Télécharger le manuel d`utilisation

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Le présent document a pour objectif de guider les clients et partenaires d’une
étude notariale dans la découverte de son espace d’échange de documents :
l’Espace Notarial.
L’Espace Notarial permet au notaire de partager et d’échanger des documents sur
Internet en les rendant accessibles à l’ensemble de ses clients et partenaires (établissements bancaires, collectivités locales, géomètres experts, …).
Service du réseau Intranet Notarial, hébergé dans des conditions optimales de sécurité et de disponibilité, l’Espace Notarial répond aux exigences du notaire d’assurer la
confidentialité des échanges avec ses clients.
L’Espace Notarial est accessible depuis tout ordinateur connecté à Internet à l’adresse
https://www.espacenotarial.com
Il est recommandé d’utiliser un navigateur récent tel Internet Explorer ou Firefox.
Il n’est pas compatible avec des navigateurs anciens comme Netscape 4.7
l'écran de connexion
des utilisateurs
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II L’UTILISATION DE L’ESPACE NOTARIAL
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Le login et le mot de passe de l’utilisateur
Quand un utilisateur est inscrit la première fois par un notaire, un email, envoyé automatiquement, lui indique son mot de passe et l’invite à prendre contact avec l’étude
notariale afin que lui soit communiqué son login.
Email d’envoi
du mot de passe
La communication du login et du mot de passe a volontairement été scindée en deux
étapes distinctes afin de sécuriser au maximum l’accès aux documents publiés dans
l’Espace Notarial.
Le login est une chaîne alphanumérique composée de quelques lettres empruntées
au prénom et au nom de l’utilisateur ainsi que d’un nombre aléatoire fourni par le
système.
Le mot de passe, d’une longueur minimale de 6 caractères sera modifié par l’utilisateur
lors de la première connexion. La probabilité qu’un tiers trouve la combinaison
« login/mot de passe » est quasiment nulle. Ce procédé assure la sécurisation de
l’accès à l’Espace Notarial.
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Toutefois, afin de maintenir ce niveau de sécurité, il est recommandé à tout utilisateur de :
■ Ne jamais communiquer son login et son mot de passe,
■ Ne pas utiliser de mot de passe classique comme sa date de naissance ou toute
autre information facilement accessible,
■ Penser à modifier périodiquement son mot de passe,
■ Répondre par la négative si le navigateur propose de retenir le mot de passe
pour automatiser les connexions ultérieures.
A tout moment pendant la consultation, l’utilisateur peut modifier son mot de passe
(bouton « nouveau mot de passe » dans la barre de menu).
En cas de perte du mot de passe, l’utilisateur peut effectuer une demande de réinitialisation en cliquant sur le lien « Mot de passe oublié ? ». Il lui sera demandé son
login, son nom et son adresse électronique. Un email lui sera automatiquement renvoyé avec un nouveau mot de passe.
En cas de perte de votre login, prenez contact avec votre notaire.
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L’accès à un dossier
Choix du dossier à consulter
Sur la page d’accueil, sélectionner l’espace client 1 puis le dossier que vous souhaitez consulter 2 .
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Consultation d’un dossier
Chaque utilisateur est prévenu automatiquement par email de tous les événements concernant le dossier (publication d’un nouveau document, d’une nouvelle version d’un document ou d’un commentaire).
Consultation d'un dossier
L’écran du dossier est composé de trois parties :
■
A gauche 1 la liste des sous dossiers, avec entre parenthèses, le nombre de
documents qu’ils contiennent,
■
Au centre 2 la zone de consultation des éléments du dossier,
■
A droite 3 les boutons donnant accès aux principales fonctions (synthèse d’activité, création d’un commentaire, recherche de documents, …).
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Suivi de l’activité
Une synthèse d’activité liste les documents publiés, les commentaires et les utilisateurs
du dossier.
Synthèse d’activité du dossier
Les documents sont triés par ordre chronologique de publication (du plus récent au
plus ancien). Le système affiche leur nom, sous dossier d’appartenance et auteur.
Par défaut, la liste ne présente que les 5 derniers documents publiés. Le bouton « afficher tous les documents » permet d’afficher l’intégralité des documents publiés.
Les commentaires sont affichés avec leur titre et celui de leur auteur. Par défaut, la
liste ne présente que les 5 derniers commentaires publiés. Le bouton « afficher tous
les commentaires » permet d’afficher l’intégralité des commentaires publiés.
Les utilisateurs sont affichés avec leur fonction et la date de leur rattachement au dossier.
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Affichage de la liste des documents
contenus dans un sous dossier
Cliquer dans le menu de gauche sur le nom du sous dossier souhaité.
Le nombre de documents contenus dans chaque sous dossier est indiqué entre
parenthèses.
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Consultation des documents
Cliquer sur le nom du document que vous souhaitez consulter.
Consultation
d'un document
La description du document s’affiche au centre de l’écran. Elle comprend :
- Le nom du document,
- L’auteur et la date de publication,
- Le numéro de version,
- La description du document et les remarques de l’auteur de la version en cours,
- Le téléchargement du fichier joint,
- La possibilité de saisir un commentaire.
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Téléchargement du fichier joint au document
- cliquer sur le bouton « télécharger »,
Téléchargement d'un document
- Pour afficher le fichier immédiatement à l’écran, cliquer sur « Ouvrir ».
- Pour enregistrer le fichier sur le poste de travail, cliquer sur le bouton « Enregistrer»,
sélectionner le répertoire de destination et cliquer sur « enregistrer ».
6
Consulter une version précédente d’un document
Pour consulter les versions précédentes d’un document.
- dans la partie supérieure de la fenêtre, cliquer sur le bouton « Versions précédentes »,
- dans la liste des versions, cliquer sur «Télécharger» pour accéder au fichier joint.
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L’utilisation des commentaires
Les commentaires permettent aux utilisateurs d’échanger des informations avec
l’étude sur le dossier en cours (remarques, suggestions, informations complémentaires).
Le commentaire est lié au dossier et non à un document en particulier.
Pour publier un commentaire, cliquer dans le menu de droite sur le bouton
« Commentaires » puis sur « Nouveau commentaire ».
Publication
d'un commentaire
Saisir le sujet 1 et votre commentaire 2 .
Tous les membres du dossier seront prévenus par email de la publication de votre
commentaire 3 .
Email envoyé suite
à la publication
d'un commentaire
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III L E S B U L L E T I N S D ’ I N F O R M A T I O N
Les bulletins d’information permettent au notaire de communiquer des informations
d’ordre général à ses clients (présentation générale de l’étude, lettre d’information à
l’attention de la clientèle, informations conjoncturelles ou juridiques, …).
Chaque utilisateur peut consulter et télécharger tous les articles publiés dans les bulletins d’informations.
Depuis la page d’accueil, cliquer sur le nom de la rubrique du bulletin d’information
pour afficher la liste des articles qui s’y trouvent publiés.
Cliquer sur le nom de l’article pour le consulter.
Consultation d'un article
du bulletin d'information
Pour accéder au fichier joint, cliquer sur le bouton « télécharger », puis sur « ouvrir »
dans la fenêtre de téléchargement de fichier. Pour garder une copie du document,
utiliser la fonction d’enregistrement.
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IV F O R M A T D E S D O C U M E N T S
Le tableau ci dessous liste les principaux types de fichiers reconnus par l’Espace Notarial
ainsi que les programmes à utiliser pour ouvrir ces derniers et l’icône qui les représente.
Extension
Type
Programme à utiliser
.bmp
Image bmp
Photoshop - Paint - Photo Editor
.cms
Fichier signé électroniquement
selon installation
.csv
Fichier texte structuré
Excel
.doc
Fichier Word
Word
.dwg
Fichier AutoCAD
AutoCAD - Viewer dwg
.gif
Image gif
Photoshop - Paint - Photo Editor
.htm .html
Page html
Internet Explorer - FireFox
.jpg .jpeg
Image jpeg
Photoshop - Paint - Photo Editor
.p7m
Fichier signé électroniquement
selon installation
.pdf
Fichier pdf
Acrobat Reader
.ppt .pps
Présentation PowerPoint
Powerpoint
.rar
Fichier compressé
Winrar
.rtf
Document bureautique
Word
.txt
Fichier texte
Notepad - Word
.xls
Tableau Excel
Excel
.xml
Fichier xml
Internet Explorer - FireFox
.zip
Fichier compressé
Winzip
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(
En cas de difficulté de navigation
ou de consultation, n’hésitez pas à prendre contact
avec votre notaire qui vous guidera efficacement
)