Untitled

ENTENTE DE VISIBILITÉ POUR LA RENCONTRE MUNICIPALE DE L’ÉNERGIE
ENTRE:
ASSOCIATION QUÉBÉCOISE POUR LA MAÎTRISE DE L’ÉNERGIE INC.,
personne morale à but non lucratif constituée en vertu de la partie III de la
Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38), ayant sa place d’affaires au 255,
boul. Crémazie Est, bureau 750, Montréal, (Qc), H2M 1L5, agissant et
représentée aux fins de la présente entente par Madame Marie-Andrée
Lambert, Directrice marketing, dûment autorisée, tel qu'elle le déclare,
ci-après désigné « AQME »
ET:
NOM DE L’ORGANISME, personne morale constituée en vertu de la partie
III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38), ayant sa place d’affaires au
adresse de l’organisme, agissant et représentée aux fins de la présente
entente par nom de la personne responsable, titre de la personne
responsable, dûment autorisé(e), tel qu'il (elle) le déclare,
ci-après désigné « partenaire »
ATTENDU QUE le partenaire expose ses produits ou services dans les champs d’intérêt, que sont
le municipal et le milieu de l’énergie et de l’environnement, en utilisant une des différentes
propositions de visibilité offertes par l’AQME ;
ATTENDU QUE l'AQME est disposée à offrir au partenaire des occasions de visibilité durant la
Rencontre municipale de l’énergie, lui permettant d’atteindre ses objectifs sur des tribunes
adaptées ;
ATTENDU QUE par la présente entente, l'AQME et le partenaire précisent leurs engagements
respectifs relatifs aux choix des différents éléments de visibilité et de diffusion en lien avec la
promotion désirée par le bureau de direction du partenaire ;
ATTENDU QUE l'AQME prend tous les moyens raisonnables pour ne pas ternir de quelque façon
l’image du partenaire et ne pas nuire à ses activités.
1
LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
ARTICLE 1 - OBJET
L’objectif de la présente entente est de favoriser le réseautage, l’innovation, la recherche, le
développement de projet et les investissements en efficacité énergétique et en réduction des
émissions de gaz à effet de serre (GES) au sein des municipalités par le biais de la Rencontre
municipale de l’énergie. L’objectif est de répondre aux besoins des municipalités à l’aide de trois
orientations spécifiques : concentrer et partager l’information à jour, créer une plateforme
d’échange de solutions techniques (technologiques et méthodologiques) et diffuser les aides
financières existantes.
ARTICLE 2 – DESCRIPTION DE L’ÉVÉNEMENT
Lieu et Date
Hôtel Le Victorin, Victoriaville, jeudi 9 et vendredi 10 avril 2015
Les objectifs :

350 participants composés à 70 % d’employés et d’élus municipaux et à 30 % de
professionnels de l’énergie ;

Créer, solidifier et entretenir les liens entre le milieu municipal, le marché en pleine
croissance de la maîtrise de l’énergie (équipementiers, services) et le milieu financier ;

Développer une relation de confiance entre ces milieux et présenter l’AQME comme un
carrefour de développement d’idées et de rencontre en compétences énergétiques ;

Offrir une plateforme de présentation des projets municipaux à succès.
La stratégie et les points forts :
Inviter et mettre en lien quatre secteurs :
Secteur municipal : élus et employés municipaux (DG, planification, génie, officiers) ;
Intervenants municipaux : UMQ, FQM, ADGMQ, ADMQ, AIMQ, CRÉs, ACLDQ, COMAQ,
COMBEQ ;
Secteur professionnel sectoriel (fournisseurs, associations professionnelles, coalitions) ;
Secteur financier concerné tels que des organismes de prêts et subventions.
Pour ce faire, les tribunes suivantes seront utilisées :

L’espace Solutions énergétiques municipales
Cet espace de rencontre et de discussion entre les participants et des exposants est ouvert toute
la journée en marge des conférences et ateliers. L’idée repose sur le principe du salon
professionnel intimiste, ciblé et pertinent aménagé pour être un espace d’échange et
d’information adapté à la clientèle municipale (voir l’offre 1 de l’article 4 pour plus de détails).
Le choix des organismes pour les kiosques est stratégique car ceux-ci seront choisis pour être en
lien avec les sujets des conférences.
2

Des conférences présentées dans l’essentiel par des municipalités pour des
municipalités
Organiser des conférences données et animées par le milieu municipal pour le milieu municipal.
Des projets de maîtrise de l’énergie développés dans des municipalités seront mis de l’avant. Les
thématiques des projets toucheront tant que possible tous les champs de compétences
municipales où des résultats probants peuvent être escomptés en matière d’efficacité
énergétique et de réduction des émissions de GES (aménagement, transport, infrastructures
municipales incluant le bâtiment, la flotte de véhicules, les matières résiduelles, etc.) et
s’adressera aux différents intervenants municipaux. Relier les technologies et services
présentés dans les kiosques avec les sujets des conférences et ateliers de la journée sera la
ligne objective et logique que l’AQME organisera ; le but étant de guider les municipalités
dans l’exploration des solutions énergétiques innovantes.

Des ateliers thématiques développant plus profondément les sujets identifiés
Des ateliers thématiques permettent d’aborder plus en profondeur les mesures attenantes aux
projets de maîtrise de l’énergie, et de profiter des avantages de certaines technologies en
efficacité énergétique, en production d’énergie renouvelable et en réduction des émissions de
GES.

Des capsules techniques
Des capsules techniques de 15 minutes seront mise à la disposition des participants le jeudi
après-midi et vendredi matin afin d’offrir la possibilité, en marge de l’espace Solutions
énergétiques municipales, d’explications et détails plus prononcés que ce qui peut être présenté
lors des conférences et ateliers, ou par les exposants. Ces capsules pourront traiter de sujets
touchant aussi bien les programmes financiers que des technologies ou services développés par
l’industrie pour les municipalités.
Un événement écoresponsable
La Rencontre municipale de l’énergie est un événement qui intègre le développement durable à
son organisation. Entre autres, les mesures suivantes sont planifiées :
Recyclage et compostage des matières résiduelles ;
Impression recto-verso sur du papier recyclé ;
Produits et services locaux ;
Vaisselle lavable uniquement ;
Cocarde réutilisée.
ARTICLE 3 – OPTIONS DE VISIBILITÉ
L’AQME propose 5 options de visibilités pour sa Rencontre municipale de l’énergie :
4 propositions de partenariat et la possibilité de se procurer des éléments de visibilité à la
carte. Tous les éléments de visibilité présentés dans cette section sont décrits plus en détail à
l’article 4 de cette entente.
3
Proposition 1 : Partenaire principal (non exclusif)
Les éléments de visibilité suivants sont offerts aux Partenaires principaux :
Opportunités de visibilité
Valeur
Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales (2 jours)
2 995 $
Logo sur la publicité principale de la Rencontre municipale
1 495 $
Logo avec mention « Partenaire principal » inséré sur :
 le site Internet de l’AQME (page de la Rencontre), à partir de la date de
signature de cette entente et pendant les deux mois suivants la Rencontre
 la première diapositive du PowerPoint d’ouverture de l’événement
 divers supports utilisés durant la Rencontre où le logo sera accompagné
de la mention « partenaire principal »
Commandite d’atelier OU de repas, au choix selon les disponibilités entre :
 un atelier thématique ; OU
 un déjeuner ; OU
 un dîner ; OU
 les pauses-café (x3).
Allocution*
1 publicité d’une page dans le programme de la Rencontre
OU
1 insertion et 1 publicité dans le Bottin de l’efficacité énergétique
1 publicité d’une page dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME
OU
1 capsule technique
Une place à la table d’honneur
4 entrées à 295$ pour la Rencontre
inclus
2 500 $
2 500 $
2 500 $
2 500 $
1 495 $
995 $
995 $
1 095 $
1 095 $
995 $
1 180 $
Valeur totale
12 750 $
Prix escompté
7 500 $
* Le moment de l’allocution sera déterminé par le directeur du volet municipal de l’AQME selon
les places disponibles (ex. présentation de 15 min. avec une municipalité, modérateur d’atelier,
intervention au repas si vous en êtes la commandite).
Important : là où plusieurs options vous sont offertes, merci de cocher votre choix dans la case
correspondante du tableau. Règle du premier arrivé, premier servi.
Cochez si cette proposition de partenariat est votre choix
-------------------------------------
4
Proposition 2 : Partenaire de prestige
Les éléments de visibilité suivants sont offerts aux Partenaires de prestige :
Opportunités de visibilité
Valeur
Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales (2 jours)
2 995 $
Logo sur la publicité principale de la Rencontre municipale de l’énergie
1 495 $
Logo avec mention « Partenaire de prestige » inséré sur :
 le site Internet de l’AQME (page de la Rencontre), à partir de la date de
signature de cette entente et pendant les deux mois suivants la Rencontre
 la diapositive du PowerPoint d’ouverture de l’événement
 divers supports utilisés durant la Rencontre, où le logo sera accompagné
de la mention « partenaire de prestige»
Commandite d’atelier OU de repas, au choix selon les disponibilités entre :
 un atelier thématique ; OU
 un déjeuner ; OU
 un dîner ; OU
 les pauses-café (x3).
1 publicité d’une page dans le programme de la Rencontre
OU
1 insertion et 1 publicité dans le Bottin de l’efficacité énergétique
1 publicité d’une page dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME
OU
1 capsule technique
3 entrées à 295$ pour la Rencontre
inclus
2 500 $
2 500 $
2 500 $
2 500 $
995 $
995 $
1 095 $
1 095 $
885 $
Valeur totale
9 965 $
Prix escompté
5 000 $
Important : là où plusieurs options vous sont offertes, merci de cocher votre choix dans la case
correspondante du tableau. Règle du premier arrivé, premier servi.
Cochez si cette proposition de partenariat est votre choix
-------------------------------------
5
Proposition 3 : Grand partenaire
Les éléments de visibilité suivants sont offerts aux Grands partenaires :
Éléments de visibilité
Valeur
Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales (1 jour)
Logo inséré sur divers supports utilisés durant la Rencontre, où le logo sera
accompagné de la mention « grand partenaire »
2 entrées à 295$ pour la Rencontre
1 995 $
Valeur totale
Prix escompté
3 580 $
2 500 $
995 $
590 $
IMPORTANT
Vous avez la possibilité d’accentuer votre visibilité avec une option supplémentaire au choix
parmi les options à la carte, voir proposition 5 page suivante.
Nous offrons une réduction supplémentaire aux produits suivants en les offrant à 495$ chaque :
 1 insertion et 1 publicité dans le Bottin de l’efficacité énergétique; OU
 1 publicité de 1/2 page dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME; OU
 1 capsule technique
Cochez si cette proposition de partenariat est votre choix
------------------------------------Proposition 4 : Partenaire de soutien
Les éléments de visibilité suivants sont offerts aux Partenaires de soutien :
Éléments de visibilité
Valeur
Logo inséré sur divers supports utilisés durant la Rencontre, où le logo sera
accompagné de la mention « partenaire de soutien »
1 publicité dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME
500 $
350 $
(Format 1/4, 1/3 ou 1/2 page, Règle du premier arrivé, premier servi)*
1 publicité d’une page dans le programme de la Rencontre
995 $
1 entrée pour la Rencontre
295 $
Valeur totale
Prix escompté
2 140 $
1 495 $
* Selon les disponibilités.
IMPORTANT
Vous avez la possibilité d’accentuer votre visibilité avec une option supplémentaire au choix
parmi les options à la carte, voir proposition 5 page suivante.
Cochez si cette proposition de partenariat est votre choix
6
Proposition 5 : Éléments de visibilité à la carte
Un ou plusieurs éléments de visibilité peuvent être choisis à la carte :
Éléments de visibilité
Valeur
Logo dans la publicité principale de la Rencontre
1 495 $
Commandite exclusive des deux déjeuners
2 500 $
Commandite exclusive d’un déjeuner
1 500 $
Commandite exclusive des trois pauses-santé
2 500 $
Commandite du dîner du jeudi 9 avril avec allocution de 5 min. devant
participants et table d’honneur
3 500 $
Commandite du dîner du vendredi 10 avril avec allocution de 5 min.
2 500 $
Commandite exclusive d’un atelier thématique au choix
2 500 $
Commandite du cocktail (jeudi 9 avril) (4 places de visibilité)
2 000 $
Capsule technique - Démonstration d’un équipement, d’un produit ou
d’un service
995 $
Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales (1 journée)
1 995 $
Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales (2 journée)
2 995 $
1 insertion et 1 publicité dans le Bottin de l’efficacité énergétique
995 $
1 page de publicité en couverture 2 ou 3 du programme de la
Rencontre
1 475 $
1 page de publicité en couverture 4 du programme de la Rencontre
1 995$
1 page de publicité dans la revue de l’AQME
1 095$
1 publicité dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME (format 1/4,
1/3, 1/2 page)*
350 $
* Selon les disponibilités. Règle du premier arrivé, premier servi.
Important :
 Les éléments à la carte sont sujets aux disponibilités. La priorité est donnée aux partenaires
de la Rencontre.
 200$ de réduction sur chacun des éléments présentés dans ce tableau sont offerts aux
membres de l’AQME.
7
ARTICLE 4 : DESCRIPTION DES ÉLÉMENTS DE VISIBILITÉ
Les options de visibilité présentées à l’article 3 reposent sur diverses plateformes de
communication. Celles-ci sont décrites ici :
4.1 Kiosque dans l’espace Solutions énergétiques municipales
Visibilité dans l’espace Solutions énergétiques municipales
Le principe repose sur l’installation de 34 kiosques de présentation de programmes financiers ou
d’équipements destinés aux municipalités et aux projets d’efficacité énergétique. Chaque
kiosque se verra attribuer une table (8x10) avec chaises. Les espaces sont aménagés pour
assurer une convivialité et une dynamique de discussion entre les acteurs présents qui seront
des parties impliquées dans des projets d’efficacité énergétique dans une municipalité :
- Les programmes financiers;
- Les organismes de marché, de veille, de recherche;
- Les professionnels de l’énergie (producteur, équipementier, distributeur);
- Les représentants du milieu municipal;
- L’AQME.
8
Cet espace est à l’image de ce que l’AQME veut véhiculer comme message au marché, à savoir
le besoin d’échanges de savoir, d’expérience et de solutions entre partenaires potentiels de
projets de maîtrise de l’énergie dans le milieu municipal.
L’espace sera ouvert le jeudi 9 avril (8h à 18h) et le vendredi 10 avril 2015 (8h à 16h). Le but
recherché est de créer un espace intimiste et captif dédié aux municipalités qui ont besoin de
découvrir les solutions éco-énergétiques développées pour leurs activités.
------------------------------------4.2 Visibilité dans la publicité principale
Une publicité principale est composée par l’AQME pour y insérer le logo de ses partenaires
principaux et de prestige. La diffusion de cette publicité est la suivante :
- Parution dans le journal Les Affaires si le matériel est fourni avant le 13 février 2015;
- Page web du site de l'AQME (page d'accueil, page de la Rencontre municipale de
l’énergie);
- Page d'accueil de la trousse à outils en ligne Ma municipalité efficace (près de 30 000
visites distinctes en 30 mois);
- Page couverture du dessus (C1) du programme de l’événement distribué à environ 350
personnes);
- Le logo tourne sur une diapositive diffusée sur différents écrans à différents moments
de la Rencontre avec une pause de 7s.
- Le logo sera sur toutes publicités et visibilités qui seront diffusées par nos partenaires.
Important 1 : La publicité principale touche approximativement 150 000 personnes durant la
campagne de diffusion et l’événement.
Important 2 : Date limite au 15 février avec le logo reçu en format .ai, ou .eps, ou en Jpeg
haute résolution
------------------------------------4.3 Commandite exclusive des ateliers thématiques
L’AQME organise 5 ateliers thématiques lors de la Rencontre municipale de l’énergie. Il est
possible d’acheter l’exclusivité de la commandite sur chacun d’entre eux. La visibilité inclut :
- Une diapositive d’introduction « Cet atelier vous est offert par… ».
- Mention de la commandite dans le programme de la Rencontre.
- Prise de parole de 5 min. pour introduire l’animateur et les panélistes.
Les ateliers au choix sont :
1- Atelier sur la ville connectée et éco-énergétiques
2- Atelier sur l’éclairage public et intelligent
3- Atelier sur l’aménagement du territoire et l’efficacité énergétique
4- Atelier sur les modes de réalisation axé sur la performance énergétique
5- Atelier sur la valorisation énergétique des matières résiduelles
------------------------------------9
4.4 Commandite de repas et de cocktail
- Commandite exclusive du cocktail (avec allocution de 10 min)
- Commandite exclusive d’un déjeuner (jeudi ou vendredi)
- Commandite exclusive des deux déjeuners
- Commandite exclusive du dîner (jeudi 9 avril, avec table d’honneur)
- Commandite exclusive du dîner (vendredi 10 avril)
- Commandite exclusive des trois pauses-café
Important 1 : une réduction de 200$ appliquée pour les membres de l’AQME.
------------------------------------4.5 Visibilité dans le Bottin de l’efficacité énergétique
L’AQME a créé le Bottin de l’efficacité énergétique (http://bottin.aqme.info), un ouvrage de
référencement de produits et de services en ligne visant à aider les acteurs du marché et les
utilisateurs d’énergie à savoir Qui fait quoi et où en efficacité énergétique, énergies
renouvelables et en réduction des émissions de GES au Québec ? Véritable bible pour les usagers,
il s’agit d’un outil de travail pour nos ingénieurs qui accompagnent municipalités et industries
toute l’année.
Une version imprimée sera offerte lors de la Rencontre municipale de l’énergie ( 350
participants), du congrès annuel de l’AQME ( 650 participants) et de la Journée Transport (
200 participants).
Des espaces de publicité d’une page complète (format 8,5x11) sont offerts dans la version
imprimée ainsi que sur la version Internet.
------------------------------------4.6 Visibilité dans le programme de la Rencontre municipale de l’énergie
L’AQME imprimera et distribuera aux 350 participants un programme complet comportant la
programmation des deux jours, un résumé de chacune des conférences et ateliers portant sur
les projets municipaux et les technologies présentés, ainsi que la liste des exposants de l’espace
Solutions énergétiques municipales.
Différents espaces de publicité d’une page sont offerts dans le programme selon :
- En page interne (format 8.5x11)
- En page verso de couverture, appelée C2
- En page recto de couverture, appelée C3
- En page verso de couverture, appelée C4
------------------------------------4.7 Visibilité dans la revue La maîtrise de l’énergie de l’AQME
L’AQME offre des espaces de publicités dans sa revue à moindre prix pour les entreprises et
organismes qui contribuent à la réussite de la Rencontre municipale de l’énergie. Différentes
10
formules sont offertes pour profiter des prix à rabais. Vous les retrouverez dans les offres de
partenariats explicitées dans la section 3.2.
Voir les spécifications en annexe 1.
Important : Profitez de cette visibilité où les espaces de publicité de format 1/3 page et 1/2 page
sont offerts au prix du 1/4 de page.
------------------------------------4.8 Achat d’une capsule technique
Les capsules techniques visent à donner la possibilité aux municipalités et autres intéressés d’en
savoir plus sur des technologies ou des services en efficacité énergétique, énergies
renouvelables et réduction des émissions de GES. Nous parlons ici de démonstration de
nouvelles technologies, de services ou de produits développés par le marché de l’efficacité
énergétique (expert, financier, manufacturier, autres).
Les capsules, dont il y en aura 8 au total, sont d’une durée de 30 min. Elles seront présentées en
comité réduit (inscription des participants via notre site web) dans une salle adaptée (projection
et places assises pour un maximum de 20 personnes).
L’AQME fournira les lieux pour les capsules techniques et gérera les inscriptions via son site web,
mais elle ne se tient aucunement responsable du nombre de participants.
------------------------------------4.9 Visibilité des logos
Les logos seront exposés en fonction du niveau de partenariat choisi. Ils seront insérés sur :
 le site Internet de l’AQME (bas de page de l’événement) à partir de la date de signature de
cette entente et durant les deux mois suivant la Rencontre ;
 la première diapositive du PowerPoint d’ouverture de l’événement ;
 divers supports utilisés durant la Rencontre :
- affiche de l’événement
- diapositive dans l’espace Solutions énergétiques municipales
- diapositives des commandites déroulantes durant les pauses-café, avant les
conférences et ateliers et durant les repas.
11
ARTICLE 5 : CHOIX DE VISIBILITÉ ET ENGAGEMENT
Par la présente, le partenaire s’engage auprès de l’AQME, au nom de l’organisme qu’il
représente, à respecter les termes de la présente entente et désire profiter des éléments de
visibilité offerts par la proposition qu’il a cochée à l’article 3.
Le partenaire a bien précisé, tel que demandé dans la présentation des propositions de visibilité
de l’article 3, les éléments de visibilité spécifiques qu’il choisit et comprend que par la règle du
« premier arrivé, premier servi », il peut ne pas bénéficier des choix désirés. Il comprend alors
que l’AQME s’engage à le prévenir dans ce cas précis.
Le partenaire s’engage à fournir les documents de visibilité requis en suivant les spécifications
prescrites par l’AQME et à les envoyer pour le 13 février 2015 au plus tard.
ARTICLE 6 - FACTURE, COMMUNICATION OU AVIS
Toute facture, communication ou avis en rapport avec la présente entente doit être transmis
par écrit et valablement donné par livraison à son destinataire, soit par service de messagerie,
soit par courrier postal ou soit par courrier électronique, aux adresses ci-après mentionnées:
Dans le cas de l'AQME :
Monsieur Mathieu Gillet
Directeur de projets – responsable du volet municipal
Association québécoise pour la maîtrise de l’énergie
255, boul. Crémazie Est, bureau 750
Montréal (Québec) H2M 1L5
Dans le cas du partenaire:
Nom de la personne responsable
Titre de la personne responsable
Nom de l’organisme
Adresse de l’organisme
ARTICLE 7 - DURÉE
La présente entente débute à la date de signature de celle-ci et se termine le 10 avril 2015.
12
En cochant cette case, je certifie avoir pris connaissance de l’ensemble des détails et
conditions spécifiques à l’offre (ou aux offres) de visibilité ou partenariat que je choisis, et
j’affirme être en accord avec ceux-ci.
EN FOI DE QUOI, LES PARTIES ONT DÛMENT SIGNÉ LA PRÉSENTE ENTENTE À L’ENDROIT ET À
LA DATE CI-DESSOUS MENTIONNÉS :
Association québécoise pour la maîtrise de l’énergie
Le
ième jour du mois de
de l’année
,à
______
,à
______
Par :
___________________________________________
Madame Marie-Andrée Lambert
Directrice marketing
Organisation
Le
ième jour du mois de
de l’année
Par :
___________________________________________
MMMMMM
13
ANNEXE 1 : SPÉCIFICATIONS POUR LES PUBLICITÉS DE LA REVUE DE L’AQME
ANNEXE 2 : SPÉCIFICATIONS POUR LES PUBLICITÉS DANS LE PROGRAMME DE LA RENCONTRE
1 page 8.5 x 11 avec 0,25 bleed (marge perdue)
Format exigé (au choix) : .jpeg, .psd, .ai ou encore PDF de haute qualité
ANNEXE 3 : SPÉCIFICATIONS POUR LES PUBLICITÉS DANS LE BOTTIN DE L’EFFICACITÉ
ÉNERGÉTIQUE EN VERSION IMPRIMÉE
1 page 5.5 x 8.5 avec 0,25 bleed (marge perdue)
Format exigé (au choix) : .jpeg, .psd, .ai ou encore PDF mais en haute qualité
14