1. Gestion des opérations immobilières

 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 2 QUI SOMMES NOUS ? 4 PROBLEMATIQUE DES PROFESSIONNELS DE LA MAITRISE D’OUVRAGE 5 1. 2. 3. 4. 5. 5 5 5 6 6 INTRODUCTION OPTIMISER LES METHODES ET LE TEMPS DE TRAVAIL MAITRISER TOUS LES ASPECTS DES OPERATIONS IMMOBILIERES OPTIMISER LA VENTE DES LOGEMENTS MAITRISER LES RISQUES 7 NOTRE SOLUTION 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. PLUS QU’UN LOGICIEL : UN SERVICE GLOBAL UNE SOLUTION EVOLUTIVE UNE GESTION EFFICACE MULTI-­‐COMPETENCES OPERATIONS IMMOBILIERES DE TYPE P.S.L.A. – V.E.F.A. LA CENTRALISATION DES DONNEES GEREZ ET DEVELOPPEZ VOS FICHIERS CLIENTS PROSPECTION COMMERCIALE -­‐ PUBLIPOSTAGE PROSPECTION FONCIERE REPORTING ET TABLEAUX DE BORD MAINTENANCE ET SAV 7 8 8 8 9 10 11 12 14 15 PRESENTATION DETAILLEE DE NOTRE LOGICIEL SCI 5 16 1. 2. 1. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 16 17 18 27 33 35 37 39 41 PRESENTATION UNE INTERFACE INTUITIVE, CONVIVIALE ET SIMPLE GESTION DES OPERATIONS IMMOBILIERES LE MODULE METIER « BUDGET » LE MODULE METIER « VENTES » LE MODULE METIER « TRAVAUX » LE MODULE METIER « COMPTABILITE » LE MODULE METIER « BUREAU » SPECIFICITES TECHNIQUES APPLICATIONS COMPLEMENTAIRES 42 1. SCI VITRINE 2. SCI EXTRANET 42 43 NOS OFFRES COMMERCIALES 45 1. OFFRE GLOBALE HEBERGEE 3. OFFRE CLASSIC 45 45 NOS FORMATIONS 46 1. 4. 5. 6. 46 47 48 49 INITIATION PERFECTIONNEMENT NIVEAU 1 PERFECTIONNEMENT NIVEAU 2 FORMATION AVANCEE SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 3 Qui sommes nous ? ASCIMMO est une société éditrice de logiciels qui développe des solutions informatiques pour les professionnels de l’immobilier. Forts d’une expérience de plus de 20 ans dans le secteur de l’Informatique immobilière et de sa connaissance approfondie des professionnels de la maîtrise d’ouvrage : promoteurs constructeurs, aménageurs lotisseurs, marchands de biens ; nous avons conçu une solution informatique SCI 5 souple et robuste qui vous permettra de gérer simplement vos opérations immobilières. La grande force et souplesse de notre solution logicielle destinée aux professionnels de la maîtrise d'ouvrage, est de nous permettre d'intervenir auprès d'une clientèle variée. Nos clients sont principalement issus des secteurs d'activités suivants : • Acteurs de la Promotion Immobilière • Collectivités • Banques A ce jour, nous sommes fiers de compter parmi nos clients une soixantaine de groupes immobiliers de tous types et de toutes tailles comme : • EXPANSIEL • HLM DES CHALETS • ATARAXIA • OGIC • DAVRIL • BERGERAL • SOPIC • PROMOCIL • AXANIS • LE COL • SAPROCOM SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 4 Problématique des professionnels de la Maîtrise d’Ouvrage 1. Introduction Quel que soit sa nature, une opération immobilière reste délicate de part sa complexité liée à ses multiples intervenants. Les professionnels de l’immobilier se doivent de maîtriser de nombreux domaines et compétences tout en garantissant un taux de rentabilité de l’opération dans une économie de marchés difficile. 2. Optimiser les méthodes et le temps de travail L’optimisation des méthodes et du temps de travail sont deux des vecteurs de la réussite d’une opération immobilière. Ils passent par une optimisation des traitements liés aux différents domaines d’activité et par une gestion optimisée des données. • Gérer différentes compétences et corps de métiers : Regrouper au sein d’un même outil les compétences et besoins de vos métiers : comptable, commercial, suivi budgétaire … • Centraliser les données : Les données, de plus en plus nombreuses, sont au cœur de la gestion d’une opération immobilière. Pour améliorer la réactivité nécessaire au traitement des opérations immobilières, les données doivent êtres consultables par tous et mises à jour en temps réel. 3. Maîtriser tous les aspects des opérations immobilières La conduite d’opérations immobilières requiert beaucoup de compétences. Leur centralisation dans un seul progiciel permet : • L’optimisation des traitements • Un gain de temps et donc d’argent • Une meilleure réactivité • Un meilleur traitement des données communes • La mise en parallèle de fonctionnalités transversales : gestion des contrats, des événements, des documents… Notre principal objectif à été l’intégration des fonctions et données des différents métiers constituant la maîtrise d’ouvrages dans un seul outil informatique qui se veut : • Puissant et robuste • Simple et ergonomique • Souple et convivial SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 5 4. Optimiser la vente des logements La vente des logements reste l’aboutissement de toute opération immobilière. Répondre aux besoins d’une équipe commerciale, gérer efficacement des fichiers de prospects, optimiser la commercialisation des logements, toutes ses actions et bien d’autres sont possibles avec SCI 5. Vos équipes commerciales auront aussi à leur disposition de nombreux documents descriptifs liés aux produits à vendre. 5. Maîtriser les risques Grâce aux outils de budgétisations, SCI 5 vous permet d’évaluer rapidement la validité d’une opération immobilière. Ses différents tableaux paramétrables et régulièrement mis à jour en fonction des données saisies dans le logiciel vous permettront d’avoir une vision globale de l’opération et d’agir efficacement sur sa rentabilité. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 6 Notre Solution 1. Plus qu’un logiciel : Un service global Conscient de la complexité des métiers de la maîtrise d’ouvrage, nous avons placé au cœur de notre solution la réussite de vos opérations immobilières. Tel un véritable partenaire, notre logiciel SCI 5 sera un soutien au quotidien pour que vos équipes puissent se consacrer pleinement à leurs tâches métiers. Plus qu’un progiciel, notre solution informatique s’accompagne d’un suivi de mise à jour et d’un service dédié de maintenance et d’accompagnement. Dès la conception de notre logiciel SCI 5, les principaux objectifs ont été : • Placer l’opération immobilière au centre de la solution • l’intégration des fonctions et des données des métiers constituant la maîtrise d’ouvrage dans un seul et même outil informatique • l’écoute permanente de l’évolution des métiers de l’immobilier ainsi qu’une analyse constante de vos besoins pour l’actualisation de notre logiciel • Le bien-­‐être de nos utilisateurs, parce qu’un utilisateur tranquillisé et sécurisé sera toujours plus productif Organisé autour de sa base de données, SCI 5 se décline en 5 modules métiers principaux : • Budget • Ventes • Travaux • Comptabilité • Bureau Comportant chacun : a) Des fonctionnalités spécifiques à chaque métier •
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b) Des fonctionnalités transversales utiles dans chaque module •
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La Prospection foncière La Gestion budgétaire Le Développement commercial La Construction La Comptabilité Etc.… Gestion des tiers Gestion des contrats Gestion des événements / workflow Bureautique / Gestion documentaire Objets associés (créés par d’autres logiciels) SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 7 2. Une solution évolutive Notre solution est régulièrement mise à jour pour suivre le développement de vos besoins, les modifications des textes de loi et l’évolution de la réglementation de l’immobilier. 3. Une gestion efficace multi-­‐compétences Conscient de la difficulté qu’implique la gestion d’une opération immobilière de par ses nombreux intervenants et les expertises multidisciplinaires dont dépend son succès ; notre logiciel vous permettra de vous focaliser sur vos tâches principales en vous permettant de gérer efficacement chaque poste : budget, vente, comptabilité… 4. Opérations immobilières de type P.S.L.A. – V.E.F.A. SCI 5 permet la conduite de tous type d’opérations immobilières, notamment celles en P.S.L.A. ou V.E.F.A. Spécificités pour le P.S.L.A. : •
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Gestion des contrats Quittancement : Parts acquisitives Indemnité occupation Gestion de l’A.P.L. Remise sur vente Révision de loyer Levée d’option SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 8 Spécificités pour le V.E.F.A. : • Echéanciers personnalisés • Editions des appels de fonds • Suivi des : § Règlements § Livraisons § Réserves § T.M.A. 5. La centralisation des données Nous avons fait le choix de centraliser les données dans une seule et même base afin de permettre : • Le partage des mêmes informations en temps réel • Une plus grande réactivité par rapport au besoin d’informations • L’interaction de tous vos collaborateurs, ainsi toute nouvelle information saisie est automatiquement répercutée et consultable par tous vos utilisateurs. • D’éviter la ressaisie pour un gain de temps et une plus grande efficacité SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 9 6. Gérez et développez vos fichiers clients Parce que la vente de vos opérations est l’objectif à atteindre, nous mettons à la disposition de vos équipes commerciales : • La possibilité de créer des fiches individuelles (Figure 0-­‐1) par prospect : nom, type de recherche, lieu, etc.… • Un planning de suivi individuel des prospects (Figure 0-­‐2) : événements, gestion des relances, etc. …. Il est aussi possible de faire une liaison avec votre site internet et d’importer les contacts existants. Si besoin, nous pouvons vous proposer une solution de site vitrine vous permettant de proposer sur internet tous vos programmes en cours avec une mise à jour automatique des données.1 Figure 0-­‐1 Figure 0-­‐2 1
Cf Page 44-­‐ SCI Vitrine SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 10 7. Prospection commerciale -­‐ Publipostage La base de données comporte un paramétrage initial très complet gérant tous les intervenants (personnes morales ou physiques) selon leur catégorie professionnelle et/ou des caractéristiques que l’utilisateur peut compléter (corps d’état, situation géographique, note d’appréciation,..). Grâce de nombreux critères de sélection, vous pourrez choisir les destinataires d’un modèle de document choisi. SCI 5 permet de créer et de gérer des modèles de documents (Appel d’offres, Confirmation de RDV, Contrat de réservation, Etc ….) en vue d’un publipostage aussi bien pour EXCEL2 que pour WORD3. Des fonctions d’assistance à la création des modèles vous aideront lors de la création de modèles « complexes » utilisant des jointures entre fichiers. Figure 0-­‐3 2 3
-­‐ L’intégration de champs calculés est possible. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 11 8. Prospection foncière L’acquisition de foncier est une étape importante dans la conduite d’opérations immobilières, SCI 5
met à votre disposition plusieurs documents pour vous aider dans cette recherche :
a) Fichier des « acquisitions » Ce document mémorise les caractéristiques principales du foncier « suivi », c'est-­‐à-­‐dire tous les terrains quel que le soit le stade d’avancement de la négociation avec le propriétaire. Chaque terrain comporte : • Sa situation géographique et cadastrale • Les caractéristiques essentielles (qui peuvent être personnalisées), ainsi qu’un repère indiquant l’avancement de la négociation. • Des éléments graphiques, documents provenant d’autres applications : extrait de cadastre, photo aérienne, etc.… • Des documents officiels : numérisés ou au format PDF, etc.…. • Un code projet : permettant de sélectionner facilement toutes les parcelles d’un même projet. • Le lien avec la fiche du propriétaire. • Une fiche de suivi, mise à jour instantanément à chaque événement Figure 0-­‐4 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 12 b) Fichier des propriétaires Comme tous les tiers gérés par « SCI 5 », les propriétaires comportent notamment : • Une fiche d’identité (résumée et détaillée) • Le chrono qui mémorise les échanges avec le propriétaire, ce sont : § Soit des documents émis grâce aux fonctions de publipostage § Soit des documents reçus et numérisés. § Soit des saisies manuelles à la suite de contacts • Un planning de l’avancement réel et prévu de la relation avec le propriétaire Figure 0-­‐5 Figure 0-­‐6 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 13 c) Etat de synthèse des parcelles d’un projet Porte d’entrée vers le budget prévisionnel de l’opération, ce tableau synthétise toutes les informations relatives à chacune des parcelles d’un projet. 9. Reporting et Tableaux de bord Les outils utilisés dans la solution « SCI 5 », Base de données SQL, MSOFFICE,
générateur d’états, permettent de réaliser des états simples ou complexes en rapport avec
l’avancement d’une opération ou d’un ensemble d’opérations.
« SCI 5 » comporte en standard un jeu d’états qui s’enrichit avec les nouvelles versions et
ASCIMMO est à la disposition de ses clients pour développer ensemble des documents
personnalisés.
Figure 0-­‐7 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 14 Figure 0-­‐8 Figure 0-­‐9 Figure 0-­‐10 10.
Maintenance et SAV Au-­‐delà du développement d'une solution informatique pour la Maîtrise d'Ouvrage puissante et complète, Ascimmo met la satisfaction de ses clients en première ligne. Vous disposerez d'un service de télémaintenance rapide et efficace, toujours disponible pour répondre à vos questions. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 15 Présentation détaillée de notre logiciel SCI 5 1. Présentation SCI5 est une solution complète de gestion de tous types d’opérations immobilières destinée aux professionnels de la maîtrise d’ouvrage. Conçue dès l’origine pour suivre l’évolution des métiers de l’immobilier, notre solution est depuis de nombreuses années utilisée aussi bien par des opérateurs privés (promoteurs, constructeurs, aménageurs, etc.) que publics. Basé sur un Système Standard de Gestion de Base de Données, il est adapté à la gestion des opérations : • Sous formes juridiques variées • À plusieurs niveaux : une opération (dossier) peut être gérée en autant de programmes (tranches) que nécessaire. • Dans des contextes techniques, financiers ou commerciaux très variés: § La Construction neuve en V.E.F.A. ou P.S.L.A. § La Construction locative § La rénovation § L’Aménagement / Lotissement de terrains § La revente de logements anciens, etc. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 16 2. Une interface intuitive, conviviale et simple L’interface modulable de notre logiciel est particulièrement intuitive, elle a été conçue de manière à être utilisable simplement par tous. Le menu principal au centre permet d’accéder rapidement aux principales fonctionnalités, tandis qu’à gauche le menu dédié affiche un reporting de l’opération en cours de traitement puis un menu en corrélation avec la fenêtre active ; à droite un accès rapide aux fonctionnalités transversales. Figure 0-­‐1 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 17 1. Gestion des opérations immobilières a) Intégration L’opération immobilière est l’élément central de « SCI 5 », elle est représentée sous forme de « Dossier ». Une fois définie, chaque opération ou « Dossier » est liée par un ensemble d’informations notamment : •
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La situation géographique et l’appellation de l’opération : nom commercial, dénomination… Le contexte juridique : la société au sein de laquelle l’opération est montée4 La nature de l’opération : construction pour soi-­‐même, V.E.F.A., P.S.L.A., aménagement… Le foncier : suivant l’avancement des acquisitions Les dates clés de l’opération : permis de construire, permis de démolir, modificatifs… La consistance détaillant la composition des lots principaux et secondaires Les documents associés et mémorisés dans leur format d’origine les contrats avec les tiers L’ensemble des documents émis ou reçus sont dans le fichier « chrono » Les intervenants : Maître(s) d’œuvre Bureaux de calculs techniques Bureaux de contrôles Assurances Labels techniques Les financements 4
Le nombre de dossiers d’une même société n’est pas limité. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 18 b) Les Activités Pour une gestion simplifiée de ces types d’opérations, SCI5 permet de définir des modèles appelés « activités », que l’on peut enrichir selon les méthodes internes ou les évolutions du métier ou de la législation. Une activité comporte notamment : • Un modèle de budget prévisionnel avec ses règles de calcul • Les phases habituelles de déroulement d’opération • Les liens et délais entre phases afin de gérer le planning prévisionnel et la prévision de trésorerie • Les modèles d’écritures comptables liés aux événements successifs • Une bibliothèque de documents (matrices) destinés au publipostage (liaisons natives avec Word et Excel) • Des tableaux de bord spécifiques c) Fiches d’opérations Le logiciel génère une « Fiche Opération »5 personnalisable6 qui reprend les éléments décrits ci-­‐dessus. Elle est alimentée manuellement en phase initiale puis automatiquement selon les informations saisies dans les divers modules, évitant ainsi les doubles saisies. SCI 5 permet d’associer à une opération tout type de document créé par une application extérieure : • Image • Fichier PDF • Document numérisé • Tableau • Texte • Etc… 5
Cf. Figure 0-­‐2 6
La mise en page du document est personnalisable SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 19 Figure 0-­‐2 Figure 0-­‐3 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 20 d) Planning des opérations et événements SCI 5 propose une gestion des processus de la Maîtrise d’Ouvrages. Même si chaque opération immobilière est unique, le déroulement d’une opération comporte une succession assez répétitive de phases. Pour chaque typologie d’opération, on retrouve les mêmes flux d’informations depuis la recherche foncière, le montage, la conception, les travaux, la commercialisation, la livraison et le S.A.V. « SCI 5 » comporte un outil de suivi des événements à gérer pour les métiers de la Maitrise d’Ouvrage. Dès l’ouverture d’un nouveau projet, le logiciel établi un calendrier prévisionnel des événements basé sur une check-­‐list personnalisable des phases et des délais prévisionnels : promesse terrain, dépôt de PC, PC purgé, DCE, Plans de vente, lancement commercial, achat terrain, etc. Pour chaque événement, une date future est calculée et fait ressortir une alarme si la phase est critique, une date prévisionnelle puis une date de réalisation la remplacent ensuite. Les figures ci-­‐dessous illustrent la gestion des événements et des alarmes dans SCI 5. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 21 Figure 0-­‐4 Figure 0-­‐5 Figure 0-­‐6 Un événement n’est pas simplement la saisie d’une date, c’est aussi la réalisation d’une phase planifiée suivant les choix de paramétrages entrainant : • • l’émission d’un document • Publipostage automatisé de Word ou Excel • l’exécution d’une fonction du logiciel « SCI 5 » • Création d’un contrat, signature notariée, appel de fonds, etc.… Tous les modules de « SCI 5 » exploitent cette gestion d’événements, notamment la prévision de trésorerie dont les recadrages suivent l’évolution des réalisations. L’outil permet ainsi d ‘affiner les prévisions de dépenses et de recettes, donc les calculs de frais financiers et les besoins de financements SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 22 Exemple de Prévision de trésorerie Figure 0-­‐7 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 23 e) Tableaux et états de synthèse Le logiciel met à la disposition du gestionnaire divers modèles de tableaux de synthèse représentant l’avancement de ses opérations. Les outils utilisés dans notre solution informatique : Base de données SQL, MS OFFICE, etc.…; permettent de générer des états simples ou complexes en rapport avec l’avancement d’une opération ou d’un ensemble d’opérations. Le logiciel « SCI 5 » comporte en standard un jeu d’états qui s’enrichit avec les nouvelles versions et ASCIMMO est à la disposition de ses clients pour développer ensemble des documents personnalisés. Exemple de calendrier mensuel :7 Figure 0-­‐8 Exemple de calendrier hebdomadaire : Figure 0-­‐9 7
Le planning prend en compte les dates calculées puis prévisionnelles et enfin réelles, avec un affichage en
corrélation : VERT = prévu, NOIR=réalisé, ROUGE= en retard
SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 24 Ci-­‐dessous, divers états générés par « SCI 5 » : Figure 0-­‐10 Figure 0-­‐11 Figure 0-­‐12 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 25 Figure 0-­‐13 Figure 0-­‐14 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 26 3. Le module métier « Budget » Le module BUDGET (étude de faisabilité / suivi budgétaire) est au centre de la solution intégrée SCI5 de gestion des opérations immobilières, il est conçu pour être utilisé dans plusieurs situations : a) Pour les projets (Cf. Figure 0-­‐3) : • Réaliser des simulations budgétaires variées en relation ou non avec le foncier. b) Pour les opérations en cours : • Mémoriser l’évolution des budgets (Initial, actualisé,…). • Suivre leur Situation Budgétaire : comparer à chaque instant le Réalisé (Engagé, Facturé, Payé) au Budget actualisé. L’exploitation de la Situation Budgétaire est largement favorisée par la liaison avec le module COMPTABILITE de « SCI 5 ». Figure 0-­‐15 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 27 La décomposition en postes budgétaires est liée au type d’opération : Accession, Locatif, P.S.L.A., Aménagement, etc. (et d’autres éventuellement). Le détail des postes fait l’objet d’un paramétrage pour être au plus proche de vos besoins : • Pour les regroupements par chapitres. • Pour les assiettes et taux de calcul utilisés par défaut. • Pour les sous-­‐détails (corps d’états, feuilles de calculs particuliers, etc.). Figure 0-­‐16 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 28 Le logiciel permet de mémoriser autant de simulations que l’on souhaite en phase de montage. En phase de réalisation, les évolutions du budget sont également mémorisées à divers stades paramétrables. Figure 0-­‐17 Figure 0-­‐18 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 29 Dès le lancement d’une opération, la SITUATION BUDGETAIRE permet de suivre les écarts entre le budget et la réalisation (Engagé, Facturé, Payé). Figure 0-­‐19 Les engagements sont directement liés :
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Aux signatures de contrats : marchés, honoraires, ventes, etc. Aux commandes (ou factures) enregistrées hors contrats. Les montants facturés et payés sont directement liés aux mouvements comptables. On voit donc l’importance de la connexion étroite entre les divers modules. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 30 Simulation de trésorerie : Pour vous guider et vous accompagner dans les prises de décisions budgétaires, SCI 5 intègre en natif un outil de simulation de trésorerie est relation directe avec : • Le déroulement des événements d’une opération. • Le budget actualisé. • L’historique comptable (échéances et règlements) Ci-­‐dessous, un exemple de planning de trésorerie : Comme pour les études budgétaires, les tableaux de prévision de trésorerie s’appuient sur des
règles de répartition et de recadrage personnalisables.
Figure 0-­‐20 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 31 Des états de synthèse présentent les prévisions regroupées par chapitre.
Figure 0-­‐21 Figure 0-­‐22 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 32 4. Le Module métier « Ventes » Ce module prend en charge la gestion complète de la commercialisation et de la relation client : •
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La définition des lots. Les divers documents liés à la commercialisation : grilles de prix, états commerciaux. Les relations commerciales avec les PROSPECTS. Le suivi de l’activité des vendeurs. Les caractéristiques des acquéreurs : identité détaillée, données caractéristiques à but de statistiques, chrono des documents envoyés, coordonnées bancaires,… Les contrats des acquéreurs : V.E.F.A., Aménagement, Location-­‐
accession, etc. Création et / ou mémorisation des documents. Suivi du déroulement des phases du contrat : de la réservation à la signature notariée puis les appels de fonds, TMA, réception, réserves. Edition des appels de fonds par stade d’avancement. Gestion des encaissements : liaison comptabilité / gestion. Gestion financière des Travaux Modificatifs Acquéreurs. Suivi du S.A.V. Les tableaux de synthèse : Statistiques de vente. Honoraires de commercialisation. Travaux modificatifs. Réserves Nos prestations incluent les paramétrages : • Des types de lots. • Des phases de contrats de vente. • Des documents types : grilles de prix standard, contrats de réservation, lettres d’appels de fonds, tableaux statistiques dont la liste sera établie et les modèles actuels fournis pour en être le plus proches possible. La liaison avec le module comptable de « SCI 5 » permet : • Le suivi en « engagements » des réservations clients. • La gestion précise des dépôts de garantie. • Le suivi précis des soldes clients : • Montants appelés / montants payés. • Montants restant à appeler. • « Balance clients » : état de l’ensemble des comptes clients d’une opération. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 33 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 34 5. Le module métier « Travaux » Le module TRAVAUX de « SCI 5 » comporte : • La gestion des marchés de travaux. • La gestion des contrats d’honoraires. • La saisie de toutes autres dépenses non liées directement à un contrat. Ce module est conçu pour gérer la totalité de la construction, du point de vue du Maitre d’Ouvrage : depuis les appels d’offres, la signature des marchés, la saisie et le contrôle des situations et des notes d’honoraires jusqu’aux décomptes définitifs. Comme dans les autres modules, les accès aux diverses fonctions peuvent être personnalisés en fonction : • De l’organisation interne des services. • Des autres applications utilisées. La gestion d’un fichier unique de fournisseurs avec pour chacun leurs qualifications professionnelles permet de préparer aisément les appels d’offres (module métier « BUREAU »). La signature de contrats s’accompagne : • De l’intégration immédiate au planning général, ce qui permet de planifier les phases de facturation en fonction de l’avancement d’une opération. • D’un suivi des engagements et donc un contrôle budgétaire. Le circuit de saisie / contrôle / validation des situations et factures propre à chaque entreprise devra être précisé afin que les procédures soient précisées lors de la formation. La liaison avec le module métier « Comptabilité » permet un suivi précis des règlements fournisseurs. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 35 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 36 6. Le module métier « Comptabilité » Ce module est un logiciel de comptabilité complet permettant de traiter l’intégralité de la comptabilité d’opérations immobilières pour tous types de sociétés. Il est particulièrement orienté vers la comptabilité de sociétés immobilières. Des caractéristiques originales permettent notamment de : •
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Définir des axes analytiques : Par opération immobilière. Par tranche d’opération. Par poste budgétaire. •
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Mémoriser tout l’historique d’une opération (i.e. le détail des écritures de tous les exercices ouverts ou clôturés). Partager un plan comptable personnalisable par nature d’opération. Intégrer réellement la comptabilité aux événements de gestion. Définir des modèles d’écritures automatiques déclenchées par des événements de gestion par nature d’opération immobilière. Tenir une comptabilité d’engagements à plusieurs niveaux de contrôles de façon transparente pour les utilisateurs non comptables. Les fonctions comptables classiques sont bien présentes : •
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Lettrages de comptes. Rapprochements bancaires. Traitement des règlements fournisseurs automatisés (chèques, virements électroniques, ..) La comptabilité d’une opération peut aussi être vue comme une comptabilité auxiliaire en relation avec votre comptabilité générale si celle-­‐ci est faite sur un autre logiciel. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 37 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 38 7. Le module métier « Bureau » SCI 5 permet une gestion documentaire très complète vous offrant des possibilités de personnalisation des documents standards fournis en natif. Tous ces documents interagissent et sont liés aux différents modules métiers. Un chrono permet de garder une trace de tous les documents liés à un tiers. Quelques exemples de documents : • Appels d’offres • Liste de prospects • Rapport d’analyse des offres • Contrat de construction • Contrat de réservation acquéreur • Devis • Mandat de prélèvement SEPA • Confirmation de rendez-­‐vous • Etc…. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 39 SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 40 8. Spécificités techniques Pour l’utilisation du logiciel « SCI 5 », en dehors de toute autre application, nous conseillons : SERVEUR :
1. Configuration matérielle minimale préconisée :
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Processeur Core i3 - 2GHz ou équivalent.
Mémoire vive : 2 Go.
Disque Dur : 50 Mo par opération de construction.
Disque Dur : 130 Mo par utilisateur.
2. Système d’exploitation WINDOWS 2003 Server, 2008, 2012.
3. Système de sauvegarde et logiciel appropriés.
4. Système de base de données : MICROSOFT SQL Server8 2003, 2005 ou 2008 ou 2010 ou ORACLE 9,
10 ou MICROSOFT SQL EXPRESS 2005.
POSTES CLIENTS :
1. Configuration matérielle minimale préconisée :
• Processeur Pentium Core i3 ou équivalent.
• Mémoire vive : 1 Go.
• Disque Dur : 130 Mo par utilisateur.
2. Système d’exploitation : WINDOWS XP ou VISTA.
3. Logiciels :
•
Microsoft Office XP, 2003 ou 2007, 2010, 2013.
4. Pilote de données : ODBC.
ATTENTION : Une configuration non validée par nos soins peut entraîner des anomalies dans les fichiers de données. 8
Edition Standard ou Express SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 41 Applications complémentaires Pour vous permettre d'accroître encore plus les fonctionnalités déjà très complètes de votre solution logicielle SCI 5, ASCIMMO finalise actuellement le développement de nouveaux produits destinés à la commercialisation d'opérations immobilières. Ces modules complémentaires sont en étroite relation avec votre solution logiciel centrale SCI 5 dont ils partagent les données. Ce sont des applications "Full Web", c'est à dire disponible, depuis n'importe quel navigateur internet. 1. SCI Vitrine SCI Vitrine est un site internet destiné à présenter aux internautes vos opérations immobilières en cours de commercialisation. Fonctionnalités essentielles : Mise à jour des données :
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Le site est mis à jour automatiquement selon les données saisies dans votre SCI 5 : Dès qu'une opération porte l'un des caractères : "Commercialisé" ou " Prochainement" Les images, perspectives et descriptions sont transmises au site Les grilles de prix et éventuellement les plans de lots sont consultables en ligne. Navigation Simple et Intuitive :
Les fonctions de navigation au travers des programmes immobiliers sont simples, intuitives et exploitables depuis les navigateurs, Smartphones et tablettes. Fichiers de prospects :
Le site incite l'internaute à prendre une inscription "Prémium" et par conséquent à enregistrer ses coordonnées et les désidérata de sa recherche. Ces informations sont transmises à votre SCI Extranet pour être exploitées par vos services commerciaux comme source de prospects qualifiés. Pourquoi l'adopter : Ce site internet autoalimenté par les informations contenues dans la base de données de votre logiciel SCI vous permettra de mettre à disposition de nouveaux clients des biens accessibles à la vente et de constituer un fichier de prospects Ne vous privez pas de ce vecteur commercial prisé de tous et incontournable dans le domaine de la vente immobilière. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 42 2. SCI Extranet SCI Extranet est un outil de suivi de l'action commerciale destiné aux services commerciaux et réseaux. Fonctionnalités essentielles : Accès sécurisé :
Accès limité aux personnes identifiées comme : vendeurs, agence, réseau ou directeur commercial. Gestions des contacts :
Les contacts constituants le cœur de SCI Extranet sont : • Soit des internautes identifiés depuis SCI Vitrine • Soit des personnes dont la fiche a été saisie manuellement Les contacts peuvent être qualifiés : • Soit après un contact par mail (automatisé) • Soit après un contact téléphonique • Soit par saisie d'un commentaire personnalisé Les contacts apparaissent différemment qu'ils soient non-­‐qualifiés (en rouge) ou qualifiés (en vert). A savoir : • Un vendeur n'accède qu’à ses prospects ou ceux qui lui ont été attribués. • Un réseau ou une agence n'accèdent qu’aux prospects de leurs vendeurs et aux siens • Un responsable commercial accède à tous les prospects Création de fichiers prospects : Les contacts qualifiés seront transformés en prospect après comparaison avec des tiers déjà connus. Gestion vendeur :
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Chaque vendeur gère les contacts puis les prospects qui lui ont été attribués et seulement ceux-­‐ci. Le vendeur reçoit automatiquement la demande de renseignement d'un contact concernant les opérations dont il à la charge. Le directeur commercial peut aussi lui attribuer une demande manuellement. Il visualise les lots qui lui ont été attribués (exclusivement ou non). Il peut prendre des options pour une durée limitée par défaut à 72 heures. La prise d'une option est transmise au directeur commercial (par email) qui a la faculté de la valider, de la modifier ou de la supprimer. Il peut prendre une réservation, après avoir complété les fiches de renseignements obligatoires. La réservation reste provisoire et devra être validée par le service commercial via SCI 5. Il peut imprimer un contrat de réservation à faire signer par le prospect. Il dispose des informations de suivi du contrat du client suite à la validation d'une réservation jusqu'à la signature de l'acte. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 43 Commercialisateurs :
Ce sont des tiers de type : • Vendeurs • Réseau • Agence • Responsable Commercial Gestion de mail :
SCI Extranet permet d'envoyer facilement des e-­‐mails aux prospects en joignant des documents comme les plans et les plaquettes commerciales. Ces échanges sont mémorisés dans le chrono. Gestion des lots : Pourquoi l'adopter : SCI Extranet permettra à vos commerciaux de gérer plus efficacement le traitement commercial de vos fichiers de prospect : analyse, mailing, etc... SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 44 Nos offres commerciales 1. Offre Globale Hébergée •
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Licence Logiciel SCI 5 Hébergement sur nos serveurs de votre base de données Contrat de maintenance SAV -­‐ Hotline 3. Offre Classic •
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Licence Logiciel SCI 5 Contrat de maintenance SAV – Hotline SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 45 Nos Formations ASCIMMO : organisme de formation agréé. Dispensée dans vos locaux ou nos bureaux, par session de journées pleines, nos formations vous assurent une parfaite maîtrise des différentes fonctions du logiciel.9 1. Initiation VENTES
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Création de lots. Saisie d'Acquéreurs. Saisie de contrat de réservation. Saisie de signature d'acte notarié. Création d'appels de fonds. Encaissements. TRAVAUX
§ Saisie de Fournisseurs. § Saisie de contrat Marchés. § Saisie de situation de travaux. § Saisie de facture hors contrat. BUDGET
§ Création d'un budget prévisionnel. § Détermination des paramètres de calcul de la prévision. § Suivi de la réalisation du budget en engagé, facturé, payé. COMPTABILITE
§ Création Fournisseur. § Saisie de facture fournisseur. § Règlement de facture fournisseur. § Saisie manuelle d'écritures comptables. § Edition d'un grand-­‐livre. BUREAUTIQUE
§ Fusion de documents. § Utilisation du chrono. § Création de modèle de document de fusion. ADMINISTRATION
§ Création d'un dossier d'opération. Temps estimé : minimum 2 jours 9
Pour toutes nos formations : Windows, Word et Excel étant supposés être connus.
SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 46 4. Perfectionnement Niveau 1 Rappel des principes de base (Initiation + Perfectionnement 1) VENTES
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Options. Livraisons. Réserves. Honoraires de Commercialisation. TRAVAUX
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Contrats d'honoraires techniques : Définition d'un planning de contrat. Saisie d'une facture d'honoraires. Suivi de la facturation. BUDGET
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Personnalisation des paramètres de planification de trésorerie. Globalisation de Budget et de Trésorerie. Eclatement de trésorerie par zone technique. COMPTABILITE
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Gestion des pièces comptables validées. Extourne. Clôture d'exercices. TOUS MODULES
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Gestion des phases. Gestion des événements. Objets associés. Temps estimé : minimum 2 jours SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 47 5. Perfectionnement Niveau 2 Rappel des principes de base (Initiation + Perfectionnement 1) VENTES
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Options. Livraisons. Réserves. Honoraires de Commercialisation. TRAVAUX
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Contrats d'honoraires techniques : Définition d'un planning de contrat. Saisie d'une facture d'honoraires. Suivi de la facturation. BUDGET
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Personnalisation des paramètres de planification de trésorerie. Globalisation de Budget et de Trésorerie. Eclatement de trésorerie par zone technique. COMPTABILITE
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Gestion des pièces comptables validées. Extourne. Clôture d'exercices. TOUS MODULES
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Gestion des phases. Gestion des événements. Objets associés. Temps estimé : minimum 2 jours SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 48 6. Formation Avancée Pour la personne chargée de l’administration du système. Temps estimé : minimum 2 jours ASCIMMO 9 Rue du Docteur Herpin 37000 TOURS Tel : 02 47 38 92 42 Email : [email protected] www.ascimmo.fr Les photos/images ne sont pas contractuelles. SCI 5 -­‐ LE LOGICIEL DES PROFESSIONNELS DE L’IMMOBILIER 49