Publipostage électronique (LibreOffice) - crea

Publipostage électronique sous LibreOffice
Jean-Jacques Quintin – Université Lyon 2
A. Création d’un fichier comportant les informations utilisées dans le publipostage
(votre « base de données »)
= Nouveau fichier Calc (tableur LibreOffice)
Chaque colonne enregistrera un « type » d’informations (par exemple tous les « noms » des
étudiants). Chaque colonne comporte en première ligne un titre (ex. « Nom »). On a autant de
colonnes que de types d’informations.
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Prénom
Nom
Email
Langue_Test
Date_Test
Résultat
Adresse1
Adresse2
CP
Localité
Pays
Complétez à présent (librement, dans cet exercice) les informations relatives aux étudiants
» Enregistrez ce fichier Calc dans un dossier de votre « bureau » (par exemple)
B. Création du fichier texte qui sera transmis aux étudiants (modèle de publipostage)
B1. Publipostage de type « mail »
1. Créez un nouveau document sous « Writer » d’LibreOffice
2. Introduisez votre texte de base = texte sans les informations qui proviendront du
fichier Calc (votre « base de données »)
Par exemple :
A l'attention de
Bonjour,
A l'issue du test de positionnement en que vous avez passé le , je vous informe que
votre maîtrise de la langue a été globalement estimé à un niveau CECRL
Bien cordialement,
James Courroy
» Enregistrez ce fichier Writer dans le même dossier que celui où se trouve le fichier Calc
Dans la figure ci-dessus, les plages marquées en jaune représentent les emplacements
où viendront se placer les informations ad-hoc extraites du fichier Calc. Ainsi pour
l’étudiant de la ligne 1 du fichier, le prénom de cet étudiant devra être placé à la suite
de « A l’attention de » (première case jaune).
Nous allons à présent insérer des « champs » (=variables) à l’endroit illustré par les
cases jaunes. Ces champs correspondent aux intitulés des colonnes du fichier Calc.
2. Introduisez les champs dans le texte de base
» Dans Writer, cliquez sur Outils dans la barre supérieure et choisissez l’option
Assistant Mailing
» Vous allez suivre les 8 étapes indiquées
1. Sélectionnez le document de base = Utilisez le document actif (sélectionné
par défaut) et cliquez sur le bouton Suivant »
2. Sélectionnez un type de document = Message e-Mail dans cet exercice et
cliquez sur le bouton Suivant »
3. Sélectionnez une liste d’adresse = sélectionner votre fichier Calc, celui que
vous avez créé au point précédent (cf. point 1.) = votre base de données
» Cliquez sur Sélectionner une liste d’adresses…
» Cliquez sur le bouton Ajouter, Retrouvez votre fichier Calc, ouvrez-le et
cliquez sur Ok
» Cliquez sur le bouton Suivant »
4. Passez cette étape (Créer une salutation), on n’en a pas besoin ici
» Cliquez sur le bouton Suivant »
5. Adapter la mise en page : pas utile dans un un publipostage de type « E-Mail ».
Cliquez donc simplement sur Suivant »
6. Éditez le document = attention, stop ! C’est ici que l’on insère les champs
(c’est une étape qui demande un peu de concentration, mais ce n’est pas
compliqué en soi)
» Cliquez sur le bouton Editer le document…
» Vous vous retrouvez dans le document de base
» Placez votre curseur à l’endroit où vous voulez insérer le premier champ (à
la suite de « A l’attention de » nous allons insérer le prénom de l’étudiant)
» Cliquez sur Insertion, choisissez Champs, puis Autres
1. Cliquez sur l’onglet « Base de données »
2. En face de « champ de mailing, la « feuille « de votre fichier Calc
devrait être visible
3. Cliquez sur le petit + qui se trouve en regard du nom de la feuille de
votre fichier Calc
» Vous devriez obtenir quelque chose qui ressemble à ceci, avec la liste des
intitulés des colonnes de votre fichiers (ce sont les « champs » que l’on
va utiliser dans ce publipostage)
4. Cliquez sur « Prénom »
5. Cliquez enfin sur le bouton « Insérer »
6. Vous ne le voyez peut-être pas immédiatement mais le champ
Prénom a bien été inséré dans votre document de base :
» Passez sur le document de base (sans fermer la fenêtre « Champs ») et
positionnez le curseur à l’endroit du champ suivant (pour le nom, juste après
<Prénom
» Et recommencez (choisissez, dans la liste, le champ « Nom » et cliquer sur
le bouton Insérer
» … et ainsi de suite jusqu’au dernier champ (Résultat)
Quand vous avez terminé :
» Cliquez sur le bouton Fermer
Vous devriez avoir quelque chose qui ressemble à ceci :
» Revenez à l’assistant mailing en cliquant sur Revenir à l’assistant Mailing
» Cliquez sur le bouton Suivant >>, Writer crée l’ensemble des documents
individuel (dans notre situation les documents des étudiants répertoriés dans
le fichier Calc)
7. Personnaliser les documents : nous n’allons pas utiliser cette option mais
sachez que vous pouvez, à partir de cette fenêtre, modifier l’un des documents
individuels sans que cela n’affecte les autres documents (ajouter un
commentaire, une remarque, un complément d’informations destinés à certains
étudiants et pas à d’autres.
8. Enregistrer, imprimer ou envoyer
a. Enregistrez d’abord le document de base en cliquant sur le bouton
Enregistrer le document de base
b. On arrive à l’étape ultime = envoyer, par mail, les documents
individuels à chacun des étudiants
Note importante : Pour transmettre les documents électroniques via
email, vous devez disposer d’un « gestionnaire de
courriels » personnel (Oulook, Thunderbird…)
installé sur l’ordinateur. Si vous travaillez dans un
laboratoire informatique, donc pas sur « votre »
ordinateur, vous ne disposez pas de ce gestionnaire.
Les actions suivantes ne sont donc pas possibles. Les
instructions suivantes vous sont dès lors
communiquées à titre d’information (pour l’avenir)
» Sélectionnez maintenant l’option Envoyer le document fusionné par
e-mail
» Modifiez les champs des Paramètres d’e-mail
 A : sélectionnez le champ qui correspond à l’adresse email
(Email)
 Objet : Introduisez ici le sujet ou objet du courriel
 Envoyer en : par défaut, Message en HTML qui préservera la
mise en page de vos documents
 Envoyer tous les documents : par défaut
Vous devrez avoir quelque chose qui ressemble à ceci :
» Vous êtes prêt(e) ? Vous avez bien tout vérifié ? L’action suivante
est irréversible ;-)
» Cliquez sur le bouton Envoyer les documents
» Attendez la fin de l’opération et vérifiez l’envoi en cliquant sur le
bouton Plus >>
» … et vérifiez la boîte d’envoi de votre gestionnaire de courriel