BSCW Manuel 5.0 Décembre 2012

Transcription

BSCW 5.0
Manuel
Avril 2013
BSCW – Basic Support for Cooperative Work, Version 5.0
http://www.bscw.de/
BSCW est © 1995-2013 Fraunhofer FIT et OrbiTeam Software GmbH & Co. KG
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Table des matières
1 Vue d’Ensemble
1.1
1.2
1.3
1.4
Les avantages d’utilisation du système BSCW
Pré-requis pour l’utilisation de BSCW
Informations supplémentaires à propos de BSCW
Le système BSCW en bref
1.4.1 La page d’un dossier
1.4.2 Objets partagés dans un espace de travail
1.4.3 Les objets personnels
1.4.4 Actions sur le dossier ou espace de travail courant
1.4.5 Actions sur les objets sélectionnés
1.4.6 Actions sur un objet particulier
1.5 Mise en place de votre propre serveur BSCW
1.6 Quoi de nouveau avec la version 5.0 ?
2 Mise en Route
2.1 Enregistrement en tant qu’utilisateur de BSCW
2.1.1 S’enregistrer en tant que nouvel utilisateur
2.1.2 Modification de votre mot de passe
2.1.3 Avez-vous oublié votre mot de passe ?
2.1.4 Enregistrement d’une adresse courriel supplémentaire
2.1.5 Destruction de votre compte utilisateur
2.2 Connexion à votre espaces de travail BSCW
2.2.1 Démarrage d’une session BSCW
2.2.2 Première connexion
2.2.3 Fermeture d’une session BSCW
2.2.4 Sessions BSCW parallèles
2.2.5 Méthodes alternatives d’authentification
2.3 Choix du langage de l’interface utilisateur
2.4 Votre profil personnel
2.5 Configuration de votre navigateur Web
3 Concepts et Fonctions de Base
3.1 L’interface utilisateur Web
3.1.1 L’en-tête
3.1.2 Liste des entrées
3.2 Objets susceptibles d’être partagés
3.2.1 Document
3.2.2 Documents sous contrôle de version
3.2.3 Note
3.2.4 URL
3.2.5 Dossier
3.2.6 Liste de contacts
3.2.7 Forum de discussion
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3.2.8 Blogue
3.2.9 Dossier de recherche
3.2.10 Flux RSS
3.2.11 Dossier de modèles
3.2.12 Dossier de site Web
3.2.13 Ensemble de documents
3.2.14 Agenda
3.2.15 Fixation de rendez-vous
3.2.16 Sondage et vote
3.2.17 Communauté
3.2.18 Projet et phase
3.2.19 Tâche
3.2.20 Dossier de flux
3.2.21 Courriel
Actions
3.3.1 Création d’objets
3.3.2 Téléchargement de documents
3.3.3 Invitation de membres
3.3.4 Actions sur les objets d’un dossier
Objets personnels
3.4.1 Portail personnel
3.4.2 Signets
3.4.3 Presse-papiers
3.4.4 Corbeille
Espace public
3.5.1 Autorisation des accès anonymes
3.5.2 Accès anonyme aux dossiers
3.5.3 Page d’accueil publique pour l’accès anonyme
Événements
3.6.1 Affichage d’information d’événements
3.6.2 Types d’événements
3.6.3 Consulter les événements récents
3.6.4 Souscription à des services d’événements
3.6.5 Événements de document
Recherche
3.7.1 Actions particulières au sein des dossiers de recherche
3.7.2 Rechercher des objets BSCW
3.7.3 Rechercher des documents BSCW à partir de leur contenu
3.7.4 Trouver des objets BSCW à partir des balises
3.7.5 Rechercher un nom d’utilisateur ou une adresse courriel
3.7.6 Rechercher sur Internet
Personnalisation de l’interface utilisateur
3.8.1 JavaScript, feuilles de style et langue d’interface utilisateur
3.8.2 Niveaux de compétence
3.8.3 Préférences de l’utilisateur
3.8.4 Affichages des dossiers
3.8.5 Bannières
Métadonnées et page info
3.9.1 Attributs de métadonnées
3.9.2 Balises
3.9.3 La page d’information
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4 Espaces de Travail, Droits d’Accès et Rôles
4.1 Créer et gérer des espaces de travail partagés
4.1.1 Créer des espaces de travail partagés : Inviter d’autres utilisateurs
4.1.2 Devenir membre : Être invité à un espace de travail
4.1.3 Page des membres
4.1.4 Déplacer des espaces de travail partagé
4.2 Droits d’accès et rôles
4.2.1 Le concept de rôle dans BSCW
4.2.2 Information à propos des droits d’accès courants
4.2.3 Affectation de rôles
4.2.4 Définir et modifier les rôles
4.2.5 Propriété et transfert de propriété
4.3 Cartes d’espace de travail
5 Carnet d’Adresses et Contacts
5.1 Listes de contacts
5.1.1 Créer des contacts
5.1.2 Contacts utilisateur et contacts originaux
5.1.3 Modifier des contacts
5.1.4 Trier et filtrer des contacts
5.1.5 Importer and exporter des contacts
5.1.6 Communiquer avec des contacts
5.2 Carnet d’adresses
5.2.1 Créer des entrées dans votre carnet d’adresses
5.2.2 Modifier des entrées du carnet d’adresses
5.2.3 Structurer un carnet d’adresses
5.2.4 Utiliser le carnet d’adresses
5.3 Envoyer des messages et des objets BSCW
5.3.1 Envoyer des messages
5.3.2 Envoyer des objets BSCW
6 Forums de Discussion, Blogues et Flux
6.1 Forums de discussion et notes
6.1.1 Créer un forum de discussion
6.1.2 Ajouter une note
6.1.3 Répondre à des notes
6.1.4 Ajouter des attachements à une note
6.1.5 Naviguer dans un forum de discussion
6.1.6 Déplacer et supprimer des notes
6.1.7 Annoter des objets
6.2 Blogues
6.2.1 Créer et modifier des blogues
6.2.2 Utilisation des blogues
6.3 Flux RSS
7 Interfaces Utilisateur Alternatifs
7.1 Widgets de bureau
7.1.1 Installation de widgets de bureau
7.1.2 Utiliser les widgets de bureau
7.2 Interface pour les appareils mobiles
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7.2.1
7.2.2
7.2.3
7.2.4
7.2.5
Accès mobile
Connexion mobile à BSCW
Portail mobile
Interface utilisateur du portail mobile
Domaines et fonctionnalités du portail mobile
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8 Gestion de Documents et de Leurs Contenus
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8.1 Édition directe de documents
8.1.1 Création et édition de documents texte
8.1.2 Création et édition de documents HTML
8.1.3 Édition des fichiers MS Office
8.1.4 Édition de documents en utilisant des éditeurs externes
8.2 Fonctions de documents
8.2.1 Réinscription de documents
8.2.2 Verrouillage de documents
8.2.3 Gel de documents
8.3 Documents sous contrôle de version
8.3.1 Imposer un contrôle de version
8.3.2 Création d’une nouvelle version
8.3.3 Modification de l’information de version
8.3.4 Branchement de versions
8.3.5 Gestion des versions
8.3.6 Gestion automatique des versions
8.4 Modèles et dossiers de modèles
8.4.1 Création de dossiers de modèles
8.4.2 Copie à partir de modèles
8.5 URL pour les objets dans les espaces de travail
8.5.1 Le format d’adresse interne de la plate-forme BSCW
8.5.2 URL de chemin d’accès aux dossiers
8.6 Dossiers de site Web
8.6.1 Création de dossiers de site Web
8.6.2 Création, édition et configuration des pages d’accueil, des pages de
disposition et des définitions de style
8.6.3 Modification de dossiers de site Web
8.6.4 Éditer des pages dans les dossiers de site Web
8.6.5 Utilisation des éléments BSCW
8.6.6 Utilisation des éléments de texte
8.6.7 Exporter et publier des dossiers de site Web
8.6.8 Intégration d’un moteur wiki externe
8.7 Générateur de documents
8.7.1 Concepts de base
8.7.3 Entités
8.7.4 Modèles
8.7.5 Fonctions
8.7.6 Utilisation du Générateur de documents
9 Notifications
9.1 Affichage du statut en ligne
9.2 Surveillance d’activité avec le moniteur d’événements
9.2.1 Exigences
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9.2.2 Lancement du moniteur d’événements
9.2.3 Utilisation du moniteur d’événements
9.3 Suivi d’événements en utilisant les flux RSS
9.3.1 Flux d’événements RSS BSCW
9.3.2 Utilisation des flux d’événements RSS BSCW
10 Agendas, Fixation de Rendez-Vous et Sondages
10.1 Agendas
10.1.1 Créer un rendez-vous
10.1.2 Modifier un rendez-vous
10.1.3 Effacer un rendez-vous
10.1.4 Utilisation des différentes interfaces
10.1.5 Actions de l’agenda
10.1.6 Les options de l’agenda
10.2 Fixations de rendez-vous
10.2.1 Création et modification d’une fixation de rendez-vous
10.2.2 Votes aux dates proposées
10.2.3 Proposer d’autres participants à un rendez-vous
10.2.4 Fixation de la date définitive
10.2.5 Réinitialisation d’une fixation de rendez-vous
10.3 Sondages et votes
10.3.1 Création de sondages
10.3.2 Création de votes
10.3.3 Modification des sondages et des votes
10.3.4 Affichage des sondages et des votes sur une ligne du temps
10.3.5 Répondre aux sondages et aux votes
10.3.6 Réinitialiser les sondages et les votes
10.3.7 Affichage et exportation des résultats d’un sondage ou d’un vote
11 Communautés
11.1
11.2
11.3
11.4
11.5
11.6
Devenir membre d’une communauté
Création d’une communauté
Gestion d’une communauté
Les communautés en tant que listes de diffusion partagées
Organisation hiérarchique des communautés
Invitation des communautés aux groupes des membres et vice-versa
12 Gestion des Processus
12.1 Tâches et projets
12.1.1 Création et modification de projets et de phases
12.1.2 Création et modification de tâches
12.1.3 Vue de la tâche
12.1.4 Démarrage des tâches
12.1.5 Liste de tâches personnelle
12.1.6 Progression d’une tâche et agrégation de la progression
12.1.7 Traitement des tâches
12.1.8 Gestion des situations de tâche exceptionnelles
12.1.9 Structuration des tâches dans les processus
12.1.10 Affichage des tâches et des projets sur une ligne du temps
12.2 Dossiers de flux
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vii
12.2.1 Création et modification des dossiers de flux
12.2.2 Démarrer et faire suivre les dossiers de flux
12.2.3 Statut et historique des dossiers de flux
242
243
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13 Importation/Exportation
13.1
13.2
13.3
13.4
13.5
13.6
13.7
13.8
13.9
Index
viii
245
Archivage et transfert des objets
Conversion de documents
Exportation au format PDF
Exportation des dossiers et des documents via FTP
Assistants de téléchargement
13.5.1 Le téléchargeur glisser-déposer
13.5.2 Le téléchargeur de document
13.5.3 Le client du Bureau BSCW
Téléchargement par courriel
Porte-documents
13.7.1 Les exigences du porte-documents
13.7.2 Travailler avec le porte-documents
Synchronisation avec Outlook
13.8.1 Configuration requise pour la synchronisation Outlook
13.8.2 Utilisation de la synchronisation Outlook
WebDAV
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Table des matières
1 Vue d’Ensemble
1.1 Les avantages d’utilisation du système BSCW
Le système BSCW supporte la coopération asynchrone et synchrone avec vos partenaires sur
Internet, dans votre Intranet ou au sein d’un réseau avec vos partenaires commerciaux (Extranet).
S’agissant de la coopération asynchrone (non simultanée), le système BSCW offre des espaces de travail partagés que des groupes d’utilisateurs peuvent utiliser pour stocker, gérer,
conjointement éditer et partager des informations (des documents, des notes, des URL, des
tâches, etc.)
Les avantages essentiels :
o Avec un espace de travail BSCW, vous pouvez partager des informations au sein d’un
groupe de travail – indépendamment des systèmes informatiques que les membres utilisent.
o Vous n’avez pas besoin d’installer un logiciel avant d’utiliser BSCW. Vous avez
seulement besoin d’un navigateur Web standard.
o Vous pouvez accéder à des espaces de travail BSCW, parcourir les dossiers et télécharger les documents sur votre système local comme des pages Web.
o Le système BSCW vous tient informé de tous les événements pertinents dans un
espace de travail partagé.
o Vous pouvez transférer des documents vers un espace de travail partagé ou créer des
notes, des URL, des tâches, etc. en utilisant n’importe quel navigateur Web standard.
Pour la coopération synchrone (simultanée), BSCW fournit des outils pour :
o La planification et l’organisation de réunions ;
o La communication ad hoc avec des partenaires, qui sont actuellement connectés à un
espace de travail partagé et sont donc susceptibles de travailler sur une tâche
commune.
1.2 Pré-requis pour l’utilisation de BSCW
Les conditions requises pour l’utilisation de BSCW sont minimes :
o Pour vous inscrire en tant qu’utilisateur d’un serveur BSCW, vous devez disposer
d’une adresse courriel personnelle.
o Pour accéder à des espaces de travail partagés et pour télécharger des documents sur
votre ordinateur local, vous avez besoin d’un navigateur Web qui prend en charge les
Vue d’Ensemble
1
formulaires et l’authentification de base. La plupart des navigateurs sont convenables,
par exemple, les versions actuelles de Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox et
Safari d’Apple.
o La méthode standard pour télécharger des documents vers un espace de travail BSCW
est d’utiliser la fonction intégrée de téléchargement de fichiers des navigateurs Web
actuels. En cas de difficultés, vous pourriez avoir besoin d’utiliser l’un des assistants
de téléchargement de BSCW (voir section 13.5 « Assistants de téléchargement » à la
page 250).
1.3 Informations supplémentaires à propos de
BSCW
Pour plus d’informations, visitez la page d’accueil du système BSCW (http://www.bscw.de).
Ici, vous pouvez trouver des nouvelles sur BSCW, une liste des installations de références et
des projets ainsi que des informations complémentaires sur les domaines d’application possibles et sur les questions de licences BSCW. Dans la rubrique « Soutenir » vous trouverez
une liste de questions fréquemment posées accompagnées de nos réponses. Vous apprendrez
également à vous familiariser au système BSCW sur un serveur démo.
1.4 Le système BSCW en bref
Cette section ne peut prendre en compte qu’un petit sous-ensemble des fonctionnalités de
BSCW. Il est destiné à vous donner une première impression de ce à quoi un espace de travail
BSCW ressemble.
Veuillez garder à l’esprit que les objets que nous décrivons ainsi que les actions dont nous
discutons dans l’exemple suivant d’un espace de travail pourraient ne pas être à votre
disposition dans certains de vos espaces de travail. Cela peut être dû, par exemple :
o à la configuration du serveur BSCW que vous utilisez,
o au niveau de compétence avec le système BSCW que vous avez choisi pour vousmême. Au niveau Débutant – niveau par défaut lorsque vous commencez à utiliser
BSCW – il vous sera proposé moins d’actions et d’objets à l’interface que ceux indiqués ci-dessous. Vous pouvez modifier votre niveau de compétence tel que décrit à la
section 3.8.2 « Niveaux de compétence » à la page 70.
1.4.1
La page d’un dossier
Le concept de base de BSCW est l’espace de travail, ce dernier – adoptant la terminologie de
Macintosh ou de Windows – un dossier pour un groupe spécifique d’utilisateurs enregistrés,
représenté par l’icône du groupe
, qui peuvent lire, éditer, ajouter, déplacer et supprimer
des objets dans ce dossier partagé.En tant qu’utilisateur enregistré d’un serveur BSCW, vous
pouvez être membre d’un nombre arbitraire d’espaces de travail. Vous pouvez créer des
dossiers ou d’autres objets et les partager comme requis par les tâches à accomplir.
Dans son interface utilisateur Web, le système BSCW présente le contenu d’un dossier ou
espace de travail en tant que partie centrale d’une page, surmontée d’un en-tête contenant les
menus contextuels, les boutons et les raccourcis.
La Figure 1 présente une page d’un dossier avec des exemples d’objets que vous pouvez créer
et partager dans BSCW. Veuillez noter que différentes icônes sont utilisées pour représenter
2
Vue d’Ensemble
les différents types d’objets. La structure de la page d’un dossier est expliquée en détail à la
section 3.1 « L’interface utilisateur Web » à la page 25.
Figure 1 : Exemple de page d’un dossier
1.4.2
Objets partagés dans un espace de travail
Plusieurs classes d’objets peuvent être crées et partagées dans un espace de travail BSCW :
o Document
o Document avec contrôle de version
o Note
o URL
o Dossier
o Dossier de recherche
o Agenda
o Forum de discussion
o Blogue
o Courriel
o Dossier de modèles
o Dossier de sites internet
o Ensemble de documents
o Projet
o Dossier de flux
Vue d’Ensemble
3
o Tâches
o Sondage
o Liste de contacts
La Figure 1 présente une instance de ces nombreux types d’objets. Chaque objet est représenté par une entrée donnant le nom de l’objet, un bouton d’accès à un menu ouvrant d’actions (pop-up action menu), quelques icônes et des données supplémentaires, comme indiqué
à la figure ci-dessous.
Figure 2 : Représentation d’un objet
Cliquez sur l’icône
à gauche pour afficher la page info de l’objet. La case à cocher
suivante peut être « cochée » pour sélectionner l’objet pour une action donnée.
L’icône immédiatement à gauche du nom de l’objet désigne son type. Si l’objet est un document, l’icône représente son type MIME. S’il s’agit du dossier de recherche d’une recherche
Web, l’icône renseigne sur le moteur de recherche utilisé. S’il s’agit d’une note, l’icône peut
représenter un aspect pragmatique choisi par l’auteur de la note. Les types d’objets BSCW
sont discutés plus en détail à la section 3.2 « Objets susceptibles d’être partagés » à la page
29.
Le nom d’un objet est la partie la plus saillante d’une entrée d’objet. Dans la mesure où
BSCW est conçu pour rendre plus facile le partage de l’information, il est très important d’utiliser des noms descriptifs d’objets qui seront compris par les autres membres de l’espace de
travail.
À la droite du nom d’un objet, il y a
indiquant les actions applicables à l’objet. Veuillez
o un bouton de menu ouvrant
noter que différentes actions sont possibles pour différents types d’objets. La Figure 6
présente quelques-unes des entrées de menus d’action autorisées pour un objet.
Le menu actions peut également être invoqué par un clique-droit de la souris n’importe où sur l’entrée de l’objet (En maintenant un appui sur la touche Ctrl suivi d’un
clic droit de la souris, on affiche le menu original du navigateur, par exemple pour
« Enregistrer la cible sous ... »).
Le survol de l’icône du menu actions par le curseur affiche les actions souvent
utilisées (Modifier les propriétés, Couper, Copier, Supprimer) comme un menu horizontal d’action représentées par des icônes.
BSCW affiche des informations supplémentaires sur l’objet en fonction du type d’objet et les
préférences d’affichage sélectionnées :
o la taille de l’objet :
o lorsqu’il s’agit d’un dossier : le nombre d’objets qu’il contient
o lorsqu’il s’agit d’un document ou d’un courriel, la taille en octets, kilooctets ou
mégaoctets ;
o zéro, un ou plusieurs des icônes suivantes :
indique qu’un dossier est partagé,
indique que quelqu’un a défini un verrou pour cet objet,
4
Vue d’Ensemble
indique qu’une note a été ajoutée à l’objet,
indique la façon dont le document a été évalué par un ou plusieurs membres du
groupe ;
o le nom de son créateur et le propriétaire ;
o date et l’heure de la modification la plus récente ;
o zéro, une ou plusieurs icônes indiquant que certains des événements suivants ont eu
lieu :
indique un nouvel objet,
indique des changements de l’objet,
indique que quelqu’un a lu l’objet,
indique les modifications récentes dans un sous-objet ;
Veuillez noter que presque toutes les icônes dans une entrée d’objet sont cliquables, c’est à
dire que vous obtenez plus d’informations sur un groupe, un verrou, une note, une évaluation,
etc. en cliquant dessus.
1.4.3
Les objets personnels
Dans la partie supérieure droite de l’interface utilisateur se trouve une rangée d’icônes qui
donnent un accès direct à vos objets personnels. Ces icônes de la barre d’accès rapide sont
disponibles dans chacun de vos dossiers ou espaces de travail.
Votre espace de travail personnel ou dossier d’accueil est le dossier qui ne peut être accessible que par vous et contient tous vos dossiers et tous les espaces de travail dont vous êtes
membre. Si vous cliquez sur l’icône du dossier domicile dans l’un de vos autres objets privés,
vous retournez dans le dossier privé ou espace de travail partagé que vous avez visité en dernier. Un autre clic sur l’icône du dossier d’accueil vous ramène à votre propre dossier d’accueil.
Votre portail personnel du système BSCW peut afficher le contenu d’espaces de travail
importants, un aperçu des événements récents BSCW et les rendez-vous actuels de votre
agenda BSCW. Vous pouvez également inclure des programmes externes (par exemple, des
nouvelles, de la météo, des cartes géographiques).
La liste de vos espaces de travail communautaires contient tous les espaces de travail
avec les communautés dont vous êtes membre. Les communautés permettent l’accès à l’espace de travail à de grands groupes d’utilisateurs ayant des droits d’accès égaux, maintenant
la performance est indépendante de la taille de la collectivité ; ils offrent également les platesformes auto-organisées aux utilisateurs ayant des intérêts similaires.
Le presse-papiers constitue un espace de stockage intermédiaire pour couper et coller.
La corbeille permet d’éviter toute suppression non autorisée ou non intentionnelle
d’objets. Dans BSCW, un objet peut être irrémédiablement détruit seulement à partir de la
corbeille de son propriétaire.
Vue d’Ensemble
5
Le carnet d’adresses est principalement utilisé pour inviter de nouveaux membres à vos
espaces de travail et pour attribuer des rôles spécifiques lorsque cela est nécessaire.
L’agenda vous permet de gérer vos rendez-vous.
Les signets contiennent vos signets collectés et offrent un accès rapide aux objets référencés par les signets.
La liste des tâches contient les tâches que vous êtes à bien de mener (y compris les
tâches propres et les dossiers de flux ; voir 12 « Gestion des Processus » à la page 213.
Le porte-documents est utilisé pour synchroniser des documents BSCW avec leurs homologues sur un ordinateur local.
1.4.4
Actions sur le dossier ou espace de travail courant
Les objets sont créés par l’exécution d’actions sur le dossier courant. Les menus contextuels,
qui déclenchent ces actions, sont situés dans la partie supérieure de la page du dossier. Audessous des menus contextuels vous trouvez la barre de raccourcis pour les plus fréquentes
actions.
Figure 3 : Barre de menu supérieur et barre de raccourcis d’actions
De nouveaux objets sont ajoutés en sélectionnant l’une des entrées du menu de fichiers dans
le menu supérieur ou en sélectionnant le raccourci correspondant :
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Document pour télécharger un fichier de votre ordinateur local vers le dossier actif ou espace de travail BSCW.
•
Sélectionnez Fichier Nouveau et un type d’objet dans la liste proposée (espace de
travail, dossier, URL, forum de discussion, sondage, tâche, dossier de recherche, etc.)
pour créer un objet du type spécifié directement sur le serveur BSCW.
Figure 4 : Comment créer un document
6
Vue d’Ensemble
La plupart des navigateurs Web actuels disposent des fonctionnalités requises pour le téléchargement de fichier. Si vous utilisez un navigateur qui n’en dispose pas, vous devez utiliser
l’un des assistants de téléchargement BSCW (voir 13.5 « Assistants de téléchargement » à la
page 250).
Les objets existants sont déplacés à travers vos espaces de travail en utilisant votre pressepapiers :
•
1.4.5
Sélectionnez Éditer Coller pour ajouter dans le dossier courant, des objets qui ont été
transférés à votre presse-papiers par l’action de copier ou de couper la plus récente.
Les objets du presse-papiers peuvent également avoir été créés par l’intermédiaire
d’une archive, d’une action d’extraction ou de conversion.
Actions sur les objets sélectionnés
Directement au-dessus de la liste des objets dans une page de dossier, vous trouverez la barre
de sélection multiple. Cette barre d’outils donne la liste des icônes qui permet d’appliquer des
actions à plusieurs objets sélectionnés. Les noms des actions sont présentés sous forme d’infobulles lorsque vous déplacez le curseur au-dessus des icônes.
Figure 5 : Barre d’outils de sélection multiple
Les objets sont sélectionnés en cochant leurs cases à cocher. et sont des raccourcis pour
sélectionner ou désélectionner tous les objets dans un dossier. Vous pouvez par exemple
transférer les objets sélectionnés :
•
à votre presse-papiers par l’intermédiaire de
•
à votre corbeille par l’intermédiaire de
(ou
(ou
Éditer
Éditer
Couper )
ou
Supprimer ).
Les objets transférés d’un espace de travail à votre presse-papiers ou détruits ne sont plus
visibles pour les autres membres de l’espace de travail.
Certaines actions, par exemple, évaluer
, ne pourrait être applicable qu’à des types spécifiques d’objets. Une introduction détaillée des actions BSCW est donnée en 3.3 « Actions » à
la page 36.
1.4.6
Actions sur un objet particulier
Au milieu de chaque entrée d’objet dans la page de dossier, vous trouverez un bouton d’action
pour des opérations qui sont appliquées à cet objet en particulier, comme représenté à la
Figure 6.
Vue d’Ensemble
7
Figure 6 : Le menu actions pour un agenda
Le menu actions peut être également invoqué par un clique-droit de la souris n’importe où sur
l’entrée de l’objet (En maintenant un appui sur la touche Ctrl suivi d’un clic droit de la souris,
on affiche le menu original du navigateur, par exemple pour « Enregistrer la cible sous ... »).
Le survol de l’icône du menu actions avec le curseur affiche les actions souvent utilisées telles
que (Modifier les propriétés, Couper, Copier, Supprimer) comme un menu horizontal
représentées par des icônes.
La configuration du menu actions dépend du type de l’objet : différentes actions sont disponibles, par exemple, pour une URL, un dossier ou un document.
Le système BSCW n’affichera pas des entrées du menu actions pour les actions que vous ne
pouvez pas effectuer sur un objet. Cela peut être dû au fait que le type d’objet ne permet pas
cette action, ou que votre rôle à l’égard de l’objet ne vous permet pas d’exécuter l’action. La
base de la gestion des droits d’accès dans BSCW est définie par les rôles.. Vous pouvez inviter de nouveaux membres dans l’espace de travail leur assignant des rôles, par exemple,
« Enseignant » ou « Étudiant », si ces rôles ont été définis à l’avance. Les rôles définissent un
profil d’accès et peuvent être associés à n’importe quel objet dans BSCW. Un ensemble de
rôles prédéfinis servent de point de départ : Gestionnaire, Membre, Membre associé (ne peut
pas inviter d’autres membres) et Membre restreint (accès en lecture seule) sont les rôles par
défaut – définissez vos propres rôles. Les attributions de rôles sont hérités par la hiérarchie
des dossiers et peuvent être modifiés à tout moment (voir 4.2 « Droits d’accès et rôles » à la
page 91).
1.5 Mise en place de votre propre serveur BSCW
Vous pouvez faire fonctionner votre propre serveur BSCW comme une extension d’un
serveur Web existant et fonctionnant sur une plate-forme Unix, Linux ou Windows (Windows
7/2008/Vista/2003/XP).
Le logiciel du serveur BSCW est distribué par OrbiTeam Software GmbH & Co. KG , Bonn,
Allemagne, sous licence de la Fraunhofer-Institut für Angewandte Informationstechnik (FIT).
8
Vue d’Ensemble
Vous pouvez télécharger le logiciel serveur BSCW en suivant le lien
http://www.bscw.de/english/download.html et l’utiliser gratuitement pour une période d’évaluation de 90 jours. Dès le 91e jour, l’utilisation de votre propre serveur BSCW nécessite une
licence. La répartition des licences BSCW est gérée par OrbiTeam Software GmbH & Co.
KG.
Les écoles et les universités peuvent demander des certificats libres de droits à des fins éducatives. Les autres titulaires de permis doivent payer une redevance pour l’utilisation de BSCW
au-delà de la période d’évaluation. Veuillez contacter [email protected] si vous avez besoin de plus amples informations concernant la procédure d’autorisation.
Remerciements
Le système BSCW fournit un support pour l’édition HTML grâce à l’éditeur CKEditor
(http://ckeditor.com/ Copyright © 2003-2011 Frederico Knabben) intégré au logiciel. L’éditeur CKEditor est sous la licence GNU Lesser General Public (voir
http://www.opensource.org/licenses/lgpl-license.php).
Le calendrier JavaScript intégré à BSCW est basé sur la version 1.0 du calendrier DHTML
(http://www.dynarch.com/projects/calendar Copyright © 2002-2005 Mihai Bazon,
http://www.bazon.net/mishoo) et distribué sous la license GNU Lesser General Public
(http://www.gnu.org/licenses/lgpl.html).
L’interface utilisateur mobile est basée sur le framework jQuery Mobile (licencié sous les
termes de la licence MIT, voir http://jquerymobile.com/). L’interface utilisateur mobile comprend également le plugin datepicker (https://github.com/jtsage/jquery-mobile-datebox Copyright © JTSage) distribué sous licence CC 3.0.
Les widgets de bureau BSCW sont basées sur Adobe AIR et incluent les fichiers Source du
SDK Adobe AIR et des exemples de code, Copyright © Adobe Systems Inc, sous licence
d’agrément Adobe AIR SDK ((http://www.adobe.com/special/products/air/tools/sdk/eula/)
L’édition directe de documents BSCW avec les éditeurs locaux et applications est basée sur le
client Zope External Editor (Copyright © 2008 Thierry Benita, Jean-Nicolas Bes, atReal,
Casey Duncan et Zope Corporation, http://www.zope.org/), qui ne fait pas partie du logiciel
BSCW, mais doit être installé par l’utilisateur. Le client Zope est sous la licence publique
Zope (ZPL).
Pour la visualisation des cartes d’événements de document, le système BSCW utilise le logiciel HyperGraph (voir http://hypergraph.sourceforge.net/), qui est distribué sous licence GNU
Lesser General Public Licence.
Pour une recherche plus rapide de document, BSCW supporte l’intégration optionnelle du service d’indexation PyLucene (http://lucene.apache.org/pylucene/). PyLucene est mis à disposition par l’Apache Software Foundation sous la licence Apache.
Pour la visualisation des objets temporels sur une ligne du temps, BSCW intègre le composant
Timeline des widgets SIMILE développés à l’Institut de Technologie du Massachusetts
(http://www.simile-widgets.org/timeline/). Timeline est un logiciel open source et est placé
sous la licence BSD.
Pour la visualisation des cartes d’espace de travail, BSCW utilise une version gratuite de la
trousse à outils Constellation Roamer avec la permission généreuse d’Asterisq innovation
(http://asterisq.com/).
Pour l’édition collaborative de pages Web, BSCW permet d’intégrer le moteur wiki MoinMoin (voir http://moinmo.in/), qui est distribué sous licence GNU General Public Licence.
Vue d’Ensemble
9
En outre, BSCW inclut un logiciel développé par l’Apache Software Foundation
(http://www.apache.org/).
1.6 Quoi de nouveau avec la version 5.0 ?
L’aspect principal de la nouvelle version est l’accès facile au contenu de BSCW à partir de
n’importe où. Depuis la version 5.0, BSCW offre deux méthodes d’accès supplémentaires en
plus de l’interface utilisateur traditionnelle orientée Web, l’interface utilisateur mobile et les
widgets de bureau. L’accès à BSCW, en route et au bureau, devient encore plus efficace.
Interface utilisateur mobile
L’interface utilisateur pour l’accès mobile a été entièrement reconstruite à partir de
zéro, en se focalisant sur le support des téléphones intelligents (y compris l’iPhone et
Android). L’utilisateur mobile peut maintenant accéder facilement à tout le contenu
stocké dans le système – dossiers, documents, rendez-vous, etc. Le portail mobile permet d’accéder aux différents domaines du système et comprend une fonction de recherche. Outre la navigation de contenu, l’interface utilisateur mobile comprend également des détails supplémentaires sur divers objets : un affichage détaillé révèle les métadonnées d’un objet et permet l’édition de détails. L’utilisateur peut même ajouter du
contenu, inviter d’autres utilisateurs au partage d’espace de travail, ou communiquer
avec les contacts de leur carnet d’adresses personnel, tout en étant mobile (voir 7.2
« Interface pour les appareils mobiles » à la page 127 ).
Widgets de bureau BSCW
Les nouveaux widgets de bureau permettent un accès direct aux informations pertinentes dans des espaces de travail partagés d’un utilisateur PC ou Mac et sont faciles à
installer en utilisant l’interface utilisateur Web du système. Afin de fournir un accès
instantané à des informations partagées, quelques-uns des célèbres « Helpers » de la
page d’accueil personnelle ont été portés et adaptés à l’utilisation dans un contexte de
bureau. Une fois installé, les widgets de bureau sont disponibles comme compagnons
constants sur le bureau de l’utilisateur et peuvent même démarrer automatiquement
lorsque le système démarre. En utilisant les widgets de bureau, les utilisateurs peuvent
par exemple effectuer facilement une recherche dans le système, recevoir des
notifications sur les changements récents ou tout simplement parcourir le contenu des
espaces de travail partagés. Le widget Navigateur offre en outre un outil de transfert
de fichier facile à utiliser par le mécanisme du glisser-deposer (voir 7.1 « Widgets » à
la page 121 ).
Autres changements et améliorations
Révision du carnet d’adresses personnel : le carnet d’adresses personnel a été révisé
afin de contenir en plus des utilisateurs enregistrés, d’autres contacts « simples ».
Ainsi, les utilisateurs peuvent désormais créer et modifier des contacts dans leurs carnets d’adresses personnels. Pour une utilisation simplifiée, les utilisateurs et les contacts sont traités de manière similaire dans le carnet d’adresses. En outre, les contacts
se référant à un utilisateur peuvent être comparés avec les détails contenus dans le
profil personnel de cet utilisateur (y compris une fonctionnalité fusionner/remplacer).
Bien sûr, le carnet d’adresses personnel sert encore comme une source pour une sélection rapide des membres des espaces de travail partagés, de rendez-vous, etc. En outre,
la synchronisation du carnet d’adresses personnel avec les contacts Outlook est
maintenant disponible. (Voir 5.2 « Carnet d’adresses » à la page 105 )
Fonctions avancées d’archivage : La fonction d’archivage a été fondamentalement
modifiée, y compris un traitement de fond des archives très importantes. Afin de minimiser la perte d’informations lors de l’importation et l’exportation des contenus des
10
Vue d’Ensemble
espaces de travail partagés, les archives comprennent désormais des métadonnées supplémentaires et permettent ainsi une sauvegarde plus complète et la restauration des
données partagées – ouvrant la possibilité de déplacer des espaces de travail d’un serveur BSCW à l’autre (voir 13.1 « Archivage et transfert des objets » à la page 245).
Diverses améliorations et modifications : Amélioration des menus d’action ; édition
d’une requête et relance de la recherche en menu des raccourcis d’actions ; dissimulation permanente des résultats de recherche peu pertinents (voir 3.7.1 « Actions
particulières au sein des dossiers de recherche » à la page 65 ); verrouillage automatique de documents texte et HTML, en cours d’édition avec l’éditeur intégré (voir
8.1.1 « Création et édition de documents texte » à la page 138 et suivantes);. le téléchargement de fichiers utilisant l’action de glisser-déposer fonctionne aussi sans Java
pour les versions récentes de Firefox et Chrome ; certaines actions concernant les
communautés ont été supprimées, en particulier l’invitation des membres de groupes
au sein des communautés (voir 11.6 « Invitation des communautés aux groupes des
membres et vice-versa » à la page 211 ).
Vue d’Ensemble
11
2 Mise en Route
Les sections de ce chapitre décrivent en détail ce qu’il faut faire avant de commencer à utiliser
BSCW. Certaines de ces actions sont essentielles et d’autres, vous faciliteront l’utilisation de
BSCW – vous devriez les lire intégralement avant d’utiliser le système.
2.1 Enregistrement en tant qu’utilisateur de BSCW
Avant de commencer à utiliser BSCW, vous devez vous inscrire en tant qu’utilisateur d’un
serveur BSCW. Après une procédure d’authentification simple, le serveur BSCW vous
identifie en tant qu’utilisateur enregistré. Fondamentalement vous êtes identifié par une combinaison de votre
o nom d’utilisateur,
o mot de passe et
o adresse courriel.
En utilisant votre nom d’utilisateur et mot de passe, vous pouvez accéder à vos dossiers et
espaces de travail depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès Internet et d’un navigateur Web approprié.
2.1.1
S’enregistrer en tant que nouvel utilisateur
Un serveur BSCW pourrait ou ne pourrait pas permettre l’auto-inscription de potentiels utilisateurs. Si un serveur BSCW n’a pas été configuré pour l’auto-inscription, seul l’administrateur peut enregistrer de nouveaux utilisateurs. La description suivante du processus d’inscription suppose que votre serveur BSCW est configuré pour l’auto-inscription.
Votre adresse courriel personnelle est la clé de votre inscription. Un serveur BSCW l’utilisera :
•
lorsque vous ouvrez la page d’accueil de votre serveur BSCW et cliquez sur [Enregistrer] pour vous enregistrer en fournissant votre adresse courriel et éventuellement
des informations plus personnelles requises (nom, organisme, numéro de téléphone),
ou
•
pour permettre à un utilisateur déjà enregistré afin de vous inviter à coopérer avec lui
dans un espace de travail partagé.
Après la procédure d’enregistrement qui utilise votre adresse courriel, le serveur BSCW
envoie un courriel à celle-ci. Ce message contient une URL spéciale que vous devez ouvrir
dans votre navigateur Web.
Mise en Route
13
L’ouverture de cette URL affiche un formulaire où vous remplissez votre nom d’utilisateur et
mot de passe. Ce formulaire peut être utilisé qu’une seule fois.
Choix de votre nom d’utilisateur
Votre nom d’utilisateur représente votre identité publique pour le serveur BSCW. Nous vous
recommandons d’utiliser votre nom de famille, éventuellement en combinaison avec votre
prénom, comme nom d’utilisateur.
Remarque : Par défaut, le serveur BSCW ne fait pas de distinction entre les majuscules et les
minuscules dans les noms d’utilisateurs.
Le serveur BSCW exige une unicité des noms d’utilisateurs. Si votre nom d’utilisateur est
déjà utilisé par quelqu’un d’autre sur le serveur, le serveur BSCW signale une erreur dans la
procédure d’enregistrement. Dans ce cas, vous devez modifier votre nom d’utilisateur, par
exemple, en ajoutant votre prénom ou un nombre.
Remarque : Pour des raisons de sécurité, vous ne pouvez pas changer votre nom d’utilisateur.
Configuration de votre mot de passe
Afin de protéger vos informations stockées sur le serveur BSCW, choisissez un mot de passe
suffisamment sûr et changez-le régulièrement. Pour des raisons de sécurité concernant votre
système informatique local, vous ne devriez pas utiliser le même mot de passe à la fois pour
BSCW et sur votre ordinateur local.
Après l’envoie du formulaire d’inscription, BSCW se met en attente de votre première connexion en utilisant le nom d’utilisateur et mot de passe choisis.
2.1.2
Modification de votre mot de passe
Vous pouvez modifier votre mot de passe quand vous le souhaitez.
•
Sélectionnez
•
Remplissez le formulaire « Modifier le mot de passe » et cliquez sur [OK]. Vous êtes
ensuite invité à vous identifier avec le nouveau mot de passe.
2.1.3
Options
Modifier le mot de passe
pour entrer votre nouveau mot de passe.
Avez-vous oublié votre mot de passe ?
En cas d’oubli de votre mot de passe, vous ne pouvez pas accéder à votre espace de travail
BSCW – et, bien sûr, vous ne pouvez pas changer votre mot de passe comme décrit ci-dessus.
Pour ce cas d’urgence, BSCW prévoit une procédure spécifique pour attribuer un nouveau
mot de passe sans avoir à fournir l’ancien :
14
•
Ouvrez la page d’inscription de votre serveur BSCW (sur le serveur public BSCW de
la FIT http://public.bscw.de/pub ) et cliquez sur [Mot de passe oublié ?] afin d’enregistrer un nouveau mot de passe.
•
Dans le formulaire d’action qui suit, saisissez l’une des adresses courriels que le
serveur BSCW a déjà associées à votre nom d’utilisateur (par exemple, votre adresse
courriel principale) et confirmez avec [OK].
•
Le serveur BSCW enverra alors un message à l’adresse courriel indiquée, qui contient
l’URL d’un formulaire qui vous permet de définir votre nouveau mot de passe.
Mise en Route
2.1.4
Enregistrement d’une adresse courriel supplémentaire
Si vous disposez de plusieurs adresses courriels, que vous utilisez dans différents contextes,
par exemple pour les affaires et les contacts privés, il se pourrait parfois que l’on vous
demande par courriel de vous inscrire à nouveau sur votre serveur BSCW, parce que
quelqu’un vous a invité à un espace de travail. C’est le cas lorsqu’un autre utilisateur vous
invite à un espace de travail en utilisant l’une de vos adresses courriels différente de celle sous
laquelle vous êtes inscrit sur votre serveur BSCW.
Dans ce cas, vous avez deux possibilités : vous pouvez vous inscrire sous un nouveau nom
d’utilisateur que vous souhaitez utiliser conjointement avec cette adresse courriel, ou vous
pouvez inscrire cette adresse courriel comme une adresse courriel supplémentaire de votre
compte d’utilisateur existant. Dans ce dernier cas, votre serveur BSCW sera en mesure
d’associer vos différentes adresses courriels avec votre nom d’utilisateur lorsque vous êtes invité en utilisant l’une de vos adresses courriels enregistrées.
Lorsque vous recevez un tel message d’enregistrement, répétez la procédure. Si vous souhaitez enregistrer la nouvelle adresse courriel sous votre nom d’utilisateur existant comme une
adresse supplémentaire, spécifiez le même nom d’utilisateur et mot de passe sous lequel vous
êtes déjà inscrit. Le serveur BSCW enverra l’URL d’un formulaire à votre adresse courriel
supplémentaire. Dans ce formulaire, vous pouvez confirmer que vous voulez vraiment inscrire
cette adresse courriel à votre nom d’utilisateur.
Vous pouvez également inscrire des adresses courriels supplémentaires sous votre nom
d’utilisateur, sans recevoir au préalable une invitation.
•
Sélectionnez Options Profil Modifier et entrez une adresse courriel supplémentaire
dans le champ « Ajouter une adresse courriel » dans la section « Données personnelles » du formulaire d’action.
Par la suite, vous devez entreprendre la procédure d’enregistrement simplifiée comme décrite
ci-dessus afin de vous assurer que l’association de votre nom d’utilisateur avec l’adresse
courriel est bien valide. Vous pouvez répéter ce processus pour d’autres adresses courriels.
L’enregistrement d’autres adresses courriels n’est utile que si vous vous attendez à être invité
à des espaces de travail BSCW en vertu de ces adresses ou si vous souhaitez transférer des
documents vers le serveur via courriel à partir de ces adresses. Dans ces cas, le serveur BSCW
sera en mesure d’associer convenablement votre nom d’utilisateur avec l’une de ces adresses.
Indépendamment de l’enregistrement des adresses courriels secondaires, le serveur BSCW
utilisera toujours votre adresse courriel principale pour vous envoyer des courriels, par
exemple, le rapport quotidien d’activités de votre espace de travail. Cette adresse courriel est
également présentée sur votre page d’information utilisateur.
Si vous avez enregistré plusieurs adresses courriels, vous pouvez changer votre adresse
courriel principale
•
En choisissant Options Profil Modifier et en sélectionnant l’adresse souhaitée dans le
menu déroulant « Adresse courriel principale » dans la section « Données personnelles » du formulaire d’action.
Toutes vos adresses courriels enregistrées sont également affichées lorsque vous sélectionnez
Options Profil Afficher . Faites défiler jusqu’à « Adresses courriels jointes » dans la section
« Informations d’administration ». Les autres utilisateurs ne voient que votre adresse courriel
principale lors de la recherche de votre page d’information utilisateur.
Mise en Route
15
2.1.5
Destruction de votre compte utilisateur
Avec certains serveurs BSCW qui permettent l’auto-inscription, vous pourriez peut-être aussi
détruire votre propre compte utilisateur lorsque vous ne souhaitez plus utiliser ce serveur
BSCW. Par défaut, cette fonctionnalité n’est pas activée. Notez que cette action est irréversible et détruit aussi toutes les données sur le serveur auxquelles vous seul avez accès.
•
Sélectionnez
•
Entrez votre mot de passe pour confirmer la destruction de votre compte utilisateur et
appuyez sur [OK].
Options
Détruire le compte
dans la barre de menu supérieur.
Remarque : Cette action doit être activée par votre administrateur BSCW. Elle ne l’est pas par
défaut.
2.2 Connexion à votre espaces de travail BSCW
En tant qu’utilisateur enregistré, vous devez vous connecter à votre serveur BSCW et vous
identifier au début de chaque session.
2.2.1
Démarrage d’une session BSCW
Vous démarrez une session sur un serveur BSCW
•
en ouvrant l’URL http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/ en vue d’accéder à votre
dossier d’accueil, ou
•
en accédant directement à un objet dans l’un de vos dossiers ou espaces de travail en
utilisant une URL à partir d’une liste de pages enregistrées ou de favoris.
Pour la connexion et l’authentification, vous devez soumettre votre nom d’utilisateur et mot
de passe. Vous pouvez également vous connecter en utilisant votre adresse courriel au lieu et
place de votre nom d’utilisateur. Votre serveur BSCW pourrait également offrir d’autres
alternatives de connexion (voir 2.2.5 « Méthodes alternatives d’authentification » à la page
18).
Si vous accédez directement à un objet dans un espace de travail en spécifiant son URL, le
serveur BSCW vous redirigera directement au contenu de cet objet. Par exemple, si quelqu’un
vous envoie l’URL d’un dossier, vous verrez immédiatement cette page dossier en vous
connectant (à condition d’avoir les droits d’accès nécessaires).
Après une longue période d’inactivité, votre session BSCW expire et il vous est demandé de
vous authentifier à nouveau.
2.2.2
Première connexion
Lorsque vous vous connectez pour la première fois, votre dossier racine est vide ou contient
l’espace de travail auquel vous avez été invité. Dans ce dernier cas, vous avez au moins un
exemple concret de collaboration avec BSCW. Mais dans le cas d’un dossier de départ vide,
vous pourriez vous demander comment faire pour commencer à travailler avec BSCW.
La manière la plus simple est de commencer par créer un espace de travail que vous partagez
avec d’autres utilisateurs :
16
Mise en Route
•
Sélectionnez
Fichier
Nouveau
Espace de travail
à partir du menu supérieur en haut de
l’écran ou cliquer sur
dans la barre de raccourcis d’actions. Saisissez le nom et
une description optionnelle de l’espace de travail.
•
•
Allez dans la section « Membres » du formulaire d’action et sélectionnez les futurs
membres de votre espace de travail :
•
Sélectionnez l’option « Taper une adresse courriel ou un nom d'utilisateur » dans
le menu déroulant, entrez les adresses courriels des personnes déjà inscrites sur
votre serveur BSCW (vous n’aurez probablement pas à connaître leurs noms d’utilisateur précis BSCW) ou de personnes que vous souhaitez inviter à s’inscrire sur
votre serveur BSCW (si votre serveur permet l’auto-enregistrement) et appuyez
sur [Ajouter].
•
Sinon, choisissez l’option « Rechercher un utilisateur BSCW » et saisissez une
chaîne de recherche pouvant faire partie d’un nom d’utilisateur. Sélectionnez
n’importe quel utilisateur obtenu des résultats de la recherche et appuyez sur
[Ajouter] à nouveau. Vous pouvez combiner les deux méthodes de définition de
membres.
•
Définissez le rôle des « Membres » de votre espace de travail et entrez un texte
d’invitation optionnel qui sera ajouté au courriel envoyé aux membres que vous
aurez invités.
Appuyez sur [OK] pour créer le nouvel espace de travail (À cette étape, ne tenez pas
compte des autres options proposées dans le formulaire d’action : balises, suivi automatique de différentes versions, attributs). Si vous n’avez pas respectivement désélectionné les boites à cocher de manière explicite, une liste de contacts, un agenda de
groupe et un portail seront créés à l’intérieur du nouvel espace de travail pour le partage de rendez-vous ou des informations de contact.
Ouvrez le nouvel espace de travail, chargez des documents que vous souhaitez partager avec
les membres de ce nouvel espace de travail, créez un nouveau forum de discussion au sein de
l’espace de travail ou convoquez une réunion dans l’agenda de l’espace de travail.
Pour une discussion en détail sur les espaces de travail partagés, consultez la section 4.1
« Créer et gérer des espaces de travail partagés » à la page 83.
Remarque : Ne confondez pas espace de travail et communautés. Lorsque vous commencez à
travailler avec BSCW, vous voudriez très probablement créer un espace de travail et pas une
communauté. Les Communautés sont destinées à accueillir de très grands groupes d’utilisateurs ayant des intérêts communs et ont leurs limites spécifiques en ce qui concerne les
droits d’accès.
2.2.3
Fermeture d’une session BSCW
Pour mettre fin à une session BSCW,
•
sélectionnez Fichier Se déconnecter dans la barre de menu supérieur, qui vous présentera la page publiquement accessible de votre serveur BSCW. Ou encore, appuyez
sur le bouton
dans le coin supérieur droit de votre interface BSCW.
•
Avec certains navigateurs vous êtes préalablement invités à vous authentifier à nouveau. Dans ce cas, vous devez vous authentifier avec un mot de passe vide pour mettre
Mise en Route
17
fin à votre session BSCW. L’annulation de la procédure d’authentification à cette
étape ne met pas fin à votre session.
Pour certains navigateurs Web, la déconnexion explicite ne peut être faite. Dans ce cas, vous
devez fermer une session BSCW par la fermeture du navigateur Web sur votre ordinateur
local. Jusqu’à la déconnexion ou à la fermeture du navigateur les droits d’accès qui vous ont
été accordés en vertu de votre nom d’utilisateur restent toujours valides.
Remarque : Si vous partagez votre ordinateur avec d’autres personnes (par exemple, dans un
café Internet), n’oubliez pas de fermer votre session BSCW après avoir fini de travailler.
2.2.4
Sessions BSCW parallèles
Vous pouvez disposer de plusieurs comptes sur plusieurs serveurs de BSCW, par exemple sur
un serveur BSCW public et sur un serveur à votre bureau. Vous pouvez également disposer de
plusieurs noms d’utilisateurs sur le même serveur. À tout moment, votre navigateur Web ne
peut s’identifier sous qu’un seul nom d’utilisateur sur n’importe quel serveur BSCW. Des sessions parallèles avec différents noms d’utilisateur sur un serveur BSCW ne sont pas possibles.
Cependant, la plupart des navigateurs Web vous permettront de maintenir des sessions actives
sur plusieurs serveurs BSCW différents simultanément sous le même nom d’utilisateur et mot
de passe.
Remarque : Un transfert d’objets BSCW entre les différents serveurs, sur lequel vous avez des
sessions actives en parallèle, n’est possible que via votre ordinateur local en tant que relais.
Vos presse-papiers sur les différents serveurs ne sont pas interconnectés, bien que leurs icônes
semblent identiques.
2.2.5
Méthodes alternatives d’authentification
La méthode par défaut d’authentification sur les serveurs BSCW est le mécanisme d’authentification de base de la plupart des navigateurs Web en utilisant un nom d’utilisateur et mot de
passe. Cette méthode d’authentification est relativement peu sécuritaire : lorsque le trafic du
serveur BSCW est intercepté le nom d’utilisateur et le mot de passe pourraient être accessibles par des tiers.
Cette situation peut être améliorée en cryptant le trafic du serveur BSCW. En effet, votre serveur BSCW peut fonctionner en utilisant le protocole HTTPS (une combinaison de HTTP et
un protocole de transport cryptographique) pour la communication entre votre navigateur et le
serveur BSCW. Renseignez-vous auprès de votre administrateur si cette configuration n’est
pas déjà fonctionnelle (dans ce cas, votre adresse de serveur BSCW commence par https:// au
lieu de http://).
Votre serveur BSCW peut également être configuré pour permettre l’utilisation de d’autres
méthodes d’authentification, notamment les méthodes qui peuvent être utilisées dans une variété de services Web sans la nécessité de mémoriser les noms d’utilisateur et mots de passe
différents pour chaque service ou même de s’authentifier plusieurs fois lors de la commutation de services (authentification unique). D’autres méthodes d’authentification disponibles
pour votre serveur BSCW vous sont proposées sur la même page qui s’affiche lorsque vous
vous connectez au serveur.
Une autre méthode d’authentification est l’utilisation d’identificateurs OpenID. Lorsque vous
voyez l’icône OpenID
sur la page de connexion, vous pouvez vous connecter à votre ser18
Mise en Route
veur BSCW en entrant votre identifiant OpenID (une URL). Vous pouvez obtenir un identifiant OpenID de l’un des nombreux fournisseurs OpenID. Après avoir entré votre identifiant
OpenID, votre fournisseur OpenID vous demandera de vous authentifier. Après quoi, vous
serez connecté au serveur BSCW. Le principal avantage de cette méthode est que vous pouvez utiliser votre identifiant OpenID sur tous les sites OpenID compatibles. Plus de détails se
trouvent à l’adresse http://openid.net/.
2.3 Choix du langage de l’interface utilisateur
Le choix de la langue de l’interface du serveur BSCW est une option définie par l’utilisateur.
Il affecte uniquement votre aperçu de l’information présentée. Par défaut, BSCW choisi automatiquement votre langue préférée du navigateur Web en tant que langue de l’interface utilisateur. Vous pouvez définir une langue de l’interface utilisateur de deux manières différentes :
•
Définissez votre langue préférée dans votre navigateur. Par exemple, dans Microsoft
Internet Explorer, sélectionnez « Outils> Options Internet> Général> [langues] », puis
choisissez votre langue préférée. Si la sélection des langues affichées ne contient pas
votre langue préférée, utilisez le bouton [Ajouter] pour ajouter une autre langue.
Déplacez-la vers le haut de la liste en utilisant [Monter] ou [Descendre].
•
Spécifiez la langue d’interface utilisateur directement via Options Préférences , où
vous pouvez également spécifier si vous désirez ou non une détection automatique de
langue via la langue préférée du navigateur.
Vous devez définir la langue de votre interface utilisateur lorsque vous commencez à travailler avec le serveur BSCW. Si vous modifiez la langue préférée de votre navigateur au cours
d’une session BSCW, il peut arriver que le serveur BSCW ne charge pas la nouvelle langue
dans l’interface utilisateur. Dans ce cas, fermez toutes les fenêtres du navigateur, lancez votre
navigateur et connectez-vous à nouveau au serveur BSCW. La nouvelle session BSCW
utilisera votre nouvelle langue préférée.
Lorsque vous choisissez le français comme langue de votre interface utilisateur, l’aide en
ligne sera également en français ; il en va de même pour l’anglais et l’allemand. Toutes les
autres langues de l’interface utilisateur, cependant, n’ont pas leur propre aide en ligne et font
alors usage de la version anglaise.
2.4 Votre profil personnel
Dans le système BSCW, vous disposez d’un profil personnel comprenant des informations
utiles vous concernant, à savoir, nom complet, organisation, adresse, numéros de téléphone,
une photo, des liens vers des informations supplémentaires sur le Web, par exemple une page
d’accueil personnelle et le site Web de votre organisation, votre clé publique pour le chiffrement de documents et des signatures numériques ainsi que vos coordonnées dans les réseaux
sociaux et les services de messagerie instantanée, ce qui permet aux autres utilisateurs d’entrer facilement en contact avec vous.
Les informations que vous entrez dans votre profil personnel sont présentées à votre page personnelle d’informations, ce que les autres utilisateurs peuvent consulter, pour s’assurer que la
personne qu’ils sont sur le point d’inviter dans leur espace de travail sous votre nom
d’utilisateur est bien la personne concernée.
Pour insérer ou mettre à jour des informations dans votre profil personnel,
•
sélectionnez
Mise en Route
Options
Profil
Modifier .
19
Vous pouvez vérifier l’apparence de votre page d’information personnelle en
•
sélectionnant
Options
Profil
Afficher .
Le formulaire « Modifier le profil personnel » dans lequel vous entrez ou mettez à jour votre
profil, dispose d’un certain nombre de sections regroupant l’information contenue dans votre
profil personnel :
o Données personnelles
o Communication
o Fuseau horaire
o Image
o Clé publique
Données personnelles
Les données personnelles vous concernant comprennent le nom complet, l’organisation, les
numéros de téléphone, la page d’accueil, l’adresse postale et l’adresse courriel. Le nom
complet et l’organisation indiqués dans votre profil personnel seront également utilisés dans
les entrées du carnet d’adresses et des pages des membres pour représenter un utilisateur
comme entrée de l’utilisateur. Une telle entrée se lira, par exemple :
jhfaure (Jean H. Faure, Acme Corp)
lorsque le nom complet et l’organisation sont spécifiés, tandis que le même utilisateur sans
nom complet dans son profil personnel serait représenté comme
jhfaure <[email protected]>
Vous pouvez ajouter des balises et une description à vos données personnelles, qui sont présentées dans la section description de votre entrée sur les pages des membres.
Le champ « adresse courriel principale » comporte l’adresse courriel que le serveur BSCW
utilise pour vous envoyer des messages, par exemple, les rapports quotidiens d’activité de
l’espace de travail. Par défaut, c’est l’adresse courriel sous laquelle vous êtes enregistré sur le
serveur BSCW. Si votre adresse courriel a changé ou si vous utilisez des adresses courriels
supplémentaires, veuillez entrer la nouvelle adresse ou les adresses supplémentaires dans le
champ « Ajouter une adresse courriel ». Pour chacune des adresses secondaires, vous devrez
passer par un processus d’enregistrement similaire à votre inscription initiale.
Lorsque vous avez enregistré des adresses courriels supplémentaires, vous pouvez définir
l’une d’elles comme votre adresse courriel principale via la sélection dans le champ approprié. Veuillez prendre note que la configuration du serveur pourrait ne pas permettre à tous
les utilisateurs d’entrer des adresses supplémentaires et pourrait restreindre les adresses admissibles uniquement à certains domaines de messagerie.
Communication
Ici, vous pouvez spécifier des informations permettant à d’autres utilisateurs d’entrer en contact avec vous par les réseaux sociaux ou par l’intermédiaire des services de messagerie instantanée. Pour ajouter un réseau social ou un service de messagerie instantanée à votre profil
personnel,
•
20
sélectionnez une entrée dans la liste déroulante proposée et cliquez sur le bouton [+
Ajouter].
Mise en Route
•
Avec les Réseaux sociaux, spécifiez l’URL sous laquelle vous serez joignables dans le
réseau particulier. Ajoutez éventuellement la description du réseau.
•
Avec un service de Messagerie instantanée, spécifiez le numéro ou l’identificateur de
l’utilisateur. Les services de messagerie instantanée permettent la communication en
temps réel entre deux utilisateurs ou plus, en utilisant la messagerie texte, la voix ou
pour en savoir plus sur certains services.
vidéo téléphonie. Cliquez sur le bouton
•
Pour supprimer un réseau social ou un service de messagerie instantanée de votre profil personnel, cliquez sur le bouton
.
Les données de contacts inscrits seront affichées dans les « Informations de contact » sur
votre page d’information d’utilisateur et seront accessibles aux autres utilisateurs qui
souhaitent entrer en communication avec vous.
Fuseau horaire
Ici vous pourriez choisir votre fuseau horaire local, c’est à dire le fuseau horaire où vous vous
trouvez actuellement. Toutes les informations temporelles présentées à l’interface BSCW,
comme le temps des événements, est ajusté par rapport à cette configuration personnelle. La
valeur par défaut pour le fuseau horaire est le fuseau horaire de votre serveur BSCW.
Si vous choisissez l’option « aucun fuseau horaire sélectionné » comme votre fuseau horaire,
vous pourriez spécifier votre fuseau horaire local dans les champs « Heure » et « Minute » (la
valeur de celui-ci doit être 0 ou 30, sinon il est arrondi à l’une de ces valeurs). Avec d’autres
sélections de fuseau horaire, toute entrée dans ces champs est ignorée.
Vous pouvez également choisir votre format de date préférée, qui est ensuite à nouveau utilisée pour l’affichage de toutes les dates de votre interface utilisateur BSCW.
Image
Afin d’ajouter une photo de vous à votre page d’information personnelle, veuillez :
•
choisir « Utiliser une image existante ou externe » et entrez une URL dans le champ
« URL de l’image » qui pointe vers une image sur le Web.
•
choisir « Télécharger une nouvelle image » pour transférer une image à partir de votre
ordinateur local. Utilisez le bouton [Parcourir ...] pour sélectionner l’image ou entrez
le chemin du fichier dans le champ « Fichier local ». Vous pouvez entrer un nom d’image différent de celui par défaut et une description. Le fichier image téléchargé est
stocké dans votre dossier de départ. Les droits d’accès sont définis de telle manière
que tous les utilisateurs enregistrés peuvent avoir accès à cette image. Après le téléchargement, le champ « URL de l’image » pointera vers ce document image dans
votre dossier racine.
ou
En général, le type MIME et l’encodage de l’image sont correctement reconnus et associés à
l’image. Lorsque cela s’avère nécessaire, le type MIME peut être corrigé à l’aide de
Modifier Type , du document image dans votre dossier d’accueil.
Remarque : Vous pouvez également changer votre image dans votre profil personnel en remplaçant le document image correspondant dans votre dossier d’accueil. Quand vous supprimez
le document image dans votre dossier d’accueil, votre image sera toujours disponible dans
votre page d’information personnelle en raison du droit d’accès dont dispose tous les utilisateurs enregistrés
Mise en Route
21
Clé publique
Votre clé publique est utilisée pour chiffrer et signer numériquement des documents en relation avec l’utilisation du Bureau BSCW. Pour plus de détails consultez l’aide en ligne de du
bureau BSCW (ce programme peut être installé via Options Préférences dans le menu supérieur). Cette section ne s’affiche que si la prise en charge du stockage et l’échange de clés de
cryptage ont été activés sur votre serveur BSCW.
Sélectionnez le fichier de clé publique en utilisant le bouton [Parcourir ...] ou entrez le chemin
du fichier dans le champ « Fichier local ». En option, vous pouvez également donner un nom
et une description de la clé.
2.5 Configuration de votre navigateur Web
Avant d’utiliser le serveur BSCW, veuillez vérifier la configuration de votre navigateur Web.
•
Le navigateur doit toujours communiquer avec le serveur BSCW avant d’utiliser les
pages de son cache. Cela devrait bien fonctionner avec les versions actuelles de la plupart des navigateurs. Si vous avez des doutes à cet égard (les modifications apportées
ne sont pas représentées dans les pages BSCW), vous devriez vérifier votre configuration du navigateur. Dans Microsoft Internet Explorer 7.0, par exemple, choisir « Outils > Options Internet > Général > Historique de navigation [Paramètres] > Fichiers
Internet Temporaires> Chaque fois que je visite une page Web ». La procédure exacte
pour définir cette option dépend de votre navigateur et de sa version.
•
Assurez-vous que l’horloge de votre ordinateur est bien configurée. Sinon la synchronisation entre le serveur BSCW et les pages de votre cache local ne fonctionnera pas
correctement.
•
Afin d’utiliser l’interface utilisateur JavaScript-améliorée, votre navigateur Web doit
être configuré de sorte que JavaScript soit activé et les cookies sont acceptés.
•
Lorsque vous utilisez Internet Explorer, vous devez désactiver « Les messages d’erreurs http » (désactiver l’option « Outils > Options Internet > Avancé > Navigation >
Afficher les messages d’erreurs http »). Sinon Internet Explorer pourrait supprimer les
messages d’erreurs importantes.
Les extensions suivantes sont mises en œuvre sur le serveur BSCW sous forme d’applets
Java.
o Applications d’aide pour le transfert des fichiers et le téléchargeur glisser-déposer –
Assistants de téléchargement pour des transferts confortables.
o Moniteur d’événement – L’outil de veille synchrone du groupe.
o Porte-documents – un outil qui synchronise les objets BSCW avec votre système local
de fichiers.
o Synchronisateur Outlook – un outil qui synchronise la liste de contacts BSCW et les
agendas avec vos données locales Outlook.
o Explorateur d’espace de travail – vous permet de rapidement explorer votre espace de
travail BSCW.
Si vous voulez installer et utiliser l’une de ces extensions, votre navigateur Web doit être
configuré pour interpréter JavaScript et pour exécuter des applets Java qui sont localement
installées. La manière dont ces options sont définies dans votre navigateur varie entre les
22
Mise en Route
plates-formes et les navigateurs. Veuillez consulter le manuel de votre navigateur Web pour
plus d’informations.
Tant que les documents que vous téléchargez à partir de vos espaces de travail peuvent être
affichés par votre navigateur Web (avec l’aide de n’importe quels plug-ins que vous avez
installés), vous n’avez pas besoin de changer la configuration de votre navigateur pour utiliser
BSCW.
Si, toutefois, vous souhaitez échanger des documents dans des formats propriétaires (par
exemple WordPerfect, Excel, Photoshop, etc.) avec d’autres membres de vos espaces de travail, vous devez adapter la configuration de votre navigateur comme suit : Tous les fichiers
que le serveur BSCW envoie à votre navigateur portent un type explicite MIME. Spécifiez à
votre navigateur d’associer certains types MIME qui vous intéressent à une certaine action,
par exemple, en démarrant une application qui s’ouvre et affiche le fichier qui vient d’être
transféré. La procédure à suivre varie entre plates-formes et navigateurs. Veuillez consulter le
manuel de votre navigateur pour plus d’informations
Si votre navigateur Web n’a pas été configuré selon la procédure indiquée, le téléchargement
de fichiers qui ne peuvent pas être manipulés, produira une invite vous demandant de spécifier
le programme à utiliser. Les versions les plus récentes des navigateurs seront généralement en
mesure de vous permettre d’établir un lien entre le type MIME du fichier téléchargé et le
programme à utiliser « à la volée ». Cette association sera ensuite appliquée au prochain
fichier du même type MIME.
Mise en Route
23
3 Concepts et Fonctions de
Base
Ce chapitre décrit les concepts de base et les fonctions de BSCW qui vous aideront à coopérer
avec d’autres utilisateurs dans les espaces de travail partagés.
Quelques détails que nous présentons ci-dessous pourraient ne pas être accessibles dans
certains de vos espaces de travail ou pourraient fonctionner différemment. Cela peut être dû à
une ou plusieurs des raisons suivantes :
•
Le rôle qui vous est attribué (résultant peut-être des droits d’accès réduits).
•
Le niveau de compétence que vous vous êtes défini dans BSCW. Au niveau débutant
– le niveau par défaut lorsque vous commencez à utiliser BSCW – vous verrez moins
d’objets et d’actions que ceux qui sont présentés ici. Vous pouvez modifier votre niveau de compétence tel que décrit au 3.8.2 « Niveaux de compétence » à la page 70.
•
La configuration de votre serveur BSCW ne permet pas certaines fonctions.
3.1 L’interface utilisateur Web
BSCW gère deux types d’objets de base :
o Les objets qui ne contiennent pas d’autres objets
o document
o note
o URL
o rendez-vous
o blogue
o sondage
o contact
o utilisateur
o Les objets qui peuvent contenir d’autres objets :
o dossier
o dossier de recherche
o agenda
o forum de discussion
o blogue
Concepts et Fonctions de Base
25
o courriel
o dossier de modèles
o dossier de site Web
o ensemble de documents
o projet
o phase (d’un projet)
o tâche
o dossier de flux
o liste des contacts
o groupe des membres (d’un espace de travail)
o communauté
o carnet d’adresses
o presse-papiers
o corbeille
Dans son interface utilisateur orienté Web, BSCW affiche le contenu des objets conteneurs au
sein des pages qui partagent une structure de base et une fonctionnalité communes. La page
d’un dossier peut être considérée comme un modèle de ces pages.
Les pages HTML des dossiers, des agendas, des forums de discussion ou des objets personnels tels que le carnet d’adresses, le presse-papiers, etc. ont tous une structure à deux onglets
comprenant des
o un entête et
o une liste d’entrées (le corps)
Les sections suivantes décrivent la structure générale et la fonctionnalité de ces pages en utilisant la page du dossier à titre d’exemple. Les pages des dossiers s’adapteront automatiquement à la largeur que vous choisissez pour la fenêtre du navigateur, de sorte que les fonctions
essentielles sont toujours accessibles avec une fenêtre réduite de navigateur.
3.1.1
L’en-tête
La Figure 7 présente les éléments de la section d’en-tête d’une page de dossier.
Figure 7 : Éléments d’en-tête.
26
L’en-tête d’une page dossier – tout comme la section d’en-tête d’une page d’agenda, d’un carnet d’adresses, etc. – comporte les éléments suivants :
La barre de menu supérieur
comporte le menu pour la création et la manipulation d’objets au sein d’un dossier (ou
agenda, forum de discussion, etc.). Les détails sont donnés à la section 3.3 « Actions »
à la page 36.
Le bouton de déconnexion
ferme votre session BSCW.
La barre des raccourcis d’actions
comporte les actions fréquemment utilisées telle que la création d’objets, c.-à-d. documents, sous-dossiers ou forums de discussion, permet de lancer une recherche, ou
d’obtenir plus d’informations sur le dossier actif.
Le premier raccourci
vous permet d’explorer vos espaces de travail ; un clic sur
l’icône ouvre une fenêtre représentant la hiérarchie complète de votre espace de
travail. Pour un accès rapide à certains espaces de travail, parcourez votre espace de
travail et cliquez sur l’espace de travail afin de l’ouvrir dans BSCW.
La barre d’accès rapide
donne accès aux objets personnels tels que votre dossier d’accueil, presse-papiers, corbeille, carnet d’adresses et agenda. La barre d’accès rapide pourrait disparaître si la
fenêtre du navigateur est trop réduite pour permettre son affichage.
La barre de navigation
spécifie la localisation de l’objet actif dans la hiérarchie de votre dossier d’accueil,
comme chemin de votre dossier d’accueil vers cet objet :
: votre-nom-d’utilisateur
/ espaces de travail actifs. Les noms au sein du chemin du dossier d’accueil sont des
liens vers les pages de dossiers respectifs.
Un champ de recherche est intégré à la barre de navigation ce qui vous permet d’effectuer directement une recherche dans votre espace de travail. Entrez vos termes de
recherche dans le champ et appuyez sur . Les résultats sont présentés dans un dossier de recherche temporaire avec le chemin vers les objets trouvés avec leur descripdans la barre
tion. Pour retourner à votre espace de travail précédent, appuyez sur
d’accès rapide.
La recherche standard (« tout ») va rechercher tous les objets du dossier actif dont le
27
nom apparaît dans les termes de recherche, le contenu, la description, ou les balises.
Vous pourriez sélectionner un autre type de recherche à partir du menu déroulant
apparaissant lorsque vous pointez vers le triangle précédent le champ de recherche :
nom, balises ou documents. Une recherche par nom affiche tous les objets du dossier
courant dont les termes de recherche apparaissent dans le nom. Une recherche par balises affiche tous les objets dont les termes de recherche apparaissent dans la balise, et
une recherche par documents recherche tous les documents contenant les termes de recherche. Remarquez que la recherche par balise et par documents ne sont pas limitées
à l’espace de travail courant, mais s’effectuent dans tous vos espaces de travail.
D’autres détails sur la recherche dans BSCW sont donnés à 3.7 « Recherche » à la
page 64.
La bannière
est vide par défaut ; une bannière comportant du texte et des graphiques pourrait être
insérée individuellement pour chaque dossier. Consultez si vous le souhaitez le paragraphe 3.8.5 « Bannières » à la page 76.
La barre d’outils de sélection multiple
offre un bouton pour :
•
la sélection
•
activer
Hiérarchie
•
ou la désélection
ou désactiver
est active ;
de toutes les entrées de la page active ;
l’affichage des sous dossiers, lorsque l’option
Afficher
appliquer les actions listées aux objets sélectionnés (cases-à-cocher).
Le menu contextuel
(un bouton d’action dans le coin inférieur droit de la section d’en-tête de la page de
dossier) donne accès à toutes les actions qui sont applicables au dossier courant. Le
menu contextuel pourrait être aussi invoqué par un clic droit de la souris n’importe où
sur le titre du dossier (l’appui simultané de la touche Ctrl et du bouton droit de la
souris produit le menu original du navigateur, comme « Enregistrer la cible sous… »).
Un survol de l’icône du menu contextuel par le curseur de la souris, affiche les actions
souvent utilisées (Modifier les propriétés, Couper, Copier, Supprimer) comme un menu contextuel horizontal iconisé.
28
3.1.2
Liste des entrées
La structure d’une page de dossier, de la page de résultats de recherche, etc., consiste en une
liste d’entrées, chacune représentant un objet contenu dans le dossier, le dossier de recherche,
etc. Normalement, chaque entrée d’objet commence par l’icône d’information, suivie d’une
case à cocher pour sélectionner l’objet et une icône représentant le type de l’objet. Ensuite
vient le nom de l’objet, suivi du bouton
du menu actions donnant accès à des actions qui
peuvent être effectuées sur l’objet représenté par l’entrée. La taille d’une entrée est indiquée
en octets, lorsqu’il s’agit d’un dossier elle représente le nombre d’objets qu’il contient. Cette
indication peut être suivie d’icônes menant à des informations supplémentaires, par exemple
dans une page dossier, l’icône de membre
vous dirige vers la page des membres de ce
dossier. Notez que vous pouvez également configurer les informations affichées pour une
entrée via Afficher Colonnes dans le menu supérieur (voir 3.8.4 « Affichages des dossiers » à
la page 74).
Cliquez sur le nom de l’objet ou utiliser
Ouvrir dans son menu actions pour afficher son
contenu. Si l’objet est un document que votre navigateur Web ne peut pas afficher, téléchargez-le. Vous pourrez ouvrir le fichier sur votre système local en utilisant une application appropriée.
Veuillez noter que les entrées au sein des pages de l’agenda apparaissent et fonctionnent un
peu différemment de ce qui est décrit ici pour des entrées de dossier.
Tri des entrées
BSCW peut afficher des entrées ordonnées selon différents critères de tri. Sélectionnez
ficher Trier pour réafficher la page avec les entrées triées selon le critère souhaité :
Af-
•
par nom
•
par type
•
par date de dernière modification
•
par taille
•
par évaluation
•
Vous pourriez aussi trier les entrées en cliquant une colonne d’en-tête dans la liste des
entrées, exemple « Nom » ou « Dernière modification ».
Affichage de contenus complets
Vous pouvez afficher le contenu complet d’un dossier en sélectionnant
le menu supérieur du dossier.
Fichier
Contenu
dans
Cela fera apparaître une liste indentée montrant non seulement les objets directement contenus dans le dossier, mais aussi le contenu des sous-dossiers, sous-sous-dossiers, etc. Cliquez
sur le nom du dossier dans la barre de navigation pour retourner à la vue normale du dossier.
3.2 Objets susceptibles d’être partagés
BSCW dispose de plusieurs types d’objets que vous pouvez créer, gérer et partager dans un
espace de travail. (voir 3.3.3 « Invitation de membres » à la page 40 sur le partage d’un espace
de travail.).
Document (fichier PDF)
29
Document sous contrôle de version [1.2] (fichier HTML)
Note
URL (lien Internet)
Dossier
Liste de contacts
Forum de discussion
Blogue
Dossier de recherche
Flux RSS
Article RSS
Dossier de modèles
Dossier de site Web
Ensemble de documents
Agenda
Sondage
Vote
Fixation de rendez-vous
Projet
Phase
Tâche
Dossier de flux
Lorsque des objets des types énumérés ci-dessus sont listés comme entrées d’une page de
dossiers, l’icône à gauche du nom de l’objet indique le type de l’objet, pour un document,
cette icône indique son type MIME.
3.2.1
Document
Tout fichier transféré à partir de votre système local définit un document dans le système
BSCW. Un document peut contenir du texte, des tableurs, des graphiques, des fichiers d’impression, des photos, des sons, des vidéos et autres types, généralement stockés dans différents formats de fichiers propriétaires. Sur l’Internet, ces formats de fichiers sont identifiés par
leurs types MIME. Chaque document dans le système BSCW est associé à un type MIME
lorsqu’il est transféré vers le serveur. Ce type MIME est représenté par une icône spécifique
en face du nom du document (ou par l » icône
pour un type MIME qui ne dispose pas
d’une icône individuelle sur votre serveur BSCW).
BSCW fournit des fonctions particulières pour deux types d’objets :
Documents en texte simple et en HTML :
Les documents de type MIME text/plain ou text/HTML pourraient être créés et
30
édités directement sur le serveur BSCW (actions Fichier Nouveau Document texte ,
Fichier Nouveau Document HTML et
Modifier Éditer ;voir 8.1 « Édition directe de
documents » à la page 138).
Archives Zip/Winzip et Tar :
BSCW peut créer des archives d’extension Zip/Winzip et Tar à partir d’objets dans un
dossier (incluant les objets personnels tels que votre dossier d’accueil, votre pressepapiers et corbeille). Les archives générées sont aussi des documents BSCW (de type
MIME application/zip ou application/tar). BSCW peut également extraire les
fichiers des archives Zip/Winzip et Tar que vous avez transférés à partir de votre
système local ; les fichiers sont placés dans votre presse-papiers comme documents et
dossiers BSCW (actions
Archiver et
Extraire ; voir 13.1 « Archivage et transfert
des objets » à la page 245).
Selon le type MIME d’un document et la configuration de votre navigateur Web, plusieurs actions peuvent résulter du clic sur le nom d’un document dans une page du dossier :
o le navigateur Web peut interpréter le fichier sous-jacent et l’afficher ;
o un programme sur votre ordinateur local peut être exécuté pour visualiser le fichier ;
o une boîte de dialogue peut s’afficher et vous permettre de sauvegarder le document
comme un fichier local ;
o le navigateur Web pourrait proposer un ensemble d’options pour la manipulation du
document.
3.2.2
Documents sous contrôle de version
Le contrôle de version est un puissant outil qui vous aide à éviter la modification ou la suppression accidentelle d’un document qui est écrit par un certain nombre de personnes et fait
l’objet d’un certain nombre de révisions. Le contrôle de version garanti également que seule
la version la plus récente est utilisée lorsque le document est lu ou copié.
3.2.3
Note
Une note est typiquement un court message que vous créez directement dans BSCW. Les
notes représentent un outil adéquat pour :
o informer les membres d’espace de travail sur un sujet,
o démarrer et organiser une discussion sur un problème,
o demander le point de vue de tous les membres sur un sujet.
Au sein d’un forum de discussion, vous pouvez créer de nouvelles notes indépendantes ou
Répondre à d’autres notes, contribuant ainsi à des fils de discussion. En dehors des forums de
discussion, une note peut exister comme une entrée dans votre presse-papiers ou corbeille
lorsque vous l’avez coupée, copiée ou supprimée.
3.2.4
URL
Semblable à une entrée dans une liste de signets, des objets de type URL permettent d’accéder
directement à un objet qui n’est pas contenu dans le dossier courant, mais se trouve quelque
part sur le Web, sur un serveur FTP ou d’informations, etc. Un objet de type URL peut aussi
être utilisé pour accéder à un objet BSCW dans un autre dossier ou espace de travail sur le
même serveur BSCW. (voir 8.5 « URL pour les objets dans les espaces de travail » à la page
150).
31
Vous pouvez créer un objet de type URL en
•
sélectionnant
Fichier
Nouveau
URL
Dans la section « Général » du formulaire d’actions vous spécifiez l’adresse sous
« URL » (par exemple http://www.bscw.de/files/help-5.0/french/). Vous pouvez
préciser si l’adresse doit être ajoutée à la description ou non ou si seule l’adresse doit
être enregistrée ou également si le document auquel l’URL fait référence doit être
recherché et enregistré. Ce dernier permettra de créer une copie locale du document
qui peut être consulté, même si le document original n’est plus disponible s’il a été
déplacé ou si le serveur n’est pas disponible.
Vous pouvez également saisir un nom pour l’URL (par défaut, son nom est l’adresse),
les balises optionnelles et la description. Enfin, vous pouvez évaluer l’URL. La recherche et l’évaluation peuvent également se faire ultérieurement ; voir les actions
d’URL ci-dessous.
•
Dans la section « Attributs », vous pouvez spécifier vos propres attributs de métadonnées de la nouvelle URL sous la forme de paires nom-valeur (détails au 3.9.1
« Attributs de métadonnées » à la page 77).
•
Appuyez sur [OK] pour créer le nouveau lien (URL)
Les objets de type URL peuvent également être copiés à partir de la page de résultats d’une
recherche Web BSCW ou à partir d’un flux RSS BSCW : Copier des résultats de recherche ou
des articles RSS à votre presse-papiers, puis collez-les dans un dossier.
Les entrées spéciales du menu actions pour les objets d’URL sont :
Information
Vérifier
vérifie la disponibilité de l’URL ;
sauvegarde le contenu du document ou objet référencé par une URL dans votre
espace de travail ;
Récupérer
Modifier Évaluer vous permet d’évaluer la qualité du document ou objet référencé par une
URL sur une échelle de cinq points.
3.2.5
Dossier
Les dossiers sont l’outil de base pour organiser et gérer les objets que vous transférez sur, ou
créez dans le système BSCW. Un dossier peut contenir toutes sortes d’objets, y compris
d’autres dossiers, forums de discussion ou un agenda.
•
3.2.6
Cliquez sur l’icône du dossier ou le nom du dossier pour afficher le contenu du dossier
comme dossier actif.
Liste de contacts
Les listes de contacts sont des dossiers spécialisés pour maintenir les informations de contact
sur les personnes importantes. Les listes de contacts peuvent être créées dans des dossiers
arbitraires de sorte que vous soyez en mesure de maintenir des informations de contact dans le
cadre d’un espace de travail déterminé – ainsi que sur des personnes qui ne sont pas membres
de cet espace de travail ou des utilisateurs de votre serveur BSCW.
3.2.7
Forum de discussion
Un forum de discussion est un dossier qui ne peut contenir que des notes. L’idée de base des
forums de discussion et des notes sont extraites à partir de la plate-forme populaire de
32
nouvelles Usenet. Un forum de discussion correspond à un groupe de nouvelles. L’ensemble
de notes écrites en réponse à d’autres notes précédentes correspond à un fil des articles postés.
Une différence majeure est que BSCW vous permet de contrôler qui peut lire les notes d’un
forum de discussion ou répondre à une note. Cela se fait en transformant le forum de
discussion en un espace de travail partagé et en définissant des droits d’accès différenciés.
Ouvrez le forum de discussion afin de voir les contributions :
•
Cliquez sur l’icône forum de discussion ou le nom du forum de discussion ou sélectionnez
Ouvrir .
Vous pourriez également utiliser les forums de discussion afin d’annoter des documents et des
objets URL.
3.2.8
Blogue
Un blogue (diminutif de Weblog) est constitué d’une séquence d’entrées, qui sont affichées
par ordre décroissant, c’est à dire la dernière entrée est affiché en premier. Les entrées de
blogue en eux-mêmes sont des documents HTML, des bouts de texte généralement assez
courts qui peuvent également contenir des images et des liens vers d’autres documents. Les
blogues diffèrent en termes des utilisateurs qui peuvent lire les entrées et ceux qui peuvent
ajouter de nouvelles entrées. Par défaut, tout ceux qui peuvent lire une entrée peuvent également poster un commentaire.
Les blogues sont affichés dans une mise en page spécifique qui peut également être personnalisée. Les blogues peuvent être affichés de manière autonome ou peuvent être incorporés dans
une page BSCW normale ou une page Web définie par l’utilisateur. En outre, les blogues
peuvent être affichés comme les flux RSS, vous pouvez vous abonner aux flux de tels blogues
afin d’être informés des nouvelles entrées du blogue de nouvelles.
3.2.9
Dossier de recherche
Les dossiers de recherche contiennent les résultats d’une recherche, une liste de liens vers des
objets BSCW dans le cas d’une recherche dans le système BSCW, et une liste d’URL dans le
cas d’une recherche sur le Web.
Le contenu d’un dossier de recherche peut être édité dans son ensemble en :
•
ajoutant une autre section de la liste des résultats générée par un moteur de recherche
en cas de recherche sur le Web ;
•
répétant le processus de recherche avec la même requête afin de mettre à jour les résultats de recherche, ou avec une requête modifiée pour affiner la recherche.
Afin de ne garder que quelques résultats d’une recherche Web pour une utilisation ultérieure,
vous pouvez les sélectionner et les copier dans votre presse-papiers, puis les coller dans un
dossier de votre choix.
3.2.10 Flux RSS
Les flux RSS contiennent des résumés de documents mis fréquemment à jour (par exemple
nouvelles, blogues) sur le Web dans un format normalisé. Dans BSCW, les objets de flux RSS
sont des dossiers spéciaux qui stockent les derniers résumés d’un flux RSS en tant qu’articles
RSS. La sélection peut être mise à jour par une action
Refaire la recherche . Les articles RSS
individuels peuvent être copiés à partir d’un dossier de flux RSS et collés à un autre endroit
comme des objets d’URL qui contiennent un résumé dans leur description et un lien vers
l’article original.
33
3.2.11 Dossier de modèles
Les dossiers de modèles sont des dossiers spéciaux contenant des modèles qui peuvent être
copiés dans d’autres dossiers. Les modèles peuvent être des objets BSCW arbitraires, des documents de tout type, des sondages, des dossiers de flux, des tâches et même des dossiers, y
compris tout leur contenu. Des exemples typiques de modèles sont des modèles de lettres ou
des modèles de feuilles de tableurs avec des formats et une mise en forme plus élaborée ainsi
que des formules complexes. Dans le cas de feuilles de calcul, celles-ci doivent être remplis
avec des contenus spécifiques.
En plus des dossiers de modèle définis par l’utilisateur contenant des modèles pour une utilisation individuelle ou dans un groupe d’espace de travail, il y a aussi des dossiers de modèles
à l’échelle du système accessibles à tous les utilisateurs enregistrés sur le serveur BSCW.
Ceux-ci qui sont gérés par l’administrateur système.
3.2.12 Dossier de site Web
Les dossiers de site Web fournissent un moyen pratique pour créer et gérer un petit site Web à
l’intérieur de BSCW. Outre les documents HTML (« pages ») qui composent le contenu du
site, un dossier de site Web comporte trois documents spéciaux : la page d’accueil qui
s’affiche lorsque vous cliquez sur l’icône du dossier de site Web ou son nom, la page de
présentation qui sert de modèle standard pour tous les autres documents HTML du dossier de
site Web, assurant ainsi une présentation uniforme de toutes les pages dans un dossier de site
Web, et enfin la définition du style, une feuille de style qui définit par exemple les couleurs et
les polices des éléments HTML utilisés au sein des pages du dossier de site Web.
De plus, les dossiers de site Web ont un système d’éléments intégrés d’une syntaxe de type
wiki [element ...], vous permettant d’inclure les fonctionnalités du système BSCW dans
les pages d’un dossier de site Web. Par exemple, on y retrouve la dernière date de modification d’une page, des liens pour l’édition de la page, un affichage de l’historique de la page ou
des menus entiers d’actions.
Un ensemble de documents est un dossier spécialisé, destiné à faciliter la gestion d’un grand
nombre de documents qui doivent être constamment révisés et publiés périodiquement. Un
exemple d’application est la gestion de tous les documents HTML d’un site Web. L’objet de
type « Ensemble de documents » contient des modèles, des ensembles de variables de texte et
d’autres ensembles de documents (afin de permettre une structuration hiérarchique). Les dossiers d’un ensemble de documents disposent d’une action
Évaluer qui produit le document
courant à partir des modèles actuels et des valeurs des variables de texte.
3.2.14 Agenda
L’agenda offre des vues différentes (année, mois, semaine, jour) conformément à « l’apparence habituelle » des agendas. Les utilisateurs peuvent directement entrer un rendez-vous
dans l’agenda. En plus de l’agenda personnel de chaque utilisateur, des agendas de groupe
peuvent être créés au sein des espaces de travail arbitraires et peuvent ensuite être utilisés
comme un agenda commun pour les membres de l’espace de travail et d’autres utilisateurs
(ceci n’est pas possible dans votre dossier d’accueil).
Les fonctions d’agenda vous assistent dans la fixation, la préparation et la documentation d’un
rendez-vous pour un groupe de participants invités. La sélection des participants n’est pas
limitée aux membres de l’espace de travail dans lequel vous créez le rendez-vous.
34
3.2.15 Fixation de rendez-vous
La fixation de rendez-vous aide à déterminer une date convenable pour un rendez-vous du
groupe. L’organisateur d’un rendez-vous de groupe planifie la rencontre en précisant les dates
possibles et les participants. Les participants peuvent être des utilisateurs de BSCW ainsi que
d’autres personnes. Les participants sont avisés par courriel et pourraient voter sur les dates
proposées. Les organisateurs déterminent la date définitive de rendez-vous en fonction du
résultat du vote et tous les participants en sont informés.
3.2.16 Sondage et vote
Un sondage est constitué d’un certain nombre de questions, caractérisées chacune par une
liste de réponses. Un sondage est ouvert pour le vote soit aux membres du groupe d’un espace
de travail, au sein duquel il a été créé, ou soit ouvert au grand public. Le vote est limité à la
période de vote du sondage. Les résultats du sondage peuvent être visualisés sous forme graphique, pendant et après la période de vote, les résultats peuvent également être exportés pour
un traitement ultérieur.
Un vote diffère d’un sondage en deux points : les votes sont personnels et non anonymes,
c’est à dire que chaque participant peut avoir accès au vote des autres, et les participants d’un
vote peuvent être des personnes arbitraires identifiées par leur nom d’utilisateur ou adresse
courriels, i.e. que les participants ne sont pas limités au groupe des membres de l’espace de
travail dans lequel se déroule le vote.
3.2.17 Communauté
Les communautés permettent à de grands groupes d’utilisateurs dotés de droits d’accès égaux,
d’accéder à un espace de travail indépendamment de la taille de la communauté, tout en conservant les performances du serveur. Ils offrent également des plates-formes auto-organisées
aux utilisateurs ayant des intérêts similaires.
3.2.18 Projet et phase
Les outils projets et phases rendent possibles la gestion d’un projet grâce à une planification
temporelle et au contrôle de son avancement. Les deux types d’objets sont mis en œuvre dans
BSCW comme des dossiers spéciaux, qui pourraient contenir des documents et des forums de
discussion. Un projet est destiné à être entrepris dans un délai de temps limité et à un objectif
défini. Le délai d’un projet peut être précisé par sa date de début et de fin. Les projets peuvent
encore être divisés en plusieurs phases.
Une phase est une partie autonome d’un projet et peut être divisée en tâches distinctes. Une
phase fait toujours partie d’un projet et son échéancier, par exemple, sa date de début et sa
date d’achèvement, sont limitées par les délais du projet. Les délais des phases d’un projet
peuvent se chevaucher.
3.2.19 Tâche
Une tâche est une activité à exécuter. Une ou plusieurs personnes sont chargées de sa mise en
œuvre ou de la supervision de son exécution. Habituellement les tâches sont inhérentes à un
processus (phase ou projet), mais elles peuvent aussi être autonomes. Une tâche peut être
effectuée par la mise à disposition de résultats. Les tâches peuvent avoir une durée estimée et
une date limite. Chaque utilisateur dispose d’une liste de tâches personnelles qui contient
toutes les tâches que l’utilisateur a à faire.
35
Les tâches peuvent être divisées en sous-tâches. Les sous-tâches pourraient être combinées
pour former un flux de travail de sorte qu’une tâche est fonction des résultats d’autres tâches.
Les flux de travail peuvent être changés à la volée lors de l’exécution en rajoutant des tâches
ou en supprimant d’autres ou en réassignant des tâches existantes à d’autres utilisateurs pour
leur exécution. Les flux de travail peuvent être copiés pour une réutilisation.
3.2.20 Dossier de flux
Les dossiers de flux sont comme des dossiers ordinaires en ce qu’ils contiennent un certain
nombre d’autres objets tels que des documents et des notes. En outre, ils ont une liste de
tâches associées qui doivent être effectuées avec le matériel contenu dans le dossier. Un dossier de flux est transmis aux utilisateurs chargés de l’exécution des tâches individuelles dans
l’ordre indiqué dans le dossier de flux.
Les tâches d’un dossier de flux se composent d’un nom, d’une description informelle et d’un
responsable. Elles ne sont pas des objets en soit, mais une partie de leur dossier de flux. Elles
ne doivent pas être confondues avec les tâches propres décrites ci-dessus.
3.2.21 Courriel
Vous pouvez envoyer un courriel directement à un dossier du serveur BSCW si le dossier le
permet. Ces courriels peuvent contenir des pièces jointes arbitraires et sont stockés dans
BSCW comme des objets de type courriel en fonction du standard Internet RFC 822.
En ajoutant l’adresse courriel d’un dossier BSCW à une liste de distribution du projet, vous
pouvez, par exemple, créer une archive complète de courriels du projet. Les membres du
projet n’ont donc plus besoin de stocker tous les courriels importants au sein de leurs propres
systèmes de messagerie.
L’envoi de documents à un dossier comme pièces jointes d’un courriel est une alternative
pratique au transfert de ces documents en utilisant l’interface Web.
3.3 Actions
Dans BSCW, une action peut être déclenchée par la sélection d’un élément de menu ou en
cliquant sur un bouton, un lien ou une icône, représentant chacun l’action. Dans l’interface
utilisateur Web ces déclencheurs d’action peuvent prendre les formes suivantes :
Menus :
Barre de menu supérieur, par exemple
Fichier
Menu contextuel et menu actions, par exemple
Nouveau
Modifier
Document
Propriétés
Boutons :
Barre de menu de raccourcis d’actions
donne accès aux actions fréquemment utilisées.
Barre d’accès rapide.
Exemple :
ouvre votre presse-papiers
Barre de navigation
Exemple : « :votre-nom-d-utilisateur » ouvre votre dossier d’accueil.
36
Barre d’outils de sélection multiple, par exemple
(couper) or
(supprimer).
Liens ou icônes dans l’entrée d’une liste de dossiers.
Exemple :
affiche la liste des membres d’un groupe d’espace de travail.
À l’exception évidente de la barre de raccourcis d’actions, les actions déclenchées par des
boutons de navigation sont des actions simples : ils ouvrent et affichent une nouvelle page
montrant un autre dossier, un document, les membres d’un dossier, une page d’information
d’utilisateur, etc.
Pour le reste de cette section, nous nous focalisons sur les actions déclenchées via des menus,
qui ont besoin d’un peu plus d’explications.
Gardez à l’esprit que les actions auxquelles vous avez accès dans les divers menus dépendent
aussi de :
o du niveau de compétence que vous avez défini dans vos préférences et,
o du rôle (c.-à-d. des droits d’accès) que vous avez conformément sur un dossier et des
objets qu’il contient.
3.3.1
Création d’objets
Dans la présentation de la page du dossier, les entrées de menu qui créent des objets de différents types sont situées à quatre endroits :
•
Dans la barre de menu supérieur, vous pouvez créer des objets dans le dossier actif en
sélectionnant l’entrée du type d’objet dans le menu Fichier Nouveau , par exemple.
Fichier Nouveau Dossier crée un nouveau sous-dossier du dossier actif. Le formulaire d’actions comporte trois sections :
•
Dans la section « Général », vous entrez le nom, les balises optionnelles et la description.
•
Dans la section « Suivi automatique des différentes versions », vous spécifiez si
les documents dans le nouveau dossier doit être automatiquement mis sous
contrôle de version (voir plus de détails au 8.3.6 « Gestion automatique des
versions » à la page 147).
•
Dans la section « Attributs », vous pouvez entrer vos propres attributs de métadonnées du nouveau dossier dans la forme de paires nom-valeur (voir détails au 3.9.1
« Attributs de métadonnées » à la page 77).
•
Enfin appuyez sur [OK] pour créer le nouveau dossier.
•
La barre de raccourcis d’actions permet de créer des objets fréquemment utilisés dans
le dossier actif, par exemple en cliquant sur
crée également un nouveau sousdossier dans le dossier courant avec exactement la même action que le formulaire
d’actions ci-dessus.
•
Le menu contextuel permet de créer de nouveaux objets dans le dossier actif en sélectionnant le type d’objet à partir du menu
Nouveau , par exemple.
Nouveau Forum
de discussion .
•
Les menus actions d’entrées du dossier (ou entrées d’autres objets conteneurs comme
les forums de discussion, les dossiers de site Web ou projets) disposent également
d’un menu
Nouveau pour créer de nouveaux objets ; par exemple.
Nouveau
Sondage dans le menu actions d’un sous-dossier crée un nouveau sondage dans ce
sous-dossier.
37
Toutes les actions pour la création d’un nouvel objet feront apparaître un formulaire pour permettre d’écrire les informations dont BSCW a besoin afin de créer le nouvel objet. Le formulaire dépend du type d’objet sélectionné. Pour les différents types d’objets voir 3.2 « Objets
susceptibles d’être partagés » à la page 29.
Certains objets ne peuvent être créés qu’au sein de certains autres objets, par exemple des
notes ne peuvent être créés qu’au sein de forums de discussion, les phases ne peuvent être
créés qu’au sein de projets. La création de communautés par le biais du menu Fichier n’est
possible que dans votre dossier personnel et carnet d’adresses
Remarque : Vous pouvez créer des espaces de travail partagés dans votre dossier d’accueil via
Fichier Nouveau Espace de travail qui est un raccourci pour d’abord créer un dossier privé,
puis inviter d’autres utilisateurs en tant que membres (voir 3.3.3 « Invitation de membres » à
la page 40). Cette action est disponible uniquement dans les dossiers d’accueil et est destinée
à éviter une confusion entre les espaces de travail et les communautés aux nouveaux utilisateurs.
3.3.2
Téléchargement de documents
BSCW vous permet de transférer un fichier local vers un dossier et d’en faire un document
sur le serveur BSCW. Si vous utilisez un navigateur Web avec des fonctionnalités de téléchargement de fichier intégré (par exemple Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer ou
Safari d’Apple), vous n’avez besoin d’aucun logiciel supplémentaire pour transférer des documents.
Si vous avez à transférer des documents volumineux ou un grand nombre de documents régulièrement, vous devriez envisager d’utiliser l’un des assistants de téléchargement BSCW disponibles (pour plus de détails voir 13.5 « Assistants de téléchargement » à la page 250).
Pour transférer des fichiers à partir du navigateur,
•
sélectionnez Fichier Nouveau Document pour afficher le formulaire « Télécharger un
document », qui comporte trois sections « Général », « Suivi automatique des
différentes versions » et « Attributs ».
•
Dans la section « Général », vous pouvez sélectionner un fichier à partir de votre système de fichiers local, en utilisant la boîte de dialogue habituelle « Ouvrir fichier ». Le
chemin du dossier et le nom du fichier que vous sélectionnez sont automatiquement
copiés dans le formulaire. Le nom du fichier sera utilisé par BSCW comme le nom du
document, sauf si vous entrez un nom différent dans le champ « Nom ». Choisir un
nom de document significatif, de sorte que les autres membres de l’espace de travail
sachent à quoi se rapporte le document.
Les caractères spéciaux dans le nom du document comme les accents ou les trémas
devraient être évités lorsque vous envisagez coopérer à travers diverses plates-formes,
par exemple Windows et Macintosh. L’extension de fichier utilisée pour indiquer le
type de fichier sur certaines plates-formes devrait être conservée dans le nom du document, car il facilite la reconnaissance du type de fichier lorsque le document est téléchargé à nouveau par d’autres membres de l’espace de travail : le nom du document
BSCW est la valeur par défaut du nom local du fichier
•
38
Vous pouvez librement entrer dans le champ « Balises » des balises pour caractériser
les nouveaux documents. Ces balises peuvent être utilisées dans des recherches. Plusieurs balises doivent être séparées par des blancs. Il n’y a pas de distinction entre majuscules et minuscules dans les balises.
•
Dans le champ « Description » vous pouvez entrer une description du contenu du
document ou des instructions pour son utilisation.
•
Vous pouvez fournir une évaluation de la qualité du document en sélectionnant l’une
des évaluations offertes. Vous pouvez également évaluer le document plus tard, ou
changer votre note en utilisant
Modifier
Évaluer . BSCW affiche toutes les
évaluations sur la page d’information du document ; la moyenne de toutes les notes est
présentée comme une icône dans la colonne « Évaluation » de l’entrée du document
(avec deux votes, la note moyenne est retenue).
•
En outre, vous pouvez spécifier le type MIME du document (la désignation normalisée
d’un type de fichier sur Internet). En général, les navigateurs Web ainsi que les assistants de téléchargement BSCW permettent de détecter le type MIME correct et le
joindre automatiquement au document. Cependant, il peut être parfois nécessaire de
sélectionner le type MIME correct de manière explicite. De même, un encodage possible appliqué au fichier est détecté correctement dans la plupart des cas. Occasionnellement, vous devriez peut-être spécifier l’encodage dans le champ correspondant.
Vous pouvez changer le type MIME et l’encodage plus tard, en utilisant
Modifier
Propriétés dans le menu actions du document.
•
La section « Suivi automatique des différentes versions » n’apparaîtra que si vous devenez le propriétaire du nouveau document, c’est à dire si vous êtes le propriétaire du
dossier dans lequel le nouveau document est créé. Dans cette section, vous pouvez entrer les options de gestion des versions pour le nouveau document, qui peuvent différer
des options de gestion automatique de versions valides pour le dossier en cours. Pour
de plus amples détails, voir 8.3.6 « Gestion automatique des versions » à la page 147.
•
Dans la section « Attributs », vous pouvez spécifier les attributs de métadonnées du
nouveau document. Ces attributs peuvent également être utilisés pour les recherches.
Le premier ensemble d’attributs est prédéfini : la clé et les attributs secondaires sont
utilisés pour le chiffrement et les attributs DC pour la classification de documents
selon la norme Dublin Core (consulter la section 3.9.1 « Attributs de métadonnées » à
la page 77). Avec ces attributs, vous pouvez ajouter d’autres valeurs en cliquant sur
l’icône d’ajout . La catégorie et les attributs prioritaires sont indiqués dans les listes
de dossiers dans lesquels le document apparaît, lorsque les colonnes respectives sont
activées via le menu Afficher Colonnes dans le menu supérieur.
•
Vous pourriez aussi définir vos propres attributs en indiquant le nom et la valeur de
l’attribut. Ajouter des attributs en cliquant sur [Nouvel attribut]. Supprimer les
attributs déjà entrés en supprimant le nom. Les attributs définis par l’utilisateur
pourraient également être utilisés dans les recherches .
•
Appuyez sur [OK] pour finalement transférer le nouveau document.
Vous pouvez modifier toutes les informations que vous avez entrées sur le nouveau document
en sélectionnant
Modifier Propriétés dans le menu actions du document, qui utilise le
même formulaire d’action que l’action de téléchargement ci-dessus.
Après le téléchargement, une présentation supplémentaire PDF du nouveau document peut
être générée si la conversion au format PDF a été configurée pour le type MIME du document
sur votre serveur BSCW.
•
Sélectionner
•
Dans la section « Général », déplier le champ type MIME s’il ne l’est pas déjà.
Modifier
Propriétés
dans le menu actions du document.
39
•
Cochez la case « Générer une présentation PDF du document » et confirmer avec
[OK].
La représentation PDF d’un document est maintenue avec le document original sur le serveur
BSCW. Chaque fois que vous cliquez sur le nom du document dans une liste de dossiers, cette
représentation PDF est visualisée. Lorsque vous utilisez cependant,
Ouvrir ou
Modifier
Éditer dans le menu actions du document, vous obtenez le document original dans l’application appropriée ou pour le téléchargement. La représentation PDF peut être révoquée en décochant à nouveau la case correspondante.
Attention : Si vous téléchargez un document dans un dossier, qui contient déjà un document
portant le même nom et le même type MIME, le document existant est remplacé par le document téléchargé. Pour éviter l’écrasement d’un document
sélectionner
Accès Verrouiller dans le menu actions du document pour définir un
verrou (amovible)
Si un document est sous contrôle de version, il ne peut être écrasé par le téléchargement d’un
document portant le même nom et le même type MIME, mais plutôt une nouvelle version du
document.
•
Remarque : Lorsque vous transférez un document dans un espace de travail partagé dont vous
n’êtes pas le propriétaire, le document transféré devient la propriété de l’utilisateur titulaire du
dossier et non le vôtre, vous qui l’avez créé. L’espace disque utilisé par ces documents est
ajouté au quota d’espace disque utilisé par le propriétaire de cet espace de travail. Lorsque le
contrôle de l’espace disque (« système de quotas ») a été activé sur votre serveur BSCW, le
téléchargement de documents volumineux par les membres d’un espace de travail peut
entraîner des problèmes pour le propriétaire (violation de la limite d’espace disque). Puisque
les propriétaires des espaces de travail en sont généralement les gestionnaires, ils peuvent bien
sûr détruire des documents volumineux, en cas de problèmes. Si le contrôle de l’espace disque
est activé sur votre serveur BSCW, sélectionnez Fichier Infos dans le menu supérieur de
votre dossier d’accueil pour inspecter l’espace disque utilisé par tous les objets que vous
possédez.
3.3.3
Invitation de membres
Vous pouvez transformer un dossier privé en un espace de travail partagé en invitant d’autres
utilisateurs en tant que membres – vous êtes ainsi le premier membre et le propriétaire de
l’espace de travail.
•
Sélectionnez Fichier Accès
déclencher cette action.
Inviter un membre
dans la barre de menu supérieur pour
Pour plus de détails voir la section 4.1.1 « Créer des espaces de travail partagés : Inviter
d’autres utilisateurs » à la page 83. En invitant d’autres membres dans un espace de travail
partagé, vous agrandissez le groupe de personnes qui peuvent accéder à l’espace de travail et
les objets qu’il contient. Avant de faire d’un dossier privé un espace de travail partagé,
veuillez consulter la section 4.1 « Créer et gérer des espaces de travail partagés » à la page 83
et la section 4.2 « Droits d’accès et rôles » à la page 91 qui expliquent comment modifier les
droits d’accès des membres dans un espace de travail partagé.
Un dossier privé, un espace de travail partagé, un dossier, un forum de discussion au sein d’un
espace de travail est transformé en un espace de travail public en sélectionnant Fichier Accès
Accès public (par défaut cet espace est uniquement accessible aux gestionnaires). Cette fonc-
40
tionnalité peut avoir été désactivée par votre administrateur BSCW pour des raisons de sécurité.
Vous pouvez spécifier quelles actions sont possibles pour l’accès anonyme dans un espace de
travail public. Cela vous donne un contrôle d’accès étendu. Par défaut, chaque utilisateur est
autorisé à lire tous les documents dans un dossier public. Tous les objets publiés sont listés
dans l’espace public du serveur BSCW. Cet espace public, qui est un dossier communautaire
nommé « public », peut être consulté en sélectionnant Aller à Espace public dans le menu supérieur ou en cliquant sur l’icône de communauté dans la barre d’accès rapide
.
Les actions décrites ci-dessus sont également offerts dans les menus actions de dossier ou des
entrées de forum de discussion ( Accès Inviter un membre et
Accès Accès public ).
Si vous prévoyez inviter un grand nombre d’utilisateurs à un espace de travail, envisagez
l’ajout une communauté à l’espace de travail. Les communautés peuvent accueillir un nombre
important de membres et permettre l’accès à un espace de travail communautaire sans perte
de performances.
3.3.4
Actions sur les objets d’un dossier
Les actions sur les objets dans un dossier peuvent être invoquées de différentes manières.
BSCW marque une différence entre :
•
•
L’application de l’action à plusieurs objets en parallèle via :
•
la sélection des objets en cochant les cases sur le côté gauche des entrées d’objet,
et
•
en sélectionnant l’action à partir de la barre d’outils de sélection multiple ;
L’application de l’action à un objet spécifique via la sélection d’une entrée d’action à
partir du menu actions de l’objet .
Les actions de la barre de sélection multiple sont également disponibles dans les menus
actions individuels des entrées d’objet. Certaines actions sont également accessibles dans la
barre de menu supérieur sous Fichier dans le dossier courant et sous le menu Éditer pour la
sélection des entrées des objets courants.
3.3.4.1 La barre d’outils de sélection multiple : Actions sur les objets sélectionnés
Quand une action doit être appliquée à plusieurs objets en parallèle, vous devez d’abord sélectionner les objets. Vous pouvez le faire en :
•
activant les cases à cocher respectives sur le côté gauche des entrées d’objet ;
•
sélectionnant toutes les entrées dans la page du dossier en cliquant sur dans la barre
d’outils de sélection multiple. Ceci peut également être fait en sélectionnant Éditer
Tout sélectionner dans la barre de menu supérieur.
Lors de la sélection des objets pour une action simultanée, vous pouvez également désélectionner tous les objets déjà sélectionnés en
•
cliquant sur dans la barre d’outils multi-sélection. Cela peut également être fait en
sélectionnant Éditer Tout désélectionner dans la barre de menu supérieur.
Après avoir sélectionné les objets auxquels l’action doit être appliquée, vous devez cliquer sur
l’icône appropriée dans la barre d’outils de sélection multiple pour déclencher l’action. Les
41
noms des actions sont présentés sous forme d’infobulles lorsque vous déplacez le curseur sur
les icônes d’action. Vous trouverez également ces actions comme des options dans le menu
Éditer de la barre de menu supérieur ainsi, vous pouvez par exemple sélectionner,
(Vu) ou
Éditer Vu .
Si vous avez sélectionné des objets pour une action qui ne peut être effectuée sur l’ensemble
de ces objets, BSCW n’appliquera l’action que sur les objets sélectionnés où l’action est « légitime ». S’il n’y a aucun objet dans le dossier pour lequel une action serait légitime, l’icône
correspondante ne sera pas visible dans la barre de sélection multiple.
Dans la suite, nous décrivons ce que les actions de la barre d’outils de sélection multiple déclencheront :
Vu – indique à BSCW que vous avez pris note des événements courants ((c.-à-d. des
actions précédentes sur les objets sélectionnés) et que vous ne voulez plus en être
rappelé. Les icônes d’événements dans les entrées sélectionnées sont supprimées.
Remarque : « Vu » est appliquée de manière récursive à l’ensemble du contenu d’un
dossier et ses sous-dossiers. En tant que raccourci, « Vu » affecte tous les objets d’un
dossier lorsqu’aucun objet n’est sélectionné. Ainsi, l’effet est identique à la sélection
de Fichier Vu dans la barre de menu supérieur.
Envoyer un courriel – vous permet d’envoyer les objets sélectionnés et leur contenu
complet par courriel (en pièces jointes) ou par télécopieur. Vous pouvez également
envoyer des liens vers les objets par courriel. La sélection de l’action d’envoi affiche
un formulaire aux fins de distribution par courriel, ou vous pouvez choisir aussi bien la
distribution par télécopieur. Pour la distribution par courriel, les destinataires peuvent
être sélectionnés à partir de votre carnet d’adresses, leurs adresses courriels ou
numéros de télécopieur peuvent également être entrés directement dans le formulaire.
Couper – transfère les objets sélectionnés à votre presse-papiers.
Copier – stocke les copies des objets sélectionnés dans votre presse-papiers.
Coller – transfère les objets de la sélection courante de votre presse-papiers au dossier
sélectionné. Si rien n’est sélectionné, la sélection actuelle dans votre presse-papiers est
transférée dans le dossier actif. Notez que vous ne pouvez sélectionner qu’un seul dossier dans lequel les objets du presse-papiers doivent être transférés.
Supprimer – transfère les objets sélectionnés à votre corbeille.
Remettre – renvoie les objets sélectionnés de votre corbeille aux emplacements à partir
desquels ils ont été supprimés, i.e déplacés vers la corbeille.
Archiver –génère un fichier Zip/Winzip ou archive « Tar » des objets sélectionnés.
L’archivage est particulièrement utile si vous voulez télécharger un grand nombre de
documents.
Évaluer – vous permet d’évaluer la qualité des documents sélectionnés ou des objets
référencés par les URL sélectionnées.
au carnet d’adresses – ajoute des liens aux objets sélectionnés dans une page des
membres
http://translate.googleusercontent.com/translate_f
_Members’_pagedans votre carnet d’adresses (s’ils n’y sont pas déjà).
à la communauté – crée une communauté incluant les objets sélectionnés dans une
page des membres en tant que membres.
42
au porte-documents – inclut des liens vers les dossiers sélectionnés dans votre portedocuments http://translate.googleusercontent.com/translate_f - _Briefcasepour
la synchronisation avec votre ordinateur local.
au portail – génère des widgets dans votre portail personnel qui correspondent à des
objets sélectionnés. Dans le cas de dossiers ou de forums de discussion, par exemple,
les widgets affichent le contenu des dossiers ou des forums de discussion sélectionnés.
Exporter vCard – garde les objets sélectionnés par l’utilisateur dans une page des
membres
ou
votre
carnet
d’adresses
http://translate.googleusercontent.com/translate_f - _Address_book_1dans un
fichier vCard (*. vcf) sur votre ordinateur local pour l’importation des informations de
contact contenues dans les applications locales telles que Microsoft Outlook.
3.3.4.2 Menu actions : Actions sur un seul objet
Les actions sur un seul objet sont invoquées en sélectionnant l’entrée des actions dans le menu
actions de l’objet . Notez que le menu actions peut également être invoqué par un clic droit
de la souris, cliquez n’importe où sur l’entrée de l’objet (l’appui sur la touche Ctrl avec le clic
droit de la souris affiche le menu d’origine du navigateur, par exemple pour « Enregistrer la
cible sous ... »). Un survol de l’icône du menu actions par le curseur de la souris affiche les
actions souvent utilisées (Modifier les propriétés, Couper, Copier, Supprimer) comme un
menu iconisé d’actions horizontal.
Certaines des entrées dans le menu actions sont spécifiques à un type d’objet particulier. Par
exemple, les actions proposées pour un dossier et un document sont différentes.
Selon le niveau de compétence que vous vous êtes défini, vous pourriez avoir accès à moins
d’entrées d’actions sur l’ensemble des actions possibles pour un type d’objet donné. En outre,
BSCW n’affiche pas les entrées du menu actions que vous ne pouvez pas utiliser, parce que
vous n’avez pas les droits d’accès nécessaires sur un type d’objet spécifique ou un dossier
complet ou un espace de travail.
Ci-dessous nous listons la plupart des actions proposées dans les menus actions dans l’ordre
dans laquelle elles apparaissent dans un menu actions.
o Général
o Modifier
o Nouveau
o Accès
o Lier
o Envoyer à
o Déplacer
o Lien
Général
Ouvrir
ouvre et affiche l’objet (dossier, document, agenda, etc.).
affiche une liste indentée, contenant non seulement les objets contenus directement dans le dossier, mais aussi le contenu des sous-dossiers, sous-sous-dossiers, etc.
Contenu
Information
Général
affiche la page d’informations de l’objet.
43
Historique affiche tous les événements de modification qui ont eu lieu depuis la création de l’objet.
indique que vous avez pris note des événements récents afférents à l’objet Les
icônes des événements correspondants sont supprimés.
Vu
Options d’événements vous permet de configurer les événements concernant l’objet,
étant donné que vous souhaitez être informé par exemple, des icônes ou du rapport
d’activité quotidien de l’espace de travail.
vous permet de spécifier une ou plusieurs dates auxquelles vous souhaitez
recevoir un courriel de rappel concernant le document courant.
Se réinscrire
Événements de document affiche sous forme d’une carte les événements de lecture,
modification et création concernant les documents de l’espace de travail courant.
génère un fichier .csv des événements associés à l’objet courant
pour un traitement ultérieur, par exemple avec un tableur approprié.
Exporter événements
: Ce sous-menu résume toutes les actions concernant les modifications de l’objet
courant. Différents types d’objets autorisent différentes actions de modification.
Modifier
Propriétés vous permet de modifier toutes les propriétés de l’objet courant. Cela inclut
toutes les spécifications que vous avez faites lors de la création de l’objet : nom, description, balises, notation et attributs. En tant que propriétaire, vous pouvez aussi
changer les paramètres de gestion automatique de versions des dossiers et des documents.
vous permet d’éditer des documents textes et des notes (texte et HTML) directement sur le serveur BSCW. Sous certaines conditions, des fichiers Microsoft Office peuvent aussi être modifiés de cette façon.
Éditer
télécharge un fichier à partir de votre système informatique local qui remplace le document actuel. Le document écrasé et remplacé n’est plus accessible.
Remplacer
Contrôle de version impose le contrôle de version sur un document. Vous pouvez entrer
une description de la version de base, le numéro de version initial et l’état. Pour les
documents déjà sous contrôle de version, le menu de modification offre des actions
supplémentaires telles que Réviser , Gérer les versions qui sont abordés au 8.3
« Documents sous contrôle de version » à la page 143.
vous permet d’évaluer la qualité d’un document ou un objet référencé par une
URL sur une échelle de 5 points. Une note remplacera votre note précédente, le cas
échéant. Tous les votes effectués par les membres de l’espace de travail sont affichés
dans la page d’information de l’objet. La note moyenne est affichée sous forme iconisée dans la colonne « Évaluation » de l’entrée de l’objet.
Évaluer
Éditer la copie génère une copie d’un document texte ou HTML et vous permet de
éditer ensuite la copie.
: Ce sous-menu existe uniquement avec des objets conteneurs, i.e. des objets qui
peuvent contenir d’autres objets (dossiers, des forums de discussion, etc.). Il donne un résumé
de toutes les actions que génèrent de nouveaux objets dans l’objet propre à ce conteneur. Les
objets qui peuvent être générés dépendent du type du conteneur d’objet donné.
Nouveau
Accès : Ce sous-menu résume toutes les actions que régit l’accès à l’objet, c.-à-d. qui peut
faire quoi avec l’objet concerné.
Inviter un membre vous permet d’inviter un nouveau membre à un espace de travail ou
forum de discussion.
44
Accès public transforme un dossier ou un forum de discussion en un espace de travail
public. Pour un meilleur contrôle, vous pouvez spécifier les actions autorisées (c.-à-d.
ajouter un dossier, de documents, discussion, note, URL) pour l’accès anonyme. Pour
des raisons de sécurité, la valeur par défaut est en mode accès de lecture seulement.
Télécharger par courriel
documents par courriel.
ouvre l’espace de travail donné pour le téléchargement de
Verrouiller verrouille le document concerné pour éviter toute modification accidentelle
ou suppression du document. Vous devez préciser la raison de la mise en place d’un
verrouillage. Ce texte est affiché lorsque l’icône dans la colonne « Partager » est
cliquée ; à l’occasion, vous pouvez à nouveau déverrouiller le document ; d’autres
membres pourraient aussi vous « voler » le verrou.
Geler protège le document des modifications apportées par d’autres membres de
l’espace de travail. Les documents gelés peuvent uniquement être lus par défaut par
les autres. Par défaut, le gel n’est possible que pour les gestionnaires et les créateurs.
Ajouter un rôle vous permet de définir un nouveau rôle basé sur des modèles standards
ou des catégories d’actions.
Modifier un rôle vous permet de modifier les droits d’accès d’un rôle existant, supposant que vous ayez la permission de le faire.
vous permet d’assigner un nouveau rôle et donc de nouveaux droits
d’accès à un autre membre, si vous avez l’autorisation nécessaire.
Affecter un rôle
Joindre : Les actions de ce sous-menu vous permettent d’ajouter d’autres objets à l’objet
spécifié en pièces jointes. Ainsi, vous pourriez joindre une note à un document ou une URL.
La note jointe est générée lors du téléchargement du document.
: Ce sous-menu résume toutes les actions qui transforment l’objet donné vers un
autre format ou l’exporte ailleurs. Les actions possibles dépendent du type de l’objet. Les
exemples sont l’archivage des dossiers, la conversion de documents ou la préparation des
listes de dossiers d’impression ou les listes de contacts en Format PDF.
Envoyer à
Déplacer
Couper
Copier
transfère l’objet à votre presse-papiers.
transfère une copie de l’objet à votre presse-papiers.
Remarque : Copier un dossier signifie copier de manière récursive tous les objets qu’il contient, y compris tous les sous-dossiers, et sous-sous-dossiers, etc. Dans certains cas, un lien
vers le presse-papiers ou l’action de couper auront le même résultat, et pourront faire économiser beaucoup d’espace de stockage.
transfère la sélection courante d’objets du presse-papiers vers un objet, dans ce cas
un dossier, un forum de discussion ou un autre objet conteneur.
Coller
Supprimer
transfère l’objet vers votre corbeille.
: Ce sous-menu résume toutes les actions que génèrent un lien à l’objet donné et de
l’associer à un autre objet. Les liens ont pour objectif de rendre disponible plusieurs entrées
qui réfèrent toutes au même objet à plusieurs emplacements dans la structure hiérarchique de
votre dossier, sans devoir copier l’objet. La suppression d’un lien ne détruit pas un objet tant
qu’il existe d’autres liens, c.-à-d. se référant à l’objet.
Lien
vers le presse-papiers crée un lien à l’objet courant dans votre presse-papiers, d’où vous
pourriez le coller dans un autre dossier (uniquement pour les gestionnaires).
45
en tant que lien
crée un lien vers l’objet courant dans vos signets.
au porte-documents crée un lien vers l’objet courant qui est dans ce cas dans un dossier,
dans votre porte-documents, pour la synchronisation des données qui se trouvent sur
votre ordinateur local.
au portail génère un widget dans votre portail personnel qui correspond à l’objet courant. Dans le cas d’un forum de discussion ou dossier, par exemple, le widget affiche
le contenu du forum de discussion ou dossier.
3.4 Objets personnels
Dans BSCW, chaque utilisateur dispose d’un accès direct à un certain nombre d’objets
personnels, dont les icônes sont affichées dans la barre d’accès rapide dans la partie
supérieure droite de l’interface utilisateur Web. La barre d’accès rapide est présente à chacune
de vos pages de dossier.
Les objets personnels ne peuvent pas être partagés avec d’autres utilisateurs de votre serveur
BSCW.
Accueil
Portail personnel
Mes Communautés
Presse-papiers
Corbeille
Carnet d’adresses
Agenda
Signets
Liste de tâches
Porte-documents
Votre dossier d’accueil est votre espace de travail personnel, qui ne peut être consulté
que par vous-même et qui contient tous les dossiers que vous avez créés et tous les espaces de
travail où vous avez été invité en tant que membre. Lorsque vous cliquez sur l’icône de votre
dossier d’accueil à partir d’autres objets personnels, vous revenez à l’espace de travail que
vous avez dernièrement consulté ; un nouveau clic sur l’icône du dossier d’accueil vous
ramène en effet à nouveau à votre dossier d’accueil.
Votre portail personnel de BSCW peut afficher le contenu d’espaces de travail importants, un aperçu des événements récents BSCW et vos rendez-vous extraits de votre agenda
46
BSCW. Vous serez appelé à configurer vous-même votre portail personnel. Vous pouvez
également inclure des programmes externes pour afficher les dernières nouvelles ou les prévisions météorologiques actuelles pour vous connecter aux services de communication ou
pour vous permettre de trouver une adresse sur une carte.
La liste de vos espaces de travail communautaire contient tous les espaces de travail et
les communautés dont vous êtes membre. Les communautés permettent l’accès à un espace de
travail pour les grands groupes d’utilisateurs dotés des mêmes droits d’accès. Tout en
maintenant les performances indépendantes de la taille de la collectivité ; ils offrent également
les plates-formes auto-organisées aux utilisateurs ayant des intérêts similaires.
Le carnet d’adresses est principalement utilisé pour inviter de nouveaux membres à vos
espaces de travail.
L’agenda vous permet de gérer vos rendez-vous. En plus de cet agenda personnel,
BSCW offre des agendas de groupe qui permettent la coopération dans des espaces
arbitraires. Ces agendas de groupe sont stockés dans les espaces de travail respectifs.
Les signets offrent un accès rapide aux objets importants. Cette zone contient les signets personnels que vous avez collectés.
La liste de tâches personnelle contient les tâches que vous avez à réaliser (y compris
vos tâches propres et les tâches dans les dossiers de flux). L’icône change d’apparence si vous
avez des tâches à exécuter.
Le porte-documents contient des documents que vous souhaitez synchroniser avec
leurs homologues sur votre ordinateur personnel.
Le presse-papiers et la corbeille sont décrits en détail dans les deux sous sections suivantes.
3.4.1
Portail personnel
Votre portail personnel de BSCW peut afficher le contenu d’espaces de travail importants, un
aperçu des événements récents BSCW et vos rendez-vous extraits de votre agenda BSCW.
Vous pouvez également inclure des programmes externes pour afficher les dernières nouvelles ou les prévisions météorologiques du jour, pour vous connecter aux services de communication ou pour vous permettre de trouver une adresse sur une carte.
Votre portail est configuré par vous-même. Il est censé être une page personnalisée pour un
accès rapide et direct à des informations importantes sur votre serveur BSCW et applications
externes souvent utilisées.
Vous accédez à votre portail personnel
•
en cliquant sur
dans la barre d’accès rapide (si vous n’avez pas cette icône dans
la barre d’un accès rapide, activez-le dans Options Préférences dans la section
« Présentation ») ou via Aller à Portail dans la barre de menu supérieur.
47
3.4.1.1 Création du portail personnel
Initialement, votre portail personnel est vide. Vous remplissez votre portail avec ce qu’on
appelle des widgets, à savoir des fenêtres vers les espaces de travail, des événements, rendezvous, contacts, etc.
•
Sélectionnez
•
Le formulaire d’action « Nouveau widget » propose une barre d’icônes à partir de laquelle vous sélectionnez le type du nouveau widget. Lorsque vous déplacez le curseur
par-dessus l’icône du widget, la fonction exacte du widget sera affiché comme infobulle. Des exemples d’icônes de widgets sont :
Fichier
Nouveau
Widget
pour créer un nouveau widget.
Contenu du serveur BSCW tels que des dossiers, des événements, des rendezvous, des tâches, des signets, et des contacts.
flux externe RSS.
des applications externes de prévisions météorologiques ou des nouvelles de
trafic.
Widgets Netvibes.
•
Entrez un nom pour le nouveau widget. Par défaut, le type de widget est pris comme
nom. Vous pouvez également spécifier des balises pour le nouveau widget.
•
Les widgets BSCW que vous créez de cette façon sont tous axés sur vos domaines personnels dans le système BSCW : les widgets de type navigateur, dossier et contenu
affichent votre dossier d’accueil, les widgets de type agenda, tâches, signets et carnet
d’adresses affichent respectivement votre agenda personnel, votre liste de tâches, un
dossier de signets et votre carnet d’adresses. Un widget de type événement liste les
événements actuels concernant tous vos espaces de travail. Ces spécifications par défaut appelées, contexte du widget, peuvent être ultérieurement modifiées. Le processus
de création d’un widget qui affiche par exemple le contenu d’un dossier spécifique ou
un agenda de groupe est décrit ci-dessous :
•
De plus amples détails concernant le nouveau widget, par exemple, la source d’un
widget de flux RSS, ne peut pas être spécifiée au moment de la création. Ici, une valeur par défaut qui peut être modifiée ultérieurement est prise en compte.
•
Appuyez sur [OK] pour créer le nouveau widget.
Le nouveau widget sera inséré dans votre portail personnel à un endroit libre.
Vous pouvez également créer des widgets en :
48
•
Sélectionnant
Lien au portail dans le menu actions d’une entrée dans une liste
normale de dossiers. La liaison d’une entrée de dossier à votre portail créée un widget
dossier montrant le contenu du dossier, qui est aussi le cas pour un dossier de modèles
ou une liste de contacts. Dans le cas d’un agenda de groupe, un widget agenda est créé
en montrant les rendez-vous respectifs de l’agenda de groupe. Qu’il s’agisse des forums de discussion, des blogues et flux RSS, un widget de contenu est créé en fonction
de l’objet concerné. Pour tous les autres types d’objets un widget d’informations est
créé, ce qui permet l’affichage des informations pertinentes sur l’objet concerné.
•
Vous pouvez créer plusieurs widgets à la fois en liant plusieurs objets à votre portail :
dans la
sélectionnez les objets en cochant leurs cases respectives et cliquez sur
barre d’outils de sélection multiple.
Continuer à créer de nouveaux widgets jusqu’à ce que vous ayez toutes les informations
pertinentes affichées dans votre portail personnel.
3.4.1.2 Modification du portail personnel
Vous pouvez modifier votre portail personnel en :
o réorganisant les positions des widgets,
o ajoutant de nouveaux widgets, en supprimant des widgets existants et,
o en changeant les spécifications de widgets individuels.
La position d’un widget est changée par l’action de glisser-déposer
•
Cliquer sur la barre de titre du widget et déplacer-le à une nouvelle position en maintenant le bouton de la souris enfoncée. De cette façon, vous pouvez organiser les
widgets de votre portail personnel en fonction de vos préférences.
Vous pouvez supprimer les widgets de votre portail personnel en :
•
cliquant sur
dans la barre de titres du widget.
Vous pourriez modifier un widget de la manière suivante :
•
Cliquer sur
•
Dans la section « Général » du formulaire d’actions « Modifier le widget » vous pouvez modifier les balises de nom et la description du widget. Le titre d’un widget
BSCW comme indiqué dans la barre de titre du widget se compose de son nom suivi
du contexte entre parenthèses, le titre des autres widgets se compose du nom. Une description optionnelle d’un widget ne s’affiche que dans la vue du contenu du portail
personnel.
•
La plupart des widgets disposent d’une section « Préférences » dans laquelle vous
pouvez modifier les propriétés utilisées par défaut lors de la création du widget.
dans la barre de titre du widget.
Avec les widgets BSCW vous pouvez déterminer le contexte du widget dans Données.
Le contexte d’un widget BSCW est l’objet sur lequel le widget est axé, par exemple, le
dossier dont le contenu est affiché par un widget de type dossier. Utilisez le bouton
pour sélectionner l’objet de contexte. Dans le menu Affichage, vous pouvez modifier les paramètres d’affichage du widget, ceux-ci dépendent du type de widget : spécifiez le nombre d’entrées affichées ou sélectionnez un critère de filtrage ou de tri.
La section Données d’autres widgets vous permet de modifier, par exemple, l’URL du
flux RSS d’un widget de nouvelles ou l’adresse de recherche dans un widget Google
Maps.
3.4.1.3 Présentation du contenu du portail personnel
Vous pouvez basculer vers une vue compacte des widgets dans votre portail personnel en :
•
sélectionnant Afficher Contenu dans la barre de menu supérieur de la page du portail.
Dans la vue du contenu, les widgets de votre portail personnel sont affichées comme
dans une page de dossier ordinaire.
•
Vous pouvez modifier des widgets individuels à l’aide de
Modifier Propriétés .Vous
pouvez également insérer de nouveaux widgets et en supprimer dans la présentation
du contenu de votre portail.
49
•
Vous retournez à la présentation normale de votre portail en décochant l’option
tenu dans le menu Afficher .
Con-
Remarque : Si vous désactivez JavaScript dans vos préférences personnelles BSCW, votre
portail personnel est toujours affiché dans la présentation du contenu.
3.4.1.4 Utilisation du portail personnel
Vous pouvez choisir de commencer toutes vos sessions BSCW à partir de votre portail personnel en sélectionnant l’option correspondante dans vos préférences personnelles ( Options
Préférences ) dans la rubrique « Portail ». Vous pouvez également modifier la valeur par défaut du nombre maximum d’entrées visibles pour les widgets de type listes (dossiers, événements, actualités).
Les widgets de votre portail personnel disposent de trois boutons dans leur barre de titre ( ,
,
) afin de minimiser ou de maximiser le widget, pour modifier le widget et pour le
supprimer. Les widgets de type liste dont le nombre d’entrées dépasse le nombre maximal total courant disposent de deux boutons [suivant] et [précédent] pour parcourir la liste
Des informations détaillées d’une entrée de widget sont affichées comme info-bulles lorsque
le curseur est positionné sur l’entrée. En cliquant sur , l’information peut également être indiquée dans le widget lui-même.
De nombreux widgets présentent leurs entrées sous forme de liens cliquables. Le contenu
d’une entrée, par exemple, un dossier BSCW ou un élément d’actualités RSS, sont présentés
dans un onglet indépendant du navigateur ou de la fenêtre.
Chaque fois que vous ouvrez le portail, son contenu est mis à jour, c.-à-d. que les widgets de
type dossier affichent leur contenu courant, les widgets d’événement affichent les derniers
événements, les widgets d’actualité affichent les dernières actualités, etc. Certains widgets tels
que l’horloge sont en permanence mis à jour. Vous pouvez également mettre à jour votre
portail via Fichier Vu dans le menu supérieur.
Les widgets BSCW du portail personnel sont très semblables aux widgets de bureau, voir la
section 7.1.2.3 « Fonctionnalités des widgets » à la page 125 pour une description plus détaillée.
3.4.1.5 Portails d’espaces de travail
De la même manière que vous utilisez le portail personnel pour un aperçu rapide des contenus
importants et des événements les plus récents de votre espace de travail personnel, c’est à dire
votre dossier d’accueil, vous pourriez également faire usage du portail pour accéder à des
espaces de travail arbitraires.
Vous pouvez créer un portail pour l’espace de travail en cours en :
•
sélectionnant
Fichier
Nouveau
Portail
Le portail d’espace de travail nouvellement créé contient plusieurs widgets relatifs à l’espace
de travail en cours : un widget de chacun des types dossier, événement, navigateur, recherche
et informations. Vous pouvez remplir le portail de votre espace de travail avec plusieurs
widgets de votre choix, supprimer quelques widgets créés par défaut ou les réorganiser
comme décrit ci-dessus pour votre portail personnel.
Vous pourriez aussi disposer d’un seul portail par espace de travail.
50
3.4.2
Signets
Les signets de BSCW sont des liens vers des pages Web ou des objets BSCW qui représentent
un intérêt personnel pour vous. Avec votre dossier de signets, vous disposez d’un objet
personnel dans lequel vous pouvez collectionner des signets à la manière dont procèdent les
navigateurs Web.
•
Cliquez sur
•
sélectionnez Aller à Signets dans la barre de menu supérieur pour ouvrir votre dossier
de signets. Vous pouvez maintenant ajouter de nouveaux signets en passant par Fichier
Nouveau URL .
dans la barre d’accès rapide ou
Dans d’autres dossiers vous pouvez utiliser
Lien
à des objets BSCW dans votre dossier de signets.
en tant que signet
pour associer des liens
Dans le dossier de signets, vous pouvez créer des sous-dossiers via Fichier Nouveau Dossier
comme vous le feriez pour créer un dossier ordinaire. De cette façon, vous pouvez structurer
votre collection de signets. Notez que les signets ne peuvent exister que dans votre dossier de
signets. Les dossiers et les sous-dossiers de signets peuvent être déplacés à travers votre dossier de signets, mais pas vers d’autres dossiers.
Les signets BSCW peuvent être exportés en format de signets Netscape, puis importés dans
les navigateurs qui supportent le format Netscape (par exemple Firefox, Internet Explorer et
Safari).
•
Sélectionnez Éditer Archiver dans le menu supérieur de votre dossier de signets pour
archiver tous vos signets au format Netscape. Télécharger cette archive sur votre ordinateur local, décompressez le fichier HTML avec vos signets et importer les signets de
votre navigateur.
•
Vous pouvez effectuer cette opération également pour un sous-ensemble de vos
signets (simple signet, sous-dossiers) en sélectionnant les signets respectifs et en cliquant sur
dans la barre d’outils de sélection multiple.
Cette fonctionnalité d’exportation est utile aux utilisateurs qui doivent utiliser différents ordinateurs. Chaque fois qu’ils accèdent à un nouvel ordinateur, ils peuvent d’abord télécharger et
installer leurs signets BSCW sur cet ordinateur, donc toujours avoir accès à leurs favoris personnels.
3.4.3
Presse-papiers
Vous pourriez déplacer des objets – ou leurs copies – d’un dossier vers un autre dossier. À cet
effet, vous utilisez votre presse-papiers comme suit :
•
Cliquez sur les cases à cocher des objets que vous souhaitez déplacer ou copier.
•
Cliquez sur Éditer Couper à partir de votre barre de menu supérieur pour transférer
les objets à votre presse-papiers, ou utiliser
à partir de la barre d’outils de sélection
multiple.
•
Utilisez Éditer Copier ou
à partir de la barre d’outils de sélection multiple pour
transférer les copies des objets sélectionnés dans votre presse-papiers.
Il y a un retour visuel de votre presse-papiers :
•
il n’est plus vide.
Ouvrez le dossier dans lequel les objets doivent être déplacés.
51
•
Cliquez sur
Éditer
Coller
pour insérer des objets dans ce dossier.
Remarque : Copier un dossier signifie récursivement copier tous les objets qu’il contient, y
compris les dossiers et sous dossiers avec leurs contenus. Ceci pourrait nécessiter beaucoup
plus d’espace de stockage.
Si vous n’avez pas besoin d’une copie réelle du dossier, mais seulement besoin d’accéder au
dossier à partir de l’ancien, ainsi que du nouveau point d’emplacement, alors vous avez une
autre possibilité qui utilise beaucoup moins d’espace disque :
•
Envisagez la création d’un lien vers ce dossier dans votre presse-papiers via
Lien
vers le presse-papiers (par défaut, uniquement accessible aux gestionnaires du dossier).
Un lien vers un objet fonctionne comme n’importe quel autre dossier d’entrée faisant
référence à l’objet. Les liens permettent d’avoir des entrées à différents points dans la
structure hiérarchique de votre dossier qui se réfèrent tous à un même objet, sans la
nécessité de copier l’objet. La suppression d’un lien ne supprime pas l’objet tant qu’il
existe d’autres liens, c.-à-d. se référant au même objet. Le lien pourrait être inséré
n’importe où dans la structure hiérarchique du dossier.
Si vous ne souhaitez accéder au dossier qu’à partir de vos signets
•
créer un signet pour ce dossier via
rect au dossier.
Lien
en tant que signet
qui permet un accès di-
Fonctionnalité complète du presse papier
Après une action de couper, de copier ou d’un lien vers le presse-papiers, vous pourriez
choisir de coller ultérieurement. Dans ce cas, le presse-papiers contient tous les objets qui ont
été coupés, copiés ou lui sont liés et n’ont pas encore été collés à un nouvel emplacement ou
transférés vers la corbeille. Votre presse-papiers garde en mémoire l’ensemble des objets qui
ont été ajoutés par la dernière action de couper, de copier ou le lien dans sa sélection active.
Dans la liste des objets dans le presse-papiers, les cases à cocher indiquent la sélection active.
Vous pouvez manuellement modifier la sélection actuelle en cochant ou décochant les entrées
dans le presse-papiers et exécuter une action de couper ( ) tant que vous êtes encore dans le
presse-papiers. Tous les objets de la sélection active seront transférés vers le dossier où vous
choisissez Éditer Coller .
Vous pouvez également organiser votre presse-papiers en tant que structure hiérarchique de
dossiers et même transférer la sélection active dans un autre dossier au sein de votre pressepapiers. Ceci est utile pour la collecte d’objets à partir d’emplacements différents vers un dossier à l’intérieur de votre presse-papiers, par exemple afin de les archiver plus tard (voir 13.1
« Archivage et transfert des objets » à la page 245)
À qui appartiennent les objets coupés, copiés, et collés ?
La notion de propriété devient importante lorsque le contrôle de l’espace disque (« système de
quotas ») a été activé sur votre serveur BSCW, car tous les objets que vous possédez sont
ajoutés à votre utilisation de l’espace disque, ce qui peut éventuellement conduire à une violation de votre limite d’espace disque. Le déplacement, la copie et la génération de liens vers
des objets peut modifier leur appartenance.
Lorsque vous créez un objet, l’objet devient la propriété du titulaire du dossier dans lequel il a
été créé (et non pas le vôtre, vous qui l’avez créé, dans la mesure où vous n’êtes pas le propriétaire du dossier !). On pourrait dire, par défaut que, la propriété est héritée selon la structure
hiérarchique des dossiers. Lorsque vous êtes invité à un espace de travail, même si l’entrée de
cet espace de travail apparaît dans votre dossier personnel, dont vous êtes le propriétaire –
52
vous n’êtes pas le propriétaire de l’espace de travail. Cette entrée d’espace de travail remplace
la propriété d’héritage hiérarchique et définit un nouveau propriétaire. Dans la discussion qui
suit, nous nous concentrons sur ces deux cas types : un document que vous avez créé dans un
dossier possiblement partagé, et un espace de travail partagé dans lequel vous avez été invité.
Lorsque vous coupez un document, il est transféré à votre presse-papiers, et vous devenez son
propriétaire ; tous les autres membres du dossier duquel vous l’avez coupé perdent l’accès au
document. Le document peut être déclaré hériter sa propriété et son adhésion de votre pressepapiers. Lorsque vous collez le document, le propriétaire du dossier ou espace de travail dans
lequel le document a été collé devient aussi le propriétaire du document, conformément aux
règles par défaut de propriété.
Lorsque vous coupez un espace de travail partagé, il est également transféré à votre presse-papiers, mais la propriété et l’adhésion restent intactes. L’entrée de l’espace de travail n’hérite
pas son appartenance de votre presse-papiers de même qu’il ne l’était pas de votre dossier
d’accueil. Si vous collez ensuite l’espace de travail à l’un de vos dossiers privés, encore une
fois la propriété et l’adhésion demeurent aussi intactes. Si vous collez l’espace de travail
quelque part dans un autre espace de travail, les membres de cet espace de travail deviennent
également membres de l’espace de travail collé, mais la propriété de l’espace de travail collé
est inchangée (consulter aussi 4.1.4.2 « Incorporer un espace de travail dans un autre espace
de travail » à la page 90).
La copie de documents et d’espaces de travail créent des copies identiques de ces objets dont
vous êtes le seul membre et propriétaire dans votre presse-papiers, pour ainsi dire des exemplaires « privés ». Coller ces copies privées dans un dossier transfère la propriété au
propriétaire de ce dossier.
Lorsque vous créez un lien vers un objet dans votre presse-papiers, vous créez une entrée dans
votre presse-papiers qui se réfère à l’objet et dont l’appartenance est héritée de votre pressepapiers. Vous êtes ajouté aux propriétaires de l’objet. La création de lien n’est possible que si
vous êtes un gestionnaire de l’objet ; pour nos deux cas, vous ne serez en général qu’en mesure de créer un lien vers le document si vous êtes le gestionnaire du dossier le contenant. Le
collage du lien vous retire le droit de propriété et définit comme propriétaire le titulaire du
dossier ou l’espace de travail dans lequel le lien est collé. Notez que plusieurs propriétaires
d’un objet se partagent l’espace disque occupé par l’objet : avec deux propriétaires d’un document de 500 ko, par exemple, seulement 250 ko sont ajoutés au quota disque de chaque propriétaire.
Pour une discussion plus approfondie et exhaustive, voir 4.2.5 « Propriété et transfert de
propriété » à la page 96.
3.4.4
Corbeille
La corbeille contient tous les objets que vous avez supprimés de vos dossiers à l’aide de
Supprimer dans le menu actions de l’objet ou en utilisant
dans la barre d’outils de multisélection pour un ensemble d’objets que vous avez préalablement sélectionnés. L’icône de la
corbeille s’affiche dans la barre d’accès rapide d’une page de dossier. Sa forme indique la
présence ou non d’objets dans la corbeille.
•
Cliquez sur l’icône de la corbeille
en vue d’inspecter son contenu. Sinon, sélectionnez Aller à Corbeille dans le menu supérieur. Le contenu de la corbeille est affiché
comme toute autre page de dossier.
Deux actions pour les objets dans la corbeille sont en outre offerts dans la barre d’outils de
multi-sélection (et aussi dans les menus actions des entrées d’objet) :
53
Remettre – retourne les objets sélectionnés vers les emplacements à partir desquels ils
ont été supprimés, c.-à-d. déplacés vers la corbeille – si ces emplacements sont encore
disponibles. Sinon, vous pouvez tout simplement couper les objets et les coller dans un
dossier de votre choix.
Détruire – supprime les objets sélectionnés de votre corbeille. Vous perdez ainsi l’accès à ces objets par le biais des entrées détruits (vous pourriez peut-être avoir encore
accès à ces objets par le biais d’autres entrées, par exemple, créé par l’action
Lien
vers le presse-papiers ). Si vous détruisez un espace de travail partagé, dont vous êtes le
seul propriétaire, et auquel vous n’aurez plus accès, cet espace de travail sera aussi
perdu pour les autres membres. Dans ce cas, vous recevrez un message d’avertissement avant qu’un tel espace de travail soit détruit. Si vous détruisez un espace de travail partagé, dont vous n’êtes pas le propriétaire ou qui possède d’autres propriétaires,
vous perdez ainsi votre adhésion, c’est à dire vous n’avez plus accès à cet espace de
travail ; l’espace de travail lui-même reste intact pour les autres membres.
Des règles particulières s’appliquent à la suppression de documents sous contrôle de version
(consulter 8.3.5 « Gestion des versions » à la page 146).
À qui appartiennent les objets supprimés et détruits ?
La notion de propriété devient importante lorsque le contrôle de l’espace disque (« système de
quotas ») a été activé sur votre serveur BSCW, car tous les objets que vous possédez sont
ajoutés à votre utilisation de l’espace disque, ce qui peut éventuellement conduire à une
violation de votre limite d’espace disque. La suppression et la destruction des objets ont une
incidence sur leur appartenance.
Lorsque vous supprimez un objet, c’est à dire vous le déplacer vers la corbeille, les mêmes
règles s’appliquent au regard de l’appartenance et de l’accès comme si vous coupiez l’objet,
c’est à dire vous le déplaciez à votre presse-papiers. Cela signifie que pour les cas classiques
d’un document que vous avez créé dans un dossier que vous ne possédez pas, et un espace de
travail, auquel vous avez été invité, vous devenez ainsi le propriétaire du document supprimé
dans votre corbeille, et que d’autres membres du dossier, le cas échéant, perdraient leur accès
au document, alors que la suppression de l’espace de travail maintient les règles d’appartenance et d’accès inchangées.
La destruction d’objets de la corbeille vous révoque leur appartenance – étant donné que vous
êtes propriétaire – si vous n’avez plus accès aux objets détruits par l’intermédiaire d’autres
liens.
Pour une discussion détaillée et exhaustive, voir 4.2.5 « Propriété et transfert de propriété » à
la page 96.
3.5 Espace public
L’espace public ne représente qu’une partie d’un serveur BSCW qui peut être consulté par
tout le monde de part le monde, sans devoir être un utilisateur enregistré du serveur. L’accès
aux dossiers, aux forums de discussion et autres objets peut être rendus public en utilisant
Fichier Accès Accès public dans la barre de menu supérieur ou par
Accès Accès public
dans le menu actions de l’objet. Cette action n’est par défaut autorisée que pour les
gestionnaires. Les droits d’accès pour les utilisateurs anonymes sont déterminés quand un
objet est publié. Par défaut, les utilisateurs anonymes ont accès en lecture seule.
54
Remarque : Pour des raisons de sécurité, l’administrateur BSCW peut supprimer l’espace
public de votre serveur. Dans ce cas, aucun objet ne peut être rendu public.
L’espace public est mis en œuvre comme un espace de travail communautaire nommé « public ». Sa communauté est le groupe d’utilisateurs anonymes, c’est à dire de tous les utilisateurs qui accèdent à la partie publique d’un serveur BSCW de manière anonyme. (Pour les
communautés en général, voir 11 « Communautés » à la page 203.) Le dossier « public » est
contenu dans la liste des espaces de travail communautaires de chaque utilisateur enregistré
sur votre serveur BSCW. Vous avez accès à l’espace public, par exemple, en cliquant sur
dans la barre d’accès rapide.
3.5.1
Autorisation des accès anonymes
BSCW facilite la publication d’objets sur le Web (World-Wide Web). Les dossiers, les
dossiers de site Web, les forums de discussion, les agendas, les blogues, les listes de contacts
et autres types d’objets peuvent être publiés en permettant l’accès anonyme sur le Web (par
défaut uniquement les gestionnaires peuvent autoriser l’accès anonyme). Notez que votre
administrateur BSCW peut avoir désactivé cette fonctionnalité tout à fait pour des raisons de
sécurité.
•
Sélectionnez
Accès Accès public dans le menu actions de l’objet que vous souhaitez publier (par défaut cette action est uniquement accessible aux gestionnaires),
cochez la case « Accès public » et cliquez sur [OK].
•
Avec certains types d’objets (dossiers, forums de discussion), vous pouvez sélectionner des actions menant à l’ajout de nouveaux objets dans un dossier, destiné à être accédés de manière anonyme. Si vous ne sélectionnez aucune de ces actions, uniquement
l’accès en lecture seule est autorisé pour l’accès anonyme.
•
Dans ce cas, vous pouvez également spécifier que l’accès anonyme doit être modéré.
Dans le cas de l’accès modéré, un objet créé par accès anonyme n’est pas visible pour
les utilisateurs anonymes jusqu’à ce que l’objet ait été explicitement publié par un
membre du dossier via
Accès Publier .
En permettant l’accès du public pour un objet, le pseudocompte anonymous devient membre
de l’objet, indiqué par l’icône
à côté du nom de l’objet dans la barre de navigation.
Vous pouvez révoquer l’accès public soit :
•
en sélectionnant
Accès Accès public dans le menu actions de l’objet publié, en
décochant la case « Accès public » et en cliquant sur [OK], ou
•
en supprimant anonymous de la liste des membres de l’objet publié.
3.5.2
Accès anonyme aux dossiers
Tous les objets d’un serveur BSCW qui ont été publiés en permettant l’accès anonyme via
Accès Accès public sont répertoriés dans l’espace public du serveur, qui est un dossier de
communauté nommée « public ». Vous avez accès à l’espace public de la manière suivante :
•
Cliquez sur
•
sélectionnez Aller à Mes communautés dans le menu supérieur. Ceci présente le dossier « Communauté de votre-nom-d’utilisateur » contenant tous les espaces de travail
communautaires avec les communautés dont vous êtes un membre.
55
•
Ouvrez l’espace de travail « public », qui contient tous les objets qui ont été publiés
Sinon, vous pourriez également accéder à l’espace public en tant qu’utilisateur anonyme.
•
Sélectionnez Aller à Espace public dans le menu supérieur. Ceci présente le dossier
« Communities of anonymous » contenant l’espace de travail « public ».
•
Ouvrez l’espace de travail « public » pour afficher tous les objets qui ont été publiés
Cette dernière manière d’accéder à l’espace public vous permet de visualiser les objets qui ont
été rendus accessibles au public en tant qu’utilisateur anonyme, sans devoir mettre fin à votre
session en cours sous votre propre nom d’utilisateur. Ceci est particulièrement utile lorsque
vous modérez un espace de travail avec accès public. Vous pouvez alors vérifier très rapidement l’apparence de la partie publique de l’espace de travail du point de vue d’un utilisateur
anonyme.
Si vous souhaitez créer un lien vers un objet BSCW, qui autorise l’accès anonyme dans une
page Web publique, vous devez procéder comme suit :
•
Copier l’URL de l’objet dans BSCW (la plupart des navigateurs Web sont en mesure
de copier l’URL d’un lien vers le Presse-papiers local).
•
Modifier l’URL de sorte qu’il contourne la procédure d’authentification et accède directement à l’objet en remplacement de .../bscw/... par .../pub/…
•
Insérez l’URL modifiée, par exemple, dans votre page d’accueil afin de permettre un
accès direct à l’objet BSCW à partir de votre page d’accueil.
La modification de l’URL est démontrée dans l’exemple suivant. Supposons que l’adresse interne d’un objet soit :
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/d18147/quelque.doc
La partie en gras de cette adresse doit être remplacée pour l’accès anonyme, comme indiqué
ci-dessous :
http://votre-serveur-bscw/pub/bscw.cgi/d18147/quelque.doc
Le remplacement de « bscw » par « pub » a pour effet que la procédure de connexion à
BSCW (qui normalement commence quand un utilisateur accède au serveur BSCW) est contournée. Le contrôle d’accès, cependant, n’est pas contourné : BSCW retourne un message
d’erreur si l’accès anonyme n’est pas autorisé pour l’objet demandé.
3.5.3
Page d’accueil publique pour l’accès anonyme
Les dossiers BSCW autorisant l’accès public pourraient être dotés d’une page d’entrée supplémentaire pour l’accès anonyme. Alors que les membres du dossier peuvent utiliser l’interface utilisateur « normale » de BSCW pour y travailler, l’utilisateur anonyme reçoit une page
d’entrée spécifique. De cette façon, le dossier est réellement caché à l’accès anonyme et
seulement quelques objets sont présentés aux utilisateurs anonymes, qui peuvent même ne pas
être conscients du fait qu’ils accèdent à un serveur BSCW.
La création de pages d’entrée publiques est destinée aux utilisateurs qui sont familiers à la
création de pages HTML.
Notez que les pages d’entrée publiques doivent avoir été activées par l’administrateur système
BSCW par la mise en configuration de :
56
INDEX-PAGE-EXT=‘index*.html »
dans le fichier de configuration BSCW
La page d’entrée publique est un fichier HTML nommé index.html, qui doit être contenue
dans le dossier publié. Le mécanisme de la page index.html dans un dossier public BSCW
est similaire à la présence d’un fichier index.html dans un répertoire de sites Web : les accès
provenant du Web affichent le fichier index.html et non le contenu du répertoire ou un dossier
Voici comment vous créez des pages d’entrée publiques dans BSCW :
•
Créer un nouveau fichier nommé index.html à l’aide de Fichier Nouveau Document
HTML dans le menu supérieur du dossier dans lequel vous avez l’intention de publier
une page d’accueil.
•
Éditez le fichier index.html à votre convenance. Les liens relatifs à l’intérieur du
fichier index.html peuvent se référer à des objets dans votre dossier. Vous trouverez
un exemple illustratif dans la section ci-dessous.
•
Ouvrez le dossier pour l’accès public via
•
Les utilisateurs anonymes peuvent désormais accéder à votre dossier par le bais de
l’adresse publique dans le système BSCW:
http:// votre-serveur-bscw /pub/bscw.cgi/id-dossier
Accès
Accès public
En utilisant l’URL
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/id-dossier
celle-ci présentera le dossier BSCW pour les -utilisateurs non anonymes avec toutes ses fonctionnalités.
Exemple d’une page d’entrée publique
L’exemple illustratif suivant montre à quoi le code HTML d’une page d’entrée pourrait ressembler. Cette page d’entrée présente des liens vers deux documents du dossier public intégré
dans un texte de votre choix :
<x!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 3.2//EN">
<HTML><HEAD>
<TITLE>Titre</TITLE></HEAD>
<BODY><H1>Rubrique</H1>
<P>Quelque texte</P>
<P><A HREF=”./document1”>Document 1</A>
<P>Some text</P>
<P><A HREF=”./sousdossier/document2”>Document 2</A>
<P>Quelque texte</P>
</BODY></HTML>
Autres langues
Toutes les langues disponibles autres que le français peuvent également être utilisées pour les
pages d’entrée publiques. Par exemple, si vous fournissez un fichier supplémentaire indexen.html dans le dossier public avec une traduction anglaise du fichier index.html, les utilisateurs anonymes qui ont choisi l’interface en langue anglaise pour leur navigateur auront
accès à la version anglaise de la page d’accueil.
57
3.6 Événements
Un aspect important du travail coopératif, c’est que tous les membres d’un espace de travail
partagé sont tenus informés de ce qui se passe dans l’espace de travail. À cette fin, BSCW
enregistre chaque action sur un objet dans l’espace de travail comme un événement. Chaque
membre d’un espace de travail sera informé des événements au sein de l’espace de travail.
BSCW offre plusieurs services qui prennent en charge différents niveaux d’alertes sur les activités au sein des espaces de travail partagés. De cet ensemble de services vous pouvez sélectionner les services qui sont les plus adaptés à vos besoins. En outre, vous pouvez spécifier
pour quels types d’événements vous souhaitez utiliser les services choisis. Les services
incluent des icônes d’événements dans l’interface Web, qui indiquent des changements récents sur les objets, un rapport quotidien de l’activité de l’espace de travail, qui vous est transmis par courriel, ainsi que la notification immédiate par courriel ou par le moniteur spécial
d’événements. Vous pouvez même recevoir des événements récents via les flux RSS du
serveur BSCW.
Remarque : Certains des services d’événements ci-dessus peuvent ne pas être disponibles sur
votre serveur BSCW parce qu’ils n’ont pas été activés par votre administrateur BSCW.
3.6.1
Affichage d’information d’événements
BSCW dispose de plusieurs façons d’afficher des informations sur les événements :
o Les icônes d’événements dans les entrées d’une page du dossier vous informent d’un
coup d’œil que des actions d’un type d’événement spécifique ont été réalisées sur cet
objet récemment. A la droite du nom de l’objet diverses icônes d’événements pour,
,
,
et
. Cliquez sur une icône d’événement pour
raient être affichées :
obtenir une liste des récents événements du type symbolisée par l’icône.
o Un historique détaillé de tous les événements est maintenu pour tous les objets, en
fonction du niveau de restauration d’historique accessible défini par votre administrateur BSCW. Choisissez
Information Historique à partir du menu actions d’un objet
pour consulter son historique.
o Le rapport quotidien d’activité des espaces de travail répertorie tous les événements
d’intérêt survenus dans vos espaces de travail le jour précédent.
o Courriel direct informe immédiatement sur les événements.
o Le moniteur d’événements fournit continuellement des informations sur les événements pertinents dans votre espace de travail.
o Les flux RSS d’événements fournissent les événements récents au format de nouvelles
RSS par l’utilisation de ces flux RSS, les navigateurs récents (ou d’autres agrégateurs
de flux RSS) pourraient interroger le serveur BSCW pour s’enquérir directement en
ligne de ce qui se déroule dans votre espace de travail.
Vous pourriez également exporter tous les événements d’un objet donné en sélectionnant
Information Exporter événements à partir du menu actions de cet objet. Les événements sont
exportés sous la forme de fichier au format. .csv pour un traitement ultérieur avec un tableur.
58
3.6.2
Types d’événements
Dans BSCW, les événements liés à un objet sont regroupés en cinq types d’événements. Dans
les entrées d’objet d’une page dossier, chaque type est représenté par une icône événement
spécifique :
Événement de création : L’objet (document, dossier, URL, etc.) est nouveau pour
vous ; vous ne l’avez jamais vu auparavant. Cet événement peut être généré par vousmême ou un autre membre de l’espace de travail.
Événement de modification : L’objet a été en quelque sorte modifié, par exemple, renommé. L’ajout de nouvelles versions à un nouveau document et la modification des
métadonnées appartiennent également à ce type d’événement.
Événement de déplacement : L’objet a été déplacé d’un endroit à l’autre. Ces sont les
événements de couper, coller, supprimer, remettre, archiver, extraire ou convertir.
Événements à l’intérieur : Ils font référence à de récents changements pour les objets
quelque part dans ce dossier, y compris ses sous-dossiers et les objets qui y sont
contenus. Cette icône ne s’affiche que pour les dossiers. Les événements de ce type ne
sont représentés que sous forme d’icônes d’événements et ne sont pas transmis par les
autres services d’événements.
Événement de lecture : L’objet a été consulté sans modification, par exemple, a été lu,
téléchargé ou copié. BSCW ne répertorie que les événements de lecture les plus
récents par utilisateur.
En ce qui concerne les icônes d’événements de lecture, elles sont propagées aux dossiers de niveau supérieur et sont inclus dans leurs icônes d’événements.
3.6.3
Consulter les événements récents
Les icônes d’événements indiquent les événements récents. Celles événements concernant un
objet sont récents qui surviennent après la capture de la dernière action qui affecte cet objet.
•
Invoquez
Information
récents de l’objet.
Vu
pour indiquer que vous avez pris note des événements
Cela signifie que ces événements ne sont plus récents pour vous. Par conséquent BSCW ne
vous présentera plus les icônes de ces événements respectifs, même s’ils sont toujours présentés à d’autres membres qui n’ont pas encore pris connaissance de ces événements.
Vous pouvez de manière sélective consulter les événements d’un type particulier :
•
Cliquez sur l’icône d’événement d’un objet pour afficher une liste récente des événements de ce type.
•
Sur cette page, cliquez sur [Vu].
Tous les événements montrés dans cette liste ne sont plus récents pour vous. Un événement
qui survient pendant que votre navigateur Web affiche la liste des événements a un statut
récent, et sera en effet signalé par une icône d’événement.
Remarque : Lorsque vous avez pris note des différents types d’événements pour les objets
d’un dossier qui vous intéressent particulièrement, n’oubliez pas d’exécuter l’action Fichier
Vu pour le reste des événements. Autrement, il y aura un nombre croissant d’icônes d’événements dans vos pages des dossiers, et vous pourriez rapidement perdre l’aperçu de ce qui s’est
passé dans vos espaces de travail.
59
3.6.4
Souscription à des services d’événements
BSCW vous permet de spécifier en détail de quelle manière vous souhaitez être informés des
événements dans vos espaces de travail. De manière générale, les options par défaut d’événements spécifient les types d’événements dont vous souhaitez être avisés par les différents
services. Ces options par défaut peuvent être remplacées en fonction de chaque objet.
3.6.4.1 Configuration de filtre standard d’événements
Selon votre installation BSCW, plusieurs services d’événements sont disponibles et peuvent
être configurés individuellement :
o Les icônes d’événement indiquent les événements récents survenus sur l’interface utilisateur.
o Le rapport quotidien d’activité de l’espace de travail est envoyé par courriel et contient les événements qui se sont produits dans vos espaces de travail de la journée précédente.
o Notification par courriel direct vous avertit immédiatement des événements pertinents.
o Le moniteur d’événements prend en charge la notification d’événement en ligne au
moyen d’une application Java indépendante.
o Les flux RSS d’événements fournissent les événements récents au format de nouvelles
RSS Par l’utilisation de ces flux RSS, les navigateurs modernes (ou d’autres agrégateurs de flux RSS) pourraient interroger le serveur BSCW pour s’enquérir directement
en ligne de ce qui se déroule dans votre espace de travail.
Pour spécifier le type d’événement (lecture, création, déplacement ou modification d’événements) dont vous souhaitez être avertis par quelconque services d’événements
•
choisissez
•
Le formulaire d’action « Préférences » dispose d’une section « Filtre d’événements »
avec les sous-sections « Services d’événements actifs » et « Types d’événements
auxquels vous vous êtes abonné » ou vous pourriez spécifier vos options d’événement
par défaut.
•
Dans la section « Services d’événements actifs » vous pourriez vérifier ces services
d’événements que vous souhaitez utiliser. Pour le rapport quotidien, vous pouvez
également spécifier si vous souhaitez être informé sur les événements que vous avez
générés vous-même, c’est à dire les événements qui résultent de vos propres actions.
Ces événements ne sont pas transmis par les autres services d’événements énumérés.
•
Dans la sous-section « Types d’événements auxquels vous vous êtes abonné », vous
pouvez spécifier pour chaque service d’événement actif les types d’événements dont
vous souhaitez être informé par ce service.
Options
Préférences
Le filtre standard d’événements est valable pour tous les objets dans vos espaces de travail,
sauf si vous modifiez les options de l’événement sur le niveau de l’objet.
Vous pouvez modifier ce filtre standard à tout moment. Par exemple, désactiver complètement un service d’événement ou désactiver la notification des événements de lecture dans le
rapport d’activité quotidien. Bien que les changements opérés dans le filtre standard en ce qui
concerne les types d’événements n’affectent pas le réglage individuel de filtre d’événements,
la désactivation d’un service d’événement est également valide pour les filtres d’événements
individuels. Ainsi, le filtre standard d’événements fournit un emplacement central pour activer
60
ou désactiver complètement un service d’événement. Si vous ne voulez pas passer au travers
des réglages individuels, il vous suffit de désactiver tous les types d’événements pour un
service donné pour désactiver le service dans le cas général, mais aussi pour permettre son
utilisation sur certains objets avec des options d’événements individuels qui utilisent ce service d’événements.
Veuillez noter que certains services peuvent être désactivés pour votre serveur BSCW. Par
conséquent, ces services ne sont pas offerts pour la configuration par défaut.
Remarque : L’activation du service de notification par messagerie directe sur un objet conteneur (forum de discussion de dossier, etc.) peut entraîner un nombre important de courriels
qui sont générés et envoyés à votre adresse de courriel principal.
3.6.4.2 Modifier le filtre d’événements sur le niveau d’un objet
Vous pouvez également définir le filtre individuel d’événements pour un objet particulier. De
cette façon, vous déterminez les types d’événements dont vous souhaitez être averti. Pour ce
faire, invoquez
Informations
Filtre d’événements dans le menu actions de l’objet. Ceci
affiche le formulaire « Modifier le filtre d’événements » avec des sections pour chaque service
d’événement que vous avez activé dans votre filtre standards d’événement.
Pour chaque service activé, vous pouvez sélectionner les types d’événements dont vous souhaitez être informé par le service concerné. Vous avez le choix d’utiliser les options héritées
du dossier parent ou de définir des options spéciales pour l’objet actif et éventuellement pour
son contenu grâce aux cases à cocher prévues pour les différents types d’événements. Si
aucune option d’événements n’a été modifiée dans les dossiers parents, les options héritées
sont les options d’événements par défaut. Ceci est indiqué par l’étiquette « Utiliser les options
par défaut » qui remplace l’étiquette « Utiliser les options héritées » dans ce cas.
Si les options d’événement pour l’objet en cours ont été modifiées (au moins pour un service
d’événements, le bouton radio « Définir les options spéciales » a été sélectionné), vous
pouvez annuler ces modifications en cliquant sur [Réinitialiser]. Ceci amène à l’utilisation des
options d’événement du dossier parent – qui peuvent être les options d’événements par défaut
si aucune option d’événements spécifiques n’a été défini dans n’importe quel dossier
supérieur.
Des services d’événements peuvent être activés ou désactivés ensemble dans les options par
défaut d’événements. Lorsque vous souhaitez utiliser un service d’événement pour l’objet
actif et qui n’a pas été activé dans les options par défaut, cliquez sur [Modifier les options par
défaut] pour ce faire. Après avoir modifié les options par défaut, en activant un service d’événement supplémentaire, revenez au formulaire « Modifier le filtre d’événements » pour
procéder à la définition individuelle des options pour l’objet actif.
Avertissement : Toutes les modifications apportées à partir du formulaire « Modifier le filtre
d’événements » seront perdues lorsque vous cliquez sur [Modifier les options par défaut].
Un réglage des options d’événement qui s’écartent des options d’événement hérités est indiqué par une icône dans l’entrée de l’objet concerné. Cliquez sur cette icône pour afficher ou
modifier les options d’événement.
3.6.5
Événements de document
Les événements de document font références aux événements de lecture, de modification et
de création relatifs aux documents d’un espace de travail. En utilisant l’action
Information
Événements de document dans le menu actions d’un dossier, vous pouvez inspecter les événeConcepts et Fonctions de Base
61
ments se rapportant à des documents dans ce dossier et tous ses sous-dossiers et sous-sousdossiers. Vous pouvez sélectionner les documents que, certains membres ont créés ou modifiés et permettre à BSCW de vous indiquer qui les a lus et aussi à quelle fréquence. Vous
pouvez également sélectionner les documents qu’un utilisateur particulier a lus et voir qui les
a créés. Ainsi, vous pourriez mener des investigations sur des questions telles que :
o Qui a consulté les documents que j’ai créés ?
o Quels documents de l’espace de travail ai-je déjà consultés ?
En outre, vous pourriez avoir les événements concernant votre sélection courant de documents
visualisés comme une carte d’événements de document. Les cartes d’événements sont des
graphes où les nœuds représentent des documents et des utilisateurs, et les arcs correspondent
aux événements, qui relient toujours un document et un nœud utilisateur. Les arcs sont de
couleurs différentes et servent à signaler différents types d’événements : Par exemple, un arc
vert qui part de l’utilisateur X vers le document D, signifie que l’utilisateur X a lu le
document D. Les arcs rouges symbolisent des événements de création, les arcs jaunes symbolisent des événements de modification. La Figure 8 présente une carte d’événements.
Figure 8 : Une carte d’événements d’un document
Vous pouvez obtenir un aperçu de tous les événements de document dans le dossier en cours
d’utilisation en consultant la carte d’événements de document qui couvre tous les documents
du dossier actif. Sur la base de cet affichage, vous pourriez enquêter sur des questions
comme :
o Qui est le contributeur le plus actif de l’espace de travail, c’est à dire qui a créé le plus
de documents ou qui en a modifié le plus ?
o Quels sont les documents les plus intéressants aux membres d’espace de travail, c’est
à dire quels sont les documents qui ont été les plus lus par des membres de l’espace de
travail ?
Tout accès en lecture à un document, à savoir : l’ouverture, l’archivage, la copie, etc., sont
considérés comme des événements de lecture dans les événements de document. Seuls le remplacement, la révision et l’édition d’un document sont considérés comme étant des événements de modification.
62
3.6.5.1 Exigences des cartes d’événements
La visualisation des événements de documents via des cartes d’événements utilise l’applet
HyperGraph (voir http://hypergraph.sourceforge.net/ ). Cet applet est chargé dans votre navigateur et est exécuté par une application Java. Votre navigateur doit prendre en charge ce
plug-in Java qui est automatiquement installé lorsque cela s’avère nécessaire. Vous avez besoin du plug-in Java et de la version 1.5 ou plus récente de la JRE. En outre, JavaScript doit
être activé dans votre navigateur pour être en mesure de contrôler l’applet HyperGraph.
3.6.5.2 Utilisation des événements de document
Vous pouvez inspecter les événements de document dans un dossier comme suit :
•
Sélectionnez
•
Le formulaire « Afficher les événements de document » affiche d’abord une liste de
tous les documents dans le dossier courant et ses sous-dossiers que vous avez créés,
c’est à dire la sélection par défaut de documents représente l’ensemble de vos documents. Pour chaque document, la liste de tous les documents contient les utilisateurs
qui ont particulièrement lus votre document. De cette façon, vous pouvez savoir à
quelle fréquence et par qui vos documents ont été lus (comme point de départ).
•
Dans la partie supérieure du formulaire, vous pouvez sélectionner une autre série de
documents dont les actions dans le formulaire peuvent être représentées par : les documents du dossier en cours qui ont été créés, modifiés ou lus par certains membres de
l’espace de travail ou par un autre utilisateur qui pourrait ne plus être un membre de
l’espace de travail. Effectuez votre choix en cliquant sur l’un des boutons radio, en
cliquant sur l’un des membres de la liste de sélection proposés ou en entrant
manuellement un nom d’utilisateur. Appuyez sur [Nouvelle sélection] pour avoir la
nouvelle liste des documents présentés dans le formulaire d’action.
•
Si un indexeur est installé avec votre serveur BSCW qui en indexe tous les documents
pour une recherche plus rapide du contenu (voir 3.7.3 « Rechercher des documents
BSCW à partir de leur contenu » à la page 67), vous pouvez ensuite continuer à affiner
l’ensemble des documents présentés dans le formulaire d’action: saisir une requête de
recherche pour filtrer la sélection de documents.
•
Pour obtenir un affichage graphique des événements de votre sélection de documents
cliquez sur la partie supérieure des deux boutons [Carte des événements]. Pour afficher une carte événement concernant tous les documents du dossier actuel, appuyez
sur le bouton inférieur [Carte des événements]
Information
Événements de document
dans le menu actions du dossier.
Une carte d’événements du document sera présenté dans un nouvel onglet (ou une nouvelle
fenêtre) de votre navigateur. La plus grande partie de l’affichage de la carte d’événements est
relative à l’événement lui-même ; un graphe avec des documents et des utilisateurs représentant les nœuds et les arcs de différentes couleurs symbolisent les événements. Vous pouvez
contrôler l’affichage de la carte d’événements comme suit :
•
Cliquer sur un nœud pour le déplacer vers le centre de l’écran, pour permettre l’affichage d’informations plus détaillées sur le voisinage d’un nœud.
•
Vous pouvez également faire glisser un nœud ou un arc afin de modifier l’affichage de
la carte d’événement.
La partie gauche de l’affichage de la carte des événements contient un menu déroulant pour
contrôler la carte événement, un champ de texte listant les événements concernant le nœud
actuellement sélectionné et le bouton [Fermer] (voir Figure 8).
63
•
Sélectionnez un utilisateur ou un document dans le menu déroulant pour déplacer le
nœud correspondant à l’utilisateur ou au document vers le centre de la carte d’événement. En cliquant sur un nœud dans la carte événement, le même effet se produit. Le
champ de texte en dessous du menu listera tous les événements concernant l’utilisateur
ou le document sélectionné.
•
Appuyez [Fermer] si vous avez terminé avec la carte événement.
Vous pouvez générer plusieurs cartes d’événements en retournant au formulaire « Afficher les
événements de document » en faisant une [Nouvelle sélection] et en cliquant sur [Carte des
événements]. Cliquez sur [Retour] pour mettre fin à l’action.
3.7 Recherche
BSCW vous aide :
o à rechercher des objets (documents, dossiers, etc.) dans votre espace de travail,
agenda, presse-papiers ou corbeille sur la base de n’importe quelle métadonnée
disponible ;
o à rechercher des documents dans vos espaces de travail sur la base de leurs contenus ;
o à trouver des objets (documents, dossiers, etc.) dans vos espaces de travail, agenda,
presse-papiers ou corbeille sur la base des balises assignées à ces objets ;
o à vérifier si quelqu’un au sujet duquel vous disposez de certaines informations est un
utilisateur de votre serveur BSCW ou est enregistré dans votre carnet d’adresses ;
o à soumettre une requête au moteur de recherche Google.
Indépendamment du type de votre recherche, vous pouvez soit enregistrer les résultats de
façon permanente dans votre serveur BSCW ou non. Les dossiers de recherche permanents
sont utiles lorsqu’une recherche particulière doit être répétée ultérieurement dans le temps.
Les dossiers de recherche permanents constituent un type distinct d’objet BSCW.
Vous créez un dossier permanent de recherche nommé, qui contient la liste des résultats de
votre requête et qui sont stockés dans le dossier actuel, de la manière suivante :
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Dossier de recherche dans la barre de menu supérieur
pour afficher le formulaire « Ajouter un dossier de recherche ».
•
Entrez le nom du dossier de recherche à créer (ceci n’est pas encore votre requête!).
Choisissez votre domaine de recherche dans la liste proposée. Après avoir cliqué sur
[OK], le formulaire « Éditer la requête » est affiché où vous spécifiez votre requête.
Les entrées dans ce formulaire dépendent du type de recherche que vous avez sélectionné. Dans tous les types de recherches, les caractères majuscules et minuscules dans
les termes de recherche ne sont pas distingués.
Vous effectuez une recherche où les résultats sont stockés dans un dossier de recherche temporaire de la manière suivante :
64
•
Sélectionnez Fichier Rechercher dans la barre de menu supérieur et spécifiez votre
type de recherche en choisissant l’une des options : dans vos documents , dans BSCW ,
dans les balises , pour les utilisateurs ou sur Intenet .
•
Continuer comme décrit pour la recherche avec des résultats permanents.
Même après avoir effectué une recherche avec des résultats temporaires, vous pouvez décider
d’avoir les résultats stockés de façon permanente (voir « Actions particulières au sein des dossiers de recherche » ci-dessous)
Chaque fois que vous effectuez une recherche avec des résultats temporaires, le formulaire
« Éditer la requête » sera en général rempli avec les valeurs que vous avez spécifiés lors de la
dernière utilisation de ce type de recherche. Si les valeurs diffèrent, vous pouvez restaurer les
valeurs en cliquant sur [Dernière requête]. Dans le même formulaire, vous pouvez accéder
aux résultats de votre dernière recherche (le cas échéant) en cliquant sur [Derniers résultats].
Remarque : Vous pouvez effectuer directement une recherche dans BSCW en utilisant le
champ de recherche disponible dans la barre de navigation. Le champ de recherche prend en
charge une simple recherche d’objets, des balises ou des documents. Une fonction de
recherche identique est également proposée comme widget de bureau et en tant que widget de
recherche du portail personnel. La recherche d’objets BSCW est également supportée dans la
version mobile du portail de BSCW.
3.7.1
Actions particulières au sein des dossiers de recherche
Dans un dossier de recherche, les actions supplémentaires suivantes sont disponibles :
•
Sélectionnez
modifiée.
•
Sélectionnez Fichier
quête non modifiée
•
Sélectionnez Fichier Enregistrer dans votre presse-papiers pour stocker les résultats de
votre requête de recherche temporaire dans un dossier de recherche permanent. Après
avoir entré le nom du dossier de recherche permanent, il apparaîtra dans votre pressepapiers, d’où vous pouvez le coller dans un dossier approprié
•
Sélectionnez Fichier Plus de résultats pour recueillir les visites supplémentaires effectuées à partir du moteur de recherche et les ajouter à des événements dans le dossier de
recherche (uniquement disponibles pour des recherches Web).
Fichier
Éditer la requête
pour répéter votre recherche avec une requête
Refaire la recherche
pour répéter votre recherche avec une re-
Toutes ces actions sont également accessibles à partir du menu actions du dossier de recherche.
Vous pouvez filtrer les résultats de recherche par type d’objet et type MIME via le menu
Afficher
Trier comme dans un dossier régulier. En outre, vous pouvez exclure certains
éléments de résultats non pertinents de l’affichage dans la vue non filtrée des résultats de
recherche.
•
Choisissez
Ignorer
dans le menu actions d’un résultat de recherche
Un tel résultat ne sera pas montré dans la liste des dossiers de recherche, même si la recherche
est répétée ou si la requête de recherche est éditée. Si les résultats de recherche sont ignorés,
l’affichage « Pas de filtre » en retrait à droite dans la barre d’outils de sélection multiple sera
modifiée en « Résultats de recherche »
Les résultats ignorés de la recherche sont résumés dans l’entrée « Liste d’éléments à
ignorer », qui est affichée via le menu Afficher Filtre Liste d’éléments à ignorer De la même
manière, vous pouvez également révoquer l’exclusion d’un résultat de recherche par une
action répétée
Ignorer dans le menu actions. Grâce à Afficher Filtre Liste de résultats vous
revenez à la liste des résultats de recherche. La commutation entre les résultats d’une
recherche et ceux qui en ont été exclus peut également se faire lorsque vous cliquez sur le
65
menu déroulant qui s’affiche lorsque vous cliquez soit sur « Ignorer la liste » ou « Liste de
résultats » complètement à droite sur la barre d’outils de sélection multiple.
L’exclusion de certains résultats de recherche se répercute sur tous les autres membres du
dossier de recherche.
Ce n’est que lorsque vous choisissez l’option « Pas de filtre », que l’exclusion de certains résultats de recherche est visible dans l’affichage. L’exclusion de résultats n’a aucun effet
lorsque votre requête de recherche est relative à un type d’objet ou un type MIME de
document.
3.7.2
Rechercher des objets BSCW
Le moteur de recherche intégré avec BSCW vous aide à trouver des objets sur votre serveur
BSCW. Vous précisez votre requête de recherche dans le formulaire de recherche « Éditer la
requête ».
•
Le champ « Rechercher » contient le nom du dossier dans lequel la recherche doit être
initialisée. Si vous avez de nombreux objets dans plusieurs espaces de travail essayez
de limiter la recherche aux dossiers les plus prometteurs afin d’éviter une perte de
temps de recherche « dans vos espaces de travail ». En raison d’un délai d’attente
expiré de votre navigateur Web, votre session BSCW pourrait être annulée.
•
Le champ « du type » détermine le type d’objet que vous recherchez (document, dossier, etc.); choisissez « n’importe lesquels » si vous ne connaissez pas le type.
•
Le reste du formulaire est relatif aux critères de recherche auxquels doivent satisfaire
les objets que vous recherchez.
Figure 9 : Formulaire de recherche BSCW
Le critère de recherche utilisé par défaut est le nom d’un objet. D’autres critères peuvent être
ajoutés tels que « contenu », « description », etc., incluant également d’autres attributs de
métadonnées. Sélectionnez un critère dans le champ « Ajouter un critère de recherche » et
cliquez sur [Ajouter]. Vous pouvez supprimer un critère de recherche à nouveau en cliquant
sur l’icône
à sa droite.
66
Pour chaque critère de recherche, entrez un ou plusieurs mots ou phrases contenus dans les attributs des objets recherchés. Les phrases doivent être entre guillemets. Vous pouvez utiliser
des caractères génériques dans les mots (mais pas dans les phrases !) : « ? » représente un caractère arbitraire, « * » représente une chaîne arbitraire. Un mot ne doit pas commencer par un
caractère générique.
Avec de nombreux critères de recherche, vous pouvez spécifier comment l’expression de recherche entrée doit être utilisée dans la recherche. Si vous choisissez, par exemple, « commence par » comme option de recherche et entrez « manu » dans un champ de type « nom »,
tous les objets dont le nom commence par cette expression, par exemple « Manuel de
BSCW » ou « manufacture des faïences », seront retournés. Si vous sélectionnez l’option
« <regex> » plutôt que « commence par », vous pouvez entrer une expression régulière
conformément à la syntaxe des expressions régulières du langage Python, dans le champ de
recherche. Il s’agit d’une fonctionnalité pour les utilisateurs familiers avec les expressions
régulières Python (consulter le Python Library Reference, module re). Notez que la saisie
dans le champ « balise » n’est pas interprétée comme une phrase, mais comme un certain
nombre de mots séparés par des blancs. Si vous choisissez « commence par » et entrez
« cheval noi », dans un champ balise, tous les objets trouvés qui ont au moins deux balises
attribués qui commencent soit par « cheval » ou « noi », par exemple « chevalier », « noix »
ou « cheval », « noir » seront renvoyés.
Les critères de recherche sont combinés pour former des requêtes plus complexes en utilisant
« et », « ou », « et pas » et « ou pas ». Les opérateurs « et » et « et non » ont une priorité
supérieure sur les opérateurs « ou » et « ou pas », c’est à dire une requête « A et B ou C » est
interprété comme « (A et B) ou C ».
Lorsque le service d’indexation PyLucene est activé sur votre serveur BSCW, non seulement
le contenu des documents sera indexé pour une recherche plus rapide dans vos documents,
mais aussi des objets de métadonnées, comme les noms, les descriptions ou les balises. Dans
ce cas, votre entrée dans les champs de recherche sera interprétée comme des mots devant figurer dans les attributs des objets à trouver. Vous pouvez utiliser des caractères génériques
dans les mots ainsi que des phrases entre guillemets.
Vous pouvez revenir à la [Requête par défaut] (qui a le champ « nom » comme unique terme
de recherche) ou à la [Dernière requête] exécutée.
BSCW affichera les résultats recherche (c.-à-d. la liste des résultats) en tant qu’une liste de
dossiers. La description de chaque objet identifie le dossier qui le contient. Assurez-vous que
vous avez activé l’option Afficher Descriptions .
Veuillez noter que la recherche basée sur le contenu pour les documents (recherche complète
de texte) n’est possible que pour du texte brut et des documents HTML (type MIME
texte/brut texte/html) si aucun service d’indexation n’a été installé sur votre serveur BSCW.
Dans tous les cas, un critère de recherche sur le « contenu » n’est appliquée qu’après que les
autres critères de recherche aient été évalués. Donc, si vous ne cherchez que des documents en
fonction du contenu et que votre installation BSCW vous offre plutôt un service d’indexation,
vous devriez donc utiliser l’option de recherche dans vos documents tel que décrit ci-dessous.
3.7.3
Rechercher des documents BSCW à partir de leur contenu
Si le service d’indexation PyLucene a été installé avec votre serveur BSCW, vous pouvez
faire une recherche rapide des documents en fonction de leur contenu. PyLucene met à jour
son index de manière incrémentale, c’est à dire qu’une mise à jour est effectuée chaque fois
qu’un objet est modifié ou qu’un nouvel objet est créé. La recherche peut prendre quelques
minutes lorsque beaucoup d’informations sont envoyées vers le serveur BSCW.
67
Dans le formulaire « Éditer la requête » vous spécifiez votre requête de recherche dans le
champ « Rechercher dans les documents de votre dossier… ». L’étiquette du champ indique
le type d’indexation appliqué.
Les requêtes simples énumèrent seulement un certain nombre de mots-clés séparés par des
espaces. Ces mots-clés doivent être contenus dans les documents que vous recherchez. Il est
possible de faire des requêtes plus sophistiquées ; ceci inclut des phrases entre guillemets et
des mots clés contenant des caractères génériques.
BSCW affichera la liste des documents correspondant à la requête comme une liste de
dossiers. La description de chaque document nomme le dossier qui le contient. Assurez-vous
d’avoir activé l’option Afficher Descriptions .
3.7.4
Trouver des objets BSCW à partir des balises
Le moteur de recherche intégré à BSCW vous aide à trouver des objets sur votre serveur à
partir des balises assignées à ces objets. Les balises sont des mots clés choisis librement pour
classer les objets BSCW. Ils sont assignés par l’intermédiaire de
Modifier Propriétés . Lors
d’une recherche à partir de balises, spécifiez votre requête dans le formulaire « Éditer la
requête ».
•
Le champ « Rechercher » contient le nom de l’espace de travail dans lequel la
recherche doit avoir lieu. Ce champ est initialement défini au « plus petit » espace de
travail contenant le dossier courant, c’est-à-dire l’espace de travail dont le dossier actif
hérite ses membres. Si vous avez de nombreux objets dans plusieurs espaces de travail
différents, essayer de limiter la recherche à l’espace de travail le plus prometteur et
éviter la perte de temps engendrée par une recherche « dans vos espaces de travail »
(qui est également le mode par défaut lorsque vous lancez une recherche de balise à
partir d’un dossier privé).
•
Entrez les balises des objets que vous recherchez dans le champ correspondant. Plusieurs balises doivent être séparées par des espaces. Vous pouvez également consulter
les [Derniers résultats] d’une recherche à partir de balises, si cette dernière est disponible.
•
Lorsque le service d’indexation PyLucene est en cours d’utilisation sur votre serveur
BSCW, les balises des objets sont aussi indexées pour accélérer la recherche par
balises. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des caractères génériques entre les balises
saisies comme critère de recherche.
Remarque : Une recherche par balise peut également être initiée en cliquant sur une balise affichée dans une liste de dossiers.
3.7.5
Rechercher un nom d’utilisateur ou une adresse courriel
BSCW vous permet de rechercher des utilisateurs – soit dans votre propre carnet d’adresses
ou parmi tous les utilisateurs enregistrés de votre serveur BSCW. La deuxième option est
particulièrement utile si vous souhaitez inviter dans un espace de travail un autre utilisateur
dont vous ne connaissez pas précisément le nom d’utilisateur et l’adresse courriel. Veuillez
noter que la recherche dans tout le système peut prendre du temps.
Comme critères de recherche, vous pouvez spécifier les champs de la page d’information personnelle que normalement chaque utilisateur inscrit peut remplir aussi à l’aide de Options
Profil Modifier . Cependant, pour la plupart des utilisateurs, les seules informations dispo-
68
nibles sont le nom (c.-à-d. nom d’utilisateur) et l’adresse courriel, puisque le remplissage des
détails personnels est facultatif.
Sur la page de résultats affichés après une recherche d’utilisateur BSCW vous pouvez exécuter diverses actions pour les utilisateurs qui y sont énumérés. Vous pouvez, par exemple, les
inclure dans votre carnet d’adresses ou leur envoyer un courriel. En cliquant sur
(Envoyer
un message) c’est le formulaire de messagerie courriel de BSCW qui s’affiche ; tandis qu’en
cliquant sur
(Courriel) cela ouvre votre propre client de messagerie si vous en aviez configuré un (par exemple Outlook ou Thunderbird).
3.7.6
Rechercher sur Internet
BSCW vous aide à soumettre des requêtes de recherche sur l’Internet via le moteur de
recherche Google. Le système BSCW affiche les résultats trouvés sur une page de dossier
comme étant des objets URL. Par défaut, la liste est présentée en respectant l’ordre de pertinence fourni par Google. Vous pouvez réordonner la liste en sélectionnant l’entrée correspondante dans le menu Afficher Trier . Par défaut, la liste est triée par ordre de pertinence fourni
par Google
Vous pouvez également vérifier la validité des résultats renvoyés par Google, c’est-à-dire déterminer les entrées qui n’existent plus en marquant tous les résultats et en choisissant Éditer
Évaluer dans le menu supérieur.
3.8 Personnalisation de l’interface utilisateur
L’interface utilisateur de BSCW peut être personnalisée de différentes façons. Ceci concerne
aussi bien la présentation que les fonctionnalités. Pour un certain nombre de fonctionnalités
du système, vous pouvez adapter le serveur BSCW aux exigences spécifiques de certaines
tâches à accomplir, selon votre style de travail personnel et votre niveau d’expertise dans
l’utilisation de BSCW.
BSCW s’adapte automatiquement aux capacités de votre navigateur en ce qui concerne le
traitement de JavaScript, des feuilles de style et le réglage de la langue d’utilisation par
défaut.
Vous personnalisez BSCW en définissant vos préférences personnelles et en choisissant vos
options d’affichage Aussi, vous pouvez choisir d’utiliser des fonctionnalités supplémentaires
pour le téléchargement des fichiers ou sélectionner une langue de préférence.
En désactivant JavaScript, pour une session, par exemple, vous pouvez vous servir de BSCW
en mode ad-hoc en utilisant une connexion à faible bande passante au cours d’un voyage.
3.8.1
JavaScript, feuilles de style et langue d’interface utilisateur
À partir de la version 4, l’interface utilisateur de BSCW utilise des feuilles de style et JavaScript. Ceci est fait en particulier pour la mise en page et la génération de menus pop-up.
o Si vous avez activé JavaScript dans votre navigateur, et si votre navigateur peut gérer
JavaScript, BSCW présentera automatiquement l’interface améliorée par JavaScript.
o Si vous avez désactivé JavaScript dans votre navigateur, pour des raisons de sécurité
par exemple, BSCW présentera automatiquement une interface utilisateur sans
JavaScript. La désactivation de JavaScript peut également être indiquée lorsque vous
utilisez une connexion à faible bande passante avec votre serveur BSCW.
69
o Veuillez ne pas désactiver les feuilles de styles de votre navigateur s’il vous plaît :
votre interface perdra d’importantes configurations de mise en page et les informations
de style. Elle sera toujours opérationnelle, mais pourrait sembler « obsolète ». Les problèmes de sécurité relatifs à l’utilisation des feuilles de style ne sont pas une justification.
Dans ce manuel, nous supposons que JavaScript et les feuilles de style sont activés, étant
donné que la fonctionnalité de l’interface non-JavaScript ne diffère pas de celle de l’interface
JavaScript améliorée.
Interface utilisateur Non-JavaScript
Si votre navigateur ne peut pas gérer JavaScript ou est configuré pour ne pas accepter JavaScript, BSCW affichera automatiquement une interface non-JavaScript. Elle n’est pas aussi
agréable visuellement et aussi facile d’utilisation que l’interface JavaScript améliorée, mais
elle est entièrement fonctionnelle. La principale différence est l’absence de menus pop-up.
Tous les menus pop-up sont remplacés par des boîtes de sélection de menu et un bouton
« Valider »
.
Pour exécuter une action, sélectionner l’action à partir de la boîte de sélection de menu appropriée et appuyer sur . Veuillez noter que le bouton « Valider »
se réfère uniquement
à l’action située à sa gauche, et qu’une seule action peut être effectuée à un moment donné.
Vous pouvez retourner à l’interface JavaScript améliorée à n’importe quel moment en activant JavaScript dans votre navigateur L’interface JavaScript est affichée après une actualisation de la page.
Langue de l’interface utilisateur
De nombreux navigateurs proposent leurs interfaces en plusieurs langues, anglais, français ou
espagnol par exemple. BSCW détecte les paramètres de langue de votre navigateur et répond
automatiquement dans cette langue, si cette langue est disponible dans BSCW et que votre
administrateur a installé le package correspondant.
Pour utiliser l’une des diverses langues prises en charge par BSCW, assurez-vous que votre
navigateur Web utilise votre langue préférée ou bien spécifiez directement la langue de
l’interface dans préférences utilisateurs, comme expliqué ci-dessous.
3.8.2
Niveaux de compétence
BSCW est adaptée à la compétence de son utilisateur. Ceci est basé sur l’hypothèse selon laquelle, puisque les utilisateurs s’impliquent davantage dans BSCW et se familiarisent plus à
son utilisation, ils peuvent faire face et l’utiliser efficacement à un plus large éventail de
fonctions.
Les serveurs BSCW peuvent offrir à leurs utilisateurs une collection d’interfaces utilisateur
prédéfinies ayant plusieurs fonctionnalités complexes. À titre d’exemple, le serveur public
Fraunhofer FIT offre trois niveaux de compétence pour les interfaces utilisateur :
o Débutant
o Avancé
o Expert
En tant que nouvel utilisateur des serveurs BSCW de la Fraunhofer FIT, vous pouvez commencer au niveau Débutant. Dès que vous vous sentirez à l’aise avec son ensemble restreint
70
de fonctions, et aurez besoin de fonctionnalités supplémentaires afin de réaliser votre travail
de manière efficace, vous voudrez peut-être basculer en mode Avancé ou Expert :
•
choisissez
•
sélectionnez votre niveau de compétence (Débutant, Avancé ou Expert) dans la section
« Général ».
Options
Préférences
de la barre de menu supérieur ;
Sur d’autres serveurs le nombre de niveaux peut varier et ces derniers peuvent être étiquetés
différemment. Les fonctions peuvent également être regroupées de façon différente.
Pour connaître les actions mises à la disposition des utilisateurs pour chaque niveau de
compétence, il est toujours possible de choisir un autre niveau de compétence, puis revenir au
niveau précédent.
Si votre niveau d’utilisateur n’offre pas toutes les actions disponibles dans un menu actions,
vous pouvez choisir l’option
plus… pour passer à un niveau supérieur.
3.8.3
Préférences de l’utilisateur
BSCW vous permet de définir un certain nombre de paramètres appelés préférences de
l’utilisateur lesquels régissent l’apparence et les fonctionnalités de votre interface utilisateur
BSCW. Le réglage de ces paramètres dépend de votre choix personnel : un espace de travail
partagé ne doit pas nécessairement apparaître de la même façon chez tous les membres.
Attention : Les préférences sont définies pour un serveur spécifique. Si vous voulez travailler
avec plusieurs serveurs de la même manière, vous devez définir des préférences identiques sur
tous les serveurs.
Afin de vérifier ou mettre à jour vos préférences d’utilisateur :
•
cliquez sur
Options
Préférences
Le menu « Modifier les préférences » a un certain nombre de sections qui regroupent les informations définissant les préférences de l’utilisateur :
o Général
o Présentation
o Portail
o Agenda / Liste des tâches
o Filtre d’événements
o Synchronisation
Général
Sous-section « Préférences de base » :
Langue : Sélectionnez la langue de l’interface utilisateur directement à partir du menu déroulant ou cochez l’option de détection automatique de la langue. Ce dernier l’emporte sur toute
langue choisie dans le menu (voir aussi 2.3 « Choix du langage de l’interface » à la page 19).
Niveau de compétence : Choisissez un niveau d’utilisateur correspondant à votre aptitude à
utiliser BSCW (voir aussi la section précédente).
JavaScript : Cochez cette option si vous voulez utiliser JavaScript dans l’interface utilisateur
de BSCW chaque fois que JavaScript est activé par votre navigateur. Décochez, si vous ne
71
voulez pas utiliser JavaScript. Voir ci-dessus les détails sur l’interface utilisateur nonJavaScript.
Courriel : Spécifiez le format des courriels que vous recevez de BSCW (en particulier les
rapports d’activité quotidiens) et indiquez, si vous souhaitez recevoir une copie de tous les
courriels que vous envoyez via BSCW (soit par CCi : copie carbone invisible).
Sous-section « Traitement des fichiers » :
Téléchargement de fichiers : Vérifiez les aides de téléchargement que vous souhaitez utiliser
pour télécharger un fichier. Le bouton [Launch] démarre l’installation du programme Bureau
BSCW (voir aussi 13.5.3 « Le client du Bureau BSCW » à la page 251).
Éditeurs externes : Sélectionnez dans la liste, les types de documents pour lesquels vous souhaitez activer l’édition directe avec des éditeurs locaux (pour BSCW externe).Vous pourrez
ensuite directement éditer des documents de ce type sur le serveur BSCW, c’est-à-dire sans
avoir à faire le cycle téléchargement – édition – téléchargement. En choisissant l’action
Modifier Éditer l’éditeur local correspondant à ce type de document (par exemple MS
Word) est lancé directement à partir du navigateur Web.
Notez que l’édition directe nécessite l’installation préalable d’une application d’aide. Les détails généraux sur l’installation et l’édition directe sont donnés dans la section 8.1.4 « Édition
de documents en utilisant des éditeurs externes » à la page 140.
Présentation
Sous-section « Préférences de base » :
Thème d'affichage : Sélectionnez « Noir et Blanc » pour avoir une interface BSCW moins colorée ou « BSCW (Orange) » pour revenir à la couleur standard.
Nombre maximal d’entrées visibles dans les listes de dossier : Utiliser cette option pour limiter le nombre d’entrées figurant dans une liste de dossiers. Si le nombre d’entrées dans une
liste de dossiers dépasse la valeur maximale spécifiée ici, la liste est divisée en plusieurs
pages, qu’il faudra parcourir. Les boutons conduisant à la page précédente ou suivante sont
situés au haut et en bas de la liste des articles.
Régler la taille de police par navigateur : Cochez cette option si vous souhaitez contrôler la
taille de police dans l’interface utilisateur BSCW par l’intermédiaire des paramètres de votre
navigateur. Si cette option n’est pas cochée, les paramètres du navigateur concernant la taille
de la police sont ignorés et BSCW contrôle la taille de la police de son interface.
Stocker les options d’affichage de chaque dossier : Cochez cette option si vous voulez stocker
individuellement les options d’affichage de chaque dossier. Si cette option n’est pas cochée,
les options d’affichage définies pour un dossier sont valables pour tous les autres dossiers.
Pour plus de détails, voir la section 3.8.4 « Affichages des dossiers » à la page 74, en particulier le paragraphe concernant l’ensemble des options d’affichage
Utiliser des boîtes de dialogue pop-up : Cochez cette option si vous préférez que les formulaires d’action soient présentés dans des fenêtres de pop-up avec onglets. Si cette option n’est
pas cochée, les formulaires d’action seront présentés avec des options qui seraient dépliées ou
non pour un meilleur aperçu d’ensemble.
Optimiser la saisie des dates pour le pointeur (souris) : Cochez cette option si vous préférez
saisir les dates en utilisant les listes de sélection et utiliser votre souris au lieu de les taper directement en utilisant votre clavier.
Sous-section « Icônes dans la barre d’accès rapide » : Cochez les icônes que vous voulez
voir apparaître dans la barre d’accès rapide.
72
Sous-section « Icônes dans la barre des raccourcis d’actions » : Cochez les icônes que vous
voulez voir apparaître dans la barre de raccourcis d’actions.
Portail
Afficher le portail à la connexion : Cochez cette option, si vous souhaitez que BSCW affiche
votre portail (page d’accueil) personnel lorsque vous démarrez une session BSCW.
Nombre d’entrées en widgets : Spécifiez le nombre d’entrées par défaut à afficher, à un instant donné, dans les widgets. Ces derniers sont organisés comme une liste d’entrées, c’est-àdire des espaces de travail, des événements, de l’actualité, etc. Les gadgets sont des fenêtres
rectangulaires qui composent votre portail personnel.
Agenda / Liste des tâches
Échelle de temps, début de semaine, jours ouvrables : Indiquez l’heure à laquelle les rendezvous d’une journée ou d’une semaine doivent vous être rappelés. Indiquez aussi le premier
jour de la semaine et ce que vous comptez comme jours ouvrables. Cela permettra de définir
la disposition des entrées de votre agenda.
De principe, ajouter toutes les tâches que vous créez dans votre liste de tâches : Votre liste de
tâches (accessible via Aller à Tâches ) contient toutes les tâches que vous avez à réaliser. Si
vous souhaitez surveiller également les tâches que vous créez pour d’autres personnes par
l’intermédiaire de votre liste de tâches, cochez cette option.
Pour les rendez-vous, préciser si :
•
les rendez-vous que vous créez dans un agenda de groupe sont automatiquement copiés dans votre agenda personnel (même si vous n’y participez pas !),
•
les rendez-vous auxquels vous ne participez plus doivent être automatiquement supprimés de votre agenda personnel et si,
•
les rendez-vous doivent être affichés dans une nouvelle fenêtre du navigateur.
Filtre d’événements
BSCW offre plusieurs services d’événements pour informer les utilisateurs des nouveaux
événements dans BSCW. Les différents services d’événements utilisent différentes méthodes
pour notifier de nouveaux événements aux utilisateurs. Pour les services d’événements que
vous avez activés, vous pouvez vous abonner à la notification de divers types d’événements.
(lecture d’événements, création d’événements, etc.). Pour plus de détails, lire 3.6.4.1
« Configuration de filtre standard d’événement » à la page 60.
Sous-section « Services d’événements actifs » :
Ici, vous pouvez sélectionner les services d’événements les plus adaptés à vos besoins en cochant les options correspondantes.
Sous-section « Types d’événements auxquels vous vous êtes abonné »
Vous pouvez souscrire à la réception de notifications concernant les différents événements relatifs aux services d’événements activés. En affichant les menus ( ) des différents services,
vous visualisez les différents types d’événements. Vous pouvez également cocher la case correspondante à la notification de tous les services d’événements. Cela vous permettra d’être informés d’événements de tous types.
Si un service d’événement ne s’affiche pas dans la liste, vérifiez que vous l’avez activé dans
la sous-section « Services d’événements actifs ».
73
Synchronisation
Les options de cette section sont relatives à la synchronisation des documents BSCW avec les
copies de travail situées sur votre ordinateur local par l’intermédiaire du porte-documents, un
objet personnel tel que la corbeille ou le presse-papiers ; voir section 13.7 « Portedocuments » à la page 255.
Dossier de porte-documents local : Ajoutez l’emplacement du porte-documents local comme
un chemin dans le système de fichiers local.
Remarque : Lorsque vous modifiez l’emplacement du porte-documents local, l’ancien dossier
porte-documents ne sera pas pris en compte lorsque la prochaine synchronisation aura lieu, et
les documents modifiés dans ce dernier ne seront pas transférés vers le serveur BSCW. Pour
éviter toute perte de données, vous devriez changer le chemin vers le porte-documents local
seulement après une synchronisation réussie. Vous pourrez ensuite supprimer, si vous le désirez, l’ancien porte-documents de votre ordinateur local. Au cours de la prochaine synchronisation, le nouveau porte-documents local sera créé.
Transférer les versions d'un document dans le porte-documents : Cochez cette option pour
transférer toutes les versions de documents BSCW vers votre porte-documents local. Si cette
option n’est pas activée, seule la dernière version d’un document BSCW est transférée dans le
porte-documents local lors de la synchronisation.
Utiliser l'extension par défaut dans les noms de documents : Cochez cette option pour que le
nom des documents s’affiche avec son extension lors du transfert vers le porte-documents
local. Un document BSCW, de type MIME « Adobe PDF » par exemple, nommé nom-de-doc
sera transféré vers le porte-documents local avec le nom nom-de-doc.pdf
3.8.4
Affichages des dossiers
Vous pouvez personnaliser la façon dont vos dossiers et les conteneurs d’objets (forums de
discussion, des agendas, etc.) sont affichés dans l’interface utilisateur BSCW. Les options
sont offertes dans le menu Afficher situé dans la barre de menu supérieur et diffèrent
légèrement en fonction du type de conteneurs d’objets (nombre de colonnes disponibles, de
fonctions spéciales tel que l’affichage du contenu des notes dans des forums de discussion).
74
•
Choisissez Afficher Hiérarchie pour activer ou désactiver l’affichage des sous-dossiers.
Si l’option « Hiérarchie » est activée, deux autres boutons
sont ajoutés dans la
barre de sélection multiple permettant d’afficher ou de cacher le contenu des sous-dossiers sélectionnés (si aucun sous-dossiers n’est sélectionné, le contenu de tous les
sous-dossiers est affiché ou masqué). Si l’affichage du contenu des sous-dossiers dépasse le nombre maximal d’entrées définies dans vos préférences personnelles, le contenu des sous-dossiers est tronqué et n’est pas affiché complètement.
•
Choisissez Afficher Compact pour présenter les descriptions sur une seule ligne ; la
description complète (incluant les attributs et les balises) est affichée comme une infobulle lorsque vous déplacez votre souris sur la description abrégée. Les icônes et
indiquent que la description est plus longue que celle présentée dans la vue compacte.
•
Choisissez Afficher
d’un dossier.
•
Choisissez Afficher Colonnes pour sélectionner les attributs qui doivent être affichés
pour une entrée de dossier. Les colonnes disponibles dépendent du type du conteneur
en cours d’utilisation : il y a moins de colonnes dans une liste de membres qu’il y en a
dans la liste des tâches.
Descriptions
pour afficher ou masquer les descriptions des entrées
•
Choisissez Afficher Trier par ... pour trier les entrées d’un dossier. Les critères de tri
disponibles sont un sous-ensemble des attributs d’entrée. Le critère de tri en cours
d’utilisation est indiqué par un petit triangle pointant vers le haut ou vers le bas (
)
placé devant le critère dans le menu déroulant. En cliquant sur cette icône, vous
pouvez inverser l’ordre de tri.
Le critère de tri en cours d’utilisation est également indiqué par un petit triangle noir
( ) près de la colonne de la rubrique correspondante, lorsque la colonne est affichée.
En cliquant sur un titre de colonne souligné, cela signifie que l’attribut de cette
colonne est un critère de tri valide, vous pouvez directement trier les entrées d’un
dossier. Cliquez sur l’entête de la colonne correspondant au critère de tri actuel pour
inverser l’ordre de tri.
•
Choisissez Afficher Filtre pour afficher uniquement les objets d’un certain type ou les
documents d’un certain type MIME. Le filtre appliqué actuellement est indiqué à
l’extrémité droite de la barre de sélection multiple. Sélectionnez « Pas de filtre » pour
afficher tous les objets et les documents dans le listage des dossiers.
Avec certains conteneurs d’objets, vous disposez d’options supplémentaires dans le menu
Afficher . Vous pouvez, par exemple, activer l’affichage des contenus de notes dans les forums
de discussion, ou bien choisir parmi une des nombreuses options d’affichage d’agendas .
Vous pouvez modifier plusieurs options d’affichage à la fois en sélectionnant Afficher Adapter . Le formulaire d’action à deux sections : dans la section « Général » vous pouvez activer
ou désactiver les options applicables (telles que Hiérarchie, Compact ou Descriptions), tandis
que dans la section « Colonnes » vous pouvez définir les colonnes à afficher dans la liste des
dossiers.
Ensembles d’options d’affichages
Vous pouvez, soit définir individuellement les options d’affichage de chaque dossier ou conteneur d’objets et les stocker sur le serveur BSCW soit, appliquer les options définies pour un
dossier ou un conteneur d’objets en particulier à tous les dossiers ou conteneurs de même
type. Cette option est définie dans vos préférences personnelles :
•
Cliquez sur Options
« Présentation ».
•
Cochez l’option Stocker les options d'affichage de chaque dossier si chaque dossier
doit traiter les options d’affichage individuellement ; sinon, les options d’affichage définies pour un dossier ou un conteneur seront également appliquées à tous les dossiers
du même type ou de type similaire.
Préférences
dans la barre de menu supérieur et aller à la section
Même si l’option Stocker est active, vous êtes toujours en mesure de transférer les options
d’affichage dans d’autres dossiers ou conteneurs.
•
Choisissez Afficher Appliquer à tous les similaires pour définir les options d’affichage du
dossier ou conteneur courant pour tous les autres dossiers ou conteneurs du même type
ou similaire. En appliquant l’option de visualisation d’un dossier à tous les dossiers similaires, vous transférez ces options d’affichage à tous les autres dossiers (dossiers de
site Web, dossiers de modèles, dossiers communautaires, etc.) ainsi qu’au presse-papiers et au porte-documents, et vice-versa. En utilisant cette action, les options d’affichage sont transférées d’un agenda vers tous les autres agendas et d’un forum de discussion vers tous les autres forums de discussion. Par ailleurs, les listes de membres et
le carnet d’adresses sont traités comme étant des dossiers semblables.
75
Lorsque vous avez modifié les paramètres d’affichage du dossier courant, vous pouvez toujours annuler les modifications d’affichage transférées vers le dossier courant via Appliquer à
tous les similaires en :
•
choisissant
Afficher
Réinitialiser .
Si l’option Stocker est désactivée, les options de visualisation sont établies pour tous les dossiers et conteneurs de même type. Vous pouvez exclure certains dossiers ou conteneurs d’hériter des options d’affichage d’autres conteneurs identiques en :
•
cochant Afficher Individuel pour un dossier ou conteneur particulier. Vous pouvez ensuite définir les options d’affichage propres à ce dossier ou ce conteneur. Les options
d’affichage individuel pour dossiers ou conteneurs sont protégées et ne peuvent pas
être écrasées par les paramètres de groupe.
Lorsque l’option Individuel d’un dossier ou un conteneur est désactivée, les options d’affichage de ce dossier prennent les valeurs d’un dossier ou conteneur non-individualisé de même
type.
Si vous souhaitez appliquer les options d’affichage d’un dossier individualisé à d’autres
dossiers et conteneurs de type similaires :
•
3.8.5
choisissez Afficher Appliquer à tous
seront pas affectés par cette action.
les similaires .
Les autres dossiers individuels ne
Bannières
Chaque page du dossier dispose d’un en-tête constitué de plusieurs lignes. Par défaut, l’espace
en dessous de la barre de navigation est vide, comme indiqué à Figure 10.
Figure 10 : Section d’en-tête d’une page dossier sans bannière
Vous pourriez insérer une bannière dans cet espace. Définissez votre niveau de compétence à
« Expert ».
•
Choisissez
•
Dans le formulaire de modification de la bannière, spécifiez la bannière sous la forme
d’un texte HTML, (avec des liens vers des images, etc.). Avec les navigateurs Web les
plus courants (par exemple Mozilla Firefox, Internet Explorer 6.0 et autres), vous
saisissez et modifiez la bannière en utilisant un éditeur HTML qui a été intégré dans
BSCW (voir 8.1.2 « Création et édition de documents HTML » à la page 139).
Fichier
Modifier
Bannière .
Avec une bannière, l’en-tête d’un espace de travail et les dossiers contenus pourrait ressembler à la figure ci-dessous.
76
Figure 11 : Section d’en-tête d’un dossier avec bannière
La bannière est « héritée » par les sous-dossiers, sauf si vous définissez une nouvelle bannière
ou :
•
choisissez Modifier Bannière désactivez la bannière et confirmer avec [OK]. Maintenant la bannière est de nouveau vide.
3.9 Métadonnées et page info
Les objets BSCW possèdent un certain nombre d’attributs de métadonnées qui sont soient
définis par l’utilisateur (par exemple le nom ou la description), ou sont fixés par le système
(par exemple la date de création ou le nom du créateur). Certains types d’objets peuvent être
décrits en utilisant des ensembles d’attributs nommés plus élaborés, par exemple des documents peuvent être classés en utilisant des ensembles d’éléments d’attributs de métadonnées
de la norme Dublin Core (titre, auteur, langue, etc.). Les utilisateurs peuvent même définir
leurs propres ensembles d’attributs constitués chacun d’une paire nom-valeur, si le serveur
BSCW est configuré en conséquence.
Une autre approche pour décrire et classer des objets est le marquage. Dans ce cas, les utilisateurs décrivent les objets en choisissant librement des mots clés communément appelés balises. Des balises peuvent être affectées à plusieurs types d’objets dans BSCW, y compris les
dossiers, les documents et les utilisateurs.
Les attributs nommés et les balises peuvent à la fois être utilisés dans les recherches BSCW.
La page d’information d’un objet présente toute l’information descriptive dont dispose le serveur BSCW sur l’objet. Ceci inclut les attributs nommés ainsi que des balises.
3.9.1
Attributs de métadonnées
Les attributs nommés peuvent être assignés à un certain nombre de types d’objets dans
BSCW. Certains disposent d’un ensemble prédéfini d’attributs (à l’exception du nom et de la
description) :
o Les documents peuvent être décrits et classés en utilisant les attributs d’un sous-ensemble de l’ensemble des éléments de métadonnées de la norme Dublin Core (tels que
« (DC) titre », « (DC) auteur » ou « (DC) langue »). Si le support pour le stockage et
l’échange de clés de chiffrement de documents a été activé pour votre serveur BSCW,
il y a deux attributs de métadonnées supplémentaires pour les documents : « Clé » et
« Destinataires ». Ces attributs sont destinés aux documents suivant un type MIME
contenant les clés de chiffrement. L’attribut « Clé » est destiné à une description de la
clé et l’attribut « Destinataires » doit lister les utilisateurs à qui la clé a été envoyée, le
77
cas échéant. Pour plus de détails, voir 13.5.3 « Le client du Bureau BSCW » à la page
251 et l’aide en ligne du Bureau BSCW.
o Les contacts sont décrits par de nombreux attributs concernant le nom, l’adresse, numéros de téléphone, l’affiliation, etc.
o Les tâches peuvent être classées par un autre ensemble d’attributs comme client, contact, emplacement, la catégorie, etc.
o Les dossiers de flux sont décrits par les attributs de la tâche et le responsable en charge
lors de son exécution. Les attributs indiquent la tâche en cours d’un dossier de flux et
l’utilisateur qui en est en charge.
Remarquez que l’ensemble des attributs de métadonnées nommés peuvent être configurés différemment pour votre serveur BSCW. Contactez votre administrateur BSCW.
Un premier ensemble d’attributs peut être assigné lors de la création d’un objet. En général,
les attributs peuvent être définis dans la section « Attributs » du formulaire de création de
l’objet. Spécifiez les valeurs dans les champs prévus. Les valeurs des attributs de date doivent
être complètes, c’est à dire doivent contenir l’année, le mois et le jour. Les meilleures
pratiques pour indiquer les utilisateurs consistent à entrer leur nom d’utilisateur comme ils
sont communément indiqué dans BSCW.
Certains attributs permettant de spécifier plusieurs valeurs en cliquant sur
à côté du champ
à côté du champ de valeur.
d’entrée. Vous pouvez supprimer des valeurs en cliquant sur
Pour assigner des valeurs aux attributs ou modifier les valeurs déjà attribuées, vous pouvez :
•
sélectionnez
Modifier Propriétés dans le menu actions de l’objet concerné et allez
dans la section « Attributs » du formulaire d’action. Vous pourriez également
supprimer des valeurs d’attributs dont vous n’avez plus besoin. En utilisant [Restaurer
les propriétés], vous pourriez supprimer toutes les valeurs des attributs présentés.
Si votre serveur BSCW est ainsi configuré, vous pouvez définir vos propres attributs en entrant le nom et éventuellement la valeur d’un attribut auto-défini dans les deux champs vides
en dessous. Définissez vos propres attributs en cliquant sur [Nouvel attribut] pour accéder à
d’autres attributs utilisateurs. Les attributs définis par l’utilisateur doivent avoir des noms
uniques. Ils sont supprimés par la suppression de leur nom.
Tous les attributs ainsi que leurs valeurs sont indiqués en dessous de la description d’un objet
dans l’affichage du contenu d’un dossier ; les attributs définis par l’utilisateur sont affichés,
même s’ils n’ont pas de valeur assignée. Si les options d’affichage sont définies de sorte
qu’aucune des descriptions ne soit présentée ou seulement affichée sous une forme compacte,
les attributs apparaissent respectivement sous forme d’infobulles soit l’icône
ou la description en une ligne. En outre, tous les attributs sont affichés sur la page info d’un objet.
Tous les attributs définis incluant ceux de l’utilisateur, peuvent être utilisés dans les recherches BSCW. Le formulaire de recherche offre la possibilité d’inclure tous les attributs
comme critères de recherche.
Vous pouvez choisir d’enregistrer ou d’exporter les métadonnées des documents, notes, contacts, tâches et dossiers de flux contenus dans un dossier sous forme d’un fichier au format
csv. Les sous-dossiers seront également parcourus de manière récursive. Mis à part les métadonnées, les chemins d’accès et les identifiant d’objets BSCW seront stockées pour chaque
objet dans le fichier.
•
78
Choisissez
sier.
Fichier
Envoyer à
Métadonnées
dans la barre de menu supérieur du dos-
•
Le formulaire d’action « Exporter les métadonnées » vous permet de sélectionner les
attributs à exporter : cochez un ensemble d’attributs ou déroulez un ensemble d’attributs pour en sélectionner quelques-uns.
•
Vous pouvez également choisir de télécharger directement le fichier de métadonnées
ou le stocker dans votre presse-papiers ou le dossier lui-même.
De cette façon, vous pouvez traiter les métadonnées, par exemple, avec un tableur. Vous pouvez invoquer l’action aussi via Envoyer à Métadonnées dans le menu actions du dossier.
Figure 12 : Page d’information avec des attributs de métadonnées
3.9.2
Balises
Les balises sont des mots-clés librement choisis qui sont utilisés pour décrire et classer la plupart des objets BSCW, y compris les dossiers, les documents, des URL, des notes, des flux
RSS, les communautés et même les utilisateurs. Les balises sont utilisées pour trouver des objets et pour la détection de relations.
Les balises peuvent être affectées à de nouveaux objets lors de leur création en remplissant
dans le champ « Balises » du formulaire d’action. Les objets peuvent avoir un nombre quelconque de balises. Il suffit de spécifier vos balises comme des mots séparés par des blancs.
Notez que pour les balises il n’y a aucune distinction entre majuscules et minuscules.
79
Vous pouvez attribuer de nouvelles balises à des objets existants, ou en ajouter d’autres ou
modifier des balises existantes en :
•
sélectionnant
Modifier Propriétés à partir du menu actions de l’objet et de changer
les balises dans la section « Général ».
Les balises – comme les attributs nommés – sont présentées en dessous de la description d’un
objet ; elles apparaissent comme des info-bulles lorsque les options d’affichage sont définies
ainsi : (il n’y a pas de descriptions) ou quand seulement des descriptions compactes sont
présentées.
Les balises figurant dans une liste de dossiers peuvent être cliquées pour initialiser une
recherche sur des objets portant la même balise. Dans ce cas, le domaine de recherche est le
plus petit espace de travail contenant le dossier courant, c’est à dire l’espace de travail dont le
dossier courant hérite de ses membres.
En dehors de cette possibilité d’initialisation de recherche à partir des balises, les balises
pourraient également être utilisées au sein des recherches BSCW régulières.
Les balises jouent un rôle encore plus important au sein des blogues : les balises utilisées pour
les entrées de blogue sont affichées en fonction de la fréquence relative. L’affichage des
entrées de blogue peut être limité aux entrées de blogue marquées d’une certaine balise (pour
plus de détails voir 6.2 « Blogues » à la page 115).
3.9.3
La page d’information
BSCW génère et maintient un grand nombre d’informations sur ses propres objets (dossiers,
forums de discussion, documents, groupes d’utilisateurs, etc.). Certains des éléments peuvent
être édités par un utilisateur qui possède les droits d’accès nécessaires, d’autres sont automatiquement générés et mis à jour par le système BSCW. Bien que quelques attributs, par
exemple le type et le nom d’un objet ou le nom d’utilisateur de son propriétaire, soient affichés dans des contextes différents dans l’interface utilisateur Web, c’est la page info d’un
objet qui collecte toutes les informations dont dispose le serveur BSCW sur l’objet.
•
à gauche de l’icône du
Sélectionner
Information Général ou cliquez sur l’icône
type d’un objet pour afficher la page d’information de l’objet (voir Figure 12 pour un
exemple).
La page d’information fournit des informations techniques sur un objet, montre les balises et
tous les attributs avec les valeurs qui leur sont affectées, le cas échéant, et énumère les droits
d’accès actuels, c’est à dire les actions que peut effectuer un utilisateur sur un objet en
fonction de son rôle. Le contenu de la page d’information peut varier en fonction du type
d’objet.
o Document sous contrôle de version : La page d’information montre en outre l’historique des versions sous forme de tableau. En cliquant sur le numéro de version vous
pourriez télécharger une version spécifique à votre système local.
o Contact : La page d’information affiche toutes les informations saisies décrivant le
contact. L’information correspond à des données qu’un utilisateur peut entrer dans son
profil personnel dans la rubrique « Données personnelles ».
o Utilisateur : En plus du nom d’utilisateur et de l’adresse courriel, la page d’information contient toutes les informations qui ont été saisies dans le profil personnel de
l’utilisateur comme un numéro de téléphone ou une photo. Sous « Dossiers communs » vous pourriez avoir accès à la liste de tous les espaces de travail que vous avez
actuellement en commun avec l’utilisateur indiqué. La page d’information de l’utilisa80
teur contient également des détails de contact sur la manière de joindre un utilisateur
via les services de messagerie ou des réseaux sociaux si ces détails ont été spécifiés
dans le profil personnel.
o Tâche : La page d’information présente les donneurs d’ordre, les preneurs d’ordre, le
statut et le délai.
81
4 Espaces de Travail, Droits
d’Accès et Rôles
4.1 Créer et gérer des espaces de travail partagés
Un espace de travail partagé est un dossier qui peut être accédé par d’autres personnes outre
son gestionnaire ou propriétaire, typiquement par un groupe d’utilisateurs enregistrés qui sont
ses membres. Dans la configuration par défaut, vous pouvez l’adapter selon vos besoins.
Chaque membre d’un espace de travail :
o peut accéder à tous les objets de l’espace de travail,
o se rend compte immédiatement des conséquences de n’importe quelle action qu’un
autre membre effectue sur un objet dans l’espace de travail et,
o peut effectuer la plupart des actions dans l’espace de travail et sur ses objets (pour les
restrictions voir 4.2 « Droits d’accès et rôles » à la page 91).
adjacent à son nom
Un dossier qui est un espace de travail partagé est indiqué par l’icône
dans la barre de navigation qui est aussi affiché dans la colonne « Partager » de l’entrée qui
correspond à ce dossier. Cliquez sur cette icône pour afficher la page des membres de cet
espace de travail. À cet endroit, vous pouvez aussi gérer les membres de l’espace de travail.
Les règles décrites pour les dossiers sont aussi vraies pour les autres « conteneurs d’objets »
de BSCW qui sont dérivés de la catégorie dossier : forum de discussion, agendas de groupe,
projets, tâches – voir les sections respectives pour les détails qui s’écartent des règles
générales décrites ci-dessous.
4.1.1
Créer des espaces de travail partagés : Inviter d’autres utilisateurs
Vous créez un espace de travail partagé en invitant d’autres utilisateurs comme membres à
l’un de vos dossiers privés. Ainsi, vous pouvez transformer votre dossier privé en espace de
travail partagé. En invitant d’autres utilisateurs à partager le dossier avec vous, vous leur
accordez des privilèges sur ces dossiers et leurs contenus.
•
Choisir Fichier Accès Inviter un membre dans la barre de menu supérieur du dossier
pour faire apparaître le formulaire « Inviter un membre ». Ce formulaire peut aussi être
accédé en utilisant
Accès
Inviter un membre dans le menu actions du dossier
personnel.
•
Choisir les personnes à inviter et les transférer dans le champ « Utilisateurs sélectionnés » en utilisant le bouton
. Vous avez plusieurs possibilités de sélection, que vous
pouvez aussi combiner :
•
Saisissez des noms d’utilisateurs ou des adresses courriel directement.
Espaces de Travail, Droits d’Accès et Rôles
83
•
Choisissez des contacts ou des listes de contact à partir de votre carnet d’adresses
Vous ne pouvez choisir que parmi des contacts qui sont associés à un utilisateur ou
à une adresse courriel permise, c’est-à-dire une adresse courriel qui peut être
employée pour l’auto-enregistrement à votre serveur de BSCW. De même, on
vous offre pour invitation seulement des listes de contact qui contiennent au moins
un contact de ce type. Quand vous transférez une liste de contacts au champ
« Utilisateurs sélectionnés », tous les utilisateurs et les adresses courriel permises
de la liste de contacts sont invités à l’espace de travail partagé. Les autres contacts
ne sont pas pris en considération.
•
Recherchez des utilisateurs de BSCW et choisir de nouveaux membres à partir des
résultats de la recherche.
•
Recherchez des groupes BSCW et choisir, à partir des résultats de la recherche,
des groupes des membres comme de nouveaux membres.
Seuls les groupes des membres qui ont été déclarés disponibles pour invitation à
l’avance peuvent être trouvés (voir 4.1.3.2 « Groupes des membres » à la page
89). Les groupes des membres deviennent de nouveaux membres de l’espace de
travail dans son ensemble.
Les groupes des membres peuvent contenir une communauté comme un membre
ou peuvent même permettre un accès public, ce dernier est indiqué par
« Utilisateur anonyme » dans le nom du groupe des membres. L’invitation de cette
catégorie de membre ouvre votre espace de travail aux membres de la
communauté ou même au public en général.
•
Choisissez à partir des listes de contact affichées à la fin de la liste déroulante.
Ces listes de contact proviennent de votre carnet d’adresses. Si vous choisissez une
liste de contacts, tous les contacts utilisateur et les contacts qui ont une adresse
courriel permise constituent une liste à partir de laquelle vous pouvez choisir. Si
vous êtes certain d’inviter toute la liste de contacts, choisissez-la dans son
ensemble à partir de votre carnet d’adresses (voir ci-dessus).
Vous pouvez supprimer des entrées du champ « Utilisateurs sélectionnés » en utilisant
le bouton
.
Si vous voulez voir qui est déjà membre de l’espace de travail jusque-là :
•
Choisissez l’option « Choisir parmi les membres de l’espace de travail ». En
utilisant cette option, vous pouvez aussi inviter des membres existants de l’espace
de travail dans un rôle additionnel.
Remarque : Si un annuaire LDAP a été installé sur votre serveur BSCW, le formulaire
« Inviter un membre » vous permet aussi de rechercher dans l’annuaire LDAP des utilisateurs que vous voulez inviter. Demander à votre administrateur de système.
•
Entrez un message personnel d’invitation dans le champ « Texte d’invitation ». Ce
message personnel sera ajouté au message automatisé d’invitation qui est envoyé à
toutes les personnes qui ne sont pas les utilisateurs encore enregistrés sur votre serveur
BSCW.
Cochez la case correspondante au-dessus du texte d’invitation si vous voulez qu’un
message d’invitation soit également envoyé aux utilisateurs enregistrés que vous invitez.
84
•
Spécifiez le rôle que les nouveaux membres auront dans l’espace de travail dans « Inviter les nouveaux membres en tant que ». Le rôle détermine les actions que les nouveaux membres peuvent effectuer dans l’espace de travail. Le rôle par défaut pour les
nouveaux membres est « Membre » (voir 4.2.1 « Le concept de rôle dans BSCW » à la
page 92 pour une description des rôles standards). Si vous voulez inviter des membres
avec différents rôles, vous devez répéter l’action d’invitation.
•
Indiquez dans quelle « Langue de l’invitation » la partie automatique du message d’invitation doit être envoyée aux utilisateurs qui ne sont pas encore enregistrés.
•
Cliquez sur [OK] pour accorder l’accès à l’espace de travail aux nouveaux membres et
pour envoyer les messages d’invitation.
Si vous avez sélectionné ou entré des adresses courriel que le système BSCW n’a pas encore
associées à des utilisateurs enregistrés, le système BSCW enverra automatiquement un courriel à ces adresses. Ce message, envoyé en votre nom, est une invitation à s’enregistrer en en
tant qu’utilisateur de votre serveur BSCW. Le message sera envoyé dans la langue que vous
avez sélectionnée, et votre message d’invitation personnelle que vous avez entré dans le
champ « Texte d’invitation » sera ajouté au texte standard.
Remarque : La langue que vous choisissez dans ce formulaire pour le message d’invitation
sera initialement utilisée par le système BSCW comme langue d’interface utilisateur pour ces
utilisateurs nouvellement enregistrés si leurs navigateurs ne fournissent pas des informations
sur la langue.
Dans votre dossier d’accueil, vous pouvez créer des espaces de travail partagés en une seule
action : au lieu de créer d’abord un dossier privé, puis inviter d’autres utilisateurs en tant que
membres, vous pouvez :
•
Sélectionner Fichier Nouveau Espace de travail à partir du menu supérieur. Dans la
section « Membres », le formulaire vous permet de spécifier les membres du nouvel
espace de travail. Dans la section « Général », vous pouvez également choisir de créer
une liste de contacts et un agenda de groupe avec le nouvel espace de travail.
Comme créateur de l’espace de travail partagé, vous en devenez ipso facto le gestionnaire, un
rôle qui comporte plus de privilèges que celui d’un simple membre (voir 4.2.1 « Le concept
de rôle dans BSCW » à la page 92 pour une description des rôles standards).
4.1.2
Devenir membre : Être invité à un espace de travail
Vous devenez un membre d’un espace de travail seulement en étant invité par son gestionnaire ou par un autre membre qui est autorisé à inviter de nouveaux membres.
Si vous, en tant qu’utilisateur enregistré d’un serveur de BSCW, êtes invité à un espace de travail vous vous en rendrez compte par l’aspect du nouvel espace de travail dans votre dossier
d’accueil avec l’icône
attaché.
De plus, les nouveaux membres sont informés par un courriel d’invitation si l’option
respective a été activée dans le formulaire « Inviter un membre ».
Votre rapport quotidien d’activité d’espace de travail vous informera également si vous avez
été invité à de nouveaux espaces de travail la veille.
Votre dossier d’accueil est la position par défaut que BSCW utilise pour placer un nouvel espace de travail partagé. Vous pouvez
Couper l’espace de travail et le
Coller n’importe
où dans l’arborescence de vos dossiers personnels. Ce transfert d’espace de travail n’est pas
visible par les autres membres, tandis que tout transfert d’objets à l’intérieur de l’espace de
85
travail l’est, bien sûr. Si vous déplacez un nouvel espace de travail partagé dans un espace de
travail partagé existant, il devient une partie de cet espace de travail et les membres de l’espace de travail de plus haut niveau (son groupe des membres) sont automatiquement ajoutés
aux membres du nouvel espace de travail (voir aussi 4.1.4.2 « Incorporer un espace de travail
dans un autre espace de travail » à la page 90).
Si vous êtes invité à un espace de travail et que vous n’êtes pas encore un utilisateur enregistré, vous recevrez un message d’invitation avec une demande de s’enregistrer. Après enregistrement, l’espace de travail auquel vous avez été invité apparaît dans votre dossier d’accueil.
BSCW ne fournit pas une fonction spécifique pour décliner une invitation à un espace de travail. Vous pouvez mettre un terme à votre adhésion de deux manières :
•
•
Vous vous retirez du groupe des membres de l’espace de travail en :
•
cliquant sur l’icône de groupe
cher la page des membres, et
•
choisissant
Accès
Supprimer
à côté du nom de l’espace de travail pour affidans le menu actions de votre entrée personnelle.
Vous détruisez l’espace de travail, c’est-à-dire vous le supprimez de votre dossier
d’accueil et vous le détruisez dans votre corbeille. La suppression de l’espace de travail ne suffit pas à elle seule : même si l’espace de travail est dans votre corbeille,
vous êtes toujours son membre.
Afin d’avoir accès à nouveau à l’espace de travail supprimé, vous devez demander à un autre
membre de vous y inviter à nouveau. Il n’est pas possible d’inviter soi-même aux espaces de
travail des autres.
4.1.3
Page des membres
La page des membres d’un espace de travail fournit une liste des membres de cet espace de
travail.
•
Cliquer sur l’icône
à côté du nom de l’espace de travail pour afficher la liste des
membres. Les icônes
et
indiquent que l’espace de travail a une communauté
comme membre ou permet un accès anonyme.
La page des membres liste les utilisateurs de votre serveur BSWC qui sont actuellement
membres de l’espace de travail. En général, vous pouvez aussi avoir des adresses courriel, des
groupes des membres et des communautés comme membres d’un espace de travail.
o Les personnes qui sont en attente de devenir membre sont listées avec leurs adresses
courriel. Une personne qui est en attente de devenir membre est un membre qui a été
invitée mais qui ne s’est pas encore enregistrée comme un utilisateur du serveur
BSCW. Cette personne ne pourra pas utiliser l’espace de travail partagé tant que son
enregistrement n’est pas complété. On peut rappeler à une personne en attente de
devenir membre de s’enregistrer en :
•
Cliquant sur
Accès
adresse courriel.
Inviter de nouveau
pour envoyer une autre invitation à son
o Les personnes qui sont enregistrées au serveur BSCW sont listées comme suit :
o Nom d’utilisateur (nom complet [, organisation]) ou
o Nom d’utilisateur <adresse courriel>.
86
Les entrées de la dernière forme indiquent qu’il n’y a pas davantage d’informations
personnelles disponibles.
•
Cliquez sur un nom d’utilisateur pour afficher la page contenant les informations
personnelles qui y est associée. Elle contient la plupart des informations saisies par
ce membre de l’espace de travail en utilisant Options Profil Modifier .
Au-dessous de « Dossiers communs », vous pouvez lister tous les espaces de
travail que vous avez en commun avec le membre qui est affiché.
La section « Informations de contact » affiche les informations que le membre
avait saisies dans la section « Communication » du profil personnel. Vous pouvez
contacter directement le membre en cliquant sur l’un des boutons offerts. En
cliquant sur [Plus d’informations], vous pouvez apprendre d’avantage sur le
service de communication respectif.
o Tous les membres actuels d’un espace de travail constituent le groupe des membres
« Membres de nom-de-l’espace-de-travail ». Les groupes des membres peuvent être
invités à un espace de travail dans leur ensemble (voir ci-dessus) ou peuvent devenir
membres implicitement, quand un espace de travail est incorporé dans un autre. (voir
aussi 4.1.4.2 « Incorporer un espace de travail dans un autre espace de travail » à la
page 90). Les groupes sont listés sur la page des membres comme « Membres de nom. Les membres d’un groupe sont représentés
de-l’espace-de-travail » avec l’icône
par leur groupe et ne sont pas visibles comme des membres individuels sur la page des
membres.
•
Cliquez sur le nom d’un groupe des membres pour faire apparaitre la page des
membres de ce groupe. Ceci n’est possible que si vous êtes un membre de ce
groupe des membres.
Noter que les groupes des membres des espaces de travail partagé avec une communauté (à ne pas confondre avec la communauté elle-même) sont indiqués par l’icône
. Dans ce cas, le nom est « Membres & communauté de nom-de-l’espace-de-travail ». Les groupes des membres permettant un accès public sont signalés par l’icône
. Dans ce cas le nom est « Membres & Utilisateur anonyme de nom-de-l’espace-detravail ».
o Les Communautés dans BSCW permettent à de grands groupes d’utilisateurs d’accéder à un espace de travail. Ces utilisateurs possèdent les mêmes privilèges, ce qui
maintient la performance indépendante de la taille de la communauté. Un espace de
travail peut avoir au plus une communauté en tant que membre, représenté par
dans la page des membres.
Une communauté est listée comme « Communauté de nom-de-l’espace-de-travail-dela-communauté » où l’espace de travail de la communauté est celui auquel appartient
la communauté – dans ce cas, il s’agit de l’espace de travail dont vous venez d’ouvrir
la page des membres. Les membres d’une communauté sont représentés par leur communauté et ne sont pas visibles en tant que membres individuels. Par défaut, seuls les
gestionnaires d’une communauté ont accès à la page de ses membres.
Vous pouvez sauvegarder les enregistrements d’une page des membres dans des fichiers
vCard(*.vcf) sur votre PC. Ces fichiers vCard contiennent les informations de contact des utilisateurs et peuvent être importés dans des applications locales comme Microsoft Outlook.
•
Sélectionner Fichier Envoyer à vCard dans le menu supérieur,
dans la barre
d’outils de sélection multiple multi ou
Envoyer vCard dans le menu actions pour
87
sauvegarder toute la page des membres, des entrées sélectionnées ou une seule entrée,
respectivement en un fichier vCard(*.vcf) sur votre ordinateur en local.
Les membres d’un espace de travail qui sont listés sur la page des membres constituent le
groupe des membres « Membres de nom-espace-de-travail ». À chaque groupe des membres
est associé un espace de travail partagé et vice versa, c’est-à-dire il n’y a pas d’espace de
travail sans son groupe des membres et il n’y a pas non plus de groupe des membres sans son
espace de travail.
Remarque : Comme tout autre objet BSWC, un groupe des membres a un historique qui contient les événements d’ajout ou de suppression de membres. Vous pouvez consulter cet historique pour trouver des informations relatives aux anciens membres de l’espace de travail.
Choisissez
Information Historique pour afficher l’historique complète de l’espace de travail
de votre groupe.
Les barres de menu de la page des membres offrent toutes les fonctionnalités que vous avez
besoin pour la gestion les membres, ce qui est l’objet de la section suivante.
Vous trouverez d’autres informations sur les groupes des membres dans la section respective.
4.1.3.1 Gestion des membres
La page des membres d’un espace de travail vous permet de gérer les membres d’un espace
de travail. Vous pouvez :
o supprimer des membres existants,
o inviter à nouveau les membres en attente et,
o inviter de nouveaux membres.
Toutes ces actions sont disponibles par défaut non seulement pour les gestionnaires, mais
aussi pour les membres normaux d’un espace de travail.
Vous supprimez les membres existants de l’espace de travail comme suit :
•
Sélectionnez les entrées des membres que vous voulez supprimer et choisissez
dans la barre d’outils de sélection multiple pour supprimer tous les membres sélectionnés de cet espace de travail, ou
•
Choisissez l’action
Accès Supprimer du menu actions d’un membre pour éliminer
un membre de l’espace de travail.
Comme effet secondaire, les membres choisis sont également retirés de tout autre espace de
travail auquel ils ont eu accès en ayant été membres de cet espace de travail. Tous les autres
espaces de travail, votre carnet d’adresses et ceux des autres usagers inscrits qui peuvent
contenir les noms des utilisateurs sélectionnés ne sont pas affectés par cette action.
Vous réinviter un membre en attente – indiqué par une entrée d’adresse courriel- en :
•
Cliquant sur
Accès Inviter de nouveau
dans le menu actions de l’enregistrement.
La page des membres d’un espace de travail vous permet aussi d’inviter des membres
additionnels :
•
88
Choisissez Fichier Accès Inviter un membre à partir de la barre de menu supérieur
pour faire apparaître le formulaire « Inviter un membre » qui permet d’indiquer les
membres additionnels à qui des droits d’accès à l’espace de travail doivent être accordés.
•
Continuez comme expliqué à la section 4.1.1 « Créer des espaces de travail partagés :
Inviter d’autres utilisateurs » à la page 83. Comme un membre ordinaire vous ne
pouvez inviter des membres que dans le rôle Membre et Membre restreint. Seuls les
gestionnaires peuvent inviter d’autres membres dans le rôle Gestionnaire.
4.1.3.2 Groupes des membres
Les groupes des membres sont un outil utile à l’administration des membres d’un espace de
travail et à la gestion des droits d’accès. En particulier, un groupe des membres vous permet
de stocker et mettre à jour l’affectation des personnes à un rôle – et les droits d’accès associés
à ce rôle – en un seul endroit. Cette information peut être mise à la disposition des utilisateurs
de votre serveur BSCW en montrant le groupe comme un candidat à une invitation aux
espaces de travail partagés. Le groupe dans son ensemble peut ensuite être invité à n’importe
quels espaces de travail arbitraires. Les modifications dans la composition d’un groupe et
l’affectation des rôles sont automatiquement mises à jour dans tous les endroits où le groupe,
dans son ensemble, apparaît.
•
Créez les espaces de travail pour de plus petits groupes d’utilisateurs que vous voulez
traiter comme des groupes en raison de leurs fonctions ou des tâches qu’ils effectuent.
•
Sélectionnez Fichier Accès Afficher le groupe dans le menu supérieur de cet espace
de travail ou à partir d’une page de ces membres dans le but de rendre le groupe disponible pour invitation aux espaces de travail par tous les utilisateurs de votre serveur
BSCW. Le nom du groupe est « Membres de nom-d’espace-de-travail », appuyer sur
[OK].
Remarque : Cette action est permise, par défaut, aux gestionnaires de l’espace de travail.
•
Vous (et les autres utilisateurs) pouvez maintenant inviter tout un groupe comme
membre aux autres espaces de travail. Dans le formulaire « Inviter un membre » choisissez « Rechercher des groupes BSCW », saisissez un terme de recherche et transférez un ou plusieurs des groupes trouvés aux champs « Utilisateurs sélectionnés ». Le
ou les groupes deviendront membres de l’espace de travail partagé.
Si vous ne voulez pas qu’un groupe des membres soit invité :
•
Sélectionnez Fichier Accès Masquer le groupe dans le menu supérieur de cet espace
de travail ou la page de ses membres.
Remarque : Pour les groupes des membres d’un espace de travail communautaire c’est-à-dire
un espace de travail qui a une communauté comme membre, la disponibilité pour invitation à
d’autres espaces est déterminée par la politique d’admission à la communauté. Pour une
communauté cachée, le groupe des membres de l’espace de travail respectif n’est pas
disponible pour invitation, pour les communautés fermées et ouvertes qui, de toute façon, sont
visibles pour les autres utilisateurs, le groupe des membres est disponible pour invitation. En
conséquence, les actions Afficher le groupe et Masquer le groupe ne sont pas possibles pour ces
groupes des membres.
Quand vous invitez le groupe des membres d’un espace de travail X à un espace de travail Y,
les « Membres de X » deviennent un membre de « Membres de Y » c’est-à-dire « Membres
de X » sont contenus dans « Membres de Y ». Cette relation entre les groupes des membres
implique la relation inverse entre les espaces de travail impliqués : L’espace de travail Y est
automatiquement inclus dans l’espace de travail de X c’est-à-dire contenu dans l’espace de
travail X (voir 4.1.4.2 « Incorporer un espace de travail dans un autre espace de travail » à la
89
page 90 où des espaces de travail sont incorporés les uns dans les autres avec les mêmes
conséquences que pour les groupes des membres).
Remarque : Tous les membres d’un groupe invité gardent le rôle dans lequel ils étaient invités
en tant que groupe – seuls les membres restreints deviennent des membres anonymes. Si des
membres détiennent plusieurs rôles suite à une invitation de groupe, ils ont tous les droits associés aux différents rôles.
Vous pouvez utiliser ce mécanisme pour organiser les espaces de travail BSCW et leurs
groupes des membres suivant une structure organisationnelle hiérarchique. Créer des espaces
de travail pour toutes les unités organisationnelles, inviter les utilisateurs appartenant aux
unités du niveau le plus bas aux espaces de travail respectifs et ajoutez les groupes des
membres de ces espaces de travail à votre carnet d’adresses. Ensuite, invitez les groupes des
membres des unités du niveau le plus bas aux espaces de travail d’un niveau plus haut que
ceux auxquels ils appartiennent (ainsi que quelques gestionnaires et le personnel). En montant
dans la hiérarchie organisationnelle, vous pouvez créer une structure hiérarchique de groupe
des membres et d’espaces de travail qui correspondent à la structure hiérarchique de
l’organisation.
Remarque : Si vous planifiez de créer de grands groupes des membres où la plupart des
membres ont le même rôle, vous devez considérer l’usage des communautés pour des raisons
de performance.
4.1.4
Déplacer des espaces de travail partagé
4.1.4.1 Positionner un espace de travail dans l’arborescence de votre dossier
BSWC utilise, par défaut, la racine de votre dossier personnel pour placer un espace de travail
partagé qui n’a pas encore été assigné manuellement à une position. Le système BSWC place
un espace de travail auquel vous avez été invité en tant que nouveau membre, à la racine de
votre dossier personnel – sans tenir compte des positions de cet espace de travail dans l’arborescence des dossiers des autres membres.
Si, par exemple, un dossier B contenu dans un espace de travail A, est transformé en un
espace de travail partagé en invitant des membres supplémentaires à B, la position de l’espace
de travail B dans l’espace de travail originel A reste inchangée pour les membres de l’espace
de travail A. Pour les nouveaux membres, l’espace de travail B apparaît à la racine de leurs
dossiers personnels.
Vous pouvez
Couper un espace de travail partagé et le
Copier n’importe où dans
l’arborescence de votre dossier. Ce transfert d’espace de travail n’est pas visible aux autres
membres tandis qu’un transfert d’objets à l’intérieur de l’espace de travail l’est.
Déplacer un espace de travail partagé dans un autre espace de travail partagé à des conséquences sur les membres des deux espaces de travail. C’est ce qui va être traité à la prochaine
section.
4.1.4.2 Incorporer un espace de travail dans un autre espace de travail
Vous pouvez créer aussi des espaces de travail à l’intérieur d’un espace de travail existant en
invitant de nouveaux membres aux sous dossiers de cet espace de travail. Utilisez :
•
90
Accès Inviter un membre à partir du menu actions du sous-dossier,
Accès Inviter un membre du menu supérieur du sous-dossier respectif.
ou
Fichier
Vous incorporez ainsi de nouveaux espaces de travail à l’espace de travail existant.
Vous pouvez également incorporer un espace de travail dans un autre espace de travail en
transférant l’un à l’autre via copier-coller. Les membres de l’espace de travail de plus haut
niveau (son groupe des membres) sont automatiquement ajoutés aux membres de l’espace de
travail intégré. Si l’espace de travail intégré a été coupé d’un autre espace de travail, le groupe
des membres de cet espace de travail est retiré des membres de l’espace de travail intégré.
L’incorporation d’un espace de travail dans un autre change automatiquement l’adhésion des
membres de l’espace de travail que vous transférez. N’oubliez pas de vérifier si ces
changements automatiques sont conformes à vos intentions et de corriger d’adhésion des
membres et les droits d’accès si nécessaire.
4.2 Droits d’accès et rôles
Les membres d’un espace de travail partagé travaillent conjointement sur l’espace de travail
ainsi que sur les objets qu’il contient, par exemple en changeant le nom de l’espace de travail
ou en faisant du chargement de documents dans l’espace de travail. Les droits d’accès dans un
espace de travail définissent les actions qu’un membre peut faire. Les droits d’accès sont
assignés aux membres par le biais des rôles (Gestionnaire, Membre, Membre restreint, etc.),
que les membres reçoivent lorsqu’ils sont invités à un espace de travail. Par exemple, les
membres ordinaires sont autorisés par défaut à inviter de nouveaux membres et à supprimer
des membres existants, les membres restreints n’y sont pas autorisés ; les membres restreints
ont seulement des droits d’accès en lecture sur les objets d’un espace de travail. Les membres
ordinaires peuvent modifier des objets existants et en créer de nouveaux.
Un gestionnaire d’un espace de travail peut modifier les droits d’accès par défaut pour certains rôles en excluant des actions ou en autorisant d’autres. Ainsi, l’on peut s’assurer par
exemple que les membres ordinaires ne puissent pas inviter de nouveaux membres ou que les
membres restreints ne puissent faire de chargement de documents.
Les droits d’accès définis pour un espace de travail par ses rôles sont hérités par tous les
objets contenus dans cet espace de travail incluant les sous-dossiers et les objets qui y sont
contenus. Cependant, les droits d’accès peuvent également être modifiés pour certains objets.
Un gestionnaire peut par exemple modifier le rôle d’un membre pour un sous-dossier de sorte
que les membres ordinaires n’aient que le droit d’accès en lecture pour ce sous-dossier. Cette
modification s’applique à tous les objets contenus dans ce sous-dossier.
Remarque : L’une des principales motivations pour limiter les droits d’accès est d’empêcher
que des documents soient écrasés ou supprimés par inadvertance. Le système BSCW offre
d’autres possibilités pour éviter ces actions sans modifier les droits d’accès :
•
Verrouiller temporairement le document via
•
Bloquer le document via
•
Établir un contrôle de version pour le document via
Accès
Accès
Verrouiller .
Geler .
Accès
Contrôle de version .
Par défaut, la gestion des droits d’accès est réservée aux gestionnaires de l’espace de travail
(Même si cela peut être modifié en éditant les droits d’accès !). Il faut modifier les droits d’accès avec parcimonie et apporter d’éventuelles modifications connues à l’intérieur de l’espace
de travail, afin d’éviter les irritations inutiles (« Pourquoi ne suis-je pas permis d’effectuer
cette action ici, ce qui est possible dans tous les autres espaces de travail ? »).
Dans ce qui suit, nous allons expliquer le concept de rôle dans BSWC et montrer comment :
91
o être informé de l’attribution de rôle en cours dans un espace de travail et les droits
d’accès qui s’y rattachent,
o assigner des rôles,
o modifier des rôles et aussi,
o définir de nouveaux rôles.
À la fin de cette section nous décrirons le rôle propriétaire en détail. Le rôle propriétaire
indique quel utilisateur est responsable de l’espace disque utilisé par un objet BSCW.
4.2.1
Le concept de rôle dans BSCW
BSCW gère les droits d’accès par le biais du rôle où des rôles que détient un utilisateur. Les
rôles sont un ensemble d’actions qui sont permises à ceux qui les détiennent. Le contrôle
d’accès par le biais des rôles est très simple : Des utilisateurs peuvent effectuer une action sur
un objet donné si et seulement si leur rôle en ce qui concerne cet objet inclut cette action.
Seules les actions permises sont offertes dans les menus.
Quand des utilisateurs détiennent plusieurs rôles, ils peuvent effectuer une action si cette action est permise par l’un des rôles. Par conséquent, les utilisateurs peuvent effectuer des actions contenues dans la réunion des actions résultant de leurs rôles.
Rôles standards
Comme exemples de rôles dans BSCW nous donnons une description des rôles standards
prédéfinis qui sont offerts quand on invite de nouveaux membres à un espace de travail.
o Membre
o lire, copier, couper et supprimer les objets d’un espace de travail
o afficher la page info
o créer de nouveaux objets, par exemple, télécharger des documents, modifier des
objets (nom, description, etc.) et éditer des objets
o rechercher des objets, introduire le contrôle de version pour des documents
o inviter de nouveaux membres et supprimer ceux qui existent
o Gestionnaire
o tout ce qu’un membre peut faire
o modifier les droits d’accès dans un espace de travail : assigner de rôles, éditer des
rôles, définir de nouveaux rôles, accorder des accès publics
o Membre restreint a des droits d’accès en lecture, peut lire et copier des objets et afficher la page info.
o Membre associé dispose de droits d’accès similaires à un membre, mais ne peut inviter
de nouveaux membres ni supprimer de membres existants.
Hérédité des droits d’accès : La portée d’un rôle
Pour éviter qu’un rôle soit assigné chaque fois qu’un nouvel objet est créé, les définitions de
rôles et les affectations sont héritées le long de l’arborescence du dossier. Quand un utilisateur, par exemple, crée un sous-dossier, ce sous-dossier hérite le groupe des membres du dossier parent incluant les affectations de rôles.
92
La portée d’un rôle est l’objet pour lequel un utilisateur détient ce rôle et tout ce que contient
cet objet, à moins que et jusqu’à ce qu’un nouveau rôle soit réassigné à cet utilisateur.
Remarque : Bien que ce principe soit également vrai pour les conteneurs personnels tels que
le dossier d’accueil, presse-papiers ou corbeilles de l’utilisateur, le rôle par défaut de l’utilisateur dans ces conteneurs spéciaux n’est pas hérité par les dossiers partagés qui y sont contenus.
Un exemple
Vous êtes par défaut le gestionnaire de votre dossier d’accueil, de tous les objets et de tous les
sous-dossiers qui s’y trouvent. Le rôle Gestionnaire est, par défaut, hérité à l’étendue de votre
dossier d’accueil.
Nous supposons que maintenant vous êtes invités à un dossier partagé appelé « Documentation du projet ». Le gestionnaire de cet espace de travail vous invite dans le rôle Membre
restreint dans le but de vous assigner uniquement des droits d’accès restreints comme droit en
lecture par exemple. Vous détenez maintenant le rôle Membre restreint pour la totalité du
dossier « Documentation du projet » et son contenu.
D’autre part, le dossier partagé « Documentation du projet » apparaît à la racine de votre dossier d’accueil ou vous êtes Gestionnaire. Quel rôle aurez-vous dans « Documentation du projet » ? Si « Documentation du projet » héritait le rôle gestionnaire de votre dossier personnel,
vous seriez à la fois un gestionnaire et un membre restreint. Ce serait techniquement faisable,
cependant cela n’est probablement pas prévu par votre ordinateur. Ainsi, les conteneurs personnels tels que le dossier d’accueil, presse-papiers et corbeille héritent leurs attributions de
rôle uniquement aux dossiers privés, mais pas aux dossiers partagés. Les dossiers partagés
héritent des définitions de rôles et des affectations d’autres dossiers partagés.
Droits d’accès étendus pour l’administrateur de BSCW
Les administrateurs du système BSCW peuvent toujours assigner et redéfinir des rôles (actions
Accès Affecter un rôle et
Accès Modifier un rôle ) sur tous les dossiers indépendamment de leurs membres. En outre, ils peuvent ouvrir tous les dossiers et exécuter
Information Général pour tous les objets.
En raison des droits étendus qu’un administrateur BSCW détient (et doit avoir), la propriété
d’être un administrateur n’est pas un rôle dans le sens du concept rôle de BSCW et par conséquent ne peut être manipulé via l’interface utilisateur de BSCW.
4.2.2
Information à propos des droits d’accès courants
Pour chaque objet, la table des droits d’accès sur la page info de l’objet montre les droits
d’accès courants.
•
Sélectionner
Information Général ou cliquer sur l’icône
type d’objet pour afficher la page info.
à gauche de l’icône du
La table des « Droits d’accès » contient une ligne pour chaque rôle prédéfini et chaque rôle
défini par les utilisateurs (le cas échéant) pour le dossier. La table montre pour chaque rôle
quel utilisateur a été assigné à ce rôle et quelles sont les actions permises pour ce rôle (ainsi
que pour les détenteurs de ce rôle).
Si un rôle a été modifié pour cet objet, les actions qui y ont été rajoutées sont soulignées et
celles qui ne sont plus permises sont barrées. Si vous ne pouvez détecter aucune action soulignée ou barrée, la définition des rôles correspond à celle qui est définie par défaut.
93
4.2.3
Affectation de rôles
Les affectations de rôles peuvent être effectuées de deux manières différentes :
•
quand des utilisateurs sont invités à un groupe des membres d’un espace de travail ou
à d’autre conteneur d’objets ;
•
en utilisant explicitement
Accès
Affecter un rôle .
Affectation de rôle pendant une invitation
Lorsque des utilisateurs sont invités, les rôles qui peuvent être assignés sont indiqués par une
liste de sélection dans le champ « Inviter les nouveaux membres en tant que » du formulaire
« Inviter un membre ». Ceci inclut les rôles normaux tels que Gestionnaire ou Membre, et des
rôles restreints tel que Membre restreint, mais les rôles définis par le système tels que
Propriétaire ou Créateur ne sont pas inclus. Les gestionnaires de l’espace de travail peuvent
inviter des utilisateurs avec tous les rôles valides pour un espace de travail particulier, cependant, les simples membres ne peuvent inviter des utilisateurs qu’avec les « mêmes rôles »
qu’eux ou avec des rôles « inférieurs », par exemple, membres ou membres restreints mais
non pas comme gestionnaires.
Puisque ce ne sont pas seulement les utilisateurs de façon individuelle qui peuvent être invités
à un espace de travail mais aussi les groupes des membres, il est possible d’assigner un rôle à
un groupe quand ce dernier est invité. Le rôle est assigné à chaque membre du groupe. Cela
peut entraîner qu’un utilisateur détienne plusieurs rôles, par exemple, quand vous invitez deux
groupes d’utilisateurs dans des rôles différents et que ces deux groupes contiennent le même
utilisateur.
Affectation de rôle en utilisant « Affecter un rôle »
En utilisant l’action
Accès Affecter un rôle , vous pouvez accorder (ou refuser) certains
droits d’accès sur un objet à des membres spécifiques en réaffectant les rôles assignés lors de
l’invitation ou ceux hérités des espaces de travail parent.
Le formulaire « Affecter un rôle » vous présente une liste de tous les membres ainsi que leurs
rôles respectifs. En cliquant sur les cases à cocher respectives, vous pouvez modifier les affectations de rôle (ou les laisser telle qu’elles sont). Les affectations des rôles définis par le système tels que propriétaire ou créateur ne peuvent être modifiées ici. En cliquant sur [Réinitialiser le rôle], vous pouvez réinitialiser toutes les affectations individuelles de rôle effectuées
pour cet espace de travail particulier (le cas échéant).
Par défaut, l’action
Affecter un rôle
est réservée aux gestionnaires d’un espace de travail.
Si l’objet pour lequel l’affectation de rôles est effectuée, est contenu dans plus d’un dossier
qui vous est d’abord présenté sous une forme différente, ou vous pouvez choisir d’hériter pour
chaque dossier qui le contient toutes les affectations de rôle de ce dossier (incluant la
propriété) ou d’attribuer un rôle spécifique à tous les membres de ce dossier. Ceci peut aussi
entraîner qu’un utilisateur détienne plusieurs rôles. Cliquer sur [Ajouter des affectations de
rôles spéciaux] pour accéder au formulaire qui permet d’effectuer des affectations individuelles pour les différents membres.
Remarque : Vous pouvez utiliser l’action
Accès Affecter un rôle pour partager ou transférer
la propriété d’un objet donné, si cet objet est contenu dans plus d’un dossier. Vous pouvez
choisir de faire hériter les affectations de rôles et la propriété d’un dossier conteneur pour que
les propriétaires des dossiers conteneurs deviennent aussi des propriétaires de l’objet. Vous
pouvez renoncer au droit de propriété sur un espace de travail au complet en désactivant l’hé94
rédité de rôle du dossier conteneur spécifique où vous êtes un propriétaire (et ainsi devenir le
propriétaire de l’objet considéré).
La propriété se révèle être importante lorsque le contrôle de l’espace disque a été activé sur
votre serveur BSCW, car tous les objets que vous possédez sont ajoutés à votre quota d’espace disque, et peut entraîner éventuellement une violation de votre limite d’espace disque. La
propriété partagée des ressources qui utilisent beaucoup d’espace disque peut être une solution équitable parce que l’utilisation de l’espace disque est aussi partagée entre les propriétaires.
4.2.4
Définir et modifier les rôles
Certains rôles du système BSCW sont déjà prédéfinis par le système, par exemple, Gestionnaire, Membre ou Membre restreint. Ces rôles peuvent être appliqués à tous les objets BSCW
et ainsi peuvent être attribués n’importe où.
En outre, vous pouvez définir de nouveaux rôles si vous en avez besoin pour des applications
spécifiques. Des exemples seraient Professeur, Étudiant ou Invité. Vous pouvez procéder
ainsi :
•
Choisissez
Accès Ajouter un rôle dans le menu actions de l’objet, pour lequel vous
voulez définir le nouveau rôle. Si cet objet est un dossier, le nouveau rôle est valide
pour tous les objets contenus dans ce dossier.
•
Entrez le nom du nouveau rôle dans le formulaire « Ajouter un rôle ». Pour définir les
droits d’accès associés à ce nouveau rôle vous avez deux possibilités :
•
Vous pouvez utiliser un autre rôle comme modèle : Choisissez un rôle modèle et cocher la case à cocher avoisinant. Ensuite, vous adaptez le modèle selon vos besoins en
utilisant [Modifier un rôle...].
•
Vous pouvez aussi définir les nouveaux droits d’accès du rôle à partir de zéro. Pour ce
faire, il faut désactiver l’utilisation d’un modèle de rôle et sélectionner les classes
d’action que les futurs détenteurs du rôle pourront effectuer. Toutes les actions de
BSCW qui sont à la base du contrôle d’accès sont classifiées en classe d’actions. Cidessous nous donnerons quelques exemples typiques d’actions pour les classes qui
sont listées :
Obtenir : Ouvrir, Copier
Obtenir (suppl.) : Plus d’informations
Modifier : Ajouter un dossier, Télécharger un document, Modifier la description
Modifier (suppl.) : Supprimer
Propriétaire : Affecter un rôle, Modifier un rôle
Partager : Inviter un membre, Supprimer un membre
Partager (suppl.) : Ajouter un rôle, Téléchargement par courriel
Éditer : Couper, Éditer une note
Choisir [Modifier un rôle...] pour voir les classes d’action en détail – Celles que vous
avez sélectionnées et aussi celles que vous n’avez pas sélectionnées.
•
Confirmer avec [OK] si vous êtes satisfait avec les groupes d’actions que vous avez
sélectionnés pour le nouveau rôle ou cliquer sur [Modifier un rôle …] pour apporter
les modifications nécessaires au nouveau rôle au niveau de chaque action (voir plus
bas Modifier un rôle ).
Les rôles définis par les utilisateurs sont restreints à l’objet sur lequel le rôle est défini et ne
peuvent être utilisés que sur l’objet en question.
95
Les rôles prédéfinis ainsi que les rôles définis par les utilisateurs sont appelés des rôles normaux car ils peuvent être assignés sans restriction à l’intérieur de leur champ d’application respectif. Par ailleurs, il y a aussi des rôles spéciaux qui ne peuvent être attribués qu’à des utilisateurs avec des restrictions ou qui sont hérités d’une manière spéciale. Seuls les administrateurs du système peuvent définir (ou supprimer) des rôles spéciaux. Des exemples de rôles
spéciaux sont Propriétaire et Créateur.
Tous les rôles (rôles normaux ainsi que les rôles spéciaux) peuvent être redéfinis.
•
Choisissez l’action
Accès Modifier un rôle dans le menu de l’objet pour lequel vous
voulez modifier la définition des rôles.
•
Sélectionnez le rôle que vous voulez modifier et confirmer avec [OK]. A ce stade,
vous pouvez aussi réinitialiser tous les changements de rôle effectués pour cet objet en
cliquant sur [Réinitialiser tous les rôles].
•
Dans le formulaire suivant, vous sélectionnez toutes les actions qui devraient être
autorisées pour le rôle qui est modifié et confirmer avec [OK]. Dans le cas où le rôle
modifié est un rôle défini par l’utilisateur, vous pouvez supprimer la définition du rôle
complètement en cliquant sur [Supprimer le rôle].
Remarque : Si l’action « Couper » est permise pour un rôle, il en est de même de l’action
« Supprimer » même si la case à cocher correspondante n’a pas été cochée. La raison de cette
règle est qu’un objet qui a été coupé peut être supprimé du presse-papiers sans aucunes
restrictions, c’est-à-dire on peut dire que l’action « Couper » inclut l’action « Supprimer ».
Les définitions de rôle modifiées sont valables dans le cadre de l’objet où elles ont été modifiées mais non en dehors ! Ceci signifie qu’il peut y avoir des rôles différents avec le même
nom, mais avec des portées différentes c’est-à-dire des Membres de deux espaces de travail
différents peuvent avoir des droits d’accès tout à fait différents.
4.2.5
Propriété et transfert de propriété
Le rôle propriétaire est un rôle système, c’est-à-dire contrôlé par le système BSCW et non pas
arbitrairement par des utilisateurs. Chaque objet a un ou plusieurs propriétaires, qui se
partagent la responsabilité de l’espace disque utilisé par l’objet possédé – Ce qui est important
lorsque le contrôle de l’espace disque (« système de quota ») a été activé pour votre serveur.
La propriété et le transfert de propriété dans BSCW (et transfert de rôles en général) sont
mieux expliqués en observant les entrées des listes de dossiers qui servent de liens aux objets
BSCW. On accède à un objet par ses entrées et un objet peut avoir une multitude d’entrées.
Un exemple : Si vous cliquez sur une entrée d’un document HTML dans l’un de vos espaces
de travail partagés, le document est affiché pour vous. Si un autre membre de ce même espace
de travail clique sur son entrée dans le même document, elle affiche aussi le document. Donc
vous avez tous deux (au moins) des droits accès en lecture sur le document HTML par le biais
de vos entrées dans l’espace de travail partagé se référant à ce même objet.
Si vous coupez, supprimez ou collez un objet vous ne coupez, ni supprimer ni collez l’objet
réellement, mais vous déplacez une entrée faisant référence à l’objet dans votre pressepapiers, dans votre corbeille ou de votre presse-papiers un autre conteneur objets. Déplacer
des objets dans BSCW signifie déplacer les entrées, et non les objets eux-mêmes.
Comment sont créées les entrées ? Si vous créez un objet, les entrées de cet objet sont créées
pour tous les membres du conteneur d’objet dans lequel vous créez l’objet. D’autres actions
créent également des entrées supplémentaires d’un objet, par exemple,
Lien vers le pressepapiers crée une entrée faisant référence à l’objet dans votre presse-papiers, et inviter de
96
nouveaux membres à un espace de travail crée des entrées à l’espace de travail et à son
contenu dans le dossier d’accueil des membres nouvellement invités.
Les entrées existent en deux catégories selon la propriété, l’appartenance et le transfert des
rôles :
o Une entrée transfère des rôles : C’est typiquement le cas quand un objet et parallèlement ses entrées sont créés dans un dossier. Dans ce cas, l’objet hérite des membres et
de leurs rôles (y compris le rôle du propriétaire) à partir du dossier dans lequel l’objet
a été créé.
o Une entrée assigne des rôles : C’est typiquement le cas lorsqu’un utilisateur A est invité à un dossier dans le rôle « xyz ». Dans ce cas, une entrée dans le dossier d’accueil
de l’utilisateur A est créé, qui fait référence au dossier et assigne le rôle « xyz » à l’utilisateur A. Les propriétaires du dossier restent inchangés, seul l’utilisateur A détient le
rôle de « xyz ».
Compte tenu des droits d’accès nécessaires – par défaut ceux d’un gestionnaire – vous pouvez
modifier le type d’entrées en ce qui concerne le transfert de rôles ou l’assignation de rôles.
Invoquer
Accès Affecter un rôle pour afficher un formulaire qui vous permet soit de définir
uniquement des affections spécifiques de rôle pour les membres de l’objet (dans ce cas,
l’objet n’a qu’une seule entrée, qui doit être une entrée de transfert de rôle), soit vous permet
de spécifier également pour chaque entrée de l’objet, si c’est pour transférer les rôles à partir
du dossier conteneur ou s’il définit un rôle spécifique pour les membres du dossier conteneur.
Selon votre choix, les entrées deviennent des entrées qui transfèrent des rôles ou des entrées
d’assignations de rôles. Il doit y avoir au moins une entrée à gauche, qui transfère le rôle
propriétaire à partir du dossier au-dessus (le rôle propriétaire ne peut pas être assigné !). Les
affectations spécifiques de rôles pour les utilisateurs répertoriés remplacent les attributions de
rôles dérivés du transfert rôle ou de l’affectation de rôle (voir 4.2.3 "Affectation de rôles" à la
page 94 ).
Les deux types d’entrées ne sont pas faciles à distinguer sur l’interface utilisateur. L’icône
indique que l’objet en question est contenue dans au moins deux dossiers avec différents
groupes est une bonne référence : Les entrées avec une icône
, où le propriétaire diffère du
propriétaire du dossier conteneur, sont de bons candidats pour les entrées d’assignations de
rôle, tandis que les entrées qui n’ont pas l’icône
sont de bons candidats pour les entrées de
transfert de rôle. Pour être sûr de la nature d’une entrée, vous devez utiliser
Accès Affecter
un rôle .
Lorsque des entrées sont déplacées (coupées, collées, supprimées), elles ne changent pas leur
nature en ce qui concerne le transfert ou l’assignation de rôles. Lorsque vous déplacez une
entrée d’assignation de rôle à votre presse-papiers, elle demeure encore une entrée
d’assignation de rôle, et vous conservez le(s) rôle (s) que vous avez eus à l’avance.
Les membres et leurs rôles par rapport à un objet sont le résultat d’une somme de ce qui est
transféré ou établi par les entrées individuelles se rapportant à l’objet, éventuellement
substituées par des affectations de rôles spécifiques par le biais de
Accès Affecter un rôle .
Quand un objet n’est plus référencé par une entrée, c’est à dire lorsque toutes les entrées ont
été détruites, l’objet sera finalement retiré du système (voir « Détruire » ci-dessous ).
Après la discussion des principes généraux, nous allons maintenant voir comment la propriété
et l’appartenance d’un objet sont affectées lorsque les entrées qui y font référence sont coupées, collées, supprimées et détruites.
o Couper : Couper une entrée à partir d’un dossier F déplace l’entrée à votre presse-papiers. Si l’entrée transfère des rôles, elle va maintenant transférer des rôles et des
97
membres de votre presse-papiers au lieu de votre dossier F. Cela vous donnera le rôle
de propriétaire et de gestionnaire. Si cette entrée assigne des rôles, votre rôle demeure
le même comme dans le dossier F. Les autres membres du dossier F, s’il y en a, n’auront plus accès à l’objet référencé par cette entrée. L’appartenance comme membre et
la propriété basée sur d’autres entrées qui référencent le même objet dans d’autres dossiers demeure tel quel.
o Coller : Coller une entrée qui transfère un rôle de votre presse-papiers à un dossier G
permet à l’entrée de transférer maintenant des membres et des rôles du dossier G au
lieu de votre presse-papiers. Par conséquent, tous les membres, les gestionnaires et les
propriétaires de G deviennent également des membres, des gestionnaires et des propriétaires de l’objet référencé par l’entrée. Vous perdrez votre rôle de propriétaire/gestionnaire si vous n’êtes pas aussi propriétaire/gestionnaire de G. Coller une entrée en
assignant un rôle de votre presse-papiers à un dossier G vous laisse avec le même rôle
que vous aviez dans votre presse-papiers. Les autres membres du dossier G, s’il y en a,
obtiennent l’accès à l’objet référencé par l’entrée dans le rôle qui est défini dans
l’entrée – éventuellement remplacé par des affectations de rôles spécifiques de l’objet
– à l’exception des membres restreints ou anonymes de G, qui deviennent des membres anonymes de l’objet pour assurer un accès minimal. Le rôle propriété qui est basé
sur d’autres entrées qui transfèrent des rôles reste tel quel.
o Supprimer : fonctionne comme couper, seules les entrées sont déplacées vers la corbeille et non pas à votre presse-papiers.
o Remettre : fonctionne comme coller, seules les entrées sont ramenées à leur emplacement d’origine.
o Détruire : supprime les entrées de votre corbeille. Si vous détruisez une entrée qui
assigne des rôles, vous n’avez plus l’accès à l’objet référencé par cette entrée ; si l’entrée était votre seul moyen d’accéder à l’objet, vous êtes retiré en tant que membre de
l’objet. Si vous détruisez une entrée de transfert de rôle – vous êtes propriétaire et
gestionnaire de l’objet parce que vous êtes propriétaire et gestionnaire de votre corbeille ! – vous perdez votre rôle de propriétaire et de gestionnaire transférés via cette
entrée ; si l’entrée était votre seul accès à l’objet, vous êtes retiré en tant que membre
et propriétaire de l’objet. L’espace disque utilisé par l’objet n’est plus comptabilisé
dans votre quota de disque si le contrôle de l’espace disque est activé pour votre serveur BSCW. Un problème se pose lorsque l’entrée de transfert de rôle à être détruite
est la dernière entrée référençant l’objet, et il y a d’autres entrées d’assignation de rôle
qui restent et qui se réfèrent toujours à cet objet. Si l’entrée serait simplement supprimée, l’objet n’aurait plus de propriétaire ; vous pourriez penser que vous aviez détruit
votre « propre » objet tandis que d’autres membres ont encore accès. Pour éviter une
telle situation, les autres entrées d’assignations de rôle se référant à l’objet sont aussi
supprimées. Étant donné que les autres membres de l’objet n’ont plus l’accès à l’objet,
vous êtes averti par BSCW avant de détruire la dernière entrée de transfert de rôle faisant référence à un objet qui a encore d’autres membres. Si vous continuez, l’objet n’a
plus d’entrées se référant à lui et sera éventuellement supprimé du système.
4.3 Cartes d’espace de travail
Les cartes d’espace de travail offrent un aperçu de ses espaces de travail partagés et de leurs
membres. Les cartes d’espace de travail comprennent également d’autres conteneurs d’objets
qui peuvent être partagées entre les utilisateurs, comme des forums de discussion, des agendas
de groupe ou des projets. Une carte d’espace de travail permet de visualiser les relations entre
98
les espaces de travail et de leurs membres sous forme de graphique avec deux types de
nœuds : espaces de travail et utilisateurs. Un utilisateur est connecté à un espace de travail par
un arc, si cet utilisateur a accès à l’espace de travail.
Les cartes d’espace de travail doivent être activées pour votre serveur BSCW par l’administrateur du serveur afin d’utiliser les fonctionnalités respectives.
Vous créez une carte d’espace de travail :
•
en sélectionnant l’action
Information Carte d’espace de travail dans le menu actions
d’un espace de travail partagé. La carte d’espace de travail apparaît dans une fenêtre
distincte du navigateur. Vous pouvez créer également une carte de l’espace de travail
courant en sélectionnant Fichier Carte d’espace de travail du menu supérieur.
L’espace de travail à partir duquel vous avez créé la carte est particulièrement mis en
évidence étant au centre de la carte. Tous les membres de cet espace de travail sont représentés sur la carte espace de travail (y compris vous-même) ainsi que tous les espaces de travail
que vous partagez avec les membres de l’espace de travail au centre.
Vous pouvez créer une vue d’ensemble de tous vos espaces de travail partagés par la création
d’une carte d’espace de travail dans votre dossier d’accueil, par exemple en sélectionnant
Fichier Carte d’espace de travail dans votre dossier de départ. La carte d’espace de travail
résultant montre tous les espaces de travail partagés, même s’ils sont situés à des niveaux
inférieurs de l’arborescence de votre dossier.
Vous pouvez également créer des cartes d’espace de travail qui ne montrent que les espaces
de travail que vous avez en commun avec un utilisateur spécifique.
•
Aller à la page des membres d’un espace de travail ou à votre carnet d’adresses.
•
Sélectionner
sateur.
Information
Carte d’espace de travail
dans le menu actions de cet utili-
Vous pouvez effectuer les opérations suivantes sur les cartes d’espace de travail :
•
Vous pouvez changer la taille de la carte d’espace de travail ou d’adapter la taille à la
fenêtre du navigateur. Vous pouvez également faire glisser les nœuds de la carte à différentes positions.
•
Vous pouvez modifier la profondeur de la représentation de la carte, c’est-à-dire la
distance maximale d’un nœud de la carte à partir du nœud central. Les cartes d’espace
de travail sont créées avec une profondeur de 2 par défaut. À partir d’un espace de
travail, tous les membres de cet espace de travail sont présentés et tous les espaces de
travail supplémentaires que vous partagez avec certains de ces membres. De plus
grandes valeurs de profondeur montreront également des membres de ces espaces de
travail ne figurant pas encore dans la carte espace de travail et des espaces de travail
que vous pouvez partager avec ces membres, etc.
•
Vous pouvez faire de n’importe quel nœud, l’élément central de l’espace de travail en
cliquant dessus. La carte d’espace de travail est nouvellement calculée en fonction de
la profondeur choisie.
Remarque : Les cartes d’espace de travail qui montrent les espaces de travail que vous
avez en commun avec un utilisateur spécifique sont limitées exactement à ces espaces
de travail. Une valeur plus grande profondeur ou d’un changement de point central
n’agrandira pas le champ d’application de ces cartes.
99
•
100
Cliquer sur le nœud central va ouvrir un nouvel onglet dans votre navigateur qui affiche ce nœud dans BSCW. Cliquer sur un nœud qui est un espace de travail montre
cet espace de travail comme l’espace de travail actuel, cliquer sur un nœud utilisateur
affiche la page d’info de cet utilisateur.
5 Carnet d’Adresses et
Contacts
Le carnet d’adresses personnel vous assiste dans la gestion des données de contact de n’importe quelle personne qui vous intéresse. Cela inclut les utilisateurs de votre serveur BSCW
ainsi que les personnes qui ne sont pas (encore) des utilisateurs de votre serveur BSCW. Les
données de contact d’une personne sont stockées dans un objet contact. Pour un meilleur aperçu, vous pouvez regrouper les contacts de votre carnet d’adresses dans des listes de contact.
Les entrées de votre carnet d’adresses sont disponibles lorsque vous invitez des membres à un
espace de travail, des participants à un rendez-vous ou à une fixation de rendez-vous.
Les listes de contacts sont des dossiers spéciaux qui contiennent uniquement des contacts. Les
listes de contacts peuvent également être créées dans n’importe quel espace de travail, afin de
disposer d’informations pertinentes sur les contacts disponibles dans le contexte d’un espace
de travail. Avant que ces contacts puissent être utilisés, par exemple, pour inviter de nouveaux
membres à un espace de travail, ils doivent, cependant, être copiés dans le carnet d’adresses
personnel.
Les adresses de courriel et numéros de téléphone mobiles stockés dans des contacts peuvent
être utilisés pour envoyer courriels, des SMS ou des objets BSCW aux personnes contact.
Cela nécessite une configuration appropriée de votre serveur BSCW.
5.1 Listes de contacts
Les listes de contacts sont des dossiers spéciaux pour conserver les coordonnées sur des
personnes qui vous intéressent. Les informations de contact d’une personne sont stockées
dans un objet de contact. Les listes de contacts ne contiennent que ces objets de contact. Les
listes de contacts peuvent être créés dans n’importe quel dossier de sorte que vous soyez en
mesure de maintenir les informations de contacts dans le cadre d’un espace de travail donné –
même sur les personnes qui ne sont pas membres de cet espace de travail ou même celles qui
ne sont pas des utilisateurs de votre serveur BSCW. La représentation d’une liste de contacts
est très similaire à celle d’une page des membres.
Vous créez une nouvelle liste de contacts comme suit :
Sélectionnez Fichier Nouveau Liste de contacts dans le menu supérieur et entrez le nom et une
description facultative de la liste de contacts. Les deux peuvent être modifiés plus tard.
5.1.1
Créer des contacts
Pour créer des contacts :
•
ouvrir la liste de contacts et sélectionnez Fichier Nouveau
informations du contact dans le formulaire « Ajouter un contact ».
Carnet d’Adresses et Contacts
Contact .
Entrer les
101
Toutes les informations du contact peuvent être modifiées dans
dans le menu actions d’un contact par la suite.
Modifier
Propriétés
•
Vous pouvez assigner le nouveau contact à une ou plusieurs catégories par lesquelles,
les contacts peuvent être triés et filtrés. En allant dans Options Liste de contacts dans
le menu supérieur, vous pouvez définir vos propres catégories de contacts.
•
Au lieu d’entrer manuellement les informations sur les contacts vous pouvez aussi
[Sélectionner des utilisateurs]. Ce bouton ouvre un nouveau formulaire d’action
« Ajouter des entrées ». Ici vous pouvez entrer des noms d’utilisateur ou des adresses
courriel ou choisir les utilisateurs à partir du résultat d’une recherche d’utilisateurs
BSCW ou d’une recherche dans un annuaire LDAP et de les transférer au champ
« Utilisateurs sélectionnés ». Cliquer sur [OK] va créer de nouveaux contacts qui
correspondent aux profils personnels des utilisateurs sélectionnés. Ces contacts sont
appelés contacts originaux.
5.1.2
Contacts utilisateur et contacts originauxSi un contact que vous
créez possède une adresse courriel qui appartient également à un utilisateur, le contact est
automatiquement associé à cet utilisateur et le contact est appelé un contact utilisateur. Il en
va de même pour les adresses courriel qui ont reçu une invitation pour enregistrement (ainsi
appelé « Adresse courriel en attente »). Dans ce cas, le nom d’utilisateur ou l’adresse courriel
en attente est ajouté au nom du contact entre parenthèses. Le type du contact, qui est affiché
dans la colonne « Statut », passe de « Contact » à « Utilisateur » ou « Adresse courriel en
attente ».
Le type de contact est également indiqué par son icône :
contact normal
contact associé à un utilisateur
contact associé à une adresse courriel en attente
Remarque : Si un contact a plusieurs adresses courriel, il ne sera associé à un utilisateur que si
ce dernier est le seul qui possède ces adresses courriel.
Les contacts créés par l’action [Sélectionner des utilisateurs] ne sont pas seulement associés à
un utilisateur ou une adresse courriel en attente, mais aussi montrent les attributs originaux
que les utilisateurs respectifs ont saisis dans la section « Données personnelles » de leurs profils personnels. Ces contacts sont appelés contacts originaux, ils ont pour type « Utilisateur »
ou « Adresse courriel en attente ».
Les contacts originaux de l’utilisateur peuvent être distingués des autres contacts de même
type par leurs icônes respectives.
contact utilisateur original
contact original d’une adresse courriel en attente
Les contacts originaux de l’utilisateur sont spécifiques en ce qu’ils montrent toujours les
mêmes attributs que les utilisateurs respectifs ont saisis dans leurs profils personnels, c’est à
dire les attributs d’un contact original sont automatiquement mis à jour.
Le contact original d’une adresse courriel en attente est automatiquement converti en contact
original de l’utilisateur dès que l’utilisateur correspondant s’enregistre.
102
Les contacts originaux ont généralement un groupe des membres constitué de membres restreints qui est détecté par l’icône
de groupe dans la colonne « Partager ». C’est le groupe
d’utilisateurs qui a également ce contact dans leurs carnets d’adresses ou dans des listes de
contacts.
Pour être complet, nous tenons à mentionner que d’autres icônes peuvent s’afficher pour les
contacts en fonction du statut de leurs comptes d’utilisateurs correspondants : par exemple,
« Adresse courriel rejeté » (l’utilisateur dont l’adresse courriel est devenu invalide), « Utilisateur verrouillé » (utilisateur dont compte d’utilisateur a été verrouillé par l’administrateur) ou
« Utilisateur expiré » (utilisateur dont le compte limité a expiré).
5.1.3
Modifier des contacts
Les informations sur un contact peuvent être modifiées :
•
à l’aide de
Modifier
Propriétés
dans le menu actions d’un contact.
Modifier un contact utilisateur, c’est à dire un contact qui est associé à un utilisateur, diffère à
certains égards de la modification d’un contact normal :
•
Au-dessous des champs du formulaire d’action « Modifier le contact » vous voyez les
entrées en vert qui ont été effectuées par l’utilisateur lui-même dans son profil personnel, si les entrées diffèrent des entrées du contact. Le nom d’utilisateur est ajouté entre
parenthèses.
•
Cliquez sur [Fusionner avec l’original] pour prendre en compte les valeurs de l’utilisateur pour un ou plusieurs champs.
•
Cliquez sur [Remplacer par l’original] pour prendre en compte toutes les valeurs associées à l’utilisateur. Le contact utilisateur est transformé en un contact utilisateur original et toutes les coordonnées sont automatiquement mises à jour chaque fois que l’utilisateur concerné modifie son profil personnel.
•
Cliquez sur [Éditer] afin de continuer avec les modifications usuelles du contact.
•
Terminer les modifications en cliquant sur [OK]
Remarque : Même si les données de l’utilisateur sont prises en compte dans un contact à
l’aide [Fusionner avec l’original], tel que décrit ci-dessus, ces champs ne seront pas automatiquement mis à jour lorsque cet utilisateur modifie le profil personnel.
Lorsque vous modifiez un contact utilisateur original, le contact est converti à un contact
normal et ses coordonnées ne seront plus automatiquement conservées conformément au
profil personnel de l’utilisateur. Vous êtes averti de ce fait par un message dans le formulaire
« Modifier le contact (copie) ».
5.1.4
Trier et filtrer des contacts
Les contacts peuvent être triés et filtrés :
•
en utilisant Afficher Trier et Afficher Filtre dans le menu supérieur. Outre la catégorie, les contacts peuvent être également filtrés par leur organisme.
Vous pouvez aussi définir vos propres catégories de contacts, en plus des catégories prédéfinies telles que « Affaires » ou « Personnel ».
103
•
5.1.5
Sélectionnez Options Liste de contacts dans le menu supérieur d’une liste de contacts.
Dans le formulaire subséquent, vous pouvez [Ajouter] vos propres catégories et [Supprimer] des catégories existantes définies par l’utilisateur.
Importer and exporter des contacts
Les listes de contacts peuvent être importées à partir des applications locales comme Microsoft Outlook dans le format vCard.
•
Sélectionnez Fichier Importer (vCard) et charger un fichier vCard (*.vcf) à partir de
votre ordinateur local. BSCW déduit automatiquement le jeu de caractères du fichier à
partir des renseignements de votre navigateur. Vous pouvez remplacer le jeu de caractères suggéré en sélectionnant un autre.
•
Sinon, vous pouvez charger un ou plusieurs fichiers vCard dans une liste de contacts
en utilisant le téléchargeur glisser-déposer.
Les contacts et listes de contacts peuvent être également exportés en utilisant le format
« vCard ».
•
Pour exporter un contact particulier dans un fichier vCard, sélectionnez
Envoyer à
vCard dans le menu actions du contact et enregistrez le fichier sur votre ordinateur
local.
•
Vous pouvez exporter plusieurs contacts à la fois dans un fichier vCard en cochant les
entrées des contacts dans la liste de contacts, puis cliquez sur
dans la barre d’outils
de sélection multiple.
•
Vous pouvez exporter toute une liste de contacts dans un fichier vCard en utilisant
Fichier Envoyer à vCard dans le menu supérieur.
L’exportation des informations d’adresses contenues dans les enregistrements d’utilisateurs de
votre carnet d’adresses ou de n’importe quelles pages de membres est également possible au
format vCard via les mêmes actions.
Remarque : L’importation de contacts de Microsoft Outlook n’est possible que s’ils ont été
d’abord stockés dans Outlook sous forme de fichier vCard (*.vcf).
Si vous travaillez localement sur une plate-forme Windows, vous pouvez synchroniser vos
listes de contacts BSCW avec les dossiers de contacts de MS Outlook. Voir 13.8
« Synchronisation avec Outlook » à la page 258 pour plus de détails.
Les contacts et les listes de contacts peuvent également être copiés dans votre carnet d’adresses. Les contacts et listes de contacts de votre carnet d’adresses peuvent également être
utilisés lorsque vous invitez de nouveaux membres à un espace de travail.
•
Sélectionnez Fichier vers le carnet d’adresses dans le menu supérieur d’une liste de
contacts, pour copier toute la liste dans votre carnet d’adresses.
•
Pour copier des contacts individuels, cochez les cases correspondantes aux contacts à
copier et cliquez sur
dans la barre d’outils de sélection multiple.
5.1.6
Communiquer avec des contacts
Vous pouvez envoyer un courriel à un contact qui a une adresse courriel en :
•
104
sélectionnant
Envoyer à Adresse courriel dans le menu actions du contact. Des
détails sont fournis dans 5.3.1 « Envoyer des messages » la page 108.
Selon la configuration de votre serveur BSCW, vous pouvez envoyer un SMS à un contact
avec un numéro de téléphone mobile :
•
en sélectionnant
Envoyer un SMS
dans le menu actions du contact.
Soit un contact utilisateur, c’est-à-dire un contact qui est associé à un utilisateur, également
indiqué par l’icône
, vous pouvez essayer d’entrer en contact avec l’utilisateur correspondant via les réseaux sociaux ou les services de messagerie instantanés. Ceci n’est possible que
si l’utilisateur a entré les liens appropriés dans la section « Communication » du profil personnel.
•
Cliquez sur le contact de l’utilisateur pour afficher la page info. La section « Informations de contact » dans la page des informations personnelles liste les possibilités de
communication que cet utilisateur particulier offre. Si la section « Informations de
contact » n’apparaît pas, l’utilisateur n’a pas encore entré de liens vers les réseaux
sociaux ou vers les systèmes de messagerie instantanés dans son profil personnel.
•
Cliquez sur l’icône d’un réseau social, pour se rendre à la page de l’utilisateur. Cliquez
sur l’icône d’un système de messagerie instantanée pour communiquer avec l’utilisateur via le système de messagerie instantané respectif.
5.2 Carnet d’adresses
Votre carnet d’adresses est un objet personnel accessible uniquement par vous-même. Il vous
aide à gérer les données de contact des personnes qui vous intéressent. Cela inclut les
utilisateurs de votre serveur BSCW ainsi que les personnes qui ne sont pas (encore) des
utilisateurs de votre serveur BSCW. Les données de contact d’une personne sont stockées
dans un objet de contact. Pour un meilleur aperçu, vous pouvez regrouper les contacts de
votre carnet d’adresses dans les listes de contacts. Les entrées de votre carnet d’adresses,
contacts simples et toutes les listes de contacts, sont disponibles quand vous invitez des
membres à un espace de travail, des participants à un rendez-vous ou à une fixation de rendezvous.
Les contenus de votre carnet d’adresses sont affichés dans une page qui correspond à la
représentation d’une liste de contacts. La plupart des actions pour les contacts dans les listes
de contacts sont également possibles pour les contacts de votre carnet d’adresses. Les entrées
du carnet d’adresses peuvent être triées par nom et type. Lorsqu’elles sont triées par type, les
entrées apparaissent dans l’ordre suivant : communautés, groupes des membres, courriels et
enfin noms d’utilisateur
•
5.2.1
dans votre barre d’accès
Ouvrez votre carnet d’adresses en cliquant sur l’icône
rapide ou sélectionnez Aller à Carnet d’adresses dans le menu supérieur.
Créer des entrées dans votre carnet d’adresses
Les nouvelles entrées dans votre carnet d’adresses proviennent de deux sources : (a) BSCW
ajoute automatiquement tous les utilisateurs et les adresses courriels, que vous invitez à un de
vos espaces de travail, à votre carnet d’adresses ; (b) vous pouvez ajouter des entrées à votre
carnet d’adresses manuellement.
Vous pouvez ajouter de nouvelles entrées dans votre carnet d’adresses comme vous les ajouteriez à votre liste de contacts :
105
•
Ouvrez votre carnet d’adresses en cliquant sur l’icône
dans votre barre d’un
accès rapide ou sélectionnez Aller à Carnet d’adresses dans le menu supérieur.
•
Choisissez
formulaire.
•
Cliquez sur [OK] pour créer de nouvelles entrées dans votre carnet d’adresses.
Fichier
Nouveau
Contact
dans la barre de menu supérieur et remplir le
Au lieu de créer des entrées dans le carnet d’adresses manuellement, vous pouvez également
copier des utilisateurs à partir des pages des membres et des contacts à partir des listes de contacts dans votre carnet d’adresses.
•
Sur la page des membres ou de la liste de contacts, cochez les entrées à insérer dans
votre carnet d’adresses et sélectionnez
dans la barre d’outils de sélection multiple,
ou
•
sélectionner
vers le carnet d’adresses à partir du menu actions des entrées. Si cette
action n’est pas offerte dans le menu actions, le contact fait partie peut-être de votre
carnet d’adresses.
Les contacts que vous copiez d’une page des membres sont des contacts originaux.
Vous pouvez également importer des contacts à partir d’applications locales comme Outlook
au format vCard dans votre carnet d’adresses en allant dans Fichier Importer (vCard) . Cela
fonctionne exactement comme pour les listes de contacts (voir 5.1.5 « Importer and exporter
des contacts » à la page 104). Vous pouvez également exporter des contacts individuels, des
listes de contacts de votre carnet d’adresses ou même tout le carnet d’adresses en entier dans
le format vCard via
Envoyer à vCard dans le menu actions ou Fichier Envoyer à vCard
dans le menu supérieur pour une utilisation sur votre ordinateur local.
Remarque : A partir de cette version BSCW, les groupes des membres ne peuvent plus être
transférés à des carnets d’adresses personnels pour être utilisés à des fins d’invitations à un
espace de travail. Par contre les groupes des membres peuvent être disponibles pour invitation
aux espaces de travail en général et peuvent être trouvés par une recherche globale quand on
invite des membres à un espace de travail.
5.2.2
Modifier des entrées du carnet d’adresses
À l’exception des contacts originaux (icône
carnet d’adresses à tout instant
•
en sélectionnant
Modifier
Propriétés
), vous pouvez modifier les contacts de votre
dans le menu actions d’un contact.
Lorsque vous modifiez un contact d’utilisateur, c’est à dire un contact associé à un utilisateur,
vous êtes en mesure de comparer vos informations sur le contact avec les données du profil
personnel de l’utilisateur :
106
•
En dessous des champs du formulaire « Modifier le contact », les entrées originelles
du profil personnel de l’utilisateur sont indiquées en vert, si elles diffèrent de vos
données de contact. Le nom d’utilisateur est ajouté entre parenthèses.
•
Cliquez sur [Fusionner avec l’original] pour prendre en compte un ou plusieurs
champs du profil personnel de l’utilisateur associé.
•
Cliquez sur [Éditer] pour continuer avec les modifications habituelles du contact.
•
Si vous souhaitez transformer le contact utilisateur en un contact original afin d’avoir
à tout moment les informations courantes disponibles de l’utilisateur, cliquez sur
[Remplacer par l’original].
Remarque : Même si vous avez pris en compte les informations sur les utilisateurs pour l’un
de vos contacts avec [Fusionner avec l’original] tel que décrit ci-dessus, ces données ne sont
pas mises à jour automatiquement comme c’est le cas avec les contacts originaux.
Vous ne pouvez pas, en réalité, modifier un contact original car vous auriez ainsi modifié le
profil personnel de cet utilisateur. Vous pouvez, toutefois, copier un contact original dans un
contact utilisateur ordinaire et le modifier par la suite.
•
Sélectionner
•
Le formulaire « Modifier le contact (copie) » vous avertit que vous allez créer une copie du contact original et dès lors vous allez perdre les mises à jour automatiques des
informations de l’utilisateur.
•
Sélectionnez [Annuler] pour garder le contact original ou modifier la copie et remplacer le contact original avec votre copie en cliquant sur [OK].
Modifier
Propriétés
dans le menu actions d’un contact original.
Vous pouvez changer votre propre contact original, que vous avez probablement créé en utilisant [Sélectionner des utilisateurs] dans votre carnet d’adresses, sans aucune restriction. Cela
a le même effet que si vous modifiez la section des « Données personnelles » de votre profil
personnel en utilisant Options Profil Modifier .
Les entrées dans votre carnet d’adresses ne peuvent être supprimées que manuellement ;
BSCW ne supprimera pas automatiquement une entrée qu’il a ajoutée automatiquement.
•
Sélectionnez les entrées à être supprimées dans votre carnet d’adresses et choisir
dans la barre d’outils de sélection multiple. Cela transfère les contacts sélectionnés à
votre corbeille.
Si vous détruisez votre propre contact d’origine dans la corbeille, vous le supprimez aussi de
tous les autres carnets d’adresses et listes de contacts. Vous recevez un avertissement avant de
confirmer la destruction. Hormis cela, la suppression ou la destruction d’un contact n’a aucune incidence sur d’autres carnets d’adresses ou sur le statut de membre des utilisateurs visés
par les entrées supprimées. Cela ne concerne que votre carnet d’adresses personnel.
5.2.3
Structurer un carnet d’adresses
Afin de structurer votre carnet d’adresses dans différents domaines, vous pouvez créer des
listes de contacts dans votre carnet d’adresses.
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Liste de contacts dans le menu supérieur et entrez le
nom et une description facultative. Les deux peuvent être modifiés plus tard.
Dans une liste de contacts de votre carnet d’adresses, vous pouvez créer de nouveaux contacts
comme décrit pour votre carnet d’adresses, ou transférer des contacts à partir de votre carnet
d’adresses par l’intermédiaire de couper/copier et coller.
Les listes de contacts des espaces de travail peuvent être transférées à votre carnet d’adresses
avec l’action Fichier vers le carnet d’adresses dans le menu supérieur de la liste de contacts.
Les listes de contacts de votre carnet d’adresses peuvent être utilisées lors de l’invitation de
nouveaux membres à des espaces de travail – soit en invitant tous les contacts ou seulement
quelques-uns de la liste (pour plus de détails voir 4.1.1 « Créer des espaces de travail
partagés : Inviter d’autres utilisateurs » à la page 83). Pour que des listes de contacts puissent
107
apparaitre dans le formulaire d’invitation, ils doivent contenir au moins un contact qui est
associé à un utilisateur ou à une adresse courriel en attente ou contient une adresse courriel
admise pour auto-enregistrement sur votre serveur BSCW.
5.2.4
Utiliser le carnet d’adresses
Votre carnet d’adresses vous aide dans le choix des personnes à inviter à des espaces de travail, rendez-vous et votes : divers formulaires offrent l’option « Choisir dans mon carnet d’adresses » à cet effet.
Vous pouvez trier les contacts de votre carnet d’adresses en fonction de différents critères à
l’aide de Afficher Trier . Lorsque le tri est effectué par type, les contacts sont affichés dans les
listes de contacts selon cet ordre : les contacts généraux, les contacts utilisateurs et les contacts avec courriel en attente. Les contacts de votre carnet d’adresses peuvent être filtrés selon
la catégorie et l’organisation à l’aide de Afficher Filtre (voir aussi 3.8.4 « Affichages des
dossiers » à la page 74)
Vous pouvez communiquer avec les personnes représentées par les contacts de votre carnet
d’adresses, quand des adresses courriels, des numéros de téléphone mobile ou d’autres
informations pour la communication sont fournies. Cela fonctionne comme dans les listes de
contacts normaux et est décrit dans 5.1.6 « Communiquer avec des contacts » à la page 104.
5.3 Envoyer des messages et des objets BSCW
Si des contacts disposent d’une adresse courriel, vous pouvez envoyer des courriels à ces
contacts dans votre carnet d’adresses ou dans une liste de contacts quelconques. Cela vaut
également pour les entrées des membres dans la page des membres d’un espace de travail.
Si votre serveur BSCW est configuré pour envoyer des courriels, vous pouvez également
envoyer des objets BSCW par courriel. Quand vous faites cela, vous pouvez sélectionner les
destinataires à partir de votre carnet d’adresses ou de la page des membres d’un espace de
travail.
5.3.1
Envoyer des messages
Vous pouvez envoyer des courriels aux contacts de votre carnet d’adresses ou d’une liste de
contacts, à condition que ces contacts aient une adresse courriel.
•
Ouvrez votre carnet d’adresses (par exemple en utilisant Aller à Carnet d’adresses ) ou
une liste de contacts et cocher les contacts auxquels vous souhaitez envoyer un message courriel. Si vous voulez envoyer un message à tous les contacts d’une liste de
contacts, il suffit de d’effectuer Éditer Tout sélectionner .
•
Sélectionner
(Courriel) ou
(Envoyer un courriel) dans la barre d’outils de
sélection multiple, pour envoyer le message.
•
(Courriel) ouvre le formulaire de courriel de votre navigateur Web. BSCW a déjà
entré les adresses courriel principales des contacts sélectionnés dans le champ « À : ».
Vous pouvez entrer par la suite d’autres adresses courriel supplémentaires, soit
manuellement ou à partir du carnet d’adresses de votre navigateur Web.
(Envoyer un courriel) utilise une action spécifique de BSCW au lieu de la fonctionnalité
relative au courriel de votre navigateur. Selon la configuration de votre serveur BSCW, vous
pouvez envoyer des courriels et / ou des télécopies. Vous pouvez utiliser votre carnet d’adresses BSCW quand vous entrez les destinataires de vos messages.
108
Le formulaire « Envoyer un courriel » affiche déjà les adresses courriel des contacts sélectionnés dans le champ « À : ». Vous pouvez entrer des adresses courriel supplémentaires soit
manuellement, soit par la sélection de votre carnet d’adresses qui s’affiche lorsque vous
cliquez sur un des boutons [À :], [Cc :] ou [Cci :]. Entrez l’objet et le corps de votre message
et confirmer avec [OK] pour envoyer le message.
Vous pouvez choisir entre l’envoi d’un courriel ou d’une télécopie en utilisant les boutons respectifs [Envoyer une télécopie] et [Envoyer un courriel]. Lors de l’envoi d’une télécopie,
vous pouvez également utiliser votre carnet d’adresses en cliquant sur le bouton [No du télécopieur].
Selon la configuration de votre serveur BSCW, vous pouvez envoyer un SMS à un contact
avec un numéro de téléphone mobile
•
en sélectionnant
Envoyer un SMS
dans le menu actions du contact.
BSCW vous aide à envoyer un courriel à une sélection ad hoc de membres d’un espace de
travail (dans ce cas, vous êtes sûr d’avoir les adresses courriel) :
•
Cliquez sur l’icône
membres.
•
Cliquez sur Éditer Tout sélectionner et / ou les cases à cocher individuelles pour
sélectionner les différents membres à inclure dans votre liste de diffusion spéciale.
•
Cliquez sur
(Courriel) ou
(Envoyer un courriel) dans la barre d’outils de
sélection multiple pour envoyer un message tel qu’il est décrit ci-dessus pour les
contacts.
5.3.2
à côté du nom de l’espace pour afficher la page de ses
Envoyer des objets BSCW
Vous pouvez envoyer des objets BSCW et tous leurs contenus aux membres d’un espace de
travail et à d’autres personnes. Vous pouvez utiliser les informations de contact figurant dans
votre carnet d’adresses, lors de l’envoi des objets BSCW.
Les objets BSCW sont envoyés en pièces jointes d’un courriel ou par télécopieur. Lorsque
vous envoyez des objets par courriel, vous pouvez également envoyer des liens vers les objets
au lieu d’envoyer les objets eux-mêmes dans une pièce jointe. Pensez à cette possibilité en
particulier lors de l’envoi de documents volumineux.
•
Cliquez sur les cases à cocher pour sélectionner les différents objets que vous
souhaitez envoyer et cliquez sur
(Envoyer un message) dans la barre d’outils de
sélection multiple.
•
Dans le formulaire « Envoyer un courriel » vous pouvez spécifier les destinataires,
l’objet et le corps de votre message ; les objets qui sont envoyés en pièces jointes sont
énumérés en dessous.
•
Utilisez le bouton [Ajouter les membres] pour ajouter tous les membres de votre espace de travail actuel au champ « À : ». Utilisez [Supprimer les membres] pour les retirer à nouveau. Vous pouvez utiliser des contacts avec des adresses courriel à partir de
votre carnet d’adresses BSCW en cliquant sur les boutons [A :], [Cc :] et [Cci :].
•
En dessous de « Envoyer comme lien ou comme pièce jointe » vous pouvez choisir
comment vous voulez envoyer les objets sélectionnés.
109
•
•
Utilisez l’option « Envoyer comme pièce jointe à tous les destinataires » si vous
voulez attacher les objets à votre courriel. Évitez cette option si vos documents
sont volumineux ou si vous voulez garder une trace de ceux qui liront
effectivement les documents.
•
Utilisez une des deux options « Envoyer comme lien ... » si vous souhaitez éviter
les pièces jointes.
Si vous envoyez aussi des liens à ceux qui ne sont pas membres de l’espace de travail, ces non-membres auront un accès en lecture aux objets. L’accès en lecture est
permis par le biais d’un jeton et est limitée à la période de temps indiquée. Vous
pouvez bloquer l’accès à un objet envoyé avant que cette période de temps soit
écoulée : Ouvrez la page d’information de l’objet, qui affiche sous la section
« Droits d’accès » le droit d’accès en lecture via un jeton. L’action [Supprimer le
jeton] dans la colonne de droite de la table des droits d’accès révoque l’accès via
un jeton pour les non-membres.
L’option « Envoyer comme lien aux membres de l’espace de travail uniquement »
permet de s’assurer que seuls les membres d’un espace de travail qui ont les droits
de lire pourront accéder à vos objets : Les destinataires non autorisés seront retirés
des listes des destinataires et ne recevront pas de courriel du tout (dans ce cas, un
avertissement apparaîtra avant que le message soit envoyé).
Vous pouvez également choisir d’envoyer les objets par télécopieur en cliquant sur
[Envoyer une télécopie]. Pour des raisons évidentes, vous ne pouvez envoyer des
documents par télécopieur que si vous pouvez les envoyer également par télécopieur à
l’extérieur de BSCW.
Remarque : L’action
(Envoyer un courriel) n’est disponible que lorsque votre serveur
BSCW a été configuré pour envoyer des courriels ou des télécopies par l’administrateur de
votre serveur BSCW.
110
6 Forums de Discussion,
Blogues et Flux
6.1 Forums de discussion et notes
Les forums de discussion sont des objets en soi à l’intérieur d’un dossier, ou sont attachés à
des objets BSCW comme des annotations. Un forum de discussion se compose de notes, en
fait de petits fragments de textes « affichés sur un babillard » pour que tous les membres d’un
espace de travail puissent les lire et y réagir. Un type spécifique de réaction est d’écrire une
autre note qui fait référence (« répond ») à une précédente note, comme :
•
répondre à une question ;
•
réfuter un argument ;
•
apporter des éléments d’informations supplémentaires sur un sujet.
L’auteur d’une note qui répond à une autre note prolonge et affine un réseau de notes – à
l’intérieur d’un forum de discussion ou même au-delà des frontières des forums de discussion.
Ce réseau de notes reliées par des réponses reste intact quand une note est transférée à un
forum de discussion différent, à votre presse-papiers ou même à votre corbeille.
Un forum de discussion peut contenir des notes, qui ne font pas référence les unes aux autres,
et peut aussi contenir plusieurs « enchaînements » de notes qui répondent à des notes qui répondent à des notes, etc.
La page du forum de discussion montre une entrée pour chaque note du forum de discussion.
Les entrées de notes qui appartiennent à un fil de discussion en particulier peuvent être
regroupées :
•
Sélectionnez
Afficher
Trier
par fil de discussion
dans le menu supérieur.
Les notes peuvent apporter différents types de contenu à un forum de discussion, reflétant
peut-être l’attitude de l’auteur. BSCW vous permet de caractériser votre contribution par certains types, qui sont affichés sous forme d’icônes avec la note. Le serveur BSCW public de
FIT Fraunhofer offre les types suivants :
(neutre) Note
Pro = approbation
Contre = désapprobation
Irrité = désapprobation forte
Important ! = Contribution significative
Idée = inspiration soudaine
Forums de Discussion, Blogues et Flux
111
6.1.1
Créer un forum de discussion
Pour créer un forum de discussion avec une première note, procédez comme suit :
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Forum de discussion dans le menu supérieur pour faire
apparaître le formulaire « Ajouter un forum de discussion ».
•
Entrez le nom du nouveau forum de discussion, si aucun nom n’est donné, le texte
dans le champ « Objet » sera utilisé.
•
Choisissez le type le plus approprié pour le contenu de la note que vous êtes sur le
point de créer (pour les divers types voir ci-dessus).
•
Entrez l’objet de votre note dans le champ « Objet ».
•
Entrez les balises facultatifs pour votre forum de discussion.
•
Entrez le texte de votre note dans la fenêtre de l’éditeur HTML en dessous de « Message ». Si vous cliquez sur [Annuler et éditer la source], vous perdez toutes vos saisies
et vous pouvez entrer le message comme un message texte au lieu de HTML.
Un forum de discussion est toujours généré avec une première note, mais peut très bien
exister sans note : vous pouvez retirer toutes les notes d’un forum de discussion en utilisant
Couper ou Supprimer et ajouter de nouvelles notes plus tard. Cela aurait un sens lorsque vous
créez un espace de travail pour un groupe et que vous voulez fixer un endroit et un nom pour
un forum de discussion au préalable.
Vous pouvez changer le nom, les balises et la description du forum de discussion en utilisant
Fichier Modifier Propriétés dans le menu supérieur du forum de discussion.
6.1.2
Ajouter une note
Vous pouvez ajouter une note à un forum de discussion en tant que réponse à une note existante – qui est traitée ci-dessous – et comme une note en soit, ne faisant pas référence à une
autre note.
•
Sélectionnez
•
sélectionnez
Nouveau Note dans le menu actions d’un forum de discussion pour
faire apparaître le formulaire « Ajouter une note ».
•
Choisissez le type le plus approprié pour le contenu de la note que vous êtes sur le
point de créer (pour les divers types voir ci-dessus).
•
Entrez l’objet de votre note dans le champ « Objet ».
•
Entrez les balises facultatives pour votre note.
•
Entrez le texte de votre note dans la fenêtre de l’éditeur HTML en dessous de
« Message ». Si vous cliquez sur [Annuler et éditer la source], vous perdez toutes vos
saisies et vous pouvez entrer le message comme un message texte au lieu de HTML.
Fichier
Nouveau
Note
à l’intérieur d’un forum de discussion ou
Comme son auteur, vous pouvez éditer une note, même après avoir fourni des réponses à la
note.
Sélectionner
Modifier Propriétés pour afficher le formulaire « Éditer la note » qui vous
permet de éditer le type, le sujet, les balises et le message.
112
6.1.3
Répondre à des notes
L’action
Répondre vous permet de répondre aux notes existantes dans un forum de discussion et ainsi définir des liens à partir de notes existantes vers une nouvelle note que vous
envisagez d’ajouter à un forum de discussion.
•
Sélectionner
Répondre dans le menu actions de la note à laquelle vous voulez répondre pour faire apparaître le formulaire « Répondre ».
•
Continuer comme avec l’ajout de notes décrit ci-dessus.
6.1.4
Ajouter des attachements à une note
Vous pouvez joindre des documents et des URL à une note :
•
Sélectionner
Joindre Document ou
Joindre URL dans le menu actions d’une
note pour joindre un document ou une URL à une note.
•
Procédez comme si vous étiez en train d’ajouter un document ou un URL un dossier.
•
Pour joindre un document ou une URL à une note dans la vue d’une seule note, c’està- dire dans la vue qui est affichée lorsque vous cliquez sur une note, utilisez Fichier
Nouveau Document ou Fichier Nouveau URL .
La présence de pièces jointes est indiquée par cette icône
à côté de la note – toujours dans
la vue d’une seule note et, lorsque l’option Afficher Colonnes Pièces jointes est activée,
également dans la vue du forum de discussion. Cliquez sur cette icône pour accéder au dossier
des pièces jointes. Là, vous pouvez ajouter d’autres pièces jointes en utilisant Fichier
Nouveau Document ou Fichier Nouveau URL et vous pouvez également
Supprimer ,
Couper et
Copier les pièces jointes.
Exactement de la même façon qu’avec des notes, les pièces jointes peuvent être également
ajoutés à rendez-vous.
6.1.5
Naviguer dans un forum de discussion
BSCW offre différentes manières d’afficher le contenu des notes et de naviguer dans un
forum de discussion. Dans la vue d’ensemble de la discussion, toutes les notes sont affichées
dans une boîte avec l’objet et l’auteur. Vous pouvez personnaliser l’affichage de l’aperçu de
discussion en sélectionnant vos options d’affichage.
•
Activez ou désactivez l’affichage du contenu de note dans l’aperçu de discussion en
sélectionnant ou en désélectionnant Afficher Contenu des notes . Lorsque l’affichage du
contenu de note est activé, toutes les notes ont un bouton dépliant individuel ( ou )
qui permet d’afficher ou de masquer le contenu d’une note. En outre, ces deux boutons
apparaissent également dans la barre d’outils de sélection multiple pour afficher ou
masquer le contenu des notes sélectionnées. Si aucune note n’est sélectionnée, l’action
ces boutons prendra effet sur toutes les notes.
•
Sélectionnez les attributs de note que vous voulez afficher dans la vue d’ensemble de
discussion via Afficher Colonnes .
•
Triez les notes par type, date, auteur, objet ou fil de discussion en sélectionnant
l’entrée correspondante dans Afficher Trier par ... . Le critère de tri par défaut est par
fil de discussion : dans ce cas, toutes les notes appartenant à un fil de discussion sont
regroupés dans une seule boîte de notes.
113
•
En activant l’option Afficher Hiérarchie vous obtenez un bouton supplémentaire (
ou
). Dans le coin supérieur droit du cadre contenant une note. Ce qui vous permet
de passer d’une vue pleine à une vue minimale d’une note et vice-versa.
Cliquez sur une note pour passer à la vue d’une seule note où le contenu de la note et des liens
vers d’autres notes, le cas échéant, sont affichés. Utilisez ces liens pour naviguer dans le forum de discussion. Ces liens peuvent éventuellement conduire à d’autres forums de discussion, par exemple, quand une note est une réponse à une note d’un autre forum de discussion.
La vue d’une seule note propose également une barre de navigation au-dessus où vous pouvez
naviguer dans les notes d’un forum de discussion pour afficher la note qui vient avant ou celle
qui vient après en utilisant icônes et , les notes étant triées par le critère de tri courant
activé par l’intermédiaire de Afficher Trier dans le menu supérieur de la vue du forum de
discussion. Cliquez sur le nom du forum de discussion dans la ligne d’en-tête de la vue d’une
seule note pour revenir à la vue d’ensemble du forum de discussion.
6.1.6
Déplacer et supprimer des notes
Une note est un objet qui peut être transféré ou supprimé comme les autres types d’objets
avec une exception mineure : une note peut être transférée à un forum de discussion, non pas
à un dossier ordinaire.
•
Sélectionnez (cochez) les notes dans un forum de discussion, puis effectuer une action
(Couper), (Copier) ou
(Supprimer) aux notes sélectionnées. Vous pouvez
de
également utiliser les actions respectives dans le menu actions d’une note.
•
Sélectionnez Éditer Coller dans le menu supérieur d’un forum de discussion pour
insérer des notes coupées ou copiées à partir de votre presse-papiers. Encore une fois,
vous pouvez également utiliser l’action correspondante dans le menu actions d’un
forum de discussion.
6.1.7
Annoter des objets
Les notes peuvent être utilisées pour annoter des objets BSCW. Les notes complètent la
description et l’évaluation comme des informations supplémentaires.
•
Sélectionner
Joindre Note du menu actions d’une entrée pour faire apparaître le
formulaire « Joindre une note ».
•
Continuer avec l’ajout de notes décrites ci-dessus.
Un objet peut avoir une seule note qui s’y rattache comme annotation. Une telle annotation a
toutes les fonctionnalités d’un forum de discussion « autonome », c’est à dire qu’il peut avoir
plus de notes, de réponses et de fils de discussion.
La présence d’une annotation est indiquée par l’icône
dans la colonne « Note » d’une liste
de dossiers. Cliquez sur cette icône pour afficher le contenu de l’annotation. Si l’icône n’est
pas affichée dans votre liste de dossiers, l’option Afficher Colonnes Pièces jointes est
probablement désactivée.
Vous supprimez l’annotation d’un objet en supprimant totalement le contenu du forum de
discussion respectif.
Les annotations demeurent avec leurs objets lorsque vous coupez ou supprimez les objets
respectifs. Cependant les annotations sont enlevées, quand vous copiez, archivez ou envoyez
des objets annotés.
114
6.2 Blogues
Les blogues (abréviation pour « Web log », c.-à-d. journaux Web) ont débuté, à l’origine,
comme une sorte de journaux intimes en ligne sur le Web, c’est à dire une personne publiait
ses activités quotidiennes pour que tout le monde puisse les lire sur le Web. Un blogue dans
BSCW consiste en une séquence d’entrées qui sont généralement de fragments de texte, petits
ou moyens, et comme documents HTML permettant d’inclure des photos et des liens vers
d’autres documents sur le Web. Les entrées d’un blogue comportent une ligne pour l’objet du
blogue, et peuvent être également étiquetées, c’est à dire sont caractérisées par un certain
nombre de mots-clés librement choisis. Les entrées d’un blogue sont affichées dans l’ordre
chronologique inverse, c’est à dire la dernière entrée est affichée en premier.
Les blogues font la différence entre ceux qui peuvent lire les entrées et ceux qui peuvent y
ajouter de nouvelles entrées : les membres de l’espace de travail contenant le blogue, les utilisateurs enregistrés au serveur BSCW ou le public en général. Notez que le blogue lui-même
est une sorte de dossier auquel vous pouvez inviter d’autres utilisateurs en tant que membres.
Le droit d’ajouter de nouvelles entrées peut également être restreint au créateur du blogue. Par
défaut, tous ceux qui peuvent lire une entrée d’un blogue peuvent également ajouter un commentaire.
Figure 13 : Affichage d’un blogue intégré dans BSCW
Les blogues sont présentés dans une mise en page spécifique qui peut également être personnalisée par une feuille de style d’un utilisateur. Les blogues peuvent être affichés en tant que
tel, mais peut aussi être incorporé dans une page BSCW normale ou une page Web définie par
l’utilisateur. La figure ci-dessus montre un blogue intégré dans BSCW. Une page de blogue
contient un certain nombre d’entrées montrant l’auteur, la date, le sujet, les balises et le début
du texte du message. Les entrées peuvent également être affichées par mot-clé, auteur ou mois
de création, c’est à dire que seules les entrées seulement qui sont étiquetées par un certain
115
mot-clé, écrites par un certain auteur ou créées dans un certain mois sont affichées. Le côté
gauche de la fenêtre du blogue montre des listes de balises qui ont été utilisés, des auteurs qui
ont contribué au blogue, et les mois où les entrées ont été créées. Les balises, les auteurs et les
dates sont affichés en proportion de leur fréquence relative, par exemple, l’auteur avec la
plupart des contributions est affiché en gros caractères, tandis que l’auteur d’une seule entrée
est affiché en de plus petits caractères.
En outre, les blogues peuvent être affichés comme des flux RSS, en intégrant éventuellement
aussi les commentaires sur les entrées. Vous pouvez vous abonner à des flux de blogue pour
rester informé sur les nouvelles entrées du blogue. La fonctionnalité RSS nécessite un navigateur Web plus récent, par exemple, Internet Explorer 7.0, Firefox 2.0 ou Safari 2.0.
Les blogues sont disponibles sur votre serveur BSCW seulement si la fonctionnalité en question a été activée par votre administrateur du serveur.
6.2.1
Créer et modifier des blogues
Pour créer un blogue dans le dossier actuel, vous procédez comme suit :
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Blogue dans le menu supérieur. Le formulaire « Ajouter un blogue » comporte quatre sections.
•
Dans la section « Général », entrez le nom et les balises optionnels et la description du
nouveau blogue.
•
Dans la section « Accès », spécifiez qui peut lire et écrire des entrées du blogue en cliquant sur les boutons radio respectifs.
Remarque : Si vous donnez accès aux utilisateurs enregistrés de votre serveur BSCW
ou le grand public à prendre part à ce nouveau blogue n’oubliez d’annoncer le blogue
et son URL aux participants que vous avez à l’esprit.
•
Dans la section « Mise en page » de l’article, choisissez parmi les quatre possibilités
d’affichage du blogue :
o blogue dans la disposition de la boîte BSCW,
o blogue uniquement, dans la disposition standard,
o blogue au sein de BSCW comprenant la barre de navigation BSCW,
o blogue dans la page Internet externe, par exemple, pour ajouter quelques informations générales sur le but du blogue ou des motivations à contribuer au blogue.
Dans ce dernier cas, entrez l’URL de cette page Web externe.
Important : La page Web externe doit inclure le point d’insertion pour le blogue
comme le modèle suivant #blog#.
Vous pouvez éventuellement spécifier l’URL d’une feuille de style pour remplacer les
styles par défaut de BSCW pour votre blogue. En inventant vos propres styles, vous
pouvez modifier l’apparence de la présentation de blogue, par exemple, les couleurs
ou les polices de caractères utilisées. Vous trouverez les styles par défaut de BSCW à
l’adresse :
http://votre-BSCW-serveur/bscw_resources/styles/BSCW/blog.css
•
116
Décidez si vous souhaitez utiliser des boîtes de dialogue contextuelles dans le blogue
et si les commentaires doivent être intégrés au flux RSS du blogue en cochant les
cases respectives.
•
Choisissez le nombre d’entrées qui doivent être affichées dans une page de blogue.
Indiquez le nombre de caractères qui sera affiché pour représenter une entrée dans une
page de blogue. Les caractères sont comptabilisés à partir du début du texte de l’entrée. Si vous entrez 0, toute l’entrée sera affichée.
•
Dans de section « Attributs », vous pouvez spécifier vos propres attributs pour le nouveau blogue.
•
Confirmez avec [OK] pour créer le blogue, qui est initialement vide, c’est à dire ne
contient aucune entrée.
Toutes les propriétés de ce nouveau blogue que vous avez spécifiées lors de la création
peuvent être modifiées à tout moment. À cette fin, sélectionnez
Modifier Propriétés dans le
menu actions de l’entrée du blogue. Le formulaire « Modifier le blogue » qui vous est affiché
a exactement la même apparence que le formulaire « Ajouter un blogue » décrit ci-dessus.
Les droits d’accès pour le nouveau blogue que vous avez spécifiés ci-dessus, déterminent qui
peut lire les entrées du blogue et qui peut y ajouter de nouvelles entrées. Ces droits d’accès
sont complétés par des droits d’accès par défaut qui indiquent qui peut ajouter des commentaires à une entrée de blogue, qui peut éditer et supprimer des entrées de blogue et qui peut
modifier le blogue.
o Tous ceux qui peuvent lire les entrées du blogue peuvent aussi également ajouter des
commentaires à une entrée.
o Le gestionnaire d’un blogue peut supprimer des entrées tout comme l’auteur d’une
entrée.
o L’auteur d’une entrée peut l’éditer, l’auteur d’un commentaire peut l’éditer.
o Seul le créateur d’un blogue peut modifier le blogue.
Si vous voulez modifier ces droits d’accès par défaut pour permettre à le gestionnaire d’un
blogue de le modifier ou pour interdire aux lecteurs anonymes d’une entrée d’ajouter un
commentaire, vous devez modifier les rôles respectifs en sélectionnant
Accès Modifier un
rôle dans le menu actions du blogue. Dans notre exemple, vous activeriez l’option « Modifier
les propriétés » pour le rôle responsable et vous désactiveriez l’option « Ajouter un commentaire de blogue » pour le rôle membre anonyme (voir 4.2.4 « Définir et modifier les rôles » à
la page 95 sur la modification de rôles).
Si vous avez changé les droits d’accès d’un blogue, aucun des boutons radio qui régissent les
droits de lecture et d’écriture dans le formulaire « Modifier le blogue » ne seront présélectionnés, de sorte que vous n’écrasiez pas, par inadvertance, vos droits d’accès personnalisés. Si
vous voulez cependant, rétablir des droits d’accès par défaut, sélectionnez les boutons radio
respectifs avant de cliquer sur [OK].
6.2.2
Utilisation des blogues
Afin de visualiser un blogue et ses entrées, cliquez sur le nom du blogue ou sur l’icône dans la
liste des dossiers contenant le blogue ou sélectionnez
Ouvrir dans le menu actions de l’entrée du blogue. Un exemple est montré à la Figure 13 ci-dessus. Vous pouvez ajouter des entrées à un blogue en cliquant sur le bouton « Ajouter une entrée » dans le coin supérieur
gauche de la fenêtre du blogue.
Dans la partie droite de la fenêtre du blogue sont affichées les entrées avec la date, sujet, début du texte, l’auteur, le nombre de lecteurs, les commentaires jusqu’à présent et les balises.
Cliquez sur le sujet pour lire l’entrée complète si elle n’est pas complètement affichée et/ou
117
pour ajouter un commentaire. Suivant vos droits d’accès, vous pouvez éditer ou supprimer
une entrée en cliquant sur les boutons respectifs [Éditer] et [Supprimer]. Notez que les entrées
supprimées sont déplacées dans la corbeille d’où elles peuvent être restaurées à nouveau.
Si le blogue contient plus d’entrées que ne peut contenir une seule page, une rangée de boutons de navigation au bas de page du blogue permet d’aller à une page spécifique, à la page
suivante ou à la page précédente.
Le côté gauche de la fenêtre blogue affiche la liste des actions disponibles, des balises qui
sont utilisés, des auteurs qui ont contribué au blogue, et les mois où les entrées ont été créées.
Les balises, les auteurs et les dates sont affichés dans une proportion relative à la fréquence,
par exemple, l’auteur avec le plus de contributions est affiché en de gros caractères, tandis que
l’auteur d’une seule entrée est imprimé en de plus petits caractères. Vous pouvez limiter
l’affichage des entrées à celles ayant un certain mot-clé, écrites par un certain auteur, ou
créées dans un certain mois en cliquant sur un mot-clé, un auteur ou un mois dans ces listes.
Afin de revenir à l’affichage de toutes les entrées, cliquez sur « Afficher toutes les entrées »
dans le coin supérieur gauche de la page du blogue.
En cliquant sur le bouton « Flux RSS » dans la partie inférieure gauche de la page du blogue
vous obtenez le blogue dans sa totalité représenté comme un flux RSS dans l’ordre chronologique. Vous êtes invité à vous abonner à ce flux RSS afin de rester informé sur les activités
dans ce blogue.
6.3 Flux RSS
Les flux RSS contiennent des résumés de documents fréquemment mis à jour sur le Web (par
exemple nouvelles, blogues) dans le format standardisé RSS. RSS est un format de syndication de contenu Web. L’acronyme RSS a connu différentes significations au cours de son
existence, mais maintenant, il fait généralement référence à « Really Simple Syndication ».
RSS est un dialecte du langage XML qui a été créé dans les années 1990 pour permettre à des
listes d’informations, connu sous le nom de « flux », qui sont publiés par les producteurs de
contenu auquel sont souscrits des lecteurs. La disponibilité d’un flux RSS est généralement
indiquée dans votre navigateur par une icône RSS . Cliquer sur l’icône, vous présentera les
résumés de flux RSS.
Très souvent, les flux RSS sont fournis par les agences de presse ou des journaux. Pour des
exemples de flux RSS, voir
o http://www.nytimes.com/services/xml/rss/nyt/GlobalHome.xml (New York Times),
o http://news.yahoo.com/rss (Yahoo!) ou
o http://feeds.reuters.com/reuters/businessNews (Reuters)
Un fichier RSS est une simple liste structurée d’articles de nouvelles, dont chacun est constitué d’un titre, d’un résumé et d’un lien vers l’article complet, qui sont codés de manière qu’ils
puissent être facilement utilisés par des programmes appelés agrégateurs. Ces programmes
permettent aux utilisateurs de lire des articles ou des événements à partir de n’importe quel
nombre de sites d’informations agrégés en même temps.
Dans BSCW, les objets de flux RSS sont des dossiers spéciaux qui stockent les derniers résumés d’un flux RSS comme des articles RSS. Vous créez un objet flux RSS en
•
118
sélectionnant Fichier Nouveau Flux RSS dans le menu supérieur. Dans la section
« Général » du formulaire, saisissez-y l’URL du flux RSS, son nom et les balises optionnels, la description et l’évaluation. Si vous laissez le champ nom vide, le nom est
tiré du flux RSS.
•
Dans la section « Attributs », vous pouvez entrer vos propres attributs pour l’objet de
flux RSS.
•
Appuyer sur [OK] pour créer l’objet de flux RSS.
Le nouvel objet Flux RSS contiendra déjà les derniers résumés du flux RSS choisi. Ouvrez le
flux RSS pour afficher les articles RSS de la source. Les articles eux-mêmes sont contenus
dans les descriptions des articles RSS. Cliquer sur un article RSS montrera l’article original
complet : nouvelles, entrées de blogue, vidéo ou quel que soit l’objet du flux.
Si le dossier de flux RSS est vide, vous avez probablement entré une URL qui n’est pas lié à
un flux RSS adéquat. Le nombre maximal d’articles RSS dans un flux RSS est un élément de
la configuration de votre serveur BSCW. Demandez à votre administrateur BSCW.
Vous pouvez copier des articles RSS individuels et les coller comme des objets d’URL à un
autre endroit de l’arborescence de vos dossiers.
La sélection d’articles dans un flux RSS peut être mis à jour en
•
sélectionnant
Refaire la recherche
dans le menu actions du flux RSS.
En ce qui concerne les options d’affichage, les objets de flux RSS constituent un type en soi :
ils n’héritent pas des options d’affichage des autres dossiers. Leurs options d’affichage
n’influencent pas non plus les autres dossiers.
119
7 Interfaces Utilisateur
Alternatifs
7.1 Widgets de bureau
Les widgets de bureau offrent les mêmes fonctions que les widgets de votre portail personnel
(voir 3.4.1 « Portail personnel » à page 47). Cependant ils ne s’exécutent pas à l’intérieur
d’une fenêtre de navigateur, mais sur le bureau de votre PC. Avec un widget de bureau, vous
pouvez naviguer dans vos dossiers BSCW ou rester informer sur les événements BSCW sans
avoir à ouvrir votre navigateur Web. Pour l’affichage du contenu BSCW, par exemple une
liste de dossiers ou un document, les widgets de bureau font l’utilisation du navigateur Web et
l’interface utilisateur standard.
Configurations requises
Les widgets de bureau nécessitent l’installation d’Adobe AIR, version 2.0 et supérieure ainsi
que d’une capacité de mémoire vive d’au moins 512 MB (1 GB recommandé). Ils fonctionnent sur
•
Windows : Microsoft Windows XP Édition Familiale, Professionnelle ou Tablet PC
avec Service Pack 3, Windows Server 2003 ou 2008, Windows Vista Édition Familiale Premium, Professionnelle, Intégrale ou Entreprise (32 et 64 bits) avec Service
Pack 2 ou Windows 7,
•
MacOS : Mac OS X, version 10.4.9 et supérieure.
et
7.1.1
Installation de widgets de bureau
Les widgets de bureau BSCW sont offerts à partir d’une interface utilisateur Web de la plateforme BSCW pour une installation.
•
Sélectionnez Aller à Widgets de bureau dans le menu supérieur pour accéder à la page
d’installation avec un aperçu des widgets de bureau disponibles.
•
Navigateur : la navigation se fait à travers l’arborescence des dossiers, on peut
avoir l’accès aux dossiers et documents via le navigateur Web ainsi que le
chargement de documents par l’action de glisser-déposer.
•
Carnet d’adresses : Vue d’ensemble des contacts, le statut en ligne et les données
de contact dans le carnet d’adresses personnel.
•
Agenda : Vue d’ensemble des rendez-vous actuels de l’agenda personnel.
•
Tâches : Vue d’ensemble des tâches en cours dans la liste des tâches personnelles.
Interfaces Utilisateur Alternatifs
121
•
•
Recherche : recherche BSCW simple à partir du bureau.
•
Événements : Aperçu des derniers changements dans vos espaces de travail.
Cliquez sur [Installer maintenant] pour installer un widget de bureau sur votre PC.
Un widget de bureau est installé en téléchargeant et en l’installant sur votre ordinateur local.
Vous devez explicitement consentir à l’installation dans différentes boîtes de dialogue en cliquant sur [Ouvrir], [Installer], [Suivant] ou [Continuer], sinon l’installation est annulée. En
outre, vous devez disposer des droits d’administrateur sur votre ordinateur local. Les widgets
de bureau ont été développés par OrbiTeam avec rigueur et sont signés par un certificat OrbiTeam.
Pour exécuter les widgets de bureau, vous devez avoir l’environnement d’exécution AIR à
partir de la version 2.0. Le processus d’installation du widget vérifie si cet environnement
d’exécution est disponible sur votre ordinateur. Si non, la version courante est installée, ce qui
nécessite à nouveau votre consentement dans différentes boîtes de dialogue. C’est seulement
après l’installation d’Adobe AIR que l’installation du widget de bureau est poursuivie. Bien
que les widgets de bureau BSCW soient compatibles avec Adobe AIR version 2.0 et plus, il
est recommandé de toujours installer la dernière version.
Après une installation réussie, le widget apparaît sur votre bureau et il est prêt pour la connexion, ce qui est décrit dans la section suivante.
Vous pouvez supprimer un widget de bureau de votre ordinateur à tout moment en le désinstallant. Sous Windows, par exemple, vous désinstallez via « Panneau de configuration> Ajout
/ Suppression de programmes ». Le processus de désinstallation peut varier d’un système à un
autre.
7.1.2
Utiliser les widgets de bureau
7.1.2.1 Démarrer un widget de bureau
Après avoir installé un widget de bureau, vous pouvez le démarrer sur votre PC. Cela peut
varier d’un système à un autre, normalement vous trouvez ce que l’on appelle des raccourcis
sur votre bureau (icône représentant des widgets) sur lesquels vous cliquez pour lancer les
widgets.
Lors du démarrage d’un widget de bureau pour la première fois, vous êtes invité à entrer
l’URL BSCW ainsi que votre nom d’utilisateur et mot de passe. L’URL BSCW est celui de
votre serveur BSCW et est affiché sur la page d’installation widget à laquelle vous pouvez
accéder via Aller à Widgets de bureau dans le menu supérieur. Nous vous recommandons de
copier l’URL à partir de là. Le nom d’utilisateur et le mot de passe sont votre nom utilisateur
et votre mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au serveur BSCW. L’URL BSCW
et le nom d’utilisateur sont stockés pour le prochain démarrage du widget. Optionnellement,
vous pouvez également avoir le mot de passe stocké. Les mots de passe stockés dans votre
navigateur Web ne sont pas reconnus par les widgets.
Remarque : Si vous démarrer une deuxième fois un widget de bureau qui est déjà en cours
d’exécution, vous ne créerez pas un second widget, mais seulement vous actualiserez la
fenêtre du widget en cours d’exécution.
Veuillez noter, s’il vous plaît, que la connexion à un widget de bureau est complètement
séparée de votre connexion BSCW via un navigateur. Cela signifie en particulier que :
122
•
une connexion à un widget de bureau n’implique pas une connexion réussie au serveur
BSCW via un navigateur Web, et que
•
l’affichage du contenu BSCW dans le navigateur de l’intérieur du widget de bureau
nécessite une connexion à la plate-forme BSCW via un navigateur, si ce n’est pas déjà
fait.
Remarque : La connexion ainsi que le stockage des données de connexion sont faits par
widget. Si vous démarrez un second widget, vous devez vous connecter à nouveau.
7.1.2.2 Interface utilisateur des widgets de bureau
L’interface utilisateur et les widgets de bureau sont organisés suivant le même principe.
•
La ligne supérieure de la fenêtre du widget de bureau contient le titre et entre parenthèses le contexte du widget. À l’extrémité droite de la ligne se trouvent deux boutons
et
pour rafraîchir et éditer, respectivement.
Le contexte est le dossier au centre du widget. Dans le cas du navigateur, il s’agit du
dossier jusqu’auquel l’arborescence des dossiers s’ouvre automatiquement, dans le cas
du widget de recherche, il s’agit du dossier dans lequel le widget effectue la recherche.
Pour certains widgets, le contexte peut être modifié, pour d’autres, par exemple le carnet d’adresses, il est fixe.
En dessous de la toute première ligne, les contenus du widget sont présentés par une hiérarchie de dossiers déroulante ou des listes d’événements, de rendez-vous ou de tâches.
Figure 14 : Le widget des événements
L’interaction avec un widget de bureau est très similaire à l’interaction avec un widget du portail personnel ou d’un portail de groupe.
•
Cliquez sur
pour actualiser le contenu de la fenêtre du widget.
Remarque : Avec certains widgets de bureau tels que les événements et le carnet d’adresses, les contenus ne sont mis à jour à des intervalles réguliers. Vous pouvez modifier l’intervalle dans les préférences du widget.
123
•
Cliquez sur
pour modifier les propriétés du widget. Trois onglets vous sont offerts
pour la modification :
•
Préférences : Ici vous pouvez modifier la façon dont le contenu du widget vous est
présenté. Vous pouvez modifier, par exemple, le contexte du widget, le nombre de
liste d’entrées à être présenté à un moment donné, ou un critère de tri ou de filtrage. Le critère de tri « Votre présélection » trie les entrées comme l’utilisateur le
fait dans la liste respective sur l’interface utilisateur standard. De cette façon, le tri
dans le widget de bureau peut être synchronisé avec le tri à l’interface utilisateur
standard.
Des détails sont donnés ci-dessous où la fonctionnalité des widgets est décrite.
•
Mon compte : Cet onglet affiche votre nom d’utilisateur et le serveur BSCW auquel vous êtes connecté avec le widget. Vous pouvez entrer un nom d’utilisateur
différent afin de vous connecter à votre serveur BSCW sous un autre nom d’utilisateur. De la même manière, vous pouvez entrer une URL BSCW différente afin
de vous connecter à un autre serveur BSCW. De plus, vous pouvez modifier les
options relatives à la langue du widget, de stockage de votre mot de passe et le démarrage automatique du widget.
•
Version : Cet onglet affiche la version du widget que vous avez installée et indique
aussi quelle version est la plus récente. Lorsque le serveur BSCW est actualisé, il
se peut qu’aussi que les widgets de bureau soient actualisés à une nouvelle version.
Si la version actualisée inclut des changements importants, le widget est actualisé
automatiquement quand il est démarré. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez consulter les notes de version afin de décider s’il y a lieu de actualiser le wigdet manuellement via [Actualiser maintenant].
À l’exception du widget navigateur, le contenu d’un widget de bureau est affiché comme une
liste d’entrées, c’est à dire une liste de contacts, de rendez-vous, de résultats de recherche ou
d’événements. Si toutes les entrées ne rentrent pas dans la fenêtre du widget, vous pouvez
consulter toute la liste en utilisant les boutons [suivant] et [précédent]. Vous obtenez plus
d’informations sur une entrée sous la forme d’une info-bulle lorsque vous placez la souris sur
l’entrée. Pour les résultats de recherche, vous pouvez avoir cette info-bulle qui s’affiche audessous d’un résultat de la recherche à l’aide du bouton . Le widget agenda propose un
agenda mensuel supplémentaire à être affiché (et caché à nouveau) en utilisant encore le
bouton .
Le widget navigateur affiche les contenus de son dossier racine comme une hiérarchie de
dossiers où vous pouvez naviguer en pliant et dépliant les sous-dossiers. Si nécessaire, vous
pouvez faire défiler l’affichage avec des barres de défilement apparaissant sur le côté droit et
inférieur de la fenêtre du widget.
Dans les listes de widgets et l’arborescence des dossiers du widget navigateur, un clic sur
l’une des entrées affichées ouvre la page correspondante dans un nouvel onglet de votre navigateur Web. Cette page montre alors un dossier BSCW, un document ou un rendez-vous.
Avec des événements, un clic ouvre l’objet concerné. L’affichage des contenus BSCW à partir d’un widget de bureau exige que vous soyez connecté à votre serveur BSCW avec votre
navigateur Web.
Remarque pour Windows : Lorsque vous fermez la fenêtre d’un widget de bureau, le widget
continue à fonctionner en arrière-plan. Cliquez sur son icône dans la barre des tâches pour
restaurer la fenêtre du widget. Un clic droit sur l’icône montre le menu contextuel du widget
où vous pouvez mettre fin à son exécution.
124
7.1.2.3 Fonctionnalités des widgets de bureau
Dans ce qui suit, nous décrivons les fonctionnalités et les options de préférence des différents
widgets de bureau.
Navigateur
Le widget navigateur supporte la navigation simple et rapide dans un dossier ou un document
en pliant et dépliant des dossiers et d’autres conteneurs d’objets de votre hiérarchie de dossiers. En cliquant sur un dossier ou un document, il s’ouvre dans un nouvel onglet de votre
navigateur Web.
Vous pouvez également charger des documents dans BSCW via l’action de glisser-déposer.
Sélectionnez un document ou un groupe de documents sur votre ordinateur local, les déplacer
avec le bouton de la souris enfoncé vers le widget navigateur et déposez-les dans l’un des dossiers en relâchant le bouton de la souris.
Préférences :
•
Dossier de départ : arborescence des dossiers affichés dans le widget navigateur.
•
Contexte : dossier jusqu’auquel l’arborescence des dossiers est automatiquement dépliée lorsque le widget navigateur est démarré.
Carnet d’adresses
Le widget de carnet d’adresses affiche les contacts et les listes de contacts figurant dans votre
carnet d’adresses personnel dans BSCW. L’info-bulle d’une entrée de contact montre quelques informations sur le contact, l’info-bulle d’une liste de contacts montre les noms des contacts qui sont contenus dans la liste. A droite d’une entrée de contact qui est associé à un utilisateur enregistré, le statut en ligne et la date de la dernière connexion sont affichés. Le statut
en ligne est indiqué par un point en couleur : vert, jaune ou gris, lorsque l’utilisateur a été actif
dans BSCW au cours des 5 dernières minutes, la dernière heure ou les deux dernières heures,
respectivement. Un statut en ligne en rouge indique que l’activité du dernier utilisateur remonte à plus de deux heures ou que le contact ne peut pas être associé à un utilisateur.
A la place de votre carnet d’adresses, vous pouvez également voir les contacts d’une liste de
n’importe quelle liste de contacts dans le widget carnet d’adresses.
Préférences :
•
Contexte : carnet d’adresses ou liste de contacts dont les contacts doivent être affichés
vous choisissez une liste de contacts, avec celle-ci
dans le widget. Avec l’icône
vous retournez à votre carnet d’adresses personnel.
•
Nombre d’entrées : Le nombre maximal d’entrées affichées à la fois.
•
Filtre : Cacher les contacts dont l’utilisateur associé n’a pas été actif au cours la
période de temps sélectionnée. L’application de ces filtres cache aussi toutes les listes
de contacts de votre carnet d’adresses.
•
Intervalle de mise à jour : intervalle de temps pour la mise à jour automatique du
contenu du widget.
•
Trier : Critères de tri des entrées du carnet d’adresses Le critère « Votre présélection »
trie les entrées comme ils sont actuellement triés dans votre carnet d’adresses ou liste
de contacts.
125
Agenda
Le widget agenda répertorie les rendez-vous de votre agenda personnel. Les propriétés
essentielles d’un rendez-vous sont présentées dans une info-bulle. Dans les préférences, vous
pouvez modifier la période de temps pendant laquelle les rendez-vous sont listés. Vous
pouvez trier les rendez-vous et les filtrer selon leurs statuts. A la place de votre agenda
personnel vous pouvez également choisir d’afficher un agenda de groupe dans le widget.
Pour une meilleure orientation, il y a un agenda mensuel où la date du jour est soulignée et les
dates des rendez-vous sont colorées en orange. Cet agenda peut être plié et déplié en utilisant
le bouton . Lorsque vous sélectionnez une certaine date dans l’agenda mensuel, tous les
rendez-vous dans la liste des widgets qui ont lieu à cette date sont surlignés en gris.
Préférences :
•
Contexte : Agenda dont les rendez-vous doivent être affichés dans le widget. Avec
cette icône
vous choisissez un agenda de groupe, avec celle-ci
vous revenez à
votre agenda personnel.
•
•
Filtre : Cacher un rendez-vous selon l’assistance ou le statut.
•
Période : Période de temps pendant laquelle les rendez-vous doivent être affichés.
« sept jours » est la période de sept jours à compter d’aujourd’hui.
•
Trier : tri des rendez-vous dans l’ordre croissant ou décroissant.
Tâches
Le widget des tâches répertorie les tâches de votre liste de tâches personnelles avec le statut et
la date limite s’ils sont fournis. L’info-bulle d’une tâche indique les propriétés essentielles
d’une tâche. Vous pouvez trier et filtrer les tâches suivant différents critères, vous pouvez
afficher seulement les tâches dont le délai se retrouve dans un certain laps de temps.
Préférences :
•
Filtre : Affiche uniquement les tâches avec un certain statut.
•
Période : Liste seulement les tâches dont le délai se retrouve dans la période sélectionnée.
•
Trier : Trie des tâches suivant différents critères.
Recherche
Le widget de recherche fonctionne de manière similaire au champ recherche dans la barre de
navigation de l’interface utilisateur standard. En utilisant le widget de recherche, vous pouvez
rechercher, à partir de votre bureau, des objets BSCW dont le nom, la description, les balises
ou le contenu contient le texte entré dans le champ de recherche (option « tous »). Vous
pouvez restreindre la recherche aux objets où seulement le nom ou les balises qui contiennent
la chaîne de caractères recherchée, ou à des documents contenant cette chaîne. Vous pouvez
également limiter la recherche à certains dossiers.
L’info-bulle d’un résultat de recherche, qui montre la position du résultat dans la hiérarchie
des dossiers, peut également être dépliée en dessous du résultat de recherche comme un
chemin de dossier cliquable en utilisant l’icône . En cliquant sur un des dossiers ici, vous
pouvez faire afficher les dossiers qui contiennent le résultat de la recherche.
Préférences :
126
•
Contexte : dossier à rechercher.
•
Événements
Le widget des événements offre un aperçu des événements récents dans vos espaces de travail, c’est à dire des événements que vous n’avez pas encore vus pour le moment. Les événements sont affichés dans l’ordre chronologique. L’info-bulle d’un événement affiche l’objet,
l’action, la date, l’utilisateur et la date de l’action. Cliquer sur un événement ouvre l’objet
concerné dans votre navigateur Web. Vous pouvez indiquer avoir vu les événements montrés
via [Tout confirmer].
Préférences :
•
Contexte : dossier pour lesquels les événements doivent être indiqués.
•
•
Filtre : Cacher des événements qui ont été soit causés par vous ou non.
•
Intervalle de mise à jour : intervalle de temps de mise à jour automatique du contenu
du widget.
7.2 Interface pour les appareils mobiles
La plate-forme BSCW vous permet aussi d’accéder à BSCW en utilisant des appareils mobiles. Via un portail dit mobile, vous pouvez accéder à votre carnet d’adresses, votre agenda
ou à vos espaces de travail. Les derniers événements BSCW vous sont présentés dans une vue
particulière. Les signets fournissent un accès facile aux espaces de travail fréquemment utilisés.
Les fonctionnalités récentes d’accès mobile ont été développées pour la dernière génération
des appareils mobiles. L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite un appareil mobile tel
qu’un iPhone d’Apple ou un Smartphone Android.
L’accès mobile à votre serveur BSCW nécessite l’activation préalable de la fonctionnalité respective par votre administrateur BSCW. Pour les questions concernant l’accès au réseau mobile et la configuration de votre appareil mobile, s’il vous plaît consultez votre opérateur réseau ou le fabricant de l’appareil mobile.
7.2.1
Accès mobile
Il y a deux façons d’accéder au serveur BSCW à partir d’un appareil mobile :
o Accès via un navigateur Web mobile
o Accès direct via un icône de l’application sur l’écran d’accueil d’un iPhone d’Apple
L’accès via un navigateur Web mobile est similaire à l’accès via navigateur Web sur votre ordinateur de bureau. Ouvrez la page d’accueil du serveur BSCW dans votre navigateur mobile
en entrant l’URL correspondante, par exemple https://my.bscw.de/ . Vous pouvez également
copier l’URL du serveur BSCW à partir du navigateur de votre ordinateur de bureau et de
vous l’envoyer par courriel sur le périphérique mobile, vous n’aurez alors plus qu’à copier
l’adresse URL dans votre boîte aux lettres pour votre navigateur mobile.
Sur l’iPhone d’Apple, vous pouvez ajouter l’interface mobile BSCW comme une icône d’une
application sur l’écran d’accueil, de sorte que vous puissiez accéder au portail mobile de votre
127
serveur BSCW directement via cette icône. Ouvrez l’URL du serveur BSCW dans le navigateur Web mobile, cliquez sur l’icône + dans la barre d’état du navigateur et sélectionnez [Add
to Home Screen].
7.2.2
Connexion mobile à BSCW
Lorsque votre serveur BSCW est configuré pour l’accès mobile, vous pouvez vous connecter
sur le portail mobile comme suit.
•
Lorsque vous vous connectez à BSCW, cliquez sur le bouton [Accès mobile] qui
apparaît à la fois sur la page d’accueil publique de votre serveur BSCW (par exemple
https://my.bscw.de/pub/) et sur le formulaire « Connexion » (par exemple
https://my.bscw.de/bscw/bscw.cgi/ ). La connexion exige le nom d’utilisateur et mot
de passe comme d’habitude.
En fonction de votre appareil mobile, la page de connexion qui apparaît peut varier (pour un
exemple, voir Figure 15).
Figure 15 : Connexion mobile à BSCW
Une fois que vous vous êtes connecté au portail mobile, vous serez dirigé sur le portail mobile
pour d’autres connexions. Si vous voulez revenir à l’accès normal de BSCW,
•
7.2.3
Choisissez [Accès au bureau] lors de la prochaine connexion.
Portail mobile
Le portail mobile est votre page d’entrée pour l’accès mobile à votre serveur BSCW. Tous les
domaines offerts sont accessibles à partir de cette page. Pour une navigation simplifiée et une
meilleure orientation vous pouvez retourner sur le portail mobile à partir de n’importe quels
domaines. Utilisez le bouton
, situé dans le coin en haut à gauche de toutes les pages des
domaines.
Le portail mobile vous permet de choisir parmi ses différents domaines :
128
•
Accueil : Accès à votre dossier d’accueil et à vos espaces de travail,
•
Carnet d’adresses : Accès à votre carnet d’adresses,
•
Agenda : Accès à votre agenda,
•
Liste des tâches : Accès à votre liste de tâches,
•
Presse-papiers : Accès à votre presse-papiers,
•
Corbeille : Accès à votre corbeille,
•
Événements : Vue d’ensemble des récents événements,
•
Signets : Accès à vos signets,
•
Mes communautés : Accès à vos communautés,
•
Porte-documents : l’accès à votre porte-documents (possible uniquement si la
fonctionnalité en question a été activée pour votre serveur, demandez à votre
administrateur de BSCW).
En dessous des domaines vous trouverez deux modes de recherche :
•
Recherche : recherche directe avec un champ de saisie sur la page du portail,
•
Étendu : Recherche avancée pour le type, nom, description, balises et le contenu.
Il y a deux autres boutons à la ligne d’en bas de la page du portail mobile :
•
Modifier les préférences : Configuration de l’affichage du portail mobile,
•
Aide : Aide en ligne sur l’utilisation du portail mobile.
Figure 16 :Portail mobile
7.2.4
Interface utilisateur du portail mobile
L’interface utilisateur du portail mobile tient compte de la taille limitée des appareils mobiles
et offre moins de détails et d’actions que l’interface utilisateur standard.
Listes
Les dossiers et conteneurs d’objets associés sont représentés sous forme de simples listes. Des
détails supplémentaires, s’il y en a (comme une description) sont indiqués en dessous d’une
entrée (ceci est configurable via [Modifier les préférences] sur la page du portail). Pour
chaque objet, au moins l’icône du type et le nom sont donnés. La navigation dans une arborescence de dossiers se fait en sélectionnant l’un des sous-dossiers qui sont affichés. Lors de
l’ouverture d’un dossier, son contenu est à nouveau présenté comme une liste. Vous allez à un
niveau plus haut dans l’arborescence en cliquant sur le bouton
dans le coin supérieur
gauche. Le bouton vous ramène sur le portail mobile.
129
Les listes comme celles d’un dossier ou d’une historique d’un événement n’affichent qu’un
nombre d’entrées limité (ce nombre est configurable via [Modifier les préférences]). Si une
liste contient plus que le nombre maximal d’entrées qui peuvent être affichées sur l’écran,
vous pouvez naviguer dans la liste complète en utilisant les boutons
et
dans la barre de
navigation inférieure.
Détails
En plus de l’affichage de la liste des dossiers, les détails de ces objets vous sont aussi offerts
lorsque vous cliquez sur le bouton suivant
à l’extrémité droite de l’entrée. Pour les objets
qui ne contiennent pas d’autres objets tels que des documents ou des contacts, un clic sur le
nom de l’entrée ouvre aussi la page de détails.
La page des détails est similaire à la page info de l’interface utilisateur standard. Outre les informations générales, il offre de plus amples détails, comme les attributs spécifiques, les
membres et l’historique des événements (dans la mesure du possible). Les onglets respectifs
sont placés au bas de la page de détails.
•
Général : Informations générales telles que comme le nom, la date de dernière modification ou le chemin d’accès à l’objet ainsi que des actions sur les objets (le cas
échéant).
•
Attributs : Les attributs d’objet spécifiques comme les métadonnées du document et
les attributs définis par l’utilisateur.
•
Membres et Participants : Liste des membres ayant accès au dossier ou les participants ayant un rendez-vous, respectivement.
•
Historique : L’historique des événements sur l’objet.
Si vous avez des droits d’accès suffisants pour modifier l’objet affiché, vous pouvez utiliser
les différents onglets pour modifier par exemple le nom, les balises ou la description, pour
modifier les attributs spécifiques comme les métadonnées du document ou pour inviter de
nouveaux membres et supprimer des membres existants.
Les modifications sont apportées en utilisant ceci [ Éditer] à l’extrémité droite de la barre
de navigation sur la page de détails. Vous pouvez passer d’un onglet à un autre pendant que
vous faites les modifications. Les modifications doivent être confirmées en cliquant sur le
bouton [OK] dans le coin supérieur droit. Les modifications peuvent être faites en cliquant sur
le bouton dans le coin supérieur gauche.
Actions
En plus de modifier les attributs des objets et de faire la gestion des membres, d’autres actions
sont proposées à l’interface utilisateur mobile.
Vous pouvez créer de nouveaux objets en utilisant le bouton à l’extrémité droite de la barre
de navigation supérieure. Sélectionnez un objet dans la liste des types d’objets que vous
voulez créer. D’autres interactions fonctionnent de façon similaire que sur l’interface
utilisateur standard.
Toutes les autres actions ne sont offertes que sur la page de détails via des boutons dans la
partie supérieure de l’onglet « Général ». Si plus de deux actions sont possibles, vous accédez
à la deuxième et aux autres en cliquant sur le bouton [Actions]. Après avoir cliqué sur un
bouton d’action, les actions qui s’en suivent se font de façon similaire que sur l’interface
utilisateur standard.
130
Sur l’interface utilisateur mobile vous avez seulement un nombre limité d’actions à votre disposition par rapport à l’interface utilisateur standard. Comme détaillé ci-dessus, vous pouvez
créer de nouveaux objets, mais le nombre de types d’objets qui peuvent être créés via l’interface utilisateur mobile est limité à des dossiers, des documents, des URL, des listes de contacts et des forums de discussion. Vous pouvez modifier, couper, supprimer, copier et coller
des objets existants, mais vous n’êtes pas autorisés, par exemple, à modifier les droits d’accès
d’un objet sur l’interface utilisateur mobile. Vous pouvez ajouter des notes à la plupart des
types d’objets, si vous avez les droits d’accès respectifs, et vous pouvez créer vos signets
BSCW personnels pour la plupart des objets. D’autres actions possibles et les restrictions respectives sont détaillées dans la description des différents domaines du portail mobile cidessous.
7.2.5
Domaines et fonctionnalités du portail mobile
7.2.5.1 Portail mobile : Dossier d’accueil et espaces de travail
Ici, vous pouvez accéder au contenu de vos espaces de travail. Les dossiers et conteneurs
d’objets sont représentés par une simple vue en liste. De plus amples détails sur les objets sont
donnés dans la page détails, où vous pouvez également modifier les objets, par exemple,
modifier la description ou y joindre une note.
À l’intérieur des dossiers, vous pouvez créer de nouveaux objets : des dossiers, listes de contacts, agendas, URL et forums de discussion. Vous pouvez créer de nouveaux objets dans la
vue en liste d’un dossier comme suit :
à l’extrémité droite de la barre de navigation supérieure.
•
Cliquez sur le bouton
•
Sélectionnez le type de l’objet que vous souhaitez créer. D’autres interactions fonctionnent de façon similaire à l’interface utilisateur standard.
La page de détails des objets individuels fournit plus d’actions. Vous pouvez, par exemple,
supprimer des objets à partir d’un dossier ou les déplacer vers d’autres dossiers à l’aide des
actions copier-coller.
Sur la page de détails des espaces de travail partagés, vous pouvez gérer ses membres dans
l’onglet « Membres ».
•
Vous invitez de nouveaux membres en utilisant le bouton [Ajouter]. Alternativement,
vous pouvez aussi utiliser [Inviter un membre] dans l’onglet « Général ».
•
Dans le formulaire « Inviter un membre », vous ne pouvez entrer qu’un nom d’utilisateur ou adresse courriel dans le champ de haut. Quand vous choisissez à partir de votre
carnet d’adresses, vous pouvez sélectionner plusieurs entrées qui sont transférées à
leur champ respectif après la fermeture du carnet d’adresses.
•
Lorsque vous invitez de nouveaux membres à un sous-dossier d’un espace de travail
existant, vous pouvez choisir d’inviter les nouveaux membres au sous-dossier (à
« Membres de nom-de-sous-dossier) ou à l’espace de travail existant (à « Membres de
nom-espace-de-travail »). Si vous voulez étendre le groupe des membres à l’espace de
travail et d’accorder aux nouveaux membres l’accès à l’espace de travail dans son
ensemble dans le rôle choisi, choisissez l’espace de travail existant. Si vous choisissez
le sous-dossier, les nouveaux membres auront accès seulement au sous-dossier de l’espace de travail. Cela fonctionne exactement comme si vous aviez effectué l’action
Accès Inviter un membre dans un sous-dossier sur l’interface utilisateur standard.
131
•
Vous supprimez des membres d’un espace de travail en cliquant sur [ Éditer] dans
l’onglet « Membres » de l’espace de travail. Cochez les membres que vous souhaitez
supprimer et cliquez sur [Supprimer les membres]. Cela ne fonctionne que dans l’espace de travail lui-même, pas dans les éventuels sous-dossiers.
Les entrées de blogues et des forums de discussion sont également présentés sous forme de
listes. Vous pouvez consulter le contenu des entrées, ajouter une nouvelle entrée ou une réponse à des entrées dans les forums de discussion.
Remarque : Sur l’interface utilisateur mobile, vous ne pouvez pas formater vos entrées sur des
blogues ou des forums de discussion comme vous le feriez sur l’interface utilisateur standard.
Donc, si vous modifiez les entrées existantes, vous risquez de perdre le formatage actuel des
entrées (comme pour les polices en gras, en italique, etc.).
Figure 17 : Détails d’un document
Si vous cliquez sur un document dans une liste de dossiers, les détails du document seront affichés. Ici vous trouverez la description, la taille, le type MIME et l’information sur la
dernière modification. Vous pouvez modifier les métadonnées du document, envoyer le document par courriel (en tant que lien ou en tant que pièce jointe) ou télécharger le document
avec [Ouvrir].
Remarque : L’affichage d’un document sur le périphérique mobile peut nécessiter d’autres applications.
La création de nouveaux documents est possible si votre appareil mobile permet de faire du
chargement de documents. Actuellement, ce n’est pas possible sur les iPhones, mais les téléphones intelligents qui exécutent la version Android 2.2 et plus supportent généralement le
chargement de photos et des notes textuelles.
7.2.5.2 Portail mobile : Carnet d’adresses
Le carnet d’adresses répertorie tous les contacts qui sont contenus dans votre carnet
d’adresses personnel BSCW. Vous pouvez ajouter de nouveaux contacts au carnet d’adresses
et toutes les autres listes de contacts :
•
132
en cliquant sur le bouton
en haut à droite de l’affichage de la liste. Lorsque vous
choisissez « Utilisateur » comme type de contact, vous pouvez rechercher des utilisateurs et ajouter des contacts originaux à partir des utilisateurs trouvés (voir 5.2.1
« Créer des entrées dans votre carnet d’adresses » à la page 105) à votre carnet d’adresses ou liste de contacts.
Vous pouvez aussi utiliser l’icône suivante [
Éditer] des contacts sur la page de détails.
Si un contact a un numéro de téléphone, vous pouvez effectuer un appel téléphonique à ce
numéro. Il est également possible de communiquer avec le contact via une adresse courriel si
votre appareil prend en charge l’envoi de courriels. Alternativement, vous pouvez utiliser
l’action [Courriel] pour envoyer un message courriel à la personne affichée via le serveur
BSCW.
7.2.5.3 Portail mobile : Agenda
Votre agenda personnel montre vos rendez-vous comme une liste. Ici, vous pouvez créer de
nouveaux rendez-vous en vous servant du bouton
en haut à droite. Vous pouvez examiner
les propriétés des rendez-vous en ouvrant la page de détails. Ici, vous pouvez aussi [ Éditer]
des rendez-vous, [Décliner] et [Confirmer] votre participation lorsque vous êtes invité.
Les agendas de groupe d’espaces de travail partagés sont traités de la même manière que votre
agenda personnel sur l’interface utilisateur mobile. Les actions possibles pour les rendez-vous
sont les mêmes.
7.2.5.4 Portail mobile : Liste de tâches
Votre liste de tâches personnelles est présentée comme une liste. Sur la page de détails, vous
pouvez par exemple commencer, compléter, annuler ou terminer des tâches et des dossiers de
flux.
Remarque : Sur l’interface utilisateur mobile, vous ne pouvez pas créer de nouvelles tâches ou
modifier les champs de saisie ou d’affichage de tâches existantes. Vous pouvez changer la
date limite par l’intermédiaire de [ Éditer]. L’action [Ouvrir] montre les éventuelles tâches
en pièces jointes qui sont contenues dans la tâche.
7.2.5.5 Portail mobile : Presse-papiers et corbeille
Les domaines « Presse-papiers » et « Corbeille » vous permet d’accéder à votre presse-papiers
et votre corbeille qui contiennent les objets que vous avez coupés, copiés ou supprimés. Les
actions disponibles pour le presse-papiers et la corbeille sont les mêmes que dans l’interface
utilisateur standard : couper, copier, coller, supprimer, détruire et restaurer.
Remarque : Les actions Couper, Copier et Supprimer ne sont fournies sur la page des détails
d’un objet que si vous avez accédé à la page de détails à partir d’une liste de dossiers. Ces
actions ne sont pas disponibles lorsque vous avez accédé directement à l’objet, par exemple, à
partir de la barre de navigation ou à partir d’un historique de l’objet.
7.2.5.6 Portail mobile : Événements
Le domaine « Événements » présente un aperçu des activités récentes dans vos espaces de travail partagés. Les événements les plus récents (pas encore « vus ») sont classés par ordre
chronologique. Vous pouvez indiquer comme étant vus les événements affichés, en utilisant le
bouton correspondant [Vu] dans la partie supérieure droite.
Pour chaque événement et pour chaque objet, l’action et la date de l’action sont données. En
cliquant sur le nom de l’objet, vous êtes dirigé sur les détails de l’objet. Le bouton Info
à
133
l’extrémité droite d’une entrée d’un événement vous dirigera sur la page des détails de
l’utilisateur qui a provoqué l’événement.
En outre, des messages d’événements sont fournis pour tous les objets sous la forme d’un
historique des événements auxquels vous pouvez accéder sur la page des détails d’un objet
sous l’onglet « Historique ».
7.2.5.7 Portail mobile : Signets
Les signets peuvent se référer à des objets BSCW ainsi que des pages Web. Chaque utilisateur
possède un dossier de signets personnels pour la gestion des signets dans BSCW.
La zone des signets du portail mobile permet d’accéder à vos signets qui s’y trouvent. Cela
vous permet d’accéder facilement aux dossiers et documents fréquemment utilisés dans
BSCW ainsi que des sites consultés régulièrement, pendant que vous êtes en déplacement. Sur
la page des détails d’un objet, vous pouvez créer également de nouveaux signets sur l’interface utilisateur mobile.
7.2.5.8 Portail mobile : Mes communautés
L’accès à vos communautés est très similaire à l’accès à vos espaces de travail, c’est-à-dire
une liste de vos communautés vous est présentée dans lesquelles vous pouvez naviguer, examiner les détails et éventuellement modifier les détails.
7.2.5.9 Portail mobile : Porte-documents
L’accès à votre porte-documents est très similaire à l’accès à vos espaces de travail, c.-à-d. la
liste des dossiers de votre porte-documents vous est présentée dans laquelle vous pouvez naviguer, examiner les détails et éventuellement modifier les détails.
Notez que vous pouvez supprimer des dossiers à partir de votre porte-documents à l’aide de
l’action [Supprimer], mais vous ne pouvez pas ajouter des dossiers à votre porte-documents
sur l’interface utilisateur mobile. En outre, la synchronisation des contenus de votre portedocuments n’est possible que sur l’interface utilisateur standard sur votre PC (voir aussi
13.7.2 « Travailler avec le porte-documents » à la page 256).
7.2.5.10 Portail mobile : Rechercher
La recherche est disponible sur le portail mobile sous forme de simple recherche directe via
[Recherche] en utilisant le champ recherche sur le portail et une recherche étendue via [Étendu] avec un formulaire distinct.
•
[Recherche] : La recherche directe fonctionne comme le champ de recherche sur l’interface utilisateur standard situé à l’extrémité droite de la barre de navigation. C’est
une recherche qui recherche dans les objets BSCW si la chaîne de caractères entrée se
trouve dans le nom, la description, les balises ou le contenu de l’objet.
•
[Étendu] : Ici, vous pouvez restreindre la recherche aux objets d’un type donné, entrer
différentes chaînes dans les champs de recherche et vous pouvez déterminer si elle
doit chercher des objets qui remplissent tous les critères de recherche ou au moins un
des critères (« et » ou « ou » conjonction).
Les résultats de la recherche sont présentés sous forme de liste.
134
7.2.5.11 Portail mobile : Préférences
En utilisant [Modifier les préférences] dans la partie inférieure gauche du portail mobile, vous
pouvez adapter la représentation au sein du portail mobile.
•
Avec Entrées par page, vous pouvez restreindre le nombre d’entrées figurant dans une
liste. Choisissez une valeur qui convient à votre appareil mobile.
•
L’option Détails dans l’affichage des dossiers active l’affichage de certains détails,
comme une description dans les listes de dossiers. Désactivez cette option si vous préférez une représentation compacte.
•
L’option Effets visuels active des effets spéciaux comme, par exemple, « essuyer »
pour aller à la page suivante ou les barres de navigation fixes lors du défilement. Cette
option est disponible uniquement pour les appareils Apple.
135
8 Gestion de Documents et de
Leurs Contenus
Dans le système BSCW, un fichier téléchargé à partir de votre système informatique local est
représenté comme un document. Un document peut contenir du texte, des tableurs, des graphiques, des fichiers d’impression, des images, du son, de la vidéo, etc. et est l’un des types
d’objets les plus élémentaires dans le système BSCW. Le téléchargement montant des documents est décrit à la section 3.3.2 « Téléchargement de documents » à la page 38.
BSCW supporte la gestion des documents et leurs contenus :
o Les documents texte et HTML peuvent être générés et édités directement sur le serveur BSCW. Sous certaines conditions, des fichiers MS Office et des documents arbitraires peuvent être directement édités sur le serveur BSCW.
o Les documents peuvent être « réinscrits » pour vous rappeler de certains documents.
Les documents peuvent être verrouillés ou gelés pour les préserver d’une éventuelle
modification ou remplacement.
o Les documents peuvent être mis sous contrôle de version dans le but d’avoir une trace
des modifications lorsqu’un document est modifié par plusieurs auteurs dans un espace de travail partagé.
o Les documents peuvent servir de modèles et conservés dans des dossiers spécifiques
de modèles d’où ils peuvent être copiés à d’autres endroits. Des exemples typiques de
modèles sont des modèles de lettres ou de tableurs avec une mise en page élaborée et
des formats ou formules complexes.
o Des collections de documents inter-reliés (documents HTML, des fichiers image,
audio ou vidéo) peuvent être créées et gérées en utilisant des URL pour les objets
BSCW. Vous pouvez partager de telles collections de documents avec les autres
membres d’un espace de travail et même les publier pour un accès anonyme sur le
Web.
o Les documents HTML peuvent être regroupés dans un dossier de site Web pour être
gérés comme un site Web en miniature dans le système BSCW. Les dossiers de site
Web contiennent deux documents spéciaux : la page d’accueil et le fichier de mise en
page, ce dernier sert de cadre standard à tous les autres documents HTML se trouvant
dans le dossier de site Web.
o Le Générateur de documents permet la gestion d’ensembles de documents qui doivent
être constamment révisés et périodiquement publiés.
Gestion de Documents et de Leurs Contenus
137
8.1 Édition directe de documents
L’édition directe des documents sauvegardés dans BSCW est généralement effectuée en téléchargeant le document, l’éditant sur votre ordinateur local et le télécharger vers le serveur
BSCW par la suite. Dans certains cas, cependant, les documents peuvent être édités directement sur votre serveur BSCW à partir de l’interface utilisateur basée sur le Web :
o les documents texte et HTML, en utilisant les éditeurs qui sont intégrés dans le navigateur Web.
o les fichiers MS Office, en utilisant WebDAV (possible uniquement lorsque vous utilisez Internet Explorer sous Windows);
o les documents arbitraires en utilisant une application d’aide locale qui prend en charge
l’édition directe avec les éditeurs externes.
En outre, les documents texte et HTML peuvent être créés directement sur le serveur BSCW.
8.1.1
Création et édition de documents texte
Vous pouvez créer et éditer des documents textes (type MIME text/plain) directement sur le
serveur BSCW sans aucune restrictions. L’éditeur de texte utilisé est une zone de texte simple
où le contenu du document est affiché et peut être saisi et modifié.
Pour créer un document texte :
•
Sélectionner
courant.
•
Entrer le nom, les balises et la description du nouveau document (facultatifs). Entrer le
texte du document dans le champ texte qui vous est présentée.
•
Appuyer sur [OK] pour créer le document.
Fichier
Nouveau
Document texte
dans la barre de menu du dossier
Pour éditer un document texte directement sur le serveur BSCW,
•
Sélectionner
Modifier Éditer dans le menu actions du document. Quand vous utilisez le simple éditeur de texte intégré, cette action pose automatiquement un verrou sur
le document, jusqu’à la sauvegarde de vos modifications.
•
Le contenu du document texte est affiché dans un champ texte où vous pouvez éditer
le document librement.
•
En appuyant sur [OK], le document modifié remplace celui existant ou en crée une
nouvelle version si le document est sous contrôle de version.
Lors de la création d’un document (soit par téléchargement ou directement sur le serveur), le
jeu de caractères du document est déduit à partir des informations du navigateur de celui qui
crée le document. Vous pouvez aussi définir explicitement le jeu de caractères par l’intermédiaire
Modifier Propriétés. Décochez la case « Essayer de sélectionner automatiquement
le jeu de caractères du texte » et confirmer en appuyant sur le bouton [OK]. Vous pouvez
alors entrer le jeu de caractères pour ce document dans le formulaire d’action.
En plus des documents en texte clair, la modification directe est aussi possible pour d’autres
types de documents textes, par exemple pour les documents XML (type MIME text/xml).
En raison de la nature primitive de la méthode de modification, la modification directe des documents texte n’est recommandée que pour les documents courts.
138
8.1.2
Création et édition de documents HTML
Vous pouvez créer et éditer des documents HTML (type MIME text/html) directement sur le
serveur BSCW. Avec certains navigateurs Web récents, tels que Mozilla Firefox, Internet
Explorer 6.0 et plus, on utilise un éditeur HTML qui a été intégré dans BSCW. Si vous utilisez un navigateur qui ne fonctionne pas avec l’éditeur intégré, par exemple Konqueror, Opera
ou Safari, les documents HTML sont édités comme des documents texte ordinaires.
Pour créer un document HTML :
•
Sélectionner
courant.
•
Entrez le nom, les balises optionnels et la description du nouveau document. Entrez le
contenu du document dans la fenêtre de l’éditeur HTML.
•
Appuyer sur [OK] ou invoquer l’opération « Enregistrer » de l’éditeur crée le nouveau
document HTML.
•
Si vous cliquez sur [Annuler et éditer la source] vous perdez votre entrée actuelle.
Vous pouvez aussi entrer le document HTML comme du texte source, c’est à dire avec
des balises HTML.
Fichier
Nouveau
Document HTML
dans la barre de menu du dossier
Pour éditer un document HTML directement sur le serveur :
•
Sélectionner
Modifier Éditer dans le menu actions du document. Quand vous utilisez l’éditeur HTML intégré, cette action verrouille automatiquement le document,
jusqu’à ce que vous terminiez avec l’édition.
•
Le contenu du document HTML est affiché dans la fenêtre de l’éditeur HTML où vous
pouvez éditer librement le document.
•
En appuyant sur [OK], le document modifié remplace celui qui existe déjà ou crée une
nouvelle version si le document est sous contrôle de version.
•
Si vous cliquez sur [Annuler et éditer la source] vous perdez votre entrée actuelle et
vous pouvez éditer le document HTML comme du texte source.
Lors de la création du document HTML (soit via téléchargement ou directement sur le serveur), l’ensemble des caractères du document est déduit à partir des informations du navigateur de celui qui crée le document. Vous pouvez aussi explicitement définir le jeu de caractères via
Modifier Propriétés . Décochez la case « Essayer de sélectionner automatiquement
le jeu de caractères du texte » et confirmer en appuyant sur [OK]. Vous pouvez ensuite entrer
le jeu de caractères du document HTML dans le formulaire.
8.1.3
Édition des fichiers MS Office
L’édition directe des fichiers MS Office est basée sur la fonctionnalité qui a été fournie par
Microsoft dans les versions les plus récentes de MS Windows et MS Office. Les conditions
requises sont les suivantes :
o Windows 2000, XP, ou 2003 ;
o Internet Explorer 5.5 ou plus ;
o Office XP ou 2003 ;
o le document BSCW est un fichier Word, Excel, PowerPoint, ou Visio ;
139
o le nom du document sur le serveur BSCW a la bonne extension, par exemple .doc pour
un document Word.
En outre, votre serveur BSCW doit être configuré de telle sorte que
o WebDAV est activé (voir 13.9 « WebDAV » à la page 263) et
o L’authentification par cookie n’est pas activée.
En cas de doute, demandez à votre administrateur BSCW.
Si les conditions sont remplies, vous pouvez éditer directement un document MS Office sur le
serveur BSCW comme suit :
•
Sélectionnez
•
Cette action verrouille le document et ouvre l’application Office appropriée vous
permettant d’éditer le document.
•
Appliquer l’opération « Enregistrer » dans l’application Office enregistre le fichier directement sur le serveur BSCW, en remplacement celle existante, ou crée une nouvelle
version si le document est sous contrôle de version.
•
La fermeture du document dans l’application Office enlève le verrou sur le document.
Modifier
Éditer
Remarque : Lorsque l’édition directe avec l’application d’aide pour les éditeurs externes a été
activée pour les fichiers MS Office (voir section suivante), ce mécanisme a la priorité sur
l’édition directe des fichiers MS Office décrits ici.
8.1.4
Édition de documents en utilisant des éditeurs externes
En utilisant une application locale d’aide pour les éditeurs externes, vous pouvez éditer des
documents arbitraires directement sur le serveur BSCW. L’application d’aide doit être installée sur votre ordinateur local. Pour éditer directement un document, l’application d’aide est
lancée à partir du navigateur ; l’application d’aide lance ensuite l’éditeur local approprié pour
le type de document particulier et écrit les résultats sur le serveur BSCW pendant et après
l’édition. Selon le type de document, vous pouvez utiliser des logiciels de traitement de texte
comme Microsoft Word ou OpenOffice Writer, des éditeurs de graphiques ou des tableurs.
Si vous voulez employer cette méthode pour faire des modifications directement sur le serveur BSCW, vous procédez comme suit :
•
Installation de l’application d’aide pour modification directe avec des éditeurs externes sur votre ordinateur local.
•
Configuration de vos préférences personnelles de telle sorte que l’application d’aide
lance l’éditeur local approprié quand vous éditiez directement des documents d’un certain type.
•
Édition directe via
séquence.
Modifier
Éditer
pour les types de documents configurés en con-
Installation de l’application d’aide pour l’édition directe avec des éditeurs externes
BSCW supporte comme application d’aide le Zope External Editor Client (client d’édition
externe Zope), qui est également utilisé dans le cadre de la gestion de contenu Zope
(http://www.zope.org/). Le client Zope est disponible sur les plates-formes Windows et Linux.
Après téléchargement et installation, le client Zope est prêt à l’emploi ; tous les types de documents courants sont préconfigurés.
140
•
Télécharger le client Zope pour votre plate-forme à partir du site Web
http://plone.org/products/zope-externaleditor-client
•
Installez le client Zope sur votre ordinateur local (sur Windows par exemple, lancez le
programme d’installation téléchargé et suivez les instructions de l’assistant d’installation).
Si vous utilisez des connexions réseaux spécifiques (par exemple un serveur proxy), vous serez appelé à configurer davantage le client Zope. Le comment faire et des liens vers de plus
amples détails sur le client Zope sont disponibles sur le site Web BSCW à l’adresse suivante :
http://www.bscw.de/english/externaleditor.html.
Configuration des éditeurs externes dans vos préférences personnelles BSCW
Sélectionnez les types de documents que vous souhaitez éditer directement dans BSCW avec
des applications locales, les éditeurs externes.
•
Sélectionnez Options Préférences dans la barre de menu et allez à la sous-section
« Traitement des fichiers » de la section « Général » du formulaire.
•
Dans la rubrique Éditeurs externes, sélectionnez ces types de documents pour lesquels
vous souhaitez activer l’édition directe avec des éditeurs locaux (pour les BSCW
externes) via le client Zope, par exemple les fichiers MS Office ou OpenOffice. Si
vous sélectionnez « Texte simple » ici, les documents texte ne seront plus édités en
utilisant le simple éditeur de texte intégré dans BSCW, mais de préférence en utilisant
votre éditeur de texte local via le client Zope.
•
Confirmez en appuyant sur [OK].
Édition directe en utilisant l’application d’aide
Pour éditer directement des documents BSCW via le client Zope vous procédez comme suit :
•
Sélectionnez
Modifier Éditer dans le menu actions d’un document pour le type dont
un éditeur externe a été configuré.
•
Votre navigateur vous demande maintenant quoi faire avec la copie de travail du document : l’ouvrir, le sauvegarder ou l’annuler. Confirmez l’ouverture avec l’éditeur externe Zope. Avec certains navigateurs, vous pouvez supprimer cette boîte de dialogue
à l’avenir en cochant ou en décochant une option correspondante.
•
Maintenant, l’éditeur local correspondant au type de document est lancé avec le document courant, le document lui-même est verrouillé dans BSCW.
•
Après édition, vous sauvegardez le document en utilisant l’opération « Enregistrer »
de l’éditeur et vous fermez l’éditeur. Vous serez alors invité par le client Zope à confirmer la fin de l’édition. Ensuite, le document original est remplacé par le document
modifié – pour les documents sous contrôle de version une nouvelle version est créée
– et le document est à nouveau déverrouillé.
8.2 Fonctions de documents
8.2.1
Réinscription de documents
Vous pouvez avoir un document « réinscrit » à de certaines dates, cela veut dire que vous recevez un courriel de rappel de BSCW contenant des liens au document et à l’espace de travail
où il se trouve :
141
•
Sélectionner
Information Se réinscrire dans le menu actions du document. Entrer la
date de réinscription ainsi que le sujet et le corps du message de rappel. Vous pouvez
aussi spécifier si le message doit être envoyé seulement à vous ou aussi à tous les
membres de l’espace de travail. Confirmer en appuyant sur [OK].
•
Appuyer sur [Ajouter] pour entrer d’autres réinscriptions. En cliquant sur les icônes
dans la colonne « Action », les réinscriptions existantes seront
ou sur cette icône
effacées ou modifiées.
8.2.2
Verrouillage de documents
Vous pouvez poser un verrou temporaire sur un document pour éviter des conflits quand
plusieurs auteurs éditent en même temps le document. Un document verrouillé peut seulement
être lu par d’autres utilisateurs, il ne peut être ni modifié ni remplacé. Aussi, une nouvelle
version ne peut pas être générée.
•
Sélectionner
Accès Verrouiller dans le menu actions du document et entrer une note
associée au verrou. Confirmer en cliquant sur [OK].
En tant que propriétaire du verrou, vous pouvez éditer la note associée au verrou n’importe
dans la colonne « Partaquand sans avoir à déverrouiller le document : cliquer sur l’icône
ger » correspondante à l’entrée du document. En utilisant cette même action, vous pouvez
aussi déverrouiller le document à nouveau en cliquant sur [Déverrouiller]. Au lieu de cliquer
sur l’icône, vous pouvez aussi invoquer cette action via
Accès Afficher le verrou dans le
menu actions du document.
Si vous voulez éditer un document qui a été verrouillé par un autre utilisateur malgré le verrouillage, vous pouvez voler le verrou, si vous avez assez de privilèges pour le faire.
•
dans la colonne « Partager » correspondant à l’entrée du document verrouillé, entrer votre propre note associée au verrou et confirmer en cliquant
sur [Voler le verrou].
Maintenant vous avez verrouillé le document pour empêcher l’accès à d’autres utilisateurs et
vous pouvez l’éditer vous-même. L’ancien propriétaire du verrou sera notifié par courriel. Si
vous n’avez pas suffisamment de privilèges pour voler le verrou, seulement la note associée
au verrou vous sera affichée. Voler (ou voir) le verrou peut aussi être invoqué en sélectionnant
Accès Afficher le verrou dans le menu actions du document verrouillé.
Quand vous verrouillez un document dont vous n’êtes pas le propriétaire, vous devenez un
propriétaire additionnel du document.
8.2.3
Gel de documents
Par défaut, les créateurs et les gestionnaires d’un document peuvent geler le document, le préservant ainsi d’autres modifications par d’autres membres de l’espace de travail. Un document
gelé peut seulement être lu, il ne peut pas être édité. Après dégel, il peut à nouveau être édité.
142
•
À partir du dossier listant les documents, cochez les cases des documents que vous
voulez geler.
•
Sélectionner Éditer Geler dans le menu supérieur pour recevoir une liste des documents que vous voulez geler. Confirmer en appuyant sur [OK].
•
Si vous voulez geler uniquement un document, vous pouvez aussi sélectionner
Accès Geler dans le menu actions du document.
Si vous voulez libérer certains documents à nouveau, utilisez Éditer Libérer dans la barre de
menu. Vous pouvez aussi choisir
Accès Libérer à partir du menu actions d’un document
gelé.
8.3 Documents sous contrôle de version
Quand on collabore dans un espace de travail, plusieurs auteurs peuvent vouloir de façon
répétée, éditer et réviser des documents communs. Retracer les modifications faites par les
différents auteurs requiert un effort additionnel qui peut être préservé en soumettant ces documents à un contrôle de version.
Le contenu d’un document sous contrôle de version n’est pas simplement remplacé quand un
document est modifié ; au lieu de cela, une nouvelle version est créée comme version active.
Les versions antérieures sont maintenues ; leur séquence est identifiée en faisant augmenter
leurs numéros de versions (tel que 0.1, 0.2, 0.3, etc.). Vous pouvez accéder à des versions
antérieures d’un document via sa page d’information ou directement via une URL avec un
numéro de version (voir ci-dessous).
En tant que propriétaire d’un dossier, vous pouvez imposer une gestion de versions automatique sur tous les documents. Le téléchargement de nouveaux documents et la modification ou
le remplacement de documents existants génèrera automatiquement des documents sous contrôle de version.
8.3.1
Imposer un contrôle de version
Établir un contrôle de version pour un document peut être vu comme la création d’un nouvel
objet du type « Document sous contrôle de version » et utilisant le document existant comme
version initiale.
•
Sélectionner
•
Entrer la description, l’état et le numéro de la version originale dans le formulaire
« Lancer le contrôle de version ».
Modifier
Contrôle de version
Le contrôle de version est indiqué par quelques changements dans l’entrée du document dans
le dossier :
o Un numéro de version est inséré après le nom du document.
o
Réviser
remplace
Remplacer
Quand un document est sous contrôle de version, les actions BSCW suivantes seulement concernent la version courante du document :
•
Cliquer sur le nom du document ou l’icône type MIME ouvre la version courante.
•
Les actions tels que
la version courante.
Envoyer à
Convertisseur
ou
Envoyer à
Archive
concernent
Vous pouvez révoquer le contrôle de version sur un document en supprimant seulement toutes
ses versions (voir 8.3.5 « Gestion de versions » à la page 146).
Au lieu d’imposer le contrôle de version sur de simples documents, vous pouvez aussi mettre
tous les documents d’un dossier sous contrôle de version. Les détails seront trouvés à la
section 8.3.6 « Gestion automatique des versions » à la page 147.
143
8.3.2
Création d’une nouvelle version
Vous pouvez créer une nouvelle version d’un document sous contrôle de version de la même
façon que vous Éditer ou Remplacer des documents ordinaires.
Si vous éditez un document texte ou HTML sous contrôle de version directement sur le
serveur, une nouvelle version est créée automatiquement. Son information de version doit être
complétée afin d’informer les membres de l’espace de travail (voir section suivante).
Vous créez explicitement une nouvelle version d’un document sous contrôle de version
comme suit :
•
Sélectionnez
Modifier Réviser dans le menu actions d’un document ; cette action
remplace l’action
Modifier Remplacer des documents ordinaires.
•
Le formulaire « Réviser » vous permet de télécharger un fichier vers le serveur comme
la nouvelle version. Le formulaire propose un peu plus loin des valeurs par défaut pour
le numéro de la nouvelle version et l’état de la nouvelle version. Ces valeurs peuvent
être modifiées, par exemple un numéro de version hors séquence peut indiquer que la
version courante est une modification significative de la version précédente.
•
Entrer des informations instructives dans le champ « Modifications apportées à la
version numéro-de-version » aidera les membres de l’espace de travail à comprendre
l’historique des versions et plus tard pourra trouver une ancienne version spécifique.
8.3.3
Modification de l’information de version
Le numéro de version, l’état de version et la description de la modification peuvent seulement
être modifiés pour la version courante d’un document sous contrôle de version, pour les versions antérieures cette information ne peut plus être modifiée.
Pour modifier l’information de version d’un document :
•
sélectionner
Modifier
Infos de version pour afficher le formulaire « Infos de
version » qui vous permet de modifier l’information de version.
8.3.3.1 Numéros de version
Les versions sont identifiées par des numéros de version unique. Ce sont des numéros séparés
par des points. Ils peuvent prendre les valeurs dans la gamme [0, 32767].
BSCW a deux sortes de numéros de version :
o Un numéro de version principale composé d’une position (plus significative) de version « sauts » qui vient avant le point et d’une position (moins significative) de
version « pas » se trouvant après le point. Quelques exemples : 0.1, 3.11, 4.5 ou 8.1.
o Un numéro de version de branche est généré en ajoutant une combinaison numéro-debranche.numéro-de-pas au numéro de version à partir duquel commence la branche.
Le numéro de branche identifie la branche, qui commence à partir de la version particulière, et le numéro de pas identifie la version dans la branche. Seulement le numéro
de pas le plus à droite peut être modifié dans le numéro de version de branche. Le numéro de version 0.1.2.3, par exemple, identifie la version 3 de la branche 2 qui commence à partir de la version principale 0.1. Vous pouvez aussi générer des versions de
branche de versions de branche ! Voir 8.3.4 « Branchement de versions » à la page
145 pour savoir comment créer une version de branche.
Quand vous générez une nouvelle version d’un document, BSCW propose un numéro de version par défaut, où le numéro de pas est incrémenté de 1. Vous pouvez entrer un numéro de
144
pas beaucoup plus élevé. Entrer un plus petit numéro de pas pour un numéro de version principale est uniquement possible si vous augmentez en même temps le numéro de saut, par
exemple en entrant 1.0 au lieu de 0.12.
8.3.3.2 État de Version
L’état de version d’un document sert à indiquer son degré de maturité ou l’état d’avancement
d’un processus de travail donné. Par exemple, un document peut d’abord être caractérisé par
un brouillon. Après une inspection, l’état peut passer à « accepté » et plus tard à « publié ».
Les membres d’un espace de travail peuvent être d’accord sur les états de version appropriés
pour leurs processus de travail et les entrer dans le champ « État de la version ». Comme par
défaut, de façon préliminaire, BSCW fournit un menu avec trois états de version :
o de test,
o stable,
o publié.
8.3.3.3 Modification de la description
Quand un document sous contrôle de version est partagé, il est important que tous les membres de l’espace de travail puissent retracer son historique de version, par exemple de retrouver
la version antérieure précédant une modification critique. Ainsi, l’auteur d’une nouvelle version doit commenter le champ « Modifications apportées à la version … » des formulaires
« Réviser » ou « Infos de version » afin d’expliquer les modifications qui font que cette version diffère de la version précédente.
8.3.4
Branchement de versions
Si un document est édité simultanément par plusieurs auteurs, ou si différentes variantes
doivent être gérées en parallèle, vous pouvez créer deux ou plus de branches de versions parallèles du document original, chacun ayant sa propre version courante. Une nouvelle branche
de version est encore une fois un document sous contrôle de version qui commence à partir
d’une version arbitraire du document original. Vous pouvez aussi créer des branches de
branches.
•
Sélectionner
Modifier
trôle de version.
•
Dans l’historique de version du formulaire « Branche », sélectionner la version à partir
de laquelle la nouvelle branche prend naissance en cliquant sur le bouton radio de la
colonne « Numéro ». Entrer un nom pour la nouvelle branche de version.
Branche
à partir du menu actions d’un document sous con-
La première version du document de la nouvelle branche est une copie de la version racine du
document original dans le même dossier. L’état est aussi copié. Le numéro de version est
formé en ajoutant le prochain-numéro-de-branche.1. Le dernier peut être modifié en utilisant
Modifier Infos de version .
Remarque : Copier des documents sous contrôle de version signifie brancher, c.-à-d. une nouvelle branche de version du document est générée automatiquement dans le presse-papiers.
BSCW ne fournit aucun support spécifique permettant de « fusionner » plusieurs branches qui
ont été modifiées en parallèle. Par conséquent, il est important d’être précis dans la
description des modifications et de se mettre d’accord au préalable sur la modification d’un
145
document et la stratégie de gestion de versions afin de faciliter le processus de réassemblement de différentes branches en un seul document consolidé.
Remarque : Quand vous révisez une version de branche, vous ne pouvez pas sauvegarder la
nouvelle version de branche comme une version principale. Vous ne pouvez pas augmenter
un numéro de version de branche à un numéro de version principale.
Un exemple : Assumons que vous ayez généré une nouvelle branche 0.1.0.1 commençant à
partir de la version 0.1. Vous pouvez éditer le fichier sous-jacent de la version de branche et le
sauvegarder comme une nouvelle branche de versions, augmentant le numéro de version de
branche à 0.1.0.2 et 0.1.0.3. Quand vous voulez maintenant sauvegarder une nouvelle version
de branche comme une version principale, vous ne pouvez pas simplement augmenter 0.1.0.3
à, disons, 1.0 pour des raisons de sécurité de version. Au lieu de cela, vous pouvez entrer
0.1.0.4 comme numéro de version de branche et réviser la version principale en téléchargeant
sur le serveur le fichier sous-jacent de la version de branche 0.1.0.4 comme la nouvelle
version principale 1.0.
8.3.5
Gestion des versions
BSCW vous permet d’accéder aux versions antérieures d’un document sous contrôle de version en cliquant sur le numéro de version dans la page d’information du document ou en entrant directement son URL.
•
Sélectionner
•
La page d’information du document contient une section Historique des versions et
pour un document avec des branches de version, une autre section Branches associées.
Le tableau affiche pour chaque version sa date de création, son auteur et une description de la modification.
•
Cliquer sur le numéro de version de la version que vous voulez lire ou télécharger.
Information
Général
dans le menu actions du document demandé.
Vous pouvez accéder à une version antérieure directement via son URL (pour accéder aux objets BSCW via leur URL en général voir 8.5 « URL pour les objets dans les espaces de
travail » à la page 150). Pour les documents sous contrôle de version, vous ajoutez le numéro
de version à l’URL normal pour documents comme indiqué dans l’exemple suivant :
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/d12345/report.doc?version=0.6
Attention : Vous ne pouvez apporter aucune modification aux anciennes versions d’un document sous contrôle de version à moins que vous vous branchiez à partir de la version que vous
souhaitez éditer et ensuite éditiez la version de la nouvelle branche.
Si vous ne voulez pas seulement avoir un aperçu des différentes versions d’un document, mais
que vous voulez peut-être supprimer des versions dont vous n’avez plus besoin, ou de comparer des versions (documents texte et HTML uniquement) :
146
•
Sélectionner
Modifier Gérer les versions . Ceci nous amène à l’historique de version
donnant la date, l’auteur, le statut et la description des modifications, le cas échéant,
de toutes les versions du document qui peuvent être supprimées. Notez que des raisons
techniques peuvent interdire la destruction d’une version, notamment s’il y a des
branches provenant de cette version.
•
Avec les documents texte et HTML, vous pouvez comparer les versions avant de les
supprimer. Sélectionnez deux des versions et appuyez sur [Comparer les versions]. Le
résultat de la comparaison entre les deux versions sera affiché dans une nouvelle
fenêtre : les ajouts sont soulignés, les omissions sont barrées.
•
Sélectionnez ensuite les versions que vous voulez supprimer (vérifiez que toutes les
versions sélectionnées sont vraiment les versions à supprimer) et appuyez sur [Détruire les versions]. Notez que la destruction des versions est irréversible.
Quand vous supprimez toutes les versions d’un document, vous révoquez le contrôle de version, cela veut dire que le document redevient un document normal.
8.3.6
Gestion automatique des versions
En tant que propriétaire vous pouvez imposer un contrôle de version sur des dossiers
complets et sur leurs sous-dossiers, afin que tous les documents qui sont nouvellement créés
et tous les documents existants qui sont modifiés ou remplacés soient automatiquement placés
sous contrôle de version.
•
Sélectionnez Fichier Modifier Propriétés dans la barre de menu du dossier que vous
voulez mettre sous contrôle de version. Cette action est aussi disponible dans le menu
actions d’un élément du dossier.
•
La section « Suivi automatique des différentes versions » du formulaire qui est aussi
présent quand un dossier est créé – propose quatre options :
•
La configuration héritée des dossiers supérieurs ou de la configuration par défaut
du serveur BSCW, quand aucun dossier supérieur n’a de configuration différente
de celui par défaut. La configuration par défaut est généralement pas de gestion
automatique de versions, mais peut être différente sur votre serveur ; en cas de
doute contactez l’administrateur de votre serveur BSCW.
Les autres options sont la configuration explicite du dossier courant :
•
•
Contrôle de version automatique avec un nombre illimité de versions.
•
Contrôle de version automatique jusqu’à un certain nombre précis de versions ;
générer une version excédant le nombre de versions spécifié détruira la plus
ancienne version.
•
Pas de contrôle de version automatique, le contrôle de version doit être imposé de
façon explicite.
La configuration courante est indiquée par l’option présélectionnée. Faites votre choix
et confirmez en appuyant sur [OK].
Le contrôle automatique de versions est hérité par tous les sous-dossiers d’un dossier donné à
moins que les sous-dossiers aient une configuration spécifique de contrôle de version
automatique qui leur est propre. Ainsi, vous pouvez mettre une sous-arborescence entière de
la hiérarchie de votre dossier sous contrôle de version avec la possibilité d’en exclure
quelques-uns de ces dossiers pour lesquels vous auriez explicitement spécifié qu’il n’y a pas
de contrôle de version automatique.
Vous pouvez aussi définir le contrôle de version automatique pour des documents particulières via
Modifier Propriétés dans le menu actions, par exemple excepter certains documents du contrôle de version ou spécifier le contrôle de version avec un nombre limité de versions. Ceci est également proposé quand un document est créé.
L’option de gestion automatique de versions valable pour certains dossiers ou documents est
affichée sur la page d’information à la section Détails (cliquez sur l’icône
se trouvant sur
le côté gauche de l’entrée de l’objet). S’il n’y a pas d’entrée « Suivi automatique des différentes versions » à la section Détails, alors la configuration par défaut du serveur BSCW
s’applique à ce dossier ou document.
147
Quand vous définissez la gestion automatique de versions pour un dossier (nombre de versions limité ou illimité), les documents et dossiers existants seront ainsi affectés :
Documents non soumis au contrôle de version : restent inchangés, c’est-à-dire que les
documents restent sans versions. Une action subséquente comme Éditer ou Remplacer
mettra automatiquement de tels documents sous contrôle de version avec l’original
comme première version et le document modifié ou remplacé comme deuxième version.
Vous pouvez aussi, assurément, mettre de tels documents sous Contrôle de version manuellement.
Documents sous contrôle de version : Quand la gestion automatique de versions est spécifiée avec un nombre illimité de versions, les documents restent inchangés. Quand la gestion automatique de versions est spécifiée avec un nombre limité de versions, les documents avec un nombre de versions excédant le nombre maximal spécifié seront mis sous
contrôle de version avec un nombre illimité de versions, afin qu’aucune version existante
ne soit accidentellement supprimée. Pour les autres documents, le contrôle automatique de
versions s’applique comme spécifié.
Documents sous contrôle de version avec une configuration de la gestion automatique de
versions : reste inchangé et garde leur configuration spécifique.
Sous-dossiers : Les sous-dossiers avec une configuration de contrôle automatique de versions gardent cette configuration, tous les autres sous-dossiers héritent de la configuration
du dossier courant.
Tous les documents qui sont nouvellement créés dans le dossier via Nouveau Document ou
par téléchargement en faisant un glisser-déposer, seront mis sous contrôle de version tel que
spécifié (avec le nouveau document comme première version). Notez que les documents qui
sont insérés dans le dossier via Éditer Coller ne seront pas automatiquement placés sous
contrôle de version, seulement l’édition ou le remplacement de tels documents les mettra sous
ce contrôle automatique comme expliqué ci-dessus. Si vous générez une nouvelle Branche à
partir d’un document déjà sous contrôle de version (voir 8.3.4 « Branchement de versions » à
la page 145), le document branché sera placé sous le même contrôle de version qui est associé
au dossier. Notez que les versions dont une branche a été générée ne peuvent être supprimées.
De telles versions ne comptent pas pour la gestion automatique de versions avec un nombre
limité de versions.
Si vous révoquez la gestion automatique de version pour un dossier, à savoir si vous choisissez l’option sans gestion automatique de versions ou si vous retournez à la configuration par
défaut du serveur BSCW quand on doit faire fi de la gestion automatique de versions, les
documents contenus dans le dossier (et ses sous-dossiers) ne seront pas modifiés et aucune
version existante ne sera perdue. Les documents et les sous-dossiers qui ont eu leur propre
configuration spécifique de gestion automatique de versions conserveront cette configuration.
D’autres sous-dossiers héritent de cette nouvelle configuration, d’autres documents deviennent des documents normaux – soit sous contrôle de version ou non, mais sans aucune
configuration de gestion automatique de versions.
Remarque : Comme expliqué ci-dessus, la révocation de la gestion automatique de versions
ou la restriction de gestion automatique de versions à une version plus petite et limitée ne supprimera aucune version. Si vous voulez supprimer des versions dont vous n’avez plus besoin,
vous devez manuellement les détruire via Gérer les versions Si cela concerne plusieurs
dossiers et documents, contactez votre administrateur de BSCW pour vous aider avec un
script automatisé.
148
8.4 Modèles et dossiers de modèles
Les modèles sont utilisés comme des patrons pour les types de documents fréquemment
utilisés (lettres, rapports, formulaires), incluant généralement une mise en page élaborée et
formatant des informations ou des formules complexes dans le cas des feuilles de calcul. Dans
BSCW, vous pouvez déclarer des objets arbitraires en tant que modèles : sondages, dossiers
de flux et des tâches ou même des dossiers incluant tout leur contenu.
Tous les modèles doivent être mis dans des dossiers de modèles, des dossiers spéciaux qui
contiennent seulement des modèles. Des dossiers de modèles peuvent avoir n’importe quel
nom, ils sont identifiés par une icône spécifique . Parce qu’autrement les dossiers de
modèles se comportent comme des dossiers ordinaires, ils peuvent aussi être partagés avec
d’autres utilisateurs. De cette façon, vous pouvez mettre en place des ensembles de modèles
partagés pour utilisation par votre équipe de travail. En plus des dossiers de modèles définis
par les utilisateurs contenant les modèles pour l’utilisation d’un individu ou d’un groupe faisant partie d’un espace de travail, il y a aussi des dossiers de modèles à l’échelle du système
accessibles à tous les utilisateurs enregistrés sur le serveur BSCW, qui sont gérés par l’administrateur du système.
8.4.1
Création de dossiers de modèles
Vous créez un nouveau dossier de modèle dans le dossier courant comme vous voudriez créer
un dossier ordinaire :
•
Sélectionner
•
Dans le formulaire « Ajouter un dossier de modèles » qui vous est affiché, entrez le
nom ; les balises et la description du nouveau dossier de modèles sont optionnels.
Vous pouvez aussi imposer la gestion automatique de version au nouveau dossier ainsi
que définir vos propres attributs dans les sections respectives du formulaire.
•
Confirmez en appuyant sur [OK] pour créer le dossier de modèles, qui est vide au
départ et doit être rempli par des modèles.
Fichier
Nouveau
Dossier de modèles
dans la menu supérieur.
Lorsque vous créez un modèle dans l’un de vos dossiers de modèles, pensez à ajouter une
description du modèle, qui pourrait contenir des informations sur le but du modèle et son
utilisation. Une telle description du modèle est affichée lorsqu’on copie le modèle.
BSCW a une stratégie de recherche spécifique quand il cherche à proposer des modèles pour
en faire des copies. Vous devez garder cette stratégie à l’esprit lors de la création de vos
dossiers de modèles. Les modèles qui sont proposés pour la copie dans le dossier courant proviennent des dossiers de modèles dans les endroits suivants :
o Dossiers de modèles dans votre presse-papiers – Votre presse-papiers peut contenir
n’importe quel nombre de dossiers de modèles ; ils ne doivent pas, cependant, être
placés dans des sous-dossiers de votre presse-papiers – BSCW cherche seulement les
dossiers de modèles au plus haut niveau de votre presse-papiers. Le presse-papiers est
un endroit approprié pour les dossiers personnels de modèles, parce que normalement
vous n’inviterez pas d’autres personnes à vos dossiers de presse-papiers.
o Dossiers de modèles dans le dossier actif – Il peut y avoir n’importe quel nombre de
dossiers de modèles dans le dossier courant. Encore une fois, les dossiers de modèles
dans les sous-dossiers du dossier courant ne sont pas pris en compte quand on fait des
copies de modèles dans le dossier courant.
149
o Dossiers de modèles dans des dossiers sur le chemin d’accès actif – BSCW tiendra
compte également les dossiers de modèles se trouvant dans des dossiers sur le chemin
d’accès à partir du dossier actif de votre plus haut dossier de niveau supérieur (le
chemin d’accès actif est indiquée dans la barre de navigation). Encore une fois, seulement les dossiers de modèles directement contenus dans les dossiers sur le chemin
d’accès courant sont pris en compte. Par conséquent, si vous placez un dossier de modèles au plus haut niveau d’un espace de travail partagé, les modèles de ce dossier de
modèles peuvent être utilisés par tous les membres de l’espace de travail dans tous les
sous-dossiers et sous-sous-dossiers de cet espace de travail.
o Dossiers de modèles à l’échelle du système – Hormis les dossiers personnels de modèles dans votre presse-papiers ou les dossiers de modèles partagés disponibles pour
les membres des espaces de travail partagés, il y a des dossiers de modèles qui sont accessibles à tous les utilisateurs enregistrés. Les dossiers de modèles à l’échelle du système sont créés et gérés par l’administrateur de votre système BSCW. Veuillez contacter votre administrateur du système BSCW si vous souhaitez avoir plus de modèles.
8.4.2
Copie à partir de modèles
Vous faites une copie à partir d’un modèle comme suit :
•
Sélectionner
•
Dans le formulaire « Copier depuis un modèle » qui vous est affiché, sélectionnez le
modèle que vous voulez copier. La description du modèle sélectionné est aussi
affichée, s’il y en a.
•
Changer le nom par défaut de la copie, si nécessaire, et entrer éventuellement une
description.
•
Appuyer sur [OK] pour créer la copie du modèle choisi.
Fichier
Nouveau
depuis un modèle
dans la barre de menu.
Les modèles qui vous sont proposés, quand vous faites une copie à partir d’un modèle, sont
déterminés par la stratégie de recherche du système BSCW en tenant compte des dossiers de
modèles (voir section précédente).
8.5 URL pour les objets dans les espaces de travail
La plate-forme BSCW vous permet de créer et gérer des ensembles de documents interconnectés (fichiers HTML, fichiers .gif ou .jpeg, fichiers audio ou vidéos, etc.). Vous pouvez
les partager avec les autres membres d’un espace de travail et même les publier pour un accès
anonyme sur le Web (voir 3.5.1 « Autorisation des accès anonymes » à la page 55).
Les liens, c’est-à-dire les URL des objets dans les espaces de travail, peuvent également être
inclus dans les notes, dans la description d’un objet et dans divers autres champs de texte.
o Si vous souhaitez créer un lien vers un objet contenu dans un autre espace de travail
sur le même serveur, assurez-vous que les membres de votre espace de travail peuvent
accéder à l’objet.
o Si vous souhaitez créer un lien vers un objet sur un autre serveur BSCW, assurez-vous
que l’objet a été rendu disponible pour l’accès anonyme.
Pour créer un lien, vous devez spécifier l’URL de l’objet sur le serveur de la plate-forme
BSCW. Cette URL peut être spécifiée suivant deux formats différents :
o dans le format de l’adresse interne de la plate-forme BSCW ou
150
o comme un chemin d’accès dans un dossier ou une arborescence de dossiers,
Chacun des formats avec leurs avantages spécifiques :
Les adresses numériques internes de BSCW sont courtes, elles ne changent pas lorsque les
objets sont renommés, déplacés vers un autre dossier, etc., et elles peuvent être utilisées
comme points d’entrée à une structure hyper connectée à partir de l’extérieur d’un serveur
BSCW.
D’autre part, en utilisant le familier chemin d’accès « relatif » aux URL, vous conservez la
portabilité d’une structure hyper-connectée, c’est-à-dire que vous pouvez archiver une
collection de documents, la passer à un autre serveur, la déplacer vers un endroit arbitraire
dans la hiérarchie des dossiers et continuer à conserver les liens intacts et fonctionnels.
8.5.1
Le format d’adresse interne de la plate-forme BSCW
La plate-forme BSCW génère une adresse interne pour chaque objet. Cette adresse est affichée dans « Adresse », « Emplacement » ou autre champ similaire de votre navigateur Web,
pendant que le navigateur affiche l’objet. Lorsque le navigateur affiche un document
« text/html » nommé article, le champ d’adresse pourrait afficher ceci :
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/d3014/article.html
Vous pouvez utiliser cette adresse interne dans une balise de lien dans un document HTML :
<A HREF="http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/d3014/article.html">Article</A>
Ce lien peut également être abrégé en
<A HREF="/bscw/bscw.cgi/d3014/article.html">Article</A>
quand les deux documents résident sur le même serveur.
Si vous souhaitez autoriser l’accès anonyme à article.html, vous devez modifier l’adresse
comme suit :
<A HREF="http://votre-serveur-bscw/pub/bscw.cgi/d3014/article.html">Article</A>
Pour de plus amples détails voir 3.5.1 « Autorisation des accès anonymes » à la page 55.
8.5.2
URL de chemin d’accès aux dossiers
La plate-forme BSCW peut convertir les noms de chemin d’accès comme ils apparaissent
dans la barre de navigation de la liste des documents du dossier (le champ « Votre emplacement : ») aux adresses internes correspondantes. Cela vous permet d’utiliser ce format d’adresse familier pour définir les liens d’objets dans un espace de travail de la plate-forme
BSCW, notamment à partir d’autres objets de cet espace de travail.
Prenez par exemple un document article.html qui contient une image pic.gif et se réfère
à un deuxième document doc2.html. Le texte de article.html pourrait alors contenir les
balises
<IMG SRC="pic.gif">
...
<A HREF="doc2.html">document 2</A>
Si les trois fichiers article.html, pic.gif et doc2.html sont contenus dans le même dossier, la plate-forme BSCW convertira les liens correctement et affichera les fichiers demandés.
151
Les fichiers dans les sous-dossiers, dans les dossiers parents jusqu’au dossier racine de l’arborescence ou dans une autre branche de l’arborescence des espaces de travail peuvent être
traités de la même façon, suivant la notation standard UNIX. Si le fichier image pic.gif est
contenu dans le sous-dossier images, et le second document est contenu dans le sous-dossier
documents du sous-dossier et plus, la plate-forme BSCW convertira correctement les liens
suivants.
<IMG SRC="images/pic.gif">
...
<A HREF="more/documents/doc2.html">document 2</A>
De même, si le document doc2.html contient un lien
<A HREF="../../article.html">document précédent</A>
ce lien est à nouveau converti correctement, si article.html est contenu dans un dossier à
deux niveaux au-dessus de doc2.html.
8.6 Dossiers de site Web
Les dossiers de site Web fournissent un moyen pratique de créer et de gérer un site Web en
miniature sur la plate-forme BSCW. Hormis les documents HTML (« pages ») qui composent
le contenu du site Web, un dossier de site Web contient trois documents spéciaux :
o la page d’accueil qui apparaît lorsque vous cliquez sur l’icône
dossier de site Web,
ou le nom d’un
o la page mise en forme qui sert de cadre standard pour tous les autres documents
HTML du dossier de site Web, assurant ainsi une mise en forme convenable de toutes
les pages dans un dossier de site Web, et
o la définition de style, une feuille de style qui définit par exemple les couleurs et les
polices des éléments HTML utilisés dans les pages du dossier de site Web.
Lorsque vous créez un dossier de site Web, des pages d’accueil prédéfinies, des pages de mise
en forme et des définitions de style sont proposées au démarrage.
Les dossiers de site Web peuvent toujours être ouverts comme les dossiers ordinaires sans
passer par l’affichage de la page d’accueil (utiliser
Ouvrir dans le menu actions au lieu de
Aperçu Web qui affiche la page d’accueil) et exposer la fonctionnalité des dossiers
ordinaires, c’est-à-dire peuvent contenir d’autres documents autre que les documents HTML
et également les sous-dossiers, qui peuvent être eux-mêmes ou non des dossiers de site Web.
Les dossiers de site Web disposent d’un système d’élément intégré avec une syntaxe qui ressemble à celle de wiki [element …], vous permettant d’inclure des fonctionnalités du système BSCW dans vos pages, par exemple la dernière date de modification d’une page, les
liens pour éditer la page, les dernières pages visitées ou mêmes des menus contextuels complets. En plus, vous pouvez également définir vos propres éléments de texte à utiliser dans
d’autres endroits du dossier de site Web. De cette façon, vous pouvez définir, par exemple, le
titre de la page pour chaque contenu de page qui est ensuite utilisé dans la page de mise en
forme afin d’afficher le titre. La Figure 18 illustre un exemple de page d’un dossier de site
Web exposant certaines de ces fonctionnalités.
152
Figure 18 : Une page d’exemple d’un dossier de site Web
Les éléments de la plate-forme BSCW ainsi que les liens vers d’autres pages du dossier de
site Web peuvent être insérées dans les pages du dossier site Web très facilement à l’aide
d’éditeur HTML intégré à BSCW. L’éditeur propose quatre menus à cet effet lorsque les
documents HTML sont modifiés dans un dossier de site Web.
Les dossiers de site Web peuvent aussi être exportés et publiés sous forme d’une copie statique. Une copie statique est le résultat d’une évaluation du dossier de site Web, c’est-à-dire
que tous les textes et éléments de la plate-forme BSCW sont remplacés par leurs valeurs respectives et les pages sont intégrés dans la page de mise en forme. Les éléments de la plateforme BSCW qui ne peuvent pas être utilisés dans un environnement externe, par exemple des
liens d’action ou des menus actions, sont omis au cours de ce processus. Les sous-dossiers
sont inclus dans une copie statique.
Les dossiers de site Web sont uniquement disponibles sur votre serveur BSCW si la fonctionnalité respective a été activée par l’administrateur de votre serveur.
8.6.1
Création de dossiers de site Web
Pour créer un dossier de site Web dans un dossier courant, vous procédez comme suit :
•
Sélectionnez
•
Le formulaire « Ajouter un dossier de site Web » contient les sections « Général »,
« Contenus », « Conception », « Suivi automatique des différentes versions » et
« Attributs ».
•
Général : Entrez le nom du dossier de site Web, les balises et une description (facultatifs). En outre, vous pouvez décider de l’affichage par défaut du dossier de site Web
(vue Web ou vue standard de dossier) et s’il le faut, créer un dossier de modèles. Le
dossier de modèles lors de sa création contiendra une page modèle « Empty » qui sert
de modèle pour les pages créées en utilisant
Nouveau Document HTML .
•
Contenus : Sélectionnez le contenu initial du dossier de site Web. L’option par défaut
« De base » fournit une page d’accueil vide seulement. Le reste des options donnent
une idée des capacités des dossiers internet et doit sûrement être adapté à vos besoins
spécifiques. Indépendamment de ce que vous choisissez, vous pouvez éditer la page
d’accueil et d’autres pages plus tard.
Fichier
Nouveau
Dossier de site Web
dans la barre de menu.
153
•
Conception : On vous propose deux options de mise en page avec deux styles chacune, ce qui donne quatre options de conception. L’option « Arbre » est adaptée aux
sites Web hiérarchiquement structurés ; l’option « Requête » est appropriée pour un
ensemble plat de pages à travers lesquels on veut naviguer en utilisant les noms d’auteurs, les balises et les catégories. Votre choix ici engendre la création de deux documents de votre dossier de site Web, la page de mise forme et la définition de style. Les
deux peuvent être modifiés plus tard.
•
Suivi automatique des différentes versions : Sélectionnez la stratégie de suivi automatique des différentes versions pour votre dossier de site Web. La valeur par défaut est
de stocker au plus 10 versions de documents dans le dossier de site Web afin d’être en
mesure d’annuler les modifications apportées aux pages du site Web. En mode Web,
la dernière version d’une page est affichée. Si vous voulez revenir à une version
antérieure, vous devrez supprimer les versions les plus récentes.
•
Attributs : Définissez vos propres attributs pour le nouveau dossier de site Web.
•
Appuyez sur [OK] pour créer le dossier de site Web selon les spécifications reçues
jusqu’à date. Toutes les propriétés du dossier de site Web peuvent être modifiées un
peu plus tard.
Après avoir créé un dossier de site Web, vous pouvez maintenant commencer à créer ou à
télécharger vers le serveur les pages qui se trouvent dans le dossier de votre site Web (voir
8.6.4 « Éditer des pages dans les » à la page 156). Votre nouveau dossier de site Web
contiendra au moins trois documents : Accueil, Mise en page et le Style. Selon l’option de
Suivi automatique des différentes versions choisie, ces documents seront des documents sous
contrôle de version.
Lorsque vous souhaitez structurer votre dossier de site Web comme un arbre, créer des
dossiers de site Web supplémentaires comme des sous-dossiers.
•
Sélectionner
Nouveau Dossier de site Web supplémentaire dans le menu actions du
dossier de site Web auquel vous voulez ajouter un sous-dossier de site Web.
•
Entrer le nom et éventuellement les balises, la description et les attributs propres. Cliquez sur [OK].
Le nouveau dossier de site Web supplémentaire contient une page d’accueil vide portant le
nom du dossier comme titre. Les autres options (Conception, Suivi automatique des différentes versions) sont héritées du dossier parent du site Web. Par défaut, les dossiers de site
Web supplémentaires sont affichés en mode Web comme faisant partie du contenu du dossier
de site Web, les sous-dossiers ordinaires ne le sont pas.
8.6.2
Création, édition et configuration des pages d’accueil, des
pages de disposition et des définitions de style
Lorsque vous souhaitez avoir une nouvelle page d’accueil, une page de disposition ou une
définition de style pour un dossier de site Web, créez une nouvelle page ou une nouvelle
définition. Ainsi, l’ancienne page ou définition est désactivée. Maintenant vous pouvez éditer
la nouvelle page ou la définition de style suivant vos intentions. Vous procédez comme suit.
•
Créer une nouvelle page ou une définition en choisissant Fichier Nouveau Page
Nouveau Page de disposition or Fichier Nouveau Définition de style
dans le menu supérieur du dossier de site Web que vous avez ouvert comme étant un
dossier normal (en utilisant Ouvrir ). La nouvelle page ou définition est maintenant acd’accueil, Fichier
154
tive. L’ancienne page ou définition n’est pas supprimée, afin que vous puissiez facilement revenir à l’ancienne conception.
•
Éditer la nouvelle page ou la définition de style en choisissant
le menu actions du document concerné (ou en choisissant
d’accueil etc. dans le menu supérieur).
Modifier Éditer dans
Fichier Modifier Page
Vous pouvez créer des documents HTML que vous utiliserez comme page d’accueil ou page
de disposition su votre ordinateur local et les télécharger vers le dossier de votre site Web. De
la même façon, vous pouvez transformer une feuille de style créée localement en page de
définition de style d’un dossier de site Web. Vous pouvez également copier et coller la page
d’accueil et la page de disposition à partir des dossiers existants du site Web. Vous activez
une nouvelle page d’accueil, une page de disposition ou une définition de style comme suit :
•
Sélectionnez
Web.
•
Vous déclarez les nouveaux documents HTML ou les feuilles de style comme la page
d’accueil, la page de disposition, la définition de style du dossier de site Web en les
sélectionnant dans les sections respectives du formulaire. Pour la page d’accueil, par
exemple, vous allez à la section « Page d’accueil » et vous sélectionnez la nouvelle
page d’accueil dans le menu « Sélectionner la page d’accueil ».
Fichier
Modifier
Propriétés
dans la barre de menu du dossier de site
Lorsque vous spécifiez une nouvelle page d’accueil, une nouvelle définition de style ou une
page de disposition de cette façon, l’ancienne page ou l’ancienne définition est désactivée,
mais pas supprimée, afin qu’elle puisse être réactivée plus tard.
Vous pouvez aussi directement éditer une page d’accueil active, une page de disposition ou
une définition de style en utilisant
Modifier Page d’accueil ,
Modifier
Page de disposition
ou
Modifier Définition de style. Si vous avez activé la gestion de version automatique du
dossier de site Web, ces actions vont générer de nouvelles versions des documents édités.
Dans ce cas, vous pouvez revenir à une ancienne conception en supprimant les versions les
plus récentes de la page d’accueil, de la page de disposition ou de la définition de style.
Lorsqu’une page d’accueil active est obligatoire pour le fonctionnement de base d’un dossier
de site Web, c’est-à-dire qu’elle apparaisse comme une sorte de site Web au lieu d’un dossier
normal, la page de disposition est facultative. Cependant, elle est très utile pour parvenir à une
conception cohérente de la page et peut aider à la navigation dans le dossier de site Web et
fournit des informations supplémentaires sur ces pages.
Lorsque vous prévoyez de concevoir vos propres pages de disposition, jetez d’abord un coup
d’œil sur le code source des pages de disposition prédéfinis. Vous devriez garder deux faits à
l’esprit. Les pages de disposition doivent contenir l’élément spécial [element content] une
fois seulement. C’est l’endroit où les autres pages du dossier de site Web, les pages de
contenu, sont intégrés dans la page de disposition. De plus, vous êtes libre d’utiliser tous les
éléments de la plate-forme BSCW (voir 8.6.5 « Utilisation des éléments BSCW » à la page
157) ainsi que dans les pages de disposition. Ces éléments, toutefois, seront évalués selon la
page incorporée, mais pas selon la page de disposition elle-même. Si vous avez, par exemple,
inclus un élément de la plate-forme BSCW pour afficher la taille de la page, la taille de la
page intégrée sera affichée, pas la taille de la page de disposition.
Vous devez être familier avec les feuilles de style pour créer vos propres définitions de style.
Dans tous les cas, jetez un coup d’œil sur la définition de style prédéfini qui vient avec un
dossier de site Web récemment créé.
Pour plus d’informations sur l’édition de pages HTML dans les dossiers de site Web voir les
deux sections un peu plus basses.
155
Vous pouvez également utiliser l’action
Modifier Propriétés pour désactiver une page d’accueil ou une page de disposition en sélectionnant « Pas de page d’accueil », « Pas de page de
disposition » ou « Aucune définition de style » dans les menus de sélection respectifs du
formulaire. La désactivation de la page d’accueil (pour des raisons que ce soient) fait
apparaître un dossier de site Web comme un dossier ordinaire.
8.6.3
Modification de dossiers de site Web
Toutes les propriétés d’un dossier de site Web peuvent être modifiées
Modifier Propriétés .
Hormis le choix d’une nouvelle page d’accueil, d’une nouvelle page de disposition ou d’une
nouvelle définition de style, décrit dans la section ci-dessus, vous pouvez entrer ou modifier le
nom, les balises, la description, les options de gestion de version automatique et les attributs
propres dans les sections respectives du formulaire comme décrit pour la création des dossiers
de site Web.
L’option
•
Modifier
du menu actions du dossier d’un site Web propose une action additionnelle :
Choisir
Modifier Liens entre les documents pour transférer les liens à d’autres documents BSCW dans les pages du dossier de votre site Web de la notation normale
HTML à la notation BSCW.
Contrairement aux liens HTML ordinaires, les liens BSCW sont indépendants de l’endroit où
le document est enregistré. Donc, si vous créez un lien ordinaire à un document de la plateforme BSCW dans une page du dossier de site Web, et que vous déplacez le document BSCW
vers un autre dossier, le lien ordinaire ne fonctionnera plus. Si vous aviez transféré vos liens à
la notation BSCW, les liens resteront fonctionnels même si les documents BSCW liés sont à
déplacer.
Remarque : Si vous utilisez le menu de l’éditeur « Insert BSCW Link » (Insérer un lien
BSCW) pour insérer des liens aux documents BSCW, les liens seront en notation BSCW.
L’action Liens entre les documents est principalement destinée à transférer des liens dans des
dossiers de site Web créés avec d’anciennes versions BSCW.
8.6.4
Éditer des pages dans les dossiers de site Web
Vous pouvez charger des pages de votre ordinateur local dans un dossier de site Web ou
pouvez créer à l’aide
Nouveau Page du menu actions du dossier de site Web. Si vous
créez des pages, un modèle de page « Empty » du dossier de modèles de page « Page
Templates » sera utilisé, si vous aviez ce dossier de modèles créé lors de la création du dossier
de site Web. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez également créer un dossier de modèles avec
un modèle de page « Empty » par la suite. Vous pouvez éditer cette page selon vos besoins. Si
aucune page « Empty » n’est trouvée dans un dossier de modèles du dossier de votre site
Web, le modèle fourni par le système, une page vide avec le nom de la nouvelle page pour
titre, est utilisée.
Vous pouvez éditer des pages existantes de votre dossier de site Web à l’aide de :
Modifier
Éditer dans le menu actions de la page (vue normale du dossier) ou en cliquant sur l’icône
(en mode Web).
Si vous avez activé JavaScript (via Options Préférences ), l’éditeur HTML intégré dans
BSCW sera utilisé pour créer de nouvelles pages et pour éditer celles qui existent déjà. L’éditeur affichera une barre d’outils supplémentaire lorsque vous modifiez une page à l’intérieur
156
d’un dossier de site Web. Cette barre d’outils offre quatre menus déroulants afin de faciliter
l’édition du dossier des pages du site Web :
•
Insérer un élément BSCW – propose des éléments de la plate-forme BSCW qui sont
souvent utilisés. La sélection de l’un des éléments offerts insère le code respectif dans
le code source du document à la position courante du curseur. Tous les éléments de la
plate-forme BSCW ne sont pas listés dans ce menu afin de garder le menu raisonnablement court. Pour une liste complète voir la section suivante.
•
Insérer un lien BSCW – propose des noms des objets contenus dans le dossier actif du
site Web autre que le document actif. Le fait de cliquer sur l’un d’eux insère un lien
vers l’objet à la position actuelle du curseur. Pour garder le menu relativement court,
au plus 10 des derniers objets modifiés seront affichés avec le dernier objet modifié au
début de la liste. Ce menu déroulant n’apparaît pas si la page active est le seul objet à
l’intérieur du dossier de site Web autre que la page active de mise en page. Une page
de mise en forme active n’est pas offerte dans ce menu.
•
Insérer une action dossier – offre quelques actions les plus souvent utilisées dans le
dossier de site Web actuel. La sélection de l’une des actions offertes insère le code
respectif dans le code source du document à la position courante du curseur. Pour une
liste complète des actions disponibles voir la section suivante.
•
Insérer une action document – offres certaines actions souvent utilisées sur le document qui est en train d’être modifié. La sélection de l’une de ces actions insère le code
respectif dans le code source du document à la position courante du curseur. Pour une
liste complète des actions disponibles voir la section suivante.
En cliquant sur le bouton [Prévisualiser] de l’éditeur HTML intégré de la plate-forme de
BSCW, ouvrira une autre fenêtre du navigateur et affichera la page en format Web.
Afin de faciliter la création de pages dans un dossier de site Web, un raccourci est offert pour
copier une page existante et l’éditer par la suite :
•
Sélectionnez
texte).
•
Dans le formulaire « Éditer la copie », vous pouvez entrer un nom et une description
facultative pour la copie.
•
Cliquer sur [OK] pour créer la copie et lancer l’éditeur pour éditer la copie du document.
Modifier
Éditer la copie
du menu actions d’un document HTML (ou
L’action Éditer la copie est utile afin d’obtenir une page Web à partir d’une autre page, Ce
qui permet de gagner du temps et de conserver le style original avec facilité. Lorsque la
fonctionnalité de dossier de site Web est activée, cette action est également disponible pour
tous les documents HTML et texte sur le serveur BSCW.
Vous pouvez imprimer les pages d’un dossier de site Web en utilisant
Imprimer dans le
menu actions d’une page (vue normale de dossier) ou en cliquant sur l’icône
(en mode
Web).
8.6.5
Utilisation des éléments BSCW
Les dossiers de site Web ont un système d’éléments intégré avec une syntaxe [element …]
de type wiki, ce qui vous permet d’inclure des éléments BSCW dans vos pages, par exemple
la date de la dernière modification d’une page, des liens pour éditer la page, un affichage de
l’historique de la page ou même des menus d’action au complet. Les éléments BSCW ont un
157
nom et peuvent aussi avoir des paramètres avec des valeurs. Un exemple abstrait de la syntaxe
d’un élément BSCW est représenté comme suit :
[element nom param1=True param2="Un long texte avec des espaces"]
représente l’élément BSCW nom avec deux paramètres. L’un est nommé param1 avec pour
valeur true, l’autre est nommé param2 avec la valeur "Un long texte avec des
espaces". Notez les guillemets, qui ne sont nécessaires que pour les valeurs contenant des
espaces. Un exemple concret d’un élément de BSCW est :
[element documentactions action=edit text="Éditez-moi!"]
représente l’action de éditer à appliquer au document en cours. Dans l’affichage Web d’un
document HTML dans un dossier de site Web, les éléments BSCW sont évalués et les résultats sont insérés dans la page. Dans l’exemple ci-dessus, un lien cliquable étiqueté Éditezmoi! serait inséré dans le document qui invoquerait l’action Éditer sur le document luimême.
Remarque : Dans le contexte des éléments BSCW dans les dossiers de site Web, certaines actions ont des noms qui diffèrent de leurs noms usuels dans BSCW. Des exemples sont : Annuler les modifications au lieu de Détruire les versions et Nouveau sous-dossier au lieu d’Ajouter un dossier de site Web supplémentaire.
Même si tous les éléments BSCW sont entre crochets, vous pouvez toujours utiliser des crochets dans les documents d’un dossier de site Web comme du texte normal. Seule la chaîne de
caractère [element sera reconnue comme le début d’un élément de dossier de site Web. Les
erreurs dans les spécifications des éléments BSCW donnent lieu à des messages d’erreur insérés dans la page tandis que le reste de la page fonctionnera encore comme prévu.
Dans ce qui suit, les éléments BSCW disponibles sont listés dans l’ordre alphabétique. L’attribut « Statique » indique si l’élément en particulier sera inclus dans une copie statique du dossier de site Web ou non (voir 8.6.7 « Exporter et publier des dossiers de site Web » à la page
166). Vous pouvez saisir des éléments BSCW directement dans le fichier source des pages de
votre dossier de site Web ou utilisez les menus déroulants de dans l’éditeur HTML intégré.
o authors (auteurs) insère une liste d’auteurs d’objets du dossier de site Web actif. Le
fait de cliquer sur un nom d’auteur limite la liste des objets affichés dans la liste
générée par contents aux objets générés par un auteur spécifique. Notez que cliquer
sur un nom d’auteur n’a pas d’effet sur les listes hiérarchiques générées par tree.
Statique : Non
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element authors]
o back (retour) insère un lien qui mène de l’intérieur du dossier de site Web au dossier
parent qui n’est pas un dossier de site Web.
Statique : Oui
Paramètres :
text (optionnel)
Par défaut, l’étiquette du lien retour provient du fichier langue de BSCW selon
la langue d’usage de l’utilisateur (en français ceci sera « Retour »). Vous devez
saisir une étiquette alternative dans les paramètres texte.
icon (optionnel)
Au lieu du texte, vous pouvez aussi étiqueter le lien à un icône. Saisir l’URL
158
de l’icône comme valeur dans ses paramètres. Si le texte et l’icône sont indiqués, le lien sera étiquetté avec l’icône et le texte sera utilisé dans l’info-bulle.
Exemple :
[element text retour="Haut et éloigné"]
o categories insère une liste de catégories assignées aux objets du dossier de site Web
courant. Cliquer sur une catégorie limite la liste des objets affichés dans une liste générée par contents aux objets avec une catégorie spécifique. Notez le fait de cliquer sur
une catégorie n’a pas d’effet sur les listes hiérarchiques générés par tree.
Statique : Non
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element categories]
o contents (contenus) insère une liste de tous les objets contenus dans le dossier de site
Web courant sous forme de liens cliquables. Dans le cas d’une recherche en texte intégral la liste sera remplacée par les résultats de la recherche.
Statique : Oui
Paramètres :
showlayout, showstyle (optionnel, défaut False)
Par défaut, la page de disposition et la définition de style n’apparaissent pas dans
la liste du contenu. Vous pouvez forcer leur apparence en ajustant le paramètre
à True.
showhome (optionnel, défaut True)
Par défaut, la page d’accueil apparaît dans la liste du contenu. Vous devez contourner la procédure en modifiant le paramètre à False.
onlytypes (optionnel, défaut "text/html")
Le paramètre onlytypes vous permet de masquer tous les documents qui n’ont
pas un certain type MIME. Spécifiez une liste séparée par des virgules de types
autorisés, par exemple text/html pour documents HTML. La spécification de
tous les groupes de types MIME est aussi possible en utilisant le caractère générique * (par exemple text/*). Les dossiers ne sont pas affectés par ce type
de filtrage par types. Si vous voulez arrêter le filtrage, fixer le paramètre à "*".
onlynames (optionnel, défaut "*")
Cela fonctionne comme onlytypes, à l’exception que le filtrage fonctionne sur
la base du nom des objets. Spécifiez une liste de noms autorisés séparée par
des virgules, par exemple image??.jpg ou *.html (* représente une chaine de
caractères arbitraire, tandis que ? représente un caractère arbitraire). Encore
une fois, les dossiers ne sont pas touchés par ce filtrage par noms. À un
mo¬ment donné, vous pouvez utiliser onlytypes ensemble avec onlynames.
Dans ce cas, les seuls documents qui vont passer les deux critères seront
affichés.
showfolders (optionnel, défaut "webonly")
Détermine quels dossiers apparaissent en ajout aux autres objets et ils pourraient avoir une des trois valeurs suivantes:
Tous les dossiers sont affichés.
o all
o none
Aucun dossier n’est affiché.
o webonly Seuls les dossiers de sites web ayant une page d’accueil active sont affichés.
showtemplatefolders (optionnel, défaut False)
Par défaut, les dossiers de modèles ne sont pas affichés dans la liste de conGestion de Documents et de Leurs Contenus
159
tenus. Vous pouvez forcer leur affichage en définissant le paramètre showtemplatefolders à True étant donné que tous ces dossiers seraient selon les réglages du paramètre showfolders.
showextensions (optionnel, défaut False)
Par défaut, les noms d’extensions de fichiers (comme .html) ne s’affichent pas
dans le liste de contenus. Vous pouvez forcer l’affichage des extensions en
changeant le paramètre showextensions à True.
sort (optionnel, défaut "byName")
Cela détermine comment le contenant de la liste est classé et il se peut qu’il est
les valeurs suivantes.
Les objets sont classés par types.
o byType
o byName
Les objets sont classés par noms.
Les objets sont classés par grosseurs.
o bySize
o byDate
Les objets sont classés par la dernière date de modification.
o byRating Les objets sont classés par évaluations.
Si le classement n’est pas spécifique, le contenant est classé par noms.
indextopmost (optionnel, défaut True)
Par default, la page d’accueil d’un site web arrive en premier avec la liste de
contenus indépendamment des critères de classement. Vous pouvez avoir la
page d’accueil inséré dans la liste de contenus selon les critères de classement
courant en programmant le paramètre indextopmost à False.
uplink (optionnel, défaut False)
Par défaut, la liste du contenu contient un lien vers le dossier du site Web parent dans tous les dossiers site Web subsidiaires, mais pas dans le dossier de
niveau supérieur. Vous pouvez supprimer ce lien en définissant le paramètre
uplink à False. Vous pouvez également forcer le lien à apparaître dans tous les
dossiers de sites, y compris ceux de haut niveau en définissant la valeur à
True.
Exemples :
[element contents showlayout=True]
Affiche une liste du contenu qui inclut la page de disposition.
[element contents onlynames="*.html"]
Affiche une liste du contenu cachant tous les objets non-dossier avec les noms
qui ne finissent pas avec « .html ».
[element contents onlytypes="text/plain, text/html"]
Affiche une liste du contenu cachant tous les objets non-dossier autres que des
documents de texte et HTML.
o date insère la date et/ou l’heure actuelle. Pour les formats de date disponibles voir
également 8.7.5 « Fonctions » à la page 170.
Statique : Oui
Paramètres :
format (optionnel)
Si vous n’aimez pas le format de la date et l’heure choisie par défaut (comme
réglé à 2007-07-13 14:31) et que vous êtes familier avec la programmation
Python, vous pouvez spécifier votre propre format. S’il vous plait référez-vous
au manuel Python sous strftime (ou voir la référence donnée plus haut pour
le résumé).
Exemple :
160
[element date format="%A, %B %d, %I:%M %p"]
Insère la date et l’heure actuelle au format utilisateur, affichant Mardi, Juillet
13, 02:31 PM au lieu du format standard indiqué ci-dessous.
o documentactions (actions document) insère le menu actions non-JavaScript (voir
3.8.1 « JavaScript, feuilles de style et langue d’interface utilisateur » à la page 69)
pour le document courant ou un lien direct vers une action spécifique.
Statique : Non
Paramètres :
action (optionnel)
Si le paramètre est omis, un menu actions complet sera inséré. Dans le cas contraire, un lien direct vers l’action spécifiée sera créé. Voir ci-dessous pour les
valeurs admissibles du paramètre action. Si l’action indiquée n’est pas autorisée pour l’utilisateur courant, l'élément documentations sera remplacé par la
valeur respectivement de forbiddentext ou forbiddenicon ou une chaîne vide.
text (optionnel et seulement utilisé si action est spécifiée)
Le lien à l’action spécifié va être étiqueté avec la valeur de paramètre text. Si le
paramètre text est omis, le lien va être étiqueté avec le nom de l’action BSCW
selon la langue préférée de l’utilisateur. Souvenez-vous qu’un texte contenant
des espaces doit être entre guillemets.
forbiddentext (optionnel et seulement utilisé si action est spécifiée)
Si l’action indiquée n’est pas autorisée pour l’utilisateur actif, la valeur du
paramètre s’affiche à la place du lien d’action. La valeur par défaut de forbiddentext est une chaîne vide.
icon (optionnel et utilisée seulement si action est spécifiée)
Le lien vers l’action spécifiée sera marqué par une icône. La valeur du paramètre icon est une URL qui fait référence à l’icône. La valeur peut également
être True et dans ce cas, l’icône BSCW de l’action est activée. Si tous les
deux paramètres icon et text sont donnés, le lien est marqué par l’icône et le
texte est utilisé comme info-bulle.
forbiddenicon (optionnel et utilisée seulement si action est spécifiée)
Si l’action indiquée n’est pas autorisée pour l’utilisateur actif, l’icône visée par
la valeur du paramètre sera affichée à la place du lien d’action.
Exemples :
[element documentactions]
Insère le menu action non-JavaScript pour le document en cours.
[element documentactions action=get text="Source"]
Insère un lien pour ouvrir le document avec le lien intitulé « Source ». Cette
action va afficher le code source du document, à savoir les éléments BSCW ou
des éléments de texte ne sont pas évaluées et remplacées.
[element documentactions action=replace]
Insère un lien d’action pour remplacer le document actuel avec le libellé du
lien par défaut « Remplacer ».
Actions possibles :
addpage (Ajouter une page), addrole (Ajouter un rôle), addsubwebfolder (Ajouter
un sous-dossier), add¬templ (Copier depuis un modèle), attachnote (Joindre une
note), checkout (Verrouiller), chrole (Affecter un rôle), chtype (Modifier le type),
copy (Copier), cut (Couper), cut¬attachment (Couper une pièce jointe), duplicate_edit (Éditer la copie), edit (Éditer), editobject (Modifier les propriétés), editrole
(Modifier un rôle), export (Exporter PDF), firstversion (Lancer le contrôle de version), freeze (Geler), get (Ouvrir), history (Afficher l’historique), info (Plus d’inGestion de Documents et de Leurs Contenus
161
formations), link (Lien vers le presse-pappier), make (Copie statique), printweb
(Imprimer), rate (Évaluer), rename (Changer le nom), replace (Remplacer),
resubmit (Se réinscrire), revise (Réviser), uploaddoc (Télécharger le document).
o folderactions (actions dossier) fonctionne exactement comme documentactions, mais
considère le dossier de site Web courant comme l’objet de référence pour le menu
actions ou les liens d’action.
Statique : Non
Paramètres :
Mêmes que pour documentactions.
Exemples :
[element folderactions]
Insère le menu action non-JavaScript pour le dossier de site Web actuel.
[element folderactions action=get text="Liste tous les objets dans
le style BSCW"]
Insère un lien pour ouvrir le dossier du site Web actuel avec l’étiquette « Liste
tous les objets dans le style BSCW », résultant en une liste de dossier nor¬mal.
[element folderactions action=history]
Insère un lien à l'historique de dossier de site Web courant avec le libellé du
lien par défaut « Afficher l’historique ».
Actions possibles :
addcal (Ajouter un agenda de groupe), addctlist (Ajouter une liste de contacts),
addfolder (Ajouter un dossier) addmember (Inviter un membre), addnotes (Ajouter
un forum de discussion), addocset (Ajouter un ensemble de documents), addrole
(Ajouter un rôle), addSearch (Ajouter un dossier de recherche), addurl (Ajouter
une URL), addwebfolder (Ajouter un dossier de site Web), chbanner (Changer la
ban¬nière), chrole (Affecter un rôle), copy (Copier), cut (Couper), editdescription
(Mo¬di¬fier la description), editindex (Éditer la page d’accueil), editmetadata
(Mo¬di-fi¬er les attributs), editobject (Modifier les propriétés), editrole (Modifier
un rôle), editstyle (Éditer la définition de style), edittemplate (Éditer la page de
dis¬po-sition), export (Exporter PDF), get (Ouvrir), getweb (Afficher la vue Web),
history (Afficher l’historique), info (Plus d’informations), link (Lien vers le
presse-pa¬piers), make (Copie statique) pubaccess (Accès public), rename
(Changer le nom), uploaddoc (Télécharger le document).
o goto (aller à) insère le menu non-JavaScript « Aller à ».
Statique : Non
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element goto]
o history (historique) insère une liste des derniers documents qui ont été visités dernièrement comme une liste de liens cliquables.
Statique : Non
Paramètres :
divider (optionnel)
Par défaut, les liens de la liste sont séparés par une virgule et un espace. En utili¬sant le paramètre divider, vous pouvez saisir une chaîne de séparation alter¬native.
162
maxdocs (optionnel)
Par défaut, au plus 5 documents seront listés. Avec le paramètre maxdocs vous
pouvez définir un maximum différent.
showextensions (optionnel)
Par défaut, les extensions de fichiers (tel que .html) ne figurent pas dans la
liste d’historique. En fixant la valeur True pour showextensions vous pouvez
af¬ficher les extensions de fichier.
Exemple :
[element history divider=" | " maxdocs=7]
o lastmod (dernière modification) insère la date et/ou l’heure de dernière modification
du document en courant.
Statique : Oui
Paramètre :
format (optionnel)
Vous pouvez spécifier votre propre format (date et heure) comme il est ex¬pliqué ci-dessus, sous date.
Exemple :
[element lastmod]
o lastmodby (auteur de dernière modification) insère le nom de l’utilisateur qui a modifié le dernier le document en cours.
Statique : Oui
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element lastmodby]
o location (position) insère le chemin d’accès au document courant sous forme de liens
cliquables.
Statique : Oui
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element location]
o message insère un message du système BSCW. Ces messages sont affichés dans la
langue préférée de l’utilisateur courant.
Statique : Oui
Paramètre :
name (requis)
Le nom du message à afficher. Les messages disponibles sont contenus dans le
fichier sur votre serveur BSCW à
répertoire-bscw/messages/fr/lg_msgconfig.py.
Demandez à votre administrateur système BSCW pour la localisation précise
de ce fichier dans votre installation BSCW.
Exemple:
[element message name=location]
affiche le message nommé « location ». En français, cela donne « Votre position ».
o metadata (métadonnées) insère un tableau listant toutes les métadonnées (balises,
attributs) de l’objet actif.
163
Statique : Oui
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element metadata]
o search (recherche) insère un champ de saisie pour la recherche en texte intégral dans
le dossier de site Web. Les résultats de la recherche remplacent les listes de contenu de
l’arborescence qui étaient générées en utilisant contents ou tree. L’utilisation de
search n’a de sens que si vous utilisez contents ou tree en même temps, sinon les résultats de la recherche ne seront pas affichés.
Statique : Non
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element search]
o size (taille) insère la taille d’un objet.
Statique : Oui
Paramètres :
filename (optionnel)
Par défaut, la taille du document en cours est utilisée. Vous pouvez spécifier un
autre objet en donnant son nom dans le paramètre filename.
unit (optionnel)
L’unité par défaut est en octets (B). Si votre document est assez grand, une
autre unité peut être plus appropriée. Les unités valides sont B, KB, MB et GB.
Exemple :
[element size filename="files/dvd-image.iso" unit=GB]
Insère la taille de l’objet dvd-image.iso dans le sous-dossier files du dossier
actuel, mesurée en giga-octets.
o systembanner (bannière de système) insère la bannière du système, par défaut la bannière du système BSCW.
Statique : Oui
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element systembanner]
o tags (balises) insère une liste de balises assignées aux objets du dossier de site Web
actuel. Cliquer sur une balise restreint la liste des objets affichés dans une liste générée
par contents aux objets ayant une balise spécifique assignée. Notez que cliquer sur une
balise n’a pas d’effet sur les listes hiérarchiques générées par tree.
Statique : Non
Paramètres : Aucun
Exemple :
[element tags]
o tree (arborescence) insère un arbre de liens cliquables affichant les contenus du dossier de site Web actif à partir du plus haut niveau vers le document actuel. Après une
recherche en texte intégral, l’arbre sera remplacé par les résultats de la recherche.
Statique : Oui
Paramètres :
Même que pour contents, à une exception concernant la valeur par défaut:
164
showhome (optionnel ; voir ci-dessous pour la procédure par défaut)
Par défaut, la page d’accueil est affichée pour le dossier de niveau supérieur,
mais pas pour les sous-dossiers de l’arborescence. Vous pouvez déroger de
cette procédure en réglant le paramètre sur True ou False.
Exemples :
[element tree showlayout=True]
Affiche l’arborescence des contenus qui inclut les pages de disposition.
[element tree onlynames=*.html]
Affiche l’arborescence des contenus sans les objets non-dossiers avec des
noms qui ne se terminent pas par « .html ».
8.6.6
Utilisation des éléments de texte
Les éléments de texte sont des éléments du dossier de site Web qui représentent un élément
défini par l’utilisateur du texte et qui peuvent être définis dans une page d’un dossier de site
Web et utilisés dans un autre. De cette façon, vous pouvez définir, par exemple, le titre de
page individuellement dans chaque page de contenus qui est ensuite utilisé dans la page de
mise en forme pour afficher le titre dans la partie supérieure de la page.
Les éléments de texte ont un nom et une valeur. Un élément de texte est défini comme suit :
[element set name="Nom de l’élément texte"] valeur de l’élément
texte[/element]
La définition est à insérer quelque part dans le texte source d’une page. Une fois défini, vous
pouvez utiliser l’élément de texte en insérant :
[element get name="Nom de l’élément texte "]
dans le texte source d’une page. Dans l’affichage Web de cette page, l’élément de texte sera
remplacé par sa valeur, qui remplace l’élément de texte.
Les éléments de texte définis dans la page de mise en forme peuvent être utilisés dans toutes
les pages du dossier de site Web, par exemple comme notations sténographiques pour des
fragments de texte souvent utilisés, y compris éventuellement une mise en forme complexe.
Les éléments de texte qui définissent une page de contenus peuvent seulement être utilisés
dans cette même page de contenus et la page de mise en forme. Si vous définissez des
éléments de texte avec le même nom à la fois sur une page de contenus et la page de
présentation, la définition dans la page de contenus écrasera celle de la page de présentation.
Ainsi, vous pouvez définir des éléments de texte par défaut dans la page de présentation, qui
peuvent ou ne peuvent pas être écrasés dans les pages de contenus. Regardez les sources de la
présentation de la démo et les pages d’accueil pour en savoir plus sur l’utilisation des
éléments de texte.
Il y a certains éléments de texte prédéfinis que vous pouvez utiliser sans définition préalable :
o title (titre ) : le nom de l’objet actuel suivant la plateforme BSCW ;
o description : la description de l’objet actuel prise de la plate-forme BSCW ;
o author (auteur) : le nom de l’utilisateur qui a créé l’objet actuel ;
o meta:bscw:keywords, meta:bscw:category : les balises et catégories assignées à
l’objet actuel. D’autres métadonnées de l’objet actuel sont aussi disponibles de cette
façon.
165
8.6.7
Exporter et publier des dossiers de site Web
Vous pouvez créer une copie d’évaluation de votre dossier de site Web, c’est-à-dire une copie
dont les éléments de texte BSCW sont évalués et remplacés et dans lesquelles toutes les pages
de contenus sont incorporées dans la page de disposition. Une telle copie est appelée une
copie « statique » parce que tous les éléments qui déterminent l’apparence du dossier site Web
ont été évalués une fois pour toutes. Les copies statiques sont créées dans votre presse-papiers
et peuvent être collées à partir de-là dans un dossier BSCW ordinaire, exportées vers un
serveur Web externe ou envoyées par courriel. Vous créez une copie statique d’un dossier de
site Web comme suit :
•
Sélectionnez
•
Dans le formulaire « Copie statique » vous pouvez faire le choix d’avoir tous les objets copiés du dossier de votre site Web ou seulement les documents HTML et les
sous-dossiers du site Web avec leur documents HTML.
•
Appuyez sur [OK] pour lancer la copie. S’il y a des éléments BSCW dans les pages de
votre dossier de site Web qui ne peuvent pas être transférées à un contexte statique,
vous serez informé dans un formulaire supplémentaire.
Copie statique
dans le menu actions du dossier de site Web.
Une copie statique d’un dossier de site Web n’apparaît pas exactement de la même façon
comme lorsqu’elle est vue directement dans la plate-forme BSCW. Les éléments critiques de
la plate-forme BSCW qui ne se traduisent pas dans un contexte statique (liens d’actions,
menus, etc.) sont omis d’une copie statique ; les autres éléments pourraient avoir une
apparence légèrement différente.
8.6.8
Intégration d’un moteur wiki externe
Les dossiers de site Web peuvent être utilisés pour générer une sorte de wikis dans BSCW. En
plus, un moteur de wiki externe, le logiciel MoinMoin (détails sur http://moinmo.in/) peut être
intégré à BSCW. L’intégration prend une forme d’assignation d’un wiki MoinMoin à un
espace de travail donné. L’existence du wiki est indiquée dans la bannière de l’espace de
travail, qui dans ce cas, contient un lien au wiki. Un clic sur le lien conduit au wiki. Quand
vous ouvrez le wiki à partir de BSCW de cette façon, vous serez automatiquement authentifié
dans le wiki sous votre nom d’utilisateur.
L’intégration de MoinMoin doit être faite par l’administrateur de votre serveur BSCW pour
chaque espace de travail qui sera équipé du wiki MoinMoin.
8.7 Générateur de documents
Le Générateur de documents permet la gestion des ensembles de documents qui méritent
d’être constamment révisés et périodiquement publiés. Basé sur une structure hiérarchique des
modèles, les éléments de tels ensembles de documents peuvent être automatiquement créés
par un processus d’évaluation utilisant ces modèles. Le générateur de documents peut ainsi
aider à réduire les redondances, à obtenir une structure cohérente et une meilleure mise en
page des documents. Le transfert des documents d’un serveur à l’autre se fait en utilisant
Envoyer à Serveur FTP . Le générateur de document est utilisé particulièrement pour la
gestion des informations du site Web.
Le Générateur de documents est toujours une composante optionnelle et doit être activée sur
le serveur BSCW.
166
8.7.1
Concepts de base
Le générateur de document est basé sur les concepts suivants :
L’ensemble de documents est un dossier spécial qui fournit l’opération
Évaluer et
possède des attributs spécifiques, des entités (voir ci-dessous). En général, il contient
également des documents spéciaux, les modèles. Au cas où un dossier de documents
BSCW contient des sous-dossiers, ces dossiers héritent des entités de l’ensemble des
documents. Aussi, de nouvelles entités peuvent être spécifiées et la commande
Évaluer peut être utilisée.
Modèle
Un modèle sert de matrice de création de documents dans un jeu de documents. Un
modèle se compose généralement de texte dans lequel des références à des entités ou
des références à d’autres modèles sont intégrées. Il existe deux catégories de modèles :
les modèles de la première classe qui créent directement un document au cours du
processus d’évaluation (voir ci-dessous); les modèles de la deuxième classe qui
contribuent indirectement à la création d’un document parce qu’ils sont référencés par
d’autres modèles.
Entité
Une entité est une variable avec un nom et une valeur qui peut être utilisée dans les
modèles d’un ensemble de documents. Une telle entité peut être vue comme une
simple notion, comme un nom, un chemin de dossier ou un numéro de version. Mais
elle peut aussi être un titre, un paragraphe ou même le texte complet d’une page Web.
Les entités sont définies dans les modèles ou comme attributs d’un ensemble de
documents ou de l’un de ses sous-dossiers.
Fonction
Les modèles ou les définitions d’entité peuvent également contenir des appels de quelques fonctions qui retournent des chaînes de caractères. Par exemple, la taille d’un
document peut être automatiquement insérée dans un document au cours du processus
d’évaluation en appelant la fonction qui renvoie la taille du fichier comme une chaîne
de caractères.
Processus d’évaluation
Un processus d’évaluation peut être appliqué aux objets contenus dans un ensemble de
documents. En général, un ou plusieurs documents sont créés pendant le processus
d’évaluation en prenant un ou plusieurs modèles et en remplaçant les références par
des entités ou d’autres modèles et les appels de fonctions par leurs valeurs respectives
-éventuellement récursivement – jusqu’à ce que toutes les références et les appels de
fonction soient résolus
8.7.2
Un ensemble de documents est créé en sélectionnant Fichier Nouveau Ensemble de documents dans la barre de menu. Un ensemble de documents est représenté par l’icône
.
Puisque un ensemble de documents est également un dossier, les dossiers (et récursivement
les sous-dossiers qui y sont contenus) peuvent être créés dans un ensemble de documents. Les
modèles peuvent se retrouver à n’importe quel endroit dans la hiérarchie du dossier de
l’ensemble de documents.
167
Tout au long du processus d’évaluation, de nouveaux documents, tels que spécifiés dans le
document de d’évaluation de paramètres (voir 8.7.4 « Modèles » à la page 168) – sont créés
automatiquement.
8.7.3
Entités
Les entités sont les variables qui se trouvent dans un ensemble de documents. Chaque entité a
un nom et une valeur qui lui est propre. Le nom est une chaîne de caractères pouvant contenir
des caractères alphanumériques (lettres, chiffres) et des caractères de soulignement (_). La
valeur peut être constituée de n’importe quelles chaînes de caractères ; elle peut aussi contenir
des références à d’autres entités.
•
Les entités peuvent être des éléments d’un ensemble de documents, de ses sousdossiers et des modèles appartenant à l’ensemble des documents en choisissant :
•
Dans l’ensemble des documents, sélectionnez Fichier Modifier des entités dans le menu
supérieur. Ensuite saisissez le nom et la valeur de la nouvelle entité. Appuyez sur
[Nouvel attribut] pour ajouter d’autres entités.
•
Dans les modèles, les entités sont définies en utilisant la notation suivante :
<entity name="nom_d_entite">
valeur-d-entité </entity>
Le champ nom ne peut pas être vide lors de la création d’une nouvelle entité. Si le champ nom
est vide l’entité ne sera pas créée. Si le nom d’une entité existante est effacé en utilisant
Fichier Modifier des entités , l’entité sera complètement effacée.
La référence aux entités se fait en utilisant la notation suivante :
&(nom_d_entite);
Vous pouvez faire référence à des entités se trouvant dans les modèles ou dans les définitions
de valeurs des entités.
Portée des définitions des entités
Les entités définies dans le dossier d’un ensemble des documents peuvent être référées de
n’importe où dans les définitions de l’entité dossier ou dans les modèles de l’ensemble des
documents et dans ses dossiers. Les entités définies dans un dossier spécifique de l’ensemble
des documents peuvent être référencées par toute autre entité se trouvant dans un sous dossier,
c’est-à-dire dans les modèles contenus dans ce dossier ou ses sous-dossiers, et dans les définitions de l’entité dossiers subordonnés à ce dossier : le champ d’application de définitions
d’entités suit le dossier hiérarchique. Les définitions d’entités existantes peuvent être remplacées (ou substituées) par de nouvelles définitions dans les dossiers subordonnés ou dans les
modèles.
8.7.4
Modèles
Un modèle est un document BSCW de type MIME « Modèle de Générateur de documents »
(text/x-bscw-template). Les modèles doivent être créés en utilisant un éditeur de texte
ASCII normal (par exemple, le bloc-notes de Windows) et non pas par un système de traitement de texte tel que Microsoft Word. Lors du téléchargement d’un modèle de document vers
un ensemble de documents, le type MIME « Modèle de Générateur de documents » doit être
spécifié. Autrement le processus d’évaluation ne reconnaît pas le document comme un
modèle.
168
Nous recommandons que vous utilisiez une extension telle que .dtm pour les modèles de
documents, donc ils peuvent facilement être identifiés dans le listage d’un dossier. Un modèle
est représenté par l’icône .
Il existe deux catégories de modèles : les modèles de la première classe créent un document
directement pendant le processus d’évaluation. Un modèle appartient à cette classe si le
paramètre d’évaluation document est spécifié pour le modèle.
Les modèles de la deuxième classe contribuent indirectement à la création d’un document
parce qu’ils sont référencés par d’autres modèles. Un modèle appartient à cette classe si le
paramètre d’évaluation document est manquant.
Outre le paramètre d’évaluation document, il y a un autre paramètre d’évaluation template qui
indique un modèle dans lequel les définitions d’entité du modèle actuel seront insérées lors de
l’évaluation. Les deux paramètres d’évaluation spécifient les noms de document dans
l’ensemble du document.
Les paramètres d’évaluation peuvent être considérés comme une sorte d’entités appartenant
aux modèles. Ils peuvent être définis (et redéfinis) utilisant
Paramètres d’éval. dans le menu
actions d’un modèle de document.
Les règles suivantes s’appliquent au cours du processus d’évaluation :
(a) Le paramètre d’évaluation document est spécifié par le modèle X
Le processus d’évaluation évaluera le modèle X et créera un document avec le nom spécifié
par le paramètre document. Dans ce cas, le modèle est composé, en général, de texte
contenant des références à des entités qui sont résolus par le processus d’évaluation avant que
le document soit inséré dans l’ensemble de documents.
(b) Les paramètres d’évaluation document et template sont spécifiés pour le modèle X
Le processus d’évaluation évaluera le modèle spécifié par le paramètre template et créera un
document avec le nom spécifié par le paramètre document. Au cours du processus d’évaluation, les définitions d’entité du modèle X sont utilisées. Dans ce cas, le modèle est composé,
en général, de définitions d’entités, qui sont insérées dans le modèle spécifié par le paramètre
template par le processus d’évaluation avant que le document soit inséré dans l’ensemble des
documents.
(c) Aucun paramètre d’évaluation n’est spécifié par le modèle X
Le processus d’évaluation évaluera le modèle X si et seulement s’il est référencé par un autre
modèle via le paramètre template (voir cas (b) ci-dessus) ou s’il est imbriqué dans un autre
modèle (voir ci-dessous). Dans ce cas, le modèle X, est composé essentiellement de texte
contenant des références à des entités qui seront évaluées par le processus d’évaluation.
(d) Le paramètre d’évaluation template est spécifié par le modèle X
Le processus d’évaluation évaluera le modèle X si et seulement s’il est référencé par un autre
modèle via le paramètre template (voir cas (b) ci-dessus) ou s’il est imbriqué dans un autre
modèle (voir ci-dessous). Dans ce cas, le modèle X, est composé de définitions d’entités qui
sont insérées dans le modèle spécifié par le paramètre template par le processus d’évaluation.
Les modèles imbriqués
Les modèles peuvent être imbriqués dans d’autres modèles, c’est-à-dire qu’un modèle peut
être utilisé par plusieurs autres. Un modèle est imbriqué en utilisant la notation suivante :
169
#(nom-de-modèle)#
Au cours du processus d’évaluation, le modèle imbriqué est évalué et le texte résultant remplace la référence. La référence à un modèle imbriqué peut également contenir des informations par rapport au chemin d’accès afin de pouvoir localiser le modèle dans la hiérarchie de
dossiers de l’ensemble du document. Les noms des chemins d’accès sont considérés être relatifs à l’emplacement du modèle de référence. Les modèles avec définitions d’entités peuvent
également être imbriqués dans un autre modèle. Dans ce cas, le résultat du processus d’évaluation sera aussi inséré.
Utilisant la notation suivante
#(nom-de-modèle, nom-de-modèle-combinée)#
on peut combiner un modèle imbriqué avec un autre modèle qui contient des informations
d’entité. Au moment de l’évaluation du modèle imbriqué, les définitions d’entité du modèle
consolidé seront d’abord évaluées et insérées dans le modèle imbriqué ; alors seulement le
modèle imbriqué sera évalué et inséré. De cette façon, quelqu’un peut combiner des modèles
en définissant des entités avec différents modèles dans des contextes variés.
Les noms des modèles imbriqués peuvent contenir les caractères jokers « * » (chaîne arbitraire) et « ? » ( caractère arbitraire). Dans ce cas, tous les modèles qui correspondent au patron seront imbriqués l’un après l’autre. L’expression suivante :
#(&(content_dir);/faq/question*.dtm, &(template_dir);/faq.dtm)#
entraînera tous les modèles dans le répertoire &(content_dir);/faq dont le nom correspond au
modèle en question*.dtm à être combiné avec le modèle &(template_dir);/faq.dtm et ensuite à
être évalué et inséré.
8.7.5
Fonctions
Afin de pouvoir insérer les valeurs de certaines variables d’environnement au cours du
processus d’évaluation, le générateur de document fournit plusieurs fonctions qui peuvent être
utilisées dans des définitions d’entité ou des modèles :
&base(file);
supprime l’information du chemin d’accès et l’extension à partir du fichier de
spécification.
Exemple : &base(/home/bscw/www/faq.dtm); résultats à faq
&rel(path);
génère un nom de chemin relatif à partir d’un nom de chemin absolu. Le nom du
chemin d’accès généré est relatif au document qui sera généré (défini dans le paramètre d’évaluation document).
Exemple : Si l’expression &rel(/Images); est utilisé dans un modèle, ceci génère le
document /faq/index.htm, cette expression sera évalué à ../Images. Si quelqu’un
utilise la même expression dans un modèle qui génère le document /faq/question/
install.htm, il sera évalué à ../../Images.
&size(file, [B|K|M|G]);
retourne la taille d’un fichier en octets, kilooctets, mégaoctets or giga-octets, dépendamment de la valeur du second paramètre.
Exemple : &size(/Download/bscw34.exe, M); résultats à 8.43
&date(format);
retourne la date courante et l’heure. Les directives suivantes peuvent être utilisées dans
le format chaîne de caractères. Ils sont ici affichés sans les spécifications optionnelles
de largeur de champ et de précision.
170
Directive
Sens
%a
Nom abrégé du jour de la semaine des paramètres régionaux.
Nom complet du jour de la semaine des paramètres régionaux.
%b
Nom abrégé du mois des paramètres régionaux.
%B
Nom complet du mois des paramètres régionaux.
%c
Représentation appropriée de la date et de l’heure des paramètres
régionaux.
%d
Jour du mois comme un nombre décimal [01, 31].
%H
Heure (horloge 24-heure) comme un nombre décimal [00, 23].
%I
Heure (horloge 12-heure) comme un nombre décimal [01, 12].
%j
Jour de l’année comme un nombre décimal [001, 366].
%m
Mois comme un nombre décimal [01, 12].
%M
Minute comme un nombre décimal [00, 59].
%p
Équivalent d’AM ou PM des paramètres régionaux.
%S
Seconde comme un nombre décimal [00, 61].
%U
Numéro de semaine de l’année (Dimanche comme le premier jour de la
semaine) comme un nombre décimal [00, 53]. Tous les jours de l’année
précédant le premier dimanche appartiennent à la semaine 0.
%w
Jour de la semaine comme un nombre décimal [0 (Dimanche), 6].
%W
Numéro de la semaine de l’année (Lundi comme premier jour de la
semaine) comme un nombre décimal [00, 53]. Tous les jours de l’année
précédant le premier lundi font partie de la semaine 0.
%x
Représentation appropriée de la date dans les paramètres régionaux.
%X
Représentation appropriée de l’heure dans les paramètres régionaux.
%y
Année sans le siècle comme un nombre décimal [00, 99].
%Y
Année avec le siècle comme un nombre décimal.
%Z
Nom du fuseau horaire (ou chaîne vide si le fuseau horaire n’existe pas).
%%
Le caractère %.
Exemple : Le 10 octobre 2005, le résultat de &date(%B %Y); est octobre 2005.
%A
8.7.6
Utilisation du Générateur de documents
Pour lancer le Générateur de Documents, vous devez ajouter un nouvel ensemble de document en sélectionnant Fichier Nouveau Ensemble de documents dans la barre de menu. Vous
devez entrer un nom, une description et des balises optionnelles.
Pour définir les entités dans la hiérarchie de dossiers d’un ensemble de documents, utilisez
Fichier Modifier des entités dans la barre de menu de l’ensemble des documents ou de ses
sous-dossiers. Vous pouvez spécifier le nom et la valeur d’une nouvelle entité ou en modifier
un qui existe déjà. Si le champ « Nom » reste vide, l’entité sera supprimée. Vous pouvez aussi
modifier le jeu de caractères dans lequel les entités de l’ensemble de documents sont encodés
en utilisant Fichier Modifier Jeu de caractères .
171
Figure 19 : Définir les entités
Après avoir généré les modèles sur votre ordinateur local et les avoir transférés à l’ensemble
des documents (N’oubliez pas d’inscrire « Modèle de Générateur de documents » (text/xbscw-template) comme type MIME), vous pouvez utiliser
Paramètres d’éval. pour définir
les paramètres d’évaluation des modèles. Cela vous permet de spécifier un modèle, dans
lequel les entités du modèle actuel doivent être insérées, ainsi que le nom d’un document qui
doit être généré à partir du modèle actuel. En interne, les paramètres d’évaluation sont traités
comme des entités avec le nom @template@ et @document@, respectivement.
Figure 20 : Définir les paramètres d’évaluation
Pour voir toutes les entités du jeu de documents, de l’un de ses dossiers ou d’un modèle,
utilisez Fichier Afficher des entités ou
Afficher des entités . Si une entité apparaît en italique il
est hérité via la hiérarchie du dossier.
Figure 21 : Affichage des entités
Le processus d’évaluation peut être lancé pour l’ensemble des documents au complet, pour
l’un de ses dossiers, un ensemble de modèles sélectionnés ou des modèles uniques utilisant
172
Fichier Évaluer , Éditer Évaluer ou
Évaluer . Les documents qui ont déjà été générés dans
les évaluations précédentes seront remplacés.
Pour une sauvegarde d’un ensemble de documents, vous pouvez sauvegarder toutes les entités
avec Fichier Exporter des entités . Un fichier sera généré afin de le sauvegarder sur votre
ordinateur local. Le fichier a la syntaxe suivante où « chemin d’accès de l’objet » désigne le
nom du chemin d’accès de l’objet (dossier, modèle) dont les entités sont stockées dans l’ensemble des documents.
‘<chemin_d_accès_de_l_objet> » = {
’<nom_d_entité>’ =’<valeur_d_entité>‘
...
}
...
Avec
Importer des entités
vous pouvez importer de tels fichiers de sauvegarde d’entités.
173
9 Notifications
BSCW présente deux méthodes permettant de retrouver les utilisateurs qui sont disponibles en
ligne.
o Affichage du statut en ligne – indiquant la présence des membres de BSCW partageant
un même espace de travail.
o Interface utilisateurs du moniteur d’événement – retraçant l’activité des utilisateurs
d’une liste de contacts de votre carnet d’adresses.
Pour rester informé des événements se déroulant dans l’espace de travail d’un utilisateur,
BSCW présente deux possibilités :
o Interface d’événements du Moniteur d’événements – qui affiche les derniers événements de l’espace de travail utilisateur ;
o Flux RSS sur les événements BSCW – qui affichent les événements récents de l’espace
de travail courant de l’utilisateur. Un flux BSCW respecte le format des flux RSS en
général, et ainsi, peut être lu par tous les navigateurs ou tout autre outil générateur de
flux.
9.1 Affichage du statut en ligne
L’affichage du statut en ligne indique la « présence des membres de BSCW » partageant un
même espace de travail, c’est-à-dire leur statut en ligne en ce qui concerne leur activité dans
BSCW. Le statut connecté de l’utilisateur apparaît au-dessous de la barre de navigation de
l’espace de travail partagé, et est activé via Options Présence Afficher tout ou Options Présence Afficher en ligne . Dans le premier cas, tous les membres sont représentés avec leur statut
en ligne ; dans le second cas, seuls les membres qui ont été récemment actifs dans le système
BSCW apparaissent. Il faut souligner que l’affichage du statut en ligne nécessite l’activation
de JavaScript sur l’ordinateur de l’utilisateur via Options Préférences .
Figure 22 : Affichage de l’statut en ligne
‘La présence de BSCW » est mesurée par le laps de temps entre maintenant et l’activité du
dernier utilisateur dans la fenêtre de Web BSCW. L’activation des fenêtres, des mouvements
Notifications
175
de souris ou de touches dans le comptage fenêtre de l’activité sont dans un sens l’indication
de la présence BSCW. Le statut en ligne est signalé par des codes de couleurs :
o Vert : l’utilisateur a été actif pendant les cinq dernières minutes
o Jaune : l’utilisateur a été actif pendant la dernière heure
o Blanc : l’utilisateur a été actif pendant les deux dernières heures
o Rouge : la dernière activité de l’utilisateur a été repérée, il y a plus de deux heures.
Il existe une configuration par défaut de l’affichage du statut connecté. Le serveur peut être
configuré différemment. En cas de doute, demandez à votre administrateur BSCW. Si un
utilisateur est actif, l’affichage du statut en ligne est mis à jour automatiquement.
Vous pouvez cliquer sur n’importe quel nom d’utilisateur listé dans l’affichage du statut en
ligne afin de contacter cet utilisateur. Le choix d’un utilisateur de la liste fait apparaître la
page d’information de cet utilisateur présentant toutes les informations saisies par l’utilisateur
dans son profil personnel. Les chances de contacter un utilisateur avec l’un des outils en ligne
offerts dans la section « Informations de contact » sont bien sûr meilleures, lorsque cet utilisateur a été activé récemment dans BSCW. Voir 5.1.6 « Communiquer avec des contacts » à la
page 104 pour plus de détails.
L’affichage du statut en ligne est désactivé via
Options
Présence
Masquer
.
Remarque : L’affichage du statut en ligne sera également affiché dans votre carnet d’adresses
donnant le statut en ligne de tous les utilisateurs figurant dans votre carnet d’adresses. L’état
en ligne ne va apparaître dans aucun de vos dossiers privés incluant votre dossier d’accueil,
même s’il est activé.
9.2 Surveillance d’activité avec le moniteur
d’événements
Le moniteur d’événements vous permet de surveiller la disponibilité de vos collègues de travail et l’activité au sein de BSCW. Fondamentalement, deux vues sont mises à votre disposition : une pour les utilisateurs en ligne et l’autre pour les événements récents. En utilisant le
moniteur d’événements, vous pouvez voir qui est actuellement en ligne, recevoir une notification instantanée sur les actions des autres utilisateurs à l’intérieur de vos espaces de travail
partagés et contacter vos collègues qui sont actuellement en ligne.
9.2.1
Exigences
D’un point de vue technique, le moniteur d’événements est un applet Java qui est téléchargé à
partir du serveur BSCW et exécuté dans votre navigateur Web via un plug-in Java. Votre navigateur doit prendre en charge ce plug-in, qui est automatiquement installé si nécessaire. En
outre, votre navigateur doit supporter JavaScript, qui doit également être activé.
Le moniteur d’événements nécessite la version 1.5 ou plus du Java Plug-in supportée par les
navigateurs actuels.
Remarque : Étant une composante optionnelle, le moniteur d’événements peut ne pas être disponible sur votre serveur BSCW, si l’administrateur BSCW n’a pas encore activé cette fonctionnalité dans le logiciel serveur. S’il vous plaît contacter votre administrateur BSCW pour
plus d’informations.
176
Notifications
9.2.2
Lancement du moniteur d’événements
Pour lancer le moniteur d’événements
•
sélectionnez Aller à
la barre d’outils.
Moniteur d’événements
ou cliquez simplement sur l’icône
de
Le moniteur d’événements utilise deux fenêtres qui s’ouvrent lorsque vous démarrez l’applet :
le moniteur d’événements en mode console et le moniteur d’événement via un applet. Ces
deux fenêtres sont nécessaires afin que le moniteur d’événements puisse fonctionner correctement. Ne les fermer pas, à moins que vous vouliez fermer le moniteur d’événements. Le mode
console n’affiche que certains messages du système et peut donc être minimiser afin de réduire l’espace occupé à l’écran. Le démarrage du moniteur d’événements peut prendre une ou
deux minutes. Au cours de ce processus, vous pouvez être invité à fournir votre nom d’utilisateur et mot de passe pour votre serveur BSCW.
9.2.3
Utilisation du moniteur d’événements
Le moniteur d’événements affiche des informations sur les utilisateurs en ligne et les événements récents dans votre espace de travail partagé. L’information est affichée sur deux interfaces différentes : l’interface utilisateur et l’interface affichant les événements. Ces interfaces
sont accessibles via l’icône dans leur onglet respectif se trouvant au bas de la fenêtre.
Interface utilisateur
L’interface utilisateur affiche des informations sur les utilisateurs de votre carnet d’adresses
qui sont actuellement en ligne dans BSCW en indiquant : le nom, l’adresse courriel et le numéro de téléphone. Les utilisateurs sont considérés en ligne dans BSCW quand ils ont récemment effectué une interaction avec le serveur BSCW. Les utilisateurs qui utilisent le moniteur
d’événements seront toujours affichés comme étant en ligne.
Figure 23 : Interface utilisateur du moniteur d’événements
Vous pouvez sélectionner un utilisateur de la liste des utilisateurs en ligne et communiquer
avec l’utilisateur en utilisant le menu contextuel (clic droit de la souris). Envoyer un courriel à
l’utilisateur permet d’accéder à la page d’information de l’utilisateur dans BSCW ou de
contacter l’utilisateur via un système de messagerie instantanée.
Notifications
177
Interface d’événements
L’interface d’événements affiche les activités récentes dans vos espaces de travail. Les activités qui y sont rapportées peuvent être vues en termes de portée et structure comme identique à
un rapport quotidien de l’ensemble des activités réalisées de votre espace de travail. Le
principal avantage d’utiliser le moniteur d’événements est de pouvoir recevoir les alertes aux
événements pertinents en temps réel.
Si vous avez besoin d’être averti immédiatement, par exemple, qu’un document particulier a
été édité ou transféré, le moniteur d’événements est l’outil le plus approprié et rentable pour
obtenir cette information le plus vite possible et pour accéder au document.
Remarque : Vous pouvez limiter la portée et le type d’événements répertoriés dans le moniteur d’événements en utilisant les paramètres de configuration d’événements au sein de
BSCW (voir 3.6.4 « S’abonner à des services d’événements » à la page 60).
Figure 24 : Interface d’événement du moniteur d’événements
L’interface d’événements affiche les événements récents de vos espaces de travail partagés et
est continuellement mis à jour. Pour chaque événement, une icône correspondante est affichée
ainsi que des informations sur le type d’événement comme : l’objet affecté, l’utilisateur qui a
créé l’événement et le moment où l’événement s’est produit. Vous pouvez sélectionner un
événement dans l’interface d’événements et utiliser le clic droit de la souris pour ouvrir le
menu contextuel de cet événement, qui vous permet de
•
ouvrir la page d’information de l’utilisateur qui a créé l’événement,
•
ouvrir la page d’information de l’objet affecté,
•
ouvrir directement l’objet affecté (à savoir ouvrir le document dans le cas où l’événement s’est produit sur un document),
•
enlever l’événement de la liste,
•
effacer la liste des événements.
9.3 Suivi d’événements en utilisant les flux RSS
BSCW met en œuvre les flux RSS de tous les événements récents de BSCW qui ont eu lieu
dans un de vos dossiers. En utilisant un tel flux RSS, le navigateur actuel (ou tout autre lecteur
178
Notifications
de flux RSS) peut extraire les flux de données de BSCW concernant les articles RSS des
événements formatés. Les flux d’événements RSS de BSCW sont destinés à fournir des
informations en ligne sur toutes les activités de vos espaces de travail. Ils sont un complément
au rapport d’activité quotidien de votre espace de travail ou un traceur d’événements en ligne.
Plus de détails sur RSS se trouvent dans 6.3 « Flux RSS » à la page 118.
L’utilisation du flux d’événements RSS de BSCW nécessite l’activation de la fonctionnalité
respective pour votre serveur BSCW par l’administrateur système.
9.3.1
Flux d’événements RSS BSCW
BSCW met en œuvre des flux d’événements RSS que les navigateurs modernes ou autres
lecteurs de flux RSS peuvent interroger pour obtenir des articles RSS d’événements formatés.
Les flux de données RSS de BSCW fournissent tous les récents événements BSCW qui ont
fait surface dans un dossier donné (et de ses sous-dossiers).
BSCW n’affichera pas les documents ou autres données via RSS. Un flux de données RSS
BSCW est destiné à fournir des informations en ligne sur ce qui se passe dans l’un de vos
espaces de travail. Il est un complément au rapport d’activité quotidien de votre espace de travail ou du traceur d’événements de votre moniteur d’événements en ligne.
BSCW n’envoie pas tout l’historique des événements via les flux d’événements RSS. L’historique des événements est restreint à un laps de temps limité, par exemple six heures à partir
du moment où vous appelez. La durée exacte de cette période fait partie de la configuration du
serveur BSCW. Votre navigateur ou lecteur de flux RSS garde une trace des événements
BSCW que vous avez déjà lus ou supprimés et sait comment les afficher convenablement.
9.3.2
Utilisation des flux d’événements RSS BSCW
Afin de pouvoir utiliser les flux d’événements RSS de BSCW pour retracer ce qui se passe
dans les espaces de travail BSCW,
•
Le flux d’événements RSS BSCW doit être activé sur votre serveur BSCW. En cas de
doute, demandez à votre administrateur système les détails de configuration.
•
En outre, vous devez activer le service de flux d’événements RSS dans vos options
d’événements personnelles, où vous pouvez également spécifier les types d’événements sur lesquels vous souhaitez être informés via RSS.
Les versions actuelles des navigateurs Web comme Firefox, Opéra, Safari ou Internet Explorer permettent d’importer et de lire directement les flux d’événements RSS BSCW. Sinon,
vous pouvez utiliser l’un des nombreux lecteurs de flux RSS qui peuvent être trouvés sur le
Web.
Lorsque vous utilisez un lecteur de flux RSS pour lire les flux d’événement BSCW, il importe
au serveur BSCW, dépendamment de sa configuration, de vous permettre de vous authentifier
avec votre nom d’utilisateur et mot de passe BSCW ou non. Si votre lecteur de flux préféré ne
prend pas en charge l’authentification, demandez à votre administrateur BSCW de désactiver
l’authentification pour les flux d’événements RSS.
Les adresses des flux d’événements RSS BSCW
Pour trouver les adresses du flux d’événements RSS BSCW sur les événements d’un dossier
donné, vous procédez comme suit :
•
Mettez votre niveau de compétences à Expert via
l’action ne sera pas disponible.
Notifications
Options
Niveau
si nécessaire ; sinon
179
•
Naviguez vers le dossier des événements qui vous intéresse. Si vous êtes intéressé par
un flux RSS sur les tâches entrantes, ouvrez votre liste de tâches.
Figure 25 : Interface de flux d’événements RSS
•
Choisir Aller à
Événements pour alimenter un flux RSS de tous les événements
récents BSCW qui ont eu lieu dans le dossier courant. En conséquence, votre
navigateur affiche des flux de sortie formatés.
•
Le champ URL de votre navigateur Web va maintenant contenir l’adresse du flux
d’événements RSS BSCW concernant les événements du dossier courant. Cette
adresse doit être copiée dans votre lecteur de flux RSS préféré. Voir ci-dessous si vous
ne voulez pas voir le flux dans votre navigateur.
Ajouter un flux d’événements BSCW à un lecteur de flux RSS
•
Lancez votre lecteur de flux RSS préféré, ajouter un nouveau flux RSS (parfois appelé
« chaîne de nouvelles ») et saisissez l’adresse d’un flux d’événements RSS BSCW
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/id-dossier?op=rss
dans le champ réservé au nouveau flux ou à la chaine de nouvelles. Si vous ne
connaissez pas l’identifiant ou l’adresse du serveur du dossier des événements qui
vous intéresse, procédez comme ci-dessus et copiez l’URL correcte du champ URL de
votre navigateur.
•
Donner un nom approprié à votre flux d’événements BSCW et dites à votre lecteur de
flux RSS à quelle fréquence il doit interroger le serveur BSCW pour voir s’il y a de
nouveaux événements.
Selon la configuration de votre serveur BSCW, votre lecteur de flux RSS peut vous demander
de vous authentifier lorsqu’il interroge BSCW pour de nouveaux événements. S’il vous plaît
noter que ce ne sont pas tous les lecteurs de flux RSS qui réclament une authentification ; de
tels lecteurs de flux peuvent être uniquement utilisés pour des flux d’événements BSCW si
l’authentification de ces flux est désactivée sur votre serveur BSCW.
Remarque: Tous les lecteurs de flux RSS ne se ressemblent pas et ne fonctionnent pas de la
même façon. Un bon nombre d’entre eux fonctionnent même très mal ou ne fonctionnent pas
180
Notifications
du tout. Ainsi, certains lecteurs de flux peuvent avoir des difficultés à afficher les flux
d’événements RSS BSCW. Vérifiez les dernières mises à jour de temps à autre ou tout
simplement essayez un autre lecteur de flux RSS.
Des « marque-pages dynamiques » dans votre navigateur
Les navigateurs actuels tels que Firefox, Safari, Opera et Internet Explorer peuvent détecter
les flux d’événements RSS BSCW et afficher une icône RSS. Avec Firefox, Safari et Opera
ceci est représenté par une icône RSS à l’extrémité droite du champ d’adresse URL. Dans
Internet Explorer le bouton RSS, situé sur la barre d’outils, passe du gris à orange et joue un
son. Cliquez sur l’icône RSS et suivez les instructions de votre navigateur.
Avec Firefox, un « marque-page dynamique » pour un flux d’événements BSCW RSS sera
créé. Opéra ouvrira directement des flux d’événements RSS BSCW dans un onglet séparé.
Vérifiez avec l’aide en ligne de votre navigateur pour plus de détails.
Notifications
181
10 Agendas, Fixation de Rendez-Vous et Sondages
10.1 Agendas
Votre agenda personnel BSCW est un objet personnel comme votre presse-papiers, votre
corbeille ou votre carnet d’adresses.
•
Cliquez
sur la barre d’accès rapide ou
•
Sélectionnez
sonnel.
Aller à
Agenda
dans la barre de menu pour accéder à votre agenda per-
Figure 26 : Vue du mois dans un agenda de groupe
Agendas, Fixation de Rendez-Vous et Sondages
183
En plus de votre agenda personnel, qui est destiné à la gestion de vos rendez-vous personnels,
il y a aussi des agendas de groupe destinés à la coordination des travaux dans un espace de
travail spécifique par les membres de cet espace de travail.
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Agenda de groupe dans la barre de menu d’un espace
de travail pour créer un agenda de groupe pour cet espace de travail. Entrez le nom et
les balises optionnels et la description du nouvel agenda de groupe. Appuyez sur [OK]
pour créer le nouvel agenda de groupe.
•
Pour des raisons évidentes, un seul agenda de groupe par espace de travail peut être
créé.
•
Le nom, les balises et la description de l’agenda de groupe peuvent être modifiés en
utilisant
Modifier Propriétés du menu actions de l’agenda de groupe.
Ce qui est dit sur la manipulation des agendas dans les sections suivantes concerne les agendas personnels ainsi que les agendas de groupe.
10.1.1 Créer un rendez-vous
Vous pouvez entrer des rendez-vous dans un agenda BSCW pour organiser différents types
d’événements (dates privées, réunions de groupe, conférences téléphoniques). Un rendez-vous
est décrit par au moins une date et un nom. Si le rendez-vous concerne un groupe de personnes, vous pouvez spécifier ses participants. Sur demande, les participants sont automatiquement invités, et leur statut individuel (accepté, refusé) est géré avec l’état du rendez-vous
de lui-même. Outre le nom, la date et les éventuels participants, vous pouvez fournir des
informations supplémentaires sur le rendez-vous comme la catégorie, la description ou le lieu.
•
Pour créer un nouveau rendez-vous dans un agenda, sélectionnez
Fichier
Nouveau
dans la barre de menu, cliquez sur l’icône
dans la barre d’outils ou
cliquez dans les entrées du jour correspondant à une semaine ou à un mois.
Rendez-vous
•
Le formulaire « Ajouter un rendez-vous » a cinq sections où l’on peut rentrer différentes sortes d’information concernant le nouveau rendez-vous.
•
Rendez-vous : Entrez le nom, les balises optionnels et la description. En outre, vous
pouvez spécifier :
•
184
•
Catégorie, Priorité : Sélectionnez une catégorie et la priorité du rendez-vous. Des
rendez-vous de différentes catégories peuvent être affichés dans des couleurs différentes (voir 10.1.6 « Les options » à lapage 189).
•
Date/Heure : Entrez la date et l’heure du rendez-vous. Si vous voulez, vous
pouvez également spécifier la fin du rendez-vous et le fuseau horaire.
•
Emplacement : Entrez le lieu physique du rendez-vous (le cas échéant).
•
Statut : indique l’état d’un rendez-vous (tentative, confirmé, annulé). Choisissez
« confirmé » si le rendez-vous aura lieu indépendamment du fait que les
participants individuels déclinent l’invitation. Le statut par défaut « automatique »
signifie que l’état est d’abord fixé à « tentative », puis automatiquement modifié
lorsque tous les participants confirment ou déclinent.
Participants : Les personnes qui participent au rendez-vous peuvent être choisis
comme vous choisissez des utilisateurs lors de l’invitation de nouveaux membres à un
espace de travail : vous pouvez choisir à partir de votre carnet d’adresses, entrer directement les noms des utilisateurs ou effectuer une recherche pour trouver les utilisaAgendas, Fixation de Rendez-Vous et Sondages
teurs. Cochez la case correspondante si vous voulez envoyer un message courriel aux
invités. Quand vous invitez des personnes à un rendez-vous d’un agenda de groupe,
vous pouvez également inviter des personnes qui ne sont pas membres de l’espace de
travail de l’agenda de groupe. Si vous prévoyez d’assister à un rendez-vous que vous
êtes sur le point de créer, n’oubliez pas de vous inviter : vous n’êtes pas un participant
par défaut !
•
Récurrence : Ici vous pouvez spécifier une série de récurrences du rendez-vous que
vous vous apprêtez à créer. Cela se fait via des règles de types variés (par exemple
hebdomadaire, hebdomadaire utilisant certains jours de la semaine ou mensuel utilisant certains jours du mois) qui peuvent être sélectionnées à partir de la liste déroulante « Ajouter une règle ». En cliquant sur [Ajouter une récurrence] vous obtenez un
champ de règle que vous remplissez en se basant sur vos besoins. De la même manière
vous pouvez ajouter d’autres règles qui génèrent d’autres récurrences de votre rendezvous. Si vous voulez exclure certaines dates des récurrences d’un rendez-vous, vous
devez générer des exceptions : choisissez une règle, cliquez sur [Ajouter une exception] et préciser les détails dans le champ d’exception.
•
Rappels : Ici, vous pouvez spécifier un message de courriel de rappel qui doit être
envoyé à vous-même, les participants au rendez-vous ou les membres de votre espace
de travail. Sélectionnez les personnes à qui le courriel de rappel doit être envoyé à
partir de la liste « Ajouter un rappel ». En cliquant sur [Ajouter], vous obtenez un
champ de rappel que vous remplissez avec les détails concernant le rappel (quand, à
quelle fréquence, à qui). Vous pouvez également joindre une note personnelle au
message de rappel qui sera généré automatiquement. Vous pouvez spécifier plusieurs
rappels qui doivent être envoyés à des moments différents à un nombre différent de
personnes en appuyant sur [Ajouter] à plusieurs reprises.
•
Confirmer avec [OK] pour créer le rendez-vous selon les informations dont vous
disposez dans le cahier des charges jusqu’à date. Toutes les propriétés du rendez-vous
peuvent également être spécifiées et modifiées par la suite.
10.1.2 Modifier un rendez-vous
Vous pouvez modifier toutes les propriétés d’un rendez-vous si vous en êtes le créateur ou le
gestionnaire :
•
Sélectionnez
Modifier Propriétés pour modifier le rendez-vous. Le formulaire a les
mêmes sections que celui utilisé pour créer un rendez-vous.
•
Dans la section « Participants », BSCW vous aidera à informer les participants de ces
modifications par courriel. En outre, vous pouvez leur laisser le choix de confirmer à
nouveau ou de refuser leur participation.
Lorsque vous modifiez la date et/ou l’heure d’un rendez-vous avec participants, vous devez
mettre le statut à « tentative » car il sera à nouveau décidé qui participera ou non au rendezvous.
Lorsque vous modifiez les propriétés d’un rendez-vous qui appartient à une série de rendezvous récurrents, les modifications ne concernent que le rendez-vous sélectionné, les autres
rendez-vous de la série restent inchangés.
Si vous souhaitez modifier les attributs de toute une série de rendez-vous (y compris les règles
de réapparition), vous procédez comme suit :
185
•
Sélectionnez
Modifier
arbitraire d’une série.
•
Modifiez n’importe quelle propriété et confirmez en cliquant sur [OK]. Notez que vos
modifications concernent tous les rendez-vous de la série, sauf si une propriété a été
modifiée séparément pour un autre rendez-vous. En outre, les modifications de date de
rendez-vous ne concernent que le premier rendez-vous de la série, les modifications de
temps concernent tous les rendez-vous de la série à l’exception des rendez-vous qui
ont été générés par les règles de récurrence ou de type « À une date unique ».
Propriétés de la série
dans le menu actions d’un rendez-vous
10.1.3 Effacer un rendez-vous
Pour supprimer un rendez-vous à partir de la vue jour, semaine ou mois dans un agenda,
•
sélectionnez
Supprimer
dans le menu actions du rendez-vous donné.
Dans les autres vues de l’agenda (trimestre, année) vous ne pouvez pas supprimer les rendezvous.
Un rendez-vous que vous avez supprimé d’un agenda est transféré à la corbeille. Lorsque
vous supprimez un rendez-vous de votre agenda personnel, il peut toujours être consulté par
les autres participants. Lorsque vous supprimez un rendez-vous d’un agenda de groupe, les
autres membres de l’espace de travail y perdent accès, mais les participants au rendez-vous y
auront toujours accès à partir de leurs agendas personnels. Un rendez-vous que vous avez supprimé par mégarde peut être restauré à partir de la corbeille en utilisant
Remettre .
Quand vous supprimez un rendez-vous de votre corbeille, les mêmes règles que pour les
autres objets s’appliquent (voir aussi 4.2.5 « Propriété et transfert de propriété » à la page 96).
Si vous effacez, par exemple, un rendez-vous dont vous êtes le seul propriétaire dans un agenda de groupe, et que ce rendez-vous est aussi présent dans votre agenda personnel, ce rendezvous sera toujours accessible dans votre agenda personnel et (également pour les participants),
de plus, vous restez propriétaire. Vous auriez dans ce cas, effacé seulement l’entrée du
rendez-vous dans l’agenda de groupe. Cependant, si le rendez-vous n’existait pas dans votre
agenda personnel, en l’effaçant, il aurait disparu pour de bon.
10.1.4 Utilisation des différentes interfaces
Un agenda peut être consulté dans différents formats. La plupart des formats d’affichage sont
choisis dans le menu Afficher . Comme alternative, les rendez-vous d’un agenda peuvent
également être consultés et disposés suivant un agenda chronologique (voir ci-dessous).
•
Cliquer sur le menu
Afficher
et choisissez le mode approprié à vos besoins.
•
Jour affiche tous les rendez-vous d’une journée spécifique.
•
Semaine affiche toute la semaine.
•
Mois affiche tout le mois.
•
Trimestre affiche l’ensemble des trimestres de l’année.
•
Année affiche toute l’année.
•
Contenu affiche une liste de tous les rendez-vous de l’agenda.
Dans l’interface « Contenu », vous pouvez gérer les rendez-vous comme vous le faites dans
les dossiers normaux, par exemple les trier par catégorie ou par statut. Dans les autres vues,
vous pouvez naviguer en utilisant les flèches ou .
186
Vous pouvez mettre en évidence les fins de semaine, dans les vues de l’agenda en activant
l’option Afficher Mettre en surbrillance les week-ends . Dans les vues mois et semaine, vous pouvez également supprimer les fins de semaine en activant l’option Afficher Ignorer les weekends ; les jours de fin de semaine seront alors affichés s’ils contiennent des rendez-vous. Utilisez la section « Agenda / Liste des tâches » dans le formulaire via Options Préférences pour
spécifier quels jours de la semaine sont à considérer comme week-end pour vous. Ici, vous
pouvez également spécifier vos préférences personnelles pour le premier jour de la semaine et
l’échelle de temps dans les vues Jour et Semaine.
Par défaut, la durée d’un rendez-vous est indiquée dans l’interface jour et semaine d’un agenda. Vous pouvez avoir seulement le début d’un rendez-vous affiché en désactivant l’option
Afficher Afficher la durée .
En activant l’option Afficher Réduire les colonnes , les jours de la semaine ne contenant pas de
rendez-vous auront moins de place dans les vues semaine et mois d’un agenda, par
conséquent, il y aura plus de place pour l’affichage des rendez-vous pour les autres jours de la
semaine.
L’activation de l’option Afficher Catégories en couleur dans les vues jour, semaine et mois
vous permet de distinguer les différentes catégories de rendez-vous avec la couleur de police
du nom du rendez-vous. Cette option est sans effet quand l’affichage des icônes de catégorie
est activé via Afficher Entrées.
Dans les vues année et trimestre la couleur de fond des nouveaux rendez-vous est jaune et
celle des rendez-vous modifiés est orange. En utilisant l’option Afficher Modifications en
couleur vous pouvez activer le même présentation dans les vues jour, semaine et mois – mais
seulement quand l’affichage des icônes d’événements est désactivé via Afficher Entrées.
Vous pouvez contrôler quel genre d’information détaillée concernant les rendez-vous est
affichée dans les différentes vues de l’agenda en activant ou désactivant les options via
Afficher Entrées . Parce qu’il y a plus de place, la vue jour offre plus d’options que, par
exemple, les vues mois ou année. Une fois que vous avez activé l’option Case à cocher dans
les vues jour, semaine ou mois, vous pouvez utiliser la barre d’outils pour décider des opérations à prendre en compte sur plusieurs rendez-vous à la fois.
En utilisant Afficher Filtre , vous pouvez limiter l’affichage des rendez-vous dans l’agenda à
ceux qui ont un statut bien précis en sélectionnant l’option de filtre correspondante. Lorsque
l’option de filtre « Invité » est activée, par exemple, seulement les rendez-vous pour lesquels
vous avez été invité comme participant seront affichés.
Vous pouvez activer ou désactiver plusieurs options d’affichage à la fois en sélectionnant
Afficher Personnaliser .
Portée d’un agenda avec les options d’affichage
Comme avec les dossiers, vous avez le choix d’avoir les options d’affichage définies et
stockées séparément pour chaque agenda (agenda personnel et agenda de groupe) ou d’avoir
les options d’affichage d’un agenda appliqué à tous les autres agendas. Cette option est définie dans vos préférences personnelles :
•
Cliquez sur Options Préférences dans la barre de menu supérieur et allez à la section
« Présentation » du formulaire.
•
Cochez l’option Stocker les options d’affichage de chaque dossier si chaque option
d’affichage de l’agenda doit être traité séparément ; dans le cas contraire, l’ensemble
des options d’affichage pour un agenda est le même pour tous les autres agendas.
187
Si l’option Stocker est active, vous pouvez encore transférer les options d’affichage aux autres
dossiers ou conteneurs.
•
Choisissez Afficher Appliquer à tous les similaires pour appliquer les options d’affichage
de l’agenda courant à tous les autres agendas.
Quand vous avez modifié les options d’affichage du dossier courant, vous pouvez toujours
revenir aux options d’affichage transférées au dossier courant via Appliquer à tous les similaires
en
•
choisissant
Afficher
Réinitialiser .
Si l’option Stocker est inactive, les options d’affichage définies pour un agenda sont aussi
valables pour tous les autres agendas. Vous pouvez exclure certains agendas en prenant en
charge les options d’affichage en
•
cochant Afficher Individuel pour un agenda. Vous pouvez alors définir les options
d’affichage pour cet agenda différemment des options d’affichage définies pour les
autres agendas. Les options d’affichage pour les agendas séparés sont protégées de
toute substitution par les configurations des autres agendas.
Quand l’option Individuel d’un dossier ou d’un conteneur est désactivée, les options d’affichage sont réinitialisées aux options d’affichage des agendas non individualisés.
Si vous voulez appliquer les options d’affichage d’un agenda individualisé aux autres agendas,
•
Choisissez Afficher Appliquer à tous les similaires . Les autres dossiers individuels resteront intacts sur cette action.
Afficher les rendez-vous sur une ligne du temps
Vous pouvez voir les rendez-vous arrangés sur une ligne du temps ou chaque rendez-vous est
placé à la position correspondante à son initialisation. Si la fin du rendez-vous est aussi
définie, l’extension temporelle du rendez-vous est représentée par une barre. L’affichage de la
ligne du temps est projeté dans une fenêtre séparée du navigateur.
•
Sélectionnez Aller à Ligne du temps dans la barre de menu supérieur d’un agenda pour
générer une vue des rendez-vous sur une ligne du temps.
•
D’autres détails sont fournis à la section 12.1.10 « Affichage des tâches et des projets
sur une ligne du temps » à la page 240.
10.1.5 Actions de l’agenda
Le choix
barre de menu d’un agenda propose deux actions supplémentaires
permet l’affichage de l’agenda à la date courante ou à une date que
vous spécifiez. Notez que la spécification de la date dépend des options d’affichage actuelles
de l’agenda : quand vous êtes dans la vue mois, vous pouvez sélectionner un mois spécifique.
Aujourd’hui
Aller à de la
et Date qui
Le menu actions d’un rendez-vous contient les actions que vous pouvez utiliser pour gérer vos
rendez-vous. Les actions suivantes sont des actions spécifiques pour les rendez-vous.
•
188
Envoyer à iCal exporte les données des rendez-vous dans un format compréhensible par d’autres types d’agenda, par exemple, Outlook et StarOffice. Un fichier approprié est envoyé à votre navigateur Web pour l’importation de vos rendez-vous par
ce type d’agenda retenu. Vous pouvez également exporter tous les rendez-vous d’un
agenda en utilisant Fichier Envoyer à iCal dans la barre de menu.
•
Les données d’un rendez-vous dans le format iCalendar (MIME type text/calendar,
extension de fichier Windows *.ics) peuvent également être importés à un agenda
BSCW en utilisant Fichier Importer (iCalendar) dans la barre de menu. Alternativement, vous pouvez télécharger un ou plusieurs fichiers .ics via glisser-déposer en utilisant le téléchargeur glisser-déposer.
•
Si vous travaillez en mode local sur une plate-forme Windows, vous pouvez synchroniser tous les rendez-vous d’un agenda BSCW avec un agenda Outlook en utilisant
Fichier
Synchroniser dans la barre de menu (voir 13.8 « Synchronisation avec
Outlook » à la page 258 pour plus de détails).
•
Confirmer confirme votre participation au rendez-vous (action disponible lorsque
vous êtes invité en tant que participant et que vous n’avez pas encore confirmé).
•
décline votre participation à un rendez-vous (action disponible lorsque
vous êtes invité en tant que participant et que vous n’avez pas encore décliné).
•
•
•
Décliner
Modifier
vous.
Propriétés
vous permet de modifier les propriétés diverses d’un rendez-
vous permet de joindre un document, une URL ou une note à un rendezvous. Les pièces jointes sont indiquées dans la journée et le mois par une icône
si
l’option a été activée via Afficher Entrées Pièces jointes. Cliquez sur cette icône pour
accéder au dossier des pièces jointes. Les pièces jointes de documents et d’URL sont
traitées comme des pièces jointes aux notes. Les pièces jointes aux notes sont ajoutées
au dossier des pièces jointes comme des notes autonomes.
Joindre
Lien
vers l’agenda
agenda personnel.
ajoute un lien au rendez-vous d’un agenda de groupe à votre
Le reste des actions dans le menu actions du rendez-vous consiste en des actions génériques
montrant le même comportement pour les rendez-vous comme ils le font pour d’autres objets.
10.1.6 Les options de l’agenda
Dans la section « Agenda / Liste des tâches » de Options Préférences , vous pouvez ajuster les
paramètres de l’agenda par rapport à l’arrangement dans vos agendas, le transfert et la suppression automatiques des rendez-vous. Vous pouvez spécifier :
•
le premier jour de la semaine,
•
les jours comptés comme vos jours de travail et
•
l’échelle de temps des rendez-vous dans les vues jour semaine.
En outre, vous pouvez spécifier, si :
•
les rendez-vous que vous même créez dans un agenda de groupe sont automatiquement
inscrits dans votre agenda personnel (même si vous ne participez pas !) et si
•
les rendez-vous où vous ne participez plus sont automatiquement supprimés de votre
agenda personnel.
En utilisant Options Cet agenda dans le menu supérieur d’un agenda de groupe vous pouvez
spécifier, si les rendez-vous auxquels vous êtes invités dans cet agenda sont automatiquement
insérés dans votre agenda personnel.
189
10.2 Fixations de rendez-vous
Une fixation de rendez-vous aide à trouver la meilleure date pour un rendez-vous de groupe.
L’organisateur d’un tel rendez-vous de groupe crée une fixation de rendez-vous en spécifiant
les dates et les participants probables. Les participants peuvent être ou non des utilisateurs de
BSCW. Les participants sont avisés par courriel et peuvent ensuite voter sur les dates proposées aussi longtemps que la période de vote n’a pas expiré. D’autres participants peuvent être
proposés pour le rendez-vous. L’organisateur peut déterminer la date définitive retenue pour
le rendez-vous, en se basant sur le résultat du vote. Tous les participants sont informés de la
date définitive, qui peut ensuite être transféré à un agenda BSCW ou exportés vers d’autres
systèmes d’agenda.
Figure 27 : Fixation de rendez-vous
10.2.1 Création et modification d’une fixation de rendez-vous
La création d’une nouvelle fixation de rendez-vous se fait comme suit :
190
•
Sélectionnez
supérieur.
•
Dans l’onglet « Général » du formulaire « Nouvelle fixation de rendez-vous » qui vous
est affiché, vous spécifiez les informations suivantes concernant le rendez-vous.
Fichier
Nouveau
Fixation de rendez-vous
dans la barre de menu
•
Le nom, le titre, les balises (optionnelles), et la description (optionnelle). Le titre
est affiché en haut dans le formulaire. S’il n’existe pas de titre, le nom est pris
comme titre.
•
Dates proposées : Sélectionnez les dates de rendez-vous. Utilisez les menus déroulants ou cliquez sur l’icône de l’agenda pour afficher l’outil calendrier. Les
champs date/heure peuvent être laissés vides. Vous pouvez ajouter une remarque à
vos dates, par exemple sur le lieu où la durée du rendez-vous proposé, qui seront
également envoyés aux participants. Utilisez le bouton [Ajouter une date] pour
ajouter d’autres dates si trois ne suffisent pas.
Remarque : Dès que quelqu’un a voté pour un rendez-vous qui a été programmé, vous
ne pouvez plus changer la date, sauf si vous réinitialisez la fixation de rendez-vous.
Avec la réinitialisation, cependant, tous les votes des participants à ce jour seront perdus.
•
•
Détails de participation et notification : Entrez la fin de la période de vote (le vote
sur l’heure des rendez-vous commence immédiatement après que le rendez-vous
ait été créé). Indiquez si vous voulez et quand vous voulez être rappelé de la fin du
vote et également si vous voulez être notifié par rapport à chaque vote. Vous pouvez en outre permettre aux participants d’ajouter ou de proposer d’autres participants, qui doivent ensuite être confirmés par l’organisateur ou non. Les options
disponibles et les paramètres par défaut dépendent de la configuration de votre serveur BSCW.
Précisez si les participants sont autorisés à voter sur une date avec « Peut-être »
(en plus du simple oui-non réponse).
Dans la section « Participants » vous spécifiez les participants au rendez-vous et les
détails de leur notification.
•
Participants : sélectionnez les participants du rendez-vous (comme vous devez sélectionner les membres d’un espace de travail). Vous pouvez entrer les adresses
courriels des personnes qui ne sont pas enregistrées à votre serveur BSCW ; dans
le cas d’une fixation de rendez-vous, ces personnes peuvent prendre part sans être
inscrits en tant qu’utilisateurs BSCW. Lorsque vous créez un des rendez-vous dans
un espace de travail partagé, les membres de l’espace de travail sont présélectionnés en tant que participants par défaut.
•
Langage de courriel : Choisissez la langue du courriel d’invitation.
•
Commentaire à inclure dans l’invitation par courriel automatique : Entrez une
note optionnelle devant être ajoutée au courriel d’invitation généré automatiquement et qui doit être envoyé à tous les participants.
•
Appuyez sur [OK] pour générer un aperçu du formulaire de vote. Si vous êtes satisfait, appuyez à nouveau sur [OK] pour commencer la programmation du rendez-vous.
Si non, cliquez sur [Modifier la fixation du rendez-vous] pour modifier les détails.
•
Si vous êtes vous-même un participant, il vous sera demandé de voter par rapport aux
dates proposées, ce qui est expliqué ci-dessous. En tant qu’organisateur, vous pouvez
également modifier la liste des participants en cliquant sur [Modifier les participants].
La fixation de rendez-vous une fois créée, tous les participants sont invités par courriel à voter
sur les dates proposées. Dans le courriel d’invitation qu’ils reçoivent, un lien personnalisé leur
permettra d’accéder à la fixation de rendez-vous pour voter même s’ils ne sont pas un membre
du dossier contenant la fixation de rendez-vous, ou même s’ils ne sont pas un utilisateur enregistré sur le serveur BSCW.
Vous, en tant qu’organisateur, pouvez modifier la plupart des détails de la fixation de rendezvous. Une fois qu’un participant a voté, vous ne pouvez plus changer les dates et le mode de
vote (oui-non ou oui-non-peut-être), sauf si vous réinitialisez la fixation du rendez-vous.
•
Sélectionnez
Modifier Propriétés dans le menu actions de la fixation de rendez-vous
et modifiez le nom, la description, la période de vote, les détails de notification, ou les
191
participants. Entrez les notes optionnelles à faire figurer dans les courriels de notification pour les participants.
•
Appuyez sur [OK] pour valider les modifications. Tous les participants seront informés des changements. Les nouveaux participants seront invités à voter et les participants que vous avez supprimés de la liste seront informés.
Si un participant suggère de nouveaux participants et que ceci doit être confirmé par vous,
vous allez recevoir un courriel contenant un lien qui vous emmène directement au formulaire
d’invitation des nouveaux (et éventuellement d’autres) participants.
•
Le formulaire « Participants » affiche les participants présents et permet également
d’ajouter de nouveaux participants et de supprimer des participants existants.
•
Ajouter des notes optionnelles à être incluses dans l’invitation de nouveaux participants et aux courriels des participants qui ont été supprimés. Cliquez sur [OK] lorsque
vous aurez terminé.
Vous pouvez, en tant qu’organisateur, envoyer un courriel aux participants d’une fixation de
rendez-vous.
•
Sélectionnez
Envoyer à Participants dans le menu actions de la fixation de rendezvous, entrez votre message et appuyez sur [OK]. Vous pouvez envoyer le message à
tous les participants, à tous ceux qui ont déjà voté ou non. Vous pouvez aussi sélectionnez les participants devant recevoir votre message.
Notez que non seulement l’organisateur, c’est-à-dire le créateur d’un rendez-vous, mais aussi
le gestionnaire d’un espace de travail contenant le rendez-vous peut changer le rendez-vous
ou envoyer des messages aux participants.
Les périodes de vote d’une fixation de rendez-vous peuvent également être consultées, visualisées et disposées sur une ligne du temps.
•
Sélectionnez Aller à Ligne du temps dans le menu supérieur d’un dossier pour générer
un affichage chronologique de toutes les fixations de rendez-vous contenus dans le
dossier.
•
Des détails supplémentaires sont donnés dans la section 12.1.10 « Affichage des
tâches et des projets sur une ligne du temps » à la page 240.
10.2.2 Votes aux dates proposées
Après que la création d’une fixation de rendez-vous soit réussie, tous les participants sont avisés par courriel et sont invités à voter sur les dates proposées. Ce message comprend un lien
personnalisé qui vous permet d’accéder à la programmation du rendez-vous pour voter, changer un vote ou visualiser les résultats du vote jusqu’à date. Il ne faut pas transmettre ce lien à
d’autres personnes (qui pourraient l’utiliser uniquement pour participer à votre nom), mais
plutôt il faut utiliser le second lien dans le courriel (si présent) pour proposer d’autres personnes à participer au rendez-vous. Si vous êtes un membre de l’espace de travail contenant la
fixation de rendez-vous, vous pouvez simplement ouvrir la fixation de rendez-vous pour voter.
Vous votez sur une fixation de rendez-vous comme suit :
•
192
En cliquant sur le lien « À la fixation de rendez-vous » dans le courriel d’invitation ou
en sélectionnant
Ouvrir dans le menu actions de la fixation de rendez-vous (ce
dernier uniquement si vous êtes un membre de l’espace de travail contenant l’objet de
la fixation du rendez-vous).
•
Le formulaire « Fixation de rendez-vous » présente les votes sous forme de tableau :
les dates proposées occupent les colonnes, les participants et leurs votes sont affichés
sur les lignes. On vote sur les dates proposées en sélectionnant les boutons radios appropriés et en cliquant sur [Voter]. Si vous avez déjà voté et que vous voulez changer
votre avis, cliquez sur l’icône d’édition
à côté de votre nom.
•
Les commentaires optionnels et le niveau d’acceptation reçue pour une date jusque-là
sont affichés sous forme d’infobulles de l’icône .
•
La ligne de « État actuel » indique l’état cumulé des dates proposées pour le rendezvous :
o Vert : Tous les participants ont voté par « Oui ».
o Orange : Aucun participant n’a voté « Non », au moins un participant a voté avec
« Peut-être ».
o Rouge : Au moins un participant a voté « Non ».
Votre vote sera immédiatement effectif dans l’état actuel de la date : si vous votez par
« Non », par exemple le statut courant passera à rouge.
•
Vous pouvez également proposer d’autres participants en cliquant sur le bouton correspondant, si ce cas est prévu pour cette fixation de rendez-vous (voir section suivante).
•
Cliquez sur [Retour] pour revenir à la liste des dossiers.
Vous pouvez changer votre vote ou visualiser les autres votes en utilisant le même lien dans le
courriel d’invitation, il ne faut pas supprimer ce courriel. Le vote sur la fixation de rendezvous est ouvert aussi longtemps que la période de vote n’a pas expirée ou que l’organisateur
n’a pas fermé le vote plus tôt (au sujet duquel vous serez averti par courriel).
Si vous votez sur un des rendez-vous en tant qu’organisateur, l’état actuel de la fixation de
rendez-vous est indiqué dans la ligne indiquant la « Date définitive » et on vous offre de fixer
la date définitive en choisissant une des dates (voir ci-dessous). Vous pouvez modifier aussi la
liste des participants en cliquant sur [Modifier les participants] comme expliqué ci-dessus.
10.2.3 Proposer d’autres participants à un rendez-vous
L’organisateur d’une fixation de rendez-vous peut permettre aux participants de proposer
d’autres participants. Si tel est le cas, le courriel d’invitation à un rendez-vous contient également un lien pour proposer à d’autres personnes d’y participer, par exemple, au cas où vous
ne voulez pas vous-même y participer.
Vous proposez d’autres personnes pour participer au rendez-vous
•
en cliquant sur le lien « Proposer des participants » du courriel d’invitation ou en ouvrant le rendez-vous et cliquez sur le bouton [Proposer des participants] dans le formulaire de fixation de rendez-vous. Si vous êtes un membre de l’espace de travail qui
contient la fixation de rendez-vous, vous pouvez aussi proposer de nouveaux participants en sélectionnant
Proposer des participants dans le menu actions de la fixation
de rendez-vous.
•
Dans le formulaire « Proposer des participants » vous pouvez sélectionner d’autres
participants pour le rendez-vous (comme vous auriez sélectionné les membres d’un
espace de travail). Vous pouvez également entrer des adresses courriels des personnes
qui ne sont pas des utilisateurs enregistrés sur votre serveur BSCW ; dans le cas de la
193
fixation de rendez-vous, ces personnes peuvent prendre part sans être inscrits en tant
qu’utilisateurs BSCW.
•
Cliquez sur [OK] pour avoir, soit les nouveaux participants invités directement, soit
informer l’organisateur au sujet de votre proposition et il décidera ensuite d’inviter ou
non les personnes que vous avez proposées.
Selon la configuration de votre serveur BSCW et la spécification de l’organisateur du rendezvous, les nouveaux participants que vous proposez, sont soit directement invités ou doivent
être confirmés par l’organisateur. Dans le dernier cas, l’organisateur recevra un courriel à
cette fin. L’organisateur peut également :
•
sélectionnez
vous.
•
Dans le formulaire « Inviter des participants proposés ou nouveaux », les personnes
proposées pour la participation sont déjà entrées sous la rubrique « Personnes proposées ».
•
Appuyez sur [OK] pour confirmer votre participation. À ce stade, vous pouvez également ajouter d’autres participants.
Réviser les propositions
dans le menu actions de la fixation de rendez-
10.2.4 Fixation de la date définitive
Les organisateurs d’une fixation de rendez-vous peuvent se renseigner sur l’état actuel des
votes en ouvrant la fixation de rendez-vous (soit en cliquant sur l’entrée de rendez-vous dans
le listage des dossiers ou en sélectionnant
Ouvrir dans le menu actions de la fixation de
rendez-vous). Les organisateurs peuvent également envoyer des rappels par courriel quand la
fin des votes approche. Un tel rappel par courriel contient également un lien menant vers la
fixation de rendez-vous.
La ligne « Date définitive » dans la fixation de rendez-vous affiche le statut accumulé des
dates proposées pour le rendez-vous :
o Vert : Tous les participants ont voté par « Oui ».
o Orange: Aucun participant n’a voté « Non », au moins un participant a voté « Peutêtre ».
o Rouge : Au moins un participant a voté « Non ».
En tant qu’organisateur, vous avez deux boutons supplémentaires sur cette ligne. Ces boutons
permettent de fixer une date définitive pour le rendez-vous ou pour la fermeture du vote sans
fixer une date par exemple, parce qu’il est évident qu’aucune date ne convient à tous les
participants.
194
•
Sélectionnez une date de la ligne « Date définitive » en appuyant sur le bouton radio
correspondant et cliquez sur [Fixer] pour fixer la date définitive qui correspond également à celle de la fermeture des votes pour le rendez-vous.
•
Dans le formulaire « Clôturer la fixation de rendez-vous » vous pouvez ajouter une
note au courriel automatisé annonçant la date définitive aux participants. Vous pouvez
également transférer la date définitive à votre agenda personnel ou à l’agenda de
groupe de l’espace de travail qui contient le rendez-vous (si un tel agenda de groupe
existe).
•
Cliquez sur [Clôturer sans date] pour clôturer la fixation de rendez-vous pour le vote
sans fixer une date du rendez-vous. Dans le formulaire « Clôturer la fixation de
rendez-vous », vous pouvez encore ajouter une note au courriel automatisé annonçant
la clôture de la fixation de rendez-vous à tous les participants.
Tous les participants seront avisés par courriel au sujet de la date définitive du rendez-vous ou
de la clôture de la fixation de rendez-vous. Si une date définitive a été fixée, ce courriel contient un lien qui permet aux participants d’importer la date définitive au format iCal dans leur
BSCW ou d’autres agendas.
Notez que non seulement l’organisateur c.-à-d. le créateur d’un rendez-vous, mais aussi le
gestionnaire d’un espace de travail, qui contient le rendez-vous peut fixer une date définitive
du rendez-vous.
10.2.5 Réinitialisation d’une fixation de rendez-vous
Lorsque vous souhaitez modifier les dates ou le système de vote (oui-non ou oui-non-peutêtre) d’une fixation de rendez-vous, après qu’il ait été voté, vous devez réinitialiser à cet effet
la fixation de rendez-vous. La réinitialisation, cependant, ne garde aucune trace de votes liés
à un rendez-vous.
•
Choisissez
Réinitialiser dans le menu actions de la fixation de rendez-vous, puis
appuyez sur [OK] pour confirmer le message d’alerte.
La prise du rendez-vous est maintenant « en préparation ».
•
Sélectionnez
Modifier Propriétés dans le menu actions de la fixation de rendez-vous
pour le modifier à tous égards.
Une modification de la fixation de rendez-vous ne signifie pas automatiquement sa mise en
application.
•
Cliquez sur l’entrée de la fixation de rendez-vous ou sélectionnez
menu actions.
•
Cliquez sur [OK] pour lancer immédiatement la fixation de rendez-vous à nouveau.
Ouvrir
dans le
10.3 Sondages et votes
Les sondages et les votes sont composés d’une liste de questions, chacune proposant une liste
de réponses. Un sondage est ouvert au vote soit pour le groupe des membres de l’espace de
travail dans lequel il a été créé ou pour le public en général. Un vote est orienté à certains utilisateurs ou personnes identifiés par leur adresse courriel. Répondre aux questions d’un sondage ou d’un vote est seulement possible dans le délai prévu à cette fin. Une différence fondamentale entre sondages et votes est que les sondages sont sujets à des réponses anonymes tandis que les votes sont sujets à des réponses personnalisées. Dans le cas du vote, tous les participants peuvent voir qui a voté pour qui.
Les résultats d’un sondage peuvent être affichés dans un formulaire agrégé. Les résultats d’un
vote sont aussi visibles en détail. Tous les résultats peuvent être exportés pour un traitement
ultérieur, aussi que les résultats d’un sondage avec des réponses individuelles anonymes.
195
Figure 28 : Questionnaire relatif à un sondage
Travailler avec les sondages et les votes sont seulement possibles si la fonctionnalité a été activée par l’administrateur de votre serveur BSCW.
10.3.1 Création de sondages
Pour créer un nouveau sondage dans un dossier courant, vous procédez comme suit.
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Sondage dans la barre de menu. Le formulaire « Ajouter un sondage » comporte trois sections où vous spécifiez le nouveau sondage.
•
Dans la section « Général » vous entrez le nom, le titre, les balises (optionnelles) et la
description (optionnelle) du nouveau sondage. Le titre est utilisé quand on affiche le
sondage au participant, par défaut le nom du sondage est pris pour titre.
La participation au sondage n’est possible que durant la période « Début » à « Fin ».
S’il vous plait veuillez noter qu’en cochant les cases « immédiatement » et ou « toujours » vous écraserez les dates que vous avez entrées.
À la sous-section Accès, vous spécifiez si le sondage doit être un sondage public et où,
et quand les résultats du sondage seront accessibles aux participants.
Les sondages publics ne sont pas destinés uniquement aux membres de l’espace de
travail contenant le sondage, mais au public en général. Cochez cette option si le sondage doit être accessible de façon anonyme. Notez que les votants anonymes doivent
utiliser le lien public suivant :
http://votre-serveur-bscw/pub/bscw.cgi/poll-id
où poll-id est l’identifiant du sondage qui se trouve dans le dernier numéro de l’URL
affiché dans la barre d’adresse de votre navigateur quand vous ouvrez le sondage.
Plusieurs options orientent la présentation de votre sondage :
196
•
Vous pouvez avoir les questions numérotées en commençant par le numéro 1.
•
Vous pouvez spécifiez un lien (URL) d’une feuille de style pour remplacer les
styles par défaut du serveur BSCW pour votre sondage. En inventant vos propres
styles, vous pouvez modifier l’apparence de la présentation du sondage, par
exemple les couleurs ou les polices utilisées dans le questionnaire. Vous trouverez
les styles par défaut du serveur BSCW à l’adresse suivante :
http://votre-serveur-bscw/bscw_resources/static/styles/bscw/poll.css
La modification de la feuille de style par défaut nécessite une certaine expérience
avec les feuilles de style.
•
Au lieu de présenter le sondage dans l’interface par défaut du serveur BSCW, vous
pouvez présenter le sondage intégré à une page Web de votre choix, par exemple
ajouter quelques informations générales par rapport à l’objectif du sondage ou des
messages de motivation invitant à participer au sondage.
Vous pouvez spécifier la largeur du questionnaire où sera affiché le sondage dans
la page externe.
Important : La page Web externe doit inclure le point d’insertion pour le sondage
comme le patron #poll#. La page Web externe est uniquement utilisée pour la présentation, pas pour la participation au sondage. Les participants continueront à utiliser
l’objet de sondage BSCW pour participer au sondage ou le lien donné ci-dessus pour
les sondages publics.
•
A la section « Questions » vous pouvez entrer les questions de votre sondage. Sélectionnez un type de question et cliquez sur le bouton [Ajouter]. À présent, vous pouvez
sélectionner à partir des sept types suivants :
o Choix simple – choix de plusieurs réponses parmi lesquelles le votant peut en choisir exactement une.
o Choix multiple – choix de plusieurs réponses parmi lesquelles le votant peut choisir une ou plusieurs réponses à la fois.
o Oui/Non – choix de réponses prédéfinies « Oui » ou « Non ».
o Probable/Incertain/Peu probable – choix de réponses prédéfinies « Probable »,
« Incertain » ou « Peu probable ».
o Évaluation – choix des niveaux prédéfinis sur un certain nombre de sujets prédéfinis avec une plage variable de niveaux possibles.
o Texte – réponse en texte libre.
o Différentes dates – choix de plusieurs dates pour un rendez-vous à partir de huit
dates proposées. Les participants peuvent sélectionner une ou plusieurs dates.
Pour les questions à choix simple et multiple, vous prédéfinissez les réponses, pour les
questions d’évaluation vous prédéfinissez les sujets à être évalués. Entrez une réponse
ou un sujet par ligne dans les champs textes « Réponses » ou « Sujets ». Cochez
« Réponse obligatoire » pour obliger les votants à répondre à votre question. Vous
pouvez utiliser les champs additionnels Autre et Commentaire pour les autres types de
questions afin que les participants puissent répondre aux questions autres que celles où
vos réponses sont prédéfinies et peuvent ajouter des commentaires à leurs réponses.
Pour les questions d’évaluation, vous spécifiez la plage de valeurs de l’évaluation et
leurs étiquettes.
Continuez à entrer les nouvelles questions jusqu’à ce que votre questionnaire soit
complet. Les questions déjà entrées peuvent être supprimées en cliquant sur l’icône
. Vous pouvez modifier l’ordre des questions en le déplaçant de haut en bas en
utilisant les icônes
ou .
197
•
A la section « Attributs » vous pouvez entrer vos propres attribut pour le sondage.
•
Confirmez avec [OK] pour créer le nouveau sondage.
10.3.2 Création de votes
Pour créer un nouveau vote dans l’espace de travail courant, vous procédez comme suit.
•
Sélectionnez Fichier Nouveau Vote dans la barre de menu. Le formulaire « Ajouter
un vote » a quatre sections où vous pouvez spécifier le nouveau vote. Le formulaire est
dans une large mesure très semblable au formulaire de création des nouveaux sondages. La section « Participants » est ajoutée pour les votes et quelques options dans la
section « Général » sont différentes.
•
La section « Général » est structurée de la même façon que la section correspondante
pour la création des sondages avec les différences qui suivent :
•
•
Le début et la fin de la période de vote ont été spécifiés par des dates exactes, on
doit toujours préciser une fin pour la période de vote. L’organisateur d’un vote,
c’est-à-dire son créateur, peut choisir d’avoir un rappel à l’approche de la fin de la
période de vote.
•
Il n’y a pas de vote public. Les participants à un vote sont déterminés à la section
« Participants ».
À la section « Participants » vous entrez les participants du vote. Les membres de l’espace de travail dans lequel vous créez le vote sont présélectionnés comme participants.
Vous pouvez maintenant ajouter d’autres participants en entrant leurs noms d’utilisateurs ou leurs adresses courriels (comme vous invitez des membres à un espace de
travail). Vous pouvez aussi supprimer des participants déjà entrés, les excluant ainsi
du vote.
Notez que les participants à un vote deviennent automatiquement membres de l’espace
de travail les contenant, mais sont invités par courriel et accèdent au vote au moyen de
liens personnalisés. Vous pouvez aussi entrer les adresses courriels des personnes
comme participants qui ne sont pas des utilisateurs enregistrés de votre serveur
BSCW. De telles personnes peuvent participer au vote sans devenir des utilisateurs enregistrés.
Vous pouvez spécifier le langage du courriel d’invitation automatiquement généré et
ajouter un commentaire personnel qui est optionnel.
•
Dans les sections « Questions » et « Attributs » vous pouvez entrer les questions sur
lesquelles votées et les attributs optionnels de la même façon que vous le faites pour
un sondage (voir section précédente).
•
Confirmez avec [OK] pour créer le nouveau vote.
10.3.3 Modification des sondages et des votes
Après avoir créé un sondage ou un vote, vous pouvez modifier toutes vos spécifications –
avec deux exceptions :
o Les questions peuvent seulement être modifiées aussi longtemps qu’il n’y a pas de
réponses.
o L’heure de début d’un vote ne peut pas être modifiée après que les courriels
d’invitation aient été envoyés.
198
Pour modifier un sondage ou un vote :
•
sélectionnez
Modifier Propriétés dans le menu actions du sondage ou du vote. Les
formulaires « Modifier le sondage » ou « Modifier le vote » vous permettent de modifier le sondage ou le vote. Les formulaires sont structurés exactement comme leur
équivalent pour la création des sondages ou des votes.
•
S’il y a déjà des réponses à un sondage ou à un vote, vous ne pouvez plus modifier les
questions et la section « Questions » n’apparaît pas dans le formulaire. Avec un vote
en cours, les modifications de la date de début sont ignorées. Toutes les autres spécifications, cependant, peuvent être modifiées librement, aussi bien que les sondages et
les votes en cours. De cette façon, vous avez par exemple, la possibilité de terminer un
sondage qui a déjà été spécifié à être « toujours » exécuté.
•
Si vous supprimez des participants à un sondage en cours, vous pouvez ajouter un
commentaire personnel à l’autre message courriel automatisé qui est envoyé lors de la
suppression des participants.
Dans le cas où vous voulez modifier les questions d’un sondage ou d’un vote en cours qui ont
déjà eu des réponses, vous pouvez uniquement réinitialiser le sondage ou le vote et modifier
les questions par la suite. Vous perdez, cependant, les réponses déjà reçues. Si vous savez d’avance que vous n’allez pas pouvoir redéfinir toutes les questions de votre sondage ou du vote
en une seule fois lors de la création, vous devez vous assurer que le sondage ou le vote ne
puisse débuter avant que vous ayez terminé avec vos questions.
Les sondages et les votes ne peuvent pas être affichés avant que le sondage ou le vote ait commencé. Si vous voulez avoir un aperçu de votre questionnaire avant que le sondage ou le vote
commence réellement, créez le sondage ou le vote dans l’un de vos dossiers privés, entrez
« immédiatement » la date correspondante comme le début et afficher le questionnaire en
ouvrant le sondage ou le vote de l’objet.
•
Sélectionnez
Ouvrir dans le menu actions du sondage ou du vote ou cliquez sur
l’entrée du sondage ou du vote dans le listage du dossier. Ceci affichera le questionnaire. Appuyez sur « Retour » quand vous aurez terminé la visualisation. Vous ne
devez pas soumettre une réponse maintenant.
Quand vous êtes satisfait, vous pouvez entrer l’heure de début prévue et transférer le sondage
via couper et coller à l’espace de travail où vous voulez que le sondage ait lieu. Notez qu’un
transfert de vote ne fera pas en sorte que les membres de l’espace de travail deviennent des
membres automatiquement, vous devez le faire vous-même.
Remarque : Quand, par défaut, chaque membre d’un espace de travail peut créer de nouveaux
sondages, seulement le créateur d’un sondage et le gestionnaire de l’espace de travail contenant le sondage peuvent modifier ce sondage.
10.3.4 Affichage des sondages et des votes sur une ligne du
temps
Vous pouvez afficher les périodes des sondages et des votes arrangées sur une ligne du temps.
Les périodes de tous les sondages ou de tous les votes contenus dans un dossier sont représentées par des barres le long d’une ligne du temps. La vue de la ligne du temps est affichée dans
une fenêtre séparée du navigateur.
•
Sélectionnez Aller à Ligne du temps dans la barre de menu d’un dossier pour générer
une vue avec la durée de tous les sondages ou votes contenus dans le dossier.
199
•
D’autres détails sont fournis dans la section 12.1.10 « Affichage des tâches et des
projets sur une ligne du temps » à la page 240.
10.3.5 Répondre aux sondages et aux votes
Comme le créateur d’un sondage, vous pouvez vouloir annoncer le début d’un vote en incluant le sondage dans la page Web ou en le distribuant par courriel, spécialement quand il y a un
sondage public. Dans ce cas, vous devez publier le lien public du sondage aux votants anonymes.
http://votre-serveur-bscw/pub/bscw.cgi/poll-id
Pour les votants authentifiés avec accès à l’espace de travail contenant le sondage, vous pouvez conseiller l’utilisation de l’accès « authentifié » au sondage, par exemple le lien suivant :
http://votre-serveur-bscw/bscw/bscw.cgi/poll-id
où poll-id est l’identifiant du sondage qui se trouve comme le dernier numéro de l’URL
affiché dans le champ adresse de votre navigateur quand vous commencez le sondage. En cas
de doute, contactez votre administrateur BSCW pour vérifier si le lien est correct.
Avec un vote, le début et la modification de la période du vote sont automatiquement annoncés aux participants par courriel, vous n’êtes pas obligé de devenir actif à cet égard.
En tant qu’organisateur d’un vote vous pouvez envoyer un message courriel à tous les participants.
•
Sélectionnez
Envoyer à Participants dans le menu actions du vote, entrez votre
message et appuyez sur [OK]. Vous pouvez envoyer le message à tous les participants,
qu’ils aient déjà voté ou pas, ou sélectionnez quelques participants qui doivent recevoir votre message.
Notez que ce n’est pas seulement l’organisateur, c’est-à-dire le créateur d’un vote, mais aussi
le gestionnaire d’un espace de travail qui possède le vote peut envoyer des messages aux participants.
Pour répondre à un sondage, vous pouvez soit cliquer sur le lien publié tel que décrit cidessus. Quand vous voulez répondre à un vote, vous cliquez sur le lien que vous avez reçu par
courriel. Si vous avez accès à l’espace de travail, vous devez
•
choisir
Ouvrir dans le menu actions du sondage ou vote ou cliquer sur l’entrée
respective dans le listage du dossier. Ceci affichera le questionnaire.
•
Remplissez le questionnaire et appuyez sur [Envoyer la réponse] quand vous aurez
terminé. Toutes les questions marquées d’un astérisque (*) comme obligatoire doivent
être répondues, autrement la réponse ne sera pas acceptée.
Les réponses à un sondage seront définitives et ne pourront plus être révisées. Dans le
cas des votes, vous pouvez toujours faire des révisions par la suite (voir ci-dessous).
•
Enfin, les résultats reçus jusqu’à date peuvent être affichés si le sondage ou le vote est
configuré de sorte que les participants puissent accéder aux résultats.
Répondre à un sondage ou à un vote est seulement possible si son calendrier a déjà commencé
et n’a pas encore expiré. Chaque participant potentiel à un sondage peut seulement voter une
fois. Dans le cas d’un sondage public, ceci est réalisé en configurant un cookie dans votre
navigateur. Les participants à un vote peuvent modifier leur opinion :
•
200
Ouvrez le vote et cliquez sur [Modifier votre opinion] dans le questionnaire et votez à
nouveau.
10.3.6 Réinitialiser les sondages et les votes
Vous pouvez réinitialiser un sondage ou un vote en cours à tout moment. Après une réinitialisation, cependant, tous les votes déjà enregistrés seront supprimés. Tous les participants potentiels peuvent répondre à nouveau. Pour réinitialiser un sondage ou un vote :
•
choisissez
Réinitialiser dans le menu actions du sondage ou du vote. Lisez le
message d’avertissement et confirmez en appuyant sur [OK].
•
Le début du sondage ou du vote sera défini au moment de la réinitialisation.
•
Les participants au vote seront informés de la réinitialisation par courriel.
Après une réinitialisation vous pouvez modifier les questions d’un sondage ou d’un vote, mais
seulement aussi longtemps qu’il n’y a pas de nouvelles réponses. Si vous envisagez une révision approfondie de vos questions, vous devez déplacer le nouveau début du sondage ou du
vote à l’avenir.
10.3.7 Affichage et exportation des résultats d’un sondage ou d’un
vote
Par défaut, le créateur d’un sondage ou d’un vote et le gestionnaire de l’espace de travail
possédant le sondage ou le vote peuvent afficher les résultats courants en :
•
choisissant
Afficher les réponses à partir du menu actions du sondage ou du vote.
Ceci affichera une interface graphique avec les réponses reçues jusqu’à présent.
Si un sondage ou un vote est configuré convenablement, les participants pourront afficher les
résultats du sondage en ouvrant le sondage ou le vote : en cliquant sur l’entrée correspondante
dans le listage du dossier, via le menu actions ou en cliquant sur le lien reçu par courriel
(vote) ou autrement publié (sondage public). Si un participant a déjà répondu, ceci affichera
les résultats du sondage. Si un participant n’a pas encore répondu et a le droit d’afficher les
résultats actuels, l’ouverture du sondage ou du vote affichera le questionnaire ; en cliquant sur
[Affichez les réponses jusqu’à présent…] à la fin du questionnaire, on affichera les résultats.
En plus de l’affichage des résultats sous forme graphique, vous pouvez les exporter aussi dans
un fichier séparé par des virgules dans le format d’un fichier .csv. Ceci vous permet d’enregistrer les résultats pour un traitement ultérieur avec une application appropriée, par exemple
Microsoft Excel. Les résultats des votes sont exportés sous forme de réponses uniques avec le
nom d’utilisateur ou l’adresse courriel du votant. Les résultats des sondages peuvent être exportés comme des réponses uniques anonymes ou sous forme agrégée. L’exportation des résultats est par défaut réservée pour le créateur et les gestionnaires de l’espace de travail contenant le sondage ou le vote.
•
Choisissez
Envoyer à Fichier (réponses) dans le menu actions d’un sondage ou d’un
vote pour exporter les résultats sous forme de simples réponses dans le format .csv.
•
Choisissez
Envoyer à Fichier (résultats) dans le menu actions d’un sondage pour exporter les résultats sous forme agrégée dans le format .csv.
201
11 Communautés
Les communautés du service BSCW permettent à de grands groupes d’utilisateurs d’accéder
à un espace de travail avec les droits d’accès égaux, tout en assurant un niveau de performance indépendant de la taille de la communauté. Ces communautés offrent aussi aux utilisateurs des plates-formes leur permettant de s’organiser suivant des intérêts communs.
On peut par exemple choisir une communauté dans le service BSCW pour les cas suivants :
o On planifie de mettre en place une plate-forme regroupant des astronomes amateurs
sur le serveur BSCW. Cela correspondra à un espace de travail auquel tous les utilisateurs du serveur BSCW seront invités et où ils pourront lire et télécharger des documents et des liens pertinents (« Plate-forme des astronomes »).
o On souhaite créer un espace de travail destiné à 250 membres d’un département organisationnel dans lequel nous et d’autres gestionnaires voulons insérer des documents,
des liens et des dossiers représentant une information utile (« Tableau d’affichage »).
o On veut gérer un espace de travail qui a su regrouper au fil des années un très grand
nombre d’utilisateurs et où le temps de réponse du serveur est devenu relativement
long, même pour des opérations simples (« Espace de travail comprimé »).
Une communauté est un groupe d’utilisateurs (ses membres). Chaque communauté est membre d’un seul espace de travail, l’espace de travail communautaire, aussi appelé espace de travail associé de la communauté. Un espace de travail peut avoir au plus une communauté
comme membre, cela signifie qu’il y a une relation unique (1 à 1) qui existe entre une communauté et son espace de travail. Les membres d’une communauté ont accès à l’espace de travail communautaire par un rôle unique, le rôle de la communauté (à ne pas confondre avec le
rôle des membres de la communauté à l’égard de la communauté elle-même, qui est celui de
Membre, rôle redéfini ainsi pour des communautés avec droits d’accès minimaux). Les gestionnaires de l’espace de travail communautaire sont aussi les responsables de la communauté.
Notez que l’accès à l’espace de travail par plusieurs membres communautaires via les communautés grâce à un seul rôle donne un avantage en termes de performance, comparé à
l’accès partagé à un espace de travail par le même nombre d’utilisateurs, où chaque membre
peut avoir un rôle différent, en plus d’avoir différents droits d’accès. Dans plusieurs contextes, les communautés sont considérées comme constituant un seul utilisateur, ce qui simplifie considérablement les évaluations liées aux droits d’accès.
Les communautés se présentent sous trois formes selon leurs politiques d’admission : ouverte,
fermée et invisible.
o Les communautés ouvertes sont déclarées auprès de tous les utilisateurs enregistrés au
niveau de notre serveur BSCW et ceci leur donne la possibilité de s’inscrire euxmêmes à la communauté pour en être membres.
Communautés
203
o Les communautés fermées sont également déclarées auprès de tous les utilisateurs
enregistrés au niveau du serveur BSCW, mais ces derniers ne peuvent par eux-mêmes
devenir membres de la communauté ; ils doivent en demander l’admission au (x)
gestionnaire (s) de la communauté.
o Les communautés invisibles ne sont pas déclarées aux utilisateurs du service BSCW.
Un utilisateur ne peut en devenir membre que sur invitation du gestionnaire de la
communauté.
Les communautés ouvertes et fermées peuvent être invitées par d’autres communautés, mais
ce n’est pas le cas pour les communautés invisibles. Il en est de même pour les groupes des
membres des espaces de travail communautaires concernant leur invitation à d’autres espaces
de travail.
11.1 Devenir membre d’une communauté
Pour découvrir les communautés non invisibles de notre serveur BSCW :
•
Sélectionner Aller à Autres communautés dans le menu supérieur. Ceci présente une
liste de toutes ces communautés dans lesquelles vous n’êtes pas membre. On peut voir
par ces icônes si une communauté est ouverte ( ) ou fermée ( ).
On peut alors devenir membre d’une telle communauté en :
•
Sélectionnant
Rejoindre la communauté dans le menu actions d’une communauté
ouverte, ce qui vous rend immédiatement membre de la communauté, ou en
•
sélectionnant Demande d’admission dans le menu actions d’une communauté fermée
pour demander au (x) gestionnaire (s) de la communauté une admission. Cela vous
conduit à un formulaire électronique où vous pouvez spécifier certaines informations
pour la demande d’adhésion à la communauté.
On ne peut devenir membre d’une communauté invisible que par invitation explicite du (des)
gestionnaires de la communauté.
Une fois devenu membre d’une communauté, celle-ci disparaîtra du dossier « Autres communautés ». L’espace de travail associé apparaîtra dans le dossier « Communautés de votre-nomd’utilisateur » qui contient les espaces de travail de toutes les communautés dans lesquelles
vous êtes membre. Pour accéder à ce dossier :
•
Sélectionner
•
Sinon, on peut aussi cliquer sur le bouton
Aller à
Mes communautés
se trouvant sur la barre d’accès rapide.
Le dossier « Communautés de votre-nom-d’utilisateur » a aussi une entrée « public » qui
donne accès à tous les dossiers et forums de discussion rendus publiquement disponibles.
La possibilité de quitter une communauté est uniquement donnée aux membres d’une communauté ouverte : on efface l’espace de travail communautaire correspondant du dossier « Communautés de votre-nom-d’utilisateur ». Pour les communautés fermées et invisibles, une demande de retrait en tant que membre doit être faite au gestionnaire de la communauté. Vous
ne pouvez pas effacer des espaces de travail communautaires associés à des communautés fermées et invisibles par nous-même.
204
Communautés
11.2 Création d’une communauté
Vous pouvez créer une nouvelle communauté de différentes manières. Nous illustrons quelques-unes de ces possibilités pour les trois cas ci-dessus. Nous débutons avec l’exemple de la
« Plate-forme des astronomes ». Lorsque l’on démarre de zéro, on peut procéder comme suit :
•
Sélectionner Fichier Nouveau Communauté dans le menu supérieur de notre dossier
d’accueil représentant l’unique endroit où l’on peut créer de nouvelles communautés
de cette manière. Le formulaire d’action « Nouvelle communauté » contient quelques
sections.
•
Dans la section « Général », entrer le nom de la nouvelle communauté (par exemple
« Astronomes amateurs », et éventuellement mettre des balises et une description. Les
balises seront également affichés dans le dossier « Autres communautés » pour les
autres utilisateurs. L’espace de travail communautaire associé sera en même temps
créé avec la nouvelle communauté. Cet espace de travail, qui est initialement vide, apparaîtra au niveau de votre dossier d’accueil et vous en serez le propriétaire et le
gestionnaire. Il portera les mêmes, nom, description et balises que la nouvelle communauté.
•
Ensuite choisir la « Politique d’admission » de la nouvelle communauté : ouverte, fermée ou invisible. Il serait possible de créer une communauté non invisible seulement
dans le cas où on est réellement sûr que la nouvelle communauté constitue également
un intérêt pour les autres utilisateurs du service BSCW. Les communautés non invisibles apparaîtront dans le dossier « Autres communautés » affichant la liste de tout
utilisateur enregistré au niveau du serveur BSCW. Dans notre cas, nous choisissons la
communauté ouverte vu que nous voulons amener les utilisateurs à rejoindre notre
communauté d’astronomes amateurs. La politique d’admission peut être modifiée
ultérieurement par un gestionnaire de la communauté. De ce fait, si l’on constate qu’il
y a assez de membres qui ont pu joindre notre communauté, on pourrait changer sa politique d’admission à « fermée ».
•
Et enfin, sélectionner le « Rôle des membres de la communauté », c’est-à-dire le rôle
communautaire avec lequel tous les membres de la communauté ont accès à l’espace
de travail associé. On devrait sélectionner un rôle approprié au but de la communauté.
Par exemple, si vous voulez que les membres de la communauté soient restreints à
uniquement la possibilité de lire le contenu de l’espace de travail, vous devriez sélectionner Membre restreint. Si par ailleurs vous voulez autoriser les membres de la communauté à contribuer au contenu de l’espace de travail, vous devriez sélectionner
Membre associé, ce qui entraîne également le changement des actions (celle offerte
par défaut). Noter que la sélection du rôle du Membre permet aux membres de la communauté de retirer d’autres utilisateurs de l’espace de travail, y compris la communauté elle-même, ce qui n’est pas généralement souhaité. Dans notre cas, il serait mieux
de sélectionner par défaut Membre associé vu que l’on s’attend à ce que de futurs
membres de la communauté puissent contribuer à l’espace de travail communautaire,
sans pour autant modifier l’appartenance à cet espace de travail. Le rôle de la communauté peut être modifié ultérieurement par un gestionnaire de la communauté.
•
Dans la section « Membres », vous pouvez sélectionner les membres initiaux de la
nouvelle communauté. Si vous connaissez déjà quelques astronomes amateurs utilisateurs du service BSCW, vous pouvez créer la communauté en commençant par ces
membres communautaires. Il est possible d’utiliser les mêmes mécanismes pour la sélection des membres de la nouvelle communauté comme si vous invitiez de nouveaux
membres à l’espace de travail, avec par contre la différence que vous ne pouvez inviter
Communautés
205
des groupes membres d’autres espaces de travail (voir aussi 11.5 « Organisation
hiérarchique des communautés » à la page 209 et 11.6 « Invitation des communautés
aux groupes des membres et vice-versa » à la page 211). Nous-même en tant que
créateur et gestionnaire de la communauté ne sommes pas automatiquement un de ses
membres. Par contre, nous sommes membre du nouvel espace de travail
communautaire en tant que gestionnaire.
•
Les autres sections « Suivi automatique des différentes versions » et « Attributs » concernent la Gestion automatique des versions du nouvel espace de travail communautaire et des attributs optionnels définis par l’utilisateur.
Le nouvel espace de travail communautaire « Astronomes amateurs » apparaîtra dans votre
dossier d’accueil, par contre il ne sera pas inscrit sous le dossier « Communautés de votrenom-d’utilisateur », aussi longtemps que vous ne serez pas un membre.
Vous serez normalement appelé à créer une structure et un contenu pour l’espace de travail.
Ensuite, vous attendez que les autres utilisateurs se joignent à la communauté. Il serait possible également d’inviter directement plus de membres à votre communauté :
•
dans la colonne « Partager » de la page d’accueil de l’espace de
travail communautaire pour afficher les membres. Cette icône indique généralement
qu’un espace de travail a une communauté comme membre.
•
Sélectionner
Accès
Inviter un membre
dans le menu actions de la communauté.
Ensuite, considérons comme exemple le cas de notre « Tableau d’affichage ». Supposons que
l’espace de travail représentant le contenu initial du tableau d’affichage départemental existe
déjà avec vous en tant que gestionnaire, et d’autres utilisateurs en tant que membres appelés
aussi à y contribuer. Vous avez ajouté alors à cet espace de travail une communauté composée
de tous les membres du département (par défaut, pour que cela soit possible, vous devez être
gestionnaire de l’espace de travail).
•
Sélectionner
travail.
•
La nouvelle communauté qui sera membre de l’espace de travail portera le même nom
que celui-ci.
•
Dans le formulaire « Ajouter une communauté », choisir la « Politique d’admission »
de la nouvelle communauté : ouverte, fermée ou invisible. Dans notre cas, nous
choisissons la communauté invisible car nous ne voulons pas déclarer la communauté
à d’autres utilisateurs et prévoir d’en inviter les membres nous-même.
•
Sélectionner ensuite le « Rôle des membres de la communauté », c’est-à-dire le rôle
communautaire par lequel tous les membres de la communauté ont accès à l’espace de
travail communautaire. Dans notre cas, nous sélectionnons Membre restreint vu que
nous voulons accorder aux membres communautaires uniquement le droit d’accès limité à la lecture.
•
Enfin, vous invitez les membres de la nouvelle communauté (dans notre cas les
membres du département). En considérant l’utilisation de « Rechercher un utilisateur
BSCW » avec le nom du département comme critère de recherche.
Accès
Ajouter une communauté
dans le menu actions de l’espace de
Dans notre dernier exemple avec le cas de « Espace de travail comprimé », vous voulez transférer plusieurs membres de l’espace de travail dans une seule communauté, qui dans son ensemble devient un membre de l’espace de travail et de ce fait améliore les temps de réponse
du serveur pour les opérations dans cet espace de travail. Par défaut, vous devez être gestionnaire de l’espace de travail pour pouvoir le faire.
206
Communautés
•
travail pour afficher la page de ses membres.
•
Sélectionner les membres de l’espace de travail qui deviendront membres de la communauté en cochant les cases à côté des entrées respectives des membres (Il serait plus
rapide de sélectionner tous les membres en cliquant sur et ensuite de décocher les
gestionnaires et les propriétaires). Sélectionner Éditer à la communauté dans le menu
supérieur et cliquer sur
dans la barre d’outils à sélection multiple. Noter que les
propriétaires de l’espace de travail ne peuvent pas être transformés en membres communautaires de cette manière.
•
Dans le formulaire « Ajouter une communauté », vous procédez exactement comme
décrit ci-haut pour ajouter une communauté à un espace de travail en utilisant
Accès Ajouter une communauté . Le rôle par défaut attribué à la communauté est
celui de la plupart des membres à l’égard de l’espace de travail. De ce fait, dans le cas
standard où tous les membres de l’espace de travail, excepté le gestionnaire, ont le rôle
de Membre, les droits d’accès restent inchangés si ce rôle est choisi comme rôle de la
communauté. Noter que les droits d’accès sont modifiés pour les membres communautaires qui ont un rôle différent de celui de la communauté. Dans notre cas, nous
avons choisi la communauté invisible comme politique d’admission, car la création de
la communauté n’avait pas pour but d’amener d’autres utilisateurs à rejoindre l’espace
de travail, mais plutôt d’améliorer le temps de réponse du serveur.
11.3 Gestion d’une communauté
Les communautés sont gérées par les gestionnaires de la communauté, c’est-à-dire les gestionnaires de l’espace de travail associé à la communauté. Les fonctions de gestion de base
comprennent :
o invitation d’utilisateurs à une communauté,
o changement de rôle de la communauté,
o changement de politique d’admission à la communauté,
o suppression de membres d’une communauté,
o suppression de la communauté en tant que membre de l’espace de travail communautaire, ce qui détruit également la communauté.
Pour accéder à une communauté :
•
cliquer sur l’icône
travail communautaire. Ceci affiche les membres de l’espace de travail de la communauté, y compris la communauté.
En tant que gestionnaire d’une communauté, vous pouvez alors inviter d’autres utilisateurs à
la communauté en :
•
sélectionnant
Accès
Inviter un membre
Si vous souhaitez transformer des membres de l’espace de travail communautaire en des
membres de la communauté :
•
sélectionner ces membres en cochant les cases à côté des entrées respectives du
membre et cliquer
dans la barre d’outils à sélection multiple, ou sélectionner Éditer
à la communauté dans le menu supérieur. Cette action peut changer les droits d’accès
des membres concernés si leur rôle en tant que membre de l’espace de travail est
Communautés
207
différent de celui de la communauté. Noter que les propriétaires de l’espace de travail
ne peuvent être transformés en des membres de la communauté de cette façon, ils
doivent en plus être invités en tant que membres de la communauté.
La page d’information d’une communauté ne montre pas par défaut ses membres pour des raisons de performance et de vie privée. En outre, une communauté n’est par défaut pas accessible à ses membres, c’est-à-dire les membres de la communauté ne peuvent ouvrir une communauté pour afficher la liste de ses membres ; ceci est réservé aux gestionnaires de l’espace
de travail communautaire. En tant que gestionnaire de la communauté, il est possible de supprimer cette restriction en modifiant le rôle du membre de la communauté pour autoriser l’action « Ouvrir » (voir 4.2.4 « Définir et modifier les rôles » à la page 95).
Il est possible de changer la politique d’admission d’une communauté en :
•
sélectionnant
Modifier
Propriétés
Le rôle de la communauté, c’est-à-dire le rôle avec lequel les membres de la communauté
accèdent à l’espace de travail communautaire, peut être modifié en :
•
sélectionnant
Accès Affecter un rôle dans le menu actions de la communauté ou de
l’espace de travail communautaire, et en invitant la communauté dans un rôle
différent.
Noter que les communautés ne peuvent devenir propriétaires des espaces de travail associés.
Il est possible de supprimer des membres d’une communauté en :
•
cliquant tout d’abord sur l’entrée de communauté afin d’avoir la page de ses membres
affichés et
•
en sélectionnant ensuite les membres de la communauté à supprimer en cochant les
dans la barre d’outils à sélection
cases à côté de leurs entrées et en cliquant
multiple.
Vous pouvez enlever la communauté entière en tant que membre d’un espace de travail en :
•
sélectionnant
Accès Supprimer dans le menu actions de la communauté. Cette
action détruit également la communauté. Si celle-ci a des membres, il sera demandé
dans le formulaire « Supprimer un membre » si vous préférez retirer tous les membres
de la communauté avant la suppression ou les déplacer vers le groupe des membres de
l’espace de travail associé à la communauté, c’est-à-dire les rendre membres de cet
espace de travail avec comme rôle celui de la communauté.
Notez que les gestionnaires de l’espace de travail communautaire ne sont pas les seuls à pouvoir supprimer la communauté du groupe des membres de l’espace de travail, mais aussi les
membres de l’espace de travail communautaire dans leur rôle en tant que Membre.
11.4 Les communautés en tant que listes de
diffusion partagées
Les communautés peuvent également être utilisées comme des listes partagées de distribution
de courriels : Par défaut, chaque membre de la communauté a le droit d’envoyer des courriels
à l’ensemble de la communauté. Bien évidemment, les membres de l’espace de travail associé
peuvent également envoyer des courriels à la communauté.
L’envoi d’un courriel à une communauté se fait comme suit :
208
Communautés
•
Aller à la page des membres de l’espace de travail communautaire en cliquant sur l’icône
dans la colonne « Partager » de la page d’accueil de l’espace de travail communautaire.
•
Sélectionner
Envoyer à Courriel dans le menu actions de la communauté. Ceci va
présenter le formulaire « Envoyer un courriel » avec l’adresse courriel de la communauté déjà insérée dans le champ « À : ». Sinon, nous pouvons également utiliser
(Envoyer un courriel) dans la barre d’outils à sélection multiple.
Noter que l’icône
peut ne pas être utilisée pour envoyer des courriels aux communautés,
parce que cette action envoie le courriel de votre client de messagerie local au serveur BSCW
pour la diffusion. Cependant, les serveurs BSCW ne peuvent distribuer les courriels reçus en
cours.
Lorsqu’il est envisagé d’utiliser une communauté en tant que liste de diffusion partagée, la
politique d’admission devrait être invisible ou fermée et le rôle de la communauté ne devrait
pas inclure le droit d’inviter ou de supprimer des membres, de sorte qu’il soit possible de contrôler l’appartenance à la communauté.
Comme rôle de la communauté, il serait mieux de choisir, par exemple, Membre associé et
non Membre (y compris le droit de détruire l’ensemble d’une communauté) ou Gestionnaire
(y compris le droit de gérer l’appartenance à une communauté).
11.5 Organisation hiérarchique des communautés
Les communautés peuvent être organisées de façon hiérarchique en constituant des membres
communautaires à partir d’autres communautés. De cette façon, la hiérarchie organisationnelle d’une entreprise peut être mappée aux communautés BSCW.
Les membres d’une sous-communauté peuvent accéder à l’espace de travail d’une communauté supérieure. Les espaces de travail communautaires respectifs ne sont pas nécessairement en relations d’inclusion. Cette situation est complètement différente de celle où la relation est apparemment semblable entre les espaces de travail et leurs groupes des membres.
Pour des fins de démonstration, prenons le cas du tableau d’affichage pour un grand département que nous avons organisé comme un espace de travail communautaire ci-dessus.
La communauté associée a comme membres tous les employés du département. En tant que
gestionnaire de la communauté, lorsque nous souhaitons, par exemple, établir également les
tableaux d’affichage pour les sous-départements (appelons les A, B, C), qui doivent aussi
d’être implémentés comme espaces de travail communautaires, nous pouvons procéder
comme suit :
•
Allez à la page des membres de la communauté du département en cliquant d’abord
sur l’icône
dans la colonne « Partager » de la page d’accueil de l’espace de travail
communautaire pour afficher les membres et en cliquant ensuite sur la page de la communauté.
•
Cocher les cases de toutes les entrées d’utilisateur des employés du sous-département
dans la barre d’outils à sélection multiple pour créer la
A et cliquez sur l’icône
nouvelle communauté pour le sous-département A.
•
Dans le formulaire « Nouvelle communauté » qui est présentée ci-après, entrer le nom
de la nouvelle communauté (dans notre cas « Le tableau d’affichage du sous-département A ») et sélectionner la politique d’admission ainsi que le rôle de la communauté
(dans notre cas, Membre restreint et Communauté invisible). Cela crée également
Communautés
209
l’espace de travail associé à la communauté qui apparaîtra dans notre dossier d’accueil
avec nous comme propriétaire et gestionnaire. Si nous ne souhaitons pas gérer nousmême le tableau d’affichage sous-départemental, il est possible d’inviter quelqu’un du
sous-département A en tant que gestionnaire de l’espace de travail de la nouvelle communauté
•
Répéter les étapes ci-dessus pour les sous-départements B et C. À présent, la page des
membres communautaires du tableau d’affichage du département n’indiquera pas plus
d’entrées utilisateur des employés des trois sous-départements, mais uniquement les
trois entrées des communautés du sous-département.
De cette manière, nous avons créé trois sous-communautés à partir de la communauté originale. Il est possible de subdiviser davantage ces sous-communautés, en procédant de la même
façon que celle décrite ci-haut. Noter que les membres des sous-communautés peuvent accéder à l’espace de travail de la communauté supérieure, avec le rôle communautaire de celle-ci,
c’est-à-dire, le rôle communautaire de la communauté supérieure détermine la manière dont
les membres des sous-communautés (et des sous-communautés de celles-ci, etc.) peuvent accéder à l’espace de travail de la communauté supérieure, et ce peu importe les rôles communautaires dans les sous-communautés.
Au lieu de construire une organisation communautaire hiérarchique en subdivisant une communauté existante, il est possible de procéder plutôt du bas vers le haut en unifiant des communautés existantes, de sorte que celles-ci deviennent des sous-communautés de la nouvelle
communauté. Supposons que l’on ait déjà créé trois communautés (A, B et C) pour les trois
sous-départements et que l’on désire maintenant créer une communauté départementale avec
ces trois communautés comme membres, de telle sorte que tous les membres de ces trois communautés déjà existantes puissent avoir accès à l’espace de travail communautaire de la nouvelle communauté du département.
•
S’assurer que la politique d’admission de toutes les trois communautés A, B et C soit
mise à « fermée ». Les communautés étant invisibles ne peuvent être invitées à
d’autres communautés.
•
Créer une nouvelle communauté dans le dossier d’accueil via Fichier Nouveau Communauté dans le menu supérieur. Dans la section « Général » du formulaire action,
entrer le nom de la nouvelle communauté (dans notre cas « Tableau d’affichage du département D ») et sélectionner la politique d’admission ainsi que le rôle de la communauté (dans notre cas, Membre restreint et communauté invisible). Ceci créera également l’espace de travail communautaire associé qui apparaîtra dans votre dossier d’accueil avec vous comme propriétaire et gestionnaire.
•
Dans la section « Membres », choisir « Rechercher par groupes BSCW » et entrer la
requête, par exemple « bulletin », vu que cette chaîne de caractères est contenue dans
le nom des tableaux d’affichage départementaux des trois communautés existantes.
Transférer ensuite les trois communautés trouvées dans le champ « Utilisateurs sélectionnés » et appuyer sur [OK] pour finalement créer la communauté.
•
Remettre la politique d’admission des trois communautés A, B et C à « invisible ».
Sinon, il vous serait possible de créer d’abord la communauté du département D et inviter ensuite les trois communautés A, B et C comme sous-communautés via
Accès Inviter un
membre dans le menu actions de la communauté D, ou de créer d’abord un espace de travail
D, et ensuite ajouter une communauté avec les trois communautés A et B, et C en tant que
membres. De toutes les manières, vous pouvez utiliser le même mécanisme de recherche pour
les groupes BSCW dans le formulaire d’invitation.
210
Communautés
Si vous avez accès à la communauté en tant que membre de la sous-communauté, celle-ci est
également listée sous « Communauté de votre-nom-d’utilisateur », en dépit du fait que vous
ne soyez pas membre de la communauté.
Le retrait d’une communauté à partir du groupe des membres de son espace de travail détruit
la communauté mais pas ses éventuelles sous-communautés. Elles ne sont supprimées qu’en
tant que membres de la communauté, avant que la communauté ne soit détruite. Dans le formulaire « Supprimer un membre », il est possible toutefois de choisir également l’option de
déplacer les membres de la communauté, y compris une sous-communauté, au groupe des
membres de l’espace de travail communautaire, c’est-à-dire les rendre membres de cet espace
de travail avec comme rôle celui de la communauté.
Noter que dans le cas d’une sous-communauté, les différents membres de celle-ci ne sont pas
déplacés au groupe des membres de l’espace de travail communautaire, mais au groupe des
membres de l’espace de travail de la sous-communauté, qui comprend au moins son (ses)
gestionnaire(s) et/ou son propriétaire. Cela a aussi pour conséquence le fait que l’espace de
travail communautaire devienne une partie de l’espace de travail de la sous-communauté.
11.6 Invitation des communautés aux groupes des
membres et vice-versa
Il n’est pas possible d’inviter des communautés à des groupes membres, ni inviter les groupes
membres à des communautés. À partir d’ici et dans ce qui suit, nous utilisons le terme « communauté » dans le sens désignant le groupe des membres de la communauté et non l’espace
de travail de la communauté ou le groupe des membres de l’espace de travail communautaire,
qui comprend également au moins le gestionnaire et/ou le propriétaire.
o S’il vous est possible d’inviter une communauté à un groupe des membres, la communauté devrait être un membre des deux espaces de travail ; ce qui violerait le principe
d’une relation unique de 1 à 1 entre une communauté et son espace de travail associé.
Remarque : Lors de la recherche des groupes BSCW devant être invités au groupe des
membres d’un espace de travail, uniquement les groupes membres seront trouvés.
Ceux-ci peuvent également contenir des groupes des membres des espaces de travail
communautaires, c’est-à-dire, les groupes membres ayant une communauté en tant que
membre.
o S’il vous est possible d’inviter un groupe des membres à une communauté, les rôles
potentiellement différents des membres dans le groupe des membres ne cadreraient
pas avec le concept de la communauté faisant référence à un groupe de plusieurs
membres ayant le même rôle.
Remarque : Lors de la recherche des groupes BSCW devant être invités à une communauté, uniquement les communautés seront trouvées.
Si vous voulez autoriser une communauté A à accéder à l’espace de travail B, deux possibilités se présentent :
•
Créer une communauté (probablement vide) pour B et inviter la communauté A à la
communauté B.
•
Inviter le groupe des membres de l’espace de travail communautaire de A à l’espace
de travail B.
Communautés
211
Si vous voulez autoriser le groupe des membres de l’espace de travail B à accéder à l’espace
de travail communautaire de A, deux possibilités se présentent également :
•
Inviter le groupe des membres de B à l’espace de travail communautaire de A.
•
Convertir le groupe des membres à une communauté B (comme dans notre exemple
« Espace de travail comprimé ») et inviter ensuite cette communauté B à la communauté A.
Lorsque vous invitez un groupe des membres de A à un groupe des membres de B, l’espace
de travail de B est également intégré dans celui de A (voir 4.1.4.2 « Incorporer un espace de
travail dans un autre espace de travail » à la page 90).
Lorsque vous invitez une communauté de A est à une communauté de B, les espaces de travail communautaires respectifs restent indépendants les uns des autres. Les conditions du cas
en question déterminent laquelle des solutions ci-dessus est préférable.
Rappel : Pour l’invitation des communautés et des groupes membres, il faut toujours utiliser
« Rechercher par groupes BSCW » dans le formulaire d’invitation.
212
Communautés
12 Gestion des Processus
Le système BSCW fournit un support de gestion de processus dans les domaines suivants :
•
Tâches et projets : Planification du temps dans projets et des différentes phases d’élaboration d’un projet, exécution et contrôle des différentes tâches structurées, possibilité pour l’utilisateur de définir les processus avec ses propres paramètres.
•
Dossiers de flux : Représentation de processus commerciaux linéaires tels que des
dossiers « errants ».
L’administrateur doit activer l’outil de gestion de processus pour le serveur BSCW afin de
rendre les fonctionnalités respectives utilisables.
12.1 Tâches et projets
Le système BSCW aide à la gestion de projet par la planification du temps et le contrôle de la
progression des projets, la réalisation des différentes phases et tâches. Tous les trois types
d’objets BSCW sont des dossiers spécifiques pouvant contenir d’autres matières tels que les
forums de discussion, etc.
Un projet est destiné à s’impliquer au sein d’une entreprise avec une planification adéquate du
temps et un objectif clairement défini. Le délai de réalisation d’un projet peut être évalué
entre sa date de début jusqu’à l’achèvement de celui-ci. Les projets sont toujours contenus
dans les dossiers habituels et peuvent encore être divisés en plusieurs phases.
Une phase constitue une partie indépendante d’un projet et peut encore être divisée en tâches
distinctes. Une phase est toujours une partie d’un projet et sa durée de planification, c’est-àdire, sa date de début et de fin, est limitée par le délai du projet de base. Les délais de
planification des phases d’un projet peuvent néanmoins se chevaucher.
Une tâche est destinée à une activité qui doit être accomplie. Elle peut être confiée à une ou
plusieurs personnes responsables de la réaliser et de superviser son exécution. Les tâches font
généralement partie d’un processus supérieur (phase ou projet), mais peuvent aussi exister de
manière autonome. L’exécution d’une tâche peut ainsi mener à la fourniture des résultats
finaux. Une tâche peut avoir une durée estimée et une date limite à laquelle elle est due.
Une tâche peut aussi être divisée en sous-tâches. Celles-ci peuvent être combinées afin de
constituer un processus lié de sorte que chaque tâche dépende des résultats des autres tâches.
Les processus peuvent être modifiés dans le temps en ajoutant de nouvelles tâches et en
supprimant d’autres, ou encore en réaffectant des tâches existantes à d’autres utilisateurs. Les
processus peuvent aussi être copiés pour une réutilisation.
Les projets, phases et tâches sont affectés à des valeurs décrivant leur progression : comme
prévu, critique, en retard ou terminé. La progression d’un projet est agrégée à partir des
niveaux inférieurs au niveau supérieur, c’est-à-dire, des sous-tâches, tâches, phases jusqu’au
projet, et cela est décrit dans la globalité du dossier.
Gestion des Processus
213
Le support de gestion de projet du système BSCW dans les différents projets, phases et tâches
est décrit ci-dessous en prenant un exemple de processus de développement d’un logiciel distribué. Les étapes sont composées de la définition du projet et de ses phases, de l’invitation
des membres du projet et de l’exécution coopérative de la tâche. Les utilisateurs sont néanmoins informés de l’avancement des travaux et des activités en cours d’exécution par des
messages de notifications sur le système.
12.1.1 Création et modification de projets et de phases
12.1.1.1 Création de projets
Sur une base de plan de projet qui spécifie les phases du projet et leurs conditions de réalisation temporelles, on peut alors débuter la création du projet et de ses différentes phases :
•
Sélectionner Fichier Nouveau
souhaite créer le projet.
•
Le formulaire « Ajouter un projet » a trois sections. Dans la section « Général », saisir
le nom, la description ainsi que les dates de début et d’achèvement du projet. On peut
aussi donner des mots clés caractérisant le projet. A part le nom du projet, toutes les
autres spécifications sont facultatives. Si vous n’entrez pas les conditions temporelles,
il ne vous sera pas fourni un support de contrôle de la progression du travail.
•
Dans la section « Phases », cliquer sur le bouton [Ajouter une phase] afin de créer une
phase du projet avec également le nom, les balises, la description, les dates de début et
d’achèvement de la phase. Toutes ces spécifications, excepté le nom, sont également
optionnelles. Par contre, l’absence de conditions temporelles signifie également que la
progression du travail ne peut être contrôlée.
Projet
dans le menu supérieur du dossier où l’on
Il vous est possible d’ajouter des phases au projet en cliquant de nouveau sur [Ajouter
une phase]. Par ailleurs, vous pouvez toujours après la création du projet ajouter, modifier ou supprimer des phases.
•
Dans la section « Attributs », vous pouvez entrer une catégorie et une priorité pour le
projet. Vous pouvez également définir vos propres attributs dans cette section. Les balises, les attributs définis par l’utilisateur et autres métadonnées peuvent être utilisés
pour rechercher le projet dans BSCW.
•
Appuyer enfin sur [OK] pour créer le projet.
Après avoir créé le projet et ses phases, vous pouvez à présent ajouter les membres de l’équipe du projet. Vous invitez toute personne impliquée dans le projet en tant que Membre en
utilisant Fichier Accès Inviter un membre dans le menu supérieur du projet. Par la suite, tous
les membres de l’équipe projet peuvent accéder aux documents du projet et créer, réaliser et
coordonner des tâches. Il ne vous est pas possible d’inviter d’autres membres aux phases du
projet, autrement dit, les membres des phases du projet constituent exactement les membres
de projet.
À titre d’exemple, la Figure 29 montre le développement du projet « Remplacement du système comptable de la commission » pour une compagnie d’assurance. Le projet est divisé en
sept phases. Quelques-unes des phases du projet se suivent strictement dans le temps, d’autres
se chevauchent.
214
Figure 29 : Projet avec sept phases
Afin d’avoir les propriétés des phases et des projets également listées dans les listes des dossiers, sélectionner Afficher Personnaliser dans le menu supérieur et choisir dans la section
« Colonnes » les colonnes « Début », « Date limite » et « Progression » pour l’affichage. La
date limite d’une phase ou d’un projet correspond à la date d’achèvement prévue.
12.1.1.2 Progression d’un projet
La progression d’un projet peut être mise à :
o pas encore commencé,
o comme prévu,
o critique
o en retard
o terminé.
La progression d’un projet après sa création est statuée à « pas encore commencé » ou à
« comme prévu » (modèle optimiste) si son délai se projette dans le futur. La progression du
projet est par défaut automatiquement agrégée à partir des niveaux tâches et phases au niveau
projet (voir 12.1.6 « Progression d’une tâche et agrégation de la progression » à la page 227).
Elle peut également être indiquée explicitement par l’utilisateur. S’il n’y a pas de phases, ou
de tâches dans un projet, alors il n’y aura aucun besoin d’agréger la progression et l’avancement du projet devra être manuellement indiqué.
La progression d’un projet peut être indiquée en
•
sélectionnant Fichier Modifier Propriétés dans le menu supérieur du projet. Dans la
section « Progression » du formulaire d’action, cliquer sur la valeur de progression désirée. Choisir « déterminé par le système » si le système BSCW fait l’agrégation de la
progression.
La progression du projet est représentée par des icônes dans la colonne respective des listes de
dossiers : Si le statut d’avancement d’un projet ou d’une phase est à pas encore commencé, ou
comme prévu ou terminé, son progression est symbolisée par . Les icônes
et
indiquent les états critique ou en retard. De plus, les icônes du projet et la phase, dans la liste de
215
dossiers indiquent la progression :
pour une phase critique,
les états de projet en retard ou terminé.
et
pour respectivement
12.1.1.3 Création de phases
Si vous souhaitez étendre un projet en cours de réalisation par l’ajout d’une nouvelle phase :
•
Sélectionner
•
Dans la section « Général » du formulaire « Ajouter une phase », entrer le nom, les
balises et la description de la nouvelle phase.
Fichier
Nouveau
Phase
dans le menu supérieur du projet à étendre.
Les dates possibles au plus tôt pour le début du projet et au plus tard pour son achèvement sont indiquées, ce qui restreint les dates à entrer. Ces dates sont déduites de
celles du début et de l’achèvement du projet auquel la phase appartient.
•
Dans la section « Attributs », on peut affecter une catégorie et une priorité élevée ou
basse à la nouvelle phase, et également définir nos propres attributs. Les balises,
attributs et catégorie peuvent être affichés dans une liste de dossiers et peuvent être
utilisés lorsqu’on effectue une recherche de phase dans le système BSCW.
Noter que des phases ne peuvent être créées qu’au sein des projets et que ces projets ne
peuvent être créés au sein d’autres projets.
Il est également possible de créer quelques phases en une seule étape :
•
Sélectionner
étendre.
•
Dans le formulaire « Phases », cliquer sur [Ajouter une phase] autant de fois que l’on
veut ajouter une nouvelle phase. Pour chacune de ces phases, donner les spécifications
nécessaires. Des restrictions sont également indiquées sur les délais déduits des dates
de début et d’achèvement du projet de base.
Fichier
Nouveau
Différentes phases
dans le menu supérieur du projet à
Lors d’une création de différentes phases en même temps, il devient impossible d’entrer des
attributs. On peut par contre le faire ultérieurement en utilisant l’onglet
Modifier Propriétés
dans le menu actions de la phase.
12.1.1.4 Modification de projets et de phases
S’il devient nécessaire de modifier les spécifications d’un projet en cours de réalisation, vous
pouvez alors changer ses délais, c’est-à-dire ses dates de début et d’achèvement, et également
ajouter de nouvelles phases (voir la section précédente), et par ailleurs modifier ou supprimer
celles qui existent déjà. Vous pouvez aussi modifier nom, attributs et progression d’un projet.
Pour modifier un projet :
216
•
sélectionner Fichier Modifier Propriétés dans le menu supérieur du projet. Le formulaire d’action a trois sections : « Général », où vous pouvez modifier le nom, les balises, la description et les dates de début et d’achèvement du projet ; « Progression »,
où vous pouvez spécifier la progression du projet manuellement (voir ci-dessus);
« Attributs », où vous pouvez modifier les attributs du projet.
•
Dans la section « Général » les dates possibles au plus tôt pour le début du projet et au
plus tard pour son achèvement sont indiquées au-dessous de les champs respectifs. Ces
dates suivent les délais des phases du projet. S’il n’y a pas de phases dans le projet ou
si l’utilisateur n’a pas défini les délais des phases du projet, alors le système prend en
compte les dates de démarrage et d’achèvement des éventuelles tâches subordonnées :
la date de démarrage la plus proche d’une tâche subordonnée est considérée comme la
dernière date possible de début du projet et la dernière date d’achèvement d’une tâche
est considérée comme la date la plus proche de fin du projet.
La suppression de phases d’un projet se fait comme pour les autres objets en utilisant l’onglet
Supprimer dans le menu actions de la phase.
Vous pouvez modifier une phase d’une manière similaire comme un projet.
•
Sélectionner
Modifier Propriétés dans le menu actions de la phase. Le formulaire
d’action a trois sections : « Général », où vous pouvez modifier le nom, les balises, la
description et les dates de début et d’achèvement de la phase ; « Progression », où
vous pouvez spécifier la progression de la phase manuellement (voir ci-dessus);
« Attributs », où vous pouvez modifier les attributs de la phase.
•
Dans la section « Général » La dernière date de début et la première date
d’achèvement sont indiquées au-dessous des champs respectifs. Le début au plus tôt
d’une phase représente le début du projet de base. Si le début du projet n’a pas été
défini, le début de la phase doit avoir lieu avant la dernière date de début, ce qui suit
les dates de démarrage les plus proches possibles des tâches subalternes éventuellement existantes. Les dates les plus proches de début et d’achèvement d’une phase sont
suivies des dates au plus tard des dates de démarrage et d’achèvement possibles des
tâches subalternes. Si les dates de début et d’achèvement sont définies pour le projet
de base, cette date est aussi considérée comme les dates de début et d’achèvement de
cette phase.
12.1.2 Création et modification de tâches
12.1.2.1 Données de base sur les tâches
Les tâches représentent des affectations qu’un utilisateur, appelé « donneur d’ordre », demande à ce qu’elles soient effectuées par un ou plusieurs autres utilisateurs, appelés « preneurs d’ordre ». Le sujet de la tâche est indiqué par son nom et sa description. De plus, les
tâches peuvent être associées à un ou plusieurs balises qui peuvent être utilisés dans une recherche basée sur le contexte du projet (recherche par balises). Les caractéristiques additionnelles de la tâche sont :
o Durée et date limite,
o Données d’entrée et données de sortie
o La manière dont les responsables (donneurs et preneurs) sont informés de l’exécution
de la tâche, et probablement
o Les sous-tâches.
Avant de débuter la tâche, les données d’entrée et de sortie doivent être spécifiées par vous en
tant que donneur d’ordre. Les données d’entrée constituent les conditions préalables à établir
pour l’exécution d’une tâche et sont fournies par le donneur d’ordre. Les données de sortie
sont quant à elles les résultats de la tâche et sont soumises par les preneurs d’ordre. Les tâches
simples ne requièrent pas de données d’entrée et de sortie. Une tâche est également un dossier
contenant tout type de pièce jointe qui peut être ajoutée après la création de la tâche.
Dans notre exemple de projet, les tâches ont pour but de décomposer davantage le travail à
faire avec les phases du projet. À part cela, les tâches, et particulièrement les tâches simples,
peuvent également exister de manière autonome dans le contexte du projet.
217
12.1.2.2 Création d’une tâche simple
Après avoir défini le projet et ses phases, et après avoir invité l’équipe de projet, nous pouvons commencer à créer les tâches. En tant que gestionnaire de projet, vous commencez avec
la phase « Analyse » de notre projet d’exemple « Remplacement du système comptable de la
commission » et créer la première tâche « Entrevues et ateliers d’experts ». Cette tâche doit
conjointement être menée par deux membres de l’équipe de projet. Comme données d’entrée,
on peut ajouter la liste des experts à interviewer et des potentiels participants aux ateliers. Le
résultat de la tâche, c’est-à-dire ses données de sortie, constituent un document qui contient
les comptes rendus, des différents entrevues et ateliers.
Pour créer une nouvelle tâche :
•
sélectionner Fichier Nouveau Tâche dans le menu supérieur de la phase « Analyse »
à laquelle la nouvelle tâche appartient.
•
Le formulaire « Ajouter une tâche » contient plusieurs sections traitées en détails cidessous. Pour notre exemple, aller à la section « Général » et entrer « Entrevues
d’experts » comme nom d’une nouvelle tâche. Pour la durée, entrer une période de 4
semaines, le temps supposé nécessaire à l’exécution de la tâche. Pour la date limite,
entrer la date correspondante à deux semaines avant la date d’achèvement de la phase
« Analyse », vu que la préparation du résumé final dépend du résultat de la tâche
courante.
•
Dans la section « Responsables », aller à la sous-section « Preneurs d’ordre » et sélectionner les trois membres de projets prévus pour cette tâche. Laisser la section
« Donneurs d’ordre » ouverte pour le moment car vous-même serez automatiquement
le donneur d’ordre principal lors du démarrage de la tâche.
•
Dans la section « Données », aller à la sous-section « Données d’entrée » et entrer un
nouveau champ de données pour le type de document portant le nom « Liste d’experts » ; laisser la valeur ouverte. Cependant, avant de commencer la tâche, le document d’entrée doit être fourni. Nous reviendrons sur ce point plus loin. Dans la soussection « Données de sortie », vous spécifiez un autre champ de données pour le type
du document portant le nom « Comptes-rendus », qui représente le résultat de la tâche
qui doit être soumis par les preneurs d’ordre. Avec les deux champs de données, vérifier toujours que le champ « Obligatoire » est également coché, de sorte que la tâche
ne puisse être démarrée avant d’avoir fourni la liste d’experts, et qu’elle ne soit achevée avant que les preneurs d’ordre n’aient soumis les comptes-rendus des entrevues.
•
Appuyer sur [OK] après avoir entré ces spécifications afin de créer enfin la tâche.
Cliquer sur l’entrée de la tâche nouvellement créée pour voir ses spécifications comme décrite
sur la Figure 30.
218
Figure 30 : Tâche nouvellement créée
12.1.2.3 Création de tâches : Le cas général
Les tâches peuvent ne pas être uniquement créées avec les phases d’un projet. Si un projet de
moindre envergure ne peut être divisé en plusieurs phases, les tâches peuvent alors être créées
directement au sein du projet. Les tâches peuvent également être employées en dehors des
projets et des phases de projet, autrement dit dans des dossiers arbitraires.
Les tâches sont créées en utilisant Fichier Nouveau Tâche dans le menu supérieur du projet,
de la phase ou du dossier désiré pour la création de celles-ci. Le formulaire « Ajouter une
tâche » comprend différentes sections :
o Général,
o Responsables,
o Données,
o Message et
o Attributs,
où l’on peut mettre plusieurs spécifications concernant le projet. Pour des tâches personnelles
simples, entrer juste le nom dans la section « Général ». Par contre des tâches plus complexes
requièrent bien évidement des spécifications supplémentaires qui peuvent être modifiées
avant le démarrage de la tâche. La nouvelle tâche est créée en appuyant sur [OK].
Général : Paramétrage des nom, durée et date limite
Dans cette section, les informations générales ainsi que la durée et la date limite sont fournies :
•
Entrer le nom de la tâche, la description, les balises, la catégorie et la priorité. Le nom
et la description devraient déjà décrire l’objectif de la tâche.
219
•
La durée d’une tâche correspond à l’intervalle de temps prévue entre le début de la
tâche et sa fin. Cette durée est utilisée pour calculer la date probable d’achèvement de
la tâche lorsqu’elle est présentement démarrée. De ce fait, il est possible d’indiquer
une situation critique pour la phase et le projet de base lorsque le démarrage d’une
tâche accuse d’un retard, en supposant que cette durée correspond au moins au temps
requis pour accomplir la tâche. Il est bien évidement possible qu’il y ait un
achèvement prématuré de la tâche.
•
Lorsque la date d’achèvement est dépassée sans pour autant que la tâche ne soit
terminée, sa progression est considérée critique.
•
Comme date limite, on met la date à laquelle la tâche devra être achevée en fonction
bien sûr du temps prévu pour la phase ou le projet. Et lorsque la date limite est dépassée sans pour autant que la tâche ne soit accomplie, sa progression est considérée
en retard.
•
Toutes les spécifications en dehors du nom de la tâche sont facultatives. Cependant, si
la durée et la date limite ne sont pas renseignées sur le formulaire, alors il ne sera pas
possible d’avoir une évaluation, une agrégation de la progression de la phase et du
projet de base.
Responsables : Sélection des preneurs et donneurs d’ordre
Dans cette section, il y a deux sous-sections où vous pouvez spécifier les donneurs et les
preneurs d’ordre de la tâche qui sont respectivement responsables de la supervision et de
l’exécution de la tâche.
•
Comme preneurs d’ordre vous sélectionnez les utilisateurs responsables d’accomplir
la tâche. Lors du démarrage de celle-ci avec plus d’un preneur d’ordre, tous les autres
preneurs d’ordre restent responsables de l’exécution de la tâche, chacun d’eux pouvant
travailler sur la tâche et la terminer.
Il vous est possible de reporter le choix des preneurs d’ordre et d’attribuer la tâche
plus tard en utilisant
Tâche Attribuer dans le menu actions de la tâche. Noter
qu’une tâche sans preneurs d’ordre ne peut pas être démarrée.
On peut également sélectionner comme preneurs d’ordre des utilisateurs qui ne sont
pas membres du projet, de la phase ou du dossier dans lequel la tâche a été créée.
Toutefois, ces preneurs d’ordre ont uniquement accès à la tâche elle-même et à son
contenu et non à son contexte (c.-à-d. le projet, la phase ou le dossier contenant la
tâche).
•
Comme donneurs d’ordre vous sélectionnez des utilisateurs qui doivent superviser
l’exécution de la tâche. Si plus d’un utilisateur est sélectionné alors l’utilisateur qui
démarre la tâche devient par défaut l’unique donneur d’ordre.
Encore une fois, il vous est possible de reporter le choix d’un donneur d’ordre car tout
membre qui a accès à la tâche (y compris vous-même en tant que créateur) peut
assigner des donneurs d’ordre pour commencer la tâche et devenir ainsi
automatiquement le donneur d’ordre de la tâche.
•
220
Éventuellement, vous pouvez décider que la nouvelle tâche doit être inscrite dans les
listes de tâches des donneurs d’ordre et des preneurs d’ordre directement après sa
création, autrement dit avant qu’elle ne soit débutée. De ce fait, les utilisateurs chargés
de cette tâche ont immédiatement accès à la tâche via leur liste de tâches. Cette option
devrait être choisie plus particulièrement lorsque les utilisateurs ont été sélectionnés en
tant que donneurs d’ordre sans pour autant qu’ils soient membres de la phase ou du
projet auquel appartient la tâche. Sinon, ces utilisateurs n’auront pas accès à la tâche et
par conséquent ne peuvent démarrer la tâche.
Données : Spécification des données d’entrée et de sortie
Dans cette section, il y a deux sous-sections où vous pouvez spécifier les données d’entrée et
de sortie de la nouvelle tâche. Les données d’entrée sont fournies par le donneur d’ordre et
représentent les données nécessaires à l’exécution de la tâche (par exemple les champs de
texte ou les documents entiers) qui sont transmises aux preneurs d’ordre. Les données de
sortie représentent le résultat de la tâche et doivent être fournies par les preneurs d’ordre avant
qu’ils ne puissent déclarer la tâche achevée.
Les données d’entrée et de sortie consistent en des champs de données ayant un type de
données, par exemple un texte, une case à cocher ou un document.
Les données d’entrée et de sortie peuvent également définir des dépendances au sein des
structures de tâche, par exemple, entre certaines tâches d’une phase ou d’un projet, ou entre
tâche principale et sous-tâches. Une tâche dépend d’une autre lorsqu’elle obtient ses données
d’entrée à partir de cette autre tâche, ou lorsqu’elle a comme données d’entrée la condition
selon laquelle les données de sortie d’autres tâches sont libérées. La tâche dépendante ne peut
alors être démarrée que lorsque l’autre tâche a été terminée. En présence de tâches de même
rang, c’est-à-dire de tâches de la même phase ou du même projet dans lequel la nouvelle tâche
est créée, les données de ces tâches et les conditions sur celles-ci pour qu’elles soient
achevées peuvent alors être offertes en données d’entrée ou de sortie. Pour de plus amples
détails et d’exemples, voir 12.1.9 « Structuration des tâches dans les processus » à la page
233.
•
Dans la sous-section Données d’entrée, entrer les champs de données d’entrée. Sous
Nouvelles données d’entrée, sélectionner un type de données et cliquer sur [Ajouter].
Une ligne apparaîtra contenant les champs pour le nom et la valeur du champ de
données. Entrer ensuite le nom et vérifier si le champ de données doit être obligatoire
ou non, c’est-à-dire si la tâche ne peut pas être démarrée avant que le champ de
données ait une valeur. On peut alors entrer la valeur (ou le faire plus tard en utilisant
Modifier Propriétés ou directement dans la vue de la tâche).
•
Continuer à entrer de nouveaux champs de données d’entrées en cliquant autant de
fois sur [Ajouter] jusqu’à ce que tous les champs de données requis soient fournis. On
. Utiliser les
peut supprimer les champs de données déjà saisis en cliquant sur
flèches
et
pour changer l’ordre des champs de données dans lequel ils doivent
apparaître à l’affichage de la tâche. Il est également possible de réorganiser les champs
de données en faisant glisser un champ par l’une des flèches afin qu’il apparaisse audessus ou au-dessous d’un autre champ de données.
•
En présence de tâches de même rang, nous avons deux possibilités supplémentaires
pour définir les données d’entrée.
•
Conditions pour démarrer la tâche : choisir une ou plusieurs des conditions
offertes. La sortie d’une tâche de même rang est libérée lorsqu’elle a été terminée.
En sélectionnant une telle condition comme données d’entrée, vous rendez le
démarrage de la tâche à créer dépendant de l’autre tâche en cours d’achèvement.
•
Données provenant de tâches principales ou même rang : sélectionner un ou
plusieurs champs de données de sortie de tâches de même rang comme données
d’entrée. Un tel champ de données est partagé entre une tâche de même rang et
celle en cours et sa valeur est disponible pour la tâche en cours lorsqu’il a été
221
libéré par la tâche de même rang. Ceci rend le démarrage de la tâche actuelle
dépendant de la tâche de même rang en cours d’achèvement.
Vous sélectionnez un élément dans une des listes en cliquant dessus. Vous
désélectionnez à nouveau en cliquant dessus mais en gardant cette fois-ci la touche
Ctrl enfoncée.
De plus amples détails sur le partage des champs de données et des conditions se
trouvent dans le paragraphe 12.1.9.4 « Création des sous-tâches » à la page 236.
•
Dans la sous-section Données de sortie, entrer les champs de données de sortie. Sous
Nouvelles données de sortie, procéder exactement tel que décrit ci-dessous pour les
champs de données d’entrée. Vous pouvez également entrer des valeurs pour ces
champs de données de sortie, par exemple des suggestions ou des notes pour les preneurs d’ordre qui doivent soumettre ces valeurs à la fin. Avec les documents de sortie,
il vous serait par exemple possible de fournir comme valeur un modèle.
•
Lorsqu’on est en présence de tâches de même rang, vous avez une possibilité supplémentaire de définir des champs de données de sortie. Sous Données nécessaires aux
tâches principales ou de même rang, vous pouvez sélectionner comme données de
sortie un ou plusieurs champs de données d’entrée des tâches de même rang. Un tel
champ de données est partagé entre une tâche de même rang et celle en cours et sa
valeur est disponible pour la tâche de même rang lorsqu’il a été libéré par la tâche en
cours. Ceci rend le démarrage de la tâche de même rang dépendant de la tâche actuelle
en cours d’achèvement.
De nouveau, vous sélectionnez et désélectionnez un élément en cliquant dessus tout en
gardant la touche Ctrl enfoncée. De plus amples détails sur le partage des champs de
données se trouvent dans le paragraphe 12.1.9.4 « Création des sous-tâches » à la page
236.
•
Avec les champs de données du type de document, deux boutons supplémentaires apparaissent après la valeur : le bouton
permet de naviguer dans la hiérarchie de dossiers et de sélectionner un document comme valeur du champ de donnée. Le bouton
défait la sélection et supprime à nouveau la valeur du champ de données. Vous
devez entrer la valeur du champ de données ultérieurement si vous avez l’intention de
remplir ce champ avec un document qui doit toujours être téléchargé sur le serveur
BSCW.
Si vous entrez une valeur pour un document d’entrée ou de sortie d’une tâche, un lien
vers ce document est ajouté à la tâche et est visible à l’affichage de la tâche dans la
section « Contenus ». Dès que la tâche est démarrée, les documents d’entrée sont mis
sous contrôle de version afin d’avoir un enregistrement des accès aux documents de la
tâche. On fait pareillement avec les documents de sortie ; ils sont mis sous contrôle de
version lorsque la tâche est terminée pour la première fois et que le preneur d’ordre
libère ainsi les documents de sortie.
Notification : Notification des événements de tâche
Dans cette section, on peut spécifier la manière dont les donneurs et preneurs d’ordre doivent
être informés de leurs actions mutuelles et le moment où les personnes concernées doivent
être rappelées d’une date limite s’approchant. Les notifications et rappels sont envoyés par
courriels.
222
•
Sous Courriel, dérouler les actions concernant les notifications. Ici, vous pouvez alors
cocher ou décocher certaines ou toutes les actions. Bien évidemment, le donneur
d’ordre est renseigné sur les actions des preneurs d’ordre et vice-versa.
•
Sous Rappels, vous pouvez laisser vous-même en tant que donneur d’ordre, preneurs
d’ordre ou tout membre informé d’une prochaine date limite de tâche. Sélectionner le
destinataire du rappel et cliquer sur [Ajouter]. Sur la ligne qui apparaît maintenant,
vous mettez le temps à l’avance d’émission du rappel avant la date limite. Vous
pouvez aussi ajouter une note personnelle au rappel généré automatiquement en
cliquant sur [Joindre une note personnelle]. En cliquant plus d’une fois sur [Ajouter],
il vous est possible d’avoir des rappels envoyés à différents points dans le temps aux
personnes concernées. La suppression des rappels déjà générés se fait en cliquant sur à
l’aide de l’icône suivante .
Attributs
Dans cette section, il vous est possible de rentrer des attributs de tâche (Client, Contact,
Emplacement, URL). Les attributs de tâche sont configurés pour le serveur BSCW et peuvent
être modifiés par l’administrateur.
12.1.2.4 Modification des tâches
Avant le démarrage de la tâche, on peut modifier toutes les spécifications en :
•
sélectionnant
Modifier Propriétés dans le menu actions de la tâche. Le formulaire
« Modifier la tâche » contient toutes les sections décrites ci-dessus où vous pouvez
corriger les spécifications. Si vous souhaitez supprimer la date limite d’une tâche,
vous devez entrer une date vide.
Après le démarrage d’une tâche, les spécifications de celle-ci qui peuvent être modifiées dépendent de l’état de la tâche (un aperçu des états d’une tâche est donnée dans la section 12.1.8
« Gestion des situations de tâche exceptionnelles » à la page 230). Dans les états où la tâche
peut à nouveau être démarrée, toutes les spécifications peuvent être modifiées. Dans d’autres
cas d’état de la tâche, seulement certaines spécifications peuvent encore être modifiées. Par
exemple, dans l’état démarré d’une tâche, en tant que donneur d’ordre, vous pouvez demander des résultats additionnels en entrant des données de sortie supplémentaires, mais vous ne
pouvez modifier les données d’entrée ou les différents preneurs d’ordre. Le formulaire
« Modifier la tâche » offre toutes les modifications possibles de l’état actuel de la tâche.
12.1.2.5 Copie des tâches
Il n’est pas nécessaire de créer des tâches chaque fois à partir de zéro, il est également possible de copier des tâches déjà existantes. Les spécifications concernant les responsables, les
champs de données et la durée sont copiées avec la tâche. L’état de la tâche copiée est mis à
initial, la date limite par contre n’est pas copiée. Si vous copiez des tâches en cours d’exécution, les valeurs du champ de données ou les remarques ainsi que la date de début et la date
de fin prévue (le cas échéant) sont alors supprimées car tout ceci sert de piste de vérification.
Les pièces jointes éventuelles sont aussi copiées à partir de la tâche originale.
12.1.3 Vue de la tâche
Si vous cliquez sur un objet de la tâche, il s’ouvre sur la vue de celle-ci. L’affichage de la
tâche présente les attributs essentiels d’une tâche en quatre sections que vous pouvez dérouler
au besoin.
223
o Propriétés : Cette section contient les informations sur la durée prévue, les donneurs
et preneurs d’ordre, et le contexte, c’est-à-dire la phase, le projet ou le dossier auquel
la tâche appartient.
Lorsqu’une tâche n’a pas encore été démarrée, la durée et la date limite sont indiquées ; lorsqu’une tâche est en exécution, les dates de début et de fin prévue remplacent la durée. Toute spécification temporelle n’est visible que si bien évidement
elle est présente.
o État : Cette section indique l’état courant de la tâche, par exemple initial pour une
tâche qui vient d’être créée, ou réactivée pour une tâche qui vient d’être démarrée. En
déroulant cette section, vous apercevez des états des tâches possibles. L’état actuel est
indiqué en orange pâle. Les états pouvant être atteints par les actions des preneurs
d’ordre sont indiqués en bleu, et ceux pouvant être atteints par les actions des
donneurs d’ordre sont indiqués en vert.
En cliquant donc sur un état correspondant à votre rôle de tâche, vous pouvez exécuter
l’action adéquate.
o Données : Cette section contient les champs de données d’entrée et de sortie de la
tâche. Si l’état actuel de la tâche vous permet en tant que donneur d’ordre ou preneur
d’ordre de modifier ces champs de données, ici vous pouvez entrer des valeurs pour
ces champs ou ajouter des remarques aux valeurs fournies.
Dans l’état réactivé, par exemple, le preneur d’ordre peut entrer toutes les données de
sortie représentant le résultat de la tâche. En outre, il peut donner des remarques suivant les différents champs de données d’entrée.
Par ailleurs, il y a deux boutons qui apparaissent après la valeur des champs de données du type de document : le bouton
vous permet de naviguer dans la hiérarchie
de dossiers et de sélectionner un document comme valeur du champ de données, et le
bouton
défait la sélection et supprime de nouveau cette valeur.
Utiliser [Enregistrer le formulaire] afin de protéger les valeurs de données et les remarques déjà inscrites s’il arrivait une suppression accidentelle, parce que ces valeurs
seraient perdues lorsque vous quittez la vue de la tâche sans exécuter une action de
celle-ci.
Les valeurs des données et des remarques sauvegardées sont visibles à tous les autres
utilisateurs ayant le même rôle de tâche. Si par exemple dans l’état réactivé un preneur
d’ordre renseigne un champ de données de sortie ou entre une remarque dans un
champ de données d’entrée et fait des sauvegardes, alors tous les autres preneurs
d’ordre verront les valeurs des données et des remarques à l’ouverture de la tâche. Le
donneur d’ordre par contre ne pourra voir ces informations tant qu’un des preneurs
d’ordre ne les a pas libérées via une action de la tâche. En effet, dans l’état réactivé,
les remarques sont publiées par [Attribuer la tâche] et les données de sortie sont fournies par [Compléter la tâche]. Les valeurs des données et les remarques déjà publiées
ne peuvent être changées dans l’état courant de la tâche (ici : réactivé ou terminé) et
sont visibles pour toutes les parties concernées.
o Contenus : Cette section contient tous les documents de la tâche, c’est-à-dire les valeurs de champs de données du type de document partagées en données d’entrée et de
sortie, et toutes les autres pièces-jointes de la tâche qui ont été ajoutées soit par les preneurs d’ordre, soit par les donneurs d’ordre ou d’autres membres de la tâche.
La dernière partie de la section des contenus est la piste de vérification, où toutes les
actions de tâche (démarrage, exécution, remarque, etc.) sont enregistrées automatique224
ment. Les fins de vérification sont organisées comme un forum de discussion.
Lorsqu’une action de tâche est effectuée, l’acteur en question peut ajouter un commentaire personnel pour des fins de vérification.
Les différentes sections sur la vue de la tâche ne sont visibles que si elles ne sont pas vides,
autrement dit la section « Données » n’est pas présente lorsque la tâche n’a pas d’entrée ou de
sortie. La Figure 30 montre l’exemple d’une tâche nouvellement créée décrite sur la vue de
celle-ci.
Entre les sections « Données » et « Contenus », la vue de la tâche offre un espace avec des
boutons pour les actions de tâche pouvant être exécutées par les donneurs et preneurs d’ordre
dans l’état actuel de la tâche. Ces mêmes actions se retrouvent dans le menu du contexte de la
tâche, par exemple en faisant
Tâche Compléter ou
Tâche Attribuer . Au-dessus des boutons Action sur l’afficheur de la tâche, vous pouvez ajouter un commentaire personnel à notre
action pour des fins de vérification.
12.1.4 Démarrage des tâches
Avant de pouvoir commencer une tâche, toutes les spécifications nécessaires doivent être
faites. En particulier, les champs de données d’entrée qui ont été marquées obligatoires
doivent avoir une valeur, sinon un message d’erreur sera affiché lorsque vous essayerez de démarrer la tâche.
Vous devriez d’abord télécharger les documents que vous avez l’intention d’assigner comme
valeurs pour les champs de données d’entrée du type de document. Ces documents sont téléchargeables au sein de la tâche (par exemple avec
Nouveau Document dans le menu actions
de la tâche), ou à un autre lieu convenable (la phase ou le projet auquel la tâche appartient).
Pour attribuer des valeurs aux champs de données d’entrée :
•
Sélectionner
Modifier Propriétés dans le menu actions de la tâche et aller à la section « Données ». Vous pouvez aussi passer à l’affichage de la tâche en ouvrant celleci.
•
Entrer au moins des valeurs pour les champs de données qui ont été marquées obligatoires. Pour les champs de données du type de document, utilisez le bouton
pour
trouver le document d’entrée dans la hiérarchie de dossiers.
Vous devriez également vous assurez que les preneurs d’ordre sont assignés à la tâche, autrement vous resterez l’unique preneur d’ordre et la tâche deviendrait personnelle, comme une
entrée dans une liste d’affaires personnelles. Si par erreur vous démarrez une tâche dans cet
état, il est néanmoins possible d’attribuer la tâche à d’autres preneurs d’ordre (en faisant par
exemple
Tâche Attribuer ).
Il n’est par contre pas nécessaire d’assigner des donneurs d’ordre à la tâche avant son démarrage, vous êtes vous-même constitué automatiquement le donneur d’ordre principal lors du
démarrage de la tâche. D’une manière ou d’une autre, vous pouvez transmettre la tâche ultérieurement à un autre donneur d’ordre.
Après avoir effectué tous les prérequis nécessaires,
•
Démarrer la tâche via
Tâche Attribuer dans le menu actions de la tâche, ou par
[Attribuer la tâche] sur la vue de la tâche.
•
L’état de la tâche passera de initial à réactivé et vous en serez le seul donneur d’ordre.
S’il y a lieu que d’autres utilisateurs soient assignés à la tâche, ils perdront ce rôle.
225
•
Toutes les données d’entrée sont libérées en réactivant la tâche : elles deviennent visibles à tous les preneurs d’ordre et ne peuvent être changées dans cet état de la tâche
ni par le donneur d’ordre, ni par les preneurs d’ordre. Les documents comme les données d’entrée sont mis sous contrôle de version lorsque la tâche est démarrée. Ainsi,
les modifications apportées aux documents de la tâche sont retraçables et uniquement
les versions actuelles du document peuvent être associées aux états de la tâche, par
exemple si un document d’entrée doit être modifié par le donneur d’ordre à la suite de
remarques soumises par les preneurs d’ordre.
À ce moment-là, la tâche est inscrite dans les listes de tâches personnelles des preneurs d’ordre. De plus, la tâche est aussi inscrite dans celle du donneur d’ordre si elle n’y est pas déjà.
12.1.5 Liste de tâches personnelle
Chaque utilisateur BSCW dispose d’une liste de tâches personnelles qui contient toutes les
tâches que l’utilisateur est censé mener à bien en tant que preneur d’ordre ou superviseur en
tant que donneur d’ordre. La liste des tâches est accessible via Aller à Tâches ou par l’icône
sur la barre d’accès rapide. Si cette icône ne se trouve pas sur la barre
des tâches
d’accès rapide, il est possible de l’activer via Options Préférences dans la section « Présentation ».
Lorsqu’un utilisateur perd le rôle de preneur ou donneur d’ordre, par exemple en supprimant
ou en transférant une tâche, celle-ci disparaît de sa liste des tâches.
Les tâches qui ne figurent pas dans votre liste de tâches mais auxquelles vous avez accès du
fait que vous soyez membre de la tâche, peuvent être ajoutées à votre liste de tâches via
à
la liste de tâches, même si vous n’êtes pas responsable de l’exécution ou de la supervision de la
tâche.
La liste de tâches contient également des dossiers de flux où l’utilisateur est responsable de
l’exécution de la tâche courante.
Tri et filtrage des tâches de la liste
Les tâches de la liste peuvent être triées selon certains critères spécifiques :
•
Sélectionner par exemple Afficher Trier par date limite dans le menu supérieur de la
liste de tâche à trier par date limite. D’autres critères de tri sont la date de début, l’état
de la tâche ou le contexte.
Outre le tri, il est aussi possible de filtrer les tâches, c’est-à-dire uniquement les tâches répondant à certains critères seront affichées dans la liste.
•
Sélectionner par exemple Afficher Filtre par donneur d’ordre dans le menu supérieur
de la liste de tâches pour uniquement avoir les tâches affichées aux endroits où vous
êtes donneur d’ordre où il n’y a encore aucun donneur d’ordre assigné, et dans ce cas,
vous seriez le seul donneur d’ordre dès lors que vous avez accès à la tâche.
•
Les autres critères de filtrage sont les suivantes :
o Preneur d’ordre : toutes les tâches sont affichées aux endroits où vous êtes preneur d’ordre où il n’y a encore aucun preneur d’ordre assigné, et dans ce cas, vous
seriez le seul preneur d’ordre dès lors que vous avez accès à la tâche.
o Responsable : toutes les tâches sont affichées aux endroits où vous vous trouvez,
en tant que donneur ou preneur d’ordre, pour exécuter la prochaine action de la
tâche.
226
o Catégories tels que livraison, ordre, etc.
o Progression du statut comme prévu à statut terminé.
o États de initial à terminé.
Vous pouvez également sélectionner des filtres en cliquant sur le critère de filtrage actuel
affiché à droite de la barre d’outils à multiple sélection. En choisissant « Pas de filtre », toutes
les tâches figurant dans la liste seront affichées à nouveau.
12.1.6 Progression d’une tâche et agrégation de la progression
Après la création d’une tâche, sa progression est évaluée à comme prévu . Dès qu’une tâche
est démarrée, la date d’achèvement prévue est calculée à partir de la date de début ajoutée à la
durée prévue. Si cette date d’achèvement prévue est postérieure à la date limite définie par
l’utilisateur, l’état d’avancement de la tâche est mis à critique . Lorsque la date limite est
dépassée, la progression est évalué à en retard .
,
et
, qui sont utilisées dans les listes de dossiers,
Remarque : Les icônes de tâches,
ne symbolisent pas l’état d’avancement temporel d’une tâche mais indiquent des détails spécifiques à la progression de son exécution : l’icône
représente une tâche qui a été terminée
ou achevée, l’icône
indique un repositionnement dans l’exécution de la tâche, par exemple
une remarque sur des résultats de la tâche, et enfin l’icône
représente une tâche qui a été
annulée et qui doit être redémarrée (voir aussi 12.1.8 « Gestion des situations de tâche
exceptionnelles » à la page 230).
Afin d’être également visible au niveau de la phase et du projet, la progression des tâches subordonnées est agrégée par des niveaux inférieurs aux niveaux supérieurs selon la structure du
projet, dans le cas où le progrès au niveau de la phase et du projet a été configuré à déterminé
par le système (voir 12.1.1.2 « Progression d’un projet » à la page 215).
Les règles suivantes permettent de gérer l’agrégation de la progression (voir aussi la Figure
31) :
o Si l’état d’avancement de toutes les tâches subordonnées est mis à comme prévu, critique ou en retard, alors la progression de la tâche, de la phase ou du projet directement au-dessus de la structure du projet est également mise respectivement à comme
prévu, critique ou en retard.
o Si l’état d’avancement des tâches subordonnées est un regroupement des états comme
prévu, critique et en retard, alors la progression de la tâche, de la phase ou du projet
directement au-dessus de la structure du projet est également mise critique.
Figure 31 : Agrégation de la progression
227
L’agrégation de la progression est réalisée à partir des niveaux inférieurs de la hiérarchie du
projet au niveau du projet. Aussi au niveau de la phase, elle suit les mêmes règles. Cependant,
il y a quelques restrictions et exceptions :
o La progression d’une sous-tâche est seulement agrégée à sa tâche principale si celle-ci
est dépendante de l’exécution de la sous-tâche.
o Si la progression d’une tâche est en retard, l’agrégation de la progression à partir
d’une éventuelle sous-tâche n’est pas prise en compte et l’état d’avancement de la
tâche reste à en retard.
o Si la progression d’une tâche est critique, mais que celle de toutes les sous-tâches est à
comme prévu, l’agrégation de la progression à partir des sous-tâches n’est pas prise en
compte et l’état d’avancement de la tâche reste à en retard.
o Si un utilisateur modifie explicitement la progression d’une phase ou d’un projet,
celle-ci n’est pas pour autant modifiée par l’agrégation ; la valeur de progression définie par l’utilisateur aura la priorité.
12.1.7 Traitement des tâches
Les tâches sont traitées suivant des actions de tâches spécifiques qui peuvent être invoquées
dans le menu actions d’une entrée de tâche dans une liste de dossiers, en utilisant des boutons
d’action spécifiques ou à travers le menu Fichier sur la vue de la tâche.
Les tâches sont généralement traitées en trois étapes à tour de tôle entre le donneur d’ordre et
le preneur d’ordre :
•
Le donneur d’ordre démarre une tâche avec [Démarrer la tâche] après avoir fourni les
données d’entrée. Ainsi, l’état de la tâche devient activé. Les données d’entrée manquantes qui ont été déclarées obligatoires conduisent à un message d’erreur.
En démarrant la tâche, les données d’entrée sont libérées par le donneur d’ordre et sont
visibles pour les preneurs d’ordre, ce qui n’est pas le cas dans un état initial de la
tâche. Les données d’entrée ne peuvent être modifiées dans un état démarré de la
tâche.
S’il y a plusieurs donneurs d’ordre attribués à l’origine à la tâche, alors celui qui active
la tâche devient l’unique donneur d’ordre.
•
Le preneur d’ordre peut d’abord s’engager à finir la tâche en utilisant [S’engager à
finir la tâche] ; l’état de la tâche devient engagé. Cette action est facultative et en aucun cas ne représente un prérequis pour l’exécution ultérieure de la tâche. L’engagement à une tâche par le donneur d’ordre signifie seulement que l’exécution de la tâche
repose sur lui.
Le preneur d’ordre termine l’exécution de la tâche par [Finir la tâche], après avoir
fourni les données de sortie. L’état tâche devient fini. Les données de sortie manquantes qui ont été déclarées obligatoires conduisent à un message d’erreur.
Si on a plusieurs preneurs d’ordre, celui activant la tâche devient le principal preneur
d’ordre. Les autres preneurs d’ordre restent dans ce rôle.
En finissant une tâche, les données de sortie sont libérées par les preneurs d’ordre et
deviennent visibles pour le donneur d’ordre, ce qui n’est pas le cas pour les états de
tâche démarré et engagé. Les données de sortie ne peuvent être modifiées à l’état fini
de la tâche.
228
•
Enfin, le donneur d’ordre accepte le résultat de la tâche par [Accepter la tâche]. Le
traitement de la tâche se termine ainsi et l’état final de la tâche devient accepté.
Lorsqu’il n’y a pas de preneurs d’ordre affectés, une tâche démarrée est considérée comme
une tâche personnelle à l’utilisateur l’ayant démarrée. Ces tâches personnelles ne sont évidemment pas traitées à tour de rôle entre le donneur d’ordre et le preneur d’ordre, mais
peuvent être effectuées par le seul responsable en utilisant [Compléter la tâche]. Cette action
met la tâche à l’état complété et est également possible lorsqu’aucun preneur d’ordre n’a
accès à la tâche.
S’engager à et finir des tâches : Un exemple
Nous revenons à l’exemple de tâche, « Entrevue d’experts » dans le projet « Remplacement
du système comptable de la commission ». La tâche a été entre-temps démarrée avec comme
document d’entrée la « Liste d’experts ». Vous êtes un des preneurs d’ordre et vous ouvrez la
tâche. Après avoir vérifié la liste d’experts (il y a quatre experts en entrevue), vous vous
engagez à mener à bien la tâche jusqu’à la date limite prévue.
•
sélectionner
Tâche S’enagager dans le menu du contexte de la tâche ou cliquer sur
[S’engager à finir la tâche]. Il n’est pas nécessaire d’entrer une remarque pour des fins
de vérification.
•
L’action en question modifie l’état de la tâche à engagé.
Une fois que vous et les autres preneurs d’ordre ayez effectivement interrogé les quatre experts, vous déposez les résultats de vos activités dans le document « Comptes-rendus de l’entrevue » et télécharger le document sur le serveur BSCW. Vous pouvez à présent finir la
tâche.
•
Ouvrir la tâche « Entrevue d’experts » et aller à la section « Données ». Cliquer sur le
bouton
à côté du champ de données de sortie « Comptes-rendus » pour ouvrir un
navigateur qui vous permet de trouver et de sélectionner notre document « Comptesrendus de l’entrevue ». En cliquant sur le document, spécifier-le comme étant la valeur
du champ de données « Comptes-rendus ».
•
Au-dessus des boutons d’action de la tâche, entrer une remarque pour des fins de vérification si une quelconque chose d’inhabituel s’est passée au cours des entretiens, par
exemple échange d’un expert. Par la suite, cliquer sur [Finir la tâche].
•
L’action délivre le document de sortie et il devient visible et accessible pour le donneur d’ordre. Vous ne pouvez éditer ce document pour le moment et l’état de la tâche
devient fini.
229
Figure 32 : Tâche après exécution
La Figure 32 montre l’exemple d’une tâche après qu’elle soit exécutée. En tant que preneur
d’ordre, vous pouvez à ce stade uniquement ajouter de nouveaux preneurs d’ordre, par
exemple une information anticipée pour des phases de projet ultérieures ([Attribuer la tâche]),
transférer la tâche à d’autres preneurs d’ordre pour des raisons de congés ([Transmettre la
tâche]) ou [Retirer les résultats de la tâche]. La dernière action vous donne la possibilité à
vous et aux autres preneurs d’ordre de modifier les données de sortie à nouveau, dans ce cas
ce seront les comptes-rendus de l’entrevue, et par la suite vous terminez la tâche une seconde
fois (voir aussi la section suivante).
12.1.8 Gestion des situations de tâche exceptionnelles
Durant le traitement de la tâche, des situations exceptionnelles peuvent se présenter, exigeant
un détour de l’action en cours normal. Les différentes actions sont offertes comme les [boutons] sur la vue de la tâche et les actions dans le menu actions ou contextuel de la tâche sous
le menu action
Tâche. Tout ce qui est offert ici en détail dépend bien évidemment du rôle
de l’utilisateur en tant que preneur ou donneur d’ordre.
230
Contester : Les données d’entrée contiennent des erreurs. Sur la vue de la tâche,
les preneurs d’ordre peuvent entrer leurs remarques au-dessous des champs de données d’entrée défectueux et cliquer sur [Contester la tâche]. Les remarques aux données d’entrée peuvent également être saisies et enregistrées en utilisant [Enregistrer le
formulaire] sans contester la tâche pour le moment. De telles remarques préliminaires
ne sont pas visibles pour le donneur d’ordre, et cela aussi longtemps que l’action
[Contester la tâche] n’a été exécuté ; elles peuvent par contre être modifiées ou supprimées à volonté.
Tâche
Après l’action en question, les contestations sont accessibles au donneur d’ordre.
Après une correction des données d’entrée, le donneur d’ordre peut réactiver la tâche à
nouveau.
Retirer : La tâche nécessite d’être spécifiée à nouveau. Le donneur d’ordre peut
[Retirer la tâche] dans le but de, par exemple, spécifier des données d’entrée ou de
sortie supplémentaires, ou d’entrer des valeurs différentes pour les champs de données
d’entrée en vigueur. Après une correction, la tâche peut à nouveau être réactivée.
Tâche
Contester les résultats : Les données de sortie contiennent des erreurs. Dans l’afficheur de la tâche, le donneur d’ordre peut saisir des remarques au-dessous des champs
de données de sortie défectueux et cliquer sur [Contester les résultats de la tâche]. Les
remarques aux données de sortie peuvent également être saisies et enregistrées en
utilisant [Enregistrer le formulaire] sans demander pour le moment des corrections à la
tâche. De telles remarques préliminaires ne sont pas visibles pour les preneurs d’ordre,
et cela aussi longtemps que l’action [Contester les résultats de la tâche], n’a été exécutée ; elles peuvent par contre être modifiées ou supprimées à volonté.
Tâche
Après l’action en question, les remarques sont accessibles aux preneurs d’ordre. Après
une correction des données de sortie, un des preneurs d’ordre peut finir la tâche à nouveau.
Retirer les résultats : Les données de sortie contiennent des erreurs. Un preneur
d’ordre peut [Retirer les résultats de la tâche] afin de corriger les données de sortie de
la tâche. Après une correction, la tâche peut être finie à nouveau.
Tâche
Refuser : Le preneur d’ordre n’est pas en mesure ou disposé à exécuter la tâche
(pas de son devoir, en congés, etc.). Un preneur d’ordre peut [Refuser la tâche] et l’état de la tâche passera à refusé.
Tâche
Une tâche refusée peut être modifiée par le donneur d’ordre et démarrée à nouveau.
Les modifications possibles sont notamment l’attribution de nouveaux preneurs d’ordre et la définition de nouveaux champs de données.
: L’engagement à l’exécution d’une tâche doit être révoqué.
Le preneur d’ordre peut défaire l’engagement via [Retirer l’engagement à la tâche]. Le
preneur d’ordre peut alors contester la tâche, refuser la tâche ou la terminer en dépit de
la révocation de l’engagement. Le donneur d’ordre peut retirer ou annuler la tâche ou
décider d’attendre l’exécution de celle-ci.
Tâche
Retirer l’engagement
Annuler : La raison de l’exécution de la tâche n’est plus valide. Le donneur
d’ordre peut [Annuler la tâche]. Une tâche annulée n’est pas traitée davantage. Cependant, le donneur d’ordre peut réactiver la tâche, la modifier et la démarrer à nouveau
(ou tout simplement la redémarrer à un stade ultérieur dans le temps).
Tâche
: D’autres utilisateurs sont plus adéquats pour l’exécution ou la
supervision de la tâche. Le donneur d’ordre aussi bien que le preneur d’ordre peut
[Transmettre la tâche] à d’autres utilisateurs. Si une tâche est transférée, on peut néan-
Tâche
Transmettre
231
moins rester preneur d’ordre ou donneur d’ordre en cochant la case correspondante
sous le formulaire.
Il y a deux actions supplémentaires par lesquelles les tâches peuvent être réutilisées dans un
état final (accepté, annulé ou complété).
Réactiver : Le donneur d’ordre met la tâche dans un état où toutes les spécifications de la tâche peuvent être modifiées, dans le but de démarrer de nouveau avec les
spécifications modifiées (preneurs d’ordre, données d’entrée, date prévue, etc.)
Tâche
: Le donneur d’ordre redémarre simplement la tâche avec les spécifications données. Noter que les éventuelles spécifications d’une date limite et les valeurs de données d’entrée restent telles quelles.
Tâche
Redémarrer
Le donneur d’ordre peut ajouter des preneurs d’ordre supplémentaires à une tâche ou supprimer celles existantes déjà par :
Attribuer : Cette action n’est pas possible dans les états finaux d’un tâche et
lorsque les preneurs d’ordre actuels travaillent sur la tâche (états démarré et engagé).
Dans certains états de tâche (par exemple refusé) les preneurs d’ordre peuvent également invoquer cette action et peuvent quitter une tâche de cette manière.
Tâche
À part la transmission et l’attribution de tâche, toutes les autres actions ci-dessus n’ont pas de
formulaire d’action, autrement dit, ces actions sont exécutées immédiatement car elles constituent une transition d’état de la tâche sous-jacente. Les données nécessaires pour l’action (les
commentaires des fins de vérification, les remarques, les données d’entrée et de sortie)
doivent être inscrites sur la vue de la tâche (et probablement sauvegardées via [Enregistrer le
formulaire]), avant que l’action ne soit invoquée. Lors de l’exécution de l’action, uniquement
la disponibilité des données attendues est vérifiée. Les données manquantes laissent un message d’erreur ou un avertissement sous la forme d’un indice.
Les transitions d’un état d’une tâche qui sont dues à des actions sont résumées dans le tableau
ci-dessous.
232
Action
État avant l’action
État après l’action
démarrer
initial, contesté, retiré, refusé,
réactivé
démarré
s’engager
démarré
engagé
finir
démarré, engagé
fini
contester
démarré
contesté
retirer l’engagement
engagé
démarré
retirer les résultats
fini
engagé
refuser
démarré
refusé
accepter
fini
accepté
contester les
résultats
fini
engagé
annuler
chaque état excepté accepté et
annulé
annulé
retirer
démarré, engagé, fini
retiré
redémarrer
accepté, annulé
démarré
réactiver
accepté, annulé
réactivé
Si une situation exceptionnelle se présente en cours de traitement de la tâche, ce qui entraîne
un détour de l’action en cours normal (démarré, engagé/fini, accepté), cela est indiqué par une
icône de tâche spécifique sur une liste de dossiers ou sur la liste de tâches personnelle. Les
différentes icônes de tâche représentent les spécifications suivantes :
Représente une tâche qui n’a pas encore été démarrée ou qui est en cours de réalisation
sans pour autant qu’elle soit finie.
Représente une tâche qui a été finie. En outre, les états de tâche accepté et complété
(par le donneur d’ordre) sont illustrés par cette icône.
Représente une tâche qui a été repositionnée par des actions telles qu’une contestation,
un retrait de résultats, ou une contestation de résultats. Lorsque la tâche revient au
cours normal de traitement, par exemple par des actions telles qu’un redémarrage
après une contestation ou une nouvelle finition après une contestation de résultats, la
tâche est de nouveau représentée par l’icône désignant les tâches en cours de traitement ou les tâches finies.
Représente une tâche qui a été annulée. De telles tâches peuvent être redémarrées,
avec ou sans modifications des spécifications (action réactiver et redémarrer).
Sur la vue de la tâche, les actions possibles sont proposées sous forme de boutons. Ces actions
dépendent de l’état de la tâche et du rôle de l’utilisateur en tant que preneur d’ordre ou donneur d’ordre. Avec une tâche dans l’état démarré par exemple, le preneur d’ordre pourra
s’engager à la tâche, la finir, la contester et la refuser. Le donneur d’ordre quant à lui pourra
retirer la tâche et annuler la tâche ; dans les deux rôles, la tâche pourrait être transmise aux
autres donneurs d’ordre ou preneurs d’ordre.
Si on déplie la section « État » sur la vue de la tâche, on verra les différents états possibles de
la tâche. L’état actuel est indiqué en orange pâle. Les états pouvant être atteints par les actions
d’un preneur d’ordre sont indiqués en bleu, et ceux pouvant être atteints par les actions d’un
donneur d’ordre sont indiqués en vert. En cliquant donc sur l’état ciblé, on peut invoquer l’action correspondante.
12.1.9 Structuration des tâches dans les processus
Les tâches peuvent contenir des sous-tâches. Ces sous-tâches peuvent être prédéfinies ou
créées en cours d’exécution. La création de sous-tâches peut se poursuivre à travers plusieurs
niveaux désirés. La réalisation d’une tâche peut être complètement ou partiellement distribuée
au sein de ses sous-tâches. Les sous-tâches d’une tâche principale peuvent être combinées
pour former un flux de production. Il en va de même pour les tâches d’un projet ou d’une
phase. Les tâches d’un flux de production sont liées par des données communes (par exemple
une tâche requiert un document comme entrée représentant une sortie pour une autre tâche) et
des conditions (par exemple une tâche peut uniquement être démarrée lorsqu’une autre tâche
été finie). Un tel flux de production défini par l’utilisateur peut être modifié en cours d’exécution et peut être copié afin d’être réutilisé.
Les tâches qui composent un flux de production sont automatiquement démarrées par le système au moment où les données d’entrée nécessaires sont disponibles. Dans le cas contraire,
le traitement des tâches est automatiquement interrompu. Les sous-tâches de la tâche quant à
elles sont automatiquement annulées une fois cette dernière annulée. Également, la tâche
principale se finit automatiquement si les données de sortie attendues sont disponibles par
l’exécution de ses sous tâches. Ainsi, le traitement des flux de production est supporté par le
système.
233
Lorsque nous définissions les données d’entrée et de sortie des nouvelles tâches (voir 12.1.2.3
« Création de tâches : Le cas général » à la page 219), nous avions abordée la création des
flux de production au sein d’une phase ou d’un projet. Ici, nous allons traiter ce sujet plus en
détails, et par ailleurs couvrir le cas des flux de production formés par les sous-tâches d’une
tâche principale.
12.1.9.1 Création de multiples sous-tâches
Il y a deux moyens de créer des sous-tâches : (a) on peut créer plusieurs sous-tâches en une
seule étape et (b) on peut créer les sous-tâches une à la fois.
Nous commençons avec la création de sous-tâches en une étape. Cette action permet de créer
rapidement un ensemble de sous-tâches simples, qu’initialement n’ont ni données d’entrée, ni
données de sortie. Aussi, d’autres spécifications, telles que la description, les notifications sur
les tâches par courriel, ainsi que les balises et attributs, peuvent être fournis ultérieurement en
utilisant
Modifier Propriétés , spécialement si les sous-tâches créées doivent être combinées
pour former un flux de production (voir 12.1.9.3 « Combinaison de sous-tâches pour former
des flux de production » à la page 235).
La création de multiples sous-tâches en une seule étape n’est possible que si la tâche principale n’est pas en cours d’exécution, par exemple se trouve dans les états : initial ou réactivé.
•
Sélectionner Fichier
l’aperçu de la tâche.
•
Sur le formulaire action, cliquer sur [Ajouter une sous-tâche] et entrer le nom, la durée, la date limite et les preneurs d’ordre de la nouvelle sous-tâche. Les preneurs d’ordre de la sous-tâche doivent choisir des utilisateurs qui ont accès à la tâche principale,
par exemple les preneurs d’ordre ou les membres de la tâche principale. Les autres
utilisateurs pourraient avoir des difficultés avec l’exécution de la sous-tâche, vu qu’ils
n’auront pas accès à aux informations éventuellement contenues dans la tâche principale.
•
Poursuivre la création de sous-tâches supplémentaires en utilisant [Ajouter une soustâche] et enfin confirmer la création avec le bouton [OK].
Nouveau
Différentes sous-tâches
dans le menu supérieur sur
Les nouvelles sous-tâches créées apparaissent dans la section « Contenus » de la tâche principale. Si l’on ne spécifie pas de données d’entrée pour les sous-tâches ainsi créées, elles seront
toutes automatiquement démarrées lorsque la tâche principale débute.
12.1.9.2 Division d’une tâche en sous-tâches : un exemple
Nous revenons à l’exemple de tâche « Entrevues d’experts » dans le projet « Remplacement
du système comptable de la commission ». Vous en tant que donneur d’ordre de cette tâche
souhaitez distribuer les entrevues aux différents membres du projet considérés comme
preneurs d’ordre en fonction de leur qualification spécifique. On sélectionne Fichier Nouveau
Différentes sous-tâches pour définir quatre sous-tâches « Entrevue avec Dr. Trevor », « Entrevue avec Mr. Howard », etc., que vous attribuez aux membres appropriés du projet en tant que
preneurs d’ordre. La durée et la date limite sont prises en charge au sein de la tâche principale.
Après la création des sous-tâches, la tâche « Entrevues d’experts » est démarrée. Ceci démarre
également automatiquement toutes les sous-tâches. En divisant la tâche en sous-tâches, les
preneurs d’ordre de la tâche « Entrevues d’experts » ont un aperçu de qui est responsable des
différentes entrevues et quand elles ont été effectivement réalisées. Les comptes-rendus des
différentes entrevues sont chargés sous forme de documents à la tâche principale et doivent
déjà être intégrés dans le document de sortie de celle-ci.
234
La création de sous-tâches comme tâches simples inclut également la définition de données
d’entrée et de sortie. Lorsqu’on spécifie les champs de données d’une sous-tâche, on a toujours la possibilité de lier la sous-tâche à d’autres tâches via une définition adéquate de données d’entrée et de sortie, formant ainsi un flux de production. C’est la raison pour laquelle la
création de tâches simples a été décrite à la section suivante.
12.1.9.3 Combinaison de sous-tâches pour former des flux de production
Il vous est possible de lier les sous-tâches d’une tâche principale (et aussi les tâches d’un projet ou d’une phase) pour former un flux de production sur une base de données partagées ou
d’un ensemble de conditions d’état. Compte tenus de deux sous-tâches S1 et S2, vous pouvez
établir les spécifications suivantes concernant leurs données d’entrée et de sortie :
o Pour la sous-tâche S2, on spécifie comme données d’entrée un document D qui appartient aux données de sortie de S1. Ainsi, S2 ne peut démarrer que si S1 est terminée et
que le document D a été publié. Il existe une relation de livraison entre les deux soustâches : S1 délivre D à S2.
o De même, on peut spécifier comme données de sortie de S1 le document D qui appartient aux données d’entrée de S2. L’effet est le même ; la différence dans la procédure
dépend de quelle sous-tâche a été créée en premier, S1 ou S2.
Vous pouvez également relier les sous-tâches à la tâche principale, par exemple en prenant en
compte les données d’entrée de la tâche principale comme données d’entrée d’une sous-tâche
ou en déclarant des données de sortie d’une sous-tâche comme une partie des données de
sortie de la tâche principale. Ainsi, l’élaboration de la tâche principale peut être totalement ou
partiellement distribuée aux sous-tâches.
Si vous spécifiez, par exemple un champ de données d’entrée d’une sous-tâche comme champ
de données d’entrée de la tâche principale, la tâche principale et la sous-tâche partagent ce
champ de données. Les tâches qui partagent un champ de données partagent également la valeur contenue quand elle est libérée. Ceci entraîne que la valeur du champ de données est
copiée de la tâche principale à la sous-tâche lorsque celle-ci est disponible, dans notre
exemple lorsque la tâche principale est effectivement démarrée. La valeur du champ de données ne peut être modifiée dans la sous-tâche de manière indépendante de la tâche principale.
Vous pouvez relier plusieurs sous-tâches pas uniquement par l’intermédiaire de champs de
données concrets, mais également par des conditions préalables sur l’état de progression
d’une sous-tâche qui est caractérisé par l’état de délivrance de ses données d’entrée et de sortie :
o <entrée libérée> : Les données d’entrée d’une tâche sont libérées par une action de
tâche, par exemple par le démarrage du donneur d’ordre : celui-ci déclare les données
d’entrée valides et ne peut alors les modifier. La tâche est dans un état démarré, engagé, ou probablement déjà fini, mais non à l’état initial, retiré ou annulé par exemple.
La condition <entrée de S1 libérée> pour le démarrage d’une autre tâche entraîne que
l’autre tâche peut démarrer dès que S1 change dans un état où ses données d’entrée
sont disponibles.
<sortie libérée> : Les données de sortie d’une tâche sont livrées par une action de
tâche (finir ou compléter) du preneur d’ordre : celui-ci déclare les données de sortie
valides et ne peut alors les modifier. La tâche est dans un l’état fini, accepté ou complété), mais non à l’état démarré ou engagé. La condition <sortie de S1 libérée> pour le
démarrage d’une autre tâche entraîne que l’autre tâche peut démarrer dès que S1
change dans un état où ses données de sortie sont disponibles.
235
Si vous souhaitez avoir une sous-tâche S2 démarrée uniquement après que la sous-tâche S1 ait
été terminée, vous devez sélectionner la condition <sortie de S1 libérée> comme données
d’entrée de S2. Si une tâche principale devrait être terminée que lorsque sa sous-tâche S2 a été
terminée, vous devez sélectionner la condition <sortie de S2 libérée> comme données de sortie de la tâche principale.
12.1.9.4 Création des sous-tâches
Les sous-tâches peuvent être prédéfinies par le donneur d’ordre de la tâche principale lorsque
celle-ci n’est pas en cours d’élaboration (par exemple dans les états initial ou réactivé); les
sous-tâches peuvent également être créées par les preneurs d’ordre de la tâche principale
lorsque la tâche est en traitement. Une sous-tâche est créée comme une tâche simple en :
•
sélectionnant Fichier Nouveau Tâche dans le menu supérieur sur l’affichage de la
tâche. On peut alors invoquer cette action en sélectionnant
Nouveau Tâche dans le
menu actions de l’entrée de la tâche dans la liste de dossiers. La tâche déjà existante
devient la tâche principale de la sous-tâche à créer.
•
Le formulaire action pour la création d’une sous-tâche est approximativement équivalent à toutes les parties du formulaire d’action pour la création des tâches. Seulement,
la définition des données d’entrée et de sortie offre une nouvelle possibilité ; en plus
de champs de données et des conditions liées aux tâches de même rang (d’une phase
ou d’un projet), il est également possible d’entrer des conditions et des champs de
données de la tâche principale.
Données d’entrée
•
Conditions pour démarrer la tâche : Ici, vous pouvez sélectionner à partir des conditions selon lesquelles la nouvelle sous-tâche peut être démarrée (lorsque la tâche
principale a été démarrée ou qu’une sous-tâche de même rang a été terminée).
<entrée de tâche principale libérée> signifie que la tâche principale est en traitement, et de ce fait, dans un état où les données d’entrée ne peuvent être modifiées
(par exemple démarré).
<sortie de tâche de même rang libérée> signifie que la tâche de même rang, c’està-dire une autre sous-tâche de la même tâche principale, a été finie, et de ce fait,
donc dans un état où les données de sortie ne peuvent être modifiées (par exemple
fini).
•
Données provenant de tâches principale ou de même rang : Ici, vous pouvez sélectionner à partir des champs de données de la tâche principale ou des tâches de
même rang. En sélectionnant un tel champ de données, ce dernier est déclaré
comme champ d’entrée de la nouvelle sous-tâche. Celle-ci peut seulement alors
être démarrée lorsque le champ de données en question a été délivré et que sa valeur, avec un champ de données de type document (par exemple le contenu du document) est alors disponible à la nouvelle tâche.
Si on sélectionne les données d’entrée de la tâche principale, la nouvelle soustâche ne peut alors seulement démarrer que lorsque la tâche principale a été démarrée également, et donc lorsque ses données d’entrée ont été libérées. Si on sélectionne les données de sortie d’une tâche de même rang, la nouvelle sous-tâche
peut alors seulement démarrer que lorsque la tâche de même rang a été finie, et
donc lorsque ses données de sortie ont été libérées.
Remarque : Lorsque vous souhaitez désélectionner un champ de données déjà sélectionné ou une condition, cliquer dessus en gardant la touche Ctrl enfoncée.
236
•
Nouvelles données d’entrée : Ici, vous pouvez définir les champs de données d’entrée propres à la nouvelle sous-tâche en sélectionnant un type de données et en cliquant sur [Ajouter].
Données de sortie
•
Données nécessaires aux tâches principales ou de même rang : Ici, vous pouvez
sélectionner à partir des champs de données de la tâche principale et des tâches de
même rang. En sélectionnant un tel champ de données, ce dernier est déclaré
comme champ de sortie de la nouvelle sous-tâche. Lorsque celle-ci est terminée, le
champ de données en question est délivré et sa valeur, avec un champ de données
de type document (par exemple le contenu du document) est alors respectivement
disponible pour les différents preneurs d’ordre de la tâche de même rang ou pour
le donneur d’ordre de la tâche principale.
•
Nouvelles données de sortie : Ici, vous pouvez définir les champs de données de
sortie propres à la nouvelle sous-tâche en sélectionnant un type de données et en
cliquant sur [Ajouter].
Continuer à créer de nouvelles sous-tâches jusqu’à ce que vous ayez terminé la partition de la
tâche principale en sous-tâches.
Remarque : Lorsque la tâche principale est en traitement, les nouvelles sous-tâches sont
démarrées automatiquement lorsque toutes les données d’entrée sont disponibles. Ceci est
particulièrement vérifié pour les sous-tâches qui prennent toutes leurs données d’entrée de la
tâche principale ou qui n’ont pas de données d’entrée du tout.
12.1.9.5 Répartition d’une tâche en sous-tâches séquentielles : Un exemple
Nous prenons comme exemple la tâche « Exigences » issue de la phase d’analyse du projet
« Remplacement du système comptable de la commission ». Cette tâche consiste à regrouper
les exigences fonctionnelles pour le nouveau système et à les faire valider par le service
financier.
Tout d’abord, vous créez la tâche « Exigences » en sélectionnant Fichier Nouveau Tâche
dans le menu supérieur de la phase « Analyse » du projet. En tant que preneurs d’ordre, vous
choisissez deux membres du projet qui vont établir le cahier des charges et un représentant du
service financier que vous avez invité au projet et qui est autorisé à approuver les exigences.
En tant que donneur d’ordre, vous vous enregistrez vous-même. Comme données d’entrée,
vous choisissez dans la rubrique Données provenant de tâches principales ou de même rang
les documents de sortie des tâches « Entrevues d’experts » et « Ateliers ». Comme données de
sortie vous définissez sous la rubrique Nouvelles données de sortie un champ de données
« Définition des exigences fonctionnelles » de type document et un champ de données
« Exigences approuvées » de type case à cocher.
En raison des spécifications apportées aux données d’entrée, la tâche « Exigences » ne peut
démarrer qu’après que les tâches « Entrevues d’experts » et « Ateliers » ne soient finies et que
leurs comptes-rendus ne soient disponibles. Si vous ne souhaitez pas cet ordonnancement
d’exécution de tâche, ne fournissez alors aucune donnée d’entrée pour la tâche « Exigences ».
Ses preneurs d’ordre peuvent alors accéder aux résultats des autres tâches dans la version actuelle en tant que membres du projet, et la tâche « Exigences » peut être lancée indépendamment des deux autres.
À présent vous pouvez subdiviser la tâche « Exigences » en deux sous-tâches, à savoir la
collecte des exigences et leur approbation. Vous passez au mode aperçu de la tâche et sélectionner Fichier Nouveau Tâche dans le menu supérieur. Entrer « Collecte des exigences »
237
comme nom de la nouvelle sous-tâche, sélectionner les deux membres de projet prévus
comme preneurs d’ordre, comme données d’entrée, sélectionner dans la rubrique Données
provenant de tâches principales ou de même rang les données d’entrée de la tâche principale
« Exigences » (s’il y a lieu), et comme données de sortie sélectionner dans la rubrique
Données nécessaires aux tâches principales ou de même rang le document de sortie « Définition des exigences fonctionnelles » de la tâche principale « Exigences ».
Sélectionnez à nouveau Fichier Nouveau Tâche dans le menu supérieur. Entrer « Requis
d’approbations » comme nom et sélectionner le représentant du service financier en tant que
preneur d’ordre. Comme données d’entrée, sélectionner dans la rubrique Données provenant
de tâches principales ou de même rang le document de sortie « Définition des exigences fonctionnelles » de la sous-tâche « Collecte des exigences » nouvellement créée, et comme données de sortie sélectionner dans la rubrique Données nécessaires aux tâches principales ou de
même rang la case à cocher « Exigences approuvées » de la tâche principale.
De cette manière, vous avez réparti la tâche « Exigences » en deux sous-tâches exécutées
l’une après l’autre pour réaliser la tâche originale. Les deux sous-tâches apparaissent dans la
section « Contenus » de l’aperçu des tâches sous la rubrique « Tâches ... ». Les relations de
délivrance entre les tâches sont décrites dans la description des sous-tâches et dans la section
« Propriétés » de l’aperçu de la tâche principale.
12.1.9.6 Modification des sous-tâches et des tâches principales
Les sous-tâches peuvent être modifiées en utilisant
Modifier Propriétés tout comme les
autres tâches. Tout ce qui peut être modifié dépend de l’état de la sous-tâche. Noter que
durant le traitement, les sous-tâches d’une tâche principale sont automatiquement démarrées
lorsque toutes les données d’entrée sont disponibles. Dans cet état, certaines modifications
sont impossibles et vous devez retirer la demande de tâche afin d’être en mesure de modifier
la sous-tâche. Le formulaire pour la modification des sous-tâches est le même que pour la
création des sous-tâches.
Lors de la modification des tâches principales, c’est-à-dire des tâches qui ont déjà des soustâches, trois champs du formulaire supplémentaires apparaissent, faisant référence aux origines ou aux requis des données, ou aux sous-tâches et conditions relatives à leur exécution.
Données d’entrée
•
Données nécessaires aux sous-tâches : Ici, vous pouvez sélectionner à partir des
champs de données d’entrée des sous-tâches. En sélectionnant un tel champ de données, ce dernier est déclaré comme champ d’entrée de la tâche principale courante.
Lorsque la tâche principale est démarrée, le champ de données est délivré et devient
ensuite disponible pour les preneurs d’ordre de la sous-tâche comme données d’entrée.
Normalement, vous devriez procéder de haut en bas lors de la liaison des champs de
données de la tâche principale et des sous-tâches, c’est-à-dire vous devez d’abord définir les données d’entrée de la tâche principale et ensuite, si nécessaire, les déclarer
comme données d’entrée des sous-tâches. Ici vous avez la possibilité de faire la même
chose de bas en haut : déclarer les données d’entrée de la sous-tâche, qui ne sont pas
fournies par d’autres sous-tâches, comme données d’entrée de la tâche principale par
la suite.
Données de sortie
•
238
Conditions pour finir la tâche : Ici, vous pouvez déterminer que la tâche principale actuelle ne peut être terminée que lorsque certaines sous-tâches ont été achevées. Sélectionner une ou plusieurs des conditions offertes.
<sortie de sous-tâche libérée> signifie que la sous-tâche a été finie, et donc se trouve
dans un état où les données de sortie ne peuvent pas être modifiées (par exemple fini
ou accepté).
Données provenant de sous-tâches : Ici, vous pouvez sélectionner à partir des champs
de données de sortie des sous-tâches. En sélectionnant un tel champ de données, ce
dernier est déclaré comme champ de sortie de la tâche principale courante. Lorsque la
sous-tâche a été finie et que le champ de données est libéré, il est ensuite rendu disponible comme champ de données de sortie de la tâche principale. Ici, vous avez également la possibilité lors de la liaison des champs de données de la tâche principale et
des sous-tâches, de procéder du bas vers le haut : déclarer les données de sortie des
sous-tâches, qui ne sont pas nécessaires aux autres sous-tâches, comme données de
sortie de la tâche principale.
Si une tâche donnée est une sous-tâche d’une tâche principale et a des tâches de même rang
ainsi que des sous-tâches qui lui sont propres, alors la modification des données d’entrée et de
sortie peut exiger une forme assez complexe : en dehors des données d’entrée et de sortie
nouvellement définies, vous pouvez également sélectionner à partir des données et conditions
concernant la tâche principale et les tâches de même rang, ainsi que des données et des conditions concernant les sous-tâches.
12.1.9.7 Traitement des flux de production : Quelle est la différence avec le
traitement des tâches simples ?
Les principales différences entre le traitement des tâches simples et un flux de production de
la tâche principale et des sous-tâches sont les suivantes :
o Les tâches ayant des champs de données en commun avec une tâche principale, des
tâches de même rang ou des sous-tâches, dépendent de la disponibilité de ces champs
de données avant qu’elles ne puissent être démarrées ou finies. Une sous- tâche ne
peut être démarrée que lorsque toutes ses données d’entrée partagées avec d’autres
tâches sont disponibles ; une tâche principale ne peut être finie que lorsque toutes ses
données de sortie partagées avec les sous-tâches ont été libérées. Les conditions de
démarrage ou de finition d’une tâche concernant la libération de telles données ont le
même effet.
o Les actions sur une tâche principale ou sur les sous-tâches d’un flux de production
peuvent déclencher d’autres actions sur d’autres tâches du flux de production. Ce dernier au sein d’un réseau d’une tâche principale et de ses sous-tâches est pris en charge
comme suit :
o en diffusant les valeurs des champs de données partagées à chaque fois qu’elles
sont libérées font progresser automatiquement le flux de production. Par exemple,
en commençant par les sous-tâches dont les données d’entrée complètes ont été
libérées lors du démarrage de la tâche principale, ou en terminant une tâche principale dont les données de sortie complètes ont été libérées par l’exécution des soustâches.
o en retirant les valeurs des champs de données partagées, à chaque fois que leurs
libérations ont été reprises, font repositionner automatiquement le flux de production, par exemple en contestant les résultats d’une sous-tâche dont la sortie a été
contestée comme champ d’entrée d’une tâche de même rang.
En outre, toutes les sous-tâches sont annulées lorsque la tâche principale est annulée,
et toutes les sous-tâches sont réactivées que lorsque la tâche principale est réactivée.
239
o Lorsqu’on évalue la date d’achèvement prévue d’une tâche principale, la durée prévue
de ses sous-tâches est prise en compte, et cela s’avère plus long que la durée spécifiée
à l’origine pour la tâche principale.
Lorsqu’un flux de production composé de la tâche principale et des sous-tâches est copié,
toutes les tâches sont traitées comme des tâches simples lors de la copie (les donneurs d’ordre
et les éventuelles valeurs de champ de données et les fins de vérification sont retirés, et l’état
est mis à initial). Dès lors que les champs de données sont copiés, la connexion entre les
tâches du flux de production via les champs de données partagées et les conditions de libération reste intacte.
Support de traitement des flux de production : Un exemple
À titre d’exemple, nous prenons la tâche « Exigences » issue de la phase d’analyse du projet
« Remplacement du système comptable de la commission ». Ci-dessus, nous avons divisé
cette tâche en deux sous-tâches « Collecte des exigences » et « Requis d’approbations ». La
sous-tâche « Collecte des exigences » prend ses données d’entrée de la tâche principale
« Exigences » et délivre son document de sortie « Définition des exigences fonctionnelles » à
la tâche principale et à la tâche de même rang « Requis d’approbations ». Celle-ci délivre son
champ de données de sortie « Exigences approuvées » (de type case à cocher) à la tâche
principale comme dernière partie des données de sortie de cette tâche.
Lorsque la tâche « Exigences » est démarrée, la sous-tâche « Collecte des exigences » est
également lancée automatiquement, et les preneurs d’ordre sont informés. Lorsque cette soustâche est finie, l’autre sous-tâche « Requis d’approbations » est automatiquement démarrée.
Après que l’approbation soit finie, toutes les données de sortie de la tâche principale « Exigences » sont libérées et la tâche principale est automatiquement finie, dès lors que nous
avions des sous-tâches définies d’une certaine manière, celles-ci remplaçant la tâche
principale.
Si des situations exceptionnelles se présentent, par exemple le représentant du service financier apporte des remarques à la définition des exigences fonctionnelles (par action
Tâche
Contester dans la sous-tâche « Requis d’approbations »), le flux de production est repositionné : la correction du résultat de la sous-tâche « Requis d’approbations » est demandée automatiquement, de sorte que les preneurs d’ordre puissent réagir aux remarques. Après que la soustâche « Collecte des exigences » soit finie une seconde fois, la sous-tâche « Requis d’approbations » est démarrée à nouveau.
12.1.10 Affichage des tâches et des projets sur une ligne du temps
Vous pouvez consulter les projets, les phases et les tâches sous forme d’un diagramme de
Gantt disposé sur une ligne du temps. Cette fonction offre un aperçu rapide des relations temporelles entre les tâches, les phases et les projets et de leur statut. La visualisation fonctionne
également pour d’autres objets liés au temps tels que les rendez-vous, les sondages, les votes
et les fixations de rendez-vous.
Le visualisation sur une ligne du temps est une fonctionnalité optionnelle et doit être activée
par l’administrateur du serveur BSCW. En outre, JavaScript doit aussi être activé.
Vous pouvez créer l’affichage sur une ligne du temps pour les tâches, les phases et les projets
contenus dans le dossier actuel (et ses sous-dossiers) de la manière suivante.
240
•
Sélectionner
•
Dans le formulaire d’action, vous pouvez sélectionner « Intervalle de temps », c’est-àdire l’unité temporelle pour votre ligne du temps. Choisir l’intervalle mensuel pour
Aller à
Ligne du temps
dans le menu supérieur du dossier courant.
une représentation sommaire et hebdomadaire pour une représentation plus fine.
Vérifier le type des objets à afficher. Outre les projets, les phases et les tâches, il est
également possible de montrer d’autres types d’objet liés au temps : rendez-vous,
sondages, votes et organisations de rendez-vous, etc.
•
Appuyer sur [OK] pour créer l’affichage sur une ligne du temps dans une fenêtre de
navigation séparée.
La fenêtre de la ligne du temps montre dans sa partie supérieure tous les objets liés de façon
temporelle, des types que vous avez sélectionnés et qui sont contenus dans le dossier courant
et ses sous-dossiers. Chaque objet est représenté par son icône et son nom à une position correspondant à son heure de début ; si par ailleurs une heure de fin est donnée, l’extension
temporelle de l’objet est indiquée par une barre au-dessus de l’icône, qui est colorée en fonction de l’état de l’objet. Les codes de couleur sont expliqués dans une légende au bas de la
fenêtre.
Vous pouvez cliquer sur le nom d’un objet ou d’une icône pour obtenir des informations
supplémentaires dans une info-bulle. Ensuite dans l’info-bulle, vous pouvez cliquer sur le
nom de l’objet pour ouvrir ce dernier dans l’onglet du navigateur d’origine. Une visualisation
sur une ligne du temps lui-même est en lecture seule, c’est-à-dire que vous ne pouvez pas
modifier ou supprimer les objets présentés à ce niveau, ni ajouter de nouveaux objets.
Vous pouvez faire défiler l’affichage sur une ligne du temps soit en utilisant les flèches du
curseur ou en utilisant la souris : cliquer sur l’aperçu et maintenir le bouton de la souris
enfoncé et déplacer vers la gauche ou la droite. La partie inférieure de l’affichage donne un
plus large contexte temporel et peut être utilisé pour le défilement rapide de la souris. Ici, les
objets sont indiqués par une petite barre verticale à leur heure de démarrage (seuls les projets
sont aussi indiqués par leur nom).
Fermer l’aperçu de la ligne du temps en fermant la fenêtre du navigateur.
12.2 Dossiers de flux
Les dossiers de flux vous permettent de gérer les flux de production où les documents suivant
un certain processus de travail et sont transmis d’un utilisateur à un autre pour un traitement
ultérieur. Chaque dossier de flux dispose d’un certain nombre de tâches qui doivent être
effectuées par les utilisateurs responsables dans l’ordre spécifié. Les dossiers de flux, tout
comme les dossiers normaux, peuvent contenir des objets de tous types, par exemple documents, autres dossiers ou forums de discussion.
Un dossier de flux est généré par la transmission du dossier (et donc l’ensemble des documents qui y sont contenus) aux différents utilisateurs responsables des tâches du dossier de
flux, l’un après l’autre. Selon la nature du processus, le flux peut se subdiviser à une certaine
étape, permettant ainsi à l’utilisateur responsable de la tâche en question de choisir le lieu où
transférer le processus.
Les utilisateurs responsables d’une tâche en cours ont accès au dossier de flux via leurs listes
de tâches personnelles. Ainsi, après le transfert, le dossier de flux disparaît de la liste et n’est
plus accessible si les utilisateurs ne sont pas également membres du dossier de flux. En dehors
de cette fonctionnalité spécifique, un dossier de flux est également un espace de travail qui
peut avoir plusieurs membres.
Indépendamment de la tâche en cours, les membres du dossier de flux peuvent voir son statut,
modifier son contenu ainsi que ses tâches et peuvent transférer le dossier de flux, si l’utilisateur actuellement responsable ne réagit pas.
241
12.2.1 Création et modification des dossiers de flux
Pour créer un nouveau dossier de flux, il faut procéder comme suit :
•
Sélectionner Fichier Nouveau Dossier de flux dans le menu supérieur. Le formulaire
« Ajouter un dossier de flux » a quatre sections « Général », « Tâches », « Suivi
automatique des différentes versions » et « Attributs ».
•
Dans la section « Général », entrer le nom et les balises facultatifs et la description du
nouveau dossier de flux.
•
Dans la section « Tâches », entrer les tâches de votre dossier de flux.
•
Cliquez sur [Ajouter une nouvelle tâche] pour créer une nouvelle tâche. Dans le
formulaire de la tâche, entrer le nom de la tâche et une description facultative.
Sous la rubrique Faire suivre à, déterminer la prochaine position dans le flux des
tâches. Après l’achèvement d’une tâche, le dossier de flux est par défaut transféré
à la prochaine tâche dans la liste. Sinon, nous ne pouvons activer la redirection du
dossier de flux à l’autre tâche ou à l’une des multiples autres tâches.
Enfin, sélectionner un ou plusieurs utilisateurs responsables de la tâche à inviter en
tant que membres de l’espace de travail.
•
Dérouler le formulaire de tâche en cliquant sur le triangle
gauche du formulaire de tâche.
•
Continuer à ajouter des tâches avec [Ajouter une nouvelle tâche].
•
Les tâches sont numérotées. Si l’on choisit de s’écarter de l’ordre de traitement
standard établi, les numéros des tâches sous le nom de celle-ci indiquent à quelle
tâche ou à laquelle des multiples tâches du dossier de flux est transmis.
•
Utiliser les flèches
et
pour changer l’ordre des tâches et
pour supprimer
des tâches déjà entrées. Nous pouvons également réorganiser les tâches en faisant
glisser une tâche par l’une des flèches apparaissant au-dessus ou au-dessous d’une
autre tâche.
•
Vous pouvez modifier les tâches en dépliant une tâche (cliquer sur ) et modifier
toutes les informations d’une tâche dans le formulaire de tâche : nom, description,
la prochaine position et responsables.
dans le coin supérieur
•
Dans la section « Suivi automatique des différentes versions » vous pouvez imposer
un contrôle de version sur le nouveau dossier de flux et sur ses sous-dossiers, afin que
tous les documents qui sont nouvellement créés soient automatiquement placés sous
contrôle de version.
•
Dans la section « Attributs » vous pouvez définir vos propres attributs pour le dossier
de flux qui peuvent également être utilisés lors de la recherche de dossier de flux.
Après la création du nouveau dossier de flux, vous pouvez ajouter tout document ou tout autre
objet au dossier de flux important pour les tâches définies.
En tant que membre du dossier de flux, vous pouvez modifier le dossier de flux à tout moment. Cela ne concerne pas seulement le contenu du dossier de flux, mais aussi de ses tâches :
on peut ajouter de nouvelles tâches, supprimer des tâches existantes, modifier l’ordre des
tâches ou modifier la spécification des tâches existantes, y compris le (s) responsable (s). La
modification du dossier de flux est également possible pour les utilisateurs responsables de la
tâche en cours.
242
•
Sélectionner
Modifier Propriétés dans le menu actions du dossier de flux que vous
voulez modifier. Le formulaire de modification du dossier de flux fonctionne de la
même manière que celui de la création de dossier de flux ci-dessus.
•
Dans la section « Tâches », dérouler les tâches (cliquer sur ) afin de les modifier
Vous pouvez également copier les dossiers de flux, de même que leur contenu et tâches. L’état d’exécution de la tâche n’est pas copié : l’état d’un dossier de flux copié est celui d’un
dossier de flux nouvellement défini avant que la première tâche n’ait démarrée. Les contenus
du dossier de flux de dossier sont par contre copiés dans leur état actuel !
12.2.2 Démarrer et faire suivre les dossiers de flux
Démarrer les dossiers de flux
Après avoir ajouté les documents pertinents au dossier de flux, le flux de tâches peut être
démarré en faisant suivre le dossier de flux aux utilisateurs responsables de la première tâche,
qui est la tâche qui apparaît en premier rang dans la liste des tâches du dossier de flux.
•
Sélectionner
Faire suivre dans le menu actions du dossier de flux. Dans le formulaire, vous pouvez avoir deux catégories de personnes notifiées dans l’action de transmission :
o Le gestionnaire du dossier de flux et les autres utilisateurs responsables de la tâche
courante,
o Les utilisateurs de la prochaine tâche auxquels le dossier de flux est transmis.
Lors du démarrage d’un dossier de flux, la première option concerne le gestionnaire
(probablement vous-même) et les autres membres du dossier de flux qui auraient pu
également lancer le dossier de flux (dans le contexte actuel, « la tâche en cours »
signifie le démarrage du dossier de flux). La deuxième option concerne les utilisateurs
qui sont responsables de la première tâche du dossier de flux. Vous pouvez ajouter un
commentaire personnel à ces courriels automatisés.
•
Confirmer en cliquant sur [OK].
Cette action représente le coup d’envoi pour le traitement du dossier de flux et celui-ci est mis
sur une liste personnelle de tâches de(s) utilisateur(s) responsable(s) de la première tâche.
Faire suivre les dossiers de flux
Une fois le dossier de flux démarré, celui-ci apparaît dans les listes de tâches personnelles des
utilisateurs désignés comme responsables de la première tâche. Ces utilisateurs peuvent ensuite effectuer leurs tâches, par exemple en modifiant le contenu du dossier de flux ou en
ajoutant de nouveaux documents, et transférer le dossier de flux à la prochaine position. Les
utilisateurs responsables de la prochaine tâche procèdent à l’exécution de leurs tâches et transmettent le dossier de flux plus loin. Lorsqu’il n’y a pas de prochaine tâche, le transfert des
dossiers de flux achève le traitement du dossier.
En tant que responsable d’une tâche d’un dossier de flux, trouver ce dernier dans la liste de
tâches personnelles. Vous avez sûrement été notifié de la présence du dossier de flux par
courriel. Après avoir effectué votre tâche, vous transférez le dossier de flux à son prochain
poste comme suit.
•
Sélectionner
Faire suivre
dans le menu actions du dossier de flux.
243
•
Dans le formulaire, vous pouvez choisir de notifier par courriel (a) le gestionnaire du
dossier de flux et d’autres personnes chargées de la tâche en cours, et (b) l’utilisateur
ou les utilisateurs responsable(s) de la prochaine tâche. Vous pouvez ajouter un
commentaire personnel, par exemple donner une description du résultat de votre
activité, à la notification électronique automatisée.
•
Sous la rubrique Faire suivre à, la prochaine tâche et son (ses) responsable(s) sont indiqués. S’il y a plus d’une tâche prévue comme prochaine position du flux, vous pouvez choisir laquelle des tâches le dossier de flux doit être transmis prochainement.
S’il n’y a pas de prochaine tâche, cela est indiqué par Terminer ce dossier de flux.
En transférant un flux de dossier, nous déclarons la tâche courante complétée. Le flux de dossier est supprimé depuis notre liste personnelle de tâches ainsi que sur la liste personnelle de
tâches des autres utilisateurs responsables de cette tâche. Ainsi, cela va apparaître dans la liste
de tâches personnelle de l’utilisateur ou des utilisateurs responsable (s) de la prochaine tâche.
Avant de faire suivre un flux de dossier, assurez-vous que la tâche soit bien complétée, par
exemple un document requis a été chargé sur le flux de dossier ou qu’un document dans le
flux de dossier a été édifié tel qu’indiqué sur la description de la tâche.
Ce que vous devez savoir à propos de l’exécution d’un flux de dossiers :
o Supprimer un dossier de flux depuis votre liste de tâches personnelles, vous supprime
de l’ensemble des responsables de la tâche courante. Vous n’aurez plus accès au dossier de flux.
o Faire suivre un dossier de flux n’est pas uniquement possible pour l’utilisateur (s) responsable (s) de la tâche courante, mais également pour le gestionnaire et les membres
du dossier de flux. En faisant ainsi, la tâche courante est placée hors de la responsabilité de l’utilisateur (s) en charge et le dossier de flux est transmis dans son état actuel
vers l’utilisateur (s) responsable (s) de la prochaine tâche.
o Lorsque la dernière tâche a été finie, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de prochaine tâche, le
flux du dossier de flux s’achève. Un dossier de flux qui se termine peut être réutilisé
après une éventuelle mise à jour de son contenu ou de sa définition en le transmettant
à nouveau vers sa première tâche.
12.2.3 Statut et historique des dossiers de flux
La tâche courante d’un dossier de flux et l’utilisateur (s) responsable (s) de cette tâche sont
indiqués à côté de la description du dossier de flux. Si ces attributs sont absentes, alors le dossier de flux n’est pas encore démarré ou bien que son flux de tâches est terminé. La page d’information d’un dossier de flux montre aussi ses tâches. Ici, vous pouvez identifier la tâche
courante par ses responsables présentés en gras.
L’historique du flux sauvegarde toutes transitions de tâches d’un dossier de flux : Qui a transmis le dossier de flux, quand et avec quels commentaires cela a été fait. L’historique du flux
n’indique pas la tâche courante.
•
244
Sélectionner
Historique
l’historique du flux.
du flux
dans le menu actions du dossier de flux pour voir
13 Importation/Exportation
13.1 Archivage et transfert des objets
La création d’une archive permet de transformer les copies d’un ensemble d’objets (dossiers,
documents, forums de discussion, etc.) en un seul document compact, économisant ainsi
l’espace de stockage et le temps de téléchargement. Les archives sont particulièrement utiles
pour télécharger de nombreux et de grands fichiers. En général, vous pouvez aussi encoder le
document d’archive résultant, et ce, dans le but de réduire encore la taille d’une archive.
Vous pouvez, d’une part, archiver des objets dans BSCW afin de télécharger l’archive sur
votre ordinateur local, d’y extraire les fichiers originaux ou d’envoyer l’archive en entier à
une autre personne par courriel. D’autre part, vous pouvez regrouper vos fichiers locaux et
dossiers dans une archive (Zip/Winzip ou Tar), télécharger l’archive dans un espace de travail
BSCW et extraire les fichiers originaux et dossiers. Vous pouvez aussi archiver les espaces de
travail BSCW afin de les extraire ultérieurement sur un même ou un autre serveur BSCW.
Vous pouvez éventuellement avoir des métadonnées BSCW archivés avec les objets. L’option
d’archivage des métadonnées sous la forme d’un fichier XML fournit des informations supplémentaires sur les objets archivés et peut être évaluée automatiquement par d’autres programmes. Lors de l’extraction d’une archive avec des métadonnées sur un serveur BSCW de
la version 5.0 ou plus, les objets sont restaurés avec leurs métadonnées.
Il faut noter que tous les types d’objets peuvent être archivés et que pas toutes les métadonnées tels que l’historique des événements, les pièces jointes ou les votes peuvent être archivés. Cela signifie que l’archivage et l’extraction sans aucune perte d’information n’est pas
possible. Des détails sur les types d’objets et les métadonnées qui peuvent être archivés se
trouvent dans la section ci-dessous.
Pour archiver un ensemble d’objets, vous procédez comme suit :
•
Cochez les entrées des objets que vous souhaitez inclure dans le fichier d’archive.
Votre presse-papiers peut être utile pour rassembler les objets des emplacements
« lointains », que vous souhaitez inclure dans un fichier d’archive.
•
Cliquez
dans la barre d’outils multi-sélection pour faire apparaître le formulaire
« Archiver ». Cela comprend une liste des types d’archives que votre serveur BSCW
peut produire, et des méthodes d’encodage qui peuvent être appliquées au fichier
d’archive. Les types d’archives et des méthodes d’encodage proposées dépendent de
la configuration de votre serveur BSCW.
•
Entrez le nom de l’archive.
•
Cliquez sur l’une des options « Stockage » pour spécifier l’emplacement de l’archive :
télécharger uniquement, ajouter au presse-papiers ou ajouter au dossier courant.
Importation/Exportation
245
•
Cochez l’option « créer un fichier d’index » si BSCW est de créer un fichier d’index
des entrées archivées. Le fichier index.html est une table des matières de l’archive
contenant également des métadonnées comme les descriptions des objets archivés.
•
Cochez l’option « Créer un fichier de métadonnées », si BSCW est de créer un fichier
XML .bscw qui contient des métadonnées des objets archivés. Ceci minimise la perte
de l’information lorsque l’archive est extraite à nouveau sur le même ou sur un autre
serveur BSCW. Les métadonnées qui peuvent être archivées sont expliquées ci-dessous.
•
Sélectionnez le type d’archive qui correspond à la plate-forme de votre ordinateur
local et sélectionner éventuellement le codage à appliquer.
•
Démarrez l’archivage en cliquant sur [OK].
Avec les petites archives, le message « Archives créées » apparaît avec un lien vers
l’archive et une liste des objets qui ne pouvaient pas être archivés. Les types des objets
qui ne peuvent pas être archivés sont énumérés ci-dessous. Si l’option « télécharger
uniquement » a été sélectionnée, l’archive créée est offerte pour un téléchargement
immédiat.
Avec les plus grandes archives, le processus d’archivage est exécuté en arrière-plan.
Dans ce cas, le message « Archivage en cours » apparaît et vous allez recevoir un
courriel à votre adresse principale lorsque l’archivage a été complété. Ce message
contient un lien vers l’archive et une liste de ces objets qui ne pouvaient pas être
archivés.
Si vous avez choisi l’option « télécharger uniquement » avec de plus grandes archives,
l’archive est ajoutée au courriel de notification ou cependant avec des archives très
importantes, elle est stockée dans votre presse-papiers, dans le dernier cas, la notification contient un lien vers l’archive.
Remarque : Afin d’ouvrir les archives téléchargées sur un ordinateur local, les programmes
d’extraction nécessaires doivent être installés et le navigateur Web doit être configuré pour
démarrer ces programmes, et ce, lors du traitement des fichiers d’archives de types MIME.
Lorsque le codage est utilisé, les programmes de correspondance et de décodage doivent être
installés et le navigateur Web doit être configuré pour démarrer ces programmes, et ce, lors du
traitement des fichiers d’archives codés de type MIME.
Afin de mettre en ligne des fichiers locaux dans un espace de travail à travers le mécanisme
d’archive, vous procédez comme suit :
•
Créez une archive des fichiers que vous souhaitez mettre en ligne sur votre ordinateur
local (Zip/Winzip ou compressez les archives en fonction de votre plate-forme ; De
plus, un courriel avec des pièces jointes fonctionnera comme une archive RFC822 si
disponible sur votre serveur BSCW).
•
Mettez en ligne le document d’archives dans l’un de vos espaces de travail.
•
Extrayez les fichiers originaux en invoquant
Extraire dans le menu actions du document archivé. Ceci va créer les fichiers originaux comme des documents dans votre
presse-papiers.
Avec les petites archives, un message « Archive extraite » apparaît avec une liste des
objets extraits.
246
Avec les plus grandes archives, vous recevez un message « Extraction en cours » l’extraction est exécutée en arrière-plan. Vous serez informé par un autre message quand
l’extraction est complétée.
•
Les fichiers extraits dans votre presse-papiers sont prêts à être collés dans un endroit
approprié dans votre hiérarchie de dossiers.
Les types d’objets archivables et non archivables
Les types d’objets suivants peuvent être archivés :
o Les dossiers
o Les documents
o Les listes de contact et contacts
o Les agendas et rendez-vous
o Les blogues et les forums de discussion avec notes
o Les dossiers de site Web
o Les objets des URL et les dossiers RSS
Si les métadonnées sont aussi archivées, tels objets sont restitués d’une archive dans tous les
aspects essentiels durant l’extraction. Avec les autres types d’objets, ex. tâches ou dossiers de
flux, de nombreux détails sont perdus lors de l’extraction d’une archive.
Les types d’objets suivants ne peuvent être archivés :
o Les sondages, les votes et l’ordonnancement des rendez-vous
o Les portails d’espace de travail et leurs widgets
Les métadonnées archivable et non archivable
Les métadonnées suivantes peuvent éventuellement être archivées :
o Le nom, la description et les détails supplémentaires des objets archivés,
o Le créateur et la date de création,
o Les données BSCW spécifiques comme le type d’objet et le numéro d’objet.
Les métadonnées suivantes ne sont jamais archivées et ne sont pas disponibles après l’extraction d’une archive dans BSCW :
o Les événements et l’historique (à l’exception de la création et de l’extraction ellemême),
o Les membres et les droits d’accès, c.-à-d. espaces de travail sont archivés comme des
dossiers ordinaires,
Les pièces jointes et les notes,
o Les options d’autogestion qui concernent les documents et les dossiers,
o Les versions de documents,
o Les participants, les rappels, les balises et les attributs définis par l’utilisateur des
rendez-vous,
o Les dates de début et de fin des projets, les phases et les tâches,
o Les états et les détails des tâches et des dossiers de flux.
247
13.2 Conversion de documents
La conversion vous permet de partager les documents lorsque certains membres de votre espace de travail ne peuvent utiliser les mêmes programmes. La conversion traduit un document
(généralement une application spécifique) d’un format de fichier en un autre que vous ou vos
collègues peuvent être capables de lire et d’éditer plus facilement que le format original. Le
document original reste inchangé.
Remarque : Comme pour les programmes de conversion sur votre système informatique local,
les routines de conversion dans BSCW ne peuvent généralement pas traduire toutes les fonctionnalités des formats de fichiers spécifiques à d’autres formats sans perte d’information.
Autant que possible, BSCW vous informera des changements ou des pertes attendues d’une
conversion spécifique.
En général, les documents convertis peuvent être également encodés, et ce, dans le but de réduire la taille du document, ce qui revient à réduire le temps de téléchargement ainsi que les
besoins en espace de stockage. Lorsque vous utilisez l’encodage, vous avez besoin d’un programme de décodage et de correspondance afin de rendre les documents codés lisibles de
nouveau. Veuillez-vous assurer que tous les membres de votre espace de travail ont les programmes nécessaires installés sur leurs machines et qu’ils ont configuré leur navigateur pour
démarrer ces programmes, et ce, quand ils rencontrent le type MIME d’un document codé.
Afin de convertir un document, vous devez procéder comme suit :
•
Sélectionnez
Envoyer à
Convertisseur à partir du menu actions du document
concerné dans la liste des dossiers.
•
Le formulaire « Convertir » affiche une liste de ces formats dans lesquels BSCW peut
convertir votre document. Les flèches dans cette liste indiquent le chemin de la conversion : si une flèche, par exemple, se dirige du format A vers le format B, la conversion pour composer B sera effectuée en convertissant d’abord un document au format A et à partir du format B. La liste indique brièvement les types majeurs de la
grande perte de l’information pendant la conversion aux différents formats.
•
Entrez le nom du document converti, sélectionnez le format de destination et/ou l’encodage à appliquer et validez votre sélection.
•
BSCW écrira le fichier converti dans votre presse-papiers, et ce, de l’emplacement à
partir duquel vous l’aviez collé à l’emplacement demandé, puis affiche un formulaire
qui vous permet de télécharger le document de façon immédiate et résume également
la perte d’information lors de la conversion.
Remarque : Les programmes de conversion ne font pas partie du logiciel serveur BSCW. Ils
doivent être installés séparément par l’administrateur BSCW. Ainsi, la sélection des programmes de conversion disponibles sur votre serveur BSCW est déterminée par votre administrateur.
13.3 Exportation au format PDF
Vous pouvez exporter des listes de nombreux objets conteneurs, c.-à-d. des objets qui peuvent
contenir d’autres objets, en format PDF pour impression. Des exemples sont des dossiers et
des types d’objets similaires, comme les dossiers des sites Web, des projets ou des dossiers de
flux ; ici, une liste des entrées est générée, qui est similaire à la liste des dossiers ordinaires.
Avec des forums de discussions et des blogues, la liste PDF contient également le contenu des
248
notes et des entrées de blogue. Vous pouvez spécifier avec les listes de contact, les informations des contacts qui doivent figurer dans la liste imprimée.
•
Sélectionnez Fichier Envoyer à Fichier (PDF) à partir du menu supérieur de l’objet
que vous voulez exporter en tant que document PDF. Si cette entrée de menu n’existe
pas, vous ne pouvez pas générer une liste PDF pour ce type d’objet.
•
Avec certains types d’objets, vous pouvez faire d’autres spécifications dans le formulaire d’action « Exporter PDF ». Pour les dossiers, vous pouvez choisir par exemple,
si vous souhaitez inclure des descriptions à la liste des dossiers PDF, pour les listes de
contacts, vous pouvez sélectionner les informations de contact qui doivent apparaître
dans la vue d’impression de la liste de contacts. Appuyez sur [OK] pour générer le document PDF. Puis, il vous sera demandé si vous souhaitez stocker le document dans
votre ordinateur ou de l’ouvrir avec une application appropriée.
•
Avec des types d’objets tels que les forums de discussions ou les blogues, où aucune
spécification supplémentaire n’est nécessaire, la liste PDF est ouverte dans un formulaire à partir duquel vous pouvez l’imprimer ou l’enregistrer.
13.4 Exportation des dossiers et des documents via
FTP
L’action « Exporter (FTP) » permet le transfert d’une arborescence complète via FTP à un
serveur FTP, par exemple, l’arborescence des dossiers des pages d’un site Web stockées dans
BSCW. Vous procédez comme suit :
•
Sélectionnez Fichier Envoyer à Serveur FTP à partir du menu supérieur du dossier
dont vous voulez transférer le contenu (dossiers, sous-dossiers). Les sous-dossiers qui
sont vides ne seront pas transférés.
•
Le formulaire « Exporter (FTP) » requiert les paramètres suivants :
o Hôte FTP
o Le chemin FTP sur l’hôte FTP
o Le nom d’utilisateur FTP
o Le mot de passe FTP
o Le jeu de caractères pour les noms de fichiers dans l’hôte FTP (BSCW utilise le
jeu de caractères Unicode UTF-8 pour les noms d’objets).
Les paramètres FTP (à l’exception du mot de passe et ce, pour des raisons de sécurité)
sont enregistrés et restent disponibles pour les opérations d’exportations futures.
Vous pouvez également exporter un document unique en sélectionnant
Envoyer à
Serveur
FTP à partir du menu actions du document. La sélection de cette action dans le menu actions
d’une entrée de dossier a exactement le même effet comme c’est décrit ci-dessus.
Remarque : Lors de la répétition d’une action d’exportation vers le même serveur FTP, par
défaut, seuls ces documents qui ont été changés depuis la dernière opération d’exportation
sont transférés. En cochant l’option correspondante, vous pouvez également exiger que tous
les documents soient exportés.
249
13.5 Assistants de téléchargement
Le programme de téléchargement glisser-déposer et le client du Bureau BSCW ont besoin
d’activation préalable via vos préférences utilisateurs.
Il existe trois assistants de téléchargements de BSCW qui peuvent être utilisés comme une
alternative à la fonction de téléchargement de fichier de votre navigateur Web. Vous pouvez
les utiliser pour télécharger des documents dans vos espaces de travail : Ces assistants sont le
programme de téléchargement glisser-déposer, le programme de téléchargement de document
et le client du Bureau BSCW.
L’utilisation de ces programmes de téléchargement est particulièrement utile pour la mise en
ligne de documents volumineux ou d’un grand nombre de documents. Tous les assistants de
téléchargement offrent les fonctionnalités suivantes :
o Téléchargement de plusieurs fichiers en une seule opération,
o Glisser-déposer des fichiers dans la fenêtre de téléchargement,
o Téléchargement des dossiers comme une archive compressée ou sous forme de fichier
individuel.
Le téléchargeur de document permet la spécification du type de document ainsi que sa description avant de les télécharger, le client du Bureau BSCW offre également le chiffrement et
la signature numérique des documents. Le téléchargeur glisser-déposer ainsi que le Bureau
BSCW nécessitent une activation préalable dans vos préférences utilisateur.
13.5.1 Le téléchargeur glisser-déposer
Le téléchargeur glisser-déposer nécessite un navigateur compatible Java. Java n’est plus
nécessaire pour certaines navigateurs (Firefox versions 4 et plus, la version Chrome 7 et plus).
Si vous avez l’intention d’utiliser le téléchargeur glisser-déposer, vous devez l’activer en
premier :
•
Si vous n’utilisez pas les versions récentes de Firefox ou Chrome, assurez-vous que
votre navigateur Web supporte Java (via Java Plug-in) et que cette fonctionnalité est
bien activée.
•
Cliquez sur
•
Cochez la case Utiliser le programme de téléchargement par glisser-déposer pour le
téléchargement de fichiers dans la section « Général » dans le formulaire d’action et
confirmez avec [OK].
Options
Préférences
dans votre barre de menu supérieur,
Après l’activation, un icône spécifique de téléchargement va être placé dans la section d’entête de vos pages de dossiers (voir la figure 33). Il suffit de déposer un fichier ou un groupe de
fichiers sur cette icône pour télécharger le dossier en cours. Notez que le programme de téléchargement glisser-déposer n’est pas disponible pour toutes les plates-formes et les navigateurs.
250
Figure 33 : En-tête de BSCW avec le téléchargeur glisser-déposer installé
13.5.2 Le téléchargeur de document
Le programme de téléchargement est automatiquement démarré via Aller à Télécharger les documents dans le menu supérieur, lorsque toutes conditions préalables sont remplies (compatibilité du navigateur Java et de la plate-forme). Alternativement, vous pouvez commencer le
programme de téléchargement en cliquant sur l’icône
tions.
dans la barre de raccourcis d’ac-
Figure 34. Le programme de téléchargement
Le programme de téléchargement s’ouvre dans une nouvelle fenêtre de navigateur et permet
le téléchargement de plusieurs fichiers dans le dossier sélectionné. Les fichiers peuvent être
ajoutés à la sélection par glisser-déposer ou en utilisant la boîte de dialogue de sélection de
fichier . Vous pouvez changer le nom de chaque fichier, ajouter une description ou modifier
le type de document (Type MIME). Cliquez sur l’icône
pour démarrer le processus de téléchargement du fichier.
13.5.3 Le client du Bureau BSCW
Le Bureau BSCW est un outil très efficace pour les utilisateurs qui souhaitent télécharger un
grand nombre de documents. En outre, le Bureau BSCW fournit la protection des données et
les signatures numériques de documents dans les espaces de travail partagés à l’aide de la
251
méthode de cryptage PGP (Pretty Good Privacy). La clé publique de cette méthode est spécifiée dans votre profil personnel. Consultez l’aide en ligne du Bureau BSCW pour d’autres
questions concernant le cryptage.
Notez que le support du serveur BSCW pour le stockage et l’échange de clés de chiffrement
doit être activé pour cette fin. En cas de doute, contactez votre administrateur BSCW sur l’activation de cette fonctionnalité.
Le Bureau BSCW est une application locale, qui doit d’abord être installée sur votre ordinateur.
Attention : Il existe un nombre considérable d’applications d’aide BSCW pour le téléchargement de fichiers qui ont été utilisés avec les versions anciennes BSCW. Seul le client du Bureau BSCW est pris en charge avec la version actuelle BSCW. L’utilisation d’anciens programmes d’assistance est déconseillée.
13.5.3.1 Installation du Bureau BSCW
Les conditions suivantes doivent être remplies pour l’installation du client du Bureau BSCW :
o Java : Le Bureau BSCW est basé sur la technologie Java, donc la version 1.4 du Java
Standard Edition (JSE). Le Java Runtime Environment (JRE) doit être installée sur
votre ordinateur. Nous vous recommandons d’utiliser la version Java SE 7 disponible
à http://www.oracle.com/technetwork/java/.
o Java Web Start : Le déploiement du logiciel de l’application du bureau BSCW est ses
composants est réalisé en utilisant Java Web Start. Ce dernier est automatiquement installé avec le Java Runtime Environment. Pour plus de détails sur la technologie Java
Web Start, allez à ce lien,
http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/javaWebstart/
o Unlimited Strength Jurisdiction Policy Files (fichiers de politique de juridiction de
force illimitée) : Les fonctionnalités de cryptage intégrées du Bureau BSCW sont
basées sur le Java Cryptography Extension (JCE). Cependant, dans une installation
standard de Java, les caractéristiques de cryptographie sont limitées, par défaut, à une
certaine taille de clés. Vous remarquerez si votre environnement est affecté lorsque
vous essayez d’utiliser les fonctionnalités de cryptage du Bureau BSCW pour la première fois. Si vous rencontrez de tel message, vous devrez télécharger et installer les
fichiers de stratégie Java pour une taille de clé illimitée (« Java policy files for unlimited keysize ») pour votre environnement d’exécution Java. Vous pouvez télécharger les
fichiers de stratégie (pour votre version Java) à partir du site Web Java et remplacer
les versions de chiffrement par défaut fournies par l’environnement d’exécution Java
avec ceux illimitées. Les fichiers de stratégie « Unlimited Strength Jurisdiction Policy
File » sont disponibles pour votre JRE sur site de téléchargement JRE au
http://www.oracle.com/technetwork/java/javase/downloads/.
Le client du Bureau BSCW est initialement installé via Java Web Start, directement à partir
de BSCW. Pour installer l’application, il faut :
252
•
D’abord, se connecter à BSCW,
•
Ensuite, choisir Options Préférences dans le menu supérieur et activer l’option Utiliser le client du Bureau BSCW pour le téléchargement de fichiers dans la section « Général » du formulaire d’action.
•
Finalement, cliquer sur le bouton [Launch] pour démarrer l’installation du Bureau
BSCW et confirmer vos modifications avec [OK].
Notez qu’aucune installation spéciale de logiciel n’est nécessaire avec Java Web Start, il suffit
de cliquer sur le bouton [Launch] et de suivre les instructions fournies par Java Web Start.
Votre navigateur peut probablement vous demander comment gérer le fichier JNLP fourni par
BSCW. Le navigateur devrait automatiquement passez le fichier a Java Web Start, si Java
Web Start est correctement installé.
Pendant le processus d’installation automatique via Java Web Start, vous serez invité à confirmer l’installation de différents composants. Outre les composants développés et signé par
OrbiTeam, ceux-ci sont : Cryptix JCE et Java Help. Vous pouvez accepter en toute sécurité
l’installation de tous les composants du Bureau BSCW. Il est en outre suggéré que vous
cochiez l’option prévue à accepter l’installation de ces composants dans le futur. Sinon, vous
pouvez être invité à accepter ces installations à chaque fois que le Bureau BSCW est lancé.
Selon la configuration de votre système, vous allez être invité à confirmer l’association du
Bureau BSCW avec les fichiers de types .pgp et .asc. Si vous souhaitez laisser le Bureau
BSCW gérer ces types de fichiers automatiquement, vous devez confirmer la boîte de
dialogue, cela termine le processus d’installation.
13.5.3.2 Démarrage du Bureau BSCW
Le Bureau BSCW est généralement démarré à partir de BSCW lorsque vous téléchargez un
nouveau document, par exemple, via Fichier Nouveau Document dans le menu supérieur.
BSCW lancera automatiquement l’application Bureau BSCW et permettra un téléchargement
de fichier convenable à l’emplacement actuel.
Alternativement, vous pouvez également démarrer le Bureau BSCW directement à partir de
votre système d’exploitation (par exemple, à partir du menu Démarrer de Windows ou le bureau de Windows). Cette approche vous permet de sélectionner un dossier distant dans BSCW
pour le téléchargement de fichier sans avoir à vous connecter à BSCW en premier.
Une fois que vous avez démarré la plate-forme du Bureau BSCW, consultez l’aide en ligne de
cette dernière pour avoir de plus amples instructions sur son utilisation, plus particulièrement
lorsqu’il s’agit des fonctionnalités de cryptage.
13.5.3.3 Désinstallation du Bureau BSCW
Il faut utiliser Java Web Start, dans le cas où vous voulez supprimer l’application Bureau
BSCW de votre système BSCW (par exemple, parce que vous voulez installer une version de
mise à jour). Il suffit d’ouvrir la liste des applications installées dans Java Web Start, de sélectionner l’application « BSCW Desktop » et de la supprimer. La procédure exacte peut varier
en fonction de votre version de Java Web Start et de votre système d’exploitation. Sous Windows, par exemple, vous pouvez ouvrir le panneau de configuration Java et afficher les applications installées sous « Fichiers Internet temporaires ».
Veuillez noter que la plate-forme BSCW Desktop stocke les paramètres personnels de chaque
utilisateur dans un dossier spécial. Ces paramètres ne sont pas supprimés lors de la désinstallation via Java Web Start. Vous pouvez supprimer les paramètres manuellement, les fichiers
sont stockés dans le dossier de configuration utilisateur (par exemple sur Windows dans
C:\Documents et Paramètres\Utilisateur\BureauBSCW).
N’oubliez pas de désactiver l’option Utiliser le client du Bureau BSCW pour le téléchargement de fichiers dans Options Préférences .
253
13.6 Téléchargement par courriel
Envoyer des messages texte ainsi que les pièces jointes par courriel à un dossier BSCW est
une alternative pour le téléchargement classique BSCW via l’interface BSCW basée-Web, et
ce, en invoquant Fichier Nouveau Document .
Veuillez noter que la fonctionnalité de téléchargement par courriel doit être explicitement
activée et configurée par l’administrateur de votre serveur de plate-forme BSCW. Pour des
raisons de sécurité, les routines d’installation de BSCW standard ne permettent pas le téléchargement par courriel.
Afin d’être en mesure de télécharger des messages texte et des documents par courriel dans un
dossier, vous devez d’abord ouvrir le dossier pour ce type de téléchargement :
•
Sélectionner
Accès Télécharger par courriel dans le menu actions du dossier que
vous voulez ouvrir pour le téléchargement par courriel. Cette action est seulement
disponible par défaut pour les gestionnaires d’un dossier.
•
Le formulaire « Téléchargement par courriel » vous permet de spécifier qui est autorisé à envoyer des courriels au dossier :
o Seuls les membres du dossier respectif ;
o Seuls les utilisateurs enregistrés de votre serveur BSCW – même s’ils ne sont pas
membres du dossier respectif ;
o Tout le monde, c’est-à-dire le dossier est ouvert pour recevoir des courriels du
public.
En outre, vous pouvez avoir un message envoyé aux membres du dossier contenant
l’adresse du dossier, normalement de la forme bscw+IdDossier@votre-serveur-bscw
ou bscw-IdDossier@ votre-serveur-bscw, selon le système de courriel utilisé pour recevoir les messages. Nous vous recommandons d’attendre ce message jusqu’à sa réception avant que le téléchargement soit lancé.
Les dossiers ouverts pour le téléchargement par courriel sont indiqués par l’icône suivante
.
Pour télécharger un courriel et ses pièces jointes dans le dossier ouvert pour le téléchargement
par courriel, vous procédez comme suit :
•
Rédigez un courriel, joindre les documents que vous souhaitez télécharger et envoyer
le message à l’adresse du dossier. Cette action peut bien sûr être également effectuée
par toutes les personnes qui ont la permission d’envoyer des courriels dans le dossier.
Lorsque le courriel a été reçu avec succès par le dossier, il y aura un nouvel objet de
type courriel dans le dossier dont le nom est le sujet du message. Si le message n’avait
aucun sujet, l’objet sera nommé « Message de nom-d’utilisateur ». L’objet est un
document conforme à la norme RFC822 de Internet contenant le texte du courriel ainsi
que ses pièces jointes (de type MIME message/rfc822).
254
•
Cliquez sur le nom d’objet du courriel pour lire le texte du message (et éventuellement
sur le texte brut ou pièces jointes en HTML).
•
Sélectionnez
Extraire dans le menu actions du message dans l’ordre pour visionner
les pièces jointes du message. Cela fonctionne exactement comme avec les archives :
les pièces jointes sont placés dans votre presse-papiers, d’où vous pouvez les coller à
un certain endroit au sein de vos espaces de travail.
La plate-forme BSCW identifie l’expéditeur d’un courriel par son adresse. Dans le cas d’une
adresse courriel inconnue ou droits d’accès manquants, le message sera retourné avec une
note correspondante. Vous devez ajouter d’autres adresses de courriels à votre profil de plateforme BSCW si vous voulez télécharger des courriels à partir de plusieurs comptes de
messagerie (voir 2.1.3 « Avez-vous oublié votre mot de passe ? » à la page 14).
Vous peut désactiver le téléchargement par courriel pour un dossier à tout moment :
•
Sélectionner
Accès
Téléchargement par courriel dans le menu de l’action d’un
dossier que vous avez ouvert au téléchargement par courriel, activer l’option « désactivé » dans le formulaire « Téléchargement par courriel » et confirmer avec [OK].
Attention : Pensez deux fois avant d’autoriser le téléchargement par courriel pour les non
membres d’un espace de travail. Le fait de permettre à tous les utilisateurs enregistrés de télécharger via courriel peut donner accès à des milliers d’utilisateurs, dont vous ne connaissez
pas la majorité d’entre eux. Accorder le droit de télécharger via courriel au public devrait être
manipulé avec une prudence extrême, car il ouvre un dossier à du courrier indésirable et le
pollupostage.
13.7 Porte-documents
Le porte-documents est un objet personnel (comme la corbeille ou le presse-papiers), qui permet la synchronisation des documents de la plate-forme BSCW avec leurs homologues sur
votre ordinateur local. Pendant la synchronisation, les documents dans votre porte-documents
sont comparés avec les documents sur l’ordinateur local : des documents plus récents sur la
plate-forme BSCW sont transférés sur l’ordinateur local et vice versa. Pour accéder à votre
porte-documents,
•
•
Sélectionner
Aller à
Porte-documents
La fonction porte-documents est particulièrement utile pour la synchronisation des documents
sur votre ordinateur local avec les documents correspondants sur votre serveur de plate-forme
BSCW après avoir travaillé hors connexion. Vous pouvez copier des espaces de travail
BSCW en entier et modifier les documents contenus dans ces espaces de travail sur votre
ordinateur local, par exemple, lors d’un voyage. Retour à la maison une fois de plus, vous
pouvez utiliser la fonction de synchronisation pour mettre à jour les documents modifiés
localement avec le serveur de la plate-forme BSCW (et vice versa quand autres membres ont
remplacé les documents dans un espace de travail avec des versions mises à jour).
La synchronisation des documents à l’aide du porte-documents est uniquement disponible
avec une licence professionnelle de la plate-forme BSCW. OrbiTeam propose une mise à niveau de la licence éducation libre de redevance à la licence professionnelle entièrement en vedette. Pour plus de détails, veuillez communiquer avec [email protected]. La fonctionnalité de porte-documents doit également être activée par votre administrateur de la plate-forme
BSCW.
13.7.1 Les exigences du porte-documents
Le porte-documents utilise une applet Java pour la synchronisation des fichiers locaux avec le
serveur BSCW. Cette applet est chargée dans votre navigateur et exécutée par le plug-in de
Java. Votre navigateur doit prendre en charge ce plug-in, qui est installé automatiquement
255
lorsque cela est nécessaire. En outre, votre navigateur doit supporter JavaScript, qui doit
également être activé. Java plug-in version 1.5 ou plus est utilisé, ce qui est pris en charge par
les navigateurs Web actuels.
Veuillez noter que la synchronisation du porte-documents ne fonctionne que sur MS Windows
(2000, XP et plus).
13.7.2 Travailler avec le porte-documents
Les actions de porte-documents ne sont disponibles que dans les niveaux de l’utilisateur
Avancé et Expert. Choisissez, si nécessaire, l’une de ces niveaux utilisateur via Options Niveau pour être en mesure d’utiliser le porte-documents.
Afin d’avoir un dossier synchronisé avec votre ordinateur local, un lien vers ce dossier doit
être mis dans le porte-documents :
•
Sélectionnez
Lien au porte-documents dans le menu actions d’un dossier ou d’un
espace de travail afin que ce dossier ou cet espace de travail soit synchronisé avec
votre ordinateur local. Le dossier lui-même reste inchangé à son emplacement d’origine. Vous ne pouvez pas mettre des documents uniques dans le porte-documents,
mais seulement des dossiers entiers.
•
Vous pouvez aussi mettre plusieurs dossiers dans le porte-documents en sélectionnant
d’abord ces dossiers, puis en cliquant sur dans la barre d’outils multi-sélection.
Pour supprimer un dossier du porte-documents, et par conséquent l’exclure de la synchronisation, vous procédez comme suit.
•
Ouvrir le porte-documents, par exemple en sélectionnant
le menu supérieur et
•
sélectionner
Supprimer
Aller à
Porte-documents
dans
dans le menu actions du dossier concerné.
Le porte-documents BSCW a un homologue local, le dossier porte-documents local sur votre
ordinateur local. Après une synchronisation réussie, le porte-documents local contient les
mêmes documents et dossiers comme l’est le porte-documents sur le serveur de la plate-forme
BSCW. L’emplacement de ce dossier local porte-documents et quelques autres options
concernant la synchronisation sont spécifiés comme suit :
256
•
Sélectionner
•
Aller à la section « Synchronisation » du formulaire d’action.
•
Entrez l’emplacement (modifié) du dossier porte-documents local comme un chemin
d’accès dans le système de fichiers local dans le champ respectif.
•
Cocher l’option transférer les versions du document dans le porte-documents pour
avoir également les versions des documents BSCW versionnés et transférés dans votre
dossier porte-documents local. Les versions d’un document nomdoc seront placées
dans un sous-dossier nomdoc.versions du dossier porte-documents local. Notez que
par défaut seulement trois des dernières versions d’un document sont transférés. Si
vous n’êtes pas satisfait de cette restriction, contactez votre administrateur système. Si
cette option n’est pas activée, uniquement la version actuelle d’un document de plateforme BSCW versionné est transférée vers le dossier porte-documents local pendant la
synchronisation.
•
Cocher l’option utiliser l’extension par défaut dans les noms de documents pour que
les noms des documents soient agrandis par les extensions de fichier standard,
lorsqu’ils sont transférés au dossier porte-documents local. Un document BSCW nom-
Options
Préférences dans
la barre du menu supérieur,
doc de type MIME « Adobe PDF », par exemple, sera transféré au porte-documents
local sous le nom de nomdoc.pdf.
Vous ne devez pas créer le dossier pour le porte-documents local, il sera créé automatiquement lors de la première synchronisation.
Remarque : Lorsque vous modifiez l’emplacement du porte-documents local via Options
Préférences , tel que décrit ci-dessus, l’ancien dossier porte-documents ne sera pas pris en
compte lorsque la prochaine synchronisation aura lieu, et les documents changés dans l’ancien
porte-documents ne seront pas transférés sur le serveur de la plate-forme BSCW. Pour éviter
toute perte de données, vous devez modifier le chemin d’accès au dossier porte-documents
local seulement après une synchronisation réussie. Vous pouvez supprimer l’ancien dossier
porte-documents de votre ordinateur local. Le nouveau dossier porte-documents local sera
créé au cours de la prochaine synchronisation.
Afin de synchroniser le contenu du porte-documents avec votre ordinateur local, vous procédez comme suit :
•
Ouvrez le porte-documents, par exemple en sélectionnant
•
Sélectionnez
Synchroniser dans le menu actions de votre porte-documents. Vous
dans la barre des raccourcis.
pouvez aussi cliquer sur l’icône
•
Une nouvelle fenêtre s’ouvre, indiquant la progression du processus de synchronisation. Tout d’abord, les changements nécessaires sont calculés et sont montrés dans
une vue d’ensemble « Sélection des dossiers pour la synchronisation ». Sélectionnez
les dossiers que vous voulez synchroniser avec le serveur BSCW.
•
Appuyez sur [Start] pour démarrer le processus de synchronisation. La synchronisation peut prendre quelques minutes et ce, en se basant sur la quantité de données
stockées dans le porte-documents et sur le nombre de modifications dans les documents. Veuillez patienter jusqu’à ce que la barre de progression atteigne 100 %.
•
Lorsque la synchronisation est terminée, une liste des dossiers et des documents qui
ont été transférés est montrée. Les icônes suivantes sont utilisées :
Aller à
Porte-documents
Information sur une action réalisée lors de la synchronisation.
Mise en garde concernant une action effectuée lors de la synchronisation.
Une erreur s’est produite lors de la synchronisation.
Un document a été transféré du serveur de la plate-forme BSCW au dossier
porte-documents local.
Un document a été transféré du porte-documents local vers le serveur de la
plate-forme BSCW.
Un conflit de synchronisation a été détecté (un document peut être versionné
dans la plate-forme BSCW).
•
Vous pouvez ensuite fermer la fenêtre en utilisant le bouton fourni.
Pendant la synchronisation, les documents peuvent être transférés du serveur BSCW au
dossier porte-documents local et vice versa de l’ordinateur local vers le serveur de la plateforme BSCW. Ce qui suit est à prendre en compte :
257
o Seuls les dossiers et les documents sont synchronisés, les autres objets BSCW comme
les notes, les agendas et les URL ne le sont pas.
o Les documents et les dossiers dans le porte-documents de la plate-forme BSCW, qui
ne sont pas encore présents dans le porte-documents local, seront transférés au portedocuments local.
o Les documents et les dossiers créés dans le porte-documents local sont téléchargés à
l’espace de travail dans le porte-documents BSCW lors de la prochaine synchronisation (sous réserve de contrôle d’accès).
o Vous ne devez pas créer des documents ou des dossiers au plus haut niveau dans le
porte-documents local, mais seulement dans les dossiers déjà existants. Les nouveaux
dossiers de niveau supérieurs doivent d’abord être créés dans votre porte-documents
plate-forme BSCW en utilisant
Lien au porte-documents . Sinon, vous obtiendrez
une erreur lors de la synchronisation.
o Les documents et les dossiers, qui ont été supprimés dans le système de plate-forme
BSCW sont supprimés du porte-documents local pendant la synchronisation (étant
donné qu’ils n’ont pas été modifiés localement). Cela vaut également lorsque les documents ou les dossiers ont été renommé dans BSCW.
o Les documents du porte-documents de la plate-forme BSCW qui sont déjà disponibles
dans le porte-documents local, et qui n’ont pas été changés, sont transférés au portedocuments local s’ils ont été modifiés sur le serveur de la plate-forme BSCW depuis la
dernière synchronisation.
o Les documents du porte-documents local, qui ont été édités localement, sont transférés
dans le dossier correspondant dans le porte-documents de la plate-forme BSCW. Un
document déjà existant sur le serveur de la plate-forme BSCW est traité comme suit :
o le document sera remplacé si elle n’est pas sous contrôle de version et n’a pas été
modifié dans la plate-forme BSCW.
o Une nouvelle version sera créée si le document est déjà sous contrôle de version.
o Si le document a été modifié également dans la plate-forme BSCW (conflit), une
nouvelle version du document sera créée. Si nécessaire, le document est mis sous
contrôle de version d’abord ; le document local avec ses changements est téléchargé vers la plate-forme BSCW comme la nouvelle version avec un commentaire de version. Ces conflits sont également indiqués dans la liste de résultat.
Pour résoudre un conflit, vous devez décider la priorité de changement du document. Si le
changement de plate-forme BSCW est prioritaire, vous devez supprimer la dernière version de
document dans la plate-forme BSCW (c’est celui du porte-documents local) et également supprimer le document du porte-documents local pour éviter un autre conflit. Si le changement
sur votre ordinateur local est prioritaire, aucune mesure n’est nécessaire dans la plate-forme
BSCW (le document modifié localement correspond à la version actuelle sur la plate-forme
BSCW). Pour éviter les conflits vous devez verrouiller les documents dans votre portedocuments BSCW si vous prévoyez de les éditer localement.
13.8 Synchronisation avec Outlook
BSCW permet la synchronisation des contacts et des rendez-vous avec les données correspondantes dans Microsoft Outlook, c.-à-d. que les utilisateurs BSCW travaillant sur une plateforme Windows peuvent synchroniser leurs listes de contacts et agendas BSCW personnels ou
de groupe avec un client Outlook sur leur ordinateur local. De cette façon, les rendez-vous
258
d’un agenda de groupe BSCW peuvent être téléchargés sur un ordinateur local, les données
locaux de contact des membres de l’espace de travail peuvent être collectées dans une liste de
contacts BSCW de l’espace de travail, et les contacts et les rendez-vous peuvent bien être
gardés mis à jour en BSCW et Outlook via des synchronisations périodiques.
La synchronisation Outlook travaille sur la base des listes de contacts et des agendas, chacune
d’entre elles est synchronisée séparément. À cette fin, une liste de contacts ou d’agenda
BSCW est associée à un dossier de contacts ou d’agenda dans Outlook. Afin de synchroniser
une liste de contacts ou d’agenda avec son homologue sur votre ordinateur local, sélectionnez
Synchroniser dans le menu actions de la liste de contacts ou d’agenda. Alternativement,
vous pouvez également ouvrir la liste de contacts ou d’agenda et de sélectionner l’icône
dans la barre de raccourcis d’actions.
Lors de la synchronisation, les contacts ou rendez-vous dans votre liste de contacts ou l’agenda sont comparés avec les contacts et les rendez-vous dans le dossier Outlook correspondant
sur votre ordinateur local et les actions suivantes sont menées :
o Les contacts et les rendez-vous récemment créés dans BSCW sont transférés dans le
dossier Outlook local et vice versa.
o Les contacts ou les rendez-vous supprimés de BSCW sont également supprimés à
partir du dossier Outlook local et vice versa.
o Les modifications de contacts ou de rendez-vous dans BSCW depuis la dernière synchronisation sont transférées à Outlook et vice versa.
o Les conflits, c.-à-d. les modifications des contacts ou des rendez-vous et leurs homologues dans BSCW et Outlook depuis la dernière synchronisation, doivent être résolus
manuellement en donnant la priorité soit à la BSCW ou aux modifications d’Outlook.
Veuillez noter que la synchronisation Outlook n’est disponible qu’avec une licence professionnelle de la plate-forme BSCW. OrbiTeam propose une mise à niveau de la licence éducation libre de redevance à la licence professionnelle entièrement en vedette. Pour plus de
détails, veuillez communiquer avec [email protected]. Aussi, la synchronisation d’Outlook
doit être activée par l’administrateur de votre serveur de plate-forme BSCW.
13.8.1 Configuration requise pour la synchronisation Outlook
Tout d’abord, notez que la synchronisation Outlook fonctionne seulement sur MS Windows
(2000, XP et plus) avec Outlook (2000, 2002, 2003, XP, 2007).
La synchronisation Outlook est implémentée comme une applet Java. Cette applet est chargée
dans votre navigateur et exécutée par un plug-in Java spécial. Vous devez avoir JRE 1.5 ou
plus, qui est supporté par tous les navigateurs actuels.
13.8.2 Utilisation de la synchronisation Outlook
La première étape dans l’utilisation de la synchronisation avec Outlook est d’établir l’association entre une liste de contacts ou d’agenda dans BSCW et le dossier de contacts correspondant ou un agenda dans Outlook sur votre ordinateur local.
•
Ouvrez la liste de contacts ou d’agenda que vous souhaitez synchroniser avec un dossier Outlook local.
•
Sélectionnez Fichier Synchroniser dans le menu supérieur et cliquez sur l’icône
dans la barre de raccourcis d’actions afin de démarrer l’applet de synchronisation.
259
•
Après le démarrage, l’applet affiche une fenêtre distincte dans laquelle vous pouvez
sélectionner un dossier Outlook à associer à l’actuelle liste de contacts ou l’agenda aux
fins de synchronisation. Vous pouvez soit sélectionner un dossier Outlook existant ou
créer un nouveau vide. Vous créez un nouveau dossier en sélectionnant tout d’abord
un dossier existant comme un dossier parent, puis en entrant le nom du nouveau dossier et finalement en appuyant sur [Créer un dossier].
La fenêtre de sélection de dossier ne viendra que quand il n’y a pas de dossiers Outlook
associé à la liste de contacts ou l’agenda BSCW actuel. C’est le cas lorsque la synchronisation
d’Outlook est tout d’abord démarrée par une liste de contacts ou un agenda ou lorsque le dossier Outlook associé n’est pas accessible, par exemple, a été supprimé.
L’association entre une liste de contacts ou d’agenda BSCW et d’un dossier Outlook est
valide pour la durée de vie des objets associés, soit jusqu’à ce que l’objet BSCW ou le dossier
Outlook est détruit (dans Outlook : les supprimer à partir du dossier Éléments supprimés).
Remarque : Nous vous déconseillons d’associer deux listes de contact de la plate-forme
BSCW ou agendas BSCW avec le même dossier Outlook, bien qu’il est possible de le faire.
La synchronisation ultérieure entraînera deux différentes listes de contacts ou agendas de la
plate-forme BSCW avec le même contenu qui pourrait être inquiétant et qui peut conduire à
des conflits inutiles.
Lors de la synchronisation initiale, les contacts et les rendez-vous de la liste de contacts ou
d’agenda BSCW seront téléchargés dans le dossier Outlook associé, tandis que les contacts ou
rendez-vous du dossier Outlook, le cas échéant, sont téléchargés à l’objet BSCW correspondant. Les actions correspondantes sont indiquées dans la fenêtre principale de l’applet de synchronisation (voir la figure ci-dessous). En conséquence, les objets associés des deux côtés
contiennent les mêmes contacts ou rendez-vous.
Figure 35 : Fenêtre principale de l’applet de synchronisation Outlook
Important : Vous devez envisager les points suivants lors de la synchronisation des rendezvous :
o Définir votre fuseau horaire via Options Profil Modifier dans la section « Fuseau
horaire ». Cela garantit que les nominations « flottantes », c’est-à-dire les rendez-vous
260
BSCW avec aucun fuseau horaire défini (par défaut), sont transférées correctement à votre
agenda Outlook associé.
o Outlook prend en charge moins de règles de récurrence sophistiquées pour les rendezvous que la plate-forme BSCW. Par conséquent, seuls les rendez-vous avec une règle de
récurrence BSCW et aucune règle d’exception peuvent être transférés à Outlook lors de la
synchronisation. Il y a des restrictions supplémentaires sur les règles de récurrence qui
peuvent être transférés à Outlook, vous en serez informé via des messages d’erreur. Pour
être du côté sûr, ayez un regard sur les modes de répétition qui sont possibles dans Outlook.
o Les modifications de rendez-vous individuels appartenant à une série entière de rendezvous périodiques ne peuvent pas être transférées d’un côté à l’autre lors de la synchronisation.
D’autres types d’actions peuvent s’avérer nécessaires pendant les synchronisations après
l’action initiale : les contacts ou les rendez-vous peuvent avoir été modifiés ou supprimés et
plus de contacts ou de rendez-vous peuvent avoir été ajoutés sur un côté ou au niveau des
deux. Par conséquent, les contacts ou les rendez-vous peuvent être mis à jour, supprimés ou
créés d’un côté ou de l’autre. Les actions nécessaires de synchronisation sont répertoriées
dans la fenêtre principale de l’applet de synchronisation, comme illustré dans la figure cidessus.
Les actions de synchronisation sont distinguées à l’aide d’icônes spécifiques.
Un nouveau contact ou un rendez-vous a été créé dans Outlook, un objet correspondant doit être créé dans BSCW par transfert de l’objet à partir d’Outlook à BSCW.
Un contact existant ou un rendez-vous a été modifiée dans Outlook ; l’objet correspondant dans BSCW doit être mis à jour via un transfert de l’objet d’Outlook à
BSCW.
Un nouveau contact ou rendez-vous a été créé dans BSCW ; un objet correspondant doit être créé dans Outlook via un transfert de l’objet de BSCW à Outlook.
Un contact existant ou un rendez-vous a été modifié dans BSCW ; l’objet correspondant dans Outlook doit être mis à jour via un transfert de l’objet de BSCW à
Outlook.
Un contact existant ou un rendez-vous a été supprimé dans Outlook ; l’objet correspondant BSCW doit aussi être supprimé.
Un contact existant ou un rendez-vous a été supprimé dans BSCW ; l’objet correspondant Outlook doit aussi être supprimé. Notez que la suppression simultanée de deux
contacts correspondants ou rendez-vous n’est pas expressément indiquée, car aucune
action de synchronisation n’est nécessaire dans cette situation.
Un contact existant ou un rendez-vous a été modifié à la fois dans BSCW et
Outlook ; le conflit qui en résulte doit être résolu manuellement en donnant la priorité
à l’une des modifications.
Un rendez-vous ne peut pas être transféré d’un côté à l’autre. La raison du problème du transfert est affichée dans la partie inférieure de la fenêtre de l’applet lorsque
l’on clique au-dessus de l’élément spécifique. Dans la plupart des cas, les problèmes
de transfert sont causés par des règles complexes de récurrence de rendez-vous BSCW
ou des changements de rendez-vous individuels appartenant à une série de rendezvous périodiques, les deux ne sont pas pris en charge par le processus de synchronisation.
261
Les problèmes de transfert doivent être traités manuellement en dehors du processus de synchronisation, par exemple, en simplifiant une règle BSCW complexe récidive ou en annulant
une modification d’un rendez-vous individuel appartenant à une série de rendez-vous périodiques dans Outlook.
L’autre situation qui ne peut pas être gérée automatiquement lors de la synchronisation est le
conflit. Les modifications simultanées de deux contacts correspondants ou de rendez-vous depuis la dernière synchronisation constituent un conflit. La nature des modifications n’est pas
prise en compte, seulement le point dans le temps lorsque des modifications ont été effectuées. En outre, la modification d’un objet sur un côté et la suppression de l’objet correspondant au niveau de l’autre côté est considéré comme un conflit. Par conséquent, les conflits ne
peuvent pas être résolus par la suppression de l’objet concerné sur un côté ou sur l’autre. En
outre, l’annulation de la modification d’un côté ou de l’autre ne fonctionnera pas car cela
serait considéré comme une nouvelle modification supplémentaire. Les conflits peuvent seulement être résolus en donnant la priorité à l’une des modifications et en ayant mis à jour l’objet
de l’autre côté en conséquence. Bien sûr, personne ne va vous forcer à résoudre un conflit ou
d’enlever un problème de transfert, vous allez juste être rappelés que ce sont des problèmes, à
chaque fois que vous faites une synchronisation d’Outlook.
Vous avez plusieurs possibilités pour contrôler le processus de synchronisation :
•
Dans la partie supérieure de la fenêtre de l’applet, vous pouvez sélectionner certains
groupes d’actions de synchronisation pour l’affichage dans la liste principale en cochant ou en décochant les cases respectives. Les actions qui ne sont pas affichées dans
la liste principale ne seront pas exécutées lors de la synchronisation. De cette façon,
par exemple, vous pouvez interdire la suppression de contacts dans votre dossier Outlook.
•
Vous pouvez décider individuellement de l’action de synchronisation pour les éléments de la liste principale de la fenêtre de l’applet. En cliquant sur l’icône de l’action
d’un élément un menu déroulant s’affiche avec les actions possibles, à partir desquelles vous pouvez choisir l’action à exécuter pour cet élément. Cela est particulièrement utile pour la résolution manuelle des conflits ou pour l’exemption des éléments
individuels de la synchronisation en sélectionnant l’action nulle pour ces articles, qui
est symbolisée par l’icône
.
•
Vous pouvez également définir l’action de synchronisation pour tout un groupe d’éléments que vous avez sélectionné manuellement en cliquant sur les éléments de la liste
principale. Après sélection des articles, un clic-droit affiche un menu déroulant avec
les actions possibles pour tous les éléments dans le groupe. Cela est particulièrement
utile pour résoudre tout un groupe de conflits de la même manière. Attention : Si votre
sélection d’articles est trop hétérogène, l’action nulle (
) peut être la seule action
possible pour tous les éléments de la sélection.
Après que vous ayez choisi les objets à synchroniser, et la manière de synchroniser, vous démarrez la synchronisation réelle en appuyant sur le bouton [OK] dans la fenêtre d’applet de
synchronisation. La barre de progression dans la partie inférieure de la partie de l’applet vous
informera de l’avancement du processus de synchronisation.
Attention : Si le processus de synchronisation s’arrête, alors il pourra vous êtes demandé dans
une boîte de dialogue pop-up distincte de permettre l’accès aux adresses de courriel Outlook
par l’applet de synchronisation. Il s’agit d’une vérification de sécurité intégrée contre les
attaques de virus. Il y a un programme gratuit « freeware » disponible qui le fera automatiquement sur votre compte. (http://www.contextmagic.com/express-clickyes/)
262
13.9 WebDAV
WebDAV est un acronyme signifiant « Web-based Distributed Authoring and Versioning ». Il
s’agit d’un ensemble d’extensions du protocole HTTP qui permet aux utilisateurs d’éditer et
de gérer des fichiers sur les serveurs Web distants de manière collaborative. Grâce au
WebDAV, il est possible de transférer des fichiers vers un serveur ou de les renommer sur le
serveur
BSCW supporte le protocole WebDAV en mode serveur de sorte que vous soyez en mesure
d’utiliser un client WebDAV, c’est à dire une application cliente qui supporte également le
protocole WebDAV, afin d’explorer vos espaces de travail, ouvrir et éditer des documents, les
réécrire sur le serveur, les transférer d’un espace de travail à un autre, etc. Veuillez noter que
le support WebDAV doit être activé pour votre serveur BSCW. En cas de doute, informezvous auprès de votre administrateur BSCW.
Les applications les plus importantes qui prennent en charge le protocole WebDAV sont entre
autre Microsoft Internet Explorer, Windows Explorer et la suite Office. Dans la suite, nous
nous focaliserons sur ces applications (pour en savoir plus sur d’autres applications qui supportent également l’extension WebDAV, veuillez consulter le www.webdav.org). Ils offrent
les avantages suivants si vous les utilisez pour accéder au serveur BSCW via WebDAV :
o Vos espaces de travail BSCW sont représentés sous forme de dossiers Web dans le navigateur Internet Explorer ainsi que l’Explorateur Windows. Vous pourriez parcourir
vos espaces de travail comme d’habitude dans l’Explorateur Windows.
o Vous pouvez copier, coller ou supprimer les objets représentés à l’aide BSCW en
faisant usage du glisser-déposer ou par des clics-droits de la souris.
o Vous pouvez ouvrir directement des documents Microsoft Office dans un dossier
Web, l’application Office correspondante est automatiquement exécutée. Après avoir
édité le document, vous pourriez le réécrire à nouveau sur le serveur BSCW en utilisant « Enregistrer » ou « Enregistrer sous ... ». Il n’est pas nécessaire de faire une
sauvegarde locale et de transférer ultérieurement le fichier.
Afin de se connecter au serveur BSCW grâce au WebDAV, il est recommandé de procéder de
la manière suivante :
•
Ouvrez « Mes favoris réseaux » (soit à partir de votre bureau ou dans l’Explorateur
Windows).
•
Sélectionnez [Ajouter un favori réseau].
•
Confirmez deux fois avec [Suivant].
•
Entrez l’URL de votre serveur BSCW (par exemple http://votre-serveur-BSCW/
BSCW/bscw.cgi) et confirmer avec [Suivant].
•
Vous serez alors invité à entrer votre nom d’utilisateur et votre mot de passe BSCW.
•
Vous pouvez donner un nom à cette ressource réseau.
•
Cliquez sur [Terminer].
Si tout se déroule normalement, vous verrez enfin un nouvel élément dans vos « favoris réseaux » de Windows où vous aurez accès au serveur BSCW. Votre dossier d’accueil (« nom
d’utilisateur ») est accessible via l’alias de votre dossier d’accueil. Vous pouvez maintenant
explorer vos espaces de travail en utilisant l’Explorateur Windows, et télécharger des fichiers
(par copier-coller ou glisser-déposer).
263
Dans le cas où la méthode ci-dessus présentée ne fonctionne pas (par exemple la boîte de dialogue du mot de passe s’affiche continuellement), veuillez consulter la rubrique FAQ
(questions fréquemment posées) sur le WebDAV sur le site Web BSCW
(http://www.bscw.de) pour des conseils sur le dépannage.
L’implémentation du WebDAV dans l’environnement Microsoft n’est pas totalement conforme à la norme standard du WebDAV, ce qui conduit aux problèmes suivants :
o Les boîtes de dialogue et les messages d’erreur sont parfois trompeurs.
o Les blancs et les caractères spéciaux dans les noms des objets BSCW peuvent ne pas
être correctement représentés dans l’affichage des dossiers Web d’Internet Explorer et
de l’Explorateur Windows.
o Le dossier supérieur dans la structure hiérarchique est indiqué dans le dossier courant.
o L’opération de glisser-déposer dans le même dossier est simplement une opération de
copier.
Avertissement : Afin de fermer la connexion à votre serveur WebDAV BSCW, il ne suffit pas
de fermer la fenêtre du navigateur ou de supprimer le dossier WebDAV – la connexion réseau
est toujours active. À ce moment, si d’autres personnes souhaitent accéder au serveur WebDAV sous leurs propres identifiants, vos espaces de travail privés s’ouvriront en dépit du fait
que les autres utilisateurs s’authentifient avec des paramètres d’accès (nom d’utilisateur, mots
de passe) corrects. Pour éviter cela, fermez la session Windows (« Démarrer > Arrêter ...>
Fermez votre-nom-d’utilisateur ») et connectez-vous à nouveau. Cela est nécessaire, lorsque
d’autres personnes ont accès à votre système local.
264
Index
A
à communauté 205
accès 43
accès anonyme 55
accès mobile à BSCW 127
accès public 40, 55
accès rapide 26
accessibilité d’autres utilisateurs 175, 176
accueil 46
accueil de BSCW 2
action 36
sur les objets sélectionnés 7
sur objets sélectionnés 41
sur un objet particulier 7
sur un seul objet 43
adapter l’affichage 74
adresse courriel principale 15, 19
adresse courriel supplémentaire 15
adresse d’un objet BSCW 150
affecter un rôle 94
affichage
compact 74
détails ( portail mobile) 129
individuel 74
liste (portail mobile) 129
personnaliser 74
affichage des dossiers 74
affichage sur une ligne du temps 240
afficher le contenu d’un dossier 29
afficher le groupe 89
afficher le verrou 142
agenda 34, 46, 183
actions 188
affichages 186
options 189
agenda de groupe 183
annotation 114
annuler (tâche) 230
appareils mobiles 127
appliquer à tous les similaires 74
archive
Index
Tar 30, 245
Zip/Winzip 30, 245
archiver 245
assistants de téléchargement 250
attachement
à un rendez-vous 188
à une note 113
attribuer (tâche) 230
attributs 77
de métadonnées 77
définis par l’utilisateur 77
nom-valeur 77
authentification
méthodes alternatives 18
autres communautés 204
avancé (niveau de compétence) 70
axe du temps 240
B
balise 79
recherche par 68
bannière 26, 76
barre
d’accès rapide 5, 26
d’outils de sélection multiple 7, 26, 41
de menu supérieur 6, 26
de navigation 26
de raccourcis d’actions 6, 26
blogue 33, 115
commentaire 117
créer 116
entrée 117
modifier 116
branchement d’une version 145
Bureau BSCW 251
démarrer 253
désinstaller 253
installer 252
C
cache (configuration de navigateur Web)
22
carnet d’adresses 46, 105
exporter d’entrées 105
filtrer et trier 108
importer d’entrées 105
modifier entrées 106
nouvelle entrée 105
structurer 107
carte d’espace de travail 98
265
carte d’événements de document 61
champ de recherche 26
changer mot de passe 14
choisir le nom d’utilisateur 13
coller 51, 96
colonnes d’un affichage d’un dossier 74
communauté 35, 203
ajouter 205
communiquer avec des utilisateurs 104
compact (affichage) 74
compression 245
compte utilisateur
détruire 16
concept de rôle BSCW 92
configuration de navigateur 69
configuration de navigateur Web 22
configuration des services d’événements
60
connexion à BSCW 16
en cas de mot de passé oublié 14
premier fois 16
connexion mobile à BSCW 128
contact
créer 101
exporter 104
filtrer 103
importer 104
modifier 103
original 102, 105
trier 103
contact utilisateur 102
contenu d’un dossier 29
contester (tâche) 230
contester les résultats (tâche) 230
contrôle de l’espace disque 38
contrôle de version
de documents 143
révoquer 146
conversion de documents 248
copie à partir de modèles 150
copie statique 166
copier 51
corbeille 53
couper 51, 96
courriel 36
envoyer 108
courriel direct 58, 60
créer des sous-tâches multiples 234
créer objets 37
266
D
date d’achèvement 214
date définitive (fixation de rendez-vous)
194
date limite (tâche) 217
dates proposées (voter) 192
débutant (niveau de compétence) 70
définition de style (dossier de site Web)
154
demande d’admission (communauté) 204
démarrer un dossier de flux 243
démarrer une session BSCW 16
depuis un modèle (copie) 150
description
afficher et cacher 74
désélectionner tout 7, 26
détails contact 19
détruire 53, 96
détruire compte utilisateur 16
déverrouiller un document 142
document 30
archiver 245
convertir 248
déverrouiller 142
éditer avec un éditeur externe 140
édition directe 138
exporter FTP 249
extraire d’archive 245
geler 142
importer 245
libérer 142
se réinscrire 141
synchronisation avec ordinateur local
255, 256
télécharger 38, 125, 250, 254
télécharger par courriel 254
verrouiller 38, 142
document HTML
créer sur le serveur BSCW 139
éditer 139
document sous contrôle de version 31, 143
document texte
créer sur le serveur BSCW 138
éditer 138
données d’entrée (tâche) 217
données de sortie (tâche) 217
donneur d’ordre 217
dossier 2
accès anonyme 55
affichages 74
créer 37
Index
exporter FTP 249
publier 55
dossier d’accueil 46
dossier de flux 36, 241
ajouter 242
copier 242
démarrer 243
modifier 242
transmettre 243
dossier de modèles 34, 149
créer 149
dossier de recherche 33, 64
dossier de site Web 34, 152
créer 153
définition de style 154
élément BSCW 156, 157
élément de texte 165
exporter 166
modifier 156
nouveau page 156
page d’accueil 154
page de disposition 154
droits d’accès 91
Dublin Core 77
E
éditer la copie 156
éditer une requête 65
édition
avec éditeurs externes 140
de documents sur le serveur BSCW 138
document HTML 139
document texte 138
fichiers MS Office 139
note 112
édition directe de documents 138
élément BSCW (dossier de site Web) 156,
157
élément de texte (dossier de site Web) 165
éliminer un membre 88
encoder 38, 245
enregistrer
adresse courriel supplémentaire 15
en tant qu’un utilisateur de BSCW 13
enregistrer événements 58
ensemble de documents 34, 166
ajouter 167
concepts de base 167
entité 167, 168
évaluer 167
Index
fonctions 167, 170
modèle 167, 168
en-tête d’une page de dossier 26
entité d’un ensemble de documents 167,
168
entrée d’un blogue
ajouter 117
envoyer
courriel 108
objets BSCW 109
SMS 108
envoyer à 43
envoyer SMS 104
espace de travail
créer 16, 37
déplacer 90
être invité 85
incorporer 90
quitter 85
espace de travail partagé 83
créer 83
espace de travail personnel 5, 46
espace public 40, 54, 55
états des tâches 230
évaluation d’un ensemble de documents
168
évaluer un document ou URL 43
évaluer un URL 31
événement 58
prendre note de 59
vu 59
événement à l’intérieur 59
événement de création 59
événement de déplacement 59
événement de lecture 59
événement de modification 59
événements
filtre sur le niveau d’un objet 61
événements de document 61
événements récents 59
expert (niveau de compétence) 70
exporter
contacts 104
dossier de site Web 166
en PDF 248
entités 171
entrées d’utilisateur 86
entrées de carnet d’adresses 105
rendez-vous 188
résultats d’un sondage 201
résultats d’un vote 201
267
via FTP 249
extraire d’une archive 245
F
fermer une session BSCW 17
feuilles de style 69
filtre
affichage d’un dossier 74
agenda 186
liste de tâches 226
filtre d’événements
configuration standard 60
filtre standard d’événements 60
fixation de rendez-vous 35, 190
créer 190
fixer la date définitive 194
modifier 190
proposer d’autres participants 193
réinitialiser 195
flux d’événements RSS BSCW 178, 179
flux de production
définie par l`utilisateur 233
formé par sous-tâches 235
traitement 239
flux RSS 33, 118
flux RSS d’événements 58, 60
fonctions d’un ensemble de documents
167, 170
format vCard 104, 105
forum de discussion 31, 32, 111
ajouter 112
modifier 112
G
gel de documents 142
Générateur de documents 166
utiliser 171
gestion automatique des versions 147
gestion des membres 88
gestion des sites Web 166
Google 69
groupe
afficher 89
masquer 89
groupe des membres 86, 211
groupes comme membres des espaces de
travail 89
H
hiérarchie (affichage) 74
268
historique
d’événements 58
d’un groupe des membres 86
des versions 146
I
iCalendar
format de rendez-vous 188
icône d’événement 59, 60
ignorer des résultats 65
importer
contacts 104
document 245
dossier 245
entités 171
entrées de carnet d’adresses 105
rendez-vous 188
informations de version 144
installation de Bureau BSCW 252
interface d’utilisateur
personnaliser 69
interface mobile
comme icône app 127
interface pour les appareils mobiles 127
interface utilisateur 25
améliorée par JavaScript 69
portail mobile 129
sans JavaScript 69
inviter un membre 40, 83, 88
J
JavaScript 22
JavaScript (activer et désactiver) 69
joindre 43
document ou URL à une note 113
document ou URL ou note à un rendezvous 188
note à un objet 114
L
langage de l’interface utilisateur 19, 69
LDAP (annuaire) 83
libérer un document 142
lien 43, 51
liens entre documents 156
liens relatifs aux objets BSCW 151
liste d’éléments à ignorer 65
liste de contacts 32, 101
synchronisation Outlook 259
liste de tâches personnelle 46, 226
Index
liste des entrées d’une page de dossier 29
M
marqueur de page dynamique 179
masquer le groupe 89
membre
d’un espace de travail 86
éliminer 88
en atteinte 86
inviter 40, 83, 88
réinviter 88
menu actions 7, 43
menu contextuel 26
menu supérieur 6, 26
mes communautés 204
mettre fin à session BSCW 17
MIME
type 38
mobile
accès à BSCW 127
portail 128
mode Web 152
modèle 149
modèle (ensemble de documents) 167, 168
modifier 43
moniteur d’événements 176
exigences 176
mot de passe
changer 14
configuration initiale 13
remplacer mot de passe oublié 14
N
navigation (barre de) 26
niveau de compétence 70
nom d’utilisateur 13
note 31, 111
ajouter 112
déplacer 114
éditer 112
répondre à 113
supprimer 114
notification d’événements 177, 178
nouveau avec BSCW 5.0 10
numéro de version 143, 144
O
objet
type d’ 29
objets en BSCW 3
Index
objets partagés 2, 3
OpenID 18
options
agenda 189
personnels 19
préférences 71
outils de sélection multiple 7
Outlook
exigences pour synchronisation 259
synchronisation 258
ouvrir 29
P
page d’accueil (dossier de site Web) 154
page d’accueil de BSCW 2
page d’accueil publique 56
page d’un dossier 2
page de disposition (dossier de site Web)
154
page des membres 86
page info 77, 80
page info d’un utilisateur 19, 80, 86
PDF
exporter 248
présentation d’un document 38
personnaliser
affichage des dossiers 74
interface d’utilisateur 69
phase (d’un projet) 213
créer 216
modifier 216
phase (projet) 35
piste de vérification (tâche) 223
plus d’informations 80
politique d’admission (communauté) 203
portail d’espace de travail 50
portail mobile 128
actions 129
affichage de la liste 129
affichage des détails 129
agenda 133
carnet d’adresses 132
communautés 134
corbeille 133
domaines et fonctions 131
dossier d’accueil 131
espaces de travail 131
événements 133
interface utilisateur 129
liste de tâches 133
porte-documents 134
269
préférences 135
presse-papiers 133
recherche 134
signets 134
portail personnel 47
afficher le contenu 49
créer 48
modifier 49
utiliser 50
porte-documents 46, 255
exigences 255
préférences 71
prendre note d’un événement 59
preneur d’ordre 217
pré-requis pour l’utilisation de BSCW 1
présence en BSCW 175
presse-papiers 51
processus 213
processus de travail linéaire 241
profil d’utilisateur 19, 86
profil personnel 19
progression
agrégation 227
projet 215
tâche 227
projet 35, 213
créer 214
modifier 216
propriétaire 96
propriété (des objets BSCW) 51
public
accès 54, 55
espace 40, 54
publier un dossier 55
R
raccourcis d’actions 6, 26
rappel d’un rendez-vous 184
rapport quotidien d’activité des espaces de
travail 58, 60
réactiver (tâche) 230
recherche 64
champ de 26
recherche BSCW 66
rechercher
documents BSCW 67
objets BSCW 66
par balise 68
sur Internet 69
utilisateurs 68
récupérer un URL 31
270
redémarrer (tâche) 230
refaire recherche 65
refuser (tâche) 230
réinitialiser
affichage 74
fixation de rendez-vous 195
sondage 201
vote 201
réinscription de documents 141
réinviter un membre 86, 88
rejoindre une communauté 204
remettre 53
remplacer 43
rendez-vous 184
ajouter 184
confirmer ou refuser 188
détruire 186
exporter 188
importer 188
joindre document ou URL 188
modifier 185
récurrent 184
supprimer 186
synchronisation Outlook 259
répondre à une note 113
requête de recherche 64
réseau social 19
retirer (tâche) 230
retirer l’engagement (tâche) 230
retirer les résultats (tâche) 230
réviser un document 144
rôle 91
affecter à un utilisateur 94
ajouter 95
définir 95
hérédité 92
modifier 95
RSS
flux 33
S
se déconnecter 17
sélection multiple (barre d’outils de) 26
sélectionner
tout 7, 26
une entrée 41
serveur BSCW
enregistrement 13
mise en place de votre propre 8
serveur FTP 249
service d’indexation 67
Index
service de messagerie instantanée 19
services d’événements 58, 60
sessions BSCW parallèles 18
signets en BSCW 46, 51
site Web
gérer en BSCW 152
SMS 104, 108
sondage 35, 195
ajouter 196
modifier 198
réinitialiser 201
répondre 200
résultats 201
sous-tâche 233
créer 236
lien à flux de production 235
modifier 238
suite des 237
sous-tâches multiples 234
statut en ligne 175
suivi automatique des versions 147
supprimer 53, 96
surveillance d’activité 176
surveillance d’événements 58, 60
synchroniser
contact 258
documents 255
rendez-vous 258
système de quotas 38, 51, 96
T
table des droits d’accès 93
tâche 35, 213
accepter 228
annuler 230
attribuer 230
compléter 228
contester 230
contester les résultats 230
copier 223
créer 219
d’un dossier de flux 242
démarrer 225
état 230
finir 228
gestion des exceptions 230
liste personnelle 226
modifier 223
réactiver 230
redémarrer 230
refuser 230
Index
retirer 230
retirer l’obligation 230
retirer les résultats 230
s’engager 228
structuration 233
traitement 228
transmettre 230
vue 223
Tar (archive) 30, 245
télécharger
un document 38, 250, 254
un fichier 6
téléchargeur de document 251
téléchargeur glisser-déposer 250
tout désélectionner 7
tout sélectionner 7
traitement des tâches 228
transmettre (tâche) 230
transmettre un dossier de flux 243
trier
entrées d’un dossier 29, 74
notes par fil de discussion 111
type d’événements 59
type d’objets 29
type MIME 30, 38
U
URL
évaluer 31
récupérer 31
vérifier 31
URL (objet) 31
URL d’un objet BSCW 150
utilisateurs en ligne 177
V
vCard (format) 86, 104, 105
vérifier un URL 31
verrou
afficher 142
voler 142
verrouiller un document 38, 142
vers le carnet d’adresses 105
version
branchement 145
comparer 146
détruire 146
état 145
gérer 146
271
historique 146
informations 144
numéro 143, 144
réviser 144
voler le verrou 142
vote 35, 195
ajouter 198
contacter les participants 200
modifier 198
réinitialiser 201
répondre 200
résultats 201
vues d’un dossier 29
W
WebDAV 263
widget (portail)
créer 48
modifier 49
widgets de bureau
configuration requises 121
installation 121
utilier 122
Z
Zip/Winzip (archive) 30, 245
Zope External Editor Helper Application
140
272
Index

BSCW Manuel 5.0 Décembre 2012

Transcription

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