Implantation de VDA - Chambre d`Agriculture de l`Aube

Note de version VDA 3.0 – Septembre 2012
Conseil Informatique Mutualiste Agricole
CIMAGE SAS
2 bis rue Jeanne d'Arc
BP 4017
10013 Troyes Cedex
Tel : 03.25.82.09.67
mail : [email protected]
Destinataire :
Utilisateurs
et administrateurs du logiciel VDA
Note de Version VDA 3
version 3.0
Améliorations disponibles
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Note de version VDA 3.0 – Septembre 2012
Table des matières
Préambule................................................................................................................................................................3
BASE INTERLOCUTEUR.....................................................................................................................................4
FS#661 - Amélioration du système d'adresse et du publipostage ..................................................................4
FS#692 - Prise en compte des zonages sur le publipostage............................................................................8
FS#707 - Traçabilité des modifications de la fiche individu.........................................................................8
FS#708 - Mémoire sur le publipostage ..........................................................................................................9
FS#595 - Mémoire sur la recherche avancée .................................................................................................9
DECISIONNEL....................................................................................................................................................10
FS#680 - Analyseur sur l'ensemble des données de VDA............................................................................10
BUREAU - AGENDA – TACHES – MES INTERLOCUTEURS ......................................................................12
FS#705 - Mise en place de la notion "Mes interlocuteurs" .........................................................................12
FS#709 - Amélioration du gestionnaire de tâche .........................................................................................14
FS#688 - Intégration des alertes par E MAIL ..............................................................................................15
FS#679 - Mise en place de deux tableaux de favoris programme ...............................................................16
FS#702 - Véhicule favoris par agent............................................................................................................16
FS#686 - Catégorie par défaut sur un nouveau des rendez-vous .................................................................17
FS#706 – Accès aux états sur le planning ...................................................................................................18
MODULE FORMATION......................................................................................................................................19
FS#682 - Champs de commentaires sur la fiche stage ................................................................................19
FS#698 – Nouvel onglet évaluation sur le module formation .....................................................................20
FS#704 – Ajout de la notion de domaine de formation sur les PPP et les stages de Formation...................21
SYSTEME ET PERFORMANCES......................................................................................................................23
FS#696 – Migration des données de Firebird 2.0 vers 2.5 ..........................................................................23
FS#687 - Possibilité de désactiver le rafraîchissement automatique des listes ...........................................24
FS#694 – L'émission des alertes ralentissent VDA sous GO-Global ..........................................................24
DIVERS.................................................................................................................................................................25
FS#693 – L'échéancier des suivis ne fonctionne plus sous VDA 2.47 ........................................................25
FS#697 - Bug d'affichage des tableau de données dans les suivis...............................................................25
FS#699 – Problème d'ordre tri sur la liste des associés ...............................................................................25
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Préambule
VDA 3.0 est disponible au téléchargement à compter du 14 septembre 2012.
Cette note décrit les améliorations dont fait l'objet cette nouvelle version de VDA. S'agissant d'une évolution
majeure du logiciel, il est recommandé de prendre connaissance de l'intégralité de cette documentation avant
de passer la mise à jour.
il est également recommandé de communiquer aux utilisateurs les modifications disponibles sur les
modules impactant leurs habitudes de travail.
IMPORTANT :
Le logiciel évolue vers une nouvelle version de son moteur de données avec le passage de Firebird SQL 2.0 vers
Firebird SQL 2.5. A noter que celui-ci accepte désormais l'installation du moteur de données en 64bits.
Pour les structures évoluant avec un serveur VDA sous Windows, la migration de la base de données et du
moteur de données est automatique et un assistant vous proposera divers choix d'installation de la nouvelle plateforme de données.
Pour les structures évoluant avec une serveur VDA sous Linux, l'assistant vous proposera un script de
migration adéquate en fonction de votre OS (SUSE- Debian) qu'il conviendra d’exécuter manuellement sur votre
serveur Linux.
Si vous n'êtes pas en mesure d' exécuter ce scripts, ou si vous avez besoin d'une assistance merci de prendre
préalablement rendez-vous avec Cédric PIERRE du CIMAGE au 03.25.82.09.67
Dans tous les cas, si votre structure est conséquente et votre serveur performant ( OS 64, MultiCore, RAM 8Go ou
plus), nous vous recommandons de choisir l'installation en mode « Classic 64bits » pour obtenir les meilleurs
performances possibles.
N'hésitez pas à nous contacter pour obtenir de plus amples informations.
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BASE INTERLOCUTEUR
FS#661 - Amélioration du système d'adresse et du publipostage
VDA intègre désormais la notion d'adresses secondaires. Dans le même temps, le formatage des adresses évolue
en conformité avec la norme postale ( cf annexe, gérer les adresses de vos fichiers).
La migration de vos adresses actuelles vers le nouveau format est automatique lors du passage du patch de mise
à jours.
Chaque fiche individu dispose toujours d'une adresse fixe dénommée « adresse principale », cette notion
d'adresse principale, dans sa définition, reste à la discrétion de chaque organisme. Néanmoins il est recommandé de
conserver ce sens premier de « principale ». Si une notion de siège social est importante il convient d'utiliser l'adresse
secondaire de type « siège social » afin d'éviter toute ambiguïté pour les opérateurs de saisie au niveau de la
manipulation de « l'adresse principale ».
L'adresse est composé de 5 lignes répondant à la norme postale, la typologie de ligne est indiquée en filigrane.
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Les adresses secondaires , ou supplémentaires, sont disponibles sur l'onglet « Adresses » :
Pour ajouter une adresse utiliser le bouton « + » et faites votre sélection, une adresse secondaire doit forcément
appartenir à une catégorie d'adresse, ici en exemple « Adresse de facturation » ou « Siège social ».
Vous pouvez rendre de nouvelles catégories d'adresses disponibles à travers le référentiel général de VDA :
Une fois l'adresse principale dupliquée vous pouvez la modifier pour l'adapter à la situation de la catégorie :
A noter que la norme postale impose l'écriture en majuscule des adresses. Dans VDA, ce n'est pas obligatoire,
seul le nom ou la raison sociale est formaté obligatoirement à la saisie en majuscule. Par contre, lors du rendu des
adresses à travers les modules concernés ou dans les requêtes sur les vues, l'adresse postale est correctement
formatée avant édition avec non seulement la mise en majuscule mais aussi la limitation à 38 caractères par ligne et
la suppression des lignes « vides » qui ne doivent pas apparaître.
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Comment sont utilisée ensuite ces adresses ? :
Les catégories d'adresse sont ensuite utilisées, en fonction des besoins, dans certains modules de VDA.
Par exemple , lors de l'établissement d'une nouvelle facture, c'est l'adresse de facturation qui est recherchée, si
elle est absente, l'adresse principale est sélectionnée par défaut.
Sur le module publipostage vous pouvez désormais choisir le type d'adresse que vous souhaitez extraire :
Sélectionnez la liste de publipostage, désirée, le type d'adresse à extraire, puis cliquez sur « Charger la liste » pour
générer la liste de publipostage.
Si la catégorie d'adresse n'est pas trouvée, l'adresse principale sera sélectionnée par défaut.
Vous pouvez créer autant de catégories d'adresses que vous le souhaitez, cette option ouvre de nouvelles
possibilités quand à l'organisation de votre « Fichier d'Adresses » en lien avec vos interlocuteurs. Cela vous permet
de personnaliser l'adressage. Vous pouvez par exemple créer une catégorie « Dirigeant » dans laquelle vous
renseignerez l'adresse de la structure en question en nommant explicitement son dirigeant.
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On obtient ici une liste de publipostage avec en dernière colonne l'adresse postale complète correctement
formatée :
A noter que le module courrier de VDA 3.0 ne prend pas encore en compte les adresses secondaires (il fonctionne
néanmoins toujours correctement avec l'adresse principale) . Celui-ci fait l'objet actuellement d'une refonte et sera
disponible très prochainement avec l'intégration de ces adresses secondaires et d'autres fonctions.
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FS#692 - Prise en compte des zonages sur le publipostage
L'assistant publipostage vous propose désormais une prise en compte des zonages dans l'élaboration de votre
liste :
Pour rappel vous pouvez définir dans VDA des zonages particuliers par rapport à une liste de commune. Et donc,
désormais, filtrer automatiquement vos interlocuteurs en fonction de ces zonage.
FS#707 - Traçabilité des modifications de la fiche individu
Vous pouvez désormais visualiser les modifications effectuées sur la fiche « Individu / Société / Groupe » à travers
l'onglet « Maintenance »
Cela peut être utile pour valider certaines modifications et/ou obtenir un historique poussé de la fiche en question :
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FS#708 - Mémoire sur le publipostage
L'assistant de conception des listes de publipostage garde désormais en mémoire la configuration effectuée lors de
la mise en place de la liste :
A noter que cela ne fonctionnera que sur les nouvelles listes constituées. L'assistant ne retrouvera pas la
configuration des anciennes listes constituées avant VDA 3
FS#595 - Mémoire sur la recherche avancée
Sur les listes, la recherche avancée est désormais persistante, lorsque que vous effectuez une recherche avancée,
vous pouvez retourner sur celle-ci, la grille de choix n'est pas réinitialisée et vous propose votre précédente sélection :
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DECISIONNEL
FS#680 - Analyseur sur l'ensemble des données de VDA
Les différents analyseurs de VDA étaient jusque maintenant bridés sur certains domaines prédéfinis (temps de
travaux essentiellement)
Désormais vous pouvez analyser l'ensemble des données contenues dans VDA, créer différents domaines et axes
d'analyse et définir des droits d'accès pour ces tableaux de bord dynamiques. Cette fonction fait l'objet d'une
documentation complète en annexe. Voici un aperçu des principales interfaces:
L'accès au menu analyse de données :
Le rendu dynamique d'un bilan de facturation par client en accès direct :
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La définition des domaines d'analyse :
Avec :
–
la définition de droit pour chaque domaine d'analyse
–
la définition de chaque requête dénommé axe d'analyse
–
Un assistant pour créer automatiquement le domaine et les axes d'analyse pour un suivi VDA.
Le nouveau moteur d'exportation des grilles vers Excel :
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BUREAU - AGENDA – TACHES – MES INTERLOCUTEURS
FS#705 - Mise en place de la notion "Mes interlocuteurs"
La base de données VDA est appelée naturellement à contenir de plus en plus d'individus, on y trouvera non
seulement les exploitants mais également l'ensemble des interlocuteurs de l'entreprise.
Dans cette optique il paraît difficile de concevoir qu'un agent puisse intervenir sur une période donnée, auprès de
l'ensemble des interlocuteurs de la base de données.
VDA 3 implémente donc une nouvelle notion de « Mes interlocuteurs » ou chaque agent peut se constituer un
portefeuille d'interlocuteurs qu'il peut faire évoluer comme il le souhaite dans le temps. Cela lui permet de réduire
sensiblement sa liste d'interaction avec la base de données individus et lui permet de gérer, en toute indépendance,
« son » fichier interlocuteur.
Les agents ayant un rôle de conseil personnalisé auprès des exploitants ou en lien avec des organismes
particuliers sont les plus à même a être concerné par cette nouvelle fonction. Feront parti de « Mes interlocuteurs »
des interlocuteurs avec des dossiers ou prestations en cours. Cela peut également concerner des responsables de
groupement etc...
L'interface de gestion est disponible à travers le menu « Interlocuteurs / Mes interlocuteurs » :
Vous disposez, en haut, d'une liste de vos interlocuteurs. Vous pouvez ajouter ou retirer des interlocuteurs
existants dans votre liste à l'aide des commandes adéquates. Vous pouvez également glisser l'individu depuis la liste
« Tous les individus » de la palette d'outils a gauche.
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En bas se situe le panneau d'information de l'interlocuteur en question ainsi que la commande « Action sur
l'interlocuteur » qui vous permettra d'initier directement des actions en lien avec l'interlocuteur sélectionné :
Vous pouvez également « taguer » votre interlocuteur comme favoris. Dans cette situation, il sera disponible en
sélection directe à travers un menu sur vos rendez-vous sur le planning :
La notion de « Mes interlocuteurs » se reporte sur la palette d'outil à gauche avec un panneau de recherche en
accès direct, ce qui permet de limiter la recherche à cette liste :
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FS#709 - Amélioration du gestionnaire de tâche
Le gestionnaire de tâche bénéficie désormais de sa propre interface et à été revue afin d'être plus fonctionnel :
Vous pouvez l'utiliser comme tous gestionnaire de tâche usuel, en complément vous pouvez associer des individus
à vos tâche ainsi que des suivis VDA. Il est également possible de déléguer certaines tâche.
A noter que la notion de projet n'obéit pas à un référentiel fixe, ce référentiel s'auto-alimente, par agent, en fonction
de la saisie effectuée dans la liste déroulante correspondante.
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FS#688 - Intégration des alertes par E MAIL
Avec VDA 3 vous pouvez désormais recevoir en copie vos alertes VDA par Mail .
Comme pré-requis il faut que VDA IntraWeb Edition soit installé dans votre structure (même si son interface web
n'est pas mise en service) .
L'administrateur réseau doit fournir à VDA un compte Mail qu'il pourra utiliser pour émettre ses messages :
Une fois le mode alerte Mail actif, ce sera à chaque agent, à travers sa fiche agent, d'indiquer si il souhaite recevoir
ses alertes VDA par eMail :
Ses alertes seront transmise à l'adresse professionnelle indiqué sur sa fiche agent.
Lors de la première activation il est fort probable que l'agent reçoivent l'ensemble de ses alertes en une fois.
Assurez vous auprès de votre administrateur réseau que le compte émetteur, créé pour permettre à VDA de
transmettre ses eMail d'alerte ne puisse pas se faire bloquer par vos filtres anti-spam.
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FS#679 - Mise en place de deux tableaux de favoris programme
Les programmes favoris des agents sont désormais répartis par niveau pour faciliter la sélection :
FS#702 - Véhicule favoris par agent
Chaque agent peut désormais s'affecter un véhicule « Favoris » à travers sa fiche agent :
Lors de l'activation de la case « utilisation d'un véhicule de service » sur un rendez-vous, le véhicule favoris sera
par défaut pré-renseigné
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FS#686 - Catégorie par défaut sur un nouveau des rendez-vous
Vous pouvez affecter un type de rendez-vous par défaut lors de la création d'un nouvel élément sur le planning :
Reportez vous au référentiel général de VDA pour prendre connaissance du code souhaité à inscrire :
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FS#706 – Accès aux états sur le planning
Il est désormais possible d'accéder à des états depuis les éléments de planning :
Les états du planning son à positionner dans « Etats/Planning », inspirez-vous de la fiche rendez-vous fournie en
exemple pour créer d'autres états, comme des notes de frais ou ordres de mission par exemple.
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MODULE FORMATION
FS#682 - Champs de commentaires sur la fiche stage
La fiche stage comporte désormais de nouveaux champs de commentaires libres dénommés « Publications » :
Vous pouvez affecter une dénomination à ces différents champs de données à travers le référentiel général de
VDA :
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FS#698 – Nouvel onglet évaluation sur le module formation
Vous pouvez désormais renseigner le bilan des évaluations de formation sur le module session de formation,
onglet « Questionnaire » :
Et utiliser des bilans à travers l'analyseur pour en faire la synthèse sur des thématiques de stage ou des
ensembles de sessions.
Pour préparer le tableau utiliser la liste « Sélection du type de formation » puis « Charger la liste de question » :
Pour modifier et personnaliser les questions, utilisez le référentiel spécifique des formations :
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Pour modifier ou ajouter un type de formation utilisez le référentiel général de VDA :
FS#704 – Ajout de la notion de domaine de formation sur les PPP et les stages de Formation
Vous pouvez désormais définir, sur chaque action de formation PPP un domaine de formation (ce champs ne sera
pas transmis vers SPHINX) :
Ce domaine de formation peut également être renseigné sur les fiches « Stage » du module formation :
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Une fois ces deux données renseignées vous obtenez la possibilité de croiser les actions de formations PPP avec
les stages disponibles.
Pour personnaliser la liste des domaines de formation utilisez le référentiel général de VDA :
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SYSTEME ET PERFORMANCES
FS#696 – Migration des données de Firebird 2.0 vers 2.5
VDA fait évoluer son moteur de données vers Firebird SQL 2.5
Lors du passage de la mise à jour un assistant vous guidera vers la migration de votre base de données. Il est
important de suivre scrupuleusement les étapes indiquées. L'installation manuelle de Firebird 2.5 sur votre serveur
n'est pas recommandé. La migration nécessite un Backup et un Restore de votre base de données avec des options
particulières, en cas de migration « manuelle », le CIMAGE ne pourra vous assurer le bon fonctionnement de VDA par
la suite.
Lors de la migration, vous aurez la possibilité d'installer le nouveau moteur de données en 64bits si vous disposez
d'un OS 64. Il est recommandé d'étudier une migration d'ensemble si vous envisagiez une évolution de votre plateforme serveur d'un système 32 vers 64.
Les configurations cibles recommandées sont le suivantes :
–
petites structures (10 - 20 utilisateurs) : Firebird 2.5 en mode Superserver 32 bits
–
structures importantes (20 +) : Firebird 2.5 en mode Classic 64bits (nécessite un serveur adéquate car
génère un process serveur par connexion à la base de donnée, avec 2 à 20 Mo de RAM mobilisé par
connexion ).
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FS#687 - Possibilité de désactiver le rafraîchissement automatique des listes
Si vous observez des problèmes de performances lors de la fermeture des fiches de détail dans VDA (fermeture
d'une fiche individu, d'une fiche suivi). Il peut s'agir d'un problème de durée rafraîchissement de la liste parente. Vous
pouvez alors augmenter les vitesses de fermeture des fiches détail avec cette option :
Attention, si vous choisissez « NON », la liste n'affichera plus les modifications effectuées sur la fiche « Détail »
tant que l'utilisateur n'aura pas cliqué sur « Actualiser ».
FS#694 – L'émission des alertes ralentissent VDA sous GO-Global
Lors de l'émission d'une alerte dans VDA sous GO-Global, le logiciel « freeze » plusieurs dizaines de secondes.
Nous recommandons de migrer de GO-Global 3 vers GO-Global 4 (migration gratuite) ou ce phénomène est
absent.
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DIVERS
FS#693 – L'échéancier des suivis ne fonctionne plus sous VDA 2.47
Ce bug est corrigé
FS#697 - Bug d'affichage des tableau de données dans les suivis
Lorsque sur un tableau de données attributaire, l'option « visible » est décoché celui-ci s'affiche toujours dans la
fiche suivi.
Ce bug est corrigé.
FS#699 – Problème d'ordre tri sur la liste des associés
Les arborescences des membres de société sont désormais trié par ordre alphabétique sur le nom.
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