODIFIER
L'ancienne date n'a pas été changée
CETTE MANIPULATION N'EST PAS COMMUNE, EVITEZ DE VOUS EN SERVIR
50
51
LES STOCKS : ETAT ARTICLES EN RUPTURE DE STOCK
PROPOSITION DE COMMANDE
BUT
Cet état peut vous aider à bien gérer vos Commandes de réapprovisionnements auprès de
vos Fournisseurs.
Cette aide ne peut être efficace que si :
-
Que vous gérez normalement toutes les commandes vers les Fournisseurs, que
vous gérez bien les entrées de marchandises,
que vous contrôliez votre inventaire
que vous avez bien défini, dans le fichier des Articles/Produits, les produits gérés
ou non en stock
que vous ayez prévu d'imposer un stock Mini et Maxi pour chaque article tenu en
stock
Si toutes ces dispositions sont respectées, vous aurez, avec cet outil, une aide efficace pour
établir vos commandes auprès de chaque Fournisseur.
Vous pouvez soit éditer l'état, soit le visualiser sur l'écran
A quoi correspond l'état qui vous est proposé ?
-
D'abord il est trié par Fournisseur, ce qui permet de connaître immédiatement les
articles produits à commander pour chaque Fournisseur
Ensuite le système va consulter exclusivement les articles gérés en stock .
Pour chacun de ces articles, il va cumuler le stock Théorique + la quantité passée
en commande et qui n'est pas encore livrée (stock théorique = celui de l'ordinateur
qui devrait être identique à celui de votre magasin)
Si ce cumul est inférieur au stock Mini que vous vous êtes fixés, le système va
vous proposer, dans la colonne MINI, la quantité qu'il faudrait commander pour
atteindre votre stock mini
Si ce cumul est inférieur au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le système va
vous proposer, dans la colonne MAXI, la quantité qu'il faudrait commander pour
atteindre votre stock maxi
Si ce cumul est supérieur ou égal au stock Maxi que vous vous êtes fixés, le
système ne va rien vous proposer
Imaginons les exemples suivants :
Pour l'article CREME vous avez fixé un stock mini et maxi
Magasin
en commande
mini fixé
maxi fixé
à commander mini
maxi
15
15
15
20
20
20
0
30
40
0
50
60
rien
rien
5
rien
15
25
2
2
5
5
10
5
25
10
3
rien
18
3
52
Ainsi vous disposez, avec ce tableau, la possibilité d'approvisionner vos stocks soit en
fonction du Mini ou du Maxi que vous êtes fixés, soit panacher, soit vous situer entre les deux
ETAT PAR RAPPORT AU STOCK MINI OU STOCK MAXI ?
Suivant la case demandée, la proposition de commande sera faite à partir du stock mini ou du
stock maxi.
Essayez les deux méthodes, vous utiliserez celle qui vous semblera la meilleure
ETAT SUR ECRAN OU SUR IMPRIMANTE
L'état peut vous être présenté soit sur l'écran, soit sur l'imprimante
53
54
ETAT DES MOUVEMENTS DU STOCK DANS LE MOIS
BUT
Tous les mouvements d'entrée (achats ou Avoirs) et sorties (facturation) de chaque article
géré en stock sont mémorisés en cumul sur une période comptable.
(si vous avez acheté le programme comptable, lors de l'édition des états de clôture d'un mois
comptable, tous ces cumuls sont remis à zéro automatiquement.)
Cet état peut être visualisé ou édité
-
Soit en quantité
Soit en valeur
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INVENTAIRE EN QUANTITE ET EN VALEUR
BUT
Ces documents sont comptables, c'est à dire qu'ils peuvent vous être demandés lors de
contrôles de votre comptabilité.
L'inventaire en quantité prépare votre contrôle d'inventaire réel en magasin. En toute logique,
si toutes opérations d'achats et de facturation ont été correctement menées, si vous avez
réintégré physiquement en magasin tous les articles consécutifs aux Avoirs, votre stock
théorique informatique doit être égal au stock réel du magasin.
En valeur l'état vous donne le montant total brut de votre actif stocks valorisé au dernier prix
d'achat présent dans le fichier Articles.
Cet état ne tient pas compte des dépréciations des stocks . Cette mini application des stocks
se veut simple, elle peut être, à votre demande, beaucoup plus élaborée
ETAT EN QUANTITE
N'oubliez pas, si vous donnez du stock à votre personnel (technique et/ou commercial), ce
stock est présent dans le stock théorique informatique (colonne magasin).
Lorsque vous réaliserez votre inventaire, il faudra tenir compte de ce stock en prêt dans le
véhicule de votre personnel et le rajouter à votre stock physique.
Si vous éditez cet état en vue de faire votre inventaire.
-
Fermer vote magasin qui ne délivrera aucun article pendant ce travail
d'inventaire
Lancer l'édition de l'état par quantité
Commencez par faire votre inventaire physique du magasin. Inscrire sur l'état par
quantité, la quantité que vous avez trouvée en faisant l'inventaire physique
Toutes ces indications ont été portées, au fur et à mesure sur l'état des stocks en
quantité
Vous pouvez réouvrir votre magasin, vous détenez toutes les données
56
57
SAISIE DE VOTRE INVENTAIRE
BUT
Cette fonction est destinée à mettre à jour votre stock théorique "informatique" par rapport au
stock physique dénombré lors de votre inventaire physique.
Il est évident que cette opération n'est valable que si vous suivez scrupuleusement une
gestion de stocks. Si vous ne vendez que de la prestation de services (soins), votre stock est
peut-être nul.
Les opérations avant inventaire ont été explicitées en pages précédentes (état du stock en
quantité), elles sont rappelées à nouveau sur deux écrans.
PRINCIPE
Vos opérations du dénombrement des quantités réelles en magasin sont achevées.
Avant de pouvoir saisir la première ligne d'inventaire sur votre ordinateur, le stock
"informatique" a déjà évolué.
En effet, si vous saisissez les informations d'inventaire plusieurs jours après inventaire
physique, les ordinateurs n'ont pas été arrêtés à juste raison et continuent à facturer.
Si vous saisissiez directement le stock trouvé dans l'inventaire, votre gestion des stocks serait
fausse car vous n'avez, avec votre état des stocks en quantité, qu'une vision de ce que
contenait l'informatique au moment de l'édition du dit état, et non plus la vision de ce que
vous pourriez avoir au moment de la saisie de l'inventaire.
C'est pour cette raison que la saisie de l'inventaire doit nécessairement être faite par
différence algébrique.
INVENTAIRE PHYSIQUE MAGASIN
-
( Stock Théorique informatique) = Qté à saisir
N'oubliez pas qu'en algèbre :
12
- (- 2)
= 12 + 2
Lorsque tout votre inventaire a été saisi, une nouvelle touche "LANCER LA VALIDATION
GENERALE" va apparaître. Si tous vos articles ont été saisis, vous validez cette touche et
automatique votre stock sera remis à jour de tout votre inventaire.
Si vous éditez immédiatement votre inventaire en valeur, vous obtiendrez votre Actif Stocks.
Conformez-vous à la demande de votre Chef Comptable ou Expert comptable pour connaître la
date exacte où vous devez faire votre inventaire pour le bilan. N'oubliez pas que vos stocks
évoluent chaque jour, et qu'un arrêté d'inventaire au 10 Janvier ne donne pas le même résultat
qu'un arrêté d'inventaire au 31 décembre.
L'inventaire sélectif permet de "sélectionner" les produits que l'on veut modifier.
58
59
60
COMMANDES AUX FOURNISSEURS
----------------------------------------------------LES ENTREES EN STOCK MAGASIN
----------------------------------------------------
61
ECRAN SELECTION - COMMANDES OU ENTREES EN STOCK
Cet écran général va vous permettre de gérer, les
 Commandes de réapprovisionnement passées aux Fournisseurs (Avec gestion des
commandes non livrées)
 Saisir les articles Entrés en Stock Magasin
 Pouvoir interroger le contenu des BL/Factures Fournisseur saisis dans votre système (en
valeur)
 Interroger le détail des BL/Factures saisis dans votre système (en détail article)
 Statistiques : Interroger en C.A. achats + en Quantité, les achats d’une période choisie
QUITTER : Quitter cet écran
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COMMANDES AUX FOURNISSEURS
BUT
Cet écran permet de saisir les commandes de réapprovisionnement à passer aux
Fournisseurs.
En fin de saisie, la commande peut être éditée et envoyée par Fax au Fournisseur intéressé.
La commande reste présente jusqu'à ce que toutes les livraisons aient été enregistrées et
aient soldées la commande.
Toutes les quantités saisies vont augmenter la case "stock en commande" des articles gérés
en stock. Chaque commande est considérée comme une entité, elle sera gérée
individuellement dans toute cette application.
PREMIER ECRAN
En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.
Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez :
 Rechercher un Fournisseur par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur
1,2,3,....25 caractères et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné)
 Rechercher directement une commande par son N° commande
 Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Fournisseur
 Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Téléphone
En dessous vous trouvez la liste des Fournisseurs avec les renseignements principaux vous
permettant de l’identifier. Cette liste est classée par ordre alphabétique du nom Fournisseur.
Si vous ne trouvez pas votre Fournisseur et s’il est nouveau, par la fenêtre « Créer ou MAJ
Fournisseur » vous pouvez aller le créer ou modifier un Fournisseur déjà créé.
En parcourant la liste des Fournisseurs, la ligne entière change de couleur et prend une
couleur bleu foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.
Chaque fois qu’une ligne Fournisseur est sélectionnée (clic gauche souris), dans la fenêtre audessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les commandes en instance pour ce
fournisseur. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucune commande en instance)
DOUBLE CLIC = Un double clic sur une ligne Fournisseur bascule automatiquement sur la
création d’une nouvelle commande
Un double clic sur une ligne commande (écran du bas) bascule
automatiquement sur la visualisation de la dite commande
CREER une nouvelle commande
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle commande pour la
ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
MODIFIER une commande
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER une commande
Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
Vous ne pouvez modifier qu’une commande qui existe réellement et que vous avez
sélectionnée
SUPPRIMER la commande sélectionnée
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER une commande
Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
Vous ne pouvez supprimer qu’une commande qui existe réellement et que vous avez
sélectionnée
63
Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de
manipulation éventuelle
SUPPRIME LES COMMANDES SOLDEES
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction.
Nous verrons, avec les fonctions de saisie des Entrées en Stock Magasin (livraison et saisie
des B. Livraison), que les commandes passées aux Fournisseurs se mettent à jour
automatiquement .
Les commandes soldées n’étant pas annulées automatiquement, vous devrez lancer cette
fonction périodiquement. Cette fonction va supprimer toutes les lignes de commandes soldées
(livrées) et toutes les commandes totalement livrées
PREMIER ECRAN DE SELECTION
DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LA COMMANDE - CREATION MODIFICATION - SUPPRESSION
64
Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la commande est
bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler
Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA
N° COMMANDE
En création, ce numéro de commande vous sera donné uniquement à la fin de la validation de
la dite commande (ceci pour permettre la saisie depuis plusieurs postes, des commandes)
Cette numérotation va prendre le paramètre introduit dans le fichier "SOCIETE" et rajoutera 1.
Cette numérotation sera utile lors des réceptions de marchandises pour contrôler les
réceptions par rapport aux commandes.
LIBELLE A EDITER
Ce peut être la date de livraison souhaitée ou n’importe quel texte sur 20 caractères que vous
voulez faire apparaître sur la commande et qui sera lu par le Fournisseur
Elle n’est pas obligatoire
DATE DE LA COMMANDE
C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente
LIGNES COMMANDES
QUANTITE A LIVRER
Si vous devez renseigner la ligne, composer la quantité à commander. Sinon aucune quantité
ne doit être composée si vous voulez valider votre commande
En interrogation cette quantité correspond au solde de la quantité qui reste à livrer par le
Fournisseur
CODE ARTICLE
Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article
Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur
la touche « VOIR LES PRODUITS » après avoir saisi au moins un caractère du code article
Cette touche vous permet de visualiser vos produits classés par N° Article. Un double clic sur
l’article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de commande. Un
message d'anomalie non bloquant vous préviendra si le code Fournisseur de l'article
commandé n'est pas le même que celui à qui vous établissez le bon de commande. Vous êtes
libre de commander ou non cet article à ce Fournisseur.
REF FOURNISSEUR
Si la référence existe sur le fichier Article, elle apparaîtra. Vous êtes libre de la modifier
LIBELLE DU PRODUIT
Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos
risques suivant la gestion que vous en faite
Seul le libellé dans la ligne de commande est modifié, le libellé du fichier Produits n’est pas
modifié.
PRIX D’ACHAT
Le prix d’achat affiché est celui enregistré dans le fichier Produits. Vous pouvez le modifier à
vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec votre
Fournisseur.
65
 Seul le P.A. dans la ligne de commande est modifié, le P.A. du fichier Produits
n’est pas modifié.
SUPPRIMER UNE LIGNE
Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en
question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une
couleur bleu.
Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue.
INSERTION D'UNE LIGNE
Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne
qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la
quantité prenne une couleur bleu.
Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge
est apparue.
TOUCHE
ANNULER
Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d’abandonner immédiatement votre
saisie sans rien valider.
Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran
TOUCHE VALIDATION
OU
VALID SUPPRIME
En fonction de ce que vous faite (en création ou en modification), cette touche permet de
valider la commande
Cette fonction, en création ou modification, provoque l'enregistrement de la commande et le
lancement automatique de l'édition.
 En mode suppression d’une commande, la validation de cette touche provoquera
immédiatement et définitivement la suppression de la commande. (si vous ne voulez pas
supprimer, valider la touche ANNULER)
Vous pouvez rééditer autant de fois que vous souhaitez une commande (en la visualisant
avant)
Cette édition a les particularités suivantes :
 En création de commande, elle permet de préparer la page fax de commande à expédier
au Fournisseur
 Après saisie des entrées en stock (livraison et saisie des BL), elle permet de rappeler ce
qui a été commandé, ce qui a été livré et ce qui reste à livrer. Cette édition permettra de
relancer, par fax, votre Fournisseur afin qu’il accélère la livraison du solde de votre
commande
66
67
68
69
STOCK MAGASIN - Saisie des BL Achats
BUT
Cette saisie écran permet d’enregistrer les livraisons des Fournisseurs et ainsi, rentrer le
matériel en stock.
En fin de saisie, la commande initiale devrait être soldée si tous les matériels commandés ont
été livrés.
Cette saisie n’a aucune vocation comptable, par contre, elle permet de contrôler les achats et
prépare des documents qui seront exploités en comptabilité
PREMIER ECRAN
En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.
Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez :
Rechercher un Fournisseur par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur
1,2,3,....25 caractères et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné)
Rechercher directement une Facture ou BL par son N° Facture ou BL
Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Fournisseur
Rechercher directement un Fournisseur à partir de son N° de Téléphone
En dessous vous trouvez la liste des Fournisseurs avec les renseignements principaux vous
permettant de l’identifier.
Si vous ne trouvez pas votre Fournisseur et s’il est nouveau, par la fenêtre « Créer ou Mise à
jour Fournisseur » vous pouvez aller le créer ou modifier un Fournisseur.
En parcourant la liste des Fournisseurs, la ligne entière change de couleur et prend une
couleur bleu foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.
Chaque fois qu’une ligne Fournisseur est sélectionnée, dans la fenêtre au-dessous vous
trouverez la liste éventuelle de toutes les Factures/BL saisies pour ce fournisseur. (s’il n’y a
rien, cela signifie qu’il n’y a aucune facture ou BL de saisi pour ce Fournisseur)
DOUBLE CLIC =
création d’une
Un double clic sur une ligne Fournisseur bascule automatiquement sur la
nouvelle saisie d’Entrée en Stock (enregistrement d’une Livraison)
Un double clic sur une ligne Facture/BL bascule automatiquement sur la
visualisation de la
dite livraison (VOIR la Facture)
SAISIE D’UNE NOUVELLE LIVRAISON
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle Facture/BL pour la
ligne Fournisseur qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
SAISIE DES RECTIFICATIONS APRES RECEPTION DE LA FACTURE
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet d'aller modifier le port d'une commande
livrée et, éventuellement les prix d'achats (sur la commande et sur le fichier Produits)
INTERROGER LA FACTURE (BL)
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser une livraison Fournisseur qui
a été sélectionnée (en bleu foncé)
Vous ne pouvez visualiser qu’une Facture/BL qui existe réellement et que vous avez
sélectionnée
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Après visualisation, vous pourrez rééditer la Facture/ BL saisie
FACTURE PAYEE
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de saisir la date à laquelle vous avez
réglé la facture. Cette information n'est pas comptable, c'est une indication pour vous.
STATISTIQUES PRODUITS
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de visualiser ou d’imprimer les statistiques
d’Entrées en Stock (achats) sur une période, sur un mois, sur la journée
DEUXIEME ECRAN
Le Code Fournisseur et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la Facture (BL)
est bien destinée à ce Fournisseur, sinon Annuler (F8)
Il est rappelé également si ce Fournisseur est assujetti ou non à la TVA
N° B.L. ou FACTURE
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Obligatoire, c'est logiquement le N° Facture ou BL du Fournisseur ( libre sur 8 caractères)
Ce numéro de Facture (BL) doit être unique (ne doit pas déjà exister)
LIBELLE A EDITER
Ce peut être n’importe quel texte sur 20 caractères que vous voulez faire apparaître sur la
livraison (ce peut être le rappel du code ou nom du client pour lequel cette marchandise
est destinée à être livrée et installée par vos soins)
Elle n’est pas obligatoire
DATE DE LA LIVRAISON
C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente. C'est celle
du jour de réception.
NUMERO COMMANDE PASSEE AU FOURNISSEUR
Obligatoire, c'est le Numéro de Commande que vous avez passée à votre Fournisseur et dont
vous recevez la livraison.
Si cette commande avait déjà été soldée ou supprimée, le système refusera d'aller plus loin.
Si cette commande existe, elle vous sera affichée intégralement en ne vous proposant que le
solde des quantités restant à recevoir (en cas de succession de livraisons partielles)
LIGNES LIVRAISONS
QUANTITE (livrée)
Composer la quantité réellement livrée par produit (si la quantité affichée est bonne, il est
inutile de la changer)
Si le Fournisseur ne vous a pas livré tel ou tel produit, mettre la quantité à zéro.
Le programme accepte une saisie dont la quantité livrée soit > à la quantité commandée.
CODE ARTICLE
Il est interdit et impossible de modifier le code article
LIBELLE DU PRODUIT
Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre commande. Vous pouvez le modifier suivant la
gestion que vous en faite
Seul le libellé dans la ligne de la livraison est modifié, le libellé du fichier Articles n’est pas
modifié
PRIX D’ACHAT
Le prix d’achat affiché est celui enregistré dans le fichier commande. Vous pouvez le modifier
à vos risques suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers passés avec
votre Fournisseur.
Le P.A. dans la ligne de livraison est modifié, le P.A. du fichier Articles peut être modifié
PORT / EMBALLAGE /
Le système génère automatiquement cette ligne afin de vous permettre de saisir
éventuellement les frais de transports. Ceci permettra, au reçu de la facture, de comparer le
total de la facture au total de votre commande livrée.
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TOUCHE
ANNULER
Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d’abandonner immédiatement votre
saisie sans rien valider.
Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran
TOUCHE
VALIDER
En fonction de ce que vous faite, cette touche permet de valider la livraison (Facture/BL)
En visualisation vous ne pouvez pas valider une Facture/BL, vous ne pouvez que lancer
l’édition ou annuler (sortir)
(en création, dès que vous validez la saisie, cette fonction est lancée automatiquement)
NOTA : Lorsque votre saisie est terminée et validée, la commande initialement passée
au fournisseur a été mise à jour. Si toutes les marchandises ont été livrées, elle devrait
être soldée, sinon elle est soldée partiellement et attend une nouvelle saisie de
livraison.
Visualisez la dite commande et vérifier l’exactitude de ce qui précède.
Un oubli de votre part ou un oubli de votre Service Magasin peut engendrer des erreurs
plus tard (article immatriculé mais inconnu dans votre système et non rentré dans
votre stock)
Tous les articles saisis ont immédiatement été cumulés dans votre stock théorique (
magasin) et ont été enlevés des articles en commande.
TOUCHE VOIR LA FACTURE
Permet de visualiser une livraison
73
74
INTERROGATION LIGNES FACTURES FOURNISSEURS
75
76
1
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GESTION DES PRETS DE PRODUITS ENTRE SALONS
BUT
Vous possédez plusieurs salons et vous souhaitez dépanner provisoirement un de vos salons
qui se trouve en rupture de stock brutal. Vous ne pouvez attendre la livraison de vos Clients et
vous prêtez des Produits d'un salon vers un autre (dans le but de pouvoir récupérer
rapidement ces produits ou de les facturer si le rendu n'est pas effectué).
Ce programme permet d'effectuer ces opérations.
Tout produit prêté sort du stock magasin du salon prêteur.
Cet écran général va vous permettre de gérer, les




Prêts de produits vers un autre salon avec édition du bordereau de prêt
La modification d'un bordereau de prêt si d'autres produits sont soit rendus soit rajoutés
Pouvoir facturer le salon récepteur des prêts accordés
Supprimer des bordereaux si la matériel est rendu
Appeler cette fonction qui se trouve dans "SUITE"
NOTA : Le salon à qui vous prêtez les produits doit être créé obligatoirement dans votre
fichier CLIENTS.
En effet, si vous allez jusqu'à la facturation, ce code client est obligatoire.
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PREMIER ECRAN
En haut de l’écran se trouve la barre des fonctions dont vous avez accès.
Dans la fenêtre du haut, vous pouvez constater que vous pouvez :
 Rechercher un Client par son Nom (sur le nombre de caractères voulus : sur 1,2,3,....25
caractères et la liste apparaît en fonction du critère sélectionné)
 Rechercher directement une commande par son N° de prêt
 Rechercher directement un Client à partir de son N° de Client
 Rechercher directement un Client à partir de son N° de Téléphone
En dessous vous trouvez la liste des Clients avec les renseignements principaux vous
permettant de l’identifier. Cette liste est classée par ordre alphabétique du nom Client
Si vous ne trouvez pas votre Client et s’il est nouveau, par la fenêtre « Créer ou MAJ Client »
vous pouvez aller le créer ou modifier un Client déjà créé.
En parcourant la liste des Clients, la ligne entière change de couleur et prend une couleur bleu
foncé. Cela signifie que c’est cette ligne qui sera éventuellement sélectionnée.
Chaque fois qu’une ligne Client est sélectionnée (clic gauche souris), dans la fenêtre audessous vous trouverez la liste éventuelle de toutes les commandes en instance pour ce
Client. (s’il n’y a rien, cela signifie qu’il n’y a aucune commande en instance)
CREER une nouvelle commande de PRET
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de créer une nouvelle commande de
PRET pour la ligne Client qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
MODIFIER une commande de PRET
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de MODIFIER une commande Client qui
a été sélectionnée (en bleu foncé)
Vous ne pouvez modifier qu’une commande qui existe réellement et que vous avez
sélectionnée
SUPPRIMER la commande sélectionnée
Cela signifie que votre client vous a rendu tous les produits qui se trouve dans cette
commande de PRET.
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de SUPPRIMER une commande Client
qui a été sélectionnée (en bleu foncé)
Vous ne pouvez supprimer qu’une commande qui existe réellement et que vous avez
sélectionnée
Le système va vous demander de confirmer. Vous pouvez annuler alors une erreur de
manipulation éventuelle. Si le prêt n'a pas été facturé, il y aura réintégration automatique de
tout le stock dans le magasin du salon prêteur et suppression du prêt.
SUPPRIME LES COMMANDES de + 2 années
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction. Nous gardons en
mémoire tous les prêts (facturés ou non). De temps à autre, si vos prêts sont fréquents, il est
bon de cliquer sur cette touche afin de faire disparaître l'historique supérieur à 2 années.
Avant de lancer cette opération, vérifier que tous les bons > 2 ans ont été facturés.
FACTURER UN PRET
80
Un clic, par la souris, sur cette touche, vous permet de lancer cette fonction. La facturation de
ce prêt n'entrera sur aucune statistiques de ventes afin de ne pas influencer les résultats.
Cette fonction éditera une facture en double exemplaires
PREMIER ECRAN DE SELECTION
DEUXIEME ECRAN - LIGNES CONSTITUANT LA COMMANDE - CREATION MODIFICATION - SUPPRESSION
Le Code Client et son Nom sont rappelés automatiquement. Vérifier si la commande est bien
destinée à ce Client, sinon Annuler
N° COMMANDE
En création, ce numéro de commande vous sera donné uniquement à la fin de la validation de
la dite commande (ceci pour permettre la saisie depuis plusieurs postes, des commandes)
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Cette numérotation va prendre le paramètre introduit dans le fichier "SOCIETE" et rajoutera 1.
LIBELLE A EDITER
Ce peut être la date de livraison souhaitée ou n’importe quel texte sur 20 caractères que vous
voulez faire apparaître sur la commande et qui sera lu par le Client
Elle n’est pas obligatoire
DATE DE LA COMMANDE
C’est la date du jour qui est proposée. Saisir la véritable date si elle est différente
LIGNES COMMANDES
QUANTITE A LIVRER
Si vous devez renseigner la ligne, composer la quantité à commander. Sinon aucune quantité
ne doit être composée si vous voulez valider votre commande
CODE ARTICLE
Si vous êtes en création ou modification, il faudra saisir le code article
Si vous ne vous souvenez pas du code article, un clic avec la souris sur
la touche « VOIR LES PRODUITS » après avoir saisi au moins un caractère du code article
Cette touche vous permet de visualiser vos produits classés par N° Article. Un double clic sur
l’article désiré validera cet article et vous le transférera sur votre ligne de commande.
LIBELLE DU PRODUIT
Ce libellé est celui qui est enregistré dans votre fichier Articles. Vous pouvez le modifier à vos
risques suivant la gestion que vous en faite
Seul le libellé dans la ligne de commande est modifié, le libellé du fichier Produits n’est pas
modifié.
PRIX DE VENTE
Le prix de vente affiché correspond à votre prix d'achat enregistré dans le fichier Produits.
Vous pouvez le modifier suivant la gestion que vous en faite et des accords particuliers
passés avec votre Client.
 Seul le P.A. dans la ligne de commande est modifié, le P.A. du fichier Produits
n’est pas modifié.
SUPPRIMER UNE LIGNE
Si vous souhaitez supprimer une ligne, positionnez-vous avec la souris sur la ligne en
question en colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la quantité prenne une
couleur bleu.
Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de droite. La ligne a disparue.
INSERTION D'UNE LIGNE
Si vous souhaitez insérer une ligne entre 2 autres, positionnez-vous avec la souris sur la ligne
82
qui doit d'un cran, toujours sur la colonne Quantité. Cliquez à gauche une fois pour que la
quantité prenne une couleur bleu.
Ensuite Cliquez 2 fois avec le bouton de gauche. La ligne est descendue et une ligne vierge
est apparue.
TOUCHE
ANNULER
Cette touche, avec un clic de la souris, vous permet d’abandonner immédiatement votre
saisie sans rien valider.
Toute votre saisie est ignorée et le système revient en première page écran
TOUCHE VALIDATION
OU
VALID SUPPRIME
En fonction de ce que vous faite (en création ou en modification), cette touche permet de
valider la commande
Cette fonction, en création ou modification, provoque l'enregistrement de la commande et le
lancement automatique de l'édition.
 En mode suppression d’une commande, la validation de cette touche provoquera
immédiatement et définitivement la suppression de la commande. (si vous ne voulez pas
supprimer, cliquer sur la touche ANNULER)
Vous pouvez rééditer autant de fois que vous souhaitez une commande (en la visualisant
avant)
83
84
85
LA FACTURATION D'UNE VENTE
BUT
Pouvoir facturer un client de votre salon.
Vous disposez, à partir de votre écran principal, de tous les instruments pour facturer
APPUYER SUR LA TOUCHE FACTUREZ 1 CLIENT
Automatiquement vous obtenez la liste de tous vos clients. Par les pavés d'interrogation sur le
Nom Client, Prénom ou Téléphone, vous pouvez accéder directement au client souhaité.
Dès que vous aurez trouvé le bon client, cliquez 2 fois sur la ligne. Automatiquement
- la touche "Facturez 1 Client" devient rouge : ce qui signifie que vous êtes en train de
facturer un client
- le code du client est affiché
- le nom du client est affiché
- les initiales du collaborateur (en rouge) s'affiche sur la première ligne facture
- la date de dernière visite du client s'affiche
- le type de client s'affiche (femme, homme, junior)
- la touche commentaire, si elle est sollicitée, pourra vous donner les renseignements du
client
TOUCHE COMMENTAIRE
Si vous cliquez dessus, vous obtiendrez tous les commentaires exigences du client ainsi que
toutes ses préférences et informations techniques (commentaires techniques).
Il vous est possible de modifier ces commentaires et de pouvoir les enregistrer sur la fiche du
client.
NOMBRE DE VISITES
Correspond au nombre de factures totalement validées dans la journée (une facture en cours
n'augmentera ce compteur que lorsqu'elle sera entièrement validée)
LIGNES DE FACTURE
Nous allons définir ici, toutes les possibilités qui vous sont offertes :
INITIALES COLLABORATEUR
Les initiales du collaborateur correspondent au Collaborateur qui va être considéré comme
l'auteur de la ligne de facture sur laquelle ses initiales sont portées. C'est à dire que le
chiffre d'affaires de cette ligne lui sera affecté dans les statistiques.
Les initiales du bouton collaborateur qui est éclairé en rouge vous sont proposées
automatiquement.
Si vous voulez en changer :
-
si l'un des boutons collaborateurs correspond à votre choix : Cliquez dessus. Il deviendra
de couleur rouge. Ensuite, cliquez (bouton gauche souris) sur la ligne facture souhaitée,
dans la colonne Initiales, les initiales du collaborateur choisi vont remplacer les anciennes
86
-
Si aucun des boutons collaborateurs ne correspond à votre choix (le collaborateur que
vous souhaitez n'a pas de bouton affecté). Dans ce cas, cliquez (bouton droit de la souris)
sur la ligne de facture souhaitée, en colonne initiales. Automatiquement l'ensemble du
fichier Collaborateurs vous est proposé dans une liste. Cliquez deux fois sur le
collaborateur choisi sur cette liste. Automatiquement les initiales de ce collaborateur
viendront sur la ligne facture et son nom et prénom s'affichera en couleur bleu sur l'écran.
CODE SOIN OU PRODUIT
-
-
-
Si vous disposez, sur l'écran, du produit ou du soin à facturer, il suffit de cliquer dessus.
(choisir auparavant la famille Services ou Produits qui vous donnera
automatiquement les boutons services ou produits). Automatiquement le code article,
libellé, une quantité à 1, et le prix TTC seront affichés
Si aucun bouton services ou produits correspondent à votre besoin (l'article à facturer n'a
pas de bouton) : dans ce cas, tapez P pour produit ou S pour service et cliquez (bouton
droit de la souris) en colonne Soin / Produit de la ligne facture intéressée.
Automatiquement la liste de tous les produits ou de tous les soins vous sera proposée
Cliquez deux fois sur le produit ou soin qui vous intéresse. Automatiquement le code
article, libellé, une quantité à 1, et le prix TTC seront affichés
Encore une possibilité. Saisir les premiers caractères du Produit ou Service et cliquez sur
l'un des petits boutons "Prod" ou "Serv". La liste des articles vous est proposée classée
sur les caractères saisis.
NOTA : si, pendant la saisie d'une facture, vous cliquez sur les boutons "Produits"
ou "Services" pour une adjonction ou modification, quand vous reviendrez sur la
facture en cours, il faudra cliquer sur une famille services ou produits afin que cette
mise à jour soit opérationnelle (IMPORTANT)
QUANTITE
Si la quantité vendue est différente de 1, allez sur la ligne de la facture choisie, en colonne
quantité et taper la nouvelle quantité. Validez ensuite par la touche "TAB". Le prix est modifié
ainsi les totaux de la facture.
Une quantité à zéro (o) ou une quantité > 1000 seront refusées.
Se positionner ensuite sur la ligne suivante à facturer.
SUPPRESSION D'UNE LIGNE DE FACTURE
Pour supprimer une ligne de facture, se positionner sur la ligne voulue, colonne "Soin/Produit".
Effacer le code produit (le mettre totalement à espace). Et validez avec la touche "TAB"
Le système vous demandera si vous souhaitez effacer la ligne. Répondre par OUI.
Se positionner ensuite sur la ligne suivante à facturer.
REMISE SUR UNE LIGNE PRODUIT OU SOIN
Vous pouvez faire bénéficier votre client d'une remise particulière sur un produit ou sur un
soin. Allez sur la ligne de la facture choisie, en colonne remise et taper le pourcentage de
remise (exemple : 10 = 10 % de remise). Validez ensuite par la touche "TAB". Le prix est
modifié ainsi les totaux de la facture. Se positionner ensuite sur la ligne suivante à facturer.
Cette remise diminue le chiffre d'affaires du collaborateur sur lequel elle s'applique
REMISE GLOBALE SUR L'ENSEMBLE DE LA FACTURE
Bien que nous préférons de loin que vous appliquiez une remise ligne à ligne (pour que vous
ayez des statistiques parfaites) il est possible de faire une remise globale sur la facture.
Cette remise ne diminue pas le chiffre d'affaires des collaborateurs
Cette remise sera :
- soit un pourcentage de remise sur le total H.T. de la facture
- soit un montant TTC qui viendra en déduction de la facture
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FACTURATION DES FORFAITS MULTI SOINS
En bas et à droite de l'écran est situé le bouton permettant de facturer les forfaits multi soins
Il faut sélectionner le forfait à facturer et celui s'affiche automatiquement sur la facture.
Comme le logiciel ignore quels sont les collaborateurs ayant donnés ces soins et dans quelles
cabines ont eu lieu ces soins, il faudra affecter les cabines et collaborateurs à chaque ligne de
facturation.
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GESTION FORFAITS AUTRES QUE MULTI SOINS
Ces forfaits sont gérés comme un produit ou soin classique. C'est le logiciel qui gère
automatiquement le nombre, dates, etc..
EFFACER LA FACTURE EN COURS (annuler)
Si, pour une raison quelconque, vous deviez abandonner la saisie de la facture en cours, il
suffira d'appuyer sur la touche "EFFACER". Le système vous demandera de confirmer cette
action. En répondant par OUI, l'ensemble de la facture en cours est effacée et aucun fichier
n'a été mis à jour.
LE POINT D'INTERROGATION CLIGNOTANT EST VISIBLE
Ce petit indice n'apparaît que lorsque votre client en cours de facturation présente au moins
un impayé. (au moins une facture n' a pas été réglée entièrement)
En cliquant sur ce point d'interrogation vous allez ouvrir une fenêtre où vous découvrirez le ou
les impayés en cours ainsi que leur détail.
Le total à devoir est le montant total que vous doit votre client.
ENREGISTRER LA FACTURE
Vous avez achevé de saisir la facture et vous souhaitez la valider.
Appuyer sur la touche "ENREGISTRER". La fenêtre de saisie de l'encaissement s'ouvre.
89
MODE DE PAIEMENT
Le système vous demandera quel est le moyen de règlement du client :
- est-ce en espèces ?
- est-ce par chèque ?
- est-ce par carte bancaire ?
- est-ce que le client règlera plus tard sa facture ? (la facture sera impayée)
- est-ce que vous souhaitez revenir à la facture ? (touche "TOUT ANNULER")
Vous devrez choisir votre réponse suivant le mode de règlement en présence.
Avant de choisir tel ou tel mode, attendez réellement que le client vous ait payé
totalement pour saisir le règlement. En effet, le client peut penser payer par espèces et se
rendre compte qu'il n'en a pas assez, pense payer par chèque alors qu'il n'a pas son chéquier,
etc..
Il est possible de ventiler le règlement sur plusieurs formes d'encaissements. Les règlements
par chèques sont toujours avec le code HZ. Il permet de mettre une date d'échéance
d'encaissement (dans le cas de facilité de paiement). Cette date d'échéance est gérée
automatiquement lors de l'édition des Bordereaux de Remise de Chèques à la Banque.
MONTANT A ENCAISSER
C'est le montant de la facture qui est proposé. Si, pour une raison quelconque, le client ne
vous règle qu'une partie de la facture, modifier ce montant en portant le montant du règlement
du client. Si le client a des impayés, le logiciel incorpore le montant dû avec le total du ticket
en cours.
AUCUN REGLEMENT
Votre client vous règlera prochainement. La facture doit être validée, elle demeurera impayée
jusqu'à ce que le client vienne vous la régler.
L'appui sur cette touche va valider la facture.
TOUT ANNULER
Vous souhaitez quitter cet écran de règlement pour revenir sur la facture. (par exemple vous
vous rendez compte que vous avez oublier de facturer une ligne, ou encore votre client
souhaite acheter tel ou tel produit, etc..)
L'appui sur cette touche vous permet de revenir sur la facture sans avoir validé le règlement.
QUE VA FAIRE LA VALIDATION DE LA FACTURE ?
-
Le compteur nombre de visites sera augmenté de 1 visite
Toute la facture va être effacée
Tous les renseignements relatifs au client en cours de facturation seront effacés
La touche "Facturez 1 Client" va redevenir de couleur noir (c'est à dire que vous pouvez
facturer un autre client
La facture et le ou les règlements éventuels ont été enregistrés sur votre ordinateur et les
écritures comptables ont été générées.
90
91
NOUS AVONS SAISI "PAR" SUR LA LIGNE FACTURE (COLONNE PRODUIT / SOIN) ET NOUS
AVONS CLIQUE SUR LE PETITE TOUCHE "PROD". AUTOMATIQUEMENT LE FICHIER PRODUITS
EST APPARU (FENETRE CI-DESSUS), CLASSE SUR LES CARACTERES SAISIS.
92
93
94
95
GESTION DES FACTURES EN ATTENTE
BUT
Cette mini application est destinée aux salons qui souhaitent saisir les évènements, au
fur et à mesure qu'ils se présentent. Elle trouvera un grand intérêt si le salon possède
un réseau informatique interne où chaque collaborateur peut saisir l'opération qu'il
vient de réaliser (un soin, une vente de produit) . Nous allons clarifier ce qui précède :
-
-
Lorsqu'un(e) client(e) arrive dans votre salon, vous pourrez immédiatement créer une fiche en
attente. Cette fiche va attendre que vous introduisiez, au fur et à mesure qu'ils se terminent, tous
les services (soins) qui ont été rendus à ce client. Cette fiche, après mise à jour, va demeurer en
attente jusqu'à ce que toutes les prestations aient été rendues.
Enfin, la personne responsable de la caisse va pouvoir facturer intégralement toutes ces
prestations sans n'avoir à saisir aucun code article. Elle ne fera que facturer.
A tout moment vous pourrez savoir quels sont les clients de la journée qui ne sont pas facturés,
donc qui sont encore dans votre salon.
Le principe de cette mini application permet essentiellement :
-
De pouvoir faire saisir la mise à jour de chaque fiche directement par vos collaborateurs. Ceux-ci
n'ont qu'à remplir la partie du travail qu'ils viennent d'achever, ils ne valideront pas la facture.
Cette saisie pourra s'effectuer à partir du poste principal (s'il n'y a qu'un seul ordinateur), ou à
partir d'un autre poste (s'il y a réseau, donc plusieurs ordinateurs)
Toutes les fonctions de saisie ou d'édition du ticket facture sont identiques à celles décrites
précédemment.
96
Vous disposez de 6 fonctions principales
-
CREATION D'UNE NOUVELLE FICHE EN ATTENT
RAJOUTER DES INFORMATIONS DANS UNE FICHE
FACTURER DEFINITIVEMENT LA FICHE
SUPPRIMER LES FICHES DEJA FACTUREES
DEBLOQUAGE DE CERTAINES FICHES
INTERROGATION DE TOUTES LES FICHES
97
CREATION D'UNE NOUVELLE FACTURE EN ATTENTE
BUT
Comme nous l'avons dit plus haut, le client arrive. Immédiatement vous lui créez une fiche qui
attendra d'être renseignée avant de la facturer.
CREATION FICHE
Tout d'abord il faudra rechercher, dans votre liste de clients, le nom du client adéquat. S'il n'existe
pas (nouveau client), vous pourrez le créer en appuyant sur la touche "CREER ou MAJ Clients"
Ensuite cliquez deux fois sur la ligne du client.
Automatiquement vous avez créer une nouvelle fiche pour ce client.
Si le client avait déjà une fiche, le système va analyser :
-
Si cette fiche a déjà été facturée, il vous laissera créer une autre fiche pour ce client
Si la fiche n'a pas été facturée, il vous interdira de créer une nouvelle fiche. En effet, il est inutile
d'ouvrir deux fiches pour un même client sinon vous aurez à établir 2 factures en final
SUPPRIMER FACTURE EN ATTENTE
Si vous venez de créer une fiche par erreur (elle n'a pas encore été modifiée ou facturée),
sélectionnez votre client avec un seul clic sur la ligne client. Dans le tableau du dessous, sélectionnez
la ligne de facture à supprimer en cliquant une fois, puis cliquez sur la touche "Suppression d'une
facture en attente". La ligne s'efface automatiquement du tableau du dessous.
Le programme vous interdira d'utiliser cette touche suppression si la fiche a été modifiée ou facturée.
SUPPRESSION SPECIALE
Ce programme étant dangereux, il est protégé par le code secret.
Sélectionner comme indiqué ci-dessus votre client et votre ligne à supprimer.
Le programme vous donnera l'état de la fiche (facturée ou modifiée). En validant par OUI vous
pourrez supprimer définitivement cette fiche. Le code secret empêche une utilisation de ce
programme dangereux dans le sens que l'on peut tout effacer.
A noter que lorsque la fiche a été facturée, le fait d'effacer la fiche n'occasionne pas l'effacement
de la facture définitive qui est bien générée dans votre comptabilité.
98
99
RAJOUTS DANS UNE FACTURE EN ATTENTE
BUT
Au fur et à mesure qu'une prestation est terminée, il sera possible de saisir la prestation sur la fiche en
attente du client. Comme nous l'avons précisé, cette saisie peut s'effectuer à partir de l'ordinateur
principal (poste principal serveur), ou à partir d'autres postes en réseau.
Chaque fois que vous modifierez une fiche, celle-ci sera bloquée le temps de la manipulation afin que
les autres postes ne puissent pas intervenir, en même temps sur la même fiche. En fin d'intervention
sur la fiche (validation du rajout ou quitter), la fiche redeviendra active et pourra être appelée par
n'importe quel poste.
Le blocage d'une fiche apparaît sur les écrans avec le code "EN MODIF" dans la colonne état de la
facture.
Le programme vous interdira de rajouter des informations sur :
-
Une fiche bloquée par un autre poste
Une fiche déjà facturée.
100
TOUCHE FACTURER UN CLIENT
C'est à partir de cette touche que vous pourrez rechercher toutes les fiches en attente (et non pas tout
le fichier clients)
-
si vous aviez déjà appelé une fiche sans quitter ou sans enregistrer, le programme vous interdira
d'en appeler une autre. Il faudra au préalable, soir "Quitter sans valider" ou soit "Enregistrer"
Sur un second écran apparaîtront toutes les fiches en attente. Si la fiche de votre client est absent,
demander à la caisse de la créer.
Sélectionner la ligne du client pour lequel vous devez saisir des rajouts de prestations et validez.
-
si la fiche sélectionnée est déjà facturée le programme refusera de valider car on ne peut rajouter
sur une fiche facturée
si la fiche est bloquée par un autre poste, le programme vous refusera la fiche et vous demandera
d'y revenir dans quelques minutes.
Vous pouvez saisir les rajouts de la même manière que détaillée dans les factures normales. (P. 68)
QUITTER SANS VALIDER
Si vous souhaitez quitter une fiche sans valider, seuls vos derniers rajouts ne seront pas
enregistrés, la fiche restera dans l'état où vous l'avez trouvé avant de la compléter.
VALIDATION
101
Ne valider une fiche que si vous venez de saisir des rajouts, sinon utilisez "Quitter"
Tous les rajouts saisis sont enregistrés et la fiche se ferme.
FACTURATION DEFINITIVE D'UNE FICHE EN ATTENTE
BUT
Au fur et à mesure qu'une prestation est terminée, il sera possible de saisir la prestation sur la fiche en
attente du client. Comme nous l'avons précisé, cette saisie peut s'effectuer à partir de l'ordinateur
principal (poste principal serveur), ou à partir d'autres postes en réseau.
Chaque fois que vous modifierez une fiche, celle-ci sera bloquée le temps de la manipulation afin que
les autres postes ne puissent pas intervenir, en même temps sur la même fiche. En fin d'intervention
sur la fiche (validation du rajout ou quitter), la fiche redeviendra active et pourra être appelée par
n'importe quel poste.
Le blocage d'une fiche apparaît sur les écrans avec le code "EN MODIF" dans la colonne état de la
facture.
Le programme vous interdira de rajouter des informations sur :
-
Une fiche bloquée par un autre poste
Une fiche déjà facturée.
Lorsque vous allez facturer définitivement le programme demandera, au départ, le code secret. Cette
saisie du code secret n'est là que pour interdire, à vos collaborateurs, de facturer (par erreur) alors
que les prestations ne sont pas achevées.
Lorsque vous allez facturer, vous pourrez encore saisir des lignes supplémentaires, faire une remise
générale à votre client, valider la facture avec le mode d'encaissement et l'édition du ticket éventuel
comme indiqué dans le programme de facturation normal (Page 68)
TOUCHE FACTURER UN CLIENT
C'est à partir de cette touche que vous pourrez rechercher toutes les fiches en attente (et non pas tout
le fichier clients)
-
si vous aviez déjà appelé une fiche sans quitter ou sans enregistrer, le programme vous interdira
d'en appeler une autre. Il faudra au préalable, soir "Quitter sans valider" ou soit "Enregistrer"
Sur un second écran apparaîtront toutes les fiches en attente. Si la fiche de votre client est absent,
demander à la caisse de la créer.
Sélectionner la ligne du client pour lequel vous devez saisir des rajouts de prestations et validez.
-
si la fiche sélectionnée est déjà facturée le programme refusera de valider car on ne peut rajouter
sur une fiche facturée
si la fiche est bloquée par un autre poste, le programme vous refusera la fiche et vous demandera
d'y revenir dans quelques minutes.
Vous pouvez saisir les rajouts de la même manière que détaillée dans les factures normales. (P. 68)
QUITTER
Si vous souhaitez quitter une fiche sans valider, seuls vos derniers rajouts ne seront pas
enregistrés, la fiche restera dans l'état où vous l'avez trouvé avant de la compléter. Elle n'est pas
facturée.
REMISE
Voir facture normale
102
ENREGISTRER
C'est valider la facture. Ensuite tout se déroule comme une facture normale voir Page 68.
Si l'opération Facturation va jusqu'à son terme, la fiche en attente sera considérée comme Facturée.
103
SUPPRESSION DES FICHES DEJA FACTUREES
BUT
A la fin de la journée vous pourrez procéder à la suppression de toutes les fiches déjà facturées.
Ce programme nécessite la saisie du code secret afin d'empêcher son utilisation.
Appuyer seulement sur la touche puis composer le code secret.
Toutes les fiches facturées vont disparaître de la liste des fiches en attente.
Logiquement la liste des fiches en attente doit être vide. Sinon cela voudrait dire que vous avez
ouvert des fiches à tord ou que vous ayez omis de facturer des clients.
DEBLOCAGE DE FICHES EN ATTENTE
BUT
Une coupure EDF ou une interférence électrique pourrait laisser bloquées certaines fiches comme si
elles étaient en "rajout" sur d'autres postes.
Après vous être assuré physiquement que les autres postes ne sont pas en train d'utiliser les fiches
bloquées, vous pourrez lancer ce programme.
Après avoir saisi le code secret, le programme va débloquer toutes les fiches bloquées à tord.
INTERROGATION DES FICHES EN ATTENTES
BUT
A tout moment, en appuyant sur la touche, vous pourrez visualiser toute la liste des fiches en attente.
Toutes les fiches qui ont un montant nul (à zéro), sont celles pour lesquelles aucun rajout n'a été
effectué.
104
SAISIE
DES
AVOIRS ET REMBOURSEMENT
BUT
Cette fonction va vous permettre de saisir DES AVOIRS
Le système des impayés fonctionne Facture par Facture et non pas pour la globalité du
compte Client. Cela signifie que les avoirs devront être saisis sur chaque facture et non pas
sur la totalité du compte client.
Donc vous allez saisir, facture par facture, chaque avoir établi à un client
Lorsque vous lancerez cette fonction, il vous sera demandé de composer votre code secret.
En effet, il n'est pas utile que tout collaborateur puisse intervenir dans cette fonction.
SELECTION DU CLIENT
Cliquez sur cette touche pour rechercher votre client. La liste de tous vos clients vous est
proposée.
Rechercher votre client et faire un double clic sur la ligne du client intéressée.
Automatiquement le N° compte client, le nom du client et le détail de toutes ses factures
apparaissent sur l'écran.
LA FACTURE APPARAIT SUR LA LISTE
SOLDE A PAYER = 0 ou négatif
Si le solde à payer est nul ( à zéro) cela signifie que le client a déjà payé la facture.
Logiquement si vous établissez un avoir, vous devrez rendre au client le montant qu'il a déjà
payé.
Si le solde à payer est négatif ( signe – devant le montant) cela signifie que le client a déjà
trop payé la facture. Logiquement devrez rendre au client le montant qu'il a déjà payé.
Dans ces deux cas, le programme va vous demander confirmation de votre saisie. Vous
pourrez vous échapper en répondant par NON.
SOLDE A PAYER = positif
Si le montant correspond totalement au total de la facture, cela signifie qu'il n'a rien payé.
Lorsque vous établisserez l'avoir, il n'y aura rien à lui rembourser.
Dans le cas contraire, le client a peut-être donné un acompte sur sa facture. Dans ce cas, si
vous établissez l'avoir, vous devrez rembourser le montant de l'acompte.
Un double clic sur cette ligne vous envoie vers la VALIDATION
TOUCHE VALIDATION
Vous avez sélectionné une ligne de vrai impayé. La fenêtre d'encaissement va s'ouvrir.
105
TOUCHE QUITTER
Vous refuser d'aller plus loin dans vos démarches, vous abandonnez tout sans rien valider.
Ou vous avez terminé de saisir les encaissements différés.
TOUCHE ANNULER
Le client que vous avez sélectionné n'est pas le bon, vous voulez en sélectionner un autre.
106
TOUCHE TOUT ANNULER
Vous ne souhaitez pas valider l'encaissement, le programme revient à l'écran précédent
TOUCHE AUCUN REMBOURSEMENT
Vous ne souhaitez pas valider le remboursement, le programme revient à l'écran précédent
SOLDE DE LA FACTURE
Cette zone vous précise le montant que vous doit encore le client sur l'ensemble TTC de la
facture que vous aviez émise.
MONTANT A REMBOURSER
S'il est = 0 c'est que vous n'avez rien à rembourser. Validez ainsi. L'avoir sera fait
sans remboursement de votre part.
S'il est négatif (couleur rouge), c'est le montant que vous devrez rembourser à votre
client.
Si vous le remboursez réellement de cette somme (par caisse ou chèque), ne touchez
pas à cette somme, choisissez le mode de remboursement (caisse ou chèque ) et
validez.
Si vous modifiez ce montant, ce sera celui-ci qui sera pris en compte dans votre caisse.
Un remboursement devra être toujours négatif (signe – devant le premier chiffre)
Un montant positif n'est pas admis
Un montant à zéro veut dire que vous validez l'avoir mais sans rembourser le client
107
108
SAISIE DES ENCAISSEMENTS DIFFERES
BUT
Cette fonction va vous permettre de saisir les règlements sur impayés (c'est à dire les factures
qui n'auraient pas été réglées le jour où le soin ou le produit a été vendu).
Le système des impayés fonctionne Facture par Facture et non pas pour la globalité du
compte Client. Cela signifie que les règlements devront être saisis sur chaque facture et non
pas sur la totalité de ce que doit le client.
Cette contrainte vient du fait que lorsque l'on relance les clients (lettre de relance), l'analyse
de ce que doit le client est faite facture par facture car c'est le seul moyen pour qu'il apprécie
et comprenne le ou les montants qu'on lui réclame.
Donc vous allez saisir, facture par facture, chaque règlement du client
Lorsque vous lancerez cette fonction, il vous sera demandé de composer votre code secret.
En effet, il n'est pas utile que tout collaborateur puisse intervenir dans cette fonction.
SELECTION DU CLIENT
Cliquez sur cette touche pour rechercher votre client. La liste de tous vos clients vous est
proposée.
Rechercher votre client et faire un double clic sur la ligne du client intéressée.
Automatiquement le N° compte client, le nom du client et le détail de toutes ses factures
apparaissent sur l'écran.
LA FACTURE IMPAYEE APPARAIT SUR LA LISTE
SOLDE A PAYER = 0 ou négatif
Si le solde à payer est nul ( à zéro) cela signifie que le client a déjà payé la facture.
Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant déjà versé.
Si le solde à payer est négatif ( signe – devant le montant) cela signifie que le client a déjà
trop payé la facture. Logiquement il n'y a pas lieu d'encaisser une seconde fois le montant
déjà versé.
Dans ces deux cas, le programme va vous demander confirmation de votre saisie. Vous
pourrez vous échapper en répondant par NON.
SOLDE A PAYER = positif
Dans ce cas le client vous doit bien cette facture. Un double clic sur cette ligne vous envoie
vers la VALIDATION
TOUCHE VALIDATION
Vous avez sélectionné une ligne de vrai impayé. La fenêtre d'encaissement va s'ouvrir.
109
TOUCHE QUITTER
Vous refuser d'aller plus loin dans vos démarches, vous abandonnez tout sans rien valider.
Ou vous avez terminé de saisir les encaissements différés.
TOUCHE ANNULER
Le client que vous avez sélectionné n'est pas le bon, vous voulez en sélectionner un autre.
110
TOUCHE TOUT ANNULER
Vous ne souhaitez pas valider l'encaissement, le programme revient à l'écran précédent
TOUCHE AUCUN PAIEMENT
Vous ne souhaitez pas valider l'encaissement, le programme revient à l'écran précédent
MONTANT A ENCAISSER
Si vous modifiez ce montant, ce sera celui-ci qui sera pris en compte dans votre caisse
111
VOTRE
CAISSE
A tout moment vous pourrez visualiser les encaissements de la journée, d'une semaine, d'une
période.
En fin de journée vous pourrez éditer le bordereau de remise en banque de vos chèques, et ce, par
banque de destination. Ce bordereau, joint au chèques, vous permettra un gain de temps dans le
remplissage du bordereau d'origine de la banque. En effet, il suffira de noter le nombre de chèques et
le total général pour que, généralement, la banque accepte une telle remise.
Ce premier écran vous permet d'effectuer un choix dans votre demande :
Soit visualiser les totaux de la caisse sur l'écran
Soit visualiser et / ou éditer les mouvements de trésorerie et, éventuellement éditer
le bordereau de remise en banque des chèques.
- De connaître votre chiffre d'affaires et marge
- De virer une partie des espèces de votre caisse vers la banque
- D'encaisser une facture qui n'avait pas été payée immédiatement
- De saisir les petites dépenses par la caisse
- De modifier une erreur d'imputation d'encaissement
Une partie de ces fonctions ont donné lieu à un paragraphe d'explication dans ce dossier
-
112
PREMIER ECRAN VISUALISATION DES TOTAUX
Après vous avoir demandé de saisir la période que vous souhaitez (date du… à date au…)
Le programme affichera les totaux des recettes et dépenses de votre Salon (sans reprise du
solde précédent)
Les sommes portées en dépenses (en négatif) correspondent aux remboursements que vous
auriez pu émettre suite à saisi d'avoirs (ce qui doit être très rare)
Le total des impayés correspond à toutes les factures que vous avez émises et dont les
clients n'ont pas payé immédiatement leur dû.
Si tous les encaissements étaient simples dans la période (un seul mode de règlement par
ticket et non paiement multiple comme une partie en espèces le reste par chèque), dans ce
cas les valeurs contenues dans la colonne nombre correspond au nombre de ticket émis pour
chaque mode de règlement (semblable au nb de fois où le tiroir caisse a été ouvert)
113
CHIFFRE D'AFFAIRES PAR FAMILLES DE LA PERIODE
DEUXIEME ECRAN
VISU / IMPRIME
Ce deuxième écran vous permettra de visualiser ou imprimer le détail des mouvements
-
-
des banques et cartes de crédit
de la caisse (argent liquide)
des bordereaux de remise des chèques. En cas de suppression de factures, le logiciel
peut exiger la réindexation générale avant de donner la main à l'édition des
bordereaux de remise en banque. Ce programme de réindexation est situé dans le
er
1 écran de l'application
la ventilation des chèques en attente par échéance prévue
Sélectionnez l'état souhaité, modifiez si besoin les dates de sélection
114
115
Si vous gérez plusieurs comptes de banques, vous pourrez choisir de déposer tels chèques sur une
banque, d'autres sur une autre banque, etc.. jusqu'à ce que tous les chèques en attente soient tous
déposés en banque.
Que fera le logiciel ?
Par banque il éditera un bordereau de remise de chèques en 2 exemplaires (1 pour la banque, 1 pour
la comptabilité pour le rapprochement bancaire).
Tous les chèques en attente qui auront été déposés en banque subiront les écritures comptables
suivantes :
- Compte attente soldé par une écriture crédit individuelle par une contrepartie sur le
compte de liaison (58000000 ou 59000000).
- Puis ce compte de liaison est lui-même soldé par l'écriture sur la bonne banque.
Cela paraît complexe, cependant en comptabilité il faut transiter par des comptes de liaison pour
effectuer une écriture de trésorerie d'un compte de trésorerie à un autre
116
RECTIFICATION IMPUTATION DE REGLEMENT
BUT :
Lors de la saisie de la facture (ticket), il se peut que, par précipitation, vous ayez saisi le
règlement de la facture par chèque (alors que le client a payé par carte), ou encore par
espèces (alors que le client a payé par chèque).
Votre caisse est fausse et vous souhaitez rectifier l'erreur.
Rien n'est plus simple.
Appeler la fonction qui se trouve dans "CAISSE" ou "AUTRES MENUS"
COMPOSER LA DATE DE FACTURATION / REGLEMENT et TAB
Automatiquement le système vous propose la liste de toutes les factures de la journée ainsi
que leur mode de règlement.
Cliquez deux fois sur la facture à modifier.
Le programme ouvre une fenêtre que vous connaissez bien, c'est à dire la saisie du
règlement.
Saisir la bonne destination du règlement et validez.
La rectification a été faite sur votre fichier.
Vous pouvez visualiser à nouveau cette journée de règlement et constater que la modification
s'est bien opérée.
117
118
LE FICHIER DES CODES SECRETS
BUT
Ce programme permet de saisir, par collaborateur autorisé à utiliser l'application
Ces codes secrets n'ont rien à voir avec le mot de passe qui est toujours
le même dans toute l'application.
Chaque code secret peut avoir jusqu'à 20 caractères. N'utilisez pas des codes compliqués
sinon vos collaborateurs ne pourront pas les mémoriser.
119
CHANGEMENT DES TAUX DE TVA
BUT
Nous avons pu constater que chaque Produit ou chaque Service comporte un taux de TVA
pour la facturation et un taux de TVA pour les Achats (produits seulement).
Ces taux de TVA correspondent au régime général fixé par le Trésor Public.
Ces taux peuvent changer, cependant nous connaissons toujours la date de début
d'application d'un nouveau régime général fiscal.
Afin de ne pas vous imposer à appliquer, produit par produit, puis service par service, ce
nouveau taux de TVA dans la nuit qui précède l'application d'un nouveau régime fiscal, ce
programme va vous permettre de mettre à jour tous les taux en deux secondes.
Rien n'est plus simple.
Appeler la fonction qui se trouve dans "SUITE"
123
COMMENT FONCTIONNE CE PROGRAMME ?
Ce programme va remplacer, pour l'ensemble de votre fichier Produits et Services, un
ancien régime général de TVA pour appliquer un nouveau taux de TVA.
(dans notre exemple : tous les produits et soins qui avaient le code TVA 1 à 19,60 % vont
être remplacés par un nouveau taux de TVA 2 qui est à 15,25 %).
Avant d'effectuer cette opération, il a fallu impérativement créer ces nouveaux taux de
TVA dans le fichier des TVA, aussi bien pour le taux de TVA sur facturation que sur les
Achats ainsi que les nouveaux comptes collectifs où vont être centraliser ces nouvelles
TVA (voir fichier des TVA en page 12).
Attention, nous le répétons, cette modification s'applique sur l'ensemble des fichiers.
Si, pour une raison inconnue, seuls quelques produits ou services subissent un changement
de TVA et non pas les autres, il ne faudra surtout pas utiliser ce programme. Dans ce cas
spécial, il faudra créer ces nouveaux taux de TVA dans le fichier des TVA, aussi bien pour le
taux de TVA sur facturation que sur les Achats ainsi que les nouveaux comptes collectifs où
vont être centraliser ces nouvelles TVA et ensuite aller modifier directement les Produits ou
Services et leur appliquer le nouveau code de TVA.
APRES PASSAGE DE CE PROGRAMME, LE CHANGEMENT DES TAUX
EST APPLIQUè IMMEDIATEMENT. Ce qui signifie que ce changement de taux ne
doit est fait qu'après avoir clôturé votre journée. Toute nouvelle facture qui sera saisie se verra
appliquer les nouveaux taux de TVA.
COMPOSER LES ANCIENS CODES ET NOUVEAUX CODES TVA
A chaque saisie le programme contrôlera l'existence de ces codes dans votre fichier des TVA.
Ne jamais prendre un ancien code TVA pour mettre votre nouveau taux de TVA
(exemple : votre code TVA N°1 porte un taux de 19,60 %. Ce taux n'était valable que jusqu'au
15/02/2000. A partir du 16/02/2000 le taux de tva passe à 15,25 %.
Il ne faut pas modifier le code TVA N° 1 et mettre le nouveau taux 15,25 %. Ce serait une
grave erreur car toutes vos statistiques en TTC seraient faussées. Il faut impérativement créer
des nouveaux codes de tva afin de sauvegarder l'intégrité de vos statistiques)
Après avoir contrôlé votre saisie, vous pouvez valider. En une seconde tous vos taux de TVA
ont été modifiés. Vos prochaines factures verront ces nouveaux taux appliqués.
124
125
REEDITION D'UN TICKET DE CAISSE
BUT
Cette fonction va vous permettre de rééditer un ticket de caisse de n'importe quelle date et
client
Cette fonction pourra être utilisée :
-
Dans le cas d'un oubli d'éditer un ticket à la fin de la saisie d'une facture
Dans le cas où l'édition est imparfaite (problème de papier ou imprimante)
Lorsque vous lancerez cette fonction, il ne vous sera demandé pas de composer votre code
secret sauf si vous avez pris la solution réseau (paramètres Société).
SELECTION DU CLIENT
Cliquez sur cette touche pour rechercher votre client. La liste de tous vos clients vous est
proposée.
Rechercher votre client et faire un double clic sur la ligne du client intéressée.
Automatiquement le N° compte client, le nom du client et le détail de toutes ses factures
apparaissent sur l'écran.
LA FACTURE APPARAIT SUR LA LISTE
SOLDE A PAYER = 0 ou négatif
Si le solde à payer est nul ( à zéro) cela signifie que le client a déjà payé la facture.
Si le solde à payer est négatif ( signe – devant le montant) cela signifie que le client a déjà
trop payé la facture.
SOLDE A PAYER = positif
Si le montant correspond totalement au total de la facture, cela signifie qu'il n'a rien payé.
Lorsque vous établisserez l'avoir, il n'y aura rien à lui rembourser.
Un double clic sur cette ligne vous envoie vers la VALIDATION
TOUCHE VALIDATION
Vous avez sélectionné la facture pour laquelle un ticket doit être édité. Vous pouvez rééditer
votre ticket après avoir validé le message du système.
TOUCHE QUITTER
Vous refuser d'aller plus loin dans vos démarches, vous abandonnez tout sans rien valider.
TOUCHE ANNULER
Le client que vous avez sélectionné n'est pas le bon, vous voulez en sélectionner un autre.
126
Bouton pour réédition ticket de caisse
127
128
LA GESTION DES ARTICLES EN PROMOTION
BUT
Cet écran propose un très grand éventail de possibilités.
Nous sommes partis du principe que ce logiciel sera utilisé aussi bien par des Professionnels
de l'amincissement ou des Professionnels de l'Esthétique. Chacun peut avoir des besoins
personnalisés et notre soucis majeur a été de tenter de satisfaire un grand nombre de vos
besoins.
Quelle solution avons-nous retenue ? Donner un maximum de possibilités sans aucune
contrainte.
La pièce maîtresse est le fichier des "ARTICLES PROMOTION". Qu'appelle t'on Article
Promotion, c'est l'article sur lequel vous allez effectuer une action commerciale auprès de
ème
ème
votre clientèle (exemples : la 7
séance d' UV gratuite ou à 50 %, la 8
épilation gratuite, le
ème
12
flacon lotion visage acheté gratuit, etc..).
Ces articles promotion peuvent être des Produits et / ou des Services (soins), leur nombre est
illimité.
Comme toute promotion, chacun de ces articles (produits et / ou services) aura les
renseignements suivants :
-
-
Le code et le libellé de l'article (produit ou service). Cet article doit exister dans votre
fichier des Produits ou des Services
La date de Début de cette promotion et la date de Fin de cette promotion (cette date fin
peut être plusieurs années après la date de début). Cette date de promotion permettra de
mettre à jour automatiquement la carte de fidélité du client en fonction de la date de
facturation. Si l'article référencé en promotion est facturé, si la date de facture est
comprise entre la date de début et fin de promotion, la carte de fidélité est mise à jour,
sinon l'article n'est pas considéré en promotion à la date de la facture.
Combien de fois faut-il facturer cet article au client pour qu'il atteigne la promotion
ème
ème
(exemples : 11 pour la 11
séance massage, 7 pour la 7
séance UV gratuite, etc..)
Le taux de remise appliqué au Prix de Vente normal de l'article lorsque le nombre est
atteint pour la promotion (ce taux peut aller jusqu'à 100 % c'est à dire la gratuité).
COMMENT LE LOGICIEL GERE T'IL AUTOMATIQUEMENT CES CARTES DE FIDELITE ?
Comme nous l'avons précisé plus haut, le nombre d'articles en promotion est illimité, chaque
article peut avoir une date début et fin de promotion identiques ou différentes des autres. Le
logiciel ne vous impose aucune règle.
a) – Prenons le cas d'un client assidu qui atteint le nombre de factures permettant la
promotion.
ème
Dans notre exemple, prenons le cas de la 11
séance UV gratuite. Durant dix fois,
vous avez facturé une séance UV à votre client(e) au prix normal. A chaque fin de
facturation, le logiciel ira mettre à jour sa carte de fidélité et ajoutera 1 au nombre de fois
que cet article a été facturé à ce client.
ème
Lorsque ce client se présentera pour sa 11
séance UV, au moment de la facturation,
le logiciel saura automatiquement que le nombre maximum a été atteint, il affichera un
message afin de vous prévenir et appliquera automatiquement le taux de remise sur la
ligne de facturation. Cette action sera effectuée automatiquement sur autant d'articles à
facturer et qui arriveront au nombre maxi (cela signifie que le client peut bénéficier, sur
la même facture, de la promotion de plusieurs articles dont le nombre est atteint).
Après validation de cette facture, le logiciel remettra à zéro tous les articles ayant subit
la promotion pour ce client (dans notre exemple, le compteur du nombre de séances UV
sera remis à zéro. Il faudra à nouveau facturer 11 séances UV pour ce client afin que la
ème
11
soit gratuite).
NOTA IMPORTANTE : Cette gestion gère un nombre de factures et non pas une
quantité d'articles vendus. (exemple : si sur la même facture vous vendez 10
129
Lotions démaquillage en promo, il ne sera pris en compte qu'UNE seule quantité
de 1 (nombre de factures et non pas nombre facturé)
b) – Prenons le cas où la date de validité de la promotion soit dépassée
Vous avez le choix entre deux solutions :
-
Proroger (prolonger) la date de fin de validité afin que la promotion de cet article
continue.
Décider d'arrêter la promotion à la date de fin de validité. Dans ce cas, pour cet
article, plus aucune carte de fidélité ne sera mise à jour. Un programme vous
permettra de détruire ces articles inutiles aussi bien en tant qu'articles promotion
qu'en tant qu'articles sur les cartes de fidélité.
Vous pouvez atteindre les fonctions soit sur l'écran principal, "BOUTON FIDEL "
130
LA GESTION DES ARTICLES PROMOTION
ECRAN PRINCIPAL
131
LA GESTION DES ARTICLES PROMOTION
SUPPRIMER
Vous pouvez supprimer aisément un article que vous venez de créer puisque aucune facture
n'a encore été émise.
Lorsque des factures ont été émises à vos clients et qui contiennent ce code article que vous
souhaitez supprimer, le logiciel vous préviendra.
Vous pouvez supprimer l'article promotion, dans ce cas, le logiciel ira effacer, dans toutes les
cartes de fidélité des clients, cet article qui n'existera plus en promotion.
132
CODE PRODUIT OU SOIN
Si vous le connaissez, composez-le directement, sinon vous pouvez allez le rechercher dans
les fichiers en cliquant sur le bouton "PROD/SOINS".
Ce code ne doit pas exister dans le fichier des promotions (il ne peut être présent qu'une
seule fois pour une promotion )
DATE VALIDITE (date début et fin)
C'est la période durant laquelle cet article sera en promotion. En mise à jour vous ne pouvez
que proroger (prolonger) la date de fin de validité
Nombre facturations nécessaire pour obtenir la promotion
C'est le nombre de fois que vous allez facturer cet article à un même client. Quand il aura
atteint le nombre saisi, la promotion lui sera offerte.
(Exemple : vous avez facturé 10 séances UV à un client. Lorsque vous allez lui facturer la
ème
ème
11
séance UV, la promotion sera appliquée à cette 11
séance UV).
Taux de Remise à appliquer
Suivant la promotion que vous proposez pour un article donné, vous pourrez appliquer une
remise promotionnelle sur le prix unitaire de vente (0,01 % jusqu'à 100 %).
133
SUPPRESSION ARTICLES DATE PROMO DEPASSEE
SUPPRESSION PROMOTION TERMINEE
A n'importe quel moment vous pouvez décider de supprimer tous les articles promotion dont la
date de promotion est terminée (dépassée).
Si vous lancez cette fonction, le logiciel va déterminé la date de fin de promotion par rapport à
la date du jour (date du jour ordinateur). Si cette date du jour est supérieure à la date de fin de
validité d'un article promotion, il supprimera cet article promotion ainsi que ce même article sur
toutes les cartes de fidélité de votre clientèle.
134
INTERROGATION GENERALE DES ARTICLES PROMO
135
INTERRO / EDITION D'UNE CARTE D'UN CLIENT
BUT
Pour un client précis, vous pouvez interroger le contenu de sa carte de fidélité et vous pouvez
éditer cette carte de la même manière qu'un ticket.
136
137
LA GESTION DES CARTES DE FORFAITS
BUT
Cet écran propose un très grand éventail de possibilités.
Nous sommes partis du principe que ce logiciel sera utilisé aussi bien par des Professionnels
de la Coiffure ou des Professionnels de l'Esthétique. Chacun peut avoir des besoins
personnalisés et notre soucis majeur a été de tenter de satisfaire un grand nombre de vos
besoins.
Quelle solution avons-nous retenue ? Donner un maximum de possibilités sans aucune
contrainte.
La pièce maîtresse est le fichier des "ARTICLES FORFAITS". Qu'appelle t'on Article Forfait,
c'est l'article sur lequel vous allez effectuer une action commerciale auprès de votre clientèle
(exemple : le client achète un forfait 10 séances d'U.V. On lui facture le total des 10 séances,
puis, à chaque séance prise, ce code article forfait est utilisé. La séance sera "gratuite" pour le
client jusqu'à ce que les 10 séances aient été prises)
Ces articles forfaits ne peuvent être que des Services (soins), leur nombre est illimité.
Chacun de ces articles services forfait aura les renseignements suivants :
-
Le code et le libellé de l'article (service). Cet article doit exister dans votre fichier des
Services
Combien de séances contient ce forfait
COMMENT LE LOGICIEL GERE T'IL AUTOMATIQUEMENT CES CARTES DE FORFAIT ?
Comme nous l'avons précisé plus haut, le nombre d'articles en Forfait est illimité. Le logiciel
ne vous impose aucune règle.
a) – Prenons le cas d'un client qui achète un forfait
Dans notre exemple, prenons le cas d'un forfait 10 séances U.V. Vous allez facturer et
encaisser le forfait complet au client. Lorsque vous allez valider la facture et éditer
éventuellement le ticket de caisse, le logiciel va créer automatiquement le forfait de ce
client. Il aura considéré que le client vient d'avoir sa première séance, il lui reste donc 9
séances encore à prendre pour ce forfait
b) – Le client utilise ses séances suivantes :
Durant les neuf prochaines visites du client, il va donc prendre une séance que vous
facturerez avec le même code forfait. Le logiciel va automatiquement contrôler que ce
client a acheté ce type de forfait, n'a pas encore utilisé toutes les séances, va vous
informer du nombre de séances restant et ne mettra aucun prix à cette ligne.
Après validation de la facture, le logiciel mettra à jour le fichier des forfaits afin de
constater cette utilisation de séance.
- Si la séance utilisée est inférieure à 10, le logiciel conserve le contrat car il n'est pas
arrivé à terme
ème
- Si la séance utilisée est la 10 , le logiciel va supprimer le contrat forfait. En effet, les
10 séances ayant été utilisées, il n'y a pas lieu de conserver ce contrat forfait.
NOTA IMPORTANTE : Cette gestion gère la quantité d'articles vendus. (exemple : si sur la
même facture le client a pris 2 séances au lieu d'une, il sera pris en compte la quantité saisie
(soit 2 dans notre exemple)
Vous pouvez atteindre les fonctions soit sur l'écran principal, "BOUTON FIDEL "
138
FORFAITS NOMBRE DE SEANCES
139
LA GESTION DES CARTES DE FORFAIT
ECRAN PRINCIPAL
140
LA GESTION DES ARTICLES FORFAITS
CODE SOIN FORFAIT
Si vous le connaissez, composez-le directement, sinon vous pouvez allez le rechercher dans
les fichiers en cliquant sur le bouton "SOINS".
Ce code ne doit pas exister dans le fichier des FORFAITS (il ne peut être présent qu'une
seule fois)
Nombre de séances comprises dans le forfait
C'est le nombre de séances que vous avez fixées pour ce forfait
141
INTERROGATION GENERALE DES CARTES FORFAITS
142
INTERRO / EDITION D'UNE CARTE D'UN CLIENT
BUT
Pour un client précis, vous pouvez interroger le contenu de sa carte de forfait et vous pouvez
éditer cette carte de la même manière qu'un ticket.
143
GESTION DES FORFAITS MULTI SOINS
BUT
Ce type de forfaits n'a rien de commun avec les autres forfaits où existent une notion de
période de durée et / ou une notion de séances.
Ce forfait multi soins est plutôt à considérer comme un code Soins complexe qui associe,
sous son code article, plusieurs soins différents (maxi 6) pour un prix forfaitaire global.
(exemple : Forfait "LISSE" à xxx € comprenant : Epilation jambes + Epilation Maillot +
Epilation Aisselles + Epilation Lèvres + Epilation Sourcils + Balnéo)
Dans notre exemple, volontairement corsé, nous pouvons vérifier que ce Forfait LISSE
comporte bien 6 soins classiques qui sont vendus individuellement d'ordinaire. Le prix total du
Forfait est bien entendu plus bas que le tarif normal de ces 6 soins.
Nous verrons plus bas comment gérer ces forfaits spéciaux. Cependant, d'ors et déjà, cette
possibilité offre un moyen important de promotion publicitaire pour votre Institut. En effet, des
soins qui sont boudés ou inconnus habituellement de votre clientèle peuvent être incorporés
dans un tel forfait. C'est une manière de faire connaître votre savoir faire et de drainer un
chiffre d'affaires nouveau qui vous aurait échappé. Enfin, ce type de forfaits prouve, à votre
clientèle, le dynamisme de votre Institut qui rivalise ainsi avec votre concurrence.
COMMENT CONSTRUIRE CES FORFAITS
Un exemple détaillé et commenté est présent dans le Logiciel de Démonstration. Nous vous
conseillons de le suivre à la lettre pour la création de vos propres forfaits.
En effet, la codification que nous préconisons s'avèrera, à la longue, très judicieuse car elle
permet d'isoler, en fin de listes écran ou impression, tous les forfaits dans un classement
sans surprises et surtout de ne pas les mélanger avec les soins classiques.
Rappelons les règles de cette construction.
La construction d'un Forfait Multi Soins passe systématiquement et obligatoirement par les
phases suivantes : (si une phase est omise, le forfait ne pourra pas être créé entièrement)
-
Une seule famille ZF pour les Forfaits Multi Soins (sans affecter de bouton
caisse à cette famille)
Même si les soins contenus dans le forfait sont des soins classiques que
vous facturez chaque jour, il faudra les créer dans le fichier des Soins / Services
car leur prix de vente sera différent.
-
Le code article de ce Soin / Service pourrait être construit comme ci-après
-
-
-
Commence toujours par les 3 lettres Z S F
Ces 3 lettres seraient suivies du N° de Forfait (si vous créez plusieurs forfaits
er
différents, le 1 pourrait être numéroté 1, le forfait suivant 2, etc.. en tenant
compte que vous pourrez utiliser si besoin, toutes les lettres de l'alphabet.
er
Exemple : le code soin de votre 1 forfait commencerait par ZSF1
Puis le numéro de séquence des articles soins dans ce forfait (1 à 6). Ce
numéro permet, lors de la facturation, d'éditer l'article 1 à l'intérieur du forfait
avant l'article 2, etc.. De plus, ce numéro devra suivre l'ordre chronologique et
logique des soins qui seront prodigués à la cliente. En page suivante, vous
pourrez voir que le forfait N° 1 (ZSF1) comportera 3 soins numérotés
respectivement en ZSF11 , ZSF12, ZSF13. Le forfait N° 2 (ZSF2) comportera
lui 4 soins numérotés ZSF21, ZSF22, ZSF23, ZSF24
144
- Le prix de Vente de ce soin est logiquement moins cher que le même soin
individuel. C'est à vous de le fixer en tenant compte du total général du forfait. Ne pas
affecter de bouton caisse à ces soins forfaits " multi soins"
145
146
Une fois que la famille générale ait été créée (une fois pour toutes pour l'ensemble des forfaits
"Multi Soins", une fois que vous ayez créé tous les soins qui vont rentrer dans le Forfait
Nouveau, il va falloir créer le forfait proprement dit.
Cliquez sur Fidel et rechercher le menu GESTION FORFAITS MULTI SOINS (bouton FIDEL)
147
148
CODE FORFAIT
C'est un code libre qui différenciera tous les forfaits multi soins. Dans notre exemple nous
l'avons baptisé "FORF1" uniquement pour une compréhension de la nature de cet
enregistrement. Cependant, nous vous préconisons de codifier vos forfaits à
l'aide des 4 premiers caractères des codes soins qui vont être associés à ce
forfait. En réalité, nous aurions dû appeler ce forfait : ZSF1 ce qui aurait été
plus logique puisqu'il contient tous les soins ZSF11, ZSF12, ZSF13
LIBELLE DU FORFAIT
Ce libellé doit être le plus clair possible car il vous permettra de le localiser rapidement lors de
la facturation, d'autre part il sera édité sur le tarif Soins par Familles (Menu Interrogations
Diverses). Nous vous conseillons d'y détailler les soins inclus dans le forfait et surtout de
mentionner le Prix Total du Forfait car ce prix apparaîtra sur l'édition de votre tarif.
SOINS ASSOCIES
Il suffira de cliquer sur le bouton SOINS pour rechercher le soin à intégrer dans le forfait.
L'ordre chronologique correspond à l'ordre d'édition de ces soins sur la facture.
Au fur et à mesure que les soins sont associés au forfait, le logiciel calcule le total du forfait.
Avant de valider, vérifiez que ce total correspond bien à celui que vous avez noté dans la case
"Libellé du Forfait"
Après validation, votre forfait est prêt à être facturé
149
Vous avez sélectionné le client à facturer et vous cliquez sur
le bouton "Forfaits + Soins"
150
Vous double cliquez sur la ligne du forfait à facturer et il apparaît
immédiatement à l'écran de facturation
151
Le logiciel vous prévient qu'il a affecté tous les soins au même collaborateur.
Si plusieurs collaborateurs sont intervenus sur ce forfait, imputez le bon
collaborateur à chaque ligne de facturation
152
153
LES CHEQUES CADEAUX
LA CARTE PASSEPORT
La gestion des Chèques Cadeaux et des Cartes Passeport a été intégrée au logiciel. Avant d’aller
plus loin, définissons la signification de ces deux forfaits :
Chèque cadeau :
Au moment des fêtes ou à l’occasion d’un anniversaire, il est coutume de faire un cadeau. Ce
cadeau peut être matérialisé par l’achat d’un objet ou, dans le cas d’un Institut de Beauté, par
la commande d’un ou plusieurs soins à donner à la personne bénéficiaire. Cette commande
est immédiatement facturée en « Chèque Cadeau » et immédiatement encaissée. Cette
opération donnera droit, au bénéficiaire, de venir à l’Institut et recevoir des soins gratuits
jusqu’à concurrence du « Chèque Cadeau »
Carte Passeport :
Le système est similaire. Une personne dispose d’une enveloppe financière immédiate et, de
peur d’être tentée de la dépenser à des futilités, préfère l’investir dans « sa beauté ».
Elle dépose cette somme à l’Institut qui facture et encaisse sur le compte « Carte Passeport »
Comme le chèque cadeau, cette personne pourra venir à l’Institut et recevoir des soins
gratuits jusqu’à concurrence du montant versé dans sa « Carte Passeport ».
NOTA : Un même client ne pourra pas avoir à la fois un Chèque Cadeau et une Carte Passeport.
Quels avantages peuvent être procurés pour attirer ce genre de Ventes ?
-
Le logiciel permettra d’inclure, dans les dépenses, des produits et les défalquera du
montant disponible du chèque cadeau ou carte passeport.
En outre, concernant les Cartes Passeport, il sera possible d’affecter un taux de remise aussi bien à
des Produits qu’à des Soins / Services. Ce taux de remise devra être saisi sur tous les Produits et
tous les soins rentrant dans le domaine de l’avantage Carte Passeport.
Seuls les clients détenteurs d’une carte Passeport se verront appliqués automatiquement cette remise
sur les Produits ou Soins.
Il est également prévu, dans la fiche Société, d’autoriser ou non le logiciel à appliquer la même
remise sur la gestion des Chèques Cadeaux.
COMMENT S’ARTICULE CE SYTEME ?
Du point de vue strictement comptable, ces deux forfaits s’apparentent plus à une avance client sur
des soins ou produits indéterminés qu’à une gestion classique de forfaits. C’est pour cette raison qu’il
a été indispensable de gérer une partie du traitement en dehors du Menu Principal.
Lors de l’installation du logiciel, ce dernier va créer automatiquement les informations suivantes :
-
Fichier Familles : création de la famille ZZ CHEQUES CADEAUX – PASSEPORT (ce
sera la famille qui recevra les soins « Chèques Cadeaux » et « Carte Passeport ». Cette
famille ne devra pas avoir de Bouton Caisse
-
Fichier Soins / Services : Deux nouveaux soins vont être créés automatiquement par le
logiciel. Il s’agit des articles suivants :
- ZCHQC = Pour facturer les Chèques Cadeaux
- ZPASS = Pour facturer les « Carte Passeport »
- Ces deux articles n’ont pas de prix de vente.
Ces articles ne devront pas avoir de Bouton Caisse
-
Fichier Comptes Généraux : Deux nouveaux Comptes de Ventes vont être créés
automatiquement, ces comptes recevront les ventes HT réalisées en « Chèque Cadeau »
et en vente de « Carte Passeport »
- 70801500 - VENTES CHEQUES CADEAUX
- 70801600 - VENTES CARTES PASSEPORT
253
Ces deux comptes serviront à isoler le chiffre d’affaires de ces deux forfaits qui peut, en
fin d’année, être en partie en Travaux En Cours (c’est à dire en soins non encore donnés
mais déjà payés)
254
255
CE QU’IL FAUT FAIRE AVANT DE COMMENCER A TRAVAILLER ?
Tout d’abord mettre à jour la fiche « Paramètres Société ».
En effet, une nouvelle question est posée dans l’onglet « CHQ CADEAUX-PASSEPORT »
Il faudra donner l’ordre au logiciel, soit d’appliquer les mêmes remises sur les ventes de Produits ou
de Soins, à l’identique que les Cartes Cadeaux…………. Dans ce cas répondez Oui à la question
Donner l’ordre de n’appliquer aucune remise spécifique aux Cartes Passeport….. Dans ce cas il
faudra répondre Non à la question
256
ENSUITE IL FAUDRA METTRE A JOUR LES FICHIERS
PRODUITS ET SERVICES
Si les Cartes Passeport donnent droit à une remise sur certains Produits, allez modifier ces Produits et
inscrire le taux de remise à appliquer pour les clients ayant une carte Passeport en cours de validité.
Si les Cartes Passeport donnent droit à une remise sur certains Soins, allez modifier ces Soins et
inscrire le taux de remise à appliquer pour les clients ayant une carte Passeport en cours de validité.
Ce taux de remise peut aller jusqu’à 100,00 % c’est à dire la gratuité de l’article concerné.
Dans l’exemple ci-dessous nous avons pris le fichier Soins, la même remise existe dans le fichier des
Produits.
Dans notre exemple, le tarif de l’épilation des Lèvres sera baissé de 15 % pour les clients ayant cette
carte Passeport (et pour les clients ayant un chèque Cadeau dans le cas où vous avez répondu Oui à
la question posée sur la fiche « Paramètre Société ».
257
GESTION CHQ CADEAUX – CARTES PASSEPORT
REPRISE DE L’EXISTANT
BUT
Si votre Institut pratique déjà ce genre de forfaits, vous possédez un historique tenu
manuellement.
Le logiciel vous propose de reprendre la suite de la gestion de ces forfaits, dans la situation
présente. Ensuite c’est le logiciel qui va gérer automatiquement chaque forfait.
Cliquez sur le Bouton FIDEL
CLIQUEZ GESTION CHEQUES CADEAUX -----
258
VOUS VOUS TROUVEZ SUR L’ECRAN DE GESTION DES CHEQUES CADEAUX ET
CARTES PASSEPORT
REPRISE FORFAITS PRECEDENTS
RECHERCHER UN CLIENT
Cliquez sur cette touche pour aller chercher le client pour lequel vous souhaitez saisir la
situation de son forfait. La liste des clients vous est proposée, choisir votre client.
Son Nom s’affiche et, éventuellement, le logiciel affiche le forfait en cours s’il a déjà été saisi.
TOUCHE FORFAITS
Cliquez sur la touche Forfaits afin de choisir entre « Chèque Cadeau » ou « Carte Passeport »
MONTANT DEJA ACHETE
Saisir le montant d’origine qui a été « acheté » c’est à dire déposé par votre client.
MONTANT DEJA DEPENSé
C’est le montant de toutes les factures de soins et / ou produits que votre client a déjà
consommé sur son forfait
NOTA :
Si votre Montant déjà acheté est à zéro, le logiciel va effacer le forfait en cours du client
Si le client avait déjà un forfait, les deux montants que vous allez saisir vont écraser les
anciens
Si le client possédait un forfait Chq Cadeau ou Passeport, le logiciel n’acceptera pas que vous
saisissiez un autre forfait de nature différente.
PUIS VALIDEZ VOTRE SAISIE
259
La situation de ce forfait est enregistré, le logiciel traitera automatiquement les
nouvelles dépenses.
260
INTERROGATION GENERALE
CHQ CADEAUX ET PASSEPORT
Par simple clic sur la touche « Interrogation Générale Clients / Forfaits », le logiciel va vous
afficher tous les clients qui ont un forfait Chèque Cadeau ou Passeport en cours.
261
EDITION DE LA CARTE FORFAIT
A la demande du client, vous pouvez éditer la carte forfait du client afin de le tenir informer du
solde encore disponible. Cette édition s’effectue sur un ticket de caisse.
Si le client souhaite connaître le détail, il faudra aller sur sa fiche client et demander
l’historique des factures
262
FACTURATION NOUVEAUX FORFAITS
BUT
Ce programme va vous permettre de facturer de nouveaux forfaits « Chèque Cadeau » ou
« Carte Passeport ».
En effet, ces deux codes articles sont interdits dans la facturation normale située dans le
Menu Principal.
C’est à partir de ce programme uniquement que vous pourrez facturer une nouvelle « Carte
Passeport » ou un nouveau « Chèque Cadeau ».
RECHERCHER UN CLIENT
Cliquez sur cette touche pour aller chercher le client pour lequel vous souhaitez saisir la
Facture du nouveau forfait. La liste des clients vous est proposée, choisir votre client.
Son Nom s’affiche et, éventuellement, le logiciel affiche le forfait en cours s’il a déjà été saisi.
TOUCHE FORFAITS
Cliquez sur la touche Forfaits afin de choisir entre « Chèque Cadeau » ou « Carte Passeport »
TOUCHE COLLABORATEURS
Cliquez sur cette touche afin d’imputer un collaborateur à cette vente
MONTANT NOUVELLE CARTE ACHETEE
Saisir le montant TTC du nouveau « Chèque Cadeau » ou de la nouvelle « Carte Passeport »
qui va être facturée au client.
NOTA :
Si votre Montant acheté est à zéro, le logiciel n’acceptera pas de facturer
Si le client avait déjà un forfait, le nouveau montant que vous allez facturer va se cumuler
dans le disponible du client
Si le client possédait un forfait Chq Cadeau ou Passeport, le logiciel n’acceptera pas que vous
saisissiez un autre forfait de nature différente.
263
ECRAN SUIVANT APRES VALIDATION
En validant le règlement, le forfait a été créé et peut être géré normalement par le
logiciel. Ce forfait a généré une facture et son règlement en écritures comptables
264
GESTION AUTOMATIQUE DES DEPENSES SUR
FORFAITS Chèques Cadeaux ou PASSEPORT
TRAITEMENT NORMAL
Vous avez facturé un forfait « Chèque Cadeau » ou « Carte Passeport ». A partir de cet
instant le logiciel reconnaîtra automatiquement et appliquera toutes les règles relatives à ce
forfait.
Nous vous invitons à faire quelques essais sur le logiciel de démonstration afin d’examiner
tous les cas susceptibles d’intervenir et ils sont trop nombreux pour être décrits.
Rappelons uniquement le fonctionnement général.
Lorsqu’un client disposant d’un budget dans son forfait vient à votre Institut, au moment de la
facturation classique des soins donnés à ce client, le montant du solde de son forfait apparaît
au dessus du libellé NET A PAYER. Ce montant évolue au fur et à mesure que vous facturez
les soins prodigués et les produits vendus.
Lorsqu’un soin ou produit subit la remise « Passeport », automatiquement le logiciel la déduit.
CEPENDANT :
Si ce soin ou produit est déjà en promotion ou fait partie de forfaits classiques de votre
Institut, le logiciel n’appliquera pas la remise « Passeport », il laissera le prix de la
promotion ou du forfait normal. C’EST A DIRE QU’IL NE CUMULE PAS LES REMISES.
En fin de facturation normale, deux cas peuvent se produire :
-
Le solde de son forfait n’est pas dépassé. Lors de la validation de la facture, le logiciel
vous invitera à éditer ou non le ticket de caisse. Après cette opération, le logiciel ira
soustraire, du disponible forfait, le montant TTC de la facture.
-
Le solde de son forfait est dépassé. Dès que ce dépassement est constaté, le logiciel
vous prévient immédiatement et affiche, en rouge, le montant du dépassement.
-
Si vous souhaitez faire cadeau cette différence, allez modifier le Prix de Vente sur une
des lignes facturées ou appuyez sur la touche REMISE pour saisir un montant TTC
identique à la différence. Dans ce cas le logiciel va agir comme si aucun dépassement
n’a été constaté et va vous inviter à éditer ou non un ticket caisse
-
Si vous souhaitez faire payer cette différence, le logiciel ouvrira une fenêtre
d’encaissement de la différence. Le client devra régler par espèces, chèque ou Carte
bancaire le montant du dépassement.
-
Dans ces deux cas, le forfait « Chèque Cadeau » ou « Carte Passeport » sera
soldé et effacé automatiquement du fichier des forfaits.
265
266
ETAT COMPTABLE A EDITER EN FIN D’EXERCICE
TRAVAUX FACTURES D’AVANCE
BUT
En fin de l’exercice comptable il est possible que les Chèques Cadeaux et Cartes Passeport
ne soient pas soldés, c’est à dire qu’il reste encore des soins à donner aux clients. Ce solde
de soins, votre Comptable va en prendre note car il s’agit de « Soins Facturés d’Avance et à
Réaliser sur l’exercice comptable suivant ».
Le dernier jour de l’exercice comptable, en même temps que l’édition de l’Inventaire de fin
d’exercice, vous devrez éditer cet état comptable avant de commencer à saisir les factures
relatives à l'exercice suivant.
DATE
C’est la date de fin de l’exercice comptable
267
268
LA CARTE DE FIDELITE
La gestion des Cartes de fidélité a été intégrée au logiciel. Avant d’aller plus loin, définissons la
signification de cette nouvelle gestion :
FICHE CLIENT :
Dans la fiche du client, ont été introduites des notions nouvelles qui sont :
- Donnez-vous une carte de fidélité au Client (O,N) (O = oui N = non)
- Taux de Remise sur les Ventes Produits (information non obligatoire)
- Taux de Remise sur les Ventes Soins (information non obligatoire)
Ainsi, la carte de fidélité est nominative et comporte les taux personnalisés que vous
souhaitez accorder à chacun de vos Clients fidélisés.
Bien entendu, cette carte est virtuelle, c’est à dire que c’est le logiciel qui va gérer ces cartes
sur le disque de l’ordinateur.
PARAMETRES CARTES FIDELITE :
Vous avez donné, à certains de vos clients, une carte de fidélité. L’ensemble des cartes de
fidélité est géré à partir d’un fichier des paramètres des cartes de fidélité
269
NOMBRE FACTURES DANS LA CARTE
Sur une carte de fidélité cartonnée classique, on trouve au verso un certain nombre de cases
dans lesquelles le salon note la date de la facture et le montant. Lorsque toutes ces cases
sont remplies, le client a droit à une remise calculée sur l’ensemble des factures contenues
dans sa carte.
Ici le principe est pratiquement le même. Ce nombre de cases correspond au chiffre que vous
devez saisir dans la case « Nombre Factures dans la Carte ».
TOUTES les cartes de fidélité de TOUS vos clients réagiront de la même façon, à savoir :
- Un client n’aura la remise que si, lors d’une saisie d’une nouvelle facture, le
nombre de factures déjà stocké pour ce client, atteint le « Nombre Factures dans
la Carte ».
-
Montant Maxi de la Remise autorisée pour les Ventes de Produits
A saisir que si vous souhaitez donner des remises sur la Vente de Produits
Si vous souhaitez limiter le montant de la remise sur les Ventes de Produits, vous pourrez
saisir le montant maximum. Lors du calcul de la remise sur les Produits (lorsque la carte sera
pleine), si le montant des ventes Produits donne un montant supérieur à celui rentré en
paramètre, le système limitera automatiquement la remise à ce montant maxi.
Si vous ne souhaitez pas donner de limite, mettre 999 999,99 dans ce montant maxi. Lors du
calcul de la remise sur les Produits (lorsque la carte sera pleine), le logiciel prendra le total de
la remise pour la déduire de la facture en cours.
Montant Maxi de la Remise autorisée pour les Ventes de Soins / Services
A saisir que si vous souhaitez donner des remises sur la Vente de Soins
Si vous souhaitez limiter le montant de la remise sur les Ventes de Soins, vous pourrez saisir
le montant maximum. Lors du calcul de la remise sur les Soins (lorsque la carte sera pleine),
si le montant des ventes Soins donne un montant supérieur à celui rentré en paramètre, le
système limitera automatiquement la remise à ce montant maxi.
270
Si vous ne souhaitez pas donner de limite, mettre 999 999,99 dans ce montant maxi. Lors du
calcul de la remise sur les Soins (lorsque la carte sera pleine), le logiciel prendra le total de la
remise pour la déduire de la facture en cours.
Codes Articles Remise Fidélité sur Ventes Produits et sur Ventes Soins
Le programme vous obligera à saisir un code article si vous avez saisi un montant maxi.
Ce code est obligatoire car, comme nous le verrons plus bas, un client Fidélisé peut avoir sur
sa fiche Client :
-
Un taux de remise personnalisée pour ses Achats de Produits
Et / ou Un taux de remise personnalisée pour les soins services reçus
Le Et / ou nous oblige à gérer ces 2 codes articles (un dans le fichier des Produits, l’autre
situé dans le fichier des Services). En effet, certains clients peuvent n’avoir qu’une remise sur
les produits (pour les inciter à consommer), d’autres peuvent n’avoir qu’une remise sur les
soins, d’autres peuvent avoir une remise sur les deux.
Pour vous aider, nous avons créé ces deux articles nommés :
REMFIDL
REFID
dans le fichier des Produits
dans le fichier des Soins / Services
Ces paramètres seront à rentrer dès que vous utiliserez les cartes de fidélité.
271
DANS LA FICHE DES CLIENTS
DONNEZ-VOUS UNE CARTE DE FIDELITE AU CLIENT ?
O = oui. Dans ce cas l’un des taux est obligatoire. Le client aura une gestion de carte de
fidélité automatique
N = non. Dans ce cas aucun taux ne peut être saisi. Ce client n’a pas de carte fidélité
TAUX DE REMISE
Suivant le client, vous pourrez lui accorder une remise personnalisée pour ses achats de
produits et pour les soins reçus dans votre salon.
Les 2 taux ne sont pas obligatoires, cependant, si le client a une carte, un taux au moins doit
être saisi.
272
COMMENT FONCTIONNE CE PROCESSUS ?
Chaque fois que vous établirez une facture pour un client « fidélisé », lors de la validation de
la facture et avant de saisir le mode de règlement de la facture en cours, le logiciel consultera
l’état informatique de sa carte de fidélité.
-
Si le nombre de factures déjà saisies précédemment n’a pas atteint le nombre
fixé dans le fichier « paramètres cartes fidélité », le logiciel stockera cette nouvelle
facture dans la carte de fidélité du client. Aucune remise n’est déduite.
-
Si le nombre de factures déjà saisies précédemment a atteint le nombre fixé
dans le fichier « paramètres cartes fidélité », le logiciel va calculer la remise
globale en fonction des taux définis dans la fiche du client
-
-
Si la facture en cours du jour a un total supérieur à la remise à déduire, le
logiciel affiche le détail de la carte de fidélité et vous propose de déduire la
remise.
- Si vous acceptez, le montant à payer par le client sera diminué de la
remise, toute la carte de fidélité du client va être effacée et le logiciel va
stocker comme première facture de la carte de fidélité, celle en cours du
jour (diminuée de la remise déduite)
- Si vous refusez, la remise ne sera pas déduite, la facture en cours sera
stockée dans la carte de fidélité
Si la facture en cours du jour a un total inférieur ou égal à la remise à déduire,
la remise ne sera pas déduite, la facture en cours sera stockée dans la carte de
fidélité
273
274
SA NOUVELLE CARTE SE PRESENTERA COMME SUIT
275
INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES
BUT
Cet écran propose un très grand éventail d'interrogations. Chaque interrogation possède une
touche de RECHERCHE qui vous permettra d'aller directement vers la solution souhaitée.
Nous n'allons que passer en revue ces interrogations en précisant seulement leur utilité :
-
Interro sur les Impayés : donne toutes les factures émises par votre société, le total des
débits saisis pour chaque facture (facture + éventuellement impayés), le total des crédits
saisis pour chaque facture (encaissements), le solde, l'état des commissions.
-
Interro sur les écritures auxiliaires : donne toutes les lignes automatiques ou saisies en
comptabilité générale
-
Interro sur les Factures : Donne uniquement l'entête des factures avec TVA et TTC
-
Interro sur les lignes facturées : Donne le détail de chaque ligne facturée
-
Interro sur les clients
-
Interro sur les produits
-
Interro sur les soins
-
Interrogation Tableau de Bord des Ventes (que si vous avez acheté le module
comptable)
154
155
TABLEAU DE BORD DES VENTES
BUT
Cette fonction n'est accessible que si vous avez acheté le module comptable.
Document intéressant au plus haut point le Chef d'Entreprise, il donne en temps réel le Chiffre
d'Affaires facturé et ventilé sur chacun des comptes collectifs de Ventes.
A tout moment il sera possible de visualiser ou d'éditer ce tableau de bord.
En Comptabilité Générale, cet état correspond au JOURNAL GENERAL
COMMENT L'UTILISER ?
DATES
Choisir la période que vous souhaitez (un jour, une semaine, un mois, des mois, une année).
Tous les mouvements comptables, compris entre ces deux dates, seront pris en compte
COMPTES
Ce sont les comptes que vous souhaitez prendre en compte
Suivant votre plan comptable vous allez sélectionner une partie ou totalité des comptes.
Notez cependant que seul l'état complet (ayant du collectif Clients jusqu'au dernier compte
de la classe 7) constituera une balance carrée de votre comptabilité, donc un solde en fin
d'état qui devra être obligatoirement à 0 (zéro).
Exemple : Si vous sélectionnez tous les comptes (10000000 à 79999999), le solde en fin
d'état doit être obligatoirement à zéro. Si ce n'est pas le cas, il y a eu une erreur dans
votre comptabilité.
- soit vous avez utilisé d'autres comptes > 79999999 dans ce cas il faudra les
sélectionner
- soit une erreur est intervenue, dans ce cas nous prévenir
Ici vous avez le choix de visualiser ou éditer n'importe quel compte collectif (exemple :
70000000 jusqu'à 79999999 donnera exclusivement que les ventes facturées).
Nota :
N'oubliez pas qu'en comptabilité, les écritures sur les comptes de ventes se présentent
comme suit :
-
Une Facture se ventile en H.T. sur un ou plusieurs compte de ventes dans la colonne
CREDIT
-
Un Avoir se ventile dans la colonne DEBIT sur un ou plusieurs compte de ventes
-
La TVA (ou les) correspond aux Ventes de la période (TVA facturée). Elle n'a rien à voir
avec la TVA perçue sur les encaissements.
156
157
158
LES IMPAYES
BUT
Permet, à tout instant, de visualiser l'ensemble des impayés de votre salon (solde différent de
zéro)
A l'aide du bouton RECHERCHE, vous pourrez accéder à une recherche pointue
159
EN-TETE DES FACTURES ET LIGNES DETAIL
BUT
Permet, à tout instant, de visualiser l'ensemble des factures (en-tête ou détail) de votre salon
A l'aide du bouton RECHERCHE, vous pourrez accéder à une recherche pointue
160
161
INTERROGATIONS ET EDITIONS DIVERSES
MAILING CLIENTS ou LISTE DES CLIENTS
BUT
Cet écran propose un très grand éventail d'interrogations. Cette interrogation possède une
touche de RECHERCHE multicritères qui vous permettra d'aller directement vers la solution
souhaitée. Il va permettre également d'intégrer le C.A. réalisé avec chaque
Il vous est possible :
-
soit d'effectuer une simple interrogation de vos clients
soit d'effectuer une interrogation avec recherche multicritères
Le résultat de cette interrogation est affiché sur votre écran sur une ou plusieurs pages
écran successives. Vous pouvez éditer entièrement ce résultat :
-
soit sous forme de liste simple. Dans cet état vous aurez les renseignements
suivants :
 Nom et prénom client
 Adresse Rue et Ville de chaque client
 N° Téléphone personnel du client
 Date de Naissance
 Date de première visite
 Date de sa dernière visite
 Profession de chaque client
-
Soit sous forme de mailing avec papier déjà pré imprimé (lettre imprimé par un
traitement de texte ou par un imprimeur). Dans ce cas il faut disposer d'une
imprimante laser ou jet d'encre. Sur chaque lettre (feuille à feuille), seront
imprimés les nom et adresse des clients que vous aurez sélectionnés. Ces
informations sont cadrées pour apparaître dans les enveloppes à fenêtre
classiques.
-
Soit sous forme d'étiquettes autocollantes. Dans ce cas il faut disposer d'une
imprimante à picots et s'être procuré des étiquettes en continu. Avec cette forme
de mailing, les lettres pré imprimées n'auront aucune information des nom et
adresse des clients
162
163
164
LES DIFFERENTES STATISTIQUES
Il va vous être proposé 37 programmes de statistiques différents.
Les manipulations étant les mêmes, nous allons développer ici qu'un certain nombre de cas.
FREQUENTATION DU SALON SUR 3 ANNEES
ère
Composer la date de la 1 année que vous souhaitez consulter
Exemple : si vous saisissez 2000 --- vous aurez les années 2000 2001 et 2002
Et appuyer sur TAB
La touche " ? " vous donnera les explications sur le contenu de chaque colonne
166
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR 3 ANNEES
ère
Composer la date de la 1 année que vous souhaitez consulter
Exemple : si vous saisissez 2000 --- vous aurez les années 2000 2001 et 2002
Choisissez ensuite si vous voulez consulter en TTC ou en H.T. (suivant vos méthodes de travail)
Validez par l'appui sur la touche "TAB"
La touche " ? " vous donnera les explications sur le contenu de chaque colonne
167
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR 3 ANS DES SOINS SERVICES
ère
Composer la date de la 1 année que vous souhaitez consulter
Exemple : si vous saisissez 2000 --- vous aurez les années 2000 2001 et 2002
Choisissez ensuite si vous voulez consulter en TTC ou en H.T. (suivant vos méthodes de travail)
Choisissez ensuite de consulter par Familles de soins (coiffure, esthétique, etc..) ou par type de
clientèle à qui est destiné les soins (Femmes, hommes, junior, toutes catégories, etc.. ).
N'oubliez pas que ce code "catégorie destination du soin ou produit" n'a rien à voir avec la catégorie
de client (femme, homme ou junior).
Validez par l'appui sur la touche "TAB"
Avec les touches > ou < vous pourrez avancer sur les autres familles ou catégories
La touche " ? " vous donnera les explications sur le contenu de chaque colonne
168
169
CAMEMBERT VENTES PRODUITS SUR UNE ANNEE
Composer la date de l'année que vous souhaitez consulter
Exemple : vous saisissez 2000
Choisissez ensuite si vous voulez consulter en TTC ou en H.T. (suivant vos méthodes de travail)
Choisissez ensuite de consulter par Familles de produits (accessoires, crèmes, etc..) ou par type de
clientèle à qui est destiné les produits (Femmes, hommes, junior, etc..)
Validez par l'appui sur la touche "TAB"
Avec les touches > ou < vous pourrez avancer sur les autres familles ou catégories
La touche " ? " vous donnera les explications sur le contenu de chaque colonne
170
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR 3 ANS - COLLABORATEURS
ère
Composer la date de la 1 année que vous souhaitez consulter
Exemple : si vous saisissez 2000 --- vous aurez les années 2000 2001 et 2002
Choisissez ensuite si vous voulez consulter en TTC ou en H.T. (suivant vos méthodes de travail)
Validez par l'appui sur la touche "TAB"
Avec les touches > ou < vous pourrez avancer sur les autres familles ou catégories
La touche " ? " vous donnera les explications sur le contenu de chaque colonne
171
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR UNE PERIODE
PAR ORIGINE DE VILLE CLIENT
Composer la date de début et fin que vous souhaitez consulter.
Exemple : si vous saisissez 01/01/2000 à 30/06/2000 = premier semestre 2000
Choisissez ensuite si vous voulez consulter en TTC ou en H.T. (suivant vos méthodes de travail)
Enfin choisissez si vous souhaitez
- la liste de toutes les villes (même celles n'ayant aucun C.A.)
- ou uniquement celles qui ont un C.A.
Validez par l'appui sur la touche "VALIDATION"
La liste est triée par ordre décroissant de C.A.
Cette statistique est importante car elle situe la ville d'habitation de votre clientèle.
Le nombre de visites est toujours le nombre de factures émises.
Si votre salon se trouve à Paris, Marseille ou autre très grande ville, vous avez intérêt, lorsque
vous saisirez l'adresse de votre client, de mettre comme nom de ville :
- PARIS 15 PARIS 08 LYON 12 MARSEILLE 03 etc..
ainsi vous aurez la ventilation par arrondissement dans votre ville
172
173
CHIFFRE D'AFFAIRES SUR UNE PERIODE
AVEC CALCUL DE LA MARGE DU SALON
Composer la date de début et fin que vous souhaitez consulter.
Exemple : si vous saisissez 01/01/2000 à 30/06/2000 = premier semestre 2000
(La consultation ne s'effectue exclusivement qu'en H.T. En effet, vous pouvez vendre des produits ou
des soins avec un taux de TVA différent de celui des achats)
Choisissez si vous souhaitez
- la liste des marges sans les soins
- ou la liste des marges avec les soins
Si vous avez choisi la liste des marges avec les soins, le programme va vous demander de saisir
un pourcentage de frais (prix de revient) des soins. Cela veut dire :
-
pour les soins il n'y a aucun achat direct mais uniquement de la main d'œuvre en
prestation de services.
Ce taux à saisir correspondra à la hauteur des frais de cette main d'œuvre en prestation
de services. Certains Etablissements pensent que 20 % est un bon taux, celui-ci dépend
de l'activité de l'Entreprise et de la masse salariale par rapport au C.A.
Validez par l'appui sur la touche "VALIDATION"
La liste est triée par ordre décroissant de C.A.
Cette statistique est importante car elle situe les produits ou services à forte valeur ajoutée, les
services et produits où un effort doit être consenti (en faisant une publicité à vos clients, en les
faisant mieux connaître, en forçant le Fournisseur à faire de meilleurs prix, etc..), les produits
ou services qui ne "marchent pas" et qu'il faudrait envisager une réaction qui vous est
personnelle.
174
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JOURS OUVERTURE – FERMETURE DU SALON
BUT
Cette fonction permettra, pour la saisie des rendez-vous, de visualiser les jours de fermeture
de votre salon.
CETTE FONCTION SE TROUVE DANS
"AUTRES MENUS"
Il suffira de cocher les jours de fermeture. Toutes les cases vierges correspondront aux jours
d'ouverture.
176
SAISIE DES RENDEZ-VOUS PAR COLLABORATEUR
DANS LA SEMAINE
BUT
Cette fonction permet de saisir ou supprimer des rendez-vous par collaborateur.
DATE SAISIE
Saisir la date réelle du rendez-vous. Le système donnera la semaine incluse dans la date
INITIALES DU COLLABORATEUR
Saisir les initiales du collaborateur pour qui vous souhaitez saisir un rendez-vous.
Automatiquement le système affichera une grille d'une semaine de rendez-vous.
Si ce collaborateur avait déjà des rendez-vous, ils seront affichés.
Avant toute saisie, vérifier les jours et dates affichés à l'écran afin de contrôler que votre date
de saisie était la bonne.
Positionner votre souris sur le jour et heure de départ du rendez-vous ou du rendezvous à supprimer.
(exemple : Mercredi 15h30. Le client viendra mercredi à 15h30 pour une coupe)
Cliquer une fois avec le bouton gauche de votre souris. Vous voyez le trait clignotant
apparaître dans la bonne colonne.
Cliquez ensuite sur le bouton DROIT de votre souris.
Automatiquement le système ouvre une fenêtre avec l'ensemble de vos clients
NOUVEAU RENDEZ-VOUS
Recherchez le client souhaité et cliquez sur la ligne (elle devient bleue)
Saisir ensuite le nombre de quart d'heures que vous estimez devant durer le rendez-vous.
Cliquez ensuite sur la touche "CREER UN RENDEZ-VOUS"
SUPPRESSION D'UN RENDEZ-VOUS
Appuyer seulement sur la touche "SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS"
Automatiquement votre saisie est prise en compte et l'écran rendez-vous vous est représenté
avec les modifications. VALIDEZ LES MODIFICATIONS avant de quitter.
NOTA :
Pour la saisie d'une journée tous collaborateurs confondus, le système va affiché sur l'écran
tous les collaborateurs existants dans le fichier des collaborateurs.
Ce classement s'effectue par Nom des collaborateurs.
Si un collaborateur a quitté définitivement votre Institut, commencez par enlever
éventuellement le "Bouton" caisse portant le nom de ce collaborateur.
Ensuite, si un collaborateur n'aura jamais de prise de rendez-vous ou si un
collaborateur a quitté définitivement votre Institut, modifiez son nom en mettant la lettre
Z suivie d'un espace devant le nom du collaborateur.
Ce type de collaborateur apparaîtra dans les dernières colonnes à droite de la fiche de
saisie des RDV et, si vous avez 12 collaborateurs actifs, les collaborateurs avec la
lettre Z n'apparaîtront même plus sur la grille de saisie des RDV.
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181
EDITION ou VISUALISATION des rendez-vous
d'une Journée
BUT
A tout moment, avec la touche RDV, vous pouvez visualiser tous les rendez-vous d'une
journée ou d'une semaine.
Il suffira d'appuyer sur la touche EDITER pour pouvoir visualiser et éventuellement éditer le
carnet des rendez-vous d'une journée.
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LES RENDEZ-VOUS PAR CABINE DE SOINS
La gestion des RDV par cabine de soins ressemble à celle des Collaborateurs.
Elle est cependant complètement indépendante.
CE QU'IL FAUT SAVOIR
Contrairement aux Collaborateurs, une cabine porte un Nom mnémotechnique qui ne peut
être utilisé dans un classement.
C'est pourquoi la gestion de ces RDV est réalisée au niveau du N° de Cabine.
IL FAUT
Lorsque vous allez créer vos Cabines dans le fichier des Cabines, il faudra prendre bien soin
de numéroter vos cabines de soins permanents à l'aide d'une codification la plus petite.
Ensuite, viennent les cabines de soins les moins utilisées
EXEMPLE
01 Soins permanents 1 (lui donner un nom)
02 Soins permanents 2 (lui donner un nom)
03 Soins permanents 3 (lui donner un nom)
50 Cabine Epilation
70 Cabine Massage
En procédant ainsi, lors de la saisie des RDV d'une journée, les cabines se présenteront dans
cet ordre sur l'écran de saisie. Vous pourrez ainsi combler les trous avec la création de
nouvelles cabines.
SI VOUS N'UTILISEZ PAS CE SYSTEME DE NUMEROTATION, VOUS RISQUEZ A
TERME D'ETRE SERIEUSEMENT HANDICAPE POUR GERER LES RDV PAR
CABINE.
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186
SUPPRESSION DES RDV DATANT DE 3 MOIS
BUT
Vous pouvez éliminer de votre fichier, tous les RDV saisis pour vos collaborateurs et qui
datent de plus de 3 mois.
Cette fonction se trouve dans "SUITE".
VALIDATION
Le système va vous proposer la date à partir de laquelle il va supprimer les rendez-vous dont
la date est égale ou inférieure à la date proposée.
Automatiquement le système va supprimer de votre fichier tous ces rendez-vous anciens.
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COMPTABILITE
-
AUXILIAIRE
Saisie des écritures
Edition des Impayés
Edition Lettres de relance
Edition Fin de Mois
Suppression des écritures de plus de 5 ans
189
190
SAISIE
DES
ECRITURES
COMPTABLES
SAISIE ENCAISSEMENTS CHEQUES OU EFFETS
Ce programme ne sera utilisé que pour saisir les règlements par chèques ou effets venant
régler une facture que vous avez émis.
Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d'encaissements chèques ou effets
Le principe adopté est simple.

L’écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que
vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit en
contrepartie de votre banque. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre
explication, le total de vos écritures saisies va générer une écriture au débit de votre
banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui signifie
que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être traités
IMPERATIVEMENT par l'autre touche F3 SAISIE ECRIT BANQUE.
C’EST IMPORTANT !
NUMERO DU CODE BANQUE
Saisir le N° de code banque d’où est fait le dépôt (encaissement). La Banque HZ est interdite
Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement
(attention, cela voudrait dire que c’est une nouvelle banque ! ! ! )
Le numéro collectif sur lequel va se générer l' écriture de contrepartie est affiché.
DATE DU MOUVEMENT
C’est la date réelle où l’opération a lieu. Attention, c’est la date du jour qui est toujours
proposée
NUMERO DE PIECE COMPTABLE
Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle
comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou
Expert Comptable
Ce numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale
LIGNES DETAIL
NUMERO DE CLIENT
Ce ne peut être qu'un compte Client (commençant par 41 et comportant 7 chiffres)
Si le compte Client existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Nom Client
191
NUMERO DE FACTURE
Obligatoire car le compte mouvementé est un compte Client.
En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de
facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des
impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP
Si la facture est déjà soldée ou créditrice, le système vous le signale immédiatement
DATE ECHEANCE
Forcez-vous à saisir cette information qui n’est pas obligatoire. Elle permettra, à votre
Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie
Pour la saisie des Effets, cette date est très importante sinon comment définir son
échéance ?
LIBELLE DU MOUVEMENT
Automatiquement le système affiche "Règlement Fact N° et le N° de Facture. Si vous voulez
en changer, cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve
facilement la nature du mouvement
Nous vous conseillons de laisser le libellé automatique
CREDIT
Il faut saisir un montant dans la seule colonne.
Regardez la colonne à côté, elle indique le solde de la facture. Toute erreur de saisie (montant
plus important que le solde # 0 vous sera signalé). Chaque fois vous pouvez passé outre.
Pendant toute la phase de saisie d'un règlement, le programme vous aura aidé en vous
signalant si la facture était déjà soldée ou même créditrice, il vous aura interdit d'imputer une
facture autre que celles appartenant à votre client, il vous aura signalé le solde de cette
facture, il vous aura signalé, en cas de solde > 0, si le montant saisi est > au solde.
Avec tous ces contrôles automatiques, il vous reste très peu d'erreur possible.
TOUCHE
VALIDER
Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce
comptable
La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur
la banque sélectionnée
Elle terminera pas l'édition automatique du talon de dépôt en banque. Avec l'un de ces deux
exemplaires vous pourrez remettre vos chèques ou effets à la banque
Le second exemplaire sera gardé en comptabilité.
TOUCHE
ABANDONNER
A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre
saisie en cours. Si vous aviez commencé la saisie d'une pièce, le programme vous
demandera confirmation pour quitter une pièce en cours de route sans valider.
192
193
3 -
SAISIE ECRITURES DE BANQUE
Vous avez sélectionné, au départ, les écritures de Banque. Le programme vous signale que
cette fonction correspond aux remboursements à vos Clients, à la saisie des impayés. Il ne
s'agit pas du programme de saisie des encaissements.
Le principe adopté est simple.

L’écriture de contrepartie Banque est automatique. Toutes les écritures que
vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et/ou crédit
en contrepartie de votre banque que vous avez sélectionnée en haut et à gauche de la
fenêtre. Pour les non initiés en comptabilité, et pour simplifier notre explication, le total de
vos écritures saisies en Débit va générer une écriture au crédit de votre banque, à
l’inverse, le total de vos écritures saisies en Crédit va générer une écritures au débit de
votre banque. Donc la contrepartie Banque est automatique ce qui
signifie que les mouvements BANQUE A BANQUE doivent être
traités IMPERATIVEMENT par des Opérations Diverses. C’EST
IMPORTANT !
NUMERO DU CODE BANQUE
Saisir le N° de code banque d’où est fait le dépôt (encaissement) ou le retrait
(remboursement). La Banque HZ est interdite
Si ce code Banque est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement
(attention, cela voudrait dire que c’est une nouvelle banque ! ! ! )
Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché.
DATE DU MOUVEMENT
C’est la date réelle où l’opération a lieu. Attention, c’est la date du jour qui est toujours
proposée
NUMERO DE PIECE COMPTABLE
Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle
comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou
Expert Comptable
Ce numéro de pièce va vous être communiqué uniquement si vous validez votre saisie globale
LIGNES DETAIL
NUMERO DE COMPTE
Ce peut être n’importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire.
ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires,
ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou
d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont
l’existence ou non des comptes saisis. Si c'est un compte client, il comporte 7c et doit
être supérieur à 41000000.
Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Libellé
Nous vous conseillons de n'utiliser QUE DES COMPTES CLIENTS. Pour les comptes
collectifs, vous disposez des O.D. pour saisir des opérations spéciales telles que
Banque à Banque.
194
NUMERO DE FACTURE
Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Voyez la remarque sur le
paragraphe précédent concernant les comptes clients
En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de
facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des
impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP
Si le compte n’était pas un compte client (ce qui ne devrait pas être votre cas) le numéro de
facture n’est pas contrôlé et sera considérée comme information libellé
DATE ECHEANCE
Forcez-vous à saisir cette information qui n’est pas obligatoire. Elle permettra, à votre
Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie
LIBELLE DU MOUVEMENT
Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature
du mouvement
(Exemple : Règlement Fact N° xxxxxxx ou Impayé sur Fact N° xxxxxx ou Remb sur Fact N°
xxxxxx). Ces exemples sont clairs et si vous utilisez toujours les mêmes, votre comptabilité
s'en trouvera plus claire.
DEBIT ou CREDIT
Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n’est pas
autorisée.
En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses (« ce qui sort de la banque de
votre Société»), au Crédit on trouve les recettes (« ce qui rentre dans la banque de votre
Société »). Si le compte imputé est un compte client, le système affiche le solde de la facture
mais ne fait aucun test sur le montant saisi par rapport au solde.
TOUCHE
VALIDER
Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce
comptable
La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur
la banque sélectionnée
Une édition automatique d'une page récapitulative de ces opérations va être lancée. Cette
page devra être gardée en comptabilité.
TOUCHE
ABANDONNER
A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre
saisie en cours. Si la pièce avait été commencée en saisie, le programme vous demandera de
confirmer votre abondant de cette pièce non validée
195
196
4 - ECRITURES DE TRESORERIE C A I S S E
Vous avez sélectionné, au départ, les écritures de CAISSE
Le principe adopté est simple.

L’écriture de contrepartie Caisse est automatique. Toutes les écritures que
vous allez détailler dans le tableau vont être centralisées, en une écriture débit et / ou une
écriture crédit en contrepartie de votre caisse. Pour les non initiés en comptabilité, et pour
simplifier notre explication, le total de vos écritures détaillées va générer une écriture au
crédit de votre caisse, à l’inverse, le total de vos écritures détaillées crédit va générer une
écritures au débit de votre caisse. Donc la contrepartie Caisse est
automatique
NUMERO DU CODE BANQUE
Il est automatique. Ce Numéro est toujours le 98 pour la Caisse.
Si ce code Caisse est inconnu, le système vous propose la liste et la création éventuellement
Le numéro collectif sur lequel vont se générer les écritures de contrepartie est affiché.
Attention, le système peut accepter la gestion de plusieurs caisses, c’est pourquoi il vous
laisse la possibilité de modifier le code « Banque ». N’utilisez pas de code d’une Banque
réellement sinon les écritures qui vont être générées seront inscrites dans votre Journal de
Caisse et non pas dans votre Journal de Banque
DATE DU MOUVEMENT
C’est la date réelle où l’opération a lieu. Attention, c’est la date du jour qui est toujours
proposée
NUMERO DE PIECE COMPTABLE
Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle
comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou
Expert Comptable
Ce code vous sera communiqué lorsque vous aurez validé la pièce
LIGNES DETAIL
NUMERO DE COMPTE
Ce peut être n’importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire.
ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires,
ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou
d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont
l’existence ou non des comptes saisis.
Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Libellé
Nous vous conseillons de n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les
autres opérations portant sur des écritures autres que les clients.
197
NUMERO DE FACTURE
Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client. Nous vous conseillons de
n'utiliser que des comptes clients. Utilisez les OD pour les autres opérations portant sur
des écritures autres que les clients.
En effet, pour pouvoir imputer le règlement client, le système exige et contrôle le numéro de
facture sur laquelle le règlement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des
impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP
Si le compte n’était pas un compte client (ce qui est rare) le numéro de facture n’est pas
contrôlé et sera considérée comme information libellé
DATE ECHEANCE
information non obligatoire. Efforcez vous à mettre au moins la date du mouvement,
elle permettra, à votre Direction, d’avoir un meilleur tableau de bord de sa trésorerie
LIBELLE DU MOUVEMENT
Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature
du mouvement
(Exemple : Règlement Fact N° xxxxxxx)
DEBIT ou CREDIT
Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n’est pas
autorisée.
En général et pour mémoire au Débit on trouve les dépenses (« ce qui sort de la Caisse de
votre Société»), au Crédit on trouve les recettes (« ce qui rentre dans la Caisse de votre
Société »)
TOUCHE
VALIDER
Avant de valider, vérifier si les cumuls Débit et Crédit correspondent bien à votre pièce
comptable
La validation va générer les écritures saisies et générer la ou les écritures de contrepartie sur
la Caisse. Elle lancera automatiquement l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder en
comptabilité.
TOUCHE
ABANDONNER
A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre
saisie en cours
198
199
5 - ECRITURES D’ OPERATIONS DIVERSES
Vous avez sélectionné, au départ, les écritures d’Opérations Diverses
Le principe adopté est simple.

L’écriture de contrepartie ne peut pas être automatique. Le système va
contrôler que le total de vos écritures saisies au Débit doit être rigoureusement égal au
total des écritures saisies au Crédit. En cas de non balance, les écritures ne pourront pas
être validées.
NUMERO DU CODE BANQUE
Ce numéro est toujours le 99 et il est automatique
Le numéro collectif ne peut pas être connu
DATE DU MOUVEMENT
C’est la date réelle où l’opération a lieu. Attention, c’est la date du jour qui est toujours
proposée
NUMERO DE PIECE COMPTABLE
Chaque pièce comptable qui est saisie porte un numéro de pièce différent. C’est une règle
comptable et il faut vous conformer aux méthodes décidées par votre Chef Comptable ou
Expert Comptable
Ce code vous sera communiqué si vous validez la pièce
LIGNES DETAIL
NUMERO DE COMPTE
Ce peut être n’importe quel compte de votre comptabilité auxiliaire.
ATTENTION : Chaque Société est totalement libre de codifier ses comptes auxiliaires,
ce qui signifie que nous ne pouvons pas faire de contrôle de cohérence ou
d’incohérence sur les mouvements saisis. Les seuls contrôles effectués sont
l’existence ou non des comptes saisis.
Si le compte Client ou Collectif existe, le nom de ce compte s’affiche dans la fenêtre Libellé
NUMERO DE FACTURE
Obligatoire si le compte mouvementé est un compte Client.
En effet, pour pouvoir imputer l’écriture sur le client, le système exige et contrôle le numéro de
facture sur laquelle le mouvement porte. Cette obligation permet d’une part la gestion des
impayés, d’autre part la gestion du commissionnement des VRP
Si le compte n’était pas un compte client le numéro de facture n’est pas contrôlée et sera
considérée comme information libellé
200
DATE ECHEANCE
Forcez-vous à saisir cette information si elle peut être cohérente
LIBELLE DU MOUVEMENT
Cherchez toujours à saisir un libellé clair et précis où l’on retrouve facilement la nature
du mouvement
(Exemple : OD Facture xxxxx/xxxxxx si vous soldez un règlement facture sur une autre
facture du même client)
DEBIT ou CREDIT
Il faut saisir un montant dans une seule colonne. La double imputation Débit + Crédit n’est pas
autorisée.
Ici les comptes mouvementés pouvant être de nature totalement différente, nous ne pouvons
pas vous indiquer de moyen mnémotechnique pour vous donner le sens des mouvements
TOUCHE
VALIDER
Avant de valider, vérifier si solde est nul, sinon la pièce sera refusée
La validation va générer les écritures saisies (elle ne génère aucune écriture de contrepartie
et pour cause ! ) Elle provoquera également l'édition de la pièce comptable qu'il faudra garder
en comptabilité.
TOUCHE
ABANDONNER
A tout moment un clic sur cette touche vous permet de vous échapper sans valider votre
saisie en cours
201
202
EDITION FACTURES CREDITRICES
BUT
Pourquoi avez-vous des Factures Créditrices ?
Deux conditions peuvent intervenir pour rendre une facture créditrice :
 Le client peut avoir trop réglé (le client à réglé un montant supérieur à la facture)
 Vous avez imputé un règlement sur une facture du client alors que le client réglait une autre. Dans ce
cas, vous vous trouvez avec la situation suivante : Une facture reste impayée, une autre est créditrice
Quand doit-on éditer cet état
?
Peut-être serait-il souhaitable de lancer une "RESTRUCTURATION des impayés" avant d'utiliser ce
programme ?
A - Lorsque votre exercice comptable sera achevé, vous devrez éditer l’état des Factures Clients
Créditrices de façon à ce que votre Expert comptable puisse vérifier vos comptes Clients
B - Avant de lancer les lettres de relances. En effet, certaines factures peuvent être impayées alors que
ceci résulte d’une mauvaise imputation lors du règlement
DATES
DU ... AU
Pour effectuer une vérification avant l’édition des lettres de relances, les dates sélectionnées devront
être :
 du : 01/01/1958 par exemple (date la plus éloignée dans le temps pour que toutes les factures
anciennes soient prises en compte)
 au : date du jour de l’édition (de manière à avoir tous les mouvements)
Pour le BILAN, ces dates seront :
 du : 01/01/1958 (voir explication plus haut)
 au : Date du dernier Jour de votre Exercice Comptable à clôturer
TOUCHES IMPRESSION ECRAN OU IMPRIMANTE
Cette touche permet de valider votre saisie et de lancer, sur papier blanc, l’édition de l’état
TOUCHE QUITTER
Permet de quitter immédiatement l’écran sans aucune validation
COMMENT UTILISER CET ETAT ET POURQUOI FAIRE ?
Périodiquement et surtout avant de lancer la procédure d’édition des lettres de relances, il vous faut rapprocher
cet état avec la liste des impayés par client.
Toute anomalie dûe exclusivement à une erreur d’imputation du règlement sur une facture, devra être corrigée
immédiatement par O.D. (Débit et Crédit sur le même Client mais en imputant la facture créditrice sur l’écriture
Débit et l’autre facture impayée sur la ligne écriture Crédit)
Cette opération vous permettra d’obtenir une gestion normale de vos comptes clients et de ne pas relancer à tord
des clients qui auraient payé leurs factures
203
204
205
SOLDE AUTOMATIQUE DE CERTAINES FACTURES
BUT
Pour quelques centimes d’écart en + ou en -, des factures peuvent se situer dans la liste des Impayés ou dans la
liste des Factures créditrices.
Ces modiques écarts proviennent essentiellement des écarts dans le calcul de la TVA entre le calcul de
l’ordinateur et celui de votre Employé chez le Client.
Il provient également du fait que le client « arrondisse » le montant de son règlement .
Ces centimes constituent une véritable plaie pour les comptables qui doivent saisir deux écritures d’ O.D. pour
solder chaque facture.
Devant l’insistance de la demande, nous avons développé cette fonction. Nous vous demandons de vérifier ces
écarts avant de lancer cette fonction. En comptabilité il est courant de dire « qu’un écart de un centime peut
cacher de très gros écarts ». A vous de bien gérer votre comptabilité !
Ce programme solde la facture par une écriture comptable, et libèrera les commissions qui seraient
éventuellement bloquées par cet écart.
COMPTE COLLECTIF DE PERTE
C’est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de « Perte » c’est à dire le montant
de manque à gagner (le règlement est inférieur au montant de la Facture)
Il est obligatoire . Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer
automatiquement. Nous vous demandons de garder le compte 65800000
COMPTE COLLECTIF DE PROFIT
C’est le numéro de compte collectif sur lequel vont être portées les écritures de « Profit » c’est à dire le montant
de gain (le règlement est supérieur au montant de la Facture)
Il est obligatoire . Chaque Société étant libre de sa codification, nous ne pouvons pas le proposer
automatiquement Nous vous demandons de garder le compte 75800000
MONTANT MAXIMUM DU SOLDE A CLOTURER
Composer le montant maximum du solde (généralement 0,50 €)
Le système réagit au-delà de quelques euros (4 €)
TOUCHE
VALIDER
Un clic sur cette touche va valider votre saisie et générer les écritures soldant les factures
 dont le règlement serait supérieur au montant saisi
 dont le règlement serait inférieur au montant saisi
TOUCHE
QUITTER
Un clic sur cette touche ou un clic sur le haut et droite de l’écran ( x ) permet de s’échapper de l’écran sans
qu’aucune écriture soit générée.
206
207
INTERROGATION SITUATION D'UN COMPTE CLIENT
BUT
A tout moment et en temps réel, vous pouvez connaître la situation comptable d'un compte
Client.
N° DE CLIENT
Composer le code client à consulter
SELECTION
TOUTES LES FACTURES = détail de toutes factures soldées ou non
FACT NON SOLDEES
DATE DU
= détail uniquement de ce que doit le client, les factures totalement
Payées n'apparaissent pas.
AU
C'est la période sur laquelle vous voulez interroger un compte.
N'oubliez pas que, plus vous remontez loin dans le compte, plus vous obtiendrez des
renseignements intéressants
IMPRESSION SUR ECRAN OU IMPRIMANTE
Si vous utilisez l'imprimante, le document édité correspond à un relevé de compte. Il pourrait
éventuellement être envoyé au client
208
209
MAJ FFF - COMPTEUR DE LETTRES
BUT
Ce programme peut servir à plusieurs effets :
-
Interroger d'une façon banale une facture
De corriger le nombre de lettres de relances. Ce compteur automatique lors de l'édition
des lettres peut être modifié :
 remis à une valeur inférieure si vous souhaitez recommencer tout le cycle des
4 lettres de relance pour cette facture
 mis à la valeur 5 si vous ne voulez pas que cette facture soit relancée.
A chaque fois que vous allez appeler une facture et la modifier, il faudra obligatoirement
valider les modifications par l'appui sur la touche Validation (sinon aucune modification sera
prise en compte)
210
LES
ETATS
211
RESTRUCTURATION DES IMPAYES
BUT
Le fichier des Impayés est un fichier "Extra Comptable" c'est à dire que nous ne l'avons pas
intégré, par mesure de sécurité, aux écritures comptables.
Cette précaution nous permet de gérer ce fichier en toute liberté.
Certaines factures peuvent rester impayées alors qu’il peut s’agir tout simplement d’erreur
d’imputation dans les règlements (vous trouvez, dans la liste des factures créditrices, des soldes
trop payés correspondant aux factures insuffisamment soldées).
Nous avons souhaité vous apporter une aide substantielle dans la seule mesure où nous pouvions
réagir.
Partant du principe que votre fichier des impayés est un fichier « Extra Comptable » dans le sens
que seules les écritures comptables font partie intégrante de la comptabilité, ce module exécute
les contrôles suivants :
Pour chaque Client :
A - Calcul du solde comptable du compte Client à partir du fichier Ecritures Comptables.
B - Si le solde comptable du Client n’est pas équilibré (Total des Débits différent du Total des
Crédits) aucune action n’est entreprise sur le fichier des Impayés de ce client
C - Si le solde comptable du Client est équilibré (Débits = Crédits), cela signifie que le compte
client entier est soldé, cela signifie également que ce client ne peut pas avoir logiquement
des impayés.
Partant de ce principe, nous allons visité toutes les factures de ce client dans le fichier des
Impayés du client.
Toutes les factures qui ne sont pas soldées (en trop payé ou pas assez) nous les soldons
d’office sans écritures comptables puisque celles-ci sont correctes et ne doivent pas être
touchées.
Cette opération n’étant faite que sur ces comptes clients soldés, elle ne vous dispense pas
de vérifier les états des impayés par rapport à l’état des factures créditrices.
IMPORTANT :
Avant d’utiliser ce module, il est important que vous lanciez d’abord le programme de solde
automatique afin de solder les factures de quelques centimes.
212
213
EDITION DES IMPAYES SUR UNE PERIODE
BUT
Ce module permet d’éditer les impayés, classés par client, sur une période déterminée.
Pour le Bilan, cet état est nécessaire. Il doit être édité le dernier jour de
l’exercice comptable c’est à dire après avoir enregistré les dernières
informations du dernier mois comptable. Sinon, comme ce fichier est mis
à jour en temps réel à chaque mouvement de facturation, des règlements
de clients , d’enregistrements des impayés clients ou encore par les
opérations diverses sur les clients, cette édition ne sera plus utile pour
votre Chef Comptable.
DATE DEBUT
DATE FIN
Pour le Bilan, la date début doit être la plus lointaine (début d’utilisation du système ,
exemple 01/01/1958)
jusqu'à la date du dernier jour de l’exercice comptable.
Pour vos pointages ou besoins autres, ces dates sont libres.
Sachez toutefois que ce sont ces dates qui conditionnent les recherches des impayés. Toute
date en amont ou aval de votre sélection ne sera pas prise en compte.
Ces dates correspondent aux dates de factures saisies sur votre ordinateur (et qui sont
impayées)
214
215
ETAT DES IMPAYES PAR DATE D'ANCIENNETE
BUT
Ce module va vous permettre d’éditer la liste de vos impayés classée par date d’ancienneté
de facture.
Les deux dates qui vous sont demandées d’introduire correspond à la sélection que vous
souhaitez.
Plus la date début est lointaine, plus le système recherchera dans le temps.
Toute date de facture impayée en amont ou en aval de votre sélection sera ignorée
216
CLOTURE D'UN MOIS COMPTABLE : FIN DE MOIS
BUT
Avant de clôturer un mois, il est IMPERATIF que vous ayez procédé à la saisie de toutes
les écritures comptables d'un mois
Pour des raisons fiscales en cours d’exercice et pour clôturer l’exercice en cours, vous serez
amenés à lancer cette procédure qui consiste en :
 Arrêter les comptes de la comptabilité auxiliaire pour un mois donné (clôturer un mois
comptable)
 Edition d’un état récapitulatif des écritures transférées en comptabilité générale (cumuls
débits et crédits de tous les collectifs mouvementés dans le mois). Ces écritures de
comptabilité générale ne sont pas traitées par ce module, elles peuvent faire l'objet d'un
additif à cette application.
 Vérifier, en allant dans le Menu "INTERROGATIONS DIVERSES", puis en sélectionnant le
"Tableau de Bord des Ventes", que le solde général du mois à clôturer est bien à zéro. (voir
explication de ce Menu". Ce solde est impérativement à zéro si aucun incident technique
ou matériel ne s'est produit durant toutes les opérations saisies dans ce mois comptable.
En cas de solde différent de zéro, nous contacter car vous ne devez pas clôturer un mois
qui n'est pas équilibré.
.
DATE… DU
à
DATE… AU
Cette sélection est importante puisqu’elle correspond aux dates de saisie des écritures
dans le mois.
er
Si vous clôturez un mois, n’oubliez pas de mentionner le 1 jour du mois (01) et surtout le
dernier jour du mois du calendrier (31,30,29 ou 28) sinon vous risquez d’oublier des écritures
er
enregistrées le 1 ou à la fin d’un mois.
CLOTURE FIN EXERCICE
Le fait d'avoir clôturer un mois, pour un exercice comptable en cours, n’empêche pas la
possibilité de revenir sur un mois clôturé et saisir des écritures « oubliées ».
Cette possibilité n'est valable que si vous reclôturer, à
nouveau, ce mois rectifié et que votre Chef Comptable ou
Expert comptable en tienne compte pour les déclarations
fiscales et de bilan.
Si vous "modifiez" des écritures sur des années clôturées
dans les bilans, notre responsabilité est totalement dégagée.
ETAT EN EDITION
Ce programme va lancer, sur l'imprimante "LASER" tous les états suivants :
-
Journaux auxiliaires Banque
Journaux auxiliaires Caisse
217
-
Journaux auxiliaires Opérations Diverses
Journaux auxiliaires Ventes
Le tableau de bord des collectifs
Et va effacer tous les cumuls entrées-sorties en stock.
Cette édition est très rapide, s'il vous faut 2 exemplaires, relancer la clôture.
218
EDITION DU GRAND LIVRE DES ECRITURES
BUT
Cette fonction permet d’éditer, à tout moment, la liste des écritures comptables contenues
dans chaque compte Clients.
Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos
comptes et surtout pour le Bilan car c’est un document comptable officiel.
Vous aurez également à utiliser ce programme si vous éliminez les écritures de + 5 ans
SELECTION DU GRAND LIVRE
Vous pouvez, EXCLUSIVEMENT selon les souhaits de votre Chef Comptable ou Expert
Comptable, choisir entre 2 options différentes pour le Bilan :
 Avec historique complet (c’est à dire avec le détail de toutes les écritures depuis l’utilisation
de cette application comptable. )
 Avec le détail de toutes les écritures de l’exercice en cours (sélectionné) et avec le report à
nouveau (en solde) des écritures antérieures à l’exercice (sélectionné)
 Uniquement une seule feuille qui comportera le total général de votre grand livre (pour
contrôles avec le Chef Comptable uniquement)
DATE DEBUT ET DATE FIN
(exercice)
Pour le bilan, ce sera votre période de début d’utilisation de cette application jusqu'à la
date de fin d’exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999
= de la
date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice). En effet, il faut
demander à votre système d’aller rechercher TOUTES les écritures anciennes sur vos
fichiers sinon votre état sera erroné.
Pour vos pointages, c’est la période que vous souhaitez sélectionner
SELECTION DES COMPTES CLIENTS A PRENDRE EN COMPTE
Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu’il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en
codification) jusqu’au plus grand (en codification) (4100001 à 4199999)
Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez
Nous nous permettons d'insister sur le fait que ce document est une pièce
comptable qui vous sera réclamée par votre Service Comptable (et Expert
Comptable) et vous sera réclamée pour tout contrôle de votre comptabilité.
Ce document avec historique complet est à archiver soigneusement chaque
année au même titre que les autres pièces telles que journaux fin de mois,
factures, etc.. .
219
220
EDITION DES BALANCES
EDITION TABLEAU BORD COMPTES COLLECTIFS
BUT
Cette fonction permet d’éditer, à tout moment, la liste des cumuls écritures comptables
contenues dans chaque compte Clients et éditer, sur la même ligne les cumuls débit – crédit
et le solde du compte. (c'est la balance carrée)
Vous pouvez utiliser cette fonction pour tous travaux de vérification et pointage de vos
comptes et surtout pour le Bilan car c’est un document comptable.
Elle vous permet, en outre, d'éditer le tableau de bord des Ventes et Collectifs du mois ou
d'une période
SELECTION DE LA BALANCE
Vous pouvez choisir entre 2 options différentes :
 Balance des comptes Clients
 Tableau de bord des Ventes effectuées dans le mois ou sur une période
DATE DEBUT ET DATE FIN
(exercice)
Pour le bilan, ce sera votre période de début d’utilisation de cette application jusqu'à la
date de fin d’exercice comptable (exemple : 01 janvier 1955 au 31 décembre 1999
= de la
date la plus ancienne possible jusqu'à la date de fin de votre exercice).
En effet, il faut demander à votre système d’aller rechercher TOUTES les écritures
anciennes sur vos fichiers sinon votre état sera erroné.
Pour vos pointages, c’est la période que vous souhaitez sélectionner
SELECTION DES COMPTES CLIENTS A PRENDRE EN COMPTE
Pour le bilan ce sont TOUS vos comptes qu’il faut sélectionner. Depuis le plus petit (en
codification) jusqu’au plus grand (en codification) (4100001 à 4199999)
Pour votre pointage ponctuel, vous choisissez les comptes que vous souhaitez
Pour les comptes collectifs, ils sont à 8 chiffres et commencent par le chiffre 1
jusqu'à 8
221
222
EDITION JOURNAUX AUXILIAIRES PROVISOIRES
BUT
A tout moment vous pouvez, pour des besoins de pointage, éditer l’un ou totalité des journaux
auxiliaires avec une sélection de n’importe quelle période. (liberté totale)
Cependant, des arrêtés fiscaux (par exemple règlement de la TVA) obligent le Service
Comptable à arrêter les comptes tous les mois. Cette procédure a été appelée ici « Clôture
FIN DE MOIS ».
Sans entrer dans le dédale de la comptabilité, sachez que « clôturer » un mois cela signifie
que toutes les écritures saisies pour ce mois considéré vont être centralisées sur des comptes
collectifs et vont permettre d’effectuer les déclarations (dans notre exemple : la TVA encaissée
ou remboursée).
Comme ces écritures ont été recensées et déclarées définitives, il faut les geler c’est à dire ne
plus pouvoir les voir apparaître dans le prochain état de centralisation sinon, comme dans
notre exemple, vous allez déclarer plusieurs fois la même TVA ce qui serait très grave pour
votre trésorerie.
Le module de « CLOTURE FIN DE MOIS » va éditer et générer les centralisations sur les
collectifs.
En effet, les Journaux auxiliaires définitifs ne vont prendre que les écritures du mois comptable
clôturé.
Pour vous être agréable et faciliter votre tâche, il vous sera possible d’éditer des « Journaux
Etat de Contrôle »
Ces états de contrôle n’ont aucune vocation comptable, ils ne vous serviront que pour vos
pointages.
SELECTION JOURNAUX
BANQUE, CAISSE, O.D., VENTES
Sélectionner selon votre besoin.
DATE DEBUT .... DATE FIN ....
Etat Contrôle pour pointage : Aucune contrainte sur les dates. Contrairement à la clôture
d’un mois, vous pouvez sélectionner plusieurs mois.
I M P O R T A N T  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Selon l’organisation comptable et les décisions qui seront prises par votre Chef
Comptable ou Expert Comptable, ce système comptable offre la possibilité (sauf
blocage dans les paramètres Société) de continuer à saisir des écritures comptables
sur un mois clôturé.
Bien que très opposé à cette solution, cette disposition a été développée à la demande
de notre Clientèle.
223
Si cette façon de procéder est mise en place dans votre Société, il y aura lieu de
s’assurer, chaque mois, que des écritures n’aient pas été saisies pour les mois
précédents, et de ce fait, tenter systématiquement de clôturer les mois précédents afin
de centraliser très rapidement les dites écritures retardataires.
Si cette façon de procéder est, comme nous le devinons, de clôturer un mois et ne plus
revenir en arrière, il suffit de modifier le paramètre date exercice dans le fichier Société.
er
(date du 1 jour du mois qui suit le mois clôturé). Ainsi plus aucune écriture ne pourra
être saisie sur les mois précédents.
224
LETTRES DE RELANCE AUX CLIENTS
BUT
Relancer par courrier un client est généralement considéré, à tord, comme un acte
Anti commercial pour celui qui la reçoit.
Un client qui a déjà payé et que l’on relance à tord, considère que le service expéditeur
est désorganisé.
Partant de ce principe, nous allons vous donner les moyens de limiter ou d’éliminer ces
éventuelles anomalies qui font perdre du temps, la patience des clients et qui peuvent
provoquer des conflits inutiles.
L’expérience veut que ces clients ayant des impayés ont déjà été relancés par
téléphone, par une visite commerciale ou technique.
La lettre de relance n’intervient qu’après une phase préparatoire de relations
commerciales.
Ce qui nous intéresse ici, c’est comment relancer avec le plus de sécurité ?
Par une phase préparatoire (si elle n’a pas été faite régulièrement) c’est de contrôler les
impayés.
 Lancer le solde automatique pour supprimer les factures non soldées pour quelques
centimes, ensuite lancer la Restructuration des impayés
 Editer la liste des impayés sur une période (du = date très ancienne au = date de
facture jusqu’où vous voulez relancer vos clients)
 Editer la liste des Factures créditrices (avec les mêmes paramètres dates)
 Comparez, client par client, ces deux états. Cela va vous prendre un petit quart
d’heure. Vous allez certainement découvrir de « faux » impayés consécutifs à une
mauvaise imputation des règlements
 Régularisez les comptes clients pour rectifier les éventuelles anomalies d’imputation
 Utilisez si besoin le programme de MAJ FFF
 Vous êtes prêt(e) à relancer vos clients en toute sécurité et vous disposez d’un
certain temps pour arriver au terme de toutes les séquences de ce programme
PREMIERE PHASE DES RELANCES
OU VOULEZ-VOUS VOUS RENDRE ?
Nous verrons, en cours du traitement, que vous pouvez revenir à cet écran pour
rééditer les lettres de relance.
Cette réédition vous permet, soit de vous procurer un double de lettres si votre système
ne vous permet pas de faire autrement, soit de rééditer car un incident technique
imprimante vous y oblige.
Après avoir lu toutes les explications sur les lettres de relance, vous comprendrez la
signification de cette question
TOUCHE
VALIDER
Le système va poursuivre vers l’ écran numéro 2
TOUCHE
QUITTER
225
Vous pouvez quitter immédiatement ce traitement
DEUXIEME ECRAN
DATE FACTURE JUSQU’OU VOUS VOULEZ RELANCER ?
Suivant l’organisation commerciale et comptable de votre Société, suivant la nature des
Clients que vous gérez, la décision peut être totalement différente.
Aussi, ne pouvant répondre à toutes ces diversités, nous allons illustrer ce paragraphe
d’un exemple théorique :
 Mes impayés étant déjà gérés par appels téléphoniques de ma part, je considère
qu’au plus tôt je dois relancer par courrier toutes factures anciennes de plus de 30
jours. J’ai laissé au client le temps de recevoir la facture, au bout de 15 jours j’ai
commencé à le relancer par téléphone, j’ai fait le nécessaire auprès de notre service
commercial ou technique pour résoudre un éventuel problème. Le client aurait dû
me faire parvenir le règlement, donc je peux le relancer
 Ma date sera donc : Date d’aujourd’hui moins 1 mois (dans cet exemple théorique)
Cela signifie que je vais relancer toutes les factures impayées depuis un mois et
plus.
TOUCHE
VALIDATION
226
La date validée va permettre au système de vous éditer une liste de proposition de
toutes les relances qu’il pourrait éditer. Cette liste n’est qu’une proposition qui
demande à être vérifiée par vos soins.
Une fois cette proposition éditée sur papier blanc, le système bascule sur l’écran
d’interrogation des comptes.
Ainsi, si vous avez des doutes sur certains clients ou factures, vous pourrez à loisir
interroger les comptes
TOUCHE
QUITTER
Vous pouvez encore quitter le traitement des lettres de relance sans problème
TROISIEME ECRAN
- visualisation des comptes -
A loisir vous pouvez interroger tous les comptes qui pourraient présenter problème.
Tant que vous n’aurez pas utilisé la TOUCHE FERMER, vous resterez dans la
séquence d’interrogation
TOUCHE
FERMER / quitter
Vous avez terminé d’interroger les comptes que vous souhaitez contrôler. Un clic sur
cette touche va vous permettre d’avancer d’un écran et pouvoir supprimer la relance de
certains clients ou certaines factures.
227
QUATRIEME ECRAN - suppression de relances à ne pas effectuer
METHODE DE TRAVAIL
Une méthode, simple, efficace et qui vous fera gagner beaucoup de temps, c’est
d’annoter, sur la proposition de factures à relancer, les actions que vous aller
entreprendre (suppression de telles factures, de tels clients)
Ce document, après saisie, sera classé précieusement dans un classeur appelé
« Relances »
Vous verrez, sur l’écran suivant, que cette méthode vous sera d’un grand secours
SAISIE
Plusieurs critères permettent à penser que certains Clients ou certaines Factures ne
sont pas à relancer
Ces critères peuvent être commerciaux, techniques ou autres.
Ce module va vous permettre, soit de ne pas relancer un client entier (toutes les
factures de ce client) ou de ne pas relancer certaines factures bien précises
Toute la saisie va s’effectuer à partir du cadre en partie gauche. Le résultat,
pour vérification, va s’afficher dans le cadre situé en partie droite.
228
Attention à la touche « C’EST TERMINE » qui va valider immédiatement
l’écran entier et tout le traitement de suppression.
NUMERO CLIENT A NE PAS RELANCER
Si la totalité de ce client n’est pas à relancer ou si plusieurs de ses factures ne sont pas
à relancer, composer le code Client et produire un clic sur la touche bleue « VALIDER »
Si le numéro de compte client est correct et s’il possède bien une préparation de
relances, le système va énumérer, en partie droite, chaque facture du client :
 Numéro de compte client
 Numéro de la Facture
 Montant de la relance
A chaque facture visualisée, le système va vous demander si vous confirmez ou non la
suppression de la lettre de relance
OUI = La facture ne sera pas relancée
NON = La facture sera relancée
NUMERO DE FACTURE A NE PAS RELANCER
Si vous travaillez ponctuellement sur une facture, vous pouvez saisir le numéro de
Facture et un clic sur la touche VALIDER va permettre de visualiser la facture appelée.
Comme plus haut, le système va demander la confirmation de la suppression.
Prenez votre temps, c’est une partie importante
TOUCHE C’EST TERMINE
Un clic sur cette touche va valider toutes vos actions. C’est terminé, le traitement se
poursuit vers le cinquième écran
229
CINQUIEME ECRAN - COMPTEUR DE LETTRES COMPTEUR DE LETTRES
LE COMPTEUR DOIT-IL PROGRESSER DE + 1 ?
Bien qu’elle semble « farfelue » à prime abord, cette question - réponse est très
importante pour la suite de votre traitement.
OUI = Cette vague de lettres de relances doit s’éditer normalement, c’est à dire en
faisant évoluer le degré hiérarchique de fermeté de la correspondance
(exemple : Si le client n’a jamais été relancé, il recevra la lettre N° 1
Si le client a été relancé 2 fois, il recevra la lettre N° 3 etc..)
De plus, le fameux petit compteur que nous pouvons trouver dans
l’interrogation d’une facture va progresser de + 1 (restera bloqué au chiffre 5)
Cette opération de + 1 dans le compteur va s’effectuer sur toutes les factures qui vont
être relancées et uniquement celles-ci.
NON = La grève de la Poste reste un problème dont il ne faut pas négliger les effets.
Vous doutez que vos Clients aient reçu votre relance !
Comme deux précautions valent mieux qu’aucune, vous décidez de renvoyer, à
nouveau les mêmes lettres à vos Clients . Votre compteur ne doit pas évoluer de + 1,
sinon vous enverriez une lettre plus sévère à ces clients.
230
Ce travail est facilité puisque, comme nous vous l’avons indiqué sur
l’explication de l’écran précédent, vous avez gardé la trace du document des factures
ou clients à ne pas relancer.
C’est, à notre sens, le sens motif pour ne pas faire évoluer le compteur, c’est à
dire de rééditer une même vague de même lettres.
EDITION DES LETTRES
Papier avec en-tête préimprimé
Le papier sur lequel vont être éditées les relances est un papier comportant déjà votre
sigle, raison sociale et adresse. Le système n’éditera donc pas ces informations
Papier blanc - Vous désirez que votre LOGO soit imprimé
Le papier sur lequel vont être éditées les relances est un papier blanc. Votre LOGO a été
scanérisé et vous souhaitez qu’il s’imprime automatiquement sur vos lettres
Papier blanc - Vous ne voulez pas que votre LOGO soit imprimé
Le papier sur lequel vont être éditées les relances est un papier blanc. Votre LOGO a été
ou non scanérisé et vous ne souhaitez pas qu’il s’imprime sur vos lettres. Seules les
informations Raison Sociale + Adresses + Diverses informations de votre Société
seront éditées
VOTRE NOM S.V.P.
Rien n’est plus désagréable que de recevoir une lettre de relance sans connaître le nom
de la personne qu’il faut contacter pour « râler », « s’expliquer », et quelques fois
« s’excuser » !
C’est vrai, cette réaction est humaine et typiquement Française, aussi nous vous
engageons à saisir le Nom de la personne qui recevra les appels téléphoniques qui ne
manqueront pas après chaque expédition de relances.
Hormis les appels de « râleurs patentés » qui ont besoin de se défouler mais qui vous
aiment bien et qui resteront toujours de fidèles clients, les appels téléphoniques de vos
clients sont une source inouïe de renseignements précieux qu’il ne faut surtout pas ni
négliger ni gérer à la légère.
Les Sociétés ayant eu la qualification de l’APSAD connaissent l’importance de ces
termes et ont mis en place tout un système de contrôle qualité de services (exemple
norme ISO 9200) pour gérer, entre autres, le suivi de ces appels téléphoniques.
Un conseil gratuit : Une lettre de relance sans signature est toujours mal perçue des
Clients qui considèrent qu’aussitôt éditée, la page a été mise sous enveloppe sans
contrôle. Signer les lettres ne prend que quelques minutes, permet de bloquer des
courriers qui n'auraient pas du être édités mais que l'on a oublié d'annuler, mais surtout
est considéré comme un acte commercial, de considération et de bonne gestion de la
part des clients.
TOUCHE
VALIDER
Un clic sur cette touche provoquera la validation des informations saisies et le
lancement automatique de l’édition de vos lettres
TOUCHE
TOUT ANNULER
231
Un clic sur cette touche provoquera l’arrêt définitif de la procédure de lettres de
relances. Aucune mise à jour ou modification n’ont été entreprises. Seul le fichier de
proposition de lettres reste en l’état actuel.
A propos, avec votre permission, reportons-nous en arrière. En tout début de la
gestion des lettres de relances, nous nous sommes pas suffisamment appesantis sur
le fait que vous auriez la possibilité de rééditer les mêmes lettres de relances (par
nécessité d’avoir un double, par fausse manipulation, pour raison technique due à
l’imprimante, panne de courant etc..) Nous sommes arrivés au paragraphe qui va vous
permettre d’appréhender l’analyse du problème.
Si vous aviez choisi, sur le premier écran, de pouvoir rééditer vos lettres de
relances, le système vous aurait proposé directement ce cinquième écran (sans
gestion de compteur)
Ainsi vous auriez eu la possibilité de rééditer, autant de fois que souhaité, les
lettres de relance
COMMENT SONT GEREES CES LETTRES - COMMENT SONT ANALYSEES LES
RELANCES ?
Nous nous excusons de mettre ce paragraphe à ce niveau. Cet emplacement est
volontaire car nous souhaitions que la lecture complète de tout ce qui précède vous
232
aide à mieux comprendre quelle démarche nous avons choisi d’utiliser pour gérer et
éditer ces fameuses relances.
Sur le marché actuel, vous pouvez trouver les mille et une façons de gérer les lettres de
relance avec sécurité.
Notre démarche est sans doute l’image de l’une de ces mille et un façons ? C’est
possible mais peu importe puisque nous n’avons pas cherché à le vérifier. Cette
démarche est issue de notre expérience du terrain et nous vous la livrons telle qu’elle
nous paraît être l’une des meilleures solutions souhaitables.
Bien entendu, si vous souhaitez une gestion personnalisée, nos Services sont à votre
disposition pour analyser et développer votre demande particulière.
Nous allons procéder par couches successives d’exemples pour imager notre façon
de traiter les lettres de relances :
A )- Le client n’a jamais eu de relance
 Le client recevra la première lettre de relance normalement
B) -Le client n’a qu’une seule facture et a été relancé 1 fois
 Le client recevra la deuxième lettre de relance normalement
C) -Vous facturez, à nouveau ce même client.
Ce client a donc, dans votre fichier, une facture déjà relancée 2 fois et une facture qui n’a
jamais été relancée
 Le client recevra la troisième lettre de relance (cette lettre aura le détail des 2 premières
factures impayées + la nouvelle)
Autre exemple :
Le semestre précédent vous avez expédié les 4 lettres de relance à un client qui ne vous a
pas réglé
Vous facturez à nouveau ce client et vous lancez les lettres de relances
 le client recevra la quatrième lettre de relance (avec rappel des deux factures
impayées + la nouvelle)
Quelle est la solution qui a été retenue ?
 Le système va considérer que le réel traitement de relance des impayés va être
effectué par vos services en amont et en aval des lettres de relances
 Si toutes les factures impayées d’un même client ont été relancées 4 fois, le
système ne relancera plus le client (c’est normal, le contentieux a pris le relais)
 Pour rester cohérent avec les lettres de relances qu’il édite, le système va toujours
analyser, pour le même client, toutes les factures qui restent impayées.
Sur ce nombre de factures impayées, il va conserver la trace de la lettre la plus
sévère qu’il a édité pour l’une de ces factures impayées. Il va considérer que c’est à
partir de cette lettre qu’il faut relancer l’ensemble des factures impayées.
Si la dernière relance était déjà une lettre N° 4, il va relancer le client avec une
nouvelle lettre N° 4 jusqu'à ce que toutes les factures aient été relancées 4 fois.
Si la dernière relance était une lettre N° 2, il va relancer le client avec une nouvelle
lettre N° 3 dans laquelle toutes les factures impayées seront détaillées.
233
----------------------------------------------------------------------- Nous sommes partis du principe que vous allez suivre logiquement vos impayés en
procédant par des relances téléphoniques, visites, relances par l’informatique.
 A un moment donné, vous avez eu à décider si tel client devait être mis en
contentieux dur, si avec tel autre vous ne souhaitez plus travailler, ou encore si tel
autre avait raison de ne pas payer et vous avez annulé la facture (par un avoir) car le
service facturé n’a pas été rendu.
 A aucun moment nous ne pouvons nous substituer à votre organisation, notre
système ne fait qu’avoir ce que l’on appelle « de la mémoire », il n’oublie pas les
différents courriers qu’il a eu à éditer et il réagit rigidement comme « un ordinateur »
Un même client ne reçoit qu’une seule lettre de relance en même temps. Cette lettre
récapitule TOUTES les factures demeurées impayées par le client.
Conservez la trace d’un double des lettres dans votre dossier client (agrafez également, à ces
lettres, le récépissé de réception des lettres recommandées)
--------oOo--------------------oOo--------------------oOo--------
234
EXPORTATION DES ECRITURES VERS COMPTA « CIEL »
Pour l’instant il ne nous a été demandé d’exporter les écritures comptables que vers le logiciel Ciel.
Il est normal de vous informer, si vous nous transmettez les informations techniques précises sur un
autre type de comptabilité générale classique et connu, nous nous ferons un devoir de développer la
même exportation vers ce type de comptabilité.
Ce logiciel permet :
- D’exporter la Balance des Collectifs des écritures (c’est l’utilisation commune, en effet, ce
sont les totaux centralisés de chaque journal qui sont exportés vers Ciel)
-
D’exporter le détail de chaque écriture (cas extrême car il faut que tous les comptes Ciels
soient compatibles avec ce logiciel). Avant d’utiliser cette version, procédez à un essai
avec votre comptable. Cette solution n’est jamais utilisée.
279
VOUS AVEZ LA POSSIBILITE :
-
De pouvoir exporter plusieurs fois les mêmes écritures d’une période (ce cas n’est
exclusivement utilisé que pour procéder aux essais de compatibilité entre ce logiciel et
Ciel. Le fait de pouvoir exporter plusieurs fois les mêmes écritures permet de pouvoir
effectuer plusieurs essais). ATTENTION : une fois la procédure bien rodée entre ce
logiciel et Ciel, il ne faudra plus utiliser cette option pour la bonne raison que :
- Cette option ne marque pas les écritures dans notre logiciel, ce qui signifie qu’elles
peuvent être exportées plusieurs fois
- Si vous exportez plusieurs fois les mêmes écritures vers Ciel, votre comptabilité Ciel
sera total erronée
-
De ne pouvoir exporter qu’une seule fois les mêmes écritures vers Ciel.
-
Après avoir extrait les écritures à exporter vers Ciel, notre logiciel marque ces
écritures afin d’interdire qu’elles puissent être centralisées à nouveau. C’est la
méthode classique de travail.
er
Cette extraction et Centralisation s’effectue généralement sur un mois comptable entier (du 1 jour au
dernier jour du mois, ouvrable ou pas).
Le fichier extrait est en format « Texte Ascii » compatible avec Ciel.
Il sera situé sur la racine du disque C : et porte le nom de : XIMPORT.TXT
280
SUPPRESSION DES FACTURES ET ECRITURES > 5 ANS
BUT
Rassurez-vous immédiatement, le titre est mal choisi.
Que se propose de faire ce module ?
-
Après s'être assuré que le Grand Livre détaillé complet ait été édité pour
l'année A -5 (exemple en 1999 c'est le grand livre arrêté au 31/12/1994 si vous
travaillez en année civile complète). S'il n'a pas été édité et archivé il faut l'éditer
avant de lancer l'opération sinon vous risquez de graves problèmes
en cas de contrôle de votre comptabilité.
-
Avoir procédé à une copie de sécurité de toute votre base de données
-
Avoir fait arrêter tous les postes de travail, seul le serveur reste en fonction.
-
Après avoir saisi le code secret qui vous sera communiqué à l'achat de cette
application
Alors le programme pourra effectuer les actions suivantes :
TOUS LES MOUVEMENTS ANTERIEURS ET EGAUX AU 31/12/1994 (pour reprendre notre
exemple plus haut) VONT ETRE ANALYSES :
-
-
Toutes les factures soldées et impayés soldés vont disparaître
Toutes les écritures comptables relatives aux Clients (comptes 41) et dont les
factures sont soldées vont se cumuler sur une ligne "Totaux Antérieurs" (qui
er
correspond à report à nouveau) et cette ligne portera pour date le 1 du mois de
janvier de l'année suivante (dans notre exemple : 01/01/1995)
Toutes les écritures dont les factures ne sont pas soldées resteront dans l'état c'est
à dire inchangées. C'est ce que l'on appelle l'explication du solde.
Les écritures portant sur les collectifs (Trésorerie, Tva, Ventes, etc..) vont se
cumuler, mois comptable par mois comptable, sur une seule ligne par compte et
par mois. Ceci permettra de pouvoir conserver les interrogations avec graphisme
en camemberts.
Nous répétons à nouveau que toutes les sécurités annoncées plus haut
sont à respecter à la lettre. Il nous sera impossible d'intervenir sur vos
fichiers si aucune copie de sécurité n'a été faite et si vous modifiez
volontairement les paramêtres de l'année - 5.
N'oubliez pas qu'après ce traitement, il ne sera plus possible de revenir
en arrière sur toutes les écritures supprimées définitivement.
235
236
REEDITION DES TICKETS D’UNE PERIODE
BUT
Pour satisfaire aux contrôles de l’administration, vous vous devez d’éditer tous les
tickets caisse en double exemplaires
- un à remettre à votre client(e)
- un à ranger, par N° de ticket, dans un classeur qui sera à disposition de votre
comptable et aux contrôleurs de l’administration.
Si ce classement n’a pas été effectué, ce programme permet de rééditer les tickets de caisse d’une période que
vous définirez (d’une date jusqu’à une date).
Les tickets porteront le terme de « Réédition » puisqu’ils seront édités bien après le jour de facturation et ne
seront pas, par nature, les documents originaux mais une copie conforme.
Il vous sera possible, suivant vos besoins, de rééditer ces tickets :
-
soit sur une imprimante classique laser ou jet d’encre. Les tickets s’imprimeront , en continue, dans
le même format que les tickets originaux
-
soit sur un fichier disque, au format TXT. Ce fichier appelé TICKET.txt sera situé sur la racine
du disque C : de votre ordinateur. Par copie-coller, vous pourrez exporter ce fichier vers un support
disquette, cd, zip afin d’être traité sur un autre ordinateur ou remis aux contrôleurs de
l’administration.
DATE DEPART – DATE FIN
Saisir la date de la première journée à éditer, puis la date de la dernière journée de facturation à éditer. Ces
deux dates sont prises en compte.
EDITION SUR IMPRIMANTE OU SUR FICHIER TXT
Sélectionnez le choix de support que vous souhaitez
281
282
RAPPEL DE CE QU'IL NE FAUT PAS OUBLIER
COMPTES COLLECTIFS
Nous vous demandons d'utiliser les comptes :
44571000 pour la TVA Perçue (tva que vous facturez à vos clients au taux de 19,60 %)
70610000 pour la Vente de Produits ou Soins
65800000 Perte Exceptionnelle (utilisé par le programme solde des factures)
75800000 Profit Exceptionnel (utilisé par le programme solde des factures)
COMPTES COLLECTIFS AUTOMATIQUES
Créer le compte :
70610000 pour la Vente de Produits ou Soins
BANQUES DE LA SOCIETE
Les comptes suivants :
98 CAISSE
99
O.D.
pour pouvoir enregistrer toutes les écritures de caisse
pour pouvoir enregistrer les écritures d'Opérations Diverses
CODES TVA
Les codes suivants :
1 = 19,60 %
55 = 5,50 %
98 = Exonéré
ETAT DES MOUVEMENTS ENTREE-SORTIE DU MOIS
N'oubliez pas que ces cumuls des entrées et Sorties s'effacent automatiquement avec la clôture mensuelle.
Pensez à éditer ces états avant de clôturer un mois
FOURNISSEURS ET ARTICLES
De créer un article appelé REMISE qui aura un code Fournisseur "bidon". Cet article Remise sera utilisé pour
ventiler, dans la saisie d'une facture, la remise globale que vous pourriez consentir à un client.
237
VOTRE NUMERO DE VERSION DU LOGICIEL
Ce logiciel est appelé à évoluer, c'est à dire que d'autres possibilités pourront venir agrémenter les
possibilités de cette application.
Sur notre site Internet il sera possible de télécharger directement certaines versions de mise à jour.
D'autres versions de mise à jour nécessiteront, pour certains d'entre vous, la nécessité de nous
demander un cd-rom spécial de modifications.
Ces modifications spéciales (modification importante dans la structure de la base de données) seront
bien entendu gratuites pour nos clients ayant souscrits à un abonnement de contrat de maintenance.
Pour les autres, il sera proposé un prix forfaitaire pour l'envoi de la nouvelle version.
En cas de refus, ces clients ne pourront plus bénéficier des nouveautés que nous ne manquerons pas
de développer.
Le texte sur l'écran est, nous l'espérons, suffisamment explicite.
238
239
Vous utilisez ce logiciel pour la 1ère fois
Nous avons tenté de vous éviter les pièges inhérents à une méconnaissance du logiciel.
Nous espérons y avoir réussi.
240
241
CES FENETRES SONT SITUEES DANS L'ECRAN DE DEPART
242
LES FICHES AUTORISATIONS POUR LES ACCES
En fonction du choix que vous aurez fait, sur la fiche Société, il y aura lieu de créer ou non les fiches
pour autoriser vos collaborateurs à utiliser certaines fonctions du logiciel.
Pour mémoire, la fenêtre de la fiche Société est la suivante :
Les explications que vous pourrez trouver, si vous cliquez sur la touche Explications, sont les
suivantes :
242
243
En fonction de votre choix, il sera nécessaire de créer, par collaborateur allant utiliser le logiciel, sa
fiche spéciale où vous allez pouvoir autoriser ou interdire certaines fonctions.
SI, en fonction de votre choix, les fiches sont nécessaires
Cette fonction est présente dans "Autres Menus"
244
FENETRE GENERALE DES AUTORISATIONS D'ACCES
C'est l'écran de visualisation de toutes les autorisations. Vous pouvez
supprimer, modifier ou rajouter de nouvelles fiches sachant qu'il ne peut y
avoir, au maximum, qu'une seule fiche par collaborateur.
Ne créer une fiche que pour les collaborateurs qui vont utiliser le logiciel, il
n'est pas utile d'en créer pour ceux qui n'utiliseront jamais le logiciel.
245
LA FICHE AUTORISATION D'ACCES
Les collaborateurs sont connus, dans ce logiciel, par leurs initiales. N'oubliez pas que vous
disposez, en dernière page de la documentation, d'un code initiales spécial vous permettant
d'avoir accès à toute l'application. Ce code initiales spécial ne doit pas être créé dans ces
fiches Autorisation. Seul le programme et vous-mêmes devront connaître ce code.
A quoi va servir cette fiche ?
-
A autoriser (réponse O pour oui) que votre collaborateur puisse accéder à des fonctions
sensibles du logiciel
A interdire (réponse N pour non) que votre collaborateur accède à certaines fonctions.
Ainsi vous avez la possibilité d'ouvrir des portes ou les fermer suivant les besoins de gestion de votre
salon.
Bien entendu, vous pouvez modifier, à tout moment et en temps réel, la nature de vos autorisations.
Certaines autorisations donnent droit à l'accès à des fonctions qui en découlent et dont vous ne
trouverez pas la liste dans la fiche.
Prenons les exemples suivants :
-
Si vous autorisez un collaborateur à pouvoir saisir une facture, la fonction permettant de rééditer
un ticket de caisse lui est accordée aussi
Dans le cas contraire, ce collaborateur ne pourra ni facturer, ni rééditer un ticket
Si vous autorisez un collaborateur à pouvoir modifier le fichier principal du logiciel, c'est à dire la
fiche Société, cela signifie que l'autorisation est importante. Cette autorisation lui donnera accès à
un certain nombres de petites fonctions qui ont attrait à la mise à jour de fichiers.
Lorsqu'une fonction lui est interdite, le logiciel informe le collaborateur et lui refuse totalement l'accès.
Les réponses, à chaque case, ne peuvent être que :
O = vous autorisez l'accès
N = l'accès est interdit
246
247
LES SORTIES STOCKS POUR UTILISATION INTERNE
Certains produits sont à usage interne, c'est à dire destinés à être consommés dans l'institut pour
effectuer des soins à la clientèle.
Bien que gérés en stocks, ces produits ne sont pas destinés à être vendus.
Fiscalement, l'Institut doit pouvoir, chaque année, donner le détail de la consommation à usage
interne de ces produits.
C'est le but de cette petite application qui va permettre :
-
-
Saisir la sortie des produits pour utilisation interne
Pouvoir interroger la consommation d'un produit pendant une période
Pouvoir éditer (en 2 exemplaires) l'état annuel des sorties de ces produits. Cette liste est
valorisée au prix d'achat du jour de la sortie. Une totalisation générale est éditée. L'un de
ces exemplaires est destiné au comptable qui établi le bilan, le second est gardé
précieusement au cas où le comptable égare son exemplaire.
Possibilité de supprimer toutes les sorties de la période comptable précédente.
248
249
250
251
PAGE A ENLEVER DU MANUEL
CODE SECRET GENERAL
En tout début de mise en place du logiciel et, en fonction de votre choix
concernant la gestion des autorisations d'accès, le logiciel pourra vous
demander de saisir un mot de passe.
Il ne faut pas divulguer ce code sinon tout le monde pourra accéder à toutes
les fonctions.
Ce mot de Passe est :
EUROPE
CODE TRES SPECIAL INITIALES
En fonction de votre choix concernant la gestion des autorisations d'accès, le
logiciel pourra vous demander de saisir des initiales collaborateur pour
contrôler les autorisations d'accès.
Un seul code initiales, secret, permet d'accéder à TOUTES les fonctions du
logiciel.
Il ne faut pas divulguer ce code sinon tout le monde pourra accéder à toutes
les fonctions.
Si vous souhaitez donner toutes les autorisations à un collaborateur, ne pas lui
donner ce code, par contre, lui ouvrir une fiche Autorisations sur laquelle vous
allez répondre par O (oui) à toutes les cases.
Ce code secret est
NOUV
Nota : ce code NOUV pourra être modifié, par vos soins, dans le Menu « AUTRES MENUS »
Le code secret que vous affecterez à chaque collaborateur autorisé à utiliser les fonctions
du logiciel pourra être changé par vos soins lorsque vous le désirerez
252
LA GESTION DU MENU DEROULANT
Ce logiciel permet de gérer deux Menus Principaux :
-
-
En cliquant au milieu de l’écran, vous serez dirigé vers le menu principal classique
permettant de gérer 12 familles Soins et 6 familles Produits. C’est vous qui définissez
l’emplacement exact des boutons « Familles » et « Articles associés à chaque famille ».
Cet écran est très intéressant pour les salons qui n’ont pas plus de 12 familles soins et
pas plus de 18 articles par famille.
En cliquant sur la « Boussole » vous serez dirigé vers le menu principal que l’on a nommé
déroulant. Contrairement au menu précédent, il n’y a aucune limite de nombre de familles
et du nombre d’articles par famille. La liste des famille et la liste des articles sont
réalisées d’une façon déroulante (d’où le nom donné au menu). Chaque liste est classée
par ordre alphabétique des familles ou des articles.
Commencez à travailler avec le premier Menu Principal. Vous verrez que vous êtes maître du
positionnement de vos familles ou de vos articles sur la « caisse enregistreuse ».
Il vous sera très aisé de changer votre méthode de travail en :
-
Passant de la gestion du Menu Principal Classique au Menu Déroulant
Il ne vous sera pas très aisé de changer votre méthode de travail en :
-
Passant de la gestion du Menu Déroulant au Menu Principal Classique. En effet, avec le
menu déroulant vous n’avez aucune obligation de gérer les « boutons » de
positionnement dans la caisse enregistreuse
276
VERS LE MENU DEROULANT -----
277
AVANTAGES DU MENU DEROULANT
Il faut noter plusieurs avantages dans la gestion de ce type de Menu :
-
Vous n’avez aucune limite dans le nombre de familles à afficher dans la liste des familles
de la caisse enregistreuse.
Si vous ne souhaitez plus voir afficher une famille (parce qu’elle n’est plus utilisée
ou parce que c’est une famille technique sans facturation), il suffit de saisir le signe un
point ( . ) devant le nom de la famille. Avec ce signe spécifique la famille n’apparaîtra
plus dans la caisse enregistreuse
-
Vous n’avez aucune limite dans le nombre d’articles à afficher dans la liste des articles
d’une famille de la caisse enregistreuse.
-
-
Si vous ne souhaitez plus voir afficher un article (parce qu’il n’est plus utilisé ou
parce que c’est un article technique sans facturation), il suffit de saisir le signe un
point ( . ) devant le nom de l’article. Avec ce signe spécifique l’article n’apparaîtra plus
dans la caisse enregistreuse
La gestion des « boutons Caisse » est inutile. Chaque liste sera triée automatiquement
par ordre alphabétique.
278
NOUVEAUX PROGRAMMES SAISIE DES R.D.V.
BUT
Pour répondre à une demande pressante de la clientèle utilisatrice de ce logiciel, nous avons
été amenés à étudier et à développer un nouveau concept de gestion des RDV.
CE QU’IL FAUT SE RAPPELER
Dans votre Salon vous avez un certain nombre de Collaborateurs (trices). Tous ces
Collaborateurs ont été créés dans votre fichier COLLABORATEURS.
Lors de la prise d’un RDV par un client, le client ne sera reçu que par une partie de vos
Collaborateurs, c’est à dire UNIQUEMENT les Collaborateurs qui pourront recevoir des RDV
C’est pour répondre à cette particularité que nous avons créé un nouveau fichier qui
est appelé « Collaborateurs pouvant recevoir des RDV »
Bien entendu, les Collaborateurs trouvés dans ce fichier des Collaborateurs pouvant
recevoir des RDV doivent impérativement avoir été créés, au départ, dans votre fichier
général des Collaborateurs
COMMENT EST ARTICULEE CETTE GESTION ?
Contrairement à l’ancienne gestion des RDV, ces nouveaux programmes vont tenter de vous
apporter une aide précieuse
- dans la gestion des temps de présence de vos collaborateurs
- dans la façon de gérer les RDV en fonction du type de soin (temps de traitement,
de pause, etc..)
- dans la visualisation des RDV avec des couleurs appropriés aux soins
TEMPS PRESENCE DES COLLABORATEURS
Nous verrons, dans l’explication de cette fonction, que vous pourrez définir les jours où
chacun des Collaborateurs sera présent dans votre Salon.
Pour chacun des jours de présence, le Collaborateur peut avoir un horaire variable que vous
avez accepté mutuellement ou encore, il peut avoir, pour chaque jour de présence, les mêmes
horaires de présence.
Pour satisfaire tous les cas les plus extrêmes, nous avons imaginé qu’un Collaborateur peut,
dans une même journée, être présent que dans 4 tranches d’horaires bien définies.
Enfin, pour le même Collaborateur, il est possible de définir les jours de congés pendant
lesquels il sera absent.
Tous ces paramètres permettront, au logiciel, d’interdire de prendre un RDV dans les heures
non travaillées par le Collaborateur. De plus, le logiciel ne présentera pas ce Collaborateur
pour une prise de RDV les journées où il sera de repos ou en congés.
TYPES DE SOINS / SERVICES
Ce nouveau fichier n’a rien à voir avec le fichier Soins que vous connaissez. Ici il s’agit d’un
fichier beaucoup plus général où vous définirez les types de soins généraux que vous
proposez à votre clientèle, vous pourrez appliquer une couleur au type de soin et surtout, vous
allez définir le temps probable de durée de ce soin en 1 / 4 d’heure
- Temps total (si le soin est continu et sans temps de pause)
- Temps complexe comportant
- Le temps de départ (coloration par exemple)
- Le temps de Pause (pendant lequel le Collaborateur pourra s’occuper
d’un autre client)
- Le temps de finition du soin / service
- Temps à définir au moment de la prise de RDV.
Ce nouveau fichier vous permettra une automatisation et une rapidité dans la saisie d’un RDV,
vous renseignera (par la couleur du type soin) de quel type de soin est à prévoir lors du RDV,
laissera libre l’espace « pause » afin de pouvoir combler ce trou par un autre RDV de même
durée que ce temps de pause.
283
284
LE FICHIER DES TYPES DE SERVICES + COULEUR
Comme nous l’avons dit plus haut, ce fichier n’a aucune relation avec le fichier Soins / Services qui
vous permet de facturer un Client.
Ce fichier est généraliste et n’existe que pour définir le temps nécessaire à un Collaborateur pour
effectuer et rendre le service à votre Client.
.
.
285
CODE SERVICE
C’est un code à 6 caractères alphanumériques qui est totalement libre mais qui est unique (on ne peut
pas créer 2 types de soins services comportant le même code service.
LIBELLE DU SERVICE
Sur 40 caractères totalement libre. Mettez un libellé le plus complet et le plus proche possible du
service à effectuer cela empêchera les confusions
SELECTIONNEZ LA COULEUR
Vous avez le choix entre 10 couleurs différentes, restez logique dans le choix des couleurs.
Cette couleur sera affichée automatiquement dans la grille de saisie des RDV par Collaborateurs ce
qui vous permettra, d’un seul coup d’œil, de définir le type de service approprié à chaque RDV client
NOMBRE ¼ HEURES POUR LE SOIN DEFINITIF OU PREPARATOIRE
Si ce service peut être mesuré en temps d’occupation d’un Collaborateur il faudra saisir le temps
pour exécuté ce soin définitif (sans être interrompu par un temps de pause) ou le temps préparatoire
précédent le temps de pause (exemple temps pour appliquer la couleur)
Si ce service est spécial (plusieurs soins par exemple) et ne peut pas être mesuré en temps
d’occupation d’un Collaborateur il faudra saisir le temps à zéro.
Pour ce type spécial de service, le temps sera défini lors de la prise de RDV en fonction des désirs
exprimés par le client au téléphone
TEMPS DE PAUSE – ATTENTE
C’est le temps où la cliente sera seule (temps nécessaire pour que les produits fassent leur effet)
Pendant ce temps de pause, le Collaborateur sera libre et pourra s’occuper d’une autre cliente
Dans le cas du type spécial service, ce temps devra être à zéro
286
TEMPS APRES LA PAUSE
Le Collaborateur revient s’occuper de sa cliente pour terminer le service
QUELLE EST L’UTILITE DE CE FICHIER ?
Lorsque vous saisirez un RDV, vous verrez immédiatement que le logiciel affichera et réservera le
temps défini par ce type de Service sur le Collaborateur ayant en charge ce RDV.
De plus, la couleur de ce type de Service sera affectée à tous les 1 / 4 d’heures de ce RDV.
Enfin, s’il y a un temps de pause, vous découvrirez que ce temps de pause aura été laissé libre pour
le Collaborateur et que, pendant cette durée de pause, vous pourrez affecter un nouveau RDV avec
une autre cliente dont la durée du service sera inférieure ou équivalente à la durée de la pause.
287
LE FICHIER DES COLLABORATEURS POUVANT
RECEVOIR UN RENDEZ-VOUS
BUT
Permet de créer, à partir de votre Fichier Général de TOUS vos Collaborateurs, un nouveau fichier ne
comportant uniquement que les Collaborateurs pouvant recevoir un RDV de votre clientèle.
Ce qui signifie également, que chaque collaborateur trouvé dans ce nouveau fichier DEVRA
avoir été créé auparavant dans votre fichier Général des Collaborateurs
Cette fonction va permettre de préciser, pour chaque collaborateur, les jours où il devrait travailler
normalement dans le Salon, ses horaires normales de travail, la planification de ses jours de Congés
ou absences pour maladie ou autres.
Grâce à tous ces paramètres, le programme de saisie des RDV deviendra « intelligent » c’est à dire
qu’il vous proposera, en fonction de la journée de RDV les heures normalement travaillées par chaque
Collaborateur, vous interdira de saisir un RDV en dehors de ces horaires de travail, ne vous proposera
pas un Collaborateur s’il est absent (c’est son jour de repos ou il est en congés ou maladie)
.
288
.
289
TOUCHE EMPLOYE
Lors de la création d’un « nouveau Collaborateur pouvant recevoir des RDV », il faut rechercher son
code dans le fichier Général de tous les Collaborateurs de votre Salon
En appuyant sur la touche « Employé » vous obtiendrez la liste de TOUS les Collaborateurs qui
travaillent dans le Salon. Il suffit de double cliquer sur le Collaborateur choisi pour sélectionner le
Collaborateur. Le logiciel refusera que vous puissiez créer 2 fois le même Collaborateur
JOURNEES DE PRESENCE
Cocher (croix rouge s’allume) sur tous les jours où le Collaborateur travaillera dans le Salon.
Par opposition, toutes les cases non cochées signifient que le Collaborateur sera absent (ne
travaillera pas)
Lors de la prise de RDV le Collaborateur ne sera proposé que s’il est « présent » le jour de RDV (c’est
à dire que la case journée présence a bien été cochée)
SELECTION TOUJOURS MEMES HORAIRES OU NON
Toujours les mêmes horaires
Cela signifie que, quelque soit le jour travaillé (journée de présence), le Collaborateur
commencera et terminera son travail aux mêmes heures.
Dans ce cas une seule ligne horaire sera à saisir puisque l’horaire est identique à chaque jour
Non, horaires différents par jour travaillé
Cela signifie que ses horaires de travail sont différents suivant les jours de la semaine
Dans ce cas il faudra saisir, pour chaque journée de présence, les horaires particulières au
jour de présence
HORAIRES
Pour chaque jour travaillé (ou une seule fois si le Collaborateur a toujours les mêmes horaires), il
faudra saisir l’horaire de travail du Collaborateur.
Cet horaire peut être éclaté jusqu’à 4 tranches différentes
Exemple : si le Collaborateur travaille de 9 h à 12 h 30, puis de 15 h à 19 h 30, les horaires seront
saisis sur 2 tranches de présence réelle dans le salon
Tranche 1 : début 9 h
fin 12 h 30
Tranche 2 : début 15 h
fin 19 h 30
Ce sont ses horaires réels de présence dans le Salon
SERA ABSENT DU …. AU ….
Il est possible de renseigner la période d’absence d’un Collaborateur (pour cause de congés, de
maladie, de départ définitif du Salon)
Le logiciel en tiendra compte et ne proposera pas ce Collaborateur, pendant la durée de cette
absence, lors de la prise de RDV d’une journée.
IMPORTANT
Cette fiche ne sera prise en compte qu’à partir du prochain RDV nouveau du Collaborateur dans une
journée de RDV.
- C’est à dire que si vous saisissez un RDV pour un Collaborateur qui a déjà des
RDV pour une journée précise, la mise à jour sur la fiche ne sera pas prise en
compte (les anciens paramètres horaires resteront valables
er
- Si vous saisissez un RDV pour un Collaborateur et que c’est le 1 RDV pour ce
collaborateur dans la journée sélectionnée, la mise à jour sur la fiche sera prise en
compte immédiatement.
290
SUPPRESSION
Le logiciel garde en mémoire 2 mois de saisie des RDV afin que vous puissiez revenir en arrière pour
consulter des anciens RDV. Le logiciel refusera de supprimer un « Collaborateur pouvant recevoir des
RDV » tant qu’il y aura encore un RDV mémorisé au nom du Collaborateur.
QUOI FAIRE POUR SUSPENDRE CE COLLABORATEUR ?
-
-
Provisoirement, modifiez sa fiche Collaborateur et saisir une date d’absence
équivalente à la date d’aujourd’hui jusqu’au 30/01/3000 (pourquoi l’année 3000 ?
Parce que nous ne serons plus de ce monde et le Collaborateur non plus). Cette
action va permettre de bloquer définitivement ce Collaborateur et il ne sera plus
possible d’enregistrer un nouvel RDV pour lui
Dans le Menu « Autres Menus », en partie droite vous disposez d’un Bouton
permettant de supprimer tous les anciens RDV datant de plus de 2 mois. Utilisez
régulièrement cette touche afin d’apurer le fichier des RDV
Essayer, de temps en temps de supprimer le Collaborateur qui est parti. Lorsque
le logiciel découvrira qu’il n’y a plus de nouveaux ou anciens RDV pour ce
Collaborateur, alors il acceptera la suppression définitive du Collaborateur dans le
fichier des « Collaborateurs pouvant recevoir des RDV »
291
LA SAISIE DES RENDEZ-VOUS PAR COLLABORATEUR
Comme nous vous l’avons déjà dit, lorsque vous allez devoir saisir un RDV, c’est pour date (journée)
précise.
En sélectionnant cette date de RDV, le logiciel connaîtra immédiatement quels sont les Collaborateurs
présents dans le Salon à cette date, connaîtra les horaires de chaque Collaborateur et aura gardé en
mémoire tous les RDV déjà saisis pour cette date.
Prenons l’exemple du 06/10/2005 où il n’y aucun RDV saisi pour cette journée.
On va constater, sur le tableau ci-dessous, des grandes zones de couleur noir. Ce sont les heures où
le Collaborateur ne travaille pas et pendant lesquelles il ne sera pas possible se saisir un RDV
.
La cliente OFMAN Géraldine téléphone et souhaite un RDV à 10 h avec le Collaborateur HENRI et
souhaite une couleur + coupe cheveux longs
Avec la souris nous allons cliquer sur la Colonne HENRI à 10 h et nous allons faire un clic droit de la
souris. Automatiquement une nouvelle fenêtre va s’ouvrir
292
.
Je vais choisir la cliente OFMAN Géraldine, ensuite je vais choisir le type de soins en appuyant sur la
Touche « Type »
.
293
.
Je sélectionne le type de service demandé par la cliente et je clique deux fois pour valider
294
Je valide le RDV en appuyant sur la touche « Créer LE RENDEZ-VOUS »
Comme le montre l’écran, le RDV a été saisi, on retrouve la couleur choisie pour ce type de
service, on voit également un trou de 2 quarts d’heures correspondant au temps de pause.
295
Prenons un second exemple.
Pour la même date, la cliente MONTY Nadine veut un RDV à 10 h 30 avec HENRI pour un
shampooing + coupe cheveux courts
.
Après validation du RDV MONTY mon carnet de RDV sera le suivant
296
Le RDV de MONTY s’est bien intercalé dans le temps de pause de la cliente OFMAN
La couleur verte correspond à la couleur définie pour ce type de service
Si je veux connaître la nature du Service pour la cliente MONTY, il suffit de cliquer sur le nom
de la cliente à l’heure du RDV
297
Si je dois supprimer le RDV OFMAN qui ne pourra pas venir, je clique sur OFMAN avec le clic
droit de la souris et j’obtiens l’écran suivant
Je clique sur « SUPPRIMER UN RENDEZ-VOUS » et voilà le résultat
298
Le logiciel a supprimé totalement le RDV qui avait été saisi pour OFMAN
299
EDITION DE L’ETAT DES RDV D’UNE JOURNEE
Pour que notre exemple soit plus consistant, nous avons rajouté d’autres RDV à la journée du
05/10/2005 que nous avons choisie pour expliquer la saisie des RDV.
Voici le carnet de RDV de cette journée
.
Nous voulons maintenant éditer le carnet de RDV pour cette journée
Nous appuyons sur la touche EDITER et nous obtenons la fenêtre suivante
300
.
En sélection date nous avons choisi le 06/10/2005
Vous avez à votre disposition deux formes d’états
-
VALIDE DATE + EDITION
Cette touche vous permettra d’éditer un état simple classé par Collaborateur
Pour chaque Collaborateur vous aurez le détail de tous les RDV de la journée
Classé par heure.
Pour chaque RDV vous aurez l’heure de Départ et Fin du RDV
Le Nom et Prénom du Client
Le type de service en clair
(voir exemple plus bas)
-
VALIDE DATE + EDITION + HISTO
Cette touche permettra d’éditer, sur une page par Collaborateur, le détail des
RDV de la journée (comme pour la touche précédente)
En plus, par Client devant venir à ce RDV, le logiciel va éditer une fiche détail du
client dans laquelle nous allons trouver
- Des renseignements principaux de la civilité du client
- Le détail des 5 dernières factures émises à ce client
- Les 5 derniers rapports techniques saisis dans chaque boutons « Techniques
du client » (par exemple la composition de la coloration)
- Les chèques cadeaux en cours et non soldés
- Les forfaits nombre visites non soldés
Cette fiche constituera une source d’informations intéressantes pour le
Collaborateur en charge du client
301
EXEMPLE DE L’ETAT AVEC LA TOUCHE « VALIDE DATE + EDITION »
.
302
STATISTIQUES SUR LES RDV D’UN COLLABORATEUR
Il vous sera possible de connaître le « temps d’occupation » de chaque Collaborateur pour une
journée ou une période.
Cet état donnera, en fonction de ses horaires de présence
- Le nombre de 1 / 4 heures où il sera pris en RDV
- Le temps en 1 / 4 heures qu’il a passé sans aucun RDV dans la journée alors qu’il
était présent dans le Salon
- Le temps en 1 / 4 heures où il était disponible à recevoir des RDV
- Le taux de Remplissage de son temps en RDV par rapport au temps disponible à
recevoir des RDV
- Le temps en 1 / 4 heures où il était normalement absent du Salon (d’après ses
horaires en fonction de la durée de travail d’une journée ( de 8 h à 22 h 30)
303
MODIFICATION DU 23/11/2005
PAGE 283
Vient en complément des pages 283 ……
LE FICHIER DES COLLABORATEURS POUVANT
RECEVOIR UN RENDEZ-VOUS
A la demande générale, nous avons amélioré cette fonction en donnant la possibilité de pouvoir saisir,
par Collaborateur, des « Journées Extra »
Qu’appelle t’on JOURNEE EXTRA ?
Les Collaborateurs ont généralement des horaires stables chaque semaine (même s’ils ont des
horaires différents chaque jour). Ces horaires Semaine sont pris en compte jusqu’à la prochaine
modification des horaires classiques du Collaborateur dans la semaine.
Cependant, ces horaires peuvent être bouleversés au moment d’évènements comme Noël, fêtes de
fin d’Année, et autres. Pour palier à une affluence exceptionnelle du nombre de clients venant recevoir
des soins (coiffure, esthétique ou autres) lors de ces évènements, la Direction peut, avec l’accord du
Collaborateur, prendre les décisions données en exemple :
-
Modifier pour une date précise les heures de présence du Collaborateur
Demander, pour une date précise, au Collaborateur de venir travailler alors qu’à cette
date précise il devrait être en repos ou en vacances
Cela signifie que pour une date précise on va demander au logiciel (de saisie des RDV) de prendre
en compte les horaires spéciaux du Collaborateur sans se préoccuper des horaires classiques
Semaine du Collaborateur.
EXEMPLES :
1°) -
2°) -
3°) -
Le Collaborateur JEAN ne travaille habituellement jamais le Samedi. Ce qui signifie que
l’on ne peut pas prendre des RDV pour lui le Samedi.
En accord avec la Direction, une « Journée Extra » sera créée pour le Samedi 24/12/2005
pour ce Collaborateur JEAN et ses horaires du 24/12/2005 seront de 12 h à 21 h.
Lors de la prise des RDV, alors qu’aucun Samedi il ne sera possible de saisir un RDV pour
JEAN, lors de la saisie des RDV pour le Samedi 24/12/2005 JEAN sera disponible pour
recevoir des RDV de 12 h à 21 h.
Le Collaborateur ROBERT est logiquement en vacances du 22/12/2005 au 29/12/2005.
Il ne sera pas possible de saisir un RDV dans cette période de congés puisque ROBERT ne
sera pas disponible.
En accord avec la Direction, une « Journée Extra » sera créée pour le Samedi 24/12/2005
pour ce Collaborateur ROBERT et ses horaires du 24/12/2005 seront de 13 h 30 à 21 h.
Lors de la prise des RDV, alors qu’entre le 22/12 et 29/12 il n’était pas possible de saisir un
RDV pour ROBERT, lors de la saisie des RDV pour le Samedi 24/12/2005 ROBERT sera
disponible pour recevoir des RDV de 13 h 30 à 21 h.
Le Collaborateur HENRI travaille habituellement le Samedi de 12 h à 19 h.
Ce qui signifie que l’on ne peut prendre des RDV pour lui le Samedi que de 12 h à 19 h.
En accord avec la Direction, une « Journée Extra » sera créée pour le Samedi 24/12/2005
pour ce Collaborateur HENRI et ses horaires du 24/12/2005 seront de 9 h à 12 h et de
14 h à 21 h 30.
Lors de la prise des RDV, alors que chaque Samedi il ne sera possible de saisir un RDV pour
HENRI que de 12 h à 19 h, lors de la saisie des RDV pour le Samedi 24/12/2005 HENRI sera
disponible pour recevoir des RDV de 9 h à 12 h et de 14 h à 21 h 30.
304
Cela signifie que ces « Journées Extra » (qui sont exceptionnelles), prennent la priorité des horaires
par rapport aux horaires classiques d’un Collaborateur.
A noter, juste pour vous tranquilliser, qu’en reprenant nos 3 exemples du 24/12/2005, seuls
JEAN, HENRI et ROBERT ont un changement d’horaires le 24/12/2005, tous les autres
Collaborateurs gardent leurs horaires classiques.
Par rapport à la version précédente qui reste valable en manipulations et en explications, nous
voyons apparaître une nouvelle touche « JOURNEE EXTRA »
Si nous cliquons sur cette touche, voici le résultat
305
En une première phase, le logiciel affiche la liste de toutes les « Journées Extra » qui ont été
saisies pour ce Collaborateur. Ici il n’y a rien, nous reviendrons sur cet exemple plus bas
DATE NOUVEAUX HORAIRES
Si vous connaissez la date, saisir cette date et Validez la Date
CALENDRIER
Vous ne connaissez pas la date et vous voulez faire appel à un calendrier
306
Sélectionnez, par exemple la date du 24/12/2005 puis VALIDEZ la date
307
Automatiquement le logiciel vous ouvrira les colonnes vous permettant de saisir les horaires de travail
de ce Collaborateur pour cette date « journée extra » du 24/12/2005
- Si le Collaborateur travaille habituellement ce jour de semaine, le logiciel vous affichera
ses horaires normaux de travail du Collaborateur
- Si le Collaborateur ne travaille jamais ce jour de Semaine, le logiciel ne vous affichera pas
les horaires normaux (toutes les cases heures seront vides)
TRANCHES HORAIRES
Saisir ou modifier les horaires spéciaux pour cette « journée extra » puis Validez
308
La « Journée Extra » a été enregistrée pour ce Collaborateur.
MAINTENANT on souhaite rajouter, modifier ou supprimer une « Journée Extra » pour ce
Collaborateur
309
En revenant sur sa fiche, on découvre un nouveau message « CE COLLABORATEUR A DES
DATES EN EXTRA »
En effet, le logiciel sait et vous prévient qu’au moins une « Journée Extra » a été saisie sur ce
Collaborateur. En cliquant sur le bouton JOURNEE EXTRA, voici ce qu’il se passe
310
Le logiciel vous affiche les horaires qu’aura ce Collaborateur sur chacune des « Journées
Extra » que vous auriez saisies pour lui.
Si vous souhaitez créer une nouvelle « Journée Extra », procédez de la même manière qui a été
définie plus haut (exemple pour créer la journée du 24/12/2005)
SI VOUS SOUHAITEZ MODIFIER OU SUPPRIMER UNE JOURNEE EXTRA
-
Composez directement la date (puisqu’elle est visible dans la liste des journées extra
Ou utilisez le calendrier
Pour notre exemple nous allons reprendre la date du 24/12/2005 et VALIDEZ LA DATE
Voici le message qui apparaît
311
C’est une question avec une triple réponse possible (nous ne pouvons pas modifier le texte OUI,
NON et ANNULER car ce sont des textes standards et bloqués)
Il faudra appuyer sur l’une de ces trois touches en fonction de votre besoin
NON = Vous voulez modifier les tranches horaires de cette « journée extra »
OUI = Vous voulez supprimer définitivement cette « journée extra » de ce Collaborateur
ANNULER = vous ne voulez rien faire et quitter cet écran
Le logiciel vous permettra de modifier les horaires de cette journée ou de supprimer cette
journée dans le seul cas UNIQUE qu’aucun RDV n’ait été enregistré pour ce Collaborateur pour
cette journée.
Si, dans notre exemple, un ou des RDV auraient été saisis pour ce Collaborateur en date du
24/12/2005, le logiciel refusera toute modification ou suppression sur cette journée pour ce
collaborateur.
NOTA
Chaque jour le logiciel supprimera automatiquement ces « journées extra » dès lors
que la date d’application de cette journée sera inférieure à la date ordinateur.
Exemple : le lundi 26/12/2005, le logiciel effacera automatiquement toutes les
« journées extra » antérieures au 26/12/2005, c’est à dire que notre journée extra du
24/12/2005 sera effacée (du fichier des journées extra) puisqu’elle ne servira plus pour
prendre d’autres RDV.
312
AMELIORATION VENANT EN COMPLEMENT DES ACHATS
C’EST A DIRE DES LIVRAISONS PAR LES FOURNISSEURS
PROPOSITION RENVOI AUTOMATIQUE DE
PRODUITS A UN FOURNISSEUR
Cette fonction ressemble au programme de proposition de commande
automatique à un Fournisseur qui va afficher TOUS les produits d’un même Fournisseur
classés par ordre chronologique sur la désignation des articles.
Ici il s’agit de renvoyer, vers le Fournisseur, des produits qui ont été livrés et que vous ne
souhaitez plus garder en stock.
Toutes les quantités à renvoyer et à rendre sont à zéro. En partie droite, le logiciel vous
informe de la quantité que vous avez actuellement en stock.
Le logiciel vérifiera que vous avez bien cette quantité en stock avant de pouvoir la rendre au
Fournisseur.
SELECTION
C’est la première étape avant d’obtenir la liste des produits
Sans Produits Supprimés : Si vous utilisez le Menu Déroulant pour facturer, vous
avez été autorisé à interdire l’affichage de certains produits que vous ne
commercialisez plus (vous avez mis un point (.) devant la désignation du
produit. En validant Sans Produits Supprimés ces produits n’apparaîtront
pas dans la proposition de renvoi de Produits
Avec Produits Supprimés : Le logiciel prendra TOUS les produits du Fournisseur
pour vous proposer la saisie du renvoi des produits
QUANTITE
C’est à vous de choisir les lignes d’article à rendre au Fournisseur et à saisir la
Quantité que vous souhaitez réellement renvoyer au Fournisseur
Le logiciel refusera la saisie d’une quantité qui serait supérieure au stock
théorique (c’est à dire le stock magasin tenu par informatique)
314
VISU BON RETOUR
ATTENTION : Avant d’appuyer sur cette touche, vérifiez si vous avez bien saisi
l’ensemble de votre RETOUR DE PRODUITS
En effet, cette touche va permettre d’effacer automatiquement toutes les lignes
à zéro de l’écran et vous afficher le bon retour tel qu’il sera expédié
au Fournisseur (c’est à dire sans les lignes quantités à zéro)
Vous ne pouvez plus revenir en arrière pour afficher à nouveau les quantités à
zéro
315
Sélectionner le Fournisseur puis appuyer sur RETOUR PRODUITS AU FOURNISSEUR
..
316
317
Lorsque vous aurez validé le bon de retour au Fournisseur, un état est édité et accompagnera les
produits.
Le logiciel aura mis automatiquement à jour votre stock des produits renvoyés
Le logiciel a créé automatiquement une livraison de retour qui commence par R.
Toutes les livraisons commençant par R seront des bons de retour de produits vers le Fournisseur
Le numéro de BL commencera pas R comme dans notre exemple
318
319
INTERROGATION DES NOUVEAUX CLIENTS
BUT
Ce programme permet deux choix à partir d’une date donnée :
Soit afficher tous les nouveaux clients qui sont venus pour la première fois dans
votre Salon à partir de la date donnée (date que vous allez sélectionner)
- Soit afficher, pour UN Collaborateur donné, tous les nouveaux clients qui sont
venus pour la première fois dans votre Salon à partir de la date donnée (date que
vous allez sélectionner) et dont au moins un soin ou produit a été facturé à ce
clients par le Collaborateur que vous allez sélectionner.
Ce programme permettra de suivre les statistiques sur les nouveaux clients et également la
fidélisation de ces derniers à un Collaborateur
-
Je veux tous les clients (tous collaborateurs confondus)
Donc je valide directement et j’obtiens le tableau suivant
320
ère
1
Visite :
C’est la date où ce client a été facturé pour la première fois dans
votre Salon
Dernière Visite :
C’est la date de la dernière facture établie pour le client
Nombre Factures :
C’est le nombre de factures (ou visites) qui ont été établies
Pour ce client
DOUBLE CLIC SUR UNE LIGNE
Un double clic sur une ligne provoque l’affichage automatique de toutes les
factures émises à ce client
Voir exemple page suivante
321
322
INTERROGATION DES NOUVEAUX CLIENTS
POUR UN COLLABORATEUR
J’ai Sélectionné une date, et j’ai sélectionné « Un seul Collaborateur »
Le logiciel demande quel est ce collaborateur
Appuyer sur la touche Collaborateur et sélectionner le code
Puis Validation
J’obtiendrais l’écran suivant
323
ère
1
Visite :
Dernière Visite :
Nombre Factures :
Nbre Factures Col :
Dernière Facture :
C’est la date où ce client a été facturé pour la première fois dans
votre Salon
C’est la date de la dernière facture établie pour le client
C’est le nombre total de factures (ou visites) qui ont été établies
pour ce client
C’est le nombre de factures (ou visites) qui ont été établies
pour ce client PAR LE COLLABORATEUR
C’est la date correspondant à la dernière fois où le Collaborateur
a facturé ce client
DOUBLE CLIC SUR UNE LIGNE
Un double clic sur une ligne provoque l’affichage automatique de toutes les
factures émises à ce client
Voir exemple page suivante
DOUBLE DROIT SUR UNE LIGNE COLONNE NOM CLIENT (exclusivement)
Un double droit sur une ligne, dans la colonne NOM Client, provoque l’affichage
automatique de tous les articles vendus à ce client par le Collaborateur
sélectionné
Voir exemple page suivante
324
J’ai fait un double clic sur la 1
ère
ligne
325
J’ai fait un clic droit , sur une ligne, dans la colonne NOM CLIENT
326
INTERROGATION DES ANCIENS CLIENTS
BUT
Le but principal de ce programme est
- de connaître les anciens clients qui continuent à venir au Salon
- de connaître les clients qui sont perdus (ne sont plus revenus)
Ce programme permet deux choix à partir d’une date donnée :
Soit afficher tous les anciens clients qui sont venus pour la première fois dans
votre Salon à partir de la date donnée (date que vous allez sélectionner)
- Soit afficher, pour UN Collaborateur donné, tous les anciens clients qui sont
venus pour la première fois dans votre Salon à partir de la date donnée (date que
vous allez sélectionner) et dont au moins un soin ou produit a été facturé à ce
clients par le Collaborateur que vous allez sélectionner.
Ce programme permettra de suivre les statistiques sur les anciens clients et également la
fidélisation de ces derniers à un Collaborateur ou encore, la liste des clients perdus
-
Je veux tous les clients (tous collaborateurs confondus)
Donc je valide directement et j’obtiens le tableau suivant
327
ère
1
Facture :
Dernière Facture :
Nombre Factures :
En partie droite
:
C’est la date où ce client a été facturé pour la première fois dans
votre Salon
C’est la date de la dernière facture établie pour le client dans la
Période demandée
C’est le nombre de factures (ou visites) qui ont été établies
Pour ce client dans la Période demandée
Le détail des clients qui sont revenus après la période demandée
DOUBLE CLIC SUR UNE LIGNE
Un double clic sur une ligne provoque l’affichage automatique de toutes les
factures émises à ce client
Voir exemple page suivante
328
329
TOUCHE SUPPRESS
En cliquant sur la touche SUPPRESS tous les clients qui sont revenus après la période
demandée vont disparaître de la liste. Seuls les clients qui ne sont plus revenus vont rester.
Ces clients, suivant la période demandée (fin période éloignée de plusieurs mois par rapport à
aujourd’hui) signifiera que ces clients pourraient être définitivement perdus pour le Salon.
Voir exemple ci-dessous après appui sur la touche SUPPRESS
330
331
INTERROGATION DES ANCIENS CLIENTS
POUR UN COLLABORATEUR
J’ai Sélectionné une date, et j’ai sélectionné « Un seul Collaborateur »
Le logiciel demande quel est ce collaborateur
Appuyer sur la touche Collaborateur et sélectionner le code
Puis Validation
J’obtiendrais l’écran suivant
332
ère
1
Facture :
Dernière Facture :
Nombre Factures :
Colonnes de droite :
C’est la date où ce client a été facturé pour la première fois dans
votre Salon
C’est la date de la dernière facture établie pour le client dans la
Période demandée
C’est le nombre total de factures (ou visites) qui ont été établies
pour ce client dans la Période demandée par le Collaborateur
Le client est revenu après la période demandée. Le logiciel
Le Chiffre Affaires réalisé par le Collaborateur, celui réalisé par
les autres Collaborateurs.
DOUBLE CLIC SUR UNE LIGNE
Un double clic sur une ligne provoque l’affichage automatique de toutes les
factures émises à ce client
Voir exemple page suivante
DOUBLE DROIT SUR UNE LIGNE COLONNE NOM CLIENT (exclusivement)
Un double droit sur une ligne, dans la colonne NOM Client, provoque l’affichage
automatique de tous les articles vendus à ce client par le Collaborateur
sélectionné
Voir exemple page suivante
333
J’ai fait un double clic sur la 1
ère
ligne
334
J’ai fait un clic droit , sur une ligne, dans la colonne NOM CLIENT
335
TOUCHE SUPPRESS
En cliquant sur la touche SUPPRESS tous les clients qui sont revenus après la période
demandée vont disparaître de la liste. Seuls les clients qui ne sont plus revenus vont rester.
Ces clients, suivant la période demandée (fin période éloignée de plusieurs mois par rapport à
aujourd’hui) signifiera que ces clients pourraient être définitivement perdus pour le Salon.
Voir exemple ci-dessous après appui sur la touche SUPPRESS
336
337