Outsourcing, Chancen und Risiken

AKZENT
Outsourcing
Chancen und Risiken
Das Outsourcing gewinnt aufgrund der immer komplexer werdenden beruflichen Vorsorge sowie des zunehmenden Kostendrucks an Bedeutung.
Wir stellen vermehrt fest, dass gerade kleinere und mittlere Unternehmungen bei der
Führung und der Verwaltung ihrer Vorsorgelösung an ihre Grenzen stossen und sich
Überlegungen zur Auslagerung der Administration und Geschäftsführung machen.
Mögliche Gründe
für eine Outsourcing-Lösung
Anbei einige Beispiele:
Die zunehmende Regulierung bereitet
Mühe. Oft wird die Pensionskassenverwaltung von Personen im Nebenamt
(Personal/Finanzen) ausgeübt.
Die komplexen Gesetzesänderungen
lassen sich mit der vorhandenen Software nicht mehr umsetzen. Die Evaluation einer neuen Softwarelösung setzt
fachspezifisches Know-how voraus und
ist mit erheblichen Kosten (Software­
lizenzen, Wartungsverträge) verbunden.
Personelle Ressourcen fehlen/Genera­
tionenwechsel: Es fehlen Ressourcen
für neue Projekte oder die Weiterentwicklung der Kasse. Langjähriges Fachwissen geht bei einer Pensionierung
verloren, und die Unternehmung stellt
fest, dass es schwierig ist, eine geeignete Fachperson zu rekrutieren.
Die operationellen Risiken sind nicht genügend unter Kontrolle. Es fehlt eine
Stellvertretung, oder es ist nicht genügend Know-how vorhanden, um die relevanten Prozessabläufe von einer Zweitperson kontrollieren zu lassen.
Die Verwaltungskosten sind zu hoch.
Die Infrastruktur ist veraltet und dadurch
sind die Prozessabläufe nicht effizient.
Welche Aufgaben
lassen sich outsourcen?
Viele Pensionskassen schrecken vor
dem Outsourcing zurück, da damit in der
Regel die gesamte Auslagerung der Pen­
sionskassenverwaltung gemeint ist. Gerade kleinere und mittlere Unternehmun-
gen führen oft eine solide firmeneigene
Pensionskasse und möchten weiterhin die
eigenen Immobilien bewirtschaften, ihre
individuelle Anlagestrategie respektive firmenspezifische Vorsorgepläne umsetzen,
sich jedoch gezielt von administrativen
Aufgaben entlasten. Eine firmeneigene
Pensionskasse ist bei der Personalrekrutierung ein wichtiges Marketinginstrument,
das die Firmenkultur und die Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden widerspiegelt.
In Kürze
>Die Gestaltung der externen Unterstützung ist sehr vielfältig
>Mögliche Chancen und Risiken einer Outsourcing-Strategie müssen
sorgfältig abgewogen werden
>Eine offene Kommunikation mit
dem Outsourcing-Partner ist
unabdingbar
Mit dem entsprechenden Partner ist
die Gestaltung der externen Unterstützung
sehr vielfältig. Der Stiftungsrat und die Geschäftsführung können durch modulare
Dienstleistungen teilweise oder vollständig
entlastet werden. Die Durchführung von
Stiftungsratswahlen, das Einholen von Lebensnachweisen, die Mitarbeit in Projekten, der Aufbau eines internen Kontroll­
systems (IKS), die Überarbeitung von
Dokumenten, die Stellvertretung bei Abwesenheiten oder die personelle Unterstützung beim Jahresabschluss und so weiter
können bereits hilfreich sein. Die Entscheidungsfreiheit wird dadurch nicht beeinflusst. Diese liegt nach wie vor im Ver­
antwortungsbereich des zuständigen Stiftungsrats und der Geschäftsführung.
Was gilt es beim Outsourcing
zu beachten?
Zu Beginn sollte eine detaillierte Analyse der Situation unter Einbezug der
­Mitarbeitenden erfolgen. Die Analyse soll
aufzeigen, in welchen Bereichen ein
­Outsourcing notwendig ist und welche
­Verbesserungsmöglichkeiten gewünscht
­werden. Wichtig ist ein detaillierter und
analysierter Projektplan. Mögliche Chancen und Risiken einer Outsourcing-Strategie müssen sorgfältig abgewogen werden.
Vorteile/Chancen
Freie finanzielle und personelle Ressourcen: Die frei werdenden Mitarbeiterkapazitäten können in anderen Bereichen
der Unternehmung eingesetzt werden.
Transparente und kalkulierbare Kosten:
Die Kosten für ein Outsourcing werden
vorgängig vom Outsourcing-Partner offeriert, sind transparent und in der Regel
bereits im Voraus kalkulierbar.
Qualitäts- und Effizienzsteigerung: Dadurch, dass der Outsourcing-Partner
gut ausgebildetes Personal sowie eine
moderne Softwarelösung zur Verfügung
stellt, sollte eine Qualitäts- und Effizienzsteigerung spürbar sein.
Entlastung und Sicherheit: Die Führungsorgane werden durch den Fachsupport des Outsourcing-Partners in
Autoren
Nathalie
Teta-Ender
CEO omnino
pension ag,
Zürich,
Verwaltungsfachfrau für
Personalvorsorge
mit eidg.
Fachausweis
Karl-Heinz
Wilsch
Leiter PKVerwaltung
omnino
pension ag,
Zürich, Sozial­
versicherungsfachmann
mit eidg.
Fachausweis
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Schweizer Personalvorsorge . Prévoyance Professionnelle Suisse
ACCENT
seiner Verantwortung unterstützt. Beim
Treffen von Entscheidungen erlangen
diese aufgrund einer Zweitmeinung
mehr Sicherheit.
Kein Investitionsrisiko in schnell ändernde Technologie: Die Unternehmung
hat keine hohen Investitionen in Hardund Software zu tätigen. Diese wird vom
Outsourcing-Partner zur Verfügung gestellt und laufend den gesetzlichen Anforderungen angepasst.
Nachteile/Risiken
Abhängigkeit: Die Abhängigkeit zum
Outsourcing-Partner sollte möglichst
gering gehalten werden, um diesen bei
neuen Herausforderungen (Personalwechsel, Anhebung der Kosten, Qualitätsmängel etc.) mit möglichst geringem Aufwand wechseln zu können.
Mangelnde Sorgfalt bei der Dienstleisterauswahl: Ein Outsourcing-Partner ist
sorgfältig auszuwählen. Eine nicht zeitgemässe Software kann zu Problemen
in der technischen Verwaltung führen,
da die Arbeitsprozesse nicht effizient
abgewickelt werden können. Häufige
Personalwechsel führen zur Verminderung der Dienstleistungsqualität und
können dazu führen, dass die geplanten
Ziele nicht rechtzeitig erreicht werden.
Planungs- und Qualitätsrisiken: Pflichtenhefte sind unabdingbar. Oft wird zu
spät festgestellt, dass wesentliche Qualitätsanforderungen nicht erfüllt werden
können oder wichtige Voraussetzungen
zur Leistungserbringung fehlen.
Unterschätztes Ausmass an Veränderungen: Beim Outsourcing sind die Mitarbeitenden unbedingt mit einzubeziehen. Die Verantwortungsbereiche sind
auf beiden Seiten klar zu definieren und
transparent zu kommunizieren. Die Versicherten sind über mögliche Veränderungen (zum Beispiel Dokumente, Abläufe) zu informieren.
Verlust von Wissen und Fertigkeiten:
Durch ein Outsourcing und allenfalls
L’externalisation
Opportunités et risques
L’externalisation gagne en importance à mesure que la complexité de
la prévoyance professionnelle augmente et que le poids des coûts
s’alourdit.
Nous constatons en particulier ce besoin
d’externaliser chez les petites et moyennes
entreprises qui commencent à être débordées par la gestion et l’administration de
leur solution de prévoyance.
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Quelques bonnes raisons d’opter
pour l’externalisation
Voici quelques exemples:
La multiplication des réglementations
devient ingérable. C’est particulièrement vrai lorsque la personne chargée
de l’administration de la caisse de pensions ne le fait qu’à titre d’occupation
annexe (personnel/finances).
Avec le logiciel disponible, il n’est plus
possible de mettre en œuvre les changements complexes de la législation.
L’évaluation d’une nouvelle solution de
logiciel suppose des connaissances
techniques spécifiques et les coûts en-
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gendrés seront considérables (licences
du logiciel, contrats de maintenance).
Les ressources de personnel font défaut/changement de génération: il
manque les ressources nécessaires
pour des nouveaux projets ou pour le
développement de la caisse. De longues années d’expertise se perdent à
cause d’un départ à la retraite et l’entreprise constate qu’il est difficile de trouver une personne qualifiée capable d’assurer la relève.
Les risques opérationnels ne sont pas
suffisamment maîtrisés. La suppléance
n’est pas réglée ou alors, on ne dispose
pas d’un réservoir suffisant de savoirfaire pour pouvoir faire contrôler les
déroulements des processus par une
deuxième personne.
L’administration coûte trop cher. L’infrastructure est vétuste et par consé-
damit verbundene Personalaustritte gehen Kenntnisse über die berufliche Vorsorge und die Vergangenheit der Stiftung verloren. Durch regelmässige In­
formationsveranstaltungen können sich
Personalverantwortliche oder interessierte Mitarbeitende weiterbilden.
Erfolgsfaktoren einer
Outsourcing-Partnerschaft
Grundsätzlich sind strategische Überlegungen anzustellen: Welche Abhängigkeit will das Unternehmen eingehen? Welche Infrastruktur und wie viel eigenes Fachwissen sind vorhanden oder sollen im
Unternehmen erhalten bleiben? Eine offene
Kommunikation mit dem Outsourcing-Partner, die Klarheit über die gemeinsamen
Ziele schafft, ist unabdingbar. Es ist wichtig, dass beide Partner davon überzeugt
sind, dass sie die anstehenden Herausforderungen gemeinsam lösen werden. n
quent, les déroulements de processus
manquent d’efficience.
Quelles tâches se prêtent
à l’externalisation?
Beaucoup de caisses de pensions reculent devant l’externalisation lorsque cela
signifie que toute l’administration de la
caisse de pensions passerait aux mains
de tiers. Les petites et les moyennes entreprises sont particulièrement sensibles
à cet égard car elles opèrent souvent une
caisse de pensions d’entreprise solide et
aimeraient rester maîtresses de leur portefeuille immobilier, mettre en œuvre leur
stratégie de placement individuelle ou appliquer des plans de prévoyance spécifiquement conçus pour l’entreprise. Une
caisse de pensions d’entreprise est un instrument de marketing important lors du
recrutement de personnel, elle reflète la
culture de l’entreprise et l’estime que celleci porte à ses collaborateurs.
Avec un partenaire approprié, le soutien externe peut prendre des formes multiples. Des prestations modulaires permettent de décharger le conseil de fondation
de tout ou partie de ses tâches. L’organisation d’élections au conseil de fondation,
l’obtention de preuves de vie, la collaboration sur certains projets, la mise en place
d’un système de contrôle interne (SCI), la
ACCENT
révision de documents, la suppléance en
cas d’absences ou l’apport de ressources
de personnel supplémentaires pour la clôture des comptes annuels, etc., peuvent
apporter une aide précieuse sans affecter
la liberté de décision qui reste aux mains
du conseil de fondation compétent et de
la direction.
A quoi faut-il faire attention quand
on externalise?
Pour commencer, il faudrait procéder à
une analyse détaillée de la situation avec la
participation des collaborateurs. Cette analyse doit montrer dans quels domaines une
externalisation est nécessaire et les améliorations qui doivent en résulter. Il est important de disposer d’un projet mûrement
réfléchi et de soupeser toutes les opportunités et les risques potentiels du projet.
En bref
>La conception du soutien externe
peut prendre de nombreuses
formes
>Les opportunités et les risques
d’une stratégie d’externalisation
doivent être soigneusement
soupesés
>Une communication ouverte
avec le prestataire externe est
indispensable
Avantages/opportunités
Les ressources financières/de personnel débloquées grâce à l’externalisation
peuvent servir dans d’autres domaines
de l’entreprise.
Frais transparents et calculables: le
prestataire de l’extérieur a fait une offre
avant que le projet ne lui soit adjugé, les
coûts sont donc transparents et généralement calculables à l’avance.
Augmentation de la qualité et de l’efficience: grâce au personnel bien formé
et aux progiciels modernes dont dispose le prestataire externe, on devrait
ressentir une amélioration de la qualité
et de l’efficience.
Allègement et sécurité: grâce à l’expertise que le prestataire externe met à leur
disposition, les organes dirigeants peuvent assumer leur responsabilité en
toute connaissance de cause. Ils gagnent en assurance puisque les décisions se prennent sur la base de deux
opinions.
Pas de risque d’investissement dans un
environnement caractérisé par l’évolution rapide des technologies: l’entreprise n’a pas besoin d’investir lourdement dans des logiciels et du matériel.
Le prestataire externe met ces équipements à disposition et les actualise en
permanence pour en assurer la conformité aux exigences légales.
Inconvénients/risques
Dépendance: il faudrait préserver un
maximum d’indépendance envers le
prestataire externe afin de pouvoir changer rapidement en cas de problèmes
(changement de personnel, augmentation des coûts, qualité lacunaire, etc.).
Prestataire externe mal choisi: le prestataire externe doit être choisi avec le
plus grand soin. Un logiciel qui n’est plus
au faîte de l’actualité peut perturber l’administration technique et entraver l’efficience du déroulement des processus
de travail. Des mutations fréquentes du
personnel nuisent à la qualité des prestations et peuvent compromettre l’atteinte des objectifs projetés.
Risques de planification et de qualité: il
faut à tout prix des cahiers des charges.
On constate souvent trop tard que le
niveau de qualité requis ne pourra être
atteint ou que des éléments essentiels
manquent pour arriver à la prestation
désirée.
Mauvaise appréciation de l’étendue des
changements: lors d’une externalisation,
il est impératif d’intégrer les collaborateurs dans le processus. Les domaines
de responsabilité doivent être clairement
cernés et communiqués avec transparence d’un côté comme de l’autre. Les
assurés doivent être informés des changements qui peuvent intervenir (par
exemple documents, déroulements).
Perte de savoir et de compétences: si
une externalisation entraîne un départ
de personnel, il s’ensuivra une perte de
connaissances sur la prévoyance professionnelle et le passé de la fondation.
Des manifestations d’information régulières permettront aux responsables du
personnel ou aux collaborateurs intéressés de parfaire leurs connaissances.
Les facteurs de réussite
d’un partenariat d’externalisation
Des réflexions stratégiques fondamentales devront précéder tout projet d’externalisation. Jusqu’à quel point l’entreprise
est-elle prête à devenir dépendante d’un
tiers? Quelle infrastructure et quelle expertise propre existent ou veut-on préserver
dans l’entreprise? Il faut en parler ouvertement avec le prestataire externe pour que
tout le monde soit au clair sur les objectifs
communs. Et il est aussi important que les
deux partenaires soient convaincus qu’ils
pourront les atteindre en joignant leurs
efforts. n
Nathalie Teta-Ender
Karl-Heinz Wilsch
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