découvrir le projet lan party en 10 points

 DÉCOUVRIR
LE PROJET
LAN PARTY
EN 10 POINTS
Sylvain Moesching
RC Aigle
28 octobre 2015
Une collaboration Rotary des RC Aigle, RC Chablais & RC Monthey
28.10.15
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1) QUEL EST LE CONTEXTE DE CE PROJET
Le Projet
Né d’une initiative des trois clubs Rotary d’Aigle, Monthey et Chablais.ch, le projet Chablais LAN rassemble
des jeunes de la région Chablaisienne dont le but est de mettre sur pied une LAN party les 28 et 29 novembre
prochains dans les locaux de l’Ecole de Commerce et de Culture Générale de Monthey (ECCG).
Pour être menées à bien, les tâches de l’organisation ont été confiées à des groupes de jeunes encadrés par
plusieurs Rotariens. Cette collaboration, bien dans l’esprit du Rotary, permet un partage de connaissances
efficace qui ne peut que nous mener au succès.
Notre But
Nous soutenons les valeurs du Rotary, telles que le partage et ses actions en faveur de la jeunesse. Dans
cette optique, nous souhaitons rassembler des gens motivés par un même but pour la concrétisation de ce
projet.
Les bénéfices réalisés lors de la LAN seront reversés intégralement à une association œuvrant pour le bien
commun, choisie par les jeunes qui composent le comité d’organisation.
Solution
La mise en place d’un COPIL pour coacher des groupes de jeunes de différentes commissions nous permet
de réaliser ce projet novateur tout apportant un soutien logistique et les ressources nécessaires à cette
manifestation
Déroulement du projet, état de la situation
Un projet qui est géré par 3 clubs Rotary, avec leurs personnalités et leurs atouts, dont ses principales
responsabilités sont de coacher des jeunes ayant encore peu, voir pas du tout d’expérience dans la réalisation
d’une manifestation d’une telle ampleur, demande de la patience et de la tolérance.
Si certaines étapes sont encore en cours de décision ou de mise en place actuellement, c’est surtout pour ne
pas se substituer en tant que Rotarien, aux activités des jeunes travaillant dans les différentes commissions.
Une étroite collaboration existe maintenant entre tous les membres impliqués et le résultat sera à n’en pas
douter à la hauteur des espérances initiales.
C’est une fantastique expérience humaine que de travailler inter clubs et avec des jeunes motivés et très
performants.
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2) UNE LAN PARTY C'EST QUOI ?
Description
Une LAN party (tournoi en réseau) est un rassemblement éphémère au cours duquel un groupe de
participants, ayant chacun un ordinateur attribué (ou une console), joue localement, interconnecté en réseau à
des jeux vidéo multijoueurs. Ce rassemblement peut durer entre un après-midi et une semaine, mais se
déroule généralement non-stop du vendredi soir (installation), au dimanche après-midi (remise des
récompenses s'il y a).
Les raisons de tels évènements ne sont pas uniquement de pouvoir bénéficier d'une connexion très haut débit
pour le jeu. Les participants profitent surtout de ces rassemblements pour rompre la barrière impersonnelle
propre aux rencontres sur Internet, et également pour échanger directement leurs connaissances en
informatique.
Les joueurs amènent eux-mêmes leur matériel informatique et leurs jeux. Les organisateurs assurent de leur
côté la salle, la gestion du réseau et des différents serveurs de jeux et la logistique de manière générale.
C’est comme si on réunissait des joueurs de cartes pour faire un tournoi de jass, sauf qu’ici la moyenne d’âge
est bien plus basse et que les cartes sont remplacées par des ordinateurs
Le Tournoi
Durant 2 jours et une nuit, 100 joueurs (gamers) , équipé chacun de son propre ordinateur, vont participer au
tournoi de League Of Legends (LoL) , un jeu vidéo d'ordinateur de type arène de bataille en ligne multijoueur
(MOBA) gratuit développé et édité par Riot Games
League of Legends est un véritable phénomène. C'est l'un des jeux les plus joués au monde. Il séduit aussi le
monde du sport électronique en rassemblant des dizaines de millions de joueurs
L'objectif de ce jeu est de détruire le Nexus de la base adverse (le bâtiment principal) tout en protégeant le
sien. Pour ce faire, l'équipe de 5 joueurs devra réussir à faire tomber les différentes tourelles protégeant la
base ennemie sur au moins une des 3 voies afin d'atteindre le Nexus
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3) LE COPIL : COMITE DE PILOTAGE DU PROJET
L’idée dès le début a été de pérenniser une organisation réalisée par les jeunes eux-mêmes, d’abord pour les
impliquer dans les décisions et dans l’ensemble du processus, mais aussi pour les laisser piloter un domaine
connu et maîtrisé, les Rotariens occupant les postes de coach.
COPIL
Dicastères & Tâches
Rotariens
Contacts
Chef de projet
Administration, Secrétariat, Liaison avec le COPIL
COPIL
Mauricio Ranzi
Infrastructures
Informatique, électricité, salle, mobilier
Grau Philippe
Géraldine
Dominique Luisier
Marketing
Sponsoring, Site web, Facebook, Communication, Loterie
Romande
Feuz Corinne
René Florey
Meylan Daniel
Sylvain Moesching
Subsistance
Buvette, Snacks, boissons, repas, Hébergement
Muller J-Henri
Roland Lafarge
Jean Daniel Surdez
Patrick Arlettaz
Hans Ruedi Gerber
Viviane Zehnder
Animation
Choix des jeux, Règlements, Autres animations (musique,
jeux vintage, etc)
Christophe Cachat
Finances
Budget, Caisse, Facturation/Inscriptions, Assurances
De Iaco Jean Claude
Frederic Dubosson
Christope Zryd
Bénévoles et sécurité
Pool de bénévoles, Sécurité local, Gestion des accès
Patrick Arlettaz
Dietmar Goebbels
Claude Pottier
Contact
M. Jean-Claude de Iaco
RC Chablais.ch
[email protected]
Commissions des jeunes
L’ensemble de ces dicastères sont gérés directement par les jeunes de la région Chablais et au delà, issus de
la parentés des membres du Rotary ou amis ou étudiants de l’ECCG, donc voici la liste à ce jour : Loic,
Mathias, Jeremy, Kromwijk Floris, Yoan, Eva, Elisabeth, Caroline, Marissa, Axelle, Cathy, Stéphane, Nelson
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4) QUAND ET OÙ SE DÉROULE LA MANIFESTATION
Dates
La manifestation a lieu les 28 et 29 novembre 2015.
Les participants commenceront samedi 28.11 dès 8h00 par l’installation de leur matériel informatique (PC,
écran, caque audio) et les connections électriques et Internet.
Les tournois débuterons dans la seconde moitié de la matinée et se poursuivront toute la nuit de samedi à
dimanche non stop. Les finales auront lieu dimanche jusqu’à 16h.
Avant et après ces horaires, du temps sera nécessaire à l’installation des infrastructures et à la remise des
locaux.
Lieu
L’Ecole de Commerce et de Culture Générale (ECCG) offre différentes filières de formations du degré
secondaire II général et professionnel dans les voies économique, santé-social, artistique et pédagogique :
certificat de culture générale, maturité professionnelle économie (ex-commerciale) et maturité spécialisée
permettant l’accès aux Ecoles Supérieures (ES), aux Hautes Ecoles Spécialisées (HES) et à la Haute Ecole
Pédagogique (HEP);
Adresse
Ecole de Commerce et de Culture Générale
ECCG
Avenue de France 4
1870 Monthey
Tél 024 471 21 46
www.eccg-monthey.ch
Patrice Birbaum, Directeur
[email protected]
M. Marinkovic, Concierge
079 738 41 10
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5) COMMUNICATION & PROMOTION
Une commission a été rapidement mise en place pour communiquer et promouvoir cette manifestation afin de
permettre aux joueurs de connaître l’événement et de s’inscrire en ligne afin d’y participer. Les activités de
cette commission ont produit les déclinaisons suivantes :
Logo
Les jeunes ont présentés différents logos et le logo original suivant a été choisi car il représentait d’une
manière simple et efficace le contexte des jeux, et mettais en avant l’aspect du Chablais et la notion de la Lan
Party :
Flyer
Des flyers ont été rapidement conçus et imprimés pour communiquer au sein des différents club Rotary et
auprès du public des joueurs concernés, le flyer a été imprimé par flyerline.ch
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Site Internet : chablaislan.ch
Moyen indispensable pour crédibiliser la manifestation et permettre aux joueurs de s’informer et de s’inscrire,
le site Internet a aussi été mis en place en un temps record à l’adresse suivante : www.chablaislan.ch
Réservations et paiements en ligne
Afin de faciliter l’inscription et l’administration,
un service en ligne a été installé, il s’agit de
Weezevent (www.weezevent.com), qui
permet de gérer les paiements et les
informations nécessaires à l’inscription des
participants.
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Réseaux sociaux
En plus de la communication par le site Internet, les réseaux sociaux (Facebook et Twitter) ont été utilisés pour
renforcer la diffusion de l’événement.
Facebook
La page Facebook est disponible à l’adresse :
https://www.facebook.com/chablaislan
Twitter
@chablaisLAN et le Hashtag #chablaisLAN sont
disponibles à l’adresse Twitter est la suivante :
https://twitter.com/ChablaisLan !
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6) COMMENT AIDER & PARTICIPER
Objectif
Nous avons besoin des Rotariens de chaque club pour mener à bien ce projet. Au delà des membres déjà
impliqués dans le COPIL et les différentes commissions, il est temps maintenant pour les 3 Clubs de participer
activement au succès de cette manifestation.
Recherche de Sponsors
Nous recherchons des moyens financiers pour couvrir le budget de la manifestation et dégager un bénéfice
qui sera versé à une association choisie par les jeunes du comité. Cette recherche de sponsor décrite en détail
au point suivant, peut se faire dans le cadre de votre réseau auprès d’entreprises et autres collectivités
publiques.
Bénévoles
Durant toute la manifestation nous aurons besoin de vous sur place dans l’école pour des activités autour de
la subsistance, du contrôle et de la sécurité des différents lieux et du matériel, ceci durant les 2 jours et la nuit
du weekend, ainsi que lors du montage et du démontage du matériel. Une liste avec l’ensemble des besoins
en personne est en cours d’élaboration, mais vous pouvez déjà annoncer vos disponibilités pour ce weekend
du 28 et 29 novembre 2015
Faire connaître le Projet
Nous comptons sur vous pour faire connaître ce projet, maintenant que vous en savez un peu plus à son
sujet. Ce sera l’occasion de montrer un dynamisme et une thématique d’actualité pour notre club Rotary.
Nous rendre visite
Nous allons mettre en place un coin convivial pour les visiteurs durant toute la durée de ce weekend. C’est
une chance unique de venir en famille, découvrir un monde méconnu et spectaculaire des jeux vidéos en ligne.
Venez aussi faire connaissance avec les membres des 3 clubs Rotary impliqués et prendre un moment pour
partager quelques mots autour d’un verre de l’amitié.
Le programme détaillé comporte des conférences intéressantes sur le domaine des jeux en ligne, c’est une
occasion de découvrir cet univers présentés par des spécialistes.
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7) SPONSORING
Dans le but de couvrir l’ensemble des frais de la manifestation, dont une partie sera déjà couverte par
l’inscription des joueurs qui se monte à CHF 25.-, et surtout pour réussir un bénéfice qui sera consacrée au
soutien d’un projet pour les jeunes.
Voici les différentes offres que nous proposons aux sponsors. Ces entreprises sponsors seront à trouver dans
le cadre du réseau des Rotariens des 3 clubs.
Offre aux sponsors
L’organisation d’une telle manifestation
engendre des coûts et demande des
moyens logistiques et humains
importants. C’est la raison pour
laquelle nous sollicitons votre appui en
devenant sponsor de cet évènement
du 28 au 29 novembre 2015
LAN d’OR
Montant du sponsoring : CHF 1’000
Vous serez en tête d’affiche sur notre site Internet www.chablaislan.ch/sponsors Vous participerez à notre buzz sur les réseaux sociaux (Facebook, Twitter) Vous serez affiché durant la manifestation sur nos projections et par vos propres bannières
LAN d’ARGENT
Montant du sponsoring : CHF 500
Vous apparaissez sur notre site Internet www.chablaislan.ch/sponsors Vous serez affiché durant la manifestation sur nos projections
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LAN de BRONZE
Montant du sponsoring : CHF 200
Vous apparaissez sur notre site Internet www.chablaislan.ch/sponsors
Donateurs
Quelle que soit la nature de votre participation, nous vous listerons sur notre site Internet, à votre choix, de
manière nominative ou anonyme.
Prix
Nous sommes à la recherche de différents prix pour récompenser les meilleures équipes de ce tournoi. Selon
le règlement les prix seront de différentes nature, mais pas sous forme d’argent liquide. Nous sommes encore
à la recherche de lots pour étayer notre planche de lots et nous comptons sur vous.
OffresauxSponsors
L’organisationd’unetellemanifestationengendredescoûtsetdemandedesmoyens
logistiquesethumainsimportants.C’estlaraisonpourlaquellenoussollicitonsvotreappui
endevenantsponsordecetévènementdu28au29novembre2015
LANd’OR
CHF1'000
Vousserezentêted’affichesurnotresiteInternetwww.chablaislan.ch/sponsors
Vousparticiperezànotrebuzzsurlesréseauxsociaux(Facebook,Twitter)
Vousserezaffichédurantlamanifestationsurnosprojectionsetparvospropresbannières
LANd’ARGENT
CHF500
VousapparaissezsurnotresiteInternetwww.chablaislan.ch/sponsors
Vousserezaffichédurantlamanifestationsurnosprojections
LANdeBRONZE
CHF200
VousapparaissezsurnotresiteInternetwww.chablaislan.ch/sponsors
Donateurs
Quelquesoitlanaturedevotreparticipation,nousvouslisteronssurnotresiteInternet,àvotrechoix,de
manièrenominativeouanonyme.
Unprojetencommun
DesRotaryClubs
Aigle,Chablais&Monthey
Contact:Jean-ClaudeDeIaco
[email protected]
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8) BÉNÉFICIAIRE DU PROJET
Objectif
Les bénéfices réalisés lors de la LAN seront reversés intégralement à une association œuvrant pour le bien
commun, choisie par les jeunes qui composent le comité d’organisation
L’association Pars Pas
Sous la proposition des jeunes, le comité a choisi l’institution qui recevra les bénéfices : « pars pas ».
www.parspas.ch
« Pars pas » est une institution qui œuvre pour la prévention du suicide en Valais et, outre une permanence
téléphonique pour venir en aide aux personnes en détresse, elle fait beaucoup de prévention dans les écoles,
parmi les jeunes de 15 – 22 ans. Saviez-vous qu’en Valais on compte en moyenne un suicide par semaine et
des nombreuses tentatives ? les victimes sont souvent des jeunes, d’où l’importance de la prévention et la
sensibilisation.
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9) INFRASTRUCTURE
Une infrastructure importante
La réunion sous un même toit d’une centaine de joueurs, avec chacun un ordinateur, un écran, un casque
audio, demande une infrastructure et une logistique importante.
D’abord au niveau de la salle, où il faut pouvoir aménager 100 places de travail, tables, chaises, pour que
chaque joueur puisse s’installer confortablement et passer les nombreuses heures à jouer.
La logistique réglera les questions de la subsistance pour nourrir ces joueurs et d’hébergement pour les
quelques heures qui vont être éventuellement consacrées au sommeil.
infrastructure technique
• au niveau électrique le réseau doit supporter une charge électrique importante (50A)
• la connexion internet doit elle aussi pouvoir supporter la charge d’une utilisation simultanée d’un grand
nombre de joueurs. Le canton du Valais mettra à disposition cet environnement informatique,
• le réseau LAN (informatique) doit être en mesure de concentrer l’ensemble des ordinateurs
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10) BUDGET
Le budget est toujours en cours d’élaboration par la commission finance, mais en voici quelques lignes
estimées.
Produits
Description
Quantité
Participants inscriptions payantes
Prix à l’unité
Coût
100 CHF
25 CHF
2 500
Repas & Boissons
1 CHF
0 CHF
0
Sponsors Lan d’Or
5 CHF
1 000 CHF
5 000
Sponsors Lan d’Argent
5 CHF
500 CHF
2 500
Sponsors Lan de Bronze
5 CHF
200 CHF
1 000
10 CHF
50 CHF
500
CHF
11 500
Donateurs
Total Produits
Charges
Description
Quantité
Prix à l’unité
Coût
Salle & mobilier
1 CHF
0 CHF
0
Infrastructures Informatique
1 CHF
1 000 CHF
1 000
Infrastructures réseau
1 CHF
2 000 CHF
2 000
Substance Repas & Boissons
1 CHF
0 CHF
0
Communication & Publicité
1 CHF
1 000 CHF
1 000
Total Charges
CHF
4 000
Résultat du projet
CHF
7 500
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PROGRAMME
Programme provisoire, avec heures, tout en sachant que ces heures peuvent être sujettes à des modifications
en cas de retard au cours des matches du tournoi.
Samedi 28 novembre
Horaire
Activités
08:00
Ouverture des portes
Installation du matériel des joueurs
10:00
Ouverture des portes pour les visiteurs
13:00
Début du tournoi League or Legends
matches éliminatoires
14:00
Conférence sur les jeux vidéos
18:00
Fermeture des portes aux visiteurs
19:00
Fin du tournoi - League of Legends
Toute la nuit les joueurs continuent à jouer entre eux, sur leurs jeux vidéos favoris
Dimanche 29 novembre
Horaire
Activités
10:00
Ouverture des portes pour les visiteurs
10:00
Début du tournoi League or Legends
demi-finale & finale
14:00
Conférence sur les jeux vidéos
16:00
Fin du tournoi - League of Legends
Fermeture des portes aux visiteurs
17:00
Remise des prix
18:00
Fermeture des portes aux joueurs
Avant et après la manifestation, sera organisé l’installation (en partie vendredi soir) et la remise en état des
locaux le dimanche soir.
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