Internaliser ou externaliser la paie

Titel
Subtitel + auteur
1
INTERNALISER
OU EXTERNALISER LA PAIE,
Que choisir ?
Quelles responsabilités pour l’employeur ?
Salon ressources humaines
25 mars 2015
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1
Règlementation
européenne
Evolutions
informatiques
Usages d’entreprise,
décisions unilatérales
Circulaires
Urssaf, Cnav,
Direccte…
Relations avec
les salariés
Evolutions
conventionnelles
Evolutions
légales et
règlementaires
Relations avec
les organismes
sociaux
BULLETIN DE
…
SALAIRE
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SOMMAIRE
1. LA PAIE EN INTERNE
• Cycle de paie en interne
• Gestion administrative en interne
• Moyens nécessaires
2. LA PAIE EXTERNALISÉE
• Différents niveaux d’externalisation
• Cadrage de la mission
• Cycle de paie en externe
• Gestion administrative en externe
• Contrat de services
• Répartition des tâches
3. COMMENT CHOISIR ?
• Les questions à se poser
• Avantages et inconvénients des deux modalités
• Responsabilités de l’employeur
• Dommages encourus
• Transfert de responsabilités ?
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2
LA PAIE EN INTERNE
5
CYCLE DE PAIE EN INTERNE
DISPONIBILITÉ POUR LES SALARIÉS
Analyse des
données
COLLECTE DES
DONNEES
BULLETIN DE PAIE
-
Calcul
Vérification
Edition
Distribution
ETATS POST PAIE
DECLARATIONS SOCIALES
REPORTING
REGLEMENT
(virement / chèque /
espèce)
6
3
GESTION ADMINISTRATIVE
GESTION
MALADIE
GESTION
CONGÉS PAYÉS
GESTION
ENTRÉESSORTIES
•
•
•
•
EN INTERNE
Suivi des règles conventionnelles
Etablissement attestation salaire
Montage des dossiers prévoyance
Suivi des IJSS
• Suivi des règles relatives aux CP
• Calcul des rémunérations (10ème / maintien)
• Calcul du fractionnement
• DPAE
• Formalités d’embauche (affiliations organismes,
visite médicale…)
• Solde de tout compte : attestation pôle emploi/
certificat de travail/ reçu pour solde de tout
compte
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LA PAIE EN INTERNE NÉCESSITE
RESSOURCES NÉCESSAIRES
MOYENS HUMAINS
Compétences clés
d’un gestionnaire de
paie : techniques et
juridiques
Entretien des
connaissances
MOYENS TECHNIQUES
Achat ou location d’un
logiciel
Formation à l’utilisation
du logiciel
RESSOURCES
DOCUMENTAIRES
Abonnements
Ouvrages juridiques
Maintenance & mises
à jour
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4
LA PAIE EXTERNALISÉE
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NIVEAUX D’EXTERNALISATION
Externalisation
des moyens
informatiques
Infogérance de l’application paie,
maintenance applicative.
Accès à distance de ses
applicatifs
Externalisation
partielle de la
paie
Ou coproduction. Mise à
disposition d’un outil conforme.
Maintenance règlementaire et
conventionnelle.
Externalisation
totale de la paie
Ou BPO (business process
outsourcing).
Production de la paie à la charge
du prestataire
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5
CADRAGE DE LA MISSION
UNE ANALYSE
DE CONTEXTE EN AMONT…
• L’entreprise : secteur d’activité, organisation, vie de
l’entreprise
• Les salariés : types d’emploi, de contrats, population
• Dossier d’analyse à compléter par le client
… DOIT PERMETTRE :
• De s’accorder sur les objectifs visés
• De définir les conditions de déroulement et d’organisation de
la mission
• De s’accorder sur le coût
• De fixer un calendrier de paie
• D’établir une lettre de mission/ un contrat de services
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CYCLE DE PAIE : BPO
DISPONIBILITÉ POUR LES SALARIÉS
Analyse des
données
COLLECTE DES
DONNEES
BULLETIN DE PAIE
-
Calcul
Vérification
Edition
Distribution
ETATS POST PAIE
DECLARATIONS SOCIALES
REPORTING
+ Mandat social
possible
REGLEMENT
(virement / chèque/
espèce)
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6
GESTION ADMINISTRATIVE : PBO
RÉPARTITION À DÉFINIR ENTRE PRESTATAIRE ET CLIENT
GESTION
MALADIE
GESTION
CONGÉS
PAYÉS
GESTION
ENTRÉESSORTIES
•
•
•
•
Suivi de règles conventionnelles
Etablissement attestation salaire
Montage des dossiers prévoyance
Suivi des IJSS
• Suivi des règles relatives aux CP
• Calcul des rémunérations (10ème / maintien)
• Calcul du fractionnement
• DPAE
• Formalités d’embauche (affiliations
organismes, visite médicale…)
• Solde de tout compte : attestation pôle emploi/
certificat de travail/ reçu pour solde de tout
compte
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DE L’IMPORTANCE
DU CONTRAT
Objet du
contrat
Durée du
contrat
CONTRAT DE SERVICES :
EXTERNALISATION DE LA PAIE
Responsabilités
Obligations
respectives
Contenu
détaillé de la
prestation
Conditions et
modalités
d’intervention
Répartition des
tâches
Coût financier
Points d’attention : clauses limitatives de responsabilités, clauses pénales, clauses de réversibilité
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7
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FAIRE OU FAIRE FAIRE LA PAIE
• Questions principales à se poser
• Avantages et inconvénients de
l’externalisation et de
l’internalisation
• Responsabilités de l’employeur
• Dommages encourus
• Transfert de responsabilités
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8
LES QUESTIONS À SE POSER
Souhait de la
direction / DRH
Volume de
paie ?
Taux de turn
over ?
Climat social
interne ?
Compétences
internes ?
Degré de
responsabilité
souhaité ?
Confidentialité ?
Degré
d’externalisation
souhaité ?
Coût de la paie
en interne / en
externe ?
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AVANTAGES COMPARÉS
EXTERNALISATION
INTERNALISATION
DE LA PAIE
DE LA PAIE
Savoir faire
Gain de temps pour son cœur
de métier
Economies financières /
transparence des couts
Flexibilité, réactivité
Meilleure connaissance des
spécificités du dossier
Pas dépendant d’un tiers
pour d’éventuelles
modifications
Déclarations, post-paie
réalisée immédiatement
après les paies
Sécurité
Maîtrise du timing
Confidentialité
Atténuation des contraintes
techniques et du suivi légal et
conventionnel
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9
INCONVÉNIENTS COMPARES
EXTERNALISATION
INTERNALISATION
DE LA PAIE
DE LA PAIE
La collecte reste à la charge du client
Bulletins à vérifier
Absence du fait d’une maladie, ou
maternité du gestionnaire de paie
Formation et actualisation à assurer
en continu
Délais de rectification des erreurs
Départ du salarié (démission,
retraite, licenciement…)
Risque de mauvais choix de
prestataire
Sentiment de dépendance
Confidentialité non respectée
Risque d’erreur
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RESPONSABILITÉS
Registre
unique du
personnel
DE L’EMPLOYEUR
Erreurs
• Sur les bases de
cotisations
• Sur les taux de
cotisations sociales
Retards
• Déclarations
sociales
• Paiement des
cotisations
sociales
RESPONSABILITÉS
MULTIPLES DE
L’EMPLOYEUR EN PAIE
…
Règles non
suivies :
• Succession
de CDD
• Renouvelle
ment de
CDD
Défaut de
DPAE, de
montage de
dossier
prévoyance
Calculs erronés
• Prime d’ancienneté
• Heures supplémentaires
• Indemnité de
licenciement
• Préavis
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DOMMAGES
ENCOURUS
DU FAIT DU SALARIÉ :
ACTION AUX
PRUD’HOMMES
DU FAIT DE L’ACTION
DES ORGANISMES
SOCIAUX
DU FAIT DE
L’INSPECTION DU
TRAVAIL
•
•
•
•
Frais d’avocats
Condamnation
Image de marque écornée
Temps perdu
• Contrôle Urssaf
• Majorations de retard
• Passif social à régulariser
• Amendes
• Signalement, PV au procureur de la
république
• Condamnation pénale (travail dissimulé…)
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TRANSFERT DE RESPONSABILITÉ ?
Réserve :
transmission
correcte et de
bonne foi des
éléments pour
établir les
bulletins de
salaires et
déclarations
sociales
ENGAGEMENT
Obligation
de conseil
du
prestataire
Obligation
de moyens
/ résultats
sur les
tâches
transférées
DE LA RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE
- Paiement de sommes versées à tort et non récupérables
- Paiement de dommages et intérêts
- Prise en charge de majorations de retard
- Condamnation solidaire/ appel en garantie
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EN CONCLUSION
LE CLIENT :
DES BÉNÉFICES
DE L’EXTERNALISATION
DE LA PAIE
• Peut se concentrer sur son cœur de métier
• Peut recentrer sa stratégie RH
• Dispose de l’appui d’un expert en matière de
paie
• Minimise le risque social
• Reporte une partie de ses responsabilités
• Maîtrise le coût de la paie
FIABILITÉ, RÉACTIVITÉ,
CONFORMITÉ, CONFIDENTIALITÉ
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MERCI POUR VOTRE ATTENTION,
DES QUESTIONS ?
Alexandre LE BERRE – [email protected]
Directeur commercial
Eurédice GRILLON – euré[email protected]
Payroll manager
Marion JULLIEN – [email protected]
Directrice juridique
Marc MARIN – [email protected]
Directeur d’agence
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