CAHIER DES CHARGES AUDIT DE PROCEDURES POUR LA

CAHIER DES CHARGES
AUDIT DE PROCEDURES POUR LA SELECTION, LE SUIVI ET LE
CONTROLE DES ACTIONS COFINANCEES PAR LE FSE DANS LE
CADRE DE L’OPERATION 2012-2013
« ACCOMPAGNEMENT ET DEVELOPPEMENT DE COMPETENCES POUR
LES TRAVAILLEURS HANDICAPES (TH) DES ETABLISSEMENTS ET
SERVICES D’AIDE PAR LE TRAVAIL (ESAT) »
UNIFAF Basse-Normandie
31/01/2013
1
Identification de l’action et du demandeur
Titre
AUDIT DE PROCEDURES POUR LA SELECTION, LE SUIVI ET LE
CONTROLE DES ACTIONS COFINANCEES PAR LE FSE DANS LE CADRE
DE L’OPERATION 2012-2013 :
« ACCOMPAGNEMENT ET DEVELOPPEMENT DE COMPETENCES
POUR LES TRAVAILLEURS HANDICAPES (TH) DES ETABLISSEMENTS ET
SERVICES D’AIDE PAR LE TRAVAIL (ESAT) »
Commanditaire et
responsable de
l’organisation, de
l’évaluation et des
relations avec le
prestataire
UNIFAF Basse-Normandie
48 avenue de l’Hippodrome
14052 CAEN cedex 4
02.31.15.65.00
Objet
Le présent appel d’offres a pour objet de sélectionner le prestataire
qui sera en charge de réaliser pour le compte d’UNIFAF BasseNormandie, la prestation suivante :
Audit de procédures pour la sélection, le suivi et le contrôle des
actions
cofinancées
dans
le
cadre
de
l’opération
« accompagnement et développement de compétences pour les
travailleurs handicapés (TH) des établissements et services d’aide
par le travail (ESAT) », conformément à l’instruction 2011.05 du 9
février 2011 relative aux modalités de conventionnement des
crédits du FSE.
2
Contexte
UNIFAF est l’OPCA de la branche sanitaire, sociale et médico-sociale du secteur privé à but
non lucratif, structuré régionalement en délégations avec une implantation à CAEN pour la
BASSE- NORMANDIE. Cette délégation qui comprend une instance politique, la Délégation
Régionale Paritaire, et un service technique, définit une politique régionale de formation en
direction des salariés des établissements de la région.
L’évolution des compétences et des qualifications des 18 348 salariés des 495 établissements
et des 4 533 travailleurs handicapés des 41 ESAT bas-normands est une priorité constante
des administrateurs.
Une des missions d’UNIFAF est de mettre en place des actions de formation à caractère
innovant, inter-établissements, pour répondre aux besoins des professionnels de la Branche.
Dans la continuité d’une démarche expérimentale réussie, menée en 2011 à destination des
travailleurs handicapés des ESAT(Établissements et Services d’Aide par le Travail), UNIFAF a
souhaité intensifier ses actions envers ce public et soutenir ses adhérents dans
l’accompagnement socioprofessionnel de leur public de travailleurs handicapés. UNIFAF
Basse-Normandie a sollicité le FONDS SOCIAL EUROPÉEN 1en 2012 pour une opération
d’accompagnement et de développement de compétences
et a déposé une dossier de
demande de subvention 2012-2013.
Certaines personnes rencontrent un handicap qui les empêche, ponctuellement ou
durablement, d’exercer un emploi dans le milieu ordinaire de travail.
Pour autant, ces personnes sont capables d’effectuer des activités, dans un contexte adapté
et encadré, similaire à des situations professionnelles rencontrées dans le milieu ordinaire
d’emploi.
1
La réduction des inégalités territoriales face à l'emploi, l’insertion professionnelle des personnes éloignées du
marché du travail, la lutte contre les discriminations pour l’accès à l’emploi et au sein de l’entreprise sont des
thèmes majeurs portés au niveau européen.
Le FSE participe au financement de ces actions par le biais de la sous-mesure 3.2.1 « Soutenir les publics ayant
des difficultés particulières d’insertion » pour laquelle, l’accent est porté, entre autre, sur le public handicapé.
3
Sur décision de la CDAPH, Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes
Handicapées, ces personnes sont orientées dans les ESAT2 pour y recevoir un soutien
médico-social et des possibilités d’activités à caractère professionnel, en vue de créer des
conditions optimales pour un meilleur épanouissement personnel et une plus grande capacité
d’intégration sociale.
UNIFAF
Basse-Normandie
a
souhaité
soutenir
les
ESAT
dans
leur
obligation
d’accompagnement et de formation des travailleurs handicapés. Pour cela, un projet
ambitieux a été élaboré autour d’un certain nombre d’actions de formation pour permettre
de développer ou d’accroître les connaissances des personnes travaillant au sein de ces
structures. C’est afin d’augmenter le nombre de bénéficiaires qu’une aide du FSE a été
sollicitée.
Pour toutes ces différentes actions de formation et d’accompagnement, il a été demandé aux
prestataires de prendre en compte les spécificités des stagiaires handicapés, d’adapter leurs
méthodes pour favoriser l’apprentissage, et de varier les modalités et les situations
pédagogiques pour déclencher la motivation des stagiaires et stimuler les processus
d’acquisition.
Tout devait être mis en œuvre pour permettre une implication active des personnes
handicapées à leur formation.
Les actions de formation suivantes ont été proposées et ont fait l’objet de cahiers des
charges et d’un appel d’offres diffusés sur le site d’UNIFAF Basse-Normandie et de
l’ERREFOM en 2012.
2
Les ESAT ont une obligation légale de fournir des accompagnements et des formations aux travailleurs
handicapés qu’ils accueillent.
Ces établissements leur offrent ainsi une opportunité d’activité productrice, semblable au milieu ordinaire, mais
tout en s’adaptant aux contingences inhérentes à leur handicap et en respectant leur capacité et leur rythme de
travail.
C’est également un lieu et un contexte propices au développement des apprentissages, tant sociaux que
professionnels, du public handicapé.
L’objectif étant de favoriser la socialisation de leur public, de maintenir leur adaptation au poste de travail, voire
d’envisager une transversalité professionnelle, de soutenir leur capacité d’apprentissage, et pour certains
bénéficiaires, de pousser les apprentissages jusqu’à la qualification par la formation ou l’accès à la VAE.
4
Pour les travailleurs handicapés :
Diagnostic compétences - Action 1, page 10
Actions liées aux savoirs de base - Actions 2A et 2B, pages 11, 12 et 13
Actions liées à l’informatique et la bureautique - Action 3, page 14
Actions de validation VAE (dispositif Différents et Compétents ou autre) - Action 4,
page 15
Actions liées à la facilitation d’apprentissage des TH - Action 5, page 16
Actions de formation au Conseil de Vie Sociale ‘Être délégué’ Action 11, page 17
Actions liées à la blanchisserie, le repassage
o Blanchisserie/Repassage - Action 12, page 18
o CAP en blanchisserie - Action 28
, page 34
o VAE en blanchisserie - Action 29, page 35
Actions de formation en entretien des locaux / Propreté - Action 13, page 19
Actions liées à la cuisine
o Cuisine/HACCP/Diététique - Action 15, page 21
o CQP Service en salle - Action 26, page 32
o VAE Service en salle - Action 27, page 33
Actions de formation en hygiène du corps et esthétique - Action 16, page 22
Actions liées à l’espace vert
o Espaces verts/Végétaux - Action 17, page 23
o Petite mécanique et tondeuse - Action 18, page 24
Actions liées à la conduite routière
o Prévention, sécurité routière - Action 19, page 25
o Permis de conduire - Action 20, page 26
o CACES/FENWICK/Transpalette - Action 21, page 27
Actions de formation au PSC1 et secourisme - Action 22, page 28
Actions de formation en gestes et postures - Action 23, page 29
Actions de formation en soudure - Action 24, page 30
Actions de formation en menuiserie - Action 25, page 31
Pour les moniteurs d’atelier : accompagnement des TH dans leur demande de
reconnaissance des compétences
Actions de formation à la coordination - Action , page 36
Actions de formation à l’accompagnement VAE - Action , page 37
5
Un certain nombre d’actions ont pu accompagner le lancement et la mise en œuvre de cette
opération et ont contribué à sa publicité (actions de communication diversifiées en direction
de différents acteurs et mention systématique du FSE) :
- une enquête des besoins de formation des travailleurs handicapés a été effectuée
auprès de l’ensemble des adhérents d’UNIFAF Basse-Normandie ;
- des réunions régionales, une par département, ont été organisées courant 2012
pour présenter entre autres dispositifs soutenus par UNIFAF, cette opération régionale.
- la newsletter de novembre 2012, envoyée à l’ensemble des adhérents d’UNIFAF,
annonçait également ce projet ;
- un courrier a été adressé à tous les ESAT pour recenser les demandes et pouvoir
enregistrer toutes les préinscriptions des TH sur les différentes actions proposées ;
- une réunion, organisée le 7 septembre 2012, a permis d’informer les directeurs,
chefs de service, moniteurs d’ateliers sur l’avancée du dossier et de préciser des points
d’organisation et les ajustements nécessaires (envoi de programmes, priorisation des
inscriptions, modalités de déroulement de certaines formations, réduction des coûts de
déplacement et d’hébergement…).
Vingt cinq organismes de formation ont répondu à l’appel d’offres, soit plus de 130
propositions.
Ces dernières ont été examinées par un comité constitué de quatre administrateurs (2 du
collège employeurs et 2 du collège salariés) avec l’appui du service technique d’UNIFAF
Basse-Normandie représenté par son secrétaire général et un conseiller formation.
Les réponses ont été dans un premier temps analysées au travers de l’expérience de
l’organisme candidat dans le secteur médico-social et particulièrement auprès de travailleurs
handicapés.
Au regard de cette condition, plusieurs organismes se sont trouvés écartés.
Ces éléments étaient systématiquement croisés avec les modalités d’intervention proposées
et la fourniture des annexes demandées venant en appui : approche pédagogique et
méthodologique, qualité des intervenants, organisation logistique et administrative, respect
des coûts et des durées…
Le classement retenu 1-2-3…relève de cette appréciation et indique l’ordre d’intervention des
organismes sur une même action comportant un nombre important d’inscrits. Les
organismes se situant en 2ème et 3ème position pourraient ainsi intervenir si le nombre de
groupes constitués dépassait trois ou si les organismes classés en première position ne
pouvaient répondre à la demande.
Des précisions ont pu être demandées à différents organismes.
Tous les organismes qui ont répondu à l’appel d’offres ont été individuellement informés de
la suite donnée à leur candidature.
6
Un certain nombre d’actions de formation ont démarré fin 2012 mais le plus grand nombre
se déroulera en 2013.
Objet de l’appel d’offres
Le dossier de demande de subvention déposé auprès du FSE pour cette opération intitulée
« Accompagnement et développement de compétences pour les travailleurs handicapés (TH)
des ESAT (Etablissements et Services d’Aide par le Travail ) dépasse le seuil des 500 000 €.
Dans le cadre de l’instruction 2011.05 du 9 février 2011 relative aux modalités de
conventionnement des crédits du FSE, le service gestionnaire de l’Etat a confié à UNIFAF la
mise en place d’un audit des procédures menées pour la sélection, le suivi et le contrôle des
actions cofinancées.
UNIFAF, tenu d’assurer une parfaite traçabilité des dépenses réalisés et des paiement
effectués à chaque niveau de mise en œuvre de l’opération, souhaite s’assurer que sa
gestion est conforme aux exigences du FSE pour ce type de dispositif et que les dépenses
engagées ont été conformes aux objectifs définis.
Objectifs de l’audit
L’objectif général de l’audit est de donner une assurance raisonnable et un avis motivé que
les ressources du projet sont gérées conformément aux règles et procédures en vigueur.
En particulier, l’audit devra mettre l’accent sur les aspects de transparence et de justification
des dépenses effectuées conformément aux résultats attendus inscrits dans le document de
projet et relevant des règlements communautaires.
L’auditeur devra porter un regard sur les réalités afférentes au travail réalisé notamment sur
la recherche d’adéquation des procédures en vigueur en matière de financement du projet. Il
vérifiera la régularité des montants déclarés au regard de l’ensemble des pièces justificatives
probantes requises.
L’auditeur devra également proposer des recommandations sur les dispositions à prendre
pour améliorer la gestion du projet
7
Portée de l’audit
Sans que cette liste soit limitative, l’audit du projet doit porter sur les éléments suivants :
-
-
-
Contrôle de l’utilisation et de la gestion des ressources mises à la disposition du
projet : ressources financières (autres partenaires financiers), humaines et
matérielles.
Contrôle de la réalisation des activités sur la base des rapports, des visites de terrain,
des interviews des bénéficiaires et des autres acteurs dans le domaine d’intervention
du projet.
Evaluation du taux d’exécution des activités avec la prise en compte du contexte et
des contraintes rencontrées.
Vérification de la présence et de la régularité des pièces justificatives.
Examen des circuits internes de gestion et de paiement.
Résultats attendus de l’audit
Au sortir de l’exercice, le cabinet/consultant aura :
-
Evalué le processus d’engagement et de dépense des fonds du projet par rapport aux
règles et procédures FSE.
Vérifié la démarche amont de fiabilisation des circuits internes de gestion et de
paiement
Proposé un mécanisme de suivi et de mise en œuvre des recommandations
contribuant à une meilleure réalisation des objectifs du projet.
Porté un commentaire sur les écarts constatés entre les procédures en vigueur et le
traitement réalisé.
Champ et éléments de l’audit
L’audit portera sur un nombre significatif de dossiers répartis entre les différents types
d’action cofinancées.
Il portera essentiellement sur l’engagement et l’utilisation des fonds alloués au projet. Il
devra vérifier les opérations qui constituent le processus d’engagement des fonds et de
paiement des factures, et évaluer la mesure dans laquelle les procédures de contrôle
existantes au sein d’UNIFAF et d’UNIFAF Basse-Normandie sont adéquates notamment par
l’examen de contrôles comptables et non comptables : postes de dépenses, ventilation par
action, par année, contrôles des pièces, modes de conservation de ces pièces, établissement
de bilans quantitatifs et qualitatifs (indicateurs de résultats, caractéristiques des participants,
descriptif des conditions de réalisation de l’opération), respect des délais et échéances,
procédures de certification…
Ainsi l’audit devra certifier si
-
Les décaissements via Sirius sont effectués conformément aux activités et aux
budgets alloués au projet.
8
-
Les décaissements sont documentés par les pièces justificatives adéquates.
Les bilans sont présentés de manière satisfaisante.
Les structures de gestion et les systèmes de contrôle sont en place et bien respectés.
Les règles fixées en matière de suivi et d’évaluation, telles qu’indiquées dans le
descriptif du projet et/ou relevant des règles communautaires.
Le cabinet/consultant fera des tests de contrôle sur le processus de paiement en examinant
les opérations suivantes
-
passation de conventions (achat de formation)
vérification des signatures autorisées
demandes répertoriées, enregistrées, classées
…
Le cabinet/consultant doit également dans son rapport d’audit faire les commentaires,
observations et donner son avis sur la structure du projet par rapport au processus d’achat
des prestations.
Conditions d’éligibilité
Pour être éligible à l’audit, l’auditeur doit satisfaire les conditions ci-après :
-
-
N’avoir pas été associé de près ou de loin avec le projet à auditer
Avoir une qualification professionnelle et une expérience éprouvées dans les
techniques d’audit liés aux projets communautaires et plus spécifiquement du FSE
Fournir les CV des principaux auditeurs susceptibles de signer le rapport d’audit et
d’émettre leurs avis sur l’opération auditée ainsi que les CV des personnels clés
faisant partie de l’équipe d’audit
Avoir un esprit d’initiative et une aptitude à travailler en harmonie avec les personnels
de l’OPCA
Avoir une bonne connaissance des systèmes de gestion informatisée des OPCA
Déposer la proposition d’audit dans le délai, c’est à dire le 15 mars 2013 au plus tard,
▫ par voie électronique, à l’adresse suivante : [email protected],
▫ et par courrier (en 2 exemplaires) à UNIFAF Basse-Normandie, 48 avenue de
l’hippodrome - 14052 CAEN cedex 4.
Toute proposition reçue après cette date sera systématiquement rejetée.
Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des propositions, l’OPCA pourra
demander au cabinet/consultant de clarifier sa proposition. La réponse sera formulée par
écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la proposition ne sera demandé,
proposé ni permis.
Les 2 ou 3 candidats les mieux placés pourront être invités à présenter leur proposition
d’intervention lors d’une rencontre organisée par UNIFAF Basse-Normandie.
9
Déroulement des travaux
Dans sa proposition, le cabinet/consultant déterminera la période à auditer, cette dernière
sera précisément définie au démarrage de l’intervention du cabinet/consultant retenu.
La durée de l’audit sera proposé par le cabinet/consultant dans un maximum de 25 jours.
Le cabinet/consultant indiquera les coûts (HT et TTC) des services qu’il se propose de fournir
en vertu du présent document d’appel d’offres, un tableau des coûts sera joint les détaillant
par type d’intervention et par jour.
Il déterminera précisément dans son offre les personnels et services et tout autre acteur
intervenant dans l’opération à auditer.
Il fera apparaître clairement dans sa proposition la méthodologie retenue, la liste des
documents à mettre à sa disposition et la trame envisagée pour son rapport.
Il transmettra le rapport d’audit pour commentaires une semaine après la fin de l’audit et le
rapport final deux semaines au plus tard après la fin de l’audit. Des points d’étape pourront
être organisés entre l’OPCA et le cabinet/consultant lors de la période d’intervention.
Lorsque les résultats de la vérification ne feront apparaître aucune irrégularité sur des points
importants, le cabinet/consultant devra le mentionner clairement dans son rapport.
Critères d’évaluation
Pour répondre à cet appel d’offres, le cabinet/consultant devra transmettre une proposition
comprenant
-
Une note méthodologique (expertise, projet de plan de travail, personnel affecté à
l’audit…) comptant pour 60%
Le prix (coût jour d’intervention, sur site, hors site…) pour 40%.
Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez contacter :
Sylvie LORREN, chargé
[email protected]
de
mission,
UNIFAF
Basse-Normandie
au
02.31.15.65.07