FONCTIONNEMENT DES CLAS La création d`une section locale du

FONCTIONNEMENT DES CLAS
La création d'une section locale du CAES est possible dès qu’au moins 11 agents rémunérés par
l'Inserm, travaillant sur le site géographique considéré en font la demande, et procèdent à l'élection d'un
Bureau (document 1).
Les sections locales du CAES sont composées des personnels rémunérés par l'Inserm, ainsi que des
personnels non rémunérés par l'Inserm mais travaillant au moins à mi-temps dans les services ou
laboratoires dépendants de la section locale.
I. LE BUREAU
Le Bureau est composé d'un président, d'un trésorier et d'un secrétaire. Le président, le trésorier et
les mandataires du compte sont nécessairement des agents Inserm en activité
. Le
renouvellement doit se faire tous les 3 ans par élection (voir fiche élection).
Une Assemblée Générale ordinaire doit se tenir au minimum 1 fois par an, l’ordre du jour et la
convocation doit être envoyé au minimum 7 jours avant la date de l’AG.
II. LES DECHARGES DE SERVICES
II. 1. Réglementation
Les décharges de service sont prévues aux articles 7, 8, 9 et 10 du protocole signé entre le CAES et
l'Inserm.
Article 7 : Elles permettent aux représentants du CAES d’utiliser des plages horaires pour remplir le
mandat qui leur a été confié. Cette activité s'exerce à l'intérieur ou à l'extérieur de son lieu habituel de
travail.
Article 8 : Tant sur le plan national que local, les organismes compétents du CAES (CNAS ou bureau
du CLAS) désignent ceux de leurs représentants qui bénéficient de décharges de service, et gardent
l'initiative de la répartition. Les temps de décharges ne peuvent, en aucun cas, être supérieurs à un mitemps par agent. La liste est ensuite communiquée au service des ressources humaines qui en informe
les directeurs de structures des bénéficiaires. Toute modification intervient dans les mêmes conditions.
Article 9 : Il est attribué aux membres du CAES, à titre de décharges, un crédit d'heures au profit d'une
part, des CLAS et d'autre part, des instances nationales.
Au titre des CLAS, le mode d'attribution des décharges s'effectue comme suit :
de 11 à 25 agents payés par l’Inserm
1 D.U. *
de 26 à 50 agents payés par l’Inserm
2 D.U.
de 51 à 100 agents payés par l’Inserm
3 D.U.
de 101 à 200 agents payés par l’Inserm
4 D.U.
de 201 à 300 agents payés par l’Inserm
5 D.U.
plus de 300 agents payés par l’Inserm
6 D.U.
* La décharge unité (D.U.) est égale à 16 heures par mois.
Article 10 : Les représentants du CAES bénéficiant de décharges sont réputés "en activité de service"
pour ce qui a trait à la rémunération, à l'avancement et au droit à la retraite. Ils ne doivent faire l'objet
d'aucune discrimination due à l'exercice de leur mandat. Dans le délai des dispenses qui leur sont
accordées et lorsqu'ils se déplacent hors de leur lieu habituel de travail, ils sont couverts par la
législation sur les accidents du travail, comme dans l'exercice normal de leurs fonctions. Une décharge
horaire est nominative.
II. 2. Organisation
Le bureau du CLAS décide de la répartition du temps disponible entre ses membres. Ce temps peut
être fractionné autant que nécessaire. Cette répartition et les modifications en cours d’année doivent
être communiquées par e-mail au CAES qui les transmet à l’Administration de l'Inserm.
Les
responsables hiérarchiques sont ensuite informés par l'administration (document 2).
La décharge est un droit. Il n'est pas obligatoire de fixer ces horaires, toutefois il est souhaitable, dans la
mesure du possible, que ce moment soit négocié avec le responsable hiérarchique et les autres
membres de l'équipe : cette négociation doit tenir compte à la fois des exigences du travail et de celles
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de l'activité du CLAS. En cas de difficulté d’application, le Bureau du CLAS ou le Bureau du CAES ou
les sections syndicales peuvent intervenir localement ou au niveau central.
Il n'est pas nécessaire que l'utilisation du temps de décharge mensuel soit répartie également chaque
semaine.
Une décharge sert à organiser l'activité du CLAS : trésorerie, secrétariat, bibliothèque, billetterie, site
web, préparation d'une activité (achat de matériel, réservation, démarches etc...).
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III. L'EQUIPEMENT DU CLAS
Matériel audiovisuel, matériel de bricolage, matériel de sport, jeux électroniques, mobilier du CLAS,
etc...
III.1. Acquisition d’un matériel
III.1.1. La demande
La demande de matériel repose sur une demande des membres du CLAS, exprimée au cours d'une
discussion collective ou une Assemblée Générale. Il faut choisir un matériel solide et aisément
transportable. Il peut être préférable de faire appel à un fournisseur local si le matériel doit exiger
ultérieurement un entretien régulier.
1) L’achat de matériel directement par les CLAS est possible dans la limite de
305 euros pour le
mobilier (armoires par exemple). Le mobilier du local du CLAS (chaises, bureau) devrait être fourni par
la DR.
2) L'acquisition d'équipement > à 305 € est soumise à l'accord du CNAS : la demande doit parvenir au
CAES en même temps que la demande budgétaire pour le CNAS de février et être accompagnée de
devis comparatifs.
III.1.2. Critères de décision du CNAS
Le CNAS prend la décision dans la limite de la ligne budgétaire " Équipement des CLAS" après examen
selon les critères suivants :
1) Pour quelle activité du CLAS l'équipement est-il demandé ?
2) Comment a été décidée cette demande ?
3) Comment les autres équipements du CLAS sont-ils déjà utilisés ?
4) Les devis proposés correspondent-ils à des matériels facilement utilisables dans les conditions de
fonctionnement d'un CLAS ?
III.1.3. Achat
Lorsque la demande est acceptée par le CNAS, le CLAS passe commande auprès du fournisseur
choisi. La facture est établie au nom du CAES et payée directement par le trésorier du CAES.
III .1.4. Inventaire
Le matériel est assuré auprès de la MAIF. L'inventaire annuel doit permettre une mise à jour tenant
compte des acquisitions (document 3), mais aussi des matériels usés ou non utilisés (document 4).
L'inventaire complet du matériel et son état de vétusté doivent être envoyés au secrétariat du CAES lors
du rapport d'activité du CLAS en fin d'année (formulaire). Un bilan d’utilisation du matériel (nombre
d’utilisateurs) doit être joint à l’inventaire.
Le matériel est propriété du CAES. Il ne peut être vendu par le CLAS. Il est assuré auprès de la MAIF
par le CAES. Il est remis à disposition du CAES s'il n'est plus utilisé et peut alors être proposé à un
autre CLAS.
En cas d’accident survenu avec un matériel non conforme, c’est le CLAS donc le CAES qui est
tenu responsable.
Avant de prêter un matériel, soyez vigilants sur l’état des cordons, fils, prises électriques, etc…en
particulier, si ce matériel n’est pas récent.
Assurez-vous que le matériel réponde aux normes de sécurité en vigueur. Nous vous suggérons de
demander aide et conseil auprès de l’Ingénieur Hygiène et Sécurité de votre DR.
III.1.5. Réforme du matériel
Tout matériel devenu inutilisable ou obsolète doit être déclaré au CAES avant d'être mis au rebut
(document 4).
III.2. Prêt de Matériel
Il devra être créé dans chaque CLAS qui envisage d’effectuer une activité de prêt d'outillages ou de
matériels assimilés, un "Club Bricolage" dont l'adhésion et la cotisation sont préalables à tout emprunt
de matériel.
Le matériel (outils ou autres) doit être en bon état révisé et entretenu (avec preuve de révision) et
pourvu de la notice d'utilisation.
Tout emprunt de matériel doit être accompagné d’une contribution financière destinée à couvrir les frais
d'entretien et de l'engagement écrit par l'agent de ne pas le prêter ou le confier à une tierce personne
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au risque d’annuler tout recours en cas de problème. Le CAES serait alors dégagé de toute
responsabilité.
III.3. Gestion des prêts
Les cotisations et la contribution financière suite à un emprunt sont destinées à l'entretien du matériel et
doivent figurer dans la colonne crédit de l'activité.
Le matériel est déposé dans un local ou un meuble fermé à clé, les responsables du CLAS doivent
toujours savoir où il se trouve et veiller à ce que les prêts ne se prolongent pas au-delà d'un délai
raisonnable.
L'existence du matériel et les conditions d'utilisation sont portées régulièrement à la connaissance de
tous.
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IV. L'ORGANISATION DES ACTIVITES
IV.1. Assurances
La responsabilité du CAES est engagée dans les activités qu'il organise, l'usage des locaux, de même
que pour les agents élus, responsables bénévoles dans l'exercice de leur tâche (document 5).
La MAIF nous assure en risque responsabilité civile, mais cela n'exclut pas une plainte au Pénal si
toutes les précautions de sécurité n'étaient pas respectées.
Le contrat MAIF souscrit est une assurance à forme globale qui garantit le CAES contre l'ensemble des
risques auxquels il se trouve confronté et auxquels s'exposent les participants au cours des activités
proposées.
En ce qui concerne les activités des CLAS des informations précises et indispensables pour la mise à
jour annuelle du contrat (janvier de l'année) sont les suivantes :
IV.1.1. Assurance Auto
Les contrats auto-mission non-nominatifs n’existent plus. Seules les personnes amenées à se déplacer
régulièrement pour une activité (ex : gestion d’un gîte) pourront bénéficier d’un contrat nominatif.
IV.1.2. Matériel
1) Mise à jour du matériel à assurer :
Faire un récapitulatif annuel du matériel à assurer.
Pour le matériel à ne plus assurer, faire une estimation en tenant compte de la franchise et du degré de
vétusté de celui-ci.
2) Déclaration de vol :
En cas de vol, faire parvenir au secrétariat du CAES dans le plus bref délai le constat de police pour la
déclaration à la MAIF.
Prévoir un devis pour l'achat du matériel de remplacement.
IV.1.3. Activités CLAS
1) Sorties, activités sportives organisées par un prestataire de Service :
Le CLAS doit faire établir un contrat au nom du CAES, incluant l'assurance et ce contrat doit être
impérativement envoyé pour vérification et signature au CAES.
Cette contrainte nous est imposée par la Loi régissant les activités de Tourisme des Associations.
2) Sorties ou activités exceptionnelles (ex : fêtes de Noël, sorties d'enfants, etc...) :
Cette activité doit être déclarée au CAES par courrier, fax ou mail au plus tard la veille de l’activité
pour que nous fassions la démarche auprès de la MAIF. Pour le transport voir § suivants.
Tous les participants aux activités "qu'ils soient bénévoles, personnes d'encadrement ou extérieurs au
CAES-Inserm" ont la qualité d'assurés dès le moment où ils sont déclarés comme participants
(document 6).
3) Transport en car :
Le CLAS doit vérifier que la compagnie de car choisie est bien assurée.
4) Voitures particulières :
En cas de transport de personnes en voitures particulières, la prise en charge n’est pas assurée
par le CAES mais par les assurances des conducteurs.
5) Personnes :
Les représentants des CLAS bénéficiant de décharges sont considérés "en activité de service", ils sont
donc couverts par la législation sur les accidents du travail comme dans l'exercice normal de leur
fonction.
En cas de problèmes particuliers, il serait bon de les soumettre par écrit au secrétariat afin de faciliter la
recherche d'information.
IV.2. Rémunération des prestataires de services
Attention, le CAES se doit d’être très vigilant lors de l’emploi de personnes rémunérées pour
l’animation d’une activité.
Depuis 1991, les CLAS sont obligés de passer par des organismes prestataires de services,
qu’ils soient associatifs ou non (Ex : Association sportive, Club, ou Société d’intérim).
Dans tous les cas, le prestataire de service doit présenter une attestation d’activité portant
clairement sa raison sociale et obligatoirement son numéro de SIRET.
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Les indépendants proposant un spectacle (Noël) doivent être déclarés au GUSO (guichet unique
pour l’emploi des artistes ou des techniciens du spectacle), le CAES se charge de faire la
déclaration directement au GUSO.
IV.3.Utilisation des Bons d’Achat
Les bons d’achat comme d’autres avantages ou somme versés à un salarié sont soumis à cotisations
(URSSAF) sauf si leur exonération est expressément prévue.
1. Bons d’achat exonérés sans condition : ce sont des bons d’achat liés à un usage précis concernant
exclusivement des activités culturelles ou sportives : chèques lire, disque, CD ou toute activité
culturelle (cinéma, théâtre) ou sportive.
2. Bons d’achat non « ciblés » : ce sont des crédits d’achat sans destination précise qui s’échangent en
magasin. Conditions d’exonération : Si le montant global des bons d’achat et des cadeaux en nature
attribués à un salarié pour l’année civile n’excède pas 5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale,
ce montant est exonéré.
Le bon d’achat doit répondre simultanément à 3 conditions :
a. être attribué en relation avec un événement précis : ex : Noël
b. avoir une utilisation déterminée
c. être d’un montant conforme aux usages
V. BILAN DU CLAS
À quoi sert le Bilan ?
1) à évaluer l'activité du CLAS pendant l'année écoulée ;
2) à vérifier les comptes du CLAS ;
3) à évaluer les projets de l'année suivante de façon à définir le budget ;
4) à mettre à jour l'inventaire du matériel.
Un rapporteur, membre du CNAS, dont le nom est communiqué au CLAS, examine le bilan d'activité
sous ses différents aspects. Le rapporteur est le correspondant privilégié entre le bureau du CLAS et le
CNAS. Il est souhaitable d’instaurer entre le rapporteur et le CLAS un échange régulier. Toutes les
demandes doivent être adressées au rapporteur avec copie aux co-responsables des CLAS qui sont
actuellement : Florence Beranger (
[email protected]) et Nadine Kaniewski
([email protected]).
V.1. Evaluation de l'activité
L'activité est évaluée à partir du bilan rédigé par les membres du Bureau du CLAS : ce bilan doit faire
ressortir la nature des activités réalisées, leur mode d'organisation, la participation mais aussi les
difficultés rencontrées, les échecs ou les demi-succès et leurs raisons pour permettre une appréciation
complète de la vie du CLAS. La fiche de bilan détaillant la gestion des activités à lourds investissements
(locations) doit faire apparaître très clairement le taux de remplissage, les règles de subvention
adoptées, les caractéristiques des agents intéressés, pour la reconduction éventuelle de l'activité
(documents 6 à 8).
Ces documents ont un double objectif :
1) permettre au Bureau du CLAS d'informer tous ses membres et donc d'établir une discussion lors de
l'Assemblée Générale ;
2) permettre au CNAS de suivre l'activité du CLAS.
Le rapporteur s'intéresse également à la concordance ou au décalage entre les dépenses prévues et
les dépenses réelles qui constitue aussi une des indications du fonctionnement du CLAS : Pourquoi tel
poste budgétaire a-t-il pris plus d’importance que prévu ? Mise en place de nouvelles activités grâce au
développement du CLAS ou report de toute l'activité du CLAS dans un seul secteur faute d'énergie,
etc... À l’inverse si une ligne budgétaire n'a pas été entamée
: Est-ce faute de bonne volonté,
d'imagination, de locaux, à cause d'obstacles administratifs, ou s'agit-il d'un échec fortuit ?
L’évaluation du budget demandé pour l’année suivante doit tenir compte de l’évolution des effectifs, du
maintien des activités en cours et des nouveaux projets.
Nous vous rappelons que le budget alloué n’est pas calculé en fonction du nombre des ayants droits et
que le CNAS tient compte de la contrainte budgétaire globale résultant du niveau de la dotation
générale du CAES, des demandes des divers CLAS, de l’existence de projets nouveaux, de la capacité
du CLAS à réaliser ses projets tels qu’elle ressort des bilans antérieurs.
Il est nécessaire de rechercher un financement CAES CNRS (le plus souvent) ou CASU, pour la
participation des agents CNRS ou FAC aux diverses activités du CLAS. Une copie de la demande de
remboursement adressée au CAES CNRS doit être jointe au rapport de fin d’année.
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V.1.1. Définitions de la nature des activités
1) Activité collective :
Elle permet aux agents de se retrouver pour des activités ou des sorties en groupe au même lieu, à la
même date. Leur nombre et leur variété montrent la vivacité du CLAS. Le CAES est sensible à ces
activités et les encourage.
2) Activité individuelle :
C'est une activité à caractère individuel proposée par le CLAS, à ne pas confondre avec une subvention
individuelle pour une activité choisie par l'agent (voir ci-dessous).
3) Subvention individuelle :
Concerne une activité choisie par l'agent. Celui-ci demande au CLAS une subvention individuelle qui se
traduit par un chèque fait au nom de l’agent. Un accusé de réception est établi avec le nom de l’activité,
le montant, la date et la signature de l’agent.
Attention ce type de subvention est limité à 25 % des dépenses réelles
du CLAS.
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4) Billetterie non subventionnée :
C'est un achat groupé de billets par le CLAS. Ces billets sont revendus aux agents du CLAS au prix
coûtant et il n'y a donc pas de coût CLAS (sauf par exemple un éventuel montant de frais de port pour
la livraison des billets et que vous inclurez dans les frais d'administration).
Cependant il est important de remplir une fiche activité «
billetterie » indiquant le nombre de billets
vendus, le nombre de familles concernées et si possible le statut des agents. Cela peut vous paraître
inutile pour une activité qui n’a pas de coût CLAS mais ces renseignements donnent au rapporteur des
indications sur le fonctionnement du CLAS.
Exemples :
Un CLAS achète des billets pour un parc d’attraction :
- il organise la sortie un jour donné avec rendez-vous devant le parc et retrouvailles le midi pour un
pique-nique, chaque famille est subventionnée sur le prix des billets : c'est une activité collective ;
- il achète les billets et les revend aux agents avec une subvention pour qu'ils puissent s'y rendre à la
date de leur choix, c'est une activité individuelle ;
- il subventionne les agents quand ceux-ci ramènent les billets qu’ils ont achetés eux-mêmes
(uniquement culturel ou sportif, pas de parcs d’attractions) : c'est une subvention individuelle ;
- il achète les billets et les revend aux agents sans subvention : c'est une billetterie non subventionnée
(billetterie blanche)
V.1.2. Les modes de subventionnement
1) Le tarif forfaitaire :
La solution la plus simple pour les activités à petit budget inférieur à 120 €.
La subvention forfaitaire ne dépasse pas 35 % du prix de l’activité. Mais le CLAS peut faire le choix de
subventionner à un taux supérieur, deux fois par an, une sortie ou une activité de façon à promouvoir un
projet qui lui tient particulièrement à cœur, mais cela doit rester exceptionnel : ce sont les deux coups
de cœur (subvention grille entre 35 et 85 % ou forfaitaire à 50 %).
Les CLAS ne peuvent subventionner les agents non rémunérés par l’Inserm que dans la limite de 10%
du coût réel de l’activité. Ces agents bénéficient de l’application de cette subvention sur le tarif
collectivité généralement obtenu par le CLAS.
2) La subvention de 10 à 60 % :
L’idéal serait de l’appliquer à toutes les activités organisées par le CLAS comme au niveau national car
vous conviendrez qu’elle est la plus juste quand on veut faire de l’action sociale. Mais dans le quotidien
des CLAS on sait bien que ce n’est pas toujours possible.
Le calcul du taux de subvention
individuelle peut être demandé, par l’agent, directement au CAES, en envoyant sa fiche agent ,
libérant ainsi les CLAS des demandes d’avis d’imposition. Seules les listes des taux de
subvention sont alors disponibles auprès du secrétariat CLAS du CAES (Sylvie Dupuy).
Le site du CAES permet à chaque agent ayant actualisé sa fiche agent au CAES, de consulter
son taux de subvention au niveau de l’onglet : « espace adhérent ». Une copie d’écran peut être
remise au CLAS.
3) Cas des séjours CLAS :
Toute activité de séjour subventionnée par un CLAS d’un coût supérieur à 270 € par personne devra
être budgétisée à part et recevoir l’accord préalable du CNAS. La durée du séjour ne doit pas excéder
une durée de 4 jours/3 nuits et son prix extérieur par personne ne doit pas dépasser un maximum.
Toute activité dont la durée inclut une nuitée doit être signalée au préalable au CAES accompagnée de
la documentation destinée à l’information et à l’inscription ainsi que du contrat établi avec le prestataire.
V.2. Vérification des comptes du CLAS
Le rapporteur doit vérifier l'exactitude des comptes, la présence de toutes les pièces justificatives. Le
budget de l'année à venir ne sera pas versé tant que les comptes ne seront pas exacts. Le rapporteur
doit donc demander au trésorier du CLAS les pièces manquantes et l'aider à élucider les erreurs s'il y a
lieu, et ceci avant la tenue du CNAS de février pour que le budget puisse être voté et versé
immédiatement.
V.2.1. Pièces justificatives de dépenses
- Le budget du CAES dépend d’une dotation accordée par l’Administration de l'Inserm. Le CAES est
soumis à un contrôle financier rigoureux selon les règles de comptabilité de droit privé (commissaire
aux comptes, contrôleurs aux comptes, URSSAF). Le versement de la subvention du CLAS pour
l’année suivante dépend entièrement de la justification correcte de toutes les dépenses de l’année en
cours. Le CLAS doit donc fournir au CNAS toutes les justifications qui conditionnent impérativement
l’examen du projet de l’année suivante et son vote par le CNAS.
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- Par pièces justificatives, on entend un document justifiant d'une dépense à laquelle correspond un n°
de chèque émis. Ce document peut se présenter sous l'une des 2 formes suivantes :
1) une facture pour une prestation de services ou un achat (N°de SIRET)
2) une attestation ou un reçu délivré par un organisme qui ne peut pas émettre de facture (par
exemple une cotisation versée à un autre CLAS ou à un CLAS du CNRS, un bulletin d'adhésion au
Club).
- Toutes les pièces justificatives doivent, obligatoirement, être établies à l'ordre du CLAS.
Depuis le 1 er janvier 2000, toutes les pièces doivent comporter le tampon "bon à payer" et être signées
par une personne du CLAS n'ayant pas émis directement la dépense (ce tampon a été fourni).
- Les pièces justificatives originales doivent être envoyées au CAES et leurs photocopies adressées
directement au rapporteur.
- Le numéro du ou des chèques ayant servi à solder l'opération ainsi que la date d’émission doivent
impérativement figurer sur la pièce concernée.
Le Bureau vous conseille de n'émettre le chèque qu'après avoir reçu la pièce justificative.
- Un accusé de réception pour toutes les subventions perçues par les agents (chèque) où doivent être
mentionnés le nom du bénéficiaire, le montant, l'activité, la date et la signature.
- Les pièces doivent être présentées, regroupées par rubrique (administration, enfance..).
Ne pas faire paraître au bilan les chèques remis comme caution et n'ayant pas été encaissés.
- Le budget demandé par le CLAS doit être calculé pour permettre de fonctionner du 1er
janvier au
31 décembre, sans tenir compte du reliquat.
Les comptes sont arrêtés au 31 décembre. En février le CAES alloue au CLAS une somme totale, dans
laquelle est inclus le reliquat : c’est-à-dire que les comptes sont remis à zéro chaque année.
Des compléments de budget (qui doivent rester exceptionnels), peuvent être attribués dans la
limite de notre disponibilité financière, au CNAS de novembre. Pour ce faire, les demandes
devront parvenir au rapporteur, à la secrétaire du secteur CLAS, ainsi qu’aux responsables du
secteur CLAS avec toutes les pièces justificatives 15 jours minimum avant la date du CNAS (soit
31 octobre 2016).
Les demandes d’avance de budget servent à financer une activité de l’année suivante doivent
être soumises avec les justificatifs au rapporteur, aux responsables du secteur CLAS et à la
secrétaire.
V.2.2. Pièces justificatives des recettes
1) Subvention CAES Inserm.
2) Subvention CAES CNRS pour les CLAS mixtes ou autres subventions.
3) Récapitulatifs des activités : Ils permettent de faire apparaître les dépenses, les subventions versées
et le coût CAES de l'activité. Ils doivent être accompagnés de la liste des participants avec les numéros
des chèques de règlement des agents (document 12). Le calcul de la subvention doit se faire selon les
grilles nationales pour les activités onéreuses (ex : sorties, week-ends, stages).
Les copies des avis d’impositions ne doivent être données qu’au CAES (jamais au rapporteur).
V.2.3. Logiciel Ciel
Tous les CLAS sont équipés du logiciel Ciel et doivent envoyer lors de ce bilan de fin d’année leurs
fichiers export et de sauvegarde de leurs écritures au CAES (voir procédure PC et MAC en annexe).
Ils doivent également éditer sur papier le grand-livre global le grand-livre analytique et les
balances, afin que le rapporteur puisse examiner le dossier.
N’hésitez pas à prendre contact avec votre rapporteur
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