CNFPT Rhône-Alpes Lyon COT SDIS 69

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CNFPT Rhône-Alpes Lyon
COT SDIS 69
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Organisation en mode projet
Denis CHAUMAT – Cabinet Orizon
Document rédigé par un consultant formateur du CNFPT par ailleurs consultant permanent du Cabinet Orizon
www.orizon.fr – [email protected]
Evaluation de l’activité
Objectifs
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Objectifs :
Connaître les enjeux, les finalités, les points clés d’une conduite de projet,
Identifier la place de la conduite de projet dans l’organisation stratégique et
opérationnelle,
Paramétrer son ou ses projets ; en définir les dimensions stratégique et
technique (initialisation, caractérisation, intégration, découpage, structuration,
délimitation, détermination des différentes instances et des acteurs du projet,
prise en compte des documents de commande…),
Intégrer les aspects managériaux du projet (rôle du chef de projet,
positionnement des équipes, des chaînes hiérarchiques et des interfaces).
Organiser la vie du projet (communication, réunions des instances et revues de
projet, promotion du projet),
Différencier la posture managériale hiérarchique de la posture managériale
transverse (projet),
Connaître les différents facteurs de légitimité et de crédibilité d’un chef de
projet (tradition, statut, compétence, charisme), afin d’identifier des éléments
pour renforcer sa posture.
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Partie 1 – Qu’est-ce qu’un projet ?
Qu’est-ce qu’un projet
en langage commun ?
Selon le ‘’Petit Robert’’, un projet peut prendre deux
sens :
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Image d’une situation, d’un état que l’on pense atteindre
(dessein, idée, intention, plan, programme…)
Travail,
rédaction
préparatoire,
premier
état…
(canevas, ébauche, esquisse, schéma…)
La notion de projet, dans le vocabulaire courant,
renvoie donc tout à la fois à un résultat que l’on
souhaite obtenir, et à la démarche mise en œuvre
pour y parvenir.
Qu’est-ce qu’un projet ?
Vocabulaire du management de projet
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Définition d’un projet (ISO 9000-2000 §3.4.3)
Processus unique
qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées
et maîtrisées comportant des dates de début et de fin,
entreprises dans le but d’atteindre un objectif
conforme à des exigences spécifiques,
incluant les contraintes de délais, de coûts et de
ressources.
Qu’est-ce qu’un projet
dans le vocabulaire du management
de projet ?
Management de projet
Maîtrise des délais
Coordination de l’action
Maîtrise des risques
Etat
initial
Processus unique
Objectif
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Ressources
allouées
Exigences
Début
Fin
Processus : ensemble d’activités corrélées ou interactives qui
transforment des éléments d’entrée en éléments de sortie
Qu’est-ce qu’un processus ?
La notion de processus est issue des concepts de la
qualité (norme ISO 9000 notamment)
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Un processus est un ensemble d’activités/d’actions
mises en œuvre pour satisfaire les attentes d’une ou
plusieurs parties intéressées.
Attente des parties
intéressées
Processus
= Ensemble d’activités/d’actions
Satisfaction des
attentes
L’intérêt de la notion de processus est de permettre une
approche de l’organisation tournée vers sa finalité (les
attentes des différentes parties intéressées), plutôt que sur
les contraintes et l’organisation interne.
Attentes
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Satisfaction
Une organisation peut être décrite comme un ensemble de
‘’méta-processus’’:
Processus de
direction
Processus supports
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Information et
savoir faire
Ressources
financières
Ressources
matérielles
Ressources
humaines
Besoins et
attentes du
client
Processus de réalisation
Perception
satisfaction
du client
Typologie des processus
(D’après Stéphane MATHIEU – Réussir l’approche processus – Afnor – 2003)
Les méta-processus des collectivités
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Equipe
municipale
Processus analyse
prospective…
Processus
GRH
Processus
Gestion financière
Etat…
Processus
Techniques
Société
Processus
Services
Populations
Processus
administratifs
Equipe
municipale
Parties
intéressées
Processus Direction
Parties
intéressées
Populations
Société
Etat…
Processus Mise en œuvre des politiques publiques
Attentes
Processus de gestion des services à la population
Processus de maintenance du patrimoine
Satisfaction
des
Attentes
La notion de processus unique
Processus permanent
Les différentes activités qui composent le processus fonctionnent
en permanence (Exemple : enregistrement de factures et
mandatement )
Processus récurrent
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Le processus n’est pas permanent, mais il se reproduit plusieurs
fois à date régulière ou non (exemple : élaboration du budget)
Processus unique = projet
Le processus ou l’objectif sont uniques et n’ont pas vocation à se
reproduire.
Qu’est-ce qu’un projet ?
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Caractéristiques
Processus permanent
Processus récurrent
Processus unique =
Projet
Fréquence
Permanente
Répétitive
Unique
Variables
Rares et endogènes
 Intermédiaires
Nombreuses et exogènes
Dysfonctionnements
Subis
Prévisibles,
identifiables
rectifiables
= maîtrise des risques
Résultat à obtenir
Prévisible et
mesurable
Estimé a priori /
mesuré a posteriori
Créativité /
standardisation
Possibilité de
standardisation
importante
Possibilité de définir
des procédures
Standardisation
partielle
Elevée
Nécessite de la créativité
Mode de
management
Management des
processus
Management par
objectifs
Prévisibilité restreinte
Difficultés
d’identification
= gestion des risques
Management de projet
Objectif du management de
projet
Le management de projet a pour objet, dans un cadre
ouvert et non intégralement maîtrisable, de garantir :
L’efficacité de l’action, par la conformité du résultat
obtenu avec les exigences définies au préalable
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L’efficience de l’action, par la maîtrise des ressources
allouées à cette action
La maîtrise des risques liés à l’action
Le management de projet
comme mode de management
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Le management de projet,
un mode particulier de délégation
La délégation du management du projet peut trouver sa
source dans une classique gestion du temps de la part du
commanditaire.
La délégation peut trouver sa source dans un mode
d’organisation spécifique (gestion par projets).
La délégation peut également trouver sa place du fait de
compétences spécifiques du délégataire (le chef de
projet).
Ces sources peuvent bien sûr se conjuguer
Utilisateurs
Destinataires
Bénéficiaires
Le commanditaire
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Le chef de projet
En passant en mode projet, un ‘’commanditaire’’ confie
de façon formelle à un ‘’chef de projet’’ les moyens et la
responsabilité de conduire un processus unique (le
projet) et d’en livrer le produit à ses utilisateurs ou à ses
destinataires.
Si la délégation trouve sa source dans les compétences du
chef de projet, ces compétences peuvent être de 3 ordres :
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Compétences techniques / Expertise
Compétences organisationnelles
Compétences managériales
L’articulation entre ‘’Maîtrise d’ouvrage’’ et ‘’Maîtrise
d’œuvre’’ s’effectue par le biais d’un document, le
‘’cahier des charges’’
Cahier des charges
fonctionnel
Maître d’œuvre
Cahier des charges
technique
Utilisateurs/Destinataires
Spécifications techniques
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Maître d’ouvrage
Amont
du
projet
La structure d’un projet
Projets simples
Définition du projet
Validation du projet
Lancement du projet
Pilotage
La
conduite
du projet
= Décision
Gestion du planning
Communication
Régulation
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Conclusion du projet
Aval
du
projet
Passage à ‘’l’usage’’
= Prise d’acte
Suivi du projet
Capitalisation
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Partie 2
De l’idée à l’évaluation du projet
Initialisation du projet
Initialisation
du projet
Structuration
du projet
Réalisation
du projet
Achèvement
et/ou
Livraison du
projet
De l’idée au projet : la définition du projet
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L’idée
Les études préalables
La décision
de faire…
de ne pas faire…
ou de faire des études complémentaires
Structuration du projet
Initialisation
du projet
Structuration
du projet
Réalisation
du projet
Achèvement
et/ou
Livraison du
projet
De la définition du projet à la commande
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(Note de cadrage / Note d’organisation / Cahier des charges / Lettre de mission…)
Les acteurs
Les Ressources
Les instances
Le séquençage / le planning
Le pilotage
Les risques
Les acteurs
Le commanditaire :
C’est la personne ou l’instance légitime pour enclencher et
valider la mise en œuvre du projet.
Le commanditaire délègue la mise en œuvre au pilote et lui
donne les moyens nécessaires.
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Le pilote ou chef de projet :
Il est responsable/garant devant le commanditaire du respect
des délais, des budgets et de l’atteinte de l’objectif.
Il manage le projet, l’organise, anime les équipes, assure le
suivi et rend compte de l’avancement du projet.
Le pilotage des projets
complexes
Comité
stratégique
Comité pilotage /
supervision
Niveau
Stratégique
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Niveau
Opérationnel
Comité(s)
consultatif(s)
Pilotage
opérationnel
Groupe
ressources
Groupe
projet
Groupes de
travail Groupes de
travail Groupes de
travail
Sous
projets
Sous
projets
Sous
projets
Séquençage d’un projet
stratégique
Le projet stratégique
Définition du projet
Définition et qualification des objectifs et des enjeux
Définition des exigences spécifiques
Dates clé
Les différentes étapes opérationnelles
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Définition de l’étape, objectif, enjeux, exigences…
Dates clé
Ressources clé
Acteurs clé
Les actions/phases actions opérationnelles
Objectifs / Résultats attendus…
Délais / Ressources / Coûts
Le séquençage d’un projet
stratégique
Séquençage linéaire
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Séquençage parallèle
Les risques projets
Architecture des risques
Les risques performances / Risques ‘’ressources’’
Les risques délais
Les risques coûts
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Les risques qualité
Les risques ‘’politiques’’
Sources de risques
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Risques organisationnels, humains, managériaux
Structure du projet
Décisions
Hiérarchies
Rôles et responsabilités
Information
Compétences
Gestion des intervenants
Conflits
Sources de risques (Suite)
Risques liés au management de projet
Lors de la conception
Risques liés à la définition des spécifications du projet
Internes / externes
Risques liés à l’utilisation des ressources
Définition
Disponibilités
Lors de la mise en œuvre du projet
Risques liés aux méthodes
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Applicabilité
Limites des outils
Système de pilotage
Risques liés aux résultats d’exécution
Détection tardive du risque
Diagnostic faux
Réponse inadaptée
La gestion des risques projets
Anticipation
Risques
décelés
Mesures
préventives
Conception du
projet
Risque
concrétisé
Mesures
différées
Mesures mises
en œuvre
Maîtrise
Revue périodique
de projet
Mesure à
chaud
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Risque
nouveau
Le séquençage d’un projet
La détermination des dates clé
La détermination des acteurs clé
Identification des instances clé
Identification des rôles
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La détermination des ressources
La détermination des délais et leur planification
Réalisation du projet
Initialisation
du projet
Structuration
du projet
Réalisation
du projet
Achèvement
et/ou
Livraison du
projet
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De la commande à la réalisation
Organiser structurer
Piloter, manager, arbitrer
Contrôler, assurer le suivi
Rendre compte
La revue de projet
Les 4 étapes de suivi des projets :
Programmation du travail
Surveillance de l’avancement et collecte des résultats
Comparaison de l’avancement avec le planning
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Plan d’action correctif / Prise de décision
Initialisation du projet
Initialisation
du projet
Structuration
du projet
Réalisation
du projet
Achèvement
et/ou
Livraison du
projet
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Capitalisation et transfert de responsabilité
Clôture
Suivi
Capitalisation
Transfert de responsabilité

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