BCDI Fonctions avancées - Documentation dans l`académie de

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© CRDP de Versailles – REA Brigitte
BCDI Fonctions avancées
I. Les menus d’administration
Point sur la version actuelle de BCDI spécial (les mises à jour automatiques, l’espace
client, la barre des menus)
? cliquer sur l'onglet Autorisations afin de vérifier pour chaque groupe utilisateur
ses autorisations. En effet, de nouvelles fonctions sont apparues dans le
menu, et par défaut, elles sont cochées, donc actives :
o Dans Gestion du fonds, Acquisitions, Gestion des commandes Préparation - Réception
o Dans Gestion du fonds, Catalogage - Saisir - Retrouver - Feuilleter
o Dans Gestion du fonds, Thésaurus - Changer de thésaurus
o Dans Gestion du fonds, Nomenclatures - Voir, sélectionner - Mettre en
cohérence
o Dans Gestion du fonds, Récolement - des supports cotés - des
périodiques
o Dans Gestion du prêt, Gestion des réservations - Actualiser Rechercher
? cliquer sur l'onglet Groupes utilisateurs : une nouvelle interface de recherche
BCDI 2007 pour vos usagers et pour vous-mêmes ;
o Cliquer sur le premier mot de passe (par défaut "Elèves") ;
o Cliquer sur le bouton sous "Interface de recherche", il vous est
proposé :
? BCDI 3
? BCDI 2006 avec Dico
? BCDI 2006 sans Dico
? BCDI 2007
? BCDI 2007 sans compte
Vous pouvez "prévisualiser" chaque interface en cliquant sur le bouton aperçu.
Vous pouvez paramétrer aussi, de la même façon, vos autres mots de passe
(pour ces mots de passe, l'interface de recherche choisie ne sera visible que
dans "Recherche - Recherche usager").
1
1- Créer une base
? En mode ADMINistrateur, cliquer sur le bouton créer une nouvelle base ;
? Donner un nom à la base ;
? Indiquer le répertoire : C:\bcdiserv\Nomdelabase ou C:\bcdicli\Nomdelabase ;
? Base vide avec thésaurus ;
? Créer la base ;
?
Onglet Groupe d’utilisateur : créer un mot de passe puis donner l’accès à la
base, ne pas oublier de permettre un changement de base à partir de la base
principale pour atteindre la base test et inversement, modifier l’interface de
recherche.
2
2- Créer un profil utilisateur
Pour une aide documentaliste ou un assistant d’éducation susceptible d’effectuer
qu’un certain type de tâche .
Ne pas oublier d’enregistrer.
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II. La gestion du fonds
1- Nomenclatures
Cette fonction permet de sélectionner la liste des seuls termes correspondant aux
besoins de chaque CDI.
Trois listes sont accessibles :
- les termes correspondant aux nomenclatures « officielles » Valeurs
conseillées ;
- les termes que vous avez choisis (sélectionnés) et qui apparaîtront en listeconseil en catalogage ;
- les termes que vous avez effectivement utilisés (au moins une fois) dans
votre base.
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1-1 Voir, sélectionner
a) Choisir la liste sur laquelle on veut travailler
La liste de gauche, « Valeurs conseillées », correspond à la liste « officielle » ou
nomenclature (Fichier Autorite.txt dans .\Prog).
La liste de droite, « Valeurs sélectionnées », correspond aux valeurs sélectionnées
dans votre liste personnelle (fichier AutoriteNomDeVotreBase.txt dans .\prog, par
défaut, AutoritePrincipale.txt).
b) La mention « Utilisé pour »
Lorsque vous cliquez sur un terme de la liste « Valeurs conseillées », il est possible
de voir apparaître au-dessous de la liste une mention « Utilisé pour : ».
Exemple Fait de société :
Utilisé pour : social, vécu
c) Sélectionner des valeurs
Les termes trouvées dans la liste des valeurs conseillées mais non sélectionnées
apparaissent en rouge.
A l’inverse, les termes présents dans la liste des valeurs sélectionnées non présents
dans la liste des valeurs conseillées apparaissent en rouge.
Vous pouvez très facilement sélectionner une ou plusieurs valeurs conseillées pour
les ajouter à la liste des valeurs sélectionnées, pour cela, cliquez dans la liste de
gauche sur un terme, la ligne passe en surbrillance, puis cliquez sur le bouton
5
Vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs en maintenant pressé la touche Ctrl de
votre clavier et en cliquant sur d’autres lignes. Toutes les lignes en surbrillance
seront alors transférées dans la liste de droite.
Le bouton
vous permet de transférer en une seule fois toutes les valeurs de la liste de gauche
dans la liste de droite.
Le bouton
vous permet de supprimer un ou plusieurs terme(s) sélectionné(s) dans la liste de
droite.
Le bouton
permet de vider la liste de droite.
d) Conseils d’utilisation de la nomenclature
Un clic sur le bouton « Conseils d’utilisation de la nomenclature » permet de savoir
comment renseigner ce champ.
e) Consulter les valeurs réellement utilisées dans la base
Clic sur le bouton-bascule « Voir liste des existants dans la base » (qui devient « Voir
liste des valeurs sélectionnées »).
La liste de droite est remplacée par la liste des valeurs réellement employées dans la
base (index du champ) et les formes employées dans la base mais non-conformes à
la nomenclature apparaissent en rouge.
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f) Imprimer les listes
Cliquez dans une des listes, maintenez pressée la touche Ctrl de votre clavier, et
pressez la touche « P » de votre clavier : la liste est copiée dans le Presse papier de
Windows. Ouvrez l’éditeur-traitement de texte de votre choix et collez.
g) Enregistrer les modifications
N’oubliez pas, à la fin de votre travail, d’enregistrer vos modifications (clic sur le
bouton « disquette »).
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1-2 Mettre en cohérence
Cette fonction permet une mise en cohérence des valeurs (index) des champs gérés
avec des listes de formes conseillées (nomenclatures).
Une même notion doit être toujours saisie de la même façon.
a) En mode simple
Décocher la case Expert
b) En mode expert
Cocher la case Expert
Ce mode permet éventuellement de changer plusieurs valeurs existantes et de les
remplacer par une seule valeur conseillée.
- Cliquer sur le bouton « Mémoriser » les cases, Valeurs à changer et Remplacer par
la valeur, sont vidées.
- Cliquer sur le bouton Voir
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- Fermer cette fenêtre et confirmer
- Lancer les modifications et confirmer de nouveau.
-Il est possible d’enregistrer les modifications, pour en effectuer d’autres il faut
effacer les précédentes sinon elles s’ajoutent.
A noter la nouveauté de BCDI 1.80 le bouton Nouvelles Formes
Le but de cette fonction est de mettre en évidence des formes nouvelles (non
présentes dans les nomenclatures) qui auraient pu être créées accidentellement, lors
du catalogage ou lors d’importations de données.
Cliquez sur le bouton « Nouvelles formes », une fenêtre vous demande de définir un
début et une fin de période.
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Le passage sur la nouvelle forme fait apparaître le nombre de notices.
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III. Création d’un rapport
? Bulletin comportant les nouveautés.
A définir au préalable :
- à partir de quel fichier se fera la recherche ;
- le contenu du rapport : quels seront les champs ;
- la présentation visuelle du document.
Comment procéder ?
En Gestion
Cliquer sur l’onglet Outils, Editions des rapports ? Assistant
Ne pas reprendre un
modèle existant
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Le Groupe :
- C’est le champ qui est choisi comme référence pour le classement des données.
Les Données :
- Ce sont tous les champs qui figurent dans le rapport.
La mise en page
- Etiquette : les données sont présentées les unes en dessous des autres ;
- Tableau : les données sont présentées les unes à côté des autres.
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Enregistrement
- Il est préférable de créer un dossier spécifique pour enregistrer les rapports
personnels. Ce répertoire est à créer dans le dossier \rapports de bcdi (\bcdicli
ou \bcdiserv selon que le « client » est installé dans un dossier spécifique
(\bcdicli) ou le même dossier que le serveur de requête (\bcdiserv)
.
Equation de recherches
1- Construire une équation de recherche et choisir en format de sortie le
rapport créé précédemment.
Cette équation peut être enregistrée et ensuite rappelée à chaque édition du rapport.
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Ce rapport peut-être retravailler en édition de rapport expert pour une modification de
couleur, de forme et de taille de caractères voire pour une insertion d’image comme
le montre l’exemple ci-dessous.
1
2
1 – Permet d’insérer un cadre Mémo pour éventuellement donner un titre.
2- Permet d’insérer un objet image.
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Exemple d’édition de rapport
IV. Création d’une feuille de calcul
1- Insérer une nouvelle feuille de calcul parmi les indicateurs d’activité des publics et
prêts
Cette insertion n’est possible que si vous ne conservez pas les prêts d’une année sur
l’autre.
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1- Enregistrer votre feuille de calcul dans le fichier © du répertoire statistiques de
BcdiServ ou BcdiCli
2- Créer une équation de recherche
? Recherche ? Recherche experte ? Prêts
Statut E. = ~Elève~
3- Demander comme format de sortie la feuille de calcul précédemment créée et
enregistrer votre équation dans les répertoires :
? Macros ? Activités des publics ? Prêt
2- Utilisation des outils bureautique
A partir des statistiques préalablement obtenues, réaliser un graphique puis l’insérer
dans Word ou Open Office.
2-1 A partir de BCDI lorsque vous avez à l’écran votre feuille de calcul, cliquer
sur l’œil puis sur le bouton tableur et enfin enregistrer votre feuille dans le
répertoire Temp.
2-2 Ouvrez le tableur et rappeler votre feuille de calcul, sélectionner les données
puis l’assistant graphique.
2-3 Récupérer votre graphique avec la fonction copier et l’insérer dans un
document Word grâce à la fonction coller.
V. Modification de rapports
Insérer définitivement dans le bon de commande l’expéditeur sans avoir à le
rappeler systématiquement à chaque création de commande.
Il va falloir modifier le rapport qui permet l'édition des bons de commande. Toutes
ces manipulations doivent être effectuées sur l'ordinateur de gestion de la base de
données BCDI : le poste serveur si vous travaillez sur ce poste ou un poste client.
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1. Sauvegarde du fichier rapport des bons de commande :
–
–
–
–
–
–
–
–
lancez l'explorateur Windows
double-cliquez sur le disque dur C:
double-cliquez sur le répertoire \BCDISERV si vous travaillez sur le serveur ou
sur \BCDICLI si vous travaillez sur un client
double-cliquez sur le sous répertoire \Rapports
double-cliquez sur le sous répertoire \©
sélectionnez le fichier ©Commandes.fr3 en cliquant dessus une fois
dans le menu, cliquez sur Edition, Copier
dans le menu, cliquez sur Edition, Coller
Un nouveau fichier appelé Copie de ©Commandes.fr3 est créé dans le
même répertoire. Il servira de sauvegarde à notre fichier ©Commandes.fr3
avant sa modification.
2. Modification du fichier rapport des bons de commande :
–
–
lancez BCDI
allez en Outils, Edition des rapports, Expert : la fenêtre suivante apparaît :
17
–
double cliquez sur le fichier ©Commandes.fr3 :
18
Vous obtenez la fenêtre suivante :
19
–
cliquez sur le champ Nom pour le sélectionner :
–
dans la colonne de gauche, dans le champ Texte, saisissez le nom de
l'expéditeur :
20
–
–
–
cliquez sur le champ Adresse pour le sélectionner. C'est seulement à ce
moment là que le contenu du champ Nom que vous avez renseigné
précédemment apparaît dans la fenêtre de droite
dans la colonne de gauche, dans le champ Texte, saisissez l'adresse de
l'expéditeur
Continuez en sélectionnant à droite, puis en saisissant à gauche les contenus
des champs Code postal, Ville et Pays.
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Vous obtenez la fenêtre suivante :
–
dans le menu, cliquez sur Fichier, Enregistrer :
–
–
cliquez sur le bouton OK
cliquez ensuite sur Fichier, Quittez.
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VI. Modification d’un modèle : la lettre de rappel
1. Sauvegarde du fichier :
–
–
–
–
–
–
–
lancez l'explorateur Windows
double-cliquezcsur le disque dur C:
double-cliquez sur le répertoire \BCDISERV si vous travaillez sur le serveur ou
sur \BCDICLI si vous travaillez sur un client
double-cliquez sur le sous répertoire Interface de restitution
sélectionnez le fichier LettreRap.Htm en cliquant dessus une fois
dans le menu, cliquez sur Edition, Copier
dans le menu, cliquez sur Edition, Coller
2. Modifier le texte
–
–
–
–
Ouvrir le modèle LettreRap.Htm
Déployez le menu Affichage et cliquez sur Source
Repérez le texte de la lettre et le modifier
Enregistrez
On gardera une copie du fichier afin de récupérer les documents originaux, si besoin.
VII. Sauvegarde et restauration
On peut lancer une sauvegarde de Bcdi alors que le logiciel est utilisé par ailleurs :
- Que l'on soit ou non en client-serveur...
- En tant qu'administrateur informatique de Bcdi (ADMIN),
- Ou bien en tant que gestionnaire (GESTION) : outils..., gestion des bases...,
sauvegarde de la base…
Que fait Bcdi ?
- Il demande où l'on veut envoyer ce fichier ; par défaut, il propose le
répertoire TEMP de Bcdicli ou Bcdiserv. Mais nous pouvons très bien conduire
ce fichier ailleurs.
Ailleurs, c'est-à-dire sur une clé USB par exemple, ou sur un disque dur
externe. Ou tout simplement, dans un dossier installé à cette fin sur notre
machine : nous sommes en réseau, la sauvegarde est donc sauvegarde des
données (data) qui se trouvent dans le dossier " Bcdiserv ".
- Si nous cliquons sur le nom de la base à sauvegarder (" Principale " par
exemple), ce message s'affiche : " opération pouvant être longue : confirmezvous ? "
- Nous cliquons sur " Oui " : apparaît alors la fenêtre Windows qui attend que
soient indiqués le nom du fichier et sa destination.
- L'opération se déroule en deux temps : Bcdi affiche d'abord " Création de
l'archive en cours ", puis " Transfert de l'archive en cours " et l'on voit le sablier
signifiant que la machine travaille.
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Bien sûr on ne peut rien entreprendre d'autre sur cette machine tant que la
sauvegarde n'est pas terminée.
- A la fin, Bcdi nous informe : " Base principale sauvegardée en... " (nom et
destination du fichier d'archive créé).
En quoi consiste cette sauvegarde ?
Bcdi prend tous les fichiers du répertoire DATA (si nous avons lancé une sauvegarde
de la base " Principale "), les fichiers " .DAT ", les fichiers " .DIA " et les fichiers " .IDX
" pour les compacter avant de les emmener vers le support et le répertoire choisis.
Nous avons donc affaire à un fichier avec l'extension " .ZIP ".
Si nous double-cliquons sur ce fichier, l'extension " .zip " va lancer le programme qui
sur notre machine a pour fonction de décompacter. Tous les fichiers apparaissent : "
docts.dat "..., " notices.idx "..., etc. Il suffit alors d'activer la fonction " Extraire " du
décompacteur (le programme Winzip ou bien Power Archiver, par exemple).
Lorsque nous avons activé cette fonction, le logiciel nous demande où nous voulons
" Extraire " ces fichiers : on peut, afin de vérifier le fonctionnement nouveau de cette
sauvegarde, avoir décidé de créer une base vide et envoyer le résultat de cette
extraction vers cette base. La vérification est alors facile : il n'y avait rien dans la
base, maintenant ce n'est plus le cas.
Concrètement donc, Bcdizip n'intervient plus ni dans le processus de sauvegarde (il
ne sait que sauvegarder des fichiers " .DAT ") ni dans le processus de
" restauration " qui n'est pas à proprement parler une resta uration puisqu'on se
contente d'extraire des données à partir d'un fichier compacté pour les envoyer vers
une base (laquelle dès que l'extraction est terminée se trouve immédiatement
opérationnelle sans nécessité d'une reconstruction).
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