programme de generalisation de la comptabilite analytique dans les
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DEPLOIEMENT DE LA COMPTABILITE ANALYTIQUE HOSPITALIERE DANS LES ES Présentation du plan national et du kit de déploiement 17 octobre 2013 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE SOMMAIRE 1. 2. 3. 4. 5. Contexte et Objectifs du déploiement Plan national de déploiement Planning de déploiement Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement Dispositif de formation proposé 2 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Un plan national de déploiement de la CAH? Pourquoi faire? 3 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Contexte Réformes T2A, EPRD, PMSI, CCAM, nouvelle gouvernance, conduisent les ES à s’interroger sur leurs couts La CAH apporte des éléments de réponse pour situer le niveau de performance économique des organisations de soins Cela a conduit à la mise en place du chantier de CAH 4 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Contexte En 2010 lancement du programme de généralisation de la comptabilité analytique hospitalière. Les acteurs : DGOS, ATIH, GACAH, des représentants d’établissement de santé (CHU, CH et PNL), l’IGAS, l’ANAP. MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Périmètre Champs d’activité MCO, SSR, PSY, CR Annexes Types d’établissements Tous MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Ambitions et enjeux • Amener les ES à franchir un seuil qualitatif important dans la mise en œuvre de la CAH • Donner des leviers d’action pour accélérer le redressement financier des ES • Promouvoir le dialogue de gestion sur des bases fiables et partagées 7 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Objectifs Disposer d’1 état des lieux quantitatifs et qualitatifs Harmoniser et fiabiliser les méthodes existantes Assurer l’évolution des systèmes d’information, Mettre en place un dispositif de déploiement de la comptabilité analytique hospitalière. MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Programme P1 : Nouvelle version du guide CAH P2 : Impliquer les acteurs du SIH P3 : Observatoire national P4 : Mission d’audit P5 : Dispositif de déploiement MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Programme P1 : Nouvelle version du guide CAH P2 : Impliquer les acteurs du SIH P3 : Observatoire national P4 : Mission d’audit P5 : Dispositif de déploiement MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Cadrage réglementaire: L’instruction DGOS du 18 mars 2013 relative à l' accompagnement du déploiement de la comptabilité analytique hospitalière des établissements de santé http://www.sante.gouv.fr/fichiers/bo/2013/13Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l’établissement 04/ste_20130004_0100_0052.pdf 1 1 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Mode opératoire proposé 1/2 Créer une dynamique territoriale dans une logique de responsabilisation des acteurs: • tutorat des ES les moins avancés par des ES « experts » Accompagner 1. 2. la montée en compétences en instaurant une gouvernance et des supports technique de niveau 1 et 2 Encadrement des ES moins avancés en s’appuyant sur une base technique le kit de Promotion et valorisation du rôle dufournie contrôleurpar de gestion au sein de l’établissement déploiement (Harmonisation des pratiques, construction du TAC, fiabilisation des RTC...) Valoriser le rôle et la fonction du contrôleur de gestion au sein des ES 1 2 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Mode opératoire proposé 2/2 2 catégories d’ES à identifier : les ES « experts » pouvant être tuteurs des ES nécessitant un appui. Mise en œuvre • Objectifs Pour les ES tuteurs référents Encadrement des ES moins avancés Promotion et valorisation du rôle du contrôleur de gestion au sein de l’établissement 2013 Pour les autres ES Montée en compétences en comptabilité analytique: harmonisation des pratiques comptables, construction et fiabilisation du TAC et du RTC Cible principale : ES 20 et 70 M€ , plus largement ES MCO, SSR & PSY 2013 1 3 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Le nouveau socle de la CAH : le TAC • • • Le Tableau Analytique Commun (TAC) norme l’affectation des comptes du Plan Comptable Simplifié (PCS) sur chacune des sections d’analyse (SA) ; Il constitue un nouveau socle commun pour l’ensemble des ES ; Il peut servir de base à la production des principaux outils de la CAH, dont notamment le RTC : Légende: Base de données Livrable intermédiaire Livrable : outil La production du TAC sur la base des données 2012 constitue donc l’objectif premier du PND de14la CAH en 2013 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE SOMMAIRE 1. 2. 3. 4. 5. Objectifs et principes directeurs du déploiement Plan national de déploiement Planning de déploiement Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement Dispositif de formation proposé 1 5 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Vision globale du dispositif de déploiement DGOS Aide à concevoir le plan et à construire le kit de déploiement Pilote le déploiement en lien avec les ARS ATIH ARS Fournit un support technique sur les RTC ARS ARS Appuie les chargés de projet des ARS et les Bureaux des CTR dans la conduite du projet ANAP Identifie et anime le réseau des référents en région ES référent « expert » ES référent « expert » Forme les chargés de projet des ARS et les ES référents à l’outil TIC Participe à l’animation du Comité Régional via son Bureau Aide méthodologique aux ES sur la CAH participe à l’animation du bureau ES Appuyé ES Appuyé Prestataires Fournit un appui opérationnel sur site si nécessaire 1 6 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Qu’est-ce que le Cercle Performance Contrôle de Gestion et CAH - CDG Le Cercle Performance Comptabilité Analytique ? Objectifs Mode de fonctionnement Composition Axes de travail identifiés • Créer et structurer une communauté « métier » en comptabilité analytique et en contrôle de gestion à l’hôpital • Favoriser le partage et la diffusion des connaissances, des outils et des bonnes pratiques • Contribuer à l’harmonisation des méthodes et des pratiques tout en valorisant la richesse et à la créativité des expériences de chacun • Promouvoir et accompagner des démarches expérimentales • Cercle lancé début 2012 : 1ère rencontre le 12 avril 2012 • Rencontres trimestrielles depuis • Déroulé des rencontres : - Matin : retours d’expériences - Après-midi : Travail en ateliers • En sus des rencontres : groupes de travail sur les axes identifiés Après 1 an de fonctionnement : • Une soixantaine de contrôleurs de gestion d’ES de taille et de statuts différents (CHU, CH, ESPIC, en MCO, PSY et SSR) • Une dizaine de contrôleurs de gestion travaillant dans des cellules performance d’ARS et contribuant activement à nos travaux • Outil d’Auto-diagnostic du Contrôle Interne Comptable • Actualisation du guide méthodologique « Nouvelle Gouvernance et comptabilité analytique par pôle » par un Guide des Outils du contrôle de gestion à l’hôpital • Mémento pratique d’aide au remplissage du RTC • Guide de bonnes pratiques du Dialogue de Gestion à l’hôpital MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 17 Rôle du Cercle dans le déploiement Support de niveau 2 via un Forum Réponse Modérateur Cercle Performance CDG - CAH Experts thématiques https://www.pp.anap.fr /cercles 1 identifiant et mot de passe par Bureau Recherche les expertises idoines Equipe ANAP Forum Réponse visible par tous les membres des Bureaux ? Bureau Bureau Bureau Comité Technique Régional Comité Technique Régional Comité Technique Régional Région 1 Région … Région 26 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1 8 Rôle du Cercle dans le déploiement Recueil des REX et intégration dans les guides et outils Guides Dépôt sur le Sharepoint ANAP Cercle Performance CDG - CAH Outils Retour d’expérience REX Equipe ANAP COPUB ANAP Diffusion grand public via site internet ANAP ! Bureau Bureau Bureau Comité Technique Régional Comité Technique Régional Comité Technique Régional Région 1 Région … Région 26 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1 9 SOMMAIRE 1. 2. 3. 4. 5. Objectifs et principes directeurs du déploiement Plan national de déploiement Planning de déploiement Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement Dispositif de formation proposé 2 0 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Le planning de déploiement sur 12 mois 2013 mars -juin Déploiement de la démarche Actions DGOS-ANAP Communication: consultation FHF , validation CNP et publication instruction + mail DGOS (référents ARS) Instruction PND Publication instruction PND Actions ARS 2014 juillet - septembre octobre - décembre janvier - mars LANCEMENT PILOTAGE régional Constitution des Comités Régionaux d’analyse & contrôle de gestion et des Bureaux Présentation démarche au niveau national Identification référents ARS Animation des réseaux: CRAC et bureaux comité de suivi national Journée nationale de lancement le 10 avril 2013 réunion de suivi national comité :évaluation nationale réunion de suivi national Déploiement de la démarche en région Constitution des CRAC et des bureaux Actions DGOSANAP Actions ARS Journées Appui et lancement assistanc inter e des région référents puis des bureaux Actions ANAP Formation des formateurs Appui et assistance des Bureaux Déploiement de la démarche en région: animation du réseau Appui et Appui méthodologi assistance que via le des Bureaux cercle performance Appui Appui et Appui méthodologi assistance méthodologique que via le des Bureaux performance cercle performance Bilan de la2 mise en œuvre 1 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE RAPPEL DES ETAPES CLES Les étapes clé du déploiement en région Régions Nomination d’un chargé de mission régional ARS Lancement Régional Constitution du CTR Diagnostic régional : identification ES référents et à accompagner Validation du Plan d’action Régional Etablissements Formation TIC et production du TAC Accompagnement par ES référent : diagnostic, Plan d’actions et suivi MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE ETATS DES LIEUX NATIONAL Etat des lieux national du déploiement Avancement Chargé de projet ARS désigné Diagnostic régional Lancement régional Constitution du CTR ou groupe projet Validation du Plan d'actions régional Déploiement de Formation des la formation TIC formateurs sur TIC en région 100% 38% 35% 31% 31% 96% 58% % en cours 0% 54% 58% 62% 19% 0% 27% % à venir 0% 8% 8% 8% 50% 4% 15% % fait NB: Les objectifs du programme déploiement sont: -Un plan d’action régional pour le 31 décembre 2013 -60% des ES produisant un TAC fiable pour 2014 -100% des ES produisant un TAC fiable pour 2015 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE SOMMAIRE 1. 2. 3. 4. 5. Objectifs et principes directeurs du déploiement Plan national de déploiement Planning de déploiement Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement Dispositif de formation proposé 2 4 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Le Kit de déploiement 2 catégories d’outils sont prévus dans le kit de déploiement Outils de « conduite de projet » Outils techniques • Outil d’évaluation de la maturité des ES sur la base des retours de l’OCAH • Le guide de la comptabilité analytique hospitalière • Fiche de suivi et outil de reporting • Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH issues du Guide de la CAH • Contrat type : • entre ARS et ES référent • entre ARS ES accompagné • Cahier des charges type proposés aux ES souhaitant bénéficier d’une formation-action sur site • Trame de diagnostic et plan d’actions pour un établissement • Outil d’aide à la production du TAC et du RTC (Outil TIC : ARSIF) • Outil d’aide à la production du TAC et de la comptabilité analytique interne (Outil DGOS) • Guides d’utilisation des outils Excel MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet Outils d’évaluation de la maturité des ES Déjà existant : le questionnaire OCAH • Au moment du lancement de la démarche en région : permet d’évaluer la maturité des ES en comptabilité analytique et en contrôle de gestion • En fonction de ce niveau de maturité, peuvent être identifiés: - Les ES experts - Les ES à appuyer • En fin de déploiement : permet d’évaluer le développement de la CAH au niveau d’une région et au niveau national • Campagne d’actualisation du questionnaire lancée en juin 2012 • Disponible sur le site de l’OCAH : https://o6.sante.gouv.fr/oCAH/ • Contact : [email protected] MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet La fiche de suivi • • • • Au moment du lancement : permet de faire un état des lieux de départ Tout au long du déploiement : permet de suivre la progression de l’ES appuyé En fin de déploiement : permet de mesurer l’atteinte des objectifs contractualisés La fiche contient 2 volets : Reporting qualitatif Reporting quantitatif Via un court questionnaire FICHE DE SUIVI DE L'IMPLEMENTATION DE LA C.A.H. Si "Non" ou "En cours" indiquer date de fin prévue I. Découpage analytique: le fichier commun de structure ou FICOM i. ii. iv. v. vi. vii. Le découpage de l'établissement permet d'articuler de manière cohérente UM, UF, SA et Pôles i.1 Aucune UF commune à plusieurs SA i.2 Aucune UM commune à plusieurs SA i.3 Le fichier structure en SA respecte les règles de l'arbre analytique harmonisé Mise en place de procédures de fiabilisation/modification/ actualisation du FICOM ii.1 Toutes les UF possedent un périmetre clairement identifié; limitation des UF "fourre tout" ii.2 Le ficom est unique ii.3 Le fichier structure de chaque applicatif est alimenté à partir du FICOM ii.4 Le FICOM est largement diffusé et commenté aux utilisateurs Mise en place d'une équipe chargée de l'administration du FICOM Le fichier commun de structure ou FICOM est intégré dans le cœur du SIH Le fichier commun de structure ou FICOM est fiable Non Oui En cours Un suivi extra-comptable des activités spécifiques et subsidiaires et de leur utilisation non directement identifiables dans le FICOM est réalisé en routine Fiche de suivi en format Excel MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet Les contrats types : • Des Contrats de Type 1 entre l’ARS et les Etablissements Référents, qui auront pour buts de : o Formaliser le rôle du Référent o Identifier les Etablissements qu’il aura à accompagner o Garantir le financement de son temps de travail (pourcentage à définir avec l’ES Référent) et sa disponibilité pour assumer son rôle sur ce temps • Des Contrats de Type 2 entre l’ARS et les Etablissements appuyés, qui auront pour buts de : o Définir des objectifs en matière de production d’états analytiques à une échéance donnée (1 an) o Amener l’Etablissement à s’organiser en mode projet et à s’inscrire dans le schéma régional de déploiement o Lui accorder, quand c’est possible, un soutien financier pour rémunérer, à la réalisation de ses objectifs, des prestataires MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet Le Cahier des charges type : un accompagnement en 4 phases, sur 12 mois, financé par AC ou sur fonds propres : Notification 1 jour/H (N) Appropriation, Lancement et Cadrage 3 jours/H 10 jours/H 1 jour/H Note de cadrage Elaboration du Plan d’Actions Plan d’action Appui à la mise en œuvre et transfert de compétences Etats analytiques Evaluation et capitalisation 115 jours 11 mois 110 mois Bilan et rapport 115 jours MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet La trame de diagnostic et de plan d’actions pour un ES (1/2) Descriptif Objectifs Trame sous format ppt. Fournir un cadre et des indications méthodologiques pour conduire et restituer un diagnostic et un plan d’actions à l’échelle d’un ES MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 1. Les outils de conduite de projet La trame de diagnostic et de plan d’actions pour un ES (2/2) Descriptif Objectifs Trame sous format ppt. Fournir un cadre et des indications méthodologiques pour conduire et restituer un diagnostic et un plan d’actions à l’échelle d’un ES MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 2. Les outils techniques Objectifs des outils techniques Outils techniques Objectifs Le guide de la comptabilité analytique hospitalière • Définir le cadre analytique commun qui permet l’articulation des trois méthodes principales • Fournir des leviers d’action pour un pilotage stratégique et opérationnel plus efficient de l’établissement • Promouvoir l’utilisation d’outils en interne, notamment au sein des pôles pour développer le dialogue de gestion • Donner davantage de lisibilité et de cohérence aux outils de la comptabilité analytique hospitalière, en harmonisant les méthodes, Fiches techniques sur les grandes étapes de production des outils de la CAH Outil Excel de production du TAC et du RTC Outil Excel de production de comptes de résultats par Pôle Guide d’utilisation de ces 2 outils Excel • Eclairer certains points techniques du guide CAH • Illustrer les étapes importantes • Proposer une méthodologie de construction du TAC et des CDN du RTC • Faciliter la production du TAC et du RTC en routine • Présenter un exemple et une méthode de construction des comptes de résultats par Pôle, pour commencer… • Clarifier la logique et les règles de gestion des maquettes Excel • Rappeler des bases • Faciliter la prise en main par l’utilisateur MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 2. Les outils techniques Les Fiches techniques – Le kit Choix des outils Préambule 1.Intérêts et fondements de la CAH Outils techniques Découpage Analytique Plan Comptable Simplifié Affectations Analytiques 1.Bonnes pratiques de structuration d'un FICOM 2.Exemple de découpage analytique cohérent 3.Modèle de suivi dédié aux activités spécifiques 4.L’intégration dans le SIH 1.Guide d'enregistrement des variations de stocks 2.Traitements relatifs aux personnels 3.Le traitement spécifique du crédit-bail 1.Tableau synthétique des affectations analytiques 2.Rappel sur quelques notions comptables fondamentales 3.Rappel sur les notions de charges non incorporables et produits non déductibles 4.Traitements spécifiques relatifs aux activités subsidiaires et aux charges des CDR annexes 5.Exemple de TAC 6.Affectation des charges du personnel 7.Choix des Unités d’œuvre Passage du TAC au RTC Un classeur de 15 de fiches techniques Outil TIC 1 Fiche = 1 recto-verso + exemple(s) Plan type 1. Problématique 2. Quels intérêts pour vous ? 3. Solution pour démarrer 4. Points de vigilance 5. Pour aller plus loin 6. Fiches connexes 7. Exemple / Illustration MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 2. Les outils techniques Les Fiches techniques – La structure (1/2) 1 Page de garde 2 Outils techniques Contenu Exposé de la problématique Identification des intérêts pour l’établissement à mettre en place ces conseils Eléments pour démarrer (càd pour les ES qui ne disposent pas d’un ERP, qui ont peu de ressources etc.) MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 2. Les outils techniques Les Fiches techniques – La structure (2/2) 3 Compléments Points de vigilance : ce qu’il ne faut pas manquer Eléments pour aller plus loin que la solution « pour démarrer » décrite précédemment « Aller plus loin » au sens : plus de qualité/technicité, plus de finesse, plus de robustesse etc. 4 Outils techniques Annexes Exemple et illustrations de la fiche Références aux fiches connexes à lire car la CAH est un processus d’ensemble MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE 2. Les outils techniques Outils techniques Outils Excel et leur guide 1 Les outils 2 Le guide Page de garde Outil Excel semi-automatisé : les cases jaunes sont à remplir par l’ES puis l’utilisateur doit lancer des macros successivement pour valider chacune des étapes de production du TAC et compte d’exploitation SOMMAIRE 1.1.Déployer les outils de la CAH dans les établissements 1.2.Limites du modèle 2.1.Rappel de la définition du TAC 2.2.Les données nécessaires à la construction du TAC 2.2.1. Données établissement 2.2.2. Données nationales 2.3.Les étapes différentes de la constitution du TAC 2.3.1. Création de la Balance Comptable Analytique 2.3.2. Création de la Balance Comptable Retraitée 2.3.3. Création du TAC 3.1.Rappel de la définition des Comptes d’exploitations par pôle 3.2.Les données nécessaires à la construction des COMPTEX 3.3.La création des COMPTEX 3.3.1. Création de la BCE 3.3.2. Les clés de répartition 3.4.Les COMPTEX Contenu explicatif avec des illustrations pour rentrer pas à pas dans l’outil MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE SOMMAIRE 1. 2. 3. 4. 5. Objectifs et principes directeurs du déploiement Plan national de déploiement Planning de déploiement Les outils mis à disposition dans le kit de déploiement Dispositif de formation 3 7 MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Dispositif de formation • Objectifs de la formation : o Accompagner les ES dans la mise en place des prérequis du TAC o Articuler autant que possible cet accompagnement avec la campagne du RTC o Permettre aux référents de se positionner vis-à-vis des ES qu’ils appuient MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Dispositif de formation • 1er principe retenu : une « formation-action » sur la base d’un outil Outil retenu : TIC Tableau d’Introduction à la Comptabilité Analytique Conçu et testé par l’ARS Île-de-France Amène l’utilisateur à vérifier l’ensemble des prérequis de manière très pédagogique Permet de produire à la fois le TAC et le Tableau des Charges Directes Nettes du RTC MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Dispositif de formation Architecture fonctionnelle de TIC Contrôles de Balance Comptable BCA cohérence Lien UF / Avec comptes du PCS BCA normalisée Arbre analytique SA TAC et RTC Application des règles de gestion des guides TAC Tableau des CDN du RTC MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE Dispositif de formation • 2nd principe retenu : former des formateurs (i.e. : les Chefs de projet d’ARS et les ES Référents) Sessions nationales (ANAP) 10 ateliers de 10 personnes Ouvertes aux Chefs de projet d’ARS et ES Référents I N S C R I P T I O N S Formateurs formés ! 26 avril 2013 S E S S I O N S 22 mai 2013 10 juin 2013 17 juin 2013 Sessions régionales Réplication et / ou adaptation des formations en régions C A M P A G N E R T C MINISTERE DU TRAVAIL, DE L’EMPLOI ET DE LA SANTE