1. Présentation du module "Messagerie centralisée"

Transcription

Module "Messagerie centralisée" Quadratus
(révision décembre 2009)
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1. PRESENTATION DU MODULE "MESSAGERIE CENTRALISEE" ..................................... 3
1.1 FONCTIONNALITES....................................................................................................................... 3
Pré-requis à la mise en oeuvre ................................................................................................... 3
Historique des versions de QxChange........................................................................................ 3
1.2 PREPARATION DU SERVEUR DE COMMUNICATION....................................................................... 4
Pré-requis pour la gestion des mails .......................................................................................... 4
Pré-requis pour la gestion des fax.............................................................................................. 4
Installation d'un antivirus........................................................................................................... 4
2. PRESENTATION DE L'OUTIL QXCHANGE............................................................................ 5
2.1 LANCEMENT DE QXCHANGE ....................................................................................................... 5
Icône de lancement de QxChange sur le serveur de messagerie................................................ 5
Planifier Windows pour le lancement automatique de QxChange............................................. 5
2.2 LA FENETRE QXCHANGE ............................................................................................................. 6
2.3 LE SEQUENCEUR QXCHANGE ...................................................................................................... 7
Insertion d'une opération dans le séquenceur ............................................................................ 7
Présentation des séquences dans le séquenceur......................................................................... 7
3. MAILS, MISE EN ŒUVRE DU CLIENT DE MESSAGERIE INTEGRE ............................... 9
3.1 PARAMETRES QXCHANGE ........................................................................................................... 9
Sélection du client de messagerie intégré................................................................................... 9
Autres paramètres..................................................................................................................... 10
3.2 PARAMETRAGE DES COMPTES MAILS ........................................................................................ 11
Description d'un compte mail................................................................................................... 11
Confirmations de lecture .......................................................................................................... 12
Activation et test du compte...................................................................................................... 12
Information complémentaire sur les mails des collaborateurs................................................. 12
3.3 MIGRATION D'UNE CONFIGURATION EXISTANTE VERS LE CLIENT DE MESSAGERIE INTEGRE ... 13
1ère étape : Stopper la gestion des mails par le client de messagerie externe......................... 13
2ème étape : Suspendre les tâches du séquenceur $EXPORTEM et $QMAILQBU................. 13
3ème étape : Activer le client de messagerie intégré de QxChange......................................... 14
4ème étape : Importer les comptes de messagerie existants..................................................... 14
5ème étape : Compléter les comptes mails avec les fonctions Export / import Excel .............. 14
6ème étape : Tester les comptes mails...................................................................................... 15
3.4 PRESENTATION DE L'ANTI-SPAMS .............................................................................................. 16
Principe d'utilisation ................................................................................................................ 16
Domaines et adresses mails autorisés ...................................................................................... 16
Outil de nettoyage de la liste blanche....................................................................................... 17
Les "mots interdits" .................................................................................................................. 17
Contrôle automatique par demande d'authentification ............................................................ 17
3.5 SEQUENCES QXCHANGE POUR LA GESTION DES MAILS ............................................................ 18
Réception et distribution des mails dans QuadraBureau via la séquence $MAILQBU ........... 18
Séquence d'envoi des mails créés par les applications Quadratus........................................... 18
Séquence de fermeture QxChange............................................................................................ 18
Exemple des séquences pour la gestion centralisée des mails ................................................. 19
Récapitulatif des opérations en réception des mails ................................................................ 19
Compte-rendu journalier .......................................................................................................... 19
Gestion centralisée de la messagerie
CentrMes.pdf – révision décembre 2009
1/30
4. GESTION CENTRALISEE DES FAX ........................................................................................ 20
4.1 CARACTERISTIQUES DU SERVEUR DE FAX ................................................................................. 20
Environnement.......................................................................................................................... 20
Pré-requis ................................................................................................................................. 20
4.2 PARAMETRER QXCHANGE POUR LES FAX ................................................................................. 20
Les envois ................................................................................................................................. 20
Les réceptions de fax ................................................................................................................ 21
4.3 SEQUENCES QXCHANGE POUR LA GESTION DES FAX ................................................................ 21
Séquence de distribution des fax dans QuadraBureau............................................................. 21
Séquence d'envoi des fax .......................................................................................................... 22
Compléments d'information...................................................................................................... 22
5. ANNEXES....................................................................................................................................... 23
5.1 UTILISER UN LOGICIEL DE MESSAGERIE EXTERNE (OUTLOOK EXPRESS, WINDOWS MAIL…).. 23
Les options de l'assistant de paramétrage du client de messagerie ......................................... 23
Options de l'onglet "Mails 1/2" ................................................................................................ 23
Options de l'onglet "Mails 2/2" ................................................................................................ 24
Liste des Expéditeurs de mails à exclure.................................................................................. 24
Réception des mails sur le serveur de messagerie.................................................................... 24
Envoi des mails par le serveur de messagerie.......................................................................... 25
Revoir la configuration des postes de travail ........................................................................... 25
Automatiser le lancement et la fermeture d'Outlook par QxChange........................................ 25
5.2 GESTION CENTRALISEE DES MAILS EN MULTI-IMPLANTATIONS ................................................ 26
Le contexte................................................................................................................................ 26
Mise en œuvre........................................................................................................................... 27
5.3 INTEROPERABILITE AVEC DES BASES LDAP ............................................................................. 27
5.4 DEPANNER LE SERVEUR DE COMMUNICATION ET CONTROLER QXCHANGE ............................. 28
En cas de plantage du serveur de communication ................................................................... 28
Interventions directes sur le séquenceur .................................................................................. 28
La boîte des éléments à envoyer ............................................................................................... 28
La boîte des éléments à intégrer............................................................................................... 29
La boîte des éléments traités et sa réorganisation ................................................................... 29
Tableau récapitualtif des opérations génériques de QxChange............................................... 30
2/30
1. Présentation du module "Messagerie centralisée"
Le module "Messagerie centralisée" permet de répartir les différents types de message (mail, courriers, fax,
appels téléphoniques, messages internes) à l'ensemble des collaborateurs d'une organisation mono ou multisites.
•
La Gestion centralisée de la messagerie est disponible dans les gammes Expert-comptable et Entreprise.
⇒ Dans QuadraExpert : Module optionnel référencé WQBU400,
⇒ En gammes Entreprise : Module optionnel référencé WQGRC20.
•
1 .1
La centralisation permet de dédier une seule machine du réseau à la gestion des mails et des fax et évite
l'utilisation d'un logiciel de messagerie et du service Fax de Windows sur les stations utilisateurs.
Fonctionnalités
•
Accès programmé à la messagerie Internet pour la récupération des mails,
•
Interface avec les applications Quadratus pour intégrer automatiquement les mails reçus dans la
messagerie QuadraBureau et pour envoyer les mails produits à partir des applications Quadratus.
•
Centralisation des envois et réceptions de fax sur le serveur de communication.
•
Répartition automatique des messages aux différents collaborateurs destinataires, et selon le site
d'affectation des collaborateurs dans le cadre d'une gestion multi-sites,
•
Conservation de l'historique des messages dans QuadraBureau et dans QuadraClient.
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•
•
La mise en œuvre de la Messagerie centralisée implique une réflexion préalable de l'utilisateur sur ses
besoins et la collecte d'informations comme la liste des boîtes aux lettres à prendre en charge.
Des compétences techniques (configuration du serveur de messagerie, procédures d'arrêt et de
redémarrage automatique du système …) et des compétences sur les fonctionnalités du produit.
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QxChange est l'outil qui assure la gestion centralisée de la messagerie des solutions Quadratus.
•
Dans sa version initiale, il devait nécessairement être interfacé avec un client de messagerie du marché
(Outlook Express, Microsoft Outlook, Windows mail) pour réceptionner et envoyer les mails.
•
Aujourd'hui, QxChange intègre son propre client de messagerie et peut donc fonctionner
indépendamment des clients de messagerie du marché. Lorsque cette configuration est mise en place, de
nouvelles possibilités sont offertes à l'utilisateur :
⇒ Envois de mails au format HTML à partir de QuadraBureau et QuadraClient,
⇒ Demande de confirmation de lecture aux destinataires des mails,
⇒ Protection de la messagerie QuadraBureau par l'anti-spams QxSpams,
⇒ Avec QxSpams, envoi automatique des demandes d'authentification aux expéditeurs inconnus.
3/30
1 .2
Préparation du serveur de communication
Attention, le serveur de communication ne peut pas assurer :
⇒ Les échanges EDI de QuadraEDI,
⇒ Les échanges de QuadraEtebac.
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•
Système de type Windows 2000, XP, 2003 ou Vista, avec :
⇒ Une connexion Internet fonctionnant correctement.
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•
Système de type Windows 2000 pro ou XP ou Windows 2000 / 2003 Serveur, équipé :
⇒ d'un Modem-Fax connecté à une ligne téléphonique analogique,
⇒ du Service télécopie intégré à Windows,
⇒ des logiciels Adobe Acrobat Reader, Word et Excel pour l'envoi de pièces jointes aux formats
correspondants PDF, XLS et DOC).
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•
Le serveur de messagerie doit être équipé d'un anti-virus mis à jour régulièrement.
⇒ En cas d'alertes virus, l'intervention de l'administrateur système peut être nécessaire pour débloquer la
situation.
•
Il peut être nécessaire de revoir la configuration de l'antivirus pour qu'il soit compatible avec QxChange.
Exemples :
⇒ McAfee : Ajouter QxChange dans les applications autorisées à interférer avec le port 25
⇒ Nod32 :
Réglage en mode de compatibilité maximale.
4/30
2. Présentation de l'outil Qxchange
QxChange est l'outil de planification de tâches Quadratus. Il gère les opérations de centralisation de la
messagerie QuadraBureau mais aussi les liaisons inter sites et les transferts de dossiers QuadraExpert.
•
2 .1
QxChange est destiné à fonctionner sans intervention de l'utilisateur lorsque son mode de
fonctionnement est défini dans les "Paramètres" du menu "Fichier" et que les opérations à exécuter et
leur rythme d'exécution sont décrits dans le séquenceur.
Lancement de QxChange
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•
Le raccourci vers QxChange est à créer sur le bureau Windows du serveur de
communication.
•
A la création du raccourci, rechercher le programme QxChange.exe
(programme "cible") sur le serveur des applications Quadratus (par exemple :
\\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe).
•
Après l'installation du raccourci sur le bureau Windows, afficher ses propriétés pour modifier la ligne
"Cible" en lui ajoutant la localisation du fichier d'implantation des données Quadratus. Le résultat a la
structure suivante :
\\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
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Il est possible d'obtenir le lancement automatique de QxChange par le serveur de communication pour éviter
d'effectuer quotidiennement l'opération manuellement.
•
Les manipulations décrites ici concernent un serveur de communication de type Windows 2000, XP et
2003.
1. Créer un fichier Batch, par exemple QX.cmd pour saisir la ligne de lancement incluant l'exécutable
QxChange et l'argument /ipl: précisant la localisation des données Quadratus. Exemple :
Start \\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
2. Ajouter le fichier batch dans la liste des tâches planifiées à la fréquence souhaitée.
Attention, au moment choisi pour le déclenchement de la tâche, le système doit être sous tension et avoir
accès à internet.
5/30
2 .2
La fenêtre QxChange
La fenêtre QxChange
comporte 2 menus, une barre
d'outils et un espace de travail
qui varie selon la fonction
activée.
•
Par défaut, c'est la boîte
des éléments à envoyer
qui est affichée à l'entrée
dans QxChange.
•
Lorsque QxChange est en cours d'utilisation, l'icône de l'application
barre des tâches Windows (dans la zone de notification).
•
Les premières commandes du menu "Fichiers" sont aussi accessibles via les boutons de la barre d'outils :
est affichée à droite de la
= Envoyer (pour un envoi à la demande si la boîte des
éléments à envoyer est affichée),
= Intégrer (pour une intégration à la demande si la boîte
des éléments à réintégrer est affichée),
= Actualiser (pour rafraîchir les informations de la boîte
des éléments affichée).
•
•
Le deuxième lot de commandes du menu "Fichiers" (choix
"Paramètres" et suivants) correspond aux réglages nécessaires à
l'exploitation de QxChange.
⇒ La plupart des paramètres concernent la messagerie centralisée.
Les choix du menu "Boîtes" permettent de contrôler les éléments en cours de traitement ou déjà traités.
Ils sont aussi directement accessibles par les boutons de la barre d'outils :
pour afficher la boîte des éléments à envoyer,
pour afficher la boîte des éléments à réintégrer,
pour afficher la boîte des éléments traités.
•
Le bouton
de la barre d'outils ouvre le séquenceur QxChange. Les boutons
,
et
deviennent alors accessibles pour ajouter, modifier ou supprimer des séquences dans le séquenceur.
6/30
2 .3
Le séquenceur QxChange
Le séquenceur QxChange contient la liste des tâches planifiées à exécuter automatiquement à intervalle
régulier. Le séquenceur peut contenir 2 types de tâches :
1. Les opérations décrites par l'utilisateur dans QuadraParamétrage qui concernent essentiellement les
liaisons inter sites et les transferts de dossiers QuadraExpert.
2. Les fonctions "génériques" de QxChange repérables au premier caractère $ de leur code.
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•
Cliquer sur le bouton
séquenceur.
•
Si le séquenceur est encore vide, on obtient la
fenêtre ci-contre.
•
une nouvelle séquence.
•
Sur la rubrique "Code opération de transfert",
<F4> affiche la liste des opérations disponibles.
•
La liste affichée par <F4> comporte :
pour ouvrir le
devenu actif pour insérer
⇒ Les fonctions génériques QxChange avec le
caractère $ en première position de leur code,
⇒ Les opérations créées par l'utilisateur dans
QuadraParamétrage (librement codifiées).
•
Sélectionner les options désirées (heures de début et de fin de fonctionnement, jours de fonctionnement,
fréquence de déclenchement…) en fonction des besoins et en tenant compte des contraintes du réseau
(redémarrage du serveur de production, procédures de sauvegarde des données…).
⇒ Cocher "Séquence active" lorsque la configuration mise en place est prête à fonctionner,
⇒ Cliquer sur <Sauver> pour enregistrer la séquence.
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•
Le séquenceur présente les séquences dans l'ordre de leur création.
•
L'ordre des séquences est sans incidence pour
leur exécution sauf en cas de chevauchement
d'horaires. Pour le modifier, utiliser les
touches <Ctrl+Flèche haute> ou
<Ctrl+Flèche basse>.
7/30
•
Les chevauchements d'horaires sont donc gérés par QxChange qui conserve toutes les tâches planifiées
pour les exécuter l'une après l'autre dans l'ordre du séquenceur.
•
Les rubriques "Prochaine date d'exécution" et "Dernière date d'exécution" sont renseignées
automatiquement par QxChange pour permettre de vérifier le bon fonctionnement du système ainsi que
sa cohérence.
•
Sur la liste des tâches du séquenceur, il est possible de :
⇒ Forcer l'exécution immédiate d'une tâche (sans attendre l'heure planifiée) en ouvrant le menu
contextuel par clic droit,
⇒ Suspendre momentanément une tâche. Pour cela accéder en modification de la tâche (la méthode la
plus rapide est le double-clic à la souris) et décocher l'option "Séquence active". Sur le séquenceur,
la tâche est affichée avec la mention "Suspendue" dans la colonne "Etat".
8/30
3. Mails, mise en œuvre du client de messagerie intégré
En intégrant son propre client de messagerie, QxChange peut fonctionner indépendamment des clients de
messagerie du marché (Outlook Express, Microsoft Outlook, Windows mail). La mise en œuvre de cette
configuration offre aussi les possibilités suivantes :
•
Gestion d'un anti-spams intégré pour protéger la messagerie QuadraBureau,
•
Mails HTML en entrée et sortie,
•
Gestion des demandes de confirmations de lecture (à définir par compte de messagerie).
Remarque : La section 3.3 de ce chapitre est dédié aux utilisateurs existants de QxChange qui passe d'une
configuration avec client de messagerie externe (Outlook Express, Windows Mail…) à la
configuration avec le client de messagerie intégré.
3 .1
Paramètres QxChange
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•
Dans QxChange, dérouler le menu "Fichiers", choisir
"Paramètres", rejoindre l'onglet "Mails 1/2" et
afficher l'assistant de paramétrage du client de
messagerie.
•
Au cadre "Réceptions", cocher la 1ère option puis
taper <Ctrl+Maj+F1>.
•
Cocher les 2 options :
⇒ Cadre "Réceptions", "Utiliser POP3 directement",
⇒ Cadre "Envois", "Utiliser SMTP directement" .
•
En réception, il est possible d'activer l'anti-spams de
QxChange, et si oui de demander l'envoi automatique
des demandes d'authentification aux expéditeurs de
mails non identifiés dans la base QuadraClient.
•
Pour l'envoi, renseigner le compte de messagerie par
défaut avec les éléments communiqués par le
fournisseur d'accès.
⇒ Pour l'identification du collaborateur émetteur
chez le destinataire d'un mail, cocher l'une des 3
options disponibles.
⇒ Le bouton <Test d'envoi d'un mail> permet de vérifier
la validité du paramétrage.
Un message confirme le départ immédiat du mail.
Une réponse automatique sera réceptionnée dans
QxChange, dès que la tâche de réception du
séquenceur sera lancée.
9/30
•
Cliquer sur le bouton <Appliquer> pour activer le client de messagerie QxChange.
⇒ Les onglets Mails 1/2 et "Mails 2/2" sont remplacés par un seul onglet "Mails",
⇒ Le menu "Fichiers" comporte les choix "Comptes mails" et "Anti-Spams".
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Onglet Généralités
•
L'indication d'un "Collaborateur par défaut"
est utile pour réceptionner les mails adressés
à des collaborateurs sortis.
⇒ Il redirige alors les mails vers d'autres
collaborateurs à partir de sa boîte de
réception QuadraBureau.
•
Le "Prochain numéro de pièce jointe" est le
chrono de numérotation automatique des
mails lorsqu'ils sont intégrés dans
QuadraBureau.
⇒ Il ne faut pas le changer pour conserver l'historique des mails reçus et pour pouvoir y accéder via
QuadraBureau ou QuadraClient.
⇒ Sur 6 positions, le numéro entre dans le nom des mails, structuré de la façon suivante :
PJxxxxxx.eml. Les mails sont stockés sur le disque dur du serveur d'applications dans :
Quadra\Database\
\Gi\ (contexte Expert) ou
\Fact\ (contexte PME)
\0000\PJ\
\AAAA\ (millésime)
•
L'Identification du site local (par le code du site défini dans QuadraParamétrage) permet un meilleur
suivi des opérations de transfert intersites.
•
L'option "Autorise QuadraBureau à lancer une version réduite de QxChange" permet au collaborateur
QuadraBureau (via le choix QxChange" du menu Outils) de consulter le contenu des différentes boîtes
(éléments à envoyer, à réintégrer et traités) et d'intervenir sur un élément affiché (via le menu contextuel
affiché par clic droit).
•
La rubrique "Notifier les collaborateurs de l'arrivée d'éléments ... dans QuadraBUREAU" est
uniquement exploitée par les modules "Transfert Dossiers" et "Gestion Multi-Sites".
Onglet Mails
•
La rubrique "Utiliser QxChange pour les
envois par E-mail…" est à cocher pour
centraliser les envois de mails effectués à
partir les applications Quadratus.
•
Si l'option n'est pas active,
⇒ Les envois sont gérés par poste utilisateur
(avec le logiciel de messagerie local).
⇒ L'historique des mails n'est pas conservé
dans QuadraBureau et QuadraClient.
10/30
3 .2
Paramétrage des comptes mails
Le choix "Comptes mails" permet d'enregistrer toutes les adresses de messagerie
que QxChange va gérer.
•
Chaque compte mail (avec son identifiant et son mot de passe) doit
correspondre à un seul collaborateur du site.
⇒ Les adresses mails créées sous forme de plusieurs alias redirigés vers un
même compte mail réel, ne sont pas gérés (exemple : utilisation du
Relais Internet pour gérer des adresses redirigées sur des boites Orange).
•
Les comptes peuvent être triés sur
chaque colonne de la liste.
⇒ La grille de critères affichée à
gauche permet aussi de limiter le
nombre des comptes affichés.
•
Cliquer sur <Ajouter> pour passer
en paramétrage d'un nouveau
compte mail.
•
Les autres boutons (<Import O.E.>, <Export Excel> et <Import Excel>) intéressent les utilisateurs
existants qui migrent vers le client de messagerie intégré QxChange (Cf. Section suivante).
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•
Donner l'adresse du compte.
•
Le paramètre "Cette adresse E-mail" est générique"
est exploité par l'anti-spams et sa gestion
optionnelle des demandes automatiques
d'authentification.
⇒ S'il est coché, la demande d'authentification ne
mentionne pas le nom du collaborateur associé
au compte mais le nom du cabinet ou de
l'entreprise fourni dans le fichier d'implantation
Quadratus.
•
Le compte mail doit obligatoirement être associé à
un collaborateur QuadraBureau. Donner son code.
⇒ Un collaborateur peut être associé à plusieurs
comptes.
•
Renseigner les caractéristiques du compte POP3 en fonction des éléments communiqués par le
fournisseur d'accès.
⇒ L'option "Conserver les messages sur le serveur" ne doit pas être cochée, sauf si le compte de
messagerie est géré parallèlement (et régulièrement) sur un autre système.
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•
Lorsqu'elle est active, l'option "Demander une confirmation de lecture pour tous les messages envoyés"
concerne tous les mails envoyés par le collaborateur dans toutes les applications Quadratus :
QuadraBureau, QuadraClient, et les modules déclaratifs de QuadraExpert (Déclaration de TVA dans
QuadraCompta, Bulletins de salaire de QuadraPaie).
⇒ Pour un mail envoyé à partir de QuadraBureau ou QuadraClient, la demande de confirmation de
lecture peut être désactivée ponctuellement.
⇒ Le retour effectif de la confirmation de lecture dépend entièrement du destinataire.
S'il accepte de la renvoyer, elle est automatiquement redirigée dans la boîte de réception du
collaborateur émetteur lorsqu'elle est intégrée dans QuadraBureau.
•
Cocher l'option "Répondre aux demandes de confirmation de lecture des messages reçus" pour obtenir
une réponse automatique de QxChange à la collecte des mails chez le fournisseur d'accès.
⇒ Il ne s'agit donc pas d'une confirmation de lecture des collaborateurs dans QuadraBureau.
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•
L'option "le compte est actif" doit être cochée à la mise en œuvre effective de la gestion centralisée de la
messagerie.
⇒ Elle peut être décochée durant la phase de paramétrage.
•
Cliquer sur le bouton <Tester> pour vérifier la validité du paramétrage.
⇒ Si le test est réalisé avec succès, la réponse "Ok" s'affiche à la rubrique "Dernier état".
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•
En réception, QxChange gère tous les comptes mails décrits pour le collaborateur dans les paramètres
QxChange.
⇒ Pour un collaborateur QuadraBureau sans compte mail individualisé, les mails adressés au "Compte
mail par défaut" (défini dans QxChange) qui comportent en objet, le code du collaborateur entre
parenthèses, sont dirigés automatiquement dans la boîte de réception QuadraBureau du collaborateur.
•
A l'envoi, le collaborateur émetteur d'un mail est identifié chez le destinataire en fonction de l'option
retenue dans l'assistant de paramétrage du client de messagerie (menu "Fichiers", choix "Paramètres",
onglet "Mails", bouton <Assistant>). Les options d'identification disponibles sont les suivantes :
⇒ Nom du collaborateur (nom et prénom de la fiche collaborateur),
⇒ Nom de la société,
⇒ Nom société suivi du nom du collaborateur.
Le nom de la société est issu du fichier d'implantation Quadra.ipl (localisé dans \quadra\database\client\),
le nom du fichier d'implantation étant lui-même initialisé à partir des licences d'utilisation lors de
l'installation initiale des produits Quadratus.
L'adresse mail associée est celle de la fiche collaborateur. Pour un collaborateur QuadraBureau sans
compte mail individualisé, l'adresse est celle du "Compte mail par défaut" (défini dans QxChange).
12/30
3 .3
Migration d'une configuration existante vers le client de messagerie intégré
Avant-propos : Le déploiement du client de messagerie QxChange doit être programmé puisqu'il
est nécessaire de :
1. Stopper la gestion de la messagerie avec le logiciel utilisé jusque là,
2. Reconfigurer tous les comptes dans QxChange.
Le temps de la migration peut être estimé à 2 heures, à condition d'avoir en main les éléments
communiqués par le fournisseur d'accès internet.
L'opération est allégée par différents outils :
1. Importation des comptes à partir du client de messagerie utilisé jusqu'à maintenant,
2. Exportation de la liste des comptes importés vers Excel pour la ressaisie des mots de
passe de connexion puis réimportation dans QxChange.
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Passer dans le logiciel de messagerie externe utilisé jusqu'à maintenant.
•
Désactiver l'option "Envoyer /Recevoir les messages au
démarrage" (Menu Outils, Options, onglet "Général" dans
Outlook Express).
•
Afficher les propriétés de chaque compte de messagerie
(Menu Outils, Comptes).
⇒ Sur l'onglet "Général", décocher l'option "Inclure ce
comptes lors de la réception ou de la synchronisation".
•
Si la boîte d'envoi contient des éléments, lancer la fonction
"Envoyer tout".
•
Si la boîte de réception contient des éléments, attendre qu'ils
soient intégrés par QxChange.
•
Fermer le logiciel de messagerie.
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Ouvrir le séquenceur QxChange.
•
Passer en modification des séquences
$EXPORTEM et $MAILQBU.
•
Décocher "Séquence active" et cliquer sur
le bouton <Sauver>.
⇒ Au retour sur le séquenceur, les
séquences sont dans l'état
"Suspendue".
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•
Dans QxChange, dès que le séquenceur est inactif, dérouler le menu "Fichiers" et choisir "Paramètres".
⇒ Toutes les tâches du séquenceur sont automatiquement stoppées.
•
Rejoindre l'onglet "Mails 1/2" et afficher l'assistant de paramétrage du client de messagerie.
⇒ Au cadre "Réceptions", cocher la 1ère option puis taper <Ctrl+Maj+F1>.
•
Cocher les 2 nouvelles options disponibles :
⇒ Cadre "Réceptions", "Utiliser POP3 directement",
⇒ Cadre "Envois", "Utiliser SMTP directement".
•
En réception, il est possible d'activer l'anti-spams de QxChange, et si oui de demander l'envoi
automatique des demandes d'authentification aux expéditeurs de mails non identifiés dans la base
QuadraClient.
•
Pour l'envoi "Utiliser SMTP directement", renseigner le compte de messagerie par défaut avec les
éléments communiqués par le fournisseur d'accès.
⇒ Procéder au test d'envoi de mail.
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•
Les comptes mails définis dans le logiciel de messagerie externe, peuvent être repris dans QxChange
automatiquement (hormis leur mot de passe).
⇒ Pour cela cliquer
sur le bouton
.
•
QxChange affiche le
nombre de comptes
trouvés et demande de
confirmer la procédure
d'import. Cliquer sur le
bouton <Oui>.
•
Chaque adresse mail importée est comparée à l'adresse renseignée sur les fiches collaborateurs.
Lorsqu'il y a concordance, le code collaborateur est affecté automatiquement au compte mail.
⇒ Pour les comptes sans affectation de collaborateur, saisir obligatoirement un code collaborateur.
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•
Pour alléger la ressaisie des mots de passe, cliquer sur
•
QxChange propose la création du fichier Comptes_Mails.csv à localiser librement sur le système.
.
14/30
•
On retrouve tous les
paramètres des
comptes.
•
Renseigner la colonne
"PopPass" avec le mot
de passe de chaque
compte.
•
Sauvegarder le fichier
(en confirmant le
format CSV).
Remarque :
D'autres paramètres des comptes (décrits à la section 3.2) peuvent aussi être alimentés via le
tableau Excel. Ils sont à renseigner par O (= Oui) ou N (= Non).
⇒ KeepOnServer = ""Conserver les messages sur le serveur"
⇒ AskReceipt
= "Demander une confirmation de lecture pour tous les messages envoyés"
⇒ AnswerReceipt = "Répondre aux demandes de confirmation de lecture des messages reçus"
⇒ IsActive
•
= "Le compte est actif"
Pour reprendre les informations du fichier, revenir sur la liste des comptes.
⇒ Cliquer sur
,
⇒ puis localiser le fichier sur le système.
•
Si la liste importée correspond à la liste exportée
précédemment, répondre indifféremment <Oui> ou <Non>
au message d'alerte qui s'affiche. En cas de doute, répondre
<Non>, puisque l'initialisation pourrait supprimer des
comptes créés dans QxChange après l'export vers Excel.
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•
Les tests de validité des comptes
peuvent s'effectuer :
⇒ Compte par compte sur la fiche
de paramétrage,
⇒ ou consécutivement pour tous
les comptes de la liste.
•
Si le test est réalisé avec succès, la
réponse "Ok" s'affiche dans la
colonne "Dernier état".
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3 .4
Présentation de l'anti-spams
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QxSpams intervient entre la collecte des mails sur les comptes de messagerie et leur intégration dans
QuadraBureau. Il empêche le stockage de mails intempestifs dans la messagerie QuadraBureau.
•
L'intégration des mails dans QuadraBureau est automatique et quasiment immédiate dans 3 cas :
⇒ L'expéditeur est référencé dans la base QuadraClient,
⇒ L'expéditeur est référencé dans la "liste blanche" de l'anti-spams,
⇒ Le mail est une réponse à un mail envoyé par un collaborateur.
•
Les autres mails (envoyés par des expéditeurs non référencés) restent en attente de contrôle :
⇒ Contrôle automatique par demande d'authentification (optionnel),
⇒ Contrôle manuel des collaborateurs à partir de QuadraBureau.
Cf. Documentation technique de QuadraBureau : "QuadraBureau et la gestion
des mails avec le client de messagerie intégré QxChange"
Le choix "Anti-Spams" est accessible si le paramètre "Utiliser l'anti-spams QxChange" a été activé sur
l'assistant de paramétrage du client de messagerie.
•
Il ouvre un sous-menu permettant à l'administrateur
QxChange, de contrôler les éléments gérables par les
utilisateurs QuadraBureau :
⇒ La liste des domaines autorisés,
⇒ La liste des adresses Email autorisées (liste blanche),
⇒ La liste des mails en attente de contrôle.
•
Au choix "Autres options", l'administrateur peut aussi
définir des "Mots interdits" dans des mail envoyés par des
adresses autorisées.
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L'administrateur QxChange peut ajouter, modifier ou supprimer des éléments sur chacune des listes. Les
grilles de critères affichées à gauche permet de réduire le contenu de chaque liste.
•
Lorsque un élément est ajouté par un
collaborateur QuadraBureau, la date de
l'opération et son code (colonne "Auteur) sont
indiqués.
•
Pour une adresse Email autorisée, la colonne "Origine" indique comment l'adresse a été introduite dans
la liste blanche :
- Saisie (= adresse autorisée par un collaborateur QuadraBureau),
- Authentification (= réponse à une demande d'authentification),
- Envoi (= adresse du destinataire d'un mail envoyé par un collaborateur QuadraBureau).
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•
Le bouton <Outil de nettoyage> est
accessible à partir de la "Liste blanche"
•
L'outil recherche toutes les adresses
mails enregistrées "en doublons" dans la
base de données QuadraClient et dans la
liste banche.
⇒ Comme toute nouvelle adresse
transite obligatoirement par la liste
blanche avant d'être rattachée à une
fiche client (ou intervenant), il est
utile de demander régulièrement le
nettoyage de la liste blanche.
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•
La gestion de "Mots interdits" permet de repérer des spams
envoyés par des adresses autorisées.
⇒ Le but est de contrecarrer l'action des "spameurs" qui
piratent des adresses valides pour introduire des mails
indésirables dans les systèmes de messagerie.
⇒ Ils sont particulièrement efficaces lorsqu'en amont de
QxChange, le prestataire qui gère les comptes de
messagerie repère ces spams et annote la rubrique "Objet"
d'une mention toujours identique (par exemple "** SPAM
**").
⇒ Les mails qui contiennent un mot interdit à la rubrique
"Objet", restent bloqués dans l'anti-spams de
QuadraBureau. Ils sont repérables à une croix rouge dans
la colonne "Etat". Le collaborateur peut choisir de les
introduire dans QuadraBureau ou de les supprimer.
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•
La gestion des demandes d'authentification par QxSpams est optionnelle. Si elle est active, les
expéditeurs non référencés reçoivent automatiquement un mail leur demandant de s'identifier (en tapant
un montant en chiffres équivalent au montant en toutes lettres inséré dans le corps de la demande).
⇒ A réception d'une réponse correcte, le mail d'origine est intégré dans QuadraBureau, l'adresse de
l'expéditeur alimente la liste banche des adresses autorisées et la réponse à la demande
d'authentification est détruite.
⇒ En cas de non réponse ou de réponse incorrecte, les mails restent en attente de contrôle des
collaborateurs destinataires.
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3 .5
Séquences QxChange pour la gestion des mails
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•
La séquence $MAILQBU enchaîne automatiquement la collecte des mails chez les fournisseurs de
boîtes mail et de distribution des mails dans QuadraBureau.
•
Ouvrir le séquenceur via le bouton
•
pour insérer
une nouvelle séquence. On obtient la
fenêtre "Paramétrage d'une séquence".
•
A la rubrique "Code opération de
transfert", taper <F4> pour obtenir la liste
des opérations disponibles et sélectionner
l'opération "$MAILQBU".
•
Sélectionner les options désirées : heures de
début et de fin de fonctionnement, jours de
fonctionnement, fréquence d'intégration des
messages…
•
Cliquer sur "Sauver" pour enregistrer la
séquence.
.
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•
Lorsque l'option d'envoi est active, tout mail envoyé par un produit Quadratus se place automatiquement
dans la file d'attente des éléments à envoyer de QxChange.
•
L'envoi effectif est réalisé en plaçant l'opération $EXPORTEM dans le séquenceur (ou l'opération
$EXPORTE*).
⇒ Paramétrer la séquence en fonction de la fréquence d'envoi désirée.
•
Les mails envoyés sont directement placés dans l'historique des messages QuadraBureau. Ils restent
accessibles dans QuadraBureau (choix "Historique collaborateur") et dans QuadraClient, au chapitre
Historique de la fiche client, onglet "E-mails reçus".
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•
Insérer l'opération $QUITTE dans le séquenceur en fonction des heures de redémarrage du serveur.
Remarque : L'arrêt quotidien de QxChange est nécessaire pour garantir la fiabilité de la sauvegarde des données
du serveur de production : Tous les fichiers utilisés par QxChange sont fermés avant le lancement de
la sauvegarde.
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•
Intégration des mails toutes les 10 mn, à partir de 7h15.
•
Envoi des mails toutes les 30 mn à partir de 8h00.
•
Fermeture de QxChange à 20h00.
Cette configuration implique aussi que :
⇒ Le lancement de QxChange.exe est paramétré dans le planificateur de tâches du système à 6h45.
⇒ La sauvegarde du serveur, effectuée durant la nuit, doit être terminée avant 6h45.
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•
QxChange réceptionne les mails des comptes "actifs" et les place dans un répertoire par compte mail,
sous l'arborescence \\Nom_du_serveur\qappli\Quadra\database\xchange\MAILS\INBOX\.
•
Si QxSpam n'est pas actif, les mails sont directement distribués dans QuadraBureau, vers les
collaborateurs associés aux différents comptes mails.
•
Si l'anti-Spams est actif, les mails dont l'expéditeur est connu de QxChange sont distribués dans
QuadraBureau (expéditeur référencé dans la base QuadraClient ou dans la "liste blanche" de QxSpam).
⇒ Les autres mails restent en attente du contrôle manuel des collaborateurs destinataires.
⇒ Si les mails sont supprimés, l'opération est définitive.
•
Dans QuadraBureau, la répartition par collaborateur s'effectue selon les priorités suivantes :
1. Collaborateur avec un ou plusieurs comptes mail associés,
2. Collaborateur dont le code figure entre parenthèses à la rubrique "Objet" du mail adressé au compte
mail par défaut.
3. "Collaborateur par défaut" de QxChange lorsqu'une adresse mail est celle d'un collaborateur sorti.
•
Les mails restent dans les boîtes de réception QuadraBureau jusqu'à leur suppression par les
collaborateurs. Ils passent alors dans l'historique des messages QuadraBureau. Ils restent accessibles :
⇒ Dans QuadraBureau au menu "Fichier", choix "Historique collaborateur".
⇒ Dans QuadraClient, au chapitre Historique de la fiche client, onglet "E-mails envoyés".
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•
Proposé au menu "Fichiers", le compte-rendu
journalier fournit la synthèse des mails et fax émis et
des échanges inter-sites d'une journée (tableau des
éléments émis et tableau des éléments reçus).
•
Les informations sont disponibles tant que la boîte
des éléments traités n'a pas été purgée.
19/30
4. Gestion centralisée des fax
4 .1
Caractéristiques du serveur de fax
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•
Il s'agit nécessairement d'une machine Windows 2000 pro ou XP ou Windows 2000 / 2003 Serveur,
équipée :
⇒ d'un Modem-Fax connecté à une ligne téléphonique analogique,
⇒ du Service télécopie intégré à Windows
⇒ du logiciel Adobe Acrobat Reader, Word et Excel (pour l'envoi de pièces jointes au format
correspondant).
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•
Le service télécopie de Windows doit être configuré. Si ce n'est pas le cas, il suffit de lancer une
première édition de fax à partir d'un éditeur de texte (Wordpad par exemple).
•
Par ailleurs, le service Télécopie doit être paramétré en démarrage automatique. Pour cela :
⇒ Cliquer avec le bouton droit sur l'icône du Poste de travail. Sur le menu contextuel choisir "Gérer".
⇒ Dans l'arborescence de la fenêtre "Gérer l'ordinateur", sélectionner "Services et applications", puis
"Services", puis "Service de télécopie".
⇒ Dans les propriétés du Service de télécopie, onglet Général, paramétrer le "type démarrage =
automatique".
4 .2
Paramétrer QxChange pour les fax
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•
Dérouler le "Fichier", choisir "Paramètres" et
cliquer sur l'onglet "Télécopies 1/2".
•
Cocher la case "Utiliser QxChange pour les
envois de télécopies".
⇒ Renseigner éventuellement le préfixe de
numérotation.
•
Cliquer sur le bouton <Définir la page de garde>
pour sélectionner une page de garde parmi celles
disponibles dans le Service Fax de Windows.
⇒ Elles sont situées par défaut dans
"\Documents and settings\All users\Documents\mes télécopies\Pages garde communes".
Remarque : Le modèle de page de garde est commun pour tous les envois et n'est pas modifiable par
l'utilisateur.
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•
Rejoindre l'onglet "Télécopies 2/2 et cocher
l'option "Utiliser QxChange pour diffuser les
télécopies reçues vers QuadraBUREAU".
•
Renseigner le Code du collaborateur
récepteur des télécopies.
⇒ QxChange gère un seul collaborateur
possible.
•
Définir le dossier d'arrivée des télécopies.
C'est le dossier de réception du Service Fax
de Windows.
⇒ Il est situé par défaut dans "\Documents and settings\All users\Documents\mes télécopies\Télécopies
reçues".
4 .3
Séquences QxChange pour la gestion des fax
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•
Lancer l'outil Séquenceur en cliquant sur le
bouton représentant une pendule.
•
On obtient la fenêtre ci-contre.
•
pour insérer une
nouvelle séquence. On obtient la fenêtre
"Paramétrage d'une séquence".
•
A la rubrique "Code opération de transfert",
taper <F4> pour obtenir la liste des
opérations disponibles.
⇒ Sélectionner la séquence $FAX.
•
Sélectionner les options désirées : heures de
début et de fin de fonctionnement, jours de
fonctionnement, fréquence d'intégration des
messages.
•
Cliquer sur <Sauver>.
•
Les fax sont reçus en permanence par le service télécopie. A l'heure du déclenchement prévu, le fax est
directement placé dans la liste des messages du collaborateur désigné. Les Fax reçus sont marqués avec
le symbole T et sont liés au client dont le numéro de fax est renseigné dans la fiche client.
•
Les fax reçus sont enregistrés au format TIF.
21/30
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•
Deux séquences réalisent l'envoi des fax, une séquence "dédiée" aux fax et la séquence générique
d'envoi de tous les éléments placés dans la boîte d'envoi.
⇒ La séquence d'envoi dédiée est la même que la séquence de distribution : "$FAX"
⇒ La séquence générique d'envoi de tous les éléments est "$EXPORTE*".
•
Envoyé à partir d'un produit Quadratus, le fichier est placé dans la boite d'envoi de QxChange. A l'heure
de déclenchement prévu, le fax est directement placé dans la boite d'envoi de l'outil de fax Windows qui
se charge alors de la communication.
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•
La fermeture et la réouverture de QxChange doivent être paramétrées pour le serveur de communication
selon le même principe qu'en gestion centralisée des mails :
⇒ Fermeture via le séquenceur QxChange
⇒ Réouverture via le planificateur de tâches du système.
22/30
5. Annexes
5 .1
Utiliser un logiciel de messagerie externe (Outlook Express, Windows mail…)
Il peut s'agir d'Outlook Express, de Microsoft Outlook ou de Windows Mail.
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•
L'assistant de paramétrage du client de messagerie (sur l'onglet "Mail 1/2" des paramètres QxChange)
propose différentes configurations, certaines permettant de réceptionner les mails au format HTML.
•
Pour Outlook Express ou
Windows
Mail,
choisir
l'option "via QOEMail".
•
Pour Outlook 2000, choisir
"Utiliser Microsoft Outlook
via son modèle objet".
•
Pour Outlook 2003, choisir
"Utiliser Microsoft Outlook
via le composant enfichable
QxAddin".
Remarque : Le choix "Utiliser
Microsoft Outlook via
MAPI", ne permet pas
d'intégrer les mails au format
HTML mais uniquement de
gérer plus de 32 comptes de
messagerie.
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•
La rubrique "Utiliser QxChange pour
les envois par E-mail…" est à cocher
pour centraliser les envois de mails
effectués à partir les applications
Quadratus.
⇒ Si l'option n'est pas active, les
envois sont gérés par poste
utilisateur et l'historique des mails
n'est
pas
conservé
dans
QuadraBureau et QuadraClient.
23/30
•
L'option "Toujours créer un fichier EML lors de l'intégration des E-Mails" de l'onglet "Mails 1/2" est
exploitée lorsqu'un mail réceptionné ne comporte pas de fichier joint.
⇒ Si l'option est inactive, le texte du mail est entièrement intégré dans le message QuadraBureau et le
mail n'est pas conservé.
⇒ En cochant cette rubrique, le mail est conservé comme pièce jointe du message Quadrabureau (Cf.
Ci-dessus, Prochain numéro de pièce jointe").
•
La "Table des comptes de messagerie par implantation" n'est pas à renseigner dans une configuration
standard avec une base de données unique regroupant tous les clients. Elle est décrite en Annexe "7.1 Gestion centralisée des mails en multi-implantations".
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•
Le "Code collaborateur devant recevoir les messages provenant de listes de diffusion" est décrit en
Annexe "7.2 – Interopérabilité avec des bases LDAP".
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•
Disponible au menu "Fichiers" de QxChange, le choix
"Expéditeurs de mails à exclure" permet de saisir une
liste d'adresses Email dont on ne souhaite pas intégrer
les messages dans QuadraBureau.
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•
Toutes les boîtes aux lettres à prendre en charge sont à décrire dans le logiciel de messagerie (Outlook
Express, Windows Mail…) au menu "Outils", choix "Comptes".
⇒ Il s'agit de l'adresse principale du cabinet ou de l'entreprise et des adresses individuelles
éventuellement gérées pour les collaborateurs.
⇒ Il n'est pas nécessaire que les collaborateurs disposent d'une boîte à lettres individuelle pour recevoir
directement des mails dans leur boîte de réception QuadraBureau. Un mail adressé à l'adresse
principale et qui comporte dans l'objet, le code du collaborateur destinataire entre parenthèses, est
distribué automatiquement par QxChange au collaborateur concerné.
•
La fréquence de vidage des boîtes aux lettres est à préciser au menu "Outils", choix "Options", onglet
"Général".
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•
L'option "Envoyer les messages immédiatement" est à activer au menu "Outils", choix "Options", onglet
"Envoyer".
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La gestion centralisée des mails implique de reconfigurer les postes de travail des collaborateurs équipés d'un
logiciel de messagerie.
•
La méthode la plus radicale consiste à supprimer de la version locale de leur logiciel de messagerie, les
comptes de type "Courrier" gérés par le serveur de messagerie (menu Outils, choix Comptes, onglet
Courrier).
•
Une solution plus souple : Conserver les comptes mais en modifier les propriétés en activant l'option
"Conserver une copie des messages sur le serveur" (menu Outils, choix Comptes, onglet Courrier,
Propriété du compte sélectionné, onglet "Avancé").
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Il est possible d'automatiser entièrement la gestion des mails en demandant à QxChange de lancer et de
fermer le logiciel de messagerie sur le serveur de messagerie. Pour cela :
1. Les lignes de commandes correspondantes sont à créer dans QuadraParamétrage (Cf. Ci-dessous).
2. Les 2 opérations sont ensuite à planifier dans le séquenceur de QxChange pour être exécutées
automatiquement à l'heure souhaitée.
Création des lignes de commandes dans QuadraParamétrage
• Dérouler le menu "Paramétrage", cliquer sur "Transferts", puis "Opération de transfert". Pour chacune des
2 opérations :
• Cliquer sur le bouton
nouvelle opération).
(insertion d'une
• Renseigner les rubriques "Code" et "Intitulé"
avec des données significatives. Exemples :
⇒ Pour l'opération de lancement, choisir le
Code "OEON" et l'intitulé "Lancement
d'Outlook".
⇒ Pour l'opération de fermeture, choisir le
Code "OEOFF" et l'intitulé "Fermeture
d'Outlook".
• Rejoindre l'onglet "Commandes externes".
25/30
• Renseigner la ligne "Commande externe à exécuter avant les opérations de transfert" en se référant aux
exemples ci-dessous (et à l'aide du bouton <Parcourir>).
⇒ Pour lancer Outlook Express situé dans C:\program files\Outlook Express\ :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappExec.exe C:\program files\Outlook Express\MSIMN.exe
⇒ Pour lancer Microsoft Outlook situé dans C:\program files\\Microsoft office\Office\ :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappExec.exe C:\program files\Microsoft office\Office\outlook.exe
⇒ Pour lancer Windows Mail situé dans C:\program files\Windows mail\winmail.exe\ :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappExec.exe C:\program files\Windows mail\winmail.exe
⇒ Pour fermer Outlook Express :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappKill.exe Outlook Express
⇒ Pour fermer Microsoft Outlook :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappKill.exe Outlook
⇒ Pour fermer Windows Mail :
\\Mon_Serveur\qappli\quadra\pgm32\QappKill.exe Windows Mail
Insertion des commandes dans le séquenceur QxChange
Dans l'exemple ci-contre,
•
Outlook Express est lancé tous les jours
de la semaine à 7h00
•
Il est fermé à 19h00.
5 .2
Gestion centralisée des mails en multi-implantations
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•
Un serveur unique de données gère plusieurs implantations, chaque implantation correspondant à une
base clients indépendante des autres bases clients. Exemple : Bases de données localisées
respectivement dans :
⇒ \\MonServeur\qappli\quadra\database\
⇒ \\MonServeur\qappli\quadra\databas2\
⇒ \\MonServeur\qappli\quadra\databas3\
•
Le serveur de messagerie est unique et commun aux différentes implantations et l'objectif est de
distribuer les mails dans la "bonne" implantation.
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1. Choisir une implantation comme implantation "Principale" et lancer QxChange sur cette implantation.
⇒ Exemple \\MonServeur\qappli\quadra\database\.
⇒ La "Cible" du raccourci Windows doit avoir la structure suivante :
\\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\database\client\quadra.ipl
2. Dérouler le menu "Fichiers", choix "Paramètres" et rejoindre l'onglet "Mails 1/2".
⇒ Renseigner TOUTES les adresses mails
configurées sous Outlook Express et leur
affecter une implantation.
⇒ Laisser
l'implantation
vide
lorsqu'elle
correspond à l'implantation courante définie
dans la ligne de lancement de QxChange.
3. Définir un compte mail par défaut pour chaque implantation (c'est le compte qui sera utilisé pour l'envoi
des mails à partir de l'implantation).
4. Sauver le paramétrage et fermer QxChange sur l'implantation principale.
5. Lancer QxChange sur chaque autre implantation avec la "Cible" du raccourci Windows correspondante,
par exemple :
\\MonServeur\qappli\quadra\pgm32\qxchange.exe /ipl:\\MonServeur\qappli\quadra\databas2\client\quadra.ipl
⇒ Dérouler le menu "Fichiers", choix "Paramètres".
⇒ Sur l'onglet "Généralités", configurer le collaborateur par défaut,
⇒ Sur l'onglet "Mails 1/2", cocher la case "Utiliser QxChange pour les envois par E-Mails…"
⇒ Fermer QxChange.
6. Relancer QxChange sur l'implantation principale pour assurer la gestion de la messagerie centralisée.
5 .3
Interopérabilité avec des bases LDAP
La gestion centralisée de la messagerie permet de récupérer des annuaires LDAP gérés par Microsoft
Exchange ou Lotus…, présents sur le réseau pour les intégrer dans QuadraBureau. Les collaborateurs
QuadraBureau retrouvent alors le contenu de ces annuaires dans leur répertoire.
•
Dans QxChange, dérouler le menu
"Fichiers" et choisir "Annuaires
LDAP à inspecter".
•
Renseigner les serveurs distants à
contacter et qui contiennent les
annuaires à intégrer.
•
Dans le séquenceur QxChange,
planifier une tâche quotidienne
$LDAP.
⇒ A son déclenchement, QxChange se connecte sur les serveurs paramétrés et récupère les adresses et
les listes de diffusion contenues dans les annuaires.
27/30
5 .4
Dépanner le serveur de communication et contrôler QxChange
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Si le serveur de communication doit être redémarré au cours de la journée, la procédure est la suivante :
1. Relancer manuellement QxChange.
2. Intégrer les mails reçus dans QuadraBureau en intervenant sur le séquenceur QxChange (à défaut les
mails seront traités lors de la prochaine exécution de la séquence d'intégration) :
⇒ Pointer la séquence "Intégration des mails dans Bureau",
⇒ Cliquer avec le bouton droit de la souris et activer le choix "Exécuter maintenant".
3. Envoyer les mails produits par les applications Quadratus (et stockés dans la file d'attente de QxChange),
en intervenant sur le séquenceur QxChange (à défaut les mails seront traités lors de la prochaine
exécution de la séquence d'exportation) :
⇒ Pointer la séquence "Exportation des mails",
⇒ Cliquer avec le bouton droit de la souris et activer le choix "Exécuter maintenant".
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•
Sur la liste des tâches du séquenceur, il est possible de :
⇒ Forcer l'exécution immédiate d'une tâche (sans attendre l'heure planifiée) en ouvrant le menu
contextuel par clic droit,
⇒ Suspendre momentanément une tâche. Pour cela accéder en modification de la tâche (la méthode la
plus rapide est le double-clic à la souris) et décocher l'option "Séquence active". Sur le séquenceur,
la tâche est affichée avec la mention "Suspendue" dans la colonne "Etat".
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•
La boîte des éléments à envoyer contient les mails et fax envoyés tant que les fonctions §EXPORTEM et
§FAX du séquenceur n'ont pas été exécutées.
⇒ Elle contient aussi les éléments préparés pour l'export dans le cadre de la gestion multi-site jusqu'à
l'exécution de la fonction $EXPORTE du séquenceur.
⇒ La boîte d'envoi peut aussi être vidée par la fonction §EXPORTE* qui traite tous les éléments.
•
Il est possible de :
⇒ Supprimer un élément à envoyer avec la touche <Suppr> ou avec le choix "Supprimer" du menu
affiché par clic droit (l'élément non envoyé est placé dans la boîte des éléments traités).
⇒ Demander l'envoi immédiat d'un élément avec le choix "Envoyer maintenant" du menu affiché par
clic droit,
⇒ Déclencher l'envoi de tous les éléments avec le bouton
de la barre d'outils ou le choix
"Intégrer" du menu "Fichiers (sans attendre la prochaine exécution planifiée de la fonction
$EXPORTE).
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•
La boîte des éléments à intégrer contient les éléments reçus des sites distants tant que la fonction
$INTEGRE du séquenceur n'a pas été exécutée.
•
Il est possible de :
⇒ Supprimer un élément à intégrer avec la touche <Suppr> ou avec le choix "Supprimer" du menu
affiché par clic droit (l'élément non intégré est placé dans la boîte des éléments traités).
⇒ Demander l'intégration immédiate d'un élément avec le choix "Intégrer maintenant" du menu affiché
par clic droit,
⇒ Déclencher l'intégration de tous les éléments avec le bouton
de la barre d'outils ou le choix
"Intégrer" du menu "Fichiers (sans attendre la prochaine exécution planifiée de la fonction
$INTEGRE).
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•
La boîte des éléments traités est alimentée automatiquement à partir des éléments envoyés et intégrés (ou
par les suppressions manuelles de l'utilisateur sur les boîtes des éléments à envoyer et à intégrer).
•
QxChange permet de réorganiser la boîte des "Eléments traités" en dossiers et sous-dossiers (avec un
dossier par mois et un sous dossier par jour du mois), en planifiant la fonction $PACKBAL dans le
séquenceur.
⇒ Le but de cette organisation est d'accélérer l'affichage des informations sous QxChange, et de
faciliter la purge du dossier (par jour et non par éléments).
⇒ La fonction est à planifier une fois par jour ou par semaine selon la masse des éléments traités.
•
Le menu disponible par clic droit sur un élément permet :
⇒ La suppression définitive de l'élément.
⇒ Sa redirection dans les boîtes des éléments à envoyer ou à intégrer (s'il en a été supprimé par erreur),
⇒ L'affichage d'informations sur un élément envoyé (option intéressante dans le cadre de la messagerie
centralisée pour lire un mail ou un fax).
•
Pour supprimer simultanément plusieurs d'éléments, il suffit de les sélectionner avec la barre <Espace>
(un pointeur rouge s'affiche dans la colonne de gauche), puis de taper <Suppr>. L'opération peut
s'effectuer sur les dossiers et sous-dossiers si la réorganisation des éléments traités a été effectuée.
•
Remarque : Les données gérées par QxChange sont localisées sur le serveur de production, dans
l'arborescence \\Nom_du_serveur\quadra\database\xchange\. On y trouve 1 dossier par type d'élément :
⇒ BalEmis (boîte des éléments à envoyer)
⇒ BalRecep (boîte des éléments réceptionnés)
⇒ BalOk (boîte des éléments traités).
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$DIFFQC
Préparation de l'envoi des dossiers comptables modifiés depuis le dernier envoi.
$DIFFQP
Préparation de l'envoi des dossiers de paie modifiés depuis le dernier envoi.
$EXPORTE
Envoi des éléments préparés par le séquenceur (exemple : Dossiers clients demandés par
l'utilisateur dans le cadre de la gestion multi-sites)
$EXPORTE*
Envoi de tous les éléments.
$EXPORTEM
Envoi des emails.
$FAX
Envoi et réception des télécopies.
$FTP
Importation des éléments des sites FTP à inspecter.
$INTEGRE
Intégration des éléments générés par le séquenceur
$MAILQBU
Intégration des emails dans Quadra Bureau
$PACKBAL
Réorganisation des éléments traités
$QUITTE
Fermeture de QxChange.
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1. Présentation du module "Messagerie centralisée"

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