guide de l`usager du standardiste / de la messagerie unifiée

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GUIDE DE L’USAGER DU STANDARDISTE /
DE LA MESSAGERIE UNIFIÉE
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Serveur de reconnaissance vocale Speech Server
version 5.0
Mai 2005
®, ™ Marque de commerce de Mitel Networks Corporation
© Copyright 2005, Mitel Networks Corporation
Tous droits réservés
Table des matières
Pour commencer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Objet de ce guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
À propos du serveur de reconnaissance vocale Speech Server Mitel® . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Avantages du système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Caractéristiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Enregistrement dans le système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Ouverture de session . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Enregistrement de votre message de bienvenue principal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Modification de l’enregistrement de votre nom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Définition de vos préférences personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Accès à votre page Web personnelle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Modification de votre NIP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Programmation de vos numéros de téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Définition de vos options de renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Définition de votre opérateur personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Choix de la langue des messages-guide . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Configuration des options de messagerie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Configuration des paramètres de notification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Définition des préférences personnelles par téléphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Création de votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
À propos de votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Création et modification de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Gestion de votre liste de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
Enregistrement de noms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Vérification des noms de contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Utilisation des commandes vocales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intervention . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mode Expert . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Conseils d’élocution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Commandes vocales universelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Navigation dans les applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Exécution d’un appel : . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annulation d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert d’un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoi d’appels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recherche de numéros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler l’opérateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changement de langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Écoute des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Réponse à un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert d’un message à une autre personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert d’un message à un télécopieur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Envoi de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Création et envoi d’un message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des télécopies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Lecture d’une télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Transfert d’une télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Impression d’une télécopie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Création de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Suppression de rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des demandes de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Création des demandes de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changement de la date et de l’heure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Changement de participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annulation de réunions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Réception de demandes de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Refus d’une demande de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Acceptation d’une demande de réunion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Consultation du calendrier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vérification des événements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vérification de la disponibilité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Gestion des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Création de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vérification des tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Suppression de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Utilisation des commandes à tonalités. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Effectuer un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Passage au mode de tonalités . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Écoute des messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Composition et envoi de messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration des options d’adressage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration des options personnelles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Configuration des options de message de bienvenue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Utilisation de l’ordinateur pour les messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Installation du module d’extension Multimedia Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modification des paramètres de lecture des messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Boutons de messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Écoute des messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilisation des haut-parleurs comme périphérique de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Utilisation du téléphone comme périphérique de lecture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre à un message par un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Réacheminement d’un message par un message vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Création de messages vocaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Utilisation de Microsoft® Outlook Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
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Pour commencer
Pour commencer
Objet de ce guide
Ce guide présente des directives de gestion des appels, des messages, des tâches, des
réunions et des rendez-vous pour le système de serveur de reconnaissance vocale Mitel® doté
de l’option de messagerie unifiée.
À propos du serveur de reconnaissance vocale Speech Server
Mitel
Le serveur de reconnaissance vocale Speech Server Mitel offre une fonction de standardiste
automatisé avec messagerie unifiée.
•
Le standardiste automatisé émet des messages-guide et des réponses à vos commandes
vocales pour l’acheminement des appels.
•
La messagerie unifiée stocke vos courriels, messages vocaux et télécopies dans un seul
emplacement. Vous pouvez utiliser le standardiste automatisé pour accéder en tout temps à
ces messages et les gérer par téléphone, peu importe l’endroit où vous vous trouvez. D’autres
fonctionnalités vous permettent de gérer vos rendez-vous, demandes de réunion et tâches à
partir d’un téléphone. Tout cela est possible en raison du fait que le serveur de reconnaissance
vocale interagit avec Microsoft Exchange (boîte de réception, contacts, calendrier et tâches),
ce qui vous permet d’utiliser des commandes vocales prises en charge par Microsoft Outlook.
Pour pouvoir communiquer avec vous, le système fait appel à la reconnaissance vocale ainsi
qu’à la technologie de synthèse vocale texte-parole (TTS).
Reconnaissance vocale
•
Enregistre votre empreinte vocale lorsque vous vous inscrivez dans le système et utilise
cette empreinte pour vous identifier chaque fois que vous vous connectez au système.
•
Reconnaît vos commandes vocales et exécute la tâche demandée, par exemple,
« Chercher des messages ».
•
Reconnaît les noms enregistrés dans votre liste de contacts personnels, ce qui vous
permet de les utiliser dans une commande vocale, par exemple, « Appeler docteur
Tremblay ».
Synthèse vocale texte-parole
•
Reconnaît des noms que vous n’avez pas vous-même enregistrés.
•
Lit vos messages texte (courriels et certaines pièces jointes) par téléphone.
•
Lit le nom de l’expéditeur et l’objet des messages (courriels, télécopies et messages
vocaux) qui se trouvent dans votre boîte de réception de Microsoft® Outlook.
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•
Fonctionne en français, en anglais du Royaume-Uni et en anglais d’Amérique du Nord.
Remarque : Le système accepte les messages-guide du standardiste en espagnol, mais
il ne prend pas en charge la lecture des courriels dans cette langue.
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Pour commencer
Avantages du système
Vous pouvez :
•
composer n’importe quel numéro du répertoire de l’entreprise en citant un nom, un numéro
de poste ou un nom de service, et ce, 24 heures sur 24, à partir de n’importe quel téléphone;
•
composer les numéros que vous appelez fréquemment de votre répertoire personnel au
moyen d’un nom;
•
accéder au système à partir de votre téléphone cellulaire ou celui de votre domicile et
utiliser des commandes vocales pour composer des numéros programmés dans votre
répertoire personnel ou celui de l’entreprise;
•
transférer vos appels entrants à un autre numéro, au moyen de l’option Mobilité/Renvoi,
par exemple, sur votre téléphone cellulaire ou à votre domicile;
•
écouter tous vos messages à partir d’une seule boîte de réception (Microsoft Exchange);
•
écouter vos courriels au moyen de votre téléphone. Le logiciel de messagerie unifiée est
synchronisé avec la liste de contacts dans Microsoft Exchange et il utilise la technologie
de synthèse vocale texte-parole (TTS) pour vous faire entendre vos courriels par
téléphone. Vous pouvez répondre à vos courriels au moyen d’un message vocal qui est
envoyé sous forme de pièce jointe à un courriel, ou vous pouvez indiquer au système
d’appeler l’expéditeur. Il n’est pas nécessaire que l’adresse électronique de l’expéditeur
figure dans votre répertoire personnel ou celui de l’entreprise. Le numéro de téléphone
doit par contre figurer dans l’un de ces répertoires;
•
prendre les messages provenant d’une personne en particulier et y répondre ou les
renvoyer à une autre personne de votre répertoire personnel ou celui de l’entreprise;
•
utiliser votre téléavertisseur ou un appareil apte à recevoir des courriels pour être avisé
de l’arrivée des messages;
•
utiliser les commandes des téléphones à tonalité conventionnels pour accéder à vos
messages et les gérer;
•
utiliser votre page Web personnelle pour définir vos préférences de messagerie ainsi que
les paramètres de notification.
Les fonctions en option vous permettent :
•
d’envoyer des demandes de réunion. Indiquez simplement au standardiste automatisé la
liste de noms, la date et l’heure de début et de fin de la réunion, et enregistrez un message
qui sera envoyé par courriel aux participants;
•
de créer et de gérer vos rendez-vous au moyen de l’option Calendar de Microsoft Exchange;
•
de créer et de gérer vos tâches au moyen de l’option Tasks de Microsoft Exchange;
•
de rechercher des télécopies dans votre boîte de réception;
•
d’acheminer un courriel ou une télécopie à un télécopieur pour l’imprimer.
7
Caractéristiques
Le système de messagerie unifiée du serveur de reconnaissance vocale offre les fonctions
suivantes :
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•
faire un appel par nom;
•
faire un appel par service;
•
faire un appel par numéro;
•
menus à plusieurs niveaux;
•
intervention;
•
rechercher un numéro;
•
appeler l’opérateur;
•
mode Démo;
•
mode Expert;
•
composition par tonalités;
•
changer la langue;
•
Mobilité (Me suivre, Renvoi d’appels)
•
boîte de réception pour les messages;
•
notification;
•
intégration de la télécopie;
•
gestion de l’option Calendar au moyen de votre téléphone;
•
gestion de l’option Tasks au moyen de votre téléphone;
•
gestion de la messagerie vocale au moyen de votre ordinateur;
•
écoute des messages vocaux provenant de Microsoft Outlook par téléphone;
Pour commencer
Enregistrement dans le système
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, le système vous guide à travers les étapes
d’enregistrement. Une fois enregistré dans le système, vous pourrez accéder à votre répertoire
personnel.
Avant de commencer, assurez-vous que votre administrateur de système vous a bien fourni
les informations suivantes :
•
Numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale ________________ (2 à 7 chiffres)
•
Votre code d’accès ___________________ (numéro à 10 chiffres en Amérique du nord
et à 11 chiffres au Royaume-Uni.)
•
Votre NIP ______________________ (4 à 7 chiffres)
•
Votre numéro de poste : programmé pour Connexion automatique (partielle ou
complète) OU Connexion manuelle;
•
L’URL de la page de connexion à votre page Web personnelle _____________________.
L’ID de connexion et le NIP pour s’y connecter sont les mêmes.
Conseil : Le nom du serveur est encadré de barres obliques dans l’adresse URL; par
exemple : http://nomordinateur/login.html
Conseil : Il est recommandé de changer le NIP qui vous est attribué lors de
l’enregistrement. Ce NIP protège l’accès à votre répertoire personnel. Voir Modification
de votre NIP, à la page 15.
Pour vous enregistrer
1. Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale. Si la connexion
manuelle est programmée sur votre poste, prononcez « Connexion ».
2. Dites votre NIP et votre ID de connexion, puis répétez votre ID afin de fournir une empreinte
vocale.
3. Enregistrez votre nom. C’est cet enregistrement que les appelants entendront lorsqu’ils
demanderont votre nom.
4. Écoutez le didacticiel. À la fin de la procédure, le système émet une tonalité ou vous
demande qui vous désirez appeler.
5. Vous pouvez maintenant prononcer le nom de la personne à qui vous souhaitez parler.
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Ouverture de session
Pour ouvrir une session à partir d’un poste programmé pour une connexion automatique :
•
Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale. Vous accédez
directement au répertoire de l’entreprise et à votre répertoire personnel. Vous pouvez dire
« Boîte vocale », « Calendar », « Task Manager » ou « Options personnelles » pour
accéder aux autres fonctions du système.
Vous pouvez choisir entre deux types de connexion automatique pour déterminer le niveau de
sécurité de votre session. Vous pouvez effectuer une vérification de sécurité avant d’accéder
à vos messages.
•
Une connexion complète vous donne un accès direct à vos messages après avoir
prononcé les mots « Boîte vocale ». Le système n’effectue pas de vérification.
•
Une connexion partielle vous donne accès à vos messages après que vous avez prononcé
les mots « Boîte vocale » et composé votre NIP.
L’administrateur du système programme généralement la connexion automatique avec votre
numéro de poste au bureau; vous pouvez cependant programmer le type de connexion automatique
désiré pour votre numéro de téléphone cellulaire, de téléavertisseur, de télécopieur ou du domicile.
Vous pouvez également modifier le type de connexion pour votre poste professionnel si vous le
souhaitez. Voir Programmation de vos numéros de téléphone, à la page 15.
Pour ouvrir une session à partir d’un poste ou d’un numéro externe programmé pour
une connexion manuelle
Conseil : Cette procédure s’applique aussi bien à un téléphone de l’entreprise qu’au
téléphone de votre domicile s’ils sont programmés pour une connexion manuelle, ainsi
qu’à tout téléphone public utilisé pour vous connecter.
1. Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale. Vous avez accès
immédiatement au répertoire de l’entreprise.
2. Dites « Connexion ».
3. Dictez votre ID de connexion à 10 ou à 11 chiffres (selon que vous êtes en Amérique du
Nord ou au Royaume-Uni) de façon à ce que le système puisse comparer votre voix avec
l’empreinte vocale que vous avez fournie lors de votre enregistrement. Une fois la
vérification terminée, vous accédez à votre répertoire personnel. Vous pouvez alors dire
« Boîte vocale », « Calendar », « Task Manager » ou « Options personnelles » pour
accéder aux autres fonctions du système.
Remarque : Vous pouvez ouvrir une session de messagerie directement à partir des
commandes de clavier des téléphones à tonalités. Si vous appelez d’un autre téléphone
(qui ne vous est pas assigné, qui est programmé pour une connexion partielle et qui fait
partie du même système), composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance
vocale et appuyez sur les touches *6 du téléphone. Lorsque le standardiste vous
demande votre NIP, appuyez sur *, et composez votre ID de connexion et votre NIP pour
accéder à vos messages.
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Pour commencer
Enregistrement de votre message de bienvenue principal
Pour enregistrer votre message de bienvenue principal
1. Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale. Identifiez-vous si
nécessaire.
2. Dites « Options personnelles » puis « Enregistrer mon message de bienvenue principal ».
3. À l’invite du système, enregistrez votre message de bienvenue, puis appuyez sur le dièse
(#) une fois le message enregistré.
4. Après avoir écouté le message de bienvenue que vous avez enregistré, dites « Oui » ou
« Non » pour conserver ou non ce message de bienvenue. Au besoin, refaites
l’enregistrement jusqu’à ce qu’il vous convienne.
Remarque : Vous pouvez également enregistrer votre message de bienvenue principal
après avoir dit « Boîte vocale » ou « Bureau ». Il suffit de suivre la procédure indiquée
ci-dessus mais de dire « Boîte vocale » ou « Bureau » au lieu de « Options
personnelles ».
Remarque : La fonction Options de message de bienvenue du menu Options
personnelles permet également d’enregistrer le message de bienvenue principal,
d’enregistrer un message de bienvenue secondaire et d’écouter vos messages de
bienvenue. Voir Configuration des options personnelles, à la page 51.
Conseil : Pour écouter le message de bienvenue principal que vous avez enregistré,
vous pouvez dire « Options personnelles », « Options de messages de bienvenue »
puis « Écouter le message de bienvenue principal ».
Modification de l’enregistrement de votre nom
Le système enregistre votre nom lors de votre inscription initiale. Si vous souhaitez modifier
cet enregistrement ultérieurement, vous pouvez le faire facilement au moyen du standardiste.
Pour modifier l’enregistrement de votre nom :
nécessaire.
2. Prononcez « Enregistrer mon nom ». Vous êtes alors invité à préciser si vous souhaitez
enregistrer votre nom ou l’entendre.
3. Prononcez « Enregistrer mon nom ».
4. Dites votre prénom et votre nom.
5. Dites « Oui » si vous souhaitez conserver ce nouvel enregistrement.
11
Définition de vos préférences personnelles
Votre page Web personnelle vous permet de définir vos préférences personnelles.
Votre page personnelle Paramètres de profil contient votre répertoire personnel et vous permet de :
•
programmer vos numéros de téléphone (cellulaire, domicile, télécopieur, téléavertisseur
ou messages vocaux);
Remarque : La programmation d’un numéro de messagerie vocale sur une page Web
personnelle s’adresse aux usagers qui n’ont pas accès à la messagerie unifiée. Pour ceux
qui ont accès à cette fonctionnalité, le numéro de messagerie vocale est programmé sur un
autre serveur.
12
•
définir vos options de renvoi automatique (numéro de transfert, date et heure d’expiration);
•
choisir la langue des messages-guide vocaux du standardiste automatique (disponible
uniquement sur les systèmes bilingues);
•
définir vos options de messagerie;
•
définir vos paramètres de notification;
•
changer de NIP.
Pour commencer
Accès à votre page Web personnelle
Pour accéder à votre page Web personnelle :
1. Ouvrez le navigateur Internet de votre PC (Microsoft Internet Explorer 5.5 ou ultérieur).
2. Entrez l’adresse URL de la page de connexion à votre page Web personnelle. Votre
administrateur vous indiquera cette adresse.
3. Entrez votre code d’accès et votre NIP.
4. Si l’option Langue de l’interface est disponible (systèmes bilingues uniquement),
choisissez dans la liste déroulante la langue de votre page Web personnelle.
5. Cliquez sur Connexion ou appuyez sur la touche Entrer.
Votre page Web personnelle s’affiche. Si votre ID de connexion ou votre NIP était incorrect,
vous obtenez le message « Accès refusé ». Si cela se produit, entrez de nouveau votre code
d’accès et votre NIP.
Conseil : Mettez en signet dans votre navigateur la page de connexion au serveur de
reconnaissance vocale.
Conseil : Si vous ne parvenez pas à accéder à votre page Web personnelle, contactez
l’administrateur de votre système.
Pour consulter les paramètres de votre profil :
•
Cliquez sur Mes paramètres dans votre page Web personnelle.
Les paramètres définis dans votre page Web personnelle varient selon la licence dont vous
disposez. Ces paramètres sont en lecture seule. Contactez l’administrateur de système si vous
souhaitez les modifier.
Données personnelles
Prénom
Votre prénom tel que programmé dans le système
Nom
Votre nom tel que programmé dans le système
Surnom
Votre surnom tel que programmé dans le système
Service
Le service dans lequel vous travaillez
Emplacement
Votre emplacement
Code d’accès
Votre ID de connexion à 10 chiffres (Amérique du Nord) ou à 11 chiffres
(Royaume-Uni)
Langue
Langue que vous avez choisie
Fonctions
Interface vocale
avancée
Mode activé ou désactivé
En mode Interface vocale avancée, le serveur de reconnaissance
vocale émet seulement une tonalité lorsque vous accédez au système.
En cas d’erreur de votre part, le serveur vous adresse des
messages-guide et des instructions.
13
Fonctions (suite)
Mobilité
(Numéro de
transfert)
Ce mode permet de réacheminer les appels qui vous sont destinés vers
le numéro de votre domicile, de votre téléphone cellulaire, de votre
téléavertisseur, de votre messagerie vocale ou de votre télécopieur, ou
encore vers un numéro provisoire.
Messagerie
Cette fonction permet aux usagers de la messagerie unifiée de retrouver
tous leurs messages (courriel, messagerie vocale et télécopies) stockés
au même endroit. L’usager peut ainsi utiliser des commandes vocales
pour identifier les messages, écouter ses courriels et messages vocaux,
transférer ses courriels ou télécopies vers un télécopieur de son choix ou
répondre à ses messages.
Notez que le transfert des courriels et des télécopies vers un
télécopieur nécessite l’option d’intégration de la télécopie.
Notification
Cette fonction permet aux usagers de la messagerie unifiée d’être
avertis sur leur téléavertisseur numérique ou tout appareil compatible
courriel qu’un type de message prédéterminé est arrivé.
État
Code
comptable
Cette fonction permet au système de composer le code comptable
approprié lors d’un appel vers l’extérieur.
Restrictions d’appel
De provenance
interne
Affiche le type de restriction appliqué aux appels effectués à partir d’un
poste interne. Les restrictions suivantes peuvent s’appliquer aux appels
effectués de l’intérieur :
•
•
•
•
De provenance
externe
Affiche le type de restriction appliqué lorsque vous appelez votre poste
de serveur de reconnaissance vocale depuis un numéro extérieur.
Vos appels effectués depuis un poste externe pourraient se limiter aux :
•
•
•
•
14
appels internes seulement;
appels internes et locaux;
appels internes, locaux et interurbains;
appels internes, locaux, interurbains et internationaux.
Pour commencer
Mobilité
(Numéro de
transfert)
Affiche les paramètres du renvoi d’appels. Les restrictions suivantes
peuvent s’appliquer au renvoi :
•
•
•
•
Remarque : Les commandes par téléphone du mode Mobilité ne sont
disponibles qu’en anglais et en français.
Pour quitter votre page Web personnelle :
•
Cliquez sur
en haut à droite de la fenêtre de votre navigateur.
Modification de votre NIP
Pour changer votre NIP :
1. Cliquez sur Changer NIP dans votre page Web personnelle.
2. Entrez le NIP actuel.
3. Entrez votre nouveau NIP (de 4 à 7 chiffres).
4. Entrez de nouveau le NIP pour confirmation.
5. Cliquez sur Modifier.
6. Cliquez sur OK.
La prochaine fois que vous voudrez consulter votre page Web personnelle, il vous faudra entrer
votre code d’accès et votre nouveau NIP.
Programmation de vos numéros de téléphone
Pour programmer vos numéros de téléphone cellulaire, à domicile, de télécopieur, de
téléavertisseur ou de messagerie vocale :
1. Cliquez sur Numéros de téléphone dans votre page Web personnelle.
2. Sélectionnez l’emplacement ou l’appareil que vous voulez programmer. Prenez note qu’il
vous est impossible de modifier le numéro de votre bureau. Seul l’administrateur peut le faire.
3. Dans le champ Numéro, entrez le numéro de téléphone qui devra être composé.
Communiquez avec votre administrateur de système pour obtenir plus d’informations sur
votre plan de numérotation. Si vous pouvez programmer votre numéro de messagerie
vocale, entrez celui qui vous a été fourni par l’administrateur.
Remarque : La programmation d’un numéro de messagerie vocale sur une page Web
personnelle s’adresse aux usagers qui n’ont pas accès à la messagerie unifiée. Ce numéro
ne comporte pas de paramètre de sécurité de connexion et il est accessible au grand public.
Pour ceux qui ont accès à la messagerie unifiée, ce numéro est programmé par défaut.
15
4. Sélectionnez les niveaux de Sécurité de la connexion de vos différents numéros
(cellulaire, domicile, télécopieur et téléavertisseur).
Connexion complète
– Accès direct à vos messages après avoir prononcé les mots « Boîte vocale ».
– Servez-vous d’une connexion complète si vous ne voulez pas que le système effectue
une vérification de sécurité avant d’accéder à vos messages. Avec ce type de connexion,
vous n’avez pas à composer votre NIP. Cependant, n’importe quelle personne qui utilise
votre téléphone pourra accéder à vos messages. Vous voudrez peut-être programmer
une connexion complète pour votre téléphone cellulaire personnel.
Connexion partielle
– Accès à vos messages après avoir prononcé les mots « Boîte vocale » et composé
votre NIP. Il est recommandé de ne pas divulguer votre NIP. Voir Modification de votre
NIP, à la page 15.
– Servez-vous d’une connexion partielle si vous souhaitez accéder directement aux
noms enregistrés dans le répertoire de l’entreprise et dans votre répertoire personnel.
Utilisez également ce type de connexion si vous voulez que le système effectue une
vérification de sécurité avant d’accéder à vos messages. Cette vérification consiste à
vous demander d’entrer votre NIP au clavier du téléphone avant de vous accorder
l’accès à vos messages. Vous voudrez peut-être programmer une connexion partielle
pour votre téléphone au bureau.
Connexion manuelle
– Accès à vos messages après avoir prononcé les mots « Connexion », entré votre ID
de connexion et dites « Boîte vocale ».
– Servez-vous d’une connexion manuelle si la sécurité des connexions est importante pour
vous. Avec une connexion manuelle, vous accédez directement aux noms enregistrés
dans le répertoire de l’entreprise. Pour pouvoir accéder aux autres fonctions (Répertoire
personnel, Options personnelles, Boîte vocale, Calendar et Task Manager), vous devrez
fournir votre empreinte vocale en prononçant votre ID de connexion. Vous voudrez
peut-être programmer une connexion manuelle pour un téléphone utilisé par plusieurs
personnes (téléphone de la réception ou d’un service de l’entreprise).
5. Définissez les restrictions d’appel que vous souhaitez attribuer à vos numéros de téléphone
cellulaire, de la maison, de télécopieur et de téléavertisseur. Dans le menu déroulant
Confidentiel, sélectionnez Public, Usagers dignes de confiance ou Privé. L’option
« Public » permet d’accepter tous les appels. L’option « Usagers dignes de confiance »
permet d’accepter uniquement les demandeurs connectés au serveur de reconnaissance
vocale, alors que l’option « Privé » empêche toute personne de vous appeler à ce numéro.
Ainsi, si le téléphone cellulaire de Guy Lafleur est défini à « Public » sur sa page Web
personnelle, un demandeur externe peut appeler le serveur de reconnaissance vocale et
prononcer « Guy Lafleur sur son cellulaire » et voir son appel acheminé vers le téléphone
de Guy Lafleur, si celui-ci est enregistré dans le répertoire de l’entreprise.
6. Cliquez sur Enregistrer.
16
Pour commencer
Définition de vos options de renvoi d’appels
L’option de renvoi automatique permet de transférer vos appels à votre boîte vocale lorsque
vous ne voulez pas être dérangé, ou de les transférer à votre téléphone cellulaire ou à un
emplacement de travail autre que votre bureau.
Remarque : La disponibilité de la fonction de renvoi d’appels dépend de l’option Mobilité.
La disponibilité de la fonction de transfert à un télécopieur dépend de l’option Intégration
de la télécopie.
Pour définir un renvoi d’appels :
1. Cliquez sur Transfert dans votre page Web personnelle.
2. Dans le champ Transfert, choisissez l’appareil ou l’emplacement à partir duquel vous
souhaitez recevoir vos appels, ou entrez un numéro provisoire auquel vos appels doivent
être transférés. Le numéro du bureau est affiché par défaut dans le champ Transfert.
3. Cliquez sur Indéfiniment si vous voulez que les appels soient transférés à ce numéro
jusqu’au moment où vous changerez la valeur du champ Transfert.
ou
Cliquez sur Jusqu’au et sélectionnez la date et l’heure de désactivation du renvoi
automatique.
4. Dans le champ Renvoyer mes télécopies à, entrez le numéro du télécopieur auquel vous
transférez vos messages. Le système utilise ce numéro de télécopieur comme valeur par
défaut en réponse à la commande vocale « Transfert au télécopieur ». L’usager doit dire
« Transfert au télécopieur » après avoir écouté un message (courriel, vocal ou télécopié)
qu’il souhaite imprimer sur un télécopieur.
5. Cliquez sur Enregistrer. Lorsque la fonction Mobilité est activée, tous les appels que vous
recevez sont réacheminés vers votre numéro de transfert. Toutefois, si une personne
demande l’un de vos numéros particuliers, par exemple « Jean Tremblay sur son
cellulaire », l’appel sera acheminé vers votre téléphone cellulaire.
Remarque : Vous pouvez également définir vos renvois d’appels au moyen des
commandes vocales. Voir Renvoi d’appels, à la page 30.
Définition de votre opérateur personnel
Si vous utilisez l’option de messagerie unifiée, vous pouvez activer un standardiste personnel.
Pour renvoyer vos appels à une autre personne lorsque le demandeur appuie sur la
touche 0 de son téléphone pendant le message de bienvenue
1. Cliquez sur Transfert dans votre page Web personnelle.
2. Sélectionnez la case Activer l’opérateur personnel.
3. Entrez le numéro de votre opérateur personnel.
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Conseil : Plusieurs usagers choisissent d’entrer leur numéro de téléphone cellulaire
comme opérateur personnel. Ils précisent ensuite dans leur message de bienvenue que
le demandeur peut appuyer sur la touche 0 pour les joindre sur leur téléphone cellulaire.
Choix de la langue des messages-guide
Pour choisir la langue des messages-guide du standardiste et de lecture des courriels
1. Cliquez sur Jouer ces messages-guide dans votre page Web personnelle.
2. Dans le champ Jouer les messages-guide, choisissez la langue des messages-guide
du standardiste pour la connexion.
3. Sur la barre de menus Langue de lecture des courriels, choisissez la langue de lecture
de vos courriels pour la synthèse vocale texte-parole.
Le serveur de reconnaissance vocale diffusera des messages-guide et des réponses à vos
commandes dans la langue choisie.
Remarque : Le système accepte les messages-guide du standardiste en espagnol, mais
il ne prend pas en charge la lecture des courriels dans cette langue.
Conseil : Cette option n’est offerte que sur les systèmes bilingues. Les systèmes
bilingues sont offerts dans les langues suivantes : anglais/français et anglais/espagnol.
Configuration des options de messagerie
Si vous utilisez l’option de messagerie unifiée, vous pouvez définir vos options d’interface
vocale de messagerie :
Pour définir l’ordre de vos messages et sélectionner le message de bienvenue enregistré
1. Cliquez sur Boîte vocale.
2. Si vous souhaitez que vos messages urgents soient traités en priorité, cochez la case à
l’étape A sur votre page Web personnelle.
3. Sélectionnez l’ordre des divers types de messages dans les menus déroulants (étape B)
sur votre page Web personnelle. L’ordre que vous indiquez s’applique aux fonctions de
sommaire de message et de lecture de message.
4. Sélectionnez l’ordre chronologique à l’étape C sur votre page Web personnelle : En
commençant par le dernier reçu ou En commençant par le premier reçu.
5. Sélectionnez le message de bienvenue enregistré qui sera entendu par les personnes qui
vous appellent : Message de bienvenue principal ou Message de bienvenue secondaire.
18
Pour commencer
Configuration des paramètres de notification
Le service de notification est une fonction qui a été ajoutée à l’option de messagerie unifiée.
Elle permet de vous aviser, sur votre appareil compatible courriel ou votre téléavertisseur
numérique, des messages reçus ou des rappels de réunion. Les paramètres de notification
des messages télécopiés et des rappels de réunion varient selon les options correspondantes
du système : intégration de la télécopie ou gestion des tâches (Task Manager) et du calendrier
(Calendar). Un seul appareil peut être programmé pour la notification.
Pour définir l’appareil et le type de message
1. Cliquez sur Notification.
2. Cochez la case Notification activée.
3. Dans le menu déroulant Appareil mobile, sélectionnez le type d’appareil mobile sur lequel
vous recevrez les notifications.
– Si vous sélectionnez un téléavertisseur ou un téléphone cellulaire compatible courriel,
entrez l’adresse électronique de l’appareil mobile et sélectionnez le format de courriel,
c’est-à-dire la partie du message que vous entendrez : Objet uniquement, Corps du
texte uniquement).
– Si vous sélectionnez un téléavertisseur numérique, entrez-en le numéro (p. ex.
6135924444), ainsi que le nombre de pauses nécessaires pour la réponse (les pauses
sont insérées à l’aide de la virgule; chaque virgule correspond à une pause et deux
pauses peuvent être requises dans certains cas) et la séquence ou le message
numérique pour le téléavertisseur (p. ex. 23452345).
4. Sélectionnez le type de message pour lequel vous souhaitez recevoir une notification. Par
exemple, vous pourriez choisir d’être avisé des courriels urgents et de tous les messages
vocaux, mais pas des télécopies ou des rappels de réunion.
L’option Tout pour les télécopies comprend tous les rapports qui seront générés par le
serveur de télécopies, ainsi que les messages télécopiés entrants acheminés par le serveur
de télécopies. L’option Nouveau inclut uniquement les messages télécopiés entrants.
Définition des préférences personnelles par téléphone
Vous pouvez vous servir de commandes vocales pour définir ou modifier diverses options
personnelles.
Pour accéder aux options personnelles
•
Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale, puis dites « Options
personnelles ». Choisissez ensuite parmi les options suivantes :
Dites
Pour
« Options des messages de
bienvenue »
Sélectionner le message de bienvenue qui sera entendu par
vos demandeurs ou modifier votre message de bienvenue
principal ou secondaire
« Enregistrement du nom »
Écouter et enregistrer votre nom
19
« Modifier le NIP »
Changer votre numéro d’identification personnel
« Renvoi d’appels »
Modifier vos options de renvoi automatique
« Modifier le numéro de
transfert au télécopieur »
Changer le numéro de télécopieur auquel les appels sont
renvoyés
Conseil : Les trois premières options peuvent être définies à l’aide de commandes
vocales ou des touches d’un téléphone à tonalités. Vous pouvez également sélectionner
votre message de bienvenue ou modifier votre NIP ou le numéro de transfert au
télécopieur sur votre page Web personnelle.
Création de votre répertoire personnel
À propos de votre répertoire personnel
Votre répertoire personnel est constitué d’une liste de noms et de numéros de téléphone
réservée à votre usage. Le répertoire personnel vous permet d’utiliser des commandes vocales
pour acheminer des appels ou des messages à des personnes non inscrites dans le répertoire
de l’entreprise.
Gérez votre répertoire personnel dans le dossier Contacts de Microsoft Outlook. Le serveur de
reconnaissance vocale accepte jusqu’à cinq numéros (bureau, domicile, télécopieur, cellulaire
et téléavertisseur) par contact. Les commandes vocales vous permettent d’appeler à l’un ou
l’autre de ces numéros ou de définir un rappel au numéro de bureau du contact après l’écoute
de son message vocal ou courriel.
Conseil : Demandez à l’administrateur de système d’activer la fonction Répertoire
personnel pour vous permettre de composer les numéros qui y sont enregistrés.
Remarque : Les usagers (messagerie unifiée et standardiste automatisé seulement) du
système de messagerie unifiée du serveur de reconnaissance vocale doivent utiliser
Microsoft Outlook pour créer et modifier leurs répertoires personnels.
Conseil : Pour obtenir plus d’informations sur l’utilisation de Microsoft Outlook, consultez
le fichier d’aide de cette application.
Création et modification de contacts
Les usagers (messagerie unifiée et standardiste automatisé seulement) du serveur de
reconnaissance vocale disposant de l’option de messagerie unifiée créent et modifient leur
répertoire personnel au moyen de Microsoft Outlook. Le serveur de reconnaissance vocale
accepte jusqu’à six numéros de téléphone différents par contact : bureau, domicile,
téléavertisseur, téléphone mobile, télécopieur et messagerie vocale (si l’usager n’a pas accès
à la messagerie unifiée).
20
Pour commencer
Pour créer et modifier un contact dans votre répertoire personnel
1. Dans le menu Fichier de Microsoft Outlook, placez votre curseur sur Nouveau, puis
cliquez sur Contact, dans la liste à droite.
2. Dans la zone Nom complet, tapez le prénom et le nom du contact.
3. Entrez toute autre information que vous aimeriez consigner sur ce contact. Entrez ses
différents numéros de téléphone et adresses électroniques qui vous permettront de
l’appeler ou de lui envoyer des messages. Le serveur de reconnaissance vocale accepte
jusqu’à six numéros de téléphone par nom de contact : bureau, domicile, télécopieur
d’affaires, téléphone mobile, messagerie vocale et téléavertisseur. L’administrateur
programme le numéro de messagerie vocale.
4. Pour obtenir plus d’information sur l’utilisation de Microsoft Outlook, notamment sur la
modification d’un contact, consultez la rubrique d’aide de cette application.
Conseil : Pour vérifier s’il vous est possible d’appeler vos contacts, utilisez le mode
démonstration. Pour activer ce mode, dites « Activer mode démo ». Pour le désactiver,
dites « Désactiver mode démo ».
Remarque : Vous pouvez enregistrer les noms de vos contacts à partir de votre page
Web personnelle. Ainsi, lorsque le système confirmera le nom du contact que vous
appelez, vous entendrez une voix humaine plutôt qu’une voix automatisée (TTS). Pour
ce faire, cliquez sur le nom d’un contact dans votre répertoire personnel, cliquez ensuite
sur Enregistrer un nom, puis suivez les instructions.
Pour obtenir plus d’information, cliquez sur le dossier Contacts dans Microsoft Outlook, puis
consultez l’aide en ligne de cette application à partir de la barre de menus.
Remarque : Le nombre d’enregistrements que vous pouvez créer dans votre liste de
contacts personnelle est défini par l’administrateur de système. Si ce nombre est
insuffisant, veuillez communiquer avec votre administrateur de système.
Gestion de votre liste de contacts
La licence d’utilisation de Microsoft Outlook définit le nombre maximal de contacts que peut
contenir votre page Web personnelle. Lorsque le nombre de vos contacts dans Microsoft Outlook
dépasse la limite permise par la licence, le système sélectionne par ordre d’entrée les contacts
qui seront définis sur votre page Web personnelle. Vous pouvez créer jusqu’à 505 contacts.
La procédure suivante permet de sélectionner les contacts pour lesquels vous utiliserez le
système de reconnaissance vocale. Cette procédure nécessite de classer dans une catégorie
de type Contact vocal les contacts que vous souhaitez rendre accessibles à partir de votre
page Web personnelle. Seuls ces contacts seront affichés dans votre liste personnelle.
Conseil : Si vous avez un nombre important de contacts dans Microsoft Outlook, vous
pouvez utiliser la catégorie Contact vocal pour sélectionner les contacts qui seront des
contacts vocaux.
21
Pour créer une catégorie Contact vocal
1. Dans Microsoft Outlook, ouvrez le dossier Contacts.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom d’un contact.
3. Sélectionnez Catégories dans le menu contextuel.
4. Cliquez sur le bouton Liste principale des catégories.
5. Dans la zone de texte Nouvelle catégorie, tapez Contact vocal, cliquez sur Ajouter,
puis sélectionnez OK.
6. Dans la fenêtre Catégories, cliquez sur OK.
Pour entrer vos contacts existants dans la catégorie Contact vocal
1. Cliquez avec le bouton de la souris sur le nom d’un contact ou maintenez enfoncée la
touche Ctrl, sélectionnez plusieurs contacts, puis cliquez avec le bouton droit de la souris
sur le dernier contact voulu.
2. Sélectionnez Catégories dans le menu contextuel.
3. Cochez la case pour Contact vocal.
4. Cliquez sur OK.
Pour entrer un nouveau contact dans la catégorie Contact vocal
1. Dans la fenêtre Contact sans titre, cliquez sur Catégories après avoir entré les
renseignements sur le nouveau contact.
2. Cochez la case pour Contact vocal.
3. Cliquez sur OK.
Conseil : Vous pouvez identifier rapidement les contacts qui appartiennent à la catégorie
Contact vocal. Il vous suffit de cliquer sur le menu Affichage et de sélectionner
Affichage en cours, puis Par catégorie. Microsoft Outlook affiche votre liste de
contacts, triée par catégorie.
Enregistrement de noms
Lorsque vous recherchez un contact dans votre répertoire personnel, le standardiste répète le
nom demandé pour le confirmer avant d’acheminer l’appel. Par défaut, le standardiste prononce
le nom par synthèse vocale (TTS). Vous pouvez toutefois enregistrer vous-même ce nom pour
entendre votre enregistrement lors de la confirmation de l’appel.
Votre page Web personnelle et votre téléphone vous permettent d’enregistrer les noms.
Pour enregistrer un contact dans votre répertoire personnel
1. Connectez-vous à votre page Web personnelle.
2. Dans votre répertoire personnel, cliquez sur le nom du contact que vous désirez enregistrer.
3. Cliquez sur Enregistrer un nom.
22
Pour commencer
nécessaire.
5. Dites « Démarrer la session d’enregistrement ».
6. Lorsque le système vous le demande, cliquez sur Connexion.
7. Cliquez sur Enregistrement vocal. Au signal sonore, enregistrez le nom de la personne.
8. Cliquez sur Jouer pour écouter votre enregistrement. Pour recommencer
l’enregistrement, cliquez à nouveau sur Enregistrement vocal.
9. Lorsque vous serez satisfait de votre enregistrement, cliquez sur Enregistrer.
10. Si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur un autre nom pour l’enregistrer.
11. Une fois l’enregistrement des noms terminé, cliquez sur Déconnecter pour revenir au
menu principal.
12. Raccrochez.
Vérification des noms de contacts
Le système offre un mode démonstration qui permet d’essayer les différentes fonctions, comme
l’appel par nom, sans véritablement faire l’appel. Au lieu d’acheminer l’appel, le système
retourne au menu principal.
Pour vérifier les entrées de votre répertoire personnel :
nécessaire.
2. Dites « Activer mode démo ».
3. Dites le nom du contact que vous désirez tester.
4. Le standardiste confirme alors votre requête et retourne au menu principal, ou alors vous
indique qu’il ne peut reconnaître votre demande. En mode démo, les appels ne sont pas
réellement acheminés.
5. Pour retourner au mode normal, dictez « Désactiver mode démo ».
23
Utilisation des commandes vocales
Le serveur de reconnaissance vocale répond à vos commandes vocales. Lorsque vous serez
plus familier avec les messages-guide, vous pourrez utiliser les fonctions Effectuer une
intervention et Mode Expert.
Intervention
La fonction Intervention vous permet d’interrompre un message-guide et d’effectuer une
requête. Le système arrête alors la lecture du message-guide et répond à votre requête.
Les usagers expérimentés peuvent ainsi utiliser le standardiste plus rapidement. Les usagers
moins habitués au système peuvent continuer d’écouter les messages-guide jusqu’au bout.
L’administrateur peut activer ou désactiver cette fonction à votre demande.
Mode Expert
En mode Expert, le serveur de reconnaissance vocale émet une brève tonalité à la place des
messages-guide lorsque vous appelez le système. En cas d’erreur, par exemple lorsque le
système ne reconnaît pas le nom demandé, des messages-guide sont alors utilisés.
L’administrateur peut activer le mode Expert pour vous.
Conseils d’élocution
Lorsque vous dialoguez avec le standardiste :
24
•
Parlez clairement, sans élever la voix.
•
Parlez avec un débit normal – pas trop lentement, surtout lorsque vous prononcez votre
ID de connexion.
•
N’utilisez pas les haut-parleurs dans un environnement bruyant.
•
N’oubliez pas que vous pouvez interrompre les messages-guide si la fonction Intervention
est activée.
•
Si le système vous demande de confirmer un nom, prononcez simplement « Oui » ou « Non ».
Lorsque vous dites « Non », attendez le message-guide avant de prononcer le nom à nouveau.
•
Si un nom ne peut être reconnu, il se peut que ce soit parce que ce nom n’est pas programmé
dans le système ou parce que l’enregistrement de votre prononciation du nom n’y figure pas.
Contactez votre administrateur de système pour ajouter le nom ou corriger sa prononciation.
Lorsque vous appelez un nom de votre répertoire personnel :
•
Prononcez le nom de la même façon que vous l’avez enregistré dans votre répertoire
personnel. Par exemple, vous pourriez devoir dire d’abord le prénom puis le nom.
•
Dans un milieu bruyant, appuyez sur les touches *8 pour passer du mode de commande
vocale au mode de tonalités et composez ensuite le numéro de téléphone voulu.
•
Pour revenir au bureau, appuyez sur 9 (premier niveau de commandes vocales). À partir
du bureau, vous pouvez accéder aux fonctions Standardiste automatisé, Boîte vocale,
Calendar, Task Manager et Options personnelles.
•
Si vous accédez souvent au serveur de reconnaissance vocale dans un milieu bruyant,
demandez à l’administrateur de désactiver la fonction Intervention dans vos options
personnelles.
•
Lorsque vous entrez le nom de vos contacts personnels, indiquez d’abord le prénom suivi
du nom.
Commandes vocales universelles
Les commandes vocales suivantes sont accessibles en toutes circonstances dans le serveur
de reconnaissance vocale :
Dites
Pour
« Annuler » ou « Arrêter »
Mettre fin à la tâche en cours
« Opérateur »
Transférer l’appel à l’opérateur
« Répéter »
Entendre à nouveau le dernier message-guide
« Aide »
Obtenir de l’aide (liste des commandes actuellement valides)
« Tutorat »
Accéder au tutorat de l’application en cours
« Réception automatisée »
Transférer les appels au standardiste pour le serveur de
reconnaissance vocale
« Options personnelles »
Accéder au menu Options personnelles
« Bureau »
Accéder au Bureau et à toutes les fonctions d’usager
25
Navigation dans les applications
Gestion des appels
Exécution d’un appel :
Vous pouvez effectuer des appels en dictant le nom d’un contact ou d’un service ou encore les
chiffres d’un numéro de téléphone.
Le système peut appeler les contacts figurant dans votre répertoire personnel ou dans le
répertoire de l’entreprise.
Lorsque vous utilisez le répertoire de l’entreprise, il vous suffit de prononcer le nom du service ou
de la personne à joindre et le système (par défaut) achemine l’appel vers le numéro professionnel.
Si vous préférez appeler cette personne sur son cellulaire, téléavertisseur, télécopieur, à son numéro
de messagerie vocale ou à la maison, vous devez l’indiquer précisément. Vous pouvez ainsi
demander : « Jean Tremblay à la maison ». Prenez note que, pour qu’il puisse recevoir cet appel,
Jean ne doit pas avoir défini le statut de son numéro de téléphone à la maison sur « Privé ». Si le
numéro de téléphone est réglé à « Usagers dignes de confiance », vous devez vous connecter au
système du serveur de reconnaissance vocale puis demander l’appel.
À partir du répertoire personnel, vous pouvez choisir d’appeler l’un ou l’autre des cinq numéros
du contact personnel (bureau, domicile, téléavertisseur, cellulaire ou télécopieur), à condition
que ce numéro soit programmé dans Microsoft Outlook. Lorsque vous faites l’appel, vous devez
préciser à quel numéro vous désirez appeler. Par exemple, vous pourriez dire « Robert Blais
à la maison ». Le numéro de téléphone du domicile de Robert Blais devrait être programmé
dans votre liste de contacts Microsoft Outlook.
26
Conditions :
•
Le nom du service doit être programmé dans le répertoire de l’entreprise.
•
Le nom de la personne doit être programmé dans votre répertoire personnel ou dans le
répertoire de l’entreprise.
•
Si votre administrateur définit un menu à plusieurs niveaux avec les nœuds Transfert
d’appels, Transfert à une boîte vocale, Message audio et VoiceXML, vous pouvez appeler
le système et répondre aux messages-guide de menus en séquence pour parler à une
personne ou lui laisser un message, obtenir de l’information sur un script enregistré ou
interagir avec un script VoiceXML.
– Lorsque vous appelez le standardiste, le menu à plusieurs niveaux vous permet
d’appeler un numéro du répertoire de l’entreprise à partir du menu principal, mais pas
à partir des sous-menus.
– Si vous avez accédé aux sous-menus du menu principal, vous pouvez appuyez sur la
touche * du téléphone pour retourner au menu précédent.
•
Vous pouvez appeler un numéro de messagerie vocale (« <prénom> <nom> sur sa boîte
vocale ») si le nom du destinataire est défini en tant qu’usager de messagerie unifiée ou
s’il figure dans le répertoire de l’entreprise et si vous avez programmé un numéro de
messagerie vocale dans le système du serveur de reconnaissance vocale.
– Si l’administrateur a activé la fonction Sélection automatique de l’acheminement (SAA),
le système achemine directement votre appel dans une boîte de messagerie vocale.
Si cette fonction n’est pas activée, vous devez entrer un numéro de boîte vocale après
la requête « <prénom> <nom> sur sa boîte vocale ».
•
Les usagers ont la possibilité de bloquer les appels sur leurs numéros personnels au
moyen des paramètres de confidentialité (Public, Usagers dignes de confiance ou Privé).
L’option « Public » permet d’accepter tous les appels. L’option « Usagers dignes de
confiance » permet d’accepter uniquement les demandeurs connectés au même système
de serveur de reconnaissance vocale, tandis que l’option « Privé » empêche toute
personne de vous appeler à ce numéro.
•
Si le numéro à composer n’est pas programmé ou s’il est réglé à « Privé » ou « Usagers
dignes de confiance », et si vous n’êtes pas connecté au serveur de reconnaissance
vocale, le système vous répondra « Désolé, ce numéro de téléphone n’est pas
disponible ».
27
Pour effectuer un appel :
Conseil : Pour obtenir une liste des services disponibles, demandez au standardiste
« Quels sont les services? ».
nécessaire.
2. Lorsque le standardiste répond, dictez :
– le prénom et le nom de la personne que vous souhaitez appeler ou le nom et le prénom
puis la destination de l’appel, ou
– le nom du service, ou
– son numéro de téléphone (chiffre par chiffre).
Par exemple,
Pour téléphoner à Jean Tremblay
Dites
Poste
« Jean Tremblay »
Numéro de téléphone cellulaire
« Jean Tremblay sur son cellulaire »
Téléavertisseur
« Jean Tremblay sur son téléavertisseur »
Télécopieur
« Jean Tremblay sur son télécopieur »
Numéro à la maison
« Jean Tremblay à la maison »
Boîte vocale
« Jean Tremblay sur sa boîte vocale »
Le numéro au bureau (son poste) et le numéro de boîte vocale de Jean Tremblay sont
publics (ces paramètres sont fixes et non modifiables). Par conséquent, n’importe qui peut
lui laisser un message sur sa boîte vocale ou l’appeler en prononçant son nom ou en
dictant « Jean Tremblay au bureau ».
Conseil : Le serveur de reconnaissance vocale comporte une interface très conviviale
et répond à diverses commandes vocales, par exemple « Jean Tremblay – numéro au
bureau », « Jean Tremblay – cellulaire » ou « Jean Tremblay – téléphone cellulaire ».
Jean Tremblay peut en revanche définir dans sa page Web personnelle son paramètre
de confidentialité (Public, Personnes autorisées ou Privé) pour ses autres numéros de
téléphone (cellulaire, téléavertisseur, télécopieur ou domicile) et ainsi limiter ou interdire
les appels à ces numéros. « Privé » interdit tous les appels et « Public » ne crée aucune
limitation, tandis que « Usagers dignes de confiance » permet uniquement aux personnes
connectées au serveur de reconnaissance vocale de l’appeler. Ces paramètres peuvent
également être définis par l’administrateur.
28
Remarque : Si vous effectuez expressément un appel vers un numéro de poste, par
exemple « Jean Tremblay à son bureau », alors que les appels vers ce poste sont
renvoyés vers le téléphone cellulaire de Jean, le système donnera suite à votre demande
et acheminera l’appel vers le numéro du bureau.
3. Le système confirmera votre demande. Si le nom est confirmé, demeurez silencieux ou
dites « Oui »; le standardiste acheminera alors votre appel. Si le nom confirmé est
incorrect, dites « Non » ou « Annuler »; vous pourrez alors passer une nouvelle requête.
Si après plusieurs tentatives le standardiste ne parvient pas à reconnaître le nom de la
personne que vous souhaitez joindre, vous serez transféré à l’opérateur. Si aucun
opérateur n’est disponible, le système émet un message signalant la présence d’un
problème et il coupe la communication.
Si la ligne est occupée et si le numéro de boîte vocale de la personne que vous tentez de
joindre a été programmé dans le système du serveur de reconnaissance vocale, le
standardiste vous permet de laisser un message vocal si vous dites « <Prénom et nom>
sur sa boîte vocale ».
Conseil : Pour améliorer la reconnaissance vocale, essayez de limiter les bruits environnants.
Annulation d’un appel
Pour annuler un appel :
•
Dites « Annuler » ou « Non » avant d’entendre le message « Je compose… »
Si vous appuyez sur 0, l’appel sera annulé et vous serez automatiquement transféré à
l’opérateur.
Transfert d’un appel
Pour transférer un appel à l’aide du serveur de reconnaissance vocale
1. Appuyez sur la touche Transfert de votre téléphone.
2. Appuyez sur la touche Speak@Ease (la touche de reconnaissance vocale sur l’appareil
5240 IP) ou composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale.
3. Prononcez le nom de la personne ou du service.
4. Une fois le nom confirmé, raccrochez le combiné.
29
Renvoi d’appels
Vous pouvez renvoyer vos appels vers l’un des numéros que vous avez programmés (cellulaire,
téléavertisseur, télécopieur, domicile, messagerie vocale) ou vers un numéro temporaire. Lorsque
la fonction de renvoi d’appels est activée, les appels des personnes qui demandent votre nom sont
acheminées automatiquement à votre « numéro de transfert ». Selon vos privilèges de transfert,
vous pouvez transférer les appels vers un numéro interne, local, interurbain ou international.
Le standardiste vous donne la possibilité d’activer, de désactiver ou de vérifier les paramètres
de renvoi d’appels. Vous pouvez également programmer le renvoi d’appels dans la section
« Numéro de transfert » de votre page Web personnelle.
Par exemple, si Jean Tremblay travaille à son domicile, il peut indiquer son numéro résidentiel
comme « numéro de transfert ». Par la suite, si une personne appelle Jean Tremblay en
demandant son nom, le système transfère automatiquement l’appel au domicile de Jean.
Cependant, si l’appelant demande un numéro particulier, par exemple « Jean Tremblay sur
son cellulaire », l’appel sera acheminé directement au numéro demandé.
Vous pouvez également indiquer l’heure à laquelle le renvoi automatique doit être désactivé.
Une fois le renvoi d’appels désactivé, les appels seront acheminés normalement à votre bureau.
Remarque : Si votre téléphone est sur un PBX autre que 3300 ICP, seuls les appels
passés par le biais du serveur de reconnaissance vocale peuvent être transférés. Les
appels directs à votre numéro de téléphone ne seront pas réacheminés. Si votre
téléphone est sur un système 3300 ICP intégré au serveur de reconnaissance vocale,
l’administrateur peut configurer votre poste de manière à ce que tous les appels à votre
numéro soient réacheminés à votre numéro de transfert.
Remarque : La programmation par téléphone de la fonction de renvoi automatique est
disponible en français, en anglais du Royaume-Uni et en anglais de l’Amérique du Nord.
Pour transférer les appels à votre numéro à domicile, de cellulaire, de messagerie vocale,
de téléavertisseur ou de télécopieur, ou encore à un numéro temporaire :
nécessaire.
2. Dites « Renvoi d’appels ».
3. Dites « Renvoyer mes appels ».
4. Dites « À la maison », « Cellulaire », « Téléavertisseur », « Télécopieur » ou
« Boîte vocale », ou encore dictez le numéro de téléphone chiffre par chiffre (sans oublier
l’indicatif régional ou international si nécessaire). Le système ne peut traiter la demande
que si les numéros personnalisés figurent dans votre répertoire personnel (sauf dans le
cas des numéros de messagerie vocale pour les usagers de la messagerie unifiée).
Conseil : Si le système du serveur de reconnaissance vocale reconnaît le numéro de
téléphone à partir duquel vous appelez, il vous offre le choix de dire « Utiliser ce numéro ».
30
5. Lorsque le standardiste vous demande si vous désirez définir une date d’expiration,
répondez « Oui » ou « Non ». Si vous avez dit « Oui », dictez la date et l’heure dès que vous
y êtes invité. Par exemple, dites « 10 mars » et « 10 h 30 ». Le système reconnaît Minuit
comme « zéro heure », c’est-à-dire « 0 h ». Si vous avez dit « Non » pour la définition d’une
date d’expiration, le système transférera tous vos appels à la destination demandée.
6. Dès que le standardiste a confirmé la date et l’heure, dites « Oui » pour retourner au menu
principal.
Pour désactiver le renvoi d’appels :
nécessaire.
2. Dites « Renvoi d’appels ». Le standardiste vous rappelle votre configuration de renvoi actuelle.
3. Dites « Désactiver le renvoi d’appels ».
Pour vérifier vos paramètres de renvoi d’appels
nécessaire.
2. Dites « Renvoi d’appels ». Le standardiste vous indique votre numéro de transfert actuel
ainsi que la date et l’heure d’expiration.
Conseil : Le renvoi d’appels, offert en option, peut être activé par l’administrateur de
système individuellement pour chaque usager. Pour avoir accès à cette fonction, veuillez
communiquer avec votre administrateur de système. Votre capacité à transférer les
appels vers un numéro interne, local, interurbain ou international dépend aussi de votre
administrateur de système. Veuillez communiquer avec l’administrateur de système si
vous souhaitez obtenir les privilèges de transfert nécessaires.
Recherche de numéros
Pour rechercher un numéro dans le répertoire de l’entreprise ou dans votre répertoire
personnel :
nécessaire.
– Dites « Je désire le numéro de prénom, nom » dans le cas d’un numéro du répertoire
de l’entreprise.
– Dites « Je désire le numéro de nom du service » dans le cas du numéro d’un service.
– S’il s’agit du numéro de votre répertoire personnel, dites « Je désire le numéro de nom
programmé dans votre répertoire personnel ».
– S’il s’agit du numéro d’un téléphone cellulaire, dites « Je désire le numéro de prénom
nom sur son cellulaire ».
– Dites « Je désire le numéro de prénom, nom à la maison » dans le cas d’un numéro
à domicile.
– Dites « Je désire le numéro de prénom, nom sur son télécopieur » dans le cas d’un
numéro de télécopieur.
31
Conseil : Dans les exemples ci-dessus, vous pourriez aussi dire « Quel est le numéro de… ».
2. Le système vous fera entendre le numéro du nom que vous avez choisi. Si le numéro
n’est pas disponible, le système vous répond « Désolé, ce numéro de téléphone n’est pas
disponible ».
Remarque : Vous ne pouvez pas joindre un numéro de téléphone résidentiel, de
télécopieur ou de cellulaire s’il n’est pas programmé ou s’il est réglé à « Privé ».
Appeler l’opérateur
Pour appeler l’opérateur :
•
Dites « Opérateur » ou « Zéro », ou composez le 0 (zéro) à tout moment.
Changement de langue
Sur les systèmes bilingues, vous pouvez changer la langue des messages-guide du
standardiste automatique. Une fois la langue définie, le standardiste dicte les messages-guide
dans cette langue pendant toute la durée de l’appel ou jusqu’à ce que vous disiez « English ».
Les systèmes bilingues sont offerts dans les langues suivantes :
•
anglais et français
•
anglais et espagnol
Pour choisir la langue des messages-guide du standardiste automatisé pour la durée
de l’appel :
1. Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale.
2. Demandez la deuxième langue. Par exemple, si le standardiste vous accueille en anglais, dites :
– « français », ou
– « español ».
3. Le standardiste dicte les messages-guide et vous répond dans la langue de votre choix
pendant la durée de votre appel ou jusqu’à ce que vous disiez « English ».
Conseil : Vous pouvez définir pour votre compte la langue par défaut des
messages-guide du standardiste automatisé dans votre page Web personnelle. Par la
suite, le système vous accueillera dans cette langue chaque fois que vous vous
connecterez. Voir Choix de la langue des messages-guide, à la page 18.
32
Gestion des messages
Écoute des messages
Vous pouvez demander un sommaire du contenu de votre boîte vocale à partir du menu principal
du système de messagerie unifiée. Le système vous indique le nombre de courriels non lus
ou de messages vocaux non entendus que contient votre boîte vocale. Le format de ce
sommaire dépend des paramètres de profil personnel définis sur votre page Web personnelle.
Remarque : Si l’option d’intégration de la télécopie est activée, le sommaire comprend
également le nombre de télécopies non lues que vous avez reçues.
À partir du menu principal, vous pouvez écouter tous les messages vocaux et courriels de votre
boîte vocale. Si le courriel contient une pièce jointe compatible, vous pouvez également l’entendre.
Si l’option d’intégration de la télécopie est activée, vous pouvez faire lire une télécopie pour
obtenir les renseignements d’en-tête de celle-ci.
Si les options système Task Manager et Calendar sont activées, le système identifie également les
requêtes, les mises à jour, les annulations, les acceptations ou les refus concernant les réunions.
Remarque : Le système accepte les pièces jointes de courriel dans certains formats de
fichiers (texte mis en forme, fichiers texte ou fichiers HTML de moins de 20 ko). Lorsque
vous recevez une pièce jointe compatible, un message-guide vous demande si vous
souhaitez entendre la pièce jointe.
Conseil : Si vous vous trouvez dans un milieu bruyant, vous pouvez utiliser le clavier
du téléphone (composition par tonalités) au lieu des commandes vocales pour choisir
des options de messagerie. Appuyez sur *8 pour passer au mode de composition par
tonalités. Voir Utilisation des commandes à tonalités, à la page 49.
Pour écouter le sommaire de message
nécessaire.
2. Dites « Boîte vocale ». Le standardiste vous présente un sommaire des messages.
Après la lecture de ce sommaire, vous pouvez :
– écouter vos courriels ou vos messages vocaux;
– envoyer un nouveau message;
– rechercher un courriel, un message vocal ou une télécopie répondant aux critères que
vous indiquez. Vous pouvez écouter les messages provenant d’un contact particulier du
répertoire de l’entreprise, ou rechercher dans le système les messages d’un type
particulier ou provenant d’une personne particulière inscrite à votre répertoire personnel.
Remarque : La disponibilité des options de réception de télécopies et d’envoi de
messages à un télécopieur dépend de l’option système Intégration de la télécopie.
33
Pour écouter des courriels et des messages vocaux
nécessaire.
3. Vous pouvez dire :
– « Jouer »;
– « Jouer les nouveaux messages vocaux »;
– « Jouer les nouveaux courriers électroniques »
– « Jouer les anciens messages »;
– « Jouer les anciens courriers électroniques »;
– « Jouer les anciens messages vocaux »;
– « Chercher un message ».
Le système lit les messages qui répondent aux critères que vous avez choisis.
– Dites « Jouer » pour entendre le message.
4. Au cours de la lecture du message :
Dites
Pour
« Annuler » ou
« Arrêter »
Interrompre la lecture du message
« Supprimer »
Supprimer le message en cours et écouter le message suivant
« Transférer »
Transférer le message à une personne inscrite à votre liste de
contacts personnelle ou au répertoire de l’entreprise. Lorsque vous
dites « Transférer », le système vous demande de dire un nom
« Transfert au
télécopieur »
Imprimer un courriel ou une télécopie sur un télécopieur
« Marquer comme non
lu »
Conserver le message et le marquer comme non lu
« Répondre à nom de
l’expéditeur »
Répondre à l’expéditeur du message en cours
« Répondre à tous »
Envoyer une réponse à l’expéditeur et à tous les autres
destinataires
« L’appeler nom de
l’expéditeur »
Appeler l’expéditeur du message
« Répéter » ou « Jouer
de nouveau »
Réécouter le message courant
« Passer »
Sauter le message en cours et le marquer comme étant lu ou non lu
« Suivant »
Marquer le message comme étant lu et écouter le message suivant
« Précédent »
Écouter le message précédent
5. Dites « Boîte vocale » pour retourner au menu principal.
34
Exemples :
Pour entendre les anciens messages vocaux reçus depuis un certain temps, dites « Jouer
les anciens messages vocaux envoyés depuis les quatre derniers jours ». Vous devez
indiquer un nombre de minutes, d’heures ou de jours; n’indiquez pas de date. Ce nombre
ne doit pas dépasser 10.
Pour écouter un ancien message (courriel, message vocal ou télécopie) de Jean Tremblay
(cette personne doit figurer dans votre répertoire personnel), message que vous avez
reçu au cours des sept derniers jours, dites « Jouer les anciens courriers électroniques
de Jean Tremblay reçus depuis les sept derniers jours ».
Pour écouter les messages de Carole Masson, dites « Chercher un message » et, à l’invite
du système, dites « Carole Masson ».
Réponse à un message
Après avoir écouté un message, vous pouvez répondre à l’expéditeur seulement, ou encore à
l’expéditeur et tous les autres destinataires du message. Le système peut transmettre une
réponse à tous les courriels que vous recevez. Il peut également envoyer une réponse à un
message vocal si l’adresse électronique de l’expéditeur est inscrite au répertoire de l’entreprise
ou à votre répertoire personnel.
Pour répondre à un message
1. Après avoir écouté le message, dites « Répondre » ou « Répondre à tous ».
2. À l’invite du système, enregistrez le message.
Lorsque vous avez terminé l’enregistrement, vous pouvez :
– réécouter le message et le changer;
– modifier la liste de destinataires;
– envoyer le message.
35
Transfert de messages
Vous pouvez utiliser des commandes vocales pour transférer des messages vocaux, des
télécopies ou des courriels à une autre personne inscrite dans votre répertoire personnel ou
dans le répertoire de l’entreprise. Le système peut réacheminer un courriel si l’adresse
électronique de la personne à qui vous le transférez figure dans le répertoire.
Au moyen de commandes vocales, vous pouvez également transférer des télécopies ou des
courriels à un télécopieur, si l’option système Intégration de la télécopie est activée. Cette
option permet de transférer des télécopies au télécopieur choisi par défaut ou à un autre
télécopieur. Cette fonction est particulièrement utile lorsque vous êtes en voyage et souhaitez
imprimer des courriels ou des télécopies en utilisant le télécopieur de l’hôtel.
Lorsque vous transférez des messages à une autre personne, le système les achemine sous
forme de courriels.
Transfert d’un message à une autre personne
Pour transférer un courriel, un message vocal ou une télécopie à un nom de contact
1. Après avoir identifié le courriel, le message vocal ou la télécopie que vous souhaitez
transférer, dites « Transfert ».
2. Attendez que le message-guide vous demande d’indiquer un nom puis dites le nom de la
personne inscrite dans votre répertoire personnel ou dans celui de l’entreprise.
Transfert d’un message à un télécopieur
Pour transférer une télécopie ou un courriel à un télécopieur
1. Après avoir identifié le courriel, le message vocal ou la télécopie que vous souhaitez
transférer à un télécopieur, dites « Transfert ».
2. Lorsque le système vous le demande, dites « Oui » si vous souhaitez envoyer le courriel
au télécopieur par défaut ou « Non » pour l’envoyer à un autre numéro de télécopieur, par
exemple celui d’un d’hôtel.
3. Si vous dites « Non », le système vous invite à dire ou à entrer le nouveau numéro de
télécopieur. Si vous choisissez de dire le numéro, prononcez chaque chiffre
individuellement. Le système vous demande ensuite de vérifier le numéro.
36
Envoi de messages
Création et envoi d’un message
Pour envoyer un message à une personne inscrite dans le répertoire de l’entreprise ou
dans votre répertoire personnel
nécessaire.
2. Dites « Boîte vocale ».
3. Dites « Composer un message ».
4. Lorsque le système vous le demande, dites le prénom et le nom du ou des destinataires inscrits
dans votre répertoire personnel ou celui de l’entreprise. Dites ensuite « Liste complète ».
5. À l’invite du système, enregistrez le message.
6. Lorsque vous avez terminé l’enregistrement :
Dites
Pour
« Envoyer »
Envoyer le message immédiatement
« Modifier le message »
« Réviser le message »
« Ajouter au message »
« Enregistrer le message »
Modifier le message
Écouter le message
Ajouter une pièce jointe au message
Supprimer le message et en recommencer un nouveau
« Annuler »
Quitter le système sans envoyer le message
« Marquer comme urgent »
Indiquer que le message est urgent
« Modifier les destinataires »
Changer la liste de destinataires (ajouter ou supprimer des
destinataires, envoyer une copie à un destinataire)
Pour modifier la liste de destinataires avant d’envoyer un message
1. Lorsque vous avez terminé l’enregistrement du message, dites « Modifier les destinataires ».
2. Utilisez les commandes vocales suivantes pour effacer ou modifier la liste de destinataires,
ajouter ou supprimer un destinataire de la liste ou envoyer une copie du message à une
personne inscrite dans votre répertoire personnel ou celui de l’entreprise.
Dites
Pour
« Liste des
destinataires »
Écouter et réviser la liste des destinataires du message en cours
« Supprimer tous les
destinataires »
Effacer la liste complète de destinataires
« Ajouter un
destinataire »
Inclure un destinataire du répertoire de l’entreprise ou de votre répertoire
personnel. Le système vous invite à entrer le nom du destinataire
« Supprimer nom du
destinataire »
Retirer ce nom de la liste de destinataires
« Envoyer une copie
à un destinataire »
Envoyer une copie à un destinataire, inscrit dans votre répertoire personnel
ou celui de l’entreprise, dont vous préciserez le nom à l’invite du système
37
Gestion des télécopies
Lecture d’une télécopie
Pour écouter une télécopie non lue
nécessaire.
3. Dites « Jouer la télécopie ». Si une télécopie n’a pas été lue, le système indique le nom
de l’expéditeur, la date et l’heure de réception ainsi que l’objet de la télécopie.
4. Au cours de la lecture :
Dites
Pour
« Annuler » ou
« Arrêter »
Interrompre la lecture du message
« Supprimer » pour
supprimer;
Supprimer le message en cours et écouter le message suivant
« Transfert »
Renvoyer le message à une personne inscrite à votre liste de
contacts personnelle ou au répertoire de l’entreprise. Lorsque vous
dites « Transfert », le système vous demande de dire un nom
« Transfert au
télécopieur »
Imprimer un courriel ou une télécopie sur un télécopieur
« Marquer comme non
lu »
Conserver le message et le marquer comme non lu
« Répéter » ou « Jouer
de nouveau »
Réécouter le message courant
« Passer »
Sauter le message en cours et le marquer comme étant lu ou non lu
« Suivant »
Marquer le message comme étant lu et écouter le message suivant
« Précédent »
5. Dites « Boîte vocale » pour retourner au menu principal.
Transfert d’une télécopie
Pour transférer une télécopie à une personne
1. Après avoir identifié la télécopie que vous souhaitez réacheminer, dites « Transfert ».
2. À l’invite du système, dites le nom de la personne inscrite dans votre répertoire personnel
ou dans celui de l’entreprise.
38
Impression d’une télécopie
Pour imprimer ou transférer une télécopie sur un télécopieur
nécessaire.
3. Dites « Jouer la télécopie ». Le système indique le nom de l’expéditeur, la date et l’heure
de réception ainsi que l’objet de la télécopie.
4. Après avoir identifié la télécopie que vous souhaitez réacheminer vers un télécopieur,
dites « Transfert au télécopieur ».
5. Lorsque le système vous le demande, dites « Oui » si vous souhaitez envoyer la télécopie
au numéro de télécopieur par défaut ou « Non » pour l’envoyer à un autre numéro, par
exemple, au télécopieur d’un hôtel.
6. Si vous dites « Non », le système vous invite à dire ou à composer le numéro de
télécopieur. Si vous choisissez de dire le numéro, prononcez chaque chiffre
individuellement. Le système vous demande ensuite de vérifier le numéro.
Pour modifier le numéro de télécopieur par défaut
nécessaire.
2. Dites « Options personnelles ».
3. Dites « Modifier le numéro de transfert au télécopieur ».
4. À l’invite du système, dites ou composez le nouveau numéro de télécopieur. Si vous
choisissez de dire le numéro, prononcez chaque chiffre individuellement. Le système vous
demande ensuite de confirmer le numéro.
Gestion des rendez-vous
Dans ce système, le terme « rendez-vous » n’est pas synonyme de rencontre, c’est-à-dire qu’il
ne nécessite pas d’interaction avec une autre personne. Pour créer un rendez-vous, il vous
suffit d’en indiquer l’heure et d’y joindre un message vocal.
L’option de gestion des rendez-vous au moyen de commandes vocales est disponible seulement
si les options système Task Manager et Calendar sont activées. Les rendez-vous sont gérés
dans le calendrier Outlook de Microsoft Exchange, et toutes les modifications que vous apportez
au moyen de commandes vocales apparaissent sur votre ordinateur dans ce calendrier. Pour
obtenir plus d’information sur la fonction Outlook Calendar, consultez l’aide de Microsoft Outlook.
Remarque : La fonction Calendar n’est disponible qu’en anglais. Pour utiliser cette fonction,
vous devez dire « English » pour passer en anglais, attendre que le standardiste réponde en
anglais, puis dire en anglais « Calendar » et donner toutes les autres commandes en anglais.
39
Création de rendez-vous
Pour créer un rendez-vous
nécessaire.
2. Dites « English » et attendez que le standardiste réponde en anglais.
3. Dites « Calendar ». Le standardiste vous présente un sommaire.
4. Dites « Create appointment » (créer un rendez-vous).
5. À l’invite du système, dites la date, par exemple, « Today », « Tomorrow », « Friday » ou
« September 6 ». Dites « Yes » lorsque le système vous demande de confirmer la date.
6. À l’invite du système, indiquez l’heure de début du rendez-vous, par exemple, « 9 a.m. »,
ainsi que l’heure de fin.
7. Lorsque le système vous le demande, donnez la description du rendez-vous. Le système
enregistre ce message vocal. Les rappels seront envoyés sur votre bureau si vous avez
programmé la fonction de rappel dans le calendrier Outlook.
Le système enregistrera votre rendez-vous, à moins que vous n’utilisiez la commande
vocale « Make changes » (apporter des changements). Dans ce cas, vous disposez des
commandes suivantes :
Dites
Pour
« Change date »
(changer la date)
Définir une nouvelle date
« Change start time »
(changer l’heure de début)
Définir une nouvelle heure de début du rendez-vous
« Change end time »
(changer l’heure de fin)
Définir une nouvelle heure de fin du rendez-vous
« Edit message »
(modifier le message)
Réenregistrer la description du rendez-vous
« Cancel » (annuler)
Mettre fin à la création du rendez-vous
Conseil : Vous pouvez définir des rendez-vous réguliers dans Microsoft Outlook.
Modification de rendez-vous
Pour modifier un rendez-vous
nécessaire.
3. Dites « Calendar ». Le standardiste vous présente un sommaire.
40
4. Dites « Play » (jouer) ou « Check Calendar » (vérifier le calendrier) pour indiquer une date,
puis dites « Play ».
5. Dites « Next » (suivant) ou « Previous » (précédent) jusqu’à ce que le système nomme
le rendez-vous que vous souhaitez modifier.
6. Dites « Make changes » (apporter des changements).
7. Indiquez le paramètre que vous voulez changer, par exemple, « Start time » (heure de
début), « End time » (heure de fin) ou « Date ».
8. Confirmez au système que vous voulez changer le paramètre.
Suppression de rendez-vous
Pour supprimer un rendez-vous
nécessaire.
3. Dites « Calendar ».
le rendez-vous que vous souhaitez supprimer.
6. Dites « Delete » (supprimer).
Remarque : La commande « Cancel » (annuler) permet d’annuler l’opération en cours
sans effacer le rendez-vous.
Gestion des demandes de réunion
Les demandes de réunion nécessitent de coordonner votre calendrier à celui d’autres
personnes. La création d’une demande de réunion requiert l’envoi d’une demande par courriel
à tous les participants. Chaque demande est alors acceptée ou refusée.
L’option de gestion des demandes de réunion au moyen de commandes vocales est disponible
seulement si les options système Task Manager et Calendar sont activées. Les demandes de
réunion sont gérées dans le calendrier Outlook de Microsoft Exchange et toutes les
modifications que vous apportez au moyen de commandes vocales apparaissent sur votre
ordinateur dans ce calendrier. Pour obtenir plus d’information sur la fonction Outlook Calendar,
consultez l’aide de Microsoft Outlook.
Remarque : La fonction de gestion des tâches Task Manager n’est disponible qu’en
anglais. Pour utiliser cette fonction, vous devez dire « English » pour passer en anglais,
attendre que le standardiste réponde en anglais, puis dire en anglais « Task Manager »
et donner toutes les autres commandes en anglais.
41
Création des demandes de réunion
Pour créer une demande de réunion
nécessaire.
4. Dites « Create meeting request » (créer une demande de rendez-vous).
5. À l’invite du système, dites la date, par exemple, « Today », « Tomorrow » « Tuesday »
ou « September 15 ».
6. À l’invite du système, indiquez l’heure de début et de fin, par exemple, « 9 a.m. » ou
« 10:30 p.m. ».
7. Lorsque le système vous le demande, indiquez le prénom puis le nom du premier
participant. Nommez tout autre participant, s’il y a lieu.
8. Dites « List Complete » (liste complète).
9. Lorsque le système vous invite à enregistrer un message vocal, donnez une description
du rendez-vous. Par défaut, le système vous fait parvenir un rappel 15 minutes avant
l’heure de la réunion.
Le système enregistre votre réunion, à moins que vous n’utilisiez la commande vocale
« Make Changes » (apporter des changements). Dans ce cas, vous disposez des
Dites
Pour
« Change attendees »
(changer de participants)
Modifier le nom des participants
« Change date »
(changer la date)
Définir une nouvelle date
« Change start time »
(changer l’heure de début)
Définir une nouvelle heure de début du rendez-vous
« Change end time »
(changer l’heure de fin)
Définir une nouvelle heure de fin du rendez-vous
« Edit message »
Changer la description de la réunion
Mettre fin à la création de la demande de réunion
Changement de la date et de l’heure
Pour changer la date ou l’heure de votre demande de réunion
nécessaire.
42
4. Dites « Play » (jouer) ou « Check Calendar » (vérifier le calendrier), puis dites « Play ».
5. Dites « Next » (suivant) ou « Previous (précédent) jusqu’à ce que le système nomme la
réunion que vous souhaitez modifier.
7. Indiquez le paramètre que vous voulez modifier : « Change start time » (changer l’heure de
début), « Change end time » (changer l’heure de fin) ou « Change date » (changer la date).
Répondez ensuite aux messages-guide pour indiquer la date et l’heure voulues. Par
exemple, si vous dites « Change date » (changer la date), le système vous invite à dire la
nouvelle date. Le système l’enregistre et confirme les détails de la demande de réunion.
Conseil : Lorsque vous changez la date ou l’heure d’une demande de réunion, un
courriel est envoyé à tous les participants pour les aviser de la modification.
Changement de participants
Pour changer les participants de votre demande de réunion
nécessaire.
la demande de réunion que vous souhaitez modifier.
7. Dites « Change attendees » (changer de participants).
8. Dites « Add attendee » (ajouter un participant) ou « Delete attendee » (supprimer un
participant). Après l’ajout ou la suppression, dites « List complete » (liste complète).
9. Lorsque vos modifications sont terminées, dites « List complete » (liste complète).
Annulation de réunions
Pour annuler une demande de réunion
nécessaire.
la demande de réunion que vous souhaitez supprimer.
6. Dites « Delete » (supprimer).
43
Comme vous êtes l’auteur de la demande de réunion, le système vous demande d’enregistrer
un message d’annulation qu’il fera parvenir aux participants.
Réception de demandes de réunion
En plus des messages vocaux, des courriels et des messages par télécopie, vous pouvez
recevoir des demandes de réunion dans Microsoft Outlook. Après l’écoute d’une demande de
réunion, il vous est possible de l’accepter et d’envoyer une réponse. L’option de gestion des
demandes de réunion au moyen des commandes vocales est disponible seulement si les
options système Task Manager et Calendar sont activées. Lorsque ces options ne sont pas
activées, la demande de réunion est traitée comme un simple courriel.
Refus d’une demande de réunion
Pour refuser une demande de réunion
nécessaire.
3. Dites « Jouer » pour entendre vos messages.
4. Après avoir écouté la demande de réunion, dites « Refuser ». Lorsque le système vous
invite à répondre à cette demande, dites « Oui ». Vous pouvez alors enregistrer un
message vocal à l’intention de l’expéditeur de la demande de réunion.
Acceptation d’une demande de réunion
Pour accepter une demande de réunion
nécessaire.
3. Dites « Jouer » pour entendre vos messages.
4. Après avoir écouté la demande de réunion, dites « Accepter ». Lorsque le système vous
invite à répondre à cette demande, dites « Oui ». Vous pouvez alors enregistrer un
message vocal à l’intention de l’expéditeur de la demande de réunion.
44
Consultation du calendrier
Les rendez-vous et les demandes de réunion sont gérés au moyen des commandes vocales
dans Outlook Calendar de Microsoft Outlook. L’utilisation de commandes vocales avec le
calendrier dépend des options système Task Manager et Calendar. Pour obtenir plus
d’information sur la fonction Outlook Calendar, consultez l’aide de Microsoft Outlook.
Remarque : La fonction Calendar n’est disponible qu’en anglais. Pour utiliser cette fonction,
vous devez dire « English » pour passer en anglais, attendre que le standardiste réponde en
anglais, puis dire en anglais « Calendar » et donner toutes les autres commandes en anglais.
Vérification des événements
Pour vérifier les événements planifiés
nécessaire.
3. Dites « Calendar ». Le système vous fait entendre un sommaire des événements planifiés
pour la journée en cours.
4. Si vous désirez vérifier les événements prévus un autre jour, dites « Check Calendar »
(vérifier le calendrier) et, à l’invite du système, nommez le jour ou la date, par exemple
« Wednesday » ou « October 5 ».
5. Dites « Play » (jouer). Pendant la lecture des événements planifiés, vous pouvez vous
servir des commandes vocales « Next » (suivant), « Previous » (précédent), « Make
Changes » (apporter des changements) ou « Play again » (jouer de nouveau).
6. Voici les options dont vous disposez :
Dites
Pour
« Check calendar »
(consulter le calendrier)
Écouter le sommaire des événements d’une autre
journée
« Create appointment »
(créer un rendez-vous)
Créer un rendez-vous dans le calendrier
« Create meeting request »
(créer une demande de
rendez-vous)
Créer une demande de rendez-vous dans le
calendrier
« Check availability »
(vérifier la disponibilité)
Vérifier si une plage horaire est libre
« Summary » (sommaire)
Réécouter le sommaire actuel
« Desktop » (Bureau)
Revenir au Bureau
45
Vérification de la disponibilité
Pour vérifier dans votre calendrier si vous serez disponible à une heure donnée
nécessaire.
4. Dites « Check Availability » (vérifier la disponibilité).
5. À l’invite du système, dites la date, par exemple, « Tomorrow », « Friday » ou « September 6 ».
6. À l’invite du système, indiquez l’heure, par exemple, « 9 a.m. » ou « 1300 hours ».
7. Si vous êtes libre à l’heure indiquée, vous pouvez choisir les options « Create an
appointment » (créer un rendez-vous), « Create meeting request » (créer une demande de
réunion), « Back to Calendar » (retourner au calendrier) ou « Desktop » (Bureau). Si vous
n’êtes pas disponible, le standardiste vous indique l’événement prévu pour cette heure et
vous renvoie au calendrier pour que vous puissiez rechercher une autre disponibilité.
Gestion des tâches
Une tâche regroupe les points importants d’une activité : date, heure, priorité, statut (état
d’achèvement) et message joint (texte ou vocal). Vous pouvez aussi utiliser une tâche pour
vous laisser une note dont seul le corps du message est important. L’option de gestion des
tâches au moyen des commandes vocales est disponible seulement si les options système
Task Manager et Calendar sont activées. Les tâches sont gérées au moyen de l’option Outlook
Tasks de Microsoft Outlook, et toutes les modifications que vous apportez au moyen de
commandes vocales apparaissent sur votre ordinateur dans Outlook Tasks.
Remarque : La fonction de gestion des tâches Task Manager n’est disponible qu’en
anglais. Si vous utilisez le français, vous devez dire « English » pour passer en anglais
avant de dire « Task Manager ».
Création de tâches
Pour créer une tâche
nécessaire.
3. Dites « Task Manager ».
4. Dites « Create task » (créer une tâche). Répondez au système de façon à pouvoir effectuer
un enregistrement, par exemple, « Draft A due » (échéance du document A).
5. À l’invite du système, dites la date d’échéance, par exemple, « Friday » ou « September 6 ».
46
6. Le système enregistre votre tâche, à moins que vous n’utilisiez la commande vocale
« Make changes » (apporter des changements). Dans ce cas, vous disposez des
Dites
Pour
« Change due date »
(changer la date d’échéance)
Définir une nouvelle date d’échéance
« Change start date »
(changer la date de début)
Définir une nouvelle date de début
« Change reminder »
(changer le rappel)
Modifier le rappel
« Edit message »
Modifier le message joint
Mettre fin à la création de la tâche
Vérification des tâches
Pour vérifier vos tâches
nécessaire.
4. Dites « Play » (jouer) Le système lit la première tâche. Pendant la lecture, vous pouvez
vous servir des commandes vocales « Next » (suivant), « Previous » (précédent),
« Delete » (supprimer) ou « Play again » (jouer de nouveau). Si vous désirez indiquer
qu’une tâche est terminée, dites « Mark as completed » (marquer comme terminée).
5. Dites « Desktop » (Bureau) pour revenir au Bureau.
Conseil : Le Bureau vous donne un aperçu du système. Il vous permet de sélectionner
différentes fonctions, notamment : Réception automatisée, Boîte vocale, Calendar, Task
Manager et Options personnelles.
Modification de tâches
Pour changer la date ou la description d’une tâche
nécessaire.
4. Dites « Review » (réviser). Vous pouvez aussi utiliser les commandes vocales « Next »
(suivant), « Previous » (précédent), « Delete » (supprimer) ou « Play again » (jouer de
nouveau).
47
5. Après avoir identifié la tâche que vous souhaitez modifier, dites « Make changes »
(apporter des changements).
Dites
Pour
« Change due date »
(changer la date d’échéance)
Définir une nouvelle date d’échéance
« Change start date »
(changer la date de début)
Définir une nouvelle date de début
« Change reminder »
(changer le rappel)
Modifier le rappel
« Changes complete »
(changements terminés)
Enregistrer vos modifications et revenir au Task
Manager
Suppression de tâches
Pour changer la date ou la description d’une tâche
nécessaire.
4. Dites « Review » (réviser). Vous pouvez aussi utiliser les commandes vocales « Next »
(suivant), « Previous » (précédent) ou « Play again » (jouer de nouveau).
5. Après avoir identifié la tâche que vous souhaitez supprimer, dites « Delete » (supprimer).
48
Utilisation des commandes à tonalités
Effectuer un appel
Pour effectuer un appel en mode par tonalité :
1. Composez le numéro de poste du serveur de reconnaissance vocale.
2. Dès que le standardiste répond, composez le numéro de téléphone. Le système achemine
alors l’appel.
Passage au mode de tonalités
Si vous vous trouvez dans un milieu bruyant, vous pouvez utiliser le clavier du téléphone
(composition par tonalités) au lieu des commandes vocales pour choisir des options de messagerie.
Pour donner des instructions de messagerie à l’aide de la composition par tonalités
•
Appuyez sur *6 pour accéder à l’option « Boîte vocale » lorsque vous êtes en mode Standardiste.
•
Appuyez sur *8 pour passer au mode par tonalités lorsque vous êtes en mode « Boîte vocale ».
Le système de messagerie unifiée utilise les touches de téléphone suivantes pour les
commandes par tonalités :
Appuyer sur la touche de
téléphone
Pour
7
Jouer un message
3
Supprimer un message
5
Conserver le message. Marquer le message comme étant lu et
passer au message suivant.
2
Répondre à un message
4
Transmettre le message
6
Composer un nouveau message
#
Passer au message suivant et marquer le message en cours comme
étant lu ou non lu
*
Retourner au message précédent
1
Écouter vos messages déjà lus
8
Modifier vos options personnelles (NIP, messages de bienvenue,
enregistrement de votre nom)
0
Transférer l’appel à l’opérateur
9
Retourner au menu principal (Bureau)
49
Écoute des messages
Pour écouter vos messages
nécessaire.
3. Appuyez sur 7 pour entendre vos nouveaux messages.
4. Appuyez sur 1 pour entendre les messages déjà lus.
Au cours de la lecture d’un message :
Appuyez sur
Pour
2
Répondre au message
3
Supprimer le message
4
Transférer le message à quelqu’un d’autre
5
Conserver le message et passer au message suivant
6
Composer un nouveau message
7
Réécouter le message
*
#
Passer au message suivant et laisser le message en cours comme étant lu ou non lu
9
Revenir au Bureau
Composition et envoi de messages
Pour composer et envoyer un message
nécessaire.
3. Appuyez sur 6 pour composer un message.
4. Composez le numéro du destinataire inscrit dans le répertoire de l’entreprise.
ou
Composez le numéro du ou des destinataires inscrits dans le répertoire de l’entreprise ou
dans votre répertoire personnel. Appuyez sur la touche # après avoir entré le numéro du
dernier destinataire.
5. À l’invite du système, enregistrez le message. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez
raccrocher et le message sera alors envoyé sur-le-champ, ou :
50
Appuyez sur
Pour
2
Ajouter une pièce jointe au message enregistré
3
Supprimer le message et recommencer l’enregistrement
6
Définir les options d’adressage du message
7
Entendre votre message
8
Marquer le message comme étant urgent ou supprimer cette marque
5
Interrompre l’opération sans envoyer le message
9
Envoyer le message et retourner au menu principal
0
Ne pas envoyer le message et accéder à l’opérateur
Configuration des options d’adressage
Avant d’envoyer un message, vous pouvez modifier la liste des destinataires.
•
Lorsque vous avez terminé l’enregistrement de votre message, appuyez sur 6 pour
accéder au menu Options d’adressage.
Si vous le désirez, vous pouvez passer en revue la liste des destinataires, en ajouter ou en
supprimer, ou envoyer une copie conforme à un nouveau destinataire.
Appuyez sur
Pour
2
Ajouter un destinataire à la liste
3
Supprimer un destinataire de la liste
4
Ajouter un destinataire auquel une copie conforme sera envoyée
7
Consulter la liste des destinataires
9
Retourner au menu précédent ou quitter le mode Ajouter un destinataire
Conseil : Lorsque vous ajoutez des destinataires, indiquez le numéro de poste des
destinataires inscrits dans le répertoire de l’entreprise.
Configuration des options personnelles
Pour programmer les options personnelles
nécessaire.
3. Appuyez sur 8 pour changer les options personnelles. Choisissez une des options
suivantes :
Appuyez sur
Pour
4
Modifier les messages de bienvenue
6
Changer l’enregistrement de votre nom
7
changer de NIP
9
Retourner au menu principal
51
Conseil : Toutes les options personnelles (messages de bienvenue, renvoi
automatique, enregistrement de noms, changement de NIP, modification du numéro
de transfert au télécopieur) peuvent être programmées à partir de votre téléphone au
moyen de commandes vocales. De plus, à partir de la page Web de votre répertoire
personnel, vous pouvez programmer le renvoi automatique (Mobilité), un numéro de
transfert à un télécopieur ainsi que les trois options indiquées dans le tableau.
Configuration des options de message de bienvenue
Pour programmer les options de message de bienvenue
nécessaire.
3. Appuyez sur 8 pour entrer dans les options personnelles.
4. Appuyez sur 4 pour entrer dans les options de message de bienvenue. Choisissez une
des options suivantes :
52
Appuyez sur
Pour
4
Changer de message de bienvenue
7
Changer votre message de bienvenue principal
2
Changer votre message de bienvenue secondaire
5
Écouter votre message de bienvenue principal
6
Écouter votre message de bienvenue secondaire
9
Retourner au menu principal
Utilisation de l’ordinateur pour les messages vocaux
Utilisation de l’ordinateur pour les messages
vocaux
Si vous installez le module d’extension Multimedia Outlook pour le serveur de reconnaissance
vocale Mitel, vous pouvez gérer vos messages vocaux dans Microsoft Outlook. Vous pouvez
utiliser les haut-parleurs de l’ordinateur ou un appareil téléphonique pour écouter vos messages
vocaux, et vous servir de Microsoft Outlook pour répondre aux messages ou les transférer à
une autre personne, au moyen d’un message vocal personnel.
Remarque : Pour créer des messages vocaux dans Microsoft Outlook, un microphone
doit être branché à votre ordinateur.
Installation du module d’extension Multimedia Outlook
Votre administrateur vous fera parvenir par courriel
•
l’emplacement du fichier setup.exe;
•
le nom ou l’adresse de la plate-forme du serveur de reconnaissance vocale.
Pour installer le module d’extension Multimedia Outlook, vous devez disposer d’un accès
d’administrateur local sur le PC.
Remarque : Pour pouvoir enregistrer des messages vocaux avec le module d’extension
Multimedia Outlook, vous devez disposer de Microsoft Outlook 2000 ou de Microsoft®
Outlook XP, ainsi que d’un microphone. Le module d’extension fonctionne sur les
systèmes d’exploitation suivants de Microsoft® : Windows 98, Windows 2000,
Windows NT et Windows XP. Pour ce qui est de Windows NT, il doit s’agir de la version
NT4 SP4 ou d’une version ultérieure. La carte son et les haut-parleurs sont facultatifs.
Pour installer le module d’extension Multimedia Outlook
1. Si une instance de Microsoft Outlook est ouverte, fermez-la. Si le module d’extension
Multimedia Outlook a déjà été installé sur l’ordinateur, supprimez-le à l’aide de la fonction
Ajout/Suppression de programmes, accessible à partir du Panneau de configuration.
2. Cliquez deux fois sur le fichier setup.exe d’installation du module d’extension. La fenêtre
d’accueil Configuration du module d’extension Multimedia Outlook apparaît. Cliquez
sur OK si le système vous demande de supprimer l’application existante.
3. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Sélection de la langue d’installation s’ouvre.
4. Sélectionnez la langue English ou Français pour les directives d’installation et le module
d’extension Multimedia Outlook.
5. Cliquez sur Suivant. La fenêtre Paramètres usager apparaît.
53
6. Entrez le nom ou l’adresse du serveur de reconnaissance vocale et cliquez sur Suivant.
La fenêtre Sélection de l’emplacement de destination apparaît.
7. Cliquez sur Suivant pour accepter le dossier par défaut ou cliquez sur Parcourir pour
installer les fichiers dans un autre dossier.
8. Cliquez sur Oui lorsque le système vous demande s’il doit créer le dossier. La fenêtre
Débuter la copie des fichiers s’ouvre.
9. Cliquez sur Suivant. Le programme installe l’application puis affiche la boîte de dialogue
Information de profils d’usagers.
10. Sélectionnez les noms de connexion des usagers de votre ordinateur auxquels doivent
être appliqués des paramètres de sécurité Outlook personnalisés pour le module
d’extension Multimedia Outlook. Cette fonction empêche le système d’afficher des
messages d’avertissements relatifs à la sécurité pour ces usagers lors de l’ouverture du
module d’extension Outlook.
11. Cliquez sur Activer puis sur Fermer. L’Assistant InstallShield vous indique que
l’installation est terminée.
12. Cliquez sur Terminer.
13. Ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur Fermer et redémarrer lorsque l’Assistant vous
y invite.
14. Après le redémarrage de l’ordinateur, ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur Outils,
Options, puis sélectionnez l’onglet Messagerie unifiée.
15. Sélectionnez le type de lecture automatique des messages vocaux. Notez que ce
paramètre est facultatif.
– Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal dès l’ouverture du
fichier correspondant (c’est-à-dire en cliquant deux fois sur le message vocal dans la
Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique à l’ouverture.
– Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal dès que celui-ci est
sélectionné (soit lorsque l’aperçu est affiché dans la Boîte de réception), cliquez sur
Lecture automatique sur visualisation.
16. Sélectionnez le périphérique de lecture par défaut du message vocal.
– Si vous désirez entendre le message vocal sur votre téléphone, sélectionnez
Téléphone dans le menu déroulant.
– Si vous désirez entendre le message vocal sur les haut-parleurs de votre ordinateur,
sélectionnez Haut-parleurs de l’ordinateur dans le menu déroulant.
17. Si vous avez sélectionné l’option Téléphone à l’étape précédente, entrez le numéro de
téléphone ou de poste dans la zone Numéro de téléphone ou poste.
18. Cliquez sur Profil de messagerie pour entrer votre ID de connexion et votre NIP. Ces
identificateurs vous permettent d’accéder à votre page Web personnelle à partir du bouton
Profil de la barre d’outils et d’écouter vos messages vocaux.
19. Cliquez sur OK.
20. Cliquez sur OK.
54
Conseil : Le bouton de réinitialisation des commandes permet de rétablir la position
par défaut des menus et de la barre d’outils de messagerie unifiée, et par conséquent,
de supprimer les paramètres du module d’extension Multimedia Outlook que vous aviez
personnalisés.
Remarque : Le module d’extension Multimedia Outlook n’est pas pris en charge si vous
lancez votre système de messagerie unifiée à partir de Microsoft Outlook Web Access
(OWA). Nous vous suggérons donc d’installer le module d’extension Microsoft® Outlook
Multimedia de façon à pouvoir écouter vos messages vocaux à partir d’une commande
de la barre de lecture. Vous trouverez des instructions et les extensions à l’adresse
http://<nom de votre serveur Exchange 2000>/Exchweb/Bin/emsetup.asp.
Remarque : La barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel permet de lire ou d’arrêter
la lecture de vos messages vocaux, d’effectuer une pause durant la lecture et de faire
avancer ou reculer vos messages. Vous pouvez activer ou désactiver le périphérique de
lecture et modifier vos options de lecture automatique au moyen de la case à cocher Lecture
automatique sur visualisation. Pour activer la barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de
Mitel, cliquez sur le bouton Lecture rapide (QuickPlay) de la barre d’outils de Microsoft
Outlook. Le bouton Lecture rapide (QuickPlay) semble enfoncé lorsque la barre d’outils
Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel est active.
Remarque : Lorsque Microsoft Outlook est déjà ouvert sur un ordinateur, si vous
souhaitez ouvrir ce programme à partir du même compte sur un autre ordinateur, vous
devez redémarrer Microsoft Outlook sur le premier ordinateur pour avoir accès à toutes
les fonctions du module d’extension Multimedia Outlook.
55
Modification des paramètres de lecture des messages vocaux
Pour modifier les paramètres de lecture automatique des messages et du périphérique
de lecture
1. Ouvrez Microsoft Outlook et cliquez sur Outils, Options, puis sélectionnez l’onglet
Messagerie unifiée.
2. Sélectionnez le type de lecture automatique des messages vocaux.
– Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal dès l’ouverture du
fichier correspondant (c’est-à-dire en cliquant deux fois sur le message vocal dans la
Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique à l’ouverture.
– Si vous souhaitez entendre automatiquement le message vocal dès la mise en
surbrillance du fichier correspondant (c’est-à-dire en cliquant une fois sur le message
vocal dans la Boîte de réception), cliquez sur Lecture automatique sur visualisation.
Remarque : La barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel contient la case à
cocher Lecture automatique sur visualisation, qui permet aussi de modifier vos
préférences de lecture automatique. Lorsque vous modifiez la valeur de ce paramètre,
la nouvelle valeur est reportée sous Outils/Options.
3. Sélectionnez le périphérique de lecture par défaut du message vocal. Si le système détecte
que votre ordinateur n’offre pas de fonctions audio, le seul type de périphérique offert est
« Téléphone ».
– Si vous désirez entendre le message vocal sur votre téléphone, sélectionnez
Téléphone dans le menu déroulant.
– Si vous désirez entendre le message vocal sur les haut-parleurs de votre ordinateur,
sélectionnez Haut-parleurs de l’ordinateur dans le menu déroulant.
Remarque : La barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel contient un bouton de
périphérique de lecture
permettant d’activer ou de désactiver temporairement la lecture
au téléphone.
4. Si vous avez sélectionné l’option Téléphone à l’étape précédente, entrez le numéro de
téléphone ou de poste dans la zone Numéro de téléphone ou poste.
5. Cliquez sur OK.
56
Boutons de messagerie vocale
Le module d’extension Multimedia Outlook vous permet de gérer vos messages vocaux à l’aide
des boutons suivants :
Fonction
Bouton
Jouer
Arrêt
Pause
Avancer/Reculer
Régler le volume
Régler le niveau d’enregistrement
Périphérique de lecture
Nouveau message vocal
Répondre par un message vocal
Répondre à tous par un message vocal
Réacheminement d’un message par un
message vocal
57
Fonction
Bouton
Message vocal précédent
Message vocal suivant
Enregistrer
Afficher ou masquer la barre d’outils
Lecture rapide (QuickPlay)
Ouvrir la page Web personnelle
La barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel contient certains de ces boutons. Elle
permet de lire ou d’arrêter la lecture de vos messages vocaux, d’effectuer une pause durant
la lecture, de régler le volume ou d’écouter un message au téléphone pendant que vous passez
en revue vos messages.
Écoute des messages vocaux
Le module d’extension Multimedia Outlook permet de choisir un des périphériques de lecture
suivants pour écouter vos messages vocaux :
•
haut-parleurs de l’ordinateur;
•
téléphone
Vous pouvez aussi configurer le système de manière à lire automatiquement vos messages vocaux
lorsque vous prévisualisez le contenu de votre boîte de réception ou lorsque vous ouvrez le
message vocal. Voir Modification des paramètres de lecture des messages vocaux, à la page 56.
58
Reportez-vous à la procédure ci-dessous qui correspond à vos préférences de lecture.
Conseil : Si vous souhaitez répondre à un message vocal, vous pouvez le faire
oralement ou au moyen d’un texte (courriel), à partir des boutons de réponse de Microsoft
Outlook. Pour transférer un message vocal, voir la section Répondre à un message par
un message vocal, à la page 62.
Conseil : Si vous souhaitez transférer un message vocal, vous pouvez le faire au moyen
des boutons de transfert de Microsoft Outlook. Vous pouvez y ajouter du texte ou un
enregistrement vocal. Pour transférer un message vocal, voir la section
Réacheminement d’un message par un message vocal, à la page 62.
Conseil : Si votre périphérique de lecture par défaut est « Haut-parleurs » et que vous
ne voulez pas qu’un message soit entendu par votre entourage, passez au mode
téléphone en cliquant sur le bouton Périphérique de lecture.
Utilisation des haut-parleurs comme périphérique de lecture
Remarque : Les deux procédures suivantes présupposent que vous avez sélectionné
les haut-parleurs de votre ordinateur comme périphérique de lecture des messages
vocaux, et que vous avez sélectionné l’option de lecture automatique sous la commande
Options du menu Outils. Pour obtenir plus d’information, voir Modification des paramètres
de lecture des messages vocaux, à la page 56.
Pour écouter un message vocal lorsque l’option Lecture automatique sur visualisation
est activée
1. Sélectionnez le message vocal dans la boîte de réception de Microsoft Outlook. Le
système fait jouer automatiquement le message vocal dans vos haut-parleurs.
2. Cliquez sur Lecture rapide (QuickPlay) et servez-vous des boutons pour arrêter, écouter,
interrompre, avancer rapidement ou reculer le message vocal.
3. Si vous choisissez d’entendre un message vocal donné par téléphone, cliquez sur le bouton
Périphérique de lecture, sur la barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel.
Sélectionnez ensuite le message vocal et répondez au téléphone pour l’entendre. Le bouton
Périphérique de lecture est activé pour le téléphone et désactivé pour les haut-parleurs.
Pour écouter un message vocal lorsque l’option Lecture automatique à l’ouverture est
activée
1. Cliquez deux fois sur le message vocal dans la boîte de réception de Microsoft Outlook.
Le système fait jouer automatiquement le message vocal dans vos haut-parleurs.
2. Servez-vous des boutons en dessous de l’objet du message pour arrêter, écouter,
interrompre, avancer rapidement ou reculer le message vocal. Pour entendre le message
vocal précédent ou suivant, cliquez sur l’icône de la barre d’outils Précédent ou Suivant,
respectivement.
59
Remarque : La procédure suivante présuppose que vous avez sélectionné comme
périphérique de lecture des messages vocaux les haut-parleurs de votre ordinateur et
que vous n’avez PAS sélectionné le paramètre de lecture automatique sous la commande
Pour écouter un message vocal lorsque aucune fonction de lecture automatique n’est
activée
1. Sélectionnez le message vocal dans la boîte de réception.
2. Cliquez sur Lecture rapide (QuickPlay) pour ouvrir la barre d’outils Lecture rapide
(QuickPlay) de Mitel.
3. Pour entendre votre message dans les haut-parleurs, cliquez sur le bouton Lecture sur la
barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay).
ou
2. Cliquez sur le bouton Lecture, sous l’objet du message. Servez-vous des boutons en
dessous de l’objet du message pour arrêter, écouter, interrompre, avancer rapidement ou
reculer le message vocal. Pour entendre le message vocal précédent ou suivant, cliquez
sur l’icône de la barre d’outils Précédent ou Suivant, respectivement.
Utilisation du téléphone comme périphérique de lecture
Remarque : Les deux procédures qui suivent présupposent que votre téléphone est
libre, que vous l’avez sélectionné comme périphérique de lecture des messages vocaux
et enfin, que vous avez sélectionné le paramètre de lecture automatique sous la
commande Options du menu Outils. Pour obtenir plus d’information, voir Modification
des paramètres de lecture des messages vocaux, à la page 56.
Remarque : Les messages vocaux doivent se retrouver dans la boîte de réception de
Exchange Server pour que vous puissiez utiliser le téléphone comme périphérique de
lecture.
Pour écouter un message vocal lorsque l’option Lecture automatique sur visualisation
est activée
1. Cliquez sur Lecture rapide (QuickPlay).
2. Sélectionnez le message vocal dans la boîte de réception de Microsoft Outlook.
3. Répondez au téléphone pour entendre votre message vocal.
4. Utilisez la barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel pour arrêter ou écouter le
message vocal.
5. Pour écouter d’autres messages vocaux, sélectionnez-les avant de raccrocher.
60
Pour écouter un message vocal lorsque l’option Lecture automatique à l’ouverture est
activée
3. Utilisez les boutons sous l’objet du message pour arrêter ou écouter le message vocal.
Pour entendre le message vocal précédent ou suivant, cliquez sur l’icône de la barre
d’outils Précédent ou Suivant avant de raccrocher.
Remarque : La procédure suivante présuppose que votre téléphone est libre, que vous
l’avez sélectionné comme périphérique de lecture des messages vocaux et enfin, que
vous n’avez pas sélectionné le paramètre de lecture automatique sous la commande
Pour écouter un message vocal lorsque aucune fonction de lecture automatique n’est
activée
1. Cliquez sur Lecture rapide (QuickPlay) pour ouvrir la barre d’outils Lecture rapide
(QuickPlay) de Mitel.
2. Sélectionnez le message vocal dans la boîte de réception de Microsoft Outlook.
3. Cliquez sur le bouton Lecture sur la barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay).
5. Utilisez la barre d’outils Lecture rapide (QuickPlay) de Mitel pour arrêter ou écouter le
message vocal.
6. Pour écouter d’autres messages vocaux, sélectionnez-les, puis cliquez sur le bouton de
lecture avant de raccrocher.
ou
2. Cliquez sur le bouton Lecture, sous l’objet du message.
4. Utilisez les boutons sous l’objet du message pour arrêter ou écouter le message vocal.
Pour entendre le message vocal précédent ou suivant, cliquez sur l’icône de barre d’outils
Précédent ou Suivant, puis cliquez sur le bouton de lecture avant de raccrocher.
61
Répondre à un message par un message vocal
Remarque : L’enregistrement d’un message vocal exige qu’un microphone soit branché
à votre ordinateur. Comme vous ne répondez pas par votre téléphone, le bouton de
périphérique de lecture doit être désactivé.
Pour répondre à un message vocal ou à un courriel au moyen d’un message vocal
1. Cliquez sur le courriel ou sur le message vocal auquel vous désirez répondre.
2. Cliquez sur
ou
.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer
.
4. Dictez votre message vocal.
5. Cliquez sur le bouton Arrêter
.
6. Si vous souhaitez écouter votre enregistrement, cliquez sur le bouton Lecture
ou
sur votre message vocal. Pour réenregistrer votre message vocal, cliquez sur le bouton
Enregistrer, répétez votre message, puis cliquez sur le bouton Lecture pour l’écouter.
7. Si vous désirez joindre un fichier à votre message, sélectionnez l’option Fichier dans le
menu Insertion, localisez le fichier sur votre ordinateur, puis annexez-le.
8. Cliquez sur Envoyer.
Réacheminement d’un message par un message vocal
Remarque : L’enregistrement d’un message vocal exige qu’un microphone soit branché
à votre ordinateur.
Pour transférer des messages vocaux ou des courriels au moyen d’un message vocal
1. Cliquez sur le courriel ou sur le message vocal que vous désirez réacheminer.
2. Cliquez sur
3. Entrez l’adresse électronique du ou des destinataires.
.
.
ou
62
Création de messages vocaux
Pour créer un message vocal
1. Cliquez sur
.
2. Entrez l’adresse électronique du ou des destinataires.
.
.
ou
7. Si vous désirez joindre un fichier à votre message, sélectionnez l’option Fichier dans le
menu Insertion, localisez le fichier sur votre ordinateur, puis annexez-le.
Conseil : Créez un message vocal et enregistrez-le comme brouillon. Au moment qui
vous conviendra, vous pourrez y retourner et le modifier ou l’envoyer.
63
Utilisation de Microsoft Outlook Web Access
Vous pouvez accéder à vos messages à partir de n’importe quel ordinateur doté d’un accès Internet.
Remarque : Le module d’extension Multimedia Outlook n’est pas pris en charge lorsque
vous lancez votre système de messagerie unifiée à partir de Microsoft Outlook Web
Access (OWA). Nous vous suggérons donc d’installer le composant de messagerie
multimédia Microsoft Exchange Multimedia Messaging de façon à pouvoir écouter vos
messages vocaux à partir de la barre de lecture ou d’utiliser Windows Media Player pour
écouter la pièce jointe. Les instructions de téléchargement des extensions Outlook 2000
requises pour la messagerie multimédia, de même que les extensions, se trouvent à
l’adresse suivante : http://<nom de votre serveur Exchange
2000>/Exchweb/Bin/emsetup.asp
Conseil : Chaque enregistrement multimédia est inséré dans le corps du message sous
forme de pièce jointe. Lorsque vous recevez un message multimédia, vous devez cliquer
sur la pièce jointe pour lancer la lecture du message audio.
Une aide en ligne vous est offerte pour l’utilisation de l’outil multimédia Microsoft Exchange.
Vous pouvez accéder à cette aide lorsque vous composez ou recevez un message.
•
Lors de la composition d’un message, cliquez sur les boutons Enregistrer et Démarrer
pour ouvrir la barre Contrôle multimédia. Cliquez sur le menu déroulant à droite dans la
fenêtre Contrôle multimédia, puis sélectionnez Aide.
•
Pour consulter l’aide durant la lecture d’un message, développez le menu déroulant qui
est affiché à droite pendant la lecture, puis sélectionnez Aide.
Pour obtenir plus d’information sur la messagerie multimédia, communiquez avec
l’administrateur de système.
64
Utilisation de Microsoft Outlook Web Access
REMARQUES
65
66

guide de l`usager du standardiste / de la messagerie unifiée

Transcription

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