Londres Accueil Limited By Guarantee

COMPTE-RENDU DU COMITÉ
Du mardi 18 Juin 2013
Présentes :
Absentes excusées :
Barbara Bauné, Marie-Noëlle Benoist, Bernadette Briquetti,
Phuong Lien Bruneau, Valérie Capdevila, Marie Carret,
Constance Cazals, Alexandra Chapron, Florence Desforges,
Marie-Anne Duncan, Libby Guillard-Somers, Véronique Kaiser,
Blandine Lautard, Isabella Mancini-Bonnet, Nathalie Monnot,
Charlotte Pastre-Ricome, Cylia Rousset, Isabelle Vidal et
Maude Watin-Augouard.
Astrid Cadiou, Corinne Dieudonné, Catherine Guinard, Pascale
Maire et Caroline Waymel.
Secrétaires de séance : Libby Guillard-Somers
1. Approbation du compte-rendu du comité du 10 mai 2013.
Le compte-rendu du comité du 10 mai est approuvé à l’unanimité.
2. Élection du bureau.
Modification du comité – Voir nouvelle liste en pièce jointe.
Le nouveau bureau est approuvé à l’unanimité.
Présidente : Marie-Anne Duncan,
Vice-présidentes : Véronique Kaiser et Cylia Rousset
Trésorière : Phuong Lien Bruneau
Secrétaire Générale : Libby Guillard-Somers
Le comité comprend 24 personnes et se réunit 5 fois dans l’année (Octobre,
Novembre, Mars, Mai et Juin). Pour les équipes travaillant en binôme, la présence
d’un seul membre est nécessaire. Exception faite, pour les deux premiers comités
où tout le comité est invité. Un comité plus restreint permet de travailler plus
rapidement et plus facilement.
Marie-Anne : Après la Toussaint, la salle de l’Accueil permettra aux membres du
comité qui le désirent de se retrouver au moins un jeudi par mois entre 12h30 et 16h.
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Ce créneau est disponible tout au long de l’année et peut être utilisé par vos
équipes. Le Club autour du monde y tiendra son café mensuel Fifty-Fifty.
3. Présentation des nouveaux membres du comité
Les nouveaux membres se présentent au comité. Charlotte Pastre-Ricome, Maude
Watin-Augouard ont repris l’équipe des Mums and Kids cooptées par AnneCharlotte Tassin et Florence Brisy. Charlotte est maman-relai de son quartier
(Kensington - Holland Park - Notting Hill)
Marie Carret excuse l’absence de Caroline Waymel, son binôme dans l’équipe des
sports. Marie explique qu’elle a été recrutée par Anne et Claire et qu’elle a encore
plein de questions sur l’activité. Tout le monde la rassure en lui disant qu’elle
trouvera toujours quelqu’un pour l’aider et répondre à ses questions.
Barbara Bauné avec humour nous dit que c’est après plusieurs réunions avec MarieAnne autour d’un café qu’elle a accepté de remplacer avec Blandine Lautard,
Anne Faure dans l’équipe des Clubs. Blandine nous parle du coup de téléphone qui
l’a décidé… Blandine tient le Club Points de croix avec Sylvaine Scott. Barbara a fait
partie du comité de Londres Accueil il y a plusieurs années.
4. Bilan financier (suite à la présentation des comptes lors de l’AG) et orientation
Lors de l’AG qui s’est tenue le matin même, une estimation des comptes à fin Août
2013 a été présentée. Les recettes de cotisation sont stables, mais la publicité
Internet est en hausse. Les activités Sorties et Sports auront un résultat équilibré.
Phuong Lien dit que cette année les comptes présentent un léger déficit qui
s'explique par les dépenses occasionnées par la soirée anniversaire des 30 ans qui a
été largement subventionnée par Londres Accueil.
En général, Londres Accueil dégage un résultat positif. L'année prochaine, la
nouvelle structure Londres Accueil Ltd devra payer des impôts si elle fait du
bénéfice. L'idéal serait de ne pas dégager de bénéfice et plusieurs pistes sont
évoquées. Il n'est pas retenu de faire des donations à des « charities » car les
membres ne comprendraient pas que leur cotisation soit utilisée ainsi. En revanche, il
est décidé de dépenser plus pour les membres :
 Le prix des sorties est revu à la baisse.
 Le budget des quartiers passe de £3 à £5 par membre avec £100 de base
inchangé.
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Les Mums & Kids voient leur budget augmenté de £5 à £6 par membre.
Une soirée au printemps avec le même format que la soirée des 30 ans mais
moins onéreuse.
Utiliser les salons de l’Institut Français plus souvent (£100 par ½ journée) ainsi
que la Médiathèque, pour les conférences par exemple…
Pour aider la rénovation de la Médiathèque Marie-Anne propose la création
d’un évènement particulier: L’Institut pourrait proposer une séance de
cinéma en Avant-première avec un tarif élevé de l’ordre de £40 à £50. Cette
somme serait entièrement pour l’Institut Français et ne devrait pas transiter sur
nos comptes. Londres Accueil prendrait à sa charge un cocktail pour les
membres.
5. Rentrée de septembre 2013
a.
Présence de Londres Accueil dans les différentes écoles.
Isabelle et Marie-Noëlle ont distribué aux responsables des quartiers les kits de
rentrées et ces responsables se chargent de la représentation de Londres Accueil
dans les différentes écoles françaises et bilingues de leur quartier.
Pour South Kensington, la présence de Londres Accueil, le jour de la rentrée, le
mercredi 4 septembre 2013, sera assurée par : Constance Cazals, Marie-Anne
Duncan, Libby Guillard-Somers, Blandine Lautard, Cylia Rousset et Isabelle Vidal au
rond-point et du côté de l’Institut Français/ciné-lumière. Prévoir Bannière ? ? et Tshirts
Contact a été pris avec le secrétariat du proviseur pour que Marie-Anne soit invitée
et se rende, la veille, à la réunion pour les nouveaux parents et élèves au Lycée
Français.
b.
Grand Café de la Rentrée.
 Logistique
C’est la troisième année que le Grand Café se déroulera à Baden Powell, le Jeudi
12 septembre 2013.
Dans le Hall, avant la salle, des tables seront installées pour les Inscriptions, les
partenaires commerciaux comme l’Echo, ExpatGuide, Focus, etc…
Dans la salle, seront représentés les sports, les quartiers, les clubs et les « charities »
(SFB, EDMUK, St Patrick) et Tam-Tam…
 Inscriptions
Les inscriptions des nouvelles seront assurées par Phuong Lien Bruneau, Florence
Desforges et Cylia Rousset. Florence apportera son ordinateur. Les nouveaux
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membres se verront remettre une carte de membre. Cette année, cette carte sera
de couleur Maroon et qu’Isabella nous présente sur son ordinateur.
 Accueil Volantes
Tout le comité (hors Clubs, Quartiers, Sorties et Sports qui seront occupés dans la
salle), l’équipe de l’Accueil et quelques Mums & Kids car de jeunes mamans se
présentent dès 9h30. Toutes amies de Londres Accueil sont les bienvenues pour
aider. Donnez les noms à Libby.
Anne Marie assure la préparation (commande viennoiserie etc.) et pense être là.
Une recherche active d’une personne responsable des événements de Londres
Accueil est engagée.
 Les stickers
Les membres du comité auront des T-Shirts Londres Accueil ainsi que des badges. A
9h30, les nouvelles seront accueillies et une étiquette leur sera remise avant de les
diriger vers la salle… Seront considérées comme nouvelles toutes les personnes
arrivant à 9h30.
Rajout : badge « Visiteur » pour ceux et celles qui ne souhaitent pas encore
s’inscrire. A préciser à la rentrée
 Les Clubs
Chaque responsable de club va être contacté prochainement par Marie-Anne
pour présenter les nouvelles coordinatrices et les convier à une réunion de prise de
contact et de formation entre le 4 et le 12 septembre.
 Le Sport
Une réflexion est engagée sur la meilleure façon d’inscrire les nouveaux membres
aux sports. En effet certains nouveaux membres nouvellement arrivés, n’ont pas
encore de connexion internet et de moyens de paiement. De plus, il est difficile à
l’équipe des sports d’identifier si la personne voulant s’inscrire est membre de
Londres Accueil. D’autre part, Marie Carret dit qu’avec le système actuel les
inscriptions des anciens membres se font avant le Grand Café de Rentrée - ce qui
n’est pas très équitable.
Il ressort des discussions
- La carte de membres sera demandée puisqu’elle est remise à l’inscription
- Une inscription sur le site est retenue et sera installée comme le sont les sorties
ou tout autre rendez-vous. Les inscriptions pour le sport seront ouvertes pour
les nouveaux membres l’après-midi même et pour les anciens membres dès
le lendemain.
- La trésorerie réalise que les frais Paypal se rajouteront au frais des sports.
- Une information a été rajoutée dans le magazine de septembre.
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Pour les nouveaux membres n’ayant pas de connexions, il leur sera proposé
de se rendre à l’Accueil qui se tiendra le jour même et d’utiliser l’ordinateur
de l’Accueil.
 Les Mums & Kids
A partir de 12h30 les Mums & Kids recevront dans le même format que l’année
dernière les membres et les futurs membres. Elles se chargent de la commande du
déjeuner et de la décoration (Château gonflable..). Prévoir de se retrouver à
l’Accueil la veille pour charger le matériel dans une voiture.
 Les Inscriptions :
Les anciens membres auront jusqu’au 30 septembre pour renouveler leur adhésion.
Au delà les « anciens » seront sortis de la base et n’auront plus accès au site internet
ni ne recevront les newsletters. Des relances seront faites par Florence et Catherine.
-
6. Tour de table des activités : préparation de la rentrée & projets
Il est décidé puisque lors de l’Assemblée Générale, chaque membre du comité a
fait le bilan de l’année écoulée et a dévoilé les projets futurs de son activité, de se
référer au compte-rendu de l’AG que vous recevrez ultérieurement.
7.
-
-
Calendrier 2013-2014
a.
Les comités
Mercredi 2 octobre 2013 – tout le monde est invité ainsi que l’équipe des
Quartiers. A priori ce comité se tiendra dans les salons de L’Institut Français.
Jeudi 21 novembre 2013– Tout le monde est invité avec les équipes de
l’Accueil et de la Communication
Mardi 11 mars 2014 – l’équipe des Sorties est invitée
Vendredi 9 mai 2014 - l’équipe des Clubs est invitée
Jeudi 19 juin 2014 - AG et Comité - Salons
b.
Les autres dates
Lundi 2 septembre 2013 Mailing du magazine de septembre – décembre
2013 chez Marie-Anne
Jeudi 5 septembre 2013 Premier Accueil
Jeudi 12 septembre 2013 Grand Café de Rentrée
Vendredi 11 octobre 2013 Le Cocktail des Nouveaux
Lundi 4 novembre 2013 Volunteer's Day
Jeudi 12 décembre 2013 Christmas party à la Résidence de France.
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8.
Organisation.
a.
Dropbox
Comme nous l’avions évoqué lors du dernier comité, les différents Dropbox vont
être réorganisés et réattribués. Il est rappelé que comme les fichiers sont partagés, il
faut les copier puis les coller dans son ordinateur personnel plutôt que de les
déplacer. Le Dropbox des Sorties est donné comme exemple avec des dossiers
exclusifs à chaque membre.
b.
Basecamp
Basecamp est de nouveau actif. Il est possible de mener dix projets. Les invitations
vont être envoyées. Actuellement le projet magazine est en place. Basecamp
propose plusieurs possibilités de mise à jour dont les réglages se font à partir du profil
en cliquant sur « Me » puis sur « My Basecamp settings » puis cochez ou décochez
les cases selon vos besoins. Toujours à partir de la page de « Me » en cliquant sur
« Update your personal info » vous pouvez personnaliser votre profil en y ajoutant
une photo par exemple.
c.
Trésorerie
Bénédicte Rollat continue son travail de rapprochement de fichiers et Anne Fox s’est
proposée pour aider.
9. Questions diverses.
a.
Equipe des évènements
Corinne Dieudonné ne pourra pas s’occuper de la première conférence mais sera
là pour les autres évènements. Véronique Cassegrain et Corinne feront équipe pour
l’organisation du Volunteer's Day.
b.
Christmas Party
Elle se déroulera à la Résidence de France cette année encore dans les nouveaux
salons… Marie-Anne a fait une recherche pour d’autres salles et il en résulte que
pour le même évènement au RAC reviendrait à £10000 et au Lansdowne à £75
/pax soit un total de £8250. Cette année la Christmas Party a couté £4769.
Après la rénovation de la Médiathèque la salle pourra être louée pour des
évènements par Londres Accueil. Cette salle ne sera pas proposée à tout le monde.
Notez bien la date de notre prochain rendez-vous : le MERCREDI 2 OCTOBRE 2013
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