Université du Québec en Outaouais

Université du Québec en Outaouais
Utilisation du réseau de téléphonie
Système de téléphonie
1. Introduction
Le service téléphonique de l'UQO est un système de BlackBox qui offre aux utilisateurs les
possibilités d'accès direct et de différentes fonctions. Le système de messagerie vocale ajouté
au système téléphonique actuel, soit le "PhoneMail" de BlackBox permet l'installation de boîtes
vocales pour la très grande majorité des membres du personnel. Le service téléphonique
comprend également une standardiste à commande vocale appelée "Liaison" permettant aux
utilisateurs de contacter une personne en parlant de façon naturelle en nommant le nom de
ladite personne ou du service désiré. Les personnels de l'UQO peuvent donc être joints par le
numéro général de l'Université (819 595-3900) en écoutant les instructions de la
standardiste. Le système téléphonique comprend un nombre d'environ 1 000 postes qui
peuvent ainsi recevoir et faire des appels directement. Il est à noter que les numéros
personnalisés présentement inscrits dans l'annuaire téléphonique régional Gatineau-Ottawa
permettent au public de joindre directement le secteur désiré.
2. Équipement
2.1 Équipement de base
Chaque employé qui le requiert a accès à un appareil de base de couleur beige ou mangan
avec clavier de composition. Votre ROLMphone ou Optipoint est un appareil à ligne simple ou à
lignes multiples qui vous permet de faire des appels d'une façon simple, rapide et efficace.
Vous avez accès à la majorité des fonctions du système, vous faites un numéro ou répondez à
un appel destiné à un autre poste à la simple pression d'une touche ou par code de
composition.
2.2 Pour la direction
L'appareil (multilignes) des secrétaires de direction et de service est programmé de manière à
pouvoir assurer la réception des appels d'entrée tout en faisant un appel de sortie.
2.3 Autre personnel
Les téléphones mis à la disposition des employés surnuméraires, des professeurs invités et des
assistants d'enseignement et de recherche doivent faire l'objet d'examen individuel selon les
demandes exprimées par les responsables concernés.
2.4 Ajouts ou modifications
Toutes demandes d'ajouts ou de modifications ayant trait au système téléphonique et au
système de messagerie vocale doivent être approuvées par le supérieur immédiat.
3. Interurbains
Les appels interurbains sont accessibles pour la majorité des utilisateurs de la téléphonie. Un
relevé mensuel des appels réseau (88-81) et interurbains est envoyé, sur demande, aux
directions de service, de département ou de module. Il est demandé de bien vouloir utiliser
autant que possible les lignes du réseau UQ (81, 88, etc.) évitant ainsi de surcharger les
lignes d’entrée et de sortie (9) de l’Université. Pour les lignes interurbaines dont les coûts
sont variables, elles devront être utilisées seulement lorsque nécessaire, et bien entendu,
strictement pour les besoins d'affaires de l'UQO.
4. Classe de service
Les fonctions du système Siemens sont déterminées par la "classe de service" assignée à votre
appareil téléphonique; il possède un ensemble de caractéristiques choisies selon vos besoins
particuliers. Pour plus de détails, voir la documentation à ce sujet dans Symbiose sous le canal
Téléphonie en suivant le lien ‘Procédures et fonctions en téléphonie’.
L'accès libre à l'interurbain est disponible pour l'ensemble du personnel. Si ce n'est pas le cas,
ces appels interurbains doivent être acheminés par l'intermédiaire de la secrétaire du secteur
concerné.
Procédures en téléphonie
1. Installation
Les demandes de changements, d'ajouts ou d'annulations doivent être faites par écrit par la
personne responsable de l'unité administrative concernée. Le formulaire interne est disponible
dans Symbiose sous le canal Téléphonie en suivant le lien ‘Procédures et fonctions en
téléphonie’.
1.1 Changements mineurs
Pour des raisons d'économie en frais d'installations, les demandes non urgentes et mineures
pourraient être regroupées et exécutées à un même moment afin de faire bénéficier l'Université
d'un coût moindre. Il est donc important que ces demandes puissent nous parvenir dans les
meilleurs délais.
1.2 Changements majeurs
Les changements majeurs peuvent engendrer des délais plus ou moins longs en raison de la
complexité de certains travaux et des périodes de travail des compagnies de téléphone.
2. Demandes de modifications
Pour toutes demandes de modifications téléphoniques et toutes demandes ayant trait à la
messagerie vocale (addition, retrait, déplacement ou autre changement), les étapes à suivre
sont les suivantes:
1. Déterminer le genre de service que vous désirez;
2. Remplir le formulaire à cet effet (dans Symbiose, canal téléphonie en suivant le lien
‘Procédures et fonctions en téléphonie’).
Les délais minimaux pour obtenir le ou les service(s) sont les suivants:
Nombre demandé
1 à 5 téléphones et/ou boîtes vocales
Délais
6 jours ouvrables suivant la réception de la
commande
6 à 10 téléphones et/ou boîtes vocales
2 semaines
11 à 15 téléphones et/ou boîtes vocales
3 semaines
plus de 15 téléphones et/ou boîtes vocales à être évalué
Toutes vos demandes doivent être envoyées à la technicienne en téléphonie (Carole Bérubé,
bureau D-1400).
Réparation
Pour tout genre de réparation ayant trait à votre appareil téléphonique ou à votre boîte vocale,
veuillez composer le numéro 1717 en ayant soin de fournir les renseignements suivants :
votre numéro de ligne;
votre numéro de bureau;
identification du pavillon;
description du problème.
3. Téléconférences
Tout appareil téléphonique de l'UQO peut être utilisé pour établir une téléconférence entre huit
(8) personnes sans l'intervention d'une téléphoniste, soit un maximum de deux de l’extérieur du
système de l’UQO et de six à l’interne. Cependant, le service d'appareils de téléconférence
avec haut-parleur (réunion pour deux (2) à trente-cinq (35) personnes) est disponible au
comptoir audiovisuel de chacun des pavillons.
Des salles sont équipées de téléphones analogiques dont la connexion est appropriée pour le
branchement des appareils conférence ‘polycom’ (voir la liste des salles dans Symbiose sous
Bottin du personnel (de l’UQO) dans Directions et services sous l’item Salles de réunion).
Pour réserver une salle, aller dans Symbiose sous Réservation de locaux en ligne; en cas de
difficultés pour des réservations, contacter le 3952.
3.1 Façon de procéder pour établir des conférences avec plus de deux personnes en
dehors de la zone 819
Vous devez compléter un formulaire dont vous pouvez obtenir une copie en consultant le Guide
d’utilisation du service de conférences téléphoniques à l’Université du Québec dans
Symbiose, sous le canal téléphonie en suivant le lien ‘Procédures et fonctions en téléphonie).
Dans le cas où la téléconférence ne peut être tenue à partir de la console de l'UQ, veuillez
contacter le service de téléconférences Bell au 1-800-667-3678 dont le numéro de compte de
l’Université est le 1116802 qui notera vos coordonnées et placera l'appel pour vous à la date
convenue. S'il-vous-plaît, veuillez informer Carole Bérubé de la date de la téléconférence afin
de faciliter l'envoi de la facturation de la compagnie Bell dont les coûts sont défrayés par le
secteur de la téléphonie et refacturés à l'unité administrative concernée.
4. Annuaire de téléphonie
Le système de reconnaissance de la parole de l'UQO "le Liaison" sert d'annuaire téléphonique.
Vous composez le poste 3900 (ou C.A.S. 900) et vous nommez le nom de la personne ou du
service que vous désirez joindre.
De plus, sur le site Web de l'UQO, vous cliquez sur Bottin du personnel et vous serez en
mesure d'effectuer une recherche par le nom ou le prénom de la personne pour laquelle vous
désirez obtenir le titre du poste occupé, le pavillon, le local, le numéro de téléphone et l'adresse
de courriel. Également, si besoin il y a, il est possible d'imprimer le bottin téléphonique interne,
la section "Directions et services" ou la section "Télécopieurs" en cliquant sur
.
Veuillez noter que nous procédons à une mise à jour régulièrement pour chacun de ces outils.
Nous comptons sur votre collaboration pour nous informer de tout changement de personnel
(nouveau personnel régulier, contractuel ou surnuméraire, changement de poste, affectation
temporaire, etc.), ce qui permettra que nos données soient le plus à jour possible.
5. Lignes de jonction et lignes interurbaines
5.1 Lignes de jonction (réseau UQ)
5.1.1 Instructions générales d'opération
a) Pour joindre un poste du réseau
Composez le code d'accès et composez le numéro du poste.
Pour toutes difficultés ou toutes demandes de renseignements, vous pouvez communiquer
avec la téléphoniste de la constituante en composant 0 (1000 pour l'UQAM, 4677 pour L’INRS,
3000 pour l'ÉNAP/Québec, 2221 pour l’ÉNAP/Gatineau, 5000 pour la TÉLUQ et 4580 pour le
RRUQ) après le(s) code(s) d'accès.
Exemple
Pour joindre un poste de l'UQAC depuis l'UQO: composez 88, attendez la tonalité, composez
83 et composez les quatre (4) chiffres du poste.
b) Pour joindre un poste dans le secteur étendu (à l’extérieur du réseau de l’UQ)
Où se trouve la constituante destinataire, composez 9 après avoir composé le(s) code(s)
d'accès et les dix (10) chiffres du numéro.
Exemple
Pour joindre un poste du secteur étendu de Chicoutimi à partir de l'UQO: composez 88, 83, 9 et
les dix (10) chiffres du numéro. Vous trouverez ci-dessous la liste des codes d'accès au réseau
de l'UQ, et ce, pour les appels depuis l'UQO.
5.1.2 Appels depuis l'UQO
Destinataires
Code(s) d’accès
Appels locaux
9
UQ (siège social)
88
UQAM
81
UQTR
88-80
UQAC
88-83
UQAR
88-84
UQAT
88-87
etc. (voir schéma du réseau de l'U.Q. ci-dessous)
Numéros à joindre
10 chiffres
4 chiffres
4 chiffres
4 chiffres
4 chiffres
4 chiffres
4 chiffres
Veuillez noter que les numéros de téléphone personnalisés de l'UQO débutent par
819 595-xxxx pour les numéros dans les séries 2000, 3000 et 4000 et par 819 773-xxxx
pour les numéros dans la série 1000.
5.2 Lignes interurbaines
Ces lignes sont maintenant accessibles à l'ensemble du personnel 24 heures sur 24 et
devraient être utilisées seulement pour les destinations en dehors du réseau UQ.
5.2.1 Appels depuis l'UQO
Destinataires
Canada et États-Unis
9 + 1 + le code régional et le numéro à 10 chiffres
Interurbains facturés sur une CARTE D'APPEL du Canada ou des États-Unis
9 + le numéro 1-800 indiqué sur votre carte d’appel et suivre les instructions vocales.
Interurbains facturés sur une CARTE D’APPEL de l’extérieur du Canada
Composer le numéro d’accès Canada direct pour le pays où vous vous trouvez et suivre les
instructions vocales. Pour connaître la liste des numéros d’accès, consultez le site web
www.bell.ca/canadadirect ou téléphoner au 1 800 561-8868 avant de quitter le Canada.
5.2.2 Appels depuis les régions 416, 418, 514, 506, 613, 705, 819, 905 sans frais vers
l’UQO
Composer 1-800-567-1283 ou demander à la téléphoniste de votre fournisseur de téléphonie
de placer l'appel à ce numéro.